PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y OPERACIONALES

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y OPERACIONALES
TEMÁTICA FECHADA CON LAS ACTIVIDADES DEL CURSO
PRESENTACION Y SUSTENTACION DEL PROGRAMA (1/2 SEMANA)
UNIDAD 1 (1 SEMANA)
1. GENERALIDADES
1.1 Introducción a la teoría administrativa
1.2 Definición, origen, evolución, objeto de estudio, características.
1.3 La empresa como sistema y su entorno
1.4 Funciones fundamentales de la administración
UNIDAD 2 ( 2 Y ½ SEMANAS)
2. LA PLANEACION
2.1 Fundamentos de planeación
2.2 Proceso de la planeación
2.3 Tipos de planeación, tipos de planes
2.4 Solución de problemas y toma de decisiones
UNIDAD 3 (2 Y ½ SEMANAS)
3. LA ORGANIZACION
3.1 La naturaleza y el propósito de la organización
3.2 La organización y sus tipos
3.3 Estructura y organización de la empresa
3.4 Departamentalización y sus tipos
UNIDAD 4 (4 Y ½ SEMANAS)
4. LA DIRECCION
4.1 Concepto e importancia del elemento dirección
4.2 Diferencia entre dirección , ejecución y administración
4.3 Principios del elemento dirección
4.4 Autoridad y sus tipos, poder y mando
4.5 La delegación y re delegación de autoridad en la empresa
4.6 Fundamentos del liderazgo
4.7 Liderazgo en la empresa y sus tipos
4.8 Necesidades de la motivación en la empresa
4.9 Los factores motivantes
4.10
Técnicas especiales de motivación
1
UNIDAD 5 (3 SEMANAS)
5. EL CONTROL
5.1 Naturaleza, importancia y concepto del elemento control
5.2 El proceso de control en la empresa
5.3 La planeación y el control en la empresa
5.4 Características de un buen sistema de control
5.5 Técnicas tradicionales de control
5.6 Técnicas modernas de control
UNIDAD 1. GENERALIDADES
1.1 Introducción a la teoría administrativa
Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso
iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y
adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas.
Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos
individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de
ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previo,
cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar los objetivos con los
menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que
tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron
ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales
en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.
2
El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica
es también muy
interesante para conocer la importancia que tiene en administración el
adoctrinamiento para la consecución de un objetivo, a pesar de que las estructuras
y
procedimientos
puedan
no
satisfacer
todos
los
principios
teóricos
administrativos.
Se consideran como los Pretaylorianos a aquellos personajes que tuvieron un
acercamiento a la formulación de teorías administrativas o que con su trabajo
sirvieron de base a Frederick Taylor para el planteamiento de la Teoría Científica
de la Administración. Entre ellos tenemos:
James Watt, Jr., Mathew Robinson Boulton, Robert Owen (1771-1858) y Charles
Babbage (1791-1871).
La escuela que inicia el pensamiento administrativo es la Escuela de la
Administración Científica y sus principales precursores son Frederick Winslow
Taylor, Frank Bunker Gilbreth y Henry Laurence Gantt, entre otros, fueron los más
renombrados y conocidos.
La propuesta de Frederick Winslow Taylor, quien hizo grandes aportaciones a la
Administración, entre las cuales están sus principios administrativos y el gran
experimento que realizó en la Bethlehem Steel Company, donde se puede
apreciar la efectiva racionalización del trabajo, el estudio de tiempos y
movimientos y el salario a destajo.
Lo anterior consistió en efectuar un
procedimiento para mejorar el trabajo que los obreros ejecutaban de manera
deficiente, así como evitar tiempo y movimiento innecesarios al efectuar sus
labores y, por último, incrementar el salario por un trabajo de calidad y mayor
producción.
Algunas de las aportaciones de Gilbreth a la Administración, entre ellas, un
rudimentario proceso administrativo que decía lo siguiente: “La Administración
tiene que conservar lo mejor del pasado, organizar el presente y planear el futuro”.
Asimismo, desarrolló un diagrama del flujo de trabajo que es la presentación
gráfica, por medio de símbolos, de un trabajo a realizar y un sistema de lista
blanca para calificar el mérito, que consiste en tener en cuenta el valioso esfuerzo
que hace el trabajador al desempeñar sus labores y de esta manera poder
compensarlo.
Gantt insistía en que la buena disposición para emplear los
métodos y habilidades correctos en la realización de una tarea es tan importante
como conocer los métodos y tener esas habilidades. Así percibía la significación
del elemento humano en la productividad y enfocaba el concepto de la motivación
3
como se entiende actualmente. Entre sus principales aportaciones a la
Administración se encuentra el sistema de tarea y bono.
A Taylor se le conoció como padre de la Administración Científica y a Fayol padre
de la Teoría Organizacional Moderna.
En la escuela del proceso Administrativo Henri Fayol conceptualizó el primer
proceso administrativo, estableció 14 principios administrativo, definió las áreas
funcionales de las organizaciones industriales. Destacó la importancia de la
enseñanza de la Administración en las escuelas.
Henri Fayol fue uno de los
iniciadores en la conceptualización del primer proceso administrativo, partió de la
idea de que si las organizaciones deseaban obtener objetivos administrativos,
tenían que coordinar sus recursos, obligando al administrador a prever, organizar,
coordinar y controlar. El Proceso Administrativo de su diseño sirve de base para
las actuales organizaciones.
La siguiente escuela es la Humano-Relacionista, cuya principal exponente es Mary
Parker Follet, otro de los autores que dan origen a esta escuela es George Elton
Mayo, quien efectuó experimentos en una compañía, en donde detectó que la
comunicación es un elemento importante dentro de cualquier empresa; también
identificó que en éstas existen grupos formales e informales, además de
establecer que los factores físicos son determinantes para que los trabajadores
desempeñen bien sus labores.
.
Los aportes de las escuelas Estructuralista, Neo-Humano Relacionista y la
Matemática. La escuela Estructuralista da el enfoque sociológico de la
Administración, analiza los problemas de las empresas a través de los grupos
sociales y sus principales autores son sociólogos: Max Weber, Chester I. Barnard,
Renate Mayntz, Amitai Etzioni y Ralph Dahrendorf. Su principal aporte consiste en
el estudio de los grupos formales e informales de la empresa.
La escuela Neo-Humano Relacionista estudia la Administración desde un enfoque
nuevo, sus teorías y conceptos pretenden crear un cambio en las teorías
existentes. Sustenta que el surgimiento de la Administración se da por objetos y
busca la participación del trabajador en ellos. Los principales representantes de
esta escuela son: Peter Drucker, Douglas McGregor y
Wiliam Ouchi con su
Teoría “Z” que tiene mucha aplicación en la Administración japonesa.
La
administración por objetivos tiene la virtud de lograr la integración del personal en
los fines de las empresas.
En síntesis, estos nuevos enfoques han dado lugar al desarrollo organizacional.
Se aplican actualmente en las empresas para integrar mejor a su personal y así
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evitar que se sientan ajenos a ésta, otro de sus fines es lograr la participación del
trabajador y del empleado en los objetivos de la empresa.
La escuela Matemática de la Administración enfoca el problema a través de
sistemas.
Estudia a la empresa como un sistema, aplica teorías como la
investigación de operaciones, teoría de juegos, líneas de juegos, líneas de espera,
programación lineal, probabilidad y estadística como ciencias aplicadas a la
Administración.
En esencia, la Administración Científica implica un cambio mental por parte de los
trabajadores, en cuanto a sus deberes respecto a su trabajo, sus compañeros y
sus patrones, y algo semejante por parte del sector directivo en cuanto a sus
obligaciones hacia sus compañeros de trabajo y en la Administración. Sin esta
revolución mental
que
implica un cambio de actitudes y puntos de vista, la
Administración Científica no existiría. Una vez que se logra este cambio, los
resultados son magníficos para ambos lados.
Las teorías y experiencias de Fayol y de Taylor marcaron una nueva etapa en la
evolución de esta ciencia, y la Administración científica, que postularon ellos y
continuaron sus discípulos viene a ser uno de los medios más efectivos para la
tecnificación de las industrias nacientes en el presente siglo; esa tecnificación ha
influido grandemente también en el desarrollo económico y el mejoramiento de
muchos países por su aplicación en el sector público y privado.
1.2 Definición, Origen, Evolución, Objeto De Estudio, Características.

