PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 PROCESO APELL Senior-Level Expert Advisory Group Meeting on APELL Geneva, Switzerland from 15 to 16 May 2003 EXPERIENCIAS PARA LA IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS JOSE ARJONA GALLARDO Ccnsultor APELL J.A.G. CONSULTOR EN SEGURIDAD E.U. NIT : 822.002.524 DV 9 REGIMEN COMUN DIRECCIÓN: Carrera 14 N° 45 – 02 Casa D - 3 TELEFAX: 57 – 8 – 6637475; 57 – 8 – 6723861 CELULAR: 310 – 8763405; 310 – 8763409 E MAIL: arjonajose@hotmail.com - arjona@etell.net.co Villavicencio, Colombia IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 1 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 EXPERIENCIAS PARA LA IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS JOSE ARJONA GALLARDO 1. LA PROBLEMATICA Las frases ”Preparémonos para el mayor desastre y podremos sortear cualquier eventualidad”. “Pero como...si teníamos un buen plan”. Podrían sintetizar la problemática de la respuesta a eventualidades, donde a pesar de contar con planes, procedimientos, tener registros de los entrenamientos y de las simulaciones, al ocurrir una situación que altere el normal desarrollo de las actividades productivas, casi siempre se presenta algún caos y se evidencian fallas en la estructura y en la planeación de la respuesta JA Ahora bien, cuando ocurre una eventualidad y aunque las estrategias no nos permitan manejarla, de algún modo o en algún momento ésta se controla.... o se minimiza y siempre hay justificaciones para reformular los planes o decirnos “Esta es una buena oportunidad...para fortalecernos...”; pero, al final y al cabo de un tiempo, al ocurrir otro evento o bien se sortea o continúan generándose nuevas oportunidades para reformular los nuevos planes. Por lo anterior y con el ánimo de despertar inquietud entre todos los que hemos vivido las oportunidades... que las circunstancias críticas nos muestran, presento un esquema para desarrollar la Implementación de Planes Integrales para el Manejo y la Administración de Eventualidades, con base en lo que todos llamamos experiencias GJ 2. DEFINICIONES Los que leyeron entre líneas apreciarán que no utilicé las expresiones Plan de Emergencia o Plan de Contingencia, lo cual fue a propósito para no caer en el sentimentalismo de enfocarme en una u otra corriente, pero como se requiere ser claros, me acojo a las definiciones indicadas en las Guías y el Documento PLEC¨s de la DGPAD: 2.1 - PLAN DE EMERGENCIA Definición de políticas, organización y métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre, en lo general y en lo particular, en sus distintas fases. IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 2 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 2.2 - PLAN DE CONTINGENCIA Componente del plan para emergencias y desastres que contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de presentarse un evento especifico. Definiciones que al ser oficiales, se han divulgado en todos los rincones de Colombia, nos deberían asegurar una adecuada interacción con los componentes del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres SNPAD, y por ende a todo nivel. 3. INTRODUCCIÓN AL TEMA Convencido de que solo se sabrá si el Plan opera cuando se esté en la emergencia, para introducirnos en el tema de la IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS, complemento las anteriores definiciones incluyendo los aspectos de organización, estrategia y respuesta funcional con respecto a cada una e ellas. J UN PLAN DE EMERGENCIA ES LA HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA, QUE DESCRIBE EN FORMA GENERAL Y ESCRITA LA ESTRUCTURA PARA ASEGURAR EL MANEJO DE CUALQUIER EVENTUALIDAD E INCLUYE LOS ASPECTOS BASICOS PARA LA ATENCION Y LAS GUIAS O ESTRATEGIAS DE ACCIONES GENÉRICAS. UN PLAN DE CONTINGENCIA ES LA DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA, LÓGICA Y ESCRITA DE LOS FUNCIONARIOS QUE DEBEN INTERVENIR PARA ATENDER UNA EVENTUALIDAD PARTICULAR, EL MOMENTO EN QUE DEBEN HACERLO Y LOS RECURSOS CON QUE SE CUENTA PARA CONTROLAR LA SITUACIÓN, PREVIO ANALISIS DEL EVENTO Y DEL ESCENARIO DEFINIENDO PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS, OPERACIONALES, TÁCTICOS Y LOGISTICOS PARA SU CONTROL Y MINIMIZACION DE PÉRDIDAS PLAN DE CONTINGENCIA •LOGICA - ESPECIFICA. ESPECIFICA. DESCRIPCION •CLARA. - ESCRITA. TALENTO HUMANO MOMENTO / INTERVENCION ESTRUCTURA FUNCIONAL NIVELES DE RESPUESTA RECURSOS - EVENTO - ESCENARIO ANALISIS PARTICULAR PROCEDIMIENTOS •ESTRATEGICOS •OPERACIONALES •TACTICOS •LOGISTICOS ATENDER / CONTROLAR SITUACION PARTICULAR P L A N D E A C C REDUCIR PERDIDAS IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 3 I O N PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 3.1 ORGANIZACIÓN TIPICA PARA LA RESPUESTA ORGANIZACIÓN PAE COMITÉ GERENCIAL -DEFINE ESTRATEGIAS -MANTIENE POLITICAS -RESPONDER POR NORMATIVIDAD GESTION PREPARACION PARA RESPUESTA A EMERGENCIAS GRUPO DE DIRECCION PUESTO DE MANDO GRUPOS DE CONTROL OPERACIONAL OPERADORES CONTRATISTAS TACTICO PERSONAL EN EL AREA BRIGADA SALUD PROTECCION PERSONAL EN EL AREA BRIGADA VIGILANTES