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1. La empresa y la comunicación (1)

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La Empresa y la
Comunicación
Ing. Marko Castillo Peña
¿QUE ES LA COMUNICACIÓN?
▸
La
comunicación
es
la
transmisión de un mensaje por
parte de un emisor, utilizando
un código normalizado que
pueda entender o decodificar el
receptor, quien suele emitir una
respuesta.
2
¿QUE ES LA COMUNICACIÓN?
▸
▸
▸
Los principales aspectos necesarios para que se
produzca la comunicación son los siguientes:
Debe existir un mensaje que comunicar.
Tiene que haber voluntad de llevar a cabo el acto
comunicativo.
3
ELEMENTOS DEL PROCESO DE LA
COMUNICACIÓN
▸
▸
▸
▸
Emisor: es quien gestiona el contenido y lo emite.
Mensaje: la información que el emisor quiere
transmitir.
Receptor: el destinatario del mensaje.
Código: la forma en que el emisor organiza y codifica
la información
4
ELEMENTOS DEL PROCESO DE LA
COMUNICACIÓN
▸
▸
▸
Canal: el medio físico por el que se transmite la
información.
Ruido: las interrupciones o interferencias que afectan
al mensaje.
Redundancia: la repetición de un mensaje que no se
ha recibido debido al exceso de ruido.
5
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Se producen, básicamente, por interferencias en la comunicación,
sea por parte del emisor, del receptor o en el propio mensaje:
▸
En el emisor:




Problemas en la codificación del mensaje; por ejemplo, uso
de códigos incorrectos.
Problemas en el uso del lenguaje.
Uso de lenguaje excesivamente técnico.
Mensajes demasiado largos o confusos.
6
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
▸
En el receptor:



▸
Falta de atención.
Prejuicios hacia el emisor o hacia el mensaje.
Interrupciones constantes al emisor.
En el mensaje:



Extensión del mensaje.
Problemas en la codificación del mensaje.
Ruido que distorsiona el mensaje.
7
COMUNICACION ORGANIZACIONAL
▸
Consiste en el proceso de emisión y
recepción de mensajes dentro de una
organización.
▸
Por el lado empresarial la comunicación
organizacional también puede ser
entendida como el proceso de
producción, circulación y consumo de
significados entre una organización.
8
SEGUN, Martínez y Nosnik, la
comunicación organizacional “es el
proceso mediante el cual un
individuo o una de las sub partes de
la organización se pone en contacto
con otro individuo u otra sub parte”.
(MARTÍNEZ Y NOSNIK, 1988)
La comunicación organizacional es el conjunto de
acciones, procedimientos y tareas que se llevan a cabo
para transmitir o recibir información a través de diversos
medios, métodos y técnicas de comunicación interna y
externa con la finalidad de alcanzar los objetivos de la
empresa u organización.
Sin comunicación, ninguna organización podría subsistir.
10
TIPOS DE COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
11
COMUNICACIÓN INTERNA
▸
Es el conjunto de actividades efectuadas por
cualquier organización para la creación y
mantenimiento de buenas relaciones con y entre
sus miembros, a través del uso de diferentes
medios de comunicación que los mantenga
informados, integrados y motivados para
contribuir con su trabajo al logro de los objetivos
organizacionales.
12
“
Ejemplo:
▸ Poder conocer en gran medida a la
organización y familiarizarse con
ellas.
▸ Reconocimiento del desempeño de
los colaboradores.
▸ Fomentar el intercambio de
información (comunicación) en
toda la organización.
13
COMUNICACIÓN EXTERNA
▸
Se define como el conjunto de mensajes
emitidos por cualquier organización hacia sus
diferentes públicos externos, encaminados a
mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a
proyectar una imagen favorable o a promover
sus productos y servicios.
14
ESCENARIOS DE LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
▸
La comunicación organizacional generalmente se
puede presentar en los siguientes tres escenarios
(Andrade, 2005):
▸
Físico.
▸
Social.
▸
Institucional.
15
ESCENARIO FÍSICO:
▸
Dentro de este escenario se puede
considerar el interno y externo, y se
consideran todos los elementos
decorativos de la organización y
también los llamados informativos,
por ejemplo: los símbolos de “no
pasar”, “sólo personal autorizado”,
etc.
16
ESCENARIO INSTITUCIONAL:
▸
Este tipo de comunicación se
presenta en los niveles jerárquicos
altos y con dirección específica hacia
los niveles de jerarquía inferior,
generalmente esta comunicación se
presenta en las organizaciones.