Origen, Evolución, Objeto De Estudio
Al igual que toda disciplina científica, debemos identificar el objeto de estudio de
la administración, este es la organización, cuyo origen se remonta hasta la época
primitiva; pues esta se da como una actividad práctica desde cuando el hombre
une sus esfuerzos para alcanzar objetivos comunes ante la imposibilidad de vivir
aislado por la naturaleza misma.
Primeramente se asocia para que con esfuerzos comunes se satisfagan
necesidades del grupo en que se reúne, las diferentes organizaciones de esta
época, fueron la horda, la tribu, el clan, matriarcado, patriarcado, etc.; con esto, la
administración sienta sus bases como actividad organizativa, mediante la división
del trabajo, a través de
las primeras y rudimentarias actividades organizadas
como la caza, pesca y recolección de frutos. Ya que debía existir una persona
responsable del grupo que organizaba a las demás, así como a los recursos con
que se contaba. Como ejemplo podemos analizar vestigios de la prehistoria en las
5
actividades de la caza, y nos encontramos con una técnica utilizada, denominada
de "arrastre" que consistía en asustar a los enormes mamuts arrojándoles piedras,
emitiendo gritos para dirigirlos hacia un precipicio profundo para que muriesen al
despeñarse. Lo cual indica antecedentes auténticos de organización de empleo
de esfuerzos comunes para alcanzar un objetivo determinado con fines
preestablecidos.
Existen dificultades al ubicar el origen de la administración. Algunos escritores,
aseguran que el desarrollo de la administración se remonta a los tiempos de los
comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o
a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Las innovaciones
tales como la extensión de los números arábigos y la aparición de la contabilidad
de partida doble en 1.494, proporcionaron las herramientas para el planeamiento
y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la
administración. Sin embargo fue en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras
publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el
primer acercamiento a un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la
revolución industrial.
Así, podemos darnos cuenta que la administración como proceso de desarrollo
lógico y la necesidad de organización se da en todos los tiempos como actividad
practica; pero su avance se dio después de la segunda guerra mundial, se
considera que la tardanza en la evolución de esta ciencia se debe a varios
aspectos: primeramente a que en los primeros tiempos se consideraban los
negocios como poco apreciados y se decía que era una ocupación degradante.
La administración adquirió auge en la depresión de 1929, cuando fue necesario
implementar mecanismos que permitieran utilizar eficientemente los recursos con
que se contaban, también despierta gran interés en los programas espaciales y de
defensa para obtener producción a costo mínimo en materiales y mano de obra.
Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que las
organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias como la
ingeniería, la sociología, la psicología y la teoría de sistemas fueron
desarrollándose
En la actualidad la administración es considerada como la herramienta principal
para lograr el éxito de las organizaciones en las condiciones que impone la
competencia de los mercados a nivel mundial.

Características
Universalidad
6
El fenómeno administrativo se presenta donde quiera que existe un organismo
social, pues en él siempre debe haber coordinación sistemática de medios. Por lo
mismo, la Administración se da en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una
sociedad religiosa, etc. Los elementos esenciales en todas esas clases de
administración serán los mismos, aunque lógicamente existen variantes
accidentales.
Especificidad
Aunque la Administración siempre está acompañada de otros fenómenos de
índole distinta (en la empresa, funciones económicas, contables, productivas,
mecánicas, jurídicas, etc.), el fenómeno administrativo es específico y distinto de
los que acompaña.
Unidad temporal
Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste
es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están
dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos. Así por ejemplo, no por hacer los planes, se deja de mandar,
controlar, organizar, etcétera.
Unidad jerárquica
Todo aquel que dentro de un organismo social tiene carácter de jefe, participa en
distintos grados y modalidades en la misma Administración. Así, por ejemplo, en
una empresa forman “un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general,
hasta el último mayordomo”.
Bastan los siguientes hechos para demostrar su importancia:
1. La Administración se da dondequiera que existe un organismo social, aunque
lógicamente es más necesaria, cuando mayor y más complejo es éste.
2. El éxito de un organismo social depende, directa e indirectamente, de su buena
administración, y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos,
etc., con que cuenta el organismo.
3. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible
y obviamente esencial, ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no
podrían actuar si no fuera con base en una administración sumamente técnica. En
ellas es quizá, donde la función administrativa puede aislarse mejor de las demás.
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4. Para las empresas pequeñas y medianas,
quizá la única posibilidad de
competir con otras es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una
mejor coordinación de sus elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano
de obra, etc., en los que, indiscutiblemente, son superadas por sus grandes
competidoras.
5. La elevación de la productividad, probablemente es la preocupación de mayor
importancia en la actualidad en el campo económico social, depende por lo antes
expuesto, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula
de esa vida económica-social es eficiente y productiva, la sociedad misma,
formada por ellas, tendrá que serlo.
6. En especial para los países en desarrollo, uno de los requisitos sustanciales es
mejorar la calidad de su administración, pues para crear la capitalización,
desarrollar la calificación de los empleados y trabajadores, etc., bases esenciales
de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de
todos los elementos, la que viene a ser, por ello, el punto de partida de ese
desarrollo.
Algunas definiciones de administrar:
La acción de administrar es inherente a todo tipo de organización, pública o
privada, con ánimo o no de lucro, hasta el ser humano como ser racional deben
asignar eficientemente los recursos para lograr los objetivos propuestos; por lo
tanto, la administración tiene tantas concepciones como teóricos existan, a
continuación se expondrán algunos conceptos de la misma:

" Administrar es prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar a través de la
gerencia”. (Henri Fayol).

“La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de
objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo
humano coordinado.” (José Antonio Fernández Arena).

“La Administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la
máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo
social”. (Agustín Reyes Ponce). Este autor añade que la Administración es
la técnica de la coordinación de las cosas y personas que integran una
empresa.

“La Administración es la dirección de un organismo social, y su efectividad
en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes”. (Harold Koontz y Cyril O’Donnell).

“Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo
ajeno”. (George R.Terry).
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
“La Administración es un proceso distintivo que consiste en la planeación,
organización, ejecución y control, ejecutados para determinar y lograr los
objetivos, mediante el uso de gente y recursos”. (George R. Terry).

“La
Administración
es
un
proceso
social
que
lleva
consigo
la
responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de
una empresa, para lograr un propósito dado”. (E.F.L. Brech).

“La Administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con
base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana” (J.D.
Mooney).

“La Administración es una técnica por medio de la cual se determinan,
clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano
particular.” (Peterson y Plowman).

“La Administración es el empleo de la autoridad para organizar, dirigir y
controlar a subordinados responsables (y consiguiente, a los grupos que
ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean
debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa.” (F.
Tannenbaum).

