Lineamiento y Aplicación Servicio Hotelería y Alojamiento CUMBRE

Lineamiento y Aplicación
Servicio Hotelería y Alojamiento
CUMBRE MUNDIAL ATTA - #ATWS2015
Puerto Varas 5 – 9 OCTUBRE 2015
I.
INFORMACIÓN GENERAL
Sobre la Cumbre Mundial de Turismo Aventura (ATWS)
La Cumbre Mundial de Turismo Aventura (The Adventure Travel World Summit o
ATWS en inglés) es una reunión ejecutiva de la industria del turismo que junta
anualmente a aproximadamente 700 delegados, entre ellos tour operadores,
prensa especializada, agentes de turismo y representantes de diversos destinos,
para discutir, colaborar y formar redes centradas en la creciente industria del
turismo. Los participantes podrán disfrutar los Pre tours, Día de Aventura (Day of
Adventure o DOA en inglés), Market Place, Media Connect, plenarios inspiradores,
sesiones de grupo de discusión sobre buenas prácticas, estrategias operacionales
y habilidades de liderazgo. Como el ATWS es un ambiente que acoge el
desarrollo de relaciones comerciales, los delegados tienen la opción de asistir a
reuniones con horarios específicos el día del Market Place o formar redes de
contacto en el transcurso de la Cumbre.
Sobre Adventure Travel Trade Association (ATTA)
El Adventure Travel Trade Association (ATTA) fue creado en 1990 y cuenta con
más de 1.000 miembros en más de 90 países alrededor del mundo. Los miembros
mayormente son Tour operadores, comités turísticos, agentes y alojamientos
especializados con un interés particular en el desarrollo del turismo aventura.
ATTA entrega soluciones y conexiones que impulsan a sus miembros a alcanzar
sus metas de negocios y a la industria hacia un futuro responsable y productivo. A
través de sus eventos regionales Adventure Connect y de su conferencia anual
Cumbre Mundial de Turismo Aventura (ATWS), ATTA se distingue en servicios de
aprendizaje, red de contactos y de asociación profesional. Con experiencia en
investigación, educación, noticias y promoción de la industria del turismo de
aventura, los miembros de ATTA reciben oportunidades competitivas que ayudan
a establecerlos como líderes en el área.
Sobre el Alojamiento Oficial
Se requerirán los siguientes servicios en relación a la Cumbre:
-
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Proveedores de Servicios de Hotelería y Alojamientos asociados al evento. Es
una oportunidad única para que los expertos de la industria y medios de
comunicación de primera categoría internacional, experimenten sus productos.
Proveedores de Salones para las reuniones laterales que se desarrollarán
durante la Cumbre. (Mencionar Capacidad, y Tamaño en M2)
Para ambos requerimientos se solicita que quienes quieran participar, presenten
tarifas en pesos (IVA incluido) y dólares (con franquicia tributaria) bajo la siguiente
modalidad:
1.
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3.
4.
5.
6.
Tarifas especial y cantidad de habitaciones para delegados ATTA
asistentes a la Cumbre (en base single y doble)
Tarifas preferenciales y cantidad de habitaciones para el Staff
(organizadores) de ATTA, Turismo Chile y SERNATUR que vienen a
coordinar el evento (en base a single y doble)
Cantidad de salones con su respectiva ficha técnica (capacidades y
distribución según los formatos)
Habitaciones liberadas (indicar la cantidad) para invitados de prensa
especializada internacional, Speakers y Directores.
Todos los servicios y tarifas deben aplicarse en el período del 4 al 10 de
octubre.
La confirmación de los bloqueos de los servicios solicitados deberá
extenderse hasta el 1° de Septiembre luego de esa fecha se podrá liberar
dicho bloqueo.
Sobre los Beneficios por Participar
Cada participante escogido como proveedor podrá contar con los siguientes
beneficios:
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La posibilidad de presentar a un segmento extranjero sumamente influyente, lo
mejor de su oferta.
La posibilidad de ofrecer su alojamiento en el sitio web oficial de ATWS.
Las reservas se trabajarán de forma directa con el hotel a través de un banner del
mismo que creará especialmente ATTA en su página oficial donde los pasajeros
puedan hacer sus reservas de forma directa y sin intermediarios.
