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MANUAL PROCEDIMIENTOS CUENTAS POR PAGAR ACTUALIZADO

INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
TABLA DE CONTENIDO
Código:
PCP-0016
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Fecha: 28/01/2021
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR
PAGAR
TABLA DE CONTENIDO
1.
REGISTRO DE SERVICIOS ..................................................................................... 3
1.1
CONTRATOS ........................................................................................................ 4
1.2
FACTURAS SERVICIOS ...................................................................................... 5
1.3
REQUISITOS DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES DE
SERVICIOS ....................................................................................................................... 5
1.4
REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS ........................................... 7
1.4.1
TIPOS DE DOCUMENTOS ........................................................................... 8
1.4.2
PASOS PARA EL REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS ....... 10
2.
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS .. 15
2.1
PAGOS INTERNOS ............................................................................................ 15
2.1.1
ANTICIPOS DE SUELDOS ......................................................................... 15
2.1.2
PAGO DE LIQUIDACIONES DEFINITIVAS .............................................. 18
2.1.3
PRESTAMOS POR EDUCACIÓN SUPERIOR ........................................... 20
2.1.4
PRÉSTAMO POR SEMINARIOS U OTROS CURSOS ................................ 20
2.1.5
PRESTAMOS POR OTROS CONCEPTOS .................................................. 22
2.2
PAGOS EXTERNOS ........................................................................................... 25
2.2.1
HONORARIOS ............................................................................................. 25
2.2.2
PROVEEDORES .......................................................................................... 26
2.2.3
REINTEGRO COSTOS EDUCATIVOS........................................................ 27
2.2.4
SERVICIOS PÚBLICOS Y OTROS PAGOS ................................................ 29
3.
PROGRAMACIÓN DE PAGOS .............................................................................. 30
3.1
3.2
3.3
4.
PAGO PROVEEDOR POR PROVEEDOR FACTURA POR FACTURA.......... 31
PAGO POR PROVEEDOR Y TOTAL DE FACTURAS .................................... 32
PAGO POR PROGRAMACIÓN MASIVA ......................................................... 34
GENERACIÓN DE PAGOS ..................................................................................... 36
4.1
GENERACION PAGOS POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ................ 36
4.1.1
GENERACION ARCHIVO PLANO PARA PAGOS ..................................... 37
4.2
GENERACION DE PAGOS CHEQUE ............................................................... 44
5.
COMPROBANTES DE EGRESO ............................................................................ 47
5.1
ANULACION DE COMPROBANTES DE EGRESO......................................... 47
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
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TABLA DE CONTENIDO
Código:
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6.
APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO ........................................ 48
7.
CREACIÓN DE TERCEROS ................................................................................... 53
8.
MATRICULA BANCARIA PROVEEDORES ....................................................... 58
9.
FORMAS DE PAGO .................................................................................................. 61
ANEXOS ............................................................................................................................. 63
ANEXO 1 – DIVISIONES ............................................................................................... 63
ANEXO 2 – CENTROS DE RESPONSABILIDAD (EXPLICADOS) ........................... 64
ANEXO 3 – PREFIJOS DE FACTURAS ........................................................................ 66
ANEXO 4 – TIPOS DE DOCUMENTOS ........................................................................ 67
ANEXO 5 – CONCEPTOS DE LOS DOCUMENTOS ................................................... 69
ANEXO 6 – FORMATO MATRICULA DE PROVEEDORES ...................................... 89
POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR ..................................................................... 91
CONSIDERACIONES FINALES .................................................................................. 100
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
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REGISTRO DE SERVICIOS
Código:
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Fecha: 28/01/2021
Los procedimientos y políticas que se describen a continuación son
responsabilidad exclusiva de la Contadora Asistente responsable las Cuentas
por Pagar de la compañía Inter. asesores Asesores Empresariales
Administrativos S.A. quien será responsable también el manejo exclusivo del
Modulo de Cuentas por Pagar del Software Sin Fronteras; por lo tanto el presente
documento constituye una guía para su buen manejo
1.
REGISTRO DE SERVICIOS
Entiéndase por servicios todas las facturas y contratos que se registran en el
modulo de cuentas por pagar que no son de origen inventarios y que no tiene una
orden de compra.
Algunos ejemplos de facturas por servicios son:
 Servicios de mantenimiento
 Servicios Públicos
 Servicio de alquiler de equipos
 Servicio de Alquiler de inmuebles
 Honorarios
 Renovación de suscripciones
 Servicio de Vigilancia
 Servios de Aseo
 Servicio de Almuerzo (admisiones)
 Transporte Escolar
 Clases extras
Todas las facturas deben estar debidamente aprobadas por las personas
autorizadas según manejo del presupuesto así:
Presidencia:
Colegio Nueva York:
Colegio Colombo Gales:
Colegio Mayor de los Andes:
Admisiones:
Sistemas:
Contraloría y Finanzas:
Economato:
Directora Ejecutiva de Presidencia
Directora administrativa
Directora Administrativa
Directora Administrativa
Directora de Admisiones
Directora General de Sistemas
Coordinadora Financiera
Ecónoma
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REGISTRO DE SERVICIOS
1.1
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CONTRATOS
Las personas autorizadas para realizar contratos por servicios de acuerdo al
presupuesto o políticas internas, deben tramitar el contrato, la factura, las pólizas
de cumplimiento, calidad, estabilidad de la obra u otras según el caso y enviar a
cuentas por pagar para su registro, anticipo y/o abono. Si las personas que van a
realizar el trabajo, lo realizan dentro de la institución, deben anexar una fotocopia
del ultimo pago o la afiliación a la seguridad social en riesgos y salud estos
últimos están en custodia de la persona que realiza la negociación y lo actualiza
mensualmente dependiendo de el tiempo de ejecución de la obra.
En dicho contrato debe estar relacionado el numero de la cuenta contable para su
registro y especificar el concepto, si es inversión o presupuesto regular.
 Para realizar anticipos
Para realizar anticipos, es necesarios enviar los siguiente documentos en original:
 Contrato debidamente firmado por la partes
 Copia de el RUT si la persona contratada esta inscrita como Régimen
Simplificado ante la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN
 pólizas (Según el contrato) Para anticipos cuando sea un monto superior a
$ 1.000.000
 Factura (Opcional)
 Para realizar abonos
Para realizar abonos, según ejecución o avance de la obra, se debe realizar una
solicitud de pago escrita o por correo electrónico, de acuerdo a las formas de pago
pactadas en dicho contrato o con dos días de anticipación para ser programado.
 Para realizar el pago final
Para realizar el pago final, son necesarios los siguientes documentos en original:
 Factura o cuenta de cobro (Siempre y cuando al inicio del contrato no se
haya entregado)
 Acta de entrega de satisfacción de la obra firmada por las partes
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REGISTRO DE SERVICIOS
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Nota: Las personas naturales que son del régimen simplificado, deben anexar
copia del RUT, y no están obligadas a facturar, por lo cual, el documento
equivalente a la factura es el contrato.
1.2
FACTURAS SERVICIOS
De acuerdo al presupuesto, y a las necesidades de la empresa, las personas
autorizadas realizan la negociación con el proveedor o acreedor, ajustándose a las
políticas internas y fiscales, quien pactará forma de pago, fecha de ejecución, y
precios.
Se debe tener en cuenta, que cuando se negocia con personas naturales, se debe
exigir la copia del RUT y enviar a contabilidad junto con la factura o cuenta de
cobro y formulario de matricula de proveedor.
Cuando son proveedores nuevos, la persona que contrata el servicio, debe
tramitar el formulario de matricula de proveedores nuevos el cual contiene los
datos para realizar transferencia electrónica y enviar a cuentas por pagar.
De la misma manera, la persona contratante tienen la responsabilidad de
asegurarse que el servicio se ejecutó de la manera acordada para autorizar
abonos y/o pagos; la manera de autorización, es firmando la factura con VoBo de
aceptación al 100%.
Las facturas serán archivadas en los A-Z designados para tal fin por meses en
orden alfabético descendente este archivo será compartido con la contadora
Asistente de Inventarios el objetivo que todas las facturas causadas estén a
disposición y orden para poder hacer su pago en forma efectiva. Dependiendo de
la fecha de pago se desarchivan y siguen el proceso de programación y pago.
1.3

REQUISITOS DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES
DE SERVICIOS
En el momento de recibir la factura, se deben auditar los requisitos legales
de acuerdo al Articulo 617 del Estatuto Tributario:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta
b) Apellidos y nombre o razón y Nit del vendedor o de quien presta el
servicio.
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REGISTRO DE SERVICIOS
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c) Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquiriente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de expedición
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
g) Valor total de la operación antes y después de IVA
h) El nombre o razón social y el Nit del impresor de la factura
i) Indicar la calidad de retenedores del impuesto sobre las ventas.
Los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente
impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas
industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema
de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión
efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma
consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para
su verificación y auditoria.

Cuando la factura es enviada a cuentas por pagar, debe tener la firma de
autorización.
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REGISTRO DE SERVICIOS
1.4
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REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS
Todos los servicios se deben registrar en el modulo de cuentas por pagar como un
documento así.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
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REGISTRO DE SERVICIOS
1.4.1
Código:
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Edición: 0
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TIPOS DE DOCUMENTOS
Los tipos de documentos utilizados por cuentas por pagar son:
TIPO
CLASE
DESCRIPCION
NDCO
SPCH
SPTR
CECH
CETR
FACO
NCCO
APCP
RECM
SACH
SATR
NDCO
SPCO
SPCO
COEG
COEG
FACO
NCCO
CAPC
FACO
SACO
SACO
NOTA DEBITO COMPRA
SOLICITUD PAGO CHEQUE
SOLICITUD PAGO TRANSFERENCIA
EGRESO CHEQUE
EGRESO TRANSFERENCIA
FACTURA COMPRA
NOTA CREDITO COMPRA
APLICACION CUENTAS POR PAGAR
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
SOLICITUD ANTICIPO CHEQUE
SOLICITUD ANTICIPO TRANSFERENC
NDCO NOTA DEBITO COMPRA
Se usa cuando la factura original enviada por el proveedor esta por un menor valor
al contratado inicialmente.
Este tipo de documento si contabiliza
SPCH SOLICITUD PAGO CHEQUE
Se usa cuando la persona autorizada para aprobación de pagos hace una solicitud
la cual debe ser cancela en cheque y no requiere de factura, los casos son:
 Pagos de aportes a fondos de pensiones obligatorias, medicina prepagada,
libranzas, embargos.
 Prestamos y honorarios gerenciales
 Pago de impuestos
 Liquidación definitiva de empleados
 Pagos de nomina de empleados que no tiene cuenta bancaria porque el
contrato no es superior a 1 mes
Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el
momento de realizar el pago.
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REGISTRO DE SERVICIOS
Código:
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SPTR SOLICITUD PAGO TRANSFERENCIA
Este tipo de documento se utiliza para realizar el pago de:
 Anticipo de nomina a empleados.
 Prestamos a empleados
 Anticipo de cesantías parciales
 Reintegro de costos educativos a padres de familia
Todos los anteriores se tramitan con el debido soporte enviado desde la división
de nomina.
Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el
momento de realizar el pago.
CECH EGRESO CHEQUE
Este documento es asignado automáticamente al realizar pago con cheque.
CETR EGRESO TRANSFERENCIA
Este documento es asignado automáticamente al realizar pago por transferencia
electrónica.
FACO FACTURA COMPRA
Este tipo de documento registra la entrada de las facturas por adquisición de
servicios y contratos.
Este tipo de documento si contabiliza
NCCO NOTA CREDITO COMPRA
Este documento se utiliza cuando se hace un descuento a la factura por error de el
proveedor o por un descuento por pronto pago.
Este tipo de documento si contabiliza
APCP APLICACION CUENTAS POR PAGAR
Comprobante automático al realizar una legalización de un anticipo tramitado con
anterioridad o aplicación de notas crédito.
Este tipo de documento si contabiliza
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REGISTRO DE SERVICIOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
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RECM REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Este tipo de documento registra los reembolsos de caja menor de la compañía.
Este tipo de documento si contabiliza
SACH SOLICITUD ANTICIPO CHEQUE
Se utiliza cuando hay una solicitud de anticipo con cheque el cual va a ser
legalizado con una factura posterior la solicitud la realiza la persona autorizada
este debe venir acompañado de las Pólizas correspondientes y el contrato
firmado.
Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el
momento de realizar el pago.
SATR SOLICITUD ANTICIPO TRANSFERENCIA
Se utiliza cuando hay una solicitud de pago transferencia como anticipo de el cual
no se tiene la factura pero va a ser legalizado con una factura que llegara
posterior.
Este tipo de documento no contabiliza por lo cual su causación contable será en el
momento de realizar el pago.
1.4.2
PASOS PARA EL REGISTRO EN EL SOFTWARE SIN FRONTERAS
Pasos para el registro en el software Sin Fronteras, Se digitan los datos de la
factura o documento:
a) Centro de responsabilidad.
b) Tipo de documento que para este caso es FACO (ver anexo 4 Tipos de
Documentos).
c) Concepto (Ver anexo 5 Conceptos de los documentos).
d) Numero de Nit o cedula del proveedor.
e) Numero de factura
f) Fecha de la factura, Fecha de contabilización y Fecha de vencimiento.
g) Comentario que indique a que corresponde la factura lo más claro
h) Total del documento, debe contener el valor total de factura incluido l IVA.
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REGISTRO DE SERVICIOS
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Fecha: 28/01/2021
DOCUMENTO
E
N
C
A
B
E
Z
A
D
O
D
E
T
A
L
L
E
1
4
5
6
7
8
2
3
Los conceptos están creados con el numero de la cuenta contable precedido de
una letra como se indica en el Anexo 5 de Tipos de Conceptos. EJEMPLO: el
servicio de fotocopias de administración, el cual esta presupuestado en papelería
es E519530 la cuenta contable es 519530.
Con ENTER se desplaza a la parte derecha del documento en el detalle en este
se pueden verificar los datos registrados en el encabezado del documentos como
valores , centro de responsabilidad, tercero, cuenta, la división en este caso se
debe digitar según corresponda (Ver anexo 1 Divisiones) estos datos se pueden
modificar, la mayoría de conceptos tiene una línea de impuestos asociada la cual
se debe verificar y modificar si fuera el caso como el concepto de retención en la
fuente, % de rete Iva, % de rete Ica, o la liquidación de IVA.
En el detalle se pueden ingresar varias líneas con diferentes datos según
corresponda y asignarle diferentes impuestos como la factura lo requiera Ejemplo:
La señora Esperanza Gómez en la misma factura relaciono el servicio de
fotocopiado y la venta de varios elementos de papelería para este caso se deben
ingresar dos líneas y aplicarle a cada una de ellas los de impuesto que
corresponda.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
REGISTRO DE SERVICIOS
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Fecha: 28/01/2021
En la ventana de Cargos e Impuestos se puede ver la tarifa de Iva aplicado y las
Retenciones Practicadas también se detalla la base de cada impuesto. Esta
ventana solo es informativa no se puede modificar o alterar datos.
En la ventana de Totales y Formas de Pago se detalla el valor de total de la
factura el Iva discriminado y el valor total de las retenciones practicadas y el saldo
de la factura que corresponde a la cuenta por pagar.
En esta ventana se pueden modificar los datos de contabilización como el código
de la cuenta por pagar o movimiento crédito del registro, el numero de Nit del
proveedor y el numero de documento que será registrado contablemente.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
REGISTRO DE SERVICIOS
Luego se da CLICK en gravar
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 13 de 101
Fecha: 28/01/2021
y guarda la factura, se verifica la
contabilización y se procede a liberar la factura para su correspondiente registro
en contabilidad.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
REGISTRO DE SERVICIOS
Libera factura
Código:
PCP-0016
Edición: 0
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Fecha: 28/01/2021
Confirma asientos contables
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PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
2.
Código:
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Pagina : 15 de 101
Fecha: 28/01/2021
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS, CONTRATOS,
ANTICIPOS, OTROS
Los pagos internos como reembolso de caja menor, anticipos de salario,
prestamos a empleados, servicios públicos se realizan diariamente, siempre y
cuando se hayan radicado en contabilidad el día anterior a mas tardar a las 3:00
p.m., con los requisitos exigidos.
Los pagos para proveedores externos se deben pactar únicamente para los días
viernes, cumpliendo todos los requisitos para el pago como se enuncio el item
anterior, estos documentos deben estar en contabilidad a mas tardar el día
miércoles. Si la cuenta bancaria del proveedor no ha sido matriculada para
transferencias electrónicas se deben enviar los datos a más tardar el lunes de esa
semana, para realizar el tramite correspondiente.
2.1
PAGOS INTERNOS
Todos los pagos internos de empleados deben ser tramitados por la asistente
administrativa, o la persona encargada de nomina y las persona responsable
de la caja menor; y será responsabilidad de la mismas el tramite oportuno en
contabilidad siempre y cuando los documentos se encuentren de acuerdo a las
políticas establecidas como se enuncia a continuación.
2.1.1
ANTICIPOS DE SUELDOS
Como política interna, todos los empleados tienen derecho a que les anticipe
hasta el 25% del sueldo desde el 1 al 14 de cada mes; este anticipo será
descontado en el mismo mes de su solicitud.
Para llevar a cabo este tramite el empleado debe acercarse a la oficina de la
asistente administrativa o la persona encargada quien es la responsable de
controlar los formatos por consecutivo y realizar el respectivo descuento.
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DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
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Fecha: 28/01/2021
Dicho formato, debe estar diligenciado en su totalidad con la siguiente
información:
-
Numero de cedula
Mes y año en que se autoriza descontar
Nombre del empleado y firma
Salario actual
Valor de el anticipo ( no debe ser superior al 25% de su salario)
Persona quien autoriza (Asistente administrativa o persona encargada,
quien verifica monto del anticipo y datos diligenciados)
Fecha y hora de la solicitud
Si el empleado necesita una anticipo superior al 50% de su sueldo, este debe
ser autorizado por la Junta directiva.
REGISTRO CONTABLE

