DIAGRAMAS DE FLUJO (Flujogramas) EQUIPO 7 ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ Laiza Ramirez, Eyson Elvis Micha Burgos, Alex Kevin Monzón Meléndez, Edinson Alexander Pulido Villacorta, Yasmín Yaneli Quipuscoa Reyes, Edita Analy Terán Marín, Percy Eduar DOCENTE: Rodríguez Kong, Patricia TABLA DE CONTENIDO 01 Concepto de diagramas de flujo 04 Etapas para la elaboración 02 Símbolos gráficos 03 05 Recomendaciones y normas 06 07 Ejemplos prácticos Ventajas Tipos de diagrama de flujo Es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa - efecto que prevalece entre ellos. ¿Qué es la diagramación? 01 CONCEPTO De diagramas de flujo Diagrama de flujo Un diagrama de flujo o conocido como flujograma es una herramienta utilizada para representar la secuencia de las actividades en un proceso. 02 SÍMBOLOS GRÁFICOS La elaboración de un diagrama de flujo requiere símbolos gráficos que representen los diversos tipos de actividades que pueden efectuarse dentro de un proceso organizacional. Según Harbour (1995: 44-46), en un diagrama de flujo pueden emplearse los siguientes símbolos gráficos Operación Representa las actividades que permiten al proceso avanzar Transporte Representa actividades que permiten el desplazamiento de información, objetos o personas Demora Representa actividades que generan retrasos no previstos Operación - Inspección Es la combinación de las actividades de operación con las de inspección Inspección Representa actividades que permiten el monitoreo Almacenaje Representa actividades que generan tiempo de espera controlado Retrabajo Representa actividades innecesarias y repetidas Operación - Transporte Es la combinación de las actividades de operación con las de transporte Por otro lado, Mejía (2007:52-53) señala los siguientes símbolos gráficos que también pueden emplearse en la elaboración de un flujograma Límites Indica tanto el inicio como el final del proceso Acción Muestra la realización de una actividad Inspección Representa una actividad de seguimiento que permite revisar y examinar una tarea Decisión Son las opciones o alternativas a escoger para ir en una u otra dirección Documentación Indica la necesidad de contar con un documento que avale la realización de la actividad Espera Señala una pausa antes de realizar alguna actividad Sentido del flujo Indica la dirección secuencial del flujo Transporte Representa el movimiento del resultado final La Organización Internacional del Trabajo (OIT) (1986:88-90) considera los siguientes símbolos gráficos en la elaboración de un flujograma Operación Indica las principales fases del proceso, los métodos o los procedimientos Inspección Señala que se verifica la calidad, la cantidad o ambas Transporte Representa el movimiento de los trabajadores, los materiales y los equipos de un lugar a otro Depósito o espera Muestra la demora en el desarrollo de los hechos Almacenamiento Indica el depósito de un objeto bajo vigilancia en un almacén Operación - Inspección Señala que varias actividades son ejecutadas al mismo tiempo Pardo (2012:26) considera como símbolos gráficos necesarios para elaborar un flujograma los siguientes: Elipse u óvalo Señala de manera escrita dentro de la figura la actividad inicial y la actividad final del proceso Rectángulo o caja Indica de manera escrita dentro de la figura cada actividad que se realiza dentro de un proceso Rombo Representa de manera escrita dentro de la figura una pregunta que permita escoger una alternativa Flecha Señala la dirección y la secuencia entre las actividades que conforman el proceso Entradas y salidas Indican las entradas o salidas necesarias al ejecutar las actividades del proceso Conectores Representan las conexiones con otros procesos o con otras partes del diagrama de flujo cuando es necesario 03 VENTAJAS De los diagramas de flujo SEIS VENTAJAS Es la mejor forma de describir un proceso Descompone en partes procesos complejos, lo cual facilita su comprensión. Objetividad en la interpretación personal de las actividades. 1 3 5 2 Identificación de las diferencias entre las formas de trabajar de una empresa y otra. 4 Visualización clara de cómo debe hacerse un proceso vs ahora. 6 Aporta al mejoramiento por la facilidad de comprensión. 