INSTITUTO NACIONAL “CANTÓN LOURDES” GUIA DE PROYECTO DEL MÓDULO 6 “CLASIFICACIÓN DE CLIENTES Y DE DOCUMENTOS MERCANTILES” SEGUNDO ASISTENCIA CONTABLE “A” PROFA. XIOMARA ALHELY CHILE SOSA AÑO: 2021 GUIA DE PROYECTO No. 1 TEMA: ¿Qué es el Control de Cuentas por Cobrar? Es el seguimiento de los ingresos que la empresa tiene para recibir de sus clientes que hicieron compras con pago parciales o vencimiento futuro. Cuentas por cobrar: Es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos y los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o servicios. Esta cuenta está compuesta por letras de cambio, títulos de crédito y pagarés a favor de la empresa. Entre las cuentas por cobrar, puede hablarse de cuentas por cobrar al cliente (cuando éste toma crédito con la empresa) y cuentas por cobrar a empleados y funcionarios (registran anticipos de sueldo y otros criterios). Otra distinción entre las cuentas por cobrar está dada por el tiempo en que dicho crédito puede convertirse en efectivo (cuentas por cobrar a corto plazo, cuentas por cobrar a largo plazo, etc.). En este último caso, es interesante que conozcamos más a fondo algún matiz de ese tipo de cuentas por cobrar. Así, por ejemplo, podríamos determinar que las de largo plazo son aquellas que se identifican por el hecho de que la disponibilidad que tienen es a más de un año. Todo ello sin olvidar que además que, a la hora de presentarse, es obligatorio y necesario que se haga fuera de lo que sería el conjunto del activo corriente. Por el contrario, las anteriormente citadas y que reciben el nombre de cuentas por cobrar a breve plazo son las que dicha disponibilidad es la que se produce en el periodo inferior a un año. Asimismo, es importante saber que cuando se tiene que llevar a cabo el proceso de su presentación se tiene que hacer dentro de lo que sería el activo corriente relativo a la situación financiera que se encuentra la entidad correspondiente. Las cuentas por cobrar forman parte del balance general de las organizaciones como parte de su Crédito o Haber, ya que con el tiempo se convertirán en efectivo para la compañía. Además de todo lo que hemos expuesto hasta el momento es importante conocer que el proceso de cuentas por cobrar se compone básicamente de dos fases o pilares fundamentales. Por un lado, está lo que sería la facturación, y por otro, los pagos. Es fundamental tener claro que estas cuentas por cobrar que nos ocupan son importantes y requieren que la empresa las tenga perfectamente anotadas y registradas. Por ello, es habitual que, en muchos casos, se opte por acometer auditorías para poder comprobar esa acción, que realizarán tareas tales como verificar lo que sería la identidad de los deudores incobrables. El otorgamiento de productos o servicios a crédito es una de las herramientas que tienen las empresas para conservar a los clientes actuales y captar nuevos. Dichos créditos se reflejan en las cuentas a cobrar, aún cuando presenten distintas condiciones y formas de pago. Al administrar las cuentas por cobrar, una empresa puede agilizar el cobro del crédito y analizar el costo-beneficio de la modalidad. CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, Estos renovarlos documentos o deben darlos ser de registrados baja. detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control. Registrar Revisar el periódicamente descuento los de pagos documentos. vencidos. El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por: ✓ Control de los pedidos de los clientes. ✓ La aprobación del crédito. ✓ La entrega de mercancía. ✓ La función del despacho. ✓ La función de facturación. Procedimientos Administrativos: entre los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes: ✓ Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar. ✓ Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza. ✓ Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas. ✓ Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable. ✓ Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas. ✓ Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos. ✓ Establecer el principio de separación de funciones, en especial los morosos. ✓ Establecer el principio de separación de funciones, en especial el de las labores de venta, registro de las cuentas por cobrar, y recepción del efectivo. De manera que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no intervenga en las labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar. Haciendo Uso de las “Reformas a la Superintendencia del Sistema Financiero” responda lo siguiente: ➢ ¿Cuál es el objeto de las Reformas? ➢ ¿Qué son activos de riesgo crediticio y a qué tipos de operaciones hace referencia? ➢ Haga diferencia entre: créditos para empresas, créditos para vivienda y créditos de consumo. ➢ ¿Cómo se