EJERCITO POLICIA -SUPERINTENDENTE OPERACIONES (DIRECTOR DEL PLAN) -INGENIERO PRODUCCION – INGENIERO DE MANTENIMIENTO -RELACIONES CON LA COMUNIDAD -COORDINADOR MATERIALES -OPERADOR AREA COMPROMETIDA -SUPERVISOR AREA -INGENIERO SEGURIDAD. -JEFE BRIGADA -COORDINADOR PROTECCION APOYO AYUDA EXTERNA MANTENIMIENTO CONTRA INCENDIO -ELECTRICO –MECANICO – INSTRUMENTISTA -CONTRATISTAS -BOMBEROS MUNICIPALES MATERIALES SALUD - COORDINADOR -PUESTO DE SALUD – HOSPITAL -COORDINACION MEDICA CENTRAL -SISTEMA MEDEAVC TRANSPORTE -CONTRATISTA -VEHICULOS ASIGNADOS CLOPAD – CREPAD COMEDOR AGENCIAS DE SOCORRO LOCALES - SUPERVISOR -CONTRATISTA SNPAD CAMPAMENTO AYUDA MUTUA -FUNCIONARIOS EN DESCANSO En este cuadro se aprecian los diferentes niveles que conforman una organización típica para enfrentar emergencias, aparecen los integrantes y se indican algunos de los roles básicos, lo esencial para introducirnos en el tema, es entender que normalmente los planteamientos siempre parten de una estructura piramidal 3.2 NIVELES Y CATEGORÍAS DE LAS EMERGENCIAS Teniendo en cuenta que no todos los incidentes considerados emergencias, son de tipo catastrófico es necesario categorizarlos por niveles acorde con: - EL GRADO DE COMPROMISO LA DEMANDA DE REQUERIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN LA CAPACIDAD PARA ENFRENTAR LA SITUACIÓN LA AMENAZA A LA SEGURIDAD Y AL AMBIENTE J A G En términos generales a cada nivel se le puede llamar de cualquier forma, algunos preferirán enunciarlos como Emergencias Grado 1, 2, 3, etc, a otros les satisfacera llamarlos Emergencias Grado Bajo, Menor o Mayor, como se les diga no es lo importante, lo importante es que en cada categoría o MOMENTO se indique que recursos o tipo de acción demanda ese nivel J IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 4 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 3.2.1 EJEMPLOS DE LOS ESQUEMAS PARA CATEGORIZAR LOS NIVELES CATEGORIZACION – ESQUEMA NIVELES I – II - III EVENTUALIDAD RESPUESTA LOCAL (NIVEL I) TESTIGO - FUNCIONARIO - DETECTA ALERTAR – NOTIFICAR CUARTO DE CONTROL EVALUAR -OPERACIONAL -TACTICO ACTIVAN PROCED. ESPECIFICO - INICIAN CONTROL (LA SITUACION SOBREPASA LA CAPACIDAD) AL LLEGAR LA AYUDA -INFORMAN FIN SE ORGANIZA EL PUESTO DE MANDO * LA BRIGADA EVALUA -INTERVIENEN CONFORME SE SOLICITAN -EVALUA -COORDINA REQUERIMIENTOS -NOTIFICA A COMITÉ CENTRAL -SEGÚN EL CASO ACTIVA PLAN DE EVACUACION -NOTIFICAN AYUDA EXTERNA -EVALUA – ACTIVA PLAN DE CRISIS -NOTIFICA /MANTIENEN COMUNICACIONES * -COORDINA ACCIONES DE CONTROL -HACE REQUERIMIENTOS OPERACIONAL TACTICO APOYO APOYO LOGISTICO Y MTTO -INTERNO -COMUNIDAD -EMERGENCIA AMENAZA A LA COMUNIDAD -EMERGENCIA AMENAZA AL AMBIENTE SE NOTIFICA A LA AYUDA EXTERNA AYUDA EXTERNA (NIVEL III) SITUACION CONTROLADA -COORDINAN RESPUESTA / ATENCION -INTERVIENEN INTERVENCION BRIGADA (NIVEL II) SE ACTIVA GRUPO DE DIRECCION COORDINAR ACCIONES -SUPERVISOR AREA -JEFATURA AREA -COMPAÑEROS /CONTRATISTA -SEGURIDAD – PROTECCION -PORTERIA /VIGILANTES COORDINAN CON GRUPO DE DIRECCION Y P. DE MANDO -BOMBEROS VOLUNTARIOS – AYUDA MUTUA -SERVICIOS SALUD – AMBULANCIA -CLOPAD´s -COMITÉ REGIONAL CREPAD´s - DGPAD OPERACIONES Y ESTRATEGIAS SE ACTIVA PLAN LOCAL / REGIONAL DE EMERGENCIA /NACIONAL/APELL SE DISEÑAN ACCIONES DE ASISTENCIA INTEGRAL CRISIS: SI EN ALGUN NIVEL SE REGISTRA UNA CRISIS ESTA SE MANEJARA DE ACUERDO CON LOS ESQUEMAS DEL PLAN CORPORATIVO Ver otro ejemplo en la siguiente pagina IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 5 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 PLAN DE EMERGENCIA PLAN DE EMERGENCIA NIVELES DE RESPUESTA A EMERGENCIAS JA JA NIVEL 1 (Local) PLAN ESTRATEGICO - Análisis de Riesgos - Indicadores de Informar Cuarto de Control NIVEL 2 (Brigada) NIVEL 3 (Exterior) CRISIS Informar al Dueño Área Activar 1a. Respuesta en el Sitio Clasificar y Activar Respuesta de Emergencia Activar Procedimiento de Control vulnerabilidad y/o sensibilidad PLAN REACTIVO Utilizar Recursos Activar Brigada Activar Comité disponibles en el Sitio de Emergencias Ayuda Mutua Regional Activación Puesto de Mando En la Escena Activar Recursos .JA - Evento - Escenario - Evaluación hechos y posibles consecuencias Se puede No Activar Centro de Comando Y Crisis Notificar a Gerencia Manejo y Control Notificar al de la Emergencia CCE Activar Centro de Emergencia Nacional - Listados - Planos - Directorios Documentación Externos Regionales ? Controlar ? Si PLAN INFORMATICO Puede afectar la continuidad o compromete la imagen del negocio No Se Controló ? Si No Se Controló ? Si Si JA Informar al y al Presidente de No Se Controló ? Si Declaración de Crisis J Restauración del Area o equipo Restauración de la Operación Investigación Investigación y Evaluación Informe Final Recomendaciones Convocatoria Comité de Crisis Activación Plan Lecciones de Emergencia, Informe Final, Recomendaciones de Crisis IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 6 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 3.3 CRISIS Y PLAN DE CRISIS Como en el ultimo ejemplo se muestra el nivel de CRISIS y siendo un tema de