CONTABILIDAD E N LA S ORGANIZACIONES M A TE R I A L DE FORMACIÓN 2 LA CONTABILIDAD E N LA S ORGANIZACIONES Contenido Introducción 1. La importancia de la contabilidad 2. Clases de contabilidad 3. Ciclo contable 3.1 Definición 3.2 Entrada de la información 4. Soportes contables 4.1 Soportes de contabilidad externos: 4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso 4.1.2 Recibo de consignación 4.1.3 Factura comercial 4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito 4.1.5 Cheque 4.1.6 Comprobante de pago o de egreso 4.1.7 Letra de cambio 4.1.8 Pagaré 4.1.9 Nota débito 4.1.10 Nota crédito 4.1.11 Recibo de caja menor 4.2 Soportes de contabilidad internos 4.2.1 Nota de contabilidad 4.2.2 Comprobante diario de contabilidad 5. La cuenta contable 5.1 Clasificación de las cuentas 5.1.1 Según su naturaleza: 5.1.2 Según los estados financieros 5.2 Método de la cuenta T 4 6 7 9 10 10 10 11 11 11 11 14 14 13 14 14 14 14 15 15 15 15 16 17 17 17 19 5.3 Dinámica de la cuenta T Referencias bibliográficas Control del documento 21 22 24 Introducción 4 Muchos colombianos relacionan la contabilidad como una obligación legal. Infortunadamente no ven la importancia y la utilidad de esta: la posibilidad reconocer la realidad económica y financiera de una empresa, lo cual es fundamental en un mundo globalizado, porque la competencia se da frente a mercados internacionales y tomar decisiones acertadas requiere reconocer esa realidad. Por esta razón, este segundo material de formación se centra en señalar la importancia de la contabilidad en cualquier organización, presentando las diferentes clases de contabilidad y los diferentes soportes contables de acuerdo con la normativa vigente. 5 6 1. La importancia de la contabilidad Según el artículo. 1° del Decreto Reglamentario 2649/93, la contabilidad es el conjunto de conceptos básicos y reglas que permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de los movimientos contables de una organización de manera clara, completa y fidedigna. 7 2. Clases de contabilidad La contabilidad es un campo vasto, por ello debe ser clasificada. Según la clase de información que la ocupe, esta se tipifica de la siguiente manera: Imagen 1. Clases de contabilidad. De esta manera, la finalidad de la contabilidad es brindar información financiera de una empresa, específicamente en los resultados operacionales y en la situación económica de la misma. Por ello, comprende tres conceptos fundamentales: causación (para el estado de resultados), efectivo (para el flujo de caja) y acumulación (para el balance general). Clases de contabilidad Por lo tanto, la importancia de la contabilidad radica en la posibilidad de reconocer cuál es el estado monetario de una empresa, incluso de una persona, para definir a futuro qué vías tomar para intentar producir más ganancias que pérdidas, es decir que la contabilidad es fundamental para la gestión empresarial y para la toma de decisiones porque es una herramienta que sirve de proyección. $ Fiscal DÉBITO Financiera De Costos Administrativos De Gestión CRÉDITO Fuente: (SENA – Equipo de Adecuación Didáctica y Gráfica de Recursos Educativos. Risaralda, 2016) 8 9 1 2 5 Contabilidad financiera: surge para presentar estados contables a terceros: organismos públicos, accionistas o inversores. Esta es empleada para obtener estructurada y sistemáticamente información cuantitativa formulada de manera monetaria, como solvencia, liquidez, solidez, rentabilidad económica y financiera, ciclo de caja y apalancamiento. Suele ser presentada como un estado financiero. Contabilidad fiscal: se basa en criterios fiscales que establecen las leyes nacionales, en las cuales se establece cómo debe desarrollarse. Esta regula cómo deben ser preparados los registros e informes, los cuales indicarán la cuantía de impuestos que deben ser pagados. Por eso, esta contabilidad es empleada por profesionales como los inspectores de hacienda, especializados en impuestos, quienes calcularán la responsabilidad fiscal de la empresa. La contabilidad de costos: clasifica y recopila la información sobre los costos comunes de la empresa. De igual manera, gestiona los costes que se prevén. Es un caso específico de la contabilidad de gestión, que busca vigilar y controlar los costos a partir de la aplicación de técnicas que pueden ayudar a las preocupaciones de la fabricación, por lo que es una contabilidad de interés para empresas industriales. 3 4 La contabilidad de gestión: también denominada directiva. Esta, a diferencia de la contabilidad financiera, genera información para uso interno de la empresa, por ello la recopilación de la información es más detallada. La contabilidad de costos: clasifica y recopila la información sobre los costos comunes de la empresa. De igual manera, gestiona los costes que se prevén. Es un caso específico de la contabilidad de gestión, que busca vigilar y controlar los costos a partir de la aplicación de técnicas que pueden ayudar a las preocupaciones de la fabricación, por lo que es una contabilidad de interés para empresas industriales. 