MANUAL NOMINA WPD ASOCIADOS

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN NÓMINA
WPD & ASOCIADOS
EMPRESA DIDÁCTICATRABAJANDO JUNTOS S.A.S
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SENA – REGIONAL D.C
FECHA: 2015
FECHA:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN NÓMINA
WPD & ASOCIADOS
APRENDICES ASESORES:
Angie Yuliana Claros Velasco
John Nelson Casallas Díaz
Laura Caterine Ramírez González
Leidy Tatiana Lamprea Urian
Yuri Natalia Bohórquez Corredor
INSTRUCTORA ASESORA:
Ofelma Avellaneda Coranti
EMPRESA DIDÁCTICATRABAJANDO JUNTOS S.A.S
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SENA – REGIONAL D.C
FECHA: 2015
FECHA:
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Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
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FECHA:
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 4
OBJETIVO ...................................................................................................................................... 5
MATRIZ DE ACTIVIDADES ............................................................................................................. 6
TERMINOLOGIA ............................................................................................................................ 7
NORMOGRAMA.......................................................................................................................... 11
FLUJOGRAMA ............................................................................................................................. 17
MATRIZ DETALLADA DE ACTIVIDADES ...................................................................................... 18
ANEXOS....................................................................................................................................... 21
BASE DE DATOS ............................................................................................................................ 22
REGISTRO DE NOVEDADES........................................................................................................... 22
PILA .............................................................................................................................................. 22
PLANILLA DE NÓMINA ................................................................................................................. 22
DESPRENDIBLE DE PAGO ............................................................................................................. 22
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 23
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FECHA:
INTRODUCCIÓN
La nómina es el documento administrativo que le permite a la empresa de una manera
adecuada hacer el pago de sueldo a sus trabajadores, de esta manera le será más
fácil a la organización proporcionar un informe contable y llevar sus soportes claros
sin ningún tipo de adulteración. La importancia de la liquidación de nómina es
administrar y controlar las operaciones referentes a los procesos de liquidación
periódica de la nómina, teniendo en cuenta que se deben respetar las disposiciones
legales. La nómina tiene detalles y procedimientos que van más allá de hacer un
depósito o emitir un cheque, la liquidación permite determinar el neto a pagar y lleva
un control fijo de cuándo será el pago de los trabajadores.
También le permite a la organización evitar cualquier tipo de imprevisto a la hora de
hacer el pago a terceros si se lleva cabo el pago en la fecha específica.
En el manual de procedimientos de liquidación se encontrará la documentación
necesaria como, una matriz de actividades donde se evidencia el paso a paso para
liquidar la nómina a un trabajador y para generar el pago a terceros y quienes serán
los responsables de hacer este pago, se encontrará un normograma la terminología
respectiva de nómina y un flujo grama.
Los responsables de las actividades y procesos de la nómina son la coordinación
administrativa y talento humano, y debe estar supervisado por el contador y validado
por la gerencia para generar el pago respectivo.
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OBJETIVO
El presente manual tiene como propósito documentar el procedimiento de liquidación
de nómina, incluyendo normas necesarias para la elaboración de ésta y de sus
diferentes pagos, ya sea para el personal activo o pagos a terceros.
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FECHA:
MATRIZ DE ACTIVIDADES
PROCESO: Liquidación de nómina RESPONSABLES: Talento Humano, Administración y contador
OBJETIVO: Liquidar oportunamente a los trabajadores salarios y prestaciones sociales, de acuerdo a
las novedades de nómina.
ALCANCE: La liquidación de nómina comienza con la identificación de las novedades y termina con
el pago a los trabajadores y a terceros.
PROVEEDORES
ENTRADA
Horas extras.
Incapacidades de
personal.
Bonificaciones
permanentes.
Vacaciones.
Licencias de maternidad,
paternidad y por luto.
Ingreso y retiro de
personal.
CICLO
ACTIVIDAD
SALIDA
CLIENTE
H
Identificar
las
novedades
Novedades
identificadas
Coordinadora
de talento
humano
Coordinadora de
talento humano
Novedades identificadas
H
Validar
novedades
Novedades
validadas.
