TÉRMINOS DE REFERENCIA SELECCIÓN DE ENTIDAD GESTORA DE RECURSOS PARA EL 2º CONCURSO DE PROYECTOS DE LA LÍNEA DE APOYO A LOS TRABAJADORES (LAT) DE FONDOEMPLEO I. ANTECEDENTES El Fondo Nacional de Capacitación Laboral y de Promoción del Empleo, que en adelante se denominará el Fondo, es una persona jurídica de derecho privado, con autonomía administrativa, económica y financiera, creada por el Decreto Legislativo Nº 892, modificado por las Leyes Nº 27564, Nº 28464 y Nº 28756, y reglamentada por el Decreto Supremo Nº 017-2011-TR, que tiene por objeto financiar proyectos, capacitaciones, emprendimientos y otros que se determinen en el marco de los programas de promoción del empleo y mejora de la empleabilidad del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, y para la capacitación de derechos fundamentales laborales a los trabajadores. Bajo este mandato, FONDOEMPLEO viene implementando la Línea de apoyo a los trabajadores de los sectores aportantes, cuyo objetivo es contribuir en el desarrollo, fortalecimiento y/o mejoramiento de capacidades de los trabajadores agremiados, no agremiados y/o sus familiares; de los sectores económicos aportantes al Fondo. En el marco de la Línea de apoyo a los trabajadores, FONDOEMPLEO lanzó el 2° Concurso de Proyectos de la Línea de Apoyo a los Trabajadores, con el propósito de “identificar, evaluar y seleccionar proyectos que apoyen los procesos de capacitación, asistencia técnica y/o asesoría dirigida a trabajadores y sus familiares, de los sectores aportantes”. El monto concursado para el 2° Concurso ascendió a 7.5 millones de Nuevos Soles, los cuales se distribuyeron en las tres Áreas Temáticas siguientes: Área Temática 1: Fortalecimiento Institucional. Área Temática 2: Calificación Técnica Laboral Área Temática 3: Promoción del Empleo y Emprendimiento Las Entidades Proponentes elegibles son aquellas: Organizaciones Sindicales de trabajadores de sectores aportantes donde se haya generado el remanente, con excepción de Lima y Callao, debidamente constituidas. 1 Instituciones públicas y privadas (Institutos, universidades, empresas, ONGs, etc.) que contasen con cartas de compromiso de organizaciones sindicales para la participación e involucramiento en el proyecto; con experiencia comprobada en alguna de las Áreas Temáticas contempladas en el proyecto que postulaban. Empresas de los sectores aportantes a FONDOEMPLEO, que contasen con un monto de cofinanciamiento del proyecto para beneficiar a trabajadores de nivel operativo y mandos medios. Dicho monto de cofinanciamiento debía ser similar o mayor al monto solicitado a FONDOEMPLEO. Un total de 15 proyectos han sido aprobados después de haber sido seleccionados en la etapa de evaluación técnica y económica y de haber obtenido la conformidad en la etapa de planificación técnica y operativa establecida en las Bases de la Convocatoria, encontrándose actualmente pendientes de comenzar su ejecución. En este marco, FONDOEMPLEO ha previsto que una Entidad Gestora de Recursos administre parte de los fondos de financiamiento aprobados, específicamente el monto que FONDOEMPLEO donará a siete Organizaciones Sindicales de trabajadores de sectores aportantes, el cual asciende aproximadamente a S/. 3,000,000.00 (tres millones y 00/100 Nuevos Soles), de acuerdo a lo establecido en cada Cronograma de Entrega de Recursos, para la realización de los proyectos aprobados. Por lo expuesto, se requiere la contratación de una Entidad Gestora de Recursos para que realice esta labor. En el presente documento se detalla el perfil y los requerimientos de la Entidad Gestora de Recursos y se presentan las indicaciones para la presentación de las propuestas a FONDOEMPLEO. II. PROCEDIMIENTO El proceso de convocatoria y selección de la Entidad Gestora de Recursos, seguirá los siguientes pasos: a) Presentación de Propuesta y Documentación FONDOEMPLEO efectuará el 19 de agosto de 2013 una convocatoria abierta a través de su página web (www.fondoempleo.com.pe) así como la invitación directa a un mínimo de tres instituciones, que cumplen con los requisitos señalados, en base a la lista de proveedores de servicios o instituciones referidas en servicios similares a la presente convocatoria. Las entidades deberán presentar sus propuestas adjuntando la siguiente documentación: 1. Carta de expresión de interés, indicando nombre de la entidad proponente, dirección, persona y correo electrónico de contacto. 2. Información sobre la organización proponente, quién deberá presentar información sobre su organización así como su experiencia en la gestión de recursos de otras 2 entidades, conforme a lo dispuesto en la sección “VI. REQUISITOS DE LA ENTIDAD GESTORA DE RECURSOS”. Para la presentación de esta información deberá utilizar únicamente el Anexo 1. 3. Copia de las cartas de conformidad de servicios y/o contratos que evidencien la experiencia reflejada en el Anexo 1. 4. Informes de auditoría a los Estados financieros de los años 2010 y 2011. 5. Copia de los Estados financieros del año 2012, suscritos por el representante legal de la entidad proponente. 6. Copia de las declaraciones de impuesto a la renta correspondientes a los tres (03) últimos ejercicios fiscales (2010, 2011 y 2012). En caso de estar exonerada del impuesto a la renta, presentar declaración jurada en ese sentido. 7. Declaración jurada de contar con un Sistema integrado de contabilidad institucional con un módulo de control presupuestal. 8. Curriculum Vitae de los miembros del equipo técnico, de acuerdo al formato del Anexo 2 y conforme a lo dispuesto en la sección “VI. REQUISITOS DE LA ENTIDAD GESTORA DE RECURSOS”. La propuesta debe estar foliada y visada. Esta información debe remitirse a FONDOEMPLEO, hasta las 5:00 p.m. del 23 de Agosto del 2013, en un sobre cerrado indicando en el rótulo: FONDOEMPLEO Selección de Entidad Gestora de Recursos Av. República de Panamá N° 3030 Piso 12 San Isidro Lima b) Evaluación y Selección de la Entidad Gestora de recursos La información será evaluada por un Comité designado por la Dirección Ejecutiva de FONDOEMPLEO y según los requisitos establecidos en la sección VI de los presentes términos de referencia. La Entidad que resulte seleccionada será informada por escrito el 28 de Agosto del 2013. Cabe señalar que toda la información proporcionada a FONDOEMPLEO tiene carácter de Declaración Jurada y, en caso de detectarse que ésta no es veraz, se descalificará automáticamente a la entidad que cometió la infracción. 3 III. FUNCIONES DE LA ENTIDAD GESTORA DE RECURSOS Se requiere que la Entidad gestora administre los recursos financieros de los 07 proyectos LAT aprobados, los cuales ascienden aproximadamente a S/ 3,000,000.00 (tres millones y 00/100 Nuevos Soles) desarrollando las siguientes actividades: a) Realizar las adquisiciones y/o contrataciones de bienes y servicios solicitados por las Organizaciones Sindicales y aprobados por el Gestor de Proyectos de FONDOEMPLEO, según las normas y procedimientos establecidos por FONDOEMPLEO. b) Coordinar la demanda de los servicios de capacitación con los proveedores, facilitando su negociación para el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas. c) Registrar y llevar un control documentario, financiero y contable de los siete proyectos aprobados. d) Registrar en su contabilidad los comprobantes de pago por la adquisición y ejecución de los bienes y servicios, cumpliendo con todos los principios, normas contables y tributarias que sean aplicables y generalmente aceptadas. e) Asegurar que los contratos y órdenes de compra y servicios contemplen todos los documentos técnicos necesarios para su ejecución (términos de referencia, formatos de rendición, entre otros). f) Contratar a los Jefes de Proyectos seleccionados por las Organizaciones Sindicales y aprobados por el Gestor de Proyectos de FONDOEMPLEO. En caso fuera necesario efectuar el cambio de dicho personal deberá emitir opinión ante FONDOEMPLEO. g) Elaborar con la periodicidad que establezca FONDOEMPLEO los reportes e información que sustente la ejecución de los gastos financieros para cada proyecto. h) Elaborar los informes financieros de cierre de cada uno de los proyectos, dentro de los periodos establecidos por FONDOEMPLEO para ello. i) Brindar la información necesaria en el marco de las auditorías de naturaleza contable y financiera de los proyectos que FONDOEMPLEO realice. j) Apoyar a las Organizaciones Sindicales en el cumplimiento con todos los requerimientos tributarios a los que se puedan encontrar obligadas formalmente consecuencia de la ejecución de los proyectos. k) Participar en las reuniones convocadas por FONDOEMPLEO, cuando se le invite o sea necesaria su presencia. l) Atender y brindar la información requerida por FONDOEMPLEO en la oportunidad requerida. m) Otras actividades referidas a la gestión de los recursos que FONDOEMPLEO pudiera solicitar, en el marco de la administración de los recursos de los 07 proyectos LAT. IV. INSTRUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO Los principales instrumentos a ser utilizados durante el proceso de gestión de recursos son los siguientes: 4 Manual de Ejecución de Proyectos de la Línea de Apoyo a los Trabajadores. Documentos de Proyectos (incluyendo los Sistemas Presupuestales) y Planes Operativos Contrato de servicios y Términos de referencia Otros lineamientos que FONDOEMPLEO apruebe para la administración de recursos V. PRODUCTOS O ENTREGABLES 1. Plan de Trabajo sobre el desarrollo de los servicios. 2. Informes financieros periódicos de los 7 proyectos gestionados; según los formatos y fechas establecidos por FONDOEMPLEO. 3. Informes financieros de cierre de cada uno de los 7 proyectos gestionados. Dichos productos serán presentados en versión electrónica (pdf), al correo electrónico: tramitedocumentario@fondoempleo.com.pe y en versión impresa en la oficina de FONDOEMPLEO, en las fechas señaladas en el epígrafe VIII. VI. REQUISITOS DE LA ENTIDAD GESTORA DE RECURSOS FONDOEMPLEO, realizará la identificación de organizaciones que cumplan con los siguientes requisitos: Ser una persona jurídica con experiencia mínima de 5 años en la gestión de recursos de otras entidades, de preferencia, recursos procedentes de donaciones. Contar con los Informes de Auditoría a los Estados Financieros auditados de los años 2010 y 2011. Contar con los Estados Financieros del año 2012, firmados por el representante legal de la entidad proponente. Contar con declaraciones anuales ante la SUNAT del impuesto a la renta de los tres (03) últimos ejercicios fiscales (2010, 2011 y 2012). 5 Poseer un sistema de contabilidad institucional con un módulo de control presupuestal. Contar en su equipo de trabajo, con al menos 03 profesionales según el siguiente requerimiento de perfiles: o Coordinador de la Entidad Gestora: Licenciado en Economía, Administración de Empresas o carreras afines, con un mínimo de 08 años de experiencia profesional general y con experiencia específica de 05 años en gestión de proyectos, de preferencia con experiencia en trabajo con organizaciones sindicales. Se encargará de coordinar con la Organización Sindical y FONDOEMPLEO la adecuada ejecución de los requerimientos de bienes y servicios de los proyectos. o Contador de la Entidad Gestora: Contador público colegiado, con un mínimo de 08 años de experiencia profesional general y con experiencia específica de 05 años en el manejo financiero/contable de proyectos. Cuya función es la de aprobar y tramitar los requerimientos de bienes y servicios así como de revisar y aprobar los informes de ejecución financiera de los proyectos, entre otros según lo señalado en el manual de ejecución de proyectos. o Asistente administrativo contable: Bachiller en Administración de empresas, contabilidad o carreras afines, con un mínimo de 04años de experiencia profesional general y con experiencia específica de 02 años en el manejo administrativo de proyectos. Sera responsable del adecuado control, registro y custodia de la documentación contable y financiera de los proyectos así como la elaboración de los informes y reportes contables y financieros correspondientes, entre otros según lo señalado en el manual de ejecución de proyectos. Es importante mencionar que la propuesta del equipo que realice el proponente será calificada en el marco del proceso de evaluación, por lo que no está permitido realizar cambios al equipo sin autorización previa de FONDOEMPLEO. Durante el proceso de evaluación, FONDOEMPLEO se reserva la opción de entrevistar al personal propuesto. VII. PERSONAS DE INTERACCIÓN Equipo de la Gerencia de Gestión de Proyectos de FONDOEMPLEO y Dirección Ejecutiva. VIII. DURACIÓN DE LOS SERVICIOS Y CRONOGRAMA DEL PROCESO 6 La labor de la Entidad Gestora de Recursos está prevista por 12 meses, empezando el 2 de Septiembre de 2013, según el cronograma adjunto. Fecha de Inicio Fecha de Término Convocatoria y Presentación de propuestas 19/08/2013 26/08/2013 Revisión de propuestas y en caso sea necesario, entrevistas con proponentes y sus expertos. 27/08/2013 28/08/2013 Comunicación a la Organización seleccionada 28/08/2013 - Proceso de firma de contrato 29/08/2013 30/08/2013 Inicio de actividades 02/09/2013 30/08/2014 Actividad IX. MONTO Y MODALIDAD DE PAGO El monto establecido para la gestión de recursos será de S/. 240.000.00 (DOSCIENTOS CUARENTA MIL y 00/100 nuevos soles), el cual se pagará a todo costo incluido el IGV. El pago se efectuará contra la presentación y aprobación por parte de FONDOEMPLEO de los productos establecidos en el Item V y de conformidad con el siguiente calendario: Producto Pago Plan de trabajo 10% Primer informe de Avance (a los 3 meses de iniciados los servicios) 20% Segundo informe de Avance (a los 6 meses de iniciados los servicios) 20% Tercer informe de Avance (a los 9 meses de iniciados los servicios) 20% 7 Informe Final e Informes de Cierre financiero de cada proyecto (a los 12 meses de iniciados los servicios) 30% TOTAL 100% 8 ANEXO 1 INFORMACIÓN SOBRE LA ORGANIZACIÓN PROPONENTE (Extensión máxima: 5 páginas) 1. DATOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN PROPONENTE Nombre de la Organización Nombre del Tipo de Año de Representante Personería Fundación Legal Jurídica RUC Principales Áreas Temáticas de Trabajo 2. EXPERIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN PROPONENTE EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE OTRAS ENTIDADES Ejecución Nombre del (año/mes) Proyecto y Inicio Fin localización Cliente Actividades desarrolladas Monto Fuente de por la gestionado financiamiento Organización Nota: Presentar los proyectos más importantes en orden cronológico descendente. Adjuntar en la propuesta las cartas de conformidad de servicios (preferentemente) y/o contratos suscritos que evidencien la experiencia reflejada. 9 ANEXO N° 2 CURRÍCULUM VITAE 3. DATOS PERSONALES Apellido paterno Apellido materno Fecha nacimiento (dd/mm/aa) Región Correo electrónico Nombres País DNI Teléfono 4. EDUCACIÓN Y CAPACITACIÓN 1.1. Estudios superiores (desde el más reciente) Universidad Profesión/ Especialidad País Grado obtenido Fecha obtención (mm/aa) 10 1.2. Otros estudios (desde el más reciente) Centro de Estudios País Curso/Taller Fecha realización (dd/mm/aa) 5. EXPERIENCIA PROFESIONAL 5.1. Experiencia general (desde la más reciente) Entidad Cargo Fecha inicio Fecha finalización (mm/aa) (mm/aa) Funciones 5.2. Experiencia específica en gestión de recursos (desde la más reciente) Ejecución (año/mes) Inicio Fin Nombre del Proyecto y localización Cliente Funciones 11 Monto gestionado Fuente de financiamiento