3. Ciclo contable Según Fierro (2011), el ciclo contable describe el proceso de la contabilidad así: Recolección de todos los documentos contables. Ajustes contables necesarios. Codificación de los soportes contables con base en el PUC. Elaboración de los estados financieros del ejercicio Elaboración del comprobante de contabilidad con los soportes. Informe de gestión para calificar el desempeño de sus directivos. Registro de libros auxiliares en la cuenta de control y subcuentas y de los libros principales. 10 3.1 Definición El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93). 3.2 Entrada de la información Esta es la información que se presenta en la entrada de información del ciclo contable: Transacciones comerciales producto de la naturaleza del negocio. Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad. Recolección de documentos soportes: externos e internos. Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal. Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones. Elaboración de los estados financieros. 4. Soportes contables Soportes de contabilidad externos 11 4.1 Soportes de contabilidad externos: 4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso Es un soporte contable en el que se registran los ingresos en efectivo que recauda la empresa. El original es entregado al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja es contabilizado como débito en la cuenta Caja, y el crédito en la cuenta del concepto del pago recibido. 4.1.2 Recibo de consignación Comprobante elaborado por los bancos para que los cuentahabientes lo diligencien al realizar una consignación. El original queda en el banco y la copia con el sello de recibido del cajero o el timbre de la máquina registradora, es el soporte contable de la empresa que consigna. 4.1.3 Factura comercial Es un soporte contable que contiene la descripción de los artículos comprados o vendidos, fletes e impuestos causados y las formas de pago. Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del comprador factura de compra. El original es entregado al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 12 El artículo 617 del Estatuto Tributario señala los parámetros legales para que una factura sea válida comercial, legal, civil y tributariamente. 1 Estar denominada expresamente como factura de venta. 6 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 2 Apellidos y nombre, o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio o vende el producto. 7 Valor total de la operación. 3 Apellidos y nombre, o razón social y NIT del adquirente (el cliente) de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. 8 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 4 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta: la DIAN pedirá las facturas para revisar si cumple con el consecutivo. 9 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas: régimen común, gran contribuyente o autorretenedor, para realizar las retenciones de forma adecuada. 5 Fecha de expedición. Las facturas no deben tener enmendaduras o tachones. Si por algún motivo (evítelo al máximo) se deben realizar anulaciones la recomendación es conservar la original con la copia en el consecutivo de las facturas. 13 Por otro lado, es importante tener en cuenta que, según el Decreto 1165 (1996), los tiquetes de máquinas registradoras, las boletas de ingreso a espectáculos públicos, los tiquetes de transporte de pasajeros, los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, las pólizas de seguros, los títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago, los extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías y las facturas electrónicas, son documentos equivalentes a la factura 4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito Cuando una empresa recibe tarjetas de crédito de sus clientes es porque se encuentra afiliado al sistema suscribiendo un contrato con la entidad financiera, en donde se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y por su parte la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjetahabientes. 4.1.5 Cheque Es un documento en el que el girador ordena al banco (girado) en donde tiene su dinero a pagar la suma señalada en este a la orden de un beneficiario. 4.1.6 Comprobante de pago o de egreso También se denomina orden de pago y es un soporte contable que respalda el pago de cierta suma de dinero con cheque. Es elaborado por duplicado: el original se adjunta al comprobante diario de contabilidad y la copia va al archivo consecutivo. 14 4.1.7 Letra de cambio Este título valor es una orden incondicional de pago dado por un girador a un girado, con el fin de ser pagado al portador la suma de dinero que se especifica. El girador hace firmarlas al girado y las denomina letras por cobrar; mientras que el girado acepta las letras a sus proveedores y las llama letras por pagar. 