COMPARATIVO SOPORTES DOCUMENTO Nota de Contabilidad Nota de Credito Página 1 COMPARATIVO SOPORTES Recibo de Caja o Comprobante de Ingreso Recibo de Caja Menor Página 2 COMPARATIVO SOPORTES Reembolso de caja Menor Página 3 COMPARATIVO SOPORTES Comprobante de Egreso Comprobante de diario o de Contabilidad Página 4 COMPARATIVO SOPORTES Comprobante de Pago Página 5 COMPARATIVO SOPORTES Cheque Comprobante de Consignación Página 6 COMPARATIVO SOPORTES Factura de venta Página 7 COMPARATIVO SOPORTES Documento Equivalente a la Factura de Venta Página 8 COMPARATIVO SOPORTES Nota Debito Página 9 COMPARATIVO SOPORTES Conciliación Bancaria Página 10 COMPARATIVO SOPORTES Nota Crédito Bancaria Página 11 COMPARATIVO SOPORTES Nota Debito Bancaria Extracto Bancario Página 12 COMPARATIVO SOPORTES Cotización Entrada de Almacén Página 13 COMPARATIVO SOPORTES Nomina Orden de Compra Página 14 COMPARATIVO SOPORTES Salida de Almacén Kardex Página 15 COMPARATIVO SOPORTES Voucher de Tarjeta Crédito Página 16 COMPARATIVO SOPORTES Voucher de Tarjeta Debito Página 17 COMPARATIVO SOPORTES CUADRO COMPARATIVO DE LOS SOPORTES DE CON CONCEPTO CARACTERISTICAS La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos. *Se utiliza para la contabilización de los Ajustes por inflación, la Depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc. *La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. *Igualmente debe contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración. Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable. Son comprobantes de índole contable y tributaria, que sirven para sustentar el otorgamiento de un descuento o bonificación, anulación total o parcial de la devolución de bienes vendidos. Nota de Crédito Estándar, Nota de Crédito con Devolución, Cancelar Nota de Crédito Estándar, Cancelar Nota de Crédito con Devolución Página 18 COMPARATIVO SOPORTES El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pagó o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia Boucher. Se refiere a Boucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los Boucher de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados. Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos cuantías mínimas que de menor cuantía, no requieren el giro de un cheque. cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente. Página 19 COMPARATIVO SOPORTES La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo. El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones. Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor. En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre. El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas. El responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. 1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución. 2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía. 3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando. 4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso. 5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto. 6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados. Página 20 COMPARATIVO SOPORTES Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque. Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados. Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago. Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio -Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios). -Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa. -Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización. Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un día. El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993. Página 21 COMPARATIVO SOPORTES El Comprobante de Pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. a) Evitar una acción ilegal que nos afecta a todos. b) Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no da comprobante de pago se queda con el impuesto (IGV) que está incluido en el precio de dicho bien o servicio. Por ejemplo: a. Si nos venden una radio a S/.100.00. La radio en realidad nos cuesta S/. 84.04 y pagamos adicionalmente S/.15.96 por concepto de IGV que debe ser entregado al Estado. Si el vendedor no nos entrega comprobante, se estaría quedando con nuestros S/.15.96, en vez de entregarlos al Estado. c) Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no da Comprobante de Pago oculta sus operaciones, no anotándolas en sus libros contables y no pagando el impuesto que le corresponde. Página 22 COMPARATIVO SOPORTES El cheque es un documento que amparado en la Ley Cambiaría y del Cheque confiere a su legítimo tenedor en acreedor del librador. Así mismo se dice que el cheque es un documento ejecutivo debido a que confiere al tenedor la capacidad de actuar judicialmente contra el librador en el momento en que se produzca el impago debiendo aportar el tenedor tan sólo la documentación acreditativa de que se ha producido el impago. Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Un cheque puede ser emitido por cualquier persona física o jurídica que tenga capacidad legal para endeudarse. Así en el caso de las personas físicas estas han de ser mayores de edad. Es un documento pagadero cuando se presenta y tiene que hacerse efectivo (siempre que haya dinero en la cuenta). Debe pagarse incluso aunque se presente al cobro antes de la fecha que figura como fecha de emisión. Si los fondos del que emite el cheque no son suficientes para cubrir la totalidad del importe, el banco lo ha de pagar parcialmente. Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. El comprobante de consignación es donde se relacionan los depósitos de dinero (efectivo, cheques o títulos), realizadas por la empresa o personas naturales en sus cuentas corrientes que tienen en entidades bancarias. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Página 23 COMPARATIVO SOPORTES Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes. La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas, indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos. a) Cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. b) Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. c) En los servicios de comisión mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en relación con la venta en el país de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista actúe como intermediario entre un sujeto domiciliado en el país y otro no domiciliado la comisión no pagada al exterior. d) Sólo emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyente RUC, exceptuándose de este requisito a las operaciones de exportación. Página 24 COMPARATIVO SOPORTES El documento equivalente a la factura, es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con no Obligados a facturar. El documento equivalente puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos. El documento equivalente en ningún momento puede reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla. ♦ Los tiquetes de máquinas registradoras ♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos ♦ Los tiquetes de transporte. ♦ Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno ♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago ♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías. ♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro Página 25 COMPARATIVO SOPORTES Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Las Notas de Débito deben cumplir los mismos requisitos para las facturas y, solamente, pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad. Respecto de estos documentos, rigen las mismas exigencias o requisitos que para las facturas. Página 26 COMPARATIVO SOPORTES Es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el banco. También podemos decir que la Conciliación Bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que la empresa recibe del banco, con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad Conciliación manual Presenta en pantalla todos los movimientos de la cuenta bancaria, y el usuario con el extracto en mano, simplemente hace clic sobre aquellos movimientos que coincidan con los del extracto. Luego registra las notas débito y crédito que aparezcan en el extracto. Conciliación automática Concilie rápidamente todos los movimientos de bancos con los movimientos del extracto bancario. Permite definir por cada cuenta de conciliación bancaria el formato del archivo de importación, de acuerdo al formato del archivo que envía el banco. La conciliación automática se basa en la definición de tipos de movimiento de conciliación. Al conciliar se permite relacionar un movimiento contable del sistema con varios movimientos del extracto bancario y viceversa. Informe de conciliación Permite generar un reporte de conciliación bancaria, cuyos conceptos pueden ser definidos por el usuario. Página 27 COMPARATIVO SOPORTES Es el documento que entrega un Banco como constancia de haber La nota de crédito bancaria o boleta de depósito es recibido la operación que el una determinada cantidad de dinero. banco hace en la cuenta del cliente esto es por un aumento de su saldo, generalmente es por deposito (efectivo y/o cheque), acreditación de transferencia bancaria Página 28 COMPARATIVO SOPORTES La nota de débito bancaria es el documento que emite el banco a sus clientes para informarles una "disminución" de su cta. cte. bancaria. Los motivos pueden ser: a) Mantenimiento de la cuenta corriente. b) Gastos que me descuenta el banco, como chequera, comisiones, etc. La nota de débito bancaria es la operación que el banco hace en la cuenta del cliente esto es una disminución de su saldo, generalmente es por pago de cheque, comisiones, IVA, impuesto al débito e impuesto al crédito (ley 25413), retenciones de ingresos brutos, pago de la tarjeta, debito por transferencia bancaria Son cargos hechos por el Banco por diversos conceptos: - intereses, comisiones, - giros descontados devueltos, - cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco que por no haberse recibido del Banco la nota de débito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los libros de la entidad Este documento resume todas las transacciones en una cuenta en el período Un registro, por lo general enviado una vez considerado (normalmente 30 días). El saldo por mes al titular de una cuenta bancaria Es un papel, que se llama extracto, inicial del mes anterior combinado con el total de las transacciones que nos envía nuestro banco durante el período debería periódicamente al titular o titulares de cuentas traducirse en el saldo de cierre de la corrientes, donde se recogen declaración bancaria. También se las operaciones (movimientos) que hemos conoce como: resumen de cuenta o estado realizado y el saldo que tenemos. bancario. Página 29 COMPARATIVO SOPORTES Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. El registro de la llegada de materiales, mercancías, víveres etc… en el almacén. En todo caso, con la entrada CIO automáticamente ajusta la cantidad y valor del stock del almacén, y afecta el balance de materiales pendientes por recibir o pedir en el futuro. Entradas pueden ser de diferentes tipos: • Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacén para su uso posterior en la obra. • Llegada de materiales enviados desde otro almacén, o de un almacén central de la empresa. • Llegada de materiales para consumo inmediato, como es el caso de concreto por ejemplo, en cual caso CIO tiene una opción especial para simplificar su manejo. Página 30 COMPARATIVO SOPORTES es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, Encabezamiento: Con el nombre del empleador, deducciones, el nombre del documento y valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de el periodo de pago. los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, década, quincena o mes. O nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial. La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancías. Página 31 COMPARATIVO SOPORTES Una salida de mercancías (SM) es un movimiento de mercancías con el que se contabiliza una toma de materiales o una salida de materiales, un consumo de materiales o un envío de mercancías a un cliente. Una salida de mercancías comporta una reducción del stock de almacén. la nota de salida de almacén es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota de despacho o salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado al cliente. El Kardex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado y conocer las existencias en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico. Es una herramienta que le permite imprimir reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de su compañía. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes. El kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado y conocer las existencias en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico. El kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías de productos terminados, fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo. Página 32 COMPARATIVO SOPORTES Cada persona que cuenta con una tarjeta de crédito, tiene una línea de crédito aprobada por la empresa que haya emitido la tarjeta, que puede ser un banco u otro tipo de organización (una casa comercial, por ejemplo). Para hacer una compra con tarjeta de crédito, se debe presentar la tarjeta en el comercio donde se debe verificar la identidad del dueño de la tarjeta, a través de la Cédula de identidad o Pasaporte. Allí deberá firmar un comprobante de compra, conocido también como "voucher", en donde se establece el valor total de la compra. Una copia de éste se le entrega al comprador quien las debe guardar para compararlas más tarde con el Estado de Cuenta que se le entregará y hacer los reclamos correspondientes cuando se detecten cobros que no correspondan. Mediante el Estado de Cuenta, el dueño de la tarjeta es informada de todas las operaciones realizadas en el período (como compras o avances de dinero), así como los cargos correspondientes a intereses, comisiones y otros, que permiten determinar el monto a cancelar para el mes. Además se indica el monto mínimo a pagar; sin embargo, no se recomienda hacer uso de esta alternativa, ya que la deuda probablemente no disminuya ya que sólo se estará haciendo cargo de los intereses y comisiones Página 33 COMPARATIVO SOPORTES Comprobante de compra, en donde se establece el valor total de la compra realizada, fecha y datos del usuario por medio de una tarjeta débito. Un voucher es el pagaré que firmas cuando realizas una compra con tarjeta de crédito o débito, te sirve para que cheques con tu estado de cuenta los cargos que realizaste en el mes, es importante conservarlo para aclaraciones futuras con el banco. Página 34 COMPARATIVO SOPORTES E LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD FORMATO Página 35 COMPARATIVO SOPORTES Página 36 COMPARATIVO SOPORTES Página 37 COMPARATIVO SOPORTES Página 38 COMPARATIVO SOPORTES Página 39 COMPARATIVO SOPORTES Página 40 COMPARATIVO SOPORTES Página 41 COMPARATIVO SOPORTES Página 42 COMPARATIVO SOPORTES Página 43 COMPARATIVO SOPORTES Página 44 COMPARATIVO SOPORTES Página 45 COMPARATIVO SOPORTES Página 46 COMPARATIVO SOPORTES Página 47 COMPARATIVO SOPORTES Página 48 COMPARATIVO SOPORTES Página 49 COMPARATIVO SOPORTES Página 50 COMPARATIVO SOPORTES Página 51 COMPARATIVO SOPORTES DESCRIPCION DE LOS CAMPOS MOMENTO PARA USARLOS *Nombre o razon social de la empresa que la omite. *Nombre, numero y fecha del comprobante. *.Descripcion de las cuentas y valores parciales, débitos y créditos. *Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. La nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores debito y crédito. Datos obligatorios: a) Numero de cliente b) Nombre y apellido c) Discriminación nota credito d) Hacer referencia a una factura e) Numeración f) Importe g) Cantidad que se devuelve h) Importe total i) Fecha j) Numeración (automática) k) Numero de cliente l) Dirección del cliente m) Datos de cabecera Errores de facturación: Se facturó un importe superior y luego se lo corrige con NC. Aplicación de bonificaciones y/o descuentos Devoluciones Casos de roturas de mercadería Página 52 COMPARATIVO SOPORTES En los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado. 1. Nombre de quien lo emite 2. Ubicación y dirección de quien lo emite 3. Nit del ente 4. Estar denominado expresamente como recibo de caja menor 5. Tener numero consecutivo 6. Ciudad y Fecha 7. Valor en números 8. Nombre y apellidos si es persona natural o razón social si persona jurídica 9. Cedula para personas naturales o nit para jurídicas 10. Dirección, ubicación y teléfono 11. La suma en letras del valor entregado 12. Concepto por el cual se realiza entrega del dinero 13. Especificar siempre que es en efectivo 14. Firma y Sello de quien recibe el dinero 15. Cedula o nit según al régimen que este pertenezca Cuando debo soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque Página 53 COMPARATIVO SOPORTES 1. Nombre del ente que solicita el reembolso 2. Estar denominado expresamente como reembolso de caja menor 3. Monto autorizado se refiere a la cantidad por la cual se está pidiendo el reembolso 4. Teléfono 5. Funcionario es la persona que está solicitando el reembolso 6. Identificación 7. Puesto o cargo que ocupa dentro del ente 8. Campus o área de trabajo 9. Numero de comprobante ya sea por código PUC o ítem 10. Fecha en la que se realizó la compra o la salida del dinero 11. Proveedor o ente que emite el comprobante 12. Concepto de lo que se está registrando en el momento 13. Monto o valor que se cancelo 14. Monto total a liquidar en letra 15. Suma del reintegro en cantidad numérica 16. Firma y cedula del encargado 17. Firma cedula del responsable 18. Funcionario o persona que recibe 19. Fecha de recibido 20. Sello del ente Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya agotado las provisiones de efectivo para continuar efectuando desembolsos, se deberá solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar todos los comprobantes o facturas que presente el encargado del manejo del fondo. La persona encargada del manejo de este fondo, deberá conservar una factura o soporte por cada uno de los desembolsos que efectúe, de manera que cuando se le realice un arqueo de caja, la sumatoria de todas las facturas o soportes que presente, mas el dinero en efectivo del que disponga, debe ser igual al valor del fondo de caja que inicialmente se ha establecido. Página 54 COMPARATIVO SOPORTES Descripción de los Campos 1. Cheque el número del cheque si vamos a emitir este titulo valor 2. Fecha y el valor numérico 3. Nombre a quien se le realizara el pago 4. Valor en letras 5. Nombre del ente que lo realiza 6. Nit 7. Estar denominado expresamente como comprobante de egreso 8. Numero consecutivo 9. Cuenta según el PUC 10. Concepto o descripción de cada uno 11. Valor 12. Observaciones que desea anexar al comprobante 13. Valor neto 14. El número del cheque si se va emitir 15. A que banco pertenece 16. La cuenta que debemos debitar 17. Firma de quien revisa 18. Firma de quien aprueba 19. Firma de quien lo recibe 20. Nit o C.C. de quien lo recibe Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen numeración consecutiva • dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron • fecha • origen • descripción • cuantía de las operaciones • cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC. Página 55 COMPARATIVO SOPORTES 1. Nombre del ente que lo emite 2. Nit del ente 3. Estar denominado expresamente como comprobante de pago 4. Entidad financiera a la que pertenece la cuenta 5. Número del cheque que se emite 6. Ciudad y fecha 7. Nombre de la persona o entidad a quien se realizara el pago 8. La cantidad en letras 9. La cantidad en números 10. Dirección a quien se emite el pago 11. Firma y nit de quien recibe el pago Cuando se realiza el pago de algún servicio. Página 56 COMPARATIVO SOPORTES 1. Cantidad: Es donde indicamos, en números, la cantidad de dinero que autorizamos a retirar. 