0002 - Migración Colombia

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA
ESTUDIO PREVIO
CONTRATACION DIRECTA
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
AGCF.XX. VX
En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido el literal c), numeral 4º del artículo 2º de la Ley
1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, se presenta el estudio previo para adelantar un
proceso de Contratación Directa para la suscripción de un contrato interadministrativo.
1.
ANALISIS SOBRE LA CONVENIENCIA DE REALIZAR LA CONTRATACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER
CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad
denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio,
adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores e integrada por once (11) Regionales, treinta y ocho (38) Puestos de Control Migratorio y veintisiete (27) Centros
Facilitadores de Servicios Migratorios.
Que el mismo Decreto Ley 4062, en su artículo 3º estableció como objetivo de Migración Colombia, ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control
migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia
defina el Gobierno Nacional. De igual manera “ejercer las funciones de policía judicial en coordinación con la Fiscalía General de la Nación, para las actividades
relacionadas con el objetivo de la entidad en los términos establecidos en la Ley”.
Con el fin de soportar administrativa y logísticamente el desarrollo de las actividades administrativas y misionales, la entidad requiere el permanente traslado de
equipos, muebles y enseres e insumos de papelería y útiles de oficina desde y hacia el Nivel central y las diferentes regionales a nivel nacional, razón por la
cual se hace necesario contratar el servicio de transporte especializado de carga, para la movilización de dichos elementos en tiempo razonable y con la
seguridad y confianza que requiere el envío de los mismos.
SITUACIÓN ACTUAL:
Desde su creación, Migración Colombia viene desarrollando actividades de envío y recepción de bienes muebles y elementos de consumo hacia y desde las
diferentes ciudades de las Regionales con que cuenta la Unidad. En las vigencias 2012, 2013 y 2014 el servicio se ha prestado a través de diferentes
operadores logísticos tales como PORTES DE COLOMBIA, SERVIENTREGA y SERVCIIOS POSTALES NACIONALES.
VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN:
Con la suscripción de un contrato interadministrativo con “Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72”, Migración Colombia garantizará la prestación del
servicio de carga de bienes de muebles y elementos de consumo, con una plataforma de administración y seguimiento de envíos.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – 4/72, es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
creada bajo la forma de sociedad anónima, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal. Su organización, funcionamiento y en general el régimen
jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones con terceros, es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, conforme a lo
establecido en el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, las cuales de acuerdo con los artículos 85, 86, y 93 de la Ley 489 de 1998, desarrollan sus
actividades conforme a las reglas de derecho privado con las excepciones que consagre específicamente la ley.
La sociedad SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – 4/72, tiene como objeto social: “La prestación, venta o comercialización de los siguientes servicios o
actividades: 3. La prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional, aérea, terrestre, marítima y multimodal, de toda clase de
mercancías, tales como: equipos, maquinarias, manufacturas, materias primas o terminadas, productos para artes gráficas, publicaciones, periódicos, revistas,
servicio de paqueteo local y nacional, bodegaje y manipulación de mercancía, logística, mercadeo, distribución y comercialización de mercancías en general;
transporte de todo tipo de bienes muebles, incluyendo carga pesada, larga, ancha en los medios de transporte apropiados para tal fin; transporte de todo tipo de
envíos y carga masiva, transporte y movilización de contenedores y en general transporte de todo tipo de carga; diseño y operación de procesos de
consolidación de carga y mercancía a nivel nacional e internacional.
…. () 11. Ofrecer o prestar sus servicios a sociedades entidades o individuos del sector público o privado…()”.
Teniendo en cuenta lo anterior, Migración Colombia, requiere adelantar la contratación para la prestación de servicios de carga de envío y recepción de bienes
muebles y elementos de consumo hacia y desde las diferentes ciudades de las Regionales con que cuenta la Unidad.
Los servicios requeridos por la entidad pueden ser prestados por la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 dado su objeto social y la experiencia en la
prestación de los mismos, así como la cobertura a nivel nacional.
Por lo anterior, se hace necesario realizar un contrato interadministrativo con Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, teniendo en cuenta el servicio que ofrece.
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En ese sentido, con la presente contratación MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así como al proyecto de
funcionamiento a saber:
Plan Anual de Adquisiciones
Tipo de presupuesto asignado
Nombre del proyecto o de la necesidad que se
incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones
Código BPIN No.
No Plan de Adquisiciones
62454
Consecutivo
114
Gasto de Funcionamiento
TRASLADO DE MUEBLES Y ENSERES A NIVEL NACIONAL
No aplica
Igualmente, con la contratación que se solicita MIGRACION COLOMBIA busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber:
Denominación
Meta
Actividad principal
Actividad desagregada
2.
Plan de acción Gestión administrativa
Apoyo administrativo y logístico para el cumplimiento de Políticas, objetivos estratégicos y estrategias
Fortalecimiento institucional
Consolidar institucionalmente a Migración Colombia para el cumplimiento de su misión y visión.
OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN,
Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.
2.1. Objeto.
Contratar el servicio especializado de transporte de carga vía aérea y terrestre, para el envío de manera segura
y oportuna de los bienes, mobiliario y útiles de papelería y escritorio a cargo de la entidad, desde y con destino
al nivel central y las Sedes Regionales, Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control
Migratorio Aéreo y Terrestre, a nivel nacional.
CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES
UNIDAS
Segmento
Familia
2.2 Clasificación UNSPSC.
Clase
Clase
2.3. Autorizaciones, permisos y licencias
requeridos para la ejecución del objeto
contractual.
Código
78
Nombre
Servicios de Transporte, almacenaje y correo
Código
7810
Nombre
Servicios de correo y carga
Código
781015
Nombre
Transporte de carga aérea
Código
781018
Nombre
Transporte de carga carretera
No aplica de conformidad al tipo de contratación
Social: No aplica de conformidad al tipo de contratación.
Económico: No aplica de conformidad al tipo de contratación.
Ambiental: No aplica de conformidad al tipo de contratación.
CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS.
2.4. Especificaciones y condiciones del
objeto contractual.
1 BASES PARA LA LIQUIDACION DE FLETES PAQUETERIA EMPRESARIAL TERRESTRE
Conceptos:
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Peso Real: Es el peso que la mercancía registra en la báscula.
Peso volumen: Es la resultante de multiplicar el volumen de la mercancía (Largo x Alto x Ancho en metros,
incluyendo espacios vacíos) por el factor de equivalencia que es de 400 kilogramos / metro cúbico.
Flete de manejo: Es un flete variable que corresponde al 1% del valor de la mercancía a transportar, el cual
debe ser suministrado por el remitente (Código de Comercio, Artículo 1010).
Flete por kilo: Es el valor por kilo establecido para cada ruta en esta tabla.
Distribución Nacional (Liquidación):
Se toma el peso real o volumen de cada unidad, el mayor de los dos, considerando siempre un mínimo de 30
kilos por unidad. Si son varias unidades, se totaliza el kilaje de las unidades.
Dicho peso se multiplica por el valor del flete por kilo según la ruta (ver tabla Tarifas de Servicios).
Al anterior resultado se le suma el 1% del valor declarado de la mercancía.
2 BASES PARA LA LIQUIDACION DE FLETES PAQUETERIA EMPRESARIAL AEREA




Longitud: máximo 1.5 mts de largo, 1.5 mts de alto y 0.8 mts de ancho por unidad.
Peso: 1 – 80 kilogramos por unidad de empaque
Tiempos de entrega: 1 día servicio operado por aerolíneas comerciales que puede presentar alteraciones
en los tiempos ofrecidos por demoras por cupos, cambios de itinerario u otros factores.
Cobertura: cinco principales ciudades:
Origen
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Origen
Medellín
Cali
Barranquilla
Cartagena
Santa Marta


Destino
Medellín
Cali
Barranquilla
Cartagena
Santa Marta
Destino
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Prueba de entrega digitalizada y trazabilidad
No transportamos envíos sin valor declarado
Liquidación:
Peso real: es el peso que cada unidad registra en la báscula
Peso volumétrico: es el que se obtiene multiplicando el ancho mts por el alto mts por el largo mts por 222
km/m3
Peso liquidar: se obtiene para cada unidad eligiendo el mayor entre el peso real y el peso volumétrico.
