INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Período evaluado: Juli0 – Noviembre 2012 CLAUDIA MARIA MOLINA GALLEGO Fecha de elaboración: Noviembre 08 DE 2012 Dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presenta y se publica el informe pormenorizado del estado de Control Interno de la Beneficencia de Antioquia CONSOLIDADO DIFERNTES SUBSISTEMAS Dificultades No se ha rediseñado el mapa de riesgos de acuerdo al Plan Estratégico 2012 – 2015. En el proceso de seguimiento y evaluación de los riesgos levantados a cada uno de los procesos de la Entidad, se sigue evidenciando la falta de cultura para la autoevaluación por parte del líder dueño del proceso. No se ha podido interiorizar de manera adecuada la cultura de control y autocontrol, como medida efectiva de productividad y desempeño de la gestión de cada uno de los funcionarios que interactúan en los procesos. La poca flexibilidad de la norma que regula al sector de loterías dificultad el logro de algunos objetivos estratégicos de la Entidad. En cuanto a la política de cumplimiento de Anti trámites, hemos tenido algunas dificultades ya que de cinco tramites enviados solo a la fecha de hoy se nos han aprobado dos. Además las Entidades descentralizados no han contado con un acompañamiento por parte del Ente regulador, lo que no ha permitido dar cumplimiento en el 100% No se ha podido avanzar con la alta gerencia para la consecución de un software de auditoría que permita el fortalecimiento del sistema de control interno como un todo, que resguarda los recursos públicos, que apoye la gestión administrativa y los actos de gobernabilidad, además que permita consolidar los planes de mejoramiento de las diferentes auditorías realizadas por los diferentes órganos de control. También se requiere el fortalecimiento de la oficina de Control Interno con la asignación de de personal que permita a cabalidad el cumplimiento y desarrollo normal de sus funciones, procesos y procedimientos. Avances Se sigue impulsando por la alta dirección una campaña frente al cambio como empresa líder y dinámica frente al sector de loterías Cabe resaltar el trabajo que viene adelantando el área de Control y Fiscalización con la Gerencia de Antioquia Legal, el cual está articulado con las acciones de mutua colaboración entre la administración pública, gremios y empresas, la ciudadanía y los entes de control, para implementar una estrategia integral para combatir la ilegalidad en las prácticas contrarias al régimen del monopolio rentístico de las entidades territoriales, a través de sensibilización, capacitación, prevención, divulgación, comunicación, perativización, control administrativo y judicialización. Este programa se centra Se centra en tres ideas: Legalidad, la Ética y la Legitimidad, haciendo parte el programa del Plan de Desarrollo en la Linea 1 Antioquia Legal y en la Linea 3 Antioquia es Segura y Previene la Violencia. . Línea 3: Antioquia es Segura y Previene la Violencia Objetivo específico: Mejorar las condiciones de seguridad mediante el liderazgo, la planeación, implementación y seguimiento del Proyecto de Seguridad Integral para el Departamento de Antioquia y la Política Criminal Regional, en coordinación con la Fuerza Pública, Organismos de Justicia, Gobierno Nacional, Gobiernos Locales, y la Ciudadanía, como partícipes activos del fortalecimiento del Estado Seguiremos institucionalizando el Código de Ética, como la carta de de presentación de la Empresa ante el mercado, la sociedad y sus integrantes, en él se establecen los principios básicos y la responsabilidad compartida de la Empresa y los grupos de interés, Asegurando la transparencia y confiabilidad en la operación, comercialización, administración y control de juegos de suerte y azar, soportados en el mejoramiento continuo de procesos, incorporando tecnologías adecuadas, para garantizar la satisfacción de todos los grupos de interés. La Lotería de Medellín salió con su nuevo plan de premios “Más plata por el mismo precio”, como una estrategia para incentivar las ventas y por ende generar mayores recursos a la Salud de los Antioqueños y colombianos, como una de las estrategias encaminadas al logro de los