En el Software Sin Fronteras, en cuentas por pagar se ingresa el
documento como una solicitud de pago transferencia SPTR (1) (Ver Tipos
de documentos) con el numero del formato de anticipo (4), como numero
del documento este tipo de documento no contabiliza, el concepto de el
documentos es A9503 (2) ANTICIPO SALARIO con el numero de cedula
del empleado (3); el registro en contabilidad queda en el momento de
realizar el desembolso creándose una cuenta por cobrar al empleado
13659503 contra el banco.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
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Fecha: 28/01/2021
INGRESO DOCUMENTO CUENTAS POR PAGAR PSL
1
2
3
4
REGISTRO DE EL COMPROBANTE DE EGRESO CONTABILIDAD
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DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
2.1.2
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 18 de 101
Fecha: 28/01/2021
PAGO DE LIQUIDACIONES DEFINITIVAS
El pago de las liquidaciones definitivas de empleados deben tener los siguientes
requisitos:
-
Carpeta del empleado en original
Carta de renuncia o despido según sea el caso en original firmada por el
empleado y el jefe inmediato
Carta de aceptación de renuncia en original
Formato de Paz y Salvo original firmado en su totalidad por todas las
dependencias.
3 Anexos de liquidación definitiva de prestaciones sociales formato PSL
Firmado por la directora administrativa que corresponda, Uno para ser
entregado al empleado con el cheque, otro como soporte de el
comprobante de egreso cheque, y otro para archivar a la carpeta del
empleado.
REGISTRO CONTABLE

En el Software Sin Fronteras, en cuentas por pagar se ingresa un
documento solicitud de pago cheque SPCH (1) (Ver Tipos de documentos)
con el numero del mes en que se esta realizando el giro (3), como numero
del documento este tipo de documento no contabiliza, el concepto de el
documento es B0505 PAGO DE NOMINA (2), el registro en contabilidad
queda en el momento de realizar el desembolso debita la cuenta de nomina
250505 y acredita el banco.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 19 de 101
Fecha: 28/01/2021
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2
3
REGISTRO DE EL COMPROBANTE DE EGRESO CONTABILIDAD
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
2.1.3
Código:
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Pagina : 20 de 101
Fecha: 28/01/2021
PRESTAMOS POR EDUCACIÓN SUPERIOR
A los empleados se les financia sus estudios con los siguientes requisitos:
-
-
El monto máximo es un sueldo mensual
El tiempo para descontar de nomina es el mismo de estudio, es decir si se
presta el semestre, se descuenta en 6 meses, para no cruzar este préstamo
con siguientes.
Debe anexar documento que certifique dicho estudio a nombre del
empleado
Debe diligenciar formato de carta de préstamo con un consecutivo asignado
por la asistente administrativa y autorizado por la directora administrativa.
Posterior al desembolso de el préstamo el empleado debe traer fotocopia
de el soporte de pago a la institución
REGISTRO CONTABLE

En el Software Sin Fronteras, se registra en cuentas por pagar el
documentos con el numero consecutivo del préstamo asignado por la
asistente administrativa, como una SPTR SOLICITUD DE PAGO
TRANSFERENCIA con el concepto de documento A1501 PRESTAMOS A
EMPLEADOS, el registro en contabilidad queda en el momento de realizar
el desembolso debita la cuenta de Prestamos por Educación 13651501 y
acredita el banco.

Se le gira directamente al empleado, y luego él debe certificar dicho pago
con soporte de el pago emitido por la entidad donde realiza los estudios. No
se realiza directamente a la entidad educativa, a menos que reciban
cheque, ya que por lo general solo aceptan cheques de gerencia, y la
empresa no emite estos cheques.
2.1.4
PRÉSTAMO POR SEMINARIOS U OTROS CURSOS
Cuando dicho estudio es para mejorar sus funciones laborales, la empresa
asume el 50% y financia el otro 50% hasta 6 meses, siempre y cuando exista
la autorización del asesor inmediato y el presupuesto asignado.
Los requisitos son:
- Factura a nombre de la empresa
- Autorización del asesor inmediato asignando presupuesto
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PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
Código:
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Edición: 0
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Fecha: 28/01/2021
-
Carta de préstamo debidamente diligenciado con su consecutivo asignado y
tramitado por la asistente administrativa. Si el empleado desea cancelar el
50% de contado, se debe anexar el recibo de caja.

El pago se realiza directamente a la entidad educativa, teniendo en cuenta
las deducciones de ley. Se debe registrar esta factura en el modulo de
Cuentas por Pagar como una FACO FACTURA DE COMPRA (1) por el
100% del valor de el curso, con el concepto de documento G0563
CAPACITACION DOCENCIA- E0563 CAPACITACION ADMINISTRACIÓN
- H0563 CAPACITACION CASINO en el detalle de la factura se ingresas
dos líneas una con 50% del valor asignado a la cuenta de el gasto (3) y en
una segunda línea el 50% del valor restante a la cuenta contable de
prestamos a empleados con el numero de cedula del el empleado (4).
1
2
3
4
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 22 de 101
Fecha: 28/01/2021
REGISTRO CONTABLE DE LA FACTURA
2.1.5
PRESTAMOS POR OTROS CONCEPTOS
Como política interna se autorizan prestamos por calamidad domestica a causa
de muerte, enfermedad de parientes u otro concepto justificado que amerite
dicho préstamo.
Al igual que los anteriores prestamos, se tramitan a través de la asistente
administrativa en el formato de prestamos con las autorizaciones
correspondientes.
A estos prestamos se les da prioridad, es decir se tramitan en el mismo
momento en que lo solicitan.

En el modulo de Cuentas por Pagar se ingresa el numero de consecutivo
como SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA y se tramita como
pagos internos con el concepto de documento A2501 PRESTAMOS
CALAMIDAD DOMESTICA.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
Código:
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También se autorizan prestamos para arreglo o mantenimiento de moto de los
gestores externos, estos deben estar acompañados con la correspondiente carta
de préstamo y copia de la factura de el proveedor que les realizo el servicio este
préstamo debe estar autorizado por el jefe inmediato y debe seguir todo el tramite
de con la asistente administrativa. En el modulo de Cuentas por Pagar se ingresa
el numero de consecutivo como SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA
y se tramita como pagos internos con el concepto de documento A1001
PRESTAMO VEHÍCULOS.
Otro tipo de préstamo que no es muy común es el préstamo medico / odontológico
este debe estar soportado con todos los anexos que comprueben que no es una
intervención cosmética sino que es fundamental para el buen desarrollo de sus
actividades debe ser aprobado por el jefe inmediato y debe seguir todo el tramite
de con la asistente administrativa. En el modulo de Cuentas por Pagar se ingresa
el numero de consecutivo como SPTR SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA
y se tramita como pagos internos con el concepto de documento A2001
PRESTAMO MEDICO Y/O ODONTOLÓGICOS.
2.1.6 REEMBOLSOS CAJA MENOR
De acuerdo al reglamento de caja menor antes que los gastos de la caja menor
superen el 50% de el total del fondo, se debe solicitar el reembolso de caja
menor, el cual debe cumplir con los siguientes requisitos:
Solicitarlo a través del formato de reembolso de caja menor, con los siguientes
datos:
 Nombre de la empresa
 Consecutivo del reembolso
 Relación de gastos agrupados por Nit y por numero de cuenta contable
(Nombre o razón social del proveedor, Nit, concepto, valor, numero de la
cuenta).
 Valor total
 Numero cuenta
 División
 Firma de quien autoriza
 Firma del responsable de caja menor
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DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
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 Todos los documentos soportes deben cumplir con los requisitos legales del
estatuto tributario, estar en original y estar debidamente justificados y
autorizados con VoBo. De la persona que autoriza uno a uno.

Se ingresa en el modulo de Cuentas por Pagar como RECM REEMBOLSO
DE CAJA MENOR (1) el numero del reembolso es el consecutivo asignado
con la cedula del responsable (3) de la caja menor el concepto de los
documentos (2) y se gira un cheque. Este caso en especial nunca se
realiza por transferencia electrónica.
1
3
2
4
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
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PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
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REGISTRO CONTABLE
2.2
2.2.1
PAGOS EXTERNOS
HONORARIOS
Los honorarios habituales (Gerenciales y Asesores de gerencia) se cancelan los
cinco primeros días calendario de cada mes y se deben controlar a través del
cuadro de control de pagos fijos, en la medida de lo posible se debe realizar el
primer día hábil.
Para cancelarse debe estar la factura original.
Si son honorarios eventuales, se debe cancelar en las fechas que pacto la
persona que contrato el servicio con su autorización, presupuesto y cuenta
contable.

Se ingresa en el modulo de Cuentas por Pagar como un documento FACO
con el numero de la factura, el concepto de los documentos depende de el
tipo de honorarios que están facturando.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
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PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS

2.2.2
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Los Honorarios de la Sra Elsa Balla de Correales al Banco de Crédito solo
debe hacerse por el Banco de Crédito, ya que el NIT presenta un error y se
debe hacer manual por la persona encargada de Tesorería.
PROVEEDORES
Se deben cancelar únicamente los viernes, para lo cual se debe tramitar con la
suficiente anticipación para realizar la transferencia el jueves. Todo debe estar
debidamente soportado con documentos que cumplan con todos los requisitos
exigidos por ley, autorizados por las personas encargadas, desde el momento de
su registro contable.
Si es una factura con origen inventarios, deben tener anexa la orden de compra
que certifique el ingreso de mercancía a conformidad. Si existe alguna diferencia
entre la orden de compra y la factura debe ser justificada, por compras, por
economato, por cooperativa o por la persona que solicito la mercancía.
Se deben tener en cuenta y respetar las fechas de pago acordadas desde
compras. Si compras no informa la forma de pago, se asignara la fecha general
los proveedores habituales, es decir el ultimo viernes del siguiente mes a la fecha
de la factura.
Las fechas de pago son:
a) El abono de proveedores y acreedores habituales se hará el último viernes
del mes siguiente a la fecha de la factura; Ejemplo: así las facturas del mes
de mayo se cancelaran el ultimo viernes del mes de junio.
b) Los proveedores y acreedores (casos excepcionales, según listado –
acuerdo de compras ), y padres de familia se pagarán a través de
transferencia electrónica únicamente los días jueves para que este abonado
en la cuenta el día viernes siendo estos radicados a mas tardar el día
miércoles.
c) Los transportadores, centros ecuestres, Servicio de vigilancia y
proveedores aprobados por compras y según forma de pago asignada en la
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PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
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orden de compra, se pagará el 10 de cada mes si es viernes, de lo contrario
se abonará el siguiente viernes.
d) Los Aportes parafiscales y demás fondos se pagarán en los primeros días
del mes. Se giran en la última semana del mes anterior, según cronograma.
e) Los honorarios habituales deberán abonarse a más tardar el 5 de cada
mes.
f) Los pagos de impuestos y servicios públicos deberán pagarse un día antes
del vencimiento.
g) Los giros con cheque o transferencia de carácter interno, serán cancelados
a diario.
h) Todos los pagos se efectuarán por Transferencia Electrónica, exceptuando
algunos con cheque, como fondos, impuestos, cajas menores, gastos
gerenciales.
VER POLÍTICA DE PAGOS
2.2.3
REINTEGRO COSTOS EDUCATIVOS
Los reintegros a padres de familia son:
a) Mayor valor consignado por el padre
b) Devolución de matricula por retiro definitivo del colegio
c) Devolución de costos educativos por retiro del colegio por traslado de
ciudad o de colegio
d) Devolución de Inversión de años anteriores
e) Reintegro de servicios que no disfruto y fueron facturados (Transporte,
Medias Nueves entre otros)
Los reintegros se tramitan a través de la jefe de recaudos con una requisición de
pago y los documentos que soportan dicho reintegro son copia del recibo de pago,
carta del padre de familia en original en la cual indique el numero de la cuenta
bancaria a la cual se debe realizar la transferencia, reporte del programa School
Pack y visto bueno de la directora administrativa.
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PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
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Estos documentos deben ser entregados a cuentas por pagar revisados por la
contadora principal quien le asignará el numero de la cuenta contable, el nit para
su registro y a su vez dará VoBo de conformidad con el reintegro que se esta
realizando, para que la contadora asistente proceda a realizar el pago.
REGISTRO CONTABLE

En el Software Sin Fronteras, se registra en el modulo de cuentas por pagar
con el numero de el mes del reintegro como un documento SPTR
SOLICITUD DE PAGO TRANSFERENCIA.