La administración es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través
de las personas" (Mary Parker Follet)

"Una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación
a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes
que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales"
(Wilburg Jiménez Castro)

"La administración es la coordinación de hombres y recursos materiales
para la consecución de objetivos organizacionales, lo que se logra por
medio de cuatro elementos: 1) dirección hacia objetivos, 2) a través de
gente, 3) mediante técnicas y 4) dentro de una organización" (Fremont E.
Kast)

Definición clásica: "La administración es el proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de
aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas"
Clases de Administración que pueden darse, y las relaciones entre ésta y
otras disciplinas con las que tiene gran similitud.
Administración Pública y Privada
9
Cuando se trata de lograr la máxima eficiencia en el funcionamiento de un
organismo
social
de
orden
público,
la
técnica
respectiva
es
la
Administración pública, y cuando ésta se busca en un organismo de tipo
privado, hablamos de Administración privada.
La segunda clasificación de Administración considera las personas y las
cosas. Respecto a la administración de personas podemos mencionar los
directivos, los administrativos, los técnicos, supervisores inmediatos,
empleados
calificados
y
no
calificados,
y
obreros
calificados,
semicalificados y no calificados; y al hablar de las cosas mencionamos las
máquinas, los materiales, los métodos y el dinero.
La Administración y su Relación con otras Ciencias
A
continuación,
analizamos
las
relaciones
que
existen
entre
la
Administración y otras ciencias.
Entre la Administración y las Ciencias Sociales: La Administración tiene un
carácter eminentemente social, ya que toda la sociedad necesita de los
medios técnicos de la Administración para el correcto desarrollo de su
función, y observamos que durante los primeros años de su estructuración
la mayor parte de los principios que utilizó se tomaron de la Sociología, la
Psicología y la Economía. Prácticamente es imposible estudiar la
Administración sin tener un conocimiento previo de las Ciencias Sociales.
El Derecho: forma parte de la estructura necesaria en que descansa lo
social. Sólo sobre la base de una justicia establecida por el Derecho esta
estructura queda firmemente asentada. Un organismo social únicamente
puede administrarse cuando es posible exigir determinadas acciones de los
demás, ya sea que éstas hayan sido impuestas por la ley o que se deriven
inmediatamente de un convenio. Desde este punto de vista, la
Administración está relacionada intrínsecamente con el Derecho, pues la
estructura jurídica de la organización productiva es la base para la
actuación administrativa.
La relación entre la Administración y la Economía: es muy estrecha, sobre
todo en cuanto al fin económico que persigue la empresa productiva. Desde
10
esta perspectiva, muchas de las acciones administrativas deberán
sustentarse en la ciencia económica, ya que uno de los objetivos
fundamentales del esfuerzo coordinado y conducido dentro del organismo
social es la producción de beneficio económico.
Entre la Administración y la Psicología: existe una relación de suma
importancia, como es el caso del desarrollo de las modernas teorías de
Administración, donde la Psicología ha hecho aportes valiosos en el manejo
y control de la conducta humana, haciendo énfasis en la necesidad de
cooperación que debe darse entre los miembros de la organización hacia
los estratos administrativos y directivos. Ello plantea el problema de la
Psicología y la Administración en términos del éxito que se alcance como
resultado de la cooperación, o la falta de ella, dentro de la empresa
productiva y su relación con el elemento de coordinación que debe
mantener la Administración.
1.3 La empresa como sistema y su entorno
Definir conceptualmente la empresa es complejo por la diversidad y complejidad
de relaciones a su interior y el entorno que conforman su actividad económica.
Realizando una aproximación al concepto de empresa, se puede determinar que
es una organización social integrada por la voluntad libre de personas que a través
de una relación contractual (laboral, comercial o civil) buscan la asignación
eficiente de los recursos (tierra, capital, talento humano y tecnología) bajo la
dirección y coordinación de una autoridad (empresario o ejecutivo director) para el
logro de objetivos comunes.
El Código de Comercio colombiano en su artículo 25 define la empresa como:
"Toda actividad económica organizada para la producción, transformación
circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios.
Dicha actividad se realizará a través de uno a más establecimientos de comercio".
El enfoque de sistemas considera a la empresa como una entidad social
compuesta, de partes que interaccionan entre sí y con el medio externo, para la
consecución de determinados objetivos.
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El Entorno de la Empresa
El medio externo o entorno de la empresa juega un papel decisivo para ella, por
cuanto facilita o dificulta su acción a través de la aportación de insumos y la
compensación debida al logro de resultados. El entorno es fuente y destino del
producto de la acción de la empresa.
En el medio la empresa consigue los
recursos necesarios para obtener productos y servicios y estos, después de
logrados, vuelven al entorno desde donde se recompensa a la compañía por su
aporte.
Componentes del entorno
El ambiente de la compañía está constituido por otros tantos sistemas, los cuales
podemos clasificar de la siguiente manera:
1. Sistema Económico: Este sistema incorpora los fenómenos relacionados con
la producción, la circulación y el consumo de mercancías en la sociedad. Tales
fenómenos pueden ser de dos tipos:
a. De carácter macroeconómico, como los grandes agregados económicos del
país; el producto interno bruto (PIB), el ingreso nacional, el desempleo, la
inflación, la masa monetaria y las reservas internacionales.
b. Los fenómenos microeconómicos, referentes al comportamiento de las
unidades o agentes económicos (productores y consumidores) y su
interacción en los mercados. O sea mercados de productos terminados,
laboral, de materias primas y financiero juegan un papel muy importante
para la empresa.
Para comprender la forma como el sistema económico actúa sobre la empresa
debemos analizar la incidencia de algunas de sus variables. El crecimiento del
PIB se puede considerar un índice de prosperidad económica, en la medida en
que este crecimiento sea alto, se espera que aumente el empleo y que se
incremente la demanda por los productos de la empresa, lo cual exige una
respuesta de parte de ella tendiente a satisfacer el consumo adicional.
La
inflación, tiene multiples repercusiones en la empresa; se aumentan el costo de
los materiales, equipos y maquinarias, lo cual puede presionar los beneficios hacia
abajo cuando hay control de precios o el mercado es muy competido, por otro
lado, al reducir el salario real puede acarrear complicaciones en las relaciones
obrero-patronales debido a la mayor frecuencia de discusiones alrededor de
peticiones de reajustes salariales. La reducción de las reservas internacionales
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dificulta las importaciones lo cual impide que la empresa pueda adquirir en el
exterior
la maquinaria y equipos necesarios para su proceso productivo y
mantenerlo tecnológicamente actualizado frente a la competencia mundial si se
quiere exportar igual sucede con las materias primas y lo préstamos extranjeros.
2. Sistema tecnológico: Otro componente del entorno está constituido por un gran
número de productores y transmisores de innovaciones en materia de
procesos productivos, sistemas de comunicación e información, sistemas
administrativos y productivos.
Los aportes tecnológicos juegan un papel
importante en el desarrollo de la competencia de las empresas en el mercado,
puesto que, al aumentar la productividad, se puede reducir el precio; a demás,
el lanzamiento de nuevos productos puede permitir alcanzar una mayor
participación de mercado y aumentar la rentabilidad. En nuestro país se basa
el desarrollo tecnológico en una transferencia de tecnología, orientada a la
compra de patentes y know-how en el exterior y a la adquisición de maquinaria
y equipos usados o reconstruidos con visibles huellas de rezago tecnológico.
3. Sistema socio-cultural-político: Con el advenimiento de la escuela de las
relaciones humanas, comenzó a analizarse en la empresa la incidencia del
aspecto humano en los resultados. Esto obligo a orientar la mirada al medio
para ver la forma como afectaba a dicho factor. Existe una gran amplia gama
de fenómenos socioculturales y políticos que tienen una marcada incidencia en
la empresa.
Podemos mencionar la correlación de fuerzas de los partidos
políticos, que determina el grado de estabilidad política de un país, los hábitos
y gustos de la gente, la nutrición y la educación, el movimiento sindical, todos
los cuales constituyen variables claves para la empresa.
4. El Gobierno: La empresa no está a salvo de la acción del estado, pero lo
necesita y efectivamente se beneficia de él;
El estado a demás de
intervencionista también es colaboracionista. Este se muestra en áreas como
el desarrollo de la infraestructura física, que crea las condiciones para la
inversión rentable de la empresa; por ejemplo, la construcción de puertos
marítimos, red vial y aeropuertos, así como el establecimiento de empresas
que no tienen condiciones de rentabilidad atractiva para el capital privado, pero
que son estratégicas para el desarrollo del país; después que tales empresas
alcanzan buenos niveles de rentabilidad son vendidas al sector privado para su
operación, otras son la protección
de la producción nacional frente a la
competencia extranjera y la acción de servir de garante a la empresa ampara
la utilización del crédito extranjero, así como los subsidios y las exenciones
tributarias.
La otra cara del gobierno se evidencia en dos medios de
intervención: la política estatal y los controles: Los controles se relacionan con
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el manejo de las divisas extranjeras (control de cambios), la vigilancia de las
actuaciones de las sociedades, la supervisión de los bancos y la regulación de
precios, entre otros. Estos se ejercen a través de las superintendencias. La
política económica y social es elaborada por el Departamento Nacional de
planeación, CONPES y la junta monetaria y agenciada por los ministerios, los
departamentos administrativos, establecimientos públicos
comerciales e industriales del estado.
y las empresas
El propósito de las políticas es
garantizar el funcionamiento del sistema como un todo, lo que a su vez permite
obtener el clima de estabilidad política que la empresa requiere para intervenir,
estas políticas son diversas pero la más destacada son la económica, la cual
se descompone en monetaria
y financiera, de comercio exterior, fiscal,
industrial, agrícola, etc. Las políticas de orden social como la educativa, la de
nutrición, salud, protección ambiental, etc.
Zonas del Entorno
El entorno se compone de diferentes capas. Existe en primer lugar, el entorno
general, dirigiendo más hacia dentro encontramos la capa intermedia o entorno
medio, que está constituido por las industrias donde se encuentra la empresa y
adentrándonos más, el entorno próximo que se refiere a los sectores particulares
que componen cada industria.
Análisis Interno de la Empresa
La empresa puede ser percibida de multiples formas, pero las más importantes
son la visión conectiva y la visión funcional.

