Condiciones generales para la certificación de sistemas de gestión

CONDICIONES GENERALES PARA LA CERTIFICACIÓN DE
SISTEMAS DE GESTIÓN
Clave EPEC02
Responsable: Reyna CARREÑO PEREZ
1.
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Versión: 05
Condiciones generales para la certificación de sistemas de gestión
Fecha de aplicación: 2012-01-20
OBJETIVO
Establecer las condiciones bajo las cuales el IMNC decide sobre otorgar, mantener, ampliar/reducir, suspender y retirar la
certificación a las organizaciones que tienen documentado e implantado un sistema de gestión.
2.
CAMPO DE APLICACIÓN
Este documento aplica a las organizaciones que inician el proceso de certificación de su sistema de gestión, así como
aquellas que han obtenido la certificación con el IMNC.
La certificación de sistemas de gestión no constituye una certificación de productos, procesos o servicios, la cual es objeto
de otro tipo de certificación.
3.
REFERENCIAS:
Para la adecuada aplicación de este documento y de acuerdo con el tipo de sistema de gestión a certificar, se requieren
consultar las siguientes referencias en su edición vigente:
3.1 ISO 19011/COPANT/ISO 19011/NMX-CC-SAA-19011-IMNC: Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de
la calidad y/o ambiental
3.2 ISO 9001/COPANT/ISO 9001/NMX-CC-9001-IMNC: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos
3.3 ISO 14001/NMX-SAA-14001-IMNC: Sistemas de gestión de ambiental – Requisitos con orientación para su uso
3.4 NMX-SAST-001-IMNC: Sistemas de administración de seguridad y salud en el trabajo – Especificación
3.5 NMX-F-CC-22000-NORMEX-IMNC / ISO 22000 - Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos – Requisitos para
cualquier organización en la cadena alimentaria
3.6 ISO/TS 22003 – Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos – Requisitos para los organismos que realizan la
auditoría y la certificación de sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos
3.7 ISO/IEC 17021- Evaluación de la conformidad – Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y certificación
de sistemas de gestión
3.8 RPEC01 –Reglamento para el uso de marcas IMNC- Certificación de sistemas de gestión
3.9 IAF MD 1:2007 – IAF Mandatory Document for the Certification of Multiple Sites Based on Sampling
3.10 IAF MD 2:2007 Transfer of Accredited Certification of Management Systems
3.11 IAF MD 5:2009 Duration of QMS and EMS Audits
Elaboró
Grupo de Trabajo
IMNC
Revisó
Comité Auxiliar de Equidad y
Transparencia
Aprobó
Comité Técnico de Evaluación de la
Conformidad
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Responsable: Reyna CARREÑO PÉREZ
4.
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DEFINICIONES
Para efectos de este documento se aplican las definiciones establecidas en la norma de referencia correspondiente de
acuerdo con el sistema de gestión, así como las siguientes:
4.1 Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas
de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoria etapa 1: La auditoría de la etapa 1 debe realizarse con el fin de:
a) auditar la documentación del sistema de gestión del cliente;
b) evaluar la ubicación y las condiciones específicas del sitio del cliente e intercambiar información con el
personal del cliente con el fin de determinar el estado de preparación para la auditoría de la etapa 2;
c) revisar el estado del cliente y su grado de compresión de los requisitos de la norma, en particular en lo que
concierne a la identificación de aspectos clave o significativos del desempeño procesos, objetivos y
funcionamiento del sistema de gestión;
d) recopilar la información necesaria correspondiente al alcance del sistema de gestión, a los procesos y a las
ubicaciones de la organización cliente, así como a los aspectos legales y reglamentarios relacionados y su
cumplimiento (por ejemplo, aspectos de calidad, ambientales, legales del funcionamiento de la organización cliente,
los riesgos asociados, etc.);
e) revisar la asignación de recursos para la auditoría de la etapa 2 y acordar con el cliente los detalles de la Auditoría
de la etapa 2;
f) proporcionar un enfoque para la planificación de la auditoría de la etapa 2, obteniendo una comprensión suficiente
del sistema de gestión del cliente y de las operaciones del sitio en el contexto de los posibles aspectos significativos;
g) evaluar si las auditorías internas y la revisión por la dirección se planifican y realizan, y si el nivel de
Implementación del sistema de gestión confirma que la organización cliente está preparada para la auditoría etapa 2.
