A continuación, presentamos una revisión analítica de algunos de los factores determinantes para el éxito de la gestión de repuestos. 1.- Ajuste de inventario Muchas veces, cuando se fijan los niveles de inventario, se hace con base a información histórica imprecisa o subjetiva, lo que puede conducir a la ocurrencia de dos errores igualmente nocivos para el departamento de gestión de mantenimiento: El primero, consiste en aumentar los niveles de existencia, elevando con ello el gasto dirigido a los almacenes de repuestos. Cuando la necesidad real de usar dichos repuestos es superada en gran medida por su existencia en stock, los equipos pueden llegar incluso a finalizar su período de vida útil y alcanzar la etapa de desincorporación, dejando a la empresa con un remanente de repuestos obsoletos que terminan convirtiéndose en desecho y, por lo tanto, en la pérdida de un capital que permaneció inmovilizado en los almacenes de repuestos por mucho tiempo. El segundo, consiste en disminuir los niveles de inventario e incluso eliminar de la existencia piezas y repuestos que, una vez faltantes, pueden ocasionar retrasos importantes en la ejecución de las tareas de mantenimiento e, incluso, en la reparación y reactivación de activos críticos y hasta líneas completas de producción. Esto también ocasiona pérdidas importantes, generalmente irrecuperables. ajustar el inventario, consiste entonces en establecer un equilibrio entre los intereses técnicos y los intereses económicos, tanto del departamento de gestión de mantenimiento como de la organización, disminuyendo ambos tipos de pérdidas. Ello implica calcular precisamente, con base en el conocimiento detallado de la frecuencia de uso y los niveles de desgaste de los activos físicos, la cantidad de repuestos necesarios, ni más ni menos. 2.- Efecto del quiebre de stock y riesgo de indisponibilidad Un factor esencial en la determinación de los niveles de stock, sin errar por exceso o defecto, es el cálculo del efecto de quiebre de stock o efecto del faltante. Consiste en determinar las consecuencias desencadenadas por la falta de los diferentes repuestos, derivado de la observación de factores como el tiempo que toma ordenar un repuesto (en caso de no tenerlo), recibirlo e instalarlo, así como las pérdidas ocasionadas por el tiempo muerto de producción. De esta manera se identifican qué repuestos pueden eliminarse del stock permanente, ya sea porque su facilidad de acceso o velocidad de entrega es lo suficientemente breve como para ordenarlo en el momento de necesitarlo, sin causar mayores retrasos, o porque un lapso de espera prolongado no afecta necesariamente la productividad de la empresa ni el funcionamiento de la línea de producción. 3.- Análisis de las tareas e históricos Para determinar con precisión cuántos y cuáles son los equipos que tienden a fallar con más frecuencia, así como cuáles son los repuestos, partes, piezas y consumibles más utilizados, tanto en los mantenimientos planificados como en las reparaciones imprevistas, es necesario analizar los planes de mantenimiento y los recursos a utilizar dentro de las tareas en su conjunto. Conocer y analizar los patrones establecidos en le ejecución de tareas previas, así como los detalles de sus requerimientos, también nos ayuda a determinar cuáles son los repuestos críticos para el funcionamiento de los activos, si la rotación de dichos repuestos es alta o baja, así como las cantidades a mantener en stock. 4.- Piezas especiales Cuando los repuestos específicos que se consideran dentro de la evaluación son los más grandes y costosos (que suelen también estar considerados entre los más críticos), no es aconsejable mantenerlos en almacén, a pesar de su importancia. En estos casos la adquisición debería encontrarse sujeta, más bien, a un sistema predictivo que permita conocer con antelación cuándo se acerca el momento de reemplazarlo para iniciar el proceso de orden y espera de la entrega, tratando en lo posible de no afectar el tiempo de producción y planificando con antelación todo el proceso de sustitución del repuesto y puesta en marcha del activo.
