Aplicación de estándares de calidad. Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica. Plantel 009 “Aplicación de estándares de Calidad.” Docente: Lic. Miroslava Su Briones. Grupo: 601 Especialidad: Asistente Directivo. Turno: Matutino. Equipo # 3 Integrantes: Ceballos Romero Samantha Adela. Gutiérrez Medina José Alejandro. Hernández Salazar Mario Alberto Martínez Jacobo Marysol. Pérez Noh Wendy Maricruz. Puch Yanos Jaquelin del Rosario Temas de exposición a los integrantes del equipo. Resultado de aprendizaje 1.2. Integra la información que se requiere en un manual de procedimientos de la organización de acuerdo con lo establecido en las normas Iso 9000. A. Aplicación de términos en la elaboración de un manual de procedimientos para la implementación de un sistema de gestión de calidad. • Calidad Martínez Jacobo Marysol. Fecha de exposición: 08/03/19 • Gestión. Ceballos Romero Samantha Adela. Fecha de exposición:08/03/19 • Organización Pérez Noh Wendy Maricruz Fecha de exposición: 11/03/19 • Proceso. Gutiérrez Medina José Fecha de exposición:11/03/19 • Producto. Hernández Salazar Mario Alberto Fecha de exposición:11/03/19 • Características. Puch Yaos Jaquelin del Rosario. Fecha de exposición: 11/03/19 A.Aplicación de términos en la elaboración de un manual de procedimientos para la implementación de un Sistema de gestión de calidad. ➢ Manual de procedimientos: Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. • Calidad: (Marysol Martínez). ➢ Calidad en el manual de procedimientos: Todo manual de calidad se constituye como guía con una serie de procedimientos, como la columna vertebral o el alma del sistema de gestión de calidad (SGC) de una compañía, eso es, establece y explicita de una forma clara los mecanismos de control y los objetivos de calidad fijados como norma. En cuanto a ello, es decir, en lo referente a la norma que describe los estándares a los que se debe remitir (y garantizar) un manual de calidad, se alude principalmente a los procedimientos y los requisitos exigidos por la norma ISO 9001. El manual tendrá que estar escrito por el director dentro de la organización, los auditores tanto externos como internos y estar verificado por los demás departamentos que se puedan ver afectados. ➢ Calidad en el manual de procedimientos de compra: Los requisitos aplicables al proceso de compras se encuentran definidos en el apartado 7.4 Compras de la norma ISO 9001:2008. 7.4 Compras ✓ 7.4.1 Proceso de compras La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido deben depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final. La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la reevaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (véase 4.2.4). ✓ 7.4.2 Información de las compras La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: a) los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, b) los requisitos para la calificación del personal, y c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad. La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor. Los requisitos básicos a tener en cuenta en el proceso de compras son la selección de proveedores, la determinación de los requisitos a solicitar a los proveedores, la inspección en recepción y la evaluación del comportamiento de los proveedores a lo largo del tiempo. El control y la metodología del proceso de compra deben ser adecuados a la organización, al tipo de producto comprado y a la influencia del producto o servicio adquirido en la satisfacción del cliente final. ➢ Calidad en el Manual de Procedimientos de Compra de la empresa PAOT ( EJEMPLO) : Páginas del Manual de PAOT: 5, 7, 8, 9, 10, 11. ➢ ACTIVIDAD: Noticia sinestésica: Esta actividad constará en que a 5 participantes se les dirá una frase o pregunta respeto al tema, pero no está en orden lógico y deberá entenderla para poder explicarla o decirla. Material: ✓ 5 personas. ✓ 5 tarjetas con frases o preguntas. ✓ 5 premios. Parte del cuerpo que es manual de calidad… ¿Instrumento musical que coordina áreas de una empresa? Columna Vertebral. Manual de procedimientos. El 7.4 en Matemáticas de compras define una Norma... Esta persona se encuentra en todo el mundo básica para el proceso de compras… ISO 9001: 2008. Proveedor. Es lo contrario de no tener buenos resultados en mis productos y servicios…. Calidad. • GESTIÓN: (Samantha Ceballos) ¿Qué es? Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa. ¿Qué es Control de gestión y como puedes controlar la gestión? Es controlar no es Seguir, ni Vigilar, ni Restringir, sino que es Dirigir, Guiar, Medir, Corregir. Si consideramos al Control como una etapa del Proceso Administrativo, en este se verifica la relación de las acciones realizadas con los resultados esperados, de tal forma de poder corregir tendencias o prácticas. ➢ Gestión en el manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su. Responsabilidad y participación. Podemos decir que los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permite tener la información organizada de la organización de acuerdo con las actividades que deben seguirse y las funciones del personal de la entidad. ➢ Gestión en el manual de procedimientos de compras: La gestión en un manual de compras se aplica al momento que la empresa o el área de compras quiere realizar cierto pedido de algún producto ya sea en pequeña cantidad o grande cantidad. PLo que es gestión implicaría en todos los pasos antes de un proceso, ya que primero cotizan el producto o servicio que quieren adquirir, ya después se hace el proceso de la compra. El manual de procedimientos junto con el manual de compras viene siendo casi lo mismo ya que con el manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de la empresa y el manual de compras viene siendo el cómo poder adquirir el producto o servicio. ➢ Gestion en el Manual de Procedimientos de Compra de la empresa PAOT ( EJEMPLO) : Páginas del manual es de la 12 a la 29. ➢ ACTIVIDAD: Consiste en ciertas preguntas del tema, dentro de la explicación y después de que acabe de exponer mi tema. • ORGANIZACIÓN: (Wendy Pérez) ➢ Organización en procedimientos: el manual de Su principal organización de un manual de procedimientos es por secciones o capitulos según facilite al empleado entender y poder ejecutar de manera eficiente su actividad dentro de la organización tenemos: • • Introducción: Se realiza una pequeña descripción de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente señaladas en el manual. Objetivos: En este apartado se muestra la finalidad del uso del manual de procedimientos acatando cada uno de sus lineamientos. • Áreas de aplicación: Se determinan las áreas específicas que podrán consultar el manual teniendo en cuenta cada una de las actividades que realizan. • Políticas: La sección de políticas está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la gerencia. • Descripción de las operaciones: Es uno de los apartados más esenciales y necesarios ya que se deben mostrar a detalle cada una de las actividades que le compete al subordinado realizar dentro del área o puesto. • Formatos: En esta sección se incluye todo formato que es necesario aplicar dentro del área o empresa para poder cumplir un determinado procedimiento. • Diagramas de flujo. En él se muestra los procedimientos a través de una representación grafica con la finalidad de que el receptor pueda procesar la información más clara y rápida. O de igual forma puede establecerse un organigrama de la empresa para observar su jerarquía. • Terminología o glosario: Explicación de los principales términos utilizados en el manual. ➢ Organización en el manual de compras: El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende a la organización del área de Compras, así como la definición de las operaciones de la misma. Por esta razón el contenido del manual de Compras no se opondrá al manual general establecido en la empresa y así se someterá a sus disposiciones generales. Dentro del manual de Compras en la industria, se ha deseado incluir en un volumen central todos aquellos aspectos inherentes a la organización y operación del área, dividiendo por capítulos aquellos aspectos que podrían ser susceptibles de separación en otros manuales. El manual de compras estará integrado por los capítulos siguientes: 1. Introducción. 2. Contenido. 3. Índice. 4. Organización. 5. Políticas. 6. Procedimientos. 7. Instrucciones técnicas. 8. Circulares y/o boletines. Introducción En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de organización y operación de compras. Contenido. Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos con una alocución de lo que consistirá cada uno de los aspectos que comprenderá. Antecedentes o referencia. • Objetivos. • Áreas afectadas de compras. • Definición de términos. • Resumen. • Responsabilidad de las áreas involucradas. • Desarrollo o trámite. • Anexos. Índice. Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por numeración particular. La ventaja del índice permite una rápida localización de la publicación deseada. Organización. Esta sección comprende toda la información relativa a los lineamientos integrantes de la misma, tales como cuadros de organización (general y en particular de la gerencia), descripción de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia. Políticas La sección de políticas está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la gerencia en las que en algunos casos serán preparadas en coordinación con los representantes de las áreas que integran la misma gerencia. Procedimientos En esta división serán incluidos todos los procedimientos originados en la misma área de Compras. Los procedimientos representan el aspecto más abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas. Instrucciones técnicas Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren métodos de operación y están delimitadas a cubrir los aspectos de un área o parte específica. Circulares y boletines Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicación general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, así como instrucciones concretas sobre determinados trámites