TIPOS DE DOCUMENTOS SEGÚN LAS NORMAS INCONTEC GESTIÓN DOCUMENTAL ZURISADAY KERGUELEN SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE 2022 TIPOS DE ARCHIVOS SEGÚN NORMAS INCONTEC La Norma Icontec enseña el como elaborar diferentes tipos de documentos en las empresas. Esta a su vez brinda herramientas para facilitar la gestión documental y hacer más fácil la organización, presentación y manejo del comunicado tanto impresos como electrónicos, está guía se emplea a: Cartas, memorando, circulares y actas, informes certificados y constancia, hoja de vida corporativas, mensajes electrónicos, en este caso especificaremos sobre: Cartas Tipo de documentación escrita utilizada para la relación entre una organización y personas naturales; de igual forma para con sus empleados, ésta está a cargo de funcionarios autorizados o en el cumplimiento de sus funciones, se recomienda hacerla en hoja tipo, carta, oficio o A4, incluye: logo, membrete y pie de página. PARTES DE LA CARTA: Código, Lugar de origen y fecha de elaboración, Destinatario Denominación o título académico, Nombre del destinatario, Cargo, Organización, Dirección Nombre del lugar de origen, País, Asunto, Saludo, Texto. Ejemplo: Memorandos: Nos sirve para comunicar una información, ajustar cambios, orientaciones, pautas en las diversas dependencias. Para su realización se debe seguir el formato establecido en cada empresa, se escribe en modo impersonal o en primera persona plural, se distingue el texto por su extensión, las líneas tienen un tamaño menor a la letra contiene partes como: logotipo, razón social, uno a dos interlineados entre ciudad y fecha, dos a tres interlineados el encabezamiento, texto incluido con saludo, se ubica al firmante y por último se ubica las líneas especiales. Ejemplo: Actas El acta es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Estos documentos adquieren un valor, administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente, se debe elaborar en papel, con membrete, debe llevar el nombre del grupo o entidad que se reúne, debe aclarar su es de carácter ordinario o extraordinarios. Clases de actas Actas de comités. Actas de junta directiva. Actas de asambleas. Actas de reuniones administrativas. Actas de baja de inventarios. Actas de eliminación de documentos. Actas de sociedades. Actas de entrega Las partes de un acta son: Título, Denominación del documento y número, encabezamiento, Lugar de origen y fecha de la reunión, Hora, Lugar, Asistentes, Representaciones Invitados, Ausentes, Orden del día, Desarrollo, Compromisos Convocatoria, Firmas, nombres y cargos, líneas especiales, páginas subsiguientes. Ejemplo:
