SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN No. 200-27200-PA-001 GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES SEPTIEMBRE 1999 SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 2 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN ÍNDICE 1. OBJETIVO ESPECÍFICO 3 2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS 4 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5 4. DIAGRAMA DE FLUJO 9 5. REFERENCIAS 11 SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 3 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN 1. OBJETIVO ESPECÍFICO Establecer un mecanismo para el uso de los materiales existentes en los almacenes de PEP y en el Comité de Racionalización de Activos. Evitar la compra de materiales en condiciones de uso y que existen en los almacenes de PEP y en el Comité de Racionalización de Activos. SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 4 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN 2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS 2.1 Este procedimiento será utilizado obligatoriamente por el personal que tenga asignado el rol de Requisitador. 2.2 Antes de efectuar una solicitud de pedido(requisición) los responsables de efectuarla deben invariablemente realizar la verificación de existencias de materiales en los almacenes. 2.3. Sólo se elaborará solicitud de pedido (requisición) cuando el traslado de materiales en condiciones de uso, encontrados en existencias, no sea económicamente costeable. 2.4 Sólo se elaborará solicitud de pedido (requisición) cuando no exista pedido abierto vigente, para los materiales y el centro de trabajo interesado. 2.4 Los requisitadores deberán crear y/o modificar reservas de material únicamente para su centro de trabajo. SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 5 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN DEPENDENCIAS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMAS INICIA PROCEDIMIENTO. (Usuario). 1. Determina la necesidad de materiales: Debe identificar: a) Las características de material o equipo, b) Grupo de artículos al que pertenece, c) Cantidad y unidad de medida. (Usuario). 2. Obtiene la codificación del material, en SAP, del catálogo maestro de materiales. Considere lo siguiente: a) Sólo los materiales con imputación en blanco son almacenables. b) Los equipos y materiales con imputación A, F, K, y P no entran al inventario del almacén. Use la transacción MM03, la guía de usuario está en la referencia 1. (Usuario). 3. Con la codificación obtenida, consulta la existencia de materiales disponibles en los almacenes de PEP y del Comité de Racionalización de Activos, en SAP e imprime la consulta. Use la transacción MMBE, la guía de usuario está en la referencia 2. (Usuario). 4. ¿Existe material disponible? SI → Continúa en la actividad No. 5. NO → Pasa a la actividad No. 13. (Usuario). 5. Verifica si el material disponible está en condiciones de uso. Estándar de SAP SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 6 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN DEPENDENCIAS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Usuario). 6. ¿El material puede usarse? SI → Continúa en la actividad No. 7. NO → Pasa a la actividad No. 13. (Usuario). 7. ¿El material se encuentra en su Activo? SI → Continúa en la actividad No. 8. NO → Pasa a la actividad No. 10. (Usuario). 8. Crea una reserva del material para el centro y almacén dueño del material, en SAP y avisa al almacén; a) Obtiene los datos de afectación contable de acuerdo a la clase de movimiento de consumo de almacén. 101.- centro de costo. 221.- proyecto. 261.- orden interna. Use la transacción MB21, la guía de usuario está en la referencia 4. (Usuario). 9. Imprime y autoriza la reserva creada en SAP. Use la transacción ZMIR, la guía de usuario está en la referencia 6. a) Después de generar la reserva, pasa al procedimiento No. 200-27200-PA-019 “Despacho de materiales por vale al almacén”, del Manual de Procedimientos Administrativos de Almacenes. FORMAS Estándar de SAP SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 7 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN DEPENDENCIAS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Usuario). 