P STDE 01 Secretaria Técnica Versión 8 Fecha 04 de Noviembre del 2014 CAPACITACIÓN EMPRESARIAL 1.0. Objetivo 2.0 Alcance 3.0. Actividades Facilitar a la micro y pequeña empresa jalisciense los programas de capacitación para fortalecer su formación empresarial Desde la detección de necesidades de capacitación hasta su registro en sistema. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 FOJAL SBDC Mx Capacitación, Consultoría y Desarrollo Empresarial solicita a NAFIN el apoyo para la Capacitación Empresarial Estatal a través de un proyecto, FOJAL de manera independiente contrata a instructores externos para complementar la oferta de cursos de capacitación de acuerdo a sus políticas (véase 4.0 Políticas 4.7 políticas de contratación de instructores) pagando los honorarios a través del Contrato Consultores (prestación de servicios) F STDE 01. Para proyectos especiales se lleva a cabo a través de un convenio de colaboración. Coordinador de Desarrollo Empresarial y Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 2 Se envía el catálogo de cursos de Capacitación F STDE 16 general a los Directores de Desarrollo Económico de los municipios F STDE 10 Información de contactos de municipios, y organismos interesados con los lineamientos establecidos para su difusión, en ZM se elabora el calendario de cursos mensual con el formato F STDE 07 para su promoción en medios electrónicos y de forma física. Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 3 ¿Curso en Zona Metropolitana? Si pase a punto 6, No pase a punto 4 Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 4 Los organismos de interior del Estado interesados en los cursos envían solicitud de petición al FOJAL con la agenda tentativa. 5 Una vez autorizada la agenda, se le informa al organismo para que organice el evento. 6 En ZM los cursos se imparten en FOJAL o en los espacios asignados por los organismos ; en FOJAL se lleva un control de asistencia con el formato F STDE 13 '' Inscripciones del mes'' y el registro puede ser vía correo electrónico, vía telefónica o de forma personal. En ambos casos (ZM y ZINT) los participantes llenan el formato de registro de asistencia a cursos que puede ser los formatos F STDE 05, F STDE 08. Ejecutivo de Capacitación y Auxiliar de Capacitación 7 La evaluación de los cursos se pondera y gráfica con el formato F STDE 02 donde se califica el contenido temático, instructor e instalaciones, en ZM se evalúa un curso cada mes, en interior del Estado se realiza una sola evaluación por municipio; de manera independiente se analiza cada eje temático para detectar la necesidad de tomar acciones para la mejora con el siguiente criterio <ó= a 7 de calificación, requiere de aplicación del procedimiento de acciones correctivas y preventivas ''P CICC 05'", sugerencias de algún tema no considerado en el catálogo de cursos se registra en el formato 'F STDE 12 "Concentrado de solicitudes de cursos nuevos". Ejecutivo de Desarrollo Empresarial y Auxiliar de Capacitación Digitalizar y registrar la información 9 8 Se realiza la entrega de una constancia de asistencia a los participantes del curso, en zona metropolitana se evidencia a través del sello de "entregado" en el formato "Registro curso de capacitación F STDE 08. En interior del Estado se elaboran cuando el organismo interesado lo solicita. Auxiliar de Capacitación Generar los datos estadísticos 10 9 Se digitalizan los formatos generados en la coordinación por todos los servicios, los cuales se envían de manera electrónica con apoyo del área de Sistemas al proveedor en turno, esto para que se realice la captura de datos. El proveedor envía por bloques los avances de la misma para su cotejo y revisión. Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 10 De manera interna se generan datos estadísticos de acuerdo a las peticiones de los diferentes departamentos del FOJAL, así como el reporte de indicadores. DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Solicitar los cursos de NAFIN y selección los temas e instructores externos 1 Enviar catalogo de cursos general 2 Cursos en zona Metropolitana? Enviar solicitud de petición 4 NO Coordinador de Desarrollo Empresarial y Ejecutivo de Desarrollo Empresarial SI Autorizar e informar la agenda 5 Registrar e impartir el curso 6 Evaluar la capacitación 7 Elaborar y entregar constancias 8 Ejecutivo de Desarrollo Empresarial FIN Coordinador de Desarrollo Empresarial y Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 4.0 Políticas 4.1 Para la ejecución de este procedimiento se debe considerar los establecido en el M STDE 01 Manual de Organización FOJAL SBDC y lo contenido en el S STDE 01 Plan Estratégico FOJAL SBDC 4.2 El coordinador de capacitación revisara semanalmente el concentrado de solicitudes de cursos nuevos F STDE 12 para cumplimentarlo y una vez que lo considere necesario convocar al comité de capacitación para su presentación 4.3 El Comité determina la viabilidad de la integración de los nuevos cursos al catalogo de cursos de acuerdo a lo plasmado en el formato F STDE 12 Concentrado de solicitudes de cursos nuevos, quedando definido en el mismo formato la resolución 4.4 El Director General, Coordinador del Sistema Estatal de Financiamiento al ser la máxima autoridad del centro FOJAL SBDC Mx Capacitación, Consultoría y Desarrollo Empresarial es quien firma las constancias y/o diplomas de participación a los cursos. 4.5 Para evidenciar la competencia de los instructores externos, se cuenta con los CV de los mismos. Ubicada en la red electrónica V/Sec Técnica/Capacitación/CV Instructores 4.6 Se establece convenio de colaboración con apoyo de la Coordinación Jurídica de Fojal, únicamente cuando se trata de proyectos en los que Fojal recibe un pago económico por parte del instructor o empresa externa que imparta el curso y/o taller de capacitación, ya sea por concepto de promoción y arrendamiento de aulas. 4.7 El instructor debe comprobar la experiencia como capacitador, presentar evidencias y de preferencia este certificado por CONOCER en la norma de diseño e impartición de cursos y/o consultoría. 4.8 La coordinación de Desarrollo empresarial entrega semanalmente a la Coordinación de Transparencia y enlace institucional un reporte con los avances de indicadores a través del formato F STDE 15 Tablero de Indicadores de capacitados con cursos 4.9 El formato F STCC 04 se utiliza para el registro de los asistentes a la sesión informativa de los servicios de Fojal 4.10 El contrato de consultores F STDE 01 deberá ser revisado y autorizado por la Dirección Jurídica 5.0 Referencias 5.1 M CICC 01 Manual de Gestión de Calidad 5.2 M STDE 01 Manual de Organización FOJAL SBDC 5.3 S STDE 01 Plan Estratégico FOJAL SBDC 5.4 Requerimientos de la norma ISO 9001:2008 LA IMPRESIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO SIN SELLO DE "COPIA CONTROLODA", SE CONSIDERA COMO "COPIA NO CONTROLADA" Pagina 1 de 2 Versión 8 Fecha 04 de Noviembre del 2014 Secretaria Técnica P STDE 01 CAPACITACIÓN EMPRESARIAL 6.0 Vocabulario 6.1 SBDC: Small Bussines Development Center (centros de desarrolladores de la pequeña empresa) 6.2 Instructor: Persona que se dedica a enseñar. 6.3 NAFIN: Nacional Financiera, banca de desarrollo dedicada a la capacitación y prestación económica de PYMES con apoyo del gobierno federal. 6.4 Manual: Documento que establece y describe las políticas, organización, directrices o actividades del centro. 6.5 Plan Estratégico: Es un documento en el que se refleja la estrategia a seguir por la organización. 6.6 Asesor: Persona que da consejo técnico. 6.7 Organismos: Municipios, cámaras y asociaciones 7.0 Anexos 7.1 F STDE 01 Contrato Consultores 7.2 F STDE 02 Evaluación de capacitadores 7.3 F STCC 04 Ficha de registro 7.4 F STDE 05 Registro de atendidos 7.5 F STDE 07 Calendario de capacitación 7.6 F STDE 08 Registro Curso de Capacitación 7.7 F STDE 10 Información de Contactos de Municipios 7.8 F STDE 12 Concentrado de Solicitudes de Curso 7.9 F STDE 15 Tablero de Indicadores de capacitados con cursos 7.10 F STDE 16 Catalogo de Cursos de Capacitación 8.0. Documentos Asociados: 8.1. P CICC 05 Acciones Preventivas y Correctivas 9.0. Control de Cambios FECHA 04/11/2014 26/08/2014 DESCRIPCION DEL CAMBIO Se anexo Políticas 4.9 y 4.10 Se incluye el anexo 7.9 Se corrige la clave de del documento asociado en punto 8.1 Se actualiza