Coordinadora
administrativa
Coordinadora
administrativa
Novedades validadas
H
Liquidar
novedades
Novedades
liquidadas
Coordinadora
administrativa
Coordinadora
administrativa
Novedades liquidadas.
H
Generar pre
nómina
Pre nómina
contador
Contador
Pre nómina
V
Validar pre
nómina
Pre nómina
validada
contador
H
Generar
nómina
definitiva
Nómina
Contador
Coordinadora
administrativa
V
Generar
pago al
trabajador
Desprendible
de pago
Trabajadores
Trabajador
Alta gerencia
Coordinara
administrativa
coordinadora de
talento humano
contador
Contador
Contador
Pre nómina validada
Nómina
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Coordinadora
administrativa
Nómina
H
Generar
pago a
terceros
Coordinadora de
talento humano
Nómina
A
Generar
reporte de la
nómina
Coordinadora
administrativa
Reportes
A
Archivar
FECHA:
Planilla de
Coordinadora
liquidación de
de talento
aportes
humano
Reportes
Coordinadora
administrativa
TERMINOLOGIA
 AUXILIO DE TRANSPORTE: Es una figura creada por la ley 15 de 1959, y
reglamentado por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de
movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2015
es de $74.000
 BONIFICACIONES: Es un incentivo que se le brinda en algunas ocasiones a los
trabajadores como muestra de agradecimiento por una labor bien realizada o alguna
meta cumplida, este no hace parte del factor salarial.
 CESANTÍAS: Prestación social equivalente a un mes de salario por cada año de
trabajo o proporcional al tiempo laborado, la cual construye una cobertura en caso de
quedar desempleado. Se liquidan anualmente al 31 de diciembre y se consignan en
un Fondo de Cesantías antes del 15 de febrero del siguiente año.
 CHEQUE DE PAGO: Es una orden de pago remitida por el empleador con el fin de
remunerar el servicio prestado por el empleado.
 CÓDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO: El trabajo que regula este Código es toda
actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que
una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea
su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo.
 COMISIONES: Es un porcentaje sobre las ventas que el empleador paga a sus
vendedores, en ningún caso el total devengado por el trabajador puede ser inferior al
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FECHA:
salario mínimo mensual legal vigente para cada año. Comisión= Valor De Las Ventas
* Porcentaje De Ventas.
 COMPENSACIONES:La compensación (sueldos, salarios, prestaciones) es la
gratificación que los empleados reciben a cambio de su labor, es el elemento que
permite, a la empresa, atraer y retener los recursos humanos que necesita, y al
empleado, satisfacer sus necesidades materiales, de seguridad y de ego o estatus”.
Es decir, todos aquellos pagos, en metálico o en especie, con que la organización
retribuye a quienes en ella trabajan.
 CONTRATO DE TRABAJO:Es el acuerdo entre empleador y empleado, en virtud
del cual este último se obliga a prestar sus servicios por cuenta del empresario y bajo
su dirección y control, percibiendo a cambio una retribución.
 CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO FIJO: Es el contrato laboral de forma escrita,
mediante el cual el empleador conviene con el empleado desarrollar una labor
específica durante un tiempo determinado, mayor a 3 meses y menor a un año.
 CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO: Tipo de contrato escrito, el
cual no manifiesta la fecha de terminación de la labor pactada. Cuando un contrato
de trabajo se hace de manera verbal, en todos los casos se entiende que se trata de
un contrato de trabajo a término indefinido.
 DEVENGADOS SALARIALES: El devengo corresponde a todos los conceptos que
un trabajador recibe en una remuneración, como los salarios, las horas extras,
comisiones, ayuda de transporte, recargos de noche y de día, etc. La suma de estos
valores se ajusta a lo que se denomina devengo total, es decir la totalidad de los
ingresos que recibe un empleado como compensación por su trabajo.
 ELEMENTOS DEL SALARIO: Los elementos pertenecientes al salario son: la
remuneración fija, dinero en especie, horas extras, trabajo en días de descanso y el
porcentaje de comisiones.
 FONDO DE SOLIDARIDAD: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual
o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un % al Fondo de solidaridad pensional.