de coordinación con otros departamentos o áreas de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares. ➢ Organización en el Manual de Procedimientos de Compra de la empresa PAOT ( EJEMPLO) : Basándonos en la organización dentro del manual podemos identificar: • • • • Cambios históricos o introducción. Objetivos del proceso de compras. Apartado de definiciones o glosario. Anexos (cabe mencionar que se muestran el formato del plan de calidad en el proceso de compras, diagramas de flujo, tabla de asignación de actividades donde en la misma se establece al responsable encargado del proceso, la actividad se describe detalladamente y datos competentes al procedimiento de compras) Nota: Cabe mencionar que organización es la conformación todo el manual el cual ayudara a mejor entendimiento y que objetivos se cumplan. la de un los ➢ ACTIVIDAD: Caja sorpresa Esta actividad consta en lanzar un dado según el número deberá seleccionar la caja que estará al frente, mencionando que cada una de ellas tendrá una pregunta o frase la cual deberán responder correctamente según el tema ya expuesto. Materiales: • • • 6 cajas sorpresas 5 compañeros participativos. 5 premios ¿Cómo se integra un manual de procedimientos de compras? Por secciones o capítulos. ¿Por qué la importancia de una buena organización del manual de procedimientos de compras? Ya que en ella se verán reflejados desde los procedimientos hasta los formatos durante el proceso de compra. ¿a que nos referimos en cuanto al contenido? a la división del manual en sus diversos capítulos con una alocución de lo que consistirá cada uno de los aspectos. ¿Cuál es la diferencia en cuanto un manual de procedimientos con uno de compras? En si no tienen mucho de diferencia sin embargo uno está concentrado específicamente en el área de compras de la empresa. • PROCESO: ( José Gutiérrez) ➢ Proceso en un manual de procedimientos: Es un sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en la organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades. Este manual de procedimientos representa las etapas del proceso debe de llevar la organización: - Nos indica los pasos a seguir. - Específica a que personal se involucra. - Especifica que actividades se van a realizar. • Proceso general que se deberá considerar para la dictaminarían de los manuales de procedimientos Direccion de Departamento de Unidad Oficialia Organización Procedimientos administrativa o Mayor Representaciones Recibe Proyecto de Manual. Analiza proyecto en su caso adecua Con enlace. Envía por oficio hoja de autorización con firma del Director General DGPOP para Recibe hoja de autorización firmada y envía por oficio con firma del Director General de DGPOP a autorización del C. Secretario Envía por oficio copia de la hoja de autorización con firma del Director General de la DGPOP a la unidad administrativa para su difusión. Firma hoja de autorización y envía. Por su conducto solicita autorización del C. Secretario y envía para su trámite. ➢ Proceso en un manual de procedimientos de compra: Importancia: Es uno de los manuales más importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgánica misma. El manual de compras se somete a las disposiciones generales de la empresa, pero contiene elementos que influyen directamente en las compras: ✓ ✓ ✓ ✓ Respuesta a un Estímulo o Razón de compra. Elemento Económico o costo. Aprobación y la conveniencia de compra. Requisición de almacén de la empresa. El manual de compras al igual que el manual que el manual de ventas y de producción, es una práctica guía que estará recordando al colaborador de la Empresa, su actividad a realizar en la forma en que la Misión y Visión de la misma lo ha requerido, es por eso que cualquier Empresa bien organizada siempre deberá manejar por medio un manual. Especificaciones: ✓ Nos especifica el primer trato que se tendrá con el proveedor del producto que vamos a adquirir. ✓ Quien lo va a tratar. ✓ Que áreas estarán sujetas. ✓ Quienes autorizaran. ✓ Quienes registraran. ✓ Especifica también el proceso de cobro. ✓ Recepción de documentos. ✓ Tramite de pago correspondiente. ✓ El trámite de factura correspondiente. Usuario Autorizado Compras y Suministros Proveedor ➢ Proceso en el Manual de Procedimientos de compra en la empresa PAOT (EJEMPLO): Páginas del manual: 7 a la 11. ➢ ACTIVIDAD: Lluvia de preguntas. 1.- Consiste en realizar preguntas conforme al tema hablado en la exposición. 2.- Se seleccionará conforme a la atención que los compañeros hayan puesto. 3.- Se entregará un pequeño obsequio si contesta correctamente. 4.