C O N T A D U R I A M A Y OR DE HA C I EN D A ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DI ST RI T O FEDERA L COORDINACIÓN DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ARCHIVO INFORME ANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 2014 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 4 ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 6 I. HERRAMIENTAS DE TRABAJO (SHT) E INSTRUMENTOS DE CONTROL (IC) 8 O BJETIVO 8 D ESARROLLO DE LAS H ERRAMIENTAS DE T RABAJO E I NSTRUMENTOS DE CONTROL 8 A CTUALIZACIÓN DEL C UADRO G ENERAL DE C LASIFICACIÓN 8 C ONCEPTO A CTUALIZACIÓN DEL C ATÁLOGO DE D ISPOSICIÓN D OCUMENTAL C ONCEPTO A VANCE 8 9 9 9 A CTUALIZACIÓN DEL M ANUAL PARA LA O RGANIZACIÓN , C ONSERVACIÓN Y C USTODIA DE LOS A RCHIVOS DE LA ASCDMX 9 C ONCEPTO A VANCE C OMITÉ T ÉCNICO I NSTITUCIONAL DE A DMINISTRACIÓN DE D OCUMENTOS (COTECIAD) CONCEPTO A VANCE 9 9 10 10 10 II. ARCHIVO DE TRÁMITE (AT) 10 C ONCEPTO 10 D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE T RÁMITE 11 U NIDAD DE C ONTROL Y G ESTIÓN (UCG) 12 C ONCEPTO 12 A VANCE 12 U NIDADES DE A RCHIVO DE T RÁMITE (UAT) 12 C ONCEPTO A VANCE S ISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA C ONCEPTO 12 12 12 12 2 C URSOS DE CAPACITACIÓN EN CONTROL Y MANEJO DE ARCHIVO C ONCEPTO A VANCE 13 13 13 III. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (AC) 13 C ONCEPTO 13 D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN 14 F UMIGACIÓN DEL LOCAL 14 C ONCEPTO A VANCE A CONDICIONAMIENTO DEL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN C ONCEPTO 14 15 15 15 R ECLUTAMIENTO DE 20 PERSONAS DE SERVICIO SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN 15 O BJETIVO A VANCE L EVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y CATALOGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN O BJETIVO A VANCE M ICROFILMACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN O BJETIVO A VANCE 15 15 16 16 16 16 16 16 IV. ARCHIVO HISTÓRICO 16 C ONCEPTO 16 D ESARROLLO DEL A RCHIVO H ISTÓRICO 16 A VANCE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO 16 17 3 INTRODUCCIÓN 4 La administración de documentos concentra su atención en la información contenida en los documentos y propone una metodología de actuación frente a los problemas que la explosión de la documentación propia de nuestra época ha provocado sobre los archivos. Esta metodología consiste en aplicar creativamente un conjunto de procedimientos y técnicas dentro de la institución, a fin de poner las cosas en su lugar, esto es, manejar los documentos conforme a su utilidad administrativa; sus características legales, fiscales, administrativas, etc. y su utilización como referencia o testimonio. El Sistema Institucional de Archivo (SIA) de la Auditoría Superior de la Ciudad de México (ASCDMX) administrará sus documentos de acuerdo con las fases que toda documentación debe cumplir, en este caso, la asociada a los asuntos de su responsabilidad, que se denominará “ciclo institucional de vida”, el cual comprende en su primera fase o fase activa los documentos que se producen y usan para desahogar la gestión cotidiana, que son de utilidad inmediata para la atención de trámites, pues tienen un valor administrativo, legal o fiscal. Una vez que la documentación se utilizó para atender trámites, su utilidad y uso cambian de carácter; por tanto, sus valores también lo hacen. Cuando esto ocurre, se inicia la segunda fase o fase semiactiva. A la tercera fase del ciclo se le conoce como inactiva o histórica, toda vez que la utilidad administrativa de los documentos ha prescrito, con lo cual adquieren un valor que va más allá del institucional, para constituirse como documentación con un valor cultural de testimonio de la evolución de la institución, es decir, los documentos adquieren un valor permanente. Para administrar correctamente este ciclo, se crearán estructuras especializadas en el tratamiento de los documentos a lo largo de sus fases, que funcionen estrechamente vinculadas como sistema, es decir, como un conjunto de elementos con propósitos comunes. 