TARIFAS:
TARIFA
Kilo inicial
Kilo Adicional
Tasa de manejo
TRAYECTO NACIONAL
$10.500
$2.800
2%
Para envíos con valor declarado igual o inferior a $10.000 el costo de manejo es $0.
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3.
BASES PARA LA LIQUIDACION PAQUETERIA:
Servicio para envíos de 2 a 50 kilos entre las principales poblaciones del país, con prueba de entrega.
Características:
Tiempos de entrega:
Urbano - Zonal: 1 día hábil.
Nacional: 2 - 4días hábiles
Trayectos especiales: 8 días hábiles*
Forma de entrega: Bajo firma de persona mayor de edad.
Intentos de Entrega: dos (2).
Rastreo y seguimiento:
Trazabilidad vía web
Prueba de Entrega:
Se digitaliza la prueba de entrega en los mismos tiempos que tomo la entrega. Los físicos no serán retornados al
cliente.
Devoluciones:
Si en el segundo intento no es posible realizar la entrega, éste será devuelto a la dirección suministrada por el
remitente; de no ser posible su devolución el envío será llevado a la unidad de rezagos, donde aplicará la
resolución de rezagos vigente.
Peso y Dimensiones:
2 a 50 kg. por envío. Para la liquidación de las tarifas se toma el mayor entre el peso físico y el volumétrico
(Largo * Alto * Ancho (cm) / 6000 kilogramos). Al utilizar los empaques de 4-72 se cobra el peso real.
Recomendaciones:
Los envíos deben estar empacados y embalados en la forma correcta según las características del envío para
evitar averías y expoliaciones. , es responsabilidad del remitente.
4.
BASES PARA LA LIQUIDACION ENCOMIENDA:
Servicio de correo que permite hacer envíos de paquetería y mercancías a todo el territorio nacional y alrededor
del mundo.
Características:
Cobertura y Tiempos de entrega:
•
Urbano- Regional : 2 - 3 días hábiles
•
Nacional-: 4 - 6 días hábiles, según matriz.
•
Trayecto especial: 8 días hábiles. Sujeto a itinerario de vuelos.
•
Internacional: Acorde con las políticas del país de destino (Según matriz).
Forma de entrega
Urbana y Nacional: Bajo firma. En las poblaciones apartadas, zonas veredales y de difícil acceso a través de la
lista de correos de 4-72, que permanecerá 30 días calendario expuesta en el centro operativo.
Intentos de Entrega:
Nacional: uno (1).
Rastreo y Seguimiento:
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Nacional: En el momento de la imposición se le asignará un número único, con los cuales se registra y se
controla hasta la entrega en su destino.
Devoluciones: El envío será devuelto, a la dirección suministrada por el remitente; en caso de ser publicado en
una lista de correos, el envío permanecerá 30 días calendario en ésta antes de su devolución al remitente. De
no ser posible su devolución, el envío será llevado a la unidad de rezagos, donde aplicará la Resolución de
Rezagos Vigente.
Peso:
Urbano, Nacional: De 2 a 50 Kg por envío.
Para la liquidación de las tarifas se toma el mayor entre el peso físico y el volumétrico (Largo * Alto * Ancho (cm)
/ 6000 kilogramos). Al utilizar los empaques de 4-72 se cobra el peso real.
Servicios Adicionales: Seguro.
Prueba de entrega: Guía digitalizada en los mismos tiempos de entrega. La física no se retorna al cliente
5.
CONDICIONES DEL SERVICIO:
Peso de la carga. Peso de la carga. Servicios Postales Nacionales SA deberá transportar mercancía de 2
kg hasta 150 kilogramos por unidad de empaque, las unidades mayores a 80 kilogramos de peso o volumen
tanto remitente como destinatario deben tener ayuda mecánica, con una longitud de 4 mts x 2 mt x 2 mt. Con
admisión en las principales ciudades del país (Bogotá, Cali, Barranquilla, Bucaramanga y Medellín). Y el valor a
facturar será con base en la relación para transporte de carga aérea y terrestre de acuerdo a las tarifas y matriz
de destinos presentada en la oferta comercial.
El servicio de transporte de carga, incluirá recolección y entrega de bienes, muebles, electrodomésticos,
equipos de oficina, materiales y suministro entre otros de propiedad de la Unidad Administrativa de Migración
Colombia, tanto en la ciudad origen como en la ciudad destino
Recibo y entrega a domicilio de la carga. Esto es puerta a puerta, desde y hacia las diferentes sedes
Regionales, Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control Migratorios Aéreo, Terrestre.
Garantía para amparar los bienes. El transportador deberá contar, para que en caso de pérdida o daño de los
bienes durante el tiempo que permanezcan con él, con una póliza de seguro o en su defecto el transportador
reconocerá y pagará el 95% del valor total de los bienes, que será liquidado en cada guía de transporte acorde
con el valor declarado por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia de los bienes transportados.
El proponente deberá allegar con su oferta copia de la póliza de transporte de mercancía de la empresa,
constituida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, la cual deberá
estar vigente a la fecha de presentación. El proponente se compromete a renovar y a mantener vigente esta
póliza durante toda la ejecución del contrato.
Guía de Transporte. La empresa transportadora suministrará una guía que permitirá la trazabilidad y
seguimiento para cada uno de los servicios ofertados o mediante la utilización del aplicativo SIPOST.
La Unidad Administrativa de Migración Colombia indicará en el momento de la entrega de la carga y el servicio
a utilizar, si es vía aérea y terrestre, por la cual se deberán transportar los bienes, si es requerida otra modalidad
de transporte el Supervisor de Migración Colombia coordinará previamente con el transportador la mejor, segura
y oportuna alternativa. Los envíos aéreos estarán sujetos a los itinerarios y capacidad de las aerolíneas.
6.
OBSERVACIONES y RECOMENDACIONES - SERVICIOS POSTALES NACIONALES
De acuerdo a los procesos y controles internos estructurados por parte de SERVICIOS POSTALES
NACIONALES los cuales buscan la oportuna prestación de los servicios para lo cual se deben tener en cuenta
las siguientes observaciones y recomendaciones:
Es necesario resaltar que Servicios Postales Nacionales colocará para el desarrollo del contrato, su
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infraestructura, matriz de destinos, tiempos de entrega, soporte de servicio al cliente los cuales han sido fijados
dentro de la resolución vigente que en su momento se desarrolló.
Servicios Postales Nacionales podrá modificar sus Tarifas a través de resolución emitida para tal efecto durante
el año que actualmente se desarrolle, las cuales serán notificadas por escrito para que se tengan en cuenta en
el proceso de facturación. El valor del tarifario a cobrar por el servicio prestado es el vigente al momento de
suscribir el contrato, en el evento que se incremente estas tarifas se comunicara al cliente por escrito, dentro de
los 15 días antes a la correcta presentación de la factura”.
Las condiciones de operación como tiempos de entrega, Destinos, Rutas, Medios de Transporte podrán ser
actualizados, renovados o cambiados por parte de Servicios Postales Nacionales, durante el año de vigencia
que actualmente se desarrolle, a través de resolución publicada.
Es importante de igual forma tener en cuenta las características presentadas en la propuesta, y en la resolución
vigente las cuales también dan alcance sobre las características del servicio.
Con referencia a las “pruebas de entrega” en los servicios correspondientes al portafolio, se debe tener en
cuenta que estas tienen un proceso auto gestionable a través de la web www.4-72.com.co, el cual consiste en
digitalizar en el portal las pruebas de entrega, en los tiempos establecidos después de cumplidos los tiempos de
entrega del servicio, en caso de no visualizarse en el portal deberá ser solicitada través del área de PQR y/o
ejecutivos asignado de servicio al cliente.
