4 4 Curso Introductorio Ley General Archivos

Curso introductorio a la Ley General de Archivo
Duración de curso: 6 horas
Tipo de curso: Autogestivo (estudio independiente)
Público objetivo: Funcionarios públicos
Propósito del curso
Este curso en línea tiene la finalidad de introducir a los servidores públicos involucrados en el
manejo de sistemas de archivos, en los principios y las bases generales para la organización,
conservación, administración y preservación homogénea de los archivos que poseen los sujetos
obligados, así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional
de Archivos, en correspondencia con lo establecido en la Ley General de Archivos.
Los contenidos desarrollados constituyen un referente para el entendimiento de los alcances y
características de la aplicación de esta ley y su orientación en la conformación e implementación del
Sistema Institucional de Archivos.
Se espera que al finalizar el curso, los participantes tengan claridad sobre la forma en que se aplica
la Ley General del Archivos, en especial de aquellos que están directamente relacionados con su
implementación.
Perfil de los participantes
El curso está dirigido a coordinadores de archivo, responsables de archivo y servidores públicos en
general involucrados e interesados en la gestión y administración de archivos.
Estructura del curso
El contenido del curso se organiza en cinco módulos que podrá revisar de manera no secuenciada,
de acuerdo a sus intereses y necesidades particulares de formación.
Módulo 1. El contexto de la Ley General de Archivos
Módulo 2. La gestión documental y la administración de archivos
Módulo 3. La valoración y conservación de archivos
Módulo 4. El Sistema Nacional de Archivos y su coordinación con los Sistemas Nacionales de
Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales; y el Sistema Nacional
Anticorrupción
Módulo 5. Las obligaciones y sanciones en materia de archivos
Estrategia de estudio
En cada módulo usted encontrará diversas secciones y apartados que facilitan la revisión e
identificación de la información que se incluye en cada tema.
Videos
Recursos de internet y producciones propias que integran texto, audio y video que ayudan a reforzar
o ampliar temas concretos.
Notas
Contenido que hace énfasis en temas y puntos relevantes sobre información clave.
Evaluación
Cuestionario de opción múltiple ubicado al final de cada módulo para la revisión individual de
aprendizajes.
Recursos complementarios
Glosario
Definiciones de los principales conceptos contenidos en la Ley General de Archivos.
Para complementar
Referencias hacia artículos para ampliar y/o reforzar las temáticas revisadas.
Consulta la Ley
Consulta de extractos de la Ley que fundamenta el contenido desarrollado en cada módulo.
Módulo 1: El contexto de la Ley General de Archivos
Introducción
La Ley General de Archivos compuesta de 123 artículos divididos en tres libros y 17 artículos
transitorios, establece los principios y bases generales para la organización, conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos que poseen los sujetos obligados.
En este módulo se revisará de manera concreta su antecedente directo, los ámbitos de aplicación
y los objetivos y principios más sobresalientes de esta ley.
Propósito del módulo
Identificar los antecedentes y características que dan lugar a la elaboración, expedición y
aplicación de la Ley General de Archivos.
Tema 1: Generalidades sobre el tratamiento de la información archivística
Antes de comenzar con el contexto de la Ley General de Archivos, conviene recuperar los
conceptos básicos acerca de la información de archivos como base de este curso.
La gestión documental se refiere en primer lugar, al tratamiento integral de la documentación a lo
largo de su ciclo de vida a través de la ejecución de procesos de producción, organización,
acceso, consulta, valoración documental y conservación.
Por su parte la administración de archivos es el conjunto de métodos y prácticas destinados a
planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y
destino final de los documentos de archivo.
Sobre lo anterior, la Ley General de Archivos establece que los sujetos obligados serán los
encargados de producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre
todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo
establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.
Procesos de la gestión documental
Producción

Creación o recepción

Distribución y

Trámite
Acceso y consulta

Identificación

Clasificación archivística

Ordenación, y

Descripción
Organización

Políticas y servicios de acceso y consulta de los documentos
Valoración

Análisis e identificación de valores primarios y/o secundarios en los documentos
Disposición

Selección sistemática de expedientes para transferencia, y conservación o baja
Tema 2: ¿Cómo surge la Ley General de Archivos?
La Ley General de Archivos es el resultado de la iniciativa aprobada por el Senado de la República
el 12 de diciembre de 2017 y publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018.
En su construcción participaron historiadores, especialistas en archivos, académicos provenientes
de instituciones públicas como el Archivo General de la Nación y el propio Instituto Nacional de
Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, así como diversas
universidades, centros de investigación y asociaciones civiles vinculadas con el derecho a la
información y la transparencia.
Video Publican Ley General de Archivos
Canal Judicial (Productor). (18 de junio de 2018). Publican Ley General de Archivos. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=EyBhO05JJmg
Nota:
La expedición de la Ley General de Archivos permite conformar un Sistema
Nacional de Archivos, con el que se promueve la rendición de cuentas y
mecanismos de coordinación entre los tres niveles de gobierno en materia
archivística: federal, estatal, de la Ciudad de México y municipal.
Tema 3: ¿Qué marco legal fundamenta la Ley General?
Las reformas a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos realizadas en 2014
entre las que se destaca el tema de transparencia, son el fundamento directo para la elaboración y
posterior expedición de la Ley General de Archivos realizada el 15 de junio de 2018.
* Consulte la página http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/1_260319.pdf
Artículo 6° Apartado “A” Fracción I.
Deber de los sujetos de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones.
Artículo 6° Apartado “A” Fracción V.
Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados
y publicar la información completa y actualizada a través de los medios electrónicos disponibles.
Adición de la fracción XXIX-T al artículo 73
La facultad del Congreso para expedir la ley general que establezca la organización y administración
homogénea de los archivos de la Federación, de las entidades federativas, de los Municipios y de
las demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, y determine las bases de organización y
funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.
Tema 4: ¿Cuál es el objeto y ámbito de aplicación de la Ley General?
La Ley General de Archivos tiene por objeto:

Establecer los principios y bases generales para la organización y
conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en
posesión de los sujetos obligados

Determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema
Nacional de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de
archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica
de la Nación
Nota:
Para efectos de la presente Ley, un sujeto obligado es cualquier autoridad,
entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y
Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y
ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las
entidades federativas y los municipios, así como a las personas físicas o
morales que cuenten con archivos privados de interés público.
Esta Ley en su carácter público es aplicable a todo el territorio nacional y a los tres niveles de
gobierno.
Tema 5: ¿Qué objetivos persigue la Ley General?
La Ley General de Archivos cuenta con 10 objetivos que buscan crear mecanismos eficientes para
su adecuada implementación a cargo de los sujetos obligados.
Objetivo 1
Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de
sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad,
integridad y localización expedita, de los documentos de archivo que poseen los sujetos
obligados.
Objetivo 2
Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los
sujetos obligados a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios
electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los
recursos públicos, así como aquella que por su contenido sea de interés público.
Objetivo 3
Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados, para
favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria
institucional de México.
Objetivo 4
Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la
administración de los archivos por los sujetos obligados.
Objetivo 5
Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de
gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos
digitales y abiertos en el ámbito federal, estatal y municipal que beneficien con sus
servicios a la ciudadanía.
Objetivo 6
Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales
y municipales en materia de archivos.
Objetivo 7
Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la adopción de buenas
prácticas nacionales e internacionales.
Objetivo 8
Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con las
disposiciones aplicables.
Objetivo 9
Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio
documental de la Nación.
Objetivo 10
Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Tema 6: Repaso
Es momento de reflexionar sobre lo revisado en este módulo. Resuelva el siguiente ejercicio de
autoevaluación que le ayudará a reafirmar sus conocimientos.
Puede realizar el ejercicio las veces que lo requiera para asegurarse que ha respondido de
manera correcta.
1. Se refiere al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo de vida
a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta,
valoración documental y conservación.
A. Tratamiento de documentos electrónicos
B. Administración de archivos
C. Sistema local de archivos
D. Gestión documental
2. En el proceso de vida de los documentos, se pueden establecer tres fases
sustantivas:
A. Almacenamiento, uso y trazabilidad
B. Planeación, evaluación y control
C. Activa, semiactiva, inactiva
D. Administrativa, técnica y tecnológica
3. De qué manera surge la Ley General de Archivos.
A. Por medio de un decreto presidencial
B. A través de una iniciativa de Ley presentada por el senado de la república
C. Por una consulta popular realizada previamente
D. Por la intervención directa de organizaciones civiles vinculadas al tema de derecho a la
información
4. Cuál es el antecedente directo que da origen a la Ley General de Archivos?
A. La Ley Federal de Archivos de 2012
B. La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública de 2015
C. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental de 2002
D. La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública de 2016
5. De acuerdo a lo que establece la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos, como uno de los principales fundamentos de la Ley General del
Archivos es:
A. El deber del Congreso de preservar los documentos en manos de los sujetos obligados y su
respectiva publicación derivada del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones.
B. El deber establecer las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de
Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de
relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Nación.
C. El deber de establecer los principios y bases generales para la organización y
conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los
sujetos obligados.
D. El deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que deriva del ejercicio de sus
facultades, competencias o funciones
6. Es el marco legal que fundamenta la expedición de la Ley General de Archivos:
A. Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión De Sujetos Obligados
B. Las reformas a la Ley Federal de Archivos
C. Las reformas y adiciones a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
D. Las reformas a la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
7. Es el ámbito de aplicación de la Ley General de Archivos:
A. Se aplica a todo el territorio nacional y los tres poderes de gobierno
B. Se aplica solo a los tres poderes de gobierno y la Ciudad de México
C. Se aplica a los tres poderes de gobierno y al Archivo General de la Nación
D. Se aplica solo a nivel estatal y a la Ciudad de México
8. Completa el párrafo que indica el objeto de la Ley General de Archivos:
Establecer los principios y bases generales para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los
____________.
A. Organismos públicos y privados
B. Sujetos obligados
C. Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial
D. Grupos parlamentarios
9. De acuerdo a los artículos transitorios de la Ley General de Archivos, la fecha de
entrada en vigor es:
A. Entró en vigor desde el 13 de diciembre de 2017
B. 15 de junio de 2019
C. 15 de diciembre de 2019
D. Entró en vigor desde el 15 de junio de 2018
Tema 7: Reflexión final
La Ley General de Archivos estipula las bases de organización y funcionamiento de un Sistema
Nacional de Archivos atendiendo a lo que dicta la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos, de modo que los sujetos obligados tienen un marco definido para la organización,
conservación, administración y preservación homogénea de los archivos que poseen.
Con esta Ley se da paso a la creación e implementación de mecanismos eficientes de gestión
documental, es decir, el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital en los
procesos de producción, organización, acceso y consulta, valoración y disposición y conservación.
Finalmente, con esta práctica institucionalizada, se promueve una cultura archivística y de acceso
a la información con la que se facilita la colaboración entre los diversos niveles de gobierno: federal,
estatal y municipal en materia de archivos, con la posibilidad de implementar sistemas institucionales
propios para garantizar la disponibilidad de la información, evitando que se sustraiga, dañen o
eliminen documentos de archivo y toda aquella información a su cargo.
Consulte el Glosario de términos para ampliar su comprensión de los
conceptos empleados a lo largo del curso.
Archivo General de la Nación. (26 de abril de 2018). El Pleno de la Cámara de
Diputados aprobó la Ley General de Archivos [entrada de blog]. Recuperado de
https://www.gob.mx/agn/articulos/el-pleno-de-la-camara-de-diputados-aprobola-ley-general-de-archivos?idiom=es
Consulta la Ley General de Archivos
TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES (Páginas 1 -2)
Transitorios Décimo séptimo (Página 39)
Módulo 2: La gestión documental y la administración de
archivos
Introducción
La Ley General de Archivos establece los principios y bases generales para organizar, gestionar y
administrar los archivos que están a cargo de los sujetos obligados. Para su cumplimiento, dicha ley
establece la creación de sistemas de archivos en diversos niveles e instancias, considerando un
marco normativo y operativo.
En el presente curso se desarrolla uno de los temas más relevantes de la Ley General de Archivos
(Ley General) como son los procesos involucrados en la gestión documental y la administración de
archivos, que enmarca la razón de ser de la Ley en su conjunto.
La riqueza de este módulo radica en la posibilidad de relacionar los contenidos expuestos con otros
cursos en línea producidos por el Centro Virtual de Capacitación en Acceso a la Información y
Protección de Datos-CEVINAI como es “Lineamientos para la Organización y Conservación de
Archivos” y que esperamos pueda consultar para ampliar su formación.
(Visite la página: https://cevifaiprivada.inai.org.mx/swf/cevinaiv2/cevinai/index.php)
Propósito del módulo
Revisar los elementos que conforman el sistema institucional de archivos destacando sus funciones
e instancias normativas y operativas, así como los procesos involucrados en la gestión de
documentos y el ciclo vital de los mismos, que permitan la eficiente organización, disponibilidad y
conservación de la información archivística de tipo física y electrónica a cargo de los sujetos
obligados.
Tema 1: Sistema Institucional de Archivos
El manejo de la documentación que genera una institución y su adecuada disponibilidad
(organización, búsqueda y acceso), así como su tratamiento y conservación depende de la
existencia de un sistema eficiente que facilite cumplir con las siguientes condiciones sustantivas
normadas por la ley.
A partir de lo anterior, el Artículo 20 de la Ley General, define al Sistema Institucional de Archivos
como el conjunto elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte de sus actividades
archivísticas de acuerdo a procesos concretos de gestión documental como son:

registros

procesos

procedimientos

criterios estructuras

herramientas y funciones
Es de vital importancia señalar que de acuerdo a lo establecido en la Ley General, cada sujeto
obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por
consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el
fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella
información bajo su posesión.
También se establece que la información documental deberá agruparse en expedientes de manera
lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información
contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas
aplicables.
Lo anterior implica además, que en el momento en el que un servidor público concluya su empleo,
cargo o comisión, éste tendrá que garantizar la entrega de toda la documentación archivística a
quién lo sustituya.
Tema 2: Funciones de las instancias normativas y operativas
Los sistemas institucionales de cada sujeto obligado se integra por instancias de tipo normativo y
operativo, cada una de ellas con funciones concretas.
Sistema Institucional de Archivos
Instancia normativa
Área coordinadora de Archivos
Esta área será la responsable de promover y vigilar que las áreas operativas lleven a cabo las
acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las
unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
Las funciones están establecidas en el Artículo 28 de la Ley General de la siguiente manera:

Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de
concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en
esta Ley, las leyes locales y sus disposiciones reglamentarias, así como la normativa que
derive de ellos

Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación
de archivos

Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el
programa anual

Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas
operativas

Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos
archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas

Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos

Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos

Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la conservación
de los archivos

Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, de
acuerdo con la normatividad

Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea
sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier
modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables

Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables
Instancias operativas
De correspondencia

Son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación
para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Archivo de trámite, por área o unidad
Se integra por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones y funciones de los sujetos obligados. Las funciones de esta instancia son:

Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba

Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los

inventarios documentales

Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la
legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública

Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de
control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y sus disposiciones reglamentarias

Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área
coordinadora de archivos

Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración

Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables

El responsable de Archivo de trámite será nombrado por el titular de cada área o unidad
Archivo de concentración
Se integra por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y
consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental. Las funciones de
esta instancia son:

Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes

Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades
o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda

Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo
establecido en el catálogo de disposición documental

Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de
control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y en sus disposiciones
reglamentarias

Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración
documental y disposición documental

Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que
hayan cumplido su vigencia documental

Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su
vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los
archivos históricos de los sujetos obligados

Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental,
incluyendo dictámenes, actas e inventarios

Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia
secundaria

Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su
vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al archivo
histórico del sujeto obligado, o al Archivo General, o equivalente en las entidades federativas

Las que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables

El responsable de Archivo de trámite será nombrado por el titular de cada área o unidad

El responsable del Archivo de Concentración será nombrado por el Titular del sujeto obligado
Archivo histórico
Se integra por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria
nacional, regional o local de carácter público. Los sujetos obligados podrán contar con un archivo
histórico cuya instancia tendrá las siguientes funciones:

Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su
resguardo

Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio
documental

Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda

Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de
control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable

Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos
históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnológicas de
información para mantenerlos a disposición de los usuarios

Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables

Los responsables del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado

Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines
o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística
Nota:
De acuerdo con la Ley General en sus Artículos 32 y 33, los sujetos
obligados deben contar con un archivo histórico, en dado caso que no
cuenten con uno, deben promover su creación o establecimiento, mientras
tanto, deberán transferir sus documentos con valor histórico al Archivo
General de la Nación, a su equivalente en las entidades federativas o al
organismo que determinen las leyes aplicables o los convenios de
colaboración que se suscriban para tal efecto.
Tema 3: Documentos históricos y su acceso
Los documentos históricos son aquellos que se preservan permanentemente porque poseen
valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman
parte íntegra de la memoria colectiva del país y son fundamentales para el conocimiento de la
historia nacional, regional o local.
¿Qué son los archivos históricos?
La Ley General de Archivos contempla en sus normativas lo referente al manejo de los archivos
históricos y sus documentos, entendidos estos como aquellos que se preservan permanentemente
porque poseen valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que
por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del país y son fundamentales para el
conocimiento de la historia nacional, regional o local.
Algunos ejemplos de archivos históricos relevantes son los siguientes:



Acta de Independencia (1821)
Diversos documentos firmados por el conquistador Hernán Cortés (siglo XVI) o las
constituciones de Cádiz (1812); Constitución de Apatzingán (1814)
Constitución de 1824; Constitución de 1857 y Constitución de 1917
Estos como muchos otros documentos de valor histórico, están resguardados por el Archivo General
de Nación de nuestro país, que es la instancia encargada de salvaguardar la memoria nacional a
corto, mediano y largo plazo, así como promover la organización y administración homogénea de
archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental nacional.
El Archivo General de la Nación, tiene diversas facultades entre las que se destacan:



Emitir el dictamen de baja documental o de transferencia secundaria para los sujetos
obligados del Poder Ejecutivo Federal, los cuales se considerarán de carácter histórico
Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivístico de los sujetos
obligados del Poder Ejecutivo Federal
Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos de archivo con valor histórico
de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal solo por mencionar algunas de las
más importantes.
Acceso a los archivos históricos
Los documentos contenidos en archivos históricos tienen la característica de ser una fuente de
acceso público, esto significa que no podrán ser clasificados como reservados o confidenciales, de
conformidad con lo establecido en el Capítulo I del Título Tercero de la Ley General de Archivos en
su Artículo 36 LGA.
En dicho artículo se establece que no podrá clasificarse como reservada, aquella información que
esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa humanidad.
Finalmente, la Ley General en su Artículo 36 también prevé que aquellos documentos que
contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la normatividad en la materia, respecto de
los cuales se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservarán
tal carácter, en el archivo de concentración, por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación
del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
Por su parte, el sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación
establecidos en el Catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan el tiempo que
la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga, o en
su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá exceder
de 25 años.
Responsables del acceso a los archivos históricos
El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales INAI, o en su caso los organismos garantes de las entidades federativas, de acuerdo con la
legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, determinarán el
procedimiento para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos, que
no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles.
Los casos en los que se determinará dicho procedimiento, de acuerdo a lo que marca el Artículo 38
de la Ley General de Archivos son los siguientes:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el
país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información
confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por
escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos personales
sensibles.
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad
que pueda resultar de dicho acceso.
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la
información confidencial.
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo
autorizado por él mismo.
Respecto a lo anterior, es importante señalar que en todo momento los particulares podrán impugnar
las determinaciones o resoluciones de los organismos garantes a que se refiere el presente artículo,
ante el Poder Judicial de la Federación.
Por último, en materia del procedimiento para el acceso a los documentos de archivo con valor
histórico, el Artículo 39 de la Ley General de Archivos, señala que se facilitará el acceso al
documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al mismo.
Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos.
En resumen, el acceso a los archivos de valor histórico, en especial de aquellos que contienen
información personal sensible, implica una valoración profunda en el proceso de tratamiento
documental.
El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales
– INAI, es una de las instancias protagonistas en la regulación sobre el manejo de información, la
promoción de la transparencia y la rendición de cuentas.
Le invitamos a revisar su portal oficial y a involucrarse en los temas de acceso a la información
pública.
Tema 4: Planeación de los archivos
El establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos por parte de los sujetos obligados
requiere que los mismos, lleven a cabo el desarrollo de un Programa Anual, mismo que deberá
publicarse en su portal electrónico, en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal
correspondiente.
En materia de información archivística, el Programa Anual definirá las prioridades institucionales
integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles que cuenten a su vez
con los siguientes elementos, considerando un enfoque de administración de riesgos, la
protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven.
Elementos que integran el Programa Anual


Planeación, programación y evaluación para el desarrollo de archivos
Programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de
archivos
Los sujetos obligados establecerán en su Programa Anual:

Los procedimientos para la generación, administración, uso, control y migración de formatos
electrónicos

Los planes de preservación y conservación de largo plazo que contemplen la migración, la
emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los documentos de
archivo electrónicos.