En el botón de comentario de detallar lo más especifico posible a que
corresponde el reintegro esto para facilitar posibles análisis tener el detalle
sin ir al físico.
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DE CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS, SERVICIOS,
CONTRATOS, ANTICIPOS, OTROS
2.2.4
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SERVICIOS PÚBLICOS Y OTROS PAGOS
Es responsabilidad de contabilidad, asegurarse que todos los servicios
públicos se cancelan en las fechas oportunas, a través del control de pagos
fijos.
Si por algún motivo, la factura o recibo no llegó, se debe tramitar el duplicado o
copia de dicha factura para evitar suspensiones, intereses, u otros
inconvenientes, antes de la fecha de vencimiento.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
PROGRAMACIÓN DE PAGOS
3.
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PROGRAMACIÓN DE PAGOS
Teniendo la causación de las facturas la contadora Asistente responsable de
las cuentas por pagar de la compañía deberá preparar, programar y realizar la
generación de los pagos a diario según corresponda o en las fechas
establecidas de las facturas de Servicios y las facturas de origen Inventarios.
La Contadora Asistente de inventarios al finalizar el mes debe entregar a
cuentas por pagar las A-Z correspondientes a la causación de las facturas de
origen inventarios con los correspondientes Vo.Bo. de diferencias y las notas
crédito si así se requiere. Esto para que la persona responsable de los pagos
pueda realizar los pagos en las fechas establecidas según negociación de
compras y no tener ningún inconveniente.
Desde el modulo de cuentas se ingresa a la aplicación por Transacciones
pagos
programación de pagos
Se programa los proveedores con las facturas o solicitudes de pago según
corresponda existen varias formas de realizar la programación de pagos una
es haciendo la programación proveedor por proveedor y factura por factura,
otras es por proveedor y total de facturas y otras es una programación masiva
por vencimientos en la cual se selecciones todos los proveedores y todas las
facturas cada una se detalla a continuación:
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
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PROGRAMACIÓN DE PAGOS
3.1
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PAGO PROVEEDOR POR PROVEEDOR FACTURA POR
FACTURA
En este tipo de programación se digita el nit del proveedor (1) o también se
puede ubicar el nit con la lupa de ZOOM;
se da clic en la casilla de
numero de factura (2) se presiona clic en la lupa de ZOOM y se abre una
pantalla adicional en la cual relaciona la totalidad de los documentos
pendientes por pago del proveedor (3) (incluye facturas notas debito y crédito,
solicitudes de pago y anticipos) esta pantalla muestra Tipo de Documento,
Numero, prefijo si se utiliza, saldo y el estado, para verificar toda la
información de debe desplazar a la derecha con la barra (4) cuando se tiene
ubicada la factura a cancelar se presiona doble clic o OK sobre la factura y
esta queda programada se da clic en grabar y graba la programación.
Si se desea programar más de una
factura se presiona
Graba la programación
Borra la factura programada
Inserta una nueva factura
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PROGRAMACIÓN DE PAGOS
Código:
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Edición: 0
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1
2
3
4
NO se utiliza
Cierra la ventana actual
Ubica el documento si se conoce el numero
Programa la factura seleccionada
3.2
PAGO POR PROVEEDOR Y TOTAL DE FACTURAS
En esta forma de programación se puede programar de forma masiva todos los
documento pendientes de pago de el proveedor se digita el numero de Nit de el
proveedor (1) se presiona seleccionar (2)
y se ingresan los datos
correspondientes por criterios de proveedor (3); se da clic sobre cada recuadro de
acuerdo el tipo de información que se desea obtener se pueden seleccionar todas
la opciones o una sola de ellas (4). Se presiona OK
y se abre otra
pantalla en la cual detalla todos los documentos pendientes del proveedor se da
clic en un documento inicial se presiona SHIFT
sostenido y con el MOUSE se
da clic en la ultima factura a programar (5) se presiona programar (6) y se graba
la programación.
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PROGRAMACIÓN DE PAGOS
Código:
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4
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PROGRAMACIÓN DE PAGOS
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Fecha de la programación
5
Cierra la ventana actual
6
Ubica el documento si se conoce el numero
3.3
PAGO POR PROGRAMACIÓN MASIVA
A diferencia de la programación 3.2 la cual se parametriza por criterios de el
proveedor, este tipo de programación se realizar por criterios de documentos; los
criterios para la programación pueden ser:




Fecha de vencimiento
Fecha de expedición
Descuento por pronto pago (No se utiliza)
Tipo de proveedor
Igual que el punto anterior se seleccionan los documentos y se programan todos
los proveedores de acuerdo a la fecha definida como la final de la programación
de el pago.
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PROGRAMACIÓN DE PAGOS
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4
Cierra la ventana actual
2
Ubica el documento si se conoce el numero
3
En la pantalla aparecen todos los documentos de todos los proveedores que están
para vencer en la fecha que se definió en los criterios de los documentos(1).
Se pueden seleccionar todos los documentos en forma masiva como se indico en
el punto anterior o se puede seleccionar uno a uno presionando CONTROL
sostenido y con el MOUSE se presiona clic sobre el documento seleccionado, se
presiona PROGRAMAR (2) y guardar, en ese momento ya queda la programación
se puede realizar varias programaciones en diferentes fechas y modificarlas según
sea necesario (3) en esta ventana se tiene acceso a todas las programaciones por
fecha se puede cambiar la fecha de la programación si así se desea.
En este detalle (4) se encuentra el número de proveedores que están
programados, el valor total a pagar por proveedor y el valor general de el pago que
se realiza en La fecha.
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DE CUENTAS POR PAGAR
GENERACION DE PAGOS
4.
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GENERACIÓN DE PAGOS
Una vez realiza la programación y auditado el valor de los pagos se procede a
realizar la generación se ingresa por Generar Pagos
General (1) los pagos se
pueden realizar por transferencia electrónica de las cuentas autorizadas para tal
fin, o se pueden realizar en cheque
4.1
GENERACION PAGOS POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Se ingresa por Generar Pagos (1) y abre la pantalla de información para la
generación de los comprobantes de egreso en esta pantalla se confirman los
bancos para los cuales se tienen autorizados los proveedores; se presiona pagos
a terceros electrónica y abre la de detalle de terceros con pago electrónico
definido y entre paréntesis (3) aparece el numero de proveedores a los cuales se
le realizara transferencia (2); esta pantalla detalla el número de nit, nombre,
número y código de el banco de la cuenta de el proveedor y la cuenta giradora
(2); se pueden hacer pagos a diferentes bancos según la planeación que se tenga
por ejemplo si el BCO CONAVI-207 no tiene suficientes fondos se autorizan unos
proveedores por el BCO CONAVI-197 sin tener que hacer varias programaciones.
3
2
1
4
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DE CUENTAS POR PAGAR
GENERACION DE PAGOS
Código:
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Al verificar los datos en la pantalla si se encuentra todo en orden se presiona OK
(4) de esta forma se Autoriza el pago de los proveedores.
4.1.1
GENERACION ARCHIVO PLANO PARA PAGOS
Posterior a la generación de los pagos se procede a realizar el archivo plano para
que la Asistente de Tesorería pueda hacer el pago por cada una de las cuentas
bancarias previa autorización de la coordinadora financiera.
Se ingresa por UTILIDADES
PAGOS ELECTRÓNICOS
GENERACIÓN DE EL PLANO
Y abre una pantalla de parámetros para la generación de el pago, esta pantalla se
debe diligenciar los datos en su totalidad.
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GENERACION DE PAGOS
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2
3
4
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6
1. Fecha de la Generación de los pagos
2. Cuenta a debitar, es la cuenta por la cual se realizo la generación de los
pagos; se debe hacer un archivo plano por cada uno de bancos de los
cuales se realizo la generación en la fecha.
3. Comentario, es el nombre que se da al archivo plano generalmente se
nombre como PROV1907 PROV(proveedores) 1907 (19 de julio de 2006)
si es nomina en NOM1907 NOM(NOMINA)
4. PATH y nombre de el archivo; es la ubicación de el plano, en la actualidad
se tiene acceso a F: ; se selecciona el archivo con el nombre de el banco
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GENERACION DE PAGOS
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5. Extractar los egresos por; se tiene la opción de hacerlo por lote: es el
numero que asigna automáticamente el sistema al realizar la generación de
los pagos se puede ver en el sumario de Comprobantes de Egreso; por
fecha es el día de a generación o por comprobante en la cual se ingreso e
tipo de consecutivo y el numero asignado automáticamente por ejemplo si
se quiere general el plano por un pago de el total de el día de verifica el
numero asignado de el CETR y se diligencia la información.
Se presiona OK (6) y queda listo el plano para que sea usado en línea por la
Asistente de tesorería.
NOTA : Si el plano generado es un plano de nomina de una
cuenta de conavi se debe realizar el siguiente proceso.
Abrir el archivo generado como tipo texto; la estructura del archivo es como el
de pago de proveedores en donde detalla el documento que se esta
cancelando en este caso en la información ingresa en PSL como la solicitud
de pago transferencia para anticipo de nomina, pero la gerencia electrónica de
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GENERACION DE PAGOS
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conavi maneja dos tipos de archivo una para el pago de Nomina y otra para el
pago de proveedores, en PSL solo hay una estructura el de pago de
proveedores por esta razón se modifica manualmente el archivo.
TIPO DE ARCHIVO NOMINA
Detalle del
documento
PSL
Se debe eliminar la línea de detalle del archivo para cada uno de los
empleados y dejar lo correspondiente a los datos de cedula, cuenta y valor a
pagar.
Adicional se debe cambiar el tipo de plano generado en la parte superior del
archivo en las posiciones 4,5,6, de la primera línea el archivo inicial generado
se nombra PPE (PAGO PROVEEDORES )se borra y se reemplaza por NOE
(PAGO PROVEEDORES NOMINA ).
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GENERACION DE PAGOS
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TIPO DE ARCHIVO NOMINA
AUDITORIA
Para verificar que el plano se haya generado sin ninguna novedad de Ingresa
por Procesos
lista de procesos y se verifica el estado de el proceso (1) en
esta pantalla también se puede verificar que los procesos de cuentas por pagar
este en estado TERMINADO (2) de esta manera se garantiza que toda la
información procesada en Cuentas por Pagar este imputada en los demás
módulos cuando se liberan facturas o se general los pagos.
Se recomiendo revisar esta pantalla eventualmente de esta forma se garantiza
que la información este disponible en línea y en tiempo real.
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GENERACION DE PAGOS
Código:
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2
Al finalizar la elaboración de los archivos planos se procede con la impresión
de el sumario de los comprobantes de egreso para ser enviados a la Dirección
Financiera para el Vo.Bo. y aprobación final de pago
Se ingresa por Transacciones
Pagos
Sumario de Comprobantes
de Egreso, y abre una ventana en la cual se puede parametrizar el tipo de
informe que se desea obtener en el caso de el Sumario de la generación de
pagos transferencia del día se debe ingresar el tipo de concepto (1), la fecha
de el informe (2) y el estado de el pago (3)que es este caso seria ANULADO O
APROBADO se parametriza con los dos estados con el objetivo de obtener el
consecutivo completo de los comprobantes de egreso se debe tener en cuenta
que si no se detalla que encuentre los pagos anulados de el día este no los
tomara.
Se presiona encontrar (4) y detalla los documentos según las especificaciones
dadas, se imprime el informe se anexa a las facturas las cuales deben llevar el