2. Fecha: Indicamos aquí la fecha de emisión y/o autorización de cobro (detallaremos esto luego). 3. Páguese a la orden de: Indicamos la persona o institución autorizada a cobrarlo. 4. La suma de: Especificamos ahora, en palabras, la cantidad. 5. Firma: Corresponde a la firma del titular de la cuenta. 6. O al portador: Detalla si el cheque es libre de cobro o de la persona especificada. 7. Nº de cuenta - Nombre del titular: Información correspondiente al titular de la cuenta. 8. Código: Este código porta toda la información correspondiente al cheque (nº de serie - nº de la cuenta). Es la que utilizan los lectores de cheques de los bancos para leerlos. 9. Nº de serie - sucursal: Información correspondiente al nº de serie del cheque en el talonario y sucursal del banco a la que pertenece la cuenta. En el momento de realizar grandes pagos cuando no cuento con el monto a la mano. Se utiliza como medio de pago en las transacciones comerciales Cuando debemos depositar dinero a otra persona o directamente a la cuenta de nosotros. Se advierte que cada entidad bancaria tiene su propio formato pero en términos generales todos tienen los mismos datos fundamentales que son: 1. Ciudad 2. Fecha 3. Entidad a la que pertenece la cuenta 4. Nombre y número bajo las cuales figura la cuenta. 5. Cantidad consignada, tanto en efectivo como en cheques, títulos, etc. 6. Firma del tesorero o quien hace el depósito. 7. Espacio para ser ocupado por la información de la entidad financiera donde se realiza la consignación. Página 57 COMPARATIVO SOPORTES a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. j. <Literal inexequible> Tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación. Página 58 COMPARATIVO SOPORTES En las operaciones económicas realizadas con no Obligados a facturar. 1. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 2. Dirección y ciudad 3. Teléfono 4. Régimen al que pertenece 5. Numero consecutivo de la factura y la palabra factura 6. Fecha en que se realizó la venta 7. Quien realizo la venta 8. Descripción del producto 9. Cantidad de la venta 10. Total de cada uno delos artículos 11. Total de la venta 12. Resolución de la DIAN Página 59 COMPARATIVO SOPORTES a) Razón social b) Nombre comercial c) Dirección de la matriz y del establecimiento emisor (cuando corresponda) d) Razón social del comprador e) Rut o C.C. si es persona natural f) Descripción del bien o servicio g) Validez h) Rut de la matriz i) Discriminación nota debito j) Numeración consecutiva k) Numero de autorización l) Tipo y numero de comprobante que se modifica m) Valor de la modificación n) Monto de IVA o) Valor total de la modificación p) Destinatarios q) Firma de recibido con nit o C.C. para persona natural En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc. Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser: a) Error en menos en la facturación. b) Intereses. c) Gastos por fletes. d) Gastos bancarios, etc. Página 60 COMPARATIVO SOPORTES Se deben realizar mensualmente al llegar los extractos bancarios para saber si la información que tenemos dentro del ente coincide con los extractos bancarios. Descripción de los Campos • Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos: • Nombre de la empresa o razón social. • Nombre del documento "Conciliación Bancaria". • Fecha a la cual se está elaborando el documento. • Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar. • Nombre de la persona que elabora el documento. • Tipo de método a utilizar (opcional). • Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se vaya a utilizar para realizar la conciliación. • Saldos correctos. (cuatro o dos columnas) • Saldos encontrados. (una sola columna) Página 61 COMPARATIVO SOPORTES Cuando te liquidan mal los intereses y luego tienen que son formularos que tienen estos elementos: resarcirte, o te 1*) el membrete de la institución de créditodebitan algo que no debieron hacerlo 2*) el tipo de cuenta para el que sirve la nota de crédito.3*) el número de cuenta en la que se deposita y su orden de titularidad4*) el domicilio de los titulares de la cuenta. 