Manual de políticas corporativas de contabilidad para Officesite, Empresa del Sector Comercial Bajo los Estándares Internacionales de Información Financiera para Pymes. Empresa comercializadora de equipos tecnológicos ecológicos Calle 93B #13 - 47 83046829-8 02 Código: 008 Versión: 1 Fecha: 05/10/2021 Página 1 de 3 Manual de políticas Contables Macroproceso: Gestión financiera Proceso: Gestión contable y tributaria Índice 1) Historial empresarial 2) Misión y Visión 3) Organigrama 4) Introducción y Normativas 5) POLÍTICA DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 5.1) Objetivo y definición de Términos 5.2) Alcance y Reconocimiento 5.3) Medición Inicial y Medición posterior 6) Política de inversiones 7) Política de patrimonio 8) Propiedad, planta y equipo 02 Código: 008 Versión: 1 Fecha: 05/10/2021 Página 1 de 3 Manual de políticas Contables Macroproceso: Gestión financiera Proceso: Gestión contable y tributaria Historia empresarial El desarrollo de nuevas tecnologías y el cuidado del Medio Ambiente son dos aspectos que van de la mano. Es por eso que nuestra historial parte de la idea de crear una empresa que se le dé a la tarea de producir distintas computadoras, tanto portátiles como de escritorio, hechas de un material tanto ecológico como duradero: el bambú. Y aunque, innovadora, el camino hacia ese objetivo estuvo lleno de problemas, tanto en el planteamiento como en la práctica, pero que gracias al increíble equipo que tenemos como empresa, hemos podido sobrepasar esas dificultades para pararnos en un suelo más firme hacia nuestra meta. Nuestro trabajo, por mucho que intentemos, no es estático, se mueve y se transforma para representar cada nuevo proyecto de cambio sostenible que hemos propuesto a lo largo de nuestra historia, y aunque corta aun queremos seguir sumándole propósitos, ideas y proyectos que hagan de nuestra empresa un lugar al que las personas se sientan inspiradas de unirse. 02 Código: 008 Versión: 1 Fecha: 05/10/2021 Página 1 de 3 Manual de políticas Contables Macroproceso: Gestión financiera Proceso: Gestión contable y tributaria Misión Buscamos ser una empresa capaz de vender tecnología sostenible en el mercado, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, siendo a su vez una marca reconocida por la calidad de sus productos y la innovación de este. Queremos llegar a cumplir esta meta para finales del 2030 Visión Queremos crear un cambio. Buscamos dar a entender que nunca es demasiado tarde para ser diferentes, valientes y sobre todo persistentes. Queremos que la gente nos reconozca no solo por su éxito en modelos de negocio ecológicos si no que queremos ser esa compañía que le da especial al cuidado ambiental, porque eso somos. Somos ecológicos. somos Valores. somos personas. Somos “Officesite” 02 Código: 008 Versión: 1 Fecha: 05/10/2021 Página 1 de 3 Manual de políticas Contables Macroproceso: Gestión financiera Proceso: Gestión contable y tributaria Organigrama 02 Código: 008 Versión: 1 Fecha: 05/10/2021 Página 1 de 3 Manual de políticas Contables Macroproceso: Gestión financiera Proceso: Gestión contable y tributaria Introducción Puesto que Colombia se viene adelantando el proceso de convergencia hacia las normas internacionales de información financiera la cual da cambios en la normatividad contable y reglamenta las políticas contables de acuerdo a la sección 10 Políticas Contables, Estimaciones y Errores de la NIIF para las PYMES ya que estas se usan en la preparación de estados financieros. El presente manual busca dar compresión y aplicación al marco de políticas que Officesite utilizara para todos los procesos de operación comercial y contabilización basadas en las secciones 7, 13 y 17 bajo el marco normativo de NIIF para pymes en Colombia. Normativas NIIF Normas Internacionales de Información Financiera NIC 7 Estado de flujos de efectivo NIIF Normas internacionales de información Financiera NIC 28 Inversiones en Asociadas. NIIF Normas internacionales de información financiera NIC 22 Presentación de Estados Financieros. 