sello de CANCELADO que esta en poder de la asistente de Cuentas por Pagar
con tinta roja, en señal de cancelada la factura este procedimiento existe para
evitar el doble pago de las facturas este sello debe ser impuesto a todos los
documento que sean soporte de un pago con excepción de los formularios de
las pagos de aportes de nomina.
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GENERACION DE PAGOS
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Se lleva el paquete completo a la Dirección Financiera para su aprobación y
VoBo. Luego la Dirección Financiera lleva los documento a Tesoreria para
realizar el correspondiente giro por la cuentas bancarias (VER MANUAL DE
TESORERIA).
Si por algún motivo se anula un comprobante de egreso se debe imprimir el
soporte de el comprobante de egreso y anexo al grupo de pagos de ese día en
el consecutivo según corresponda.
Para imprimir el comprobante de egreso de la anulación se ubica en el
comprobante anulado y se presiona DETALLAR (5) y se imprime el Comprobante.
1
2
3
4
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GENERACION DE PAGOS
Código:
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Fecha: 28/01/2021
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4.2
GENERACION DE PAGOS CHEQUE
Cuando los pagos se realizan con cheque es el mismo procedimiento para la
programación de documentos como se explico en el numeral 3 la diferencia esta
en el momento de realizar la generación del pago.
2
1
3
4
5
6
7
8
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GENERACION DE PAGOS
Código:
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Edición: 0
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Fecha: 28/01/2021
Se ingresa por Generar Pagos y abre la pantalla de información para la
generación de los comprobantes de egreso en esta pantalla se confirman el
bancos para los cuales se tiene autorizado el proveedor; se presiona pagos a
terceros no electrónico (1) y abre la pantalla de terceros sin pago electrónico
definido y entre paréntesis aparece el numero de proveedores a los cuales se le
realizara pago con cheque (2); esta pantalla detalla el número de nit, nombre de el
proveedor y la compañía que por defecto es 01 INTERASESORES.
Interasesores actualmente maneja dos chequeras en dos bancos:
 BCO CREDITO-901 (CHEQUES EN FORMATO FORMAS CONTINUAS)
 BCO CONAVI-3197 (CHEQUERA MANUAL)
Se debe diligenciar la parte inferior de la pantalla denominado PAGAR A
TERCEROS SIN PAGO ELECTRÓNICO PREDEFINIDO CON;
En Cuenta
Giradora se selecciona el banco por el cual se girara el cheque (3) como se
menciono actualmente hay dos Bancos con chequera autorizada; Los datos de
tramite de pago, tipo de documentos (4) los trae automáticamente, los cuales
fueron parametrizados desde la creación de la cuenta bancaria realizada por
Tesorería (VER MANUAL DE TESORERIA). Manualmente se ingresa el número
de el cheque (5) (El consecutivo se puede confirmar con Tesorería o por el
Sumario de comprobantes de egreso se verifica el último cheque girado).
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DE CUENTAS POR PAGAR
GENERACION DE PAGOS
Código:
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Fecha: 28/01/2021
Numero de cheque
Comprobante egreso cheque
Entidad
Giradora
Se pueden generar varios cheques a proveedores diferentes para este proceso
simplemente se programan los proveedores y
al generar el pago
automáticamente el Software asigna un comprobante de egreso y el número de
cheque (6) indica el numero de comprobantes a generar ( un comprobante por
cada proveedor) (7) indica el numero de cheque final según el número de
comprobantes de egreso a generar este número es automático.
Se presiona OK (8) y finaliza el proceso de generación de pago en cheque.
Se le pone el sello de CANCELADO a la factura o documento soporte y se lleva
Tesorería para la respectiva impresión de los cheques (VER MANUAL DE
TESORERIA).
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DE CUENTAS POR PAGAR
COMPROBANTES DE EGRESO
5.
Código:
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COMPROBANTES DE EGRESO
El consecutivo de los comprobantes de egreso es automático y lo asigna el
sistema en el momento de realizar la generación de las Transferencias
Electrónicas y los Cheques, estos comprobantes los archiva la persona encargada
de tesorería y pero son responsabilidad de Cuentas por Pagar su buen manejo,
quien debe garantizar que los documentos se en encuentren completos para
consultar y debe al finalizar el mes auditar que estén en correcto orden y
completos para enviar a archivar.
5.1
ANULACION DE COMPROBANTES DE EGRESO
Cuando se deba anular un Comprobante de Egreso por que la transferencia salió
rechazada o por que el giro no correspondía o porque el cheque quedo mal por
algún motivo se debe realizar el siguiente procedimiento:
a) La asistente de Tesorería debe pasar a cuentas por pagar el reporte del
banco en el cual se detalla el motivo por el cual la transferencia fue
rechazada acompañado con la factura original, para que cuentas por
pagar anule el comprobante de egreso.
b) Cuando la anulación sea de un cheque la Asistente de Tesorería debe
entregar a cuantas por pagar el cheque físico anulado para corroborar la
anulación y proceder a anularlo por el sistema
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
APLICACIÓN DE ANTICIPOS O
NOTAS CREDITO
6.
Código:
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Fecha: 28/01/2021
APLICACIÓN DE ANTICIPOS O NOTAS CREDITO
Cuando se realizan pagos por concepto de anticipo y estos van a ser legalizados
posteriormente con una factura; para poder realizar el pago se ingresa un
documento SACH (Solicitud de Anticipo Cheque) o SATR (Solicitud de Anticipo
Transferencia) (1) como se explico en el numeral 1.4, se debe tener en cuenta
que el concepto de el documento sea el que corresponde al tipo de servicio que se
esta contratando Ejemplo: Publicación de un Aviso en el Tiempo, (2) Tipo de
Concepto E9502 (51959502 Avisos y Publicaciones) de esta manera asigna el
costo según el flujo de caja, en el detalle de el documento se debe cambiar la
cuenta contable que automáticamente asigno e ingresar manualmente la cuenta
correspondiente al tipo de anticipo (3)(Cuentas 1330 PUC), este documento se
debe general por el valor exacto a pagar a el proveedor descontando impuesto si
fuere el caso (4).
Al liberal el documento anterior, automáticamente el Software PSL genera un
documento ANCO (Anticipo Compra) el cual va a ser legalizado (cruzado) con un
factura (5).
Para realizar este tipo de pagos se debe tener una solicitud de pago o soporte
autorizado por las personas responsables.
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2
4
3
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
APLICACIÓN DE ANTICIPOS O
NOTAS CREDITO
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 49 de 101
Fecha: 28/01/2021
Cuando ya se tiene la factura definitiva de la compra o adquisición de el servicio
como soporte de el pago se ingresa al modulo de cuentas por pagar como una
FACO (Factura) con todos los datos como se indico en el numeral 1.4.
Para poder legalizar el anticipo se debe ingresar por
Transacciones
Aplicaciones
Comprobantes de Aplicaciones
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
APLICACIÓN DE ANTICIPOS O
NOTAS CREDITO
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 50 de 101
Fecha: 28/01/2021
1
2
3
4
5
6
Y muestra la pantalla de Comprobantes de Aplicación en ella se deben seleccionar
los siguientes datos:
1. Tipo de Documento : APCP Aplicación Cuentas por pagar este documento
contabiliza.
2. Fecha : Es la fecha en la cual se esta haciendo la aplicación de el anticipo
esta puede ser la misma fecha de la factura o posterior, se debe tener en
cuenta que esta fecha es la misma en la cual quedara contabilizado el
documento de aplicación.
3. NIT: Nit de el proveedor de la factura y de el anticipo
4. Comentario: Se detalla cual es el concepto de la aplicación
5. Anticipo: Se da clic en encontrar y se selecciona con doble clic el anticipo
que se va a aplicar
6. Facturas: Se da clic en encontrar y se selecciona con doble clic la factura
que se va a aplicar
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
APLICACIÓN DE ANTICIPOS O
NOTAS CREDITO
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 51 de 101
Fecha: 28/01/2021
Se confirma la contabilización en Ver Asientos (1) se da clic y abre la ventana de
comprobante contable, esta pantalla muestra las cuentas que serán afectadas con
el documento se presiona OK y cierra la pantalla.
1
2
Si se esta de acuerdo con el documento se presiona guardar y graba e imputa el
documento en contabilidad.
Para visualizar la contabilización se presiona ver asientos (2)
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
APLICACIÓN DE ANTICIPOS O
NOTAS CREDITO
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 52 de 101
Fecha: 28/01/2021
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
CREACIÓN DE TERCEROS
7.
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 53 de 101
Fecha: 28/01/2021
CREACIÓN DE TERCEROS
Como parte de las tareas de cuentas por pagar esta la creación de los terceros
estos terceros es un archivo común quiere decir que esta disponible en todos los
módulos su creación se puede hacer desde cualquier modulo así :
Archivos
Comunes
Terceros
Mtto de Terceros
Para matricular un tercero nuevo se debe diligenciar el formulario para de
creación de terceros este formulario lo deben entregar las personas que realizan la
negociación con los proveedores como es el caso de compras, las Directoras
Administrativas y todas las personas autorizadas para este fin.
El formulario debe ser enviado a cuentas por pagar para el debido ingreso en
Software si fronteras.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
CREACIÓN DE TERCEROS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 54 de 101
Fecha: 28/01/2021
En Mantenimiento de Terceros abre la ventana de Terceros esta se debe
diligenciar en su totalidad de acuerdo con la información suministrada por el
proveedor.
Para poder realizar pago a los proveedores se debe dar el permiso ingresando a la
opción de PROVEEDOR / ACREEDOR y se selección el Tipo De proveedor, y kya
se pueden realizar pagos al proveedor.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
CREACIÓN DE TERCEROS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 55 de 101
Fecha: 28/01/2021
Este archivo es compartido con el programa SIPE quiere decir que cuando ingresa
un empleado nuevo a la Organización la Asistente de Nomina digita los datos en el
sistema referente a su ingreso y autoriza a compartir esta información con PSL
1
Para que al empleado se le pueda realizar pago se debe autorizar como
PROVEEDOR, para esto simplemente se digita el número de cedula del empleado
si no aparece se debe llamar a la asistente de nomina para que comparta la
información seguramente omitió este paso, (1) al autorizar ya queda listo el
empleado para el pago.
Se debe autorizar como tipo de PROVEEDOR/ACREEDOR (1) de nomina (2) se
presiona Guardar
y actualiza todos los cambios
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
CREACIÓN DE TERCEROS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 56 de 101
Fecha: 28/01/2021
1
2
Si se realizan pagos con cheque al proveedor se puede girar el cheque con otro
nombre si así lo solicita previa autorización escrita, o por requerimiento del banco.
Ejemplo: El pago de los impuestos; el documento se ingresa a cuentas por Pagar
con el Nit de la administración de Impuestos DIAN pero el cheque debe salir a
nombre de el Banco de Crédito para que pueda ser cancelado.
3
2
4
1
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
CREACIÓN DE TERCEROS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 57 de 101
Fecha: 28/01/2021
Se ingresa por condiciones (1) y abre la ventana de Condiciones comerciales de
pago se selecciona Beneficiario Otro (2) y se ingresa el Nombre con el cual va a
salir el cheque, Se presiona OK y guardar la información.
Se debe tener en cuenta que esta información queda guardada en los datos del
proveedor por lo tanto siempre saldrán los cheques con esta información.
Si se desea cambiar estos datos se ingresa y se selecciona El mismo se presiona
guardar y guarda la información básica del proveedor.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
MATRICULA BANCARIA
PROVEEDORES
8.
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 58 de 101
Fecha: 28/01/2021
MATRICULA BANCARIA PROVEEDORES
Luego de crear el tercero se deben ingresar los datos de la Cuenta Bancaria en la
cual se realizaran los pagos.
Este es un archivo común y se puede acceder a el desde cualquier modulo de
ingresa por Archivos
Comunes
Transferencias Autorizadas
Se selecciona el Banco autorizado para realizar transferencias electrónicas
actualmente están habilitados son los siguientes:




BCO CONAVI-197
BCO CONAVI-207
BCO COLMEN-580
BCO CREDITO-901
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
MATRICULA BANCARIA
PROVEEDORES
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 59 de 101
Fecha: 28/01/2021
1 Activa todas las cuentas
Inactiva todas las Cuentas
cuentas
Se debe ingresar la siguiente información en su totalidad de acuerdo con los datos
suministrados por el proveedor:










Nit
Numero de Cuenta: a la cual se realizara el pago
Banco : Código del Banco del proveedor
Nombre del Banco : Lo asigna automáticamente al ingresar el Codigo del
Banco
Transferencia : Código asignado por Tesorería para el tipo la transacción
de tesorería
Tipo de Cuenta : Si la cuenta del proveedor es Corriente o de Ahorros
Titular de la Cuenta : Nombre de el Proveedor
Clase de Cuenta : Siempre será local
Oficina Cta : Oficina en que esta radicada la cuenta; en el caso de el
parámetro de el Banco Colmena (BCO COLMEN-580) este espacio siempre
quedara en blanco y para el caso de las Cuentas de Conavi (BCO CONAVI197 -BCO CONAVI-207) cuando el proveedor tenga su cuenta bancaria en
las oficinas de el Banco Conavi se debe diligenciar en este espacio los
cuatro (4) primeros dígitos de el numero de la cuenta y se debe anteponer
4 ceros a la cuenta del proveedor esto aplica únicamente para las
cuentas de el Banco Conavi con proveedores con cuentas del Banco
Conavi.
Ciudad : en este campo siempre se debe diligenciar el numero 11001
como código de la ciudad de Bogota
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
MATRICULA BANCARIA
PROVEEDORES
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 60 de 101
Fecha: 28/01/2021
 Estado Transferencia : Existen dos opciones ACTIVO – INACTIVO
cuando el proveedor esta activo quiere decir que los pagos que se realicen
a este proveedor se haran por la cuenta en laque se encuentra en estado
activo Ejemplo: Si el proveedor esta activo en la cuenta BCO COLMEN-580
se encontrara en esta inactivo en las otras cuentas y si el proveedor esta
inactivo en todas las cuentas o carece de cuenta para transferencia los
pagos se realizaran por cheque como de detallo en el punto 4.2
 Código ACH : Es el código que cada banco asigna a los otros bancos para
realizar transferencias entre ellos
Esta información es la que va quedar en el archivo plano como se explico en el
punto 4.1.2
Se puede autorizar a todos los proveedores para realizar transferencias por un
solo banco en forma masiva presionando ACTIVAR en la parte inferior de la
pantalla de Transferencias Autorizadas (1), o autorizarlos uno a uno seleccionando
ACTIVO O INACTIVO por cada uno de los proveedores.
Una vez ingresada la información se envía a la Asistente de Tesorería para su
correspondiente matricula en las cuentas bancarias autorizadas, al siguiente día
debe ser devuelto en formato para archivarlo en el A-Z correspondiente que se
encuentra en custodia de cuentas por pagar.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
FORMAS DE PAGO
9.
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 61 de 101
Fecha: 28/01/2021
FORMAS DE PAGO
Existen formas de pago definidas como lo son Créditos de 30, 60, 90, pero para
los pagos que se realizan los últimos viernes del mes y el 2 viernes después de el
10; se debe crear una forma de pago para cada una de los meses por cada uno de
los años.
Se debe ingresar por Archivos
modulo de Contabilidad
Comunes
Formas de Pago desde el
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Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 62 de 101
Fecha: 28/01/2021
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
FORMAS DE PAGO
1
2
3
Se ingresa el código de la forma de pago así esto para las formas de pago que
tiene fecha diferente cada mes:
 OTROS PROVEEDORES : Se antepone la letra O seguido de el año 06
que en este caso seria 2006 y el numero del mes 11 para noviembre.
 PROVEEDORES HABITUALES : Se antepone la letra P seguido de el año
06 que en este caso seria 2006 y el numero del mes 11 para noviembre.
En la Descripción de la forma de pago se incluye el día en que se realiza el
pago.
Se selecciona la opción Expresado en días : FECHA (2); en Plazo pago total se
ingresa la fecha limite de el pago, se presiona guardar y guarda la forma de pago.
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
ANEXOS
ANEXO 1 – DIVISIONES
DIVISIONES
010001 Colegio Nueva York
010002 Colegio Colombo Gales
010003 Colegio Mayor de los Andes
010004 Interasesores
010005 Stanford Baby Garden
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 63 de 101
Fecha: 28/01/2021
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ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 64 de 101
Fecha: 28/01/2021
ANEXO 2 – CENTROS DE RESPONSABILIDAD (EXPLICADOS)
1 Administración
11 División administrativa
111 Unidad Administrativa General (Dir. Admtiva, Sonido, Cartera,
Recepción, entre otros)
112 Unidad de Admisiones
113 Recursos Humanos
114 Servicios de mantenimiento (Mantenimiento,
115 Servicios Generales (Aseo, Almacén, Mensajería, Portería, Jardinería,
entre otros)
12 Presidencia Corporativa
121 Presidencia (Asistente Presidencia, Hijos Dr.)
122 Servicios Generales Presidencia (Conductor, Empleados casa Dr)
13 División contraloría y finanzas
131 Contraloría (Contabilidad, Financiero, Compras)
132 Sistemas
2 Docencia
21 División Administrativa Docente
211 Dirección (Directora Corporativa, Rector, Vice-rectora, Secretaria
Académica)
212 Personal de apoyo (Medios Educativos, Sicóloga, Enfermería)
22 División académica
221 Pre-escolar (Inglés, Bilingües, Otros)
222 Primaria (Inglés, Bilingües, Otros)
223 Bachillerato (Inglés, Bilingües, Otros)
3 Casino
31 Comedor (control a nivel de inventarios de Plaza, Carnes, Granos, Lácteos,
Sobremesa, Postres)
32 Cafetería
33 Medias Nueves (control a nivel de inventarios de Lácteos, Energéticos,
Reguladores)
34 Centro de Producción
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ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 65 de 101
Fecha: 28/01/2021
35 Servicios Generales
Esta es la parametrización inicial de los centros de responsabilidad aplica para la
causación de nomina; los utilizados actualmente por cuentas por pagar
modificados según memorando del 27 de diciembre de 2006 son citado y
transcritos a continuación:
“ CAMBIO DE PARAMETRIZACION DEL SOFTWARE SIN FRONTERAS
El 27 de diciembre, se reunieron Clara Inés Gaitan, Yohanna Sánchez, Rocío
Mahecha y Patricia de Correal con el fin de analizar parámetros para presentación
de informes financieros en donde se concluyo:
1. CENTROS DE RESPONSABILIDAD:
Se traslada el centro de responsabilidad 116 al 123 correspondiente a
Comunicaciones (Patricia Correales).
Para el modulo de nomina se deben seguir utilizando los centros de
responsabilidad actuales, exceptuando el 116 y trasladándolo al 123. Para los
otros módulos únicamente se deben utilizar:
* 111 Dirección administrativa
* 112 Admisiones
* 121 Presidencia
* 131 Contraloría
* 132 Sistemas
* 35 Ecónoma
* 31,32,33,34,36 Para alimentos en comedor, medias nueves, cafetería, centro de
producción y central de jugos.
El anterior cambio se concluyó, para el control del presupuesto por cada centro de
responsabilidad y conocer la ejecución por persona responsable autorizada.
El objetivo inicial de los centros de responsabilidad, el cual era obtener un estado
de resultados por centro de responsabilidad, esto no se generará por ahora.
Las cuentas de egresos son las únicas que deben tener centro de
responsabilidad.”
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 66 de 101
Fecha: 28/01/2021
ANEXO 3 – PREFIJOS DE FACTURAS
Para controlar la inversión, se ingresa la información con el prefijo INV06 de cada
documento que afecta este rubro desde el modulo de cuentas por pagar.
Para compras no habituales tales como INVERSIÓN, PRIMERAS COMUNIONES,
DÍA DEL NIÑO, GRADOS, se debe especificar en el comentario de la ORDEN DE
COMPRA el concepto al cual pertenece para facilitar el control de estos rubros.
En el modulo de inventarios y cuentas por pagar al ingresar la factura se debe
ingresar el siguiente prefijo según sea en caso:
PRI06
DNI06
GRA06
Primeras Comuniones
Día del niño
Grados
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 67 de 101
Fecha: 28/01/2021
ANEXO 4 – TIPOS DE DOCUMENTOS
CODIGO
AIIN
ANCO
APCA
APCP
CAIN
CAMA
CCMA
CECH
CETR
CHPO
CONS
DECO
DEVE
EACO
EAIF
EAJI
EBPR
EDCO
EICM
EIVA
ENCA
ENCO
ENDC
ENOB
ENOC
ENPC
ENPP
ENSI
EPCO
ETBA
ETBM
FACO
FAIN
FCIN
FVCA
NCBA
NCBE
DESCRIPCION
AJUSTE POR INFLACION INVENTARI
ANTICIPO COMPRAS
APLICACION CARTERA
APLICACION CUENTAS POR PAGAR
CAUSACION INGRESOS CARTERA
CAUSACION MATRICULAS
CONSIGNACION CMA
EGRESO CHEQUE
EGRESO TRANSFERENCIA
CHEQUE POSTFECHADO
CONSIGNACION
DESPACHO DE CONSUMO
DESPACHO DE VENTAS
ENTRADA POR AJUSTE AL COSTO
ENTRADA POR AJUS INVENT FISICO
ENTRADA AJUSTE INVENTARIOS
Z- NO UTILIZAR BONIFICACION PR
ENTRADA POR DEVOLUCION CONSUMO
ENTRADA INVENTARIO CAJA MENOR
Z- NO UTILIZAR EN DIFE IVA
Z- NO UTILIZAR ENT CANTIDADES
Z- NO UTILIZAENTRADA CON COSTO
ENTRADA DEVOLUCION CLIENTE
ENTRADAS POR OBSEQUIO
ENTRADA POR ORDEN DE CMPRA
ENTRADA PRODUCTOS CAFETERIA
Z-NO UTILIZAR ENTR PROD PROCES
Z- NO UTILIZAR EN SALDOS INICI
Z- NO UTILIZAR EN PAPELERIA CO
ENTRADA TRASLADO BODEGA AUTOMA
ENTRADA TRASLADO BODEGA MANUAL
FACTURA COMPRA
FACTURA COMPRA INVENTARIOS
FACTURA COMPRA INICIAL
FACTURA VENTA CAFETERIA
NOTA CREDITO BANCARIA
NOTAS CREDITOS BECAS
FUENTE
FUENTE
CONTABLE ANULACION
AIIN
AIINAN
APCA
APCP
CAIN
CAMA
CCMA
CECH
CETR
CHPO
CONS
DECO
APCAAN
APCPAN
CAINAN
CAMAAN
CCMAAN
CECHAN
CETRAN
CHPOAN
CONSAN
DECOAN
DVCO
DVCOAN
FACO
FAIN
FACOAN
FAINAN
FVCA
NCBA
NCBE
FVCAAN
NCBAAN
NCBEAN
IMPUTA
S
N
N
S
S
S
S
S
S
S
S
S
N
N
N
N
N
S
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
S
S
N
S
S
S
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
NCCA
NCCO
NCSI
NCSIA
NCVE
NDBA
NDCA
NDCD
NDCO
NDSI
NDSIA
NDVE
NODC
NODV
ORCO
PECO
PEVE
PLBA
RCMA
RECA
RECM
RECO
SAAI
SACH
SACO
SADP
SAIF
SAJI
SAMP
SATR
SIVA
SPCH
SPTR
STBA
STBM
TRBA
TRLO
NOTAS CREDITO CARTERA
NOTA CREDITO COMPRA
N.C SALDO INICIAL
N.C SALDO INICIAL ANULADA
NOTA CREDITO VENTA
NOTA DEBITO BANCARIA
NOTAS DEBITO CARTERA
NOTA DEBITO POR CHEQUE DEVUELT
NOTA DEBITO COMPRA
N.D BANCARIA
N. D. SALDO INICIAL ANULADO
NOTA DEBITO VENTA
NOTIFICACION DEVOLUCION CONSUM
NOTIFICACION DEVOLUCION VENTA
ORDEN DE COMPRA
PEDIDO DE CONSUMO
PEDIDO DE VENTA
PLANLLA BANCARIA
RECIBO DE CAJA MAYOR DE LOS AN
RECIBO CAJA
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
REQUISICION DE COMPRA
Z- NO UTILIZARA-SAL AJUSTE IVA
SOLICITUD ANTICIPO CHEQUE
SALIDA POR AJUSTE AL COSTO
SALIDA DEVOLUCION PROVEEDOR
SALIDA POR AJUST INVENT FISICO
SALIDA AJUSTE INVENTARIO
SALIDA MATERIA PRIMA A CAFETER
SOLICITUD ANTICIPO TRANSFERENC
SALIDA DIFERENCIA IVA
SOLICITUD PAGO CHEQUE
SOLICITUD PAGO TRANSFERENCIA
SALIDA TRASL BODEGA AUTOMATICO
SALIDA TRASL BODEGA MANUAL
TRASLADO BANCARIO
TRASLADO ENTRE LOCALIZACIONES
NCCA
NCCO
NCCAAN
NCCOAN
NCVE
NDBA
NDCA
NDCD
NDCO
NCVEAN
NDBAAN
NDCAAN
NDCDAN
NDCOAN
NDVE
NDVEAN
PLBA
RCMA
RECA
RECM
PLBAAN
RCMAAN
RECAAN
RECMAN
CECH
CECHAN
CETR
CETRAN
CECH
CETR
CECHAN
CETRAN
TRBA
TRBAAN
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 68 de 101
Fecha: 28/01/2021
S
S
N
N
S
S
S
S
S
N
N
S
N
N
N
N
N
S
S
S
S
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N
S
N
N
N
N
N
S
N
S
S
N
N
S
N
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 69 de 101
Fecha: 28/01/2021
ANEXO 5 – CONCEPTOS DE LOS DOCUMENTOS
PARAMETRIZACION
Esta opción permite definir una clasificación del para qué o del por qué se origina
un determinado tipo de documento, lo que posibilita agilizar el ingreso de los
mismos al sistema; ya que al trabajar en la opción Entrada de documentos e
ingresar un concepto de documento, el módulo presenta automáticamente la
información correspondiente a los elementos relacionados con el mismo.
CAMPOS
Código: Registra el código con el cual se identifica el concepto de documento.
Se parametrizaron así:
1 CARÁCTER: Alfabético
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 70 de 101
Fecha: 28/01/2021
A = ACTIVOS (COMPRA DE ACTIVOS, DIFERIDOS, TODO EL MTTO DE
ACTIVOS)
B = PASIVOS (Todos los pagos que hacemos)
C = PATRIMONIO
D = INGRESOS
E = GASTOS OPERACIONALES (presupiesto normal es recurrente)
F = GASTOS NO OPERACIONALES (TODA LA 53)
G = COSTOS DOCENTES (616005 toda la docencia
H = COSTOS ACTIVIDADES CONEXAS (616095)
I = INVERSION ACTIVOS (presupuesto inversión que sean activos)
J = INVERSION GASTOS OPERACIONALES (repite la e pero es inversión, por
presupuesto )
K = INVERSION GASTOS NO OPERACIONALES ( bonificación de jardines, la 53
por inversión presupiesto)
L = INVERSION COSTOS DOCENTES (la misma h pero de inversión)
M = INVERSION COSTOS ACTIVIDADES CONEXAS (la misma j pero de
inversión por presupuesto )
N = LEASING ( se manajn los costos del leasing)
O = ACTIVOS OBRA CMA
P = GASTOS OPERACIONALES OBRA CMA
Q = GASTOS NO OPERACIONALES OBRA CMA
R = ACTIVOS PROYECTO FUSION
S = GASTOS OPERACIONALES FUSION
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 71 de 101
Fecha: 28/01/2021
T = GASTOS NO OPERACIONALES FUSION
Los siguientes cuatro caracteres corresponden a los cuatro últimos numero de la
cuenta contable. Ejemplo:
Gastos del personal por papelería:
-
Administrativos Cuenta contable 519530 Código E9530
Docentes Cuenta contable 6160059530 Código G9530
Descripción: Registra el nombre o la descripción del concepto del documento.
Para una mayor ubicación, se debe ingresar el número de la cuenta, un espacio y
la descripción de la cuenta contable.
Transacción: Registra si el concepto del documento se emplea para una
transacción de compra o una de venta. Todas las transacciones deben ser
compras, exceptuando los conceptos por ingresos es decir, todos los que
comiencen por D.
Maneja detalle de bienes y servicios: Registra si el concepto del documento
maneja detalle de bienes y servicios. Esta opción depende del modulo de
inventarios.
Línea de impuesto: Registra la línea de impuesto que corresponde al concepto
del documento.
Concepto tesorería: Permite registrar el concepto de tesorería, el cual tiene
relación con el concepto del documento. Este concepto (tesorería) es utilizado
para obtener una proyección de vencimiento de CXC - CXP.
Genera intereses: Si la transacción corresponde a ventas, este campo se habilita
para que pueda seleccionar si desea o no que el concepto cause renteción en el
momento del ingreso del documento.
Contabiliza retención: Si la transacción corresponde a ventas, este campo se
habilita para que pueda seleccionar si desea o no que el concepto contabilice
