Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 1 de 9 1. Objetivo del protocolo Generar una herramienta de apoyo que establezca los pasos que deben tener en cuenta los supervisores y los apoyos a la supervisión para el cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones pactadas en los contratos y convenios suscritos por la Dirección Poblacional para la prestación de servicios sociales, en cumplimiento de las solicitudes realizadas por las subdirecciones técnicas misionales y los servicios sociales para atención integral a la discapacidad, de acuerdo con la normativa vigente. 2. Marco conceptual Supervisión1: la supervisión de un contrato estatal consiste en “el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercido por la misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios profesionales que sean requeridos”. Servicio social2: los servicios y apoyos sociales son la respuesta institucional y territorializada de la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS) a las necesidades identificadas de las y los ciudadanos que se encuentran en situación de vulnerabilidad. A través de estos se busca la generación de condiciones sociales para el ejercicio de derechos y su principal objetivo es el desarrollo de capacidades que faciliten la inclusión social, la autonomía de las personas y la mejora en la calidad de vida de la población en mayor condición de vulnerabilidad. Ordenador del gasto3: se refiere a la capacidad de ejecución del presupuesto. Ejecutar el gasto, significa que, a partir del programa de gastos aprobado - limitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto -, se decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto, funciones que atañen al ordenador del gasto. 3. Condiciones generales El marco normativo está dado por: - Estatuto General de Contratación, Ley 80 de 1993 artículos 4, 7, 32 y 53. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011 artículos 83,84 y 86. Guía de supervisión de Colombia Compra Eficiente. Ley 1474 de 2011, artículo 83. Secretaría Distrital de Integración Social. Portafolio de Servicios. Memo I2019018058 – 21/03/2019 3 Corte Constitucional. Sentencia C-101 del 7 de marzo de 1996. MP: Eduardo Cifuentes Muñoz. 1 2 Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 2 de 9 Manual de contratación y supervisión de la Secretaría Distrital de Integración Social (MNLGEC-001). La supervisión enmarca el seguimiento y control técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato. Aplica para todas las personas (funcionarios o contratistas) que deben actuar como supervisores o apoyo a la supervisión de los contratos y convenios que celebre la Dirección Poblacional de la Secretaría Distrital de Integración Social, según los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación. El supervisor debe dar cumplimiento a lo establecido en los numerales 3.2 “Funciones y obligaciones del supervisor”, 3.3 “Limitaciones o prohibiciones durante el ejercicio de la supervisión” y 3.4 “Consecuencias del incumplimiento de las obligaciones o funciones en el ejercicio de la supervisión” del Manual de contratación y supervisión (MNL-GEC-001) de la Secretaría Distrital de Integración Social. La función de supervisión debe ser desempeñada por personal idóneo y con conocimiento en el área objeto del contrato u orden contractual. En el evento de requerirse para un mismo contrato la designación de un supervisor y la contratación de un interventor, deberán delimitarse claramente las actividades a cargo de cada uno de ellos respecto de la vigilancia del contrato. De conformidad con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el objetivo de la supervisión en los contratos estatales es proteger la moralidad administrativa con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. En todo caso, el contrato de interventoría debe ser supervisado directamente por la entidad estatal. 4. Desarrollo del protocolo 4.1. Designar la supervisión De conformidad con la misionalidad de la entidad, la prestación de los servicios sociales va dirigida al mejoramiento de la calidad de vida de los participantes. Para ello se establecen contratos y convenios para su prestación. Una vez realizados estos contratos o convenios se hace necesaria la designación del supervisor la cual le corresponde al ordenador del gasto, quien designará a aquellos que cuenten con las condiciones de idoneidad establecidas en los estudios previos de la contratación. Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 3 de 9 Dicha designación es de forzosa aceptación y debe ser comunicada por el ordenador del gasto mediante memorando o documento escrito al funcionario que ejercerá la supervisión. Sin embargo, sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes de los servidores públicos, el Ordenador del Gasto o la instancia pertinente, se abstendrán de designar supervisor a quien se encuentre en una situación que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión. Las circunstancias que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión podrán ser invocadas por los servidores públicos ante el Ordenador del Gasto para solicitar el cambio de designación. Igualmente podrán ser alegadas por los contratistas o el Ordenador del Gasto, para solicitar el cambio de los supervisores en sus respectivos contratos. Este documento se debe implementar de manera complementaria al Manual de Contratación vigente en la entidad que será el marco de referencia para establecer el perfil del supervisor, definición y concurrencia de supervisión e interventoría, funciones y obligaciones del supervisor y el régimen de limitaciones y prohibiciones4. La designación de la supervisión debe hacerse desde los estudios previos y quedar establecido en la minuta se notifica a través de correo electrónico o memorando 4.2. Designar el apoyo a la supervisión Designado el supervisor, éste a su vez designará las personas que considere para apoyar su labor. La designación del apoyo a la supervisión se formaliza a través de correo electrónico o memorando con el formato Oficio de designación de apoyo a la supervisión (FOR-AD-023). El supervisor debe poner de manifiesto que quienes ejerzan apoyo a la supervisión, junto con el supervisor del contrato, deberán efectuar la vigilancia, control y seguimiento a la ejecución del contrato o convenio indicado, para asegurar el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen, en los términos, condiciones y especificaciones pactadas. Esto como garantía del buen uso, manejo e inversión de los dineros públicos y demás recursos del Estado que se han puesto a disposición del contratista. De igual manera indicará que la persona designada deberá, al momento de asumir las actividades de apoyo a la supervisión, conocer y consultar de manera permanente, los documentos del contrato o convenio. Como medida de seguimiento y control a esta labor, el supervisor podrá solicitar al profesional de apoyo un informe de su actividad. El apoyo a la supervisión será sobre el asunto y las materias que el supervisor determine o podrá ser de manera permanente en el área que el supervisor determine. 4.3. 4 Recibir la designación y legalización de la orden contractual o contrato Manual de contratación y supervisión (MNL-GEC-001). Secretaria Distrital de Integración Social. Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 4 de 9 Considerando que la supervisión consiste en el seguimiento y control a la ejecución contractual, es necesario destacar que la función de los supervisores o interventores comienza y finaliza así: INICIA Con la recepción de la comunicación de legalización de la orden contractual o contrato FINALIZA Con la recepción de los bienes, servicios u obras contratadas, la emisión de la constancia de cumplimiento y el pago, cuando el contrato no requiera acta de liquidación y no tenga pólizas. Con la suscripción del acta de liquidación, en los casos que se requiera. Hasta la fecha que expiren la totalidad de los amparos pactados, cuando el contrato tenga pólizas. En caso de ser necesario un cambio de supervisor se suscribe un acta. Por situaciones de ausencia temporal o definitiva: a) El supervisor deberá solicitar al ordenador del gasto la modificación del respectivo contrato. b) Suscribir un acta de entrega que permita evidenciar el estado del contrato o convenio supervisado. En el informe de entrega y recibo de un cargo de nivel directivo o en el informe de entrega y recibo de un cargo de nivel asesor, profesional, técnico y asistencial se deben relacionar todos los aspectos que permitan conocer el estado del contrato o convenio, suscrita por el supervisor saliente y por el entrante, en la que se consignarán todos los aspectos técnicos, económicos, jurídicos, sociales y demás de relevancia en la ejecución contractual a la fecha de su suscripción. c) Dicha acta entrará a formar parte de la carpeta de supervisión del contrato. Con fundamento en la circunstancia prevista anteriormente, los supervisores o los contratistas podrán solicitar por escrito, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación respectiva, ante el ordenador del gasto, o ante la instancia pertinente, el cambio en la designación previamente efectuada, adjuntando para el efecto los documentos en los que fundamenten su petición. El Ordenador del Gasto o la instancia pertinente, deberá analizar la solicitud, adoptando la decisión respectiva, que será comunicada de forma inmediata. En todo caso, NINGÚN SUPERVISOR podrá separarse de sus funciones hasta que no se reciba la respuesta oficial del Ordenador del Gasto o la instancia pertinente. Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 5 de 9 4.4. Documentos que debe conocer el supervisor para el ejercicio de su función El supervisor para el ejercicio de sus funciones debe conocer: a) El estudio previo de la necesidad de la contratación, de modo que tenga pleno conocimiento de los argumentos que justificaron la celebración de este y actúe en procura de obtener esos propósitos. b) El estudio de mercado y todos sus documentos anexos. c) Todos los documentos anexos al proceso como anexo técnico, matriz de riesgos, estructura de costos, etc. Para ello se debe consultar en el SECOP el proceso. d) Las autorizaciones y directrices técnicas previas y los conceptos técnicos a que hubo lugar. e) El pliego de condiciones o términos contractuales de la invitación que dio origen a la orden contractual o contrato, si es el caso, teniendo en cuenta que estos hacen parte integral del contrato u orden contractual, y contienen las condiciones técnicas detalladas en que debe ejecutarse el mismo. f) La propuesta presentada por el contratista según aplique en cada caso. La totalidad de los documentos que conforman el expediente contractual y especialmente aquellos que permitieron su perfeccionamiento, cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización. g) Las normas que regulen o reglamenten los temas relacionados con el objeto del contrato y las normas externas vigentes en materia de supervisión, aplicables, especialmente las contenidas en las Leyes 1252 de 2019 y 1474 de 2011. Los formatos establecidos por la entidad para el seguimiento de los contratos suscritos por la SDIS. h) El Manual de contratación y supervisión de la SDIS vigente. 4.5. Verificar los documentos de planeación contractual y según la etapa, realzar las siguientes actividades: 4.5.1 Al inicio de la ejecución del contrato a. Verificar que el contratista haya cumplido con todos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización de este (expedición Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y Registro presupuestal (RP), aprobación de las garantías, condiciones especiales establecidas en los estudios previos, el contrato o el convenio). b. Cumplir en los casos que aplique con el periodo de alistamiento y dejar como soporte un acta de verificación de cumplimiento de todas las condiciones para dar inicio a la operación de los servicios. c. Suscribir el acta de inicio del contrato en los casos que así sea establecido por la entidad y por la Subdirección de Contratación de la SDIS. d. Definir un cronograma de ejecución del contrato en los casos en que así lo demande su naturaleza y dentro de los plazos establecidos para tal fin desde los estudios previos. e. Adquirir y tener pleno conocimiento del objeto del contrato u orden contractual, en especial de la fecha de inicio y de terminación, obligaciones específicas, directrices técnicas, especificaciones técnicas, forma de pago, garantías. Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 6 de 9 Obtener copia del contrato u orden contractual, la oferta, directrices técnicas, anexos técnicos, y aprobación de las garantías. g. Verificar el cumplimiento de la afiliación vigente al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos laborales) y parafiscales, según aplique en cada caso. h. Comunicarse si así lo considera con el ordenador del gasto con el fin de determinar quién o quienes pueden ser apoyo a la supervisión, teniendo en cuenta la complejidad de la prestación de los servicios sociales. f. 4.5.2 Durante la ejecución del contrato a. Tener contacto constante y directo con las partes del contrato y servir de enlace y medio de comunicación entre las mismas. b. Revisar y constatar que el contratista cumpla con todas las obligaciones contractuales, respetando las especificaciones técnicas y económicas previstas en su oferta y en el contrato. c. Revisar que el contratista cumpla con el cronograma definido al inicio del contrato, en el caso en que este se haya solicitado. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas (en el marco de las obligaciones contractuales), siempre con plazo perentorio para su cumplimiento. d. Revisar y avalar los informes parciales y el informe final que deba presentar el contratista, según lo pactado en el contrato. e. Revisar permanentemente la vigencia del contrato y los amparos de la garantía. f. Vigilar que el suministro de bienes o servicios o la ejecución de la obra se haga hasta el agotamiento del valor contratado, exclusivamente. g. Revisar que los sitios de entrega de elementos y ubicación de materiales, localizaciones, etc., correspondan a los señalados en la invitación o en el contrato. h. Emitir concepto debidamente justificado y las respectivas recomendaciones sobre la viabilidad o no de las prórrogas, adiciones, suspensión, cesión, terminación anticipada, liquidación unilateral o aplicación de cláusulas excepcionales. i. Solicitar oportunamente al área de contratación respectiva, las prórrogas, adiciones, suspensiones, cesión, terminación anticipada, o liquidación unilateral que se requieran. j. Realizar requerimientos oportunos, por escrito, (con copia a la aseguradora) con el fin de lograr que el contratista cumpla oportunamente con sus obligaciones contractuales. En este caso, deberá establecer cronogramas de cumplimiento con términos perentorios, los cuales deberán constar por escrito. k. Elaborar y suscribir las actas de las reuniones (FOR-GD-002) que se adelanten en desarrollo del contrato objeto de supervisión, y remitirlas al área de contratación respectiva al finalizar la ejecución del contrato. l. Avisar oportunamente y por escrito, al ordenador del gasto y al área de contratación respectiva, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato, anexando los respectivos soportes de los requerimientos escritos realizados al contratista y el informe del estado actual de la ejecución del contrato. m. Emitir los conceptos o informes que solicite el ordenador del gasto en relación con la ejecución del contrato. Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 7 de 9 n. Brindar colaboración y orientación al contratista sobre las acciones y medidas que debe adoptar para la correcta y debida ejecución del contrato. o. Solicitar al contratista los documentos e información necesarios para el debido seguimiento al desarrollo del contrato. p. Adelantar reuniones periódicas con el contratista para analizar el estado de avance de ejecución, constatar las dificultades que se presenten, acordar correctivos y hacer recomendaciones. Se deberá levantar un acta (FOR-GD-002) de cada una de estas reuniones la cual deberá estar suscrita por el contratista y el interventor o supervisor. q. Verificar el cumplimiento de pago de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y Riesgos laborales) y pagos parafiscales, durante la ejecución del contrato, según aplique en cada caso. r. Revisar y aprobar la totalidad de los pagos que se deban realizar de conformidad con el objeto del contrato. s. En el evento en que los pagos estén sujetos a la entrega de un informe, producto o avance de obra, se deberá certificar el cumplimiento a satisfacción de la respectiva obligación. t. Exigir y verificar la calidad de los bienes y servicios adquiridos, o en su defecto los exigidos por las normas técnicas obligatorias. u. En el caso de adquisición de bienes, informar al almacén, para su correspondiente incorporación en el inventario, marcación, y aseguramiento si es el caso. v. Poner en conocimiento por escrito al ordenador del gasto cualquier irregularidad de la cual tenga conocimiento y que afecte de cualquier manera la ejecución del objeto del contrato. w. Remitir al área de contratación respectiva, copia de todos los documentos que se expidan en el marco de sus obligaciones como supervisor, al finalizar la ejecución del contrato. x. Contratista y supervisor deberán cargar en el SECOP todos los documentos de la ejecución y liquidación del contrato según corresponda. NOTA: es importante que durante la ejecución de los contratos en atención a las particularidades que maneja la entidad, los supervisores lleven un control estricto del cumplimiento de las estructuras de costos de los procesos. Se deberá crear un expediente contractual de acuerdo al sistema de gestión documental, que permita al supervisor y al apoyo a la supervisión tener el histórico del desarrollo contractual que contenga todos y cada uno de los documentos que se han intercambiado con los contratistas, los requerimientos por la inejecución del objeto contractual y de las obligaciones contractuales que permitan en caso de requerirse levantar el informe para iniciar audiencia por presunto incumplimiento del contrato. 4.6. Una vez finalizado el plazo del contrato a. Verificar una vez terminado el plazo pactado que no se continúe con la ejecución de la orden contractual o contrato. b. Revisar que el objeto del contrato se haya cumplido en su totalidad y suscribir la constancia de cumplimiento del objeto contractual y sus obligaciones, y cuando aplique el Acta final de terminación y liquidación de contrato. (FOR-AD-034). Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 8 de 9 c. Verificar, cuando sea el caso, que el contratista mantenga vigentes las garantías que amparan los riesgos, de acuerdo con lo pactado en la orden contractual o contrato, una vez se reciban a satisfacción los bienes, servicios u obras contratadas. d. Elaborar el proyecto de Acta de terminación y liquidación de contrato (FOR-AD-034) y entregarla al área competente, dentro de los plazos establecidos para este efecto, junto con todos los demás documentos requeridos para adelantar el trámite de liquidación. e. Elaborar los informes de supervisión (FOR-GEC-002) que le sean requeridos por el ordenador del gasto. f. Remitir a la Subdirección de Contratación, los informes presentados por los contratistas que se hayan pactado en la orden contractual u contrato, diferentes a los que se hayan presentado como requisitos de pago, con el fin de incorporarlos al expediente contractual. NOTA: durante todas las etapas contractuales los supervisores deberán mantener actualizados los sistemas de información implementados por la Secretaría Distrital de Integración Social para el control y seguimiento como lo son SEVEN y AZ DIGITAL o los que hagan sus veces según sea el caso, así mismo deberán mantener actualizado el SECOP. 4.7. Actas5 Además de las actas ya mencionadas, el supervisor deberá elaborar, someter a revisión o aprobación aquellas que se requieran y suscribir, entre otras, al finalizar el contrato las siguientes actas: 4.7.1 Acta de terminación Una vez terminado el contrato, por su cumplimiento o por alguna de las causales previstas en la ley o en el acuerdo de voluntades, el supervisor procederá a elaborar y suscribir con el contratista el Acta de terminación y liquidación de contrato (FOR-AD-034). 4.7.2 Acta de liquidación El supervisor, según sea el caso, verificará con la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS) la relación de pagos efectuados al contratista. Con base en esta información y la relación del estado en que se reciben los bienes y/o servicios, constatará el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripción de su estado y los demás datos que exija el Estatuto Contractual vigente; elaborará y remitirá a la oficina a cargo el proyecto del Acta de terminación y liquidación del contrato (FOR-AD-034), dentro de los plazos establecidos por la SDIS para tal fin, una vez se firme la respectiva Acta de terminación y liquidación de contrato (FOR-AD-034). 4.8 Cierre del expediente contractual 5 Guía para la liquidación de contratos estatales – Colombia Compra Eficiente - 2016 Código: PTC-GEC-001 GESTIÓN CONTRACTUAL PROTOCOLO SUPERVISIÓN Versión: 0 Fecha: Memo I2020027897 – 14/10/2020 Página: 9 de 9 De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto Nacional 1082 de 2015, es de obligatoriedad suscribir Acta de Cierre Contractual en aquellos contratos en los que se tengan vigentes amparos de calidad y correcto funcionamiento de los bienes, estabilidad de la obra, y otros servicios o actividades conexos al objeto principal; este cierre del expediente se debe realizar a través del diligenciamiento del formato de acta de cierre de expediente (FORBS-001), una vez se finalice el periodo de cobertura de dichas garantías o se dé cumplimiento satisfactorio a los compromisos pendientes. En caso de no existir tareas o actividades conexas ni garantías pendientes, en el acta de liquidación o en la terminación, de no requerirse liquidación, el supervisor del contrato deberá proceder a realizar el cierre contractual. 5. Administración del protocolo La Dirección Poblacional es responsable que el protocolo se mantenga actualizado, implementado y socializado. En caso de requerirse actualizaciones al documento, será la Dirección Poblacional la encargada de liderar el ejercicio. 6. Aprobación del documento Elaboró Nombre Cargo/Rol Javier Iván Fajardo Rodriguez Contratista Dirección Poblacional Revisó Mery Leonor Pulido Yohan Carolina León Echeverry Jessica Paola Páramo Franco Sandra Patricia Bojacá Santiago Contratista Subdireción de Contratación Gestora SIG proceso Gestión contractual Gestora SIG Dirección poblacional Directora Poblacional Aprobó Balkis Helena Wiedeman Giraldo Subdirectora de Contratación
