SENA - Centro de Biotecnología Industrial Palmira Programa de formación Tecnología en gestión logística (1908601) Actividad de aprendizaje 12 Evidencia 5: Propuesta "Estructuración y definición de políticas de talento humano" Presentado por: ADOLFO JATIVA TRUJILLO MARILUZ SALAZAR RAMÍREZ JOHN ALEXANDER MORALES Instructor Sena CARLOS ALBERTO PARDO Palmira, Junio 14 del 2020 OBJETIVOS OBJETIVO PRINCIPAL Diseñar una estructura organizacional pertinente para el Departamento de Gestión Logística de la empresa exportadora de frutas, hortalizas y tubérculos “La Granjita Santa Cruz y Compañía Ltda. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir la misión, visión, valores y principios del Departamento de Gestión Logística de la empresa “La Granjita Santacruz y Compañía Ltda.”. Diseñar el perfil por competencias para cada uno de los cargos del Departamento de Gestión Logística de la empresa. Elaborar un plan de capacitación estructurado para los empleados de la empresa, permitiendo fortalecer sus habilidades y competencias. Diseñar un proceso de seguimiento y evaluación del personal que labora en el área de acuerdo a los lineamientos estipulados. Elaborar un plan de bienestar para los empleados de la empresa. Diseñar un proceso de seguimiento y evaluación del personal que labora en la empresa. INTRODUCCION Dentro de una empresa, compañía u organización, las políticas son una parte fundamental al momento de orientar a sus trabajadores en sus procesos laborales, ya que éstas serán implementadas con el fin de que el trabajo se desarrolle de la mejor forma y se alcancen los objetivos que han sido planeados con anterioridad. Hay que tener presente que así como toda organización es diferente la una de la otra, sus políticas también. El enfoque de la gestión de los recursos humanos en las empresas ha cambiado drásticamente a lo largo de los últimos años; anteriormente, los departamentos de recursos humanos estaban enfocados única y exclusivamente a funciones como contrataciones y nómina; pero ahora, las compañías comienzan a entender el impacto positivo de contar con un equipo de empleados calificados, comprometidos e involucrados con las metas de la organización. Hoy en día las organizaciones son conscientes de la importancia de contratar a personal, según el potencial y no solamente según la experiencia, para así proporcionar la formación adecuada y ejecutar programas para abordar el rendimiento y el desarrollo de sus habilidades. En otras palabras, actualmente el enfoque de la gestión de los recursos humanos se basa en la obtención de los mejores resultados de la organización, con la colaboración de cada uno de los empleados de manera que se logre la ejecución de la estrategia, logrando un balance entre el desarrollo profesional de los colaboradores, el enfoque humano y el logro de metas organizacionales. Actividad de aprendizaje 12 Evidencia 5: Propuesta "Estructuración y definición de políticas de talento humano" Usted ha sido seleccionado para ocupar el cargo de Consultor en Gestión Logística de la empresa exportadora de frutas, hortalizas y tubérculos “La Granjita Santa Cruz y Compañía Ltda.”. La primera tarea asignada por el propietario de la empresa consiste en apoyar el proceso de conformación del equipo de trabajo de alto rendimiento que requiere para su empresa. Por lo tanto, debe asumir con profesionalismo, responsabilidad y entereza su rol de consultor, desarrollando los siguientes puntos que le solicitan: 1. Presente el Departamento de Gestión Logística de la empresa “La Granjita Santacruz y Compañía Ltda.” por medio de la elaboración de la misión, visión valores y principios del área. Todo ello, con base a la temática abordada en la Evidencia 6: Propuesta “Plan maestro y estrategias de distribución logística” de la Actividad de aprendizaje 5. 2. Diseñe la estructura organizacional para el Departamento de Gestión Logística. Recuerde que esta área es responsable de los siguientes procesos: Producción. Comercialización internacional. Distribución física internacional. Sistemas de información, que permiten hacer un seguimiento preciso en todas las etapas y garantizar la entrega del producto en condiciones de calidad óptimas, a buen precio y a tiempo. 