5*) la fecha del depósito 6*) la cantidad o importe que se deposita (en letras y en números) 7*) la indicación de la clase de valor que se deposita (efectivo o cheque o giro con sus datos) 8*) la firma, nombre y domicilio del depositante Página 62 COMPARATIVO SOPORTES En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. • Intereses. • Gastos bancarios, etc.... Cuando se necesita verificar los movimientos de las cuentas sean de uan persona o de un ente económico. • Nombre de entidad que lo emite • Nombre del dueño o dueños de la cuenta • Nit o C.C. • Discriminación que clase de cuenta es (corriente o ahorros) • Fecha de emisión del extracto • Fecha limite • Pago • Saldo • Valor pagado • Saldos contemplados en un determinado periodo • Detalle de los depósitos realizados en el periodo de consulta (generalmente mensual) • Detalle de todos los retiros realizado por el titular • Operaciones como retiro de dinero realizado en cajeros automáticos y los cargos que puedan surgir por el uso de redes de cajeros de bancos no asociados • Actividades en su tarjeta de débito y cheques realizados y cobrados • Otros tipos de cobros vinculados a su cuenta corriente Página 63 COMPARATIVO SOPORTES Se utiliza para emitir el valor de un servicio o varios que solicite una persona. 1) Nombre del ente 2) Nit o C:C. si es persona natural 3) Teléfonos y e-mails 4) Ubicación geográfica y dirección 5) Estar específicamente nombrado como cotización 6) Numero consecutivo 7) Nombre de quien la solicita 8) Fecha 9) Dirección 10) Teléfono 11) Nombre del vendedor 12) Hora que realiza la cotización 13) Especificación objeto económico del ente 14) Cantidad de servicios a solicitar 15) Descripción de los servicios 16) Valor de cada uno de los servicios 17) Especificación si la cotización fue aprobada o no y el porque 18) Fecha del aprobación 19) IVA y su porcentaje 20) Valor total del servicio 21) Leyenda del tiempo valido de la cotización 1) Estar específicamente nombrado como entrada de almacén 2) Numero consecutivo 3) Sección de donde sale el producto 4) Fecha de salida 5) Con destino o el área que lo solicita 6) De acuerdo: # de orden, # de pedido, # factura 7) Referencia del articulo 8) Cantidad solicitada 9) Descripción de unidad o monto 10) Descripción de los productos solicitados 11) Código de contabilidad 12) Quien Solicita 13) Aprobado 14) Entregado 15) Recibido 16) Kardex 17) Observaciones En el momento que se realiza la entrega de los productos dentro del almacén. Página 64 COMPARATIVO SOPORTES Primera parte: a) Nombre y cargo del trabajador b) Días laborados c) Valor devengado d) Deducciones e) Neto pagado f) Firmas y documento de identidad de los empleados Segunda parte: a) Aportes parafiscales b) Apropiaciones para prestaciones sociales c) Firmas de quien elabora, revisa y aprueba. Cuando el empleador va cancelar al empleado el tiempo laborado en el ente. a) Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido b) Número de orden de compra c) Nombre y dirección del proveedor d) Fecha del pedido y fecha de entrega requerida e) Términos de entrega y de pago f) Cantidad de artículos solicitados g) Número de catálogo h) Descripción i) Precio unitario y total j) Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. k) Costo total de la orden l) Firma autorizada Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita. Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. Página 65 COMPARATIVO SOPORTES a) Estar específicamente nombrado como salida de almacén b) Numero consecutivo c) Sección de donde sale el producto d) Fecha de salida e) Con destino o el área que lo solicita f) De acuerdo: # de orden, # de pedido, # factura g) Referencia del articulo h) Cantidad solicitada i) Descripción de unidad o monto j) Descripción de los productos solicitados k) Código de contabilidad l) Quien Solicita m) Aprobado n) Entregado o) Recibido p) Kardex q) Observaciones a) Estar específicamente nombrado como Kardex b) Producto que se registrara c) Cód. referencia d) Unidad de medida e) Presentación f) Existencia mínima g) Existencia máxima h) Proveedores i) Métodos de valoración, promedio, lifo, fifo, otros j) Fecha k) Detalle l) Entradas, cantidad, valor unitario, valor total m) Salidas, cantidad, valor unitario, valor total n) Existencias, cantidad, valor unitario, valor total Cuando se realiza la entrega de los productos a los compradores Cuando necesito tener la información de las mercancías de una manera organizada, para que esta nos entregue las cantidades que reporta al realizar las salidas y entradas del almacén de la empresa. Página 66 COMPARATIVO SOPORTES 1) Estar específicamente nombrado como voucher de tarjeta de crédito 2) Tarjeta ambiente 3) Establecimiento 4) Teléfono 5) Firma 6) Ciudad 7) Fecha 8) Pagaren al # 9) Autorización o referencia 10) Fecha y ciudad 11) Compras o servicios 12) IVA 13) Total 14) Base de devolución 15) Clase de tarjeta Cuando realizamos los pagos con tarjeta de crédito. Página 67 COMPARATIVO SOPORTES a) Nombre de la entidad que lo emite b) Fecha c) Hora d) Cajero e) Numero de transacción f) Dirección g) Número de tarjeta h) Clase de cuenta de extracción i) Número de cuenta j) Importe k) Saldo l) Dinero disponible m) Saldo total Cuando realizamos movimientos con nuestra tarjeta debito no importa de qué carácter sea siempre debemos tener el voucher como un comprobante de apoyo por si acurre algún percance. Página 68