E-sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet Jordi Monsech Responsable de e-Procurement. Grupo Gas Natural A pesar del tiempo transcurrido, y nos estamos situando a finales de los años 90, aún sigue existiendo para los no iniciados cierta confusión con los términos referidos a la aplicación de las nuevas tecnologías en la gestión de compras y aprovisionamientos. Si el e-Procurement es la integración de las redes internas e Internet para la gestión del aprovisionamiento, el e-Sourcing es la gestión estratégica de compras y proveedores o lo que es lo mismo, la gestión de compra desde que se detecta una necesidad hasta que se formaliza la contratación. La implantación de procesos de e-Sourcing es singular en cuanto a rapidez en su implantación, coste contenido, baja complejidad tecnológica y rápido retorno de la inversión. Estas características hacen que el e-Sourcing sea el inicio óptimo para la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los departamentos de compras. Dentro de ello las negociaciones on-line, y sobretodo las subastas, reportan una credibilidad y rentabilidad inmediatas. EL E-SOURCING ¿Es complicado pasar del Sourcing convencional gestionando los compradores información y aplicaciones sin integración, al e-Sourcing?. ¿Implica el organizar una subasta que se acabará contratando lo más barato prescindiendo de la calidad?. Incluso quienes tras las primeras experiencias se han convencido de la bondad del método si se aplica en las condiciones y sobre los objetivos adecuados suelen tener otras dudas del estilo de “está bien para los materiales COMPRA APROVISIONAMIENTO á á Conceptos de e-Sourcing y e-Procurement o la compra frente al aprovisionamiento. 18 Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 Es la gestión estratégica (Proveedores, negociación...) Su herramienta en la red es el e-Sourcing Es la gestión del proceso de suministros y servicios contratados Su herramienta en la red es el e-Procurement E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet porque son fáciles de especificar pero para los servicios …”. O la sentencia definitiva de los más escépticos “es que lo mío es especial”. Evidentemente, lo propio siempre lo es. En cada familia de materiales y servicios, sea del negocio que sea, existen denominadores comunes que sólo las particularidades del caso y del entorno (potencia de compra, solvencia del comprador, oferta y demanda del mercado, estabilidad económica, paridades de divisas, …) hacen que cada negociación se deba analizar singularmente. Es la función del comprador que ninguna tecnología puede sustituir. El e-Sourcing agrupa los procesos de estrategia de compra y de gestión de proveedores a través de Internet e incluye: 3 la selección de proveedores, 3 la clasificación y calificación de proveedores por familias y capacidades, 3 la definición de especificaciones, 3 la estrategia de mercado, 3 la negociación. En sus inicios, muchos fracasos en la implantación de procesos de e-Sourcing se produjeron al creer que la tecnología era la solución cuando sólo es la herramienta para integrar el proceso. Otros fueron consecuencia de arrancar el proyecto sin haber analizado y ordenado previamente los procesos de compra.Antes hay que saber “dónde estamos” y “qué hacemos” y es imprescindible conocer: 3 Qué se compra; racionalizando el maestro de materiales, unificando especificaciones, clasificando servicios. 3 Cuánto se compra; en toda la organización, compradores y no compradores, con distintas referencias y especificaciones. 3 Quién lo compra; no sólo en los departamentos de compras sino también las compras fuera del circuito. 3 A quién se compra; puede estarse comprando lo mismo a distintos proveedores, con diferentes referencias desde varios departamentos. Para rediseñar el proceso es preciso saber no sólo lo que se quiere sino dónde se está. El diagnóstico antes que el remedio para que el diseño del proceso sea correcto. Posteriormente, nunca antes, se adopta la tecnología E-Sourcing: Estrategia de compra, gestión de proveedores Clasificación y calificación de proveedores á Selección de proveedores Definición de especificaciones Estrategia de mercado Negociación; peticiones de oferta (RFX) y subastas Alcance del e-Sourcing. Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 19 E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet Para iniciar el e-Sourcing hay que identificar 3 Cuánto se compra á Qué se compra Quién lo compra A quién se compra Organicemos la casa antes de salir fuera Antes de empezar el e-Sourcing es preciso el diagnóstico de la situación actual para el diseño del nuevo proceso. LAS NEGOCIACIONES EN INTERNET Las negociaciones a través de Internet son una realidad que pone en contacto directo y de forma segura al comprador con sus proveedores en tiempo real. Es una ventaja que hay que aprovechar, entre otros motivos, porque nuestros competidores ya lo están haciendo. Internet ha autoimpuesto unos estándares, una normalización, que permite mediante protocolos de comunicación comunes conexiones globales y directas utilizando una infraestructura ya existente, accesible y de muy bajo coste. Cuando se invita a un proveedor a participar en una negociación “on-line” lo único que precisa es de un ordenador personal, un navegador de Internet y una conexión de red. Nada más. Ello ha popularizado el uso profesional de las nuevas tecnologías fuera de las grandes corporaciones. El comprador, como organizador del evento, provee el software adecuado, propio o alquilado, alojado en un servidor en alguna parte a cuyo contenido acceden remotamente los proveedores mediante claves de identificación para descargarse los pliegos y especificaciones, lanzar consultas y aportar sus propuestas. La gran ventaja es la circulación de información en tiempo real, algo impensable en procesos convencionales por eficientes que éstos se- 20 an. La aplicación de la tecnología sobre un proceso optimizado aporta: 3 Reducción en los precios de compra; particularmente pero no exclusivamente cuando se aplican subastas. 3 Reducción en los costes de gestión; se publica la información simultáneamente para todos, se reciben las repuestas agrupadas, no se precisa papel, la información fluye en tiempo real, … 3 Mejor calidad y precisión en las respuestas; el comprador recibe la información exactamente en la forma solicitada. 3 Menor plazo de negociación; los flujos de información son instantáneos. 3 Conocimiento adicional de mercado; la interactuación en tiempo real transmite otras percepciones como el interés del proveedor, velocidad de respuesta, eventuales intentos de contactar directamente al comprador al margen del canal de negociación, … Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet 3 Refuerzo de la transparencia; particularmente en las subastas pues todos pueden ver el desenlace con el grado de información que permita el comprador despejando dudas sobre favoritismos. 3 Liberación de presiones al comprador; el proveedor debe dar respuesta y explicar las ventajas de su propuesta en un sistema de registro en el que la pantalla actúa como un filtro ante presiones externas. 3 Normalización de los procesos de negociación; las estrategias son similares por familias, lo que permite el uso de plantillas de negociación. En las subastas que se negocian de manera recurrente no se puede estar reduciendo precio indefinidamente y en ellas, la ventaja que se obtiene está en la normalización del proceso de negociación. Existen dos tipos de negociación en Internet: las peticiones de información, propuesta u oferta y las subastas.Veamos a continuación con más detalle cada caso. Las peticiones de información, propuesta y oferta, genéricamente referidas como RFX por el acrónimo inglés “Request For X”, equivalen al proceso convencional de negociación en el que un comprador lanza una consulta de un determinado alcance y espera respuesta de los proveedores. Se dividen en: 3 Petición de Información (RFI; Request for Information); cuando el comprador identifica una necesidad y desconoce el mercado tanto a nivel proveedor como incluso en cuanto a especificaciones concretas. Es una consulta genérica a los proveedores que se piensa que pueden aportar alguna solución o información. No se espera información económica, quizá alguna orientación genérica de precio, y la culminación del proceso requiere una fase posterior. 3 Petición de Propuesta (RFP; Request for Proposal); cuando el comprador parte de una necesidad definida de una manera más o menos genérica. También puede que haya conocido el mercado pero precise actualizar especificaciones, precios, nuevos proveedores, … Aunque la respuesta contendrá informaciones de precios, normalmente estos no serán firmes. Igualmente, para culminar el proceso se ha de seguir hasta una RFQ o, incluso, una subasta. 