3. Liste el inventario de cargos requeridos en el área con base en la estructura organizacional y a los requerimientos de personal en los procesos que se realizan en el área. Defina el objetivo y las funciones para cada cargo. 4. Diseñe el perfil por competencias para cada uno de los cargos del área. Defina el nivel de educación, experiencia, habilidades y competencias necesarias para cada cargo. 5. Elabore un plan de capacitación para los empleados de la empresa con el fin de fortalecer sus habilidades y competencias. 6. Elabore un plan de bienestar para los empleados que integran el área, en el que incluya actividades que fomenten el trabajo en equipo y el fortalecimiento de las relaciones interpersonales. 7. Diseñe un proceso de seguimiento y evaluación del personal que laborará en el área, en el que incluya lo siguiente: Las áreas de rendimiento. Los puntos críticos. La definición de pruebas. Los instrumentos de seguimiento por cargos. Misión: Trabajar con nuestros clientes y asociados para alcanzar la seguridad alimentaria. Proveer con calidad y compromiso productos agrícolas (frutas y verduras) provenientes del campo colombiano para que se incentiven las actividades agro en Colombia y se promueva una economía justa para el campesino, mediante la investigación y la innovación en ciencia y tecnología. Visión: Para el año 2023 la compañía La Granjita Santacruz y Compañía Ltda. Incursionara en el mercado internacional mediante la exportación de sus productos agrícolas en el extranjero, buscando reconocimiento a nivel nacional e internacional por su contribución en las actividades de investigación y desarrollo del cultivo de productos agrícolas y la eficacia de sus procesos debido a la competencia técnica de su personal y a sus alianzas estratégicas con instituciones y empresas públicas y privadas. Valores Corporativos: Calidad: Brindar al cliente la mejor experiencia y seguridad con respecto a nuestro productos a través de la aplicación de un eficiente sistema de calidad ejecutado en cada uno de los aspectos tanto administrativos como productivos en la organización. Compromiso: debe existir una alta entrega y fidelidad de todos los trabajadores implicados directa o indirectamente con la compañía con el fin de que crezca y se desarrollen futuros proyectos. Orientación al Cliente: El enfoque principal de la organización es siempre perdurar por la satisfacción al cliente atendiendo sus necesidades en todo momento. Trabajo en Equipo: siempre debe ser clave la unión como un conjunto que permita explorar aquellos conceptos individuales que puede ser vitales para la compañía y deben ser atendidos. Respeto: Es indispensable que se trabaje constantemente en el respeto mutuo tanto entre trabajadores como en la atención con el cliente con el fin de atender siempre los diferentes puntos de vista. Honestidad: la sinceridad debe ser un pilar para tomar siempre cualquier decisión y/o acciones correctivas pertinentes sin perjudicar ninguno de los factores implicados. Principios Buscar siempre el mayor nivel de calidad y servicio. Buscar la participación de mercado más alta. Buscar la mejora continua tanto para empleados como empresa. Entrar en los mercados de alto crecimiento. Estructura organizacional Departamento de Gestión Logística. GERENTE LOGISTICO SUPERVISOR LIDER AREA DE PRODUCCION AREA COMERCIAL AREA DE DISTRIBUCION Y TRANSPORTE UNIDAD DE CONTROL UNIDAD DE INFORMACION Y MONITOREO SUPERVISORES DE PRODUCION SUPERVISORES COMERCIAL SUPERVISORES DE ENTREGA Y DESPACHOS SUPERVISORES DE MATERIA PRIMA SUPERVISORES DE REDES Y COMUNICACION AUXILIAR DE INVENTARIO AGENTES COMERCIALES OPERADORES DE TRANSPORTE SUPERVISOR DE PRODUCTO TERMINADO AUXILIAR DE MONITOREO AUXILIARES DE CARGA SUPERVISOR DE PROCESOS SUPERVISOR DE BASE DE DATOS Cargos requeridos en el área con base en la estructura organizacional y a los requerimientos de personal. Gerente logístico Objetivo: Gerencia de los procesos y funciones de todo el sistema logístico de la organización. Funciones: Diseñar, Dirigir, controlar y evaluar cada uno de los aspectos fundamentales de la organización con el fin de reducir los costos y optimizar en cada momento la calidad tanto de la organización como la del producto terminado. Supervisor Líder Objetivo: Organizar, dirigir, coordinar y ejecutar las órdenes del gerente logístico. Funciones: coordina el grupo