Realizar control de calidad con la verificación de las devoluciones entre los quince (15) días hábiles siguientes a
la recepción de la solicitud presentada por MIGRACION COLOMBIA teniendo en cuenta solamente las
ciudades en las que se realizará control de calidad según instrucción brindada por el área de operaciones de
servicios postales nacionales.
7.
CONTROLES DE CALIDAD:
Servicios Postales Nacionales efectuara control de calidad en las siguientes ciudades según instrucción
brindada por el área de operaciones
Regional Eje Cafetero: Manizales, Armenia y Pereira.
Regional Occidente: La Flora Cali y Pasto.
Regional Noroccidente: Medellín
Regional Oriente: Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.
Regional Norte: Cartagena, Santa Marta y Barranquilla.
Regional Sur: Ibagué, Neiva y Florencia.
Regional Centro B: Tunja, Villavicencio y Cundinamarca.
Regional Centro A: Bogotá.
Aplican para Cundinamarca:
Villa Pinzón, Chocontá, Sesquilé, Suesca, Tocancipá, Sopo, Cajicá, Chia, Tabio, Tenjo, Zipaquirá, Fusagasugá,
El Colegio, La Mesa, Silvania, Sibaté, La Calera, Guasca, Cáqueza, Chipaque, Facatativa, Madrid, Funza,
Mosquera, El Rosal, Puente Piedra, La Vega, Villeta, Cota, Siberia, Gachancipá, Choachí, Fómeque, Ubaque.
8.
COBERTURA:
Cobertura Nacional para el transporte de bienes desde Bogotá a las diferentes Sedes de Migración Colombia.
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MODELO GEOGRÁFICO
REGIONAL AMAZONAS
REGIONAL EJE CAFETERO
Sede: Leticia
Sede: Pereira
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Alfredo Vásquez Cobo (Leticia - Amazonas)
Cobertura Geográfica: Amazonas
REGIONAL ANDINA
Sede: Bogotá
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Ibagué (Tolima)
Tunja (Boyacá)
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Manizales (Caldas)
Armenia (Quindío)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Matecaña (Pereira - Risaralda)
Aeropuerto El Edén (La Tebaida - Quindío)
Cobertura Geográfica: Risaralda / Caldas / Quindio
REGIONAL ORIENTE
Sede: Cucuta
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Bucaramanga (Santander)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Camilo Daza (Cúcuta - Norte de Santander)
Aeropuerto Palonegro (Lebrija - Santander)
Puestos de Control Migratorio Terrestre
Puente Internacional Simón Bolívar (Villa del Rosario - Norte de Santander)
Cobertura Geográfica: Norte de Santander / Santander
REGIONAL GUAJIRA
Sede: Maicao
Neiva (Huila)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Eldorado de Bogotá D.C.
Cobertura Geográfica: Tolima / Boyaca / Caqueta / Cundinamarca / Huila
REGIONAL ANTIOQUIA
Sede: Medellin
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Quibdó (Chocó)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Jose Maria Córdova (Rionegro - Antioquia)
Puestos de Control Migratorio Maritimo
Turbo (Antioquia)
Bahía Solano (Choco)
Capurganá (Chocó)
Cobertura Geográfica: Antioquia / Choco
REGIONAL CARIBE
Sede: Cartagena
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Barranquilla (Atlántico)
Montería (Córdoba)
Santa Marta (Magdalena)
Sincelejo (Sucre)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Rafael Núñez (Cartagena - Bolívar)
Aeropuerto Ernesto Cortissoz (Soledad - Atlántico)
Aeropuerto Simón Bolívar (Santa Marta - Magdalena)
Puestos de Control Migratorio Maritimo
Puerto de Barranquilla (Barranquilla - Atlántico)
Puerto de Cartagena (Cartagena - Bolívar)
Puerto de Santa Marta (Santa Marta - Magdalena)
Coveñas (Coveñas - Sucre)
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Riohacha (Guajira)
Valledupar (Cesar)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Almirante Padilla (Riohacha - La Guajira)
Aeropuerto Alfonso López Pumarejo (Valledupar - Cesar)
Puestos de Control Migratorio Maritimo
Puerto Simón Bolivar
Puerto Nuevo
Puestos de Control Migratorio Terrestre
Paraguachón Maicao (Guajira)
Cobertura Geográfica: Guajira / Cesar
REGIONAL ORINOQUIA
Sede: Villavicencio
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Arauca (Arauca)
Yopal (Casanare)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Base Militar Apiay (Villavicencio - Meta)
Puestos de Control Migratorio Fluvial
Puerto Carreño (Puerto Carreño - Vichada)
Puestos de Control Migratorio Terrestre
Puente Páez Arauca (Arauca)
Cobertura Geográfica: Arauca / Meta / Casanare / Guainia / Guaviare /
Vaupes / Vichada
REGIONAL NARIÑO
REGIONAL SAN ANDRÉS
Sede: Pasto
Sede: San Andres
Puestos de Control Migratorio Maritimo
Tumaco (Nariño)
Puestos de Control Migratorio Terrestre
Puente Internacional Rumichaca (Ipiales - Nariño)
San Miguel (San Miguel - Putumayo)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Gustavo Rojas Pinilla (San Andres Islas)
Puestos de Control Migratorio Maritimo
San Andres (San Andres)
Providencia (Providencia)
Cobertura Geográfica: Nariño / Putumayo
Cobertura Geográfica: San Andres
REGIONAL OCCIDENTE
Sede: Cali
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Popayán (Cauca)
Puestos de Control Migratorio Aéreo
Aeropuerto Alfonso Bonilla Aragón (Palmira - Valle del Cauca)
Puestos de Control Migratorio Maritimo
Puerto de Buenaventura (Buenaventura - Valle del Cauca)
Cobertura Geográfica: Valle del Cauca / Cauca
11 Direcciones Regionales
34 Puestos de Control Migratorio
(15 Aéreos, 5 Terrestres, 13 Marítimos, 1 Fluvial)
16 Centros Facilitadores de Servicios Migratorios
Cobertura Geográfica: Bolivar / Atlantico / Cordoba / Magdalena / Sucre
OPLA Ene / 2012
Cumplir con el objeto del contrato.
Garantizar el servicio de conformidad con lo establecido en el contrato.
Presentar los informes de conformidad con lo establecido en el contrato.
Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social en salud, pensión, sistema
general de riesgos laborales y aportes parafiscales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos
respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley
828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia.
 Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución
del contrato.
 Guardar total reserva de la información que por razón de sus obligaciones y desarrollo de sus actividades
obtenga. Esta es de propiedad de MIGRACION y solo salvo expreso requerimiento de autoridad
competente podrá ser divulgada.
 Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta MIGRACION, a través del




2.5. Obligaciones del
contratista.
2.5.1.
Generales.
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supervisor del contrato.
 El contratista deberá estar atento y dispuesto a cualquier requerimiento que haga el Supervisor de acuerdo
con lo estipulado en el contrato.
2.5.2.
Específicas.
 Prestar el servicio con calidad, rapidez, seguridad y eficiencia.
 Servicios Postales Nacionales pondrá para el desarrollo del contrato, su infraestructura, matriz de destinos,
tiempos de entrega, soporte de servicio al cliente los cuales han sido fijados dentro de la resolución vigente
que en su momento se desarrolló.
 Servicios Postales Nacionales podrá modificar sus Tarifas a través de resolución emitida para tal efecto
durante el año que actualmente se desarrolle, las cuales serán notificadas por escrito para que se tengan
en cuenta en el proceso de facturación. El valor del tarifario a cobrar por el servicio prestado es el vigente al
momento de suscribir el contrato.
 Comunicar a Migración Colombia en el evento que se incrementen las tarifas establecidas. Esta
comunicación se realizará dentro de los 15 previos a la correcta presentación de la factura”.
 Las condiciones de operación como tiempos de entrega, Destinos, Rutas, Medios de Transporte podrán ser
actualizados, renovados o cambiados por parte de Servicios Postales Nacionales, durante el año de
vigencia que actualmente se desarrolle, a través de resolución publicada.