EJEMPLO: Memorándum, Cartas,
Informes, etc.
17
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
1.
Por la razón de los canales
comunicación se dividen en:
Formal.
de
Informal.
18
FORMAL
▸
▸
▸
Se origina en la estructura formal de la
organización y fluye a través de los canales
organizacionales.
Lleva un contenido que la empresa quiere mostrar
(correspondencia, instructivos, manuales, etc.)
Es la que con mayor claridad se puede analizar a
partir del organigrama de la empresa o institución.
19
INFORMAL
▸
▸
Surge de los grupos informales de la
organización y no sigue los canales formales
aunque se puede referir a la organización.
Este tipo de comunicación es de gran
importancia ya que por su característica puede
llegar a influir mas que la comunicación formal.
(comentarios, chismes, opiniones, etc.)
20
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
2.
Por la razón del receptor se dividen en:
Individual.
Genérica.
21
INDIVIDUAL
▸
Cuando
va
dirigido a una
persona
en
concreto.
22
GENÉRICA
▸
Cuando va dirigido
a un grupo sin
precisar nombres
de personas.
23
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
3.
Por la razón de la obligatoriedad que se
espera en la respuesta:
▸ Imperativa.
▸ Exhortativa.
▸ Informativa.
24
IMPERATIVA
▸
Exige
una
respuesta
precisa.
25
EXHORTATIVA
▸
Espera una acción sin imponerla
obligatoriamente.
26
INFORMATIVA
▸
Simplemente
comunica algo, sin
señalar nada que
se
espere,
al
menos en un
plazo inmediato.
27
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
4.
Por la razón de su forma de ser:
▸ Oral.
▸ Escrita.
▸ Grafica.
28
ORAL
▸
Debe ser en un lenguaje que todos los
empleados entiendan y que no se preste
para otras interpretaciones.
29
ORAL - VENTAJAS
▸
▸
▸
▸
Inmediatez en la transmisión del mensaje.
Posibilidad de retroalimentación rápida.
Facilidad para aclaraciones y rectificaciones.
Opción de apoyo en el lenguaje no verbal
(principalmente cuando la comunicación es en
directo).
30
ORAL - INCONVENIENTES
▸
▸
Falta de registro / documentación del mensaje.
Posibilidad de que las reiteraciones o los filtros
en la comunicación (generalizaciones, prejuicios, etc.) de un mensaje oral se transformen
en ruido y se desvirtúe el mensaje original.
31
ESCRITA
▸
▸
Es un medio que permite expresar
ideas, opiniones o información a
través de una computadora o un
pedazo de papel.
Debe se clara, completa, precisa y
correcta.
32
ESCRITA - VENTAJAS
▸
▸
▸
▸
Posibilidad de guardar el mensaje.
Disminución del riesgo de deformar o malinterpretar
el mensaje.
Opción de rapidez en el envío y recepción del
mensaje, cuando sucede en tiempo real (no diferido).
Posibilidad de transmisión de mensajes con
información compleja y de su mejor retención al
contar con el apoyo visual.
33
ESCRITA - INCONVENIENTES
▸
▸
▸
▸
Posibilidad de pérdida del mensaje.
Pérdida de la personalización del mensaje.
No es tan rápido como el mensaje oral.
Imposibilidad de uso del lenguaje no verbal.
34
FLUJO DE COMUNICACIÓN EN LA
ORGANIZACION
▸
La
Comunicación
horizontalmente
puede
fluir
vertical
u
35
COMUNICACIÓN VERTICAL
DESCENDENTE - ASCENDENTE
Jefes y Subordinados –
Subordinados y Jefes
36
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
▸
▸
▸
De la dirección o gerencia hacia el personal.
Los gerentes y supervisores deben asegurarse
que los empleados que les reportan cuenten
con la información necesaria para hacer su
trabajo en forma efectiva.
Se regula y controla la conducta de los
subordinados.
37
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
OBJETIVOS
▸ Dar instrucciones.
▸
Transmitir / obtener información.
▸
Comunicar avisos o novedades.
38
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
▸
▸
▸
▸
UTILIZACIÓN
Reuniones directivos / empleados.
Objetivos y
desempeño.
procedimientos
/
evaluación
del
Tablones de anuncios /circulares / publicaciones impresas o digitales / redes internas / dispositivos electrónicos.
39
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
▸
▸
Ejemplo:
La Dirección de Recursos Humanos y
Financiera comunica que analizará los casos en
los que haya que ajustar las horas extras a
aquellos empleados que, por su función
operativa, hacen guardias.
