Curso Controlling By Mundosap

MANUALES Y TUTORIALES
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1
INTRODUCCIÓN AL MANUAL DE USUARIO.......................................................... 4
1.1
2
3
Objetivo del documento. ................................................................... 4
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .......................................................................... 4
2.1
Actualizar Sociedad CO..................................................................... 4
2.2
Rangos de números para documentos de la Sociedad CO ........... 6
2.3
Actualizar versión .............................................................................. 6
DATOS MAESTROS ........................................................................................ 8
3.1
Datos maestros de Clases de Coste ................................................ 8
3.1.1
Crear clase de coste individualmente....................................... 9
3.1.2
Crear clases de coste automáticamente................................. 11
3.1.3
Grupos de Clases de Coste ..................................................... 13
3.1.4
Tratamiento colectivo de Clases de Coste. ............................ 15
3.1.5
Informe de datos maestros de Clases de Coste. ................... 15
3.2
Datos maestros de Centros de Coste. ........................................... 17
3.2.1
Jerarquía estándar de Centros de Coste. ............................... 17
3.2.2
Crear Centro de coste .............................................................. 18
3.2.3
Grupos de Centros de Coste. .................................................. 21
3.2.4
Tratamiento colectivo de Centros de Coste ........................... 22
3.2.5
Informe de datos maestros de Centros de Coste. ................. 23
3.3
Datos maestros de Órdenes ........................................................... 24
3.3.1
Creación de grupos de órdenes. ............................................. 25
3.3.2
Gestión de órdenes. ................................................................. 26
Manual CO
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3.3.3
3.4
Datos maestros de Valores estadísticos ....................................... 29
3.4.1
Creación de datos maestros de valores estadísticos............ 29
3.4.2
Actualización de listas: crear, modificar y borrar. ................. 30
3.4.3
Grupos de valores estadísticos............................................... 31
3.4.4
Informe de datos maestros de valores estadísticos.............. 31
3.5
4
Tratamiento colectivo de órdenes........................................... 27
Datos maestros de Clases de Actividad. ....................................... 32
3.5.1
Creación de datos maestros de Clases de Actividad:........... 32
3.5.2
Tratamiento colectivo de Clases de Actividad. ...................... 35
3.5.3
Grupo de Clases de Actividad. ................................................ 35
3.5.4
Informe de datos maestros de clases de actividad ............... 35
PLANIFICACIÓN DE CENTROS DE COSTE / ORDENES....................................... 35
4.1
Versiones de planificación.............................................................. 36
4.2
Claves de distribución..................................................................... 37
4.3
Ejemplo práctico con pantallas de SAP R/3. ................................. 38
4.3.1
Planif. Clases de Coste/Consumo de Actividad..................... 39
4.3.2
Planificación de Clases de Actividad...................................... 40
4.3.3
Planificación de valores estadísticos. .................................... 41
4.4
Ciclos de reparto. Distribución y subreparto plan. ....................... 41
4.5
Ayudas a la planificación. ............................................................... 42
4.5.1
Copiar planificación.................................................................. 42
4.5.2
Copiar real a plan...................................................................... 43
Manual CO
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4.6
5
Revaluación...................................................................................... 44
CONTABILIZACIONES REALES ....................................................................... 44
5.1
Realización de traspasos de Costes. ............................................. 44
5.2
Traspaso de partidas individuales ................................................. 45
5.3
Imputación de costes manual......................................................... 47
5.4
Ciclos de reparto.............................................................................. 49
5.4.1
Concepto de ciclo de reparto................................................... 49
5.4.2
Tipos de ciclos de reparto........................................................ 49
5.4.3
Creación y modificación de ciclos para valores reales......... 51
5.4.4
Modificación de ciclos de reparto. .......................................... 56
5.4.5
Bloqueo y borrado de ciclos.................................................... 56
5.4.6
Creación y modificación de variantes..................................... 57
5.4.7
Ejecución de ciclos................................................................... 58
5.4.8
Partidas individuales en la ejecución de ciclos. .................... 59
5.4.9
Anulación de ciclos. ................................................................. 59
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1 Introducción al manual de usuario.
1.1
Objetivo del documento.
El objetivo de este documento es ofrecer al usuario una guía operativa del
módulo de Controlling del sistema SAP R/3, poniendo de manifiesto los
aspectos específicos para conseguir una eficaz gestión de los costes.
2 Estructura organizativa
Dentro de este apartado definiremos aquellos parámetros relevantes dentro del
área de Controlling de gastos generales.
Ruta de acceso: Herramientas / Acelerated SAP / Customizing / Tratamiento
de Proyecto / IMG de referencia / Controlling / Controlling General /
Organización.
Dentro de este apartado tenemos tres pasos: Actualizar Sociedad CO/
Actualizar rangos de números para documentos CO / Actualizar versiones.
2.1
Actualizar Sociedad CO
La Sociedad CO es la unidad organizativa dentro de la cual se lleva a cabo la
contabilidad analítica.
La Sociedad CO puede incluir una o varias Sociedades FI. Todas las
Sociedades FI dependientes de la Sociedad CO, deberán tener idéntico Plan
Contable y Variante de ejercicio.
Datos básicos
Hacemos doble click en la Sociedad de costes que corresponda o en entradas
nuevas.
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Descripción de campos:
Soc. -> Soc. CO: Si La sociedad de coste es análoga a la sociedad FI o la
Sociedad de costes permite el cálculo de costes a nivel multisociedades.
Tipo de moneda: Moneda que se utilizará en la sociedad de costes. Las
distintas sociedades que integren la sociedad CO no tienen por que tener la
misma moneda, por eso nos da las siguientes opciones:
10 Moneda de sociedad
20 Cualquier moneda
30 Moneda grupo
40 Moneda fuerte
50 Moneda índice
60 Moneda sociedad GL
Plan de cuentas y variante de ejercicio: El mismo que el de las sociedades
FI que la integren.
Jerarquía estándar: Grupo de Centro de Coste que representa la estructura
de la empresa.
Componentes e indicadores de control
Los componentes e indicadores de control activan o desactivan determinadas
funciones parciales de la contabilidad de costes. Hay que hacerlo para cada
ejercicio (haciendo doble click sobre el ejercicio).
Asignación de sociedades
Se asignarán a la Sociedad de Costes creada las Sociedades financieras que
se quiera, siempre y cuando tengan el mismo plan contable y la misma variante
de ejercicio.
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2.2
Rangos de números para documentos de la Sociedad CO
El sistema crea un documento numerado para cada contabilización analítica y
para cada ejercicio. Los números de documento son únicos para cada
Sociedad CO. Este contador de documentos es independiente de los
contadores del módulo financiero, y no tienen por qué coincidir.
En el sistema de costes las distintas actividades que se pueden realizar, se
clasifican por transacciones (operaciones). Los rangos de números se asignan
a grupos de transacciones que son libremente definibles.
En primer lugar, hay que definir los grupos teniendo en cuenta que las
transacciones del mismo grupo van a usar números consecutivos del intervalo,
y después asignar a cada grupo los intervalos. Estos números sólo tienen
carácter informativo, para seguimiento de operaciones internas de contabilidad
analítica.
Pulsamos el botón Grupos pasaremos a visualizar los grupos actuales:
Para crear un grupo nuevo accedemos mediante el acceso Grupo / Insertar.
Le daremos una denominación y le indicaremos que rango de números va a
utilizar, así como desde que número empieza.
Para asignar las operaciones a cada grupo marcamos el grupo en cuestión y
las operaciones a asignar en ese grupo, pulsando después
asignar elemento a grupo.
2.3
Actualizar versión
Al crear una sociedad CO, el sistema crea la versión plan 0, válida para cinco
ejercicios contables. En lo referente a datos reales el sistema utiliza la versión
0, pero esta versión también admite planificación.
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Pero además en R/3 pueden convivir varias planificaciones que correspondan a
distintos escenarios, p.ej. una planificación optimista, una pesimista, otra más
probable, una revisada…. Los datos de cada una de ellas se almacenan
separadamente en distintas versiones plan.
Acceso (seleccionando una versión): Opciones para sociedad CO / Opciones
por ejercicio:
Hacemos doble click sobre el ejercicio a tratar:
Descripción de campos:
Bloqueo de la versión plan: En las versiones bloqueadas no se pueden
modificar los valores plan. Si es necesario, puede eliminar el indicador de
bloqueo y volver a ejecutar las modificaciones en el plan.
Integración plan: Controla si los datos plan se transmiten de la contabilidad de
centros de coste y de la contabilidad de costes por procesos a otras
aplicaciones (p. ej. ledger especiales o centros de beneficio) y si en cada
modificación de datos plan se escriben documentos de partidas individuales.
Liberar o no la versión plan para copias: Indicador que define si esta versión
se puede utilizar o no como modelo para crear valores para otra versión en una
operación de copia.
Introducción de tipos de cotización para conversiones de moneda: Clave
con la que puede almacenar tipos de cambio en el sistema.
Activación de la integración de planificación y división de partidas
individuales plan: Controla si la planificación de una orden CO / elemento
PEP está integrada en una versión plan con la planificación de centros de coste
o de procesos empresariales.
Parametrizaciones para la determinación de tarifas: Este indicador controla
el procedimiento que hay que utilizar para determinar la tarifa de una clase de
actividad.
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3 Datos Maestros
3.1
Datos maestros de Clases de Coste
Clases de coste primarias
Las Clases de Coste primarias son objetos de coste dentro del Controlling, que
se identifican unívocamente con los conceptos de gasto / ingreso del plan de
cuentas de la empresa. Una Clase de Coste primaria, por tanto, es la
representante de una cuenta contable dentro de la operativa de la contabilidad
analítica, identificándose con el mismo código de la propia cuenta.
Clases de coste secundarias
Las Clases de Coste secundarias son también objetos de coste dentro del
módulo de controlling, que no se identifican específicamente con cuentas
contables de gastos o ingresos.
