CARTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO 1 INFORMACIÓN GENERAL Nombre del proyecto: Nombre Subgerencia o Departamento al cual pertenece el proyecto: Preparado por: .JARC Fecha de creación: 13/02/2010 2 Proyecto Originación Crédito (MEPROC) Área Comercial Autorizado por: Fecha última modificación: Alberto Cueto 13/02/2010 OBJETIVO DEL PROYECTO El proyecto MEPROC apoyará las metas estratégicas del Banco de los Alpes. Para cada meta, los objetivos del proyecto MEPROC se identifican: Metas de la Organización Permitir a los clientes del banco acceder a los diferentes servicios tales como: consulta de productos, pago de servicios, transferencias en diciembre de 2010. Implementar las regulaciones estándar SOX y Basilea II para la vinculación de clientes en diciembre de 2010. Ofrecer servicios que permita la entrega de los extractos y estados de cuenta del cliente vía correo electrónico. Permitir que el proceso de vinculación de clientes pueda hacerse en línea en diciembre de 2010 Implementar indicadores de gestión para el proceso de vinculación de clientes, cartera vencida y el proceso de validación de cliente en diciembre de 2010. Garantizar información actualizada frente a entidades externas para disminuir el riesgo en diciembre de 2010 Garantizar la entrega en línea de la información de los clientes preaprobados para la elaboración de las tarjetas Objetivos de MEPROC Ofrecer múltiples canales para acceso de los clientes a los servicios del banco: IVR, ATM y Portal Mejorar el proceso de vinculación de clientes, a través de las regulaciones SOX y Basilea II, ya que estas obligan al banco a tener en cuenta factores de riesgo al momento de vincular un usuario al Banco. Disminuir los costos asociados al consumo de papelería, así como la logística de distribución asociada a esta. Implementar indicadores de gestión Mejorar la confiabilidad de la información de entidades externas Automatizar el proceso de entrega de productos 1 de 6 3 RAZÓN DE SER DEL PROYECTO Posicionamiento del banco con un servicio al cliente más rápido, cercano y amigable a través de canales seguros y procesos estandarizados y eficientes. El propósito de este documento es definir y dar a conocer a: los stakeholders, el contexto, los recursos, las restricciones y la forma cómo vamos a abordar la solución del proyecto. 4 ALCANCE DEL PROYECTO Se entregara al banco un análisis del proceso de originación de crédito de acuerdo a las mejores prácticas de la industria. Esto se lograra a través de un estudio de arquitectura empresarial previo, que nos permitirá entender el problema actual de la organización para identificar así soluciones para llegar a un modelo ideal, sustentado en las mejores prácticas de la industria, regulaciones y expectativas del cliente Se integrara en el banco la solución sustentada mediante el análisis de arquitectura empresarial desarrollada. Posteriormente se hará la implementación de la arquitectura técnica de la solución basada en el modelo ideal anteriormente definido. 5 6 RESTRICCIONES El proyecto se debe implementar en el transcurso de 1 año. El proceso de vinculación del cliente se debe soportar sobre las regulaciones SOX 1 y Basilea II2. SUPOSICIONES Presupuesto suficiente para financiar el proyecto. El banco nombrara un líder que será el responsable del proyecto del lado de este. Contaremos con tiempos y espacios suficientes para reunirnos con los usuarios, con el objeto de aclarar dudas. Contaremos con recursos tecnológicos para realización de pruebas en las instalaciones del banco Contaremos con datos suficientes de pruebas o casos de pruebas que sirvan como punto de referencia. 1 SOX: Es una ley de estados unidos, que tiene como proposito evitar fraudes y riesgos de bancarrota, protegiendo al inversor. 2 Basilea II: Regulacion bancaria, que tiene como objetivo establecer los requerimientos de capital necesarios , para asegurar la protección de las entidades frente a los riesgos financieros y operativos. 2 de 6 7 8 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO Documentación detallada en todas las fases del proyecto Cronograma de actividades Estandarización mediante el uso de metodologías, arquitecturas y patrones (mejores prácticas) Costeo de actividades (horas hombre) AUTORIZACIONES Y DESIGNACIONES DEL PROYECTO Esta sección describe la autoridad de las personas y la organización durante el Proceso de Iniciación del proyecto, limitaciones o lista de chequeo originales de los niveles de autorización, responsabilidades gerenciales sobre el proyecto y la autoridad del Gerente del Proyecto MEPROC. 8.1 AUTORIZACIÓN Esta Carta de Constitución del proyecto MEPROC ha sido iniciada por el representante legal del Banco de los Alpes, Alberto Cueto y autoriza al gerente de proyecto GUILLERMO ANDRES GONZALEZ, para completar las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto. 8.2 GERENCIA DEL PROYECTO Se ha designado a GUILLERMO ANDRES GONZALEZ como Gerente del Proyecto MEPROC debido a su conocimiento en gerencia de proyectos, así como de los requerimientos expresados para determinar el desarrollo de este proyecto. Las anteriores designaciones se realizan certificando el apoyo requerido por parte del representante legal del Banco de los Alpes para el desarrollo del proyecto MEPROC. 