La estrategia de preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónico y las
acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica
Asimismo, para el cumplimiento del programa anual, los sujetos obligados beberán elaborar un
informe detallado y publicarlo en su portal electrónico a más tardar el último día del mes de enero
del siguiente año de la ejecución de dicho programa.
Tema 5: La documentación de archivos electrónicos
La información institucional construida en archivos electrónicos contempla acciones adicionales
para una correcta gestión documental, tal es el caso de la incorporación, asignación de acceso,
seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Dado el carácter de la información de tipo electrónica disponible, los sujetos obligados adoptarán
las medidas de organización, técnicas y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación
de los documentos de archivo electrónicos producidos que se encuentra en:



Sistemas automatizados
Bases de datos
Correos electrónicos
Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos que permitan registrar y controlar los procesos de producción,
organización, acceso, consulta, valoración, disposición y conservación.
Para lo cual el Consejo Nacional de Archivos emitirá las bases para su creación y uso, las cuales
deberán contener como mínimo:

Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electrónico en el largo
plazo

Aplicar a los documentos de archivo electrónico los instrumentos técnicos que correspondan
a los soportes documentales

Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de archivo
electrónico y su administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso,
reutilización y distribución de formatos abiertos

Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y
disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración
archivística

Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de actualización,
respaldo o cualquier otro proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo
electrónico, y

Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este artículo.
De esta forma y como parte de la gestión documental y administración de archivos de tipo
electrónico, los sujetos obligados deberán señalar en su Programa Anual, los siguientes aspectos
y procedimientos:

generación

administración

uso

control y migración

planes de preservación y conservación de largo plazo (migración, emulación u otro)
Nota:
Si desea conocer más acerca del tema de gestión documental, le
invitamos a consultar el sitio de Centro Virtual de Capacitación en
Acceso a la Información y Protección de Datos-CEVINAI.
(http://cevifaiprivada.ifai.org.mx/swf/cevinaiv2/cevinai/index.php)
En dicho sitio se encuentran diversos cursos entre los que se destaca
el de Lineamientos para la organización y conservación de los
archivos.
En los módulos 3 y 4 de este curso encontrará información relevante
sobre el sistema Institucional de Archivos y la gestión documental y la administración de archivos.
Para acceder a los cursos del CEVINAI, le recomendamos consultar previamente la Guía de acceso
que se proporciona.
Tema 6: Repaso
Es momento de reflexionar sobre lo revisado en este módulo. Resuelva el siguiente ejercicio de
autoevaluación que le ayudará a reafirmar sus conocimientos.
Puede realizar el ejercicio las veces que lo requiera para asegurarse que ha respondido de
manera correcta.
1. Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras,
herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado
A. Sistema Institucional de Archivos
B. Sistema Nacional de Transparencia
C. Sistema local de archivos
D. Sistema Nacional de Archivos
2. Son los dos tipos de instancias que componen un Sistema Institucional de Archivos:
A. De correspondencia y normativa
B. Normativa y operativa
C. Normativa y de Transparencia
D. De concentración y operativa
3. Los documentos de uso cotidiano se encuentran representados en la instancia
denominada como:
A. Archivo de trámite
B. Archivo de concentración
C. Área coordinadora de archivos
D. Archivo de correspondencia
4. Es una de los principales elementos a incorporar dentro de un Programa Anual para la
gestión documental y la administración de archivos:
1. Reproducción de los archivos de concentración y evaluación para el desarrollo de archivos
2. Planeación, programación y conservación en el desarrollo de archivos
3. Planeación, programación y evaluación para el desarrollo de archivos
4. Producción de documentos de uso cotidiano
5. En lo relativo a los documentos históricos y su acceso, una vez que haya concluido la
vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos:
A. Deberán remitirse al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y
Protección de Datos Personales
B. Podrán ser clasificados como reservados o confidenciales
C. Deberán ser tratados como los documentos con datos sensibles
D. No podrán ser clasificados como reservados o confidenciales
6. Plazo que por Ley se concede a los documentos que contienen datos sensibles por tener
un valor histórico:
A. 75 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso público durante
dicho plazo
B. 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido
durante dicho plazo
C. 75 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido
durante dicho plazo
D. 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso público durante
dicho plazo
7. Es el plazo límite que los sujetos obligados deberán asegurar que se cumplan para la
conservación de documentos que se establecen en el catálogo de disposición documental:
A. 10 a 20 años
B. 25 años
C. 20 años
D. 15 a 30 años
8. Para el procedimiento de consulta de archivos históricos, la ley establece que:
A. Se facilitará el acceso exclusivamente a aquellos documentos que cuya reproducción del
documento original esté en su versión digital
B. Se facilitará el acceso al documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio
C. Para los documentos de consulta con valor histórico no podrá accederse, solamente el
extracto que la instancia responsable determine
D. Se facilitará el acceso exclusivamente a una reproducción íntegra del documento, la versión
original no podrá consultarse
9. Instancia(s) encargada(s) de determinar el procedimiento para permitir el acceso a la
información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un
archivo histórico y que contenga datos personales sensibles:
A. Es tarea exclusiva del Sistema Nacional de Archivos y el Consejo Nacional de Archivos
B. Solamente el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de
Datos Personales
C. Solamente los organismos garantes de las entidades federativas
D. Tanto el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de
Datos Personales como los organismos garantes serán los facultados
10. Casos en los que una información no podrá ser clasificada como reservada:
A. Cuando haya concluido el plazo de conservación de los archivos establecido en el catálogo
de disposición documental
B. Cuando se trate de archivos históricos
C. Solo cuando así lo determine el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información y Protección de Datos Personales
D. Cuando la información esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o
delitos de lesa humanidad
Tema 7: Reflexión final
La creación y funcionamiento de sistemas de archivos se orienta a garantizar condiciones de
transparencia y acceso de la información, así como la adecuada rendición de cuentas.
En el funcionamiento de un Sistema Institucional de Archivo, la Ley establece la existencia de un
área normativa, representada por una coordinación de archivos y diversas instancias operativas
cuyos responsables deberán desempeñar funciones concretas relacionada con archivos de
correspondencia, trámite, concentración e históricos.
Los programas anuales y su correspondiente informe permitirán el seguimiento puntual de los
sistemas institucionales de archivo para la adecuada gestión documental.
Consulte el Glosario de términos para ampliar su comprensión de los conceptos
empleados a lo largo del curso.
Le invitamos a consultar los siguientes materiales adicionales que le ayudarán a
entender mejor los temas revisados en este módulo.
Centro Virtual de Capacitación en Acceso a la Información y Protección de DatosCEVINAI http://cevifaiprivada.ifai.org.mx/swf/cevinaiv2/cevinai/index.php
Para acceder a los cursos del CEVINAI, le recomendamos consultar previamente la Guía de
acceso que se proporciona.
México. Archivo General de la Nación. Instructivos y guías. Recuperado
de https://www.gob.mx/agn/documentos/instructivos-y-guias-en-materia-archivistica-delagn?idiom=es
(Diversos cursos, planes, instructivos y guías)
Consulta la Ley General de Archivos
TÍTULO SEGUNDO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Capítulos II a IX (Páginas 7 a 17)
Módulo 3: La valoración y conservación de archivos
Introducción
Las actividades para valorar y conservar la documentación archivística que se genera en una
institución requieren de la utilización de instrumentos concretos que faciliten su organización,
control y consulta inmediata.
Estos instrumentos reconocidos en la Ley General de Archivos permiten dar un seguimiento
adecuado a la documentación existente a lo largo del ciclo de vida de la documentación (fase activa,
semiactiva e histórica) de acuerdo a sus valores y usos.
En este módulo se revisarán los instrumentos establecidos para la valoración y conservación
documental de los archivos agrupados en diversos tipos como son: control archivístico, consulta
e inventarios y su relación con los encargados de realizar el análisis de los procesos y
procedimientos que permiten generar la documentación que forma parte de los expedientes en una
institución, a través de los llamados grupos interdisciplinarios.
Propósito del módulo
Identificar las características, elementos y metodologías para la elaboración de los instrumentos que
integran la valoración y conservación documental, así como los responsables que intervienen en
dicho proceso, con el fin de facilitar la apropiación de las bases de la valoración documental a cargo
de los sujetos obligados.
Tema 1: El grupo interdisciplinario
Para formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales y recomendaciones sobre
la disposición documental, cada sujeto obligado requiere la intervención de personas o profesionales
pertenecientes a diversas áreas al interior de las instituciones (sujetos obligados), y que por ley,
deberán conformarse en lo que se denomina grupo interdisciplinario.
Las áreas específicas que integran el grupo interdisciplinario son:
El grupo interdisciplinario es el encargado de coadyuvar en el análisis de los procesos y
procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de
cada serie documental. Para poder funcionar tiene la facultad de emitir sus propias reglas de
operación.
¿Qué funciones concretas desarrolla el grupo interdisciplinario?
La función de este grupo es colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras
de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de
conservación y disposición documental.
El área coordinadora de archivos es el ente responsable de su formación y tendrá entre sus
funciones:

Convocar a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas

Llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos
Revisa a continuación las funciones establecidas, que por Ley, debe desarrollar el grupo
interdisciplinario.
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento
y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales.
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la
planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:

Procedencia

Orden original

Diplomático

Contexto

Contenido

Utilización
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la
operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado.
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete el marco
normativo que regula la gestión institucional.
V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la
gestión documental y administración de archivos.
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones.
Tema 2: Los instrumentos de la valoración documental
De acuerdo a la Ley General de Archivos, la actividad de la valoración documental se refiere al
análisis e identificación de los valores documentales, que no es otra cosa que el estudio de la
condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite
o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la
finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así
como para la disposición documental.
Video La valoración y conservación de archivos
Existen dos tipos de instrumentos aplicables a la valoración y conservación de los archivos
documentales:
Instrumentos de control archivístico
Son los instrumentos técnicos que propician la organización, control y
conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital que son
el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición
documental.
Instrumentos de consulta
Se refieren a los instrumentos que describen las series, expedientes o
documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o
baja documental.
Dentro de los instrumentos de consulta se encuentran los documentos de
archivo que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de
transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).
Nota:
Es importante señalar que la utilización de los instrumentos de valoración documental, se
fundamenta en el Artículo 13 de la Ley General de Archivos, en que se establece que los sujetos
obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus
atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los
siguientes:
I.
Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental, y
III. Inventarios documentales.
Instrumentos de control archivístico
Como se ha señalado, los instrumentos de control archivístico se orientan a la organización,
control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital y están conformados
por los siguientes registros:
A. Cuadro general de clasificación archivística.
Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y
funciones de cada sujeto obligado. La relación de este instrumento con la estructura organizacional
se pude identificar en el siguiente esquema:
Elementos del Cuadro general de clasificación archivística
y su relación con la estructura organizacional
Fondo
Sección
Serie
Conjunto de documentos
producidos orgánicamente por un
sujeto obligado que se identifica
con el nombre de este último.
Cada una de las divisiones del
fondo documental basada en las
atribuciones de cada sujeto
obligado de conformidad con las
disposiciones legales aplicables
División de una sección que
corresponde al conjunto de
documentos producidos en el
desarrollo de una misma
atribución general integrados
en expedientes de acuerdo a
un asunto, actividad o trámite
específico
¿Cómo se elabora el Cuadro general de clasificación archivística?
Existen varios pasos a considerar para elaborar este instrumento, aquí se desarrollan los aspectos
generales. Si usted desea profundizar en este tema, le invitamos a consultar los siguientes
documentos:

Cuaderno 4 “Diseño de instrumentos de descripción archivística” de la Serie de Gestión de
documentos y administración de archivos”

Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística, producido por el
Archivo General de la Nación de México.
I. Identificación
Considera las funciones comunes y las funciones sustantivas en las
que las fuentes de consulta se remiten a Normas, leyes, reglamentos,
manuales, etc., aplicables a la Institución
II. Jerarquización
Se centra en identificar las funciones de la Institución y las actividades
derivadas, a fin de establecer los niveles de relación entre las
secciones y series documentales, así como las semejanzas y
diferencias.
Atribuciones/Funciones = Sección
Actividades = Serie documental
III. Codificación
Consiste en crear un esquema de codificación para representar a cada
categoría de agrupamiento (sección, serie), con fines de
identificación y abreviación.
La codificación puede ser numérica o alfanumérica.
Debe ser lógica, sencilla, precisa y flexible
IV. Instrumentación
Se refiere a la realización de tres subprocesos:
• Validación y formalización
• Supervisión y asesoría
• Capacitación de servidores públicos para la aplicación de Cuadro
General de Clasificación Archivística
Revisa el ejemplo del Cuadro General de Clasificación Archivística del INAI.
B. Catálogo de disposición documental (CADIDO)
Es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia
documental, los plazos de conservación y la disposición documental.
Valores documentales
Se componen de los siguientes tipos de valores:
• Primarios: Administrativo, legal, fiscal-contable
• Secundarios: informativo, testimonial, evidencial.
Vigencia documental
Se refiere al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Plazos de conservación
Es el periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite
y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia
documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva
que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable.
Disposición documental
Es la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite
o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin
de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales (destino
final).
¿Cómo se elabora el Catálogo de disposición documental (CADIDO)?
Existen 4 etapas para la elaboración de este instrumento que se muestra de manera sintética. Si
usted desea profundizar en este tema le invitamos a revisar el Instructivo para la elaboración del
Catálogo de disposición documental, producido por el Archivo General de la Nación de México.
I. Identificación
Considera las siguientes actividades iniciales para la adecuada construcción de este catálogo:

Revisar la normatividad que regula actuar de la institución

Entrevistar a productores de la documentación

Revisar frecuencia de consulta-trámite concluido-expediente cerrado

Revisar el tipo de soportes documentales (papel, videos, fotos, planos, etc.)

Volumen documental (cantidad de expedientes y soportes)
II. Valoración
Considera las siguientes actividades relacionadas con el acopio de información y el análisis crítico
e integral los factores relacionados con las series documentales en vista a una selección para su
destino final.

Determinar los valores primarios y secundarios

Fijar plazos de acceso y transferencia

Especificar la conservación o eliminación
III. Regulación
Consiste en describir los siguientes elementos de los archivos documentales:

Introducción (Explicar el contexto institucional)

Objetivo general

Marco legal que los regula

Proceso de elaboración

Registro de las series, plazos y destino final

Hoja de cierre
IV. Control
Involucra las siguientes acciones para la adecuada elaboración del catálogo en cuestión:

Firma de servidores públicos involucrados en la elaboración del CADIDO

Presentar para su aprobación ante el Comité de Transparencia

Iniciar su aplicación en la Institución
Revisa el ejemplo de un extracto del esquema CADIDO del INAI.
Nota:
Cabe destacar que durante el proceso de elaboración del Catálogo de disposición documental,
según lo marca la Ley General de Archivos en su Artículo 51, se deberá:
I.
Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración
documental que incluya al menos:
a. Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el
levantamiento de información, y
b. Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
II.
III.
IV.
Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía,
cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha técnica de valoración
documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de
procedimientos y manuales de gestión de calidad;
Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación, para
el levantamiento de la información y elaborar las fichas técnicas de valoración documental,
verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las
series documentales identificadas, y
Integrar el catálogo de disposición documental.
¿Qué otro instrumento complementa el Catálogo de disposición documental (CADIDO)?
Otro instrumento no menos importante que forma parte del Catálogo de disposición documental
(CADIDO) es la Ficha de valoración documental.
Este instrumento permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie
documental. Es una fuente documental para la elaboración/actualización de los instrumentos de
control y consulta archivística.
¿Qué elementos integra la Ficha de valoración documental?
Por normatividad (Artículo 56 LGA) los elementos mínimos que debe contener la ficha de
valoración documental son:

descripción de los datos de identificación

el contexto

contenido

valoración

condiciones de acceso

ubicación

responsable de la custodia de la serie o subserie
Nota:
Es de destacar que durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental,
los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos en el desarrollo de sus
funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series documentales; cada una de
éstas contará con una ficha técnica de valoración que en su conjunto, conformarán el instrumento
de control archivístico llamado catálogo de disposición documental.
Instrumentos de consulta
A. Inventarios documentales
Son instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un
archivo y que permiten su localización.
Existen tres tipos de inventarios documentales:

Inventario general

Inventario de transferencia

Inventario de baja documental
Inventario general
Describe las series documentales por su calidad, fecha y lugar en que están emplazados, son de
carácter doméstico y para uso de los funcionarios en su labor de servicio.
Inventario de transferencia
Pueden ser de dos tipos:
• Transferencia primaria. De un archivo de trámite a un archivo de concentración
• Transferencia secundaria. De un archivo de concentración a un archivo histórico.
Inventario de baja documental
• Son los documentos que han concluido su plazo de conservación de acuerdo al Catálogo de
disposición documental (CADIDO), también denominada como “Baja archivística”.
• Aquella baja de documentación referida a comprobación administrativa inmediata (documentos
que no son de archivo)
Revisa los siguientes instrumentos de consulta que utiliza el INAI:
Inventario general.
Inventario general de archivo de concentración.
Inventario de transferencia primaria.
Inventario de baja documental.
Nota:
Un elemento de la transparencia a considerar es que:
Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados deberán contar
y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes
clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información
Pública
(http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lgtaip.htm)
y
demás
disposiciones aplicables en el ámbito federal y de las entidades federativas (Artículo 14 Ley
General de Archivos).
De esta forma, los sujetos obligados deberán poner a disposición del público y mantener
actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones,
funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas,
documentos y políticas, entre los que se destaca la Guía de archivo documental (Artículo 70,
Fracción XLV, Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública).
Tema 3: De la conservación
Para garantizar la conservación de la información independientemente del soporte documental en
que se encuentre, se deberá establecer un programa de seguridad que garantice la continuidad de
la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los servicios, así como implementar
controles que incluyan políticas de seguridad.
Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos proveídos por terceros
deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley, mediante un convenio o instrumento
que dé origen a dicha prestación del servicio.
Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo electrónicos en un servicio
de nube.
Lo anterior deberá facilitar:
1. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los documentos y
responsabilidad sobre los sistemas.
2. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme a la
normatividad mexicana aplicable y los estándares internacionales.
3. Conocer la ubicación de los servidores y de la información.
4. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa vigente.
5. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal autorizado.
6. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de seguridad mediante políticas de
seguridad de la información.
7. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para gestionar los
documentos de archivo electrónicos.
8. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets, portales
electrónicos y otras redes.
9. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión documental de
los sujetos obligados.
10.
Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad
que permitan la gestión documental integral.
Tema 4: Repaso
Es momento de reflexionar sobre lo revisado en este módulo. Resuelva el siguiente ejercicio de
autoevaluación que le ayudará a reafirmar sus conocimientos.
Puede realizar el ejercicio las veces que lo requiera para asegurarse que ha respondido de
manera correcta.
1. Es el área encargada de promover la integración y formalización del grupo
interdisciplinario:
A. Área coordinadora de archivos
B. Titular del área de la unidad de transparencia
C. Responsable de archivo histórico
D. Titular del área jurídica
2. La____________________ es la actividad orientada al estudio de la condición de los
documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o
concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos
históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso,
plazos de conservación, así como para la disposición documental.
A. Gestión documental
B. Administración documental
C. Valoración documental
D. Serie documental
3. Son instrumentos que se orientan a organizar, controlar y conservar los documentos de
archivo a lo largo de su ciclo de vida:
A. Instrumentos de consulta
B. Expedientes de conservación de archivos históricos
C. Instrumentos de control archivístico
D. Inventarios documentales
4. De acuerdo a lo establecido en la Ley General de Archivos (Artículo 13), los sujetos
obligados deberán contar con al menos tres tipos de instrumentos de valoración
documental:
A. Cuadro general de clasificación archivística, guía de archivo documental e inventarios
documentales
B. Cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e
inventarios documentales
C. Cuadro general de clasificación archivística, ficha de valoración documental e inventario de
transferencia
D. Cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e
inventario de baja documental
5. Es la función sustantiva de un grupo interdisciplinario:
A. Fungir como el moderador de reuniones de trabajo
B. Implementar estrategias de seguridad de la información
C. Colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación
D. Ampliar los plazos establecidos para la valoración documental que solicitan las áreas o
unidades administrativas productoras de la documentación
6. Forma parte de los instrumentos de control archivístico al ser un documento técnico que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto
obligado:
A. Guía de archivo documental
B. Cuadro general de clasificación archivística
C. Catálogo de disposición documental (CADIDO)
D. Ficha de valoración documental
7. Es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia
documental, los plazos de conservación y la disposición documental:
A. Guía de archivo documental
B. Ficha de valoración documental
C. Catálogo de disposición documental (CADIDO)
D. Cuadro general de clasificación archivística
8. Es la instancia encargada de recomendar que se realicen procesos de automatización en
apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos:
A. Área coordinadora de archivos
B. Área de planeación estratégica
C. Unidad de transparencia
D. Grupo interdisciplinario
9. Son los tres elementos básicos que debe contener un Cuadro general de clasificación
archivística:
A. Sección, atribuciones y serie
B. Categoría, sección y fondo
C. Régimen, sección, serie
D. Fondo, sección y serie
10. Instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de
una serie documental:
A. Cuadro general de clasificación archivística
B. Ficha de alta documental
C. Guía de archivo documental
D. Ficha de valoración documental
11. Selecciona la acción estratégica que en materia de conservación de archivos se debe
implementar, independientemente del soporte en que se encuentre dicha información:
A. Formular referencias técnicas para la determinación de valores documentales
B. Implementar una catalogación rigurosa pero sin automatización
C. Implementar procesos de automatización de la información
D. Implementar un programa de seguridad de la información
12. Son los tres tipos de inventarios documentales:
A. General, transferencia y alta documental
B. Generales, transferencia primaria y secundaria
C. General, transferencia y baja documental
D. Generales, particulares y expedientes
13. Tipo de inventario que describe las series documentales por su calidad, fecha y lugar en
que están emplazados, son de carácter doméstico y para uso de los funcionarios en su
labor de servicio:
A. Inventario general
B. Inventario de transferencia
C. Inventario de alta documental
D. Inventario de baja documental
14. Es el tipo de inventario en el cual se canaliza un archivo de trámite a un archivo de
concentración:
A. Inventario de alta documental
B. Inventario general
C. Inventario de baja documental
D. Inventario de transferencia primaria
15. Facultad de los sujetos obligados en materia de conservación de la información de
archivos a su cargo:
A. La posibilidad de canalizar información sensible a quien lo requiera sin autorización alguna
B. La construcción de aplicaciones web para la gestión de archivos
C. La posibilidad de gestionar documentos de archivos electrónicos utilizando servicios en la
nube
D. Emitir normas distintas en materia de conservación de archivos distintas a los lineamientos
por así convenir a sus intereses
16. En el proceso de vida de los documentos, se pueden establecer tres fases sustantivas:
A. Almacenamiento, uso y trazabilidad
B. Activa, semiactiva, inactiva
C. Planeación, evaluación y control
D. Administrativa, técnica y tecnológica
Tema 5: Reflexión final
La utilización de instrumentos de control archivístico (Cuadro general de clasificación archivística
y catálogo de disposición documental-CADIDO) facilita el seguimiento adecuado a la documentación
de archivo a lo largo de su ciclo vital. Por su parte, los instrumentos de consulta son importantes
pues permiten definir con precisión la localización, transferencia o baja de la documentación
generada en una institución; ejemplos de este tipo de instrumentos son los diversos inventarios
documentales (general, transferencia, baja documental).
Este grupo de instrumentos se orientan al desarrollo de las actividades que intervienen en la
valoración y conservación de los documentos de archivo a cargo de los sujetos obligados.
De esta forma, tanto las áreas normativas y operativas que forman parte del Sistema Institucional
de Archivos (ver Módulo 2), se involucran en los procesos de manejo y gestión de los instrumentos
que se han revisado y de los cuales se han destacado sus características, elementos y metodología
de elaboración, con la intención de constituirse en un insumo que permita fortalecer las
competencias de los servidores públicos.
Consulte el Glosario de términos para ampliar su comprensión de los
conceptos empleados a lo largo del curso.
Le invitamos a consultar los siguientes recursos disponibles en internet que le
ayudarán a entender mejor los temas revisados en este módulo.
Centro Virtual de Capacitación en Acceso a la Información y Protección de
Datos-CEVINAI
http://cevifaiprivada.ifai.org.mx/swf/cevinaiv2/cevinai/index.php
Para acceder a los cursos del CEVINAI, le recomendamos consultar previamente la Guía de
acceso que se proporciona.
México. Archivo General de la Nación. Instructivos y guías. Recuperado de
https://www.gob.mx/agn/documentos/instructivos-y-guias-en-materia-archivistica-del-agn?idiom=es
(Diversos cursos, planes, instructivos y guías)
Consulta la Ley General de Archivos
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Artículos 50 a 59 (Páginas 17 a 21)
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 13 (Páginas 17 a 21)
Módulo 4: El Sistema Nacional de Archivos y su
coordinación con los Sistemas Nacionales de
Transparencia, Acceso a la Información y Protección de
Datos Personales; y el Sistema Nacional Anticorrupción
Introducción
El Sistema Nacional de Archivos es un conjunto orgánico y articulado de estructuras, procedimientos
e instancias, su coordinación con otros sistemas aportan una actuación eficiente y responsable por
parte de los sujetos obligados.
De este modo, el esfuerzo de organización y administración de todos los documentos de archivo se
sustenta en una ley común, válida y aplicable para todos los sujetos obligados, todo ello responde
a la necesidad de hacer posible el acceso público y gratuito de la información documental, bajo los
principios de transparencia y rendición de cuentas.
En este módulo se explora la participación de otras instancias en el Sistema Nacional de Archivos
que hacen posible su funcionamiento como lo son, el Consejo Nacional de Archivos, los Sistemas
Locales, cada uno con su respectivo Consejo Local, así como las instituciones que confluyen en un
Registro Nacional de Archivos administrado por el Archivo General de la Nación.
Se destaca la necesaria capacitación y profesionalización del personal encargado de los archivos y
la creación de una cultura archivística que facilite la adecuada instrumentación del Sistema Nacional
de Archivos.
Propósito del módulo
Identificar el ámbito de intervención del Sistema Nacional de Archivos y actividades de coordinación
con las principales instituciones participantes que coadyuvan en la organización y administración
integral de la documentación de archivos a cargo de los sujetos obligados.
Tema 1: El Sistema Nacional de Archivo
El Sistema Nacional de Archivos se caracteriza por ser un conjunto orgánico y articulado de
estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y
servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los
archivos de los sujetos obligados.
Para el funcionamiento de las áreas de archivos a nivel nacional, local e institucional, la ley
contempla que los sujetos obligados proporcionen capacitación y promuevan la profesionalización
de los responsables del manejo de archivos documentales, con ello se cumple también la necesaria
creación de una cultura archivística.
El Sistema Nacional de Archivos se apoya de forma coordinada con otros dos sistemas: El Sistema
Nacional de Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales
y el Sistema Nacional Anticorrupción.
http://snt.org.mx/
http://sna.org.mx/
Es de hacer mención que en las actividades de coordinación se respetarán de manera plena las
atribuciones de la federación, las entidades federativas, los municipios, así como las alcaldías de la
Ciudad de México.
En la siguiente cápsula de video se revisa el contexto en el que surge el Sistema Nacional
Anticorrupción como institución encargada de establecer acciones de coordinación para el
adecuado funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.
Es de hacer mención que en las actividades de coordinación de tres organizamos involucrados, se
respetarán de manera plena las atribuciones de la federación, las entidades federativas, los
municipios, así como las alcaldías de la Ciudad de México.
Video SNA en marcha
Secretaría de la Función Pública (Productor). (20 de diciembre de 2017).
SNA en marcha [Archivo de video]. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=a9LNKwPqoRg&feature=youtu.be
Entre las actividades de coordinación del Sistema Nacional de Archivos con los Sistemas
Nacionales de Anticorrupción y el Sistema Nacional de Transparencia están:
I.
II.
III.
Fomentar en los sistemas, la capacitación y la profesionalización del personal encargado de la
organización y coordinación de los sistemas de archivo con una visión integral.
Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de conocimientos técnicos en materia
archivística, transparencia, acceso a la información y rendición de cuenta.
Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del derecho de acceso a
los archivos.
IV.
Promover la digitalización de la información generada con motivo del ejercicio de las funciones y
atribuciones de los sujetos obligados, que se encuentre previamente organizada, así como garantizar
el cumplimiento de los lineamientos que para el efecto se emitan.
Tema 2: El Registro Nacional de Archivo
El Sistema Nacional de Archivos deberá contar a su vez con un Registro Nacional cuyo objeto
es obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos privados de
interés público, así como difundir el patrimonio documental resguardado en sus archivos, el cual
será administrado por el Archivo General de la Nación y cuyos lineamientos para su organización
y funcionamiento serán emitidos por el Consejo Nacional.
¿Qué actos se inscriben en el Registro Nacional?
Los sujetos obligados y los propietarios o poseedores de archivos privados de interés
público tendrán la obligación de realizar la inscripción al Registro Nacional. La información
generada se deberá actualizar ante el Registro Nacional cada año, en correspondencia con las
disposiciones que emita el Consejo Nacional.
Con base en lo establecido en la Ley General de Archivos (Artículo 81), la información del Registro
Nacional es de acceso público y de consulta gratuita, por lo que estará disponible a través del portal
electrónico del Archivo General de la Nación.
Tema 3: El Consejo Nacional de Archivo
El Consejo Nacional es el órgano de coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Conforme lo
establece el Artículo 57 de la Ley General de Archivos, tanto el Consejo Nacional como los
consejos locales, serán lo facultados para establecer los lineamientos para analizar, valorar y
decidir la disposición documental de las series documentales producidas por los sujetos obligados.
¿Cómo se integra el Consejo Nacional?
En la integración del Consejo Nacional participan diversas instancias las cuales deberán realizar
sus funciones sin que exista de por medio la entrega de remuneración alguna.
¿Cuáles son las atribuciones concretas del Consejo Nacional?
En el artículo 67 de la LGA, se mencionan las atribuciones concretas del Consejo Nacional de
Archivos.









Aprobar y difundir la normativa relativa a la gestión documental y administración de archivos,
conforme a las mejores prácticas de la materia.
Aprobar y difundir los criterios y plazos para la organización y conservación de los archivos
que permitan localizar eficientemente la información pública.
Formular recomendaciones archivísticas para la emisión de normativa para la organización
de expedientes judiciales.
Emitir recomendaciones a los sujetos obligados para aplicar la Ley en sus respectivos
ámbitos de competencia.
Aprobar los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas
automatizados para la gestión documental y administración de archivos, que contribuyan a la
organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados.
Aprobar acciones de difusión, divulgación y promoción sobre la importancia de los archivos
como fuente de información esencial, del valor de los datos abiertos de los documentos de
archivo electrónico y como parte de la memoria colectiva.
Aprobar la política nacional de gestión documental y administración de archivos.
Promover entre los tres órdenes de gobierno, estrategias de difusión y divulgación del trabajo
archivístico, del patrimonio documental y patrimonio documental de la Nación.
Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones aplicables.
Nota:
Cabe señalar que una de las funciones importantes asignadas al Consejo Nacional es la relativa a
emitir los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas
automatizados para la gestión documental y administración de archivos, así como de los
repositorios electrónicos (Artículo 46 de la Ley General de Archivos).
Tema 4: Los Sistemas locales de archivos
Los sistemas locales son el conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales,
métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los
fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados dentro
de su jurisdicción.
Por ley, cada entidad federativa debe contar con un sistema local con su respectivo Consejo
Local, regulados por sus respectivas leyes.
Asimismo, se deberá prever la creación de un archivo general como la entidad especializada en
materia de archivos. Su titular deberá tener nivel de subsecretario, titular de unidad administrativa o
su equivalente.
En los Consejos Locales participarán los municipios y las alcaldías de la Ciudad de México, según
corresponda, en los términos de la legislación de cada entidad federativa.
Tema 5: Los archivos privados
La Ley General de Archivos, tiene entre sus propósitos fomentar el resguardo, difusión y acceso
público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la
Nación.
El Registro Nacional, debe actualizar anualmente la información documental de los archivos
privados definidos como:

El conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, que se encuentran en
propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de
autoridad en los diversos ámbitos de gobierno.
Las personas físicas y morales, propietarios o poseedores de documentos o
archivos considerados de interés público, debe garantizar la conservación,
preservación y acceso de aquellos declarados como Monumentos históricos,
en términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos,
Artísticos e Históricos, deberán inscribirlos en el Registro Nacional
(http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/131_160218.pdf).
Por ley, está estipulado que los poseedores de documentos y archivos privados de interés público
deben ordenar sus acervos y restaurar los documentos que así lo ameriten, apegándose a la
normatividad nacional e internacional existente y a las recomendaciones emitidas por el Consejo
Nacional.
Por su parte, el Estado mexicano, respetará los archivos privados de interés público en
posesión de particulares, procurando la protección de sus garantías y derechos siempre que
cumplan con los requisitos de conservación, preservación y acceso público.
Asimismo, los particulares podrán solicitar al Archivo General asistencia técnica en materia
de gestión documental y administración de archivos.
En cuanto al Archivo General, este convendrá con los particulares o con quien legalmente los
represente, las bases, procedimientos, condicionantes y garantías para realizar una versión
facsimilar o digital de los documentos o archivos de interés público que se encuentren en posesión
de particulares.
Tema 6: Repaso
Es momento de reflexionar sobre lo revisado en este módulo. Resuelva el siguiente ejercicio de
autoevaluación que le ayudará a reafirmar sus conocimientos.
Puede realizar el ejercicio las veces que lo requiera para asegurarse que ha respondido de
manera correcta.
1. Es un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos,
normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los
fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos
obligados:
A. Consejo Nacional
B. Sistema Nacional de Archivos
C. Sistema Institucional de Archivos
D. Series documentales
2. El Sistema Nacional de Archivos tiene entre sus responsabilidades fomentar la
capacitación y profesionalización del personal perteneciente a las áreas encargadas del
manejo de archivos. Al respecto, los sujetos obligados:
A. Pueden solicitar los servicios de instituciones educativas, centros de investigación y
organismos públicos o privados, a través de convenios y acuerdos interinstitucionales.
B. Tienen la obligación por ley, de recurrir exclusivamente al Centro Virtual de Capacitación en
Acceso a la Información y Protección de datos como única instancia oficial encargada de la
capacitación y profesionalización en materia de archivos.
C. Tienen en deber de establecer su propia capacitación de forma autónoma
D. Solo deben promover acciones de capacitación para la protección del patrimonio documental
y del derecho de acceso a los archivos
3. El Sistema Nacional de Archivos, además de coordinarse con el Sistema Nacional de
Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, lo debe
hacer con la siguiente institución:
A. Sistema del Consejo Nacional
B. Sistema del Archivo General de la Nación
C. Sistema Nacional de Fiscalización
D. Sistema Nacional Anticorrupción
4. Momento en que entrará en vigor el Sistema Nacional de Archivos:
A. Por ley deberá entrar en vigor a partir del 31° de enero de 2020
B. Por ley deberá entrar en vigor a partir del 31 de enero de 2019
C. Por ley deberá entrar en vigor a partir del 1° de enero de 2019
D. Por ley deberá entrar en vigor a partir del 1° de enero de 2020
5. El Registro Nacional de Archivos tiene por objeto:
A. Establecer de forma conjunta, las bases del Sistema Nacional de Fiscalización
B. Obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos privados
de interés público, así como difundir el patrimonio documental resguardado en sus archivos
C. Establecer las bases, principios y procedimientos para la organización y funcionamiento del
Consejo Nacional
D. El establecimiento de las bases mínimas para la prevención de hechos de corrupción y faltas
administrativas
6. Forman parte de las funciones sustantivas del Registro Nacional de Archivos:
A. Obtener y concentrar información de los archivos privados de interés público
B. Emitir los lineamientos para la organización y el funcionamiento del Sistema Nacional de
Archivos
C. Aprobar la política nacional de gestión documental y administración de archivos
D. Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del derecho de
acceso a los archivos
7. Son el conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos,
normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los
fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados
dentro de su jurisdicción:
A. Sistemas institucionales de archivos
B. Sistemas locales de archivos
C. Sistemas de Archivos privados de interés público
D. Consejos locales de archivos
Tema 7: Reflexión final
El Sistema Nacional de Archivos permite que los documentos de archivos que producen y/o
reciben los sujetos obligados tengan un manejo integral garantizando su conservación y acceso. Se
coordina con el Sistema Nacional de Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección
de Datos Personales y el Sistema Nacional Anticorrupción, ejercerá la transparencia y la rendición
de cuentas en las instituciones federales, estatales, municipales y alcaldías en materia de archivos.
Corresponderá al Consejo Nacional y Consejo Locales emitir lineamientos para un eficiente
desempeño del Sistema Nacional de Archivos y Sistemas locales de archivos.
El Registro Nacional de Archivos concentra la información de los sistemas institucionales,
archivos privados de interés público y la difusión del patrimonio documental, está directamente
administrada por el Archivo General de la Nación y tiene una función primordial al ser el espacio
integrador en el cual los sujetos obligados debe dar de alta la información documental actualizada;
ello facilitará el acceso público y de consulta gratuita de manera transparente y objetiva.
Finalmente, para que la aplicación de la base normativa plasmada en la Ley General de Archivos
se materialice en todos los niveles e instituciones, es vital la promoción y establecimiento de
mecanismos de capacitación y profesionalización de los cuadros de personal que participa en las
áreas de archivos, con ello se estará logrando también una verdadera cultura archivística.
Consulte el Glosario de términos para ampliar su comprensión de los conceptos
empleados a lo largo del curso.
Le invitamos a consultar los siguientes recursos adicionales que le ayudarán a
entender mejor los temas revisados en este módulo
Centro Virtual de Capacitación en Acceso a la Información y Protección de
Datos-CEVINAI [Sitio Web]. Recuperado de
http://cevifaiprivada.ifai.org.mx/swf/cevinaiv2/cevinai/index.php
Consulta la Ley General de Archivos
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULOS I, II, III, IV, V, VI, VII
CAPÍTULO II
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
TÍTULO QUINTO
CAPÍTULOS I, II, III, IV
Módulo 5: Obligaciones y sanciones en materia de
archivos
Introducción
El actuar de los servidores públicos y sujetos obligados está regulado por diversas disposiciones. El
marco normativo de la Ley General de Archivos establece la obligación sustantiva de organizar y
conservar la información de archivos a su cargo en correspondencia con su sistema institucional
que por ley debe implementar dentro de los seis meses una vez entrada en vigor dicha Ley.
Otros preceptos de la Ley General de Archivos, destacan el debido proceso de entrega y recepción
de archivos, que los servidores públicos deben realizar al momento de extinguir alguna instancia
federal o estatal, o bien cuando un servidor público se separa de su empleo, cargo o comisión.
Lo anterior puede dar lugar a una serie de responsabilidades que se traducen en faltas, infracciones
administrativas y delitos que deberán tener presente los involucrados en el manejo de archivos,
motivo por el cual se desarrolla el siguiente módulo.
Propósito del módulo
Identificar el marco normativo aplicable a los servidores públicos y sujetos obligados en relación con
sus obligaciones, procesos de entrega y recepción de archivos, así como las sanciones derivadas
del incumplimiento de sus funciones, con el fin de garantizar el adecuado manejo de los documentos
de archivos a su cargo.
Tema 1: Las obligaciones de los servidores públicos
El manejo de archivos por parte de los sujetos obligados implica considerar obligaciones
sustantivas establecidas en la Ley como son:

Organizar y conservar archivos

Implementación de su sistema institucional

Dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley

Las obligaciones de las entidades federativas y las determinaciones que emita el Consejo
Nacional o el Consejo Local

Garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información
a su cargo
El Artículo 11 de la Ley General de Archivos establece obligaciones concretas a considerar:











Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que
produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus
facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia
archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables.
Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los
procesos de gestión documental.
Integrar los documentos en expedientes.
Inscribir en el Registro Nacional la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo.
Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones reglamentarias, que
coadyuve en la valoración documental.
Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para
asegurar que mantengan su procedencia y orden original.
Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos.
Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y
administración de archivos.
Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo.
Resguardar los documentos contenidos en sus archivos.
Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los
documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su
almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de
conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables.
Cada sujeto obligado tiene bajo su responsabilidad la organización, conservación y el buen
funcionamiento del sistema institucional (ver Módulo 2) que incluye preservar de manera íntegra,
los documentos de archivo que genera y recibe, tanto físicamente, es decir, en su estructura, como
en su contenido.
Lo anterior incluye que los sujetos obligados deben mantener los documentos de archivo en el orden
original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental, acorde a lo
establecido por el Consejo Nacional (ver módulo 4) y las disposiciones jurídicas aplicables.
Una parte importante sobre las obligaciones de los sujetos obligados es contar con instrumentos de
control y de consulta archivísticos como son:

Cuadro general de clasificación archivística

Catálogo de disposición documental

Inventarios documentales
Al respecto, le invitamos a profundizar en la explicación de los diversos instrumentos existentes
revisando el Tema 2. Los instrumentos de la valoración documental que se encuentra en el Módulo
3 de este curso.
Nota:
Los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas,
serán los encargados de vigilar el estricto cumplimiento de la Ley, para ello se contempla la
integración de auditorías archivísticas en los programas anuales de trabajo que por normatividad
deben presentar los sujetos obligados. (Artículo 12 de la Ley General de Archivos)
Tema 2: Los procesos de entrega y recepción de archivos
¿Cómo se da el proceso de entrega recepción de archivos cuando los servidores públicos
concluyen su empleo, cargo o comisión en la institución que laboran?
La ley estable que el servidor público en esta situación tendrá el deber de hacer la entrega de
archivos a la persona que lo sustituya bajo los siguientes criterios:

Estar organizados.

Estar descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que
identifiquen la función que les dio origen en los términos de esta Ley.
Si los servidores públicos, al separarse de su empleo, cargo o comisión tienen que elaborar un acta
de entrega recepción, también deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia,
junto con los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los
documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.
¿Cómo se da el proceso de entrega recepción de archivos ante la extinción, fusión o
cambio de adscripción de algún sujeto obligado?
Cuando un sujeto obligado (incluida algún área o unidad) esté en cualquiera de los casos descritos,
el responsable de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar
que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos
sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y demás
disposiciones jurídicas aplicables.
La figura de liquidador será la encargada del proceso de entrega de archivos documentales,
remitiendo las copias respectivas.
Tema 3: Las sanciones en materia de archivos
En el tratamiento de la información documental en posesión de los sujetos obligados, existen
diversas infracciones administrativas y delitos reconocidos ante la Ley:
1. Infracciones administrativas
De acuerdo a lo que se establece en el Artículo 116 de la Ley General de Archivos, las infracciones
en materia de archivos son:





Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos de
los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que estén previstas o autorizadas en las
disposiciones aplicables.
Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa justificada.
Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica, administrativa,
ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos.
Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o parcialmente, sin
causa legítima conforme a las facultades correspondientes, y de manera indebida,
documentos de archivo de los sujetos obligados.
Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al separarse
de un empleo, cargo o comisión.