 Realizar control de calidad con la verificación de las devoluciones entre los quince (15) días hábiles
siguientes a la recepción de la solicitud presentada por MIGRACION COLOMBIA teniendo en cuenta
solamente las ciudades en las que se realizará control de calidad según instrucción brindada por el área de
operaciones de servicios postales nacionales.
 La empresa transportadora suministrará una guía que permitirá la trazabilidad y seguimiento para cada uno
de los servicios ofertados o mediante la utilización del aplicativo SIPOST.
 Servicios Postales Nacionales SA al momento de recibir la carga se comprometerá a diligenciar
obligatoriamente los campos de la guía correspondientes a cantidad de unidades del envío, registrar el
peso o volumen (para efectos de liquidación de los fletes) y escribirá el nombre y cédula de ciudadanía
legible del empleado autorizado por la empresa transportadora para recibir la carga de acuerdo a la orden
de servicio.
 Tiempo de entrega. Servicios Postales Nacionales SA prestará el servicio de transporte de carga, de
acuerdo a los tiempos de entrega en condiciones normales, máximo en las HORAS indicadas en
propuesta de acuerdo con la matriz de destinos definida para cada servicio y aplicada en la resolución 031
de 2014 de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – 4/72 ; este tiempo de entrega corresponderá al
tiempo transcurrido desde el momento de entrega de la carga por la Unidad Administrativa de Migración
Colombia hasta la recepción de la misma en el destino indicado.
 El personal que hace la recepción y entrega debe ser seleccionado y presentarse debidamente identificado
y uniformado.
 Cumplir a cabalidad con cada una de las solicitudes requeridas por Migración Colombia, de acuerdo a las
especificaciones técnicas del presente contrato.
 Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales.
 Atender el objeto contratado en forma oportuna.
 Presentar oportunamente las facturas o cuantas de cobro, los soportes correspondientes y demás
documentos necesarios para el pago.
 Conocer a cabalidad el estudio previo, la propuesta y el contrato, para realizar la ejecución del mismo con
eficiencia y eficacia.
 Presentar previo a la firma del acta de inicio, los documentos necesarios para su ejecución.
 Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato las actas de inicio, terminación, liquidación y demás
que se requieran.
 Hacer uso adecuado, exclusivo y confidencial de la información suministrada por la Entidad.
 Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y
oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de
1993.
 Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el supervisor del
contrato.
 Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor del contrato, para revisar el estado de
ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico
referente al mismo.
 En general las que se desprendan de la naturaleza del contrato y de su objeto.
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2.6. Obligaciones de Migración Colombia.
2.7. Informes y/o productos
2.8. Documentos técnicos
desarrollo del proyecto
3.
 Exigir al CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como la información que
considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en forma directa o a través del supervisor del contrato.
 Intervenir en cualquier etapa del contrato a través del Supervisor.
 Adelantar las gestiones pertinentes para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias a que
hubiere lugar.
 Verificar a través del supervisor, que la ejecución del presente contrato se realice en forma eficaz y
oportuna.
 Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento
del objeto del contrato.
 Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del
Contrato en las condiciones pactadas.
 Poner a disposición del CONTRATISTA la información necesaria para el cabal desempeño del presente
contrato.
 Colaborar con el CONTRATISTA en lo que sea necesario para el cabal cumplimiento de sus obligaciones.
 Reconocer con cargo a los recursos destinados del presupuesto nacional los gastos de viaje y desplazamiento a
que haya lugar, durante la ejecución del objeto del contrato, conforme al procedimiento establecido para tal fin.
 Las demás inherentes a este tipo de contrato.
El contratista presentará al supervisor del contrato o quien haga sus veces, informe mensual de los envíos
efectuados en ejecución del contrato.
para
el
No aplica.
MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA
CONTRATACIÓN.
Régimen Jurídico:
El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción Colombiana y se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474
de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y
comerciales que regulen el objeto del contrato.
Modalidad de Selección:
La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal c), numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el
artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa
para la suscripción de un contrato interadministrativo.
Lo anterior por tratarse de un bien o servicio que por sus características y la destinación del mismo, permite la suscripción de un contrato interadministrativo en el
entendido de que las obligaciones derivadas de su ejecución, tienen relación directa con el objeto de la entidad ejecutora conforme a lo señalado en la ley y en
sus reglamentos, lo que permite que se adelante un proceso para la escogencia del contratista utilizando la regla dispuesta en la Ley como es la Contratación
Directa, donde es posible adelantar un proceso simplificado que garantice la eficiencia de la gestión contractual.
4.
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO.
El valor del contrato es por la suma de: CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($55´000.000) M/CTE,
incluidos los impuestos a que haya lugar.
4.1. Valor del contrato.
El valor final del contrato corresponderá a la prestación efectiva y real del servicio.
En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del contrato, sólo habrá lugar al pago proporcional de los
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servicios efectivamente prestados.
A.
VARIABLES:
Las variables que se consideraron para calcular el presupuesto oficial de esta contratación se basaron en las
necesidades del servicio y las tarifas de Servicios Postales Nacionales S.A. vigentes a la fecha.
Tarifas vigente Servicios Postales Nacionales
4.2. Variables utilizadas para calcular
el valor del contrato.
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CONCLUSIÓN: De acuerdo con lo señalado y de acuerdo a las necesidades de la entidad, el valor de este proceso
es por valor de: CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($55´000.000) M/CTE, incluidos los impuestos a
que haya lugar.
B.
ANÁLISIS HISTÓRICO:
Migración Colombia ejecutó contrato durante la vigencia 2013 con el siguiente objeto:
Contratar el servicio especializado de transporte de carga vía aérea y terrestre, para el envío y custodia de manera
segura y oportuna de los bienes y mobiliario a cargo de la entidad, desde y con destino a las Sedes Regionales,
Centros Facilitadores de Control Migratorio y Puestos de Control Migratorio Aéreo, Terrestre y Fluvial.
ENTIDAD
CONTRATANT
E
No.
CONTRAT
O
VALOR
PLAZO
$15.500.000 y
adición
$7.750.000
$15.000.000 y
adición
$4.000.000
Del 26 de marzo de 2012
hasta el 26 de junio de
2012.
MIGRACIÓN
COLOMBIA
Portes de
Colombia
008 de
2012
MIGRACIÓN
COLOMBIA
Portes de
Colombia
098 de
2012
MIGRACIÓN
COLOMBIA
Servicios
Postales
Nacionales
S.A.
062 de
2013
$30.000.000
Del 10 de mayo hasta el 31
de diciembre de 2013.
MIGRACIÓN
COLOMBIA
Servientrega
S.A.
006 de
2014
$27.700.000 y
adición
$13.850..000
Del 03 de marzo hasta el
31 de Octubre de 2014
194 de
2014
$10´000.000
Del 5 de Noviembre al 30 de
Noviembre
108 de
2014
$10´000.000
Del 19 de Diciembre al 31
de Diciembre de 2014
MIGRACION
COLOMBIA
MIGRACION
COLOMBIA
4.3 Justificación.
CONTRATIST
A
Servicios
Postales
Nacionales
S.A.
Portes de
Colombia
Del 12 de septiembre hasta
el 31 de diciembre de 2012.
La sociedad SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – 4/72, tiene como objeto social: “La prestación, venta o
comercialización de los siguientes servicios o actividades: 3. La prestación de los servicios de transporte de carga
nacional e internacional, aérea, terrestre, marítima y multimodal, de toda clase de mercancías, tales como:
equipos, maquinarias, manufacturas, materias primas o terminadas, productos para artes gráficas, publicaciones,
periódicos, revistas, servicio de paqueteo local y nacional, bodegaje y manipulación de mercancía, logística,
mercadeo, distribución y comercialización de mercancías en general; transporte de todo tipo de bienes muebles,
incluyendo carga pesada, larga, ancha en los medios de transporte apropiados para tal fin; transporte de todo tipo
de envíos y carga masiva, transporte y movilización de contenedores y en general transporte de todo tipo de carga;
diseño y operación de procesos de consolidación de carga y mercancía a nivel nacional e internacional.