de trabajo, formula, ejecuta y controlar el plan de presupuesto operativo; Responde y reporta los movimientos del proceso de la empresa al gerente de logística. Supervisor de Producción Objetivo: Coordinar, controlar y ejecuta los debidos procesos de producción. Manteniendo el stock de producción a un buen nivel teniendo en cuenta la oferta y la demanda que hay en bodega. Funciones: Monitorear la ejecución del proceso, controlar el volumen de mercancías, prever los posibles puntos de fallos o que serán posibles acciones de mejora, registrar el rendimiento diario de cada proceso y hacer comparación con producción esperada. Auxiliar de inventario Objetivo: Control, registro y optimización del manejo del inventario. Funciones: Despacho del material (bien sea materia prima, semi-terminado o terminado), registro de materia entrante y saliente, control del inventario; mantener un inventario constante. Supervisor Comercial Objetivo: coordinar la parte comercial de compra y venta de productos dentro del país y el exterior además de promueve aplicar normas vigentes de seguridad industrial, medio ambiente y calidad. Funciones: Coordinar las ventas y los reabastecimientos de suministros, Maneja la administración de cuentas costos, reuniones de ventas de productos, insumos a nivel local, nacional e internacional; Analiza, revisa y ejecuta los procesos de exportación de la organización. Mantiene comunicación y hace seguimiento con los diferentes prestadores de servicio. Agente comercial Objetivo: se encarga de manera permanente de promover, negociar o concretar las operaciones mercantiles. Es el canal de contacto de la organización con clientes y proveedores. Funciones: Contactar y pactar los respectivos acuerdos con los proveedores y tomar los pedidos con cada una de las especificaciones de los clientes. Supervisor de entrega y despacho Objetivo: Inspeccionar, verificar y controlar que los implementos que entren o salgan de la compañía se encuentren dentro de los límites de aceptación de la calidad. Funciones: Control de los lotes de materia prima y de los despachos, registro de los movimientos económicos y archivo de los respectivos comprobantes. Operadores de transporte Objetivo: distribuir el producto según las indicaciones planeadas. Funciones: Transportar la mercancía, verificar los puntos de entrega y Supervisar la descarga. Auxiliares de carga Objetivo: Abastecer el medio de transporte con la mercancía. Funciones: Embalar, organizar, cargar y descargar la mercancía. Supervisor de materia prima Objetivo: Inspección de la calidad de la materia prima en los lotes Solicitados. Funciones: Aplicación de los estándares de control de calidad estipulados para la aceptación del pedido. Supervisor de producto terminado Objetivo: Inspección de calidad del producto terminado. Funciones: Aplicación de los estándares de calidad de los sistemas internacionales en el producto terminado para verificar posibles imperfecciones que afecten la imagen ante el cliente. Supervisor de Procesos Objetivo: Inspección y análisis de la efectividad de los procesos manteniendo los estándares de calidad y las normas de seguridad industrial. Funciones: Aplicación de los estándares de calidad internacionales y propios de la organización; análisis de las acciones de mejora. Supervisor de redes y comunicación Objetivo: funcionamiento continúo de los canales físicos de comunicación. Funciones: mantenimiento de las redes informáticas y los equipos de cómputo. Supervisor de base de Datos Objetivo: verificar el control de las operaciones de logística a nivel de Comunicación con clientes y proveedores de la empresa. Funciones: Mantenimiento constante de los terminales y su volumen de captación de datos. Perfil por competencias CARGO Gerente logístico Supervisor líder Supervisor de producción Auxiliar de inventario Supervisor comercial NIVEL EDUCATIVO EXPERIENCIA Profesional en ingeniería industrial Especialización en gestión logística Énfasis en la aplicación de las normas Iso Master en logística industrial Profesional en ingeniería industrial Énfasis en Gestión logística De 5 a 10 años en organizaciones logísticas o Trabajando en el sector logístico. Profesional en ingeniería industrial Énfasis en Gestión Logística o producción. Técnico o tecnólogo en Administración y