1. MEMORANDUM Definición: El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave. Memorándum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con la cual está relacionado Características de un memorándum - Se redacta en tercera persona. Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto). Utiliza la construcción positiva. No usa rodeos de palabras. Las oraciones son directas y claras y cortas. Funcional y práctico. Es interno porque circula dentro de la institución. Y sobre todo es de acción inmediata. Tratar un solo asunto. Enumerar los aspectos o ítems que se incluyan (tres o más). Clases de memorando: Existen dos clases: 1. Memorando simple. Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se usan dentro de una dependencia y entre dependencias. 2. Memorando múltiple. Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios. Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979). OTRAS CLASES: Por su extensión: Memorando breve Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete. En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican: A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece. FECHA: Puede usarse en forma abreviada. ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje. FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite. Memorando extenso Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate. ESTRUCTURA DE UN MEMORANDUM: 1. NUMERACIÓN: se escribe la palabra MEMORANDUM con mayúscula, seguida del número de expedición, separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia, separada por una línea oblicua y luego se escribe el año del calendario. 2. INFORMACIÓN: en esta parte se ecribe: DE : nombre del remitente A : nombre del destinatario ASUNTO : es la síntesis del mensaje FECHA : lugar, mes y año. 3. CUERPO: se expresa con claridad y presicion el motivo del memorandum, mencionando lo necesario, lo fundamental; en forma directa, sin rodeos ni palabrerías. 4. DESPEDIDA: es la palabra atentamente. 5. FIRMA: es la rubrica en si de la persona que dirige el memorando. 6. CON COPIA Y DISTRIBUCIÓN: se utiliza cuando se entrega aa otra persona o sección para su conocimiento. 7. INICIALES O PIE DE PÁGINA: con mayúscula las remitente y con minúsculas las del secretario. Recomendaciones generales Se debe evitar: • Expresarse en primera persona del singular • Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas. • Abusar del tiempo del destinatario. • Elaborar ideas obvias • Incluir algo que no venga al caso. • Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación • Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas • Usar y abusar de la construcción negativa • Emplear rodeos y redundancias • Acumular oraciones difusas • Ser oscuro en las expresiones • Herir sensibilidad del receptor • Firmar antes de releer el escrito. CONCLUCION: Se diferencia de la carta en que su forma y texto es corto, versa sobre un solo asunto, es concreto y su uso es interno. No se debe emplear el memorándum para emitir disposiciones, ni efectuar trámites. Se acepta ser usado, también por los subalternos cuando éstos se dirigen directamente a sus jefes. El memorándum debe llevar membrete Su redacción es lo más simple posible. En ella se suprimen las palabras de cortesía empleadas en el oficio. Los memorandos son comunicaciones, con un mínimo de partes, que aceleran el flujo de la comunicación en las empresas. Se utilizan para tramitar, confirmar, requerir y comunicar información. Casi siempre, los memorandos son más fáciles de escribir que las cartas porque se conoce a la persona destinataria y no exigen demasiada planificación. Además, la parte destinataria está familiarizada con el asunto y el lenguaje o terminología que se usa en la empresa. No hace falta incluir, por tanto, una explicación que sería indispensable si el mensaje se enviase a alguien fuera de la compañía. A pesar de que los memorandos se clasifican como comunicaciones internas, pueden crearse memorandos para enviarse fuera de la empresa. Se envían a un público estrechamente relacionado con ella. (usuarios, suplidores...) Contrario a lo que se cree muchas veces, todos los memorandos no son cortos o breves. Aun cuando no tienen tantas partes como una carta, también se crean memorandos extensos. Tampoco debe atribuírseles un carácter informal siempre. El asunto por el que se crean, así como la persona a la que se dirigen, sirven para establecer su carácter formal o informal. Existe, hoy día, una práctica incorrecta, bastante generalizada, del memorando (memo) que supone su exclusiva utilización para regañar o amonestar a los empleados y empleadas de una empresa. El memorando se crea verdaderamente para comunicar diferentes tipos de mensajes.