…. () 11. Ofrecer o prestar sus servicios a sociedades entidades o individuos del sector público o privado… ()”.
Teniendo en cuenta lo anterior, Migración Colombia, requiere adelantar la contratación para la prestación de
servicios de carga de envío y recepción de bienes muebles y elementos de consumo hacia y desde las
diferentes ciudades de las Regionales con que cuenta la Unidad.
Los servicios requeridos por la entidad pueden ser prestados por la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. 472 dado su objeto social y la experiencia en la prestación de los mismos, así como la cobertura a nivel nacional.
Por lo anterior, se hace necesario realizar un contrato interadministrativo con Servicios Postales Nacionales S.A. 472, teniendo en cuenta el servicio que ofrece.
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OBJETO DEL CONTRATO:
Sea lo primero señalar para efectos del análisis del sector, que el objeto del presente proceso es Contratar el
servicio especializado de transporte de carga vía aérea y terrestre, para el envío de manera segura y oportuna de
los bienes, mobiliario y útiles de papelería y escritorio a cargo de la entidad, desde y con destino al nivel central y
las Sedes Regionales, Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control Migratorio Aéreo y
Terrestre, a nivel nacional.
PERSPECTIVA LEGAL:
La Ley 336 de 1996 se centró en regular los servicios del sector. La ley dicta la unificación de los principios y
criterios que sirven como fundamento para la regulación y reglamentación de la operación de transporte a nivel
nacional. En particular se enmarcaron los principios que rigen el transporte de carga y pasajeros en el país. Desde
entonces ha habido diversas iniciativas tendientes a racionalizar esta actividad. En el año 2007 el documento
CONPES 3489 de 2007: “Política Nacional de Transporte Público Automotor de Carga” identificó cuatro objetivos
de política para este modo: mejoramiento de la seguridad vial, mayor eficiencia del sector, incremento del comercio
exterior y facilidad para el transporte interno. Más recientemente el documento CONPES 3579 de 2013
“Lineamientos de Política para la Modernización del Transporte Automotor de Carga y declaratoria de Importancia
Estratégica del Programa de Reposición y renovación del Parque Automotor de carga” actualizó los lineamientos
de política pero conservó como objetivos generales para el sector los del CONPES 3489. El documento CONPES
3547 de 2008: “Política Nacional Logística”, define como objetivos de política, no solo la competitividad, sino
también la eficiencia, la productividad, la conectividad de la población que vive en áreas remotas, el desarrollo
regional y local, la integración nacional e internacional y la seguridad en las actividades logísticas pertenecientes al
sistema logístico nacional.
4.4 Análisis del sector.
Finalmente, el proyecto de Ley 1682 de 20131 plantea los principios que deben ser el objeto de la política pública
de transporte: accesibilidad, adaptación y mitigación al cambio climático, calidad del servicio, capacidad,
competitividad, conectividad, libre competencia y disminución de la inseguridad vial.
PERSPECTIVA COMERCIAL Y ORGANIZACIONAL:
El sector transporte está constituido por el Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas. El Ministerio de
Transporte encabeza el sector y cuenta cuatro entidades adscritas: El Instituto Nacional de Vías – INVÍAS, la
Agencia Nacional de Infraestructura – ANI, la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil – AEROCIVIL y
la Superintendencia de Puertos y Transporte – SUPERTRANSPORTE. Adicionalmente, existen otras entidades del
orden nacional que destinan parte de sus recursos a proyectos de inversión del sector transporte. Estas entidades
son: la Corporación Autónoma Regional del Río Grande de la Magdalena – CORMAGDALENA, la Unidad Nacional
para la Gestión del Riesgo de Desastre – UNGRD, el Fondo de Adaptación y Colombia Humanitaria. Cada entidad
cumple funciones específicas en la cadena de generación de valor público del sector y al evaluar, y demandar
información de estas entidades, se debe procurar tener en cuenta su campo de acción. Esto es especialmente
sensible cuando se trata de los organismos de control del Estado, quienes muchas veces por no considerar cual es
la posición específica de cada entidad en el ciclo de políticas del sector terminan requiriendo información por la
cual estas no pueden responder.
Las innovaciones tecnológicas y el desarrollo de nuevas alternativas de comunicación, han transformado la
logística de los operadores del sector y han cambiado la funcionalidad de algunos servicios postales,
principalmente el servicio de correo, que dejó de ser una necesidad de transferencia de información entre dos
personas en la distancia, para convertirse en un canal de información comercial, por ejemplo, en el envío de
folletos de las grandes superficies a los hogares, promocionando su oferta de descuentos en productos.
Por su parte, el servicio postal de mensajería expresa, que no difiere mucho del servicio de correo, ha ganado
cuota de participación en el mercado gracias a la demanda de la correspondencia organizacional. Cada día las
entidades bancarias, las empresas de telefonía móvil, entre otras, aumentan su envío de piezas individuales
masivas y no masivas: facturas, extractos bancarios y publicidad directa como eje de las estrategias de fidelización
con sus clientes.
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PERSPECTIVA FINANCIERA:
LOGÍSTICA Y CORREO
Ventas totales: (Millones) 2,086,894
Empresa con ventas máximas (Millones): $330,035
Empresa con ventas mínimas (Millones): $592
Empresas totales: 73
Este sector se ha visto favorecido por el buen desempeño de la economía, en función de crecimiento. Servientrega
continúa siendo la empresa líder con una participación de 15%, seguida por TCC con 7,7%. Sin embargo, las
empresas seguidoras perdieron participación en las ventas. Tal es el caso de Colvanes, que pasó de 7,6% a 7,2%
y DHL Express que pasó de 5,4% a 4,9%. Estos resultados obedecen a una desaceleración en el crecimiento de
las ventas de dichas empresas. Destacado ha sido el desempeño de Kuehne & Ángel que creció 42%, con lo cual
aumentó su participación de 3,6% a 4,3%.
RANKING
EMPRESA
VENTAS
C
1
SERVIENTREGA
$330,034.59
B
2
TCC
$162,364.00
M
3
COLVANES
$150,296.08
B
4
COORDINADORA MERCANTIL
$122,181.91
M
5
DHL EXPRESS
$102,644.99
B
6
KUEHNE + NAGEL
$90,333.99
B
7
TRANSPORTES SAFERBO
$79,808.38
S
8
TRANSPORTES SÁNCHEZ POLO
$68,963.59
B
9
ICOLTRANS
$62,001.62
M
10
OPEN MARKET
$58,841.49
B
11
GENTE ESTRATÉGICA
$56,752.29
B
12
UPS SCS COLOMBIA
$50,774.50
B
13
IMBOCAR
$48,824.90
M
14
REDETRANS
$47,746.29
B
15
FEDERAL EXPRESS
$44,126.88
B
16
AEROENVÍOS
$40,307.18
C
17
THOMAS GREG EXPRESS
$35,794.34
B
18
PANALPINA
$35,336.61
B
19
DOMESA
$34,490.66
B
20
MAERSK LOGISTICS
$32,602.26
B
PERSPECTIVA TÉCNICA:
Las condiciones técnicas establecidas en los presentes estudios previos corresponden a las condiciones mínimas
necesarias para la óptima prestación del servicio especializado de transporte de carga vía aérea y terrestre, para el
envío de manera segura y oportuna de los bienes, mobiliario y útiles de papelería y escritorio a cargo de la
entidad, desde y con destino al nivel central y las Sedes Regionales, Centros Facilitadores de Servicios
Migratorios y Puestos de Control Migratorio Aéreo y Terrestre, a nivel nacional. Para tal efecto se consideraron
variables relacionadas con cobertura geográfica, elementos tecnológicos, mecanismos de seguimiento a pruebas
de entrega, entre otros.
ANÁLISIS DE RIESGO:
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La Coordinación del Grupo Administrativo, solicitante de este proceso, analizó los posibles riegos que puedan
afectar el presente proceso contractual, tales como: su objeto, la disponibilidad de recursos, la suficiencia del
presupuesto estimado, las actuales condiciones políticas, la normatividad aplicada, esta información se encuentra
consignada en la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles, numeral 6 de los presentes Estudios
Previos.