04 ETAPAS PARA LA Elaboración de diagramas de flujo Etapas para la elaboración de un diagrama de flujo 1 Determinar el tipo de proceso que vamos utilizar La dimensión -Proceso pequeño o sencillo. -Proceso grande o complejo. -Subprocesos de un proceso grande . 2 Reunir a los encargados de ejecutar los procesos -Son las más idóneas para comenzar hacer un diagrama de flujos ya que son las más involucradas en el proceso. -Preguntar y tomar nota ¿Hay algo más que se deba hacer en este momento del proceso? ¿Qué pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado? Etapas para la elaboración de un diagrama de flujo 3 Determinar si el proceso será renovado o se creará uno nuevo La dimensión -Proceso pequeño o sencillo. -Proceso grande o complejo. 4 Acotar el proceso, dónde comienza y dónde termina. Es importante definir esto por que la terminación de un proceso es posible que conecte con el inicio de otro proceso . Inicio Fín 5 5.1 Definir Flechas Para definir de qué manera se va interpretar el diagrama de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha . Empezar a dibujar 5.2 Salidas de Flechas De cada símbolo puede salir una sola con excepción del rombo ya que este representa una decisión un sí o un no . 5.3 Dirección y Continuidad En caso se desee cambiar de dirección en el diagrama se debe mostrar un conector, ningún proceso debe quedar inconcluso. 6 Revisar Analizar los cambios si se renovó un proceso. Revisar si está realizado de forma cronológica. Aprobación de los colaboradores y gerencia. 05 RECOMENDACIONES Y NORMAS RECOMENDACIONES Símbolos gráficos Utilizados específicamente para operaciones aritméticas y relaciones condicionales. Los símbolos se unen con líneas, lo cual tienen en la punta una flecha que indica la dirección que influye la información, se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontal o vertical. No deben quedar líneas de flujo sin conectar. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible , preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del símbolo final. NORMAS PARA LA CREACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO 1.- Los diagramas de flujo se escriben de arriba abajo y de izquierda a derecha EJEMPLOS 2.- Todo simbolo (excepto las líneas de flujo) llevará en su interior información que indique su función exacta y unívoca. 3.- Un elemento del diagrama no puede tener más de una salida si no es un elemento de decisión. Existen excepciones que veremos en su debido momento. EJEMPLOS 4.- Las líneas de flujo no pueden cruzarse EJEMPLOS 06 TIPOS DE DIAGRAMA DE FLUJO Los diagramas de flujo pueden diseñarse de diversas formas o estilos Fondo Forma La finalidad que busca satisfacer La simplicidad de su diseño Los diagramas de flujo en dos categorías 1 2 Diagramas de flujo en plano abierto Diagramas de flujo en plano cerrado Son aquellos cuyas figuras se encuentran distribuidas abiertamente, sin ningún tipo de marco gráfico contextual. Las figuras se encuentran dentro de un marco gráfico contextual DIAGRAMAS DE FLUJO EN PLANO ABIERTO FLUJOGRAMA VERTICAL SIMPLE DESCENDENTE Inicio FLUJOGRAMA VERTICAL SIMPLE ASCENDENTE Fin Operación Operación Inspección Inspección Operación Operación Fin Inicio FLUJOGRAMA VERTICAL PARALELO DESCENDENTE Proceso 1 Proceso 2 Inicio Inicio Operación Operación Inspección Inspección Operación Operación Fin Fin FLUJOGRAMA VERTICAL PARALELO ASCENDENTE Proceso 1 Fin Proceso 2 Fin Operación Operación Inspección Inspección Operación Operación Inicio Inicio FLUJOGRAMA HORIZONTAL SIMPLE Inicio Operación Demora Inspección Operación Fin Permite observar y aplicar las diversas actividades de un proceso organizacional sobre un diagrama que comienza de manera horizontal por el lateral izquierdo y finaliza en el lateral derecho. FLUJOGRAMA HORIZONTAL PARALELO Inicio Inicio Operación Demora Operación Inspección Almacenaje Inspección Demora Operación Fin Fin FLUJOGRAMA DIAGONAL SIMPLE DESCENDENTE Inicio Operación Inspección Operación Fin FLUJOGRAMA DIAGONAL SIMPLE ASCENDENTE Fin Operación Inspección Operación Inicio FLUJOGRAMA DIAGONAL PARALELO DESCENDENTE Inicio Inicio Operación Operación Inspección Inspección Operación Operación Fin Fin FLUJOGRAMA DIAGONAL