10. Cuando el material no se encuentra en su Activo, evalúa la conveniencia económica del traslado de los materiales antes de generar la reserva, debe considerar : a) Trámites, b) Costo de materiales, c) Cantidad de material disponible, d) Costo del transporte o flete, e) Tiempo estimado de transporte vs tiempo de compra. (Usuario). 11. ¿Conviene transportar el material disponible? SI → Pasa a la actividad No. 8. NO → Continúa en la actividad No. 12. (Usuario). 12. Indica en la impresión de la consulta, las razones del NO retiro del material disponible en almacén y la autoriza. (Usuario). 13. Consulta en SAP si existe contrato abierto vigente del material. Use la transacción ME3L, la guía de usuario está en la referencia 3 ó las transacciones ME3L, ME3M, ME3K, ME3C, ME3B ó ME3N, la guía de usuario está en la referencia 5. FORMAS SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 8 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN DEPENDENCIAS (Usuario). DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 14. ¿Existe contrato abierto que pueda ejercer? SI → Pasa al procedimiento No. 200-27200-PA002 “Elaborar requisición”, de éste mismo manual, para generar la Orden de Surtimiento.. NO → Pasa al procedimiento No. 200-27200-PA002 “Elaborar requisición”, de éste mismo manual. FIN DE PROCEDIMIENTO. FORMAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN PAG: 200-27200-PA-001 SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS FECHA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES SEP’ 1999 9 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN (USUARIO) ACTIVIDADES INICIA PROCEDIMIENTO INICIA 1 1. Determina la necesidad. 2 2. Busca codificación de material en SAP (MM03) 3 3. Consulta e imprime, material disponible en SAP (MMBE) 4. ¿Existe material disponible? SI →Continúa en actividad No. 5. NO →Pasa a la actividad No. 13. No 4 Si 5 A 6. ¿El material puede usarse? SI →Continúa en actividad No. 7. NO →Pasa a la actividad No. 13. No 6 Si Si B C 7. ¿El material se encuentra en su Activo? SI →Continúa en actividad No. 8. NO →Pasa a la actividad No. 10. No 7 5. Verifica si está en condiciones de uso el material disponible. 8 8. Crea una reserva en SAP (MB21). 9 9. Imprime la reserva en SAP (ZMIR). Pasa al procedimiento No. 200-27200-PA-019. TERMINA PROCEDIMIENTO. Al procedimiento 200-27200-PA-019 I SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 10 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN (USUARIO) ACTIVIDADES I Si B 10 10. Evalúa la conveniencia de transportar el material desde otro Activo. 11 11. ¿Resulta conveniente transportar el material? SI → Pasa a la actividad No. 8. No NO→Continúa en actividad No. 12. 12 12. Indica razones de no retiro y firma la impresión de la consulta. A 13. Consulta en SAP (ME3L), si existe contrato abierto vigente. 13 No 14 Al procedimiento 200-27200-PA-002 Si Al procedimiento 200-27200-PA-001 C FIN 14. ¿Existe contrato abierto vigente? SI → Pasa al procedimiento No. 200-27200-PA-011 “Administración de Contratos de Adquisiciones”. NO → Pasa al procedimiento No. 200-27200-PA-002 “Elaborar requisición”. FIN DEL PROCEDIMIENTO. SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG: 200-27200-PA-001 FECHA: SEP’ 1999 11 DE: REVISIÓN: 11 0 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: SDG JFCG RLT GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA VERIFICAR EXISTENCIAS DE MATERIALES EN ALMACÉN 5. REFERENCIAS Las guías de usuario aquí indicadas, se encuentran en interNET, en la dirección http://www.smx.pep.pemex.com:5000/materiales/htm/egrhome.htm, en la sección de adquisiciones, en el mismo bloque donde aparece éste procedimiento; están identificadas con el número de la referencia y el número de la transacción. Descripción Referencia No. Guía de usuario de la transacción MM03 de SAP. “Visualizar material en maestro de materiales”. Referencia 1 Guía de usuario de la transacción MMBE de SAP. “Visualizar stock disponible de materiales”. Referencia 2 Guía de usuario de la transacción ME3L de SAP. “Visualizar listado de pedidos abiertos por proveedor”. Referencia 3 Guía de usuario de la transacción MB21 de SAP. “Crear reserva de materiales”. Referencia 4 Guía de usuario de las transacciones ME3L, ME3M, ME3K, ME3C, ME3B y ME3N de SAP. “Visualizar contratos (pedidos abiertos)”. Referencia 5 Guía de usuario de la transacción ZMIR de SAP. “Imprimir reserva”. Referencia 6