Este contrato tendrá vigencia a partir de la fecha del acta de inicio y hasta el 31 de diciembre de 2015 o hasta
agotar presupuesto, lo que ocurra primero
En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto
Este contrato tendrá vigencia a partir de la firma del acta de inicio y hasta el 31 de diciembre de 2014.
ANÁLISIS HISTÓRICO:
Migración Colombia ejecutó contrato durante la vigencia 2013 con el siguiente objeto:
Contratar el servicio especializado de transporte de carga vía aérea y terrestre, para el envío y custodia de manera
segura y oportuna de los bienes y mobiliario a cargo de la entidad, desde y con destino a las Sedes Regionales,
Centros Facilitadores de Control Migratorio y Puestos de Control Migratorio Aéreo, Terrestre y Fluvial.
ENTIDAD
CONTRATANT
E
CONTRATIST
A
No.
CONTRAT
O
VALOR
PLAZO
$15.500.000 y
adición
$7.750.000
$15.000.000 y
adición
$4.000.000
Del 26 de marzo de 2012
hasta el 26 de junio de
2012.
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Portes de
Colombia
008 de
2012
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Portes de
Colombia
098 de
2012
MIGRACIÓN
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Servicios
Postales
Nacionales
S.A.
062 de
2013
$30.000.000
Del 10 de mayo hasta el 31
de diciembre de 2013.
MIGRACIÓN
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Servientrega
S.A.
006 de
2014
$27.700.000 y
adición
$13.850..000
Del 03 de marzo hasta el
31 de Octubre de 2014
194 de
2014
$10´000.000
Del 5 de Noviembre al 30 de
Noviembre
108 de
2014
$10´000.000
Del 19 de Diciembre al 31
de Diciembre de 2014
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Servicios
Postales
Nacionales
S.A.
Portes de
Colombia
Del 12 de septiembre hasta
el 31 de diciembre de 2012.
ANÁLISIS DEL MERCADO:
Siendo el transporte una actividad fundamental dentro de la sociedad, el transporte de carga junto con su logística
se ocupa de todas las actividades relacionadas directa e indirectamente con la necesidad de situar los productos
en los puntos de destino correspondientes, de acuerdo a algunos factores como: la seguridad, la rapidez y el costo,
no olvidando la calidad del servicio, los seguros que maneja la empresa transportista y la entrega de la mercancía
en el momento preciso y en el destino deseado.
El sistema de transporte está compuesto físicamente por las redes a través de las cuales se traslada la carga y por
el equipo utilizado en su transporte; El usuario del transporte tiene a su disposición una amplia gama de servicios,
centrados a los cuatro medios básicos de transporte como lo es el aéreo, marítimo, terrestre (Ferrocarril y
Carretero) desde utilizar solo uno de ellos a utilizar la combinación de varios. El transporte de mercancías es una
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función de extrema importancia dentro del mundo de distribución, ya que están involucrados factores básicos
aparte de los ya mencionados tales como la calidad del servicio que se le brinda al cliente, costos añadidos al
producto de difícil recuperación.
ANÁLISIS DE LA OFERTA:
Precio. Las tarifas de Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 se ajustan al presupuesto de la entidad para esta
contratación.
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Cobertura. Los servicios prestados por Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, tienen cobertura a nivel nacional
del servicio especializado de transporte de carga vía aérea y terrestre, para el envío y custodia de manera segura y
oportuna de los bienes y mobiliario a cargo de la entidad, desde y con destino a las Sedes Regionales, Centros
Facilitadores de Control Migratorio y Puestos de Control Migratorio Aéreo, Terrestre y Fluvial.
Sondeo. Existen varias empresas dedicadas al transporte de carga multimodal tales como DE PRISA,
SERVIENTREGA, COORDINADORA MERCANTIL, DHL, TCC y PORTES DE COLOMBIA, entre otras.
ANÁLISIS DE LA DEMANDA:
De acuerdo con el estudio adelantado, a nivel nacional varias entidades hacen uso de este tipo de servicio de
carga para remitir sus bienes a sus sedes regionales.
Efectuada revisión en EL PORTAL DE CONTRATACIÓN, dentro del sector público, la sociedad “Servicios Postales
Nacionales S.A. 4/72 registra procesos de contratación relacionados con la prestación de los servicios de
recolección y entrega de encomiendas a nivel nacional, se identificó:
Unidad Administrativa Especial del Sistema de Parques Nacionales. Objeto. Prestación de servicios de distribución
del correo, paquetes, encomiendas, cajas y demás objeto postales a escala urbana, nacional e internacional, de la
sede Central de Parques Nacionales Naturales de Colombia. Proceso Número CIA-001-N-2013. Valor
$41,279,100
SENA: Selección abreviada de menor cuantía. Objeto: Contratar el Servicio de Transporte de carga, consistente en
la Recepción, curso y entrega oportuna de Muebles y Enseres, Maquinas, Equipos y Materiales de Consumo en
buen estado, a nivel nacional, departamental e intermunicipal, en ocasiones en que lo requiera la Entidad.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. AGENCIA LOGISTICA DE LAS FUERZAS MILITARES: Contratación
directa. Objeto: CONTRATAR EL SERVICIO TRANSPORTE DE CARGA DE BIENES Y ELEMENTOS CON
DESTINO A LAS DIFERENTES UNIDADES A NIVEL NACIONAL.
https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=13-12-1730293
La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal:
Número:
4.5. Certificado de disponibilidad
presupuestal.
12915 de Enero 13 de 2015
El CDP mencionado afecta el Rubro Presupuestal: A-2-0-4-6-3 – Embalaje y acarreo, Fuente: Nación; Recurso: 10;
Situación: CFS, expedido por el Grupo Financiero de la UAEMC.
En caso que aplique :
Recursos de vigencias futuras del año 2015
No aplica
Valor:
No aplica
No. de Autorización:
No aplica
MIGRACION COLOMBIA pagará al CONTRATISTA el valor del contrato así:
Pagos mensuales de conformidad con los servicios efectivamente prestados en el mes anterior.
4.6. Forma de pago.
PARÁGRAFO 1: Los pagos se realizarán previa presentación de las facturas o cuentas de cobro
correspondientes, acompañadas de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del
contrato, y la certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, según sea el caso, del pago
de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Laborales y aportes a las Cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
PARÁGRAFO 2: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los
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documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que
se haya aportado el último de los documentos.
PARÁGRAFO 3: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos
directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales
corren a cargo del CONTRATISTA.
PARÁGRAFO 4: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya
lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado
de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser
avalados por el supervisor del contrato.
Para el pago se requiere de la presentación de los siguientes documentos:





4.7. Requisitos para el pago.
Informe de actividades suscrito por EL CONTRATISTA sobre las actividades y gestión realizada durante el
periodo respectivo (y/o entrega de productos).
Certificación de cumplimiento o recibo a satisfacción de los informes (y/o entrega de productos) pactados,
suscrito por el supervisor del contrato.
Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y
Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder a lo legalmente
exigido.
Factura o cuenta de cobro respectiva.
Informe periódico de supervisión expedido por el supervisor del contrato por cada pago que autoriza.
Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la entrega real y efectiva de los informes
y/o productos pactados y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas.
Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y
contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del
CONTRATISTA.
Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos
requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya
aportado el último de los documentos.
El pago queda sujeto igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición
de la obligación y orden de pago SIIF y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por
parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soporte para el pago deberán ser avalados por el
supervisor del contrato.
4.8. Plazo.
5.
El término de ejecución del presente contrato que se derive de éste proceso será hasta el 31 de Diciembre de
2015 o hasta agotar presupuesto, lo primero que ocurra., y se contará a partir de la suscripción del acta de
inicio, previo el perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del
registro presupuestal correspondiente.
CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
5.1 Ofrecimiento más favorable.
Considerando que el presente proceso de contratación se enmarca dentro de las causales de contratación directa por
convenios o contratos interadministrativos, por lo tanto no hay lugar a la aplicación de factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable.