5 ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 6 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO SIA Herramientas de trabajo o Instrumentos de Control Actualización del Cuadro General de Clasificación Actualización del Catálogo de Disposición Documental Actualización del Manual para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Unidades de Control y Gestión Documental Fumigación de local Fumigación del Local Unidades de Archivo de Trámite Acondicionamiento del Archivo de Concentración Acondicionamiento del Archivo Histórico Sistema Informático para el Control y Gestión de Correspondencia Reclutamiento del personal de servicio social Elaboración de inventarios guías y catálogos Capacitación en control y manejo de archivos Limpieza ordenación, clasificación, organización y valoración Difusión Levantamiento de Inventario y Catalogación de la documentación Microfilmación de la documentación 7 I. HERRAMIENTAS DE TRABAJO (SHT) E INSTRUMENTOS DE CONTROL (IC) O BJETIVO Proporcionar a la institución los instrumentos normativos esenciales para regular su actividad documental. D ESARROLLO DE LAS H ERRAMIENTAS DE T RABAJO E I NSTRUMENTOS DE CONTROL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO SIA Herramientas de trabajo o Instrumentos de Control Actualización del Cuadro General de Clasificación Actualización del Catálogo de Disposición Documental Actualización del Manual para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF A CTUALIZACIÓN DEL C UADRO G ENERAL DE C LASIFICACIÓN C ONCEPTO El Cuadro General de Clasificación Archivística, es el modelo e instrumento lógico que representa de forma sistemática, las categorías establecidas como resultado de la clasificación archivística, y que refleja la estructura de los fondos con base en las estructuras orgánicas, las atribuciones y funciones de la ASCDMX. 8 A VANCE Se están elaborando instrumentos archivísticos complementarios, con base a las normas y estándares requeridos en el marco de la transparencia y la rendición de cuentas, Al término del presente año se obtuvo un avance del 50%. A CTUALIZACIÓN DEL C ATÁLOGO DE D ISPOSICIÓN D OCUMENTAL C ONCEPTO El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que registra de manera general y sistemática los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y de concentración; asigna la clasificación archivística a la información pública, reservada o confidencial y determina su destino final, al término de su vigencia. A VANCE Se realizaron reuniones de trabajo con el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, para la implementación de criterios que determinen la terminología a emplearse y se pueda lograr la actualización definitiva de del Catálogo de Disposición Documental. Relativo a lo anterior, se cumplió al 50%. A CTUALIZACIÓN DEL M ANUAL PARA LA O RGANIZACIÓN , C ONSERVACIÓN Y C USTODIA DE LOS A RCHIVOS DE LA CMHALDF C ONCEPTO Es un documento normativo de carácter administrativo en el que se establecen los criterios generales y los conceptos básicos para la aplicación de procedimientos archivísticos en la organización y clasificación de documentos. A VANCE Este año, se trabajó con los enlaces de control de gestión y archivo de trámite para difundir y corroborar que estos emplearan el Manual para la organización, conservación y custodia de los Archivos de la CMHALDF. Cumpliendo con un avance del 100%. 9 C OMITÉ T ÉCNICO I NSTITUCIONAL DE A DMINISTRACIÓN DE D OCUMENTOS (COTECIAD) CONCEPTO El COTECIAD es el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos de la CMHALDF. A VANCE En el año que se reporta se programaron 3 Sesiones Ordinarias, llevándose a cabo 2 sesiones ordinarias, en las cuales se tomaron los siguientes acuerdos: Se aprobó la validación del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014 Se aprobó la validación del Calendario de Ejecución del Siste ma Institucional de Archivo 2014. Se aprobó la validación del Calendario de Sesiones Ordinarias del COTECIAD para el año 2014. . II. Archivo de Trámite (AT) C ONCEPTO 10 Es el conjunto de expedientes de asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente consulta deben permanecer en el acervo de la Oficina del Auditor Superior y cada una de las Direcciones Generales. D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE T RÁMITE SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO SIA Archivo de Trámite Unidades de Control y Gestión Documental Unidades de Archivo de Trámite Sistema Informático para el Control y Gestión de Correspondencia Capacitación en control y manejo de archivos 11 U NIDAD DE C ONTROL Y G ESTIÓN (UCG) C ONCEPTO Es una unidad que permite conducir el flujo informativo dentro de la institución, para que los responsables administrativos se aseguren de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia, y conforme a derecho. A VANCE Al inicio de cada año se envía un oficio a las áreas que integran laASCDMX, para que designen al personal que se encargará del control y seguimiento de la correspondencia que ingrese a sus unidades administrativas. Relativo a lo anterior, se obtuvo un 100% en la respuesta por parte de las áreas. . U NIDADES DE A RCHIVO DE T RÁMITE (UAT) C ONCEPTO Unidad de archivo que se encarga de integrar, resguardar y controlar los expedientes en su fase activa. A VANCE Al inicio de cada año se envía un oficio a las áreas que integran la ASCDMX, para que designen al personal que se encargará de la clasificación de la documentación que