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VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPOS
DOCUMENTALES
HISTORIAS
LABORALES
ACTAS DE JUNTAS
DIRECTIVAS
LIBROS CONTABLES
CONTRATOS
VALORACION
DOCUMENTAL
Son
unidades
documentales
complejas, en su interior
hay
afiliaciones
a
seguridad
social,
memorandos, contratos,
ascensos, entre otros.
Por ello tienen valores
administrativos, fiscales,
técnicos, legales y/o
contables.
Estas se conservan
porque allí se plasman
las
principales
decisiones que cambian
el
rumbo
de
la
compañía.
Por
eso
tienen
valor
administrativo,
fiscal,
legal y contable.
Tienen valor contable,
administrativo, técnico,
legal
y
fiscal,
se
conservan por que son
un requerimiento de las
entidades de control.
Es
un
documento
original de carácter
administrativo,
legal,
fiscal y contable, ya que
sirve como testimonio
ante la ley por que
justifica el gasto público,
además de comprobar
que
se
recibió
o
proporciono un bien o
servicio.
DISPOSICION FINAL
Luego de su ultima
consulta
se
puede
conservar hasta 90 años
Una vez cumplido el
tiempo de retención en
el archivo de gestión se
transfiere al archivo
central, se digitaliza con
fines
de
consulta,
cumplido su tiempo en el
archivo
central
se
transfiere al archivo
histórico
El Código de Comercio
dispone
que
los empresarios deben
conservar sus libros de
contabilidad,
correspondencia,
documentación
y
justificantes
concernientes
a
su
negocio, debidamente
ordenados, durante seis
años, a partir del último
asiento realizado en
los libros.
La Ley Orgánica 7/2012,
de 27 de diciembre,
recomienda guardarla
durante 10 años.
INFORMES
NOMINAS
Contiene información de
valor
administrativo,
jurídico, legal, fiscal y
contable, por cuanto
informan los estados de
la empresa.
La información laboral
relacionada
con
la
nómina, son todos los
documentos que se
generan
durante
la
relación
laboral
e
identifican
pagos
realizados al trabajador
o entidades a las cuales
se encuentra afiliado.
Una vez cumplido el
tiempo de retención en
el archivo de gestión y
central se transfiere al
archivo histórico en su
soporte
original,
la
conservación obedece
al cumplimiento de la
Circular 003 de 2015 de
AGN.
Tiempo de retención
documental
recomendado:
80
años. Los primeros dos
años en el archivo de
gestión y 78 años en el
archivo central de la
empresa.
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