clave de Procedimiento Acciones correctivas y preventivas ''P CICC 05" en actividad 7 Se incluye clave del catalogo de cursos F STDE 16 en actividad 2 y anexos Se incluye clave de Información de contactos de municipios F STDE 10 en actividad 2 Se modifican claves en registros y documentos de acuerdo a los ajustes realizados en el organigrama institucional Se modifica nombre de la descripción de puestos en el recuadro de responsable 31/01/2014 22/07/2013 10/12/2012 06/09/2012 31/08/2012 23/08/2012 23/08/2012 13/10/2011 12/04/2011 Se modifican todas las actividades del procedimiento Se modifica el recuadro de los responsables Se modifica el diagrama de flujo Se agrega una política Se hace referencia al formato F STCC 01 y al F STCC 08 Se modifica Se elimina y se modifica el diagrama de flujo Se especifican las actividades para la asignación de instructores externos en la impartición de cursos en el punto 1. En el punto 8 se especifica un mínimo de participantes para el listado previo. En el punto 12 se agrego la actividad de control de entrega de constancias de asistencia. Al punto 13 se agrego el formato de "Registro de curso de capacitación F STCC 08" como documento a digitalizar. Se anexo la Política 4.4 Se dieron de alta los formatos F STCC 12 y F STCC 13 para mejoras del procedimiento de acuerdo a las observaciones de la auditoria. Se agrego el formato F STCC 10 Se actualizaron algunas actividades al diagrama de flujo, se agrego la sección 4 y 6 del documento Cambia nomenclatura por las modificaciones en el organigrama del Fojal Primera emisión PUNTO MODIFICADO 4.0 Políticas 7.0 Anexos 8.0 Documentos asociados Actividad 7 Actividad 2 y Anexo 7.10 Actividad 2 VERSIÓN 8 Actividades: 1,2,6,7 y 8 / Políticas: 4.1 y 4.3/Referencias: 5.1,5.3 y 5.4/ Anexos: del 7.1 al 7.9 y Documentos asociados Responsables N/A N/A N/A 4.7 7.1 y 7.6 1, 2 y 10 8 7 6 5 1,8,12 y 13 4.0 Políticas 4 3 Actividad 9 y 11 3 Actividad 2 Secciones 4 y 6 Responsables N/A 2 2 1 0 ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Coordinador de Desarrollo Empresarial Secretario Técnico Coordinador del Sistema Estatal de Financiamiento LA IMPRESIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO SIN SELLO DE "COPIA CONTROLODA", SE CONSIDERA COMO "COPIA NO CONTROLADA" Pagina 2 de 2 Versión P STDE 02 Secretaria Técnica Fecha 7 04 de Noviembre del 2014 CONSULTORÍA EMPRESARIAL UNIVERSITARIA 1.0. Objetivo 2.0 Alcance 3.0. Actividades Facilitar a la micro y pequeña empresa jalisciense el acceso al servicio de asesoría buscando elevar su rentabilidad y competitividad. Desde la promoción de los programas hasta el análisis de los resultados. DIAGRAMA DE FLUJO 1 Difusión del programa de Consultoría Universitaria Empresarial a través de redes sociales y la página de internet institucional del centro FOJAL SBDC Mx Capacitación, Consultoría y Desarrollo Empresarial. 2 Acercamiento del FOJAL SBDC Mx Capacitación Consultoría y Desarrollo Empresarial a las Universidades interesadas en participar para explicar a través de una presentación ejecutiva la metodología y los requisitos que deben presentar a través de la elaboración de un proyecto de duración anual 3 Las Universidades presentan su proyecto donde se desglosan los trece puntos y se informa si trabajarán de manera semestral o cuatrimestral FOJAL evalúa la información. 4 ¿Se autoriza? Si pasa a punto 6, No pasa a punto 5 5 Se realizan las observaciones pertinentes al proyecto y se envían a los interesados para sus adecuaciones 6 Una vez autorizada la participación de la Universidad se celebra convenio de coordinación de acciones F JURI 29 donde se define: acciones, responsables operativos y compromiso de ambas partes, así como la vigencia del mismo (F JURI 29) 7 Reunión de FOJAL y la Universidad para definir metodología, presupuesto, características de empresas, consultores y alumnos a participar, cobertura de municipios, programa de actividades y seguimiento. 8 El FOJAL SBDC Mx Capacitación, Consultoría y Desarrollo Empresarial y las Universidades promueven el programa con las empresas que cumplan con los criterios de elegibilidad, y dando prioridad a las acreditadas del Fojal. 