actualidad, es necesario definir esta expresión en el ámbito de la respuesta a eventualidades, a fin de evitar que el Plan de Emergencia se convierta en un plan de CRISIS o que por culpa de las nuevas corrientes se tenga que reformular todo 3.3.1 CRISIS: Acontecimiento de origen Operacional, Técnico, Social, Ambiental, Comercial o Legal, que se sale de control y en donde se asocia el nombre o la Imagen de la EMPRESA y/o que puede generar amenazas y/o efectos adversos sobre la reputación y los negocios de la compañía. Es de anotar que las crisis son generadas por un impacto de opinión a través de los medios de comunicación JA En principio, un Evento de naturaleza “TECNICA" Un Accidente, puede convertirse en una crisis, dependiendo del manejo y del como se asimile la situación al exterior de la compañía. Los procedimientos de emergencia terminan cuando se ha dominado la amenaza inmediata, pero los procesos de gestión y manejo de crisis pueden continuar. "“UNA CRISIS ES DISTINTA A UNA EMERGENCIA” 3.3.2 PLAN PARA EL MANEJO DE CRISIS: Estrategias de tipo GERENCIAL, para afrontar situaciones que comprometan la imagen y/o la reputación y/o amenacen la continuidad de los negocios. 3.4 PROCEDIMIENTOS Lo importante no es activar el Plan, lo esencial es saber qué, cuando y quien debe hacer lo que se requiere o lo que demanda la situación. Todo Plan debe estar basado en procedimientos y estos se dividen en: - PROCEDIMIENTOS ESTRATEGICOS PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES PROCEDIMIENTOS TACTICOS U OPERATIVOS PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS En el recuadro de la siguiente pagina se presentan unas breves definiciones de cada tipo o categoría de procedimientos, anotándose que el plan de CRISIS y la adopción del Sistema Comando de Incidentes SCI, caben dentro de los procedimientos tipo Estratégicos JA IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 7 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 ESTRATEGICOS OPERACIONALES SON LAS ACCIONES DE TAREA QUE PERMITEN ATENDER Y • ACCIONES DE COORDINACION, CONTROLAR LA EMERGENCIA: PERMITEN DESARROLAR: ENLACE E INTERACCION DE LOS ESQUEMAS GENERALES DE RESPUESTA REQUERIDOS PARA ADMINISTRAR UNA EVENTUALIDAD. • COMUNICACIONES • OPERACIONALMENTE MEDIANTE: TACTICOS •RESPUESTA A LOS EVENTOS EL COMO . PROTECCION Y AISLAMIENTO DEL AREA • CIERRE DE VALVULAS •ATENCION EN SALUD • BLOQUEO DE LINEAS •INCENDIO • DISPOSICIÓN DE PRODUCTOS •RESCATE •CONTROL DE DERRAMES • MEDEVAC •SALVAMENTO DE BIENES • SEGURIDAD, ETC NIVEL GERENCIAL NIVEL PROCESOS BRIGADAS GRUPOS DE CONTROL LOGISTICOS ESQUEMAS DE APOYO Y SOPORTE - TRANSPORTE – COMPRAS, ETC 3.5 PLANES DE ACCION Y TOMA DE DECISIONES Independientemente de contarse con procedimientos particulares para asegurar la resolución de la emergencia, siempre se debe contar con PLANES DE ACCION Y TOMA DE DECISIONES, los cuales servirán de guía para definir el nivel y el manejo que se debe dar o activar en algún momento dado, de acuerdo con la identificación o la evolución de la situación. Es trascendental que los PLANES DE ACCION Y TOMA DE DECISIONES, se planteen desde todos los ángulos, a fin de que frente a una situación particular pero común, por ejemplo: a una empresa, a su comunidad vecina y a las autoridades o agencias de socorro, todas se puedan situar en el mismo orden de desarrollo del siniestro y puedan manejarlo acompasadamente, lo que recomiendo es que también se preparen flujogramas dirigidos a los lideres de la comunidad que podría verse afectada, a las entidades de ayuda externa y a las autoridades, todo en la medida de lo ESTABLECIDO en el plan, acorde con cada escenario y con lo que se espera que se de y como se espera que se actué JA Los PATD, también sirven y pueden ser utilizados como: - Ayuda para el entendimiento de las acciones del plan Durante las sesiones de entrenamiento y divulgación. Como fichas de seguimiento para la evolución de la emergencia Para planear simulaciones IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 8 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 3.5.1 MUESTRA DE UN PLAN DE ACCION Y TOMA DE DECISIONES 1° ENFOQUE DESDE EL NIVEL DE UNA EMPRESA INFORMACION A SOLICITAR INICIAL de la situación para establecer • IDENTIFICACIONTELEFONOS Siempre, las líneas deREPORTE evolución la toma de CON INFORMANTE PLAN DE ACCION Y • FECHA - HORA DETECCION acciones o decisiones deben prepararse con base en el Plan General de TOMA DE DECISIONES CONFIRMACION DEL REPORTE • LUGAR DE DONDE LLAMA AUTORIDADES Emergencia y deben diseñarse de forma que CON puedan ser utilizados el caso EMPRESA EN • QUE según ESTA PASANDO EN EL AREA • AREA COMPROMETIDA enEMERGENCIA o frente al evento Genérico o Particular VALORACION SITUACION JA • HAY LESIONADOS EVENTOdebe contar con su PATD Todo escenario de emergencia PROCESO AREA COMPROMETIDA • HAY INCENDIO • COMO DETECTO LA SITUACION * VISUAL CATEGORIZAR LA EVENTUALIDAD VECINOS ACTIVAN PLAN COMUNITARIO * AUDITIVAMENTE INICIAR CONTROL OPERACIONAL ACTIVACION DEL PLAN * ATRAVES DE OTROS / QUIENES • QUE AUTORIDAD ESTA EN EL AREA BRIGADA