Visión conectiva: Es considerar la empresa como un conjunto de partes
interrelacionadas. Por ejemplo, cuando tomamos como componentes las
funciones organizativas de la empresa: producción, mercadeo, finanzas y
relaciones humanas.
La función de producción comprende todas las
decisiones que tienen que ver con el proceso de transformación de las
materias primas en productos terminados, la de mercadeo, cubre el proceso
de transferencia de los productos terminados al consumidor, la de finanzas,
se concentra en los flujos de dinero y la de relaciones humanas tiene que
ver con las personas como tales. Otro ejemplo es concebir la empresa
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como
un
conjunto
de
grupos
interrelacionados,
analizando
el
comportamiento humano en la organización.
Composición de las Funciones Organizativas
Producción
Mercados
Finanzas
Relaciones Humanas
Procesos productivos
Precios
Contabilidad
Selección
Capacidad de Planta
Canales de
Presupuesto
Capacitación
distribución
Administración de
Relaciones laborales
Distribución física
cartera
Promoción y
Administración del
propaganda
efectivo
Fuerza de venta
Seguros
Investigación de
Inversiones
Control de calidad
Planeación y control
Desarrollo humano
Bienestar social
de la producción
Estudio de trabajo
mercados
Seguridad industrial
Producto( de cara al
Financiación
cliente)

