Excel

Hoja de Cálculo
Certificación Internacional Excel
Carlos Zepeda Chehaibar
Profesor
INFORMÁTICA aprender haciendo
HOJA DE CÁLCULO
Certificación Internacional Excel
Autor
Carlos Zepeda Chehaibar
Apoyo en desarrollo y actividades
María Dolores Mendoza Cornejo
Coordinación editorial y revisión
Elsa Lesser Carrillo
Diseño editorial
María Goretti Fuentes García
Apoyo editorial
Ilustración
Ramón Salas Gil
Armando Mendoza Hernández
Said Emmanuel Dokins Milián
Revisión de Recursos Digitales
Carlos Alberto León Rendón
Resolución de actividades
Carlos Alberto León Rendón
José Agustín Pedraza Nieto
Corrección de estilo
Elsa Lesser Carrillo
Lorena Lara Manzano
Coordinación de Módulos de Instrucción Digital
Sergio Jiménez Valenzuela
Desarrollo de Módulos de Instrucción Digital
Alma Rodríguez de Jesús
Dennise López Font
Luis Alfonso Jiménez Chávez
Sergio Jiménez Valenzuela
DERECHOS RESERVADOS © 2007 MMVII por Grupo Educare S. A. de C. V.
Ésta es una obra protegida por las leyes internacionales de derechos de autor. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra y/o los recursos
que la acompañan, por cualquier medio, sin autorización escrita de Grupo Educare S. A. de C. V.
Grupo Educare, el logotipo de Grupo Educare, el logotipo del Programa de Informática Educativa, son propiedad de Grupo Educare S. A. de C. V.
El diseño editorial y contenidos gráficos son propiedad exclusiva de Grupo Educare S.A. de C.V.
Todos los nombres de empresas, productos, direcciones y nombres propios contenidos en esta obra, forman parte de ejemplos ficticios, a menos que se indique lo contrario. Las citas, imágenes y
videogramas utilizados en esta obra se utilizan únicamente con fines didácticos, y para la crítica e investigación científica o artística, por lo que el autor y Grupo Educare S. A. de C. V. no asumen
ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ni infringen derecho de marca alguno, en conformidad al Artículo 148 de la Ley Federal del Derecho de Autor.
Microsoft Office, MS DOS, MS Windows, Word, PowerPoint, Excel, FrontPage, Access y sus logotipos son marcas comerciales de Microsoft Corporation. Microsoft y el logo de Microsoft Office son marcas
registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. Microsoft no patrocina, endosa o aprueba esta obra. Flash, Illustrator, Fireworks, Freehand, Dreamweaver, Photoshop y
sus logotipos son marcas registradas de Adobe Inc. Adobe no patrocina o endosa esta obra.
CONTENIDO
Introducción
1
Principios de la Hoja de Cálculo3
Libros y hojas
3
Pantalla principal de Excel 2007
3
Cinta de opciones
4
Acceso rápido con el teclado
5
Botones divididos6
Cuadros de diálogo6
Barra de herramientas de acceso rápido
7
Entrada de Datos
10
Crear un libro nuevo
10
Referencia de una celda
10
Celda activa
10
Entrada y edición de datos
12
Deshacer y Rehacer
13
Combinaciones de teclas
14
Cortar, copiar y pegar
17
Portapapeles de Excel
17
Mover y copiar sólo con el ratón
20
Borrar contenido y formato de celdas
20
Parámetros de fila y columna
21
Operaciones con filas y columnas
22
Trabajo con Hojas de Cálculo 24
Manejo de las hojas de un libro
24
Insertar celdas25
Eliminar celdas26
Formato de Datos26
Alineación, rotación y sangría
26
Formatos de celda
28
Bordes29
Sombreados y tramas
30
Combinar celdas
31
Copiar formato
32
Formato Número
32
Formato Fecha
34
Formato de Número de contabilidad
35
Formato Porcentaje
36
Estilos
37
Estilos de celda
38
Dar formato como tabla
38
Formato condicional
38
CONTENIDO
Ordenar datos
Series de autollenado
Filtros
Hipervínculos
43
46
49
49
Fórmulas y funciones53
Rangos
53
Crear fórmulas
54
Prioridad de las operaciones55
Fórmulas con funciones definidas
58
Utilizar Autosuma60
Errores en fórmulas
61
Errores de sintaxis y cálculos erróneos
61
Asistente de funciones62
Funciones estadísticas básicas
63
Copiar fórmulas65
Fórmulas que utilizan funciones y operadores
66
Promedio ponderado67
Porcentajes
68
Trabajo con fechas y horas
70
Cómo trabaja Excel con las fechas70
Funciones básicas de fecha y hora
70
Funciones financieras básicas
=PAGO(Tasa, Nper, VA)
= VA(Tasa, Nper, Pago)
=NPER(Tasa, Pago, VA)
=TASA(Nper, Pago, VA)
=VF(Tasa, Nper, Pago, VA, Tipo)
71
71
72
73
73
73
Cálculos complejos77
Referencias77
Referencias relativas77
Referencias absolutas
78
Referencias mixtas
79
Pegado Especial
82
Pegar vínculos
83
Referencias 3D
83
Nombres
85
Funciones lógicas o condicionales
Función SI
Función CONTAR.SI
Función SUMAR.SI
88
88
92
95
CONTENIDO
Opciones de visualización97
Zoom97
Paneles97
Manejo de objetos100
Ficha Insertar
100
Formas
100
Insertar y modificar imágenes
101
Gráficos
Principales tipos de gráficos
Gráfico de Columnas o Barras
Gráfico Circular
Gráfico de Líneas
Tabla de datos
Creación de gráficos
Ejemplo de edición de gráficos
Mover y borrar gráficos
Series en gráficos
Gráfico SmartArt
Características especiales
Comentarios
Ir a
Buscar y reemplazar
104
104
105
105
105
107
108
110
113
113
118
120
121
121
122
Ortografía123
Botón de Microsoft Office125
Guardar y Guardar como…
125
Ver y Guardar como página Web
126
Opciones especiales: Abrir
127
Opciones especiales Nuevo libro
128
Enviar a una dirección electrónica
129
Vista preliminar
131
Área de impresión
131
Imprimir una hoja
132
Imprimir más de una hoja
133
Configurar página
133
Explicación Iconográfica
137
RECURSOS
Material Impreso
Este material forma parte de un conjunto de recursos que conforman el
Programa de Informática Educativa (PIE). Está organizado en bloques integrales
que incluyen todo lo necesario para aprender, practicar y evaluar habilidades
o competencias. Las explicaciones, imágenes, tablas, actividades, notas y tips,
apoyadas con las láminas y tutoriales, permiten integrar la experiencia de
aprendizaje desde múltiples perspectivas. Así, podemos afirmar que el PIE de
Grupo Educare es la mejor manera de aprender haciendo.
Recursos Digitales
Los recursos digitales que acompañan al material impreso, contienen videos que
te ayudarán a comprender los conceptos y a poner en práctica las habilidades
adquiridas. Adicionalmente encontrarás los archivos que se requieren para
realizar las actividades, algunos documentos y aplicaciones útiles. No olvides
que los recursos digitales son parte integral del programa, por lo que es muy
importante que los conozcas y utilices en el curso.
Explicación Iconográfica
Actividad
Este icono nos indica un ejercicio que refuerza de
manera práctica e inmediata la parte teórica de este
material.
MID. Módulo de Instrucción Digital
Es el material digital de los recursos del programa. La
representación en video de la parte teórica de este
volumen.
Nota
Las notas que verás dentro de tu texto, puntualizan la
teoría o los aspectos más importantes de un tema.
Lámina de apoyo
La lámina es un recurso del profesor, que sirve como
refuerzo dinámico e interactivo a un tema denso, que
complementa la teoría del material impreso.
TIP
Es una sugerencia que complementa un tema del
material impreso, dando un panorama más amplio al
alumno sobre cómo ejecutar una actividad de manera
más sencilla y práctica.
Propuesta
Didáctica
TIEMPO EN
SEMANAS
0.5
TEMAS
Introducción
SUBTEMAS
R azón de ser de las hojas de cálculo.
E jem plos de hojas de cálculo.
COMPETENCIA
D escribir la necesidad por la que surgió la hoja
electrónica de cálculo y su alcance actual.
Libros y hojas.
P antalla principal de E xcel 2007.
C inta de opciones.
1.5
Principios de la hoja de cálculo
A cceso rápido con el teclado.
B otones divididos.
C om parar el concepto libro de hoja de M icrosoft E xcel.
D escribir los conceptos de grupos, fichas, com andos,
barra de herram ientas, cuadros de diálogo y teclas de
acceso rápido.
C uadros de diálogo.
B arras de herram ientas de acceso rápido.
C rear un nuevo libro.
R eferencia de una celda.
C elda A ctiva
E ntrada y E dición de D atos.
D eshacer y R ehacer
2
Entrada de Datos
C om binaciones de T eclas.
R ecordar que un archivo es un libro de E xcel.
C onocer el concepto de colum na, fila y celda.
D escribir cuándo está activa una celda.
C itar cuándo se puede usar el botón de Rehacer o
Deshacer acciones de la barra de herram ientas de
acceso rápido.
C ortar, copiar y pegar.
C onocer las diferentes com binaciones de teclas
existentes.
P ortapapeles de E xcel.
D efinir qué es el Portapales de E xcel.
M over y copiar solo con el ratón.
D escribir qué es la etiqueta inteligente de pegado y sus
diferentes opciones.
B orrar contenido y form ato de celdas.
P arám etros de fila y colum na.
E xplicar el procedim iento para m over y copiar
inform ación solam ente con el ratón.
O peraciones con fila y colum na.
M anejo de las hojas de un libro.
1
Trabajo con hojas de cálculo
Insertar celdas.
E lim inar celdas.
D efinir el concepto de etiqueta de una hoja.
E xplicar los diferentes procedim ientos para insertar y
elim inar hojas de un libro de E xcel.
INDICADOR
OBJETIVOS
E scribir el nom bre de las principales hojas de cálculo
que existen en el m ercado con sus carácterísticas
sobresalientes.
1.- R ecordar y reconoce r las
necesidades por las que surgió la
hoja de cálculo y nom brar las hojas
de cálculo com erciales con sus
características sobresalientes.
C lasificar los grupos de las fichas Inicio, Insertar,
Diseño de página, Datos, Fórmulas, Revisar, Vista y
Complementos.
U sar las teclas de acceso rápido para cambiar fuente,
negritas, zoom, imágenes prediseñadas, texto
centrado, entre otros.
A gregar com andos a la barra de herram ientas de
acceso rápido.
ACTIVIDADES SUGERIDAS
PARA EL ALUMNO
(CONTENIDAS EN EL
MATERIAL DE TRABAJO)
TUTORIAL
SUGERIDO
Internet.
1
-
1.- D iferenciar el concepto de libros y
hojas.
2.- U sar la pantalla principal de E xcel
2007 aplicando el botón de M icrosoft
O ffice, la cinta de opciones, barra de
herram ientas de acceso rápido,
cuadro de nom bres, barra de
fórm ulas, celda activa y barra de
título.
RECURSOS
M aterial de trabajo
del alum no.
C om putadora.
2y3
1: P antalla P rincipal E xcel
2007
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
Crear un nuevo libro utilizando el botón correspondiente o la
combinación de teclas.
Usar el cuadro de nombres para referenciar una celda.
Introducir y editar datos en celdas previamente determinadas.
Corregir errores utilizando el botón Rehacer o Deshacer
acciones o la combinación de teclas correspondiente para la
correción de errores.
Descubir cuando aparece el botón Rehacer, Deshacer,
Repetir y cuando se deshabilita el botón Rehacer.
Aplicar las diferentes combinaciones de teclas en ejercicios
previamente definidos.
Crear un artículo con algún tema de tecnología de vanguardia
utilizando información de revistas y periódicos aplicando los
conceptos de cortar, copiar, portapapeles y pegar.
1.- A sociar el concepto archivo con
libro de E xcel.
3: R eferencia de una celda y
edición de contenido.
3.- A plicar la diferentes
com binaciones de teclas existe ntes.
Utilizar los botones y la combinación de teclas correspondientes
para cortar, copiar y pegar información en diferentes celdas.
4.- M over, cortar, copiar y pegar
inform ación entre celdas haciendo
uso de com andos y del teclado.
Demostrar el uso de la etiqueta inteligente de pegado para
el manejo de información.
5.- U tilizar la etiqueta inteligente de
pegado.
Mover y copiar información haciendo uso solamente del ratón.
6.- Modificar los parámetros de filas y
columnas.
Experimentar el uso del comando Ficha
Inicio/Modificar/Borrar y distinguir la diferencia entre las
diferentes opciones de borrado.
2: O pciones de E xcel para
un nuevo docum ento.
2.- D istinguir una colum na de una fila
y de una celda.
4, 5, 6, 7
4: C opiar, cortar y pegar
(incluye m over y borrar)
5: P arám etros de fila y
colum na.
C om putadora.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
6: Insertar, elim inar, ocultar y
m ostrar filas y colum nas
7.- Realizar operaciones con filas y
columnas.
Cambiar los parámetros de una columna y/o una fila haciendo uso
del mouse o mediante el comando Ficha
Inicio/Celdas/Formato/Alto... o Ancho.
Usar el menú contextual correspondiente para realizar
operaciones de filas y columnas tales como Insertar, Eliminar,
Borrar contenido, Copiar, Cortar, Pegar, Alto de Fila,
Ocultar y Mostrar.
U tilizar el m enú contextual correspondiente para m over,
copiar, insertar o elim inar hojas de cálculo en un libro.
U sar la caja de diálogo correspondiente para Mover o
Copiar una hoja.
Insertar una hoja nueva aplicando el com ando Ficha
Inicio/Celdas/Insertar/Insertar hoja o haciendo uso del
m enú contextual correspondiente.
E lim inar una hoja de cálculo existente utilizando el
com ando Ficha Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar Hoja o
haciendo uso del m enú contextual correspondiente.
1.- M anejar las hojas de un libro.
Insertar una celda o conjunto de celdas en una hoja de
E xcel m ediante el com ando Ficha
Inicio/Celdas/Insertar/Insertar celdas..
2.- R ealizar operaciones con una
celda o conjunto de celdas en un
llibro de M icrosoft E xcel.
E lim inar una celda o conjunto de celdas en una hoja de
E xcel m ediante el com ando Ficha
Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar celda.
8
7: M anejo de las hojas de un
libro.
8: Insertar y elim inar celdas.
C om putadora.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
TIEMPO EN
SEMANAS
TEMAS
SUBTEMAS
COMPETENCIA
A lineación, rotación y sangría.
F orm ato de celda.
B ordes.
S om breados y T ram as.
C om binar celdas.
C opiar form ato.
F orm ato núm ero.
F orm ato fecha.
3
F orm ato de núm ero de contabilidad.
Formato de Datos
F orm ato P orcenta je.
E stilos y autoform atos.
D ar form ato com o tabla.
D escribir el concepto Formato de celda.
Describir el formato de datos tales como número,
fecha,número de contabilidad, porcentaje.
Interpretar el significado de dar formato a las celdas de
una hoja de cálculo.
Explicar el término Serie de autollenado y filtro.
Discutir la aplicación de los hipervínculos en una hoja
de cálculo.
F orm ato condicional.
O rdenar datos.
S eries de autollenado.
F iltros.
H ipervínculos.
R angos.
C rear fórm ulas.
P rioridad de las operaciones.
F órm ulas con funciones definidas.
U tilizar autosum a.
E rrores en fórm ulas.
E rrores de sintáxis y cálculos erróneos.
2.5
Fórmulas y funciones.
A sistente de funciones.
F unciones estadísticas básicas.
C opiar fórm ulas.
F órm ulas que utilizan funciones y operadores.
P rom edio ponderado.
P orcentajes.
D iferenciar un rango de una celda.
D escribir la diferencia de una fórm ula a una función en
una hoja de cálculo.
R elatar las diferentes reglas a considerar para crear
una fórm ula.
Interpretar la prioridad de operadores.
D iferenciar a través de los códigos de error fórm ulas
correctas de incorrectas discutiendo el tipo de error
com etido.
D istinguir los diferentes tipos de funciones y su
aplicación.
INDICADOR
OBJETIVOS
ACTIVIDADES SUGERIDAS
PARA EL ALUMNO
(CONTENIDAS EN EL
MATERIAL DE TRABAJO)
TUTORIAL
SUGERIDO
RECURSOS
M odificar la alineación de la inform ación de una celda.
A linear el contenido de una celda de form a vertical,
horizontal, inferior o superior.
D eterm inar sagrías a los datos de una celda.
C am biar la orientación de una celda.
A justar el texto de una celda.
C om binar celdas.
D ar form ato a una celda haciendo uso de los botones
del grupo Ficha Inicio/Fuente.
A plicar un borde a una o m ás celdas seleccionadas
utilizando la flecha contínua al botón Ficha
Inicio/Fuente/Borde.
Aplicar sombreado a una celda o conjunto de celdas
haciendo uso del botón colgante Ficha
Inicio/Fuente/Color de relleno o utilizar la ficha Relleno
de la caja de diálogo Formato de celdas de la Ficha
Inicio/Celdas Formato/Celdas.
D em ostrar el dom inio del form ato núm ero, fecha,
núm ero de contabilidad, porcentaje, hora, fecha larga,
fracción o científica.
1.- A plicar form ato a una celda o
conjunto de celdas.
2.- C om binar celdas.
9: A lineación, rotación y
sangría.
3- C opiar un form ato de una celda a
otra.
4.- A plicar diferentes estilos a una o
m ás celdas (F orm ato condicional, D a r
form ato com o tabla o E stilos de
celda)
5.- O rdenar datos de form a
ascendente, descenden te o de form a
personalizada (por criterio
previam ente establecido).
10: F orm atos de celda.
11: B ordes, som breado y
tram as (incluye copiar
form ato)
9, 10, 11, 12, 13,
14, 15, 16, 17
12: F orm ato núm ero (incluye
form ato fecha, form ato de
núm ero de contabilidad y
form ato porcentaje)
13: E stilos
6.- D em ostrar el dom inio del llenado
de datos de una lista a través de la
opción de S eries de autollenado.
C om putadora.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
14: O rdenar datos.
A plicar estilos a una o m ás celdas haciendo uso de la
Ficha Inicio/Estilo y botones: Formato condicional, Dar
formato como tabla o Estilos de celda cada una con sus 7.- E xam inar inform ación a través de
filtros de la m ism a bajo criterios
respectivas opciones.
previam ente establecidos.
O rdenar datos utilizando la opción Ficha Inicio/Modificar
8.- U sar los hipervínculos en una hoja
seleccionando la opción que se requiera tales com o
Ordenar de A-Z Ordenar de Z-A u Orden personalizado. de cálculo.
15: S eries de autollenado
16: F iltros
17: H ipervínculos
Llenar datos repetitivos utilizando Series de autollenado
a través del com ando Ficha
Inicio/Modificar/Rellenar/Series.
C lasificar inform ación por criterios previm ente definidos
a través del com ando Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y
Filtrar.
Insertar y quitar hipervínculos en una hoja de cálculo.
R eferenciar rangos y celdas a través del cuadro de
nom bres.
C rear fórm ulas con datos de diferentes celdas
respetando las reglas establecidas.
A plicar la prioridad de operadores y el uso de variables
en la creación de fórm ulas.
E xperim entar la creación de fórm ulas con funciones
definidas tales com o SUMA y PROMEDIO.
C alcular sum atorias de rangos de celdas utilizando el
botón AUTOSUMA de la Ficha Inicio/Modificar o a
través del teclado m ediante las teclas ALT+SHIFT+=,
a sí com o resolver cálculos rápidos usando las
diferentes opciones del m ism o botón tales com o
CONTAR NÚMEROS, MAX Y MIN y más funciones.
C rear fórm ulas que generen los diferentes códigos de
errores para relatar el error presentado.
C om putar diversas funciones haciendo referencia a la
Ficha Fórmulas/Biblioteca de funciones o m ediante los
botones Asistente para funciones o Autosuma eligiendo
la opción Más funciones.
Computar fórmulas que combinen funciones y
operadores (de estadística, promedio ponderado y
porcentajes)
18: R angos
19: C rear fórm ulas.
20: P rioridad de las
operaciones.
1.- C rear fórm ulas y funciones
utilizando celdas y rangos de form a
m anual o a través del asistente de
funciones.
2.-A plicar la prioridad de operadores y
el uso de variables en la creación de
fórm ulas.
3.- R esolver errores en las fórm ulas a
través de descifrado de los códigos
de error.
21: F órm ulas con funciones
definidas.
18, 19, 20, 21,
22, 23, 24, 25
22: F unción autosum a.
C om putadora.
23: E rrores en las fórm ulas.
M aterial de trabajo
del alum no.
24: A sistente de funciones.
C D del alum no.
25: F unciones estadísticas
básicas y copiar fórm ulas.
26: P rom edio ponderado.
27: P orcentajes
TIEMPO EN
SEMANAS
0.5
1
TEMAS
Trabajos con fechas y horas.
Funciones financieras básicas.
SUBTEMAS
C óm o trabaja excel con las fechas.
F unciones básicas de fecha y hora.
P A G O , V A , N P E R ,T A S A , V F
R eferencias
R eferencias R elativas
R eferencias A bsolutas
1.5
Cálculos complejos
R eferencias M ixtas
P egado especial
P egar vínculos
R eferencias 3D
2
0.5
1.5
Funciones lógicas o
condicionales
Opciones de visualización
Manejo de objetos
Ir a, buscar y reemplazar
Ortografía
D escribir la form a en la que M icrosoft E xcel trabaja con
las fechas.
Interpretar claram ente cuál es el uso de las funciones
financieras describiendo cada uno de los argum entos
que cada una de ellas requiere.
D escribir los térm inos R eferencia, R eferencia R elativa,
R eferencia A bsoluta, R eferencia M ixta y R eferencia 3D .
E xplicar el procedim iento para realizar el pegado de
vínculos y el pegado especial.
P redecir las fórm ulas que se generan al copiar la
fórm ula ubicada en determ inadas celdas (referencias
relativas).
C om parar la referencia relativa de una absoluta, de una
m ixta y de una 3D .
N om bres
D iscutir las ventajas y desventajas de utilizar la función
de A dm inistrar nom bres.
F unción
F unción
F unción
F unción
D escribir el funcionam iento de las funciones
condicionales =S I(prueba_lógica, valor_si_verdadero,
valor_si_falso), S I A N ID A D A . =C O N T A R .S I(rango,
criterio), =S U M A R .S I(rango, criterio, rango_su m a)
SI
S I A N ID A D A
C ontar.S I
S um ar.S I
Z oom
P aneles
F icha Insertar / F orm as, T ablas, ilustraciones,
gráficos, vínculos y texto.
Comentarios
0.5
COMPETENCIA
N inguno
D escribir el uso del zoom y de los paneles de
visualización.
D istinguir las diferentes form as, T ablas, ilustraciones,
gráficos, vínculos y tipos de objetos de texto que se
pueden utilizar en M icrosoft E xcel para m ejorar el
im pacto en una hoja de cálculo.
R econoce r la facilidad de revisar, m odificar y
reem plazar texto m ediante las opciones de Ir, Buscar,
Reemplazar, comentarios y revisar ortografía.
INDICADOR
C om putar las funciones de Fecha y Hora haciendo
referencia a las funciones =FECHA(aa,mm,dd) y
=HORA().
A plicar las funciones financieras básicas =P A G O (T asa,
N per,V A ), =V A (tasa, nper,pago), =N P E R (T asa,
pago,V a), =T A S A (N per, P ago, V A ), =V F (T asa, N per,
P ago, V A , T ipo) para dar solución a problem as
financieros específicos.
OBJETIVOS
ACTIVIDADES SUGERIDAS
PARA EL ALUMNO
(CONTENIDAS EN EL
MATERIAL DE TRABAJO)
1.- Interpretar la form a en la que
M icrosoft E xcel trabaja con las
fechas.
2.- A plicar las funciones de F echa y
H ora
1.- A plicar funciones financieras
básicas para la solución de
problem as financieros especificos.
-
TUTORIAL
SUGERIDO
RECURSOS
28: C óm o trabaja E xcel con
las fechas.
C om putadora.
29: F unciones básicas de
fecha y hora.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
C om putadora.
26
30: F unciones financieras
básicas
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
C lasificar una serie de fórm ulas por el tipo de referencia
utilizada.
M odificar fórm ulas que hagan uso de referencias
relativas, absolutas y m ixtas para generar los resultados
previam ente establecidos.
E xperim entar las diferentes opciones del pegado
especial relatando la diferencia entre cada una.
U sar el com ando Pegado Especial para copiar datos de
un libro a otro haciendo referencia a la Ficha
Inicio/Portapapeles/Pegar vínculos.
A sociar nom bres a diferentes celdas utilizando la Ficha
Fórmulas/Celdas con nombre/Administrador de
nombres
1.- A plicar R eferencias R elativas,
R eferencias A bsolutas, R eferencias
M ixtas y R eferencias 3D para la
solución de problem as específicos.
2.- A plicar las diferentes opciones del
pegado especial explicando la
diferencia entre cada una de ellas.
3.- V incular archivos correctam ente
m ediante la F icha
Inicio/P ortapapeles/P egar vínculos.
31: R eferencias relativas,
absolutas y m ixtas.
27, 28, 29, 30,
31, 32, 33 y 34.
32: P egado E special.
33: R eferencias 3D .
34: N om brar celdas.
C om putadora.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
4.- U sar el adm inistrador de nom bres
para asociar nom bres a celdas.
C alcular fórm ulas que referencíen los nom bres a
celdas.
E xperim entar el uso de las funciones condicionales
=SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso),
SI ANIDADA. =CONTAR.SI(rango, criterio),
=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma) resolviendo
ejercicios previamente diseñados.
1.- R esolver problem as condicionales
haciendo uso de las funciones
condicionales =S I(prueba_lógica,
valor_si_verdadero, valor_si_falso),
S I A N ID A D A . =C O N T A R .S I(rango,
criterio), =S U M A R .S I(rango, criterio,
rango_sum a).
C om putadora.
34, 35, 36, 37 y 38
35: F unción S I
36: F unción C ontar.S I
37: F unción S um ar.S I
C D del alum no.
U tilzar el control deslizante del zoom .
C rear paneles para la división horizontal y vertical de la
pantalla usando el com ando Ficha Vista/Ventana/Dividir
o haciendo referencia al cuadro división que aparece en
la barra de desplazamiento.
1.- A plicar el zoom y los paneles de
visualización para dividir la pantalla
de form a horizontal y vertical.
M aterial de trabajo
del alum no.
C om putadora.
39
38: O pciones de
V isualización
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
C om putadora.
U tilizar la Ficha Insertar para insertar F orm as, T ablas,
ilustraciones, gráficos, vínculos y texto.
1.- insertar F orm as, T ablas,
ilustraciones, gráficos, vínculos y
objetos de texto para m ejorar el
contenido de una hoja de cálculo.
Insertar y m odificar Im ágenes.
2.- Insertar y m odificar Im ágenes.
C rear, m odificar y elim inar gráficos.
3.- C rear, m odificar y elim inar
gráficos.
A gregar com entarios a celdas haciendo uso de la Ficha
Revisar/Comentarios
C am biar de páginas utilizando la opción de Ir.
40, 41, 42, 43,
44, 45, 46, 47,
48, 49
39: F icha Insertar
40: T ipos de gráficos y tablas
de datos.
41: C reación y edición de
gráficos, m over y borrar
gráficos.
42: S eries en gráficos
43: G ráfico X Y
44: G ráfico S m artA rt
1.- A gregar, m odificar y elim inar
com entarios en una celda de la hoja
de cálculo.
E ncontrar datos específicos en casos previam ente
diseñados utilizando la opción de Buscar y Reemplazar.
2.- U tilizar adecuadam ente las
opciones de Ir, R eem plazar y B uscar
datos.
R evisar y corregir ortografía m ediante la Ficha
Revisar/Revisión/ Ortografía.
3.- C orregir ortografía de una hoja de
cálculo.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
Lexcel 01:
E xplicación del
A lgebra
Lexcel 03:
F unciones
m atem áticas
C om putadora.
50
45: C om entarios
46: Ir a buscar y reem plazar
47: O rtografía
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
TIEMPO EN
SEMANAS
0.5
TEMAS
Botón Microsoft Office
SUBTEMAS
G uardar y G uardar com o
O pciones especiales: A brir
COMPETENCIA
C om parar las versiones anteriores de M icrosoft O ffice
con la versión M icrosoft O ffice 2007 para observar los
cam bios en la desaparición de M enús.
M odificar propiedades de im presión
0.5
Imprimir una hoja
M odificar m árgenes
E ncabezados y pies de pàgina
Im prim ir atributos de la hoja
D escribir la funcionalidad de las opciones de
propiedades de im presión, m odificar m árgenes,
encabezados, pies de página y atributos de la hoja de
cálculo.
INDICADOR
G uardar archivos con diferentes form atos a través de la
opción G uardar y G uardar com o del B otón M icrosoft
O ffice.
E xam inar las diferentes opciones del botón Abrir
C rear nuevos libros usando plantillas ya diseñadas
m ediante el botón Microsoft Office/Nuevo de Excel
E nviar una hoja de cálculo a una dirección electrónica
haciendo referencia al botón Microsoft
Office/Compartir/Correo electrónico
OBJETIVOS
ACTIVIDADES SUGERIDAS
PARA EL ALUMNO
(CONTENIDAS EN EL
MATERIAL DE TRABAJO)
TUTORIAL
SUGERIDO
RECURSOS
1.- R econocer diferencias entre las
versiones anteriores de M icrosoft
O ffice con la versión M icrosoft O ffice
2007.
2.- C rear libros usando plantillas.
3.- A brir y guardar archivos con
diferentes form atos.
51, 52
4.- C om partir hojas de cálculo con
otros usuarios de Internet a través de l
correo electrónico.
48: N uevo botón M icrosoft
O ffice
49: G uardar y G uardar com o
50: N uevo Libro
51: E nviar a una dirección
electrónica
C om putadora.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
Internet.
C onfigurar opciones de im presión e im prim ir hojas de
cálculo seleccionadas.
E stablecer opciones de las hojas que controlan la
apariencia de las hojas im presas.
D efinir áreas de im presión utilizando la opción Ficha
Diseño de página/Configurar página/ Área de impresión
Im prim ir una o m ás hojas usando el cuadro de diáolgos
del botón Microsoft Office/Imprimir/Imprimir
A plicar E ncabezados y pies de página personalizados a
las hojas de cálculo.
1.- C onfigurar e im prim ir libros y hojas
de cálculo de acuerdo a necesidades
específicas del usuario.
53
52:V ista prelim inar (incluye
Á rea de im presión, Im prim ir
una hoja, Im prim ir m ás de
una hoja, M odificar
propiedades de im presión,
M odificar m árgenes e
Im prim ir atributos de hoja).
C om putadora.
M aterial de trabajo
del alum no.
C D del alum no.
Hoja de Cálculo
Introducción
La necesidad de realizar cálculos para muchas tareas cotidianas se remonta
a una historia de más de mil años. Es precisamente esta necesidad la que
desencadena el origen y desarrollo de máquinas para facilitar los cálculos,
que después dieron origen a la computadora moderna. Las viejas y enormes
computadoras podían realizar más operaciones en un tiempo mucho menor y
con mayor precisión que cualquier persona. Con el pasar de los años, el uso
de la PC (Personal Computer) se vuelve popular a partir de 1980, cuando se
desarrolla software que facilita algunas tareas diarias de las personas comunes
y no sólo de los gobiernos o centros de investigación. Uno de los programas de
software más útiles fue la hoja electrónica de cálculo.
La aparición de la hoja de cálculo marcó un notable incremento en la
aceptación de la computadora personal (PC) como herramienta de trabajo en
los pequeños negocios, las escuelas y en el hogar, ya que permite automatizar
muchas tareas que antes se realizaban con una hoja de papel, lápiz y tal vez
una calculadora.
Aunque hay muchas marcas de hojas de cálculo, Microsoft Excel es la más
popular del mundo. Excel es parte de los programas de la suite de oficina
Microsoft Office. Aunque este material tiene como base Excel (Microsoft Office
Excel 2007), después de estudiarlo serás capaz de trabajar con cualquier marca
de hoja de cálculo a la que te enfrentes en un futuro.
Reflexión previa
Describe 5 situaciones en que las personas tenían necesidad de realizar cálculos,
antes de la aparición de las calculadoras y computadoras.
En los lugares de comercio siempre es necesario hacer cuentas rápidamente y sin
errores y sin la ayuda de estas máquinas, podrían tardarse mucho tiempo o hacer
mal los cálculos.
1.
En los censos de población en las ciudades grandes, era muy difícil y tardado
debido a las grandes cantidades que manejaban y era muy fácil cometer errores.
2.
Cuando se empezó a utilizar el impuesto o tributo proporcional a las
ganancias de cada ciudadano.
3.
Los cálculos astronómicos que realizaban las antiguas civilizaciones en cuanto a
distancias, tamaños y tiempos.
4.
Toda la física necesaria para realizar los cálculos en las estrategias militares
(misiles, trayectorias, rutas, distancias, etcétera).
5.
2
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
01
Actividad
LExcel
01
Lámina de apoyo: Línea de tiempo sobre la historia
del cálculo
Principios de la Hoja de Cálculo
Libros y hojas
Los archivos de la hoja de cálculo se conocen como libros. Un libro está
formado de una o más hojas de cálculo. En su concepción más simple, una hoja
de cálculo es un cuadriculado de filas y columnas donde se pueden guardar
datos y aplicar fórmulas. La utilidad y el poder de la hoja de cálculo están
en su capacidad de realizar cálculos con la información que contiene la hoja.
Las hojas de cálculo tienen la enorme ventaja de que si alguno de los datos
cambia, no es necesario volver a hacer los cálculos, ya que los resultados se
actualizan automáticamente.
Pantalla principal de Excel 2007
Al iniciar MS Excel 2007 se crea un nuevo libro en blanco. La nueva interfaz de
la versión 2007 facilita al usuario a encontrar los comandos que necesita. Los
comandos del programa se encuentran agrupados en las diferentes fichas que
contiene la cinta de opciones.
1
3
2
7
5
4
6
8
3
1 Botón de Microsoft Office: Agrupa los comandos básicos para abrir, guardar
e imprimir un archivo. Este botón es común a casi todas las aplicaciones de
Microsoft Office 2007. Sustituye al menú Archivo de versiones anteriores
de Office.
2 Cinta de opciones: Está compuesta por fichas en las que se organizan
comandos o acciones específicos. Los controles de cada ficha se organizan
además en varios grupos.
3 Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de
comandos independientes de la ficha que se esté mostrando en la Cinta
de opciones.
4 Cuadro de Nombres: Muestra la referencia o dirección de la celda activa.
5 Barra de Fórmulas: Muestra el contenido real de la celda activa y permite
modificarlo.
6 Celda Activa: Indica la celda seleccionada donde se introducirán los datos.
7 Barra de Título: Muestra el nombre del programa y del libro activo.
8 Hojas de cálculo: Muestra los nombres de las hojas de un libro. Con un clic
puedes cambiar a otra hoja o renombrar una hoja con doble clic.
Cinta de opciones
La Cinta de opciones está diseñada para ayudarte a encontrar fácilmente
los comandos necesarios para completar tu trabajo. La Cinta de opciones
reemplaza los menús tradicionales de las versiones anteriores de Office. Los
comandos se encuentran organizados en grupos lógicos, que a su vez se
concentran en fichas. Estas fichas están relacionadas con un tipo de actividad,
como trabajar con fórmulas, insertar objetos o utilizar vistas del trabajo.
Fichas
Botones de comando
Grupos
TIP
Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones presionando las teclas
<Ctrl+F1>. También puedes ocultar la cinta haciendo doble clic en la
ficha activa.
La cinta de opciones también se maneja en otros programas de Microsoft
Office 2007 como Access, PowerPoint o Word.
4
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Nota
Importante: En este material utilizaremos la siguiente nomenclatura para
localizar algún comando en la cinta de opciones:
Ficha/Grupo/Comando
Por ejemplo, para referirnos al botón Copiar que se encuentra en el grupo
Portapapeles de la ficha Inicio, simplemente se mencionará:
Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar
1. Ficha
3. Botón Copiar
2.Grupo
Excel
01
Pantalla principal Excel 2007
Acceso rápido con el teclado
Algunas personas se sienten más cómodas y trabajan más rápido utilizando
únicamente el teclado y dejando el ratón sólo para algunas acciones menores.
Para ello, casi todas las aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen
las mismas funciones que muchos botones de comando.
Presiona y suelta la tecla <Alt>. Aparecerán pequeñas etiquetas sobre cada
función disponible en la ficha activa como se muestra en la siguiente imagen:
Presiona la letra o las letras que aparecen sobre la función que desees utilizar.
Dependiendo de las teclas que presiones podrán aparecer nuevas etiquetas.
Sigue presionando las letras hasta llegar al comando o control específico que
deseas utilizar.
5
Para que desaparezcan las etiquetas sobre los botones, únicamente vuelve a
presionar la tecla <Alt>.
Botones divididos
En las aplicaciones de Microsoft Office 2007 muchos botones están divididos
en dos secciones. La primera sección muestra un icono de identificación. Si
haces clic con el ratón sobre él, se ejecuta la acción inmediatamente. Al lado
de la imagen aparece un pequeño triángulo que indica que existe un menú
colgante con más opciones para ese botón. Observa la siguiente imagen:
Si das clic en la cubeta, inmediatamente las celdas
seleccionadas se rellenarán con el último color
utilizado.
Si das clic en este triángulo se desplegarán más
opciones de color para el relleno.
Cuadros de diálogo
En algunos Grupos aparece en la parte inferior derecha una pequeña flecha
diagonal
. Esta flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Al
presionarla, aparecerá una caja con más opciones relacionadas al Grupo.
También puede aparecer un panel de tareas con opciones detalladas de
alguna actividad. Por ejemplo, éste es el Cuadro de diálogo asociado al grupo
Fuente.
Desde aquí se tienen opciones relacionadas al formato de las fuentes, que no
aparecen directamente en el Grupo como botones.
6
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Barra de herramientas de acceso rápido
Es una barra personalizable con comandos independientes a la Cinta de
opciones. Te ayuda a tener acceso rápido a los comandos que más utilices en
un trabajo. Los comandos predeterminados de la barra son: Guardar, deshacer,
repetir e impresión rápida.
Puede ubicarse en dos lugares: a lado del botón de Microsoft Office o debajo
de la Cinta de opciones.
Puedes agregar o eliminar botones de comando de la Barra de herramientas
de acceso rápido de dos maneras diferentes:
1.
Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido que se encuentra en el extremo derecho de la barra. Aparecerá
un cuadro de diálogo como el siguiente, y desde ahí puedas agregar o
eliminar los comandos que desees.
2.
Haz clic sobre cualquier botón de la cinta de opciones con el botón
secundario del ratón y después selecciona la opción Agregar a la
barra de herramientas de acceso rápido. Esto agrega el comando
seleccionado a la barra de herramientas de acceso rápido, de modo que
sea de fácil acceso.
7
Conociendo Excel
1.
Inicia MS Excel 2007.
2.
Escribe cuáles son los grupos dentro de las siguientes fichas:
Ficha Insertar
- Tablas
- Ilustraciones
- Gráficos
- Vínculos
- Textos
Ficha Datos
- Obtener datos externos
- Conexiones
- Ordenar y filtrar
- Herramientas de datos
- Esquema
Ficha Fórmulas
- Biblioteca de funciones
- Nombres definidos
- Auditoría de fórmulas
- Cálculo
3.
Sin la ayuda del ratón y utilizando las teclas de Acceso rápido, escribe
cuáles son las combinaciones de teclas para seleccionar los siguientes
comandos:
Cambiar de fuente (Ficha Inicio/Fuente)
Alt + O + FE
Negritas (Ficha Inicio/Fuente)
Alt + O + 1
Zoom (Ficha Vista/Zoom)
Alt + N + Q
8
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
02
Actividad
Imágenes prediseñadas (Ficha Insertar/Ilustraciones)
Alt + B + Ñ
Texto Centrado (Ficha Inicio/Alineación)
Alt + O + AC
4.
Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido. Agrega los
comandos: Guardar como, Cerrar y Salir. Ordénalos de manera que queden
como en la siguiente imagen:
5.
Escribe los títulos de los cuadros de diálogo adicionales, que se ubican en
los siguientes grupos de la Ficha Inicio.
Fuente
Formato de celdas: Fuente
Alineación
Formato de celdas: Alineación
Número
Formato de celdas: Número
6.
Revisa tu respuesta anterior y observa que los tres cuadros (Fuente,
Alineación y Número) son en realidad el mismo cuadro de diálogo.
Escribe los nombres de todas las fichas que estén en este cuadro de
diálogo:
Número
Alineación
Fuente
Bordes
Relleno
Proteger
9
Entrada de Datos
Crear un nuevo libro
Recuerda que un archivo de Excel se llama libro. Un libro contiene una o más
hojas de cálculo. Se puede crear un nuevo libro en cualquier momento, aún y
cuando exista ya un libro en pantalla. Para crear un libro nuevo utiliza el botón
de Microsoft Office/Nuevo…
o la combinación de teclas <Ctrl+U>.
En el nuevo libro los datos se empiezan a introducir en el punto de inserción
de la celda activa. Puedes hacer clic en cualquier celda para que sea la celda
activa y poder introducir datos en ella.
Excel
Opciones de Excel para un nuevo documento
Referencia de una celda
La hoja de cálculo se compone de celdas, formadas por la intersección de una
columna (vertical) y una fila (horizontal).
Las columnas se identifican con letras (A, B, C…) y las filas se identifican con
números (1,2 3…). Para referirnos a una celda, se utiliza la letra de la columna
y el número de la fila que la forman, por ejemplo A1, B4 ó C12. A esto se llama
referencia de la celda.
Celda activa
Cuando trabajas con una hoja de cálculo, siempre hay una celda resaltada o
seleccionada. Ésta es la celda activa. Si escribes algo o aplicas algún formato,
los cambios tendrán efecto sobre la celda activa.
Para cambiar la celda activa puedes usar el ratón o moverte por la hoja de
cálculo usando las teclas de desplazamiento del teclado.
La dirección o referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres,
por ejemplo:
10
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
02
Conceptos básicos
03
Actividad
Define los siguientes conceptos clave relacionados con las hojas de cálculo:
1. Libro:
Documento que contiene una o más hojas de cálculo.
Hoja formada por columnas representadas por letras y
filas representadas por números.
2. Hoja de cálculo:
Intersección de una columna y una fila que puede contener información de
cualquier tipo.
3. Celda:
4. Fila:
Serie de celdas alineadas horizontalmente.
5. Columna:
Serie de celdas alineadas verticalmente.
“Nombre” de una celda con el cuál podemos identificarla utilizando
primero la letra de la columna en la que se encuentra seguida del número de fila.
6. Referencia:
7. Celda Activa:
de fórmulas.
Celda seleccionada cuyo contenido real podemos ver en la barra
11
Entrada y edición de datos
Para introducir un dato en la celda activa simplemente se escribe con el
teclado, pero el dato no entra a la celda hasta que presiones la tecla <Enter>
o te cambies a otra celda (cambies de celda activa). Es importante mencionar
que los comandos de la cinta de opciones (a excepción de los del grupo
Fuente) no funcionan mientras estás introduciendo un dato: es necesario
presionar <Enter> o cambiar de celda.
Para editar (modificar) un dato, haz doble clic en la celda que lo contiene, o
bien corrige la información directamente en la Barra de Fórmulas.
Cuando los datos no caben en una celda, la hoja de cálculo despliega una serie
de signos de número (#####) en la celda si es un dato numérico, o bien,
muestra el dato truncado si es texto. En realidad el dato está completo en la
celda, aunque el espacio para mostrarlo no sea suficiente.
Cuando estudiemos el uso de fórmulas, verás también que una fórmula mal
escrita o un error en los cálculos, desplegará un código especial en la celda.
En otras palabras, es posible que veas algo en la celda cuando el contenido
real es otro.
Siempre puedes verificar el contenido real de la celda activa en la Barra de
Fórmulas. Si la celda contiene un dato numérico, puedes acercar el puntero
del ratón a la celda para desplegar una etiqueta con el contenido completo de
dicha celda.
Excel
Referencia de una celda y edición de contenido
12
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
03
Deshacer y Rehacer
Al trabajar en un libro, Excel va guardando en una lista todos los cambios
que se van haciendo. Si cometes un error puedes deshacer la última acción
que se haya realizado con sólo dar clic al botón Deshacer de la Barra
de herramientas de acceso rápido o usando la combinación de teclas
<Ctrl+Z>. El menú colgante de este botón (el triángulo hacia abajo del botón
Deshacer) muestra en orden las últimas acciones que se han realizado y puedes
seleccionar tantas como quieras deshacer.
En caso contrario, si queremos repetir o restaurar una acción utilizamos el
botón Rehacer de la misma Barra de Herramientas de acceso rápido o
la combinación de teclas <Ctrl+Y>. El botón Rehacer también tiene su menú
colgante (el triángulo hacia abajo) para restaurar múltiples acciones.
Rehacer o Repetir
04
Actividad
El botón Rehacer a veces se convierte en el botón Repetir y cambia de forma.
Otras veces el botón no está disponible y queda inhabilitado. Experimenta con
el programa y los botones Deshacer, Rehacer (o repetir) y deduce:
1. ¿Cuándo aparece el botón Rehacer?
Cuando hemos utilizado la opción deshacer al menos una vez.
2. Dibuja el botón Rehacer.
3. ¿Cuándo aparece el botón Repetir?
Cuando se ha realizado alguna acción repetible.
4. Dibuja el botón Repetir.
5. ¿Cuándo se deshabilita el botón Rehacer?
Cuando se han restaurado todas las modificaciones hechas.
13
Combinaciones de teclas
Aprender algunas teclas o combinaciones de teclas puede ahorrarte mucho
tiempo cuando trabajas en una hoja de cálculo. Muchas combinaciones son
las mismas que en otras aplicaciones, lo que facilita su aprendizaje. Esta tabla
muestra las teclas y combinaciones de teclas que se pueden utilizar para mover
rápidamente el punto de inserción, para seleccionar o para editar celdas.
Teclas
Desplazamiento
Flecha izquierda
Moverse una celda a la izquierda
Flecha derecha
Moverse una celda a la derecha
Flecha abajo
Moverse una celda hacia abajo
Flecha arriba
Moverse una celda hacia arriba
Inicio
Ir a la primera celda de una fila
Ctrl+Inicio
Ir a la celda A1
Ctrl+Fin
Ir a la última celda con datos
Av Pag
Avanza hacia abajo una pantalla
Re Pag
Avanza hacia arriba una pantalla
Ctrl + flecha izq.
Ir a la primera columna
Ctrl + flecha der.
Ir a la última columna con datos
Ctrl + flecha arriba
Ir a la primera fila de un bloque de datos
Ctrl + flecha abajo
Ir a la última fila de un bloque de datos
Teclas
Selección
Shift + flechas
Seleccionar un rango de celdas contiguas
Ctrl + Clic
Seleccionar un rango de celdas no contiguas
Ctrl + Barra
espaciadora
Seleccionar toda la columna
Clic en la letra
de columna
Seleccionar toda la columna
Clic en el número
de fila
Seleccionar toda la fila
14
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Teclas
Edición
Doble clic
Editar un dato en la celda seleccionada o
en la barra de fórmulas
Clic en la barra
de fórmulas
Editar el dato de la celda seleccionada en la
barra de fórmulas
Enter
Introducir el dato de la barra de fórmulas a
la celda
Esc
Salir del modo de edición sin introducir
nuevos datos o sin realizar cambios a la
celda
Para utilizar una combinación de teclas, debes mantener presionada la
primera tecla y luego presionar la segunda tecla. Cuando se ejecuta la
acción, suelta las dos teclas.
Nota
Navegando en la hoja de cálculo
05
Actividad
1.
Escribe en la hoja siguiente la referencia de las celdas rellenas en esta
tabla:
15
Amarillo
Azul
B3
E11
Gris
C22
Naranja
J17
E17
B15
G21
Negro
Olivo
Púrpura
Rojo
Violeta
H9
F4
2.
Inicia en Excel una hoja de cálculo nueva.
3.
Usando las teclas de desplazamiento adecuadas, busca y anota aquí:
La letra de la última columna:
XFD
El número de la última fila:
1,048,576
La referencia (dirección) de la última celda:
XFD 1,048,576
En total ¿con cuántas celdas cuenta una hoja de Excel 2007?
17, 179, 869, 184
4.
Introduce en la hoja de cálculo la información que se muestra en la figura,
usando exactamente los datos y celdas que se muestran.
Por ahora no te preocupes por el formato (colores, ancho, alto de las
celdas, entre otros), únicamente asegúrate que cada dato esté correcto y
en la celda que le corresponde.
5.
16
Guarda tu trabajo en la carpeta que el profesor indique con el nombre
Pagos05.xlsx.
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Cortar, copiar y pegar
En el grupo Ficha Inicio/Portapapeles se encuentran los comandos Pegar,
Cortar, Copiar y Copiar formato.
Copiar y Cortar son acciones similares que sirven para pasar un dato o
datos seleccionados a una memoria temporal especial llamada portapapeles.
El portapapeles de Excel 2007 se muestra automáticamente en la pantalla
cuando contiene varios elementos, a menos que se encuentre desactivado.
Para ver el portapapeles en cualquier momento, utiliza el iniciador de cuadro de
diálogo del Grupo Portapapeles (la flechita diagonal que está en la esquina
inferior derecha del grupo) o bien presiona dos veces la combinación de teclas
<Ctrl+C>.
Portapapeles de Excel
La imagen muestra tres elementos que se han almacenado en el portapapeles,
ya sea que hayan sido copiados o cortados de la hoja de cálculo. Para pegar
alguno de los elementos del portapapeles en el punto de inserción, simplemente
se hace un clic sobre él.
Al copiar (botón Copiar o <Ctrl+C>), los datos seleccionados permanecen en
su posición original en la hoja de cálculo y una copia se crea en el portapapeles.
La acción cortar (botón Cortar o <Ctrl+X>), borra el contenido seleccionado
de su lugar de origen. Al momento de Copiar o Cortar, alrededor de la celda o
celdas seleccionadas, se activa una línea punteada animada. Para desactivarla
presiona la tecla <Esc>.
17
La acción Pegar (botón Pegar o <Ctrl+V>) coloca el contenido almacenado
en el Portapapeles en la ubicación que se elija: puede ser incluso en
una hoja diferente o en otro libro y se puede utilizar las veces que sean
necesarias. El portapapeles de Excel 2007 puede guardar hasta 24 elementos
seleccionados.
Cuando se usa el comando Pegar en alguna celda, Excel 2007 inserta
automáticamente una etiqueta inteligente de pegado. Con esta etiqueta
puedes elegir si el nuevo contenido tendrá el mismo formato que en la celda
original o si deseas aplicarle otro formato para que coincida con el formato de
su nueva ubicación, entre otras opciones.
La etiqueta inteligente de pegado permite realizar algunas acciones con
mayor rapidez y ahorra tiempo para aplicar el formato apropiado a la celda.
Analiza las opciones que tiene la etiqueta inteligente de pegado que se muestra
en la siguiente figura:
1
3
5
2
4
6
1
Aplica el mismo formato que tenía la celda copiada.
2
Aplica el mismo formato que tiene la celda donde se está pegando la
información.
3
Deja el mismo formato con el que fue copiada la celda.
4
Aplica el formato numérico que tenían las celdas al ser copiadas.
5
Aplica sólo el formato de la celda copiada, pero no peges el contenido
de dicha celda.
6
Vincula las celdas origen y destino, de modo que si cambian los valores
de origen, automáticamente cambiarán los valores en el destino.
18
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Portapapeles
06
Actividad
Las acciones de Copiar, Cortar y Pegar tienen estos nombres porque nos
recuerdan las actividades que se tenían que hacer para crear documentos
antes de que existieran las computadoras. Utiliza el siguiente espacio para
crear un artículo de algún tema de tecnología, utilizando información y recortes
de periódicos o revistas. Organiza la información para que incluyas al menos
3 fragmentos diferentes de textos y al menos 2 imágenes. Para realizar este
artículo debes:
Copiar algún fragmento de texto de periódicos o revistas, sin alterar el original.
Cortar textos e imágenes y colocar estos recortes en una mesa que hará la
función de portapapeles.
Pegar estos textos e imágenes tomándolos del portapapeles para ubicarlos en
su nuevo destino.
19
Mover y copiar sólo con el ratón
Puedes mover la información de una o más celdas seleccionadas con ayuda
del ratón, arrastrando la selección de un borde mientras el apuntador del ratón
cambia su forma a cuatro flechas:
Para copiar mientras se arrastra una selección, se mantiene presionada la
tecla <Ctrl> hasta que se suelta la información en su nueva posición (suelta
primero el botón del ratón y luego la tecla Control). Como ayuda adicional,
junto al puntero del ratón aparece un signo + y una pequeña etiqueta con el
nombre de la celda a la que te estás desplazando.
Cuando mueves o copias sólo con el ratón, la información no se guarda
en el portapapeles
Borrar contenido y formato de celdas
La tecla <Del> o <Supr> en tu teclado es la forma más fácil de eliminar el
contenido de las celdas seleccionadas. Sin embargo, esta tecla no elimina el
formato ni los comentarios que pudieran tener las celdas. Utiliza el comando
Ficha Inicio/Modificar/Borrar cuando sea necesario borrar algo en
especial. Analiza las opciones:
Borra el contenido de la celda y su formato.
Borra solamente el formato de la celda.
Borra solamente el contenido de la celda,
quedando preestablecido el formato.
Borra solamente los comentarios asignados a la celda.
20
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Nota
Excel
04
Copiar, Cortar y Pegar (incluye mover y borrar)
Parámetros de fila y columna
Puedes modificar el ancho de una columna o el alto de una fila directamente
con el ratón. Para cambiar el ancho de una columna, coloca el puntero en el
extremo derecho del encabezado de columna (la letra de columna), hasta que
tome la forma de dos flechas y arrastra.
Para cambiar el alto de una fila coloca el puntero en el extremo inferior del
encabezado de fila (el número de fila), hasta que tome la forma de dos flechas
y arrastra.
Adicionalmente, cuando el puntero tiene la forma de flechas, puedes hacer
doble clic para un ajuste automático que se adapta a los contenidos de las
celdas en una fila o columna.
Si necesitas aplicar dimensiones específicas a columnas o filas, selecciona en
la Ficha Inicio/Celdas/Formato/Alto… o Ancho…
Excel
05
Parámetros de fila y columna
21
Operaciones con filas y columnas
Para seleccionar una fila completa o toda una columna, haz un clic en el
encabezado de columna o de fila. Verás que el puntero cambia a la forma de
una flecha gruesa vertical
para columnas u horizontal
para filas.
Si en este punto haces un clic secundario con el ratón, un menú contextual te
dará opciones para insertar, eliminar, ocultar o mostrar filas o columnas.
Mini barra de herramientas
Menú contextual
Aparece también una minibarra de herramientas que es útil para aplicar
formato al área seleccionada. Esta minibarra facilita el trabajo con fuentes,
estilos de fuente, tamaño de fuente, alineación, color de texto y uso de
decimales. No es personalizable.
Para mostrar de nuevo una fila o columna oculta, hay que hacer un clic
secundario justo en la línea donde debería estar la fila o columna que se desea
mostrar, cuando el puntero del ratón toma la forma de doble línea con doble
flecha. En la figura siguiente por ejemplo, está oculta la columna F.
También puedes utilizar las teclas <Ctrl+Shift+(> para mostrar las filas de
una sección o <Ctrl+Shift+)> para mostrar las columnas.
Excel
Insertar, eliminar, ocultar y mostrar filas y columnas
22
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
06
Manejo de celdas
07
Actividad
1.
Inicia Excel y abre el libro Pagos.xlsx que se encuentra en tu CD o
carpeta de actividades.
2.
Modifica el título de la tabla a “Pagos realizados en 2005”.
3.
Agrega a partir de la celda I3 los títulos de los meses de agosto a
diciembre.
4.
Abre el portapapeles de Office.
5.
Con ayuda del ratón, las teclas de acceso rápido y el portapapeles, realiza
las siguientes acciones:
a. Copia los gastos del mes de enero y pégalos en octubre y diciembre.
b. Haz que los pagos de agua de los meses de febrero y marzo, sean
iguales a los de agosto y septiembre.
c. Pega sobre los datos de Luz y Teléfono de junio y julio, para que
sean iguales a los de agosto y septiembre.
d. Copia los gastos de Gas de marzo y abril, pues debe ser el mismo
para agosto y septiembre.
e. En el mes de noviembre se pagaron cantidades iguales que en otros
meses: Agua igual que en marzo, Luz igual que en agosto, Teléfono
igual que en abril y Gas igual que en enero.
6.
Selecciona completas las filas 1 - 7 y copia la tabla en A10.
7.
Modifica el segundo título a “Pagos realizados en 2006”.
8.
Escribe los pasos que realizaste para copiar la tabla completa.
Seleccionar el rango indicado, presionar las teclas Ctrl + C, hacer clic en la
celda A10 y presionar la tecla Enter.
9.
¿Cuántos elementos tienes en el portapapeles?
Nueve
23
Trabajo con Hojas de Cálculo
Manejo de las hojas de un libro
Un nuevo libro de Excel tiene de forma predeterminada tres hojas de cálculo.
Aunque para muchas aplicaciones estas tres hojas son suficientes, en ocasiones
es necesario insertar más hojas, reorganizar o incluso eliminar alguna hoja
existente.
Las hojas están identificadas con etiquetas que de forma predeterminada se
llaman Hoja1, Hoja2, Hoja3, etcétera. Puedes cambiar el nombre de una hoja
haciendo doble clic sobre su etiqueta.
Además de cambiar el nombre, es posible mover, copiar, insertar o eliminar
hojas de cálculo en un libro, haciendo un clic secundario sobre la etiqueta de
una hoja. Este es el menú contextual de la etiqueta de una hoja de cálculo:
Si en el menú contextual eliges el comando Mover o copiar..., aparece la
siguiente caja de diálogo:
Permite elegir el libro actual o un
nuevo libro para mover o copiar la
hoja seleccionada.
Define en qué lugar del libro se desea
mover o insertar la hoja.
Si se activa esta opción se crea una
copia de la hoja seleccionada. Si está
desactivada, sólo se mueve la hoja a
la nueva posición.
Para insertar una hoja de cálculo nueva sigue alguno de estos pasos:
Haz clic en la ficha Insertar hoja de cálculo
que se encuentra
a la derecha de las etiquetas de las hojas existentes en un libro. La nueva
hoja se insertará al final de las demás hojas, pero puedes arrastrarla a una
nueva posición.
24
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Para insertar una hoja nueva antes de una hoja seleccionada, da clic al
comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar hoja…
También puedes dar clic a una hoja de cálculo existente con el botón
secundario del ratón y del menú contextual seleccionar Insertar. Desde
el cuadro de diálogo Insertar que se despliega, selecciona Hoja de
cálculo.
Para eliminar una hoja de cálculo existente utiliza el comando Ficha/Inicio/
Celdas/Eliminar/Eliminar hoja…
También puedes eliminar una hoja haciendo clic con el botón secundario del
ratón sobre la etiqueta de la hoja de cálculo y seleccionando Eliminar del
menú contextual.
Excel
07
Manejo de las hojas de un libro
Insertar celdas
Es posible insertar una celda en cualquier lugar de la hoja de cálculo, pero
toma en cuenta que al hacerlo las celdas existentes se desplazan para dar
cabida a la nueva celda.
Para insertar una celda es importante seleccionar la celda que se desea
desplazar. El comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar celdas…
muestra la siguiente caja de diálogo.
Mueve a la derecha el contenido de la
celda seleccionada y de todas las que estén
directamente a su derecha.
Mueve hacia abajo el contenido de la celda
seleccionada y de todas las celdas directamente
debajo de ella.
Inserta toda una fila arriba o toda una columna
a la izquierda de la celda seleccionada.
25
Eliminar celdas
De manera contraria a insertar, cuando se elimina una celda, las celdas
contiguas se desplazan para ocupar el lugar de la celda eliminada.
No confundas eliminar una celda con borrar su contenido. Al borrar el
contenido la celda se queda ahí, pero si la eliminas, otras celdas ocuparán su
lugar. Las celdas desplazadas cambian de referencia, de manera que la hoja
de cálculo conserva su integridad de filas y columnas, por lo que no tienes que
preocuparte.
Para eliminar una celda o celdas seleccionadas, utiliza el comando Ficha
Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar celdas… que muestra la siguiente caja
de diálogo:
Mueve a la izquierda el contenido de la
celda seleccionada y de todas las que estén
directamente a su derecha.
Mueve hacia arriba el contenido de la celda
seleccionada y de todas las que estén
directamente debajo.
Elimina toda la fila o toda la columna en que
está la celda seleccionada.
Excel
Insertar y eliminar celdas
Formato de Datos
Alineación, rotación y sangría
Al introducir información en las celdas, de forma automática los números se
alinean siempre a la derecha de la celda y los textos se alinean siempre a la
izquierda. Si necesitas modificar la alineación de cierta información, puedes
utilizar los botones Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha
de la Ficha Inicio/Alineación.
También es posible alinear el contenido de una celda verticalmente, para
ubicarlo en la parte superior, central o inferior de una celda.
26
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
08
La forma más exacta de realizar una alineación o incluir una sangría (espacio
entre el extremo de la celda y su contenido) es a través del cuadro de diálogo
de la Ficha Inicio/Alineación, que aparece al dar clic al iniciador de cuadro
de diálogo de este grupo (la flecha pequeña diagonal de la parte inferior).
Analiza cuidadosamente todas las opciones de esta ficha:
Sangría
Determina el espacio entre el dato y la
orilla de la celda.
Orientación
Cambia el contenido de una celda a
orientación vertical. Orientación (giro en
grados) del texto.
Alineación Horizontal
Podemos definir las alineaciones
a la derecha, a la izquierda,
centrado o justificado dentro del
ancho de una celda.
Alineación Vertical
Podemos definir las alineaciones
superior, inferior, centrado, justificado o distribuido dentro de la
altura de una celda.
Ajustar texto
Distribuye un texto en varios renglones, ajustando el alto de la fila.
Reducir hasta ajustar
Reduce el tamaño de la fuente para que el texto quepa en el ancho
de la celda.
Combinar celdas
Permite combinar o descombinar dos o más celdas seleccionadas.
Excel
09
Alineación, rotación y sangría
27
Formatos de celda
Dar formato quiere decir modificar la apariencia de los datos, sin que se
modifique su contenido o estructura. Todas las acciones para dar color, estilos,
tipos de letra y demás aspectos que tienen que ver con la presentación o
apariencia de la celda, caen dentro de la categoría de Formato.
Puedes modificar casi todos los parámetros de formato con los botones del
grupo Ficha Inicio/Fuente.
Si deseas más control, utiliza los comandos de la ventana Formato de celdas
que aparece al activar el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente.
Excel
Formatos de celda
28
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
10
Bordes
Los bordes se aplican a una o varias celdas que se quieren resaltar o marcar
como alguna parte importante de la hoja de cálculo.
Cuando deseamos aplicar un borde a una o más celdas seleccionadas, damos
clic en la flecha junto al botón Ficha Inicio/Fuente/Borde, para elegir
alguno de los bordes predefinidos.
Para aplicar bordes con estilos más
específicos, selecciona la opción
Más bordes…
Estilo y color de la línea del borde.
Bordes preestablecidos con contorno y borde
interior.
Se define la ubicación del borde de la celda.
29
TIP
El botón Bordes muestra el estilo de borde usado por última vez. Para
aplicar directamente ese estilo haz clic en el botón y no en la flecha.
Sombreados y tramas
Los sombreados y tramas (color o tipo de fondo) se aplican a una celda que se
quiere resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de cálculo.
Desde el botón colgante en la Ficha Inicio/Fuente/Color de relleno
puedes aplicar un sombreado a una o varias celdas seleccionadas. Elige alguno
de los colores predefinidos que aparecen cuando das clic en el triángulo del
botón.
Para aplicar rellenos con estilos más específicos, es necesario utilizar la caja
de diálogo Formato de Celdas que se selecciona desde el botón colgante en
la Ficha Inicio/Celdas/Formato celdas. En este cuadro de diálogo usa la
ficha Relleno.
Aplica color de fondo a las celdas utilizando la paleta de colores.
Da color al primer plano para crear una trama que utilice dos colores.
Las tramas son diseños de
patrón, como cuadriculados,
líneas diagonales, puntos, entre otros.
Agregar colores que no están
disponibles en la paleta de
colores.
Aplicar degradado, textura y
rellenos en las celdas seleccionadas.
30
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Aplicando formato
08
Actividad
Crea un libro nuevo y realiza las siguientes actividades:
1.
En la celda F4 introduce tu nombre completo. Cambia el formato de fuente
de la celda F4 a Garamond, 13 puntos, color azul, negritas, con bordes
externos.
2.
Cambia el color de la etiqueta de la primera hoja a rojo.
3.
Cambia el nombre de la primera hoja (su etiqueta) a “Administración”.
4.
Ajusta automáticamente el ancho de la columna F para que se adapte
exactamente al texto.
5.
Inserta una nueva hoja al libro, de manera que quede después de la
primera hoja.
6.
Crea una copia de la hoja “Administración” ubicándola al final de todas las
hojas. Renombra esta hoja como “Alumnos”.
7.
Mueve la hoja “Alumnos” antes de la hoja “Administración”.
8.
Guarda el libro en la ubicación que indique tu profesor con el nombre
Admins08.xlsx.
Combinar celdas
Al combinar dos o más celdas aparecen como si fueran una sola. Un grupo de
celdas seleccionadas se combinan con el botón Ficha Inicio/Alineación/
Combinar y centrar
Notarás que este es un botón dividido que contiene otras opciones de
combinación. La referencia (dirección) de la celda combinada será la de la
primera celda del grupo. Para desactivar la combinación de celdas puedes usar
también el mismo botón.
Excel
11
Bordes, sombreado, tramas y copiar formato
31
Copiar formato
A veces se quiere dar a una celda o conjunto de celdas, el mismo formato
(colores, estilos, tamaños y fuentes) que se ha aplicado a otra parte de la hoja
de cálculo. En vez de establecer manualmente los colores, estilos, tamaños y
fuentes, puedes copiar el formato de una celda a otra.
Para hacerlo basta seleccionar la celda que ya tiene el formato y presionar el
botón en la Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar formato. Después, con el
nuevo puntero del ratón con forma de brocha, basta seleccionar las celdas en
las que se quiere copiar el formato.
Aplicar formato – Horario
09
Actividad
1.
Inicia un nuevo libro de Excel.
2.
Cambia el nombre (etiqueta) de la primera hoja de cálculo a Horario.
3.
A partir de la fila 3, captura tu horario de clases, utilizando columnas para
cada día de la semana y filas para cada periodo de clase.
4.
Modifica el ancho de las columnas y el alto de las filas para una mejor
presentación.
5.
Escribe el título “Horario de Clases” en la celda B1. Después selecciona
todas las celdas desde B1 hasta G1 y combínalas con el botón Combinar
y Centrar.
6.
Utiliza las herramientas del grupo Fuente para asignar estilos de fuentes,
alineación, bordes y sombreados. Puedes usar diferentes colores.
7.
Utiliza la herramienta Copiar formato para dar a la tabla un formato
uniforme sin tener que asignar manualmente el formato a cada parte.
8.
Guarda tu trabajo con el nombre Horario09.xlsx.
Formato Número
De forma predeterminada los valores numéricos tienen un formato estándar,
pero para muchas aplicaciones es más conveniente mostrar los números con
algún formato especial. Imagina que en una celda está el número 75456.876.
Con el botón Ficha Inicio/Número/Estilo millares
los números se
muestran con separadores de miles y dos decimales. En nuestro ejemplo el
número se vería así: 75,456.88 (redondeado con dos decimales).
Los botones
Aumentar decimales y Disminuir decimales permiten
mostrar el número con más o menos posiciones decimales respectivamente.
Los botones de Formato de número de contabilidad ($) y porcentaje,
son otras maneras de mostrar números en una celda. El mismo número
puede mostrarse de varias maneras usando uno o varios de estos formatos en
combinación, por ejemplo:
32
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
75,456.8760
con 4 decimales
75,456.9
con 1 decimal
75,457 con 0 decimales
$ 75,456.88
con formato de contabilidad
7545688%
con formato de porcentaje sin decimales
Es importante mencionar que sea cual fuere el formato que apliques a un
número, sólo cambia su apariencia en la hoja, pues el dato original permanece
intacto. En todos los casos anteriores, el número que está realmente en la
celda sigue siendo 75456.876 y lo puedes comprobar revisando el contenido
de la celda en la barra de fórmulas.
Por la misma razón, es necesario recordar que al introducir valores numéricos,
sólo debes teclear los números, evitando escribir comas para separar los miles
o símbolos como $ u otros. Los separadores de miles, símbolos de moneda y
porcentaje, entre otros, se aplican utilizando comandos de formato.
En el grupo Número se encuentra un menú colgante en donde puedes
seleccionar un formato de número de forma rápida.
Para formatos de número más específicos es necesario utilizar la caja de diálogo
Formato de celdas (Número), dando clic al iniciador de cuadro de diálogo
(la flecha pequeña diagonal) del grupo Número.
33
Indica el número de decimales (hasta 30 posiciones).
Separa con una
coma los miles.
Forma en que se presentarán los números negativos.
Acerca de la configuración regional:
El separador de miles (una coma o un punto), el separador de decimales
(un punto o una coma), el símbolo de moneda y el formato de fecha
predeterminados, dependen del país en que te encuentres. Se especifican
en la configuración regional del sistema operativo (Windows o Mac OS).
Si en tu equipo estos símbolos están mal configurados o tienes necesidad
de cambiarlos, pregunta a tu profesor cómo se hace.
Formato Fecha
Puedes introducir una fecha directamente separando el día, mes y año con
guiones o líneas diagonales. Excel sabrá automáticamente que se trata de un
dato de fecha y lo presenta adecuadamente. Por ejemplo: el 30 de enero
de 2008 se puede introducir de cualquiera de estas formas (entre otras
posibilidades):
30/01/2008
30/1/8
30-1-08
30/ene/8
Una vez introducido un valor de fecha, Excel aplicará un formato de fecha
automáticamente que se puede modificar con las opciones del menú colgante
Formato de Número del grupo Número. También puedes utilizar el cuadro
de diálogo Formato de Celda (Numero).
34
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Nota
Formato de Número de contabilidad
Este formato agrega automáticamente un símbolo monetario como $ y muestra
los números con separador de miles y dos decimales. El menú colgante del
botón
contiene diferentes símbolos monetarios que varían dependiendo
de la configuración regional de tu computadora.
Estilos más específicos se aplican con las opciones del cuadro de diálogo
Formato de celda/ Número, directamente en las Categorías de Moneda o
Contabilidad.
Indica el símbolo de la moneda correspondiente a la región.
Forma en que se presentarán los números negativos.
35
Formato Porcentaje
Al aplicar el formato de porcentaje, cualquier número en la celda aparece
multiplicado por 100 y seguido del símbolo de porcentaje %. Por ejemplo: 0.15
se verá como 15%, 0.03 se verá como 3% y 12 se verá como 1,200%. No
olvides que 3% es en realidad el número 0.03 y 1,200% es en realidad un 12.
Analiza también el cuadro de diálogo Formato de celda/Número,
directamente en la Categoría de Porcentaje.
Excel
12
Formato número, fecha, contabilidad y porcentaje
Formato de celdas
10
Actividad
1.
Inicia un nuevo libro en Excel.
2.
Copia en forma idéntica la siguiente tabla.
36
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
3.
Utiliza los comandos de la Ficha Inicio/Grupo Número para dar
formato a las columnas y filas de manera que tu trabajo quede igual a
la siguiente imagen. No debes volver a teclear nada. Dar formato a los
números debe ser suficiente para que queden igual.
4.
Utiliza también los comandos del grupo Fuente para agregar formato
de relleno y bordes, así como el botón Combinar y Centrar cuando se
requiera.
Estilos
Los estilos son formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente
a una o más celdas. Un estilo puede incluir formato de número, alineación,
color, bordes y tramas, entre otras. La ventaja de utilizar un estilo en vez
de formatos por separado, es que al aplicarlo a una celda, se aplican todos
los formatos al mismo tiempo. Los estilos le dan a una tabla una apariencia
predefinida de forma rápida.
Los estilos se pueden aplicar a las celdas seleccionadas desde el grupo Ficha
Inicio/Estilo. Los estilos disponibles se identifican por el Nombre de estilo.
El grupo Estilo tiene 3 botones que por practicidad describiremos en orden
distinto a como aparecen en el grupo:
37
Estilos de celda
Dar formato como tabla
Para dar formato rápido de tabla, puedes utilizar los formatos preestablecidos
que incluye Excel. Es muy sencillo dar una excelente apariencia a una tabla:
Selecciona el conjunto de celdas al que quieras aplicar el estilo y desde el botón
de la Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla selecciona algún estilo
predefinido.
Formato condicional
Con un formato condicional se resaltan y enfatizan celdas dependiendo de
su contenido. El formato condicional puede cambiar automáticamente si el
contenido de una celda cambia. Así puedes encontrar rápidamente valores fuera
de rangos o identificar tendencias.
38
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Como podrás ver, el botón de Formato condicional contiene 5 opciones
principales que a su vez contienen comandos más detallados:
Resaltar reglas de celdas. Permite elegir un formato para resaltar
sólo las celdas que cumplan con alguna de las condiciones que se
especifiquen. Por ejemplo, puedes hacer que el color de texto sea rojo
si el valor de una celda es menor que 6 y que sea verde si es mayor
que 8.
Reglas superiores e inferiores. Sirve para resaltar N elementos
de un grupo de celdas que cumplan con alguna de las condiciones
disponibles, como ser los N mejores, los N inferiores o estar por
encima del promedio.
Barras de datos. Ésta es una vistosa forma de agregar una ayuda
gráfica a una lista de datos. Permite desplegar una barra de color cuya
longitud depende del valor de una celda comparado con los valores de
otras celdas de una lista.
Escalas de color. Tiene la misma función que el formato de Barras
de datos, pero en vez de mostrar barras de diferentes longitudes,
asigna diferentes tonalidades de color a las celdas.
Conjuntos de íconos. Similarmente a los dos anteriores, este
comando permite desplegar en las celdas, iconos que cambian
dependiendo de su valor, en comparación con los valores de otras
celdas en una lista.
Excel
13
Estilos
39
Estilos
1.
Inicia un nuevo libro en Excel.
2.
En las celdas A1 - A10, captura los números del 1 al 10, utilizando una
celda para cada número.
3.
Copia esta lista a las columnas B, C, D, E, F y G.
4.
Ahora copia la tabla creada (A1 - F10) en la celda A1 de la Hoja2 y en
la celda A1 de la Hoja3. Deberás tener copias idénticas de la tabla de
números en las 3 primeras hojas del libro.
5.
Renombra las hojas. La Hoja1 debe llamarse “Estilos de Celda”. A la
Hoja2 nómbrala “Formato de Tabla”. Renombra la Hoja3 como “Formato
Condicional”.
6.
En la hoja “Estilos de Celda” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Estilos
de celda para aplicar un estilo diferente a cada columna de números.
7.
En la hoja “Formato de tabla” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Dar
formato como tabla para dar un formato a toda la tabla. Recuerda que
debes seleccionarla primero. Cuando el comando te pregunte dónde están
los datos y si tienen o no encabezados, revisa que des las respuestas
correctas.
8.
Ahora ve a la hoja “Formato condicional”, donde paso a paso comprobarás
cada una de las opciones realizando lo siguiente:
a.
Selecciona los 10 números de la columna A. Utiliza el botón Ficha
Inicio/Estilo/Formato condicional/Resaltar reglas de celda/
Es mayor que... para hacer que todas las celdas mayores que 7.5
tengan un Relleno verde con texto verde oscuro.
b.
Similarmente en la misma columna A, aplica un formato condicional
para que todas las celdas menores que 6 tengan un Relleno rojo con
texto rojo oscuro.
c.
Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para
verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al
contenido de la celda.
d.
Ahora selecciona los 10 números de la columna B. Utiliza el botón
Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Reglas superiores e
inferiores/Por debajo del promedio para resaltar con rojo los
valores que estén debajo de la media de la lista.
40
e.
Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para
verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al
contenido de la celda.
f.
Selecciona los 10 números de la columna C. Utiliza el botón Ficha
Inicio/Estilo/Formato condicional/Barras de datos y aplica
cualquier color. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba
cómo la longitud de las barras se adapta a la comparación de los
valores de las celdas.
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
11
Actividad
g.
Selecciona los 10 números de la columna D. Utiliza el botón Ficha
Inicio/Estilo/Formato condicional/Escalas de color y aplica
cualquier combinación disponible. Cambia algunos valores de esta lista
y comprueba cómo la tonalidad de fondo se adapta a la comparación
de los valores de las celdas.
h.
En la columna E selecciona la lista de números y aplica la opción de
5 flechas del botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/
Conjunto de iconos. Cambia algunos valores de la columna E para
que verifiques que el icono que se muestra depende de la relación
de valores en la lista. En este caso, el valor medio se identifica con
una flecha horizontal; las flechas de todos los valores por debajo del
promedio se inclinan hacia abajo, mientras las flechas de los valores
arriba del promedio giran hacia arriba.
i.
Aplica un formato condicional de iconos diferente a los números de
las columnas F y G.
Estilos y Autoformatos
12
Actividad
1.
Inicia un nuevo libro en Excel.
2.
Captura la siguiente lista de calificaciones:
3.
Cambia el nombre de la hoja de cálculo a “Condicional”.
4.
Copia la tabla que capturaste a la Hoja2 y cambia su nombre por
“Estilos”.
41
5.
Regresa a la hoja “Condicional” y aplica a la lista de calificaciones un
formato condicional del tipo Barra de datos. Describe en este espacio qué
ventajas puede tener este formato para un alumno o profesor.
Para comparar el aprovechamiento de todos sus alumnos o si el alumno hiciera
una tabla de sus calificaciones, para analizar qué materias tiene que mejorar.
6.
Para conocer a los alumnos con mejor promedio, vuelve a seleccionar
la lista de calificaciones y aplica un formato condicional para destacar
aquellos valores que sean mayores al promedio del grupo.
7.
Ahora resalta de otro color a los alumnos que no aprobaron el curso.
8.
Escribe los nombres de los alumnos que no aprobaron:
Castro Carlos
Romero Jorge
Sánchez Vanessa
Vargas Andrea
9.
Cambia a la hoja de cálculo que nombraste como “Estilos”.
10. Selecciona el rango de todas las celdas y aplica un formato de tabla.
Recuerda que este comando requiere que confirmes el rango de la tabla.
11. Prueba con diferentes estilos de tabla. ¿Cuál es el nombre del estilo que
más te agradó?
Estilo de tabla oscuro 2
12. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre
Calificaciones12.xlsx.
42
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Ordenar datos
Cuando se trabaja con listas o tablas de datos, es muy común que se quieran
acomodar de acuerdo a algún criterio de ordenación. Por ejemplo, una tabla
con nombres de alumnos y calificaciones podría ordenarse alfabéticamente de
acuerdo al apellido del alumno o de mayor a menor promedio, entre otras
posibilidades.
Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus
columnas, selecciona uno de los elementos de la columna en cuestión y en
la Ficha Inicio/Modificar elige entre las opciones Ordenar de A - Z u
Ordenar de Z - A.
Pero si deseas ordenar tomando en cuenta más de una columna, es necesario
utilizar la opción Orden personalizado, la cual te permite considerar hasta un
máximo de sesenta y cuatro niveles para ordenar una tabla.
Los criterios de ordenado se guardan para que puedas volver a aplicarlos.
TIP
Puedes ordenar datos por texto (A - Z o Z - A), números (de menor a
mayor o de mayor a menor), fechas y horas, ya sea en una o en varias
columnas. También puedes ordenar de acuerdo a una lista personalizada o
a un formato, incluyendo el color de celda y el color de fuente. Además de
ordenar por columnas, también es posible ordenar por filas.
43
Excel
14
Ordenar datos
Ordenar alumnos
1.
Abre el libro Nombres.xlsx, que se encuentra en tu CD o carpeta de
trabajo.
2.
En la hoja Apellido, selecciona una celda en la segunda columna, que no
sea el encabezado y presiona el botón Ficha Inicio/Modificar/Ordenar
y filtrar/Ordenar de A - Z. Observa cómo se ordena toda la tabla
alfabéticamente por apellido. Escribe los 3 primeros apellidos de la lista:
Cencini, Freehafer, Giussani
3.
Selecciona la hoja Edad y elige una celda en la columna D, que no sea
el encabezado. En el mismo grupo de botones de comando, presiona
Ordenar y filtrar/Ordenar de mayor a menor. Observa cómo se
ordena toda la tabla numéricamente en orden descendente. Escribe las 3
primeras edades de la lista ordenada:
24, 23, 22
4.
En la hoja Personalizado, selecciona una celda en la primera columna
que no sea el encabezado y desde el botón Ordenar y filtrar/Orden
personalizado selecciona la opción Mis datos tienen encabezados.
Como primer criterio selecciona Sexo, agrega un nivel para ordenar por
Nombre como segundo criterio. Presiona Aceptar. Describe cómo ha
quedado ordenada la tabla:
Primero todos los hombres y dentro de cada
grupo de hombres y mujeres están ordenados alfabéticamente por nombre.
5.
En la hoja Color, selecciona una celda en la primera columna, que
no sea el encabezado. Utiliza el comando Ordenar y filtrar/Orden
personalizado. Selecciona la opción Mis datos tienen encabezados.
Como primer criterio selecciona la Edad, Ordenado por: Color de celda,
Criterio de ordenación: verde. Da clic en Aceptar y anota en este espacio
de qué forma cambió la lista al ordenarse con estos criterios:
En la columna Edad, todos los campos con el fondo verde se organizan en
la parte superior de la tabla.
44
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
13
Actividad
6.
Vuelve a realizar el paso 5 pero ahora agrega la Edad como un segundo
nivel de ordenamiento. Copia las primeras 4 filas de la tabla ordenada:
NombreApellidoEdad
StevenZare15
JanGiussani16
AndrewCencini18
Laura
Hellung Larsen 19
Escribe ¿cuál es el nombre del alumno(a) de menor edad?
Steven Zare
¿En qué año nació el alumno(a) de mayor edad de la lista?
1983
7.
En la hoja Libre ordena la tabla de modo que en la lista aparezcan primero
todas las Mujeres y luego los Hombres. Dentro de cada grupo (mujeres y
hombres) los alumnos deben estar ordenados por edad de mayor a menor.
¿Qué criterio utilizaste en el primer nivel de ordenación?
Sexo
¿Debe ser ascendente o descendente?
Descendente
¿Cuál debe ser el segundo nivel de ordenación?
Edad
¿Debe ser ascendente o descendente?
Descendente
¿Cuál es el nombre y la edad de la primera mujer de la lista?
Nancy Sergienko - 23
¿Cuál es el nombre y la edad del primer hombre de la lista?
Mariya Kotas - 24
45
Series de autollenado
En muchas listas con frecuencia es necesario llenar datos repetitivos como
series consecutivas de números o fechas. Por ejemplo, si necesitas crear una
lista con los números del 1 al 1000, escribir todos los meses del año o repetir
un dato cientos de veces, no es necesario teclearlos una y otra vez. Hay varias
formas de rellenar automáticamente grupos de celdas.
La forma más sencilla de autollenado es usando el ratón. Primero se introduce
el primer dato en una celda y luego se arrastra desde el botón Control de
relleno, que es el pequeño cuadro negro de la esquina inferior derecha de la
celda activa.
botón Control de relleno
Sabrás que estás sobre el botón Control de relleno de una celda, porque
el puntero del ratón, que normalmente tiene la forma de una cruz blanca
gruesa
, toma la forma de una cruz negra delgada
.
Al terminar el arrastre aparece una etiqueta de Opciones de autorelleno, con
las siguientes opciones:
Copia el contenido de la celda inicial a toda
la selección.
Realiza una secuencia a partir del dato inicial.
Sin insertar ningún dato a la celda, solamente
copia el formato de la celda inicial.
Rellena las celdas sin formato.
Otra forma de rellenar automáticamente una selección es usando el comando
Ficha Inicio/Modificar/Rellenar/Series. Analiza cuidadosamente las opciones
de este cuadro de diálogo:
46
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
El tipo de serie estándar es Lineal.
Sólo se activa para series Cronológicas
y permite elegir si el incremento será en
años, meses, días, etcétera.
Permite crear series que aumentan
de 1 en 1, de 2 en 2, etcétera. Para
series decrecientes introduce un valor
negativo en este espacio.
El número en que finaliza la serie.
Este valor es opcional.
TIP
Para rellenar una selección rápidamente con el contenido de la celda
situada encima, utiliza la combinación de teclas <Ctrl+J>. Para rellenar
la selección con el valor de la celda que se encuentra a la izquierda, puedes
presionar <Ctrl+D>.
Series de autollenado
14
Actividad
1. ¿Cuál crees que sea la mayor ventaja de utilizar las series de autollenado?
Nos evita la pérdida de tiempo llenando celdas con datos repetitivos o consecutivos y
así podemos aprovechar ese tiempo en otras tareas.
47
2. Escribe tres casos específicos en los que podrías hacer uso de la herramienta
de rellenado automático.
Cuando queremos asignar una clave numérica a cada una de las personas de una lista
(1,2,3,4,.....,n).
Hacer una línea de tiempo de cada año del siglo pasado ( 1900, 1901, 1902, ....
.., 1999).
Cuando queremos tabular los valores que toma una función para cada x dada desde
x = 1 hasta x = n.
Excel
15
Series de autollenado
Autollenado - Series
1.
Inicia un libro nuevo de Excel y copia los siguientes encabezados. Copia
también el formato y datos iniciales que se muestran.
2.
Utilizando el botón Control de relleno, rellena la columna A con los
números consecutivos del 1 - 1,500.
3.
Llena la columna B con decenas (10, 20, 30…) hasta el 15,000.
4.
Realiza la misma operación para llenar la columna C con centenas hasta
el 150,000.
5.
Rellena con horas la columna D creando una serie que complemente el
ejemplo.
6.
Utiliza el autollenado de días para las columnas E y F respetando el formato
inicial propuesto.
7.
Llena con meses consecutivos de uno en uno la columna G y con meses
salteados de dos en dos la columna H.
8.
Realiza el autollenado apropiado para complementar las columnas I, J y K.
48
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
15
Actividad
Filtros
Cuando se trabaja con listas de datos muy grandes y sólo requerimos trabajar
con parte de la información, es posible mostrar aquello que nos interesa
utilizando un filtro. Un filtro no modifica el contenido de una tabla: solamente
oculta parte de la información para facilitar el análisis de la misma.
La opción
dentro del menú de Ficha Inicio/Modificar/Ordenar
y Filtrar, despliega en la parte superior de cada columna de datos un menú
colgante. Este menú permite elegir cuál es la información que se desea mostrar,
ocultando el resto.
Cuando hay datos ocultos, aparece un pequeño embudo junto a la flecha del
menú colgante.
El menú colgante permite elegir los datos
que se desean filtrar.
Para eliminar un filtrado completamente, selecciona nuevamente la opción
del comando Ordenar y Filtrar.
Excel
16
Filtros
Hipervínculos
Los hipervínculos son ligas que se insertan en una hoja de cálculo para
acceder a otro archivo, un sitio Web o una dirección de correo electrónico. Un
hipervínculo se puede crear en una celda vacía, en una celda con contenido o
sobre una imagen. Una vez creado, al hacer clic en el hipervínculo se establece
la conexión con el archivo o dirección destino.
Para insertar un hipervínculo en la celda activa, se utiliza el comando dentro
de la ficha Insertar.
49
Elige el tipo de destino del vínculo.
Texto que se mostrará como hipervínculo.
Dirección que se desea abrir al momento de realizar el vínculo.
Puedes teclearla o bien usar las opciones de este cuadro para
navegar en las carpetas, archivos y páginas de tu equipo o para
seleccionar el destino.
Para eliminar un hipervínculo haz sobre él un clic con el botón secundario del
ratón y del menú contextual elige el comando Quitar hipervínculo.
Excel
17
Hipervínculos
Filtros
1. Menciona tres ventajas de utilizar los filtros.
Facilita el análisis de grandes grupos de datos por partes.
Facilita la localización de datos más específicos en grandes cantidades de información.
Agrupa información relacionada sin necesidad de eliminar filas enteras.
50
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
16
Actividad
2. ¿Cómo puedes eliminar un filtro de tu libro de Excel?
Seleccionando la celda donde se encuentra aplicado y haciendo clic sobre el botón
de filtro y seleccionando la opción “Borrar filtro de...”
3. ¿Con qué elementos se pueden establecer vínculos a partir de una celda
de Excel?
Archivo
Página Web
Lugar en el mismo documento
Dirección de correo electrónico
Filtros e Hipervínculos
17
Actividad
1.
2.
3.
Abre el archivo Musicos.xlsx de tu disco de trabajo.
Selecciona la tabla incluyendo sus encabezados y aplica el comando Ficha
Inicio/Modificar/Ordenar y filtrar/Filtrar.
Aplica los filtros necesarios a la lista para contestar cada una de las
siguientes preguntas:
a.
¿Quiénes fueron los compositores principales entre los años 1790 y
1795?
Haydn y Mozart
b.
Escribe el nombre de las principales obras escritas por Mozart en este
mismo período.
Casí fan tutte
La flauta mágica
Réquiem en Re menor
c.
Número de obras principales de Mozart y rango de años en que las
compuso.
1777 - 1791 16 obras
51
d.
Número de obras principales de Schubert y rango de años en que las
compuso.
1814 - 1828
e.
11 obras
Escribe el nombre de las obras escritas por Mozart en 1788.
Concierto # 26, Quinteto en La Mayor, Sinfonía # 40, Sinfonía # 41.
f.
¿Quiénes son los autores que escribieron obras en 1801?
g.
Menciona el año en que Beethoven compuso un mayor número de
obras.
h.
Nombra los autores contemporáneos a Beethoven.
i.
Número de sinfonías en la lista.
j.
Número de sinfonías escritas por Haydn.
k.
Autores que vivieron después de 1800.
Haydn y Beethoven
1805
Schubert y Haydn
18
6
Beethoven
Haydn
Schubert
l.
Nombre y año de la última obra escrita por Mozart.
1791 - La flauta mágica
m. Nombre y año de la primera obra escrita por Haydn.
1767 - Stabat Mater
n.
Nombre y año de la última obra escrita por Beethoven.
1825 - Gran fuga en Si bemol menor
o.
Nombre y año de la última obra escrita por Schubert.
1828 - El canto del cisne
52
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
4.
Inserta en la celda E1 un hipervínculo que te lleve a la página http://www.
grupoeducare.com. Prueba que funcione correctamente.
5.
Inserta en una celda vacía un hipervínculo que abra cualquier otro archivo
existente en tu computadora. El hipervínculo debe mostrar el texto “Clic
aquí para abrir”. Prueba que funcione correctamente.
6.
Quita el hipervínculo que existe en la celda E10 sin eliminar la celda ni su
contenido.
7.
Guarda tu trabajo con el nombre y en la ubicación que indique tu
profesor.
Fórmulas y funciones
Si no se pudieran realizar cálculos con la información que se captura en las
celdas, la hoja de cálculo sería una simple tabla y no serviría mucho. La
verdadera utilidad de la hoja de cálculo está, como su nombre lo indica, en
poder realizar cálculos con los valores que hay en filas y columnas. Y para ello
las hojas de cálculo utilizan fórmulas.
Una celda puede contener dos cosas:
Un valor, que puede ser un texto o un número (presentado en cualquier
formato).
Una fórmula, que sirve para realizar cálculos con los valores.
Para hacer un cálculo el programa necesita saber dónde están los datos
necesarios, es decir la o las referencias de las celdas involucradas en el cálculo.
En las fórmulas se utilizan principalmente referencias a celdas y rangos.
Rangos
Un rango es un conjunto de dos o más celdas. Para referirnos a un rango
se escriben entre paréntesis la referencia de la primera celda del rango, dos
puntos y la referencia de la última celda del rango, por ejemplo (A1:A7).
Otra forma de referirse a un rango, especialmente si las celdas no son contiguas,
es separando con comas todas las referencias de las celdas que forman el
rango, por ejemplo: (A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7).
Observa los siguientes rangos:
(A2:B4)
(E2,D4,F6)
(B6:D9)
53
Excel
Rangos
18
Crear fórmulas
Las fórmulas permiten realizar cálculos con los datos que contengan las celdas,
desde simples sumas o promedios, hasta complejos análisis. Las fórmulas se
pueden crear en cualquier celda y la hoja de cálculo mostrará el resultado de
la fórmula. Por regla, todas las fórmulas comienzan con el signo de igual =.
Después del signo = se escriben las direcciones o referencias de las celdas
involucradas y los operadores y funciones necesarios.
Las fórmulas más simples utilizan los operadores aritméticos de suma +, resta
-, multiplicación * y división /. Por ejemplo, para sumar los valores contenidos
en las celdas A6, A7 y A8, la fórmula se escribe =A6+A7+A8.
Al escribir fórmulas es muy importante que no utilices los valores numéricos,
sino siempre las referencias de las celdas que los contienen. En la siguiente
tabla, por ejemplo: para sumar el 2, el 5 y el 1, la fórmula que debe escribirse
en la celda D2 es:
Así aunque cambiaran los valores de las celdas A2, B2 o C2, el resultado de la
fórmula seguirá siendo correcto.
Excel
Crear fórmulas
54
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
19
Prioridad de las operaciones
De tus clases de matemáticas debes recordar que hay prioridades que deben
seguirse al realizar operaciones aritméticas y al utilizar funciones.
Observa la siguiente fórmula: =A4+A5*A6
¿Qué operación se realiza primero? La multiplicación por supuesto, ya que la
multiplicación tiene prioridad sobre la suma. Es decir, se calcula la multiplicación
de las celdas A5 y A6 y al resultado se le suma la celda A4. La hoja de cálculo
reconoce y respeta ésta prioridad automáticamente.
Completamente distinto sería escribir la fórmula así: =(A4+ A5)*A6
Al incluir los paréntesis, se le da prioridad a la suma, ya que las operaciones
entre paréntesis siempre se realizan primero. En este caso se suman las celdas
A4 y A5 y el resultado se multiplica por A6.
Para que lo comprendas mejor, realiza el ejercicio con números. Compara los
resultados de estas dos operaciones:
a) =4+3*2 esto es igual a 4 + 6, que da 10.
b) =(4+3)*2 esto es igual a 7 * 2, que da 14.
Analiza otro ejemplo: =A4+ B4*C4+D4
¿Cuál es la prioridad de las operaciones? Como no hay nada en paréntesis, lo
primero que se hace es multiplicar B4 por C4. Al resultado se le suma A4+D4.
Escribe qué operación se realiza primero en cada caso:
=(A4+B4)*(C4+D4)
=A4+(B4*C4+D4)
=A4+B4*(C4+D4)
=(A4+B4*C4)+D4
lo que está en paréntesis
B4 * C4 + D4
lo que está en paréntesis
B4 * C4 + A4
Cuando hay paréntesis dentro de otros paréntesis, primero se calculan
los paréntesis interiores, por ejemplo: =A4*(C8-(B4*B5+B3))
La primera operación es la multiplicación B4 por B5. Al resultado se le suma
B3. Este resultado del paréntesis interior se resta a C8 y todo se multiplica por
A4. Recuerda, comenzamos de adentro hacia afuera.
Prioridad
Operador
Prioridad 1
Paréntesis
Prioridad 2
Exponentes (potencias)
Prioridad 3
Multiplicaciones y Divisiones
Prioridad 4
Sumas y Restas
55
Excel
20
Prioridad de las operaciones
Actualizando resultados con fórmulas
1.
En una nueva hoja de cálculo copia los textos que se muestran en la
siguiente imagen.
2.
Asigna valores a las variables W, X, Y y Z, tecléandolos en las celdas B1,
B2, B3 y B4 respectivamente.
3.
En las celdas B6 a B9, escribe con fórmulas las operaciones de cada fila.
Recuerda utilizar referencias de celdas, es decir, utiliza B1, B2, B3 o B4 en
vez de utilizar las variables W, X, Y o Z. De esta manera, si cambian los
valores en B1, B2, B3 o B4 automáticamente se actualizarán los resultados
de las fórmulas.
4.
Prueba con otros valores para W, X, Y y Z y observa los resultados. ¿Qué
fue lo que sucedió?
Al momento de presionar Enter o seleccionar otra celda, después de haber
modificado cada valor, automáticamente cambian los valores de las fórmulas.
5.
56
Anota en la siguiente imagen los resultados de las fórmulas cuando W=1,
X=3, Y=1 y Z=2.
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
18
Actividad
6.
Anota en esta imagen los resultados de las fórmulas cuando W=1, X=2,
Y=3 y Z=1.
Uso de fórmulas
19
Actividad
1.
Observa la siguiente hoja de cálculo.
57
2.
Escribe las fórmulas necesarias para calcular lo que se requiere a
continuación. No olvides que todas las fórmulas empiezan con el signo =.
a. Suma de las ventas totales de Castillo Laura
= suma (C5 : H5)
b. Suma de las ventas del mes de marzo de todos los vendedores
= suma (E4 : E14) * $C$1
c. Ventas de enero a marzo de Castro Carlos
= C22 * $C$1
d. Ventas de abril a junio de López Daniel
= D28 * $C$1
e. Ventas en efectivo de Castillo Laura
= F21 + G21
f. Suma de las ventas totales de los primeros tres vendedores
= suma (S4 : S6)
g. Promedio de ventas semestrales de Flores María
= (C24 + D24)/6
h. Promedio de ventas del mes de mayo
= promedio (G4 : G13)
3.
Captura la tabla en la hoja de cálculo y crea las fórmulas para completar
todos los espacios.
4.
Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre
Ventas19.xlsx.
Fórmulas con funciones definidas
Los paquetes de hoja de cálculo incluyen muchas funciones preestablecidas.
Cada función tiene una utilidad específica, es decir, cada función sirve para
hacer algo. Por ejemplo, para obtener la suma de las celdas A6, A7 y A8 se
puede escribir la fórmla =A6+A7+A8, pero también se puede utilizar la función
SUMA. Por ejemplo:
= SUMA (A6, A7, A8)
Como las celdas A6, A7 y A8 son consecutivas, se pueden escribir en la función
como un rango
= SUMA (A6: A8)
La función SUMA necesita un argumento, que es el conjunto de celdas que se
deben sumar. El argumento se escribe entre paréntesis después del nombre
de la función. En casi todas las funciones hay que especificar un argumento,
que por lo general es un rango sobre el que se va a realizar el cálculo. Hay
funciones que necesitan dos, tres o más argumentos.
58
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Para calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3 puedes utilizar la función
PROMEDIO:
=PROMEDIO(A3:C3)
Observa que no es necesario dividir entre 3, porque la función PROMEDIO
calcula todo lo necesario. La función PROMEDIO necesita también solamente
un argumento: el rango de celdas a promediar.
Hay muchos tipos de funciones para realizar muchos tipos de cálculos. Algunos
cálculos pueden ser escritos de forma más simple si se utiliza una función en
vez de los operadores aritméticos + - * /.
Otros cálculos simplemente no se pueden realizar sin usar funciones.
Reflexión sobre funciones
20
Actividad
1. Indica tres casos en los que podrías utilizar la función SUMA.
Mostrar el total en efectivo de una cuenta de un comprador en una tienda.
Acumular los puntos de un equipo deportivo a lo largo de varios encuentros.
Sumar las ventas totales de una empresa a lo largo de un año.
2. Menciona un ejemplo en el que podrías utilizar la función PROMEDIO.
Cuando tenemos una tabla con todas nuestras calificaciones del mes y existe
una celda que mostrará el promedio total.
Excel
21
Fórmulas con funciones definidas
59
Utilizar Autosuma
En la Ficha Inicio/Modificar aparece el botón Autosuma
, que
sirve para obtener la sumatoria de un rango de celdas. Para sumar datos en
una columna o una fila, selecciona una celda situada debajo de la columna de
números o a la derecha de la fila de números y presiona el botón Autosuma.
Revisa la fórmula que aparecerá en la celda y si es correcta presiona
<Enter>.
Al usar la Autosuma, Excel sugiere el rango de celdas que se van a sumar
(aparecen enmarcadas con una línea punteada animada). Si el rango sugerido
no es el correcto, arrastra para seleccionar el rango correcto antes de presionar
la tecla <Enter>.
Selecciona la celda donde desees el
resultado y presiona el botón Autosuma.
Automáticamente aparecerá la fórmula
y antes de presionar <Enter>, puedes
revisar que el rango de valores sea
correcto o modificarlo directamente
seleccionando con el ratón.
Otra forma más rápida de realizar una autosuma es posicionarse en la celda
debajo o a la derecha del rango de celdas a sumar y presionar las teclas
<Alt+Shift+=>.
El botón dividido Autosuma, también se utiliza para realizar otros cálculos
rápidos como:
Devuelve el promedio de las celdas seleccionadas.
Cuenta cuántos números hay en la lista de celdas.
Devuelve el valor máximo de la lista.
Devuelve el valor mínimo de la lista.
Excel
Función Autosuma
60
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
22
Errores en fórmulas
La hoja de cálculo no sabrá si cometes un error lógico. Por ejemplo, si te
equivocas en la prioridad de las operaciones obtendrás un resultado, pero ese
resultado será erróneo.
Imagina que vas a calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3. La fórmula
correcta se escribe =(A3+B3+C3)/3
Pero si en vez de ello, escribes =A3+B3+C3/3, la hoja de cálculo te dará un
resultado correcto matemáticamente (según la operación que escribiste), pero
este resultado no es el promedio de las tres celdas.
Errores de sintaxis y cálculos erróneos
Los errores de sintaxis y/o de cálculos erróneos, sí son detectados por la hoja
de cálculo. Cuando cometes un error de sintaxis o intentas realizar un cálculo
erróneo, aparece un código de error en vez del resultado.
Si conoces los códigos de error sabrás cómo corregir la fórmula.
#####
El valor no cabe en la columna. Basta incrementar
el ancho de la columna para ver el dato
correctamente.
#¡VALOR!
La fórmula contiene el tipo de argumento
equivocado (por ejemplo tiene un texto donde se
requiere un valor numérico).
#¿NOMBRE?
La fórmula contiene texto que no es reconocido
por Excel.
#¡REF!
La fórmula contiene la referencia de una celda que
no existe.
#¡DIV/0!
En la fórmula se está realizando una división entre
cero.
#N/A
El resultado de la fórmula es un error.
#¡NULO!
Se especifica una intersección de dos áreas que no
se intersectan.
61
Excel
23
Errores en las fórmulas
Asistente de funciones
Excel cuenta con un asistente para insertar funciones. El asistente evita tener
que memorizar el nombre y argumentos de cada función, ya que lista las
funciones disponibles agrupadas en categorías como funciones de texto,
financieras, matemáticas, estadísticas, entre otras.
El grupo de la Ficha Fórmulas/Biblioteca de funciones contiene una gran
variedad de botones con menús colgantes para insertar fórmulas a la hoja de
cálculo.
Se puede iniciar el asistente de funciones de tres formas distintas:
Mediante el botón Asistente para funciones.
Desde el botón Autosuma eligiendo la opción Más funciones.
Haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Ficha
Fórmulas/Biblioteca de funciones.
Este es el cuadro de diálogo del Asistente de funciones.
Permite seleccionar una categoría
predeterminada del conjunto de
categorías disponibles.
Funciones dentro de la categoría
elegida.
Explica brevemente para qué
sirve la función seleccionada y
muestra entre paréntesis los argumentos que necesita.
62
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Excel
24
Asistente de funciones
Funciones estadísticas básicas
=PROMEDIO(número1, número2, etcétera)
La función PROMEDIO calcula un promedio aritmético, que es igual a la suma
de varios valores, divididos entre el número de datos.
Argumentos de la función
Resultado previo de
la función
Descripción del argumento
El promedio calculado de esta forma, le da el mismo peso a cada uno de los
datos. Por ejemplo, el promedio de 2 calificaciones sería = (calificación 1 +
calificación 2)/2 y tenderemos que la calificación 1 tiene un peso del 50% y la
calificación 2 tiene un peso del 50%. Si se promediaran 4 calificaciones, cada
una tendría un peso del 25% y si se promedian 10 calificaciones cada una
tendría un peso del 10%.
La función PROMEDIO necesita solamente un argumento: el rango de celdas
a promediar.
=MAX(número1, número2, etcétera)
La función MAX devuelve el valor máximo de un rango. Omite los valores
lógicos y los textos que pudieran existir en ese rango. Por ejemplo, la fórmula
=MAX(B1:B20) obtiene el mayor valor en las celdas B1 a B20, sin considerar
los textos o valores lógicos que haya en esas celdas.
63
=MIN(número1, número2, etcétera)
La función MIN devuelve el valor mínimo de un rango. Omite los valores lógicos
y los textos que pudieran existir en ese rango.
=MAXA(número1, número2, etcétera)
La función MAXA devuelve el valor máximo de un rango, pero tomando en
cuenta los valores lógicos y los textos que pudieran existir.
=MINA(número1, número2, etcétera)
La función MINA devuelve el valor mínimo de un rango, pero considerando
también los valores lógicos y los textos que pudieran existir.
=CONTAR(ref1, ref2, etcétera)
Cuenta el número de celdas que contienen números (ya sean en formato
numérico, de fechas u otro). Las celdas que contengan valores de error o texto
no se tomarán en cuenta.
=MODA(ref1, ref2, etcétera)
Es el número o valor que se repite con más frecuencia en un rango de celdas.
Pueden ser números o nombres.
=MEDIANA(ref1, ref2, etcétera)
Es el valor intermedio de un grupo de números: la mitad del grupo son
superiores y la mitad inferiores a la media.
¿Para qué sirve?
Menciona un ejemplo en el que podrías utilizar las siguientes funciones:
Calificaciones mensuales de un alumno.
MAX Saber quién es la persona más alta del grupo.
MIN Identificar el mes con menores ingresos de una empresa.
MAXA Si existen valores numéricos o lógicos, obtener el mayor de ellos.
MINA Si existen valores numéricos o lógicos, obtener el menor de ellos.
CONTAR Cuando queremos saber cuántos días registraron entradas a un museo.
MODA Saber cuál es el producto más vendido en una tienda.
MEDIANA Identificar el punto medio de ventas de un empleado.
Promedio
64
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
21
Actividad
Copiar fórmulas
Una vez que introduces una fórmula en una celda, es posible copiarla para
realizar el mismo tipo de cálculo en otra ubicación. Utiliza directamente el
botón Copiar
del grupo Portapapeles (o las teclas <Ctrl+C>) para
copiar la fórmula y pégala en su nueva ubicación con el botón Pegar
(o
las teclas <Ctrl+V>).
También es posible utilizar las características de Autorelleno, para copiar la
fórmula a las celdas contiguas.
Excel
25
Funciones estadísticas básicas y copiar fórmulas
Funciones estadísticas
22
Actividad
1.
Abre el archivo Verano.xlsx de tu CD o carpeta de trabajo. El libro
contiene información de la renta de equipo de playa durante el mes de
julio en las pasadas vacaciones de verano.
2.
Primero obtendremos en B37 el promedio de las rentas de moto acuática
en el mes. Si puedes obtener el promedio sin ayuda puedes omitir los
pasos 3 y 4.
3.
Selecciona la celda B37 y haz clic en la Ficha Fórmulas/Biblioteca de
funciones/Asistente de funciones.
4.
En el cuadro de diálogo Insertar función selecciona la categoría
Estadísticas y busca la función PROMEDIO. Al aceptar verás el cuadro
de diálogo Argumentos de la función. Es conveniente mover este
cuadro para que queden visibles los valores de la hoja de cálculo. Arrastra
el ratón para seleccionar el rango B5:B35 o tecléalo directamente como
argumento. Da clic en Aceptar.
5.
Copia la función para las demás columnas de equipo. Observa cómo
cambian las referencias (direcciones) de las celdas en las fórmulas.
6.
Obtén en las celdas apropiadas los valores máximos y mínimos de equipo
en el mes. Utiliza las funciones MAX y MIN según corresponda.
65
7.
En la celda B41 utiliza la función CONTAR para saber cuántos datos hay
por equipo en el mes.
8.
Finalmente realiza la sumatoria del total de rentas por equipo en el mes.
9.
Guarda el archivo terminado en la ubicación que indique tu profesor con
el nombre Verano22.xlsx.
Estadística – Medidas de Tendencia Central
1.
En una hoja de cálculo nueva, captura la siguiente tabla:
2.
Calcula las medidas de tendencia central para los litros de combustible
utilizados por un vehículo en un año: PROMEDIO, MEDIANA Y MODA.
Fórmulas que utilizan funciones y operadores
Puedes combinar en una sola fórmula todos los operadores y las funciones que
quieras. Sólo debes tener cuidado en prever el orden en que se ejecutan las
operaciones.
Por ejemplo, supongamos que un profesor quiere subir 2 puntos al promedio
final de un alumno.
Si las calificaciones están en las celdas B3, C3, D3 y E3, el promedio se calcula
con:
=PROMEDIO(B3:E3)
66
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
23
Y la fórmula para subir dos puntos al promedio sería:
= PROMEDIO(B3:E3)+2
También es posible combinar dos o más funciones. Si por ejemplo, necesitas
sumar dos promedios: una fórmula como la siguiente es válida:
=SUMA(PROMEDIO(A1:A8),PROMEDIO(D1:D8))
Esta fórmula suma los promedios de los rangos A1:A8 y D1:D8. Y también es
posible, por ejemplo, calcular el promedio de ambos promedios con:
=PROMEDIO(PROMEDIO(A1:A8),PROMEDIO(D1:D8))
Promedio ponderado
Un promedio ponderado es aquel en el que no todos los valores que se
promedian tienen el mismo peso. Imagina por ejemplo, que la calificación de
Informática en una escuela se calcula de la siguiente forma:
Examen
40%
Prácticas
35%
Libro 25%
TOTAL 100%
Para calcular este promedio ponderado no podemos usar la función PROMEDIO,
porque no todos los elementos tienen el mismo peso. El promedio correcto se
calcula:
=Examen*40%+Prácticas*35%+Libro*25%
o bien:
= Examen*0.40+Prácticas*0.35Libro*0.25
En tu fórmula en vez de las palabras Examen, Prácticas y Libro, debes usar las
referencias de las celdas donde estén estas calificaciones.
Excel
26
Promedio ponderado
67
Porcentajes
Es muy frecuente que las tiendas o proveedores de bienes o servicios ofrezcan
descuentos, expresados en forma de porcentaje. Por ejemplo, una bicicleta
cuesta $285 dólares y tiene un descuento del 25%. ¿Cuánto tendría que pagar
por la bicicleta?
El porcentaje de una cantidad se calcula multiplicando la cantidad por el valor
porcentual. En nuestro ejemplo, el 25% de $285 se calcula con la fórmula:
=285*25%. El resultado sería el descuento que hay que restar al precio
original.
Excel
27
Porcentajes
Funciones y operadores
24
Actividad
1.
Crea un nuevo libro de Excel y captura la siguiente tabla de ventas del día
en una sala de cine:
2.
Escribe las fórmulas para calcular los promedios por función de cada
artículo.
3.
En la 1ª función se recaudó el 20%, en la 2ª función el 30% y en la
tercera función el 50% del total de las ventas. Calcula cuáles fueron las
ventas en cada una de las funciones para cada artículo.
4.
Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre
Cine24.xlsx.
68
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Descuentos supermercado
25
Actividad
En un supermercado es común que hagan descuentos a determinados artículos
o a un departamento, por ejemplo: departamento de lácteos con 30% de
descuento, agua embotellada 15% de descuento y todas las revistas 20%.
Para generar el recibo que se imprime en cajas, deben realizarse varios cálculos
para que los clientes conozcan cuál era el precio original del producto, cuál fue
el descuento, cuánto pagó por el artículo y además cuánto se ahorró con el
descuento.
Realiza la siguiente actividad para realizar recibos en un supermercado.
1.
Inicia un libro nuevo en Excel y captura la siguiente tabla:
2.
Calcula el precio por artículo con descuento en la columna E.
3.
En la columna F multiplica el precio por artículo con descuento, por la
cantidad de productos.
4.
En la columna G debe aparecer el cálculo del impuesto (IVA) del 5% del total
de los artículos (Nota: el porcentaje de IVA es diferente para cada país).
5.
Para la columna H suma el Importe y el IVA.
6.
Finalmente despliega el total a pagar en la celda H14 y para que el cliente
conozca su ahorro, despliégalo en la celda H16.
69
Trabajo con fechas y horas
Cómo trabaja Excel con las fechas
Microsoft Excel utiliza códigos numéricos para trabajar con las fechas, aunque
normalmente no vemos estos códigos porque se muestran en la hoja en un
formato más amigable.
Así por ejemplo, la fecha 1 de mayo de 2008, que en la hoja puede verse como
01/05/2008, internamente es en realidad el número 39569. Similarmente, el
02/05/2008 es el número 39570. A este número se le conoce como código
de fecha y hora.
En cualquier momento puedes ver el código numérico de la fecha en una celda,
dándole el formato de Número y puedes regresar a la presentación normal
dándole el formato de Fecha.
Excel
28
Cómo trabaja Excel con las fechas
Funciones básicas de fecha y hora
=FECHA(aa,mm,dd)
La función FECHA obtiene el número que representa una fecha, en código de
fecha y hora de Microsoft Excel.
Puede tener de uno a cuatro dígitos o el valor de una celda.
Puede ser un número
que representa el mes
del año (de 1 a 12) o el
valor de una celda.
Puede ser un número que representa el día del mes o el valor de una celda.
70
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
=HORA( )
La función AHORA devuelve el valor de la fecha y hora actuales. El resultado
se actualiza cada vez que se abre el libro, ya que la fecha y hora se toman del
reloj interno de la computadora.
Esta función no tiene argumentos.
Ten siempre en cuenta que el valor se mostrará en el formato que se elija
(número o fecha), por lo que hay que aplicar algún formato apropiado a la
celda.
Excel
29
Funciones básicas de fecha y ahora
Funciones financieras básicas
=PAGO(Tasa,Nper,VA)
Cuando se pide dinero prestado y el pago del préstamo se hará en varios pagos,
normalmente se paga una tasa de interés. En un ejemplo, esto quiere decir
que si pides prestados $100 dólares y los pagarás en 10 pagos iguales, cada
uno de los pagos no sería de $10 dólares, sino de un poco más, dependiendo
de qué tan grande sea la tasa de interés. Si el interés por periodo es del 3%,
entonces cada uno de los 10 pagos sería de $11.72 dólares.
La función PAGO calcula el monto de cada uno de los pagos de un préstamo
con cierta tasa de interés fija, a un número determinado de pagos. La función
requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son indispensables:
71
Tasa. Es el porcentaje de interés que se va a cobrar. En nuestro
ejemplo es 3% o 0.03.
Nper (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de
periodos es 10, porque el préstamo se pagará en 10 pagos iguales.
VA (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los
$100 dólares iniciales es el Valor actual.
Cualquiera de los parámetros puede ser un número o el valor de una celda.
Verás que el resultado es un valor negativo. En un flujo de caja se
consideran positivos los valores que entran (ingresos) y negativos los que
salen (egresos o gastos). Los 100 dólares que pides prestados entran a
tu flujo de caja, por eso son positivos. Los $11.72 que debes pagar cada
periodo, salen de tu flujo de caja, por lo tanto son negativos.
=VA(Tasa, Nper, Pago)
La función VA (Valor actual) es similar a la función PAGO, pero se aplica
cuando sí se conoce el monto a pagar, pero se desconoce el valor del préstamo
inicial.
Siguiendo el mismo ejemplo del caso anterior, utilizaría la función VA si sé que
tengo que pagar $11.72 dólares durante 10 periodos y sé que la tasa de interés
es del 3%, pero desconozco el valor actual del préstamo.
La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son
indispensables:
Tasa. Es el porcentaje de interés que se va a cobrar. En nuestro
ejemplo es 3% o 0.03.
Nper (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de
periodos es 10, porque el préstamo se pagará en 10 pagos iguales.
Pago. Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo,
-$11.72 dólares. El valor debe ponerse con el signo negativo porque
cada pago que se haga será una cantidad que sale del flujo de caja.
Si olvidas el signo obtendrás un resultado incorrecto.
72
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Nota
=NPER(Tasa, Pago, Va)
La función NPER (Número de periodos) es similar a la función PAGO, pero
se aplica cuando lo que se desconoce es el número de pagos que hay que
realizar.
Siguiendo con nuestro mismo ejemplo, utilizaría la función NPER si sé que
tengo que pagar $11.72 dólares por un préstamo inicial de $100 dólares y
sé que la tasa de interés es del 3%, pero desconozco cuántos pagos hay que
realizar.
Los 3 argumentos indispensables de esta función son:
Tasa. Es el porcentaje de interés que se va a cobrar. En nuestro
ejemplo es 3% o 0.03.
Pago. Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo,
-$11.72 dólares. Recuerda que los pagos o egresos deben ir con signo
negativo.
VA (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los
$100 dólares iniciales es el Valor actual.
=TASA(Nper, Pago, VA)
La función TASA (tasa de interés) es similar a la función PAGO, pero se aplica
cuando lo que se desconoce es la tasa de interés que se paga.
Siguiendo con nuestro mismo ejemplo, utilizaría la función TASA si sé que
tengo que pagar $11.72 dólares por un préstamo inicial de $100 dólares,
durante 10 periodos, pero desconozco la tasa de interés que aplica.
Los 3 argumentos indispensables de esta función son:
Nper (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de
periodos es 10, porque el préstamo se pagará en 10 pagos iguales.
Pago Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo,
-$11.72 dólares (negativo porque es un pago y por tanto sale del flujo
de caja).
Va (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los
$100 dólares iniciales es el Valor actual.
=VF(Tasa, Nper, Pago, VA, Tipo)
La función VF (Valor futuro) se utiliza para calcular el valor futuro de una
inversión, basado en pagos periódicos y constantes y en una tasa de interés
fija.
73
El caso más típico del uso de esta función es cuando ahorras dinero en un
banco. Puedo usar la función VF si deseo saber cuánto dinero tendré en una
cuenta después de ahorrar 10 meses, la cantidad de $10 dólares cada mes.
Como el banco da una tasa de interés a los ahorradores, la cantidad acumulada
después de los 10 meses será mayor a $100 dólares, dependiendo de qué tan
grande sea la tasa de interés. Si la tasa de interés fuera del 3%, al final de los
10 periodos tendrías $114.64 dólares.
La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son
indispensables:
Tasa. Es el porcentaje de interés que se paga. En nuestro ejemplo
es 3% o 0.03.
Nper (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de
periodos es 10, porque es la cantidad de pagos iguales a realizar.
Pago. Es la cantidad ahorrada en cada periodo. En nuestro ejemplo,
-$10 dólares. Recuerda que el signo menos es porque los pagos son
egresos del flujo de caja.
Excel
Funciones financieras básicas
74
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
30
Problemas financieros
26
Actividad
En un nuevo libro utiliza una hoja diferente para capturar los datos y realizar
los cálculos que te permitan resolver cada uno de los siguientes problemas.
En cada hoja identifica bien los datos en diferentes celdas, utiliza encabezados
y dale buena presentación. Utiliza las funciones que se requieran en cada caso
y anota los resultados obtenidos en esta página.
No olvides que los ingresos o entradas al flujo de caja son valores positivos y
los egresos o salidas al flujo de caja son valores negativos.
1.
Amanda recibe $50 dólares mensuales en un empleo de medio tiempo. Ha
decidido ahorrarlo todo y está analizando varias opciones. El banco local
está pagando una tasa de interés del 1.6% mensual.
a.
Si guarda el dinero en su casa ¿cuánto tendrá ahorrado después de
un año?
600 dólares
b.
Si guarda el dinero en el banco ¿cuánto tendrá ahorrado después de
un año?
655.72 dólares
2.
Para comprar una nueva computadora, Jorge puede pagar sólo $50
dólares cada mes. La computadora cuesta $950 dólares de contado, pero
el vendedor le cobrará un interés del 2% mensual si la paga en plazos.
Por otro lado, el banco local paga un interés del 1.4% mensual a los
ahorradores.
a.
¿En cuántos plazos podrá comprar la computadora si acepta las
condiciones del vendedor?
24
b.
Si decide ahorrar los $50 dólares mensuales en el banco ¿cuánto tendrá
acumulado después de un número igual de meses al que tardaría en
pagarle al vendedor?
1424.29 dólares
75
3.
Beatriz está pagando el automóvil de su hija. El vendedor sólo le dijo que
tiene que hacer 24 pagos iguales de $2,500 pesos. Beatriz sabe que le
cobrarán un interés del 3%.
a.
b.
4.
¿Cuál es el valor actual del automóvil?
42, 338.86 dólares
¿Cuál sería el valor actual del automóvil si el interés fuera del 0%?
60, 000 dólares
Una tienda de aparatos eléctricos vende un sistema de sonido en $140
balboas si lo pagas de contado, o bien en 24 pagos de $9.28 balboas.
Por otro lado, el banco local da a sus ahorradores una tasa de interés del
1.7% mensual.
a.
¿Cuál es la tasa de interés que cobra la tienda por el pago a plazos?
4%
b.
Si decides ahorrar en el banco $9.28 balboas durante 24 meses,
¿podrías pagar el sistema de sonido al contado (suponiendo que no
sube de precio)?
Sí se puede pagar de contado.
c.
Si tienes $9.28 balboas mensuales ¿que te conviene más, comprar
a plazos el sistema de sonido o ahorrar en el banco y comprarlo de
contado? ¿Por qué? ¿De cuánto es la diferencia?
Ahorrar en el banco, la diferencia es de 132.21 balboas.
d.
Si puedes ahorrar en el banco $10 balboas mensuales ¿en cuántos
meses acumularías lo necesario para comprar el sistema de sonido al
contado?
13 meses
e.
¿Cuánto tendrías que ahorrar mensualmente en el banco, si quieres
acumular lo suficiente para comprar de contado el sistema de sonido
en 6 meses?
24.74 balboas
76
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Cálculos complejos
Referencias
Para referirse a una celda utilizamos la letra de la columna y el número de
la fila que la forman. Esta dirección o coordenada única de cada celda es
su referencia, es decir, es el nombre que se utiliza siempre que se desee
referirse a esa celda.
Por ejemplo, la referencia de la primera celda de la hoja de cálculo es A1.
La mayoría de las fórmulas hacen referencia a alguna celda o grupo de celdas
para realizar cálculos o funciones con los valores que estas celdas contienen.
Habrás notado que si copias una fórmula y la pegas en otra celda o si utilizas
las funciones de autollenado, las referencias de las fórmulas se ajustan
automáticamente.
En esta sección comprenderás cómo es que esto funciona y cuándo es o no
conveniente.
Referencias relativas
Las referencias a celdas son de forma predeterminada, referencias relativas.
Esto quiere decir que si la fórmula se copia o se mueve a otra posición, la
referencia cambia automáticamente, ajustándose a la nueva posición.
Por ejemplo, si copias la fórmula =A1+A2, de la celda A3 a la celda B3,
entonces automáticamente la fórmula en B3 se actualiza quedando como
=B1+B2.
Por lo tanto una referencia relativa se basa en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula y de la celda a la que se hace referencia. Si se copia
la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De
forma predeterminada, las fórmulas utilizan referencias relativas.
Referencias relativas
Actividad
27
= D4 + 2
= D5 + 2
= D6 + 2
= D7 + 2
= D8 + 2
En la figura de arriba se muestra una fórmula que utiliza la referencia D3. ¿Qué
pasaría si copias esa fórmula hacia abajo, en la columna A? Llena las celdas A2,
A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría.
La parte de la referencia de las filas cambiaría a D4, D5,... D8.
77
¿Qué pasaría si copias la misma fórmula hacia la derecha? Llena las celdas B1,
B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría.
La parte de la referencia de las columnas cambiaría de D a E.
Si tienes dudas realiza antes el ejercicio en la hoja de cálculo.
TIP
Cuando copias una fórmula hacia abajo (o verticalmente) cambia el número
de las referencias relativas. Cuando copias una fórmula hacia la derecha
(horizontalmente) cambia la letra de las referencias relativas.
Referencias absolutas
Las referencias absolutas contienen las letras de columna y números de fila
precedidos por el signo de pesos ($). Cuando copias o mueves una fórmula con
una referencia absoluta, la referencia no cambia.
Por ejemplo, si copias la fórmula =$A$1+$A$2, de la celda A3 a la celda B3,
entonces la fórmula en B3 será también =$A$1+$A$2.
Por lo tanto, una referencia absoluta siempre hace referencia a una celda en
una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, la referencia absoluta no cambia.
Referencias absolutas
Actividad
=$D$3 + 2
=$D$3 + 2
=$D$3 + 2
=$D$3 + 2
=$D$3 + 2
En la figura de arriba se muestra una fórmula que utiliza la referencia $D$3.
¿Qué pasaría si copias esa fórmula hacia abajo, en la columna A? Llena las
celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría.
La fórmula se queda exactamente igual.
78
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
28
¿Qué pasaría si copias la misma fórmula hacia la derecha? Llena las celdas B1,
B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría.
La fórmula no cambia
Referencias mixtas
Una referencia que es parte absoluta y parte relativa, es una referencia mixta.
Por ejemplo, la referencia $A2 es una referencia mixta en donde la columna
(A) es absoluta y la fila (2) es relativa.
Por lo tanto una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa
(por ejemplo $A3) o una fila absoluta y una columna relativa (por ejemplo
A$3).
Cuando una referencia mixta se copia o mueve, la parte que tiene el signo
de pesos ($) no cambia y la parte que no lo tiene cambia ajustándose
automáticamente a su nueva posición.
Referencias mixtas
Actividad
29
= $D4 + 2
= $D5 + 2
= $D6 + 2
= $D7+ 2
= $D8 + 2
En la figura de arriba se muestra una fórmula que utiliza la referencia $D3.
¿Qué pasaría si copias esa fórmula? Llena las celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con
la fórmula que Excel insertaría.
Cambia el valor de la fila a D4, D5, D6, D7 y D8.
Llena después las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel
insertaría al copiar a la derecha.
Las fórmulas quedan igual que en la columna A puesto que al recorrer la fórmula a
la derecha, ésta no cambia por ser referencia absoluta en la columna.
79
Llena similarmente las celdas en la figura de abajo.
= $D4 + 2
= $D5 + 2
= $D6 + 2
= $D7 + 2
= $D8 + 2
= $D3 + 2
= $D4 + 2
= $D5 + 2
= $D6 + 2
= $D7 + 2
= $D8 + 2
Excel
31
Referencias relativas, absolutas y mixtas
Más Referencias
1.
En un nuevo libro de Excel captura los siguientes valores. Usa las mismas
celdas que se muestran en la figura.
2.
Suma en la columna D las columnas A, B y C. Utiliza las fórmulas
necesarias.
3.
Escribe en esta línea la fórmula en la celda D3. Compurébala revisando el
contenido desde la barra de fórmulas.
= suma (A3 : C3)
4.
80
Selecciona el rango D1:D10, cópialo y pégalo en el rango E1:E10.
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
30
5.
Observa que aunque se supone que has copiado las fórmulas, las sumas
en la columna E no son iguales que las de la columna D. Verifica su
contenido en la barra de fórmulas.
¿Cuál es la nueva fórmula en la celda E3?
= suma (B3 : D3)
Una referencia relativa se basa en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula (en el ejemplo es D3) y de la celda a la
que hace referencia (en nuestro ejemplo las celdas A3, B3 y C3).
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automáticamente. De forma predeterminada, las fórmulas utilizan
referencias relativas.
Nota
6.
Elimina todos los datos de las columnas D y E.
7.
En la celda D3
=$A3+$B3+$C3.
8.
Copia esta fórmula a todo el rango de la columa D.
9.
Haz un clic sobre la celda D3 y observa su contenido en la barra de
fórmulas. Escribe la fórmula:
Supongamos de nuevo que necesitas una copia de estas fórmulas en la
columna E.
escribe
esta
fórmula
con
referencias
mixtas
= $A3 + $B3 + $C3
10. Selecciona el rango de fórmulas D1:D10, cópialo y pégalo en el rango
E1:E10.
11. Observa que ahora las sumas en la columna E sí son iguales que las de la
columna D.
12. Haz un clic sobre la celda E3 y observa su contenido en la barra de
fórmulas. Escribe su contenido
= $A3 + $B3 + $C3
Una referencia absoluta siempre hace referencia a una celda en una
ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, la referencia absoluta no cambia. Si se copia la fórmula en
filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.
Nota
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa
(por ejemplo $A1) o una fila absoluta y una columna relativa (por
ejemplo A$1). Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula,
la referencia relativa cambia y la referencia absoluta permanece
invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia
relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no
se ajusta.
81
Pegado Especial
Al mover o copiar una celda, Excel la mueve o copia completa, incluidas las
fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los
comentarios.
El botón dividido Ficha Inicio/Portapapeles/Pegar contiene un menú con
distintas opciones específicas para realizar un pegado.
Las opciones del Pegado Especial, permiten elegir una forma específica de
pegado, en caso de que no quieras pegar la información tal y como se copió.
Puede ser por ejemplo, que después de haber copiado ciertas celdas no
requieras pegar la información completa, sino solamente los valores de las
celdas o sólo los comentarios, el formato o el ancho de las columnas.
Atributos de pegado
Acción a realizar después
del pegado.
Crea un vínculo entre los datos originales y los datos pegados.
82
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Pegar vínculos
Imagina que tienes dos hojas de cálculo o dos libros y necesitas copiar datos
de un libro en el otro.
Si utilizas los comandos de Copiar
y Pegar
puedes pasar la información
que quieras del archivo origen al archivo destino, pero si después cambian los
datos en el archivo origen, los cambios no se verán reflejados en el archivo
destino.
Cuando queremos un vínculo entre un archivo origen y un archivo destino (sin
importar si fue o no creado en Excel 2007), es necesario utilizar el comando
de Pegado Especial.
Primero hay que cortar o copiar los datos del archivo origen, después abrir
el archivo destino y por último pegar la información con el botón Pegar
seleccionando la opción Ficha Inicio/Portapapeles/Pegar Vínculos.
Esta opción crea en el archivo destino una liga con la información del
archivo origen. De esta manera, si cambia la información del archivo origen,
automáticamente se cambia en el archivo destino.
Cuando se realiza el pegado especial de una hoja a otra en el mismo libro, la
celda destino muestra una fórmula que indica el origen de los datos.
En caso de que se realice el pegado especial de un libro a otro, la fórmula
muestra tanto el libro, como la hoja origen de los datos.
Excel
32
Pegado especial
Referencias 3D
En una referencia 3D se proporciona información de un libro, una hoja y una
celda seleccionada. Las referencias 3D se utilizan para referirnos a una celda
que está en un libro diferente al que se esté utilizando. Se llaman así porque
se identifican con tres dimensiones que hacen referencia a una celda origen:
el libro, la hoja y la celda.
libro
hoja y celda
83
Para crear una referencia 3D entre dos libros, es importante tener abiertos los
dos archivos. En el libro destino se selecciona la celda donde se desea realizar
el vínculo y se introduce el signo =.
Después en el libro origen, se selecciona la celda que se va a vincular y Excel
automáticamente crea la referencia 3D.
Referencias 3D
Actividad
Si tienes dudas puedes utilizar la hoja de cálculo para comprobar tus respuestas.
En la hoja de cálculo puedes generar las referencias simplemente seleccionando
las celdas en cuestión.
Escribe las referencias 3D que mostraría Excel al vincular a las siguientes
celdas:
1.
a.
Libro “ventas”, Hoja “Hoja2”, celda B5.
31
= [ventas] Hoja2 ! B5
b.
Celda F5 de la hoja “Contable”. El archivo se llama “Administrador”.
= [Administrador] Contable ! F5
2.
Escribe las fórmulas 3D necesarias para realizar los siguientes cálculos:
a.
La suma de la celda B3 de la hoja “Enero”, más la celda B3 de la hoja
“Febrero”. Ambas hojas están en el mismo libro.
= Enero ! B3 + Febrero ! B3
b.
El producto (multiplicación) de la celda B3 de la hoja “Ventas” del libro
“Tienda” y la celda B3 de la hoja “Precios” del libro “Proveedor”.
[Tienda] Ventas ! B3*[Proveedor] Precios ! B3
Excel
Referencias 3D
84
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
33
Nombres
Muchas veces puede ser más sencillo referirse a una celda o rango con un
nombre, que con su dirección. Por ejemplo, sería conveniente que pudieras
escribir en una celda el nombre X (o cualquier otro), en vez de la dirección
A3.
Para dar nombre a una celda o rango seleccionado, se utiliza la Ficha
Fórmulas/Celdas con nombre/Administrador de nombres que muestra
el cuadro de diálogo de la siguiente figura.
Cuando una celda o rango tiene un nombre, puedes utilizar el nombre en
cualquier fórmula en vez de utilizar la dirección. Podríamos por ejemplo, utilizar
fórmulas con nombres en vez de direcciones, como:
Sin nombre
Con nombre
=SUMA(A15:A19) =SUMA(Ingresos)
=PROMEDIO(H1:H7)
=PROMEDIO(Calificaciones)
Para conocer los nombres de celdas habilitados en la hoja de cálculo, desde la
barra de fórmulas haz clic en el cuadro Nombre.
85
Uso de nombres
1.
En una hoja de cálculo nueva captura la siguiente tabla:
2.
Utiliza el botón Ficha Fórmulas/Celdas con nombre/Administrador
de nombres para asignar los siguientes nombres:
a.
b.
c.
d.
“Venta” a las celdas B2:B8
“Comisión” a las celda C2:C8
“IVA” a las celdas D2:D8
“Total” a las celdas E2:E8
3.
Para obtener los datos en la tabla de RESULTADOS únicamente utiliza los
nombres asignados, por ejemplo: para obtener Total de comisión utiliza
la fórmula =SUMA(Comisión) y para Total Neto utiliza la fórmula
=SUMA(Venta)–SUMA(Comisión).
4.
En la Hoja2 del mismo libro introduce el valor y da nombre a las celdas de
la sigueinte tabla. Puedes ir rápidamente a cada dirección utilizando las
teclas <Ctrl+I>.
Celda en la Hoja2
86
Valor que debes introducir
Nombre que debes asignar
C100 50
Rojo
Z50
100
Amarillo
A25
150
Azul
ZZ10
200
Violeta
MMX500
250
Naranja
B5000
300
Verde
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
32
5.
En la Hoja3 del mismo libro, utiliza fórmulas con refrencias 3D para obtener
los siguientes resultados en las celdas que se indican. Una vez hecho el
cálculo copia aquí el resultado:
Celda de la Hoja3 en que
debes escribir la fórmula
Celdas de la Hoja2 y
operación a realizar
Resultado obtenido
A1
Azul * Rojo
A2
Rojo *Amarillo +Azul
A3
Verde/Naranja * Violeta
A4
Azul + Rojo – Verde
A5
Amarillo * Verde +Naranja
A6
Naranja/Amarillo + Azul
7500
5150
240
-100
3250
152.50
Reflexión sobre nombres
Actividad
33
¿Para qué crees que te pueda servir la función de Administrar nombres?
Para ahorrar tiempo en buscar la referencia correcta de una celda y evitar errores
en las fórmulas.
Excel
34
Nombrar celdas
87
Funciones lógicas o condicionales
En la vida diaria constantemente hacemos análisis de tipo condicional. Imagina
por ejemplo estos casos: obtener un punto extra si se cumple con una tarea,
contar a todos los alumnos que tienen entre 12 y 15 años, ganar un descuento
en una compra si el monto de ésta es mayor de $1000.00, sumar el peso de
los elementos químicos que sean sólidos.
Casos como los mencionados se llaman problemas condicionales, ya que sólo
se tomarán en cuenta los datos que cumplan alguna condición o criterio.
La hoja de cálculo tiene funciones condicionales predefinidas para realizar
cálculos que cumplan con algún criterio. Como su nombre lo indica, las funciones
condicionales arrojan un resultado que depende de alguna condición.
Función SI
=SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
La función SI sirve para mostrar dos diferentes resultados, dependiendo de la
evaluación de una Prueba lógica, que sólo puede ser verdadera o falsa. Si
la prueba lógica es verdadera, habrá un resultado. Si la prueba lógica es falsa,
el resultado será diferente.
La función SI tiene 3 argumentos:
Prueba lógica: es cualquier expresión que pueda evaluarse como
verdadero o falso, por ejemplo A3>5 o B2=C2. Estas expresiones
pueden ser verdaderas o falsas, dependiendo de los valores que
contengan las celdas.
Valor si verdadero: es el valor que regresará la función, si la prueba
lógica es verdadera. Puede ser un número, un texto, el valor de otra
celda o incluso otra fórmula.
Valor si falso: es el valor que regresará la función si la prueba lógica
es falsa. También puede ser un número, un texto, el valor de otra
celda o incluso otra fórmula.
Ejemplos:
SI(A1>B1,5,10)
El resultado es 5, si el contenido de A1 es mayor al contenido de B1.
El resultado es 10, si el contenido de A1 no es mayor al contenido
de B1.
=SI(A1<=5,C1,D1)
El resultado es igual al contenido de la celda C1, sólo si el contenido
de A1 es menor o igual que 5.
El resultado es igual al contenido de la celda D1, si el contenido de
A1 es mayor que 5.
88
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
=SI(A1=“mex”,C1,“ok”)
Si la celda A1 contiene el texto “mex”, el resultado será igual al
contenido de C1.
Si la celda A1 no contiene el texto “mex”, el resultado será la palabra
“ok”.
Cualquier expresión que pueda evaluarse como falso o verdadero.
Es el valor que regresará la función si la prueba lógica
es falsa.
Es el valor que regresará la función si la prueba lógica es verdadera.
TIP
En las fórmulas, los textos se escriben entre comillas para diferenciarlos de
referencias, nombres o variables.
Excel
35
Función SI
89
Función SI
1.
En una hoja de cálculo nueva, captura la siguiente tabla y dale formato:
2.
En la columna D agrega la función SI para que cuando los gastos
reales excedan a los gastos proyectados, aparezca un mensaje que diga
“Presupuesto excedido”.
3.
Calcula los totales en la fila 17 y genera en otra celda una fórmula
condicional que muestre el texto “El total del presupuesto fue excedido”,
si el presupuesto real total sobrepasa el proyectado total.
4.
En las celdas C20 y C22 agrega la función necesaria para calcular el
promedio.
90
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
34
Función SI ANIDADA
Actividad
35
1.
Captura los siguientes datos en una hoja de cálculo en blanco. Utiliza las
mismas celdas que se muestran en la figura y da a la tabla un formato
adecuado:
2.
El objetivo de la actividad, es trasformar la puntuación numérica a una
calificación con letras, de acuerdo al siguiente criterio:
3.
Mayor que 89
A
De 80 a 89
B
De 70 a 79
C
De 60 a 69
D
Menos de 60
F
Analiza ésta fórmula. Observa cómo se separan los argumentos por
medio de comas y trata de identificar los 3 argumentos de cada función
SI. Cuando dentro de una función hay otra función, se dice que están
anidadas.
=SI(A1>89,”A”,SI(A1>79,”B”,SI(A1>69,”C”,SI(A1>59,”D”,”F”))))
91
Describe a continuación cómo funciona la fórmula:
Evalua si la calificación en A1 es mayor a 89, si es verdadero, escribe el valor
a continuación y termina la ejecución de la fórmula, si es falso, realiza la
siguiente evaluación y así sucesivamente.
4.
Introduce la fórmula en la hoja de cálculo y comprueba su
funcionamiento.
5.
Introduce todas las fórmulas necesarias para completar la tabla.
Función CONTAR.SI
=CONTAR.SI(rango,criterio)
En esta función estadística de cálculo condicional, se especifica un rango y un
criterio que debe cumplirse. La función cuenta el número de coincidencias, es
decir, el número de celdas en el rango especificado, que cumplen con el criterio
que se indique.
La función CONTAR.SI tiene 2 argumentos:
Rango: es el conjunto de celdas donde están los datos que se
quieren contar.
Criterio: es la condición (dato o expresión) que determina qué celdas
deben contarse.
Conjunto de celdas, de las cuales se desean contar las que cumplan
con el criterio dado.
Es la condición que determina qué celdas del rango deben contarse.
92
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Ejemplos:
=CONTAR.SI(A1:A14,“sistema”)
Cuenta cuántas celdas entre A1 y A14, contienen la palabra “sistema”.
=CONTAR.SI(A1:A14,“<10”)
Cuenta cuántas celdas entre A1 y A14, contienen un número menor que 10.
=CONTAR.SI(A1:A14,F4)
Contienen un dato igual que el valor en F4.
Condicionales y referencias 3D
Actividad
36
1.
2.
3.
4.
5.
Abre el archivo Vencedores.xlsx de tu CD o carpeta de trabajo. Este
libro contiene dos hojas: en la primera (llamada Ganadores) observa el
listado de Ganadores de la Tour de Francia de 1903 hasta 2005. En la
segunda hoja de este mismo libro (llamada Resumen), debes escribir las
fórmulas para contar cuántos premios Tour de Francia ha recibido cada
país.
Selecciona la celda C6 de la hoja Resumen. Inicia el cuadro de diálogo
Insertar función (Ficha Insertar/Biblioteca de funciones/
Asistente para funciones).
Busca la función estadística CONTAR.SI y haz clic en Aceptar. Ubícate
en el espacio para el argumento Rango y con el ratón cambia a la hoja
Ganadores y selecciona el rango D5:D96.
Ahora ubícate en el espacio para el argumento Criterio. Automáticamente
regresarás a la hoja Resumen y con el ratón selecciona la celda B6.
93
6.
Repite los pasos para obtener los resultados de los demás países. Cuida
utilizar el criterio adecuado para cada fórmula.
7.
Escribe en la celda C18 de la hoja Resumen, la fórmula para sumar el total
de las competencias.
8.
Guarda tu trabajo terminado en la ubicación y con el nombre que el
profesor indique.
Contando músicos
Actividad
1.
Abre el archivo Musicos.xlsx de tu CD o carpeta de trabajo.
2.
Complementa la tabla como se muestra en la siguiente imagen:
3.
Utiliza la función condicional para completar la tabla respondiendo a todas
las preguntas que se tienen.
4.
Guarda tu trabajo con el nombre Contarsi37.xlsx en la carpeta que
indique tu profesor.
37
Excel
Función CONTAR.SI
94
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
36
Función SUMAR.SI
=SUMAR.SI (rango, criterio, rango _ suma)
Es una función matemática condicional. Al igual que la función SUMAR, la
función SUMAR.SI sirve para sumar un rango de datos, pero con la diferencia
que sólo se sumarán los datos que cumplan con cierta condición.
Funciona de manera similar a CONTAR.SI pero con un argumento adicional,
ya que por lo regular se desea evaluar un rango, sumando uno diferente.
Los argumentos de la función son:
Rango: es el conjunto de celdas que se van a evaluar.
Criterio: es la condición (dato o expresión) que determina qué celdas
se deben sumar.
Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Si se omite se
sumarán las celdas del rango.
Conjunto de celdas en las que se evaluará que se cumpla con el criterio.
Conjunto de celdas que se van a sumar.
Es la condición que determina qué celdas del rango deben contarse.
Ejemplos:
=SUMAR.SI(A1:A7,“sistema”,B1:B7)
Suma los datos de las celdas B1 a B7, pero sólo aquellos que cumplan con
la condición de que en la celda correspondiente en el rango A1:A7, esté la
palabra “sistema”.
=SUMAR. SI (A1:A14, “<10”, B1:B14)
Suma los datos de las celdas B1 a B14, pero solamente aquellos que cumplan
con la condición de que en la celda correspondiente en el rango A1:A14, hay
un número menor que 10.
95
Excel
37
Función SUMAR.SI
Función SUMAR.SI
1.
Captura la siguiente tabla en una hoja de cálculo nueva. Dale un formato
adecuado y excelente presentación. Si lo deseas puedes usar algún formato
de tabla predeterminado de Excel 2007.
2.
Utiliza la función SUMAR.SI para obtener la siguiente información:
Agrega los resultados al final de la tabla y dale un formato numérico.
Escribe aquí los siguientes resultados que debes obtener en la hoja de
cálculo creando las fórmulas necesarias:
$ 49,322.00
$ 16,938.00
$ 23,858.00
$ 6,437.00
$ 90,118.00
$ 13,228.00
$ 900.00
a. Total de compras mayores a 10,000
b. Total de compras menores a 5,000
c. Total de compras entre 5,000 y 10,000
d. Promedio de las compras
e. Total de compras realizadas
f. La compra más grande
g. La compra más pequeña
96
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
38
3.
Combina las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI para obtener el promedio
de compras mayores a 5,000. Escribe aquí el promedio:
$ 10, 454.29
Opciones de visualización
Zoom
Cuando se desea aumentar o disminuir la visualización de una hoja de cálculo
puedes utilizar el Control deslizante del zoom que se encuentra en la parte
inferior de la pantalla.
Paneles
En una hoja de cálculo se pueden crear paneles que permiten dividir la pantalla
en dos secciones verticales y/u horizontales. Los paneles son útiles en hojas
que contienen una gran cantidad de datos, pues ayudan a su visualización
y análisis. Son muy útiles cuando quieres mantener siempre visibles ciertos
encabezados, independientemente de cómo te muevas en la hoja. Crear
paneles permite mantener ciertas celdas fijas, mientras el resto de la hoja de
cálculo puede ser desplazada con ayuda de las barras de desplazamiento.
Los paneles se crean arriba y a la izquierda de la celda activa usando el
comando Ficha Vista/Ventana/Dividir
. Se pueden cambiar de posición
arrastrando con el ratón, siempre y cuando no estén inmóviles.
Otra manera de crear paneles es desde el cuadro de división que aparece en
las barras de desplazamiento. Situando el ratón en esta área el puntero tomará
la forma
o
. Arrastra la división hasta donde desees.
Para quitar esta división, basta con hacer doble clic sobre la barra de división.
Para inmovilizar los paneles y evitar que puedan moverse con el ratón, utiliza
en la Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar Paneles.
Inversamente puedes movilizar los paneles utilizando la misma opción.
97
Paneles y Navegación
1.
Abre el archivo Datos.xlsx de tu disco o carpeta de trabajo. La Hoja1 de
este libro contiene una gran cantidad de datos.
2.
Utiliza las flechas en tu teclado para navegar por la hoja hacia la derecha
y hacia abajo y ver cuántas filas y columnas tiene. ¿Cuántas filas tiene
esta tabla?
¿Cuántas columnas tiene la tabla?
1000
12
3.
Ajusta el Zoom de la hoja a 75% con Ficha Vista/Zoom.
4.
Selecciona la celda B2.
5.
Ahora crea paneles con la Ficha Vista/Ventana/Dividir. Elige la opción
Inmovilizar Paneles.
6.
Navega hacia abajo y hacia la derecha de la hoja, comprobando que los
paneles superior e izquierdo, donde están los encabezados, permanezcan
siempre visibles. Observa que la inmovilización de paneles permite
mantener visibles los rótulos de las filas y columnas mientras te desplaza
entre los datos.
7.
8.
9.
Moviliza nuevamente los paneles con el comando Ficha Vista/Ventana/
Inmovilizar paneles/Movilizar paneles.
Ahora inmoviliza únicamente la fila superior. ¿Cómo puedes lograrlo?
Con el comando Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar paneles/Inmovilizar fila superior.
Navega nuevamente por la hoja de cálculo para comprobar que los paneles
inmovilizados permanecen fijos.
10. Elimina las divisiones y ahora inmoviliza la primera columna. ¿Cómo
puedes lograrlo?
Con el comando Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar paneles/Inmovilizar
primera columna.
11. Vuelve a navegar por los datos para comprobar que el panel inmovilizado
permanece fijo.
12. Utiliza las opciones de ayuda F1 y contesta las siguientes preguntas. Utiliza
tus palabras para explicar.
a.
¿Qué sucede al inmovilizar columnas y filas?
La pantalla se “divide” en partes donde podemos mantener siempre a la
vista una fila o columna.
98
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
39
b.
¿Para qué crees que es útil esta opción?
Cuando tenemos grandes cantidades de datos y queremos dejar -por
ejemplo- encabezados a la vista.
c.
¿Qué sucede al dividir en paneles una hoja de datos?
La pantalla se divide y muestra diferentes partes del documento a la vez.
d.
¿Para qué crees que es útil esta opción?
Cuando queremos comparar información que se encuentra muy separada
en un documento.
e.
¿Cuál es la diferencia entre inmovilizar paneles y dividir paneles?
Inmovilizar deja una parte de la pantalla fija y no se puede mover.
Con la opción dividir sí puede cambiar su posición.
13. Quita todas las divisiones antes de terminar la actividad.
Excel
38
Opciones de visualización
99
Manejo de objetos
Ficha Insertar
En Excel, la ficha Insertar presenta una gran variedad de objetos para insertar
en una hoja de cálculo. Las formas, líneas, gráficos y dibujos aumentan el
impacto de un libro, además de que pueden ayudar a presentar información
importante.
Con los botones de comando de la ficha puedes crear y modificar objetos
directamente sobre la hoja del documento. La ficha insertar se divide en seis
grupos:
1
2
3
5
4
6
1
Contiene herramientas para crear formas, líneas, flechas y figuras
geométricas.
2
Inserta tablas independientes de la información mostrada en las celdas.
Sus datos se pueden ordenar, filtrar, administrar y analizar en forma
autónoma.
3
Agrega imágenes, diagramas, sonidos o Clip Art a la hoja de cálculo para
hacerla más atractiva.
4
Adiciona diferentes tipos de gráficos para representar los datos de una
hoja.
5
Agrega al trabajo un vínculo a una página Web, una imagen, una
dirección de correo o un programa.
6
Agrega texto contenido en Cuadros de texto, Word Art, símbolos,
encabezados, entre otros.
Formas
El comando Formas contiene una lista de figuras prediseñadas como
rectángulos, flechas, líneas, llamadas y símbolos de diagramas de flujo, entre
otros.
Puedes agregar una forma o combinar varias para crear un dibujo o una forma
más elaborada. También puedes agregarles texto, viñetas o numeración, color
y formato con ayuda del botón secundario del ratón.
100
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Insertar y modificar imágenes
Las imágenes dan realce y profesionalismo a cualquier documento. Cualquier
imagen en la hoja de cálculo será un Objeto. Básicamente todos los objetos
se manejan de forma similar. En Excel podemos insertar casi cualquier imagen,
ya sea una fotografía digitalizada, ilustraciones de un CD-ROM o gráficos de
Internet.
Excel tiene grupos de imágenes que se instalan con el programa. Estas
imágenes se encuentran en la galería de imágenes prediseñadas y se insertan
mediante el botón
en la Ficha Insertar/Ilustraciones/Imágenes
Prediseñadas.
Si en vez de una imagen prediseñada quieres insertar un archivo de imagen que
esté guardado en cualquier carpeta, utiliza el botón Imagen
del mismo
grupo. Explora las carpetas disponibles en tu computadora para encontrar la
imagen que quieres insertar.
Cuando hay una imagen seleccionada se despliega en la Cinta de opciones la
ficha Formato, que puedes utilizarla para modificar, recortar y hacerle ajustes
a la imagen.
2
1
3
4
101
1
Realizar mejoras a la imagen: brillo, contraste, colores estilizados y tonos
sepia.
2
Hacer trasformaciones o aplicar efectos a una imagen.
3
Ordenar, agrupar o alinear objetos dentro de la hoja de cálculo.
4
Ajuste de dimensiones y recorte de imágenes.
Excel
39
Ficha Insertar
Formas – Calculadora
1.
Inicia un libro nuevo de Excel y en la Hoja1 realiza la siguiente actividad:
2.
Utiliza únicamente las autoformas con las que cuenta Excel para crear la
imagen de una calculadora como ésta. Puedes aplicar colores diferentes o
hacerle mejoras si lo deseas.
3.
Para agregar texto dentro de las formas. Haz clic sobre ellas con el botón
secundario del ratón y del menú contextual elige Modificar texto.
4.
Observa que al seleccionar una forma aparece una nueva ficha llamada
Herramientas de dibujo. Cambia las formas de estilo para que tengan
apariencia de botón (Ficha Herramientas de dibujo/Formato/
Estilos de formas).
5.
Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre
Calculadora40.xlsx.
102
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
40
Formulario con hipervínculos
41
Actividad
1.
Inicia un libro nuevo de Excel. Aunque inicialmente el libro tiene 3 hojas,
usa varias veces el comando Insertar hoja de cálculo para insertar 6
hojas más. En total debes tener 9 hojas.
2.
Renombra, respectivamente, cada una de las hojas con las siguientes
etiquetas: Inicio, Triángulo, Rectángulo, Cuadrado, Circunferencia,
Pentágono, Óvalo, Cilindro y Cubo.
3.
En la hoja Inicio crea una pantalla similar a ésta, pero con tu propio estilo
y creatividad. Da a las figuras apariencia de botones.
4.
Selecciona la figura triangular y desde la Ficha Insertar/Vínculos
selecciona el botón Hipervínculos
5.
Se desplegará el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Selecciona
Vincular a: Lugar en este documento y en el árbol de la derecha
selecciona la hoja Triángulo. Da clic en Aceptar.
6.
Prueba el hipervínculo que acabas de crear, da clic en el botón Triángulo
y observa lo que sucede. Automáticamente te lleva a la hoja llamada
Triángulo.
7.
Realiza la misma operación para el resto de las formas de la hoja Inicio.
Cada figura debe ir a la hoja que le corresponde.
8.
Agrega en cada una de las hojas (excepto en la hoja Inicio) una flecha en
forma de botón y crea un hipervínculo para que al darle clic regrese a la
hoja Inicio automáticamente.
9.
Prueba que todos tus vínculos funcionen correctamente.
10. Cambia a la hoja Triángulo y escribe el título TRIÁNGULO en la hoja.
Dale formato.
103
11. Crea una tabla para calcular a partir de los valores de la base y la altura,
el área del triángulo. Escribe algunos valores y teclea una fórmula que
calcule el área. Es importante que compruebes que al cambiar los valores,
el área calculada cambie automáticamente.
12. Haz algo similar para todas las hojas. En los casos de figuras planas calcula
el área. En el caso de figuras tridimensionales calcula el área total y el
volumen. La figura siguiente muestra cómo podría quedar la hoja para el
cubo. Termina todas las hojas siguiendo el ejemplo.
13. Guarda tu archivo con el nombre Figuras41.xlsx en la carpeta que
indique tu profesor. Es muy importante que la guardes porque más
adelante la utilizarás en otra actividad.
Gráficos
Un gráfico es una representación de los datos contenidos en una tabla. Graficar
la información facilita su comprensión y permite una visualización más rápida
de los datos.
Los gráficos siempre se crean a partir de datos numéricos. Puedes representar
los datos en distintos tipos de gráficos, pero el tipo que elijas depende del tipo
de datos que deseas representar.
La verdadera importancia de aprender a crear gráficos en la hoja de cálculo,
está en saber qué deseas representar y cómo interpretarlo.
Principales tipos de gráficos
El tipo de gráfico más adecuado depende de lo que se desea representar
con cada uno. El grupo de la Ficha Insertar/Gráficos muestra tipos más
comunes.
104
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Gráfico de Columnas o Barras
Los gráficos de columnas o de barras facilitan la comparación de datos. La
longitud de cada columna o cada barra representa un valor. En la figura, las
columnas permiten notar fácilmente los países con mayor o menor extensión
territorial.
Gráfico Circular
Los gráficos circulares muestran varios conceptos como porcentajes de un total.
Así, es fácil determinar qué tanto del total aporta cada uno de los conceptos.
En la figura se observa que del total de los elementos químicos que existen, la
mayoría son metales.
Gráfico de Líneas
En un gráfico lineal se observan con facilidad tendencias y comportamientos
de variables. Aunque es similar al de barras, las líneas que unen cada valor
facilitan analizar si una variable aumenta, disminuye o se mantiene. En el
ejemplo podemos observar en qué meses la temperatura promedio ha subido
o bajado.
Las gráficas de líneas permiten interpolar y predecir valores intermedios y
tendencias. Por ejemplo, puedes estimar cuál es la temperatura entre dos
puntos observando la magnitud de la línea o incluso predecir si la temperatura
subirá o bajará analizando las tendencias de las líneas.
105
Los gráficos de líneas se utilizan principalmente para representar valores que
cambian con el tiempo.
Creación rápida de gráficos
1.
En la Hoja 1 de un nuevo libro de Excel, captura tus calificaciones del
último periodo. Utiliza la columna A para escribir el nombre de la materia
y la columna B para escribir la calificación. Deben ser al menos 5 materias.
No olvides darle formato a la tabla y en general crear una excelente
presentación.
2.
Selecciona todos los datos y presiona la tecla F11. Un nuevo gráfico se ha
generado con las opciones predeterminadas en una nueva hoja de cálculo
llamada Gráfico 1.
3.
Describe qué tipo de gráfico apareció al presionar F11.
Columnas cuyo tamaño representan la calificación de cada materia.
4.
¿Consideras que este tipo de gráfico es el adecuado para representar tus
calificaciones? ¿Por qué?
Sí porque es fácil comparar el rendimiento en cada materia.
5.
Para cada uno de los siguientes casos, indica el tipo de gráfico (barras,
circular o líneas) que utilizarías para representar mejor la información:
a. Comparar tus calificaciones con las de 5 de tus compañeros.
Barras
b. Representar el porcentaje de mujeres y de hombres que tiene tu grupo.
Circular
106
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
42
c. Analizar la temperatura ambiental durante 24 horas de un día.
Líneas
d. Representar la actividad cerebral cuando duermes.
Líneas
e. Agrupar los elementos de la tabla periódica: Metales, No metales, Gases
nobles y Metaloides.
Circular
f. Comparar las toneladas de basura que producen 5 países europeos.
Barras
g. Representar las temperaturas en las que el agua pasa de hielo a
vapor.
Líneas
h. Comparar la masa de los planetas del sistema solar.
Barras
i. Comparar el número de medallas obtenidas por un país en los últimos
cinco juegos olímpicos.
Líneas
j. Analizar el clima durante los meses de un año.
Líneas
k. Comparar el clima de dos lugares durante los mismos meses.
Líneas
Tabla de datos
Los datos de una hoja de cálculo se pueden representar en un gráfico. Los
gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan
cuando se cambian. En otras palabras, cuando los datos cambian no tienes
que volver a crear el gráfico, ya que éste siempre hace referencia a las celdas
donde están los valores y no a los valores mismos.
Excel
40
Tipos de gráficos y tabla de datos
107
Creación de gráficos
Para la creación de un gráfico sencillo con todas las opciones predeterminadas,
primero selecciona los datos dentro de la hoja de cálculo. Es importante
seleccionar únicamente los datos a graficar, incluyendo sus encabezados.
Si deseas graficar un rango de datos no contiguos, lo puedes seleccionar
mientras presionas la tecla <Ctrl>.
En el grupo de la Ficha Insertar/Gráficos, puedes elegir entre distintos tipos
de gráfico (por ejemplo gráfico de columnas o circular) y subtipos (como gráfico
de columnas apiladas o 3D). Para ver todos los tipos de gráficos disponibles,
puedes seleccionar el iniciador de cuadro de diálogo del grupo. Asegúrate que
al elegir el tipo y subtipo, tengas clara la idea de cómo esperas que se vean los
datos representados.
Al dar clic en el tipo de gráfico que se desea, automáticamente se insertará
el gráfico en la hoja de cálculo. Para cambiar el diseño de los elementos de
un gráfico, puedes hacer clic directamente sobre él o sobre el elemento que
desees modificar.
Datos de la hoja de cálculo
Gráfico generado a
los datos de la hoja
108
partir de
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
La siguiente figura muestra las principales áreas que pueden ser editadas o
modificadas en un gráfico. Para entrar al modo de edición, se hace doble clic
sobre alguna de estas áreas.
Líneas de división
Serie de datos
Área de trazado
Eje de valores
Leyendas
Eje de categorías
Área del gráfico
En la Cinta de opciones aparecerán las diferentes herramientas disponibles
para manipularlo. Se muestran las fichas de Diseño y Formato. Con los
comandos disponibles puedes modificar el gráfico con el fin de presentar los
datos de la forma que desees.
3
1
2
4
1
Cambiar de tipo de gráfico o guardarlo como plantilla.
2
Mostrar series de datos por filas o por columnas.
3
Formatos de diseños predefinidos.
4
Formatos de estilos predefinidos.
5
Mover al gráfico a otra hoja o libro diferente.
5
109
Agregar líneas y barras para el análisis de los datos
Líneas de cuadrícula y ejes
Agregar o cambiar títulos y rótulos
Vistas para el fondo del gráfico
2
1
3
4
5
1
Aplicar formato al gráfico.
2
Agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos
especiales.
3
Agregar estilos tipo WordArt a los títulos y rótulos del gráfico.
4
Manipular objetos dentro del gráfico.
5
Especificar tamaños y posiciones.
Ejemplo de edición de gráficos
Prácticamente todas las partes de un gráfico son modificables, por lo que
basta con explicar algunos ejemplos para comprender la manera de hacerlo.
Analicemos los casos de edición más comunes. Al hacer clic con el botón
secundario sobre cualquier objeto del gráfico aparece un menú contextual
como podría ser:
110
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Si seleccionas la opción Formato del título del gráfico, se despliega una
caja de diálogo desde donde podrás dar un toque profesional a cada zona.
En caso de querer cambiar el texto del rótulo (lo que dice), se puede seleccionar
y luego hacer un clic sobre el texto para poder editar el valor.
Nuevas fichas
Actividad
43
1.
En un nuevo libro de Excel captura los siguientes datos en la hoja 1:
2.
Selecciona las celdas A2:B7 y busca en la Ficha Insertar/Gráficos/
Circular un gráfico con estilo 3D.
3.
Después de insertar un gráfico con los colores predefinidos, cámbialos
haciendo clic sobre el gráfico y seleccionando el diseño que te agrade en
la Ficha Herramientas de gráficos/Diseño/Estilos rápidos.
4.
En la Ficha Herramientas de gráficos/Diseño/Diseño rápido prueba
con los diferentes diseños y elige uno en el que aparezcan los porcentajes
dentro de cada rebanada del gráfico.
5.
Agrega un título.
6.
Guarda tu trabajo con el nombre Graficas43.xlsx. Utilizarás este archivo
en la siguiente actividad.
111
Creando Gráficos
1.
Abre el archivo de la actividad anterior Graficas43.xlsx y cambia el
nombre de la Hoja1 por “Circular”.
2.
Agrega 4 hojas más para que tengas en total 7 hojas de cálculo en el
libro. Cambia sus nombres por Columnas, Líneas, Barras, Área, Dispersión
y Anillo. La primera gráfica ya la tienes, es la Circular de la actividad
anterior.
3.
En cada hoja debes inventar una tabla de datos (al menos 10 registros) que
se puedan representar mejor en la gráfica que corresponda al nombre de
la hoja. Lo más importante de este paso es que los datos que inventes, se
puedan representar adecuadamente en cada tipo de gráfico. Por ejemplo,
no tiene mucho sentido representar tus calificaciones en un gráfico circular,
así como no sería útil representar porcentajes de hombres y mujeres en
un gráfico de líneas.
4.
Crea cada uno de los gráficos con los datos que has introducido.
5.
Modifica cada uno de los gráficos de modo que tengas diferentes colores,
distintas fuentes en los textos y títulos, así como diferentes líneas de
división. Los gráficos deben tener una apariencia distinta a las opciones
predeterminadas.
6.
Guarda tu trabajo con el mismo nombre, sobreescribiendo el archivo de la
actividad anterior.
TIP
Puedes crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de
gráficos en uno solo. Únicamente selecciona la serie que quieras diferente
y elige el tipo de gráfico en la ficha Gráficos.
112
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
44
Mover y borrar gráficos
Para mover un gráfico, puedes arrastrarlo sobre la hoja de cálculo y colocarlo
en el lugar indicado.
Para modificar el tamaño del gráfico, se selecciona y se arrastran los cuadros
de control hasta lograr el tamaño deseado.
Para eliminar un gráfico, se selecciona y se presiona la tecla <Supr>.
Excel
41
Creación y edición de gráficos, mover y borrar gráficos
Series en gráficos
En un gráfico una serie es un conjunto de datos que se refieren a un mismo
concepto. Los gráficos simples que has creado hasta ahora tienen una sola
serie, por ejemplo: calificaciones, extensión territorial o número de hijos por
familia, entre otros.
Se utiliza más de una serie cuando en un mismo gráfico se desean representar
dos o más conceptos. Por ejemplo, si quieres comparar las calificaciones
obtenidas en dos materias, en los meses de enero a marzo, necesitarás más
de una serie. Analiza esta tabla de datos:
A partir de estos datos se podrían crear en general dos interpretaciones.
Podríamos decidir que los datos tienen dos series: Primero A y Primero B. En
este caso las series están en las Columnas de la tabla de datos y el gráfico se
vería así (cada color es un grupo):
113
Pero también podríamos decidir que los datos tienen seis series: enero, febrero,
marzo, abril, mayo y junio. En este caso las series están en las Filas de la tabla
de datos y el gráfico se vería así (cada color es un mes):
Analizando series
Actividad
Observa los siguientes gráficos que fueron obtenidos de la misma tabla de
datos.
Analiza las diferencias. ¿Qué representa cada gráfico?
La primera analiza mes por mes a los 2 grupos juntos mientras que la segunda se
centra más en la calificación grupal a lo largo del semestre.
¿Cuál es más útil?
Ambas son útiles, dependiendo de lo que se quiera conocer: comparar un grupo con
otro o ver la mejoría de cada grupo por separado.
114
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
45
TIP
Observa que al seleccionar un gráfico terminado, en la tabla de datos los
valores aparecen con un contorno de color azul, los nombres de las series
aparecen con un contorno de color verde y las categorías con un contorno
púrpura.
Gráfico de varias series
Actividad
46
1.
Inicia un nuevo libro de Excel y en la Hoja1 captura la siguiente información
acerca de los países con mayor número de medallas durante los juegos
olímpicos de Atenas 2004. No olvides agregar formato y presentar la tabla
de forma profesional.
2.
Selecciona las celdas A1:D12 y crea una gráfica en Ficha Insertar/
Gráficos tipo Líneas y subtipo Líneas con marcadores.
3.
Invierte las filas y columnas en Ficha Herramientas del gráfico/
Datos/Cambiar entre filas y columnas de tal manera que en el eje X
se vea Oro, Plata y Bronce y en el eje Y el número de medallas.
115
4.
Utiliza el grupo Estilos rápidos de la misma ficha y dale un formato más
atractivo a tu gráfico. Observa este ejemplo:
5.
Un gráfico dice mucho más que los datos de la tabla. Analizando sólo el
gráfico contesta las siguientes preguntas:
a. ¿Qué país sobresale en medallas de bronce?
Rusia
b. ¿Qué países fueron notables en su desempeño olímpico?
Estados Unidos, Rusia, China, Alemania y Australia
c. ¿Qué países tuvieron un desempeño muy similar?
Japón, Corea del Sur, Cuba, Italia, Francia y Reino Unido
d. Divide mentalmente el gráfico y escribe el nombre de los países por
debajo de los más notables
Alemania, Australia, Japón, Corea del Sur, Cuba, Italia, Francia y
Reino Unido
En este gráfico cada uno de los grupos representa una serie. Si analizas
la tabla de datos, las series están en las filas. Una gráfica siempre tiene al
menos una serie, pero puede tener más.
116
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
6.
Selecciona nuevamente las celdas A1:D12 y crea una nueva gráfica en
Ficha Insertar/Gráficos tipo Columna.
7.
Invierte las filas y columnas en Ficha Herramientas del gráfico/
Datos/Cambiar entre filas y columnas.
8.
Por tercera vez selecciona las celdas A1:D12 y crea otro gráfico tipo
Columna. En esta ocasión no hay que invertir las filas y columnas. Modifica
los colores para darle una apariencia diferente.
9.
Escala y mueve los dos gráficos de columnas y colócalos uno junto a otro
para compararlos mejor.
10. Contesta:
¿Qué representa cada uno de los gráficos de columnas?
El primero muestra su desempeño en cuanto a medallas en general y el segundo
se centra más en comparar cada país con los demás.
¿Cuál te parece más útil y por qué?
Todo depende de nuestras necesidades, si queremos comparar cada país por cada
tipo de medalla o un desempeño general en la olimpiada.
TIP
Elegir Series en filas o Series en columnas depende de qué es lo que
se desea representar. Observa que ambos gráficos son válidos y útiles,
pero se interpretan de forma distinta.
LExcel
LExcel
02
03
Lámina de apoyo: Historia del álgebra
Lámina de apoyo: Funciones matemáticas
117
Excel
Gráfico XY
42
Excel
Gráfico SmartArt
Gráfico SmartArt
Este tipo de diagrama es una imagen que nos representa cierta información
relacionada entre sí, como las jerarquías en una empresa o los pasos para
llegar a un objetivo, entre otros. Existen gráficos SmartArt de tipo organigrama,
diagramas de ciclo, radiales, piramidales, de Venn y círculos concéntricos, entre
otros.
Como se tiene una enorme cantidad de opciones, antes de seleccionar alguna
es fundamental que te hagas la pregunta: ¿Qué deseo trasmitir? Después de
aclarar lo que quieres, prueba hasta que encuentres el diseño que se adapta
mejor a la idea que quieres trasmitir.
Cuando creas un diagrama, se muestran áreas entre corchetes para que,
haciendo clic, escribas tu propio texto. Los cuadros y líneas que forman un
diagrama son objetos que se pueden mover y cambiar. Cada tipo de gráficos
SmartArt muestra en forma asociada un panel de texto que ayuda a escribir
y organizar los textos.
118
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
43
Al seleccionar un diagrama SmartArt en la cinta de opciones, aparecerán
las nuevas fichas Diseño y Formato, desde las que podrás dar un estilo
profesional a cualquier diseño.
1
2
3
4
5
1 Oculta o muestra el panel de texto del gráfico.
2 Puedes cambiar el diseño al gráfico elegido.
3 Asigna diferente color al gráfico.
4 Muestra una colección de estilos preestablecidos del tipo de gráfico.
5 Elimina los cambios que se hayan hecho al gráfico y lo deja en su forma
original.
Desde la ficha Formato se realizan los cambios a los textos, tipos de letras y
colores de las formas.
Agrega un estilo predefinido a la forma seleccionada.
Modifica los textos de la forma
con apariencia de WordArt.
Aumenta o disminuye el tamaño.
Alinea, trae al frente o gira el
objeto seleccionado en el gráfico.
119
Gráficos SmartArt
1.
Utiliza el botón de la Ficha Insertar/Ilustraciones/SmartArt para
crear el siguiente organigrama de puestos. Escribe en cada recuadro el
nombre de la persona que ocupa cada cargo en tu escuela. Puedes agregar
o eliminar puestos si es necesario.
2.
Desde la Ficha Herramientas de SmartArt/Diseño/Diseños cambia
el diseño a uno en que los puestos tengan forma de botón. Utiliza también
el grupo Estilos rápidos para cambiar a un estilo que te agrade y modifica
los colores con el botón Cambiar colores.
3.
Utiliza 5 hojas adicionales del mismo libro para crear 5 diferentes gráficos
SmartArt. Es importante que los gráficos representen algo real de manera
efectiva. Lo mejor es que trates de introducir información real, que pueda
ser interpretada mejor cuando se muestra en alguno de estos diseños.
4.
Actividad
47
Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre
Organigrama47.xlsx.
Características especiales
Excel
Comentarios
120
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
44
Comentarios
Los comentarios son anotaciones que se pueden agregar a una celda sin
alterar los valores que esta celda contiene. Los comentarios se teclean en los
cuadros de comentarios, que aparecen con la Ficha Revisar/Comentarios.
Además de los botones de comando del grupo de comentarios para modificar,
mostrar, ocultar o eliminar un comentario, también puedes utilizar las opciones
del menú contextual de la celda, que aparece al hacer sobre ella un clic con el
botón secundario del ratón.
Excel
45
Ir a y Buscar y reemplazar
Ir a
Existen tres maneras para ir directamente a cualquier celda en la hoja de
cálculo:
1.
Desde Ficha Inicio/Modificar, abre el menú del botón Buscar y
seleccionar y elige la opción Ir a…
Aquí puedes teclear la referencia de la celda a la que deseas ir.
121
2.
Escribe directamente la referencia de la celda a la que quieres ir en la
barra de nombres. Si has creado nombres, puedes seleccionar alguno de
la lista de “nombres asignados”.
3.
También puedes utilizar las teclas <Ctrl+I> para abrir rápidamente el
cuadro de diálogo Ir a…
Historial de celdas utilizadas.
Teclea aquí la celda a donde
quieres ir.
Puedes especificar distintas características de celdas.
Buscar y reemplazar
Es común, especialmente en libros muy largos, que tengas la necesidad de
encontrar un dato específico para cambiarlo o corregirlo o que necesites
reemplazar uno o varios datos por otros.
Para facilitar la tarea, Excel tiene los cuadros de diálogo de Buscar y
Reemplazar, que se activan desde el menú del botón
Ficha Inicio/
Modificar/Buscar y seleccionar.
Para Buscar o Reemplazar,
también puedes usar las combinaciones de teclas <Ctrl+B> o <Ctrl+L>
respectivamente.
Analiza con atención las fichas Buscar y Reemplazar para descubrir la función
de cada una de las opciones.
Ficha reemplazar.
Despliega algunos detalles para
delimitar la búsqueda.
Localiza la siguiente coincidencia.
122
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Excel
46
Ortografía
Ortografía
El botón Ficha Revisar/Revisión/Ortografía o la tecla F7, despliega un
cuadro de diálogo que permite revisar y corregir aquellas palabras que Excel
no reconoce como parte de su diccionario activo. Revisa que el idioma del
diccionario con que estás trabajando coincida con el que se usa en la hoja que
se va a revisar.
1
2
3
4
5
6
7
1
Deja el error encontrado sin cambiarlo.
2
Deja todas las apariciones de este error sin cambios.
3
Agrega la palabra al diccionario personalizado.
4
Cambia el error por alguna sugerencia.
5
Cambia todas las apariciones de este error por alguna sugerencia.
6
Agrega el error y su corrección a la lista de Autocorreción.
7
Abre un cuadro de diálogo para elegir otro diccionario personalizado o
cambiar las reglas que utiliza Excel para la revisión.
123
Buscar y reemplazar
1.
Abre el archivo Datos.xlsx de la carpeta de trabajo de tu CD.
2.
Utiliza el comando Reemplazar para cambiar todos los apellidos LÓPEZ
por PÉREZ. ¿Cuántos reemplazos se realizaron?
13
3.
Realiza la misma operación para las siguientes palabras y anota en las
líneas el número de reemplazos realizados:
86
428
a. ESTUDIANTE cambiar por BECARIO.
b. OBRERO cambiar por ASALARIADO.
c. EJIDATARIO cambiar por TERRATENIENTE.
4.
48
19
Utiliza el botón
de la Ficha Inicio/Modificar o <Ctrl+B> para
localizar y contar todas las personas con nombre:
a. GUILLERMO
b. JUAN
c. FRANCISCO
d. ROSALBA
e. MARÍA
f. ARTURO
g. ANGÉLICA
5.
Actividad
4
330
197
8
43
18
13
Para comprobar los resultados, utiliza la Hoja2 del libro y crea las siguientes
fórmulas: (Utiliza la función condicional CONTAR.SI).
a. En A1 crea una fórmula para contar el número de celdas que contienen
la palabra BECARIO.
b. En A2 crea una fórmula para contar el número de celdas que contienen
la palabra ASALARIADO.
c. En A3 crea una fórmula para contar el número de celdas que contienen
la palabra TERRATENIENTE.
6.
Para que sea fácil identificar cada fórmula, incluye en cada una un
comentario que indique claramente lo que se está calculando.
7.
Haz una revisión de Ortografía.
8.
Cierra el archivo guardando los cambios con el nombre Busqueda48.xlsx
en la ubicación que tu profesor indique.
Excel
Nuevo botón Microsoft Office
124
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
47
Botón de Microsoft Office
Si has sido usuario de versiones anteriores de Microsoft Office, ya te has dado
cuenta que uno de los principales cambios de esta versión es la desaparición
de los menús. Como única excepción, el botón de Microsoft Office despliega
un menú muy parecido al Menú Archivo que se presentaba en las versiones
previas.
Excel
48
Guardar y Guardar como…
Guardar y Guardar como…
Como ya sabes, un nuevo libro se almacena en la computadora temporalmente
y para conservarlo es necesario guardarlo en un archivo.
Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo que ofrece mayor seguridad
contra posibles daños, menor tamaño y otras características nuevas. Sin
embargo, es posible guardar archivos en formatos compatibles con versiones
anteriores. Puedes identificar el nuevo formato por su extensión de 4 letras,
normalmente .xlsx. A diferencia de los formatos anteriores cuya extensión era
de 3 letras .xls.
La primera vez que se guarda un libro, aparece el cuadro de diálogo Guardar
como…, para que puedas introducir un nombre e indicar en dónde guardar
el archivo.
Guardar como… se utiliza también para guardar un libro con un nombre
diferente, en una ubicación distinta a la actual o con un formato distinto.
Guardar un libro en otro formato es muy útil si se comparten libros con otras
personas que utilizan diferentes programas o versiones anteriores de Excel.
Para guardar un archivo en otro formato, utiliza normalmente el botón de
Microsoft Office/Guardar como…, pero además de escribir el nombre y
seleccionar la ubicación, haz clic en el menú colgante (el triángulo hacia abajo)
de Guardar como tipo y de las opciones disponibles selecciona el formato del
archivo con el que deseas guardar.
125
1
2
3
4
5
6
1 Muestra archivos y carpetas que hemos utilizado recientemente.
2 Muestra lo que tenemos en el escritorio.
3 Abre la carpeta de Mis documentos.
4 Muestra todos los archivos almacenados en tu computadora y en unidades
extraíbles.
5 Permite explorar carpetas y archivos de la red configurada.
6 Menú colgante con los tipos de archivo en que se puede guardar el libro.
Ver y Guardar como página Web
Una página Web es un documento que se codifica en un lenguaje llamado
HTML. Aunque existen muchos programas específicamente diseñados para
crear páginas Web, Excel permite guardar documentos simples con el formato
de página Web. Los documentos Web tienen la extensión .htm o .html y
se pueden abrir en cualquier navegador de Internet (Internet Explorer por
ejemplo), inclusive si no se tiene Excel instalado.
Para guardar el libro como página Web utiliza el botón Microsoft Office/
Guardar como… Selecciona en el cuadro de diálogo, del menú colgante
Guardar como tipo, la opción (*.htm; *.html) y se abrirá una caja de diálogo
con las siguientes opciones:
126
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Elige si deseas guardar todo el libro, la selección o una hoja de cálculo. También
marca si deseas agregar interactividad.
Opciones especiales: Abrir
El cuadro de diálogo del botón Microsoft Office/Abrir contiene dos menús
colgantes que conviene estudiar con más detalle.
No se pueden hacer cambios.
Permite modificar el archivo en una copia, sin
afectar el libro original.
Abre un archivo de otras versiones de Excel.
El botón Herramientas tiene también un menú colgante para realizar algunas
acciones con los archivos.
Excel
49
Nuevo libro
127
Opciones especiales Nuevo libro
Aunque la opción más común es iniciar un Libro en blanco, también es
posible crear un nuevo libro a partir de una plantilla. Las plantillas son formas
prediseñadas que contienen algunos textos y fórmulas para simplificar la
captura de datos, de modo que el usuario sólo debe rellenar algunos espacios
con la información necesaria. Hay plantillas para realizar facturas, recibos,
informes de gastos y hojas de balance entre otras.
El botón Microsoft Office/Nuevo de Excel, muestra el siguiente cuadro de
diálogo:
Plantillas prediseñadas de Excel.
Busca plantillas en el sitio de Microsoft.
Si en el panel de Nuevo libro eliges la opción Plantillas instaladas, verás
la siguiente caja de diálogo:
128
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Excel
50
Enviar a una dirección electrónica
Enviar a una dirección electrónica
Es muy fácil enviar una hoja de cálculo por correo electrónico (e-mail) sin
necesidad de salir de Excel. Para enviar la hoja actual utiliza el botón Microsoft
Office/Compartir/Correo electrónico.
En la caja de diálogo que se muestra, debes escribir al menos la dirección de
correo del destinatario en Para: y el Asunto del mensaje. Presiona el botón
Enviar
para realizar el envío.
129
Ten en cuenta que el envío de archivos por correo directamente desde Excel,
solamente funcionará si previamente se han configurado las cuentas de Internet
y correo en el equipo que utilizas.
Página Web
1.
Abre el archivo Figuras41.xlsx que realizaste en la Actividad 41.
2.
Utiliza el botón Microsoft Office/Guardar como… para guardar una
copia del archivo en la ubicación que indique tu profesor. Dale el nombre
FigurasWeb y guárdalo en el formato de Excel 2003.
3.
Ahora guarda el archivo como una página Web, usando la opción Guardar
como tipo: Página Web (*.htm; *.html) y seleccionando Todo el
libro.
4.
Comprueba tu trabajo. Abre el Internet Explorer o cualquier otro navegador
de Internet instalado en tu computadora y busca la carpeta en donde
guardaste tu archivo. Ábrelo y comienza a navegar entre las páginas del
libro.
Actividad
49
Explorando opciones al Abrir y usar plantillas
1.
Inicia Microsoft Excel 2007 y cierra cualquier libro que pudiera estar
abierto, sin cerrar el programa.
2.
Usando el cuadro de diálogo Abrir (botón Microsoft Office/Abrir) busca
todos los archivos del Microsoft Office Excel que estén en tu CD o carpeta
de trabajo. ¿Cuántos archivos son?
3.
En tu CD o carpeta de trabajo ¿cuántos archivos hay del tipo Páginas
Web?
4.
Selecciona el botón Microsoft Office/Nuevo y desde el cuadro de
diálogo elige la categoría Plantillas instaladas. Elige la plantilla llamada
Presupuesto mensual personal y luego presiona el botón Crear.
5.
Observa el archivo, navega en él y verifica las fórmulas y filtros que
contiene. En una plantilla se pueden capturar pocos datos ahorrando
mucho tiempo y esfuerzo.
6.
Crea un presupuesto y llena todos los datos de la plantilla. En lo posible,
trata de que los datos sean lo más reales posibles.
7.
8.
Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre
Presupuesto.xlsx.
Antes de cerrar tu trabajo, intenta enviar el presupuesto por correo
electrónico (e-mail) sin salir del programa. Recuerda que este envío sólo
podrá hacerse si la cuenta y conexión de Internet han sido correctamente
configurados.
130
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Actividad
50
Excel
51
Vista preliminar y configuraciones de impresión
Vista preliminar
1
2
3
4
5
1
Permite establecer las opciones de impresión e imprimir la hoja de
cálculo seleccionada.
2
Permite establecer las opciones que controlan la apariencia de las hojas
impresas.
3
Acerca la imagen para mayor detalle.
4
Avanza y retrocede entre páginas.
5
Cierra la ventana de Vista preliminar y vuelve a la vista anterior de la
hoja de cálculo activa.
El botón Zoom
de la vista preliminar, permite hacer clic sobre alguna
sección de la hoja para ver un acercamiento. Para volver a ver la hoja en las
proporciones anteriores se vuelve a hacer clic sobre la página.
Área de impresión
Si no se especifica un área de impresión, los comandos de impresión tomarán
en cuenta todas las celdas que contengan datos en la hoja de cálculo. Pero es
posible que sólo quieras imprimir parte de las celdas utilizadas.
Es posible establecer un área de impresión directamente en la hoja de cálculo,
seleccionando las celdas que se desean imprimir y utilizando el botón Ficha
Diseño de página/Configurar página/ Área de impresión.
131
Si deseas agregar celdas a un área de impresión ya definida, utiliza la vista previa
de saltos. Los saltos son las separaciones entre hojas impresas. Para eliminar
un área de impresión activa utiliza la opción Borrar área de impresión.
También puedes establecer o restablecer áreas de impresión desde la
vista previa de saltos. Únicamente selecciona el área que deseas y da clic al
botón secundario del ratón para que aparezca el menú contextual.
Comandos relacionados con el
área de impresión
Imprimir una hoja
La forma más sencilla para hacer impresiones, es usar el botón Imprimir
de la Barra de Herramientas de acceso rápido. El botón Imprimir utiliza
siempre la configuración predeterminada e imprime todas las páginas de la
hoja de cálculo activa o el área de impresión activa, si se ha definido alguna.
Si deseas cambiar la configuración o tener más control sobre la impresión
(por ejemplo imprimir más de una copia, imprimir sólo una parte de la hoja o
todo el libro) es necesario abrir el cuadro de diálogo botón Microsoft Office/
Imprimir/Imprimir…
Despliega las propiedades de la impresora.
Selecciona la impresora con que
se desea imprimir.
Imprime únicamente las páginas
que se indican en los cuadros
Desde y Hasta.
Imprime únicamente las hojas
seleccionadas.
Abre la Vista preliminar.
132
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Imprimir más de una hoja
Para imprimir más de una hoja de cálculo, es necesario primero seleccionarlas
haciendo clic en la etiqueta de la primera hoja que se desea imprimir y a
continuación manteniendo presionada la tecla <Ctrl> y haciendo clic en la
etiqueta de cada una de las hojas que se quieran imprimir.
Después en la caja de diálogo de Imprimir se especifica la opción Hojas
activas. Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, basta hacer
clic en la etiqueta de cualquier hoja no seleccionada.
Configurar página
Para detallar la configuración de página se puede activar el cuadro de diálogo
Configurar página, usando el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de la
Ficha diseño de página/Configurar página.
Cada una de las fichas contiene diferentes opciones para ajustar la hoja de
cálculo como se requiera. Desde este cuadro de diálogo se pueden modificar
propiedades de impresión, modificar márgenes y establecer encabezados y
pies de páginas.
a. Modificar propiedades de impresión
La impresión permite personalizar varios ajustes, como cambiar la orientación
vertical u horizontal, el ajuste a un ancho de página, determinar un número
de páginas y la calidad de impresión. Estudia cada una de las descripciones
siguientes:
Especifica la orientación de la página impresa que
puede ser horizontal o vertical.
Reduce o amplía la hoja
de cálculo al porcentaje
indicado, desde un 10% hasta
un 400%. También permite
ajustar la hoja de cálculo a
un número determinado de
páginas cuando se imprime.
Especifica la resolución que se desea imprimir. Una resolución mayor proporciona
una impresión de mejor calidad.
133
b. Modificar márgenes
La ficha Márgenes permite establecer manualmente las dimensiones de
cada uno de los márgenes (superior, inferior, izquierdo, derecho y margen
para el encabezado o pie de página). También hay dos casillas que permiten
centrar el área de impresión en la página impresa, tanto horizontal como
verticalmente.
c. Encabezados y pies de página
Los encabezados y pies de página permiten agregar información que se repetirá
automáticamente en todas las páginas impresas, como un nombre, fecha, el
nombre del archivo o el número de página. Los encabezados y pies de página
están fuera del área de trabajo normal del documento y no se ven en la hoja
de cálculo, pero sí en la Vista preliminar.
Al elegir de los menús colgantes alguna opción de Encabezado o Pie de
página, el cuadro de diálogo muestra una vista previa del resultado. Si
ninguna de las opciones da el resultado que buscas, es posible personalizar el
encabezado o el pie de página, utilizando los botones que para este fin tiene
el cuadro de diálogo.
Crea un pie de página personalizado
Pies de página predefinidos
Vista preliminar
134
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Sólo puede existir un encabezado y un pie de página personalizados en cada hoja
de cálculo. Si creas encabezados o pies de página nuevos, éstos reemplazarán
a cualquier otro encabezado o pie de página existente en la hoja.
Éste es el cuadro de diálogo de Personalizar encabezado o Personalizar
pie de página:
Para crear un encabezado o pie de página personalizado, simplemente
ubica el cursor dentro de alguna de las tres secciones disponibles (izquierda,
centro o derecha) y teclea el texto que quieras incluir, o bien, utiliza alguno de los
botones de inserción de texto automático que se describen a continuación:
1
3
2
5
4
6
8
7
9
10
1
Cambia la fuente, tamaño y estilo del texto.
2
Inserta los números de página.
3
Inserta el número total de páginas y ajusta los números de página de
forma automática.
4
Inserta la fecha actual.
5
Inserta la hora.
6
Inserta la ruta y el nombre de archivo del libro activo.
7
Inserta el nombre de archivo del libro activo.
8
Inserta el nombre (etiqueta) de la hoja.
9
Inserta una imagen.
10
Aplica formato de imagen.
135
d. Imprimir atributos de hoja
En una hoja de cálculo impresa normalmente, no se ven los títulos de filas o
columnas, es decir los números de fila y las letras de columna. Tampoco se ven
las líneas de división entre celdas.
En el cuadro de diálogo Configurar página, dentro de la ficha Hoja, hay
opciones para imprimir las líneas de división, los títulos de filas y columnas
y para imprimir en blanco y negro o con calidad de borrador (calidad baja).
Estudia también las opciones que se describen en la siguiente figura:
1
2
3
4
5
1
Celdas que se desean Imprimir.
2
Imprime los títulos de las columnas o filas en cada página impresa.
3
Imprime las líneas de división de la hoja.
4
Reduce el tiempo de impresión. Si se activa, Excel no imprime líneas de
división, ni la mayoría de los gráficos.
5
Se define el orden en que se imprimen y/o numeran las páginas.
136
Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
EVALUACION No.
TEMA GENERAL: E X C E L C O R E 2 0 0 7
GRUPO:
PROFESOR:
PERIODO:
T E M AS / P R ÁC T IC AS
In tro d u c c ió n (R a zó n d e se r d e la s h o ja s d e cá lcu lo .
Ejemplos de hojas de cálculo).
P rin cip io s d e la h o ja d e cá lcu lo (L ib ro s y h o ja s.
P a n ta lla p rin cip a l d e E xce l 2 0 0 7 ,
C in ta d e o p c io n e s, A cceso rá p id o co n e l te cla d o ,
B o to n e s d ivid id o s , C u a d ro s d e d iá lo g o , B a rra s d e
h e rra m ie n ta s d e a cceso rá p id o ).
E n tra d a d e D a to s (C re a r u n n u e vo lib ro . R e fe re n cia
d e u n a ce ld a . C e ld a A ctiva , E n tra d a y E d ició n d e
D a to s, D e s h a c e r y R e h a c e r, C o m b in a cio n e s d e
Tecla s, C o rta r, c o p ia r y p e g a r, P o rta p a p e le s d e
E xce l, M o ve r y c o p ia r so lo c o n e l rató n , B o rra r
c o n te n id o y fo rm a to d e ce ld a s, P a rá m e tro s d e fila y
co lu m n a , O p e ra cio n e s co n fila y co lu m n a .)
Tra b a jo c o n h o ja s d e cá lcu lo (M a n e jo d e la s h o ja s
d e u n lib ro . In se rta r ce ld a s, E lim in a r celd a s).
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
SESIONES
PRÁCTICAS
P royectado
TOTALES
C oncretado
PORCENTAJE DE P royectado 100% 100%
AVANCE
C oncretado
SESIONES
TEÓRICAS
M
M
S
L
M
M
J
V
SEMANA 2
S
L
M
M
J
V
SEMANA 3
L
M
M
J
V
SEMANA 4
S
L
M
M
J
V
SEMANA 5
S
V
J
T = Sesión Teórica
PA = Sesión Práctica en el Aula
PL = Sesión Práctica en el Laboratorio
SEMANA 1
AVANCE PROGRAMÁTICO DE CURSO
L
L o s re c u a d ro s a b a jo d e fe c h a s d e b e rá n lle n a rse
con:
NOMBRE Y FIRMA DEL PROFESOR
S
P royectado
C oncretado
N otas:
P O R C E N T A JE D E
AVANCE
T O T A LE S
S E S IO N E S
T E Ó R IC A S
C oncretado
P royectado 100%
C oncretado
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
P royectado
F ó rm u la s y fu n c io n e s (R a n g o s. C re a r fórm u la s,
Prioridades d e la s o p e ra cio n e s, fó rm u la s co n fu n c io n e s C oncretado
definidas, u tiliza r a u to su m a , e rro re s e n fó rm u la s. E rro res N otas:
de sintáxis y cá lcu lo s e rró n e o s, A siste n te d e fu n cio n e s,
Funciones e sta d ística s b á s icas, C o p ia r fó rm u la s,
Fórmulas que u tiliza n fu n cio n e s y o p e ra d o re s,
Promedio ponderado, P o rce n ta je s).
F o rm a to d e D a to s (A lin e a ció n , rota ció n y s a n g ría ,
F o rm a to d e ce ld a , B o rd e s. S o m b re a d o s y Tra m a ,
C o m b in a r ce ld a s, C o p ia r fo rm a to , F o rm a to n ú m e ro ,
F o rm a to fe c h a , F o rm a to d e n ú m e ro d e c o n ta b ilid a d ,
F o rm a to P o rce n ta je , E stilos y a u to fo rm a to s, D a r
Formato co m o ta b la , F o rm a to co n d icio n a l, O rd e n a r
datos. Series d e a u tolle n a d o , F iltro s, H ip e rvín c u lo s)
TEMAS/PRÁCTICAS
EVALUACION No.
TEMA GENERAL: E X C E L C O R E 2 0 0 7
GRUPO:
PROFESOR:
PERIODO:
100%
S E S IO N E S
P R Á C T IC A S
L
M
M
J
SEMANA 6
V
L
M
M
J
SEMANA 7
V
S
L
M
M
J
SEMANA 8
V
S
NOMBRE Y FIRMA DEL PROFESOR
L o s re c u a d ro s a b a jo d e fe c h a s d e b e rá n lle n a rse
con:
S
AVANCE PROGRAMÁTICO DE CURSO
L
M
J
SEMANA 9
V
S
L
M
M
J
S E M A N A 10
V
S
T = Sesión Teórica
PA = Sesión Práctica en el Aula
PL = Sesión Práctica en el Laboratorio
M
EVALUACION No.
TEMA GENERAL: E X C E L C O R E 2 0 0 7
GRUPO:
PROFESOR:
PERIODO:
TEMAS/PRÁCTICAS
F ó rm u la s y fu n c io n e s (R a n g o s . C re a r fó rm u la s, P rio rid a d P royectado
C oncretado
d e la s o p e ra c io n e s , fó rm u la s co n fu n cio n e s d e fin id a s,
u tiliza r a u to su m a , e rro re s e n fó rm u la s. E rro re s d e sin tá xis N otas:
y cá lcu lo s e rró n e o s, A siste n te d e fu n c io n e s, F u n c io n e s
e sta d ística s b á s icas, C o p ia r fó rm u la s, F ó rm u la s q u e
u tiliza n fu n cio n e s y o p e ra d o re s, P ro m e d io p o n d e ra d o ,
P o rce n ta je s).
C oncretado
P royectado
C oncretado
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
N otas:
Tra b a jo s c o n fe c h a s y h o ra s (C ó m o tra b a ja e xce l c o n la s P royectado
C oncretado
fe c h a s. F u n cio n e s b á s icas d e fe c h a y h o ra ).
F u n cio n e s fin a n cie ra s b á s icas (P A G O , V A , N P E R ,TA S A
VF)
C á lcu lo s co m p le jo s (R e fe re n cia s, R e fe re n cia s R e la tiva s
R e fe re n cia s A b so lu ta s, R e fe re n cia s M ixta s, P e g a d o
e s p e c ia l, P e g a r vín c u lo s, R e fe re n cia s 3 D , N o m b re s)
F u n cio n e s ló g icas o c o n d icio n a le s (F u n c ió n S I, F u n ció n
S I A N ID A D A , F u n ció n C o n ta r.S I, F u n ció n S u m a r.S I)
T O T A LE S
P O R C E N T A JE D E
AVANCE
100%
S E S IO N E S
T E Ó R IC A S
100%
S E S IO N E S
P R Á C T IC A S
L
M
J
S E M A N A 11
V
S
L
M
M
J
S E M A N A 12
V
S
L
M
M
J
S E M A N A 13
AVANCE PROGRAMÁTICO DE CURSO
M
V
S
L
L o s re c u a d ro s a b a jo d e fe c h a s d e b e rá n lle n a rse
con:
NOMBRE Y FIRMA DEL PROFESOR
M
M
J
S E M A N A 14
V
S
L
M
M
J
S E M A N A 15
V
S
T = Sesión Teórica
PA = Sesión Práctica en el Aula
PL = Sesión Práctica en el Laboratorio
P O R C E N T A JE D E
AVANCE
T O T A LE S
Im p rim ir u n a h o ja (M o d ific a r p ro p ie d a d e s d e im p re s ió n ,
M o d ifica r m á rg e n e s, E n ca b e za d o s y p ie s d e p à g in a ,
Im p rim ir a trib u to s d e la h o ja )
B o tó n M icro s oft O ffice (G u a rd a r y G u a rd a r co m o ,
O p cio n e s e s p e c ia le s: A b rir)
C o m e n ta rio s, Ir a , busca r y re e m p la za r, O rto g ra fía .
M a n e jo d e o b je to s (F ich a In se rta r / F o rm a s, T a b la s,
ilu stra cio n e s , g rá fico s, vín c u lo s y te xto )
O p cio n e s d e visua liza ció n (Z o o m , P a n e le s)
F u n cio n e s ló g icas o c o n d icio n a le s (F u n c ió n S I, F u n ció n
S I A N ID A D A , F u n ció n C o n ta r.S I, F u n ció n S u m a r.S I)
TEMAS/PRÁCTICAS
EVALUACION No.
TEMA GENERAL: E X C E L C O R E 2 0 0 7
GRUPO:
PROFESOR:
PERIODO:
P royectado
C oncretado
P royectado
C oncretado
P royectado
N otas:
C oncretado
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
C oncretado
N otas:
P royectado
N otas:
C oncretado
P royectado
C oncretado
N otas:
S E S IO N E S
T E Ó R IC A S
100%
100%
S E S IO N E S
P R Á C T IC A S
L
M
M
J
S E M A N A 16
V
S
M
M
J
S E M A N A 17
V
S
L
M
M
J
S E M A N A 18
V
S
L
NOMBRE Y FIRMA DEL PROFESOR
L o s re c u a d ro s a b a jo d e fe c h a s d e b e rá n lle n a rse
con:
L
AVANCE PROGRAMÁTICO DE CURSO
M
J
V
S
L
M
M
J
S E M A N A 20
V
S
T = Sesión Teórica
PA = Sesión Práctica en el Aula
PL = Sesión Práctica en el Laboratorio
M
S E M A N A 19