3 Petición de Oferta (RFQ; Request for Quotation); cuando el comprador tiene clara la necesidad y conoce con detalle el suministro y el mercado solicita una cotización a algo concreto. A menudo la única variable ya es sólo el precio y éste paso culmina la negociación salvo que, dándose las condiciones adecuadas, se decida ir a una subasta. LAS SUBASTAS ELECTRÓNICAS La subasta, como proceso de negociación dinámica, es una negociación viva en la que el propio mercado va mostrando a los participantes las sucesivas referencias o hitos a superar. El comprador define un escenario con unas reglas de negociación pero para que el resultado sea satisfactorio, el comprador ha de haber valorado adecuadamente el mercado y definido sus objetivos. Todo ello es lo que define las reglas de negociación y de adjudicación cuando ya la única variable es el precio. La subasta resuelve directamente una competencia de mercado en la que no caben análisis posteriores no contemplados previamente y no incluidos en los pliegos de la negociación. Por lo tanto, el trabajo del comprador se concentra antes de la subasta, en su preparación, Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 21 E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet contrariamente al proceso convencional o al de la RFQ “on-line” citada, en la que el comprador dedica gran parte de su esfuerzo a analizar respuestas y contenidos. La subasta, en función de su tendencia, puede ser: 3 Subasta directa, cuando los precios son crecientes. 3 Subasta inversa, cuando los precios son decrecientes. Existen distintas modalidades de subasta según sus reglas y que se dirigen hacia determinados objetivos. Subasta inglesa. La más frecuente en Internet y la más conocida popularmente por ser la habitual, por ejemplo, en las subastas de obras de arte. Los participantes van emitiendo pujas sucesivas hasta que nadie mejora la mejor. En ese momento finaliza la subasta disponiéndose de la mejor oferta de cada participante con un orden ganador. La subasta inglesa es un mecanismo de optimización absoluta del precio por encima de cualquier otra consideración. La subasta inglesa en posición compradora es una subasta inversa, pues el comprador parte de un precio más alto que los proveedores van decrementando. La subasta inglesa obtiene mucha información del mercado y tiene más variables en su parametrización que permiten al comprador orientarla hacia ciertos objetivos. Aspectos tales como fijar o no precio de salida, a qué nivel, los saltos mínimos entre pujas (para evitar que la negociación se eternice con mejoras céntimo a céntimo), el tiempo de duración y las prórrogas (cada oferta entrada en la fase final de “x” minutos genera una prórroga de “y” minutos para que los competidores puedan reaccionar), 22 qué referencias se muestran a los participantes siempre de forma anónima (mejor precio absoluto, mejor precio de los participantes, posición, combinación de estos factores,…). No hay una solución ideal sino simplemente la más adecuada para cada estrategia pues aunque el precio más bajo esté en primer lugar, ello no implica que por ejemplo no se adjudique la cuota mayor del contrato al precio más bajo y la menor al segundo. Cualquier buen especialista de eSourcing ayuda a resolver estas dudas en los inicios. Luego serán suficientes la experiencia y el sentido común del comprador. Un error frecuente en la subasta inglesa es el creer que un precio de salida agresivamente bajo tiende a favorecer un precio de cierre en la subasta bajo. El precio de salida, si es que el comprador decide fijarlo, incide sólo en el nivel de participación pero no en el precio final. Un precio de salida demasiado bajo limita la competencia. Para cubrirse ante precios de remate por encima de las expectativas del comprador, existe el precio de reserva por encima del cual el comprador se reserva la opción de contratar pero que, una vez alcanzado o superado a la baja, fuerza el compromiso. Subasta holandesa. También aplicada en Internet y muy conocida popularmente por ser el medio de negociación, por ejemplo, en las lonjas de pescado. En ella el subastador, no los participantes invitados, va