retención en la fuente.
Afecta información res: Si la transacción corresponde a ventas, este campo se
habilita para que pueda seleccionar si desea o no que se afecte el reporte de
resumen de documentos por conceptos. Es decir, que al registrar si, indica a la
aplicación que desea que en el reporte se incluyan aquellos documentos que
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PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 72 de 101
Fecha: 28/01/2021
tienen asociado ese concepto. En caso de seleccionar la opción no, le indica a la
aplicación que no desea que sean incluidos dichos documentos dentro del reporte
de resumen de documentos por conceptos.
Cuenta: Registra la cuenta contable con la cual se relaciona el concepto del
documento.
Centro de responsabilidad: Registra el código del centro de responsabilidad
asignado a la cuenta contable con la cual se relaciona el concepto del documento.
Se deja en blanco.
Concepto: Registra el código del concepto asignado a la cuenta contable con la
cual se relaciona el concepto del documento. Se deja en blanco.
Tercero: Registra el código del tercero asignado a la cuenta contable con la cual
se relaciona el concepto del documento. Se deja en blanco.
División: Permite ingresar el código de la división asociado con el concepto de los
documentos que se registra. Ésta servirá posteriormente para que el sistema la
proponga como primera alternativa en otras transacciones. Se deja en blanco.
CONCEPTO
DESCRIPCION
A0405
150405 TERRENOS URBANOS
A0410
150410 TERRENOS RURALES
A0501
13050501 REINTEGRO CARTERA CNY
A0502
13050502 REINTEGRO CARTERA CCG
A0503
13050503 REINTEGRO CARTERA CMA
A0520
170520 SEGUROS Y FIANZAS
A0525
170525 ARRENDAMIENTOS
A0535
170535 MANTENIMIENTO EQUIPOS
A0540
170540 SERVICIOS DIFERIDOS
A0545
170545 SUSCRIPCIONES
A0595
170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS
A1016
171016 PROGRAMAS PARA COMPUTAD
A1020
171020 UTILES Y PAPELERIA
A1040
171040 LICENCIAS
A1205
1205 INVERSIONES EN ACCIONES
A1501
13651501 PREST EDUCAC EMPLEADO
A1502
13651502 PREST EDUCAC HIJOS
A1605
151605 EDIFICIOS
A2001
13652001 PREST MEDICOS Y/O ODO
LINEA
IMPUESTOS
NC000
NCA01
NCS03
NC000
NC000
NCC03
NCC03
NCC03
CUENTA
150405
150410
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13050502
13050503
170520
170525
170535
170540
170545
170595
171016
171020
171040
13651501
13651502
151605
13652001
CONCEP
TO
TESORE
RIA
2701
2701
1203
1203
1203
2505
2503
2509
24
2504
251110
251104
251103
251104
2708
2101
2101
2701
2101
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
A2005
A2020
A2405
A2410
A2501
A2805
A2810
A3215
A3695
A5505
A5506
A5507
A5508
A5509
A5628
A5665
A8095
A8805
A8806
A8807
A9503
AA001
AA002
AA102
AA202
AC002
AC102
AC202
AD102
AD202
AE002
AE102
AE202
AL002
AM002
AM102
AM202
AP002
AP102
AP202
AS002
AS102
AS202
152005 MAQUINARIA Y EQUIPO
132020 PRESTAMO INPIRACION
152405 MUEBLES Y ENSERES
152410 EQUIPOS
13652501 PREST CALAMIDAD DOMES
152805 EQ. PROCESAMIENTO DATOS
152810 EQ. TELECOMUNICACIONES
153215 EQ. LABORATORIO
153695 EQ. HOTELES Y RESTAURAN
145505 INV ALIMENTOS AGROPECUA
145505 INV ALIMENTOS PROCESADO
145505 INVENTARIO PAPELERIA
145505 INVENTARIO ASEO Y SUMIN
145505 INVENTARIO LIBROS
155628 PLANTA DE GENER DIESSEL
155665 INSTLACION Y EQ BOMBEO
138095 CXC OTROS
158805 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
158805 COMPRA ACTIVOS FIJOS 10
158805 COMPRA AF SIN IVA
13659503 ANTICIPO SUELDO EMPLE
145505 ALIMENTOS IVA 00, AGROP
145505 ALIMENTOS IVA 00, PROCE
145505 ALIMENTOS IVA 16, PROCE
145505 ALIMENTOS IVA 10, PROCE
145505 MATER DOC IVA 0%
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145505 MATER DOC IVA 10%
145505 INV DOTACION IVA 16%
145505 INV DOTACION IVA 10%
145505 ENFERMERIA IVA 0%
145505 ENFERMERIA IVA 16%
145505 ENFERMERIA IVA 10%
145505 LIBROS SIN IVA
145505 SUM MTTO IVA 00
145505 SUM MTTO IVA 16
145505 SUM MTTO IVA 10
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145505 PAPELERIA IVA 16, PROCE
145505 PAPELERIA IVA 10, PROCE
145505 INVENTARIOS ASEO IVA 0%
145505 SUMINISTR ASEO IVA 16.
145505 SUMINISTR ASEO IVA 10
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NSC01
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC05
NCC04
NCC01
NCC04
NCC03
NCC05
NCC04
NCC03
NCC05
NCC03
NCC05
NCC04
NCC03
NCC05
NCC04
NCC04
NCC03
NCC05
NCC04
NCC03
NCC05
NCC04
NCC03
NCC05
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PCP-0016
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152005
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145505
145505
145505
145505
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158805
158805
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145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
145505
2701
280302
2701
2701
2101
2701
2701
2701
2701
22
22
251103
251106
2504
2701
2701
2510
2701
2701
2701
2101
22
22
22
22
251110
251110
251110
2103
2103
251116
251116
251116
2504
2509
2509
2509
251103
251103
251103
251106
251106
251106
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
NCC04
NCC03
NCC05
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 74 de 101
Fecha: 28/01/2021
AU002
AU102
AU202
B0505
B1010
145505 UTENSILIOS Y MENAJE 0%
145505 UTENSILIOS Y MENAJE 16%
145505 UTENSILIOS Y MENAJE 10%
250505 PAGO NOMINA
251010 PAGO CESANTIAS
B2365
2365 PAGO RETENCION EN LA FUEN
233595
B2368
B2380
B2404
2368 PAGO ICA
238030 AP FONDOS PENSIO Y CESA
240405 PAGO RENTA
233595
238030
240405
B2408
B2416
B2424
B2436
B3595
B7005
B7006
B7010
B7025
B8095
CHDEV
CHPOS
D1005
D3005
D5005
D5010
D5035
D6505
D9505
D9506
D9520
D9525
D9595
E0551
E0554
E0563
E0584
E1010
E1020
E1025
E1030
E1035
2408 PAGO IVA
241605 PAGO PREDIAL
242405 PAGO IMPTO VALORIZACION
243605 PAGO IMPTO VEHICULOS
233595 REEMBOLSO CAJA MENOR
237005 APORTES SALUD
237006 APORTES ARP RIESGOS PRO
237010 APORTES PARAFISCALES
237025 EMBARGOS
238095 OTROS ACREEDORES
CHEQUE DEVUELTO
CHEQUE POSFTECHADO
421005 INTERESES
423005 ASESORIAS
425005 RECUPERACION DEUDAS
425010 RECUPERACION SEGUROS
425035 RECUPERACION PROVISIONE
426505 INGRESOS EJERCICIOS ANT
429505 APROV PAUTA PUBLICIDAD
INSC. CAMP. FUTBOL NUEVA YORK
41609520 VENTAS CAFETERIA
41609525 VENTAS CENTRO PRODUCC
41609595 PROGRAMA ESCRITUTA
510551 DOTACION Y SERV TRABAJA
510554 GASTOS SEGUROS EMPLEADO
510563 CAPACITACION AL PERSONA
510584 GASTOS MEDICOS Y DROGAS
511010 REVISORIA FISCAL
511020 AVALUOS
511025 ASESORIA JURIDICA
511030 ASESORIA FINANCIERA
511035 ASESORIA TECNICA
233595
241605
242405
243605
233595
237005
237006
237010
237025
238095
27054501
869505
421005
423005
425005
425010
425035
426505
429505
429505
41609520
41609525
41609595
510551
510554
510563
510584
511010
511020
511025
511030
511035
VHPJ1
RCC03
NC000
RCHPJ
NCC03
RCHPJ
RCHPJ
RCHPJ
RCHPJ
RCHPJ
145505
145505
145505
250505
251010
251117
251117
251117
2101
2101
2502010
2
2502020
2
2102
250204
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2
250207
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251109
2102
2102
2102
2102
2603
1201
1201
170101
16
18
18
18
18
1519
1519
13
14
1523
2101
2101
2101
2101
2501
2501
2501
2501
2501
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
E1095
E1510
E1515
E1525
E1540
E2005
E2010
E2015
E2025
E2035
E2040
E2095
E2505
E2510
E2511
E3005
E3025
E3030
E3035
E3040
E3060
E3070
E3075
E3095
E3505
E3510
E3515
E3520
E3525
E3530
E3535
E3540
E3545
E3550
E3555
E3595
E4005
E4010
E4015
E4095
E4505
E4510
E4520
511095 ASESORIA OTROS
511510 IMPUESTO TIMBRE
511515 IMPUESTO PREDIAL
511520 IMPUESTO VALORIZACION
511540 IMPUESTO VEHICULOS
512005 ARREN TERRENOS
512010 ARREN CONSTRUCCION Y ED
512015 ARREN MAQUINARIA Y EQUI
512025 ARREN EQ. COMP Y COMUNI
512035 ARREN EQ. HOTELES Y RES
512040 ARREN FLOTA Y EQ. TRANS
512095 ARREN OTROS
511595 EMERGENCIA
512510 AFILIACIONES Y SOSTENIM
512510 FONDO DEL DEPORTE
513005 SEGURO MANEJO
513025 SEGURO INCENDIO
513030 SEGURO TERREMOTO
513035 SEGURO SUSTRAC Y HURTO
513040 SEGURO FLOTA Y EQU TRAN
513060 SEGURO RESPONS. CIVIL
513070 SEGURO ROTURA MAQUINARI
513075 SEGURO OBLIG ACCID TRAN
513095 SEGURO OTROS
513505 SERV ASEO Y VIGILANCIA
513510 SERV TEMPORALES
513515 SERV ASISTENCIA TECNICA
513520 SERV PROCESAMIENTO DATO
513525 SERV ACUEDUCTO Y ALCANT
513530 SERV ENERGIA ELECTRICA
513535 SERV TELEFONO
513540 SERV CORREO PORTES Y TE
513545 SERV FAX Y TELEX
513550 SERV TRANSP FLETES Y AC
513555 SERV GAS
513595 SERVICIO OTROS
514005 NOTARIALES
514010 REGISTRO MERCANTIL
514015 TRAMITES Y LICENCIAS
514095 LEGALES OTROS
514505 MTTO TERRENOS
514510 MTTO CONSTRUCC Y EDIFIC
514520 MTTO EQUIPO DE OFICINA
RCHPJ
RCA01
RCA01
RCA02
RCA02
RCA02
RCA02
RCA02
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RCS07
RCS02
RCHPJ
RCS03
NCTEL
RCS05
RCS07
RCS03
RC000
RCC03
RCC03
RCS03
511095
511510
511515
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511540
512005
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512015
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512035
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512095
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512510
512505
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513035
513040
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513545
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2503
2503
2503
2503
2503
2503
2503
2504
2504
2504
2505
2505
2505
2505
2505
2505
2505
2505
2505
2506
2506
2506
2506
2506
2506
2506
2506
2506
2506
2506
2506
2508
2508
2508
2508
2509
2509
2509
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
E4525
E4540
E4560
E4595
E5005
E5010
E5015
E5095
E5505
E5515
E9501
E9502
E9503
E9510
E9520
E9525
E9530
E9535
E9545
E9560
E9565
ECCG
EGERE
EJARD
F0505
514525 MTTO EQ COMPUT Y COMUNI
514540 MTTO FLOTA Y EQ TRANSPO
514560 MTTO ACUEDUC PLANTAS RE
514595 MTTO OTROS
515005 INSTALACIONES ELECTRICA
515010 ARREGLOS ORNAMENTALES
515015 REPARACIONES LOCATIVAS
515095 ADECUACIONES OTRAS
515505 ALOJAMIENTO Y MANUTENCI
515515 PASAJES AEREOS
51959501 FUNGIBLES
51959502 AVISOS Y PUBLICACIONE
51959503 DIRECTORIO TELEFONICO
519510 LIBROS SUSCR PERIO REVI
519520 GASTOS REPRESENTACION
519525 ELEMENTOS ASEO Y CAFETE
519530 UTILES PAPELERIA Y FOTO
519535 COMBUSTIBLES Y LUBRICAN
519545 TAXIS Y BUSES
519560 CASINO Y RESTAURANTES
519565 PARQUEADEROS
PROYECTO COLEGIO COLOMBO GALES
GERENCIALES
PROYECTO JARDIN KINDERGARDEN
530505 GASTOS BANCARIOS
F0515
F0520
F0535
F1595
F9520
F9525
G0551
G0563
G0584
G0595
G1025
G1030
G1035
G1095
G2005
G2010
G2015
G2025
530515 GASTOS COMISIONES
530520 GASTOS INTERESES
530535 DESCUENTOS PADRES FAMIL
531595BONIFICACIONES JARDINES
539520 MULTAS SANCIONES Y LITI
539525 DONACIONES
6160050551 DOTACION Y SERV TRA
6160050563 CAPACITACION AL PER
6160050584 GASTOS MEDICOS Y DR
6160050595 PERSONAL OTROS
6160051025 ASESORIA JURIDICA
6160051030 ASESORIA FINANCIERA
6160051035 ASESORIA TECNICA
6160051095 ASESORIA OTROS
6160052005 ARREN TERRENOS
6160052010 ARREN CONSTR EDIFIC
6160052015 ARREN MAQUI EQUIPO
6160052025 ARREN EQ COMP Y COM
RCS03
RCC03
RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
RSS04
RCC03
RCMPJ
NC000
RCC03
RCC03
RCC03
RCS03
RCC02
RCS04
Código:
PCP-0016
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514540
514560
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519545
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519565
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NCC03
NCHPJ
NCC03
NCHPJ
NCHPJ
NCHPJ
NCHPJ
NCA01
NCA01
NCA02
NCA02
530515
530520
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539520
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2509
2509
2509
2509
2509
2509
2509
2509
251105
251105
251113
251102
251102
2504
251105
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251111
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2603
2707
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1
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251115
251108
2101
2101
2101
2101
2501
2501
2501
2501
2503
2503
2503
2503
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
G2035
G2040
G2095
G2510
G3005
G3025
G3030
G3035
G3040
G3060
G3095
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G3510
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G3535
G3540
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G3550
G3595
G4005
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G4015
G4095
G4505
G4510
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G4525
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G4595
G5005
G5010
G5015
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G5505
G5515
G9510
G9520
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6160053540 SERV CORREO PORTES
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6160054510 MTTO CONSTR Y EDIFI
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H2035
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H2510
H3005
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
H3555
H3595
H4535
H5005
H5010
H5015
H5095
H9510
H9520
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H9535
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H9595
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I0520
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J0563
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J1010
J1020
J1025
J1030
J1035
J1095
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6160953595 SERV OTROS
6160954535 MTTO EQ HOTELES Y R
616095505 INSTALACIONES ELECT
6160955010 ARREGLOS ORNAMENTAL
6160955015 REPARACIONES LOCATI
6160955095 ADECUACIONES OTRAS
6160959510 LIBROS SUSCRIP Y RE
6160959520 REPRESEN Y RELA PUB
6160959525 ELEMENTOS ASEO Y CA
6160959530 UTILES PAPELERIA Y
6160959535 COMBUSTIBLES Y LUBR
6160959545 TAXIS Y BUSES
6160959560 CASINO Y RESTAURANT
6160959565 PARQUEADEROS
6160959590 MENAJE COCINA
6160959595 FUNGIBLES
6160959597 AVISOS Y PUBLICACIO
170520 IN SEGUROS Y FIANZAS
170525 IN ARRENDAMIENTOS
170535 IN MTTO EQUIPOS
170545 IN SUSCRIPCIONES
170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS
171016 IN PROGRAMAS PARA COMPU
171020 IN UTILES Y PAPELERIA
171040 IN LICENCIAS
152005 IN MAQUINARIA Y EQUIPO
152405 IN MUEBLES Y ENSERES
152805 IN EQ PROCES DATOS
153215 IN EQ LABORATORIO
153695 IN EQ HOTELES Y RESTAUR
155628 IN PLANTA DE GENERACION
155665 IN INSTALACION Y EQ BOM
510551 IN DOTACION Y SERV TRAB
510554 IN GASTOS SEGUROS EMPLE
510563 IN CAPACION AL PERSON
510584 IN GASTOS MEDICOS Y DRO
511010 IN REVISORIA FISCAL
511020 IN AVALUOS
511025 IN ASESORIA JURIDICA
511030 IN ASESORIA FINANCIERA
511035 IN ASESORIA TECNICA
511095 IN ASESORIA OTROS
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
J1510
J1515
J1520
J1540
