AUDITORIAS INTERNAS Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 01 de 10 AUDITORÍAS INTERNAS Emitido por: Nombre y Cargo: Revisado por: Nombre y Cargo: Asesor SSOMA Responsable departamento SSOMA Firma: Fecha: Firma: Fecha: 02-04-18 02-04-18 Aprobado por: Nombre Cargo: Gerente General Firma: Fecha: 02-04-18 AUDITORIAS INTERNAS CONTENIDO. 1. Objetivo. 2. Alcance. 3. Responsabilidades. 4. Definiciones. 5. Documentos de referencia. 6. Desarrollo. 7. Control de cambios. 8. Anexos. Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 02 de 10 AUDITORIAS INTERNAS Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 03 de 10 1. Objetivo. Establecer las pautas para efectuar periódicamente auditorías internas a las actividades desarrolladas por la Servial Perú S.A.C., para verificar si el Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. 2. Alcance. Este procedimiento aplica a todas las actividades vinculadas a la realización de auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo de la Servial Perú S.A.C. 3. Responsabilidades. 3.1 Gerente General. Asignar los recursos necesarios para la realización de las auditorías. 3.2 Responsable del departamento de SSOMA. Es el responsable de la planificación de las Auditorías Internas del Sistema de Gestión implementado. Es el responsable de la aplicación de este procedimiento. 4. Definiciones. 4.1 Auditoría. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria (definición ISO 19011). 4.2 Auditor. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria (definición ISO 19011). 4.3 Criterios de Auditoría. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizarán como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. 4.4 Evidencia de la Auditoría. Registro, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables (definición ISO 19011). 4.5 Hallazgos de la Auditoría. Resultados de la evaluación de evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria (definición ISO 19011). Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 04 de 10 AUDITORIAS INTERNAS 4.6 No conformidad. Es el incumplimiento de un requisito. (definición ISO 9000: 2005). 4.7 Programa de Auditoría. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico (definición ISO 19011). 4.8 Plan de Auditoría. Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría (definición ISO 19011). 5. Documentos de referencia. 5.1 ISO 19011-2011: Directrices para la auditoría de los sistemas de Gestión de la calidad y/o ambientales. 5.2 5.3 OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – requisito 4.5.5 ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de Calidad - Fundamentos y Vocabulario. 6. Desarrollo. 6.1 Planificación de las auditorías. 6.1.1 Programa anual de auditoría. El Responsable del departamento de SSOMA será el encargado de elaborar el PP-SG-001 Programa anual de auditorías internas, que entrará en vigencia luego de ser aprobado por el Gerente General de la empresa. 6.1.2 Selección del Auditor o Equipo auditor. El Responsable del departamento de SSOMA seleccionará al auditor líder, auditores y expertos técnicos de acuerdo a los siguientes criterios: CARGO CRITERIOS DE SELECCIÓN Formación: Grado técnico, superior o universitario. Conocimientos: Capacitación en la norma OHSAS 18001 y Capacitación como auditor interno. Auditor líder Experiencia: 01 auditoría como auditor en entrenamiento acompañando a un auditor líder. Cualidades: Liderazgo, imparcial, observador, versátil, seguro de sí mismo y decidido. Auditor Formación: Grado técnico, superior o universitario. Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 05 de 10 AUDITORIAS INTERNAS CARGO CRITERIOS DE SELECCIÓN Conocimientos: Capacitación en la norma OHSAS 18001 y Capacitación como auditor interno. Experiencia: 01 auditoría como auditor en entrenamiento. Cualidades: Imparcial, observador, versátil, seguro de sí mismo y decidido. Formación: Grado técnico, superior o universitario. Experto técnico Conocimientos: Debe conocer el área, actividad, proceso o producto a auditar. Experiencia: 06 meses de experiencia en el área a auditar. Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de manera libre de sesgo y conflicto de intereses. 6.2 Preparación de las auditorías. 6.2.1 El Responsable del departamento de SSOMA definirá a los integrantes del equipo auditor y les comunicará su designación para realizar la auditoría al sistema de gestión. 6.2.2 Plan de auditoría. - El plan de auditoría deberá ser elaborado por el auditor líder. - El Responsable del departamento de SSOMA comunicará y enviará el plan de auditoría a los auditados por lo menos 5 días antes de su realización, para que realice las observaciones, en caso existieran. - Dentro del plan de auditoría, PP-SG-002 Plan de Auditoría, se deberá consignar la siguiente información: Fecha de auditoría. Identificación del auditor o equipo auditor. Responsables de los procesos o áreas a ser auditados. Objetivos de la auditoría. AUDITORIAS INTERNAS Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 06 de 10 Alcances de la auditoría. Criterios de auditoría. Responsable del Área a ser Auditada. Cronograma de actividades: el horario y duración estimados por cada actividad de la auditoría. - El Auditado revisa el Plan de Auditoria, de existir algún detalle no suficientemente claro en el plan, el auditado puede objetar cualquier punto del mismo en un plazo no mayor de dos (2) días útiles. - Las discrepancias serán resueltas entre el auditor y el auditado, en un plazo no mayor de dos (2) días útiles después de haber sido formulada. En caso contrario, la decisión del Responsable del departamento de SSOMA es dirimente. 6.2.3 Lista de verificación. Los miembros del equipo auditor deberán elaborar la lista de verificación para la auditoría interna, haciendo uso del formato F - SG - 002/01 Lista de Verificación de auditorías Internas. 