No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja documental
autorizados por el Archivo General o, en su caso, las entidades especializadas en materia de
archivos a nivel local, así como el acta que se levante en caso de documentación siniestrada
en los portales electrónicos.
Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y demás
disposiciones aplicables que de ellos deriven.
El servidor público que incurra en cualquiera de las infracciones señaladas, alguna otra
derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley, serán sancionadas ante la
autoridad competente en términos de la normatividad aplicable en materia de responsabilidades
administrativas de los servidores públicos.
Lo anterior está estipulado en el Artículo 117 de la Ley general de Archivos.
Existen asimismo infracciones cometidas por personas que no revistan la calidad de
servidores públicos. En este caso, la autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta
mil quinientas veces el valor diario de la unidad de medida y actualización e individualizará las
sanciones considerando los siguientes criterios:
I.
II.
III.
La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la infracción, y
La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
La Ley contempla que en caso de reincidencia en faltas administrativas, las multas podrán
duplicarse, dependiendo de la gravedad de la infracción cometida.
Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya sido sancionada,
cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Nota:
Las sanciones administrativas señaladas, son aplicables sin perjuicio de la responsabilidad
civil o penal de quienes incurran en ellas. En caso de que existan hechos que pudieran ser
constitutivos de algún delito, las autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante el
Ministerio Público correspondiente, coadyuvando en la investigación y aportando todos los
elementos probatorios con los que cuente. (Artículo 119 de la Ley General de Archivos)
2. Delitos relacionados contra los archivos
Las personas pueden incurrir en la comisión de delitos con motivo del manejo de la documentación
de archivos, por lo que serán sancionados con pena de tres a diez años de prisión y multa de
tres mil a cinco mil veces la unidad de medida y actualización:


Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, información y
documentos de los archivos que se encuentren bajo su resguardo, salvo en los casos que no
exista responsabilidad determinada en la Ley General de Archivos.
Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso correspondiente,
un documento considerado patrimonio documental de la Nación.



