EL MODELO DE MADUREZ EN GERENCIA DE PROYECTOS DETALLADO Y SU APLICABILIDAD REAL Juan Carlos Ribero Gómez Bogotá - Colombia Objetivos Revisar las influencias de las organizaciones en los proyectos Revisar las generalidades de la oficina de proyectos Conocer los conceptos de la PMO Básica, Estándar, Avanzada y Centro de Excelencia 2 Contenido Las organizaciones: tipos y estructuras Influencias de las organizaciones en los proyectos. Generalidades de la oficina de proyectos. La PMO Básica. LA PMO Estándar. La PMO Avanzada. EL Centro de Excelencia. Las Organizaciones: Tipos Funcional Orientada a Proyectos Matricial 4 Las Organizaciones: Tipos: Funcional Es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido Agrupación por especialidades. Pueden existir clasificaciones de las especialidades. Se hace el trabajo de manera independiente entre unas y otras especialidades. 5 Las Organizaciones: Tipos: Funcional Es la más común de las organizaciones. Son las empresas que tienen áreas de especialización: contabilidad, mercadeo, etc. Los miembros del equipo completan el trabajo del proyecto de manera adicional al trabajo normal del departamento 6 Las Organizaciones: Tipos: Orientada a Proyectos La compañía entera está organizada en proyectos. El director de proyectos tiene control de los proyectos. El personal son asignados y reportan al director de proyecto. Los miembros del equipo hacen su trabajo pero no pertenecen a un departamento específico (“no home”). La comunicación generalmente ocurre solamente dentro del proyecto. 7 Las Organizaciones: Tipos: Matricial Esta forma es un intento para maximizar las fortalezas de la Functional y la Projectized. Una organización matricial induce a verlo como si se tuvieran dos jefes (“two bosses”). Los miembros del equipo le reportan a dos jefes: al Project manager y al Functional Manager. La comunicación va desde los miembros del equipo a los dos jefes. Los miembros del equipo hacen el trabajo en adición al trabajo normal del departamento 8 Las Organizaciones: Tipos: Matricial En una organización matricial fuerte el poder está con los Project manager En una matricial débil el poder está con los functional manager, y el poder de un Project manager es comparable a un coordinador o expediter. En una matricial balanceada el poder es compartido entre el functional manager y el Project manager. 9 Generalidades de la Oficina de Proyectos A lo largo de la gestión de la oficina de proyectos existen múltiples actividades de la gestión de proyectos como. Aplicar los principios y practicas actualizadas a la gerencia de proyectos. Debe servir como una interface directa entre el grupo de proyecto y la gerencia de la organización. Proveer guía organizacional a través de la definición de políticas, estándares, decisiones ejecutivas entre otras. Ser el referente técnico y de gestión para la gerencia de proyectos. Clasificación de PMO (Gerald M. Hill) 11 Centro de Excelencia PMO Avanzada PMO Standarizada PMO Basica Oficina de Proyecto Busca lograr los proyectos dentro del alcance, tiempo y costo estimado Provee una metodología estandarizada y repetible para la ejecución de proyectos, la misma se utiliza en todos los proyectos de la organización. Establece capacidades e infraestructura para el soporte y gobierno de la oficina orientada a proyectos Está orientada a la gestión de proyectos de una forma integrada y alineada con los objetivos de la organización Gerencia uno o más proyectos Múltiples proyectos Múltiples gerentes de proyectos Gerencia de Programas Puede tener un gerente de proyectos. EL Gerente de programa así como el personal de soporte tienen una asignación parcial. Múltiples proyectos Múltiples Gerentes de programas Un director de la oficina de programas PM dedicado a tiempo completo Personal de soporte de tiempo completo. Múltiples proyectos Múltiples GP Gerentes de programas Un director de la oficina de programas Personal dedicado a la PMO, tanto técnico, como de gerencia de proyectos y soporte. Administra el mejoramiento continuo entre los departamentos , busca la generación de sinergias y la alineación de todos ellos con las estrategias del negocio. Múltiples Programas Vice presidente, o director de la PMO. Personal dedicado a la PMO Personal de soporte de múltiples dependencias dedicadas a la PMO. La PMO Básica Es el primer nivel en la implementación de una oficina de proyectos y tiene la capacidad de agregar valor sobre la gestión apropiada de múltiples proyectos y recursos. Es posible que existan más de una oficina por organización; sin embargo esto no es practico para la gestión. LA PMO básica cuenta con poco personal asignado normalmente es un único asociado quien es el encargado de formar la PMO. Una vez se han asignado los recursos y soporte es posible implementar la PMO en menos de