NX Proceso Versión: 1

Proceso
Emisión de Normativa
Externa
MACROPROCESO FISCALIZACIÓN INTEGRAL
NX
Procedimiento de Emisión de Normativa Externa
Versión: 1
Fecha: 13-04-2012
Guía sobre Manejo Documental del Expediente Administrativo.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Jenny Cheung Chan
DFOE
Alfredo Aguilar Arguedas
DCA
Fabio Salas Chinchilla
DJ
German Brenes Roselló
Gerente de División
DCA
Daniel Sáenz Quesada
Gerente Área
Secretaría Técnica
DFOE
Hansel Arias Ramírez
Gerente Asociado
DJ
Amelia Jiménez Rueda
Gerente de División
DFOE
German Brenes Roselló
Gerente de División
DCA
Luis Diego Ramírez González
Gerente de División
DJ
H-NX-01-05_1
27-03-2012
27-03-2012
13-04-2012
Descripción:
La finalidad de esta herramienta es señalar aquellos insumos, documentos, criterios, razonamientos o cualquier
información que, ante cada caso concreto, se considere relevante para efectos de contar con un expediente
administrativo completo e íntegro que sirva de respaldo legal necesario para sustentar el texto de la DAG emitida
por la Contraloría General de la República. Sin detrimento de que algunos supuestos incluidos en esta
herramienta formen parte de etapas posteriores del procedimiento.
Instrucciones
Para la utilización de esta herramienta, se debe valorar cada tarea con respecto al proyecto de Emisión de
Normativa Externa específico. En cuyo caso, se deberá señalar con una “X“ si aplica o no aplica la tarea indicada
e indicar una breve justificación sobre la decisión tomada.
Código
Tarea
#
Tareas o aspectos a considerar
1
Priorizar uso del expediente electrónico. Considerar el uso de todas las
herramientas electrónicas o de cualquier índole, que permitan asegurar la
integridad y exactitud de la información que debe constar en el expediente. De
presentarse alguna dificultad, se deberá acudir al expediente físico en aras de no
perjudicar la información relevante que debe constar en el expediente.
2
Detallar razonamientos o criterios sobre la necesidad de emitir la DAG, de
acuerdo con el perfil del proyecto. Recurrir a aquellos medios que se consideren
necesarios y oportunos para tales efectos (informes, oficios, criterios, estudios o
cualquier documento que respalde y demuestre la necesidad que motiva la
emisión de la DAG.)
NX-01-05
Aplica
No
aplica
Justificación
Código
Tarea
#
Tareas o aspectos a considerar
3
Señalar conformación del equipo de trabajo, donde deberá incorporarse un
abogado como parte del equipo de trabajo, y toda la información relacionada con
la planificación del proyecto de emisión de la DAG. (identificación del número de
gestión en el MTD, demás tareas administrativas que se requieran.)
4
Detallar la valoración efectuada sobre la viabilidad del proyecto de emisión de
DAG. Justificación de la herramienta utilizada y las coordinaciones que se
requieren tanto internas como externas de la CGR, considerando el Perfil del
proyecto previamente emitido.
5
Incorporar o incluir los resultados del trabajo de campo efectuado y sus
principales hallazgos. Salvo que se considere información sensible para la
institución, en cuyo caso podrán considerarse documentos de carácter
confidencial, los cuales deberán manejarse en legajos separados.
6
Dejar constancia sobre las coordinaciones efectuadas, de las reuniones del
equipo de trabajo, mediante minutas de reuniones, motivación de acuerdos
tomados para la elaboración de la DAG, o cualquier información que se
considere relevante.
7
Incluir en el expediente la versión definitiva del proyecto de DAG.
8
Señalar constancias sobre la corrección, ampliación, ajustes o similares
realizadas en las etapas de revisión de la DAG.
9
Detallar las consultas efectuadas de previo a la emisión de la DAG. Dejar
constancia o respaldo de los comentarios, criterios o recomendaciones
efectuadas por los sujetos consultados.
10
Incluir la versión definitiva del DAG
Aplica
No
aplica
Justificación
Código
Tarea
#
Tareas o aspectos a considerar
11
Dejar constancia de la publicación completa de la DAG en el diario oficial La
Gaceta.
12
Detallar los medios de divulgación que se aplican en cada proyecto en particular.
13
Incluir constancia sobre las coordinaciones o labores efectuadas para asegurar
la divulgación y actualización de la página oficial de la CGR cuando así se
requiera.
Aplica
No
aplica
Justificación