Este concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador. A continuación la
tabla de tarifas según rango de salario:
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FECHA:
 INDEMNIZACIÓN: Pago en efectivo y/o con bienes del salario y otros beneficios
adicionales que se le reconocen al trabajador al término de una relación laboral, ya
sea por concepto de despido injustificado u otros daños que puedan habérsele
causado durante su permanencia como empleado.
 INTERESES CESANTÍAS: El empleador debe pagar a sus empleados intereses
sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de diciembre, a una tasa del 12%
anual. Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, y se pagan
directamente al empleado, esto es, que a diferencia de las cesantías que se deben
consignar en un fondo, en el caso de los intereses sobre cesantías se deben pagar al
empleado.
 JORNADA ORDINARIA: La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan a las
partes, o a falta de convenio, la máxima legal.
 LIBRANZA: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor
autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincenal una
suma.
 LICENCIA DE LUTO: Mediante la ley 1280 de enero 2009 se creó la licencia
remunerada por luto, una licencia obligatoria como la licencia de calamidad
doméstica que el empleador debe otorga al trabajador.
 LICENCIA DE MATERNIDAD: La licencia de maternidad es un beneficio que la ley
laboral ha reconocido a la mujer que ha dado a luz siempre que este sea cotizante
del sistema de salud, y que además cumpla con algunos requisitos. La licencia de
maternidad es de 14 semanas según la reciente modificación que hiciera del artículo
236 del código sustantivo del trabajo la ley 1468 de junio 30 de 2011.
 LICENCIA DE PATERNIDAD: Por decisión de la Corte constitucional, la licencia de
paternidad en cualquier caso será de 8 días posición que ha sido recogida por el
artículo 1 de la ley 1468 de junio 30 de 2011 que modifica el artículo 236 del código
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sustantivo del trabajo, en el cual se contempla la licencia de paternidad en 8 días
hábiles sin considerar si los dos padres son o no cotizantes al sistema de salud.
 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA: La nómina es un documento en la que una empresa
relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y
apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya
sea por semana, década, quincena o mes.
 NETO PAGADO: Es lo que efectivamente recibe el trabajador. El resultado de restar
las deducciones al total devengado
 PAGO: El pago es la transferencia de un producto de valor desde una parte (persona
o compañía) a otra, a cambio de la provisión de bienes, servicios o ambos, o para
cumplir una obligación legal.
 PERIODO DE PRUEBA: Etapa inicial del contrato de trabajo estipulada por escrito,
que tiene por objeto por parte del patrono, apreciar las aptitudes del trabajador, y por
parte de éste, la conveniencia de las condiciones del trabajo; para luego determinar
la conveniencia o no de continuar con el contrato de trabajo.
 PRESTACIONES SOCIALES: Es el conjunto de beneficios adicionales al salario
que otorga la ley a los trabajadores con el fin de contribuir a su bienestar.
 PRIMA DE SERVICIOS: Toda empresa debe pagar a sus empleados como prima
de servicios, un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior
a un año, el pago será proporcional al tiempo que el trabajador lleve vinculado,
cualquiera que este sea.
 RECARGO NOCTURNO: Se refiere a los cargos a pagar en el tiempo regular,
debido a que trabajan por la noche. El recargo será del 35% del tiempo ordinario y si
labora el día Domingo en la noche será del 110%; según lo estipulado en el párrafo 1
del artículo 168 del Código Sustantivo del Trabajo.
 SALARIO BÁSICO: Es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y
sirve de base para la liquidación del trabajo nocturno, trabajo en dominicales y festivos
y trabajo extra en días ordinarios.
 SALARIO EN ESPECIE: Es toda aquella parte de la remuneración ordinaria y
permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales
como alimentación, habitación o vestuario que el empleador suministra al trabajador
o a su familia.
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FECHA:
 SALARIO MÍNIMO: Éste es la remuneración mínima establecida legalmente, para
cada periodo laboral (hora, día o mes), que los empleadores deben pagar a sus
trabajadores por sus labores.
 SEGURIDAD SOCIAL: La seguridad social, también llamada seguro social o
previsión social, se refiere principalmente a un campo de bienestar social relacionado
con la protección social o cobertura de las necesidades socialmente reconocidas,
como salud, vejez o discapacidades.
 TRABAJO SUPLEMENTARIO: N° de horas extras es el que excede de la jornada
ordinaria, y en todo caso el que excede de la máxima legal.
1.
2.
3.
4.
Hora Extra Diurna: 25%
Hora Extra Nocturna: 75%
Hora Extra Dominical y Festivo: 100%
Hora Extra Nocturna Dominical Festivo: 150%
 VACACIONES: Las vacaciones laborales es el derecho que tiene todo trabajador a
que el empleador le otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle
trabajado un determinado tiempo.
NORMOGRAMA
TIPO FECHA
LEY
TITULO
APLICACIÓN ESPECIFICA
El impuesto sobre la renta y complementarios, a
cargo de los contribuyentes no obligados a
declarar, es el que resulte de sumar las retenciones
en la fuente por todo concepto que deban aplicarse
a los pagos o abonos en cuenta, según el caso,
realizados al contribuyente durante el respectivo
año o período gravable.
DECLARACIÓN Cambios en la nómina:
Ley
VOLUNTARIA DEL  Estableció exoneración de aportes al Sena
1607 de
IMPUESTO
(2%) y al ICBF (3%) para las personas
2012
SOBRE LA
jurídicas contribuyentes del impuesto sobre la
RENTA.
renta. Aplica a partir de Julio de 2013 solo
para salarios inferiores a 10 SMMLV.
 Estableció exoneración de aportes de nómina
a la salud (8.5%) para las personas jurídicas
contribuyentes del impuesto sobre la renta.
Aplica a partir de Enero 1 de 2014 solo para
salarios inferiores a 10 SMMLV.
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

FECHA:
Estableció exoneración de aportes de nómina
a la salud (8.5%), al Sena (2%) y al ICBF (3%)
para las personas naturales empleadoras de
más de un trabajador. Aplica a partir de Julio
de 2013 solo para salarios inferiores a 10
SMMLV.
Se establece un procedimiento aplicable a la
determinación oficial de las contribuciones
parafiscales de la protección social y a la
imposición de sanciones por la UGPP,
estableciendo parámetros de gestión para el
cobro de aportes de seguridad social,
similares a los tributarios, fijando un régimen
sancionatorio y determinación oficial de
aportes de seguridad social.
Cualquier persona natural asalariada, contratada
por prestación de servicios, asociada a una
cooperativa o pre cooperativa, fondo de empleados
o pensionada, podrá adquirir productos y servicios
financieros o bienes y servicios de cualquier
LEY
naturaleza, acreditados con su salario, sus pagos
LEY DE
LEY 1527 DE
u honorarios o su pensión, siempre que medie
LIBRANZA
2012
autorización expresa de descuento dada al
empleador o entidad pagadora, quien en virtud de
la suscripción de la libranza o descuento directo
otorgada por el asalariado, contratista o
pensionado, estará obligado a girar los recursos
directamente a la entidad operadora.
Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud
en el Trabajo, definida como aquella disciplina que
trata de la prevención de las lesiones y
enfermedades causadas por las condiciones de
LEY
trabajo, y de la protección y promoción de la salud
LEY SALUD
LEY 1562 DE
de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las
LABORAL
2012
condiciones y el medio ambiente de trabajo, así
como la salud en el trabajo, que conlleva la
promoción y el mantenimiento del bienestar físico,
mental y social de los trabajadores en todas las
ocupaciones.
Ley
1a. Realizar personalmente la labor, en los
OBLIGACIONES
1468 de
términos estipulados; observar los preceptos del
LEY
ESPECIALES DEL
2011,
reglamento y acatar y cumplir las órdenes e
TRABAJADOR.
art. 58.
instrucciones que de modo particular la impartan el
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FECHA:
empleador o sus representantes, según el orden
jerárquico establecido.
2a. No comunicar con terceros, salvo la
autorización expresa, las informaciones que tenga
sobre su trabajo, especialmente sobre las cosas
que sean de naturaleza reservada o cuya
divulgación pueda ocasionar perjuicios al
empleador, lo que no obsta para denunciar delitos
comunes o violaciones del contrato o de las
normas legales del trabajo ante las autoridades
competentes.
3a. Conservar y restituir un buen estado, salvo el
deterioro natural, los instrumentos y útiles que le
hayan sido facilitados y las materias primas
sobrantes.
4a. Guardar rigurosamente la moral en las
relaciones con sus superiores y compañeros.
5a. Comunicar oportunamente al empleador las
observaciones que estime conducentes a evitarle
daños y perjuicios.
6a. Prestar la colaboración posible en casos de
siniestro o de riesgo inminente que afecten o
amenacen las personas o cosas de la empresa o
establecimiento.
7a. Observar las medidas preventivas higiénicas
prescritas por el médico del patrono o por las
autoridades del ramo; y
8a. Observar con suma diligencia y cuidado las
instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o de
enfermedades profesionales.
Ley
1468 de
LEY
2011,
artículo
1
DESCANSO
REMUNERADO
EN LA EPOCA
DEL PARTO.
Por la cual se modifican los artículos 236, 239, 57,
58 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan
otras disposiciones”, establece en el Artículo 1°, lo
siguiente:
“ARTÍCULO 1°. El artículo 236 del Código
Sustantivo
del
Trabajo
quedará
así:
Artículo 236. Descanso remunerado en la época
del
parto.
1. Toda trabajadora en estado de embarazo tiene
derecho a una licencia de catorce (14) semanas en
la época de parto, remunerada con el salario que
devengue al entrar a disfrutar del descanso.
2. Si se tratare de un salario que no sea fijo, como
en el caso de trabajo a destajo o por tarea, se toma
en cuenta el salario promedio devengado por la
trabajadora en el último año de servicios, o en todo
el
tiempo
si
fuere
menor.
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LEY
Ley
1280 de
2009
LEY
Ley
1010 de
2006
LEY
Ley 755
de 2002
LEY
Ley 100
de 1993
FECHA:
3. Para los efectos de la licencia de que trata este
artículo, la trabajadora debe presentar al
empleador un certificado médico, en el cual debe
constar:
a) El estado de embarazo de la trabajadora;
b) La indicación del día probable del parto, y
c) La indicación del día desde el cual debe empezar
la licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos,
ha de iniciarse dos semanas antes del parto.
Conceder al trabajador en Caso de fallecimiento de
su cónyuge, compañero o compañera permanente
o de un familiar hasta el grado segundo de
consanguinidad, primero de afinidad y primero civil,
LICENCIA DE
una licencia remunerada por luto de cinco (05) días
LUTO
hábiles, cualquiera sea su modalidad de
contratación o de vinculación laboral. Este hecho
deberá
demostrarse
mediante
documento
expedido por la autoridad competente, dentro de
los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia.
“El acoso laboral puede acarrear multa entre dos y
ACOSO LABORAL diez salarios mínimos legales mensuales para la
persona que lo realice y al empleador que lo tolere”.
La trabajadora que haga uso del descanso
remunerado en la época del parto tomará las 12
semanas de licencia a que tiene derecho de
acuerdo a la ley. El esposo o compañero
permanente tendrá derecho a 4 días de licencia
LICENCIA DE
remunerada de paternidad, en el caso que sólo el
PATERNIDAD O
padre esté cotizando al Sistema General de
LEY MARIA
Seguridad Social en Salud. En el evento en
que ambos padres estén cotizando al Sistema
General de Seguridad Social en Salud, se
concederán al padre ocho 8 días hábiles de
licencia remunerada de paternidad.
Sistema de Seguridad Social Integral. El Sistema
de Seguridad Social Integral tiene por objeto
garantizar los derechos irrenunciables de la
persona y la comunidad para obtener la calidad de
vida acorde con la dignidad humana, mediante la
SISTEMA DE
protección de las contingencias que la afecten. El
SEGURIDAD
Sistema comprende las obligaciones del Estado y
SOCIAL
la sociedad, las instituciones y los recursos
INTEGRAL
destinados a garantizar la cobertura de las
prestaciones de carácter económico, de salud y
servicios complementarios, materia de esta Ley, u
otras que se incorporen normativamente en el
futuro
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Ley 50
de 1990
del
Art.24
REMUNERACIÓN
TRABAJO
Ley 50
LEY de 1990,
art. 5
TERMINACIÓN
DEL CONTRATO
LEY
LEY
Ley 50
de 1990
JORNADA
ORDINARIA
LEY
Ley 141
de 1961
IGUALDAD DE
TRABAJADORES
Decreto
1295 de
SEGURO POR
DEC
1994,
RIESGOS
artículo PROFESIONALES
98
Decreto
1295 de
DEC
1994,
artículo
98
ACCIDENTES DE
TRABAJO
FECHA:
1El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser
nocturno se remunera con un recargo del treinta y
cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo
diurno, con excepción del caso de la jornada de
treinta y seis (36) horas semanales prevista en el
artículo
20
literal
c)
de
esta
ley.
2El trabajo extra diurno se remunera con un
recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre el
valor
del
trabajo
ordinario
diurno
3El trabajo extra nocturno se remunera con un
recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre
el
valor
del
trabajo
ordinario
diurno.
4Cada uno de los recargos antedichos se produce
de manera exclusiva, es decir, sin acumularlo con
alguno otro.
1. El contrato de trabajo termina:
a).Por muerte del trabajador
b). Por mutuo consentimiento;
c). Por expiración del plazo fijo pactado
d). Por terminación de la obra o labor contratada
e). Por liquidación o clausura definitiva de la
empresa o establecimiento
f). Por suspensión de actividades por parte del
empleador durante más de ciento veinte días.
Jornada Ordinaria 48 horas semanales, 8 horas
diarias.
Todos los trabajadores son iguales ante la ley,
tienen la misma protección y garantía, y, en
consecuencia, queda abolida toda distinción
jurídica entre los trabajadores por razón del
carácter intelectual o material de la labor, su forma
o retribución, salvo las excepciones establecidas
por la Ley.
El empleador puede asegurar, íntegramente a su
cargo, en una compañía de seguros, los riesgos
por accidentes de trabajo y enfermedad profesional
de sus trabajadores; pero en todo caso, el
{empleador} es quien debe al trabajador o a sus
beneficiarios las prestaciones que en este Capítulo
se establecen.
Se entiende por accidente de trabajo todo suceso
imprevisto y repentino que sobrevenga por causa o
con ocasión del trabajo y que produzca al
trabajador una lesión orgánica o perturbación
funcional permanente o pasajera, y que no haya
sido provocado deliberadamente o por culpa grave
de la víctima.
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Decreto
13 de
DEC
1967,
art. 10
Decreto
2351 de
DEC
1965,
art. 14
Decreto
2351 de
DEC
1965,
art. 3
Decreto
2663 de
DEC
1950
,artículo
251
FECHA:
Todo empleador o empresa están obligados a
suministrar y acondicionar locales y equipos de
trabajo que garanticen la seguridad y salud de los
trabajadores; a hacer practicar los exámenes
MEDIDAS DE
médicos a su personal y adoptar las medidas de
HIGIENE Y
higiene y seguridad indispensables para la
SEGURIDAD.
protección de la vida, la salud y la moralidad de los
trabajadores a su servicio; de conformidad con la
reglamentación que sobre el particular establezca
el Ministerio del Trabajo.
1. Los trabajadores que hubieren prestados sus
VACACIONES
servicios durante un año tienen derecho a quince
ANUALES
(15) días hábiles consecutivos de vacaciones
REMUNERADAS.
remuneradas.
1o) Son contratistas independientes y, por tanto,
verdaderos patronos y no representantes ni
intermediarios, las personas naturales o jurídicas
que contraten la ejecución de una o varias obras o
la prestación de servicios en beneficios de
terceros, por un precio determinado, asumiendo
todos los riesgos, para realizarlos con sus propios
medios y con libertad y autonomía técnica y
CONTRATISTAS directiva. Pero el beneficiario del trabajo o dueño
INDEPENDIENTES de la obra, a menos que se trate de labores
extrañas a las actividades normales de su empresa
o negocio, será solidariamente responsable con el
contratista por el valor de los salarios y de las
prestaciones e indemnizaciones a que tengan
derecho los trabajadores, solidaridad que no obsta
para que el beneficiario estipule con el contratista
las garantías del caso o para que repita contra él lo
pagado a esos trabajadores.