02 Código: 008 Versión: 1 Fecha: 05/10/2021 Página 1 de 3 Manual de políticas Contables Macroproceso: Gestión financiera Proceso: Gestión contable y tributaria POLÍTICA DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO Objetivo Establecer el tratamiento contable que la empresa Officesite aplicará para el registro del efectivo y equivalentes al efectivo, así el garantizar el cumplimiento de los lineamientos y normativas aquí propuestas a fin de suministrar la información contable relevante. Definición de términos Efectivo: Comprende el efectivo a la vista como los depósitos bancarios, constituido por Dinero en efectivo en Moneda Nacional y/o equivalentes (Billetes y monedas) a nivel nacional. Equivalentes al efectivo: Los equivalentes al efectivo se entiende por inversiones a corto plazo de gran solvencia o fluidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Flujo de Efectivo: abarca un informe en el que se presentan las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo de una empresa en un periodo acordado Conciliación Bancaria: Comprende el proceso que permite confrontar y conciliar los valores que Officesite tiene registrados en sus cuentas de 02 Código: 008 Versión: 1 Fecha: 05/10/2021 Página 1 de 3 Manual de políticas Contables Macroproceso: Gestión financiera Proceso: Gestión contable y tributaria ahorros, corrientes y otros contenidos en el extracto bancario. Caja general: Corresponde a los dineros recibidos en efectivo y títulos valores, provenientes de la operación diaria de Officesite y reflejara el saldo de dinero en efectivo u en cheques sin cobrar, existente en la empresa en un momento determinado. Caja menor: es un fondo en efectivo y fijo, cuyo manejo se confía a un funcionario de la Empresa, con el fin de atender los gastos imprevistos y urgentes de menor cuantía que requiera el área a la cual le fueron asignados. Cuentas bancarias: es un producto financiero de la empresa cuya función principal es tener un lugar seguro y versátil para el movimiento y administración del dinero físico, en las que se encuentran la cuenta corrientes y de ahorros, expresadas en pesos Colombianos. Alcance Esta política contable tratara el tema de aplicación al efectivo y sus equivalentes al efectivo originado en los ingresos de actividades ordinarias, en otros ingresos y en los incrementos de pasivos. así como también abarcara los activos financieros que se clasifican en: efectivo y equivalentes de efectivo. Bajo esta denominación se agrupan las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata con los que cuenta Officesite y que utiliza para cubrir obligaciones producto del desarrollo de su misión institucional, dentro de los cuales se encuentran las siguientes: a. Caja 02 b. Cajas menores c. Cuentas bancarias d. Inversiones a corto plazo Reconocimiento: El efectivo y equivalentes del efectivo son considerados activos financieros que representan un medio de pago y con base en éstos se valoran y reconocen todas las transacciones en los estados financieros. Desde el reconocimiento inicial, se incluyen en los equivalentes de efectivo las inversiones que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos: 1) Que sean de corto plazo y de gran liquidez, con un vencimiento menor o igual a tres (3) meses desde su adquisición. 2) Que no estén sujetas a un riesgo de cambios en su valor; entendiéndose cambio el riesgo cuando la inversión presente una pérdida en su valor. 3) Que se mantengan para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo, más que para propósitos de inversión. 4) Que sea sobre inversiones sobre las cuales, no exista riesgo de liquidez, contraparte o emisor, que pueda afectar de forma negativa el valor de mercado expresado en libros. 5) Que sea fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo. Medición Inicial: En el momento de su reconocimiento, el efectivo y sus equivalentes se les medirá (según las directrices de la empresa) de la siguiente manera: ● Por el dinero en monedas y billetes contenidos en las cajas de la Corporación o por los valores certificados por las transportadoras de valores. 