Evento

INFORME FINAL EVENTO
(FIESTA DE FIN DE AÑO)
Presentado Por:
Los Diferentes Comités Organizacionales
(Aprendices Sena)
Presentado A:
María Del Pilar Murcia Rosas
(Instructor Sena)
Sena Regional Tolima
Centro De Comercio Y Servicios
Tecnólogo En Talento Humano
Ibagué- Tolima
2021
Pre – Evento
OBJETIVO
Fortalecer la convivencia y el trabajo en equipo de los colaboradores,
resaltando las metas y objetivos logrados por la organización durante el
año y motivar a nuestros empleados para los retos futuros; brindando un
momento para divertirse con todo el equipo de trabajo.
COMITES
 COMITÉ ORGANIZACIONAL
Funciones: Encargado de darle nombre al evento y a los objetivos que se
pretenden alcanzar con él, verificación y aprobación de actividades
culturales, verificar que no se dupliquen funciones en los demás comités.
Responsables: Grupo 2
 COMITÉ DE DISEÑO
Funciones: Definir el objetivo a perseguir, el público objetivo al que se
dirige, las necesidades corporativas para el evento, las posibles necesidades
del público para el evento.
Responsables: Grupo 1
 COMITÉ DE SERVICIOS
Funciones: Responsables de dar la opción del lugar donde se realizará el
evento, y de la comunicación acuerdos con proveedores.
Responsables: Grupo 3 y 4
 COMITÉ DE LOGÍSTICA
Funciones: Encargado de desarrollar el evento estar pendiente del evento
incluyendo (lectura del programa y agenda verificación de equipos,
recibimiento y despedida de invitados, aseo del salón,
Responsables: Grupo 5
 COMITÉ DE FINANZAS
Funciones: Encargado de realizar y socializar el presupuesto hacer
cancelación de obligaciones informe final.
Responsables: Grupo 6
ALISTAMIENTO DEL EVENTO
 Registro de Asistencia: la asistencia fue completa en cuanto a
invitados en general.
 Instalaciones Locativas:
Chalet de la novia, Dirección: Km 4 Vía Picaleña Contiguo Al Club
Recrea café.
 Logística
Todo se manejó de acuerdo al programa y cronograma a excepción
de un poco de retraso en las actividades a causa de la llegada
tarde de algunos invitados
•
MEDIOS DE DIVULGACION:
Se envió la invitación con anticipación por medio de correo electrónico
a cada uno de los invitados, solicitando confirmación y se adjunta el
correo enviado a cada colaborador.
Ibagué, 17 de Noviembre del 2021
Tolicarpas
Gerente encargado de ventas
Señores trabajadores
Estimados empleados
Tenemos el agrado de invitarles a la celebración de fin de año que tendrá la temática de carnaval de negros y blancos,
organizada por la empresa y asociados de Tolicarpas y que siempre están en la vanguardia del crecimiento empresarial y de
producción ateniendo siempre la calidad y productiva de nuestros trabajadores
Esperamos su participación para este evento; en cual se realizará con el temático carnaval de negros y blancos es un
agradable bufet que reunirá a los empleados y los jefes de la empresa.
Fecha: 17 de diciembre de 2021
Hora: A partir 8: Pm
Lugar: Chalet de la novia
[Tolicarpas]
[Gerente de ventas de la empresa]
[ Tolicarcas@gmail.com ]
Cel: 3134567890
FASES DE LA EJECUCION:
Nombre del evento: fiesta de fin de año – Tolicarpas del Tolima
Temática del evento: carnaval de blancos y negros
Cronograma general de actividades:
1.
Bienvenida a los empleados.
2.
Ubicación en las respectivas mesas
3.
Coctel de bienvenida
4.
Actos protocolarios 8:30 PM
5.
1.
Saludo por parte del gerente
2.
Informe general de los logros alcanzados por la empresa
Actividades a desarrollar
1.
Rifas de bonos (9:00 PM – 10:00 PM)
6.
Buffete (10:00 PM – 10:40 PM)
7.