4.2 Auditoria etapa 2: El propósito de la auditoría de la etapa 2 es evaluar la implementación, incluida la eficacia, del
sistema de gestión del cliente. La auditoría de la etapa 2 debe tener lugar en las ubicaciones del cliente.
4.2 Auditoría de seguimiento: Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ, pero no son necesariamente
auditorías de todo el sistema y deben planificarse junto con las otras actividades de vigilancia, de manera que el
organismo de certificación pueda confiar en que el sistema de gestión certificado continúa cumpliendo los
requisitos entre las auditorías de renovación de la certificación.
4.1 Auditoria de vigilancia: Auditoría realizada periódicamente a una organización para verificar la continuidad o
mantenimiento de la conformidad del certificado de registro de empresa otorgado durante su periodo de vigencia.
4.2 Certificado de registro de empresa: Documento proporcionado por el IMNC a la organización, como evidencia de que
los sistemas de gestión de la organización está en conformidad con los requisitos de la norma de referencia y con los
requisitos específicos del esquema de certificación.
4.3 Dictamen: Documento emitido por el IMNC en donde se expresa la decisión de otorgar, mantener, ampliar, reducir,
suspender o retirar la certificación del sistema de gestión de la organización.
4.4 Documentación del sistema: La infraestructura documental que describe puntualmente las actividades que realiza la
organización. en su sistema de gestión.
4.5 Organización multisitio: Organización que cuenta con una red de oficinas o sucursales (sitios), donde se tiene un sistema
de gestión centralizado a partir del cual se planifican y controlan las actividades que se realizan parcial o totalmente en cada
sitio
4.6 Sitio: Una localidad permanente donde una organización realiza un trabajo o un servicio.
4.7 Sitios adicionales: Un nuevo sitio o grupo de sitios que serán adicionados a una red existente de multisitios
certificados.
Elaboró
Grupo de Trabajo
IMNC
Revisó
Comité Auxiliar de Equidad y
Transparencia
Aprobó
Comité Técnico de Evaluación de la
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4.8 Sitio temporal: Un sitio temporal es una instalación realizada por una organización para realizar un trabajo específico
por un periodo de tiempo definido y que no se convertirá en sitio permanente (por ejemplo sitios de construcción)
4.9 Testificación: Evaluación realizada por alguna entidad de acreditación, su equivalente o por el propio IMNC con el
propósito de verificar el desempeño técnico del equipo auditor del IMNC.
5.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
5.1 Podrá participar en este esquema cualquier organización, de cualquier tipo y tamaño que opere un sistema de gestión
acorde a las normas citadas en el apartado 3, excepto si se trata de un organismo de certificación, o si la relación
representa una amenaza a la imparcialidad.
5.2 Puede existir contrato vigente entre la organización y el IMNC. En caso de que el alcance del sistema de gestión de
la organización cubra varios sitios, estos deben ser incluidos en el contrato.
5.3 No será aceptable que por superar el obstáculo de la existencia de una no conformidad de un sitio específico, la
organización busque excluir del alcance, el sitio problemático durante el proceso de certificación.
5.4 La decisión acerca de otorgar, mantener, ampliar, reducir, suspender o retirar la certificación, así como las sanciones
a que se haga acreedora la organización, es responsabilidad del comité de dictaminación, tomando como base lo
establecido en estas condiciones.
5.5 Con base en los requisitos legales y normativos aplicables al IMNC, la organización debe permitir que el equipo
auditor del IMNC se acompañe de personal de la entidad de acreditación o del mismo IMNC para que testifique el
desempeño y la competencia técnica de los auditores del IMNC.
5.6 El IMNC debe dar aviso oportuno de cualquier cambio en estas condiciones de certificación a las organizaciones, en
cuyo caso el IMNC debe verificar que cada organización certificada realice los ajustes necesarios a su sistema de
gestión dentro del tiempo que para tal fin se establezca.
5.7 El IMNC notificará por escrito a las organizaciones las sanciones a que se hagan acreedoras.
5.8 Para las organizaciones multisitio se debe cumplir con lo establecido en el documentoIAF MD 1:2007 – IAF Mandatory
Documentforthe Certification of Multiple Sites BasedonSampling, el cual está disponible en el sitio web de IAF
5.9 Los costos de los servicios derivados del proceso de certificación: El cliente debe cubrir el 30% del costo del servicio
antes de la prestación del servicio y haber cubierto el 100%. una vez terminado. Para empresas de Gobierno, serán
conforme a contrato.