Estas Clases de Coste son herramientas instrumentales para la ejecución de
determinadas contabilizaciones propias del módulo de Controlling, cuando se
pretende seguir la traza de las mismas. Se trata de cuentas puentes para
distribuir entre varios Centros de Coste u Órdenes las contabilizaciones que le
hayan sido imputadas a dicho Centro de Coste u orden. Pueden utilizarse para
las siguientes operaciones de Controlling:
21 Liquidación interna.
31 Periodificación de órdenes/proyectos.
41 Recargos de gastos generales.
42 Subreparto.
Como denominación de la Clase de Coste secundaria cabe cualquier
combinación de caracteres alfanuméricos. El único requisito que debe cumplir
es que no coincida con ninguna cuenta contable del grupo 6 ó 7.
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3.1.1
Crear clase de coste individualmente.
Se describe a continuación el procedimiento a seguir en caso de tener que
crear una clase de coste primaria.
Pantalla de acceso al maestro de Clases de Coste: Finanzas / Controlling /
Contabilidad de clases de coste / Datos maestros / Clases de coste /
Tratamiento individual / Crear primario.
Descripción de los campos:
Clase de coste: Código de la nueva cuenta contable.
Válido desde: por defecto el día 1 del mes en curso. Siempre deberá
modificarse al día 1 de enero del ejercicio en curso.
Válido hasta: en principio no tiene restricción de validez temporal, por lo que la
fecha por defecto es 31.12.9999.
En caso de que la Clase de Coste se vaya a crear a partir de otra que ya existe
(Crear como modelo), se introducirá el código de la misma y la sociedad. Este
no es el procedimiento más recomendado, pues si la clase de coste se crea sin
modelo, SAP R/3 ya coge automáticamente la descripción breve y larga de la
cuenta contable correspondiente.
Datos básicos
Denominación: texto corto para la descripción de la Clase de Coste.
Descripción: texto largo para la descripción de la Clase de Coste.
Tipo de Clase de Coste: se elegirá siempre “1” por ser coste primario.
Indicador
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Gestionar en cantidad: Indicador que determina si los volúmenes de consumo
se han de llevar en la Clase de Coste.
Unidad de medida: para la Clase de Coste se han de gestionar cantidades de
consumo en esta unidad de consumo o en una unidad de consumo convertible
a ésta.
Imputación propuesta
Centro de Coste: elemento de coste no operativo en el diseño de esta
estructura analítica.
Orden: código de la orden a la que se propone automáticamente la imputación
de cualquier contabilización que se realice en el módulo de financiero,
utilizando la cuenta que se está creando como clase de coste. Esta imputación
propuesta puede modificarse manualmente en el momento de contabilizar.
Modificación de datos maestros de Clases de Coste.
La modificación de los datos maestros de una Clase de Coste se refiere a
cualquiera de sus características, salvo al código que se le ha otorgado a la
hora de dar el alta.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste /
Datos Maestros / Clases de Coste / Tratamiento Individual / Modificar.
En primer lugar hay que introducir el número de la cuenta contable que se
quiere modificar. Se accede a la pantalla de datos básicos de la clase de coste
en cuestión. En ella se realizan las variaciones oportunas, sobre una pantalla
idéntica a la de la creación de la Clase de Coste.
Bloqueo y desbloqueo de Clases de Coste.
Una Clase de Coste se puede bloquear para cualquier tipo de operación en CO
limitando su validez temporal. Al crear la clase de coste hemos puesto que es
válida indefinidamente, pero esta fecha de “Válido hasta” se puede modificar.
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3.1.2
Crear clases de coste automáticamente.
Este proceso se aplicará a la hora de generar una serie de clases de coste de
forma rápida por parte del sistema.
Se realiza esta carga inicialmente cuando no existe ninguna clase de coste en
el sistema.
Las clases de coste se han creado para los ejercicios 2000 – 2001. Se deberá
ejecutar este proceso cada ejercicio, o cada dos, creándolas para este periodo
de tiempo limitado. Esto nos limitará el margen de error en el caso de que
cambien nuestros criterios analíticos.
Ruta de acceso: IMG / Controlling / Contabilidad de clases de coste / Datos
Maestros / Clases de Coste / Crear clases de coste primario y secundario
automáticamente.
Dentro de este apartado tenemos tres pasos: Efectuar parametrización previa /
Crear juego de datos batch input / Ejecutar juego de datos batch input.
3.1.2.1
EFECTUAR PARAMETRIZACIÓN PREVIA
Especificamos el plan en el cual vamos a crear las clases de coste de manera
automática.
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En esta pantalla, a través del icono de
, especificaremos bien
intervalos o bien cuentas individuales que creamos del plan de cuentas
anteriormente especificado.
Si son clases de coste primarias – tipo 1 u 11 - o bien clases de coste
secundarias – tipo 42, 43... -.
Grabamos los datos y pasamos a la siguiente fase.
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3.1.2.2
CREAR JUEGO DE DATOS BATCH INPUT
En esta pantalla especificaremos la sociedad CO a la cual añadiremos las
clases de coste y el periodo de validez de los mismos.
Pulsando el botón de ejecutar obtenemos el listado del juego de datos batch
input para la creación de clases de coste.
3.1.2.3
EJECUTAR JUEGO DE DATOS BATCH INPUT.
En esta pantalla seleccionamos el proceso a ejecutar. En nuestro caso solo
tenemos uno. Si tuviéramos más cogeríamos el que acabamos de generar
(Status Nvo).
Tras seleccionar pulsamos el icono
parámetros para la ejecución.
y seleccionamos los
En modo de procesamiento Visualizar solo errores y en el modo funciones
adicionales: Log ampliado y modo experto.
Y lo ejecutamos y si se nos produce un error tendremos la opción de corregirlo
sobre la marcha y continuar con el proceso.
3.1.3
Grupos de Clases de Coste
Los grupos de Clases de Coste se crean con objeto de facilitar el acceso
directo a conjuntos de cuentas contables que, por ejemplo:
Cumplen un mismo criterio de reparto
Componen una única partida en los informes
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Se refieren a un tipo concreto de Clase de Costes
Estos grupos se configuran como estructuras de árbol, al igual que ocurría con
los grupos de Centros de Coste.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste /
Datos maestros / Grupos de Clases de Coste / Crear/Modificar/Visualizar.
Crear grupo de Clases de Coste:
La pantalla de acceso pide un código de designación del grupo de Clases de
Coste, y una vez completado dicho campo se puede configurar la estructura de
árbol que se desee, sin más que ir añadiendo nodos (especificando sus
relaciones dentro de la estructura: nodos subordinados, nivelados, etc.).
Al último nivel de cada rama o nodo se le introducirán las cuentas contables en
cuestión, pulsando el botón “Valores”. El sistema valida que una misma Clase
de Coste no pueda asignarse a dos ramas diferentes dentro del mismo árbol.
Modificar grupo de Clases de Coste:
Desde la pantalla de acceso a la Modificación de Grupos de Clases de Coste
se puede desplegar un “matchcode” que permite restringir las condiciones de
búsqueda. Cualquier Grupo de Clases de Costes ya creado, tanto los nodos
finales como otros nodos superiores, pueden ser utilizados entre otros grupos
diferentes. En este caso, hay que tener en cuenta que cualquier modificación
de un grupo existente afectará a todos los árboles en los que dicho grupo está
incluido.
Borrar grupo de Clases de Coste:
Para borrar un grupo de Clases de Coste, ya sea la totalidad de un árbol como
alguno de sus nodos, es necesario estar en la pantalla de modificación del
grupo en cuestión.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste /
Datos Maestros / Grupo de Clases de Coste / Modificar.
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Bastará entonces con seleccionar el grupo deseado y pulsar “Marcar” para que
el grupo quede diferenciado en un color distinto. Entonces aparece en la barra
de botones el icono “Borrar marcas”, que permite borrar el grupo de Clases de
Coste, siempre que éste no esté siendo utilizado en otras operaciones del
módulo, tales como ciclos de reparto.
3.1.4
Tratamiento colectivo de Clases de Coste.
Esta opción nos sirve para poder visualizar o borrar una serie de Clases de
Coste en grupo. Nos sirve también para anular temporalmente una o varias
cuentas como Clases de Coste.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste /
Datos Maestros / Clases de Coste / Tratamiento Colectivo / Visualizar o Borrar.
Si vamos a borrar, el campo “Válido desde” nos indica el período en el que esa
/ esas cuentas van a dejar de ser Clases de Coste
Si vamos a visualizar, el procedimiento es el mismo que a través del Informe de
datos maestros de Clases de Costes.
3.1.5
Informe de datos maestros de Clases de Coste.
La obtención de un listado resumen de todas las Clases de Coste que existen
para la sociedad de Controlling es directa a través de:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Clases de Coste / Sistema Info /
Informes de la contabilidad de clases de coste/ingreso / Indice datos maestros /
Clase de Coste: Informe datos maestros.
En la pantalla de acceso al informe se pueden limitar las condiciones de
selección por varios campos:
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-
Código de la Clase de Coste: valor individual, intervalo, grupo,
variante o todas.
-
Válido de: clases de coste válidas en el periodo indicado.
Si se dejan todos los campos en blanco, marcando el campo “Todas las Clases
de Coste”, el listado que se obtiene es completo.
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El formato estándar de salida del informe presenta una serie de columnas, sin
embargo, el usuario puede fácilmente modificar la estructura de columnas o el
orden de clasificación de las Clases de Coste. Para ello es necesario pulsar el
botón “Variante Visualiz. actual…” o pulsar Ctrl+F8, pasándose a la pantalla en
que se eligen los criterios de selección.
El informe se puede imprimir y volcar a hoja de cálculo para su posterior
tratamiento, siguiendo los siguientes pasos: Lista / Exportar / Hoja de cálculo
del coste. Aparecerá el siguiente cuadro:
Bastará con escoger “Rich Text Format” y marcarle el lugar y el formato donde
queremos que nos lleve el documento.