INTERNA 3.6 EL MANEJO O LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA DESALOJO / PROTECCION MUTUA ACTIVACION PROCEDIMIENTO NOTIFICACION SEGÚN EL GRADO DE LA EMERGENCIA SE ALISTAN MANTENIMIENTO CADA ENTIDAD DESARROLLA PROCEDIMIENTOS DE RESPUESTA TODA EVENTUALIDAD SIEMPRE DEBE SER ATENDIDA, pero en ultimas INTERVIENEN ACCESAN MONITOREANDO podríamos dejar que la situación evolucionara con lo cual nos aseguraríamos que nada mas ocurrirá, ENpara al ORGANIZAN final esperar lo del seguro..., pero, a veces el lucro LA ESCENA P.M. cesante y el impacto socio económico de no atender adecuadamente el siniestro DESARROLLAN CONTROL podría impactar el negocio mas negativamente, por lo demás existen regulaciones de ley que demandan que toda empresa o entidad debe contar con un Plan que ATENCION EN SALUD ESCAPE PRESENCIA GAS INCENDIO MANTENIMIENTO DERRAME les permita atender las posibles emergencias. TRIAGE AISLAN EL ÁREA COMPARTIDA COORD. HOSPITALES MONITOREAR DESALOJO CONTROL EXPOSICIONES TECNICAS PARTICULARES ENTIERRA EN AGUA CONTENER DEFINIR RUTA INTERVENCION Ahora bien no se deben confundir las estrategias de por ejemplo DEJAR QUEMAR, con no hacer nada, para el caso en que no se hace “NADA” entre FIN comillas, si se hace, se identifica la situación, se activa la INVESTIGAR alarma, el personal se protege y se aísla el área, siendo este el plan y por ende se le da ese manejo PM EVALUA DINAMICA DE LA SITUACION PLANEA CION REPARACION COORD. ESTRATEGIAS CONTROL ALTERNO SITUACION CONTROLADA DESARROLLAR ACCIONES DE PROTECCION Y LIMPIEZA NO CONTINUAR CONTROL ACTIVAR P.C. CRISIS EVALUACION DEL PLAN JA EVALUACION DE PERDIDAS SI 3.6.1 DIRECCIÓN DE LA C.C. ACTIVA PLAN CRISISEMERGENCIA MONITOREOS Y MEDIDAS DE COMPENSACION LLENAR REGISTROS FIN Ver esquema siguiente pagina 3.6.2 PUESTO DE MANDO Uno de los aspectos mas relevantes en el manejo de toda emergencia es el CONTROL DE DIRECCIÓN de la situación en la escena, muchos y de acuerdo con las diferentes escuelas le llaman PUESTO DE MANDO UNIFICADO o simplemente PUESTO DE MANDO (según la NFPA), siendo las principales acciones de este equipo: - ASEGURAR EL AREA DEFINIR LOS CORREDORES DE ACCESO IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 9 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 - - ESTABLECER LAS COMUNICACIONES COORDINAR LOS GRUPOS DE TAREA - Contra incendio - Rescate - Primeros auxilios - MEDEVAC - Hazmat COORDINAR EL PERSONAL DE APOYO EXTERNO IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 10 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 Cuadro ejemplo: DIRECCION DE LA EMERGENCIA SITIO DE REUNION FUNCIONES - OFICINA SUPERINTENDENTE. PRESIDIR EL GRUPO (DIRECTOR DEL PLAN) TOMAR DECISIONES TRASCENDENTALES * PARADA DE PRODUCCION * EVACUACION TOTAL * ABANDONAR EMERGENCIA * CONTACTAR A COMITÉ CRISIS - CENTRO DE COMANDO JA SUPERINTENDENTE SENIOR PROCESO SENIOR LOGISTICO MANTENIMIENTO AUTORIZAR CONTRATOS, COMPRAS ESPECIALES SOLICITAR AYUDA EXTERNA PREPARA BOLETINES DE PRENSA SENIOR COMUNIDAD : ASESORA COORD. PROTECCIÓN - ASESORA MALETIN DE EMERGENCIAS - MANUAL DE EMERGENCIA PLANOS INSTALACIONES COPIA PROCEDIMIENTOS RADIO GRABADORA PORTATIL RADIOS PORTATILES COMUNICACIONES COORDINA ASPECTOS OPERACIONALES COORD. ASPECTOS DE PRODUCCION EVALUA CONTINUAMENTE LA SITUACION ASESORA AL DIRECTOR DE LA EMERGENCIA COORD. ASPECTOS DE MANTENIMIENTO COORD. ASPECTOS DE PERSONAL JA - RADIO TELEFONO PORTATIL - RADIO TELEFONO BASE - TELEFONOS INTERNOS - TELEFONOS L. EXTERNAS = JEFE AREA AFECTADA = COORD. ADMINISTRA. = ENTRE LAS OFICINAS = GRUPO DIRECCIÓN JA - ENLACES DE EMERGENCIA - ENLACES GENERALES - COORDINACION INTERNA - COMUN. EXTENSIVAS COORDINACIONES PUESTO DE MANDO APOYO LOGISTICO AYUDA EXTERNA NOTA: El primer directivo que llega al sitio de reunión se encargará de las comunicaciones hasta que se organice el grupo. En fines de semana asumirán las funciones los funcionarios de turno quienes a criterio notificarán a los titulares. IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA EL MANEJO Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS – JOSE ARJONA GALLARDO, arjona@etell.net.co 11 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 4. IMPLEMENTACION DE PLANES INTEGRALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS JA Conocida la problemática y con base en los planteamientos generales anteriormente expuestos, iniciemos la temática que permita la Implementación de Planes Integrales para la Administración de Emergencias 4.1 NUESTRO PLAN ACTUAL Plan de Emergencias?, Plan de Contingencia?, Plan Operativo?, Plan para la Prevención y Respuesta...?, en fin como se enuncie y ¡si es importante!, es NUESTRO PLAN Y SOLO NUESTRO, en él se define la estructura organizativa, la operativa, los directorios de emergencia, etc., pero al darse una situación: “ La nube de gas cloro va en dirección a la ruta de acceso más lineal para el arribo de los bomberos, estos tienen que parar, abortar la intervención y protegerse. Finalmente la concentración de gas se disipa, otras unidades intervienen y ahora son tres los escenarios, en la planta, en