9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO En esta sección presenta la estructura global de la organización del proyecto y sus roles y responsabilidades a lo largo de los procesos del proyecto. Grupo Ejecutivo: Alberto Cueto Gerente del Proyecto: Guillermo Andres Gonzalez Grupo de Desarrollo: Carlos Javier Críales Andres Gonzalez Robinson De la hoz Julian Morales 3 de 6 Grupo de Pruebas: Haiver Paez Jose Daniel García 10 RESPONSABILIDADES A = Grupo Ejecutivo B = Gerente del Proyecto C = Grupo de Desarrollo | D = Grupo de Pruebas Fase A B C Requerimientos F R P Diseño F R P P Desarrollo F V R V Pruebas F P R Implantación F R V Persona D P = Participante R = Responsable V = Requiere Verificar E = Suministra Datos F = Requiere Firmar Figura 0.1 - Matriz de Asignación de Responsabilidades 11 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Metas y objetivos del proyecto concretas, bien definidas y consistentes. Requerimientos claros y suficientes que permitan un análisis completode los procesos y las problemáticas asociadas a estos. Respaldos de la alta Gerencia del Banco. Contar con un gerente de proyectos experimentado y competente. Contar con recursos humanos, económicos y tecnológicos suficientes. Contar con una buena comunicación. Tener un conocimiento claro acerca de la forma en como se realizan los procesos del presente proyecto, no solamente en otras empresas (competencia) sino de acuerdo a los estándares de la industria. Tener presente y no obviar el marco legislativo y/o regulatorio de la industria. Al momento de analizar y modelar nuevos procesos tener en cuenta que estos deben estar orientados a hacerle más fácil la vida al cliente. Compromiso yy motivación del equipo que conforma la gerencia del proyecto. Entrenamiento y educación del equipo que conforma la gerencia del proyecto. 4 de 6 12 REGLAS DE FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO Esta sección describe la frecuencia y tipo de reuniones requeridas por el proyecto. Los mecanismos de solución de conflictos y toma de decisiones a ser implantados en el proyecto. Tipo de Reunión Frecuencia Duración Reunión de gerencia Los días martes cada 8 días, desde las 6 pm 3 Horas Reunión del grupo .JARC Los días sábados cada 8 días, desde las 10 am 3 Horas 12.1 MECANISMOS DE TOMA DE DECISIONES La toma decisiones se hará por consenso, es decir, acuerdo general caracterizado porque no hay oposición sostenida a asuntos esenciales, de cualquier parte involucrada en el proceso, y que se consideran todas las opiniones de todas las partes y reconcilia las posiciones divergentes, dentro del ámbito del bien común e interés general.. 12.2 MECÁNICA DE LAS REUNIONES Las reuniones se realizaran en la Universidad de los Andes, sitio a convenir con previo aviso de mínimo 1 día de anticipación. Se exigirá puntualidad de máximo 15 minutos. La multa para el integrante que llego tarde será de 5000 pesos, los cuales se destinaran para un fondo común. En caso de no poder asistir a la reunión el integrante debe avisar con un día de anterioridad el motivo de su inasistencia además deberá leer el acta de la reunión y ponerse al día de los temas tratados. Cada integrante debe preparar con anticipación a la reunión, los temas a tratar. 12.3 RESPONSABILIDAD DE LAS ACTAS. La mecánica para la asignación del responsable de las actas será la siguiente: Se alternara esta responsabilidad entre los integrantes del grupo el orden será: 1. 2. 3. 4. Carlos Javier Criales Andres Gonzalez Robinson De la hoz Julian Morales Estas actas serán publicadas en el repositorio del grupo. 5 de 6 13 PUNTOS DE CHEQUEO GERENCIALES Esta sección describe los principales puntos de chequeo establecidos por la Subgerencia que autoriza la iniciación del proyecto y que servirán de controles al Grupo Ejecutivo para verificar el adelanto del proyecto. Punto de chequeo Aceptación del análisis de la arquitectura empresarial presentada. Los requerimiento solicitados proyecto son claros y aceptados. para el Criterio de evaluación Análisis de la arquitectura empresarial sea valida y aceptados por los responsables del proyecto. Los requerimientos son los esperados por el cliente. Personal asignado para el proyecto. El personal asignado para el proyecto es aceptado por los stakeholders. Definición y aceptación del alcance del proyecto. El alcance es claro y aceptado tanto por el stakeholder como por la empresa contratada para su desarrollo. Aceptación del análisis de la arquitectura empresarial presentada Análisis de la arquitectura empresarial sea valida y aceptados por los responsables del proyecto. 6 de 6