3.2
Datos maestros de Centros de Coste.
Los centros de coste se crean a fin de posibilitar una asignación diferenciada
de los gastos generales y a fin de poder realizar un control diferenciado de los
costes que se originan dentro de la empresa. Nacen con la idea de duración
estable en el tiempo. Para una duración limitada el sistema propone la
utilización de órdenes de gastos generales.
3.2.1
Jerarquía estándar de Centros de Coste.
Las posibles modificaciones estructurales de la empresa deben estar
soportadas en el diseño que se ha hecho de la misma en la Jerarquía Estándar
de Centros de Coste. Todos los Centros de Coste que se dan de alta
obligatoriamente tienen que ocupar una posición en ésta.
En dicha configuración de Centros de Coste se refleja la estructura actual de
negocio, aunque es frecuente la modificación de áreas de jerarquía dentro del
grupo de Centros de Coste.
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Crear, modificar nodos en la jerarquía estándar.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste /
Datos maestros / Jerarquía Estándar / Modificar.
Para insertar algún nodo nuevo o un crearnos algún Centro de Coste
directamente desde esta pantalla, nos situamos encima del nodo de referencia
y pulsamos
‘Crear’. Nos aparece una ventana con las opciones disponibles:
Centro de coste: creamos un Centro de coste a nivel inferior.
Grupo asignado a nivel inferior: inserta un nodo a nivel inferior.
Grupo en el mismo nivel: inserta un nodo al mismo nivel.
Podemos arrastrar tanto los nodos como los Centros de coste y asignarlos o
nivelarlos a otros.
3.2.2
Crear Centro de coste
Se describe a continuación el procedimiento a seguir para registrar en SAP R/3
un Centro de Coste.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Datos maestros / Centros de Coste / Tratamiento Individual / Crear.
Descripción de los campos:
Código: El correspondiente al Centro de Coste a dar de alta.
Válido desde: por defecto el sistema da la fecha correspondiente al día 1 del
mes en curso, pero habrá que modificar siempre la fecha para introducir el 1 de
enero del año en que se dé de alta.
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Válido hasta: en principio no se le pone ninguna limitación temporal, así que la
fecha del 31.12.9999 aparecerá por defecto.
En caso de que el Centro de Coste se vaya a crear a partir de otro que ya
existe (Crear como modelo), se introducirá el código y la sociedad a la que
pertenece el Centro de Coste modelo.
a) Datos básicos
Descripción: texto largo para la descripción del Centro de Coste.
Responsable: código que identifica a al persona encargada de la gestión del
Centro de Coste, o responsable. Es una entrada obligatoria para el sistema.
Departamento: área de la que depende el Centro de Coste. No es obligatorio.
Clase de centro de coste: los posibles valores que podrá tomar este campo
son:
-
A:
Albatros
-
E:
Desarrollo
-
F:
Fabricación
-
G:
Logística
-
H:
CeCo auxiliar
-
L:
Dirección
-
M:
Material
-
S:
Social
-
V:
Comercial
-
W:
Gestión
Área de jerarquía: nodo de la jerarquía estándar al que se asignará el Centro
de Costes que se está creando.
Sociedad: En el caso de la Corporación Albatros se introducirá la Sociedad FI
que corresponda.
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Moneda: en este campo se introduce la moneda en que se gestionan las
imputaciones al Centro de Coste (EUR).
Centro de beneficio: no se rellena.
b) Control:
Bloquear: Desde aquí bloquearemos las operaciones que no deseemos que
se realicen en un Centro de Coste.
Gestionar cantidad: no se marca.
b)
Dirección
Son campos informativos sobre la persona encargada de dicho Centro de
Coste, la dirección de contacto, etc.
Modificación de datos maestros de Centros de Coste.
La modificación de los datos maestros de un centro de coste se refiere a
cualquiera de sus características, salvo al código que se le ha otorgado a la
hora de dar el alta. Alguno de los datos, como sociedad, no se podrán cambiar
nada más que al principio de cada ejercicio.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste /
Datos Maestros / Centro de Coste / Tratamiento Individual / Modificar.
Habrá que introducir el código de Centro de Coste que se quiere modificar y
realizar las variaciones oportunas (en campos descriptivos, en la posición del
Centro de Coste dentro de la jerarquía estándar, etc.).
Bloqueo y desbloqueo de Centros de Coste.
Un Centro de Coste admite varios tipos de bloqueo:
Para operaciones contables de imputación: que no admita imputación de
gastos, que no admita imputación de ingresos.
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Para operaciones de presupuestación: que no admita la presupuestación de
gastos.
Estas restricciones se definen en la pantalla “Indicador”.
Por otra parte, un Centro de Coste se puede bloquear para cualquier tipo de
operación limitando su validez temporal. Al dar el alta, el centro es válido hasta
la fecha que se indique.
3.2.3
Grupos de Centros de Coste.
Un grupo de Centros de Coste es un conjunto ordenado de Centros de Coste,
recopilados con objeto de poder operar con ellos como unidad independiente.
El sistema nos permite realizar, aparte de la jerarquía estándar, tantas
agrupaciones de Centros de Costes como necesitemos.
El grupo se configura bajo una estructura de árbol con diferentes ramas, lo que
permite hacer subgrupos dentro de un único grupo (ramas y nodos del árbol).
En el módulo de CO es útil la creación de grupos de Centros de Coste, ya que
permiten acceso directo al conjunto definido con objeto de:
-
extraer informes,
-
realizar
consultas
sobre
contabilizaciones
reales,
datos
presupuestarios, …
-
ser los Centros de Coste receptores en un ciclo de reparto, etc.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste /
Datos Maestros / Grupo de Centros de Coste / Crear, Modificar o Visualizar.
La pantalla de acceso pide un código de designación del grupo de Centros de
Coste, y una vez completado dicho campo se puede configurar la estructura de
árbol que se desee, sin más que ir añadiendo nodos especificando sus
relaciones: subordinados, nivelados, etc. En los últimos niveles de cada rama o
nodo se introducirán los códigos de los Centros de Coste, mediante el botón
“Valores”.
El sistema valida que un Centro de Coste no pueda ser asignado a dos ramas
diferentes dentro del mismo árbol.
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Modificar grupo de centros de coste
Desde la pantalla de acceso a la Modificación de grupos de Centros de Coste
se puede desplegar una pantalla que permite restringir las condiciones de
búsqueda (mediante el carácter “*”).
Cualquier grupo de Centro de Costes ya creado, tanto los nodos finales como
otros nodos superiores, pueden ser utilizados entre otros grupos diferentes de
Centros de Costes. En este caso, hay que tener en cuenta que cualquier
modificación de un grupo existente afectará a todos los árboles en los que
dicho grupo está incluido.
Borrar grupo de Centros de Coste:
Para borrar un grupo de Centros de Coste (también puede tratarse de cualquier
nodo de un árbol de Centros de Coste), es necesario encontrarse en la pantalla
de modificación del grupo de Centros de Coste en cuestión.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de Centros de Coste /
Datos maestros / Centros de coste / Grupo de centros de coste / Modificar.
En esta pantalla, basta con colocar el cursor sobre el nodo que se desea
eliminar y utilizar el botón de “Marcar”. En la barra de botones aparecerá el
botón “Borrar”, que permitirá eliminar el grupo ya creado, con tal de que no esté
siendo utilizado por el sistema en otras funciones (ciclos de reparto,
planificación de tablas, etc.).
3.2.4
Tratamiento colectivo de Centros de Coste
Esta opción nos sirve para poder visualizar, modificar o borrar una serie de
Centros de Coste. También nos permite hacer una entrada rápida de Centros
de Coste.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste /
Centros de Coste / Tratamiento Colectivo / Modificar, Visualizar, Borrar o
Entrada Preliminar.
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Si vamos a borrar, el campo “Válido desde” nos indica el período en el que ese
/ esos Centros de Costes van a dejar de serlo.
Si vamos a visualizar, el procedimiento es el mismo que a través del Informe de
datos maestros de Centros de Costes
Entrada preliminar nos sirve para hacer una entrada rápida de Centros de
Coste.
3.2.5
Informe de datos maestros de Centros de Coste.
La obtención de un listado resumen de todos los Centros de Coste dados de
alta en la sociedad de CO es directa a través de:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Sistema Info / Informes de la contabilidad Ceco / Índice de Datos Maestros /
CeCo: Informe de datos maestros.
En la pantalla inicial del informe se pueden limitar las condiciones de selección
por varios campos: código del Centro de Coste, tipo de Centro de Coste,
fechas de validez, grupos, etc. Pinchando en centro / grupo / todos. Si se dejan
todos los campos en blanco, el listado que se obtiene es completo.
El formato estándar de salida del informe presenta las columnas de código,
descripción, fecha límite de validez, área de jerarquía de la que depende y
responsable, pero el usuario puede fácilmente modificar la estructura de
columnas o el orden de clasificación de los centros.
El informe obtenido de esta forma se puede imprimir y volcar a hoja de cálculo
para su posterior tratamiento.
También es posible clasificar los datos del informe atendiendo a diferentes
criterios. Para ello es necesario pulsar el botón “Clasificar”, pasándose a la
pantalla en que se eligen los criterios de selección.
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3.3
Datos maestros de Órdenes
Las órdenes internas se utilizan para planificar, recoger, analizar y liquidar
costes de operaciones específicas realizadas en el ámbito de la empresa.
Representan un nivel operativo más detallado que la imputación a Centros de
Costes. Tienen carácter temporal.
Para crear una orden realizamos los siguiente pasos:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos maestros /
Orden / Crear
Descripción de los campos:
Clase de orden: Todas las ordenes se crean dentro de una clase. A través de
la Clase de orden se determinan los parámetros que tienen influencia sobre la
ejecución de la orden.
En la clase de orden se determina el rango de número de las órdenes.
Modelo de orden: Se puede crear una orden utilizando como modelo otra ya
existente.