Visión funcional: En la visión conectiva se enfatizan los componentes de
la empresa y sus relaciones; la funcional se concentra en el funcionamiento
de la empresa, es decir la empresa se percibe como un procesador que
transforma recursos en resultados.
INSUMOS
RESULTADOS
Materiales
Productos y servicios
Hombres
Energía
EMPRESA
Beneficio
Dinero
Información
Satisfacción
Potencial empresarial
El potencial empresarial es la capacidad de la empresa para enfrentar el
entorno, este va a depender de la cantidad y la calidad de los recursos con que
la empresa cuenta. Si descomponemos la empresa en sistemas, el estado de
cada sistema y sus interrelaciones nos permite sopesar el potencial. La visión
de sistema nos sirve para la descripción, determinación del estado, apreciar el
desenvolvimiento y calcular el potencial de la empresa.
De otra forma se
suele dividir la empresa en dos grandes componentes que son el logístico, que
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incluye los procesos de compra, fabricación y distribución en términos
operacionales y el administrativo, que se refiere a la planeación, organización,
dirección y control, el resultado del diagnostico de estos subsistemas
(operativo y administrativo) concretan el potencial empresarial.
Otra forma de distinguir el potencial de la empresa es a través de los siguientes
sistemas:
1. El tecnológico: conocimientos, métodos y procedimientos necesarios para
el desarrollo de las tareas,
2. El estructural: diferenciación e integración de las mismas,
3. El psico-social: rasgos de los individuos y grupos en interacción,
4. El de metas y valores: conjunto de ideologías, creencias, perspectivas, etc.
5. El administrativo: actividades concernientes al proceso administrativo y muy
especialmente a la planificación y el control
Las variables del entorno inciden sobre la empresa, ya que el entorno es complejo
y dinámico y tiene muchas consecuencias para la empresa, es por esto que se
debe actuar frente al reto del medio externo, en dos sentidos;
ejerciendo
presiones sobre las variables del entorno, influyéndolas, para hacerlo favorable a
la compañía y/o modificándose así misma para adecuarse a las exigencias del
medio.
Este juego de exigencias y respuestas constituye el proceso de
adaptación de la empresa; de ahí, el papel que la dirección de la empresa
desempeña, ya que es el responsable directo del desarrollo de la entidad frente al
entorno, para llevar a cabo este proceso de adaptación la dirección emplea las
funciones administrativas, las cuales se definen como las actividades generales
que son esenciales a la dirección, como son: La Planificación, La Organización, La
Ejecución y El Control.
1.4 Funciones fundamentales de la administración
A principios de este siglo, un industrial francés de nombre Henri Fayol escribió que
todos los administradores desempeñan cinco funciones administrativas: previsión,
organización, dirección, coordinación y control.
En la actualidad, las hemos
condensado en cuatro: planeación, organización, liderazgo (dirección) y control.
Cuando uno no sabe a dónde va, cualquier camino puede llevarlo hasta ahí.
Puesto que las organizaciones existen para cumplir metas, alguien tiene que
definirlas, junto con los medios con los cuales se pueden alcanzar; la
administración es ese alguien.
La función de planeación abarca la definición de
las metas de una organización, el establecimiento de una estrategia global para
16
lograr las metas y el desarrollo de una jerarquización amplia de planes para
integrar y coordinar las actividades.
Los administradores también son responsables del diseño de la estructura de una
organización. A esta función la llamamos organización. Incluye la determinación
de las tareas que se han de desarrollar, quién deberá realizarlas, cómo deben
agruparse, quién debe reportar ante quién y dónde se tomarán las decisiones.
Toda organización tiene gente, y es tarea de la administración dirigir y controlar a
esa gente. Esta es la función del liderazgo. Cuando los administradores motivan
a sus subordinados, dirigen las actividades de otros, seleccionan el canal de
comunicación más eficaz o solucionan conflictos, están desarrollando el liderazgo.
La última función que desarrollan los administradores es el control. Después de
haberse fijado las metas, formulado los planes, delineado los arreglos
estructurales y contratado, capacitado y motivado a la gente, todavía existe la
posibilidad de que algo salga mal. Para asegurarse de que con las cosas se
procederá como se debe, la administración debe hacer el seguimiento del
desempeño de la organización. El desempeño real tendrá que compararse con
las metas fijadas previamente. Si existen desviaciones significativas, es tarea de
la administración hacer que la organización vuelva a la senda correcta.
Este
seguimiento, comparación y corrección potencial es la función de control.
La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la
organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la
organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las
áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera
más adecuada a la situación.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para
lograr la excelencia, dentro de los cuales está la integración corporativa, la
estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que
permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental
obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus
recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y
evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la
empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un
mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas
17
administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o
asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en
cualquiera de sus fases.
Las diversas funciones o
actividades interrelacionadas del administrador, en
conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación,
organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las
funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir
objetivos, conforman el proceso administrativo.
El proceso administrativo es el conjunto de pasos técnicamente estructurados que
de manera sistemática, y a través del esfuerzo humano, coordinan los recursos
para lograr la eficiencia que permite a la empresa alcanzar sus objetivos
organizacionales.
En su obra, Proceso administrativo, el maestro Fernández Arena, representa 12
de los modelos de estructuración técnica más estudiados en los últimos tiempos,
los cuales se pueden apreciar en el siguiente cuadro:
Autor
Año
Factores
Henri Fayol
1886
Previsión, Organización
Comando, Coordinación y
Control
Lyndall Urwick
1943
Previsión. Planeación
Organización , Comando
Coordinación, Control
William Newman
1951
Planeación Org./Obtención
Recursos, Dirección, Control
R.C. Davis
1951
Planeación, Organización
Control
Koontz y O’Donnel
1955
Planeación , Org./Integración
Dirección, Control
John F. Mee
1956
Planeación, Organización
Motivación, Control
George R. Terry
1956
Planeación, Organización
Ejecución, Control
Louis A. Allen
1958
Planeación Organización
Motivación, Coordinación
Control
Dalton Mc Farland
1958
Planeación , Organización
Control
Agustín Reyes
Ponce
1960
Previsión, Planeación
Organización, Integración
Dirección, Control
Isaac Guzmán V.
1961
Planeación Organización
Integración, Dirección
Ejecución Control
18
J. Antonio
Fernández Arena
1967
Planeación , Implementación
Control
Sobre los modelos que acabamos de analizar, encontramos en términos generales
que inician o bien, consideran a la planeación como un primer elemento del
proceso, así como también en su última parte el control. ¿A qué se debe que
coincidan en éstas dos etapas?… porque se trata de un proceso que por las
características de los mismos, se requiere conocer cómo hacerlo y, por último
cómo se va a controlar; de ahí que las partes medias de los procesos se separen
o se integren al criterio del autor. Es precisamente en este aspecto donde estriba
la diferencia, finalizando todos los modelos en un mismo punto.
El modelo de proceso administrativo de Agustín Reyes Ponce, lo divide en dos
fases
fundamentales;
mecánica
administrativa
y
dinámica
administrativa,
asignando a la primera fase los elementos de Previsión, Planeación y
Organización, y a la segunda, Integración, Dirección y Control.
La Mecánica administrativa, es la estructuración del organismo social, partiendo
de una idea, de un propósito, de la iniciativa de una o varias personas, el esfuerzo
se concentra en la creación y formación de la estructura del organismo social. Allí
se desarrollan tareas de investigación, análisis y determinación de cómo debe
operar en la práctica una empresa.
Dentro de la Mecánica administrativa estarán incluidas las funciones de:
a) Previsión: Que se refiere a la necesidad de ver con anticipación lo que puede
suceder, a fin de que la organización determine QUE PODRÁ HACER;
b) Planeación: Que se refiere a organizar las actividades de acuerdo con un plan,