emitiendo pujas regulares hasta que un participante cubre la oferta. En ese momento finaliza la subasta con una única oferta. En su forma presencial permite al subastador controlar la velocidad del proceso sacrificando, si es preciso, cierto margen en precio. Por ello se aplica en situaciones de demanda cambiante y bienes perecederos. En Internet pretende una resolución rápida o, dado que solo un participante ofrece información con su puja, ocultar la situación de mercado Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet a los demás participantes. Este último objetivo también puede lograrse imponiendo limitaciones de visibilidad a la subasta inglesa. La subasta holandesa en posición compradora es una subasta directa pues el comprador, partiendo de un precio más bajo, hace que el sistema vaya emitiendo sucesivas pujas de forma creciente hasta que un proveedor cubra la puja. Otras modalidades de subasta como la japonesa, que al igual que la holandesa se basa en pujas regulares del subastador que los participantes han de cubrir para poder participar en la siguiente puja, o la americana o yankee, similar a la inglesa pero en la que el participante puede ofrecer otras alternativas además del precio, son de menor importancia en Internet. LA ESTRATEGIA DE LA NEGOCIACIÓN ES LA CLAVE Las herramientas de negociación son un arma cuyo buen uso optimiza los resultados del comprador pero mal aplicada se vuelve en su contra. Es esencial definir una estrategia adecuada antes de actuar. Para conocer el mercado proveedor se dispone de las herramientas de negociación (RFX) que aportan información al comprador para que pueda definir su estrategia. Llegados al punto culminante de una RFQ se podrá optar entonces por cerrar la negociación o continuarla en una subasta si se dieran las condiciones. El comprador ha de estructurar la plantilla de negociación de forma que obtenga el desglose de precios necesario para la gestión del contrato. Cualquier generalidad, especialmente en precio, que deba de ser adecuada o negociada con posterioridad pone en una situación de desventaja al comprador cuando el proveedor ya se sabe ganador del concurso. Hay opciones mejores que las hojas Excel cumplimentadas con las pujas y las plataformas más evolucionadas permiten el grado de desglose suficiente al introducir el proveedor, por ejemplo, los precios unitarios que el sistema totaliza. En escandallos de precios se pueden subastar niveles de descuento. Pero ¿cuándo subastar?. Si se espera obtener alguna o varias de las siguientes ventajas. 3 Ahorros de precio 3 Resolución rápida y transparente de una negociación compleja sin presiones. 3 Conocer con precisión y rapidez el nivel de precios del mercado. 3 Descubrir estrategias del mercado evidenciando o rompiendo tendencias monopolistas. En cualquier caso, la expectativa de ahorro antes que el coste de utilización decide la opción de subasta electrónica frente a una negociación convencional pero se han de cumplir todos estos requisitos: 3 que el objeto y volumen a contratar sean atractivos, 3 que haya competencia real si esperamos mejora de precio con proveedores adecuados y competitivos (mínimo tres, recomendable cinco proveedores), 3 que el alcance y las especificaciones se puedan llegar a definir, 3 que no sea un mercado estratégico o de dependencia crítica que pueda comportar un riesgo de fractura o pérdida del mercado proveedor. Todo lo que se compra con especificaciones Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 23 E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet y pliegos bien definidos es subastable siempre que exista competencia y alternativas de mercado que no pongan en peligro a futuro el mercado proveedor. Pero subastar no es comprar cualquier cosa al menor precio. Una estrategia correcta exige una absoluta definición de pliegos y especificaciones y una completa clasificación y evaluación de proveedores. Sólo debe de invitarse a una subasta a los proveedores previamente validados y homologados. Si el ganador de la subasta resultara ser un proveedor no evaluado que posteriormente no pudiera ser homologado, habría que recurrir al siguiente en la subasta con el consiguiente daño de imagen. No hay que olvidar que la subasta es un escaparate en el que el comprador lo ve todo y donde el proveedor percibe la