la comunidad y alrededor de los bomberos. ¡Que pasó! Si activamos nuestro plan, si llamamos a los Bomberos... lo que pasó fue eso, se activo un plan que da respuesta a cualquier posible Evento, pero y aunque la intervención fue rápida, no fue adecuada porque no se tuvo en cuenta el Escenario, el cual era muy puntual dada la empresa, el tipo de gas, la dirección y velocidad del viento con respecto a la vía de acceso principal, el resultado: “ 5 bomberos afectados, 70 vecinos con problemas respiratorios y en la planta, dos heridos leves y la gran mayoría de las partes de los motores y tableros eléctricos dañados”. J“ En este caso la reformulación de plan se inicio de inmediato, para ahora contar con un Plan Específico donde con base en el análisis de riesgos, la rosa de vientos y una definición de rutas alternas se aseguraría una adecuada intervención de los bomberos; hasta que ocurrió otro incidente donde llegaron estos, no se dañaron tantos equipos, pero se afectaron más vecinos y trabajadores, total una nueva oportunidad JAG 4.2 MI PLAN, TU PLAN, EL PLAN DE ELLOS, NUESTRO PLAN “El éxito de un plan de respuesta radica en la interacción de los planes de los componentes que estructuran el Plan” José Arjona Gallardo IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 12 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 Es mi plan porque debe responder y está diseñado con base en los procesos, la organización, el análisis de riesgo y los posibles escenarios al interior y el exterior de mi empresa o entidad, teniendo en cuenta las variables y circunstancias trospectivas y retrospectivas que puedan influir negativa o positivamente al registrarse una eventualidad. Es Mi Plan porque en principio es mi gente, mis equipos e infraestructura la que se puede ver comprometida JAG Pero, es Tu Plan, el de las Empresas Vecinas o la comunidad, el que se debe activar si se deja de hacer lo que corresponde o si se sale de control la situación o si por la dinámica de la eventualidad ésta amenaza con comprometer la seguridad fuera del entorno inicial, debiendo, los que ven amenazada su integridad, responder activando su Plan acorde con el evento iniciante y la mecánica de este, siempre en función de la protección y aunque parece otro plan, éste es motivado por un escenario que ya activó el suyo, por lo que todos los planes siempre deben estar asociados JAG Es el Plan de Ellos, la Ayuda Mutua, las Agencias de Socorro, las Autoridades, quienes al ser notificados o alertados, deben contar con suficiente criterio de manejo, entender las implicaciones de la eventualidad, el escenario y las circunstancias, a fin de poder alistarse e intervenir, primero para no convertirse en víctimas y luego para poder coordinar las acciones que permitan la resolución lógica, segura y eficiente de la situación a fin de minimizar pérdidas, basadas en una coordinación y planeación previas. 4.3 COMPONENTES Como hemos visto no basta con contar con el plan intra mural o al interior de la empresa o entidad, lo que se debe es identificar y categorizar los recursos humanos, técnicos, logísticos y estratégicos que Deberían o Tendrían que ser componentes del Plan. Aquí no se trata de incluirlos a todos por el simple hecho que hagan parte de un Sistema, tampoco se trata de armar un rompecabezas para determinar en donde incluyo a tal o cual entidad o funcionario, no, la interacción del plan debe obedecer a requerimientos basados en los análisis que se hagan. “ Para el caso, cuando se presentó un incendio en la unidad de barajes de alta (100.000 voltios) en la electrificadora, aunque llegaron los bomberos, a estos se les condiciono su entrada, es más no los dejaron entrar”. Debe entenderse que no es la presencia física la que nos ayudará a manejar la situación, es la coordinación y una adecuada planeación la que conduce al éxito de un plan. IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 13 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 5. ESTRUCTURACIÓN DE LOS PLANES PARA LA PREPARACIÓN DE RESPUESTA Dadas las múltiples experiencias vividas o referenciadas a nivel mundial, las cuales nos advierten la necesidad de formular los planes definiendo la interacción o correlación entre el plan interno con los otros componentes, lo primero a replantear es la estructura conceptual de la respuesta y mas que en un conjunto de guías o procedimientos, se debería pensar en una Gestión donde por encima de unos engranajes, cuando todo gira acorde con la dinámica inicial, los componentes actúen por sí solos, por su propia capacidad (actitud – aptitud, desempeño y competencia) y que la resolución de una eventualidad sea el resultado del reconocimiento y la interacción de las acciones particulares de cada agente o componente previo a la ocurrencia de un hecho JA Cuando ocurre una eventualidad esta es única y particular y aunque los actores que intervienen para atenderla sean los mismos, toda situación está caracterizada por el evento en sí; por su dinámica, por las variables tiempo y espacio, y en general por el escenario. Frente a un incendio, ¿a quien