COMO ESTRUCTURAR TU NEGOCIO

PARA DUEÑOS DE NEGOCIO
Y FUTUROS DUEÑOS DE NEGOCIO
IMPLEMENTA ESTOS 7 PASOS Y RECUPERA TIEMPO PARA TU VIDA
CONTENIDO
03
04
INTRODUCCIÓN
PASO # 1
CLARIFICA TU
PRIORIDAD #1
05
PASO # 2
ANALIZA TUS
ACTIVIDADES
06
PASO # 3
DOCUMENTA LO
QUE HACES
07
PASO # 4
DELEGA A TUS
COLABORADORES
08
09
10
12
PASO # 5
RECLUTA UN EQUIPO
TALENTOSO
PASO # 6
MONITOREA
EL NEGOCIO
PASO # 7
VALIDA QUE
FUNCIONE SIN TI
CONVIERTE TU NEGOCIO
EN UNA MÁQUINA DE
HACER DINERO
INTRODUCCIÓN
Todo emprendimiento comienza con un sueño, el sueño de ser independiente, de
transformar la vida de tus clientes, de generar más ingresos y de tener más tiempo
para disfrutar de tu vida.
Sin embargo, no siempre sucede lo planeado.
Muchos emprendedores, dueños de negocio y profesionistas independientes
terminan experimentando una vida más aterradora de lo que imaginaban.
Trabajan horas extras, apagan fuegos todo el día, revisan temas financieros, comerciales, laborales, fiscales, legales y un sinfín de tramitología para poder operar el negocio.
Al final del día muchos terminan exhaustos y algunos hasta se preguntan si tomaron la decisión correcta, porque tienen menos prestaciones y vacaciones de las que
tendrían si trabajaran como colaboradores.
Es por eso que digo que “emprender no es para cualquiera, es para verdaderos
héroes”.
Pienso que tener tu propio negocio es una de las mejores cosas que puede pasar
en tu vida, si lo haces correctamente.
El objetivo es que el negocio esté a tu servicio y no que tú seas esclavo del negocio.
Esa esclavitud y alta dependencia hace que entres en una espiral de trabajo, trabajo y
más trabajo, en lugar de plenitud, plenitud y más plenitud en tu vida.
Mi misión, a través de esta guía, inspirada en el libro Clockwork, es que puedas convertir tu negocio en un vehículo que genere resultados extraordinarios contigo, sin ti
y a pesar de ti.
Estoy seguro que estos 7 pasos cambiarán tu vida por completo.
Espero te agreguen mucho valor.
Alejandro Saracho
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PASO # 1
CLARIFICA TU PRIORIDAD #1
Uno de los retos más grandes de los emprendedores, dueños de negocio y profesionistas
independientes es el priorizar.
Tienen tantas actividades en el día a día (y en ocasiones actividades que son totalmente
distintas), que les cuesta trabajo aterrizar todo lo que tienen que hacer, y viven continuamente en el caos.
Eso no solo sucede a nivel personal, también sucede a nivel negocio.
Porque así como tienen actividades, tienen oportunidades de negocio, y continuamente
están metidos en tantas cosas que, a veces resulta difícil decir a qué se dedican.
Recuerda: “Un dueño de negocio no se muere de hambre, se muere de indigestión,” de
tantas oportunidades que persigue.
¿Entonces en qué consiste el Paso 1?
Consiste en clarificar 1 sola cosa a la cual se dedica la empresa (la cual será la prioridad #1).
Nos dedicamos a _ (acción) _ a _ (tipo de cliente) _ cómo _ (beneficio) _.
Te pongo un ejemplo que tenemos en Escuela Inteligente de Negocios.
“Nos dedicamos a guiar y enseñar (acción) a emprendedores, dueños de negocio y profesionistas independientes (tipo de cliente), como convertir cualquier negocio en una máquina
de hacer dinero (beneficio)”.
¿Por qué es tan importante esto?
Porque te ayuda a Clarificar tu Prioridad #1.
Y esa prioridad va a ser tu brújula y la brújula de todo el negocio.
Todo lo que está alrededor de tu Prioridad #1 va a ser secundario.
Es importante que la clarifiques primero tú y luego la comuniques con tu equipo de trabajo.
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PASO # 2
ANALIZA TUS ACTIVIDADES
Ahora que tienes la Prioridad #1 del negocio, vamos a comenzar a filtrar las actividades con
esta prioridad.
Primero necesitamos comenzar con el registro de tus actividades.
Durante una semana:
Registra todas
las actividades
que realizas
Anota cuánto
tiempo te lleva
hacerlas
Escribe si están
ligadas o no
(directa o
indirectamente)
a la Prioridad # 1
Una vez que tengas tu lista, comienza a acomodarlas en orden de importancia. Primero las
que más impacto generan y después las que menos impacto generan a la Prioridad # 1.