seriedad del comprador. Los proveedores invitados o se aceptan, y a partir de aquí todos igual, o se ponderan. En el caso de tener que ponderarse, las plataformas de subasta tienen capacidad para soportar en tiempo real correcciones de precio de forma que, por ejemplo, a cada proveedor se le aplique una corrección porcentual de precio diferente por sus costes de no calidad y, al mismo tiempo, se le sume un importe distinto para convertir las diferentes condiciones logísticas al mismo TCO o coste total de propiedad comparando el coste total de compra por proveedor, no por precio. Las subastas son igualmente de aplicación a los servicios, no sólo a los materiales, ya sean directos (los directamente relacionados con el negocio y que representan el conocimiento estratégico del comprador) como indirectos o de consumo general (seguridad, limpieza, mantenimiento general, …). La diferencia en los servicios radica en su mayor complejidad de gestión que suele obligar a ser más preciso en la definición de los pliegos. La única preocupación del proveedor es su negocio por lo que han de evitarse complejidades innecesarias ya sean, documentales, operativas o técnicas durante la negociación y no olvidar las siguientes reglas al subastar: 3 El proveedor ha de tener en todo momento una indicación clara y directa de lo que ha de hacer para ganar el contrato. 3 No vale el compita y luego yo valoro, yo comparo … aún cuando el criterio exista y sea honesto, ha de ser visible. 3 Adjudicar los contratos respetando escrupulosamente lo establecido en las reglas de negociación. Al proveedor, de entrada: 1No le gusta la subasta 1Percibe la tecnología como una dificultad 1Siente una presión absoluta sobre el precio Luego: 1Valora la transparencia 1Aprecia el conocimiento de mercado Pero acepta y respeta las reglas del juego Comportamiento del proveedor y su experiencia en la subasta. 24 Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet 3 Nunca renegociar el resultado de una subasta pues se mata la credibilidad. BUSCANDO UN MOTOR DE SUBASTA Ya se ha tomado la decisión de subastar pero nos falta la tecnología. Puede que se quiera arrancar con alguna RFX previa a la subasta para seleccionar proveedores y establecer referencias de precio en la subasta. También puede que, al menos en los inicios, precisemos de servicios de apoyo. En cuanto a la tecnología se puede optar por: 3 Comprar una licencia; puede implantarse en los sistemas de la organización o alojarse (“hosting”) en servidores externos en modalidad ASP (Application Service Provider) 3 Alquilar una licencia; ya sea por un periodo de tiempo determinado o por uno o varios eventos en concreto (por uso). Siendo en modo ASP el software y los servidores son ajenos a los sistemas de la organización. Cualquiera que sea la opción o modalidad elegida, los especialistas de e-Sourcing ofrecen la opción de soporte operativo y técnico con diferentes niveles de servicio según requiera el cliente. Ello es también un filtro ante eventuales presiones al comprador en la preparación de la negociación y su alcance puede llegar a ser el siguiente: 3 búsqueda de proveedores 3 consultoría de e-Sourcing 3 parametrización y gestión de la negociación en el sistema 3 formación y activación de participantes con eventos ficticios La subasta es un escaparate, por lo que el comportamiento del comprador ha de ser muy cuidadoso para evitar dañar la imagen de la propia organización. 3 soporte técnico y operativo multilingüe En cualquier caso, el comprador siempre lidera la negociación, siendo el único responsable de su gestión y el único propietario del contenido. CONCLUSIÓN Empezar el e-Sourcing por las negociaciones aporta ventajas: 3 el arranque es inmediato, 3 no es preciso comprar e integrar tecnología, 3 los resultados son directos y tangibles, 3 retorno inmediato de la inversión. La subasta es un escaparate, por lo que el comportamiento del comprador ha de ser muy cuidadoso para evitar dañar la imagen de la propia organización. Ante el temor del comprador a que un buen resultado pueda poner en evidencia actuaciones precedentes, siempre tener presente que un resultado brillante en una subasta no certifica que antes se estuviera haciendo mal, es el medio quien ha optimizado las circunstancias del mercado. Compras y Existencias Nº 138 Mayo-Junio 2005 25