llamamos? A los Bomberos, el incendio como tal es el evento, pero, ¿es igual un incendio en un tanque de 100.000 barriles de crudo parafínico 38° API, a un incendio forestal de copas?. Indudablemente que no, por lo tanto es conveniente establecer unas líneas generales, un primer nivel de resolución el cual de respuesta a cualquier posible evento genérico: Incendio, Derrame, Escape, etc., a este primer escalón se le llamara PLAN DE EMERGENCIA, y en él estarán consignadas las estrategias generales, los conceptos, las guías, los principios de manejo de toda acción, incluiría los aspectos administrativos para la atención o al control de cualquier situación; total si tenemos un incendio hay que llamar a los bomberos, pero cuando el evento compromete un tanque de 100.000 barriles de crudo parafínico de 38° API, esperamos que los bomberos sepan que se debe utilizar espuma, pero en que cantidad?, por que metido? sub. superficie?, por cámaras?, durante cuánto tiempo?, esto no lo podrían saber los bomberos si previamente no se ha desarrollado un Pre Plan y en este caso muy atípico a este escenario. Ahora bien, el calor radiante producido por el incendio generaría un área de influencia ya determinada, (previo análisis), lo cual implica que debemos tener en cuenta la dirección del viento e identificar la cercanía de la comunidad, los otros procesos y la posibilidad de un Boil – Over, etc. Toda esta información concreta a este evento en ese escenario, demandaría la activación de muchas acciones, por lo tanto adicional al Plan de emergencia se debe formular un Plan Específico o PLAN DE CONTINGENCIA, en el cual están incluidas las acciones operacionales (cierre de válvulas, by pass de flujos, etc.), los procedimientos tácticos u operativos (manejo y control de la situación en sí, la aplicación de espuma, la cantidad, el tiempo. Etc), los procedimientos estratégicos (las comunicaciones, el Medevac, el Comando de Incidentes, la Evacuación de la comunidad), los aspectos logísticos, el transporte, la alimentación, etc. IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 14 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 En este plan particular o concreto, no se debe desligar ningún tipo de acción y aunque los bomberos no tendrían porque saber que botón debe accionar el operador, si en el Plan Específico no está identificada esta acción, el Equipo de Control de la Emergencia no podría hacer seguimiento a todas las acciones, esto también aplica para la toma de acciones y decisiones a todo nivel, recordemos el caso Tacoa en Venezuela: “ Un gran incendio en un tanque de aceite pesado tipo slop, el Puesto de Mando en la escena no reconoce el peligro, los centros de control activados a varios kilómetros no estiman la posible dinámica del incendio.... de pronto un Boil – Over; mueren mas de un centenar de personas y más de 80 bomberos solo en el primer segundo JAG Se activó el plan de emergencia, Sí, se activó acorde con el escenario, No. Total no existía una planificación concreta o Plan Específico y no se contaba con Procedimientos Operativos Normalizados o PON’s, guías que hacen parte integral de todo plan y que indican las acciones o pasos que deben seguirse para mantener la seguridad, establecer peligros asociados al evento o el escenario, las tareas de respuesta de los grupos de control y de la comunidad, el personal de operaciones, etc. Estas guías también sirven como listas de chequeo para los administradores de la situación y también para la investigación posterior. Cabe anotar y para evitar confusiones que la formulación de un Plan de Contingencia, está basado en definir la evolución, los análisis de riesgo y vulnerabilidad concretos, la posible dinámica de la eventualidad y los requerimientos o coordinaciones que se prevean y se planifican para responder frente al escenario. Se formula un Plan de Contingencia porque es posible que en algún momento el incidente se materialice, demandando la activación de las acciones o procedimientos previamente definidos, siendo los Procedimientos Operativos Normalizados parte de esas acciones a activar. Lo que debe evitarse es pretender manejar cualquier eventualidad por muy identificado que se tenga el escenario, solo basados en un Plan Único bien de Emergencia o de Contingencia, o pretendiendo que al registrarse la situación se arme un equipo de personas que inicie la toma de acciones y decisiones y esperar. ¿Qué hacer con la comunidad que está localizada a 50 metros del tanque incendiado cuando la radiación ya está amenazándola? Realmente no se debe esperar que la onda de calor fuese insoportable para plantearse esta pregunta; como ya esta definido el área de influencia, el Plan Comunitario debió activarse al tiempo con solo verse las llamas o al haber escuchado la explosión inicial. IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 15 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 Los anteriores planteamientos sintetizan la razón para iniciar la reformulación en la estructura de la respuesta, en el esquema N° 1 se presenta una propuesta para desarrollar