control de inventarios. Administrador de empresas o profesional de comercio exterior con manejo perfecto de inglés De 2 a 3 años de experiencia en el Sector logístico o de producción. Agente comercial Técnico o tecnólogo en Comercio exterior Supervisor de entrega y despacho Tecnólogo en Comercio exterior y/o control de calidad. Operadores de transporte transportadores con Licencia de conducción B3 o B2 Auxiliar de carga bachiller con experiencia como operario y que cuente con curso de seguridad industrial Tecnólogo en aseguramiento de calidad Supervisor de materia prima De 2 a 4 años de experiencia en el sector logístico De 1 a 2 años de experiencia De 2 a 3 años de experiencia en comercio internacional y tramites aduaneros. De 1 a 2 años de experiencia en áreas comerciales. De 1 a 2 años de experiencia en el área de compas, despachos o similares. De 2 a 4 años de experiencia como transportador. De 6 meses en adelante De 2 a 4 años de experiencia en el área de control de calidad Supervisor de producto terminado Tecnólogo en Aseguramiento de calidad De 2 a 4 años de experiencia en el área de control de calidad Supervisor de procesos Supervisor de redes Profesional en ingeniería industrial y /o Tecnólogo en procesos industriales Profesional en Ingeniería de Sistemas Supervisor de base de datos Profesional en Ingeniería y /o Tecnología de Sistemas De a 3 a 5 años de experiencia como jefe de proceso De 2 a 4 años de experiencia como encargado de redes y programación De a 2 a 4 años de experiencia en manejo de big datas plan de capacitación para los empleados de la empresa con el fin de fortalecer sus habilidades y competencias. Introducción La capacitación, es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado de manera organizada y sistémica, mediante el cual el personal adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a aspectos de la organización, el puesto o el ambiente laboral. Como componente del proceso de desarrollo de los recursos humanos, la capacitación implica por un lado, una sucesión definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integración del colaborador a su puesto en la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso personal y laboral en la empresa. Y, por otro un conjunto de métodos técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantación de acciones específicas de la empresa para su normal desarrollo. En tal sentido la capacitación constituye factor importante para que el colaborador brinde el mejor aporte en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que busca la eficiencia y la mayor productividad en el desarrollo de sus actividades, así mismo contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo del colaborador. Justificación Es claro que en toda organización el factor fundamental recae en la atención del cliente; sin embargo en muchos casos gracias al factor de la plusvalía en las administraciones, escatiman la relevancia del factor humano en todo momento; Sin embargo, gracias a estudios recientes se ha demostrado que la efectividad en la satisfacción del cliente trasciende a la misma satisfacción y capacitación del empleado; ”Un personal motivado y trabajando en equipo, son los pilares fundamentales en los que las organizaciones exitosas sustentan sus logros”. La esencia de una fuerza laboral motivada está en la calidad del trato que recibe en sus relaciones individuales que tiene con los ejecutivos o funcionarios, en la confianza, respeto y consideración que sus jefes les prodiguen diariamente. También son importantes el ambiente laboral y la medida en que éste facilita o inhibe el cumplimiento del trabajo de cada persona. En tal sentido se plantea el presente Plan de Capacitación Anual en el área del desarrollo del recurso humano y mejora en la calidad del servicio al cliente. Alcance La siguiente planeación formativa para la compañía “La Granjita Santa Cruz y Compañía Ltda.” Va aplicada a todo el sector administrativo y productivo a fin de analizar posibles acciones de mejora que puedan ser suplidas por este método. Objetivos generales y específicos del plan de capacitación Preparar al personal para la ejecución eficiente de sus responsabilidades que asuman en sus puestos. Brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para otros puestos para los que el colaborador puede ser considerado. Modificar actitudes para contribuir a crear un clima de trabajo satisfactorio, incrementar la motivación del trabajador y hacerlo más receptivo a la supervisión y acciones de gestión. Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de requerimientos para el desempleo de puestos específicos. Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo. Ayudar en la preparación de personal calificado, acorde con los planes, objetivos y requerimientos de la Empresa. Metas Capacitación del 100% de Gerentes, jefes de departamento, secciones y personal operativo de la empresa exportadora de frutas, hortalizas y tubérculos “La Granjita Santa Cruz y Compañía Ltda. Estrategias a utilizar La metodología a emplear a modo de estrategia es una planeación básica secuencial progresiva en el ahondamiento de cada uno de los conocimientos. Implementación de trabajo dinámico progresivo para el cambio de la técnica actual Seminarios académicos en base a casos prácticos exitosos Metodología de exposición Desarrollo de un plan de incentivos Cuadro comparativo de la efectividad de la nueva técnica. Herramientas de Capacitación Dentro de las herramientas de capacitación laboral que actualmente se manejan en la actualidad están: Formación: Se caracteriza principalmente por impartir conocimientos básicos orientados a una visión general de la ejecución de determinada función. Actualización: De igual forma proporciona conocimientos y técnicas derivadas de recientes avances científico o tecnológicos para la realización de una determinada labor. Especialización: Consiste en la profundización de ciertos conocimientos específicos con el fin de desarrollar un dominio absoluto respecto a un área determinada de actividad. Perfeccionamiento: En base a los conocimientos básicos adquiridos en una formación corriente; se realiza una ampliación de los mismos para tener mayor claridad de la función a realizar Complementación: Se caracteriza por que son todas aquellas técnicas o experiencias que pueden optimizar la ejecución de una labor. Item actividades a desarrollar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Administración y reconocimiento histórico Manual de Atención al Cliente Canales de comunicación Técnicas y manejo de la seguridad industrial Manejo de carga y embalaje Manejo de registros de control Pausas Activas Sistema de auditoria continua higiene laboral y manipulación de alimentos Manejo de información Optimización del tiempo Meses de ejecución 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 x x x x x x x x 11 12 x x x x x x x x x x x x Plan de bienestar para los empleados Objetivos. Incentivar el desarrollo del factor humano dentro de la organización Optimizar el ambiente laboral a través del aumento de la satisfacción y compromiso de cada empleado Brindar espacios recreativos, culturales, deportivos e intelectuales para el desarrollo integral de los empleados. Procurar brindarles a los empleados las mejores condiciones físicas, sociales, laborales y recreativas para su desarrollo integral. Marco Legal para la aplicación de este proyecto El siguiente plan de bienestar al trabajador está reglamentado y justificado según la Ley No. 909 de 2004, el decreto de Ley No.1567 de 1998 y el decreto No.1227 de 2005 del código jurídico de la república de Colombia; los cuales señalan primordialmente que: “Es un proceso permanente, orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del Personal Operativo y administrativos, en el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así como elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación con el servicio que ofrece a sus empleados. Item Actividad Objetivo Población 1 Mejoramiento del ambiente laboral Todos los empleados y directivos 2 Generación de incentivos en base al cumplimiento de metas productivas 3 Acompañamiento psicológico Optimizar el ambiente de recurrencia del trabajador para que pueda desenvolverse en plena capacidad Impulsar el crecimiento productivo en todos los sectores a través de incentivos por el cumplimiento de metas trazadas Seguimiento continuo para mantener la estabilidad emocional del trabajador Área de producción y comercialización Todos los empleados de la organización 4 Implementación de actividades de integración 