La verificación de cumplimiento de la capacidad jurídica, técnica y financiera, las condiciones de experiencia del
oferente para la ejecución del objeto y de las obligaciones contractuales no dará derecho a la asignación de puntaje,
sólo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada.
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Por tratarse de una contratación directa, no se aplicaran factores de evaluación ni de ponderación, siendo en éste
caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos, la base para
la aprobación de la oferta presentada.
5.2.1 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD JURÍDICA:
a)
Carta de presentación de la propuesta: Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministra en documento
anexo, debidamente firmada por el proponente o en caso de ser persona jurídica por el Representante legal o
por la persona que se encuentre debidamente facultada o autorizada para ello.
b) Acto de nombramiento (Según el caso) del Representante Legal.
c)
Acta de posesión (Según el caso) del Representante Legal.
d) Certificado de Constitución y Gerencia (Según el caso): Con fecha no mayor a treinta (30) días calendario
anteriores a la fecha de presentación de la propuesta.
e)
Certificado de Existencia y Representación Legal (o su equivalente) (Según el caso): En caso de contar
con Certificado de Existencia y Representación Legal, este debe tener fecha de expedición inferior a 30 días
con relación a la fecha de la invitación.
Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar,
deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, “autorizándolo para
estos fines”.
Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente
otorgado ante autoridad competente.
5.2 Documentación.
f)
Certificación de Aportes Parafiscales y a los Sistemas de Seguridad Social (Personas Jurídicas). Los
proponentes deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de Salud, Riesgos
Profesionales, Pensiones y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere
lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas. Igual obligación deberá cumplir
y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la ley
789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal si la sociedad cuenta con
éste, o por el Representante Legal.
g) Certificación de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación
(Representante Legal).
h) Certificación de Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la
República (Representante Legal).
i)
Certificación de Antecedentes Judiciales (Representante Legal).
j)
Fotocopia de la C.C. del (Representante Legal).
5.2.2 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD FINANCIERA:
a)
Certificación expedida por Entidad Bancaria: en la que conste: nombre del titular de la cuenta, identificación,
número de cuenta del proponente, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el Decreto
4318 del 30 de Noviembre de 2006. (Fecha de expedición no mayor a 30 días contados a partir de la fecha
presentación de propuesta).
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b) Registro Único Tributario (RUT): Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales.
c)
Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF:(se adjuntará formato).
d) Oferta Económica:
El proponente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, indicando el valor del servicio (mensual,
Anual, Semestral, etc.), sin centavos, antes de liquidar el IVA, discriminando este impuesto por separado
según corresponda y teniendo en cuenta las exenciones que aplique.
El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas,
transporte y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción
y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por
cuenta del contratista.
Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la
oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este
concepto.
La tarifa del IVA y el valor correspondiente a dicha tarifa deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario;
en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa del IVA y efectuará la
corrección necesaria y el valor corregido será el tenido en cuenta para la elaboración del contrato que se genere
como resultado del presente proceso.
Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, IVA y costo total de la propuesta deben
ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto.
5.2.3 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD TÉCNICA:
El proponente deberá presentar una oferta técnica para contratar la prestación del servicio especializado de
transporte de carga vía aérea y terrestre, para el envío de manera segura y oportuna de los bienes, mobiliario y útiles
de papelería y escritorio a cargo de la entidad, desde y con destino al nivel central y las Sedes Regionales, Centros
Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control Migratorio Aéreo y Terrestre, a nivel nacional atendiendo
la totalidad de las especificaciones técnicas, condiciones y demás requerimientos establecidos en las
Especificaciones Técnicas.
6.
ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.
La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el
inciso 23º del artículo 3º y artículos 15º, 17º y el numeral 2º del artículo 159º del Decreto 1510 de 2013, así como lo señalado en la Metodología para identificar y clasificar
los riesgos (Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado y publicado por Colombia Compra Eficiente en su página
web www.colombiacompra.gov.co, procedió a tipificar, estimar y asignar aquellas circunstancias que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan
preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su
previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación.
CLASE
FUENTE
ETAPA
TIPO
General
Interno
Planeación
Económicos
Específico
Externo
Selección
Sociales o
Políticos
Contratación
Operacionales
PROBABILIDAD
Raro (Puede ocurrir
excepcionalmente)
Improbable (Puede
ocurrir
excepcionalmente)
Posible (Puede ocurrir
en cualquier momento
futuro)
VALORACION
PROBABILIDAD
IMPACTO
VALORACIÓN
IMPACTO
1
Insignificante
1
2
Menor
2
3
Moderado
3
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CLASE
FUENTE
ETAPA
TIPO
PROBABILIDAD
Ejecución
Financieros
Regulatorios
VALORACION
PROBABILIDAD
IMPACTO
VALORACIÓN
IMPACTO
4
Mayor
4
5
Catastrófico
5
Probable
(Probablemente va a
ocurrir)
Casi Cierto (Ocurre en
la mayoría de
circunstancias
De la Naturaleza
Ambientales
Tecnológicos
Categoría
Raro (Puede ocurrir
excepcionalmente)
Improbable (Puede ocurrir
excepcionalmente)
Posible (Puede ocurrir en
cualquier momento futuro)
Probable (Probablemente va a
ocurrir)
Casi Cierto (Ocurre en la
mayoría de circunstancias
Categoría
Raro (Puede ocurrir
excepcionalmente)
Improbable (Puede ocurrir
excepcionalmente)
Posible (Puede ocurrir en
cualquier momento futuro)
Probable (Probablemente va a
ocurrir)
Casi Cierto (Ocurre en la
mayoría de circunstancias
Valoración
Insignificante
1
Menor
2
Moderado
3
Mayor
4
Catastrófico
5
1
2
3
4
5
6
2
3
4
5
6
7
3
4
5
6
7
8
4
5
6
7
8
9
5
6
7
8
9
10
Valoración
Insignificante
1
Menor
2
Moderado
3
Mayor
4
Catastrófico
5
1
Riesgo Bajo
Riesgo Bajo
Riesgo Bajo
Riesgo Medio
Riesgo Alto
2
Riesgo Bajo
Riesgo Bajo
Riesgo Medio
Riesgo Alto
Riesgo Alto
3
Riesgo Bajo
Riesgo Medio
Riesgo Alto
Riesgo Alto
Riesgo Extremo
4
Riesgo Medio
Riesgo Alto
Riesgo Alto
Riesgo Extremo
Riesgo Extremo
5
Riesgo Alto
Riesgo Alto
Riesgo Extremo
Riesgo Extremo
Riesgo Extremo
Posteriormente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos
teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el
contexto de los mismos.
MECANISMOS DE COBERTURA:
De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, antes de efectuar la contratación la dependencia debe realizar una valoración de los riesgos que esta
implica.
DEFINICIONES:
Para los efectos del presente proceso de selección, se entenderán las siguientes categorías de riesgo:
Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia.
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Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres
naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público.
Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que, en criterio de la Unidad Administrativa
Especial Migración Colombia, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.
Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la parte contractual que deberá soportar total o
parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo.
Es importante señalar que los riesgos previsibles son aquellos que no están cubiertos por las garantías que amparan el cumplimiento, la calidad y cuando haya lugar la
responsabilidad extracontractual de los contratos, por lo tanto NO SON RIESGOS PREVISIBLES, el incumplimiento, la responsabilidad extracontractual, la teoría de la
imprevisión, las inhabilidades e incompatibilidades y los aspectos administrativos internos.
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Prioridad
Baja
Media
Baja
Periodicidad
¿Cuándo?
Monitoreo y revisión
¿Cómo se
realiza el
monitoreo?
Persona responsable por
implementar el
tratamiento
Calificación
Total
¿Afecta el equilibrio
económico del contrato?
Impacto
Tratamiento/Controles a ser
implementados
Probabilidad
¿A quién se le asigna?
No.
Forma de Mitigarlo.