será transferida al Archivo de Concentración, en este sentido se obtuvo un 100% . Cabe resaltar, la labor de la Unidad de Documentación e Información como apoyo cotidiano de los trabajos encomendados a las áreas auditoras, por lo que durante el 2014 se proporcionaron 877 servicios de consulta. S ISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA C ONCEPTO 12 Es el soporte informático que facilitará el seguimiento, registro y control de documentos con base en los procedimientos que se establezcan en la institución para el manejo de documentos, y proporcionará medios seguros y rápidos para su acceso y consulta. En relación al Sistema Informático para el Control y Seguimiento d e correspondencia conforme a las necesidades que se presentan en la ASCDMX, se suspendido hasta contar con la disponibilidad presupuestal requerida. C URSOS DE CAPACITACIÓN EN CONTROL Y MANEJO DE ARCHIVO C ONCEPTO Son el medio para dotar a los empleados de la ASCDMX de los conocimientos necesarios, sobre la práctica archivística, para el desarrollo de sus funciones. A VANCE Se impartió el “ARCHIVONOMÍA, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE ÑLOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LA CMHALDF, el 2 de junio del año 2014, con lo cual se cumplió con lo programado. III. Archivo de Concentración (AC) C ONCEPTO Se conforma por los documentos respecto de los cuales concluyó su trámite y después de ser valorados, son transferidos por la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental. 13 Este archivo integra los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO SIA Archivo de Concentración Fumigación de local Acondicionamiento del Archivo de Concentración Reclutamiento del personal de servicio social Limpieza ordenación, clasificación, organización y valoración Levantamiento de Inventario y Catalogación de la documentación Microfilmación de la documentación F UMIGACIÓN DEL LOCAL C ONCEPTO Desinfección y combate de plagas de insectos y otros organismos nocivos por medio de humo, gas o vapores adecuados, y de polvos en suspensión. 14 A VANCE Este proceso lo realiza una empresa especializada en los procesos de fumigación bajo la supervisión de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. La fumigación se programa cada año y es por medio de termonebulización para la protección de los documentos. Se cumplió al 100%. A CONDICIONAMIENTO DEL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN C ONCEPTO Conformado por los documentos respecto de los cuales una vez concluidos su trámite, son valorados, para ser transferidos por la unidad de Archivo de Trámite. Avance Concluida la ampliación y remodelación estructural del Archivo de Concentración, se reactivó el calendario de transferencias primarias, procediendo las áreas correspondientes a realizar las correspondientes. R ECLUTAMIENTO DE 20 PERSONAS DE SERVICIO SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN O BJETIVO Contar con el personal adecuado y suficiente para realizar las actividades en la actividad de limpieza, ordenación, clasificación y valoración documental del Archivo de Concentración. A VANCE Por ser una actividad permanente las labores de limpieza, ordenación, clasificación y valoración documental, se requiere del apoyo de los prestadores de s ervicio social o bien de prácticas profesionales, capacitándolos también de manera continua para realizar este trabajo, por lo que en el presente año se contó con la participación de éstos cumpliendo con la meta del 100%. 15 L EVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y CATALOGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN O BJETIVO Determinar y controlar la documentación que se resguarda en el Archivo de Concentración. A VANCE Se continuó de manera permanente la limpieza, ordenación y valoración de la documentación en el Archivo de Concentración, teniendo un avance del 100%. M ICROFILMACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN O BJETIVO Contar con la información de los expedientes en medios automatizados para facilitar su localización y consulta. A VANCE Se realizó la microfilmación de 4 millones de documentos conforme a la adjudicación directa núm. Y por licitación número CMHALPN/11/2014, cubriendo el 100% de la microfilmación programada para este periodo. IV. Archivo Histórico C ONCEPTO Es la unidad de archivo que custodia los expedientes considerados patrimonio documental de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal. D ESARROLLO DEL A RCHIVO H ISTÓRICO A VANCE Derivado de las obras de remodelación del edificio que ocupa el Archivo Institucional se suspendieron las actividades programadas. 