6.
ESPECIFICACIÓN
6.1 Condiciones generales para otorgar la certificación
El IMNC debe otorgar la certificación siempre y cuando la organización:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Tenga un sistema de gestión documentado, implementado, en operación de acuerdo con la(s) norma(s) de
referencia, (véase apartado 3 de estas condiciones);
acepte la propuesta económica de los servicios;
firme y cumpla los requisitos establecidos de las condiciones de certificación, en su caso; contrato y propuesta
económica.
haya leído y aceptado lo establecido en el reglamento de uso de marca de sistemas de gestión del IMNC;
demuestre que su sistema de gestión cumple con todos los requisitos de la norma de referencia;
presente al IMNC toda información requerida para ejecutar las diferentes etapas del proceso de certificación
de acuerdo a lo establecido en estas condiciones;
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Grupo de Trabajo
IMNC
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Comité Auxiliar de Equidad y
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Comité Técnico de Evaluación de la
Conformidad
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g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
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permita al equipo auditor, durante las diferentes etapas del proceso de certificación inicial, el acceso a las
instalaciones que sean necesarias, así como la consulta de los registros afectados dentro del alcance del
sistema de gestión para dar cumplimiento a los objetivos de la evaluación;
apruebe la auditoria de etapa 1; el lapso para aprobar esta etapa es de seis meses contados a partir de la
fecha de realización de este servicio
apruebe la auditoria de etapa 2; el lapso para aprobar esta etapa es de doce meses contados a partir de la
fecha del último día de realizado este servicio. En caso de no obtener el dictamen positivo en el lapso
estipulado, el proceso de certificación debe iniciarse desde el principio.
permita el acceso a la información sobre como documenta y atiende las quejas de sus clientes y demás partes
interesadas;
de las facilidades necesarias a los auditores para entrevistar al personal involucrado con el sistema de gestión;
atienda los hallazgos de la auditoria de etapa 2 de acuerdo con lo establecido por el IMNC; la organización
cuenta con un plazo máximo de 30 días naturales para la entrega del Plan de Acciones Correctivas contados a
partir de la entrega del Informe. El análisis debe incluir la identificación de la causa raíz, correcciones (si
aplican),las acciones correctivas propuestas para la atención de cada no conformidad, los plazos y
responsables previstos para la implementación y para la verificación de la eficacia de las mismas. El auditor
cuenta con un plazo máximo de 60 días calendario a partir de la fecha de entrega del Informe al cliente para
entregar el expediente para su dictamen en las condiciones que se encuentre.
envíe la información adicional que el comité de dictaminación requiera a fin de solventar las no conformidades
registradas durante la auditora de etapa 2;
de las facilidades para atender las auditorías de seguimiento que el comité de dictaminación considere
necesarias;
No tenga adeudos pendientes con el Organismo de Certificación de Sistemas del IMNC.
Para el caso de sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos, se deberán incluir dentro del alcance los
procesos o servicios de la organización que afecten directamente la inocuidad de los alimentos.
informe acerca de cualquier conflicto de interés que pudiera existir entre el personal del IMNC y la
organización;
Nota:
Las siguientes situaciones afectan la imparcialidad de los servicios:
I. Que durante la evaluación el auditor recomiende la forma en que el auditado cierre sus no
conformidades,
II. Que el equipo auditor o parte de éste, ofrezca sus servicios de forma personal para asesorar a la
empresa en cuanto a su sistema de gestión,
III. Que el equipo auditor o parte de éste ofrezca sus servicios para proporcionar capacitación o asesoría
para la atención de las no conformidades registradas durante la evaluación,
IV. Que el auditor pida algún beneficio económico o de otra naturaleza con el fin de alterar los resultados
de la evaluación
V. Que algún miembro del equipo auditor observe una conducta inadecuada como presentarse bajo el
influjo de alguna sustancia enervante,
VI. Que el auditor sea acompañado por personal no autorizado por las partes,
VII. Que el equipo auditor registre hallazgos o no conformidades sin apego a lo establecido en las normas
de referencia a evaluar o en los documentos del sistema de gestión del auditado,
VIII. Cualquier otra que pudiera afectar la objetividad, transparencia o imparcialidad de la evaluación.
La organización debe abstenerse, de manera directa o indirecta, de adoptar conductas para que los
miembros del equipo auditor del IMNC, o cualquier otro empleado del IMNC relacionado con el
proceso de certificación, induzcan o alteren los informes de las auditorías o cualquier otra información
relevante que afecte el resultado del procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones
ventajosas para lograr la certificación.