la ESTRUCTURACIÓN DE LOS PLANES DE PREPARACIÓN PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS, en principio basado en la experiencia propia y la referenciada a nivel mundial, convencido de los beneficios que conlleva la categorización de los planes lo cual favorece el manejo y la administración de todo caso, al darle un orden y relevancia a cada nivel, siendo lo importante la resolución de la situación JG Esquema N° 1 ESTRUCTURACIÓN DE LOS PLANES PARA LA PREPARACIÓN Y RESPUESTA COMITÉ DE GESTIÓN PAE GUÍAS TÁCTICAS PLAN DE EMERGENCIA GENERAL •Administrativo •Estratégico PLANES DE CONTINGENCIA •Políticas •Criterios funciones •Recursos •Comunicación •Plan Evacuación •Medevac •Protección SITUACIONES PARTICULARES •Evento •Escenarios •Análisis tecnológico INCENDIO DERRAME /ESCAPE •Área almacenamiento • Planta de proceso •Línea transferencia •Oleoducto X •Poliducto X HAZMAT •Planta X •Transporte terrestre X OTRO ...... PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NORMALIZADOS – PON’S •Tanque 201 •Drum D –341 •Derrame en K X Y •Escape por válvula X •Bomba P –420A •.Carrotanque con... •En la vía... * PAE – Preparación para la Atención de Emergencias IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 16 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 6. GESTION INTEGRAL En el esquema No. 2 GESTIÓN INTEGRAL PAE, se muestra la correlación de los componentes o partes esenciales para organizar y desarrollar una Gestión Integral PAE - Preparación para la Atención de Emergencias, a fin de contar con los componentes que permitan el manejo y la administración lógica y competente de cualquier situación, se anota que el esquema está basado en los lineamientos NFPA, a nivel de Industrias. La pretensión es que este simple esquema sirva de guía para estructurar una Gestión Integral en cualquier empresa o entidad o que sirva de punto de partida para establecer o hacer un balance de donde o como esta la Organización para enfrentar emergencias JAG Para iniciar se tendría que empezar por elevar cada recuadro del esquema propuesto a nivel de cuestionamiento, por ejemplo: - Se Cuenta con un Comité Central de Seguridad, Medio Ambiente y Calidad? Esta definida una política de seguridad y emergencia? Se han identificado las amenazas y se han definido posibles escenarios? Con cuanto presupuesto se cuenta? Se Han interiorizado y socializado los planes?, etc. En lo personal considero de fácil interpretación cada punto y creo conveniente comentar el concepto del recuadro Interacción de los planes complementarios en el cual se indican tres puntos: • Autoridades • Ayuda Externa • Comunidad Aquí lo esencial es que cada uno de los componentes debe contar con su propio Plan a nivel interno y para el caso de las situaciones concretas, cuando se determine que para el control de esa situación se requiere de la participación de X o Y componente este debe saberlo y es mas debe haber participado en la preparación de las estrategias requeridas... Dado que en la Interacción de los Planes Complementarios radica el éxito de la GESTION INTEGRAL PAE. IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 17 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 Esquema N° 2 ESTRUCTURA – GESTION INTEGRAL PAE COMITE CENTRAL - GERENCIAL POLITICAS SEGUIDAD DIRECTRICES COMITÉ DE EMERGENCIA DEL AREA SNAPD ASESORES - ESCENARIOS AUDITORIAS - EVENTOS MAPA DE AMENAZAS Y RIESGOS - ANALISIS PROGRAMAS SEGURIDAD PROT. PASIVAS J PROCESOS PLAN INTERNO EQUIPOS PROT. ACTIVAS GRUPOS DE CONTROL INTERNOS / EXTERNOS CAPACITACION / ENTRENAMIEMTO A - TECNOLOGICOS - RETROSPECTIVO - TRASPECTIVO PRESUPUESTO COMUNIDAD -GASTOS -INVERSION CONSCIENTIZACION / SENSIBILIZACION MANTENIMIENTO INTERACCION PLANES COMPLEMETARIOS PLAN DE EMERGENCIA – CONTINGENCIAS - CRISIS INTRAMURAL EXTRAMURAL PON´s ESPECIFICOS -ESTACIONES -PLANTAS -PROCESOS - VECINOS - LINEAS - GASODUCTO IMPLEMENTACION - AUTORIDADES - AYUDA EXTERNA - COMUNIDAD • INDICDORES DIVULGACION - INTERNA - SOCIALIZACION EXTERNA REGISTROS LECCIONES APRENDIDAS SIMULACROS IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 18 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 7. PLANES COMPLEMENTARIOS – SU INTERACCIÓN Analicemos estas situaciones, las cuales nos darán el enfoque de este punto. a. Un gran incendio, se está atendiendo, se llama y llegan los bomberos, se cuenta con reservas de agua pero se requiere acoplarse a la red urbana de hidrantes, ¿quien debe solicitar u ordenar a la empresa de Acueducto que sectorice el flujo de agua hacia el incendio? - La empresa comprometida Los bomberos Las directivas del acueducto J Lo más seguro e ideal es que sean los bomberos quienes le soliciten al acueducto que se sectorice el flujo de agua, dado que esta acción debe formar parte de su plan JAG b. Se ha roto una línea de crudo sobre un cuerpo de agua, aguas abajo se encuentra una bocatoma, se hace la notificación al acueducto, quien debe proteger la bocatoma. - La empresa dueña del Oleoducto El Comité Local de Prevención y Atención de Desastres CLOPAD Los funcionarios en turno en la bocatoma