Subido por bespinosa

INSTRUCTIVO CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE CODUMENTOS

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Codificación: I-SGC-IT-01
Responsable: COOR IT
Fecha de revisión: 2020/07.23
Fecha de liberación: 2020/07.23
Rev.0
Instructivo
Control de distribución y
almacenamiento de los
documentos.
Referencias:
ISO 9001: 2015
Instructivo
Control de distribución y
almacenamiento de los
documentos.
Elaboró
Revisó
Aprobación
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Coordinador de IT
Coordinador del SGC
Director SGC
Copia Controlada
"Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido
sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no
controla."
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Instructivo
Control de distribución y
almacenamiento de los
documentos.
Codificación: I-SGC-IT-01
Responsable: COOR IT
Fecha de revisión: 2020/07.23
Fecha de liberación: 2020/07.23
Rev.0
Referencias:
ISO 9001: 2015
1. Objetivo
Establecer controles y lineamientos de control, distribución y almacenamiento de los
documentos, así asegurando la diligencia y comunicación de cambios de los documentos de
nuestro Sistema de Gestión de Calidad con las partes interesadas internas.
2. Alcance
Éste instructivo va dirigido a todas las áreas de ISP Latinoamérica para el buen resguardo
de la información de ISP Latinoamérica
3. Responsables
COOR IT
Coordinador de Tecnología de la Información
COOR SGC Coordinador de Sistema de Gestión de Calidad
DIR SGC
Director del Sistema de Gestión de Calidad
4. Desarrollo
Sincronización de Nube interna OneDrive ISP Latinoamérica
Actividad
1.- Ingresar a Google
Chrome
Copia Controlada
"Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido
sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no
controla."
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Instructivo
Control de distribución y
almacenamiento de los
documentos.
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Responsable: COOR IT
Fecha de revisión: 2020/07.23
Fecha de liberación: 2020/07.23
Rev.0
Referencias:
ISO 9001: 2015
2.-Ingrear al portal office
365 con su cuenta de
correo oficial de ISP
Latinoamérica.
3.-Desde el portal abrir
aplicación OneDrive
4.-Cargar el Documento
o dirigirse al documento
que se quiere compartir.
5.-Compartir por vínculo
y anexar los emails de
las personas que se
requiera
tengan
el
documento.
Copia Controlada
"Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido
sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no
controla."
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almacenamiento de los
documentos.
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Responsable: COOR IT
Fecha de revisión: 2020/07.23
Fecha de liberación: 2020/07.23
Rev.0
Referencias:
ISO 9001: 2015
6.-Se específica a quien
va dirigido y seleccionar
si permites edición del
documento.
NOTA: TOMAR EN
CUENTA QUE POR
NORMA
SE
DEBE
EJERCER
LA
CONFEDENCIALIDAD
E INTEGRIDAD DE
LOS DOCUMENTOS.
SE
RECOMIENDA
SUBIR DOCUMENTOS
CON CONTRASEÑA SI
OTRAS ÁREAS NO
ESTÁN
INVOLUCRADOS EN
EDITAR
EL
DOCUMENTO.
7.-Abrir el vínculo que
se les compartió por
email, (Se dirigirá a los
archivos compartidos en
tu OneDrive desde el
internet).
Copia Controlada
"Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido
sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no
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Referencias:
ISO 9001: 2015
8.-Seleccionar
la
carpeta o archivo que se
compartieron y en la
parte
superior
seleccionar la opción
sincronizar.
9.-Se abre una ventana
en donde te menciona
que
se
estarán
sincronizando
estos
documentos
en
tu
ordenador.
10.- En la parte inferior
derecha de tu pantalla
aparecerá el mensaje
que
se
están
sincronizando
los
archivos.
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sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no
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documentos.
11.-Apretar
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Fecha de revisión: 2020/07.23
Fecha de liberación: 2020/07.23
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Referencias:
ISO 9001: 2015
tecla
Windows
+ la
tecla E, se abrirá la
ventana
de
sus
documentos.
El lado izquierdo de la
pantalla aparecerá la
cuenta de OneDrive
asociada a nuestra
cuenta oficial. Estos
documentos
es
información de ISP
Latinoamérica con todas
las áreas ligadas.
12.-Se verá una nube
OneDrive con nombre
de ISP Latinoamérica
donde se tienen los
documentos personales
que se suben para
compartir, las demás
áreas no tienen acceso
a estos documentos,
sólo que los compartas.
Documentos
de otras áreas
Documentos
que nos
comparten
(archivos de
otro usuario)
Documentos
que nosotros
compartimos
(nuestros
archivos)
Copia Controlada
"Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido
sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no
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Responsable: COOR IT
Fecha de revisión: 2020/07.23
Fecha de liberación: 2020/07.23
Rev.0
Instructivo
Control de distribución y
almacenamiento de los
documentos.
13.-Para actualizar los
documentos o carpetas,
si
eres
persona
autorizada
puedes
modificar,
agregar
documentos, actualizar,
etc. se debe realizar
directamente de la nube
interna
de
ISP
Latinoamérica
donde
aparece la carpeta y/o
documento
que
requieres actualizar.
Referencias:
ISO 9001: 2015
Nube ISP
General,
ligada con
las demás
áreas
Nube propia
donde
aparecen
carpetas que
compartes
Nota1: Para tener una sincronización adecuada debes sincronizar cada vez que te
compartan una carpeta de acuerdo al instructivo.
Nota2: El respaldo es generado automático en la nube de cada usuario de nuestro dominio
de manera interna.

Registro y control de actualizaciones
Rev.
Fecha
Descripción de la
Revisión
0
23/07/2020
Revisión inicial

Copia
Fecha
Elaboró
Revisó
Aprobó
César San Luis
Beatriz Espinosa
Macario Cruz
Registro y control de copias
Área
Responsable
OneDrive ISP Latinoamérica
Jim Gordon
Mathías Goerzt
Gesén Mada
Armando Juárez
Macario Cruz
Federico Barrera
1
23/7/2020
DG,ST,CS,OP,IT,ACF,DSÑ, VTAS
Jahir Landeros
Luis Rosas
Irving Silva
Daniel Nava
Alejandra Merino
Berenice Salas
SI
Copia Controlada
"Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido
sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no
controla."
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