AUXILIO DE
CESANTIA.
Todo empleador está obligado a pagar a sus
trabajadores, y a las demás personas que se
indican en este Capítulo, al terminar el contrato de
trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de
salario por cada año de servicios y
proporcionalmente por fracción de año.
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FLUJOGRAMA
INICIO
Identificar las novedades
Validar
Liquidar las novedades
Generar pre-nómina
Validar
Generar nómina definitiva
Realizar pago a terceros
Generar pago al trabajador
Liquidación de
prestaciones sociales
Desprendible
de pago
Generar reportes
de nómina
Archivar
EPS, ARL, AFP,
ICBF, SENA, Caja
de compensación,
entre otros.
FECHA:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
ACTIVIDAD
Identificar
novedades
Validar
novedades
Liquidar
novedades
MATRIZ DETALLADA DE ACTIVIDADES
DETALLE
FORMATO
Con 5 días de anticipación a la ejecución de la
nómina para pagos, se reciben los soportes
físicos de las diferentes novedades como:
horas
extras,
incapacidades,
retardos,
vinificaciones, retiros de personal, etc. Se
Registro de
clasifican las novedades de acuerdo a la
novedades.xlsx
procedencia y tipo y se registra en el formato
establecido, para continuar con el proceso. El
tiempo estipulado para esta actividad es de 1
día.
Una vez recibidas, identificadas y clasificadas
las novedades en el formato de registro de
novedades, junto con los soportes se verifica:
nombre, validez, pertinencia, veracidad,
competencias, ingreso y salida. En caso de
encontrarse inconformidades se deberá
N/A
devolver a la fuente para la respectiva
verificación, dejando evidencia en el formato
establecido para ser remitido a la coordinadora
administrativa. Tiempo establecido para la
actividad 1 día.
Al tener las novedades validadas se procede a
la liquidación de las mismas, junto con todas
las modificaciones que se puedan presentar
con el fin de suministrar la información
N/A
necesaria para realizar el pago oportunamente.
Por tal motivo, es fundamental chequear que
las novedades sean las correctas para la
liquidación. Cuando se haya ejecutado ésta, se
FECHA:
RESPONSABLE
Coordinadora
talento humano
Coordinadora
talento humano
Coordinadora
administrativa
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
procederá con la siguiente actividad. El tiempo
estipulado es de 1 día.
Ya con las novedades liquidadas se genera la
pre nómina, proceso en el cual el fin es obtener
los datos necesarios para el cálculo de la
nómina de
cada
trabajador, definir
los
Generar pre
diferentes componentes que constituyen la
nómina
misma: conceptos devengados y deducidos. Al
tener terminada esta actividad ella ya puede
remitirlo al contador. El tiempo máximo es de 1
día.
Luego de generar pre nómina se lleva a cabo
una revisión, con el fin de verificar la validez de
los registros ingresados y los cálculos
realizados por el sistema. En caso de encontrar
Validar pre
inconsistencias se corrige y genera el nuevo
nómina
reporte. Ya terminada la validación se puede
avanzar con el proceso. El tiempo para esta
actividad es de 1 día.
Corregidas las inconsistencias se procede a
generar la planilla de nómina definitiva, en
donde se relacionan los salarios, deducciones,
valor neto pagado, aportes parafiscales y
apropiaciones de los trabajadores que están
Generar nómina laborando. Después de realizada se entrega al
definitiva
gerente para revisión y visto bueno. Al estar
autorizada y firmada la nómina se envía a la
coordinadora administrativa para que se
realice el pago respectivo, continuando así con
el proceso correctamente. Tiempo establecido
1 día.
