ACTA DE COMITÉ AUDITOR ACTA 001 FECHA: Santiago de Cali, 30 de octubre de 2021 HORA: De las 14:00 a las 17:00 horas LUGAR: Sala de juntas ASISTENTES: Royman Cambindo Ordoñez, Presidente Rubén Eduardo Maya Castro, Vicepresidente Ejecutivo Laura Aguirre Machado, Administrador Fernando Mina González, Tesorero Dahanna Alvarado Morales, Secretaria Vocales: Manuel Ordoñez Hurtado Nancy Buitrago Naranjo Dirección: cra 8 # 10-65, Bogotá Teléfono: 381 3000 Acta 001 Acta de Comité Auditor 2 ORDEN DEL DIA 1. Verificación del quórum 2. Conformación del equipo auditor 3. Funciones del equipo auditor 4. Programación de las auditorias anuales DESARROLLO: 1.Verificación del quórum El presidente procedió a confirmar la asistencia de los directivos, comprobando el quórum reglamentario para sesionar. 2. Conformación del equipo auditor Se dio lectura de los nombres que van a conformar el equipo auditor, los cuales son aprobados por todos los presentes en la asamblea. El asistente de auditoria es Rubén Eduardo Maya Castro, la senior de auditoria es Laura Aguirre Machado y el gerente de auditoria es Fernando Mina González. Dirección: cra 8 # 10-65, Bogotá Teléfono: 381 3000 Acta 001 Acta de Comité Auditor 3 3. Funciones del equipo auditor Asistente de auditoria: Ejecutar y documentar los procedimientos asignados en los programas de auditoría. Administrar el tiempo asignado en el presupuesto. Comunicación oportuna con el Senior de Auditoría del avance del trabajo y de hallazgos y/o situaciones críticas identificadas. Realizar los ajustes sugeridos por el Senior en los procedimientos y/o papeles de trabajo. Ejecutar otras tareas asignadas por el Senior en el desarrollo del trabajo. Sugerir mejoras en el proceso de auditoría. Senior de auditoria: Abordaje y análisis de la gestión del Proceso de producción de documentos (memorandos) en relación con el marco normativo iso 9001:2015 y las políticas internas de la entidad. Verificar la producción correcta de los documentos, en este caso de los memorandos, es decir la redacción, las partes, el encabezado y el encabezamiento. Confirmar que los funcionarios sepan que es, para que sirve y los objetivos de un memorando. Examinar si los funcionarios tienen un correcto uso de los estilos de un memorando. Gerente de auditoria: Verificar que los controles establecidos para la administración técnica y funcional del Sistema de Gestión Documental y Correspondencia, cumplan con el objetivo para el cual fueron diseñados. Programar y coordinar las actividades de seguimiento y control a realizar el programa de auditoría y control de la gestión documental. Apoyar la ejecución y verificación de las actividades del programa de auditoría u control de la gestión documental. Apoyará las actividades de revisión de la conformidad de la aplicación de las actividades. Dirección: cra 8 # 10-65, Bogotá Teléfono: 381 3000 Acta 001 Acta de Comité Auditor 4 Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, que estén adecuadamente definidos, que sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. Corroborar las actividades encaminadas a la custodia y protección de los documentos producidos por la entidad en el marco de la gestión institucional 4. Programación de las auditorias anuales Los procesos a auditar serán producción de documentos y preservación a largo plazo, se harán cada año. CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 20 de noviembre de 2021, a las 14:00 horas ROYMAN CAMBINDO ORDOÑEZ Presidente DAHANNA ALVARADO MORALES Secretaria Dirección: cra 8 # 10-65, Bogotá Teléfono: 381 3000