a fin de orientar la acción y establecer QUE SE VA A HACER;
c) Organización: Que se refiere a la disposición de las distintas partes del todo, a
fin de permitir su funcionamiento y establecer la COORDINACIÓN DE LO QUE SE
VA A HACER.
Por su lado, la Dinámica administrativa, es el desarrollo de actividades del
organismo social. Se fundamenta en la actividad operacional de los diferentes
entes que conforman el organismo empresarial, es decir, la correcta integración y
manejo de los recursos básicos complementarios.
Dentro de ella se encuentran las funciones de:
19
a) Dirección: Que se refiere a la aplicación del principio de autoridad y a la fuerza
motivadora para que se realice la acción conforme a los planes, y a VELAR
PORQUE LAS COSAS SE HAGAN;
b) Control: Que se refiere a la verificación y regulación de las actividades, a fin de
establecer CÓMO SE ESTÁN HACIENDO y EN QUE FORMA SE HAN HECHO.
Las Funciones Administrativas:
Función
Planificación
Contenido
Determinación de objetivos
Características
Proceso mental
Estipulación de actividades
Asignación de recursos
Organización
Agrupación de actividades y recursos
Orden
Asignación de autoridad y
responsabilidad
Diseño de la estructura
Ejecución (Dirección)
Liderazgo
Comportamiento
Motivación
humano
Comunicación
Supervisión
Control
Medición de resultados
Medición y
Evaluación de la actuación y
evaluación
corrección
El proceso Administrativo:
PLANEACION
CONTROL
ORGANIZACIÓN
EJECUCION
El proceso administrativo como tal debe entenderse únicamente bajo un criterio
lógico, en este sentido es un conjunto de fases sucesivas, pero en el trabajo
administrativo práctico podemos devolvernos a una fase anterior, por ejemplo, en
la etapa de organización podemos descubrir que la planificación fue inadecuada,
20
siendo así, debemos regresar a dicha fase. También se puede observar que hay
un desarrollo progresivo en la realización del ciclo del proceso, pues en cada ciclo
completo se logra un mayor nivel de desarrollo administrativo que es producto del
aprendizaje en la ejecución de cada fase, esto hace que se aumente el
rendimiento administrativo.
Por otra parte debemos tener presente que como esencia misma de la
administración que es, el proceso administrativo es aplicable universalmente; esto
implica que es válido para cualquier sistema económico, cualquier tipo de
empresas, igualmente se cumple para cada función organizativa (mercadeo,
producción, finanzas y relaciones humanas), e incluso se aplica a cada función
administrativa particular así, podemos hablar de planificación de la planificación y
de organización de la planificación.
21
UNIDAD 2. LA PLANEACION
2.1 Fundamentos de planeación
La planeación nació con la administración misma. Taylor concentro sus esfuerzos
en el diseño de medios para planificar los métodos y procedimientos de trabajo;
mientras que Fayol enfatizo en los programas anuales como mecanismos para
realizar la planeación en la empresa. Los desarrollos que siguieron tomaron como
objeto de la planeación los presupuestos, bajo el esquema de programaciónpresupuestacion, o planeación operacional, se le dio este enfoque dado al
desarrollo acelerado de la economía que exigía nuevos métodos para aumentar la
rentabilidad y reducir los costos.
A partir de los años cincuenta
los mercados mundiales comienzan a sufrir
cambios radicales, se comienza hablar del entorno cambiante y difícil y de la
necesidad de introducir cambios en el manejo empresarial, se ve la empresa como
sistema social abierto
y para adaptarse a estos
se plantea el sistema de
planeación a largo plazo, una especie de puente entre la planeación operacional y
la planeación estratégica;
que trabaja con base en la dimensión tiempo,
realizando proyecciones de largo alcance.
Surge la planeación estratégica que
inicialmente se concentro en los enlaces entre la empresa y el entorno, la solución
de problemas y las variables técnico económicas.
Una nueva tendencia surge para dar respuesta a los cambios rápidos y a la
turbulencia del entorno que busca ampliar la dimensión estratégica, que incluye
no solo las variables anteriores sino decisiones de configuración de la empresa, la
adecuación de las decisiones con propósitos prácticos y la realización del
seguimiento respectivo y las variables psico-socio-lógicas y políticas, esta
tendencia es la administración estratégica.
Muchas empresas acuden aun a la intuición como alternativa, se empreñan en
orientar la planeación de corto plazo y operacional, desestimando la prospección
estratégica de la compañía, rechazando la planeación y en particular la
estratégica, pero el desarrollo teórico y empírico de la misma ha diseñado una
cantidad de herramientas y posibilidades entre las cuales el administrador puede
escoger la que mejor se adecue a su situación específica.
La planeación es un conjunto de actividades que requieren muchas cosas:
tiempo, información, técnica y organización.
22
La planeación se entiende como el primer paso del proceso administrativo,
mediante el cual se establecen las bases sobre las cuales el administrador puede
determinar “lo que podrá hacer”, en relación con el trabajo de la empresa, y prever
condiciones para el desarrollo de las actividades.
A través de ella, el
administrador planifica sus acciones, es decir, elabora proyectos consistentes, en
los cuales se explica claramente todos los eventos necesarios para el logro de los
objetivos planteados y para el eficiente funcionamiento de la empresa.
Planear es la minimización del riesgo del entorno hacia el futuro, con la toma
racional de decisiones y asignación de los recursos.
La planeación tiene las siguientes características:
Futuridad: Tiene en cuenta el tiempo, pero lo que interesa en este sentido es el
futuro, el pasado entra solamente en la medida en que sirve para proyectar el
futuro. Se definen cursos de acción que se van aplicar en el porvenir, lo cual nos
remite a que al planificar tenemos que pronosticar tanto las condiciones externas
como las internas que se presentaran
en el futuro.
Esto a su vez, exige el
montaje de un sistema de información que nos permita mantenernos al tanto de
los acontecimientos.
Sistemas de decisiones: Un elemento básico de la planeación es la toma de
decisiones, puesto que hay que definir qué vamos hacer, para lo cual a su vez, es
preciso elegir entre diversas soluciones posibles. Y estas no son aisladas, están
íntimamente relacionadas con otras decisiones, o sea
son un paquete de
decisiones interrelacionadas a lo que llamamos sistema de decisiones.
El Riesgo: La planificación lleva consigo el riesgo. Esto significa que en ella
comprometemos los recursos de la empresa en acciones cuyos resultados no
conocemos con certeza sino que son probables.
La planeación contribuye a
reducir el riesgo de la decisión, en lo que tiene que ver con la disminución del
desconocimiento de los factores que en ella participan.
Es importante aclarar, que el administrador elaborará los planes de acuerdo con
las necesidades, propósitos y restricciones de la empresa teniendo en cuenta
aquellas situaciones que la benefician y que facilitan el desarrollo de las acciones.
La acción planificadora significa adoptar decisiones concretas para:
23
a) Fijar objetivos.
b) Formular políticas y procedimientos.
c) Establecer presupuestos y pronósticos
d) Elaborar programas
e) Valerse de las estrategias necesarias para la coordinación integral de labor
administrativa.
La planificación es la función sustancial de la administración, puesto que a través
de ella, el administrador fija y ejecuta las diferentes actividades requeridas en la
vida de una compañía. Para la ejecución y cumplimiento de los planes, el
administrador organiza, dirige y controla, facilitando en esta forma la obtención de
los objetivos.
En síntesis, “la Planificación permite fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y el tiempo necesario para su ejecución”.
2.2 Proceso de la planeación
Las fases constitutivas del proceso de planeación son las siguientes:
1. Evaluación de la situación
Se debe diagnosticar el estado del entorno y el potencial de la empresa para 3
.detectar oportunidades y dificultades y medir las fuerzas con que contamos para
afrontarlas. El análisis del entorno se comienza a evaluar primero el entorno
general hasta llegar al entorno próximo, se deben observar la situación pasada y
presente y proyectar variables relevantes para la compañía.
Por ejemplo:
crecimiento del PIB, inflación, desarrollo tecnológico, cambios en hábitos y gustos.
Luego se debe analizar el desenvolvimiento de la industria o entorno medio que
es el sector de operación de la empresa, ejemplo: los mercados de materias
prima, las políticas especiales del gobierno para la industria y la situación laboral
del sector. Finalmente en el entorno próximo, características de la competencia y
del consumidor, canales de distribución, medios de transporte y rasgos de los
proveedores.
La evaluación de la situación de la empresa o su potencial, en esta se sopesan las
características globales de la empresa y luego complementarla con la evaluación
