Version 20.05.2016 Acuerdo de Cooperacion entre XXXXXXXX y XXXXXX, Jefa del Equipo XXXXXX Preámbulo Éste es un acuerdo de Cooperación entre (EMPRESA) y la sra. XXXXXXXXXXX, jefa y coordinadora del Equipo XXXXXXX. Siendo proveedores de servicios, ambas partes están obligadas a seguir los siguientes estándares de (EMPRESA) y a cumplir las mutuas expectativas. Nuestra principal prioridad es ofrecer proyectos orientados al impacto y tratar a nuestros clientes con atención, así como asegurarnos de que disfruten de su contribución al proyecto y a la comunidad local. En caso de que una de las partes, el equipo (EMPRESA), el empleado, los clientes, el proyecto, el líder del proyecto, las familias anfitrionas, ignoren las siguientes reglas, las regulaciones en la sección 9 de este acuerdo (gestión de crisis) entrarán en vigor. 1. Definiciones de (EMPRESA) 1. Cliente de (EMPRESA) – Qué significa? Un cliente es una persona que está comprometida a trabajar en un proyecto sin fines de lucro en Centro o Sudamérica – voluntariamente y sin paga. Sin embargo, el cliente percibe a (EMPRESA) como un proveedor de servicios: El cliente paga por hospedaje, comida y una persona de contacto; y espera que estos servicios sean cumplidos a cabalidad de acuerdo a lo acordado. 2. Proyecto de Voluntariado – Qué significa? Un proyecto de voluntariado en un proyecto localizado en instituciones públicas o privadas sin fines de lucro que necesita evidente ayuda. Ya sea por falta de equipamiento, personal y/o recursos financieros. La institución no debe estar orientada a lucrar. 2. Responsabilidades Recíprocas Ambas partes contrayentes de comprometen a: - Cooperar estrechamente durante la preparación, implementación y post procesamiento del programa de voluntariado. Asegurarse de que los fondos se utilicen de acuerdo con las directrices del programa y el presupuesto. Accesibilidad 24/7 en caso de emergencia. 1 Version 20.05.2016 La Organización Emisora Referente al cliente - Preparación de los clientes en (PAIS). - Proyecto de introducción y trabajo cliente para clientes y audiencias de acuerdo con las pautas del proyecto. - Presentación de la solicitud de clientes al ATP / IMC. - Preparación del servicio cliente en cooperación con el cliente en relación con viajes, preparación médica, seguros, etc. - Comunicación regular con el proyecto anfitrión. - Consulta responsable basada en la información proporcionada - Ayudar al cliente en caso de problemas. El Receptor Respecto al cliente - Recibir solicitudes de voluntariado e informar a los candidatos seleccionados de la organización de envío siguiendo el acuerdo de programación de TCC. - Proporcionar una introducción al país, la cultura (incluidas las costumbres y el código de conducta) y el proyecto (incluidas las normas), la gestión de conflictos, el idioma (si es necesario). - Proporcionar capacitación laboral a clientes - Asignación de alojamiento y comida adecuados para el cliente. - Solicitud de visa de trabajo para los clientes durante el proyecto. Actitud Nunca olvides que estamos trabajando con seres humanos. Nuestra principal prioridad es tratar a los participantes (= clientes) con respeto y buena voluntad. Queremos que nuestros clientes se sientan bienvenidos y que a (EMPRESA) le guste estar allí para ellos. Los participantes deben ser vistos como invitados o incluso familiares temporales. Exitosa Representación de (EMPRESA) Clientes felices – Gente feliz en los proyectos 3. Trabajo del Cliente Los clientes deben integrarse en el proyecto. Él / ella debe trabajar a tiempo completo (normalmente 40 horas / semana). La capacitación en el trabajo está incluida en las horas de trabajo. El cliente debe realizar tareas específicas, que él / ella puede cumplir solo o en cooperación con el personal local. Sin embargo, los clientes no son expertos y, por lo tanto, no pueden hacer trabajo profesional. Las vacaciones se darán de acuerdo con las costumbres locales. 