6.2 Condiciones para mantener la certificación
El IMNC debe mantener la certificación basándose en la demostración de que la organización continúa cumpliendo las
condiciones originales en las que le fue otorgada la certificación. Por lo que el IMNC realizará auditorias de vigilancia,
y la organización debe:
a)
cumplir con todos los elementos establecidos en el apartado 6.1 de estas condiciones, excepto con el inciso h);
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Grupo de Trabajo
IMNC
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Comité Auxiliar de Equidad y
Transparencia
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Comité Técnico de Evaluación de la
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b)
c)
d)
e)
f)
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evidenciar que mantiene o ha mejorado el nivel encontrado en la auditoria previa a su sistema de gestión, como
resultado de la auditoria de vigilancia;
observar apego estricto al Reglamento de uso de marca de sistemas de gestión del IMNC;
notificar al IMNC cualquier cambio que afecte las condiciones originales en las que le fue otorgada la
certificación, tales como: cambios de domicilio, razón social, propietario, personal clave de la organización,
representante de la dirección, la estructura del sistema de gestión documentado, cierre de alguno de sus sitios,
el alcance de las operaciones cubiertas por el sistema de gestión certificado, y cualquier otra que pueda afectar
la conformidad del sistema;
aceptar y atender las auditorias de vigilancia y las auditorias de seguimiento y solventar satisfactoriamente las no
conformidades registradas durante estas; la primera auditoría de vigilancia debe realizarse a mas tardar a los
doce meses contados a partir del último día de la auditoría de etapa 2, independientemente de la fecha en que
fue otorgada la certificación.
cumplir con los periodos para la actualización o transición de su sistema de gestión en función de las
modificaciones a las normas de referencia así como de cualquier otro requisito que el IMNC establezca.
6.3 Condiciones para ampliar/reducir el alcance de la certificación
Una vez otorgada la certificación, el alcance del certificado puede ser modificado, ya sea ampliando o reduciendo sus
procesos, productos/ servicios, sitios, y/o departamentos involucrados en su alcance inicial, para lo cual la
organización debe solicitarlo por escrito indicando las modificaciones deseadas.
Si se trata de ampliar o reducir sitios la solicitud debe incluir:
I.
Domicilio del o los sitios
II.
Razón social o comercial de cada sitio
III.
Número de empleados que laboran por sitio
IV.
Elementos de la norma que serán evaluados en casa sitio
V.
En el caso de SGIA los sitios a considerar en una ampliación deben estar en el mismo país. Si la organización
cuenta con sitios fuera del país en donde se encuentra ubicado el o los sitios que forman parte del alcance
de la certificación inicial, estos no podrán ser considerados para una ampliación.
El IMNC, debe otorgar la ampliación / reducción del alcance siempre y cuando la organización:
a)
b)
c)
cumpla con todos los elementos establecidos en el apartado 6.1 de estas condiciones, excepto los incisos e) y h);
cumpla con los requisitos aplicables a las actividades relacionadas con la ampliación o reducción y sus
interacciones;
observe apego estricto al Reglamento de uso de marca de sistemas de gestión del IMNC.
6.3.1. Condiciones para homologar fechas de integración de sistemas.
Una vez otorgada la certificación en cualquiera de norma y ante la necesidad de integrar otros sistemas al
esquema certificado actual el cliente podrá solicitar la re-certificación anticipada para homologar las fechas de
vigencias con los otros sistemas.