Descripción de campos.
Orden: nº de orden, es la clave que identifica una orden dentro del mandante.
Es un campo obligatorio.
Cada orden llevará un rango de números implícito, dentro del cual se dará de
alta la nueva orden. El rango permitido lo podremos ver accionando la tecla del
Matchcode, en el campo de la orden:
Sociedad: El sistema la trae de la pantalla anterior si la Sociedad CO sólo tiene
asignada una Sociedad FI.
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Centro de costes responsable: clave que identifica un centro de forma
unívoca. Será el Centro de Costes, al que está asignado la orden
organizativamente.
Clase de objeto: Determina que tipo de orden estamos creando (en nuestro
caso GG –Gastos Generales).
Nº de orden externo: Para identificar las ordenes de forma más fácil se puede
introducir en este campo cualquier clave externa, como por ejemplo la
numeración que puedan tener los proyectos en un sistema externo.
En el resto de pestañas podemos incluir datos informativos o relevantes para
otras áreas.
Una vez que hemos rellenado los campos obligatorios (que son los que
aparecen con signo de interrogación en la pantalla), se graba la orden.
Norma de liquidación.
Sin utilidad en este caso.
Modificación de datos maestros de órdenes.
La modificación de los datos maestros de una orden se refiere a cualquiera de
sus características, salvo al código que se le ha otorgado a la hora de dar el
alta.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos Maestros /
Orden / Modificar.
Introducimos el código de la orden que se quiere modificar y realizamos las
variaciones oportunas.
3.3.1
Creación de grupos de órdenes.
Para crear un grupo de órdenes realizamos los siguiente pasos:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos maestros /
Grupos de Órdenes / Crear.
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Grupo de órdenes: se introduce el código que va a representar al grupo de
órdenes.
Se pulsa “Enter” y se pasa a la siguiente pantalla.
Modificar grupos de órdenes:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos Maestros /
Grupos de Ordenes / Modificar.
Se accede a la pantalla en que se modifican los grupos de órdenes existentes.
Borrar grupo de órdenes:
Para borrar un grupo de órdenes, es necesario encontrarse en la pantalla de
modificación del grupo de órdenes en cuestión.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Órdenes CO / Datos maestros /
Grupo de centros de coste / Modificar.
En esta pantalla, basta con colocar el cursor sobre el nodo que se desea
eliminar y utilizar el botón de “Marcar”. En la barra de botones aparecerá el
botón “Desglosar relación” que permitirá eliminar el grupo ya creado, con tal de
que no esté siendo utilizado por el sistema en otras funciones (ciclos de
reparto, planificación, etc.).
3.3.2
Gestión de órdenes.
Mediante el control del “Status” de la orden se va a gestionar qué operaciones
empresariales y cuáles no son posibles ejecutar en la citada orden en un
determinado momento.
Para modificar el “Status” de una orden es necesario seguir los pasos
reflejados en la siguiente pantallas:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Órdenes CO / Datos Maestros /
Orden / Modificar
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A través de esta pantalla, desplegando el “matchcode” se facilita la selección
del dato maestro de orden. Una vez seleccionada la orden, se pulsa el botón
“Datos maestros” y dentro de la pantalla que aparece se selecciona la pestaña
de “Control”.
En esta pantalla se modifica el status de la orden. Para ello, se pulsan las
flechas que indican el siguiente status al que puede pasar la orden ( liberada,
cierre técnico, etc.).
En las clases de orden mediante el indicador “Liberación inmediata” se puede
establecer que el status de la orden en el momento de su creación sea ya
Liberado.
Modificar status:
Mediante el Acceso Pasar a / Status aparecerá la siguiente pantalla:
A través de la gestión de status del sistema, éste informa de las operaciones
que se han realizado con una orden y las que se pueden realizar. El paso de
una fase a otra dentro del status debe ser realizado por el usuario, pero el
sistema informa automáticamente de aquellas operaciones que se han
realizado con la orden y que modifican parcialmente el status (p.ej., si la orden
ha sido bloqueada, marcada para borrado, si la norma de liquidación ha sido
entrada...).
Pulsando el botón “Operaciones empresariales” (sin salir de la pantalla anterior)
se verán las operaciones y la influencia que tienen, es decir, si están prohibidas
o permitidas. Pulsando el icono de página nueva podemos ir arriba y abajo.
Podremos ver todas las posiciones.
3.3.3
Tratamiento colectivo de órdenes
Esta función nos sirve para visualizar o modificar datos de órdenes en masa.
Además nos permite, con la selección de datos que hacemos, editar una lista
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de ordenes que cumplan esos requisitos y poder hacer un grupo de órdenes
con ellos.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos maestros /
Tratamiento colectivo / Manualmente.
Cuando seleccionemos esta transacción nos aparece una ventana de selección
con las variantes existentes. Seleccionaremos alguna que nos hayamos creado
o la variante general SAP&02 Criterios selección generales.
Si la variante seleccionada ya es una creada por nosotros, recogerá los
criterios de selección que buscamos. Sea así o sea la variante general,
tenemos la posibilidad de dictar los criterios de selección que queremos. Para
ello pulsaremos el botón
Modificar los criterios de selección.
En esta pantalla nos aparecen todos los campos relacionados con las órdenes,
de manera que marcándole unos valores para cada campo nos sacará una lista
de las órdenes (proyectos) que cumplen esos criterios.
Después de proponer los criterios de selección tenemos la opción de grabar
estos como variante. Para ello pulsaremos el botón grabar y únicamente damos
un código de variante y una descripción en la siguiente pantalla:
Una vez seleccionados los criterios y grabados, si los queríamos grabar,
pulsamos
para volver a la pantalla de selección de variante y aquí
pulsamos
ejecutar. Nos saldrá una lista con todas las órdenes que reúnan
esas condiciones.
Podemos visualizar esta lista de distintas formas, con unos campos u otros con
unas variantes prediseñadas. Para ello utilizamos los botones
.
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Podemos modificar los valores que aquí aparecen; entrar en los datos
maestros de la orden haciendo doble click en ella y así modificar cualquier
campo; imprimir la lista (Lista de ordenes → Imprimir → Lista); crear un grupo
de órdenes con las seleccionadas (marcando las ordenes que nos interesan,
Tratar → Crear grupo órdenes)…
3.4
Datos maestros de Valores estadísticos
El valor estadístico se utiliza como base de imputaciones internas (distribución
y subreparto), así como en el análisis de ratios. Como en el caso de las Clases
de Coste y Centros de Coste, se pueden crear grupos de Valores estadísticos.
Los valores estadísticos se planifican y contabilizan en los Centros de Coste.
Por ejemplo, si se desea imputar los costes del comedor a Centros de Coste
individuales, dependiendo del número de empleados que trabajan en cada
Centro de Coste, se introduce el número de empleados en cada centro de
coste como un valor estadístico.
3.4.1
Creación de datos maestros de valores estadísticos
Para crear un valor estadístico sólo se necesita darle código, denominación y
unidad de medida.
Se describe ahora el procedimiento a seguir para crear un nuevo valor
estadístico que identifique, por ejemplo, los metros cuadrados de una oficina,
con el fin de repartir los gastos de alquiler.
A dicho valor estadístico se le da el nombre “METROS”, y su unidad de medida
será “M2” (metros cuadrados).
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes /
Datos Maestros / Valores Estadísticos / Tratamiento Individual / Crear.
Descripción de los campos:
Código: los 6 caracteres alfanuméricos que identifican el valor estadístico que
se va a crear. Se introduce el código deseado.
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Código del modelo: código del valor estadístico modelo (si se crea como
modelo de otro valor estadístico ya existente).
Denominación: se introduce en este campo la denominación que se le quiera
dar al valor estadístico. Es un texto explicativo.
Unidad: unidad de medida para el contenido de la tabla asociada.
Tipo de valor: podremos elegir entre valores fijos o valores totales, según lo
que pinchemos.
Modificación de datos maestros de valores estadísticos.
La modificación de valores estadísticos se realiza accediendo a la pantalla
básica de definición del valor estadístico a través de:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes /
Datos Maestros / Valores Estadísticos / Tratamiento Individual / Modificar.
3.4.2
Actualización de listas: crear, modificar y borrar.
Para borrar valores estadísticos hay que entrar en la lista de valores
estadísticos creados para la sociedad. Dicha lista se puede actualizar, eligiendo
los valores estadísticos que se quieren eliminar.
Con este método también se tiene acceso a la modificación de la denominación
de los valores estadísticos, así como a su unidad de medida y al tipo
(modificaciones que también se pueden hacer según lo explicado
anteriormente).
Entrando por la Ruta de acceso Finanzas / Controlling / Contabilidad de
centros de coste / Datos Maestros / Valores Estadísticos / Tratamiento colectivo
/ Modificar, se accede a un listado resumen de los valores estadísticos
existentes en la sociedad.
Con este método también se tiene acceso a:
Crear: botón “Entradas nuevas”.
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Crear con modelo: marcando la línea del valor estadístico modelo, pulsando el
icono “Copiar como” y con el botón de “Entradas nuevas”.
Modificar: posicionando el cursor en el campo que se quiere modificar y
pulsando el botón Modificar .->Visualizar.
Borrar valores estadísticos: Marcando la línea y con el icono de la papelera.
La creación y la modificación de valores estadísticos (tanto la denominación
como su unidad de medida y su tipo) se hacen de forma más rápida a través de
listas, en vez de siguiendo el método anteriormente explicado de los Datos
maestros.
3.4.3
Grupos de valores estadísticos.
A veces interesa agrupar Valores estadísticos de forma que las tablas
asociadas se puedan agregar para utilizarlas como herramienta que facilite
otros procesos (por ejemplo la planificación).
Estos grupos, al igual que los grupos de Centros de Coste o de Clases de
Coste, consisten en estructuras de árbol con ramas y nodos. Al nivel inferior del
árbol se cuelgan los valores estadísticos individuales.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Datos Maestros / Grupos de valores estadísticos / Crear, Modificar o Visualizar.