J2005
J2010
J2015
J2025
J2035
J2040
J2095
J2505
J2510
J3005
J3025
J3030
J3035
J3040
J3060
J3070
J3075
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J3505
J3510
J3515
J3520
J3525
J3530
J3535
J3540
J3545
J3550
J3555
J3595
J4005
J4010
J4015
J4095
J4505
J4510
J4520
J4525
J4540
511510 IN IMPUESTO TIMBRE
511515 IN IMPUESTO PREDIAL
511520 IN IMPUESTO VALORIZACIO
511540 IN IMPUESTO VEHICULOS
512005 IN ARREN TERRENOS
512010 IN ARREN CONSTR Y EDIFI
512015 IN ARREN MAQ Y EQUIPO
512025 IN ARREN EQ COMP Y COMU
512035 IN ARREN EQ HOT Y RESTA
512040 IN ARREN FLOTA Y EQ TRA
512095 IN ARREN OTROS
512505 IN CONTRIBUCIONES
512510 IN AFILIACIONES Y SOSTE
513005 IN SEGURO MANEJO
513025 IN SEGURO INCENDIO
513030 IN SEGURO TERREMOTO
513035 IN SEGURO SUSTR Y HURTO
513040 IN SEGURO FLOTA Y EQ TR
513060 IN SEGURO RESP CIVIL Y
513070 IN SEGURO ROTURA MAQUIN
513075 IN SEGURO OBL ACCIDENTE
513095 IN SEGURO OTROS
513505 IN SERV ASEO Y VIGILANC
513510 IN SERV TEMPORALES
513515 IN SERV ASISTENCIA TECN
513520 IN SERV PROCESAMI DATOS
513525 IN SERV ACUEDUCTO Y ALC
513530 IN SERV ENERGIA ELECTRI
513535 IN SERV TELEFONO
513540 IN SERV CORREO PORTE Y
513545 IN SERV FAX Y TELEX
513550 IN SERV TRANSP FLETES
513555 IN SERVICIO GAS
513595 IN SERVICIO OTROS
514005 IN NOTARIALES
514010 IN REGISTRO MERCANTIL
514015 IN TRAMITES Y LICENCIAS
514095 IN LEGALES OTROS
514505 IN MTTO TERRENOS
514510 IN MTTO CONSTRUCC Y EDI
514520 IN MTTO EQUIPO OFICINA
514525 IN MTTO EQ COMP Y COMUN
514540 IN MTTO FLOTA Y EQ TRAN
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RCA01
RCA02
RCA02
RCA02
RCA02
RCA02
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RC000
RC000
RC000
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RC000
RC000
RC000
RC000
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RCS03
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RCS07
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RC000
RCS03
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RCC03
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512015
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512035
512040
512095
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512510
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513025
513030
513035
513040
513060
513070
513075
513095
513505
513510
513515
513520
513525
513530
513535
513540
513545
513550
513555
513595
514005
514010
514015
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51959503 IN DIRECTORIO TELEFON
519510 IN LIBROS SUSCR Y REVIS
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519525 IN ELEMENTOS ASEO Y CAF
519530 IN UTILES, PAPELERIA Y
519535 IN COMBUSTIBLES Y LUBRI
519545 IN TAXIS Y BUSES
519560 IN CASINO Y RESTAURANTE
519565 IN PARQUEADEROS
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530535 IN DESCUENTOS PADRES
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6160051035 IN ASESORIA TECNICA
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RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
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M0584
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M9510
M9520
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6160950563 IN CAPACITACION PER
6160950584 IN GTOS MEDICOS Y D
6160951025 IN ASESORIA JURIDIC
6160951030 IN ASESORIA FINANCI
6160951035 IN ASESORIA TECNICA
6160951095 IN OTROS
6160952010 IN CONSTRUC. EDIFIC
6160952015 IN MAQUINARIA EQUIP
6160952025 IN. COMPUTO Y COMUN
6160952035 IN EQ. HOTELES RES
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6160952510 IN AFILIAC. Y SOSTE
6160952525 IN ALEM. ASEO Y CAF
6160953005 IN MANEJO
6160953025 IN INCENDIO
6160953030 IN TERREMOTO
6160953035 IN SUSTRAC. HURTO
6160953060 IN RESPONS. CIVIL
6160953075 IN OBLIG. ACCID. TR
6160953505 IN ASEO Y VIGILANCI
6160953510 IN TEMPORALES
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6160953550 IN TRANSP. FLETE AC
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6160954005 IN NOTARIALES
6160954010 IN REGISTRO MERCANT
6160954015 IN TRAMITES Y LICEN
6160954535 IN EQ. HOTELES Y RE
6160955005 IN ISTALACIONES ELE
6160955010 IN ARREGLOS ORNAME
6160955015 IN REPARACIONES LOC
6160955095 IN OTROS
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
M9535
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M9565
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M9595
M9597
N2010
N2025
O0520
O0525
O0535
O0545
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O1040
O1501
O1502
O2001
O2005
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O2805
O3015
O3215
O3695
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O5507
O5508
O5509
O5628
O5665
P1020
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P2005
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P2015
6160959535 IN COMBUST. LUBRI
6160959545 IN TAXIS Y BUSES
6160959565 IN PARQUEADEROS
6160959590 IN MENAJE DE COCIN
6160959595 IN FUNGIBLES
6160959597 IN AVISOS Y PUBLICA
512010 L. CONSTRUCC. Y EDIFICA
512025 IN EQUIPO DE COMPUTO
170520 SEGUROS Y FIANZAS
170525 ARRENDAMIENTOS
170535 MATTO EQUIPOS
170545 SUSCRIPCIONES
170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS
171016 PROGRAMAS PARA COMPUTAD
171020 UTILES Y PAPELERIA
171040 LICENCIAS
13651501 PREST. EDUC. EMPLEADO
13651502 PREST.EDUC. HIJOS
13652001 PREST. MEDICOS/ ODONT
152005 MAQUINARIA Y EQUIPO
13652501 PREST. CALAMIDAD DOM
152805 EQ. PROCESAMIENTO DATOS
133015 ANTIC. SULDOS EMPLEADOS
153215 EQ. LABORATORIO
153695 EQ. HOTELES Y RESTAURAN
145505 INVENTARIO DE ALIMENTOS
145505 INVENTARIO DE PAPELERIA
145505 INVENTARIO ASEO Y SUMIN
145505 INVENTARIO LIBROS
155628 PLANTA GENER. DIESSEL
155665 INST. Y EQ. BOMBEO
511020 AVALUOS
511025 ASESORIA JURIDICA
511030 ASESORIA FINANCIERA
511035 ASESORIA TECNICA
511095 ASESORIA OTROS
511510 IMPUESTO TIMBRE
511515 IMPUESTO PREDIAL
511520 IMPUESTO VALORIZACION
511540 IMPUESTO VEHICULOS
512005 ARRENDAMIENTO TERRENOS
512010 ARREN CONSTRUCC Y EDIFI
512015 ARREN MAQUINARIA Y EQUI
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NCC03
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511035
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
P2025
P2035
P2040
P2095
P2505
P2510
P3005
P3025
P3030
P3035
P3040
P3060
P3070
P3075
P3095
P3505
P3510
P3515
P3520
P3525
P3530
P3535
P3540
P3545
P3550
P3555
P3595
P4005
P4010
P4015
P4095
P4510
P4520
P4525
P4540
P4560
P4595
P5005
P5010
P5015
P5095
P5505
P5515
512025 ARREN EQ COMP Y COMUNIC
512035 ARREND. EQ. HOTEL. Y RE
512040 ARREND. FLOTA Y EQ. TRA
512095 ARRENDAM. OTROS
512505 CONTRIBUCIONES
512510 AFILIACIONES Y SOSTENIM
513005 SEGURO MANEJO
513025 SEGURO INCENDIO
513030 SEGURO TERREMOTO
513035 SEG. SUSTRACCION HURTO
513040 SEGURO FLOTA Y EQ. TRAN
513060 SEG. RESPONSAB. CIVIL
513070 SEG. ROTURA MAQUINARIA
513075 SEG. OBLIG. TRANSITO
513095 SEGURO OTROS
513505 SERV. ASEO Y VIGILANCIA
513510 SERV. TEMPORALES
513515 SERV. ASIST. TENICA
513520 SER. PROCESAM. DATOS
513525 SERV. ACUEDUC. YALCANTA
513530 SERV. ENERGIA ELECTRICA
513535 SERV. TELEFONO
513540 SER. CORREO PORTES. TEL
513545 SERV. FAX Y TELEX
513550 SER. TRNAS FLETES Y ACA
513555 SERV. GAS
513595 SERVICIOS OTROS
514005 NOTARIALES
514010 REGISTRO MERCANTIL
514015 TRAMITES Y LICENCIAS
514095 LEGALES OTROS
514510 MTTO CONSTRUCC. EDIFICA
514520 MTTO EQ. OFICINA
514525 MTTO EQ. COMPUTAC Y COM
514540 MTTO FLOTA Y EQ. TRANSP
514560 MTTO ACUED. PLANTAS Y R
514595 MTTO OTROS
515005 INSTALACIONES ELECTRICA
515010 ARREGLOS ORNAMENTALES
515015 REPARACIONES LOCATIVAS
515095 ADECUACIONES OTRAS
515505 ALOJAMIENTO Y MANUTENCI
515515 PASAJES AEREOS
RCA02
RCA02
RCA02
RCA02
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RCS07
RCS02
RCHPJ
RCS03
RCS07
RCS03
RC000
RCC03
RCS03
RCS03
RCC03
RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
RSS04
512025
512035
512040
512095
512505
512510
513005
513025
513030
513035
513040
513060
513070
513075
513095
513505
513510
513515
513520
513525
513530
513535
513540
513545
513550
513555
513595
514005
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514015
514095
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514525
514540
514560
514595
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515095
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515515
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 85 de 101
Fecha: 28/01/2021
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
P9501
P9502
P9503
P9510
P9530
P9535
P9545
P9560
P9565
PEHS
Q0505
Q0515
Q0520
Q0535
Q1515
Q9520
Q9525
R0520
R0525
R0535
R0545
R0595
R1016
R1020
R1040
R2005
R2805
R3005
R3010
R3215
R3695
R5628
R5665
S1010
S1020
S1025
S1030
S1035
S1095
S1510
S1515
S1525
S1540
51959501 FUNGIBLES
51959502 AVISOS Y PUBLICACIONE
51959503 DIRECTORIO TELEFONICO
519510 LIBROS SUSC. PERIOD. RE
519530 UTILES PAPELERIA Y FOTO
519535 COMBUSTIBLES Y LUBRICAN
519545 TAXIS Y BUSES
519560 CASINO Y RESTAURANTES
519565 PARQUEADEROS
PENSION HIGH SCHOOL
530505 GASTOS BANCARIOS
530515 COMISIONES
530520 INTERESES
530535 DESCUENTOS PADRES
531515 DONACION JARDINES
539520 MULTAS SANCIONES LITIGI
539525 DONACIONES
170520 SEGUROS Y FIANZAS
170525 ARRENDAMIENTOS
170535 MANTTO EQUIPOS
170545 SUSCRIPCIONES
170595 ACTIVOS DIFERIDOS OTROS
171016 PROGRAMAS PARA COMPUTAD
171020 UTILES Y PAPELERIA
171040 LICENCIAS
152005 MAQUINARIA Y EQUIPO
152805 EQ. PROCES. DATOS
133005 ANTICIPO A PROVEEDORES
133010 ANTICIPO A CONTRATISTAS
153215 EQ. LABORATORIO
153695 EQ. HOTELES Y RESTAURAN
155628 PLANTA GENERDORA DIESSE
155665 INSTALACION Y EQUIP BOM
511010 REVISORIA FISCAL
511020 AVALUOS
511025 ASESORIA JURIDICA
511030 ASESORIA FINANCIERA
511035 ASESORIA TECNICA
511095 ASESORIA OTROS
511510 IMPUESTO DE TIMBRE
511515 IMPUESTO PREDIAL
511525 IMPUESTO VALORIZACION
511540 IMPUESTO VEHICULOS
RCC03
RCC03
RCS03
RCC02
RCS04
NC000
NCA01
NCS03
NC000
NC000
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
NCC03
RCHPJ
RCHPJ
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Código:
PCP-0016
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Pagina : 86 de 101
Fecha: 28/01/2021
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
S2005
S2010
S2015
S2025
S2035
S2040
S2095
S2505
S2510
S3005
S3025
S3030
S3035
S3040
S3060
S3070
S3075
S3095
S3505
S3510
S3515
S3520
S3525
S3530
S3535
S3540
S3545
S3550
S3555
S3595
S4005
S4010
S4045
S4095
S4505
S4510
S4520
S4525
S4540
S4560
S4595
S5005
S5010
512005 ARRENDAMIENTO TERRENOS
512010 ARREND. CONSTRUCC. EDIF
512015 ARREND. MAQUINARIA Y EQ
512025 ARREND. EQ. COMPUTO Y C
512035 ARREND. EQ. HOTELES
512040 ARREND. FLOTA T EQ. TRA
512095 ARRNDAMIENTO OTROS
512505 CONTRIBUCIONES
512510 AFILIACIONES Y SOSTENIM
513005 SEGURO MANEJO
513025 SEGURO INCENDIO
513030 SEGURO TERREMOTO
513035 SEGURO SUSTRACCION HURT
513040 SEGURO FLOTA Y EQ. TRAN
513060 SEGURO RESPONSAB. CIVIL
513070 SEGURIO ROTURA MAQUINA
513075 SEG. OBLIGAT. ACCID. TR
513095 SEGURO OTROS
513505 SERVICIO ASEO Y VIGILAN
513510 SERVICIO TEMPORALES
513515 SERV. ASISTEN. TECNICA
513520 SER. PROCESAM. DATOS
513525 SER. ACUEDUCTO ALCANTAR
513530 SERV. ENERGIA ELECTRICA
513535 SER. TELEFONO
513540 SERV. CORREO PORTES TEL
513545 SERVICIO DE FAX Y TELEX
513550 SERV. TRANS. FLETES Y A
513555 SERVICIO DE GAS
513595 SERVICIOS OTROS
514005 NOTARIALES
514010 REGISTRO MERCANTIL
514015 TRAMITES Y LICENCIAS
514095 LEGALES OTROS
514505 MTTO TERRENOS
514510 MTTO CONSTRUCC. EDIFICA
514520 MTTO EQUIPO DE OFICINA
514525 MTTO EQ. COMPUTO Y COMU
514540 FLOTA Y EQ. TRANSPORTE
514560 MTTO ACUED. PLANTAS Y R
514595 MANTENIMIENTO OTROS
515005 INSTALACIONES ELECTRIC
515010 ARREGLOS ORNAMENTALES
RCA01
RCA01
RCA02
RCA02
RCA02
RCA02
RCA02
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RC000
RCS07
RCS02
RCHPJ
RCS03
RCS07
RCS03
RC000
RCC03
RCC03
RCS03
RCS03
RCC03
RCS03
RCS03
RCS03
RCS03
512005
512010
512015
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512510
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513025
513030
513035
513040
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513070
513075
513095
513005
513510
513515
513520
513525
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513535
513540
513545
513545
513555
513595
514005
514010
514015
514095
514505
514510
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514540
514560
514595
515005
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Código:
PCP-0016
Edición: 0
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Fecha: 28/01/2021
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
S5015
S5095
S5505
S5515
S9501
S9502
S9503
S9510
S9520
S9530
S9535
S9545
S9560
S9565
T0505
T0515
T0520
T9520
T9525
515015 REPARACIONES LOCATIVAS
515095 ADECUACIONES OTRAS
515505 ALOJAMIENTO MANUTENCION
515515 PASAJES AEREOS
51959501 FUNGIBLES
51959502 AVISOS Y PUBLICACION
51959503 DIRECTORIO TELEFONICO
519510 LIBROS SUSCRIPCIONES RE
519520 ELEMENTOS DE ASEO Y CAF
519530 UTILES PAPELERIA Y FOTO
519535 COMBUSTIBLES Y LUBRICAN
519545 TAXIS Y BUSES
519560 CASINO Y RESTAURANTES
519565 PARQUEADEROS
530505 GASTOS BANCARIOS
530515 GASTOS COMISIONES
530520 GASTOS INTERESES
539520 MULTAS SANCIONES LITIGI
539525 DONACIONES
RCS03
RCS03
RSS04
RCC03
RCC03
RCC03
RCS03
RCC02
RCS04
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 88 de 101
Fecha: 28/01/2021
515015
515095
515505
515515
51959501
51959502
51959503
519510
519525
519530
519535
519545
519560
519565
530505
530515
530520
539520
539525
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INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 89 de 101
Fecha: 28/01/2021
ANEXO 6 – FORMATO MATRICULA DE PROVEEDORES
INTERASESORES ASESORES EMPRESARIALES ADMINISTRATIVOS S.A
NIT : 800.019.102-9
DIRECCION : CALLE 227 49 64
TELEFONO 668 4890
Señor Proveedor sirvase diligenciar todas las casillas del siguiente formulario con sus
datos actuales. Favor no dejar espacios en blanco. (Si no existe la información favor
completar con N/A)
DATOS GENERALES
DOCUMENTO DE IDENTIFICACION: NIT ____ C.C.____ OTRO ____
NATURALEZA (TIPO DE PERSONA)
Natural ________
No. ______________ - ___
Juridica ________
RAZON SOCIAL Y/O PRIMER APELLIDO
SEGUNDO APELLIDO
NOMBRES
SIGLA
DIRECCION 1
DIRECCION 2
DEPARTAMENTO
CIUDAD
TELEFONOS
FAX
ZONA POSTAL
_____________________
A.A. ________________
EMAIL
AGENTE RETENEDOR
SI _________
NO __________
GRAN CONTRIBUYENTE
SI _________
NO __________
AUTORRETENEDOR
SI _________
NO __________
EXCENTO DE RETENCION
SI _________
NO __________
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXOS
REGIMEN IVA
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 90 de 101
Fecha: 28/01/2021
COMUN ________ SIMPLIFICADO _______
ACTIVIDAD ECONOMICA (CODIGO CIIU)
CONTACTO DE VENTAS
DATOS PARA TRANSFERENCIA ELECTRONICA