Al final de esto vas a elegir las 5 actividades más importantes (Top 5).
Y de esas 5 necesitas elegir la más importante de todas (Actividad Crítica).
Después de clarificar esto para ti, es necesario implementar el mismo proceso con cada
función del negocio (elegir el Top 5 y la actividad crítica para cada colaborador).
Al realizar este proceso encontrarás actividades duplicadas e innecesarias (que son actividades que mantienen ocupadas a las personas pero que no llevan a nada).
A esas actividades habrá que eliminarlas.
Y también encontrarás actividades que son importantes, pero que no son las más importantes para contemplarlas en tu Top 5.
A esas actividades habrá que subcontratarlas con un tercero.
El objetivo de este paso es definir la Prioridad #1 del negocio, detectar la Actividad Crítica
y las actividades Top 5 para cada función del negocio.
Si hicieras un organigrama únicamente con la Actividad Crítica de cada función, debería
poder contarte la historia, la cuál es la Prioridad #1 del negocio.
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PASO # 3
DOCUMENTA LO QUE HACES
Para que puedas tener un negocio que funcione sin ti, necesitas enseñarle a alguien más
cómo hacer lo que tú haces.
Y la mejor forma de hacerlo es documentándolo.
El mejor método de documentación es la realización de manuales y procesos de la empresa.
Sin embargo, puedes iniciar de una forma más sencilla a través de checklists y tutoriales
(grabando lo que haces en la computadora o con un celular).
¿Cuáles son las actividades que necesitas documentar?
Primero, tu Actividad Crítica y tu Top 5.
Y segundo, las actividades que están alineadas a la Prioridad #1 del negocio, pero que no
están dentro de las más importantes (las que vas a comenzar a delegar).
Te recomiendo que este proceso de documentación lo hagas tanto tú como los demás integrantes de tu equipo.
Esto te permitirá crear tu sistema de entrenamiento en el negocio, donde cada quien explique a detalle cómo se hace su función.
En mi experiencia, los intentos de documentación fracasan cuando los quiere hacer una sola
persona en el negocio, y muchas veces, cuando contratas a alguien más sin conocimiento ni
experiencia de tu negocio para que los haga por ti.
Al final van a necesitar consultar a la persona que hace la función para llevarlo a cabo.
A mí me ha funcionado enseñarles cómo quiero hacer la documentación y que cada uno
haga la suya (con una revisión posterior a su entrega).
Una vez que la documentación está lista, es momento de comenzar a liberarte de actividades.
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PASO # 4
DELEGA A TUS COLABORADORES
La meta es que tu negocio funcione sin ti y para que eso suceda, alguien necesita hacer tus
actividades.
Por lo tanto, lo que vamos a comenzar a hacer es delegar.
Para que este proceso sea exitoso, no podemos delegar todas nuestras actividades a alguien
más y simplemente desaparecer, necesitamos seguir un orden específico, que es el que
vamos a ver a continuación.
Primero, vas a delegar las actividades que no son parte de tu Top 5.
Para esto, es necesario elegir a un colaborador que tenga las competencias para hacerlas,
y descargarlo de otras actividades (que posiblemente ya hiciste cuando alineaste sus actividades a la Prioridad #1 del negocio).
Una vez que lo elijas es importante que se lo comuniques a tu colaborador y a todas las
personas que están relacionadas con la actividad, y que lo entrenes con la documentación de esa actividad (que preparaste en el paso anterior).
Al comenzar a implementar la nueva actividad es posible que tu colaborador tenga preguntas
o dudas, por ello, recomiendo que tengas apertura para un espacio de revisión y consulta.
Estas preguntas te permitirán optimizar la documentación de la actividad y mantener tu
sistema de entrenamiento vigente.
Segundo, vas a delegar 1 actividad de tu Top 5 y vas a seguir el mismo procedimiento para
delegarla.
Tercero, vas a delegar 1 o 2 actividades de tu Top 5, también siguiendo el mismo procedimiento. El objetivo es delegar poco a poco y asegurarte de que tus colaboradores tomen
responsabilidad total.
Al final de este paso te vas a quedar con 2 o 3 de las 5 actividades de tu Top 5. La mayoría de
las veces eso sucede porque tu equipo actual no puede absorber toda la responsabilidad y
carga de trabajo.
Y es momento de pasar al siguiente paso.
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PASO # 5
RECLUTA UN EQUIPO TALENTOSO
El mejor momento para crecer un negocio es cuando está funcionando de forma eficiente,
porque si lo creces cuando no es eficiente lo que terminas creciendo son los problemas.
Una vez que están alineadas las funciones a la Prioridad #1 del negocio, y tus colaboradores
tienen 5 actividades principales donde existe 1 que es la más importante...