El procedimiento de creación del grupo de valores estadísticos es idéntico al de
creación de grupos de Centros de Coste o Clases de Coste. Se irá creando la
estructura de árbol requerida, colgando sucesivamente los nodos y
actualizando los valores estadísticos que cuelgan de los nodos finales de la
estructura.
El procedimiento de modificación de grupos de valores estadísticos también es
idéntico al de modificación de grupos de Centros de Coste o Clases de Coste.
3.4.4
Informe de datos maestros de valores estadísticos.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Sistema Info / Índice datos maestros / Valores estadísticos: informes datos
maestros.
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Si no se restringen las condiciones de selección, se puede obtener el listado
completo. Dicho listado, por defecto, contendrá el código, unidad y tipo de cada
valor estadístico, pero esta estructura de informe se puede modificar por el
usuario: orden de las columnas, campos, clasificaciones según varios
criterios,...
3.5
Datos maestros de Clases de Actividad.
Las Clases de Actividad se precisan para poder efectuar una facturación
interna de actividades así como para la hoja de horario de trabajo . En la
facturación interna, las actividades prestadas por el Centro de Coste se utilizan
como magnitudes de referencia de los costes. La facturación interna de una
actividad implica que la actividad prestada internamente se mide, se registra y
se imputa de forma manual, automática o indirecta.
Para hacer la imputación, deberá crear las correspondientes Clases de
Actividad y las Clases de Coste secundarias relacionadas con estas, en el
sistema SAP para la imputación de actividades. Las Clases de Actividad se
consideran magnitudes de referencia para la generación de costes.
3.5.1
Creación de datos maestros de Clases de Actividad:
Para crear una Clase de Actividad sólo se necesita darle código y una fecha a
partir de la cual empieza a ser operativa. Los pasos a seguir en SAP para crear
una Clase de Actividad son los siguientes:
Se describe ahora el procedimiento a seguir para crear una nueva Clase de
Actividad que identifique, por ejemplo, la tarifa normal para un trabajador.
A dicha Clase de Actividad se le da el nombre “NORMAL”, y su unidad de
actividad será “H” (horas).
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de los centros de costes
/ Datos Maestros / Clase de Actividad / Tratamiento Individual / Crear.
Descripción de los campos:
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Código: Caracteres alfanuméricos que identifican la Clase de Actividad que se
va a crear. Se introduce el código deseado.
Válido desde – hasta: intervalo de tiempo en el que es operativo.
Código del modelo: código de la Clase de Actividad modelo (si se crea como
modelo de otro valor estadístico ya existente).
Denominación: Denominación general del objeto.
Unidad de actividad: Unidad de medida en la que se mide una clase de
actividad.
Clases de CeCos: El indicador determina para qué clases de centro de coste
se admite una clase de actividad para la planificación y como emisor en la
facturación interna de actividad.
Tipo de clase de actividad: Indicador que establece la clase de planificación
de volúmenes de actividad y de facturación de actividades:
-
1 entrada manual, facturación manual
-
2 determinación indirecta, facturación indirecta
-
3 entrada manual, facturación indirecta
-
4 entrada manual, sin facturación.
Clase de coste de facturación interna: Las clases de actividades imputables
se imputan bajo la clase de coste de facturación interna que se debe introducir
aquí. Esta clase de coste se debe crear en el maestro de clases de coste como
clase de coste secundaria del tipo "facturación interna de actividad".
Indicador de tarifa: Indicador que establece cómo se determina la tarifa de
una clase de actividad en un centro de coste:
001 La tarifa de la clase de actividad se determina
automáticamente en base a la actividad plan y a los costes plan
correspondientes del centro de coste.
002 La parte variable de la tarifa se determina en base a la
actividad plan.
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003
La tarifa de la clase de actividad se activa manualmente.
004 La tarifa plan de la clase de actividad se determina de
forma absolutamente iterativa.
Cantidad real manual: Si el indicador está fijado, se puede contabilizar una
cantidad manual junto con la cantidad con la que se abona el objeto.
Valores divergentes para imputación real: Estos datos únicamente se
rellenarán si la actividad lleva un recálculo real al final del periodo.
Tipo de clase de actividad real:
‘ ‘
Como en el plan
1
Entrada manual, imputación manual
2
Determinación indirecta, imputación indirecta
3
Entrada manual, imputación indirecta
4
Entrada manual, sin imputación
5
Imputación teórico = real
Indicador de tarifa real:
5
Tarifa real automáticamente en base de actividad
6
Tarifa real automáticamente en base de capacidad
Una vez completados estos datos grabamos.
Podemos bloquear el uso de una Clase de Actividad en la pestaña “Indicador”.
Modificación de datos maestros de Clases de Actividad.
La modificación de Clases de Actividad se realiza accediendo a la pantalla
básica de definición del Clases de Actividad de:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes /
Datos Maestros / Clases de Actividad / Tratamiento Individual / Modificar.
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3.5.2
Tratamiento colectivo de Clases de Actividad.
Esta opción nos sirve para poder visualizar o borrar una serie de Clases de
Actividad. Nos sirve también para anular temporalmente una / varias Clases de
Actividad.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Clases de Actividad / Tratamiento Colectivo / Visualizar o Borrar
Si vamos a visualizar, el procedimiento es el mismo que a través del Informe de
datos maestros de Clases de Actividad.
3.5.3
Grupo de Clases de Actividad.
Para crear un grupo de Clases de Actividad realizamos los mismos pasos y
operaciones que para crearnos cualquier otro grupo:
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Costes / Datos maestros /
Grupos de Clases de Actividad / Crear – Modificar - Visualizar.
3.5.4
Informe de datos maestros de clases de actividad
Ruta de acceso: Fianzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste
/Sistema info /Informes de la contabilidad de CeCo / Índice de datos maestros /
Cl. Actividad: Informe datos maestros.
Si no se restringen las condiciones de selección, se puede obtener el listado
completo. Dicho listado, por defecto, contendrá el código, unidad y tipo de cada
valor estadístico, pero esta estructura de informe se puede modificar por el
usuario: orden de las columnas, campos, clasificaciones según varios
criterios,...
4 Planificación de Centros de Coste / Ordenes.
Manual CO
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Los objetivos de la planificación pueden dividirse en:
-
El diseño planificado del futuro empresarial en un determinado plazo
de tiempo.
El control de la gestión financiera durante el periodo de liquidación en
curso.
El control de la rentabilidad tras el cierre del periodo de liquidación.
El registro de datos de planificación CO se realiza con máscaras de entrada
que pueden diseñarse de forma flexible en las parametrizaciones de
planificación del sistema (Layouts de planificación).
Mediante el perfil planificador se controlan el desarrollo y el alcance de la
planificación.
El sistema dispone tanto de perfiles de planificación estándar como de layouts
de planificación estándar, que cubren la mayoría de los casos de planificación.
4.1
Versiones de planificación.
En el sistema SAP, las planificaciones cerradas en sí mismas siempre se
realizan dentro de una versión plan.
Al crear una sociedad CO, el sistema crea la versión plan 0, válida para cinco
ejercicios contables. En lo referente a datos reales el sistema utiliza la versión
0.
Pero además en R/3 pueden convivir varias planificaciones que correspondan a
distintos escenarios, p.ej. una planificación optimista, una pesimista, otra más
probable. Los datos de cada una de ellas se almacenan separadamente en
distintas versiones plan.
En la versión pueden realizarse parametrizaciones básicas que afectan a toda
planificación. Entre ellas están:
-
Manual CO
Bloqueo de la versión plan
Liberar o no la versión plan para copias
Introducción de tipos de cotización para conversiones de moneda
Activación de la integración de planificación y división de partidas
individuales plan
Parametrizaciones para la determinación de tarifas.
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4.2
Claves de distribución.
En general el sistema SAP R/3 interpreta los valores planificados que se
introducen como totales, y los distribuye en los diferentes periodos en función
de una clave de distribución.
El sistema tiene predefinidas una serie de claves de distribución estándar,
aunque es posible definir claves específicas según las necesidades propias.
Claves de distribución estándar:
• 0: permite introducir valores manualmente para cada periodo.
• 1: distribuye el valor planificado anual uniformemente entre los diferentes
periodos.
• 2: el valor anual planificado se distribuye en función de la última clave
utilizada.
• 3: el valor introducido se interpreta como porcentaje y se aplica a los
últimos valores introducidos.
• 4: el contenido no nulo de un periodo se distribuye entre los periodos
siguientes que no contengan ningún valor.
• 5: el contenido no nulo de un periodo se copia a los periodos siguientes
que no contengan ningún valor.
• 6: el valor introducido en un periodo se copia a los periodos siguientes.
• 7: el valor anual planificado se distribuye en función del número de días
del calendario.
Si las claves de distribución estándar no resultaran suficientes se pueden crear
otras con los porcentajes que se deseen para cada periodo.
Ruta de acceso: Herramientas / Accelerated SAP / Tratamiento de proyecto /
Customizing / IMG de referencia / Controlling / Contabilidad de Centros de
Coste / Planificación / Planificación manual / Definir clave de distribución
propia./ Crear clave de distribución.
Manual CO
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En la siguiente pantalla se introducirán para cada período los factores relativos
para la distribución.
4.3
Ejemplo práctico con pantallas de SAP R/3.
Activar Perfil del Planificador
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Planificación / Activar Perfil Planificación.
Como paso previo a la planificación, es necesario activar el perfil de
planificación.
Introducimos el perfil de planificación, que elegiremos en función de nuestras
necesidades.
Cada perfil lleva incluido por parametrización varios layouts para cada área de
planificación.
Los layouts son pantallas parametrizadas para la introducción de datos, que
indican:
-
-
En la cabecera y campos variables, el CeCo/orden o grupo de
CeCos/órdenes para el que se va a planificar, así como el ejercicio y
el periodo.
En la columna clave, las características que quieren planificarse.