Promoción a través de los buses de acercamiento al ser hotel oficial ya que
muchas de las personas que no estén alojadas en el hotel llegarán igualmente a
conocerlo debido a que el hotel será el punto de encuentro desde donde saldrán y
volverán los buses.
Todas las Propuestas, deberán incluir los siguientes “elementos esenciales”:
-
Sustentabilidad
o El hotel deberá dar a conocer su política de sustentabilidad.
o Certificación de Calidad (Sello Q, ISO, u Otra Certificación Internacional o
Local de calidad.
-
Ubicación
o El hotel deberá estar ubicado a no más de 20 minutos caminando de la
sede del evento principal que será el hotel Patagónico.
-
Servicios
o El hotel debe destacar cuáles son los servicios que éste ofrece y su
orientación.
-
Producto
o El servicio ofrecido tiene que ser parte de una experiencia de destino,
donde se interpreten y valoren elementos como la Arquitectura,
Infraestructura, Rescate de elementos culturales y tradicionales como la
gastronomía, etc.
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Precio
o Se evaluará el porcentaje de Descuento ofrecido (este se pondera y
considera como aporte al evento) según valor comercial y propuesto, por lo
que se deberán presentar ambas tarifas en la ficha de postulación.
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La experiencia
o Tener más de un año en el mercado (demostrable).
o Tener staff en recepción y restaurant con idioma inglés.
o Debe tener descripción en inglés en su página web.
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Requerimiento
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o
o
o
Se requerirá poner pendones y material de información/difusión dentro de
las áreas comunes de los hoteles y sus habitaciones.
Se beneficiará a todos aquellos establecimientos que tengan WIFI gratuito
y de calidad.
El sistema de reservas online del hotel debe ser bilingüe.
Se debe contar con un sistema de pago en línea para clientes
internacionales.
Disposición y coordinación con la organización del evento para entrega de
información, material, horarios de buses, entre otros.
En resumen, el objetivo es la entrega de un servicio de clase mundial, es decir, que el
visitante se encuentre inmerso en una experiencia que lo conecte con el destino, con
la gente y la cultura que está conociendo - una verdadera experiencia Chilena de
calidad.
Mientras más podamos conectar, sorprender y cautivar al visitante, más memorable se
tornará su visita, y cuando lleguen a sus hogares, su transmisión positiva de boca-aboca y mediante redes sociales, resultará en más oportunidades de ventas para Chile.
II.
REQUISITOS MÍNIMOS DE POSTULACIÓN
Podrán participar de la presente licitación, establecimientos que cumplan al menos los
siguientes requisitos al momento de la presentación de su oferta:
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Ser viables con un mínimo de 10 Habitaciones.
Incluir desayuno.
Deberá estar debidamente registrado y aprobado en Sernatur. Para esto, los
plazos máximos son los siguientes:
o 20 de Abril : Inscripción y presentación de documentación
(http://registro.sernatur.cl).
o 15 de Mayo: el establecimiento debe estar con su registro al día en
SERNATUR y sin observaciones.
III.
PLAZOS Y CONDICIONES GENERALES
Todos los proveedores deberán tener presente y cumplir con:
La fecha límite para presentar su Propuesta, es el 17 de abril de 2015. Esta debe ser
enviada vía correo electrónico a Jorge Moller jorge.moller@cumbreatta2015.cl y
considera lo siguiente:
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Anexo-Formulario de Propuesta Hotelería y Alojamiento
2 Fotografías representativas del Establecimiento.
Logo de la Empresa.
Una vez recibidas las propuestas, se realizará una pre-selección dentro de un plazo
de 10 días hábiles. En este plazo se considerará si se cumplen los requisitos mínimos
indicados en el punto II y que esté incluida correctamente la información solicitada en
el formato indicado.
La aprobación final será comunicada a más tardar el día 3 de Mayo del presente año.
Se privilegiarán las propuestas de aquellos oferentes que cuenten con la mayor
cantidad de “Elementos Esenciales” descritos en los párrafos anteriores.
Se pondera y considera como aporte al evento, el porcentaje de descuento aplicado,
para ello se sugiere informar los valores Comerciales y de Oferta para cada servicio
asociado a la propuesta.
Los valores deben ser expresados en Dólares, con franquicia tributaria, o en pesos
IVA incluido y especificando si son Habitaciones Singles o Dobles.