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Guía para elaboración de reportes v0.3 Adaptada COVID (1)

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Guía para
elaboración
de Informes
Año 2020
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES
CRUZ ROJA SALVADOREÑA
Pág. 1 de 8
Contenido
1.
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 2
4.
RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2
5.
DESARROLLO ............................................................................................................................... 2
5.1
Información general. ........................................................................................................... 3
5.2
Ejecución del presupuesto. ................................................................................................. 3
5.3
Grupo meta por resultado. ................................................................................................. 4
5.4
Evolución del proyecto ........................................................................................................ 5
5.5
Fortalecimiento y gestión del conocimiento....................................................................... 7
5.6
Impacto. .............................................................................................................................. 7
5.7
Gestión de riesgos. .............................................................................................................. 7
5.8
Programación. ..................................................................................................................... 8
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CRUZ ROJA SALVADOREÑA
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1. OBJETIVO
Establecer lineamientos para el adecuado llenado del formato de informes de proyectos.
2. ALCANCE
Esta guía aplica para el llenado de informes mensuales y trimestrales de los proyectos en ejecución
de Cruz Roja Salvadoreña.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Informe mensual institucional
Informe trimestral institucional
Plan Estratégico de Desarrollo 2016-2020
4. RESPONSABILIDADES
Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional:


Actualizar la presente guía de acuerdo a las necesidades presentadas.
Promover el adecuado uso de la guía de elaboración de informes.
Coordinadores de proyectos

Reportar avance de proyectos en el formato y tiempo establecido.
Técnicos de proyectos

Facilitar información solicitada por los coordinadores de proyectos.
5. DESARROLLO
A continuación se presentan los diferentes apartados que componen los informes de avance de
proyectos mensuales y trimestrales de Cruz Roja Salvadoreña, con los respectivos lineamientos
para su llenado.
Para cada apartado se tiene la tabla siguiente:
CAMPO
Nombre del campo
DESCRIPCIÓN
Pregunta generadora
Descripción del campo
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Nota de aclaración
Algunas indicaciones generales para el llenado de formatos son las siguientes:


Cuando el campo en cuestión no aplique, éste deberá ser llenado con el indicativo “N/A”.
La cantidad de filas y columnas de algunos apartados son editables, permitiendo adaptar
el espacio según sea la cantidad de información que se ingresa.
5.1 Información general
Apartado que contiene la información general del proyecto y el período que se está reportando.
CAMPO
Área programática
Código
Proyecto
Coordinador
Fecha de inicio
Fecha de fin
Período que reporta
DESCRIPCIÓN
¿A qué programa pertenece su proyecto?
Se refiere al área programática a la que pertenece el proyecto. Ver Plan
Estratégico de Desarrollo.
¿Cuál es el código de su proyecto?
Se debe colocar el código único del proyecto, este código es asignado por
la unidad de planificación y desarrollo y comunicado a través de la
dirección de programas y resiliencia.
¿Cuál es el nombre de su proyecto?
Nombre largo oficial del proyecto
¿Quién es el coordinador del proyecto?
Persona responsable a cargo de la coordinación del proyecto
¿Cuándo inició el proyecto?
Fecha de inicio oficial del proyecto
¿Cuándo finaliza el proyecto?
Fecha en la que finalizará oficialmente el proyecto
¿Qué período del proyecto reporta?
Tipo de informe (mensual/ trimestral) y correlativo (1, 2, 3…)
5.2 Resumen del proyecto
Descripción resumida de lo que es el proyecto: área geográfica, grupos meta, estrategia de
intervención, entre otros.
5.3 Ejecución del presupuesto
Apartado destinado para el informe de ejecución presupuestaria del proyecto, comparando lo
planificado con lo ejecutado. Brindando también un estado de avance presupuestario global del
proyecto.
CAMPO
Presupuesto general
del proyecto
DESCRIPCIÓN
¿Con qué presupuesto cuenta el proyecto?
Valor total del presupuesto del proyecto, este presupuesto se expresa en
moneda local y del donante.
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Presupuesto del
presente año
Presupuesto anual
ejecutado hasta este
período
Porcentaje del
presupuesto anual
ejecutado
Presupuesto
mensual/ trimestral
previsto
Presupuesto
mensual/trimestral
ejecutado
Presupuesto
planificado y
ejecutado por
resultado
Análisis financiero
del período
Necesidades de
reasignaciones de
líneas financieras (Si
aplica):
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¿Cuál es el presupuesto a ejecutar del año en curso?
Valor del presupuesto destinado al presente año de elaboración del
informe, este presupuesto se expresa en moneda local y del donante.
¿Cuánto se ha ejecutado del presupuesto anual?
Presupuesto anual que se ha ejecutado hasta el período en el que se
reporta (acumulado en el año), este presupuesto se expresa en moneda
local y del donante.
¿Qué porcentaje se ha ejecutado del presupuesto anual?
Porcentaje del presupuesto anual ejecutado hasta el momento.
𝑃𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑜
% 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑜 =
∗ 100
𝑃𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙
¿Cuánto se tenía presupuestado ejecutar?
Presupuesto que se tenía planificado ejecutar durante el período, este
presupuesto se expresa en moneda local y del donante.
¿Cuál fue la ejecución real de lo presupuestado?
Presupuesto ejecutado durante el período, este presupuesto se expresa
en moneda local y del donante.
¿Cuál resultó ser el nivel de cumplimiento del presupuesto planificado?
Añadir el presupuesto planificado, ejecutado y porcentaje de
cumplimiento para cada resultado del proyecto.
¿Hubo variaciones en el presupuesto planificado?
Si aplica, mencionar desviaciones, gastos de acuerdo al presupuesto en
la última información financiera disponible, etc.
¿Hace falta reasignar presupuesto?
Si aplica, mencionar las necesidades de reasignación financiera de los
resultados, que permitan una ejecución adecuada de los mismos. Tener
en cuenta los lineamientos correspondientes establecidos en el acuerdo
del proyecto.
5.4 Grupo meta por resultado
Contiene la cantidad de personas que fueron beneficiadas en el período que reporta, tanto
directos como indirectos.
CAMPO
Total planificado
Total alcanzado
DESCRIPCIÓN
¿Cuál es la cantidad de personas que se proyectó alcanzar durante el
período que se reporta?
Cantidad de población meta a alcanzar durante el período reportado.*
Nota: Para actualizar la fórmula de totales, seleccionar tabla o campo
correspondiente y presionar F9.
¿Cuál es la cantidad total de personas alcanzadas en el período?
Cantidad de población meta alcanzada durante el período reportado.*
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Resultados (uno,
dos, tres, etc)
Grupos etarios
Indirectos
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Nota: Para actualizar la fórmula de totales, seleccionar tabla o campo
correspondiente y presionar F9.
¿Cuál es la cantidad de personas alcanzadas por resultado en el período
que reporta?
Cantidad de población meta alcanzada por resultado del proyecto, según
lo establecido en marco lógico.
Nota: La cantidad de resultados total dependerá de cada proyecto, el
formato permite eliminar o agregar columnas de resultados según
corresponda.
¿Cuántas personas se han alcanzado de cada grupo etario?
Segmentación de grupos etarios. Este apartado está basado en
lineamientos generales de FICR.
Nota: Los grupos etarios pueden ser modificados para el informe a las
entidades cooperantes.
¿Cuál es la cantidad total de beneficiarios indirectos?
Total de beneficiarios indirectos del período
*Nota: Los beneficiarios directos son aquéllos que participan directamente en el proyecto, y por
consiguiente, se benefician de su implementación recibiendo el apoyo de manera particular.
Los beneficiarios indirectos son aquellos que se ven beneficiados pero sin ser principales
receptores de la acción; generalmente son las familias, las personas más cercanas e incluso la
comunidad.
A continuación se mencionan unos ejemplos de beneficiarios directos e indirectos.
Proyecto/actividad
Beneficiarios directos
Beneficiarios indirectos
Ampliación de servicios de
Pacientes potenciales y personal Personas que vivan a una
salud de una clínica
médico
distancia de 5-10
kilómetros de la clínica
Capacitación de jóvenes en
Jóvenes capacitados
Familiares y comunidad
prevención de enfermedades
5.5 Contexto
Descripción del contexto (en el que se desarrolla el proyecto, Se sugiere realizar un análisis
externo de factores Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Ambientales y Jurídicos (PESTEL,
por sus siglas en inglés). Identificar las principales oportunidades de trabajar en coordinación con
otras instituciones para lograr mayor impacto y sostenibilidad de las acciones, crear alianzas,
implementar nuevas tecnologías, entre otras.