un año pero depende de la organización. Actividades de gestión de la PMO Básica Proveer una estrategia estándar para la gestión de proyectos. Herramientas comunes Procesos repetibles Adopción de las mejores practicas Proveer a la organización con resultados de acuerdo a la revisión de métricas y el análisis de los diferentes proyectos. Verifica la variación de proyectos Evaluando la gestión de los diferentes GP Asegurando el cumplimiento de los objetivos. Actividades de gestión de la PMO Básica Introducir a la gerencia de proyectos como una disciplina profesional, aplicando los estándares requeridos en esta disciplina. Entrenamiento Designando GP calificados Empoderando los grupos de trabajo Especificación de roles y responsabilidades Gestión de los interesados. PMO Estándar Esta fase es el objetivo central de la implementación de una oficina de proyectos, además adiciona beneficios en el rendimiento de los proyectos en la gestión de los proyectos. En esta etapa se busca que la PMO sea considerada la parte central de la gestión del negocio. En esta etapa es necesario tener personal de soporte asignado a la oficina así como la participación de potencial de las diferentes unidades del negocio. PMO Estándar La implementación de esta etapa de la PMO puede tomar de dos a tres años, pero igual depende de los activos organizacionales de la empresa. Una vez implementada la oficina bajo este esquema puede ser operativa durante el primer año de la iniciativa de esta implementación. Actividades de Gestión de la PMO Estándar Servir como pieza central de soporte para los gerentes de proyectos, facilitador para los gerentes de proyectos y al equipo de trabajo. Funcionar como una interfaz entre las unidades del negocio y las unidades de gerencia de proyectos. Traslada las políticas y definiciones del negocio para implementarlas como acciones y actividades en la gerencia de múltiples proyecto Actividades de Gestión de la PMO Estándar Actúa como facilitador del ambiente de la gerencia de proyectos buscando la excelencia en la gestión de los mismos. Desarrollando Practicas de Gerencia Introduciendo Herramientas de Reporte Definiendo practicas de colaboración Proveyendo soporte ejecutivo, gobierno a nivel de la gestión del portafolio. Servir de referente ante la organización para la practica de gerencia de proyectos . Direccionamiento acerca de los eventos tales como: Adquisición de recursos Calificación Entrenamiento Asignación de recursos Evaluación de los recursos. PMO Avanzada Es considerada el hermano mayor de la PMO estándar, y se enfoca en la integración de los intereses del negocio y los objetivos dentro del ambiente de la gerencia del proyecto. Esto implica introducir practicas comunes que deben ser implementadas tanto a nivel de negocio como a nivel de la gestión de proyectos (ayuda a la implementación del modelo Organizacional Proyectizado) PMO Avanzada En esta etapa el personal asignado a la PMO debe incrementarse, así como la autoridad del director de la PMO a fin de direccionar los intereses estratégicos de la organización en la gestión de proyectos. Actividades de Gestión de la PMO Avanzada Aparece como una nueva unidad de negocio con la gestión de su propio presupuesto y persigue su desarrollo, que en las fases anteriores no era posible. Colabora con las demás unidades de negocio y desarrolla y adopta nuevos procesos tanto para el negocio como para la gestión de proyectos. Provee una amplia experiencia para los gerentes de proyectos de la organización. Actividades de Gestión de la PMO Avanzada Posee un staff de Gerentes Experimentados a la PMO. Este personal provee servicios como mentoring, auditorias y recuperación de proyectos. Administran los resultados de la PMO en términos del rendimiento para el negocio. Las PMO avanzadas se encargan de garantizar que su funciones esta integrada de manera eficiente y efectiva dentro de la organización. El centro de Excelencia Usualmente designado como una unidad de negocio separada y relevante para la organización. Por su naturaleza es un foco estratégico dentro de la organización. Normalmente es un cargo ejecutivo quien preside el centro de excelencia y reporta directamente al nivel más alto de la organización. Actividades de Gestión de la PMO Avanzada Provee dirección e influencia a la organización para la operación de la gestión de proyectos. Crean un proceso de conciencia en tanto en la organización como a los interesados del esquema proyectizado de la organización. Financia y conduce estudios y evaluaciones de la gestión de proyectos y su efectividad en el negocio. Representa los intereses de la organización y de la oficina de proyectos. Bibliografía www.pmi.org A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fifth Edition The Standard for Program Management— Second Edition 26