objetivos de la actual administración. A finales del mes de julio se llevaron a cabo las Auditorías Internas de Calidad como preparación previa a la auditoría de Renovación por parte del ICONTEC en el mes de septiembre, se cumplió con el cronograma en un totalidad, se concluyo de este ciclo que el Sistema Integrado de Gestión de BENEDAN es conveniente en cuanto a los lineamientos estratégicos definidos, adecuados porque se tiene la documentación y registros de acuerdo a los requisitos de las normas y eficaz porque se cumple con el PHVA de los procesos. En el mes de septiembre se nos otorgó por parte del Icontec la Renovación en la Norma ISO 9001/2008 y NTC-GP 1000/2009, por cuatro años consecutivos han sido auditorías con cero no conformidades de ninguna índole. Por tercer año consecutivo se nos otorga el Premio Andigraf, por la calidad y seguridad de nuestro billete de la Lotería de Medellín. En cumplimiento en lo establecido en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011 en su artículo 73, se ha venido trabajando de manera conjunta con el CICIA los perfiles del riesgo de fraude y de corrupción. Dentro del programa de beneficios y de bienestar de la Entidad se viene estructurando y ajustando los lineamientos y reglas de negocio asociado a las políticas de desempeño y productividad de los funcionarios, con miras a contribuir a cada uno de ellos por el logro de las metas de los objetivos estratégicos, con un incentivo pecuniario que estimule y cree condiciones favorables para la familia BENEDAN. La Entidad viene cada día mejorando y modernizando su proceso de la TIC, para garantizar mayor transparencia y confiabilidad a todas las partes interesadas, Se viene adelantando un proceso de modernización de la Pagina web de la Entidad, con el fin de hacerla mucho mas armoniosa y amigable con su público apostador. La Oficina Asesora de Control Interno, basada en la normatividad ha realizado y presentado los informes de obligatorio cumplimiento a los entes de control, con su elaboración se han ido generando recomendaciones con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno. La identificación de la mejora continua en los procesos de la organización, son muestra de la evolución en la dinámica del negocio en sus productos y servicios cuyo dinamismo apunta al cumplimiento de objetivos y a la satisfacción del cliente final. En el cuadro adjunto se evidencia las acciones de mejora identificadas para 2012, de las cuales el 53% se encuentran cerradas y abiertas 47%. Avances4 VERIFICADAS SIN VERIFICAR INCUMPLIDA TOTAL ACCIONES MEJORA PROPUESTAS 2012 PROPUESTAS 9 8 0 17 ACCIONES MEJORA PROPUESTAS 2012 % 0% VERIFICADAS 53% SIN VERIFICAR INCUMPLIDA Avan ACCIONES MEJORA PROPUESTAS 2012 10 47% % 53% 47% 0% 100% 9 8 5 0 0 ACCIONES MEJORA PROPUESTAS 2012 ces Estado General del Sistema de Control Interno El sistema de Control Interno de la Beneficencia de Antioquia es conforme de acuerdo a los diferentes lineamientos normativos dados por el Departamento de la Función Pública – DAFP, logrando un nivel satisfactorio en su evolución, sin desconocer las oportunidades de mejoramiento continuo y de mantenimiento, para poder alcanzar niveles óptimos de eficiencia, eficacia y economía de los demás control ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Recomendaciones Revisar, ajustar y actualizar el mapa de riesgos de acuerdo al contexto estratégico de manera que de respuesta al actual plan estratégico 2012 – 2015, para la adaptación de la nueva estructura de operación por procesos. Retomar con el DAFP – ESAP la implementación efectiva de la política de renacionalización de trámite bajo las directrices del gobierno nacional. Canalizar los recursos necesarios con la alta dirección para poder llevar a cabo diferentes campañas con el propósito de que cada funcionario público, tenga la capacidad de evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y mejorar la ejecución de sus procesos. Teniendo presente que el autocontrol es intrínseco y esencial para las actuaciones y toma de decisiones que apunte a la consecución de los objetivos institucionales. CLAUDIA MARIA MOLINA G. ____________________________________________________ Firma