Impacto después
del tratamiento
Media
Calificación Total
Medio
Bajo
Medio
Moderado
Menor
Ocurre cuando se presentan fallas en la
disponibilidad del Sistema de Contratación
Pública – SECOP
(www.colombiacompra.gov.co)
Bajo
Insignificante Moderado
Improbable
Se presenta por la expedición de normas que
Genera una carga adicional a las previstas,
impongan nuevos tributos, impuestos o cargas
que puede afectar a cualquiera o a las dos
parafiscales, que pueden afectar el equilibrio
partes del contrato.
económico del contrato.
Improbable
Impacto
Posible
Afecta el cumplimiento de las obligaciones del
Ocurre cuando se presentan demoras por
contratante a cargo del Supervisor del
parte de la Entidad en las aprobaciones
contrato, relacionadas con la aprobación de
previas de los productos y/o informes
productos y/o informes, y genera retraso en el
desarrollados por el contratista.
trámite de pago a favor del contratista.
Se presenta cuando hay retraso, daño o Afectación de los tiempos de entrega de los
pérdida total o parcial del envió
bienes a los puntos requeridos
Posible
Retraso o incumplimiento de los plazos legales
para la publicación de los actos y/o
documentos derivados de los procesos
contractuales
Operacional
Tecnológico Operacional
Tipo
Consecuencia de la ocurrencia de la evento
Regulatorio
Ejecución
Ejecución
Ejecución
Contratación
Etapa
Fuente
Externo
Externo
Interno
Externa
General
General
General
General
4
3
2
1
Clase
No.
DESCRIPCIÓN
(Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)
Probabilidad
Migración Colombia, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos que se relacionan en la siguiente tabla:
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CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
¿Cómo se
realiza el
monitoreo?
Periodicidad
¿Cuándo?
Cada vez que se
realice un envío
Baja
Calificación
Total
¿Afecta el equilibrio
económico del contrato?
Medio
No
Cada envío debe ir con una guía
donde se especifica el valor de
lo enviado con su respectivo
seguro
No
Grupo de contratos
Documentando reportes de fallas
técnicas y respuestas dadas.
Permanente
durante el proceso
contractual
Baja
Monitoreo y revisión
Supervisor del
contrato- Oficina
Jurídica
No
Supervisor del
contrato
Se establecen comités de
seguimiento y supervisión, para
la revisión previa de los
productos e informes.
Conforme a los
plazos
contractuales.
Permanente consulta y
actualización normativa.
Permanente
Baja
Impacto
Moderado
Insignificante Insignificante Insignificante
Probabilidad
Aplicación
inmediata
de
las
disposiciones legales y ajuste de los
procesos internos de la entidad.
Raro
Revisión y aprobación oportuna de la
documentación inherente a los
productos e informes del contrato.
Raro
Posible
¿A quién se le asigna?
CONTRATISTA
Contacto permanente y reporte
oportuno de fallas del sistema ante
SECOP
Raro
No.
3
4
UAE MIGRACION
COLOMBIA CONTRATISTA
2
El Contratista debe contar con una
póliza que cubra cualquier imprevisto
que ocurra con la carga.
UAE MIGRACION
CONTRATISTA
COLOMBIA
Tratamiento/Controles a ser
implementados
1
Impacto después
del tratamiento
Persona responsable por
implementar el
tratamiento
AGCF.XX. VX
No
UAE MIGRACION
COLOMBIA CONTRATISTA
Fuente: www.colombiacompra.gov.co/manuales.
7.
GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
7.1. Exigibilidad
Sí ______
No _X____
N/A.
Lo anterior en razón a lo señalado en el inciso cuarto del numeral 19 del artículo 25 dela Ley 80 de 1993 que
señala: “…Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, Interadministrativos y en los de
seguro…”
De igual manera en razón a lo señalado en el Decreto 1510 de 2013 Articulo 77 el cual reza:
7.2. Justificación.
“…Articulo 77. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas
en el Titulo III de las disposiciones especiales del presente decreto no es obligatoria y la justificación para
exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos…”
NOTA: La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia no aceptará reclamaciones relacionadas con
circunstancias o hechos previsibles por el contratista, que afecten el equilibrio económico, y que no hayan sido
manifestadas por el mismo, en la propuesta respectiva.
8.
INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL..
8.1 Sometimiento a un acuerdo
comercial vigente.
Sí ______
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No _X____
No aplican acuerdos comerciales toda vez que se trata de una contratación directa, esto teniendo en cuenta que es
una de las exclusiones de las contrataciones no previstas, de acuerdo con las pautas establecidas para determinar
si la entidad pública está cubierta por un acuerdo comercial vigente, expedidas por el Ministerio de Comercio
exterior.
8.2 Acuerdos comerciales vigentes.
Por otra parte, y pese a que Migración Colombia es una entidad del estado que aplica Acuerdos Comerciales, en el
literal C del manual establece: (…) “Las Entidades Estatales no deben hacer este análisis para los Procesos
de Contratación adelantados por las modalidades de selección de contratación directa y de mínima
cuantía” (…).
Lo anterior de acuerdo a los parámetros establecidos en la guía que para el efecto publicó la Agencia Nacional de
Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el link:
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf.
Por lo tanto para la presente contratación, no se establece este análisis.
9.
OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO.
9.1 Lugar de ejecución.
Las actividades a realizar se ejecutarán en la ciudad de Bogotá, D.C. y las diferentes sedes de Migración
Colombia a nivel nacional
La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de:
Cargo
Dependencia
Profesional Universitario
Coordinación Administrativa
Deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la
Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad.
El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en
el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la
suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato.
9.2 Seguimiento.
La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el
cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para
solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por
mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción
tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.
El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes:






Velará por los intereses del MIGRACION COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza
del contrato le sean propias.
Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido por
MIGRACION COLOMBIA.
Verificar antes de expedir la certificación del recibo a satisfacción de las obligaciones recibidas por parte del
CONTRATISTA, si el contrato cuenta con la constitución de las pólizas, y el acta de aprobación de la misma.
De existir adiciones y/o prorrogas al contrato, verificar la constitución del modificatorio y su acta de
aprobación.
Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el
servicio contratado.
Aprobar o rechazar los elementos o materiales a utilizar, previo el examen o análisis que fueren del caso a
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fin de que se empleen los pactados en el contrato y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad,
economía y estabilidad adecuada.
















9.3 Identificación del contrato.
10.
Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION
COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago
correspondiente.
Informar a la Secretaría General los aspectos relacionados con la ejecución del contrato, sin perjuicio de los
que deban rendirse de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.
Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta se
ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las
medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes
(artículo 83 de la Ley 1474 de 2011).
Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACION COLOMBIA
y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA.
El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes
contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones
en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio
contratado.
Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA las actas de iniciación del contrato.
Proyectar el acta de liquidación del contrato y Suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior
firma del competente contractual.
Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente
documento.
Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los
términos de la Constitución y la Ley.
Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se
adopten las medidas legales pertinentes.
Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y
pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL
CONTRATISTA.
Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones,
otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato.
Avalar los documentos soporte para los pagos.
Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas
de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la
ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato.
En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución
del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual.
Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como
justificación la ejecución del mismo.
Contrato Interadministrativo.
COMITÉ ESTRUCTURADOR.
Parte técnica:
AREA: Subdirección Administrativa Y Financiera
FUNCIONARIO: Marcela Manrique Castro
CARGO: Coordinador Grupo Administrativo
FIRMA: _____________________________________________
Parte Financiera:
AREA: Subdirección Administrativa y Financiera.
FUNCIONARIO: Doris Alieth Martinez Aguilar
CARGO: Coordinadora Grupo Soporte a la Gestión Regional
FIRMA: ____________________________
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Parte Jurídica:
AREA: Oficina Asesora Jurídica
FUNCIONARIO: Gemma Angel Vargas.
CARGO: Abogada
FIRMA: _____________________________
LA NECESIDAD, CONVENIENCIA Y MODALIDAD DE CONTRATACION FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN REALIZADO EL 2
DE ENERO y 17 DE FEBRERO DE 2015.
LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN A LOS: _________________________
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