PARALELO ASCENDENTE Fin Fin Operación Operación Inspección Inspección Operación Operación Inicio Inicio FLUJOGRAMA CIRCULAR Fin Inicio Operación Operación Operación Inspección Demora FLUJOGRAMA SEMICIRCULAR VERTICAL DESCENDENTE Inicio Operación Inspección Operación Fin FLUJOGRAMA SEMICIRCULAR VERTICAL ASCENDENTE Fin Operación Inspección Operación Inicio FLUJOGRAMA SEMICIRCULAR VERTICAL PARALELO DESCENDENTE Proceso 1 Proceso 2 Inicio Operación Inspección Operación Fin Inicio Operación Inspección Operación Fin FLUJOGRAMA SEMICIRCULAR VERTICAL PARALELO ASCENDENTE Proceso 1 Proceso 2 Fin Operación Fin Operación Inspección Inspección Operación Operación Inicio Inicio DIAGRAMAS DE FLUJO EN PLANO CERRADO 1 CURSOGRAMA ANALÍTICO 4 DIAGRAMA DE RECORRIDO DEL CLIENTE (RESTAURANTE) 2 3 DIAGRAMA DE BANDAS DIAGRAMA DE BANDAS HORIZONTALES VERTICALES 5 DIAGRAMA DE HILOS 6 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MÚLTIPLES 1. Cursograma analítico Al cursograma analítico representa gráficamente el orden en que suceden las operaciones, las inspecciones, los transportes, las demoras y los almacenamientos durante un proceso o un procedimiento, e incluye información adicional, tal como el tiempo necesario y la distancia recorrida. DIAGRAMAS DE CARRILES En la década de 1940, empezó a aparecer una variación de los incipientes diagramas de flujo de procesos llamados diagramas de procesos multicolumnas. Se usaban para definir procesos que involucraron a más de una unidad o departamento, similares en propósito si no en apariencia a los diagramas de carriles actuales. 2. BANDAS VERTICALES 3. BANDAS HORIZONTALES 4. RECORRIDO DEL CLIENTE ❏ Visualizar el recorrido que sigue un cliente para completar una tarea. ❏ Empatizar con los clientes a medida que atraviesan un proceso específico. ❏ Trazar las acciones que es probable que haga un cliente. ❏ Abordar diferentes necesidades en diferentes etapas del embudo de compra. ❏ Establecer prioridades de desarrollo o mejora de procesos. 5. DIAGRAMA DE HILOS Es un plano o modelo a escala en que se sigue o mide con un hilo el trayecto de los trabajadores, de los materiales o del equipo durante una sucesión determinada de hechos. 6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MÚLTIPLES Son gráficas en las cuales se registran en forma simultánea las acciones que desarrollan los operarios respecto a las de las máquinas que atienden. ❏ ❏ ❏ ❏ Diagrama Hombre - Máquina Diagrama Equipo - Máquina Diagrama Hombre - Varias máquinas Diagrama Hombre en equipo Hombre - Máquina But Fryman, en su libro escrito en 2001 titulado Quality and Process Improvement, distinguió los tipos de muchas maneras, más desde una perspectiva orientada a los negocios que a la informática: DIAGRAMA DE FLUJOS DE PROCESOS 1 2 Por bloques Funcional Se dibujan los pasos del proceso, pero sin entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso Se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso POR BLOQUES Materia prima 1 Permite ver los aspectos relevantes de un proceso 2 Muestra la secuencia con la que se dan las actividades Proceso 1 3 Se pueden observar los antecedentes y consecuentes Proceso 2 4 Facilita la comprensión rápida del proceso Producto terminado FUNCIONAL 1 Proporciona una panorámica del proceso 2 Muestra el flujo del proceso incluyendo las alteraciones 3 Excelente herramienta para entender el proceso 4 Permite analizar y probar mejoras 07 EJEMPLOS prácticos Servicio al cliente EJEMPLO DE RECIBO DE UNA ORDEN Y DESPACHO Finanzas y administración Inicio Recibo orden cliente Revisar estado cartera ¿Al dia? Logística SI Revisar existencias Empacar despachar NO Informar al cliente disponible Archivar factura Esperar solución Elaborar factura Proceso cartera NO Incluir en estado pendiente Proceso compras Procesos pendiente s DIAGRAMA DE FLUJO Resta de 2 números: a) ● ● ● ● Análisis 2 numeros reales 2 var de entrada:a,b 1 var. alfanumerica : c c=a-b C) Prueba de escritorio 1. 2. 3. 4. Inicio 5,2 a=5, b=2 c=5-2 C a-b b) Construcción Inicio “Da dos numeros” 1 “El resultado es:” c a,b Fin c=a-b C a-b 1 “El diseño es un plan para organizar los elementos de manera tal de lograr mejoras para un propósito en particular.” —CHARLES EAMES