4. Regulaciones para arribos y orientación en Peru A fin de permitir al Equipo Ecuador manejar los arribos de los clientes satisfactoriamente para todos los implicados: El Equipo (PAIS) es responsable de reservar los vuelos como se indica: Los arribos deben ser los Sábados yo Domingos El Programa de Orientación comienza el día Lunes 5. Estándares de (EMPRESA): Los 7 primeros días en el país de destino 2 Version 20.05.2016 1. Transfer del y al Aeropuerto Los Clientes de (EMPRESA) serán recogidos a tiempo – a la salida del aeropuerto Si existe un retraso de más de media hora, por favor contacta al Cliente o al Equipo (PAIS) 2. Llegada a su Hospedaje Se les debe mostrar la Casa de los Clientes / introducirlos a sus Familias Anfitrionas Se les debe mostrar los alrededores Se les debe proveer de agua potable (sólo una vez) 3. Programa de Orientación se divide en dos días! (aproximadamente 4 - 5 horas por día) 1er. día después del arribo Asistencia con teléfonos celulares e instalación de tarjetas SIM Cómo y dónde sacar dinero del Cajero Automático City Tour: Cómo moverme en los alrededores? Cómo llegar a aquí o allá? Transporte Público (Taxi, Bus, Metrovía) 2do. día Lavado de ropa en Peru Cultura (qué está bien y qué no) Historia del país Introducción a la cocina peruana (gastronomía) Seguridad (qué se puede y qué no se puede hacer) Salud e Higiene El Código de Conducta de (EMPRESA) Las reglas de la casa Las Políticas de Protección Infantil Entrega de datos de contacto e información en caso de emergencia 4. Llevar a los Clientes al proyecto Introducción del cliente Introducción de la persona de contacto en el proyecto Explicación de cómo llegar al proyecto y de regreso a la casa (transporte público, caminando, en bicicleta) 5. Accesibilidad La primera semana y el arribo son importantes para una buena primera impresión! Asegurarse que todo está bien (Preguntar al Cliente por lo menos una vez a la semana) Reajustar las cosas y/o situaciones si no están bien 6. Programas adicionales Clases de idioma – deben darse de lunes a viernes Clases de surf – sólo los fines de semana Viajes de fin de semana – de vez en cuando – sólo los fines de semana 6. Estándares 5.1. Hospedaje (EMPRESA) es un prestador de servicios y presupone un cierto estándar en lo referente al hospedaje de los clientes. Esto debe ser obedecido! Viviendo con una Familia Anfitriona 3 Version 20.05.2016 Cada cliente debe tener su propia cama o Aceptable: Cama litera o NO aceptable: camas ocupadas por 2 clientes Suficientes sillas, platos, vasos, tazas, cubiertos, etc. A fin de disfrutar juntos de las comidas Facilidades sanitarias: como mínimo deben contar con ducha de cubo de agua y armario de patas (al piso) Acceso a agua Alimentación de acuerdo a las regulaciones (estándar local, media pensión) Limpieza regular (por lo menos una vez a la semana) Viviendo en una Casa (EMPRESA) de Clientes Cada cliente debe tener su propia cama o Aceptable: Cama litera o NO aceptable: camas ocupadas por 2 clientes Suficientes sillas, platos, vasos, tazas, cubiertos, etc. A fin de disfrutar juntos de las comidas Facilidades sanitarias: de estilo occidental (toilette y ducha) Acceso a agua (con presión) Alimentación de acuerdo a las regulaciones (estándar local, media pensión) Limpieza regular (por lo menos una vez a la semana) Ningún Aire Acondicionado necesita encenderse en una Casa de Clientes (la cuenta a pagar sale muy alta!) 5.2. Comida Media Pensión Desayuno o Lo básico (por ejemplo, pan) o Algo para untar / guarnición – margarina, jalea, mantequilla de maní, mermelada, miel, queso crema o Bebidas calientes – té, café o Alguna que otra fruta o algún extra como huevos o algún plato local Cena / Merienda o Una comida caliente o Suficiente para todos los clientes (= por lo menos una porción que vaya acorde al estilo europeo occidental) 5.3. Costos Es responsabilidad de (EMPRESA) (PAIS) garantizar que todos los miembros del equipo y personal, obtengan un pago justo (de acuerdo a los estándares locales). Costos XXXXXXXX Duración <5 días 1 semana 2 semanas 3 semanas 4 semanas 5 - 12 semanas Costo (USD) $50 por día $300 por persona $500 por persona $650 por persona $750 por persona $160 por semana 4 Version 20.05.2016 3 – 6 meses $450 por mes 5.4. Horas de trabajo de los clientes De acuerdo a las leyes alemanas, los clientes no tienen permitido trabajar más de 8 horas al día, incluida una hora de pausa. 7. Representación de (EMPRESA) en el exterior El Equipo Peru representa la marca (EMPRESA) abiertamente. La sra. XXXXXXXXXXX en su rol de Jefa del Equipo XXXXXXXX y Coordinadora de “XXXXXX” ubicada en Cusco, es la persona encargada y responsable de los siguientes servicios: Reservar y coordinar los cupos de los clientes en sus proyectos Coordinar la logistica en las diferentes ciudades Ser la mediadora entre proyectos y (EMPRESA) (PAIS) Ser la mediadora entre los miembros del equipo Peru Recibir las transferencias internacionales y realizar los pagos locales Llevar las cuentas del Equipo Peru Realizar los transfers in & out en Cusco Coordinar y alojar clientes en la casa de clientes y como familia anfitriona Seleccionar y tramitar proyectos y alojamientos nuevos 8. Tema Dinero – Necesidad de un Trabajo de Caridad transparente El Equipo Peru y el Equipo (PAIS) están obligados a informar al público y a nuestros clientes sobre la manera en que usamos el dinero que ellos pagan: los Clientes deben ser informados abiertamente! El Equipo XXXXXX debe informar a XXXXXXXXX acerca de Trabajo de Caridad, donaciones y actividades honorarias. El Equipo XXXXXXX informa a XXXXXXXXX regularmente: Cuando algo especial o fuera de lo común sucede Cuando un Evento Social tienen lugar Las fotos y videos al respecto son muy importantes!!! Informar sobre gastos mayores, así seremos capaces de responder a los clientes a dónde va el dinero que gastan 9. Emergencia / Gestión de Crisis 9.1. En caso de emergencia – Inmediatamente llamar al Equipo (EMPRESA) (PAIS)! Emergencia – Qué significa? Un cliente está perdido Un cliente ha sido robado / atacado Un cliente está enfermo o herido Si el Equipo de (EMPRESA) está en contacto con la policía debido a un cliente Si el Equipo Peru no sabe cómo actuar (con respecto al comportamiento de un cliente) a. Salud 5 Version 20.05.2016 El cliente informará de inmediato cualquier problema relacionado con la salud al gerente del proyecto o cualquier otra persona responsable en el proyecto. El proyecto anfitrión informará a la persona de contacto de (EMPRESA) en Peru para asegurarse de que el cliente sea llevado a un hospital y reciba tratamiento si es necesario. b. Seguridad La seguridad personal tiene la máxima prioridad. En caso de poner en peligro la seguridad personal debido a peligros políticos, ambientales o de cualquier otro tipo, el proyecto anfitrión tomará las medidas necesarias de acuerdo con (EMPRESA) para garantizar la seguridad del cliente. c. Desacuerdos Las dificultades y / o desacuerdos deben ser resueltos por las partes involucradas, teniendo en cuenta las diferencias culturales. Teléfono de emergencia las 24h: En (PAIS): +51 964 107 567 Persona de contacto: XXXXXXXXXXXXXX En (PAIS): +49 152 59804906 Persona de contacto: XXXXXXXXXXXX Para el Equipo anfitrión: Para (EMPRESA): Lugar, fecha: Cusco 01/06/2016 Lugar, fecha: CIUDAD 01/06/2016 Firma: Firma: 9.2. Responsabilidades y regulaciones en caso de enfermedad Se debe reportar inmediatamente casos de enfermedad al Equipo (PAIS) oEl Equipo (EMPRESA) (PAIS) debe saber todo con respecto a los clientes antes de que los padres nos llamen para informarse sobre la enfermedad de sus hijos El Team Leader/ Persona de Contacto es una autoridad oDebe preguntar regularmente a los clientes cómo se sienten (si aún se sienten enfermos o si ya están mejor) oSi el cliente no puede ir a trabajar, debe visitarlo/a (en la casa de la familia anfitriona/casa de los clientes) o llamarlo/a una vez al día Llevar al cliente al doctor oEl Equipo (EMPRESA) (PAIS) necesita saber si un doctor es consultado oEl cliente debe costearse la transportación y los costos médicos El Equipo (EMPRESA) / Persona de Contacto están obligados de asegurarse que el cliente está siendo atendido durante su enfermedad (asegurarse que alguien cuida del cliente o está pendiente de él/ella) 9.3. Aplicación de leyes locales peruanas 6 Version 20.05.2016 El Equipo (EMPRESA) (PAIS) y el Equipo (EMPRESA) Peru son responsables de informar a los clientes acerca de las leyes y el comportamiento local. Los clientes deben aceptar y respetar las leyes (especialmente las referentes a drogas, alcohol y horarios de cierre). Regulaciones importantes para el Equipo Peru: Nada de drogas Tener cuidado en ciudades grandes. Hay ladrones y carteristas (especialmente en sitios turísticos abiertos y muy concurridos, y en los transportes públicos) No caminar solos por la noche Dejar los artículos de valor en casa Los pasaportes pueden ser entregados al Team Leader, si el cliente lo desea 10. Políticas de Protección Infantil de (EMPRESA) La Política de Protección Infantil de (EMPRESA) tiene por objeto garantizar que las acciones de cualquier persona en el contexto del trabajo llevado a cabo por (EMPRESA) son transparentes y salvaguardar y promover el bienestar de todos los jóvenes y niños asociados a (EMPRESA). El bienestar de un niño o joven es siempre de suma importancia para (EMPRESA) y el bienestar de las familias será promovido. (EMPRESA) hará controles de antecedentes penales durante los procesos de selección para todo el personal de (EMPRESA) y clientes que trabajan con cualquier proyecto en cuidado de niños, enseñanza y diferentes proyectos sociales. Cualquier acusación de abuso será tomada en serio y se aplicarán los procedimientos de protección infantil de (EMPRESA). Aquellas personas en posición de confianza o responsabilidad dentro de la organización trabajarán de acuerdo a los marcos legales de defensa y de seguridad, así como también con los intereses de los niños y jóvenes, siguiendo la política de protección infantil de (EMPRESA) en todo momento. Los principios en los que la política de protección infantil de (EMPRESA) se basa son los cuatro principios de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño: Principio 1: La no discriminación Nadie le puede tratar como un niño diferente debido a su opinión, la religión, la raza, el idioma, el sexo o porque naciste pobre o rico ... Principio 2: El interés superior del niño Cuando los adultos toman decisiones acerca de usted como un niño, ellos deben pensar si esta decisión es mejor para usted ... Principio 3. Derecho a la supervivencia, la protección y el desarrollo Los países deben proteger a los niños de todo daño y ayudar a vivir y crecer de forma saludable. Principio 4. Participación Como un niño, usted tiene el derecho de dar sus opiniones en todos los asuntos que le afectan. Sus opiniones deben ser tomadas en serio. A medida que crecen sus puntos de vista deben ser más importantes. 7