Traslade fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la
Nación, sin autorización del Archivo General.
Mantenga, injustificadamente, fuera del territorio nacional documentos considerados
patrimonio documental de la Nación, una vez fenecido el plazo por el que el Archivo General
le autorizó la salida del país.
Destruya documentos considerados patrimonio documental de la Nación.
Finalmente, la Ley General de Archivos en su Artículo 121, marca sanciones con pena de tres a
diez años de prisión y multa de tres mil veces la unidad de medida y actualización hasta el
valor del daño causado, a la persona que destruya documentos relacionados con violaciones
graves a derechos humanos, alojados en algún archivo, que así hayan sido declarados
previamente por la autoridad competente.
Tema 4: Los plazos de cumplimiento
Para la aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley General de Archivos (LGA), el legislador
ha establecido diversos planos contenidos en los artículos transitorios con los que se busca
garantizar su adecuada instrumentación a partir de su entrada en vigor el 15 de junio de 2019.
Los plazos de cumplimiento se pueden ver en la siguiente línea de tiempo:
Cabe señalar que de acuerdo al Tercero transitorio, en tanto se expidan las normas archivísticas
correspondientes, se continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes
en la materia, en lo que no se oponga a la presente Ley.
Asimismo, en el artículo Décimo Quinto, se establece que los documentos transferidos a un archivo
histórico o a los archivos generales, antes de la entrada en vigor de la Ley, permanecerán en dichos
archivos y deberán ser identificados, ordenados, descritos y clasificados archivísticamente, con el
objetivo de identificar el contenido y carácter de la información, así como para promover el uso y
difusión favoreciendo la divulgación e investigación.
Aquellos sujetos obligados que cuenten con archivos históricos, deberán prever en el
Programa anual el establecimiento de acciones tendientes a identificar, ordenar, describir y
clasificar archivísticamente, los documentos que les hayan sido transferidos antes de la entrada en
vigor de la Ley.
El Artículo 13 dice que los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de
consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y
disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental, y
III. Inventarios documentales.
En el Artículo 14 se expresa que los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del
público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a
que hace referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás
disposiciones aplicables en el ámbito federal y de las entidades federativas.
El Artículo 23 señala que los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de
archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros
treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
El Artículo 26 establece que los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallando el
cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día del
mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.
Tema 5: Repaso
Es momento de reflexionar sobre lo revisado en este módulo. Resuelva el siguiente ejercicio de
autoevaluación que le ayudará a reafirmar sus conocimientos.
Puede realizar el ejercicio las veces que lo requiera para asegurarse que ha respondido de
manera correcta.
1. Son las obligaciones sustantivas en materia de archivos que deben realizar los sujetos
obligados:
A. Organizar las requisiciones de compra de mobiliario para archivo
B. Organizar y conservar la documentación irregular para su inmediata eliminación
C. Canalizar quejas de documentos sustraídos al Archivo General de la Nación
D. Establecer y operar su sistema institucional de archivos
2. Es uno de los instrumentos de control y de consulta archivísticos, que deben tener los
sujetos obligados para describir las series documentales o expedientes a su cargo:
A. Bitácora diaria de recepción entrega de archivos
B. Autorización de entrada de archivos
C. Autorización del proceso de gestión documental
D. Inventarios documentales
3. Condición de la información contenida en los documentos de archivo producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados:
A. Pública y accesible a cualquier persona
B. Pública, pero con la reserva de que para su consulta se justifique su uso
C. Pública, pero con una vigencia corta
D. Pública, pero con restricciones en su utilización por parte de las personas
4. Características que deben tener los documentos que el servidor público debe entregar
por la conclusión de su empleo, cargo o comisión en la institución que labora:
A. Organizados y tramitados en su totalidad de conformidad con los instrumentos de control y
consulta archivísticos
B. Organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta
archivísticos
C. Organizados y con la debida realización del acta de entrega recepción sin excepción alguna
D. Organizados y canalizados de forma personal al Consejo local en los próximos 40 días
5. Cómo se da el proceso de entrega recepción de archivos ante la extinción, fusión o
cambio de adscripción de algún sujeto obligado (instancia):
A. Es improcedente por cualquier circunstancia el traslado de archivos
B. El responsable debe trasladar los archivos que correspondan de conformidad con la Ley
C. Solo los documentos de archivo pueden ser trasladados; los instrumentos de control y
consulta archivísticos no deberán trasladarse a los archivos correspondientes
D. No es posible la extinción, fusión o cambio de adscripción de algún sujeto obligado en tanto
existan documentos en procesos de recepción o envío
6. En el caso de una entidad de la Administración Pública que proceda su extinción o
liquidación, ésta:
A. Remitirá original del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo
General
B. Remitirá copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, a los archivos en
materia de archivos a nivel local
C. Remitirá original del inventario documental, del fondo que se distribuirá, al Archivo General
D. Remitirá copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General
7. En caso de que los servidores públicos reincidan en alguna infracción administrativa la
ley establece que:
A. Las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de la infracción cometida
B. Se procederá penalmente sin derecho multas
C. La aplicación de multas de diez y hasta mil quinientas veces el valor diario de la unidad de
medida y actualización
D. La aplicación de sanciones con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil
veces la unidad de medida y actualización
Tema 6: Reflexión final
La adecuada instrumentación de la Ley requiere que los responsables del tratamiento de los
documentos de archivos realicen sus funciones de acuerdo a los preceptos explicados, pues de ello
dependerá que cada sistema institucional a cargo de los sujetos obligados funcione correctamente.
Las obligaciones que dicta la ley sugieren un escenario que responsabilice a cada servidor público
involucrado en el manejo de información archivística, en ese sentido, se plantea el uso de diversos
instrumentos de valoración documental que tienen la función de garantizar la organización,
conservación y el buen funcionamiento del sistema institucional en su conjunto, a través de un
eficiente proceso de gestión documental.
Los servidores públicos y sujetos obligados ya sea a nivel federal o estatal, tienen el deber de
hacerse cargo de los archivos documentales y llevar a cabo el proceso de entrega recepción de los
mismos hasta el último momento en que laboren en una institución, o bien, que ésta desaparezca,
se fusione o cambie de adscripción.
Las sanciones que marca la Ley permiten establecer condiciones claras sobre el actuar de los
sujetos obligados y servidores públicos, buscando siempre transparentar, rendir cuentas y tener
accesible la información a las personas.
Consulte el Glosario de términos para ampliar su comprensión de los conceptos
empleados a lo largo del curso.
Le invitamos a consultar los siguientes recursos adicionales que le ayudarán a entender mejor los
temas revisados en este módulo.
Centro Virtual de Capacitación en Acceso a la Información y Protección
de Datos- CEVINAI.
http://cevifaiprivada.ifai.org.mx/swf/cevinaiv2/cevinai/index.php
Curso: clasificación y desclasificación de información. Campus organismos garantes y sujetos
obligados locales [Sitio Web].
Curso: sensibilización para la transparencia y rendición de cuentas. Campus autoridades
laborales, sindicatos, personas físicas y morales [Sitio Web].
Consulta la Ley General de Archivos
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Artículos 50 a 59 (Páginas 17 a 21)
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 13 (Páginas 17 a 21)
Glosario de términos
Acervo
Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus
atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden.
Actividad archivística
Al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir documentos de
archivo.
Archivo
Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el
ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se
resguarden.
Archivo de concentración
Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y
consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental.
Archivo de trámite
Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones y funciones de los sujetos obligados.
Archivo General
Al Archivo General de la Nación.
Archivos generales
A las entidades especializadas en materia de archivos en el orden local, que tienen por objeto
promover la administración homogénea de los archivos, preservar, incrementar y difundir el
patrimonio documental de la entidad federativa, con el fin de salvaguardar su memoria de corto,
mediano y largo plazo, así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.
Archivo histórico:
Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional,
regional o local de carácter público.
Archivos privados de interés público
Al conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad
de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los
diversos ámbitos de gobierno.
Área coordinadora de archivos
A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de
gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del
sistema institucional de archivos.
Áreas operativas
A las que integran el sistema institucional de archivos, las cuales son la unidad de correspondencia,
archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico.
Baja documental
A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y,
en su caso, plazos de conservación. y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las
disposiciones jurídicas aplicables.
Catálogo de disposición documental
Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental,
los plazos de conservación y la disposición documental.
Ciclo vital
A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción
hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico.
Consejos Locales
A los consejos de archivos de las entidades federativas.
Consejo Nacional
Al Consejo Nacional de Archivos.
Consejo Técnico
Al Consejo Técnico y Científico Archivístico.
Conservación de archivos
Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas
de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.
Consulta de documentos
A las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos
debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención
de requerimientos.
Cuadro general de clasificación archivística
Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y
funciones de cada sujeto obligado.
Datos abiertos
A los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y pueden ser usados,
reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado.
Director General
Al Director General del Archivo General.
Disposición documental
A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya
vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas
documentales.
Documento de archivo
A aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y
utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con
independencia de su soporte documental.
Documentos históricos
A los que se preservan permanentemente porque poseen valores evidenciales, testimoniales e
informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva
del país y son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local.
Entes públicos
A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos, las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, y sus homólogos de las entidades federativas, los
municipios y alcaldías de la Ciudad de México y sus dependencias y entidades, la Fiscalía General
de la República y las fiscalías o procuradurías locales, los órganos jurisdiccionales que no formen
parte de los poderes judiciales, así como cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera
de los poderes y órganos públicos citados de los tres órdenes de gobierno.
Entidades federativas
A las partes integrantes de la Federación, en términos de la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos.
Estabilización
Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración de refuerzos, extracción de
materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de documentos sueltos en papel libre de
ácido, entre otros.
Expediente
A la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.
Expediente electrónico
Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo,
cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
Ficha técnica de valoración documental
Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie
documental.
Firma electrónica avanzada
Al conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por
medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo
y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior
de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.
Fondo
Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con
el nombre de este último.
Gestión documental
Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de
procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación.
Grupo interdisciplinario
Al conjunto de personas que deberá estar integrado por el titular del área coordinadora de archivos.
la unidad de transparencia. los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora
continua, órganos internos de control o sus equivalentes. las áreas responsables de la información,
así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración
documental.
Interoperabilidad
A la capacidad de los sistemas de información de compartir datos y posibilitar el intercambio entre
ellos.
Instrumentos de control archivístico
A los instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos
de archivo a lo largo de su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el
catálogo de disposición documental.
Instrumentos de consulta
A los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten
la localización, transferencia o baja documental.
Inventarios documentales
A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo
y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de
transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).
Ley
A la Ley General de Archivos.
Metadatos
Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de
archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su
búsqueda, administración y control de acceso.
Organización
Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y
oportunamente, la información. Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los
tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones
mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes.
Órgano de Gobierno
Al Órgano de Gobierno del Archivo General.
Órgano de Vigilancia
Al Órgano de Vigilancia del Archivo General.
Patrimonio documental
A los documentos que, por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado
y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo. además de transmitir y
heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística
de una comunidad, incluyendo aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los
órganos federales, entidades federativas, municipios, alcaldías de la Ciudad de México, casas
curales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil.
Plazo de conservación
Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste
en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de
reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable.
Programa anual
Al Programa anual de desarrollo archivístico.
Registro Nacional
Al Registro Nacional de Archivos.
Sección
A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujeto
obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Serie
A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo
de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o
trámite específico.
Sistema Institucional
A los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto obligado.
Sistema Local
A los sistemas de archivos en las entidades federativas.
Sistema Nacional
Al Sistema Nacional de Archivos.
Soportes documentales
A los medios en los cuales se contiene información además del papel, siendo estos materiales
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.
Subserie
A la división de la serie documental.
Sujetos obligados
A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial,
órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos. así como cualquier persona
física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la
federación, las entidades federativas y los municipios, así como a las personas físicas o morales
que cuenten con archivos privados de interés público.
Transferencia
Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite
a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del
archivo de concentración al archivo histórico.
Trazabilidad
A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y
administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos.
Valoración documental
A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales. es decir, el
estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los
archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los
documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su
caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental, y
Vigencia documental
Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales,
fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables
Claves de respuestas
Repaso Módulo 1.
1. Se refiere al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo de vida a través
de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración
documental y conservación.
Gestión documental
2. En el proceso de vida de los documentos, se pueden establecer tres fases sustantivas:
Activa, semiactiva, inactiva
3. De qué manera surge la Ley General de Archivos.
A través de una iniciativa de Ley presentada por el senado de la república
4. Cuál es el antecedente directo que da origen a la Ley General de Archivos?
La Ley Federal de Archivos de 2012
5. De acuerdo a lo que establece la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,
como uno de los principales fundamentos de la Ley General del Archivos es:
El deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que deriva del ejercicio de sus
facultades, competencias o funciones
6. Es el marco legal que fundamenta la expedición de la Ley General de Archivos:
Las reformas y adiciones a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
7. Es el ámbito de aplicación de la Ley General de Archivos:
Se aplica a todo el territorio nacional y los tres poderes de gobierno
8. Completa el párrafo que indica el objeto de la Ley General de Archivos:
Establecer los principios y bases generales para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los ____________.
Sujetos obligados
9. De acuerdo a los artículos transitorios de la Ley General de Archivos, la fecha de entrada
en vigor es:
15 de junio de 2019
Repaso Módulo 2.
1. Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas
y funciones que desarrolla cada sujeto obligado
Sistema Institucional de Archivos
2. Son los dos tipos de instancias que componen un Sistema Institucional de Archivos:
Normativa y operativa
3. Los documentos de uso cotidiano se encuentran representados en la instancia
denominada como:
Archivo de trámite
4. Es una de los principales elementos a incorporar dentro de un Programa Anual para la
gestión documental y la administración de archivos:
Planeación, programación y evaluación para el desarrollo de archivos
5. En lo relativo a los documentos históricos y su acceso, una vez que haya concluido la
vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos:
No podrán ser clasificados como reservados o confidenciales
6. Plazo que por Ley se concede a los documentos que contienen datos sensibles por tener
un valor histórico:
70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido durante
dicho plazo
7. Es el plazo límite que los sujetos obligados deberán asegurar que se cumplan para la
conservación de documentos que se establecen en el catálogo de disposición documental:
25 años
8. Para el procedimiento de consulta de archivos históricos, la ley establece que:
Se facilitará el acceso al documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio
9. Instancia(s) encargada(s) de determinar el procedimiento para permitir el acceso a la
información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un
archivo histórico y que contenga datos personales sensibles:
Tanto el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos
Personales como los organismos garantes serán los facultados
10. Casos en los que una información no podrá ser clasificada como reservada:
E. Solo cuando así lo determine el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información
y Protección de Datos Personales
Repaso Módulo 3.
1. Es el área encargada de promover la integración y formalización del grupo
interdisciplinario:
Área coordinadora de archivos
2. La____________________ es la actividad orientada al estudio de la condición de los
documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o
concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos,
con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de
conservación, así como para la disposición documental.
Valoración documental
3. Son instrumentos que se orientan a organizar, controlar y conservar los documentos de
archivo a lo largo de su ciclo de vida:
Instrumentos de control archivístico
4. De acuerdo a lo establecido en la Ley General de Archivos (Artículo 13), los sujetos
obligados deberán contar con al menos tres tipos de instrumentos de valoración documental:
Cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e inventarios
documentales
5. Es la función sustantiva de un grupo interdisciplinario:
Colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación
6. Forma parte de los instrumentos de control archivístico al ser un documento técnico que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto
obligado:
Cuadro general de clasificación archivística
7. Es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia
documental, los plazos de conservación y la disposición documental:
Catálogo de disposición documental (CADIDO)
8. Es la instancia encargada de recomendar que se realicen procesos de automatización en
apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos:
Grupo interdisciplinario
9. Son los tres elementos básicos que debe contener un Cuadro general de clasificación
archivística:
Fondo, sección y serie
10. Instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de una
serie documental:
Ficha de valoración documental
11. Selecciona la acción estratégica que en materia de conservación de archivos se debe
implementar, independientemente del soporte en que se encuentre dicha información:
Implementar un programa de seguridad de la información
12. Son los tres tipos de inventarios documentales:
General, transferencia y baja documental
13. Tipo de inventario que describe las series documentales por su calidad, fecha y lugar en
que están emplazados, son de carácter doméstico y para uso de los funcionarios en su labor
de servicio:
Inventario general
14. Es el tipo de inventario en el cual se canaliza un archivo de trámite a un archivo de
concentración:
Inventario de transferencia primaria
15. Facultad de los sujetos obligados en materia de conservación de la información de
archivos a su cargo:
La posibilidad de gestionar documentos de archivos electrónicos utilizando servicios en la
nube
16. En el proceso de vida de los documentos, se pueden establecer tres fases sustantivas:
Activa, semiactiva, inactiva
Repaso Módulo 4.
1. Es un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos,
normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los
fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos
obligados:
Sistema Nacional de Archivos
2. El Sistema Nacional de Archivos tiene entre sus responsabilidades fomentar la
capacitación y profesionalización del personal perteneciente a las áreas encargadas del
manejo de archivos. Al respecto, los sujetos obligados:
Pueden solicitar los servicios de instituciones educativas, centros de investigación y
organismos públicos o privados, a través de convenios y acuerdos interinstitucionales.
3. El Sistema Nacional de Archivos, además de coordinarse con el Sistema Nacional de
Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, lo debe
hacer con la siguiente institución:
Sistema Nacional Anticorrupción
4. Momento en que entrará en vigor el Sistema Nacional de Archivos:
Por ley deberá entrar en vigor a partir del 1° de enero de 2019
5. El Registro Nacional de Archivos tiene por objeto:
Obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos privados
de interés público, así como difundir el patrimonio documental resguardado en sus archivos
6. Forman parte de las funciones sustantivas del Registro Nacional de Archivos:
Obtener y concentrar información de los archivos privados de interés público
7. Son el conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos,
normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los
fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados
dentro de su jurisdicción:
Sistemas locales de archivos
Repaso Módulo 5.
1. Son las obligaciones sustantivas en materia de archivos que deben realizar los sujetos
obligados:
Establecer y operar su sistema institucional de archivos
2. Es uno de los instrumentos de control y de consulta archivísticos, que deben tener los
sujetos obligados para describir las series documentales o expedientes a su cargo:
Inventarios documentales
3. Condición de la información contenida en los documentos de archivo producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados:
Pública y accesible a cualquier persona
4. Características que deben tener los documentos que el servidor público debe entregar por
la conclusión de su empleo, cargo o comisión en la institución que labora:
Organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta
archivísticos
5. Cómo se da el proceso de entrega recepción de archivos ante la extinción, fusión o cambio
de adscripción de algún sujeto obligado (instancia):
El responsable debe trasladar los archivos que correspondan de conformidad con la Ley
6. En el caso de una entidad de la Administración Pública que proceda su extinción o
liquidación, ésta:
Remitirá copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General
7. En caso de que los servidores públicos reincidan en alguna infracción administrativa la ley
establece que:
Las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de la infracción cometida