evalúan y clasifican los activos de riesgo crediticio? ➢ ¿Qué criterios se utilizan para clasificar a los deudores? ➢ ¿Cuáles son las categorías y criterios para clasificar los deudores por viviendas y deudores por consumo? ➢ Cuáles son los requisitos que deben contener los expedientes de créditos para una Empresa. Continuación… Módulo 6 “Clasificación de Clientes y de documentos mercantiles” Tema: “Cartera de Clientes” ¿Cómo se analiza la cartera de clientes? El estudio de los clientes de una empresa nos permite saber cuáles son los puntos donde se debe reforzar la relación, permitiendo conocer aquellos productos más adecuados, qué estrategias de captación aplicar, qué portafolio se adecua mejor a las necesidades de los clientes y no sólo esto, sino también analizar el futuro, entender la calidad y la cantidad aplicada a las clasificaciones de clientes. Hacerse preguntas como “¿Qué potencial tiene este cliente de cara al futuro? ¿Qué me va a aportar? ¿Qué oportunidades me brinda?”, siempre es relevante para las organizaciones. En más ocasiones de las deseadas, los costes de servir a un cliente con un gran volumen de operaciones son tan altos que neutralizan por completo la rentabilidad generada. Por lo tanto, no es conveniente utilizar únicamente el volumen de operaciones para clasificar a los clientes. ¿Cómo realizar el proceso de carterización de clientes? 1. Identificar los segmentos clave para la organización: Su objetivo es identificar la concentración y distribución del negocio actual. Por ejemplo, por volúmenes, clientes estratégicos, niveles de vinculación y otros. 2. Diseñar carteras y tácticas para los segmentos clave con objetivos concretos: Su objetivo es determinar, dentro de los grupos de clientes, cuáles son, a su vez, los clientes clave. Por ejemplo, por grupos de clientes con un valor similar para la organización o con comportamientos similares. 3. Identificar por carteras: Por ejemplo, quiénes son los más importantes, cuál es el comportamiento atendiendo a los distintos grados de vinculación y otros criterios. 4. Identificar factores importantes: Por ejemplo, potencial de crecimiento de los clientes. 5. Detectar oportunidades de crecimiento y fidelización: Por ejemplo, protección de los clientes clave, análisis de los niveles de satisfacción, creación de barreras al cambio, fortalecimiento de los vínculos, necesidades insatisfechas, evolución de nuevas tecnologías, etc. 6. Contribución: Su objetivo es reflejar el aporte real que hace cada cliente a la rentabilidad de la empresa (volumen de operaciones menos costes). 7. Potencial de crecimiento: Muchas veces un cliente con un alto volumen de operaciones ya ha llegado a su nivel máximo de desarrollo, mientras que otro que mantiene volúmenes más bajos en ese momento puede llegar a crecer en el futuro incluso más que el anterior. 8. Nivel de vinculación: Es importante distinguir entre aquellos clientes que realizan todos sus negocios con la empresa de aquellos que distribuyen sus negocios entre varios competidores. A partir de ese momento, el proceso de carterización sigue dos vertientes: 1. Creación de las carteras: listados de clientes específicos individuales, seguimiento, etc., que dependerá en gran medida de los factores de la empresa, del entorno en el que opera, del número de personas que conforman el departamento comercial, del tipo de cobertura (local, nacional o internacional). 2. Elección y desarrollo de las estrategias que se seguirán para cada cartera, segmento o cluster de clientes. La globalización y el entorno altamente competitivo exigen a las empresas estar orientadas al mercado y gestionar su cartera de clientes como un activo estratégico clave, por ello además de aplicar métricas, hay que tener en cuenta multitud de detalles, como el coste de captación del mismo, los cambios en la empresa/producto/precio que está dispuesto a aceptar, etc. Por ello, antes de llevar a cabo cualquier estrategia es importante conocer ciertos cálculos que nos permitan conocer de la forma más fiel posible la rentabilidad de nuestros clientes. Tarea: Investigar y esquematizar: “El comportamiento de los clientes” ¿Cómo enlistar la “Cartera de Clientes”? Para elaborar, crear o enlistar una cartera de clientes les recomiendo utilizar EXCEL ya que desde aquí se puede hacer lo siguiente: • • • • • Puedes introducir los datos muy fácilmente. Tienes la posibilidad de ordenar los datos por cualquier campo o incluso por varios a la vez. Puedes hacer filtros para extraer el grupo de clientes que necesites en cada momento. Tienes la posibilidad de crear gráficos con los datos de los clientes. … y así podría seguir con unas cuantas ventajas más. • Así que voy a ponerme manos a la obra para mostrarte cómo manejar este tipo de listas en Excel de la manera