5 Celebración de fechas importantes 6 Seguro laboral con cubrimiento del 100% 7 Sistema de incentivos de superación personal La dinámica de integración es la herramienta para construir equipos laborales a través de la comunicación, la empatía y confianza. Generar unión y compañerismo para fortalecer el trabajo en equipo Generar confianza y seguridad entre el trabajador y la compañía Generar confianza y sentimiento de auto superación en cada uno de los trabajadores Todos los empleados de la organización Todos los empleados y directivas de la organización Todos los empleados de la organización Empleados del área productiva Seguimiento y evaluación del personal 1. Identificación de las Áreas de rendimiento: la definición más concisa de las áreas de rendimiento es “Son sistemas muy eficaces que, mediante acciones en el área de recursos humanos, fomentan resultados coherentes, constantes y de alta calidad, los cuales nutren un flujo de historias de éxito a nivel operativo, estratégico, táctico y financiero.” Las actividades recurrentes en estas áreas de rendimiento son: Programación Evaluación Recopilación de información Revisión y control continuó Costos de ejecución Costos indirectos de implementación 2. Puntos Críticos: los puntos críticos que se van a determinar son factores que son esenciales y de sumo cuidado en el desarrollo de la producción Presupuestos iniciales Políticas corporativas Sistema de evaluación y mejoramiento continuo Atención y satisfacción del cliente 3. Definición y medición de pruebas: La compañía para alcanzar los objetivos urge de una serie de elementos que son bastante fundamentales para la corroboración de la información que debe mantener circulante en todo momento es por ello que puede usar los siguientes mecanismos: Escala de puntuación: Como su mismo nombre lo dice es una escala mediante La cual se permite puntuar o rankear determinado desempeño a modo de evaluación Lista de verificación: Es una lista de distribución en la cual se la trayectoria, métodos y pronósticos de los objetivos Escalas de calificación: Es una comparación entre los resultados de los empleados en general con los administrativos; gracias a ello se puede realizar un análisis en el cumplimiento de las expectativas Evaluación del desempeño: se valorara a todos los empleados de la empresa, superiores, colaboradores, compañeros y clientes internos, la cual se hará en dos partes; Condiciones normales: donde solo se verificaran los factores. Condiciones especiales: donde se trabajara bajo estrés. 4. Instrumentos de medición: Finalmente los instrumentos de medición nos permiten tener de una manera tangible periódica; entre los instrumentos que se encuentran actualmente son: Elaboración de informes Registro de encuesta Registro de formularios Información basada en cálculos estadísticos Informe de calidad de procesos y producto terminado CONCLUSION El proceso de contratación y clima organizacional de la empresa debe estar en constante supervisión ya que de esto depende el desempeño de las operaciones; La correcta selección de personal brinda a la empresa un valor significativo durante sus operaciones. Es necesario determinar el perfil de cada cargo a ejercer ya que este permite una mejor selección de personal. El talento humano es fundamental en todas las organizaciones, razón por la cual la administración o gerencia de los recursos humanos, tiene como objetivo al personal y sus relaciones dentro de ella; todo trabajador ocupa un lugar importante dentro de la empresa, ya que un buen manejo de personal permite mantener a la empresa en una actividad productiva, eficiente y eficaz. BIBLIOGRAFÍA Material de apoyo: gestión del talento humano R. Wayne, M. Noé; Administración de recursos humanos; Edit. PEARSON; 2005 F. Gan, J. Trigine; Evaluación del desempeño individual; Edit. Díaz de Santos;2013 N. Badillo, J. Grajes; Programa de bienestar laboral; Eco Servir S.A.S; 2016 Grafica: Formato de avaluación del desempeño: https://i.pinimg.com/originals/e6/4f/89/e64f89818e55df4401d4e786c85b6642.jpg https://calidad.cecar.edu.co/documentos/procedimientos/gestion_humana/Procedi miento-de-evaluacion-de-desempeno-V1.pdf http://bibliotecadigital.udea.edu.co/bitstream/10495/258/1/CreacionModeloEvaluaci onDesempe%C3%B1oTeoriaCompetencias.pdf Bibliografía: