Plan de gestión de la colección de la Biblioteca de la UPNA (elaborado en abril 2021) Contenido 1. Objetivo y líneas estratégicas ........................................................................................................... 2 1.1. Misión y objetivos del plan .......................................................................................................... 2 1.2. Líneas estratégicas de desarrollo de la colección ........................................................................... 2 2. Colección ................................................................................................................................... 3 2.1. Colección de Bibliografía recomendada ........................................................................................ 3 2.2. Colección de Investigación .......................................................................................................... 3 2.3. Colección de revistas científicas ................................................................................................... 3 2.4. Colección de referencia .............................................................................................................. 3 2.5. Colección de depósito ................................................................................................................. 3 2.6. Fondo antiguo y colecciones especiales ........................................................................................ 3 2.7. Repositorio ................................................................................................................................ 3 3. Desarrollo de la colección ........................................................................................................... 4 3.1. Selección ................................................................................................................................... 4 3.1.1. Responsabilidad de la selección ................................................................................................... 4 3.1.2. Fuentes de la selección ............................................................................................................... 4 3.1.3. Criterios de selección .................................................................................................................. 4 3.1.4. Criterios para la elección de proveedores ..................................................................................... 4 3.2. Financiación ............................................................................................................................... 5 3.3. Vías de adquisición ..................................................................................................................... 5 3.3.1. Compra ..................................................................................................................................... 5 3.3.2. Suscripción ................................................................................................................................ 5 3.3.3. Acuerdos transformativos ........................................................................................................... 5 3.3.4. Standing Order o pedidos abiertos ............................................................................................... 5 3.3.5. Intercambio o canje de publicaciones ........................................................................................... 5 3.3.6. Donaciones ................................................................................................................................ 6 4. Proceso técnico .......................................................................................................................... 6 5. Mantenimiento de la colección .................................................................................................... 6 5.1. Organización de los fondos.......................................................................................................... 6 5.2. Preservación y conservación ........................................................................................................ 6 5.3. Expurgo ..................................................................................................................................... 7 5.4. Inventario .................................................................................................................................. 7 6. Evaluación ................................................................................................................................. 7 7. Seguimiento y revisión del Plan de desarrollo de colecciones ......................................................... 7 1 1. Objetivo y líneas estratégicas 1.1. Misión y objetivos del plan La biblioteca universitaria es un servicio de apoyo al aprendizaje, la docencia, la investigación y la gestión de la universidad, que debe garantizar el sistema de acceso y difusión de los recursos de información científica, técnica y profesional que se precisen para el eficaz desempeño de las actividades académicas y de gestión tal y como queda reflejado en su Reglamento. El Plan de desarrollo de colecciones de la Biblioteca de la Universidad de Pública de Navarra (BUPNA) es un instrumento de referencia para el desarrollo de sus fondos. Describe el patrimonio material que está constituido por todos los fondos bibliográficos, documentales y audiovisuales, en cualquier soporte, adquiridos por la universidad. Asimismo, todos los procedentes de legados, donaciones e intercambios y los documentos producidos por la comunidad universitaria reunidos en el repositorio institucional. 1.2. Líneas estratégicas de desarrollo de la colección Las líneas estratégicas de la biblioteca para la formación, mantenimiento y desarrollo de las colecciones y los recursos de información son: Responder a las necesidades de aprendizaje La Biblioteca revisa y adquiere anualmente la bibliografía recomendada por los docentes para las distintas titulaciones publicadas en las guías docentes. Se adapta a las nuevas líneas de docencia ofreciendo recursos digitales que las apoyan, y garantiza la disponibilidad de los recursos en el formato más adecuado. Responder a las necesidades de investigación y docencia La Biblioteca adquiere recursos para apoyar el estudio, docencia e investigación teniendo en cuenta las líneas de investigación y docencia de la universidad. Fomentar la política de acceso abierto y la incorporación de la producción científica y académica en el repositorio institucional La Universidad Pública de Navarra (UPNA) fomenta y promueve la difusión y el desarrollo del conocimiento abierto, según se recoge en la Política Institucional de Acceso Abierto. Para ello cuenta con el repositorio institucional, Academica-e, gestionado por la biblioteca, en el que se reúne, organiza y da acceso a la producción científica y académica de la UPNA en acceso abierto. Rentabilizar presupuestos y analizar el uso de los contenidos Para rentabilizar los presupuestos en la adquisición de recursos de información, la biblioteca busca las mejores condiciones económicas, de acceso y disponibilidad y evalúa la colección para garantizar su utilidad y pertinencia. Mantener a libre acceso colecciones actualizadas y relevantes El expurgo pretende mantener las colecciones de libre acceso actualizadas, relevantes, en buen estado y útiles para facilitar su uso. Las publicaciones obsoletas o no pertinentes se relegarán a un depósito o se eliminarán definitivamente cuando no tengan utilidad. Proteger el patrimonio bibliográfico de la universidad Para proteger el patrimonio bibliográfico la biblioteca realiza inventarios de las colecciones y adopta las medidas necesarias para su custodia, protección, preservación y uso. Garantizar el acceso a la información La biblioteca garantiza el acceso de información a través de la puesta en servicio de las colecciones y su difusión: préstamo, acceso a colecciones electrónicas, préstamo interbibliotecario, actividades de 2 fomento de la lectura, proyectos de digitalización de fondo antiguo. Para ello, cuenta con herramientas bibliográficas: catálogo, repositorio institucional, herramienta de descubrimiento…. Respetar la legislación vigente sobre propiedad intelectual y acceso a la información La biblioteca ofrece los recursos de información respetando la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y garantiza el cumplimiento de las condiciones de acceso y uso de los recursos electrónicos de información adquiridos, respetando los acuerdos y licencias establecidos con los proveedores. Así mismo, garantiza el derecho a la intimidad y confidencialidad de los datos personales, siendo tratados de conformidad con la legislación vigente. 2. Colección Está formada por recursos adquiridos por la biblioteca en cualquier soporte. La colección impresa se localiza en 3 campus: Arrosadía, Ciencias de la Salud y Tudela. Consta de las siguientes colecciones: 2.1. Colección de Bibliografía recomendada Recursos que los docentes recomiendan en sus asignaturas a los alumnos de grado y posgrado. 2.2. Colección de Investigación Monografías que sirven de apoyo al estudio, la docencia y la investigación. 2.3. Colección de revistas científicas Revistas de editoriales comerciales y de sociedades científicas mediante suscripción. 2.4. Colección de referencia Bases de datos y fuentes de información (enciclopedias, diccionarios, directorios, bibliografías, etc.) tanto generales como especializadas en diferentes áreas temáticas. 2.5. Colección de depósito Documentos de bajo uso, duplicadas, obsoletas, años retrospectivos de revistas impresas, etc. También incluye las Tesis UPNA impresas y un ejemplar de las publicaciones editadas por la UPNA. 2.6. Fondo antiguo y colecciones especiales Obras impresas anteriores a 1939, manuscritos, estampas, mapas, fotografías…, la colección de revistas antiguas y la colección prensa antigua y moderna. También se integran en ella, fondos personales e institucionales, procedentes de legados y donaciones de particulares e instituciones que poseen un valor documental, cultural y científico. 2.7. Repositorio Recoge la producción científica y académica producida por la comunidad universitaria: artículos científicos, libros, capítulos de libros, tesis doctorales, documentos de trabajo, informes técnicos, actas y comunicaciones de congresos, memorias, reseñas, trabajos fin de estudios, etc. y el patrimonio bibliográfico histórico en formato digital y en acceso abierto. 3 3. Desarrollo de la colección 3.1. Selección La selección de los documentos que han de formar parte de la colección se hace en colaboración entre el personal académico y la biblioteca y debe atender a: • El presupuesto asignado • Número y tipo de usuarios • Áreas temáticas • Titulación reciente o consolidada • Características y coherencia de la colección existente • Características del mercado editorial • Infraestructura tecnológica • Acuerdos cooperativos 3.1.1.Responsabilidad de la selección En la colección de investigación la responsabilidad de la selección recae fundamentalmente en los docentes e investigadores. La colección de Bibliografía recomendada viene determinada por la información de las fichas docentes que la biblioteca revisa para detectar la necesidad de nuevas ediciones, incremento y reposición de ejemplares y otras necesidades. La selección de las obras de referencia es responsabilidad tanto del personal docente e investigador como de la biblioteca. 3.1.2.Fuentes de la selección Como fuentes de información, la biblioteca se apoya en la publicidad de editores, proveedores, libreros, así como en índices de impacto para las revistas, información sobre recursos electrónicos y programaciones académicas, periodos de prueba o demos de recursos electrónicos ofrecidos por los editores y/o proveedores. Las personas usuarias disponen de un formulario para proponer la adquisición de obras. 3.1.3.Criterios de selección Se siguen criterios específicos como son el precio, datos de uso, la relación coste/uso, la lengua, la cobertura temática, geográfica y cronológica, la reputación de los autores, la calidad de los materiales, nivel académico y científico, y la actualización de los contenidos. Salvo excepciones, sólo se adquiere un ejemplar de cada documento. En la colección de BR el número de ejemplares depende del número de alumnos, de los ejemplares ya existentes y del presupuesto disponible. Siempre que sea posible por los modelos y condiciones de adquisición se propicia la incorporación de obras en formato electrónico 3.1.4.Criterios para la elección de proveedores Se tienen en cuenta: el país editor, especialidad temática, tipología documental y se evalúan según precios y descuentos aplicados, velocidad de suministro, rigurosidad en la información sobre la gestión de los pedidos y sus incidencias, respuesta ágil a las reclamaciones, servicio de búsqueda y obtención de ejemplares de 2ª mano, corrección de envíos y facturación, condiciones de pago y otros servicios de valor añadido. 4 3.2. Financiación Según la Normativa de servicios de la biblioteca la Sección de Adquisiciones bibliográficas es la encargada de gestionar la compra de libros y publicaciones en todo tipo de soporte, con independencia de la unidad de gasto y partida presupuestaria que se aplique: • El presupuesto de los departamentos que se traslada, total o parcialmente, a la biblioteca para atender las necesidades bibliográficas del personal docente e investigador. • Los presupuestos de grupos de investigación. • Los presupuestos de proyectos de investigación que provienen de financiación externa. • El presupuesto de la biblioteca para cubrir las necesidades de las colecciones de alumnos de grado y posgrado, de referencia, de instrumentos de trabajo, del fondo antiguo y colecciones especiales y de ocio. • El presupuesto para las suscripciones de publicaciones periódicas y bases de datos. 3.3. Vías de adquisición 3.3.1.Compra Es la forma habitual de adquisición de monografías y materiales especiales. La biblioteca compra publicaciones unitarias en formato impreso y electrónico, así como números sueltos o atrasados de publicaciones periódicas. Es una gestión puntual y cerrada. 3.3.2.Suscripción Es la forma de adquisición que se requiere para contratar las publicaciones periódicas, bases de datos y libros electrónicos que supone un compromiso a futuro para su financiación. Para rentabilizar el presupuesto, la biblioteca participa en negociaciones de grupos o redes de bibliotecas universitarias y clubes de compra, con el objeto llegar a acuerdos conjuntos negociados con los proveedores, lo que permite acceder a licencias de recursos electrónicos con condiciones económicas ventajosas. 3.3.3.Acuerdos transformativos Los acuerdos transformativos con las editoriales suponen un cambio de modelo de negocio para las revistas electrónicas permitiendo a la universidad reducir el coste por acceder a las revistas suscritas, sin aumentar por ello los costes por publicar en abierto. Se trata de pasar del modelo llamado “read and publish” al “publish and read”. 3.3.4.Standing Order o pedidos abiertos Este tipo de compra no es muy frecuente y se limita a obras en curso de publicación hasta que el plan de la obra esté concluido. 3.3.5.Intercambio o canje de publicaciones Afecta tanto a publicaciones periódicas como a monografías. El intercambio es el procedimiento por el que la BUPNA adquiere de otras instituciones científicas y académicas materiales bibliográficos editados por las mismas a cambio de enviar las publicaciones propias. La UPNA es miembro de la UNE (Unión de Editoriales Universitarias) que tiene entre otros objetivos estimular la difusión y promoción de los fondos editoriales de los asociados. Para su aceptación se aplican los criterios de selección de donaciones de la biblioteca. 5 3.3.6.Donaciones La Biblioteca gestiona las donaciones que recibe. Algunas llegan sin valoración previa como obsequio del autor, del editor o de un particular y otras, tras una propuesta y valoración previas. En este caso, solo llegan a la biblioteca las publicaciones aceptadas. Dentro de este grupo se incluyen las donaciones extraordinarias por su volumen y/o características especiales del donante. Para su aceptación se aplican los criterios de selección de donaciones de la BUPNA. La demanda de documentos no adquiridos por ninguna de estas vías es atendida a través del servicio de Préstamo Interbibliotecario. 4. Proceso técnico Los recursos incorporados al fondo de la biblioteca por cualquier medio de adquisición y en cualquier formato, son procesados técnicamente para hacerlos accesibles a través del catálogo y otras herramientas y ponerlos a disposición de los usuarios lo antes posible. Tanto los documentos que se procesan en el sistema integrado de gestión bibliotecaria como los que se depositan en el repositorio institucional, se describen de acuerdo con los estándares internacionales. 5. Mantenimiento de la colección 5.1. Organización de los fondos Los documentos incorporados a los fondos de la biblioteca se organizan de la manera más adecuada para facilitar su consulta y asegurar su preservación. • Las diferentes colecciones de monografías a libre acceso se organizan sistemáticamente por el contenido conforme el sistema de clasificación de la BUPNA. • Algunos documentos impresos con características especiales (tests, materiales grandes, etc.) y materiales en diferentes formatos (CDs, DVDs...) se ubican en armarios cerrados, ordenados por el tipo de material y por número currens. • Las colecciones ubicadas en el depósito se ordenan por número currens. • Las publicaciones periódicas se ordenan por orden alfabético del título. • La colección digital está alojada en diferentes servidores y es accesible a través de diferentes herramientas: catálogo, repositorio y herramienta de descubrimiento. 5.2. Preservación y conservación Tiene como finalidad el mantenimiento de las obras en los distintos soportes físicos y digitales en condiciones adecuadas y garantizar el acceso al contenido intelectual de la información. La biblioteca lleva a cabo las siguientes acciones: • Encuadernación de publicaciones periódicas en papel • Encuadernación y/o restauración de documentos deteriorados • Reposición de documentos perdidos y dañados • Mantenimiento de la ordenación y señalización de las colecciones • Establecimiento de medidas específicas para la conservación de la colección de fondo antiguo, en cuanto a condiciones ambientales (temperatura, humedad e iluminación), restauración de fondos deteriorados y digitalización de obras según su estado de conservación y rareza. 6 • Mantenimiento de sistemas de control de las condiciones medioambientales y prevención de incendios. • Preservación de los archivos digitales alojados en el repositorio institucional, así como otros documentos digitales almacenados en servidores de la universidad para garantizar el acceso a medio y largo plazo. 5.3. Expurgo El expurgo de las colecciones a libre acceso pretende mantenerlas actualizadas, relevantes, en buen estado y útiles para los usuarios. Los destinos de las obras expurgadas son: el depósito, otras colecciones de la biblioteca o la eliminación definitiva del documento. Además, el expurgo es necesario para responder a la demanda de nuevos espacios en la biblioteca, a la disminución del uso de la colección impresa y al coste del mantenimiento de colecciones a libre acceso. La política de expurgo debe ser especialmente garantista y atenerse a las reglamentaciones internacionales, nacionales y locales sobre conservación del patrimonio bibliográfico y aplicar las reglamentaciones sobre inventarios o ventas de la universidad. Dependiendo de las características de cada colección, se aplican los siguientes criterios generales de expurgo: • Contenido duplicado: copias idénticas de una obra, una obra en diferentes soportes, lenguas, editoriales, etc. • Contenido obsoleto o desfasado: ediciones desfasadas, fecha de publicación según la rama del saber, normas o legislación derogadas, etc... • Bajo uso • No pertinencia del contenido: no adecuados a los planes de estudio o líneas de investigación de la universidad • Otros: ejemplares fotocopiados, obras incompletas o deterioradas 5.4. Inventario Para poder tener un mayor control sobre el patrimonio bibliográfico de la universidad, la biblioteca realiza todos los años inventarios sobre diferentes colecciones. El inventario permite detectar errores en el catálogo, localizaciones incorrectas y obras perdidas. 6. Evaluación La biblioteca realiza estudios de evaluación de la colección de forma sistemática y periódica, tanto de sus características como de su uso, para valorar su utilidad, pertinencia y adecuación a las necesidades docentes, de aprendizaje e investigación, su coste, y servir de base para mejorar su gestión y tomar decisiones sobre los gastos en adquisición. 7. Seguimiento y revisión del Plan de desarrollo de colecciones Cada cuatro años se revisará el plan de colecciones con el fin de mantener actualizada su gestión. 7