de los diferentes sistemas que la componen, por ejemplo: resultados estratégicos
de la gestión, rentabilidad, participación en el mercado, crecimiento y proyección
social, el estilo de dirección, la estructura organizativa y el clima organizacional. El
análisis de los elementos o diferentes sistemas implica, sopesar el nivel
24
tecnológico, los sistemas productivos y aspectos humanos. Al final confrontar el
potencial de la empresa con el estado del entorno para ver si existe ajuste al
entorno o no, para tomar las decisiones adecuadas para enfrentar los retos del
medio.
2. Planeación Estratégica
Las decisiones que se orientan a ajustar la empresa al entorno constituyen la
planeación estratégica.
En esta fase de la planeación la empresa debe
determinar:
1. La Misión
2. Los objetivos
3. Las estrategias
4. Políticas
1. La misión implica especificar en qué tipo de negocio va a estar la empresa en
el futuro, demarca el área de operación de la empresa. Todo establecimiento
organizado, sea del tipo que sea, tiene un propósito o misión; en todo sistema
social, las empresas tienen una función o tarea básica que la sociedad les
asigna.
2. Los objetivos tienen que ver con el estado futuro del negocio, o sea el conjunto
de características que la empresa debe tener, mirando hacia adelante y las
cuales están restringidas por el potencial actual de la empresa y el estado del
entorno. Los Objetivos o metas, son los fines que se persiguen por medio de
una actividad de una otra índole. Representan no sólo el punto terminal de la
planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la
dirección y el control.
Para que un objetivo sea útil debe ser lo más concreto
posible y considerar los siguientes factores:
1. El tiempo (que tan pronto)
2. La cantidad (cuanto)
3. La calidad
4. Costo (cuanto)
3. Las estrategias son las decisiones que deben ponerse en práctica en el futuro
para obtener los objetivos frente a las condiciones del entorno, son
importantes para el éxito o fracaso del negocio. Son decisiones globales, que
implican generalmente el largo plazo y se toman por una única vez.
Las estrategias, representan la determinación de los objetivos básicos a largo
plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y l asignación de
los recursos necesarios para su cumplimiento.
25
4. Las políticas constituyen un enlace entre las estrategias y las tácticas y
también un puente entre el medio externo y la organización.
Las estrategias
son planes para adaptar la empresa al medio, las políticas señalan los límites
para la actuación del personal de la compañía, son guías para las decisiones y
por ello se dirigen hacia dentro. Por su carácter global y clave, las políticas
deben incluirse en la planeación estratégica. Son enunciados, criterios
generales o acciones de los administradores, que orientan o encauzan el
pensamiento en la toma de decisiones y se garantiza que ésta sea consistente
con y contribuya a un objetivo. Ejemplo: Selección de personal: “en igualdad
de
condiciones,
cúbrase
las
vacantes preferiblemente
con
hijos
de
pensionados de la empresa”. Precios: “Sígase los movimientos de la
competencia”.
Para que una política sea efectiva debe ser lo más flexible posible, la rigidez es
propia de las reglas, no de las políticas, las reglas deben seguirse al pie de la
letra, en ellas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la
discrecionalidad de cada persona. La esencia de una regla es reflejar una
decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una
acción.
3. Planeación Táctica
Esta fase del proceso también se denomina planeación derivada, operacional o de
corto plazo, no es más que la traducción de la estrategia a términos concretos. En
ella abunda la especificidad
y el detalle y tiene que ver con la asignación
minuciosa de los recursos. Cubre periodos cortos de tiempo, generalmente de un
año o meses, considera problemas corrientes de gestión, pone en juego factores
coyunturales, cambia con mucha frecuencia e involucra un gran número de
personas.
La planeación táctica se compone de sub-objetivos (metas),
procedimientos y métodos, presupuestos operativos y programas.
Los sub-objetivos reflejan las características que las unidades operacionales
deben tener para contribuir a conseguir los objetivos, esta constituyen una red o
jerarquía donde unos contribuyen a la consecución de otros de nivel superior.
Ejemplo: Un objetivo estratégico de la empresa es la Rentabilidad, la que requiere
a su vez, una meta de ventas y otra de costos, y esta a su vez se ramifica en
cuotas de ventas y niveles de productividad.
26
Los
procedimientos
están
constituidos
por
una
serie
de
actividades,
desarrolladas secuencialmente en el tiempo y en el espacio, de una manera
repetitiva, las cuales se orientan a la consecución de un sub-objetivo.
Los
procedimientos, son planes por medio de los cuales se establece un método para
el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las
acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se
detallan la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Para estos
procedimientos se utilizan las herramientas del diagrama de flujo de procesos y de
formas.
Los métodos tienen las mismas características de los procedimientos pero su
dimensión espacial es más corta, generalmente están referidos a un solo puesto
de trabajo.
Un presupuesto es la traducción de un plan en términos monetarios, una
determinación del dinero que se va a disponer y la forma como se va a utilizar.
Por lo tanto es una expresión formal de muchos objetivos, estratégicos y políticas.
Representan una formulación de resultados esperados expresada en términos
numéricos.
Los programas constituyen la expresión de la planeación táctica, este resume e
involucra todos los procedimientos de la planeación táctica, es un complejo de
sub-objetivos, políticas, procedimientos, métodos, reglas, asignaciones de tareas,
pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a
cabo un curso de acción referidos siempre a un tiempo corto; eventualmente se
apoyan en presupuestos. Ejemplo: programa de producción y ventas.
4. Adecuación
En esta fase se diseñan los mecanismos que faciliten la ejecución de los planes
obtenidos en las etapas anteriores, tales como estrategias de introducción del
plan, motivación del personal implicado en el plan, cambios organizacionales
necesarios, etc. Esta es de suma importancia porque aunque un plan este muy
bien confeccionado, lo realmente importante es su ejecución exitosa.
5. Seguimiento
Esta etapa requiere de una
práctica.
evaluación del trabajo de planeación frente a la
Con esto se persigue evaluar la actividad misma de planeación
observando la ejecución de los planes y no evaluar la actuación en la empresa.
Este último aspecto pertenece al control.
27
Se debe entender el proceso de planeación como un proceso lógico y
normativamente universal, pero en la práctica este es dinámico y continuo, o sea
que el modelo es reversible: podemos regresarnos de una fase determinada a una
anterior, para obtener una mayor ilustración o para corregir algo que había pasado
inadvertido, el dinamismo de el modelo o proceso se observa también cuando nos
damos cuenta que no se desarrolla de una sola tirada sino que es un proceso
sujeto a prueba y error, que en cada ciclo se va perfeccionando mas.
2.3 Tipos de planeación, tipos de planes
Dentro de las actividades fundamentales de la planeación, se contemplan las
siguientes:
La Definición del problema, la cual, permitirá conocer en forma completa y
pormenorizada el por qué y el para qué de un plan, a fin de establecer de manera
concreta el problema o los problemas que tratan de solucionarse y qué pretende
obtenerse.
Una vez definido el problema, el administrador deberá Recopilar la información
pertinente, que le permitirá formular un plan motivo del trabajo y saber cuáles son
las actividades involucradas, los requerimientos, las necesidades, los recursos de
los cuales dispone, los antecedentes, las previsiones hacia el futuro y las
sugerencias del personal.
Posteriormente procederá a Analizar la información, formulará las premisas, que
además de relacionarse con la planeación, puedan constituirse en presunciones
sobre las cuales debe basarse el plan. Planteará planes alternativos, que
establezcan las ventajas y las desventajas de cada uno de ellos, los costos y los
requerimientos de recursos tanto materiales como humanos.
Acto seguido, procederá a Elegir uno de los planes propuestos, con base en el
análisis de cada una de las alternativas, teniendo en cuenta, la adaptabilidad del
plan a las circunstancias de la empresa, la flexibilidad para permitir cambios en el
momento requerido, la simplicidad que permita proceder con mayor facilidad en su
ejecución, los costos y los esfuerzos deben estar relacionados con los
requerimientos, interferencia y expectativas. Por último, deberá Implementar el
plan y Vigilar el cumplimiento del mismo.
Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como
diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
28