Indudablemente, los funcionarios del acueducto pues, esta es una situación que debe estar considerada en su plan. c. Se presenta un escape de cloro gaseoso, se percibe el olor, suenan las sirenas, se llama a los bomberos, interviene la brigada, los operadores cierran las válvulas...; - Quién le dice a los funcionarios que deben evacuar? - Por donde accesan los bomberos? - Los brigadistas se colocan equipos SCBA? - Quien les dice a los operadores qué válvulas deben cerrar? - Los vecinos salen por sus propios medios o los tienen que sacar? Creo que en este punto nos es claro, que todo debería darse en o de forma automática y basados en los planes, estrategias o procedimientos establecidos o definidos por o para cada componente, acorde con los análisis y la planeación previa de cada escenario, tanto para responder cuando somos los afectados como para cuando somos los que debemos intervenir J Y como es mejor evitar que lamentar, lo ideal es que de antemano se adopte una Gestión Integral que permita prepararnos para atender las eventualidades IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 20 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 interactuando los planes de los componentes que hacen parte del plan que se activa. - Componente y Plan de la Comunidad Componente y Plan de las Autoridades Componente y Plan de la Ayuda Externa Componente y Plan de la Empresa o Entidad Entendiendo que ninguno es más importante que otro, todos están ligados, son dependientes o se complementan. Por otra parte cuantos y cuantas veces nos hemos parado frente a un plano de evacuación y tenemos que girar la cabeza para poder localizarnos en el punto USTED ESTA AQUÍ, lo anterior porque el instructivo no se presenta bien referenciado; algo similar ocurre cuando solo vemos las implicaciones internas del plan o cuando los planes se conciben o se formulan para la empresa y no se producen instructivos dirigidos a la comunidad, para las empresas vecinas, para los apoyos externos o para las autoridades o se deja a discreción de estos o de otras instancias que se definan las acciones a seguir. 7.1 REPRESENTACIÓN DE LA INTERACCIÓN Y COMPLEMENTACIÓN DE LOS PLANES He planteado que los planes deben interactuarse pero no como un sistema de engranaje sino que cada componente debe poseer una dinámica propia y formular su plan acorde con los escenarios analizados para al ser activado cualquier plan, este encaje complementando los requerimientos y las estrategias para la resolución de la situación potencializando los recursos. En este esquema cada gran componente y su plan esta representado con un círculo para dar idea de sistema dinámico y que se facilite el reconocimiento de: 1° la Configuración del Plan Específico 2° las líneas enlace y 3° el mantenimiento de la autonomía de cada componente INTERACCION Y COMPLEMENTACION DE LOS PLANES PLAN COMUNIDAD PLAN AUTORIDADES PLAN ESPECIFICO PLAN EMPRESA PLAN AYUDA EXTERNA GESTION PAE J IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 21 PROCESO APELL – REUNION EXPERTOS GINEBRA SUIZA MAYO 2003 7.2 EL TETRAEDRO DE LA GESTION INTEGRAL PAE Así como la teoría del Fuego permite explicar el porque se inicia este y que se extingue o controla cuando alguno de sus lados se separa; para el caso del manejo y la administración de las emergencias, el plan solo es funcional si todos los componentes están unidos y se correlacionan, y si alguna de las estrategias PRE ESTABLECIDAS no se desarrolla, se dificulta el control de la situación COMPONENTE Y PLAN DE LAS AUTORIDADES COMPONENTE Y PLAN DE LA EMPRESA COMPONENTE Y PLAN DE LA COMUNIDAD COMPONENTE Y PLAN DE LA AYUDA EXTERNA Independiente del grado de complejidad o responsabilidad de cualesquiera de los componentes, solo la interacción general asegura que el incidente sea administrado en forma competente, cualquier disociación alteraría la organización y la respuesta e influiría negativamente en la resolución de la emergencia. 8. RESUMEN El mejor plan es el que no se PRUEBA..., pero como esta es una utopía y siempre se presentan emergencias las cuales por las circunstancias que la generan, el escenario en que se dan o por su dinámica pueden ser de fácil manejo o muy criticas, lo fundamental es estar preparados y contar con un Plan que asegure que todos los componentes, los responsables, los posibles afectados, los recursos o soportes a todo nivel, actúen integradamente cuando se requiera probar el PLAN J La organización para la respuesta a eventualidades y todo Plan debe estar basado en una GESTION INTEGRAL, contar en un Plan General o de Emergencia y cada evento particular debe estar soportado en un Plan de Contingencia especifico. Finalmente mas que en un Plan......., no todos los días se registran eventualidades, concentrémonos en LA IMPLEMENTACION DE UNA GESTION INTEGRAL DE PREPARACIÓN PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIA – PAE, lo cual nos asegura una adecuada interacción y respuesta . JOSE ARJONA CONSULTOR APELL PLANES DE EMERGENCIA IMPLEMENTACION PLANES INTEGRALES DE EMERGENCIA – JOSE ARJONA GALLARDO , arjona@etell.net.co 22