más eficiente. Cómo crear la lista de clientes en Excel Para crear la lista de clientes, hay varias opciones: Introducir los datos manualmente. • Importando datos que ya existen en otro sitio. Para crear la lista de forma manual, primero se deben crear los campos que va a contener. Normalmente estas listas suelen ser más altas que anchas, por lo que te recomiendo escribir los nombres de los campos de izquierda a derecha en las columnas. Por ejemplo, puedes escribir: • • • • Nombre Apellido Correo electrónico Empresa • Número de teléfono • Dirección • Departamento • Municipio • Importe del pedido Acá les muestro un ejemplo y les recomiendo no colocar más de un dato en una celda • Cómo ordenar la lista de clientes en Excel Una vez que has introducido todos los datos de los clientes y que éstos se encuentran en el formato correcto, puedes ordenarlos por el campo que quieras. Si quieres ordenar a los clientes por su apellido, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el desplegable del encabezado de la columna Apellido. 2. Selecciona la primera opción del menú (Ordenar de A a Z). Comprobarás que no sólo ser ordenan los datos de esa columna, sino también los del resto de columnas. Importante: Dependiendo del tipo de datos que contenga la columna (texto, números o fechas), aparecerán diferentes opciones al hacer clic en el desplegable del encabezado de la columna. Cómo filtrar la lista de clientes en Excel Otra herramienta muy útil de las tablas es la de filtrar datos. Filtrar datos por un criterio sirve para mostrar únicamente los datos que coinciden con ese criterio. En el ejemplo que te estoy poniendo, podrías filtrar los clientes de una determinada provincia o por un código postal. Para mostrar únicamente los datos de todos los clientes de la provincia de Cantabria (Santander), sigue los siguientes pasos: 1. Haz clic en el desplegable del Código postal. 2. De los valores que aparecen en la lista, desactiva la opción Seleccionar todo. 2. A continuación, selecciona todos los elementos que comienzan por 40 (provincia de Cantabria). 3. Haz clic en Aceptar. Otra forma de filtrar los clientes de Cantabria, sería escribir «40» en el cuadro Buscar y hacer clic en Aceptar. Así es como quedaría la lista de clientes. Puedes establecer tantos filtros como quieras. Cuando hayas finalizado de trabajar con los datos filtrados, quitar el filtro es muy fácil. Sólo tendrías que hacer clic en Borrar filtro de Código Postal». Para establecer filtros con condiciones más complejas, tendrías que hacer clic en Filtro personalizado y escribir los criterios que desees. Puedes imponer hasta dos criterios. Como combinar columnas en la lista de clientes Excel A veces, puede que necesites combinar los campos Nombre y Apellido para formar el nombre completo. La forma más sencilla de hacerlo es con el operador de concatenación (&). Sigue los siguientes pasos: 1. Crea una nueva columna a la derecha de Apellido haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando Insertar -> Columnas de la tabla a la izquierda. 2. Llámala Nombre completo. 3. En la celda C2 escribe un igual y a continuación selecciona la celda que contiene el nombre (en la misma fila). 4. Escribe &» «&, que servirá para separar el nombre del apellido. 5. Ahora selecciona la celda que contiene el apellido. 6. Pulsa Intro Al pulsar Intro, observa que se rellenan el resto de las celdas de la columna. Esto es así porque se trata de una tabla. También fíjate en la fórmula que contiene la celda. Este tipo de fórmulas están compuestas por referencias estructuradas. Cómo crear una fila con Totales en una tabla en Excel Otra característica que tienen las tablas de Excel es que es muy fácil insertar filas al final para realizar operaciones como Sumar, contar celdas o calcular promedios. Observa de nuevo la tabla. Si quieres hallar el promedio de los importes de los pedidos que han hecho los clientes, sigue los siguientes pasos: 1. Si no se muestra la fila de totales, haz clic en la ficha Diseño y activa la casilla Fila de totales. 2. A continuación, haz clic en la celda de totales de donde se encuentran los importes de los pedidos. 3. Haz clic en el desplegable y selecciona Promedio. Además del promedio, puedes calcular cualquier otro tipo de total: Suma: Suma el valor de las celdas. • Contar: Cuenta las celdas no vacías. • Contar números: cuenta las celdas que contienen números. • Max: Muestra el valor más alto de la columna. • Min: Muestra el valor más bajo de la columna. • Desvest: Calcula la desviación estándar de todos los valores de la columna. Si no encuentras el cálculo que necesitas, puedes hacer clic en la última opción (Más funciones…) y seleccionar la que quieras. • Continuación… Módulo 6 “Clasificación de Clientes y de Documentos Mercantiles”