Tipos de planes
Estratégicos.
Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de
base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros
de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso
y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.
Tácticos o Funcionales.
Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos. Son
establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en
práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y
ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.
Operativos.
Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su
función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas
que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes
operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se
divide un área de actividad.
El empresario debe ser consciente de la existencia de varios tipos de planes a
saber:
a) El propósito o la misión
b) Los objetivos o metas
c) Las estrategias
d) Los procedimientos
e) Las reglas
f) Los programas
y
g) Los presupuestos.
También debe tener claridad respecto a que todos estos planes en conjunto,
conforman un esquema de trabajo, fundamental para el desarrollo de las
actividades en las organizaciones y que de su buen diseño e implementación,
dependen las posibilidades de éxito de las acciones desarrolladas por la empresa
en aras de su supervivencia y de su mantenimiento en el mundo de los negocios.
29
Los objetivos, se constituyen en el punto de partida que encamina la labor
planificadora, representa una de las necesidades más importantes de las
organizaciones, pues son los elementos que facilitan precisar las tareas y permiten
el establecimiento de la mejor forma de hacerla.
Los Objetivos planteados correctamente deberán ser, Factibles, es decir,
alcanzables, dadas las capacidades, la potencialidad y los recursos de la
compañía, así como las condiciones externas que debe enfrentar. Deberán a su
vez ser Concretos, evitando divagaciones, Claros, de tal manera que sean de fácil
comprensión para quienes han de ejecutarlos; Medibles en términos cuantitativos
o cualitativos y por último, Difundidos, a todo la comunidad empresarial.
Las políticas y estrategias, están íntimamente ligados puestos que entre ellos se
establece una relación directa, a través de la cual, el administrador lograr alcanzar
sus objetivos en una forma consistente. Las políticas son las directrices de la
empresa. Son principios generales o filosofías que tienen como objetivo guiar el
curso de acción, mediante la orientación de los componentes del organismo y de
los grupos de trabajo hacia el alcance de las metas.
Las estrategias, a su vez establecen un programa general de acción, por medio
del cual, se determina el despliegue de esfuerzos y recursos que se deben
orientar hacia el logro de objetivos específicos. Mientras la política establece guías
generales para el pensamiento, las estrategias contienen una decisión que
compromete los recursos para la acción determinada hacia una dirección
específica.
Es importante tener en cuenta, que es imposible delegar autoridad si no existen
políticas que permitan al subordinado tomar decisiones dentro de los parámetros y
guías establecidos para ello. Las políticas y las estrategias deberán caracterizarse,
por ser diseñadas por la alta dirección, trazadas de acuerdo con los objetivos y
opiniones de quienes las diseñan, consignadas claramente por escrito, unificadora
de criterios de interpretación, flexibles, difundidas en los apartes pertinentes,
deberán estar sujetas a revisión y control continuo y por último, sometidas a cierto
grado de secreto.
2.4 Solución de problemas y toma de decisiones
Uno de los aspectos críticos de la labor planificadora es el proceso dirigido a la
toma de decisiones consistentes. La capacidad del administrador para hacer una
selección racional del curso de acción es vital para que el desarrollo de los planes
se dirija convenientemente hacia el logro de los propósitos empresariales.
30
Un grupo interdisciplinario reunido para tomar mejores decisiones debe llenar
requisitos relativos a: su adecuada conformación, la correcta distribución de
tareas, la asignación de medios necesarios y la definición del procedimiento de
trabajo en grupo. Conviene conocer el tipo de acción tomada por los
administradores de acuerdo con diversas circunstancias: la acción interina, la
acción preventiva, la acción contingente, la acción adaptativa y la acción
correctiva.
La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los
negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran
parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Sea cual sea la
decisión es necesario:
1. Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente
cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar
sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a
fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de
alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la
factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de
acuerdo con el marco específico de la organización
La
toma
de
decisiones
en
una
organización
invade
cuatro
funciones
administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.
El proceso de la toma de decisiones se divide en cuatro fases:
1. Investigar la situación: para tomar decisiones es necesario, en primer lugar,
identificar las causas que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales
como ¿qué pudo originar el problema?, para conocer así las fuentes del problema
y definirlo en función de los objetivos organizacionales. Una vez definido el
problema, lo siguiente será decidir lo que constituya una buena solución para no
31
desviarse de los objetivos de la decisión de manera que tenga base para proponer
y evaluar soluciones alternativas.
2. Desarrollar opciones: una vez analizado el problema se hace necesario buscar
la solución, pero no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de
alternativas. Así evitamos caer en posiciones extremas sin cubrir la amplitud
necesaria.
3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: la alternativa que se seleccione debe
representar la mejor solución al problema. El camino lógico para esto, debe ser el
establecer el pro y el contra de cada alternativa, ventajas y desventajas y
comparar unas con otras. Para facilitar la elección de la mejor alternativa es
necesario considerar algunos criterios tales como:
•Riesgo: deben compararse los riesgos dentro de cada curso de acción posible
con los beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de la
alternativa y la solución que plantea.
•Esfuerzo económico: consiste en juzgar la eficiencia de la solución, que significa
el mejor resultado con el menor esfuerzo posible.
•Limitación de los recursos: es necesario siempre considerar los recursos, tanto de
orden material como social, pues es evidente que estos son comúnmente
limitados y por otra parte existen las propias limitaciones del personal para llevar a
cabo la decisión.
4. Poner en práctica la decisión y hacer su seguimiento: esta fase es esencial
pues le da valor y contenido a todas las demás. De nada vale tomar una decisión,
si la decisión no se hace efectiva mediante la acción. Poner en práctica una
decisión requiere de algo más que dar las ordenes correspondiente. Deben
adquirirse recursos y asignarse conforme sea necesario. Los gerentes establecen
presupuestos y programas para las acciones. Asignar responsabilidades de las
tareas específicas. Establecer procedimientos, realizar los informes de avance y
establecer un control y seguimiento de la decisión.
La
toma
de
decisiones
en
una
organización
invade
cuatro
funciones
administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.
Funciones administrativas dentro de la organización al tomar decisiones:
Planeación: Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para
cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión".
32
¿Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo?
¿Cuán altas deben ser las metas individuales?
Organización: Establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos
dentro de la organización.
¿Cuánta centralización debe existir en la organización?
¿Cómo deben diseñarse los puestos?
¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?
¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?
Dirección: Esta función requiere que los administradores influyan en los individuos
para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación
baja?
¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?
¿Cuándo es adecuado estimular el conflicto?
Es de vital importancia para el Administración de empresas tener conocimiento de
a los procedimientos, métodos y programas de acción, puesto que los dos
primeros cumplen la función de facilitar la ejecución de tareas a través de la
utilización de los sistemas de simplificación del trabajo.
Los procedimientos le indican al administrador la secuencia de operaciones y
procesos que deben ser ejecutados por los trabajadores en el cumplimiento de sus
tareas. Los métodos, por su parte, establecen la manera cómo cada trabajador
tiene que ejecutar las diversas operaciones incluidas dentro de un procedimiento.
33
Se aplica entonces, a una unidad de acción indicando la mejor manera de utilizar
los elementos disponibles.
El correcto diseño de los procedimientos y de los métodos, así como su
adecuada utilización, permite simplificar el trabajo, lograr ahorros considerables de
tiempo y dinero, y delegar la autoridad con un mayor grado de confianza. Dentro
de estos sistemas de simplificación de tareas, vale la pena mencionar la utilidad
de los llamados Diagramas de proceso, en los cuales se pueden representar
gráficamente
las
operaciones,
transporte,
inspecciones,
demoras
y
almacenamiento presentados durante la ejecución de un proceso de trabajo.
Por su parte, los programas de acción son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, asignación de trabajos y recursos necesarios para llevar a cabo
un curso de acción específico. Es uno de los tipos de planes más importantes
para el trabajo del administrador, puesto que le indica de una forma clara y
consistente, cuándo debe realizarse cada una de las etapas de un proyecto.
Por consiguiente, para cumplir los objetivos, existe en la empresa una gran
cantidad de programas de acción que pueden clasificarse en, programas de corto,
mediano y largo plazo y, programas generales y particulares. Todos los planes
son indispensables, puesto que se coadyuvan para el cumplimiento de los
propósitos generales de la empresa. Con el fin de diseñarlos con eficiencia y
relacionarlos convenientemente entre sí, el administrador utiliza con frecuencia los
llamados métodos de programación entre los cuales se destacan el gráfico de
Gantt y el sistema PERT, por el gran servicio que prestan.
El gráfico de Gantt realza la importancia de los valores de tiempo en la planeación
indicando el instante en que una operación debe comenzar o terminar. Se utilizan
trazos horizontales que indican el tiempo programado y lo que efectivamente se
está ejecutando. Sirve además, como instrumento de control, lo mismo que el
PERT.
Por último, el sistema de la red de PERT permite programar actividades y eventos
dentro de un proyecto de mayor complejidad. La asignación del tiempo puede
indicarse en tres duraciones: la pesimista, la optimista y la más verdadera que se
sitúa entre las precedentes, pero no necesariamente en la mitad. Este dato nos
permite hacer el cálculo de la duración más probable de un conjunto de tareas,
que se denomina tiempo esperado.
UNIDAD 3 LA ORGANIZACIÓN
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3.1 La naturaleza y el propósito de la organización
3.2 La organización y sus tipos
3.3 Estructura y organización de la empresa
3.4 Departamentalización y sus tipos
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