CODIGO: BODEGA VERSION: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DEVOLUCIONES DE PEDIDO FECHA DE ACTUALIZACION : 07/08/2021 CONTROL DE REVISIONES VERSION FECHA MOTIVO DE CAMBIO REVISADO POR APROBADO POR 001 11/07/201 6 Generar documento Hemir Campo Huberto Navarro 002 10/08/201 6 Especificación en el procedimiento Hemir Campo Huberto Navarro 1- OBJETIVO Implementar un procedimiento para el control de devoluciones de pedidos en la distribuidora Distritiendas del Cauca Ltda. Con el fin de garantizar que se cuente con documentación interna y externa vigente y adecuada para la recepción de los productos devueltos por el cliente, garantizar la carga del pedido para su posterior distribución y la completa existencia del inventario, para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad NTC/ISO-9001: 2015. 2- ALCANCE Y RESPONSABLES Este procedimiento aplica para todas las bodegas existentes en Distritiendas del Cauca. Con el fin de describir de forma documentada la manera de ejecutar sus actividades y logren de esta manera un mayor grado de estandarización. La aplicación, mantenimiento y mejoramiento del presente procedimiento es responsabilidad de cada uno de los líderes de procesos. Distritiendas del Cauca Ltda. NIT. 817.003.658-3 Calle 37 # 30-162 Tel: CODIGO: BODEGA VERSION: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DEVOLUCIONES DE PEDIDO FECHA DE ACTUALIZACION : 07/08/2021 El Representante de la alta dirección y el equipo del SGC son los responsables de dar a conocer este procedimiento y de entrenar en su uso. 3- DEFINICIONES Documento: Información y medio de comunicación que describe los requisitos y la forma de realizar actividades. Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados o salidas. Sistema de gestión de la calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad (SGC). Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria 4- DESCRIPCION DE LA CADENA DE VENTA Y DEVOLUCIONES 4.1- VENTA: El proceso inicia con la distribución de los vendedores por zona con el fin de definir los productos solicitados por los clientes y su respectivo registró en el software vigente en la empresa. 4.2- FACTURACION DEL PEDIDO: Después de la toma de pedidos el vendedor debe realizar la facturación de los productos en las instalaciones de la empresa por medio del software vigente en la empresa. Distritiendas del Cauca Ltda. NIT. 817.003.658-3 Calle 37 # 30-162 Tel: CODIGO: BODEGA VERSION: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DEVOLUCIONES DE PEDIDO FECHA DE ACTUALIZACION : 07/08/2021 4.2- ANULACIÓN DE FACTURAS: Con la posibilidad de que exista un error humano o del sistema se permite la anulación de factura para evitar pérdidas económicas, de tiempo, o de inventario, la anulación de factura debe realizarse antes de arrojar la planilla, de suceder después de realizada la planilla se debe solicitar la anulación de factura con el formato F01-P01-B-002. 4.3- CONFIRMACION DEL PEDIDO: Se debe realizar una revisión del pedido realizado con el fin de evitar inconvenientes en la continuidad del proceso. 4.5- PLANILLA Y ASIGNACIÓN DE RUTAS: El jefe de bodega realiza la planilla a través del software vigente en la empresa y prosigue con la asignación de las rutas de entrega de los productos. 4.6- SEPARACIÓN DE CONCENTRADO: el jefe de bodega coordina y organiza al personal de la bodega para recaudar los productos de cada cliente conforme el listado que arroje el sistema. 4.7- CERTIFICACION DE CARGA: Se debe asignar un encargado de revisar cada carga que se vaya a entregar con el fin de verificar que cada producto dentro de la lista se encuentra listo para su cargue y posterior distribución, de lo contrario se debe completar la carga de haber inventario faltante o de exceso y dejar por escrito el encargado del producto y el nombre del producto en el formato control certificación F02-P01-B-002. 4.8- CARGA DEL CONCENTRADO: Después de la certificación de la carga se procede a cargar los productos para ser distribuidos en las rutas establecidas por medio de los operadores logísticos. 4.9- DEVOLUCION DE CARGA: Con la posibilidad de que el producto sea devuelto (parciales) a la distribuidora, se asigna un encargado de recibir dichos productos por el cliente y se procede a la verificación de los mismos basándose en el formato devoluciones diarias F03-P01-B-002 antes de que él auxiliar ingrese los datos al sistema, debe llamar al cliente y en caso de presentarse alguna inconsistencia llamar al vendedor, también está encargado de los tránsitos y en el cumplimiento de la política institucional donde se expresa que un tránsito no puede pasar de 48 horas y de ser así debe pasar a devolución (parciales) y la confirmación de los conceptos por devoluciones. Distritiendas del Cauca Ltda. NIT. 817.003.658-3 Calle 37 # 30-162 Tel: CODIGO: BODEGA VERSION: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DEVOLUCIONES DE PEDIDO FECHA DE ACTUALIZACION : 07/08/2021 4.10- FORMULACIÓN DE INFORMES DE CONTROL: se debe realizar un informe sobre las devoluciones con el fin de generar un indicador y consignarlo en el formato Informe F04P01-B-002N. 5. DIAGRAMA BIZAGI Distritiendas del Cauca Ltda. NIT. 817.003.658-3 Calle 37 # 30-162 Tel: CODIGO: BODEGA VERSION: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DEVOLUCIONES DE PEDIDO FECHA DE ACTUALIZACION : 07/08/2021 6. FORMATOS F01-P01-B-002 Formato anulación de factura. F02-P01-B-002 Formato control certificación. F03-P01-B-002 Formato devoluciones diarias. F04-P01-B-002 Formato informe. REVISÓ: Hemir Campo Jefe de logística APROBÓ: Huberto Navarro. Gerente FIRMA: FIRMA: Distritiendas del Cauca Ltda. NIT. 817.003.658-3 Calle 37 # 30-162 Tel:
