Subido por Maria Belen Puca

MATERIAL ADMINISTRACION

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Unidad I
Administración
Introducción
La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos
organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia.
Es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción
organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de
todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa, con el fin de
alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.
Comprende diversos elementos para su ejecución es necesario establecer
procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas
determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie de
normativas y controles que permiten regular sus acciones.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la
excelencia, dentro de los cuales esta la integración corporativa, la estructura, los
recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la
empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Las empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se
conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las partes
que la integran es necesario que dentro de una organización se deben establecer
planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas
para el control y la toma de decisiones dentro de una organización.
Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental
obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus
recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y
evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la
empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un
mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas
administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o
asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en
cualquiera de sus fases.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:
planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican
relaciones humanas y tiempo.
Proceso administrativo
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la
empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la
empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que
ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios
(órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran
que el administrador debe tener una función individual de coordinar.
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración que se interrelacionan y forman un proceso
integral.
Proceso Administrativo pudiéramos representar de la siguiente manera
Clasificación:
Planificación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse. Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos.
Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se
hará? Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y
como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando
predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de
visualizar, del propósito de ver hacia delante.
Actividades a ejecutar:
Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios
nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
Organización: para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer
y reconocer las relaciones necesarias. Después de que la dirección y formato de las
acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el
trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los
miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta
distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la
naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones
físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un
mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se
alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la
calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de
los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación
con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
Actividades a ejecutar:
Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos región X departamento.)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
Dirección: por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas
con voluntad y entusiasmo. Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten
de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas
que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el
grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros
a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación
a esto se le llama ejecución.
Actividades a ejecutar:
Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
Control: para que se conformen con los planes. Los gerentes siempre han encontrado
conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo
de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese
plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y
habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.
Actividades a ejecutar
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
Es bien importante destacar que los cuatro aspectos tiene una secuencia sin embargo
pueden tener iteración que genera una retroalimentación entre ellos que permiten
tomar acciones sobre posibles desviaciones del plan.
Etapas:
La Etapa mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo
que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro y contempla la
planeación y organización.
La Etapa dinámica, se refiere a como manejar de hecho y contempla las fases de
dirección y control
Principios administrativos.
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general
que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.
Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.
Objetividad y cuantificación: establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales
como estadística, estudios de mercado, cálculo probabilístico, modelos matemáticos y
datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.
Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas.
Unidad: todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general
y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo
plazo), será necesario rehacerlo completamente.
Funciones Administrativas
Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso
administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando
se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en
un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administraivo.
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz
y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización,
Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las
considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se
aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
La gerencia científica.
Un enfoque que soluciona problemas y mejora las prácticas de gerencia usando y
aplicando métodos científicos. Una teoría desarrollada entre 1890 y 1930, que
incorpora principios e ideas para mejorar relaciones entre los trabajadores y gerentes
para incrementar su productividad.
Planificación:
Es un proceso de preparación de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir
con lo que se condicionan o posibilitan futuras decisiones. Este proceso se basa en un
pronóstico, previamente elaborado según métodos específicos y se articula,
basándose en competencias especializadas, según las áreas de actividad del sistema;
por ejemplo: planificación financiera, planificación de personal, planificación de la
producción de bienes o servicios, planificación del mantenimiento de instalaciones etc.
La planificación es entendida aquí como el conjunto de actividades en que se prepara,
por reflexión y trabajo metódico de preparación y se toman decisiones sobre
alternativas de solución de problemas que posibiliten, enmarquen y ayuden a la futura
toma de decisiones y lanzamiento de actividades del sistema a planificar (por ejemplo:
planificación financiera; de la producción, de personal, de cooperación entre
empresas, unidades de la Administración etc.).
La planificación debe entenderse siempre como la primera dimensión de un proceso
de organización y management que debe ir acompañado por el Controlling -sin ese
control racional de lo que se prepara y realiza, ni puedehablarse, en estricto sentido
“organizacional”, de una planificación.
La gerencia científica es de gran importancia visto que realiza el estudio numérico y
matemático del entorno de la empresa, lo que permite considerar los aspectos que
puedan afectar el plan o los objetivos trazados.
Planes:
Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como
diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
Tipos:
Estratégicos.
Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de
base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de
mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y
disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.
Tácticos o funcionales.
Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son
establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en
práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución
se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.
Operativos.
Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su
función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que
deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos
son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de
actividad.
Conclusión
Podemos concluir que las cuatro funciones fundamentales de la administración están
de modo entrelazado e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por
completo antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una
secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:
planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican
relaciones humanas y tiempo.
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos
y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es
decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean
alcanzar.
Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se
integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades de la
organización en la cual los factores trabajan y se conjugan de manera estructural para
establecer condiciones de funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una
empresa. Uno de los factores más importantes es el proceso de planeación en el cual
cada empresa debe planificar sus acciones para garantizar una mejor participación por
parte de los trabajadores y de los altos ejecutivos de la organización.
La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a través de
ella que se puede abordar los diversos problemas que se presentan y de esta manera
plantear la solución más idónea para mejorar la problemática planteada y planificar
una toma de decisión adecuada y sectorizada por prioridades.
Es importante destacar que todos estos elementos se conjugan e interrelacionan para
logra que la administración de gerencia sea más efectiva.
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