9 Las Empresas que deciden participar se asignan a las diferentes Universidades de acuerdo a la problemática que manifestaron. El Centro Universitario aplica el prediagnostico donde se define si la empresa es candidata al programa. Promocionar el programa en medios electrónicos. 1 Explicar metodología y requisitos del proyecto anual 2 Presentar el proyecto de las universidades 3 Hacer observaciones correspondientes para integrar información faltante 5. Se autoriza? NO ACTIVIDAD No. INICIO 4 RESPONSABLE Coordinador de Desarrollo Empresarial y Ejecutivos de Desarrollo empresarial SI Celebrar convenio de coordinación de acciones. 6 Definir metodología, presupuesto etc. 7 Promover programa con empresas 8 Asignar empresas interesadas a diferentes universidades. Aplicar pre diagnostico 9 Informar al Fojal motivos por los que la universidad no puede atender a la empresa 11 NO Candidata para consultoría? SI Iniciar programa en Zona Metropolitana. 12 Firmar acuerdo y compromiso de participación y confidencialidad con pagaré 13 Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 10 ¿La empresa es candidata para consultoría? Si pasa a 12, no pasa a 11. 11 La Universidad indica al centro del FOJAL SBDC Mx Capacitación, Consultoría y Desarrollo Empresarial los motivos por los cuales no pueden atender a la empresa. 12 Reunido el número de empresas para cada Universidad se da inicio al programa en Zona Metropolitana con un curso de sensibilización dirigido a los consultores, alumnos y empresarios, donde también participa el FOJAL , en interior del Estado lo lleva a cabo el Coordinador General de Consultorías. Coordinador de Desarrollo empresarial y Ejecutivos de Desarrollo empresarial 13 Las Empresas participantes firman con la Universidad un acuerdo de compromiso de participación y confidencialidad en los trabajos de Consultoría Universitaria. Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 14 El FOJAL SBDC Mx Capacitación, Consultoría y Desarrollo Empresarial realiza seguimiento al proceso de intervención en reuniones con las instituciones para verificar el avance del cronograma de trabajo y conocer las opiniones de los empresarios, si existiera alguna inconformidad se toman acuerdos específicos buscando la solución, Fojal realiza llamadas a los empresarios en seguimiento mediante el formato F STDE 11. Realizar seguimiento de avances 14 Realizar cobranza (primera etapa) 15 Participar en las sesiones de presentación final y cobranza segunda etapa. 16 A LA IMPRESIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO SIN SELLO DE "COPIA CONTROLADA", SE CONSIDERA COMO "COPIA NO CONTROLADA" Pagina 1 de 3 Coordinador de Desarrollo empresarial y Ejecutivo de Desarrollo Empresarial Versión P STDE 02 Secretaria Técnica 7 04 de Noviembre del 2014 Fecha CONSULTORÍA EMPRESARIAL UNIVERSITARIA 15 FOJAL y la Universidad realizan la cobranza a las Empresas en base al presupuesto, la universidad factura a la empresa. 16 Participación en las sesiones de presentación final con sede en la Universidad para validar el trabajo realizado y conocer la opinión de la Empresa a través de una encuesta de satisfacción y de manera verbal, entregando la Universidad al Empresario y al FOJAL un manual y/o CD de todo el trabajo realizado y el indicador de personas capacitadas a través del formato F STDE 09 "Formato de capacitación en consultorías" 17 Análisis de los resultados en reunión institucional donde se toman acciones derivadas con base a encuestas y opiniones, considerando que siempre hay áreas de mejora y se realiza la programación del siguiente período. 18 Gestión de la aportación del FOJAL SBDC Mx Capacitación Consultoría y Desarrollo Empresarial a la Universidad en base al Anexo financiero F STDE 17 que se elabora por cada proyecto, pagando únicamente si los resultados reportados por la empresa y la evaluación fueron satisfactorios. A Analizar resultados y tomar acciones. derivadas a encuestas de opiniones 17 Gestionar la aportación de FOJAL a la Universidad. 