Parranda vallenata (10:50 PM – 11:45 PM)
8.
Agradecimiento y cierre (entrega de anchetas) (11:50 PM – 12:00 AM)
Cronograma General De Actividades:
1. Bienvenida a los empleados: a medida que van llegando los organizadores brindan un
saludo cordial de bienvenida y se van ubicando
2. Ubicación en las respectivas mesas: la persona que les da la bienvenida le indica
ubicarse en la mesa según sea su elección
3. Coctel de bienvenida: Con el servicio de meseros se da inicio a la entrega del coctel de
acuerdo a como van llegando los invitados.
4.
Actos protocolarios 8:30 PM
4.1.
Saludo por parte del gerente
Nuestra empresa desea hacerles llegar un afectuoso saludo, queremos que sientan que nos
esmeramos por hacerlos sentir valorados y reconocidos en el trabajo que desarrollan con
responsabilidad y eficiencia cumpliendo con su labor a pesar de las condiciones de salud
que estamos viviendo.
Estamos agradecidos por contar con el profesionalismo y el mejor equipo humano.
Deseamos que este fin de año estén llenos del espíritu navideño que envuelve estas fiestas.
que Dios los llene de muchas bendiciones en el Año Nuevo.
4.2.
Informe general de los logros alcanzados por la empresa:
De acuerdo a los objetivos planteados en el área de ventas queremos informar que tuvimos
un crecimiento del 30% en ventas y solo puedo decirles que cuento con el mejor equipo de
trabajo, este logro solo se lo debemos a ustedes, este crecimiento en ventas ha dado lugar
a que la empresa sea vista como una de las pioneras en el cubrimiento de casi el 70% de
los clientes.
4.3.
Agradecimientos
5.
Actividades a desarrollar
5.1.
Rifas se reúnen 25 balotas,10 de color azul que representan los 10 bonos de
$100.000 redimibles en la cadena de supermercados Mercacentro, y 15 balotas rojas las
cuales no contienen ningún premio, cada colaborador sacara una balota y al finalizar la
entrega se anunciara que las personas que tengan las balotas de color azul son las
ganadoras de los bonos.
De esta manera tendremos 10 felices ganadores.
5.2.
Momento de esparcimiento: luego de tener los ganadores se da inicio un
momento de baile para quienes así lo deseen o de hablar entre los trabajadores.
6.
Buffete (10:00 PM – 11:00 PM): se anuncia que ya esta a disposición de
los invitados el Buffete, cada uno va y hace elección de su cena.
7.
Parranda vallenata (11:00 PM – 11:50 PM)
8.
Cierre (entrega de anchetas)
MEMORIAS
SALON
ANCHETAS
Cena
Bonos De Regalo
Integración
POST- EVENTO
ANALISIS
Fue un evento agradable y bien organizado, cada comité cumplió con las
funciones asignadas, donde se evidencio el compromiso y
responsabilidad en las actividades asignadas, de igual manera cada
equipo puso en práctica los conocimientos que fueron adquiridos en el
desarrollo de punto 3.3.5.
PRESUPUESTO
El comité de finanzas fue el encargado de distribuir el presupuesto
asignado por la empresa para la organización del evento esta actividad
se realizó el 17 de diciembre de 2020 por un total de $ 7.000.000
millones de pesos con el fin de realizar la fiesta de despedida de fin de
año para los empleados de la empresa
CONCLUSIONES
Una vez avaluado el evento se puedo concluir que fue un acontecimiento
favorable ya que así lo afirman los empleados, dentro del evento se evidencio
la capacidad de los diferentes comités organizacionales del evento de
implementar estrategias que permitieran un desarrollo efectivo, manejando
debidamente los lineamentos solicitados por parte de la instructora María del
Pilar Murcia, como lo son la planeación, planificación, diseño, ejecución y
control del evento empresarial, en conclusión el ambiente dentro del evento
fue muy agradable y significativo tenido una participación excelente por parte
de nuestros colaboradores que se integraron en un ambiente de felicidad,
agradeciendo en sus diferentes intervenciones durante la noche.