En las columnas, se introducen los valores planificados.
A continuación se presentan unos ejemplos de planificación para cada área de
planificación en Centros de coste.
Manual CO
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4.3.1
Planif. Clases de Coste/Consumo de Actividad
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Planificación /
Coste/consumo actividad / Modificar.
Descripción de campos:
-
Versión: Dentro de una sociedad CO existe exactamente una
versión real y plan (versión 0). El sistema de SAP la crea
automáticamente al instalar una sociedad CO. Junto a la
versión 0 puede crear tantas versiones plan como Ud. desee
y planificar con las transacciones de planificación.
-
-
Período: un periodo plan es la unidad cerrada más pequeña de un
ejercicio contable para el cual se pueden registrar datos planificados
y almacenar en el sistema.
Ejercicio: período de tiempo (generalmente de 12 meses) para el
cual la empresa quiere planificar.
CeCo, hasta o grupo: Centro de coste (en intervalo) o grupo de
Centros de Coste para el cual se quiere planificar.
Clase de Coste, hasta o grupo: Clase de Coste (en intervalo) o
grupos de Clases de Coste para el cual se quiere planificar.
Libre o Basado en formulario: Indica si van a aparecer todos los
valores seleccionados en los dos campos anteriores, o solamente los
que tengan valores de planificaciones anteriores.
Pinchando el icono
“Resumen” o F5 pasamos a la pantalla de resumen.
Descripción de los campos:
-
Manual CO
Total costes plan: Valor global de un período gestionado en la
moneda de la sociedad CO.
Clave (CD): clave de distribución para valores registrados según
criterios diferentes a los periodos planificados. En principio el sistema
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da el valor “2” (distribución análoga) por defecto. En cualquier caso,
como se está planificando para un solo período, el período y ejercicio
de alta en el sistema o de inicio previsto, esta clave de distribución no
tiene mayor utilidad.
Pulsando
podremos cambiar estos con un criterio de revaluación
porcentual o suma:
Pinchando el icono
“Pantalla de periodos” o F6 podremos visualizar la
planificación periodo a periodo, así como modificarla.
4.3.2
Planificación de Clases de Actividad
Las Clases de Actividad se precisan para poder efectuar una facturación
interna de actividades (parte de horas). En la facturación interna, las
actividades prestadas por el Centro de Coste se utilizan como magnitudes de
referencia de los costes.
Para hacer la imputación, deberá crear las correspondientes Clases de
Actividad y planificarles un valor para esa imputación.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Planificación / Actividades/Tarifas / Modificar.
Pinchando el icono
“Resumen” o F5 pasamos a la pantalla de resumen.
Indicaremos la tarifa que va a tener ese centro de coste para esa clase de
actividad durante el periodo especificado. Este valor se tomará para todos los
periodos del intervalo.
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4.3.3
Planificación de valores estadísticos.
Pueden planificarse valores estadísticos para:
-
Crear ratios empresariales en Centros de Coste.
-
Preparar bases de receptor para imputaciones internas.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Planificación / Valores Estadísticos / Modificar.
Pinchando el icono
“Resumen” o F5 pasamos a la pantalla de resumen.
Los valores en cada periodo dependerán del tipo de valor estadístico (total o
fijo) que estemos utilizando (ver datos maestros de valores estadísticos).
4.4
Ciclos de reparto. Distribución y subreparto plan.
Por lo general, esta forma de planificación se utiliza para costes registrados en
un Centro de Coste colectivo e imputados mediante distribución o subreparto a
los Centros de Coste que ocasionan el gasto. La definición es igual que en los
ciclos de distribución y subreparto reales.
Para que el reparto de los datos planificados se corresponda con el reparto de
los datos reales, el sistema permite copiar los ciclos creados para el reparto
real en los repartos plan, creando el ciclo plan como modelo de uno ya
existente en real.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Planificación / Imputaciones / Distribución y Subreparto.
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4.5
Ayudas a la planificación.
Esta herramienta de SAP R/3 nos permite copiar la planificación de una versión
a otra, de un ejercicio a otro, de unos periodos a otros, de unos Centros de
coste a otros..., o el real de un periodo o ejercicio como plan de otro.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Planificación /
Ayudas a la planificación / Copiar planificación o Copiar real a plan.
4.5.1
Copiar planificación
Descripción de campos:
•
•
Modelo:
-
Versión: Como en el resto de herramientas, la versión que nosotros
manejamos es la “0”.
-
Periodo/Ejercicio: Intervalo para el que vamos a tomar la planificación
como modelo.
-
Centro de coste modelo: Centros modelo igual que centros destino o
seleccionar centro modelo.
Destino:
-
•
Versión: Valor “0” Versión plan real.
Periodo/Ejercicio: Intervalo de tiempo para el que copiamos la
planificación.
Centro de Coste/Grupo: Valor individual o grupo de CeCo donde
vamos a copiar la planificación. No tiene por qué ser los mismos valores
que los emisores.
Datos plan:
-
Selección de operaciones: Deberemos activar este indicador y pinchar
el botón “Selección” para seleccionar las operaciones que queremos
copiar, que son únicamente las relacionadas con las clases de actividad.
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•
Estructura con valores: Nos copiará la estructura de la planificación y
los valores que contenga
Estructura sin valores: copia sólo la estructura de la versión modelo. Al
hacerlo se crea en la base de datos un registro con el valor 0.
Control de proceso: Seleccionar “Restaurar y sobrescribir” si existieran
valores planificados en los periodos de destino. Si así fuera y
seleccionáramos “No modificar” nos daría un error y no nos permitiría
continuar. Ejecución de test y “Lista detallada” para asegurarnos que no se
producen errores.
4.5.2
Copiar real a plan
Descripción de campos:
•
•
Centro de coste/Grupo/Todos: Valor individual, grupo o totalidad de
Centros de Coste para los que nos interesa copiar los datos reales. Para
nuestro caso solo nos interesarían los CeCos de los empleados que
realicen parte de horas.
Modelo (real):
-
•
Destino plan:
-
•
Periodo/Ejercicio: Intervalo de tiempo para el que copiamos los datos
reales como planificados.
Versión: Valor “0” Versión plan real.
Datos reales:
-
•
Periodo/Ejercicio: Intervalo para el que vamos a tomar los datos reales
como modelo.
Selección de datos reales: Marcando esta campo y pinchando
“Selección…” escogeremos los datos reales que deseamos copiar.
Datos plan existentes: Seleccionar “Restaurar y sobrescribir” si existieran
valores planificados en los periodos de objetivo. Si así fuera y
Manual CO
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•
seleccionáramos “No modificar” nos daría un error y no nos permitiría
continuar.
Control de proceso: Nos permite ejecutar la función en un momento en el
que el sistema esté libre (para procesos muy largos y con mucha
información), hacer una ejecución de prueba para comprobar que el
proceso se ejecuta correctamente (aconsejable siempre), y que nos facilite
una lista detallada de lo que ha realizado.
4.6
Revaluación
Con la revaluación pueden incrementarse o reducirse los resultados de la
planificación de forma porcentual.
Se puede revaluar tantas veces como se quiera y en las repeticiones, las
antiguas partidas individuales se anulan, por lo que las revaluaciones siempre
parten de valores base originales.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabildad de centros de Coste /
Planificación / Ayudas planificación / Revaluación.
5 Contabilizaciones reales
5.1
Realización de traspasos de Costes.
Para realizar las reclasificaciones y regularizaciones de costes es necesario
utilizar la funcionalidad de traspaso de costes.
Podremos traspasar cuantías mediante una clase de coste de un centro de
coste a otro, haya coste en el emisor o no. Esto se debe a que no está
respaldado por ningún documento financiero (a diferencia del traspaso de
partidas individuales).
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes /
Contabilizaciones reales / Traspaso manual costes / Registrar.
Manual CO
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Descripción de campos:
Fecha de documento: fecha de creación del documento original. Por defecto
la fecha del día en que se realiza el traspaso.
Fecha de contabilización: fecha de entrada del documento en la contabilidad
de costes. Por defecto la fecha del día en que se realiza el traspaso.
Doc. Modelo: especificamos la denominación de otro documento del cual
queremos copiar.
Texto doc: campo para especificar una descripción al apunte.
Período: período en el cual se realiza el traspaso de costes.
Variante de entrada: se utilizará la variante que cubra nuestras necesidades
en lo referente a objetos emisores y receptores (centros de coste u órdenes).
Centro de Coste emisor/Orden emisora: Objeto de costes en el que se
realiza el abono.
Centro de coste receptor/Orden receptora: Objeto de costes en el que se
realiza el cargo.
Clase de coste: clase de coste que va a ser traspasada
Importe: en Euros.
Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar
pulsando
5.2
.
Traspaso de partidas individuales
El traspaso de partidas individuales permite traspasar partidas individuales
específicas desde documentos CO. Para hacerlo, el documento CO debe
remitir al documento FI original. Esto le permite hacer un seguimiento de las
contabilizaciones de referencia.
Para el documento FI, pueden seleccionarse las partidas individuales a
traspasar desde el documento CO correspondiente. El Sistema R/3 traspasa
las partidas individuales seleccionadas del modo siguiente:
Manual CO
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Se reasigna el importe o la cantidad desde el objeto de imputación (como el
centro de coste) de la partida individual seleccionada (emisor) a uno o más
objetos receptores nuevos. Si ha introducido varios objetos receptores, debe
asegurarse de que el importe o la cantidad total de las partidas individuales
traspasadas no sea superior al valor total del objeto emisor en las partidas
individuales.
El traspaso de partidas individuales crea documentos CO que, a diferencia de
los documentos de traspaso de costes, siempre contienen una referencia al
documento FI correspondiente.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes /
Contabilizaciones reales / Traspaso de paridas individuales / Registrar.
Para seleccionar el documento a traspasar pinchamos el machcode del campo
Número de documento.
Seleccionando uno de los documentos:
Aquí seleccionamos las líneas a traspasar, pulsando el icono
.