6.4 Condiciones para suspender la certificación
6.4.1 A las organizaciones se les suspenderá por un período determinado la certificación, al presentarse cualquiera
de las siguiente situaciones:
a)
b)
c)
d)
e)
no cumplir con las condiciones para mantener la certificación referenciadas en el apartado 6.2;
hacer o permitir que se haga una declaración engañosa concerniente a la certificación concedida;
utilizar la certificación de forma tal que pueda dañar la reputación del IMNC y/o del sistema de
certificación, y comprometa la confianza pública sobre la certificación;
cuando se presente un conflicto de interés entre el equipo auditor que realizó la evaluación y la
organización, y este último no lo notifique al IMNC;
cuando sea solicitado voluntariamente por la propia organización certificada.
Las causas que originaron la suspensión de la certificación deben resolverse en el plazo otorgado por el comité
de dictaminación, que no podrá ser mayor a seis meses.
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Grupo de Trabajo
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Según la naturaleza de las causas que llevaron a la suspensión de la certificación, el IMNC por medio de su
comité de dictaminación podrá programar una auditoria de seguimiento para verificar que estos problemas
han sido atendidos satisfactoriamente.
6.5 Condiciones para retirar la certificación
El IMNC debe retirar la certificación cuando:
a)
b)
la organización no atienda satisfactoriamente las causas que provocaron una suspensión, en el plazo otorgado
por el comité de dictaminación;
a solicitud expresa de la organización por así convenir a sus intereses, para lo cual la organización debe manifestar
esta intención por escrito al IMNC al menos con tres meses de anticipación a la fecha en que decida sea retirado el
certificado.
6.6 Condiciones para renovar la certificación
a)
La organización y el IMNC deben programar en coordinación una auditoría de re-certificación con el tiempo
suficiente para atender los hallazgos que pudieran existir, antes de que el certificado expire.
b)
Si la organización no desea renovar su certificación debe comunicarlo al IMNC.
c)
Para la auditoria de re-certificación se aplican las etapas del proceso de certificación inicial. La necesidad de
realizar la etapa 1 se determina en función de los cambios en el sistema y los resultados de auditorías previas.
d)
Las condiciones para renovar el certificado son las mismas que las establecidas en el apartado 6.1 Condiciones
para otorgar la certificación.
6.7 Programación de servicios
a)
b)
c)
d)
e)
f)
7
Las fechas para la realización de las etapas 1 y 2 del proceso de certificación, así como las fechas para las
auditorias de vigilancia se programarán de común acuerdo entre la organización y el IMNC, respetando los
tiempos establecidos para cada servicio.
Para el caso de los sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos (SGIA) las fechas se deben programar
considerando las características específicas de temporalidad de cada organización, de tal suerte que se pueda
auditar la operación de la organización acorde al alcance específico solicitado
El IMNC enviará a la organización la notificación de fechas y auditores para la realización de sus servicios, si en
un lapso de cinco días la organización no confirma por diferentes medios su aceptación o no, ambas partes
entenderán que la notificación ha sido aceptada.
Una vez que la evaluación ha sido confirmada, ésta podrá ser reprogramada a solicitud por escrito de la
organización sin ninguna penalización, hasta con 10 días hábiles anteriores a la fecha establecida.
La reprogramación de las vigilancias se podrá realizar siempre y cuando la fecha de ejecución de la auditoria
no exceda los tiempos establecidos para tal efecto.
En caso de que la organización solicite la reprogramación de su auditoría fuera de los lineamientos
establecidos en los incisos anteriores, el IMNC tiene el derecho a facturar en el acto el 10% del importe del
servicio correspondiente, aún cuando no se haya prestado ningún servicio ni realizado ninguna actividad.
Sanciones
7.1 Las organizaciones certificadas que se encuentran en las condiciones de suspensión y/o retiro del certificado se harán
acreedoras dependiendo de la severidad de la falta a:
a)
amonestación por escrito;
b)
limitar el alcance del certificado;
c)
suspensión del certificado;
d)
retiro del certificado;
e)
acción legal, cuando se requiera.
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IMNC
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Fecha de aplicación: 2012-01-20
7.2 Cualquiera que sea la sanción impuesta, quedará registrado en el listado de empresas certificadas el cual estará
disponible a todo aquel que lo solicite.
7.3 El comité de dictaminación determina tiempos y condiciones para que la organización certificada de solución a la falta
o incumplimiento que originó la sanción
Elaboró
Grupo de Trabajo
IMNC
Revisó
Comité Auxiliar de Equidad y
Transparencia
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Comité Técnico de Evaluación de la
Conformidad