18 FIN Coordinador de Desarrollo empresarial y Ejecutivo de Desarrollo Empresarial 4.0 Políticas 4.1 Para la ejecución de este procedimiento se debe considerar los establecido en el M STDE 01 Manual de Organización el FOJAL SBDC y lo contenido en el S STDE 01 Plan Estratégico FOJAL SBDC 4.2 En caso de que la universidad cuente con algún formato de Evaluación Parcial del Programa esta se podrá considerar como valida sin la necesidad de elaborar el formato F STDE 11 que establece este procedimiento para dicha actividad. 4.3 La coordinación de Desarrollo empresarial entrega semanalmente a la Coordinación de Transparencia y enlace institucional un reporte con los avances de indicadores a través del formato F STDE 15 Tablero de indicadores de capacitados con cursos 5.0 Referencias 5.1 M CICC 01 Manual de Gestión de Calidad. 5.2 M STDE 01 Manual de Organización y Operación Modelo SBDC 5.3 S STDE 01 Plan Estratégico FOJAL SBDC 5.4 Requerimientos de la norma ISO 9001:2008 6.0 Vocabulario 6.1 SBDC: Small Bussines Development Center (centros para el desarrollo de la pequeña empresa) 6.2 Instructor: Persona que se dedica a enseñar. 6.3 Manual: Documento que establece y describe las políticas, organización, directrices o actividades del centro. 6.4 Plan Estratégico: Es un documento en el que se refleja la estrategia a seguir por la organización. 6.5 Consultor: Es un profesional que provee de consejo experto en un dominio particular o área de experiencia. 6.6 Consultoría: servicio profesional o como un método de prestar asesoramiento y ayuda prácticos 7.0. Anexos: 7.1 F STDE 09 Formato de Capacitados en Consultorías Universitarias 7.2 F STDE 11 Evaluación Parcial del Proyecto 7.3 F STDE 17 Anexo Financiero 8.0. Documentos asociados: 8.1 F STDE 15 Tablero de Indicadores de capacitados con cursos 8.2 F JURI 29 Contratos y convenios 9.0. Control de Cambios FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO Se agrega clave M CICC 01 en el 5.1 Manual de Gestión de Calidad Se elimina de Vocabulario la palabra "Coecytjal" Se anexo punto 8.1 en documentos asociados 04/11/2014 Se corrige la política 4.3 en el nombre del Formato F STDE 15 Se incluye anexo 7.3 F STDE 15 Tablero de Indicadores de capacitados con cursos Se referencia el formato F STDE 17 en el actividad 18 y Anexos 26/08/2014 Se modifica la clave de registros y documentos y el nombre del puesto de acuerdo al nuevo organigrama institucional PUNTO MODIFICADO Referencias 5.0 Vocabulario 6.0 Documentos asociados 8.0 Políticas 4.0 Anexos 7.0 Actividad 18 y Anexo 7.3 VERSION 4.1, 4.2, 5.3, 5.4, 7.1, 7.2, 14, 16 y Responsable 6 LA IMPRESIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO SIN SELLO DE "COPIA CONTROLADA", SE CONSIDERA COMO "COPIA NO CONTROLADA" 7 Pagina 2 de 3 Versión P STDE 02 Secretaria Técnica 7 04 de Noviembre del 2014 Fecha CONSULTORÍA EMPRESARIAL UNIVERSITARIA 31/01/2014 22/07/2013 06/09/2012 24/08/2012 24/08/2012 13/10/2011 01/02/2011 Se modifican las actividades por consiguiente el diagrama de flujo Se relaciona el formato F STCC 09 Se modifican Se modifica la palabra Centro Universitario por Universidad Después de la palabra visita se agrega la palabra o entrevista 2, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 15, 16 y 17 7.1 2, 3 y 12 6 9 Se elimina el párrafo: "Cubrir el pago que le corresponde aportar y lo formaliza a través de la firma de un pagaré". Se elimina al párrafo: "del cliente y se realiza la cobranza pendiente, recurso que se transfiere a la Universidad". Se agrega el párrafo después de la palabra satisfacción. Se cambiaron las redacciones de las actividades 11, 12, 14 y 17 para mejoras del procedimiento de acuerdo a las observaciones de la auditoria. Se agrego a este procedimiento el formato F STCC 11 Evaluación Parcial del Proyecto Se actualizaron actividades al diagrama de flujo, se agrego las secciones 4 y 6. Cambio de nomenclatura por modificaciones en el organigrama del Fojal Primera Emisión 5 4 13 16 Actividad 11, 12, 14 y 17 Actividad 14 Secciones 4 y 6 2 y Responsable 3 2 2 1 0 ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Coordinador de Desarrollo Empresarial Secretario Técnico Coordinador del Sistema Estatal de Financiamiento LA IMPRESIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO SIN SELLO DE "COPIA CONTROLADA", SE CONSIDERA COMO "COPIA NO CONTROLADA" Pagina 3 de 3