40
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
▸
▸
▸
▸
Ejemplo:
Se entrega instrucciones sobre una tarea y su
relación con otras (justificación del trabajo).
Se da información sobre procedimientos y
prácticas.
Se da información necesaria y de interés para el
empleado.
41
Instrumentos o Herramientas de la
Comunicación Descendente
▸
▸
▸
▸
▸
▸
▸
Memorándum.
Circulares.
Informes.
Correos-e.
Cartas.
Manuales y guías.
Boletines y revista.
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Desventajas de la Comunicación
Descendente
▸
▸
▸
▸
▸
▸
Sobresaturación de datos o contenidos en el mensaje
difundido (emisor).
Redacción del mensaje (código o lenguaje).
Sobrecarga de información para el trabajador (receptor).
Momento inoportuno de la difusión (contexto).
Distorsión y reducción de conceptos o contenidos
(mensaje).
Comprensión de los datos transmitidos (receptor).
43
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
▸
▸
A diferencia de la comunicación ascendente, este tipo
de comunicación organizacional se presenta cuando
los
trabajadores
(subordinados)
transmiten
información a sus jefes.
Los mensajes que circulan de abajo a arriba se
refieren a las informaciones de rutina necesarias para
el trabajo en los diferentes niveles de la empresa, se
busca el feed-back.
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COMUNICACIÓN ASCENDENTE
Objetivos
▸ Permite al superior jerárquico comprobar la
comprensión de la información y la
actualización de ésta (retroalimentación).
▸ Permite
conocer percepciones, opiniones,
reivindicaciones, reclamos, sugerencias, ideas
y sentimientos del trabajador.
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COMUNICACIÓN ASCENDENTE
Objetivos
▸ Conocer los progresos de los proyectos /
obtener información sobre el trabajo que se
desempeña.
▸ Aclarar dudas sobre áreas, proyectos…
▸ Favorecer la participación.
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COMUNICACIÓN ASCENDENTE
UTILIZACIÓN
▸ Informes / entrevistas informales.
▸ Consultas.
▸ Reuniones / buzón de sugerencias / encuestas
de opinión / desacuerdos o quejas.
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COMUNICACIÓN ASCENDENTE
Ejemplo
▸ El comité de empresa propone una reunión
con sus superiores para revisar la posibilidad
de un ajuste salarial a quienes han tenido que
asumir más funciones después de una
reestructuración laboral.
48
Instrumentos o Herramientas
de la Comunicación Ascendente
▸
▸
▸
Buzón: sistema de sugerencias.
Sistema de reivindicaciones: quejas.
Balance Social: cuestionarios o encuestas.
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Desventajas de la Comunicación
Ascendente
▸
▸
▸
Filtrado: Se restringe la información y sólo se
transmite aquélla que probablemente despertará una
reacción favorable.
Ocultación: no se emite la información que puede
tener efectos nocivos la propia persona que la
transmite.
Apropiación: se interrumpe el flujo hacia instancias
superiores.
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COMUNICACIÓN CRUZADA
Colegas – Mismo Nivel
Jerárquico
51
COMUNICACIÓN HORIZONTAL
• Es aquella que fluye entre los
miembros de la organización que
se encuentran en el mismo nivel
de jerarquía dentro de la
organización.
• En este camino de comunicación,
el poder queda fuera de la
estructura lineal, por lo que se
convierte en poder informal.
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COMUNICACIÓN HORIZONTAL
Objetivos
▸ Coordinar actividades.
▸ Resolver problemas.
▸ Tomar decisiones
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COMUNICACIÓN HORIZONTAL
Utilización
▸ Reuniones de trabajo.
▸ Comunicados internos.
▸ Trabajos en equipo.
▸ Comunicados de teléfono o red.
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COMUNICACIÓN HORIZONTAL
Ejemplo:
▸ La
Dirección de Finanzas y el
Departamento Legal revisan los estatutos
de la empresa para ajustar los salarios
que mayor carga y riesgo laboral tengan.
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COMUNICACIÓN CRUZADA
COMUNICACIÓN
DIAGONAL
Se presenta cuando las partes
que intervienen en el proceso
de comunicación forman parte
de
niveles
jerárquicos
diferentes y no establecen una
relación de dependencia entre
ellas.
56
CONCLUSION
▸
La comunicación organizacional es un
factor importante para que la gestión
empresarial se lleve a cabo con éxito, el
buen manejo de esta, puede hacer
perdurar a la organización.
57
Thank you very
much
Ing. Marko Castillo Peña
I'm here because I love teaching.
You can find me at
mclobely@hotmail.com
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