Al liquidar devengados y todas las
deducciones, se obtiene el valor neto a pagar
por concepto de nómina, ese valor se le
consignara al empleado. Los devengados y las
Generar pagos a deducciones de nómina, deben ser informados
trabajadores
de manera clara y concreta dentro de los pagos
a cada trabajador. Al finalizar estos pagos se
remite el desprendible de pago a la
coordinadora administrativa. Para realizar esta
actividad el tiempo es de 1 día.
Así mismo como se realiza un pago a cada
trabajador también se debe hacer el pago de
Generar pagos a
aportes a entidades como: EPS, ARL, AFP,
terceros
ICBF, SENA, Caja de compensación Familiar,
Fondos
de
Cesantías,
Fondo de
FECHA:
N/A
Coordinadora
administrativa
N/A
Contador
Planilla.xlsx
Desprendible de
pago.xlsx
Pila.xlsx
Contador
Contador
Coordinadora
administrativa
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
Empleados, etc. Después de desarrollada esta
actividad se conserva la debida evidencia y se
envía a la Coordinadora talento humano.
Tiempo estimado 5 días hábiles.
Una vez se tiene la nómina liquidada la
coordinadora de talento humano, genera e
imprime los reportes de nómina para la
cancelación de salarios y prestaciones del
personal. Se realizan reportes como:
Generar reportes
Consolidado de Nómina, Embargos, Terceros,
de nómina
Pago seguridad social, Pago parafiscales.
Cuando estén impresos se envía a la
coordinadora administrativa para continuar con
el último paso del proceso. Tiempo de
realización 1 día.
Al finalizar el proceso, la coordinadora de
talento humano toma la documentación de las
novedades y los reportes, cuando se trata de
Archivar
actos administrativos se envían para que sean
archivados en la historia laboral, de lo contrario
se remiten al archivo de gestión.
FECHA:
N/A
Coordinadora
talento humano
N/A
Coordinadora
administrativa
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
FORMATO
ANEXOS
FORMATOS
DESCRIPCIÓN
FECHA:
ARCHIVO
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
Es un documento donde se recopila toda la
información de los trabajadores se
actualizara cada vez que haya un ingreso o
retiro del trabajador o siempre y cuando
BASE DE DATOS toque renovar los documentos nuevos que el
trabajador entregue. El encargado de
diligenciar la base de datos es talento
humano.
Se utiliza para el registro de los cambios
como (ingresos, salidas, cambios de salario,
vacaciones, etc.) que debe hacer el
empleador en el registro de novedades, cada
vez que estos cambios suceden en su
REGISTRO DE
nómina;
garantizando
la
NOVEDADES
protección de sus trabajadores y el pago
efectivo de los aportes, los cambios se harán
cada 15 días, el cargo asignado para realizar
este
registro
es
la
coordinadora
administrativa.
Se utiliza para el pago de seguridad social y
parafiscales donde quedan consignadas las
novedades que hayan ocurrido durante el
periodo como (ingresos, retiros, variaciones
transitorias
de
salario
permanentes,
PILA
traslados entre fondos de pensiones y EPS,
incapacidades, licencias, que se va
a
liquidar. La responsable de este proceso es
la coordinadora administrativa.
Se utiliza para registrar y controlar los
devengados y deducciones que se
presentan quincenal o mensualmente con
PLANILLA DE
los empleados. La responsabilidad de que se
NÓMINA
genere el pago a los trabajadores es el
contador
Se utiliza para evidenciar los devengados y
deducciones que serán pagados al
DESPRENDIBLE trabajador. El cargo asignado para realizar
DE PAGO
esta
entrega
es
la
coordinadora
administrativa.
A continuación se presenta todo el formato
formulado para llevar a cabo una adecuada
liquidación tanto del trabajador como para
los terceros.
FECHA:
Base de datos.xlsx
Registro de
novedades.xlsx
Pila.xlsx
Planilla.xlsx
Desprendible de
pago.xlsx
NOMINA- WPD &
ASOCIADOS .xlsx
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
TECNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la
información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos
por la organización.
BIBLIOGRAFIA
 Código sustantivo de trabajo, editorial centauros S.A.S
 Cartilla laboral 2014. Primera edición, Bogotá: Ecoediciones
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