Descripción de campos (imputaciones nuevas):
Importe: Importe a traspasar. La suma de los importes a traspasar no podrá
exceder del total del importe del apunte original.
Texto: Se puede indicar un texto por posición a traspasar.
Ce.coste/Orden: Receptor del traspaso.
Para introducir una nueva línea de traspaso para esa posición, pulsamos enter
y aparecerá el botón
Manual CO
.
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También se permite la realización de este traspaso de partidas individuales en
forma de lista (como en casi todas las transacciones analíticas).
Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar
pulsando
.
Estos documentos de CO se pueden visualizar o anular (nos realizará el
contrapunte).
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Contabiliz. Reales
/ Traspaso de partidas individuales / Visualizar o Anular.
5.3
Imputación de costes manual
Esta función tiene un fin similar al de traspaso de costes manual, con la
diferencia que en este caso se realiza a través de una cuenta de subreparto, es
decir, repartir los costes de un centro de coste emisor a otros centros de coste
u órdenes que son los destinatarios finales de esos costes, a través de una
cuenta analítica de subreparto.
Una aplicación inmediata para este proceso será la imputación de los
consumos, que realizaremos con periodicidad mensual en dónde sacaremos
datos de un centro de coste auxiliar, denominado Consumo, para imputarlo a
los centro de coste u órdenes que sean los verdaderos originarios de dicho
coste.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Contabilizaciones
Reales / Imputación de costes manual / Registrar.
Descripción de campos:
Fecha de documento: fecha de creación del documento original. Por defecto
la fecha del día en que se realiza el traspaso.
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Fecha de contabilización: fecha de entrada del documento en la contabilidad
de costes. Por defecto la fecha del día en que se realiza la imputación.
Doc. Modelo: especificamos la denominación de otro documento del cual
queremos copiar.
Texto doc: campo para especificar una descripción al apunte.
Período: período en el cual se realiza el traspaso de costes.
Variante de entrada: se utilizará la variante que cubra nuestras necesidades
en lo referente a objetos emisores y receptores (centros de coste u órdenes).
Centro de Coste emisor/Orden emisora: Objeto de costes en el que se
realiza el abono (consumo).
Clase de coste: clase de coste que va a ser traspasada
Importe: en Euros.
Centro de coste receptor/Orden receptora: Objeto de costes en el que se
realiza el cargo.
Texto: Texto de la posición.
Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar
pulsando
.
Podemos introducir el apunte de forma individual:
Tenemos la posibilidad de indicar un texto y un unidad en cada posición o línea
del apunte para que luego dicha información se vea reflejada en posteriores
informes que generemos, pero solo a nivel informativo.
Manual CO
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5.4
Ciclos de reparto.
5.4.1
Concepto de ciclo de reparto.
Un ciclo es un proceso automático que reparte partidas contabilizadas de un
centro de coste “emisor” (o en un grupo de emisores) entre otros varios
centros de coste “receptores” (u órdenes), mediante unas proporciones
determinadas.
Las proporciones se fijan mediante diferentes criterio de reparto:
•
•
•
•
Porcentajes fijos: Se introduce en cada uno de los receptores el porcentaje
que queremos que se le impute.
Importes fijos: Se introduce en cada receptor el importe que deseamos le
sea imputado directamente en euros.
Partes fijas: Se introduce en cada uno de los receptores un valor, que no
tiene porque sumar 100 (ó menos) como en el caso de los porcentajes fijos,
y el sistema se encarga de calcular la proporción de costes que se le debe
imputar.
Partes variables: Los valores que sirven como base de cálculo para el
reparto pueden ser:
-
Valores estadísticos: Mediante tablas en las que introducimos
valores como metros cuadrados o número de personas, el
sistema calcula la proporción que se le debe imputar a cada uno
de los receptores.
-
Clases de coste: El reparto se realiza con las proporciones
calculadas a partir de los datos contabilizados en los receptores
en determinadas clases de coste.
5.4.2
Tipos de ciclos de reparto.
Podemos distinguir dos tipos de ciclos de reparto:
Manual CO
-
Distribución
-
Subreparto
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5.4.2.1
CICLOS DE DISTRIBUCIÓN.
Los ciclos de reparto de distribución operan con Clases de Coste primarias.
Contabilizan un documento interno de controlling abonando el Centro de Coste
emisor la Clase de Coste especificada (normalmente un 100% de la cantidad
contabilizada en la cuenta del grupo 6 ó 7 que corresponde) y cargando en los
receptores la misma Clase de Coste por el importe que les corresponda según
el criterio fijado.
CLASES DE COSTE PRIMARIAS : CICLOS DE DISTRIBUCION
CeCo emisor:
CeCo´s receptores:
cuenta 6xxxxx
cuenta 6xxxxx
1500
600
1500
cuenta 6xxxxx
900
CeCo:
saldo inicial saldo final
EMISOR
RECEPTOR 1
RECEPTOR 2
5.4.2.2
1500
0
0
0
600
900
CICLOS DE SUBREPARTO.
Los ciclos de subreparto operan con Clases de Coste secundarias. La
mecánica de reparto es la misma que la de los ciclos de distribución, pero en
este caso el centro de coste emisor no se abona directamente con la clase de
coste cuyo importe se quiere repartir, sino que lo hace a través de una clase de
coste de subreparto. Esta misma Clase de Coste de subreparto es la que
aparece en los Centros de Coste receptores, con el importe que les
corresponda según las proporciones que marque el criterio utilizado.
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CLASES DE COSTE SECUNDARIAS : CICLOS DE SUBREPARTO
CeCo emisor:
CeCo´s receptores:
cuenta 6xxxxx
clase 96xxxxx
1500
600
clase 96xxxxx
clase 96xxxxx
900
1500
CeCo:
EMISOR
RECEPTOR 1
RECEPTOR 2
cuenta 6xxxx
saldo inicial saldo final
1500
0
0
1500
0
0
clase 96xxxx
saldo inicialsaldo final
0
0
0
-1500
600
900
Utilizando Clases de Coste secundarias podemos distinguir perfectamente las
contabilizaciones en un Centro de Coste originadas en un apunte financiero, y
las originadas a través de un subreparto.
Utilizaremos la distribución cuando interesa mantener el origen del dato en los
receptores, ya que el saldo del emisor por cuenta se disminuye. El subreparto
nos mantiene el origen de los datos en el centro de coste emisor, y en el
receptor nos dará tanta información como información contenga la clase de
coste secundaria de subreparto.
5.4.3
5.4.3.1
Creación y modificación de ciclos para valores reales.
CICLOS DE DISTRIBUCIÓN.
Ruta de acceso: Contabilidad de Centros de Coste / Cierre de Periodos /
Funciones Individuales / Parametrizaciones actuales / Definir distribución /
Crear distribución real.
Descripción de campos:
Ciclo: código de 6 caracteres (nombre del ciclo).
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Fecha inicial: escribir 1 de enero del ejercicio en curso.
Modelo: Ciclo, fecha inicial y sociedad: datos del ciclo que se coja como
modelo, en su caso.
Una vez hecho esto, se accederá a una pantalla inicial en la que se escribirá un
texto descriptivo para el ciclo de distribución que se está creando.
Descripción de campos:
Iterativo: Cuando se produce una distribución y existen centros de coste
emisores y receptores al mismo tiempo, indica que no se realice el reparto de
ese centro hasta que no haya recibido todos los costes.
Acumulado: Cuando la distribución se genera para más de un periodo, recoge
los datos englobando todos los períodos, es decir, no genera la distribución de
un período y luego la del siguiente sino de manera agrupada.
El botón de “Añadir segmento” lleva a la pantalla de creación del primer
segmento del ciclo. En SAP R/3, cada segmento es cada una de las relaciones
Emisor -> Clase de Coste –> Criterio -> Receptores que se quiera introducir en
la definición del ciclo.
Descripción de los campos:
Segmento: introducir designación para el segmento, preferiblemente el número
de orden del segmento dentro del ciclo o cualquier clave que nos permita
identificarlo claramente.
Texto: texto explicativo del segmento.
Valores emisores/Regla: Mediante este campo se controla cómo se ha de
efectuar la determinación de los valores emisores.
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1 Importes contabilizados: Como valores emisores se utilizan los
-
importes contabilizados en el emisor.
2 Importes fijos: En la pantalla "valores emisores" se indican los
-
importes fijos para el emisor que a su vez se ha definido en los criterios de
selección. Con estos importes se abonan los emisores directamente. La
distribución en los receptores se realiza según las normas que se han
indicado para la determinación de bases de referencia receptoras.
3 Tarifas fijas: En la pantalla "valores emisores" se indican las tarifas
-
fijas para los emisores que se han definido en los criterios de selección.
Valores emisores/Parte en %: porcentaje sobre el total de importe
contabilizado en el Centro de Coste emisor para las cuentas especificadas que
se va a repartir según el criterio en cuestión. Normalmente lo que se reparte
según criterio es el 100% de las contabilizaciones realizadas para las cuentas
en los centros de coste emisores.
Valores emisores/Valores reales - plan: Con este pincho definimos si
queremos que el importe a repartir resultante de la norma 1 (importes
contabilizados) se lea en datos reales (contabilizados) o planificados
(presupuestos).
Base de referencia recptora/Norma: método de reparto que se va a utilizar.
Aquí se deberá elegir “1” para “Partes variables” y “3” para “Porcentajes fijos”,
según convenga.
1. Partes variables: Las bases de referencia se determinan con los valores
de las bases de datos de totales. En la pantalla "Bases de referencia" se
define los criterios de selección de este acceso a la base de datos.
2. Importes fijos: En la pantalla "Bases de referencia" se definen los
importes fijos con los que se cargan directamente a los receptores. El
importe de abono del emisor resulta de la suma de los importes
receptores. La norma que se utiliza para determinar los valores emisores
no se utiliza en este caso. Los importes de emisor contabilizados o
importes de emisor fijos registrados no se tienen en cuenta.
3. Porcentajes fijos: En la pantalla "Bases de referencia" se definen
porcentajes fijos para los receptores. El valor emisor se distribuye a los
receptores en función de estos porcentajes. Debe tenerse en cuenta que
el total de las bases de referencia receptoras no deben sobrepasar el
100%. El sistema parte de una base emisora del 100%. Si el total de las
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bases de referencia de receptor es inferior al 100%, una parte del valor
emisor permanecerá en el emisor.
4. Partes fijas: En la pantalla "Bases de referencia" se definen las partes
fijas para los receptores. El método se parece al de los porcentajes fijos.
En este método se abona el emisor completamente salvo en el caso de
que haya definido un valor neto contable porcentual.
Clase de cuotas variables: Mediante la entrada en este campo, el sistema
controla cómo se determina la base de referencia del receptor de la
compensación correspondiente. Cuando se escoge el método de Partes
variables, el sistema es el que calcula automáticamente los porcentajes a
asignar a los receptores en función de alguna tabla:
-
Costes reales
-
Costes plan
-
Consumo real
-
Consumo plan
-
Valores estadísticos reales
-
Valores estadísticos plan
-
Actividad real
-
Actividad plan
-
Costes reales estadísticos
-
Costes plan estadísticos
Pasando a la pestaña siguiente definimos los valores emisores / receptores.
Características de imputación / Emisor / Centro de coste: código del Centro
de Coste o del grupo de Centros de Coste emisores.
Características de imputación / Emisor / Clase de coste: código de la clase
de coste o grupo de Clases de Coste que se acogen al criterio de reparto que
se va a definir.
Características de imputación / Receptor: código del Centro de Coste o
Grupo de Centros de Coste receptores en el reparto.
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Una vez completados todos los campos anteriores, pasando a la pestaña
“Bases de referencia receptoras” se accede a la pantalla de definición del
criterio de reparto. Ya se ha indicado el método de reparto que se va a utilizar
(partes variables, porcentajes fijos, importes fijos o partes fijas), por lo que la
pantalla de definición del criterio dependerá del método que se haya
seleccionado. En esta pestaña se indicarán los valores de referencia a
distribuir:
-
Cantidades fijas a distribuir
-
Porcentaje que le corresponde a cada receptor
-
Parte variable que se debe tomar como referencia (qué valor
estadístico, o qué cuenta...)...
En la pestaña “Factor de ponderación del receptor” se fija el multiplicador de las
bases de referencia seleccionadas para el objeto correspondiente (en tanto por
ciento). Por defecto se fija 100 para todos los receptores.
Con los pasos anteriores queda definido el primer segmento del ciclo de
distribución que se está creando. Se accede a una nueva pantalla de segmento
mediante el botón “Añadir segmento”.
Existe la opción de copiar segmentos, lo que nos facilita la creación de los
ciclos.
Con el botón
se puede ver el número y el texto de los segmentos
que estén creados para el ciclo.
5.4.3.2
CICLOS DE SUBREPARTO.
La mecánica de grabación de ciclos de subreparto es en todo idéntica a la de
grabación de ciclos de distribución, salvo que en cada segmento hay que
especificar la Clase de Coste de subreparto que se utiliza para vaciar el Centro
o los Centros de Coste emisores.
Ruta de acceso: Contabilidad de Centros de Coste / Cierre de Periodos /
Funciones Individuales / Parametrizaciones actuales / Definir subreparto / Crear
subreparto real.
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En la pantalla de acceso a la creación del ciclo de subreparto se completan los
campos de código del ciclo y fecha inicial, y en la siguiente pantalla se escribe
el texto explicativo.
A través del botón de “Añadir segmento” se llega a la pantalla de definición de
los elementos del ciclo: valores emisores, base de referencia y características
de imputación (igual que en el ciclo de distribución).
En los subrepartos cada segmento es cada una de las relaciones Emisor ->
Clase de Coste –> Clase de coste de subreparto –> Criterio -> Receptores que
se quiera introducir en la definición del ciclo.
Es necesario especificar la Clase de Coste de subreparto secundaria utilizada.
Este campo de “Clase de Coste de subreparto” es obligatorio:
Para ciclos de reparto, tanto de distribución como de subreparto, sólo queda
añadir que existe la posibilidad de crear con modelo. Con ello se puede
simplemente ir recorriendo los segmentos ya predefinidos y corrigiendo los
campos que sean necesarios.
5.4.4
Modificación de ciclos de reparto.
La función de modificación de ciclos ya definidos, tanto de distribución como de
subreparto, permite corregir todos los campos introducidos en la definición
inicial del mismo: textos, norma, bases de referencia, Centros de Coste
emisores y/o receptores, Clases de Coste, Valores Estadísticos, Clase de
Coste de subreparto, etc.
5.4.5
Bloqueo y borrado de ciclos.
Existe la posibilidad de que la ejecución de un ciclo se realice parcialmente, es
decir, de bloquear determinados segmentos que por algún motivo no se
quieren ejecutar. Con esto se consigue que la definición del ciclo no se vea
afectada, sino que sea simplemente una parte del mismo la que no se
encuentre operativa. Una vez recuperada la situación normal, bastará con
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desbloquear el segmento bloqueado para que se siga funcionando como al
principio.
El bloqueo de segmentos se realiza dentro de la definición de los mismos,
marcando el campo “Indicador bloqueo”. En el resumen de los segmentos del
ciclo se puede ver cuáles de ellos están bloqueados.
Si ejecutamos un ciclo para un periodo de tiempo concreto y después lo
modificamos (o bloqueamos algún segmento), si volvemos a ejecutarlo para el
mismo periodo de tiempo, nos anulará los apuntes generados en la primera
ejecución (haciéndonos el contra apunte) y nos contabiliza los nuevos apuntes.
Para borrar un ciclo de reparto, tanto de distribución como de subreparto, se
accede directamente desde ruta de acceso de ejecución de ciclos, por Ciclo /
Borrar.
Se debe ser especialmente cuidadoso con esta opción, porque una vez elegido
el ciclo, el sistema no exige confirmación de la operación que va a realizar. En
principio no debería ser necesario borrar los ciclos actualmente definidos, sino
actualizar los criterios de reparto, las Clases de Coste que se ven afectadas,
etc.
5.4.6
Creación y modificación de variantes.
Las variantes son conjuntos de ciclos de reparto que pueden agruparse como
un único “capítulo”. Los ciclos de dicha variante podrán entonces ser
ejecutados secuencialmente y de una sola vez, sin necesidad de irlos
especificando uno a uno.
La grabación de variantes se hace en el menú de ejecución de ciclos (tanto de
distribución como de subreparto). En la pantalla se irán completando los
códigos de los ciclos que componen la variante, en el orden en que se requiera
su ejecución. Después se sigue el menú Detalles / Variante / Grabar, para
poder darle un código y un texto explicativo a la variante recién creada.
Una vez que la variante esté grabada, cada vez que se entre al menú de
ejecución de ciclos se puede llamar a la variante para tener acceso inmediato a
los ciclos que componen dicha variante. Esto se consigue entrando por el menú
Detalles / Variante / Traer. Desplegando la persiana podemos elegir entre las
variantes ya creadas.
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5.4.7
Ejecución de ciclos.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /
Cierre de periodo / Funciones individuales / Imputaciones / Disribución o
subreparto.
Los ciclos de reparto se pueden ejecutar:
•
•
•
Como proceso de fondo: el proceso no se ejecuta en el momento, sino que
se deja preparado para una ejecución posterior.
En modo test: ejecución de prueba.
En modo real: ejecución definitiva.
La ejecución de los ciclos en prueba (modo test) permite la obtención de un
informe previo del resultado del reparto efectuado, sin que éste se haya hecho
efectivo aún en términos de contabilizaciones en Centros de Coste.
Esto permite comprobar de antemano el resultado de un reparto, lo que es útil
para verificar que la definición del ciclo es correcta.
Una consulta de partidas individuales de un Centro de Coste receptor no dará
información sobre las partidas que le llegan de repartos que se hayan
ejecutado en modo test.
La ejecución de los ciclos en modo real genera los documentos y apuntes
correspondientes a la operación realizada, abonando los emisores y cargando
los receptores según el criterio especificado.
La consulta de partidas en los centros de coste afectados en el reparto nos da
información sobre estos movimientos.
En caso de que se detecte algún tipo de irregularidad sólo existirá la opción de
corrección manual de partidas, o la ejecución de la anulación del ciclo, que
generará los apuntes contrarios.
Por defecto el sistema lleva la opción de ejecución de ciclos en prueba
(“Ejecución de test” marcado en el área “Control del proceso”). Para conseguir
que la ejecución de los ciclos sea real hay que desmarcar ese campo.
Tanto en la ejecución en prueba como en la ejecución real, el sistema nos dará
una lista de los errores que se han producido durante la ejecución en el caso
de que estos existan.
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5.4.8
Partidas individuales en la ejecución de ciclos.
Una vez ejecutado el ciclo, tanto en modo test como en real, se genera
automáticamente un informe que recoge el resultado de las operaciones
efectuadas por el sistema.
Dicho informe permite consultar las estructuras emisor - receptor que se
producen en el reparto, así como los valores de referencia que han permitido
ponderar los importes a traspasar a los diferentes centros de coste. En la
pantalla aparecerán botones de “Emisor”, “Receptor” y “Segmentos” para
acceder a este tipo de información.
También se obtiene un diagnóstico resumen de la ejecución, generando
mensajes de advertencia o de error si procede. El acceso a los mensajes es a
través de la Ruta de acceso Pasar a / Mensajes / Total.
5.4.9
Anulación de ciclos.
Con la ejecución de la anulación, el sistema vuelve a generar apuntes y
documentos de CO que reflejan cómo las partidas que fueron repartidas entre
varios Centros de Coste receptores son revertidas a su centro de coste emisor
con idéntico criterio que el seguido para el reparto original.
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