- Se permitirá el robo de palabra siempre y cuando contesta correctamente. • PRODUCTO: (Mario Hernández) ➢ En cuanto a calidad en el producto: • • • Conservar buenos clientes. El uso de materia prima y ventas. Satisfacer las necesidades de los clientes. ➢ Manual de Procedimientos para la implementación de un Sistema de gestión de la calidad. Evaluación de Proveedores: La calidad de los productos de una organización depende en una importante medida de sus proveedores. Para desarrollar nuevos productos con un alto grado de fiabilidad, es que el proveedor colabore desde el inicio del desarrollo. Es importante tener en cuenta que un proveedor bien estimulado y apoyado por la organización, puede dar una contribución insustituible de creatividad e innovación tecnológica en nuevos productos y servicios y además puede trabajar activamente para reducir continuamente los costos. Evaluación de Productos adquiridos: Control de recepción Verifica que los productos o servicios adquiridos tienen la calidad deseada, y cumplen las especificaciones. Verificación – inconvenientes: Grandes costos que no mejoran la calidad del producto Inspección del 100% no asegura que todos los productos aprobados estén libres de defectos Casos en que la empresa no cuenta con los sistemas necesarios para inspeccionar ciertas características de los productos. ➢ Manual de procedimientos de compras. Calidad en Las compras: Es necesario asegurar la calidad para garantizar que los productos adquiridos cumplen los requisitos necesarios. La mejor manera de garantizar la calidad en productos es basarse en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen producto y aportar las pruebas de calidad correspondientes. ➢ Manual de procedimientos compras “PAOT” de (EJEMPLO) : Página 5 del Manual. ➢ ACTIVIDAD: “Se quema la papa” El grupo se va a dividir en dos para que así sean dos personas las que respondan las preguntas. La actividad consiste en hacer que un objeto pase por la mano de todos los compañeros mientras el que expone esta de espaldas diciendo “se quema la papa” y después de unos segundos va a parar y el que tenga la pelota en las manos va a ser quien responda la pregunta. Pregunta número 1: ¿Por qué es muy importante la evaluación de los proveedores? R: Porque si no tenemos cuidado con lo que los proveedores nos dan nuestra materia prima nuestro producto no será de buena calidad como esperamos y puede que a los clientes no les guste Pregunta número 2: ¿Para qué sirve un manual de procedimiento de compras? R. Nos ayuda para que al momento de comprar adquirir un producto de algún proveedor lo hagamos siguiendo los pasos para que así nuestro producto sea bueno y tengamos buenos resultados CARACTERÍSTICAS: (Jaquelin Puch) ➢ Características en un manual de procedimientos: • • • • • Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización. Deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Deben cumplir con la función para la cual fueron creados y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. ➢ Características en un manual de procedimientos de compras: Es importante la presentación en cuanto a un manual de compras es por ello que deberá contener las siguientes características como base. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Logotipo. Nombre de la empresa. Lugar y fecha de elaboración. Responsables de la revisión y autorización. Índice con la relación de capítulos que forman el manual. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos. 7. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio. 8. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas. 9. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual. ➢ Características en el Manual de Procedimientos de compra de la empresa PAOT (EJEMPLO) : LOGO Y NOMBRE DE LA EMPRESA FECHA DE PUBLICAIÓN RESPONSABLE DE REVISIÓN RESPONSABLE DE APROBACIÓN introducción Anexos diagramas ➢ ACTIVIDAD: Buscando sus caracterististicas En esta actividad se les proporcionara a dos compañeros del salón de clases dos manuales de procedimientos de compras en el cual deberán identificar sus características ya mencionadas en clase deberán señalarlas y decir cuales son. Bibliografías. • Calidad. http://www.cusur.udg.mx/sgc/docs/controlados/ISO%209001_2008%201%20es.pd f https://retos-operaciones-logistica.eae.es/definicion-especificaciones-y-estructurade-un-manual-de-calidad/ http://hederaconsultores.blogspot.mx/2010/0 5/compras-segun-iso-90012008.html http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm https://www.uno.edu.mx/downloads/Reglamentos_Politicas/PoliticasCompras2.pdf • Gestión. http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/5845/1/LlanosCastroEulaliaNatha lye2017pdf http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2218-36202017000300038 https://retos-operaciones-logistica.eae.es/definicion-especificaciones-y-estructurade-un-manual-de-calidad/ • Organización: https://prezi.com/hjo7eqgkk7wh/elementos-del-manual-de-compras/. https://www.aysconsultores.com/elabora-tu-manual-de-compras/. http://prevencionar.com/2017/10/26/manual-procedimientos-prevencion-riesgoslaborales/. • Proceso: Https://groppeimprenta.com www.grupoalbe.com www.mintic.gov.co/index.php/glosario www.isotools.org www.planning.com.co www.gestiopolis.com • Producto: https://es.slideshare.net/tomimatwijiszyn/calidad-del-producto-36598837 • Caracteristicas: https://es.slideshare.net/xaviermoraa/manuales-organizacion-y-procedimientos. http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm. Ejemplo de manual de procedimientos de compras.