02 ● Los saldos en bancos y en otras organizaciones que administren equivalentes de efectivo se medirán por los valores depositados en los bancos y organizaciones financieras que los administran. Medición posterior Al menos al final del período, el efectivo y sus equivalentes se miden de la siguiente manera: Caja: La caja se mide por el valor realmente contenido en monedas y billetes. En este sentido, se aplican los siguientes criterios: ● No se reconocen como caja los cheques recibidos y otros medios de pago (tales como tarjetas de crédito, bonos, etc.) que al final del período no se hayan convertido en efectivo real. Si previamente fueron contabilizado como caja, se acreditan esa cuenta contra un débito en las “cuentas por cobrar”, en el mismo concepto que se pretende pagar con el respectivo tercero. Estas “cuentas por cobrar” se bajan únicamente cuando los cheques recibidos y otros medios de pago sean efectivamente abonados en las cuentas bancarias de Officesite, según conste en el correspondiente extracto físico o electrónico. Estas cuentas por cobrar tienen seguimiento y control de acuerdo con la “Política de Cuentas a Cobrar Comerciales y Otras Cuentas por Cobrar”. ● Los faltantes de caja se reconocen como cuentas por cobrar si se determina un responsable contingente o como pérdidas si se consideran irrecuperables. Los sobrantes se reconocen como ingresos o como pasivos si se determina una obligación real y un tercero a quien deba efectuarse la devolución, según el análisis de cada caso. ● Las cajas menores de la empresa, no serán un “fondo fijo”, es decir que si al final del periodo no han sido reembolsadas, pasan a conocerse los recibos y otros documentos con un débito en los gastos Bancos: Los saldos contables de todas las partidas bancarias de la corporación coincidirá con el saldo del extraente bancario al final de cada período. Por lo tanto, todas las diferencias originadas en las conciliaciones bancarias se reconocen como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ingresos 02 o gastos, según corresponda. No pueden existir partidas conciliatorias sin registrar al final del período. En este sentido, se aplicarán los siguientes criterios: ● Los cheques girados (entregados o no) que al final del mes no han sido cobrados se reversan contabilizando un mayor valor de la respectiva cuenta bancaria (débito) y un crédito en el correspondiente pasivo. De esta manera, no se reduce la cuenta bancaria ni el pasivo. Por lo tanto, el pasivo se revisa periódicamente para de baja los cheques hayan sido efectivamente cobrados en la Corporación financiera o cuando prescriben legalmente las obligaciones. ● La Organización prefiere realizar los pagos a través de mecanismos como las transferencias electrónicas, dispersión de pagos, entre otros. Equivalentes de efectivo: Los equivalentes de efectivo se miden por el valor de los extractos emitidos por las organizaciones que los administran, reconociendo al final del mes, cualquier diferencia conciliatoria contra los gastos, ingresos, cuentas por cobrar o cuentas por pagar, según corresponda. En este sentido, se aplican criterios señalados en esta política para la medición posterior de los bancos, en lo pertinente. POLÍTICA DE INVERSIONES Objetivo: Definir los criterios para reconocer como inversiones únicamente a los títulos valores de la empresa, es decir aquellos contratos que implican una cuenta patrimonio o un pasivo financiero en la entidad o entidades que lo emiten, de acuerdo con lo establecido en las normas NIIF para Pymes. De acuerdo a lo anterior dicho, Officesite: ● Reconoce las inversiones que cotizan en bolsa, cuando sean adquiridas, 02 como “Inversiones Negociables” y las medirá por el valor razonable con cambios en resultados. ● Reconoce las inversiones en títulos de deuda, tales como bonos y CDTs, entre otros, y lo medirá por el valor presente de acuerdo con su tasa efectivo, es decir, al costo amortizado. ● Si la Caja realiza operaciones conjuntas, tales como consorcios, uniones temporales, join Ventures (alianza estratégica), cuentas en participación y similares, no las reconoce como inversiones, sino como cuentas por cobrar, de conformidad con las liquidaciones que se realicen en virtud de los respectivos acuerdos. Definición de Términos: inversión: Es la utilización de los recursos en el sector productivo o del capital de la empresa con el objetivo de lograr beneficios o ganancias significativas. Alcance: Esta política corporativa es de aplicación a los instrumentos financieros originados en los siguientes conceptos: ● Las inversiones en instrumentos de deuda emitidos por las entidades autorizadas para tal fin, tales como certificados de depósito a término, bonos y papeles comerciales. ● Las inversiones en instrumentos de patrimonio emitidos por organizaciones, tales como acciones, que coticen o no en una bolsa de valores y cuotas o partes de interés social, entre otras. Reconocimiento: Las inversiones como instrumentos financieros (activos financieros), de la empresa se reconocen sólo cuando exista una contrato o acuerdo con un tercero que bien puede ser verbal o escrito y en donde se defina un derecho, en el que se pueda determinar: ● Sea probable que los beneficios económicos lleguen a la Corporación, y el elemento tenga un costo y valor medido con fiabilidad 02 Así mismo, para el reconocimiento inicial posterior, Officesite, como sociedad comercial privada clasifica las inversiones (activos financieros), de la siguiente manera: ● Al costo amortizado utilizando el método de interés efectivo, para instrumentos de deuda. ● Al valor razonable para instrumentos de patrimonio que se puedan medir con fiabilidad sin esfuerzo o costo desproporcionado o que coticen en una bolsa de valores. ● Al costo menos deterioro, para los demás instrumentos de patrimonio. Medición Inicial Las inversiones empresariales que tengan la categoría de instrumentos financieros se miden al valor de la transacción o costo de adquisición. Es decir, que, si existen otros costos de transacción para la adquisición del activo financiero, estos se reconocen al gasto del período, siempre y cuando: ● Sean identificables de manera separada en el precio de compra o papeleta de bolsa. ● Sí los otros costos de transacción de estas inversiones sean inferiores al 10% del costo de adquisición. En este orden de información, si los otros costos de transacción sean iguales o superiores al 10% del costo de compra, se reconocen como mayor valor de la inversión, incluyendo primas y/o descuentos, puntos básicos, comisiones y demás costos necesarios para su adquisición. Medición Posterior Al final de cada período en el que se informa, Officesite se encarga de medir las inversiones (activos financieros) de la siguiente forma: 02 Inversiones en títulos de deuda (como CDT´s, bonos y similares): Estos instrumentos se miden al costo amortizado, es decir, el valor presente de los flujos contractuales calculado a la tasa efectiva, dicho de otro modo, aquella que iguala el valor inicial de la inversión (incluyendo costos de transacción, comisiones, puntos básicos y similares, si es del caso) con los flujos a recibir por intereses y capital. Los intereses se reconocen como ingresos en el estado de resultados. Inversiones en títulos participativos (como acciones, cuotas partes y similares): Officesite como empresa comercial de sociedad privada, debe identificar las inversiones en títulos participativos, para establecer la medición posterior en cada período en el que se informa, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: ● Si corresponden a inversiones en acciones preferentes no convertibles y acciones ordinarias o preferentes sin opción de venta se medirán al valor razonable con cambios reconocidos en el resultado, siempre que coticen en bolsa o su valor razonable se puede medir de otra forma con fiabilidad. ● Si Officesite dentro de su portafolio, posee instrumentos participativos que no coticen en bolsa de valores, ni se pueden medir razonablemente con fiabilidad, se medirán al costo menos el deterioro. POLITICA DE PATRIMONIO Objetivo: Establecer los lineamientos apropiados de las cuentas patrimoniales que posee, Officesite como empresa comercial, de sociedad privada para el reconocimiento, el alcance, la medición y revelación, bajo normas internacionales de información financiera, es decir, la parte residual de los activos una vez deducidos sus pasivos. Es importante aclarar, que para la construcción de esta política se tomaron algunos elementos de las NIIF para pymes, así como, las disposiciones que 02 regulan a las cajas de compensación familiar del país, puesto que no existe en las normas internacionales de información financiera para las pequeñas y medianas empresas una sección específica que haga referencia al patrimonio. De ese modo Officesite, se plantea objetivos específicos como: ● Identificar las cuentas que componen el patrimonio de la Corporación. ● Establecer los principios para clasificar los grupos que hacen parte de la estructura patrimonial de la Organización. Definición de Términos Patrimonio: Se le determina como un conjunto determinado de bienes tangibles, intangibles y naturales que forman parte de prácticas sociales, a los que se les atribuyen valores a ser transmitidos. Alcance: La Corporación aplica esta política a los grupos de cuentas que particularmente son utilizadas para Officesite, con fundamento en los parámetros comunes brindados tanto por la normativa legal colombiana y las normas internacionales que las regulan. Estos grupos son: ● Obras y programas de beneficio social ● Superávit de capital ● Reservas ● Resultados del ejercicio o del período Reconocimiento: La Corporación reconoce una cuenta patrimonial cuando: 02 ● El resultado del período, generado de las actividades ordinarias y no ordinarias del ejercicio sobre el que se informa (ingresos con los costos y gastos), es positivo, es decir un remanente, para ser posteriormente distribuido a otras cuentas del patrimonio tales como reservas, enjugar pérdidas (déficit) de períodos anteriores o a remanentes acumulados. ● El resultado del período de sus actividades ordinarias y no ordinarias del ejercicio sobre el que se informa, es negativo, es decir un déficit. La Organización reconoce esta partida en una cuenta acumulativa, no sujeta a distribución y se mantendrá hasta que en períodos futuros sea cubierta por remanentes que se generen u otro tipo de partida determinada o decretada por el órgano directivo competente ● Se contabilizan los valores que la Corporación ha recibido por concepto de donaciones de bienes y valores entre otros, que incrementan el patrimonio tales como propiedades, planta y equipo, denominado superávit de capital. Medición Inicial Officesite se hace responsable de medir inicialmente el importe en una partida patrimonial, cuando: ● Establece el valor de los resultados positivos obtenidos por la Corporación como consecuencia de las operaciones relacionadas o no, con el giro normal de su actividad durante un período determinado. ● Determina el resultado negativo de las operaciones, relacionadas o no, con el objeto social y que constituyen una disminución patrimonial para la Corporación. ● El valor de los traslados a la cuenta de obras y programas de beneficio social que reflejan las inversiones de propiedad, planta y equipo, adquiridos con las reservas previamente aprobadas y constituidas por el órgano directivo competente. ● Se constituyen reservas, que corresponde a valores apropiados sobre los remanentes con fundamento en las normas legales y estatutarias vigentes, autorizadas por el órgano directivo competente, con destino a: 02 1) Reservas obligatorias 2) Reservas estatutarias 3) Reservas para administración y servicios sociales 4) Reservas para programas de salud 5) Reservas para programas de mercadeo 6) Reservas para proyectos de construcción de vivienda 7) Reservas para otros programas Medición Posterior: La Corporación mide posteriormente las partidas patrimoniales según lo estipulado en las normas legales vigentes y los estatutos de Officesite Dentro de las operaciones realizadas, están: ● Obras y programas de beneficio social: Corresponde a los valores invertidos en propiedad, planta y equipo, adquiridos con las reservas previamente aprobadas y constituidas por el órgano directivo competente. Así mismo con recursos diferentes a reservas invertidos con autorización del ente de control. Esta cuenta se ve afectada por los retiros representados por ventas u otros conceptos, por liquidación o fusión de la Corporación. ● Resultados del ejercicio: Si el resultado es positivo, la medición posterior es la apropiación o distribución de remanentes del período, ya sean éstos reservas, enjugar pérdidas de períodos anteriores, traslados a remanentes acumulados u otros afines a los anteriores debidamente aprobados por los organismos de dirección y control competente. ● Resultados de ejercicios anteriores: Si resultado corresponde a los remanentes acumulados, su saldo es disminuido por el valor de las apropiaciones o por la absorción de déficit. 02 POLITICA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Objetivo: Definir los criterios que aplicara officesite S.A, que están dentro de los ámbitos de aplicación de la DIAN de la resolución 533 de 2015, para el reconocimiento, medición y revelación de la información de propiedades, planta y equipo, representada en los bienes muebles e inmuebles. Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las Propiedades, Planta y Equipo de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión en Propiedades, Planta y Equipo, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Esta política debe ser utilizada por Officesite S.A, para la elaboración de los Estados Financieros bajo el Nuevo Marco Normativo sustentado en el anexo de la resolución 533 del 8 de octubre de 2015 que se denomina Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las entidades de gobierno. Alcance: La presente política aplica para la contabilización de los siguientes elementos de Propiedades, Planta y Equipo: • Construcciones en curso. • Maquinaria, planta y equipo en montaje. • Propiedades, Planta y Equipo en tránsito. • Propiedades, Planta y Equipo en mantenimiento. • Bienes Muebles en Bodega. • Propiedades, Planta y Equipo no Explotados. 02 • Edificaciones. • Plantas, Ductos y Túneles. • Redes, Líneas y Cables. • Maquinaria y equipo. • Equipo Médico y Científico. • Muebles, enseres y equipos de oficina. • Equipos de comunicación y computación. • Equipos de transporte, tracción y elevación. • Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería. • Activos recibidos en arrendamiento financiero. Reconocimiento El reconocimiento o registro de la Propiedad, Planta y Equipo, se hará bajo las determinaciones de esta política, salvo cuando otra política exija o permita un tratamiento contable diferente ya sea voluntario o por disposición del Nuevo Marco Normativo. Se reconocerán como propiedades, planta y equipo, - Los activos tangibles empleados por la entidad para la producción o suministro de bienes, para la prestación de servicios y para propósitos administrativos; - Los bienes muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento; - Los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de mercado del arrendamiento. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable; 02 - Los bienes inmuebles con uso futuro indeterminado; - Bienes históricos y culturales que cumplan con la definición de Propiedad Planta y Equipo. Medición Inicial Las Propiedades, Planta y Equipo se reconocerán inicialmente por su costo, que estará conformado por: a) El precio de adquisición; b) los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición; c) los costos de beneficios a los empleados que procedan directamente de la construcción o adquisición de un elemento de propiedades, planta y equipo; d) los costos de preparación del lugar para su ubicación física; e) los costos de entrega inicial y Los de manipulación o transporte posterior; f) los costos de instalación y montaje; g) los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo originados después de deducir el valor neto de la venta de los elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a punto del activo (por ejemplo, las muestras producidas mientras se prueba el equipo); h) los honorarios profesionales; así como todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración de Officesite S.A. 02 Medición Posterior Después del reconocimiento, las propiedades, planta y equipo se medirán por el costo menos la depreciación acumulada menos el deterioro acumulado. Depreciación La depreciación es la distribución sistemática del valor depreciable de un activo a lo largo de su vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio. La depreciación de una propiedad, planta y equipo iniciará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración de la entidad. El cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este. Los terrenos no serán objeto de depreciación, salvo que se demuestre que tienen una vida útil finita, es decir, que, por el uso dado al terreno, sea factible establecer el tiempo durante el cual estará en condiciones de generar beneficios económicos o de prestar el servicio previsto. Deterioro de valor Para efectos de determinar el deterioro de una propiedad, planta y equipo, Officesite S.A, aplicará lo establecido en la Política de Deterioro del Valor de los Activos Generadores de Efectivo o en la Política de Deterioro del Valor de los Activos No Generadores de Efectivo. La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados de propiedades, planta y equipo, o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se reconocerá como ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la compensación sea exigible. 02 02