16 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO 17 C O N T A D U R Í A INFORME ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2013 M A YO R D E H A C I EN D A A SA M BLE A LE G I SLA TI V A D E L D I STR I TO F E D E R A L Marzo Abril Junio Julio Agosto Septiembre 100.0% 100.0% 0% 10% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 5% 0% 10% 0% 35% marco de la transparencia y la rendición de cuentas. 2 Actualización del Catálogo de Disposición Documental (CDD) 100% 0% 100.0% 70.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0% 10% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 5% 0% 10% 0% 35% INFODF para la implementación de criterios que 3 Actualización del Manual de Procedimientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF Comentarios Total Octubre Diciembre Avance Noviembre Enero Febrero 100.0% Mayo Avance en el 2011 70.0% Su bp ro ye ct I. Herramientas de Trabajo II. Archivo de Trámite Avance en el 2012 Avance en el 2010 100.0% en 0% Avance en 2007 100% Avance en 2006 Actualización del Cuadro General de Clasificación (CGC) o 1 Programa Avance en el 2009 2008 2013 Se estan elaborando instrumentos archivísticos de acuerdo a las normas y estándares requeridos en el Se estan llevando a cabo reuniones de trabajo con el determinen la terminologia a utilizarse. Derivado de la designación de los enlaces de Control de Gestión y Archivo de Tramite se está 80% 20% 100.0% 70.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 5% 0% 10% 0% 25% corroborando que éstos empleen este instrumento de consulta que facilitará la organización, conservación y localización de los expedientes. 1 Establecimiento de la Unidad de Control de Gestión (UCG) en cada unidad administrativa 100% 65% 70.0% 70.0% 20.0% 20.0% 100.0% 0% 50% 0% 0% 5% 5% 0% 0% 0% 10% 10% 20% 100% En este período se cubrió la totalidad de las designaciones.. 2 Establecimiento de la Unidad de Archivo de Trámite (UAT) en cada unidad administrativa 100% 65% 70.0% 70.0% 20.0% 20.0% 100.0% 0% 50% 0% 0% 5% 5% 0% 0% 0% 10% 10% 20% 100% En este período se cubrió la totalidad de las designaciones.. 3 Sistema informático para el control y seguimiento de correspondencia 0% 10% 0.0% 12.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 4 Curso de capacitación en control y manejo de archivos para las UCG y 100% UAT 10% 95.0% 100.0% 0.0% 0.0% 100.0% 0% 0% 0% 0% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 5 Curso en materia de archivonomía para los servidores públicos de la CMHALDF 50% 80.0% 100.0% 0.0% 0.0% 100.0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0.0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 0% 0% 0% 100.0% 37.0% 34.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0% 0% 0% 0% 30% 20% 10% 5% 5% 0% 5% 0% 4.1 Se llevo a cabo en el mes de mayo el curso de capacitación en materia de gestión documental Impartición del curso 100% III. Archivo de Concentración III. Archivo de Concentración 5.1 Impartición del curso 1 Fumigación 2 Acondicionamiento del Archivo de Concentración Se continúa con el acondicionamiento del Archivo 75% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% Se renovaron los convenios con las diferentes entidades educativas. 95.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% Al momento de incorporarse nuevos prestadores de servicio social, se les proporciona la capacitación necesaria, por lo cual esta es una actividad continua. 11% 22.3% 21.7% 6.2% 6.20% 1.76% 0.0% 0.0% 6% 14% 20.2% 20.8% 4.8% 4.8% 0% 3% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 3 Reclutamiento de 20 personas de Servicio Social 4 Capacitación de 20 personas de servicio social 5 Limpieza, ordenación, clasificación y valoración documental del Archivo de Concentración 8.7% 6 Levantamiento del inventario y catalogación de la documentación 7 7.74% 1% 3.00% 2.00% 2.00% 0.00% 0.00% 2.00% 1.00% 1.00% 1.00% 0% 0% 0% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0% 0% 0% 0% 20% 30% 0% 0% 5% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0 0 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0.00% 0.00% 0.00% Se realiza de manera permanente la limpieza, 13% ordenación, clasificación y valoración documental del archivo de Concentración. 0% 10% 10% 10% 85% 0 0 0 0 0.0% 0 0 0 0 0% 0 0 0 0% 0% 0% Se continua con la microfilmación de documentos de manera ordenada . Microfilmación 1 IV. Archivo Histórico Se cumplio con la actividad de fumigación en el tercer trimestre del año. 2 Fumigación Acondicionamiento del Archivo Histórico 3 Elaboración de inventarios y guías 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0 0 0 4 5 Cátalogos Difusión 5.1 Consulta 5.2 Exposiciones 5.3 Publicaciones 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Abreviaturas: DGAS Dirección General de Administración y Siste,as DRMSG Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales OIP Oficina de Información Pública de la CMHALDF 18