Este apartado incluye el análisis de involucrados, donde se deben mencionar los principales
cambios que afectan o pueden afectar el trabajo y coordinación con ellos, alterando los resultados
del proyecto. En el recuadro se deberán añadir los principales involucrados: organizaciones
comunales, municipales, empresa privada, ONGs, proveedores, entre otros. Si la relación se ha
mantenido estable en el periodo de informe, mencionarlo.
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Mencionar los factores internos a Cruz Roja que afectan el desempeño del proyecto: trabajo con
unidades organizacionales, seccionales, equipo técnico; atención en emergencias, entre otras.
Hacer mención de las oportunidades de coordinación con otras instituciones y riesgos políticos
existentes o futuros.
5.6 Principales resultados
Sintetizar de manera breve los principales resultados obtenidos y la valoración del desempeño del
proyecto en el periodo del informe.
5.7 Evolución del proyecto
Apartado dedicado para el seguimiento de logros e indicadores del proyecto así como las
dificultades que se presentaron en el mismo.
Nota: La cantidad de resultados total dependerá de cada proyecto, el formato permite eliminar o
agregar columnas de resultados según corresponda.
CAMPO
Principales logros/
cumplimiento/
proyecciones de
indicadores
Análisis del avance
del resultado
Retos para su
ejecución
Soluciones
encontradas
DESCRIPCIÓN
¿Cuáles has sido los principales logros del proyecto?, ¿Existen
variaciones entre lo planificado y ejecutado?
Descripción breve de los principales logros obtenidos por cada uno de
los resultados del proyecto, establecidos en el marco lógico. La
redacción del logro debe realizarse tomando en cuenta los factores
siguientes: calidad, tiempo, cantidad y proceso.
Analizar las acciones ejecutadas vs:
- Planificación
- Resultados de línea de base/intermedia/monitoreo
La descripción de los logros debe ser tanto para indicadores como la
consolidación a nivel de producto, cuando corresponda.
Incluir valoración sobre la eficiencia de los resultados obtenidos, ¿se
lograron usando el mínimo de recursos (humano, material, financiero,
etc.)?
¿Cómo han avanzado los resultados?
Justificación y/o aclaración del avance del resultado correspondiente.
Incluir análisis concreto del nivel de cumplimiento vs lo planificado; si el
avance ha sido menor al esperado, evaluar de manera crítica y
transparente la probabilidad realista de alcanzar las metas propuestas.
Mencionar posibles cambios respecto a los principales supuestos.
¿Qué problemas se han presentado para el proyecto?
Resumen de problemáticas superadas del proyecto en el período que
reporta.
¿Cómo se solucionaron las problemáticas?
Descripción de las acciones ejecutadas para solucionar los problemas
presentados.
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5.8 Fortalecimiento y gestión del conocimiento.
Contiene información específica del fortalecimiento obtenido a por medio de la ejecución del
proyecto.
CAMPO
Fortalecimiento
institucional
Temas transversales
Lecciones aprendidas
DESCRIPCIÓN
¿En qué nos hemos fortalecido como institución?
Fortalecimiento de capacidades de Cruz Roja Salvadoreña y su
personal, atribuible directamente a la ejecución de actividades del
proyecto. Esto puede ser: equipamiento; financiamiento de
capacitaciones, consultorías, otros. También colocar montos que
representa la acción de fortalecimiento.
¿Qué otros temas se ven fortalecidos con el proyecto?
Reportar la gestión del proyecto frente a la temática de Principios
humanitarios, sensibilidad al conflicto, cambio climático y medio
ambiente, inclusión, género, derechos humanos, entre otros.
¿Qué hemos aprendido del proyecto?
Listado de experiencias aprendidas durante la ejecución del proyecto,
que sirvan para una mejor gestión del mismo y de proyectos similares
en el futuro.
Mencionar Buenas prácticas e innovaciones en el trabajo con los
principales beneficiarios y contrapartes y en la colaboración entre
organismos, así como los obstáculos y dificultades.
En caso de haber realizado acciones de monitoreo, incluir las
principales conclusiones y autoevaluaciones resultantes.
5.9 Impacto.
Apartado dedicado a describir el impacto del proyecto sobre las personas y comunidades
relacionadas.
CAMPO
Historias de vidas
Impactos no previstos
(negativos o
positivos)
Registro fotográfico
5.10
DESCRIPCIÓN
¿Algún caso de vida de alguna persona alcanzada?
Casos de vida de personas que han sido beneficiadas con el proyecto,
que refleje el impacto positivo del proyecto en la población.
¿Qué imprevistos positivos o negativos se tuvieron?
Impactos no previstos en el proyecto, no contemplados dentro del
análisis y gestión de riesgos del proyecto.
¿Alguna fotografía que refleje las actividades del proyecto en el
período?
Fotografías que evidencien los resultados alcanzados, representar
presencia de CRS y del proyecto.
Gestión de riesgos.
Contiene información sobre incidentes de seguridad y riesgos en general.
CAMPO
DESCRIPCIÓN
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Incidentes de seguridad en
el marco de la ejecución del
proyecto
Acciones identificadas e
implementadas para mitigar
los riesgos del proyecto.
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¿Qué incidentes de seguridad ocurrieron durante el período del
informe?
Incidentes presentados en el período que reporta. Para mayor
información puede consultar la política y protocolo de seguridad
institucional.
¿Qué acciones de contingencia se ejecutaron para la gestión de
riesgos?
Acciones ejecutadas para la mitigación de riesgos de acuerdo al
análisis realizado en la planificación, mencionar si la matriz de
gestión de riesgos requiere modificación.
Programación.
Contiene los cambios en la programación que se realizaron en el período del informe, así como las
principales actividades programadas para el próximo período.
CAMPO
Enumere las acciones más
importante/relevantes en el
próximo trimestre
Actividades reprogramadas
/ fecha de reprogramación
Justificación de
reprogramación / acciones
para cumplimiento
DESCRIPCIÓN
¿Cuáles son las actividades más representativas del próximo
período?
Mención breve de las actividades más representativas que están
programadas para el siguiente período.
¿Qué actividades se han reprogramado?
Mención de las actividades que han sido reprogramadas para el
siguiente período, con su respectiva fecha de reprogramación.
¿Por qué se han reprogramado las actividades?
Justificación a detalle de la reprogramación de actividades con
sus respectivas acciones que permitirán lograrlas.
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