4.1.9 Nota débito Comprobante adoptado por la empresa para endosar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas. De igual manera, los intereses ya sea por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. 4.1.10 Nota crédito Comprobante empleado para contabilizar descuentos o rebajas que no están liquidados en la factura o para registrar las devoluciones totales o parciales de las mercancías. Se debe preparar un original (para el cliente) y dos copias (para el archivo consecutivo y para anexar al comprobante diario de contabilidad). 15 4.1.11 Recibo de caja menor Soporte que se utiliza para registrar los gastos que son pagados en efectivo y por valores mínimos, por lo que no requieren el giro de un cheque. Para ello debe ser establecido un monto que se denomina caja menor. 4.2 Soportes de contabilidad internos. 4.2.1 Nota de contabilidad Documento preparado para registrar las operaciones sin soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. 4.2.2 Comprobante diario de contabilidad Documento que requiere ser elaborado previamente al registro de cualquier operación. Señala el número, fecha, origen, descripción, cuantía de la operación y las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le deben adjuntar los documentos y soportes respectivos. 5. La cuenta contable 16 La cuenta contable todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales están relacionada con una cuenta en particular (movimiento débito o crédito) y como resultado el saldo que implica, según Fierro (2001): 17 5.1 Clasificación de las cuentas Siguiendo a Fierro (2011), las cuentas contables se pueden clasificar según su naturaleza o los estados financieros: 5.1.1 Disponibilidad: caja general, bancos, fondos. Inversiones a corto plazo: títulos, acciones, cuotas, partes de interés social. Valores a recaudar: clientes, ingresos por cobrar. Materias primas: inventarios de materias, materiales. Mercancías: productos no elaborados por la empresa. Contribuciones al Estado: impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o municipales. Obligaciones laborales: sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales, parafiscales. Cuentas por pagar: gastos a terceros. Naturaleza débito: El saldo de la cuenta aumenta con los registros realizados en débito y disminuye con registros en el crédito. El saldo siempre presenta derechos y bienes controlados por la empresa. Naturaleza crédito: El saldo de la cuenta aumenta con registros hechos en el crédito y disminuye con registros al débito. El saldo representa las obligaciones de la empresa adquiridos en sucesos pasados. Deudas con instituciones financieras: obligaciones financieras. Valores con capacidad de ser realizable: inventarios. Valor a reembolsar o restituir a sus dueños: patrimonio. Valores capitalizados en activos: propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres. Superávit por realizar: valoración económica de activos pendiente de realizar en el momento de la enajenación. Obligaciones por pagar: proveedores de bienes y servicios. Según su naturaleza: 5.1.2 Según los estados financieros Las cuentas que contienen los estados financieros, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden. Cuentas reales o de balance: Son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases: 18 Activo: Derechos y bienes controlados por la empresa. Al ser diferidos aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su saldo con registros en el crédito. Pasivo: Obligaciones contraídas por la empresa con terceros. Aumenta sus saldos con registros en el crédito y disminuye con registros en el débito y su saldo siempre será de naturaleza crédito. Patrimonio: Aportes de los propietarios para desarrollar la actividad comercial. Aumenta con registros en el crédito y disminuye con registros en el débito. Su saldo siempre será de naturaleza crédito. Cuentas nominales o de resultado: Acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: Nominales de ingreso: ingresos por ventas de bienes o servicios. Se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos. Nominales de gasto: gastos de administración y de distribución y venta, necesarios en la producción de la renta. Nominales de costo: costos de la mercancía vencida o que no fue fabricada por la empresa. Están compuestos por los costos de producción y venta. Costos de producción u operación: requeridas por empresa manufacturera, antes de llevar los productos a los inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la mercancía vendida y fabricada por la empresa. 19 Cuentas de orden: Recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados. Se caracterizan porque no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal. Se clasifican en: De orden deudora: hechos que generan derechos que pueden afectar la estructura financiera. Se incluyen registros de control interno de activos, información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito. 5.2 Método de la cuenta T La forma gráfica de presentar las cuentas es en forma de T: De orden acreedora: compromisos o contratos relacionados con posibles obligaciones que pueden afectar la estructura financiera. También incluye los registros de control interno de pasivos y patrimonio. Además las diferencias en conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de renta. Son de naturaleza débito. 20 21 Código y concepto o nombre de cuenta Lado débito Movimientos Saldo débitos créditos Lado crédito débitos créditos Si la cuenta es de naturaleza débito aumenta; si es de naturaleza crédito disminuye: Si la cuenta es de naturaleza débito disminuye; si es de naturaleza crédito aumenta: Activos: aumentan. Gastos: aumentan. Costos: aumentan. Pasivos: aumentan. Patrimonio: aumentan. Ingresos: aumentan. Pasivos: disminuyen. Patrimonio: disminuyen. Ingresos: disminuyen Activos: disminuyen. Gastos: disminuyen. Costos: disminuyen. 5.3 Dinámica de la cuenta T De manera tradicional se ha recurrido a la cuenta T para representar el soporte visualmente. Sin embargo, en la actualidad este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad. Las cuentas T son reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos, los que a su vez están siendo sustituidos por software especializado. a) Método de la partida doble La partida doble es considerada como el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se acreditan), como si fuera una balanza. De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble. b) Método de la ecuación contable A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio: ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO 22 Esta ecuación, se señala en Contabilidad y Finanzas (2009), también puede ser confeccionada de otras formas a partir de la primera ecuación: Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos) Activos – Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos) Referencias bibliográficas Contabilidad y Finanzas. Apoyo a docentes y estudiantes. (2009). Trilogía contable. Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edición). Bogotá, Colombia: Mc Graw Hill. Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril. Decreto 1009. (1996, 21 de junio). Diario Oficial, 42814, 1996, 26 de junio. Decreto 1165. (1996, 28 de junio). Diario Oficial, 42824, 1996, 5 de julio. Decreto 2649. (1993, 29 de diciembre). Diario Oficial, 41156, 1993, 29 de diciembre. Díaz, H. (2008). Contabilidad general. (Segundo edición). México: Prentice Hall. Estatuto Tributario. Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/estatuto_tributario.html Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edición). Bogotá, Colombia: Eco ediciones. Fundación IASC. (2009). Material de formación sobre la NIIF para las PYMES. Consultado el 20 de noviembre de 2013, en https://www.ifrs.org/issued-standards/ifrs-for-smes/ 23 Instituto Nacional de Aprendizaje. (s. f.). Contabilidad y finanzas. Aplíquelas en su pyme. Laboratorio virtual. Facultad de Contaduría. Universidad Libre de Colombia. (). Soportes de contabilidad. Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontaduria/estudie/Conta/ContaSopor.htm Nieto Ojeda, C. (2010). Manual contabilidad financiera (I): conceptos básicos. Aplicaciones didácticas. Ciclos formativos de administración. Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.eduinnova.es/monografias2010/nov2010/financiera1.pdf Superintendencia de Industria y Comercio (s.f.). Decreto 2649 de 1993. Consultado el 24 de agosto de 2016, en https://niif.com.co/decreto-2649-1993/ Universidad del Quindío. (s.f.). Ejercicios de aplicación. Universidad del Quindío. (s.f.). Factura de ventas. 24 25 Control del documento Nombre del documento: Material de formación: La empresa. Nombre del programa de formación: Contabilidad en las Organizaciones. Versión: 1 Nombre Cargo Fecha Elaboró Germán Rodolfo Rodríguez Pulido Experto temático asignado al Equipo de Adecuación Gráfica y Didáctica de Educativos - SENA Regional Risaralda Recursos 2 de agosto de 2016 Primera revisión Diana Clemencia Sánchez Giraldo Asesora pedagógica del Equipo de Adecuación Gráfica y Didáctica de Educativos - SENA Regional Risaralda Recursos 4 de agosto de 2016 Segunda revisión Sandra Milena Henao Melchor Guionista del del Equipo de Adecuación Gráfica y Didáctica de Recursos Educativos SENA Regional Risaralda 16 de agosto de 2016 ATRIBUCIÓN, NO COMERCIAL, COMPARTIR IGUAL. Aprobó Andrés Felipe Valencia Pimienta Líder del del Equipo de Adecuación Gráfica y Didáctica de Recursos Educativos - SENA Re- gional Risaralda 17 de agosto de 2016 Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se muestra en los créditos. No se puede obtener ningún beneficio comercial y las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de licencia que el trabajo original. CONTABILIDAD EN LAS ORGANIZACIONES