Datos de la cuenta para realizar transferencia electronica en la cual debe aparecer el proveedor como
titular y no debe ser una cuenta compartida o con autorizacion a otra persona.
ENTIDAD BANCARIA
NUMERO DE LA CUENTA
TIPO CUENTA Corriente ______ Ahorros ______
SUCURSAL _________________________
______________________________________________ FECHA: ______________________________
FIRMA Y SELLO
Agradecemos enviar este formato diligenciado, al departamento de contabilidad o al fax 6761050; Cualquier
inquietud favor comunicarse con Yohanna Sanchez y/o Rocio Mahecha a los telefonos 6761540 y 6684890 ext
145.
INTERASESORES S.A.
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 91 de 101
Fecha: 28/01/2021
POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR
Extractado de las políticas del departamento Financiero
4.04 POLITICAS DE CUENTAS POR PAGAR
4.04-1
Los movimientos de Cuentas por Pagar, Compras e Inventarios se
realizarán a diario, exceptuando Atlántida y Distribuidora Nogal, los
cuales se harán semanales y mensuales.
4.04-2
La Causación de facturas por concepto de compras de mercancías
irán acompañadas de la orden de compra o entrada de orden de
compra, según corresponda, debidamente tramitada y firmada por
Almacén y/o quien haga sus veces.
La causación de facturas por concepto de compra de servicios se
efectuará con el Vo.Bo. de la persona autorizada.
La causación de los anticipos a proveedores y contratistas se
efectuarán dentro del mes que se originaron.
4.04-3
Trámite de documentos para el respectivo pago.
a. Los documentos por pagar se recibirán a diario.
b. Los documentos deberán ser enviados en original y con los Vo.Bo.
respectivos.
c. Se debe anexar formulario de Autorización pago por Transferencia
Electrónica, firmado y sellado, para efectuar la matrícula de cuentas
a diario.
d. Los anticipos de sueldo serán recibidos para tramite de giro hasta
el 15 del mes, fecha de corte de nómina (los anticipos deberán ser
descontados en el mismo mes del giro)
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS
DE CUENTAS POR PAGAR
INTERASESORES S.A.
POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR
Código:
PCP-0016
Edición: 0
Pagina : 92 de 101
Fecha: 28/01/2021
e. La facturación por compra de bienes deberá ser remisionada por
Almacén, quien dará ingreso al inventario, anexará la entrada de
orden de compra.
f. En caso de pérdida de la factura original, la persona que extravió
dicho documento hará la denuncia correspondiente ante las
autoridades competentes, en un término no mayor a 5 días hábiles.
g. El trámite oportuno de las cuentas por pagar a terceros es
responsabilidad de la Asistente de Cuentas por Pagar. Para tal
efecto, realizará las gestiones pertinentes, solicitud de factura,
aclaración de precios, cantidades, recibo almacén, etc.
h. Para el reintegro de costos educativos, el padre de familia lo
solicitará por escrito anexando el original del recibo de caja y la
autorización de pago por transferencia electrónica, previo Vo.Bo. de
la Contadora, bajo los criterios ya establecidos.
j. Para que se puedan hacer pagos por concepto de mantenimiento
de edificaciones (pintura, obras, reparaciones, etc.) el jefe de
mantenimiento debe certificar que el trabajo fue hecho con calidad y
bajo las especificaciones del contrato, indicando los materiales
utilizados, lo mismo que los sobrantes. Igualmente debe informar
novedades que afecten dicho pago como daños, rebajas,
incrementos, etc. Modificado. Contratos con acta de entrega firmado
por la Directora Administrativa.
k. Por ningún motivo se efectuarán anticipos mediante transferencia
o cheque por concepto de vacaciones, primas, bonificaciones,
salarios. Se exceptúan pagos parciales de cesantías y salarios cuya
cuenta no se halla matriculado en el mes.
4.04-4
Fechas de Pago
a. Los anticipos que se radiquen en cuentas por pagar hasta el último
día del mes anterior, se pagarán el primer día hábil del mes, por
medio de transferencia electrónica.
b. El abono en la cuenta corriente o de ahorros de proveedores y
acreedores se hará el último viernes de cada mes.
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c. Los proveedores y acreedores (casos excepcionales, según
listado – acuerdo de compras ), y padres de familia se pagarán a
través de transferencia electrónica únicamente los viernes.
d. Los transportadores, centros ecuestres, y vigilancia (Yale
Servisseg), se pagará el 10 de cada mes si es viernes, de lo contrario
se abonará el siguiente viernes.
e. Los Aportes parafiscales y demás fondos se pagarán en los
primeros días del mes. Se giran en la última semana del mes
anterior, según cronograma.
f. Los honorarios deberán abonarse a más tardar el 5 de cada mes.
g. Los pagos de impuestos y servicios públicos deberán pagarse un
día antes del vencimiento.
h. Los giros con cheque o transferencia de carácter interno, serán
cancelados a diario.
i. Todos los pagos se efectuarán por Transferencia Electrónica,
exceptuando algunos con cheque, como fondos, impuestos, cajas
menores, gastos gerenciales).
4.04-5
Prestamos, anticipos de sueldo, auxilios y otros.
a. PRESTAMOS
CALAMIDAD DOMESTICA
Se entiende por calamidad doméstica:
- Enfermedad grave y/o urgencia hospitalaria por accidentes.
- Muerte
- Robo o incendio en casa o habitación.
Los anteriores casos amparan únicamente al Empleado y sus
familiares en primer grado de consanguinidad (padres e hijos) y
primero de afinidad (cónyuge)
Requisitos
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Haber pasado el período de prueba (dos meses)
Cuantía máxima: un salario mensual
Los pagos serán descontados por nómina
Solicitud por escrito, según carta pro-forma de la Institución
tramitada por las Asistentes Administrativas.
Tener respaldo de sus prestaciones sociales, en caso contrario
firmará un documento (letra, pagaré, etc.) con fiador (empleado
de la organización) .
Plazo amortización: no mayor a 6 meses. En los casos de
contrato a término fijo, su vencimiento será el de la terminación
del contrato, manteniendo el plazo anteriormente señalado.
Anexar constancias o recibos dentro de un plazo máximo de 10
días hábiles. (Actualmente se hace en el momento de la solicitud).
CAPACITACION
Carreras Intermedias
Se prestará para carreras que estén estrechamente relacionadas con
el cargo, y en entidades aprobadas por el ICFES.
Estudios Superiores
Pre-grado: Se prestará para carreras que estén estrechamente
relacionadas con el cargo, y en entidades aprobadas por el ICFES.
Post- grado: Se prestará para diplomados, especializaciones,
magisters, afines con la carrera estudiada y de acuerdo con los
requerimientos del cargo. Para personal docente, en caso de ser
necesario, para aumento de escalafón.
CURSOS Y SEMINARIOS
Relacionados con el cargo, por el cual la Institución asume el 50%
del costo y el funcionario el otro 50%, con el requisito de dictarlo a las
personas que tengan que ver con el tema, y formular como mínimo
tres
(3)
propuestas inspiradas en el curso realizado, que
contribuyan a mejorar el desempeño de su cargo, aplicando los
conocimientos adquiridos, en hechos prácticos. La única excepción
para no presentar las propuestas es sobre aquellos cursos que traten
de actualización en leyes.
Requisitos
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Antigüedad mínima de 6 meses.
Cuantía máxima: un salario mensual
Los pagos serán descontados por nómina
Solicitud por escrito, según carta pro-forma de la Institución,
tramitada por las Asistentes Administrativas.
Tener respaldo de sus prestaciones sociales, en caso contrario
firmará un documento (letra, pagaré, etc.) con fiador (empleado
de la organización) .
Plazo amortización: no mayor a 6 meses. En los casos de
contrato a término fijo, su vencimiento será el de la terminación
del contrato, manteniendo el plazo anteriormente señalado.
Anexar factura a nombre de la Institución (cursos y seminarios) y
fotocopia de los recibos de pago (carreras intermedias o estudios
superiores), según sea el caso.
En caso de retiro intempestivo del funcionario dentro de los tres
meses siguientes a la terminación del seminario, o durante el
transcurso de este, el empleado cancelará el 100% del curso o
seminario.
Las transferencias bancarias o cheques se efectuarán en las
fechas establecidas.
Las personas autorizadas pasarán para giro la carta con su
Vo.Bo. y serán las responsables del cumplimiento de los
requisitos anteriores.
ESTUDIOS DE EDUCACIÓN FORMAL
Se prestará solo para hijos de los funcionarios que se encuentren
estudiando en alguna de las Instituciones como CNY, CCG y CMA.
Requisitos
-
Los pagos serán descontados por nómina
Solicitud por escrito, elaborando carta pro-forma de la Institución
tramitadas por las Asistentes Administrativas.
Plazo: máximo diez meses.
Las personas autorizadas pasarán para giro la carta con su
Vo.Bo. y serán las responsables del cumplimiento de los
requisitos anteriores.
Las cartas de préstamo deberán guardar el consecutivo manejado
por nómina.
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b. ANTICIPOS
a. Los anticipos de sueldo no podrán superar el valor
correspondiente al 25% del sueldo mensual. En el caso que ocurra,
deberán ser aprobados por un miembro.
b. Los empleados solicitaran este anticipo diligenciando
completamente el formulario para tal fin, por una sola vez al mes.
c. Véase política de fechas de pago
documentos (4.04-3)
(4.04-4) y trámite de
d. No se requiere de autorización si está dentro de los límites del
25% del salario.
d. AUXILIOS Y OTROS
a. La empresa concede un auxilio por concepto de matrimonio y
maternidad que será fijada anualmente por presupuesto. Modificado.
Auxilio suspendido.
b. Los auxilios laborales serán cancelados por nómina y abonados el
25 de cada mes.
c. La empresa concede un auxilio del 50% sobre el valor total de la
afiliación anual al Sindicato Nacional de Chóferes. Requisito: poseer
vehículo. El saldo podrá ser financiado por la empresa, ver política
préstamos. Modificado. Auxilio suspendido.
d. Se elaborará un acuerdo donde se especifique que estos auxilios
no constituyen salario ni se tendrán en cuenta en el pago de
prestaciones sociales. El acuerdo lo elaborará la persona encargada
de la nómina.
4.04-6
Conservación de documentos.
a. Los documentos retirados del archivo deberán registrarse en las
planillas de control de documentos.
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b. Los documentos contables entregados en calidad de préstamo
serán devueltos a más tardar dentro de los 5 días hábiles siguientes
a la fecha de retiro.
4.04-7
Auditoria
a. Se debe revisar y actualizar diariamente el Cuadro Control de
Pagos Fijos.
b. Al final del mes se debe auditar el 100% de los anticipos y
deudores generados en el mes.
c. Se debe auditar el movimiento registrado en contabilidad, de
inventarios, compras y cuentas por pagar.
d. Se realizarán auditorias del inventario físico para verificar saldos
que presenta la contabilidad bimestralmente, teniendo presente que
en diciembre no puede faltar esta auditoria.
4.04-8
Fiscalización
a. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales exigidos en la
facturación.
b. Actualizar anualmente el maestro de Topes de Retención y otros,
en los programas de Atlas Pro y PSL.
4.04-9
La Contadora de Cuentas por Pagar se debe estar capacitando
permanentemente en los programas de Atlas Pro y PSL, aprender y
practicar los programas institucionales y efectuar actualizaciones
periódicas sobre las nuevas disposiciones relacionadas con la
profesión de Contaduría Pública. Por lo menos una al año.
4.04-10
Se efectuarán reuniones de progreso del AOR mensualmente con el
Asesor Inmediato.
4.04-11
El AOR de cada año se entregará el 30 de noviembre del año
anterior al Asesor Inmediato.
4.04-12
Efectuar reingeniería del cargo y otros afines en forma permanente.
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4.04-13
Las multas o sanciones serán asumidas por los responsables, las
cuales serán descontadas por nómina y diferidas máximo a 10
meses.
4.04-14
A partir de Enero 12/06, todos los pagos por concepto de servicios de
Teléfono fijo y celular, servicio de Avantel, Servicio de Luz, Servicio
de Acueducto y Alcantarillado, Servicio de Gas, serán previamente
aprobados por cada una de las personas responsables de las
distintas divisiones que abajo se relacionan.
Se hará efectivo el pago previa autorización y justificación escrita de
los consumos adicionales de cada servicio. Los anexos reposarán
en cada división, y los indicadores deberán
registrarse,
administrarse y controlarse en el AOR respectivo.
Presidencia:
Colegio Nueva York:
Colegio Colombo Gales:
Colegio Mayor de los Andes:
Admisiones:
Sistemas:
Contraloría y Finanzas:
Directora Ejecutiva de Presidencia
Directora administrativa
Directora Administrativa
Directora Administrativa
Directora de Admisiones
Directora General de Sistemas
Coordinadora Financiera
4.04-15
Las personas autorizadas para aprobar facturas y/o documento
equivalente son: Directoras Administrativas, Ecónomo, Directora de
Admisiones, Directora de Sistemas, Directora de Contraloría y
Coordinadora Financiera
4.04-16
En el momento de abandonar su sitio de trabajo, debe verificar que
los elementos eléctricos y de computación queden desconectados,
apagar luces, cerrar su escritorio, archivadores y demás muebles de
oficina con llave.
4.04-17
Cada funcionario debe mantener en perfecto estado de nitidez su
lugar de trabajo. Se entiende por nitidez la ubicación de cada
elemento en su lugar, decoración adecuada y en general una imagen
agradable a la vista. En un escritorio no debe haber mas que el papel
del asunto que se está tramitando y los implementos indispensables
que se necesiten para tal fin.
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CONSIDERACIONES FINALES
Elaboro:
Yohanna Patricia Sánchez León
Contadora Asistente
Reviso :
Rocio Mahecha
Contadora Asistente
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CONSIDERACIONES FINALES
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CONSIDERACIONES FINALES
Las modificaciones que se generen posterior a la fecha de impresión de este
Manual se aclararan en anexos con las correspondientes notas y haciendo
referencia al párrafo y pagina que esta modificando, también se debe incluir la
fecha de modificación y diligenciar la hoja adjunta de modificaciones.
SUMARIO DE MODIFICACIONES
PAGINA
FECHA
DETALLE
NOMBRE
QUIEN
MODIFICA
FIRMA
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CONSIDERACIONES FINALES
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