Es momento de incrementar la capacidad de tu negocio con nuevos integrantes.
Y para eso es necesario comenzar el proceso de reclutamiento.
Existen 2 objetivos para este proceso.
El primero, que puedas delegar tus actividades pendientes, el segundo, que puedas descargar a los colaboradores que recibieron tus actividades y así balancear la carga de trabajo
de tu equipo.
Cuando estés entrevistando candidatos, es importante que manejes los siguientes filtros
(aparte de los relacionados con las actividades propias de la función):
01
PASIÓN
POR LA
PRIORIDAD
#1
02
GANAS DE
APRENDER
03
GANAS DE
TRABAJAR
04
MENTALIDAD
DE
CRECIMIENTO
Al ingresar nuevos integrantes, necesitamos asegurarnos que les apasione servir al cliente
de la forma en la que lo hace el negocio (en lugar de solo ir a trabajar), que tengan deseos de
aprender, estudiar y capacitarse para mejorar (en lugar de hacer solo lo que le dicen), que
tengan ganas de trabajar para desarrollarse (en lugar de trabajar solo por un sueldo) y sobre
todo que tengan la actitud y mentalidad correcta (en lugar de una mentalidad de víctima,
obstáculos y problemas).
Cada persona que entre al negocio deberá de sumar y mejorar el clima laboral.
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PASO # 6
MONITOREA EL NEGOCIO
El paso anterior te permitirá liberar de 1 a 2 actividades más, y eso te deja con 1 sola restante.
La actividad de Monitorear el Negocio.
Esta es la última actividad para delegar, y lleva un poco más de tiempo, porque para hacerlo
necesitas convertir a tu equipo en un equipo autogestionable.
¿Cómo lo puedes hacer?
Con indicadores de desempeño, metas y estándares.
Todo a través de un Tablero de Control (mi parte favorita).
¿Cómo construimos un tablero de control?
La mejor forma de hacerlo es de arriba para abajo.
Es decir, comenzamos con los indicadores relacionados con la Prioridad #1 del negocio, esos
indicadores se trasladan a cada área del negocio y cada área del negocio los traslada a cada
función y colaborador.
De tal manera que cada colaborador tenga indicadores, metas y estándares personales que
estén en sincronía con los demás colaboradores alineados a la Prioridad #1 del negocio.
El objetivo es enseñar a tus colaboradores a entender sus indicadores para alcanzar una
meta establecida, luego convertir esa meta en un estándar para que tus colaboradores
trabajen para mantenerse en un estándar (y después elevar ese estándar).
Sé que para muchos esto podría sonar romántico, pero créeme que es hermoso cuando lo
ves funcionar. Porque cuando tu equipo se guía por estándares se vuelve autogestionable.
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PASO # 7
VALIDA QUE FUNCIONE SIN TI
ÚLTIMO PASO
Ahora que tu equipo está alineado, sabe qué es lo que tiene que hacer y se autogestiona a
través de estándares, viene la prueba más importante.
Validar que el negocio funcione sin ti.
Mi recomendación es que hagas este proceso poco a poco, para no hacerlo traumático (ni
para ti ni para ellos).
Primero, toma unos días fuera de la oficina en tu casa.
El objetivo es que desde ahí estés pendiente, pero que ellos no sepan que estás ahí. Puedes
regresar físicamente a resolver un problema grave si se llegara a presentar, porque estás
cerca de la oficina.
Segundo, toma unos días fuera de la oficina lejos de casa.
El objetivo es que puedas estar pendiente pero que no puedas regresar físicamente a resolver temas graves. Tu equipo tendrá que resolverlos por su cuenta.
Y tercero, toma un periodo más grande fuera de la oficina lejos de casa y completamente
desconectado. Este periodo puede comenzar con una semana, luego un mes y luego varios
meses.
El objetivo es que ellos puedan gestionar el negocio, y que tú puedas disfrutar de los resultados que genera la estructura de tu negocio.
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EN RESUMEN, LOS 7 PASOS SON:
PASO # 1:
CLARIFICA TU
PRIORIDAD #1
PASO # 2:
ANALIZA TUS
ACTIVIDADES
PASO # 3:
DOCUMENTA LO
QUE HACES
PASO # 4:
DELEGA A TUS
COLABORADORES
PASO # 5:
RECLUTA UN
EQUIPO TALENTOSO
PASO # 6:
MONITOREA
EL NEGOCIO
PASO # 7:
VALIDA QUE
FUNCIONE SIN TI
¿Qué sigue después de esto?
En un momento lo sabrás.
Mientras tanto, espero que esta guía especial te haya agregado valor, te permita transformar tu negocio,
recuperar tiempo de tu vida, y sobre todo, disfrutar más de ella.
Nos vemos pronto.
Alejandro Saracho
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