CANALESCOMUNICACION

Haz de tu empresa
una empresa segura
y saludable
Implementa el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo
Comunicaciones
Internas y Externas
1
Comunicaciones
Internas y Externas
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Cumplimiento del Decreto 1443 de 2014, compilado mediante el Decreto 1072 de 2015
Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio;
no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa
deberá definir su elaboración e implementación.
Comunicaciones Internas y Externas
¿Cómo divulgar el Sistema de
Gestión en la empresa?
Pasos
1
Recibe, documenta y responde de manera
amable, buscando mejorar cada día las
comunicaciones internas y externas relativas
a la seguridad y salud en el trabajo.
a) Comunicación emitida
por directivos
Busca informar, dar instrucciones, objetivos o
políticas de la empresa. Se deben seleccionar los
medios para transmitir la comunicación y a
quiénes va dirigida.
b) Comunicación emitida
por los empleados
Busca plantear ideas y sugerencias, así como dar
retroalimentación a la comunicación emitida por
directivos.
c) Comunicación entre
trabajadores iguales
Es enviada entre cargos del mismo nivel. Su
objetivo es unificar ideas para colaboración y el
trabajo en equipo.
Las Comunicaciones Internas son las que se
dirigen al trabajador y buscan motivar al equipo
de trabajo para mejorar cada día el Sistema de
Gestión. Entre ellas tenemos:
Pueden ser las siguientes:
Manual del empleado.
Publicación institucional (revista, periódico).
Carta al personal.
Reuniones informativas.
Entrevista.
Cartelera.
Circulares y correos electrónicos grupales.
Pueden ser las siguientes:
Buzón de sugerencias.
Entrevista.
Intranet.
Correo electrónico.
Círculos de calidad.
Reuniones periódicas.
Pueden ser las siguientes
:
Reuniones por departamentos
o grupos de trabajo.
Charlas informativas.
Correo electrónico.
Redes sociales.
Reuniones con otras divisiones.
Comunicaciones Internas y Externas
Las Comunicaciones Externas son aquellas
destinadas a personal externo de la empresa.
Buscan generar vínculos favorables para la empresa
respecto al desarrollo de su Sistema de Gestión.
Entre ellas tenemos:
Pueden ser las siguientes:
Datos de evolución de las variables económicas.
Es aquella que direcciona la solicitud de información Cambios en la legislación laboral.
y permite ampliar el conocimiento en temas de
Estudios realizados respecto a la salud de
Seguridad y Salud en el Trabajo para avanzar en la
trabajadores del mismo sector económico.
ejecución del Sistema de Gestión.
a) Comunicación estratégica
b) Comunicación operativa
Esta se realiza para el desarrollo diario de la
actividad empresarial. Se efectúa con todas las
personas que están fuera de la empresa y que se
requiere establecer comunicación para el desarrollo
del Sistema de Gestión.
c) Comunicación de difusión
Su finalidad es mostrar a la empresa como una
institución que informa, dando a conocer los
logros y avances en el Sistema de Gestión, y la
disminución de la accidentalidad.
Pueden ser las siguientes:
Oficios, comunicados, reglamentos, protocolos y
manuales, entre otros, que son entregados a:
Proveedores.
Contratistas, subcontratistas.
Pueden ser las siguientes:
Auditorías de certificación externa del
Sistema de Gestión.
Participación en concursos de la ARL.
Vincularse con grupos de investigación para la
mejora de condiciones laborales.
Artículos
Revistas
Folletos
Periódicos Páginas web
Publicaciones
Redes sociales
Como empleador, debes estar pendiente de
que las Comunicaciones Internas y Externas
sean amables y en procura del cumplimiento
de los objetivos de la Política de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Comunicaciones Internas y Externas
2.
Registra las Comunicaciones Internas y Externas
que servirán para verificar su estado y como
soporte documental.
Modelo sugerido
REGISTRO DE COMUNICACIONES INTERNAS
Y EXTERNAS DE LA EMPRESA
TIPO DE
COMUNICACIÓN
(Registra si es
comunicación
interna o
externa)
Comunicaciones Internas
Interna
Emitida por
directivos
TEMA
Inducción
DIRIGIDA A
Trabajador de
Servicios
Generales Sr.
Eliécer Torres
FECHA
(Registra la
fecha de
entrega)
Marzo 19 de
2016
ESTADO DE LA
COMUNICACIÓN
El trabajador firmó la
aceptación de la citación.
Se firma planilla de
asistencia.
Interna
Emitida por
empleados
Convocatoria a
reunión de Comité
de Convivencia
Laboral.
Integrantes del
Comité Sr. Carlos
Mora; Sra. Eulogia
Gómez
Marzo 28 de
2016
El oficio fue firmado por
los dos integrantes del
comité.
Interna
Emitida entre iguales
- Líder de Producción
Solicitud de mejora
en desarrollo de
tareas y trabajo en
equipo.
Líderes de
Producción
Abril 3 de
2016
La comunicación fue
enviada vía intranet.
Julio 29 de
2016
Mediante oficio fue
radicada en la dirección
de Riesgos Laborales del
Ministerio y el día julio 2
de 2015 envían
respuesta con las
invitaciones al evento.
Externa
Comunicaciones Externas
TIPO DE DOCUMENTO
Y/O COMUNICACIÓN
(Consulta el tipo de
comunicación en las
páginas de inicio de
este módulo)
Externa
Externa
Comunicación
estratégica
Comunicación
operativa
Comunicación de
difusión
Solicitud a
Mintrabajo de
Ministerio del
inscripción para
Trabajo - Dirección
actualización en
de Riesgos
normas vigentes de
Laborales
Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Entrega de
reglamentación
interna en
Seguridad y Salud
en el trabajo.
Auditoría de
certificación en
OHSAS 18001.
A todos los
Contratistas
Empresa SGS para
solicitud de
auditoría de
certificación
Agosto 6 de
2016
Sep. 6
de 2016
Mediante oficio
firmado por los
contratistas fue
protocolizada la
entrega de esta
reglamentación.
Mediante oficio se
realiza la solicitud de
fecha para auditoría de
certificación, la
empresa SGS confirma
fecha para octubre. 20
de 2015.
Comunicaciones Internas y Externas
3. Registro documental
Diligencia en el documento asignado para el
registro de las Comunicaciones Internas y
Externas, la salida, entrada y estado de las
comunicaciones que servirán como registro
documental.
Ten en cuenta que para el diligenciamiento de
este registro es importante revisar el ejemplo
dado en el paso No. 2 de este tema.
Con el desarrollo de este formato, cumplirás con
uno de los requisitos documentales para el
Sistema de Gestión en este módulo.
Modelo sugerido
REGISTRO DE COMUNICACIONES INTERNAS
Y EXTERNAS DE LA EMPRESA
TIPO DE
COMUNICACIÓN
(Registra si es
comunicación
interna o
externa)
TIPO DE DOCUMENTO
Y/O COMUNICACIÓN
(Consulta el tipo de
comunicación en las
páginas de inicio de
este módulo)
TEMA
DIRIGIDA A
FECHA
(Registra la
fecha de
entrega)
ESTADO DE LA
COMUNICACIÓN
En caso de requerirse más espacio para el registro de las Comunicaciones, fotocopia este formato,
diligéncialo y adjúntalo a continuación de este documento.