6.2.4 Revisión documentaria. Previo a la auditoría de campo los miembros del equipo auditor solicitarán a los auditados los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentación que requiere ser revisada de manera previa a la realización de la auditoría de campo. 6.3 Ejecución de la auditoría. 6.3.1 Reunión de apertura. La reunión de apertura tendrá como finalidad: - Presentar al auditor o equipo auditor a los auditados. - Revisar el alcance y los objetivos de la auditoría. - Confirmar que están disponibles los recursos e instalaciones que utilizará el grupo auditor. AUDITORIAS INTERNAS Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 07 de 10 - Confirmar los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado. - Presentar los métodos que se van a utilizar para realizar la auditoría, incluyendo la aclaración al auditado de que la evidencia de la auditoría se basará en una muestra de la información disponible. - Confirmar la confidencialidad de la auditoria. - Comunicar las reglas de la auditoría. - Informar sobre el método de presentación de la información sobre hallazgos de la auditoría incluyendo la categorización. - Confirmar los procedimientos pertinentes para el equipo auditor relativos a salud y protección, emergencia y seguridad. - Aclarar cualquier duda y comentarios. La reunión de apertura será registrada en el formato F - SG – 002-02 Registro de Reunión de apertura 6.3.2 Designación de guías. De ser necesario el área auditada podrá designar a una persona como guía, cuyas funciones serán: acompañar al equipo auditor, coordinar el ingreso a las áreas a auditar y ser testigo de la auditoría en nombre del auditado. 6.3.3 Desarrollo de la auditoría. El auditor o equipo auditor recolectará, mediante un muestreo apropiado, las evidencias objetivas a través de entrevistas, revisión de registros, informes, demás documentos y observación de las actividades y condiciones de las áreas auditadas; contrastará las evidencias objetivas con los criterios de auditoría para definir el hallazgo; Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría. El auditor y/o equipo auditor hará uso del formato: F - SG – 002-01 Lista de Verificación de auditorías Internas, para registrar los hallazgos de auditoría. Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 08 de 10 AUDITORIAS INTERNAS Durante la auditoría, el auditor o auditor líder deberá comunicar periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado. Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo para el auditado deberán de comunicársele sin demora. 6.3.4 Revisión de los Hallazgos y preparación de conclusiones de auditoría. Luego de la etapa de auditoría en campo el auditor o equipo auditor solicitará un ambiente dentro de la organización para reunirse y analizar la información y datos recolectados en la lista de verificación y definir y redactar las No Conformidades y observaciones encontradas en las aéreas auditadas. Así mismo deberán preparar las conclusiones las cuales incluirán los siguientes aspectos: - El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del sistema de gestión con los criterios de auditoría. - El logro de los objetivos de la auditoría, cobertura del alcance de la auditoría y cumplimiento de los criterios de la auditoría. 6.3.5 Reunión de Cierre. La reunión es presidida por el auditor quien deberá presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. La reunión de cierre tendrá como finalidad de: - Destacar la importancia de las No conformidades y la necesidad de realizar las acciones correctivas. - Permitir las explicaciones del auditado. Cualquier opinión divergente con respecto a los hallazgos o conclusiones de auditoría entre el auditor y el auditado deberán discutirse y resolverse. Concluida la reunión de cierre los asistentes firmaran el formato: F - SG – 002-03 Registro de Reunión de Cierre como señal de conformidad. AUDITORIAS INTERNAS 6.3.6 Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 09 de 10 Informe de la auditoría. El informe de auditoría debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditoría. El auditor o auditor líder deberá redactar el informe de auditoría haciendo uso del formato F - SG – 002-04 Informe de auditoría. 6.3.7 Distribución del informe de auditoría. El informe de auditoría deberá emitirse en un plazo máximo de 05 días hábiles contados a partir de la finalización de la auditoría. Se deberá entregar copias del informe de auditoría a la Gerencia General y responsables de las áreas auditadas. 6.4 Implementación de las acciones correctivas. Una vez recibido el informe de Auditoria, el auditado es responsable de realizar las correcciones, las acciones correctivas o preventivas, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de No conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas P-SG-003. 6.5 Auditores externos. En ausencia de auditores propios de la organización que puedan llevar a cabo las auditorías internas programadas se contratarán un Auditor y/o equipo auditor externo para cumplir con el programa. AUDITORIAS INTERNAS Código: P-SG-002 Versión: 02 Pág. 010 de 10 7. Control de cambios. FECHA REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES 02-01-2018 01 Ninguna 02-04-2018 02 Cambio de logo de la empresa Nº 01 02 8. Anexos. - Anexo N° 01: Formato PP-SG-001 Programa anual de auditorías internas. - Anexo N° 02: Formato PP-SG-002 Plan de Auditoría. - Anexo N° 03: Formato F- SG - 002/01 Lista de Verificación de auditorías Internas. - Anexo N° 04: Formato F - SG - 002/02 Registro de Reunión de apertura. - Anexo N° 05: Formato F - SG - 002/03 Registro de Reunión de Cierre. - Anexo N° 06: Formato F - SG - 002/04 Informe de auditoría.
