TEORIA FUNDAMENTOS Y PRACTICA DE LA ARCH

Víctor Hugo Arévalo Jordán
TEORÍA, FUNDAMENTOS
Y PRÁCTICA DE LA
A R CHIVOLOGIA
Víctor Hugo Arévalo Jordán
Teoría, fundamentos
y práctica
de la Archivología
1a. edición virtual
e-libro.net
Abril de 2002
Esta obra también está disponible en soporte papel, bajo la modalidad de «libro a pedido».
© 2001, por Víctor Hugo Arévalo Jordán
© Primera edición virtual y en papel, e-libro.net,
abrilde 2002
ISBN 987-95963-2-3
Ilustración de la portada: Actas de cabildo del Archivo General
de la Provincia de Santa Fe. Foto de Leandro Vurcharchuc.
PRÓLOGO
(Edición 1991)
Con gran placer introducimos al estudio en esta obra
resultado de la consecuente tarea investigativa y reflexiva de Víctor Hugo Arévalo Jordán.
Ella consta de tres partes independientes entre sí y
que agotan los temas que se proponen exponer.
Con el libro primero: “Contexto teórico” se introduce
al lector en los conceptos básicos, recorriendo paso a paso
los requerimientos de quien desea conocer los principios
fundamentales de la archivística para ponerlos en práctica. Para ello ofrece un pormenorizado análisis del material de archivos, partiendo desde su generación en la situación más simple: la comunicación del hombre, para
desentrañar paso a paso la producción del documento
abordándola de manera profunda, en sus instancias de
mayor complejidad.
Establece también, con criterio novedoso, la fundamentación epistemológica que permite comprender a la
archivología entre las ciencias sociales y como ciencia de
la documentación, así como la clasificación de un sistema.
4
El libro segundo: “Práctica de la archivología” vuelve sobre el archivo recorriéndolo a través de la historia,
para luego proporcionar un interesante número de definiciones de especialistas reconocidos y considerar los
pasos necesarios que habrá que cumplir el archivo, en su
labor concreta.
El libro tercero: “Ciencias auxiliares y la enseñanza
archivística”, deja planteadas conceptualmente las diversas ciencias que le dan su apoyatura logística a la archivología. En cuanto a la formación profesional del archivero, proporciona los antecedentes del tema, los fines en términos generales y la experiencia vivida en la
provincia de Santa Fe con la carrera de Archiveros. Cierra este ítem con las referencias que existen desde el
punto de vista ético para esta labor.
Reconociendo la condición de aporte que importa esta
obra a la bibliografía archivística, convirtiéndose en material de consulta imprescindible para los archiveros argentinos, deseamos a su autor la continuidad de sus inquietudes y productividad que se refleje en nuevas obras de
la materia.
Santa Fe de la Veracruz, 1991
Ana María Cechini de Dallo
Licenciada en Historia
Subdirectora del Archivo General
de la Provincia de Santa Fe
5
PRÓLOGO
(Edición 1988)
El presente texto de Teoría Archivológica realizado
por Víctor Hugo Arévalo Jordán, docente de la cátedra
de Teoría Archivística de la carrera de Archivística del
Instituto Superior N° 12 de Santa Fe, viene a cubrir la
carencia de material bibliográfico en la materia, ya que
son pocas las obras y es muy difícil su distribución y acceso en la provincia.
Su intención es brindar un conocimiento actualizado
de la archivología en el complejo sistema de las ciencias
de la documentación atendiendo a su fundamento epistemológico, sus técnicas, su finalidad y su interrelación
con ciencias afines.
La bibliografía consultada, de reconocida autoridad
nacional e internacional, pone al alcance de la comunidad estudiantil la problemática teórica de los archivos,
su organización y funcionamiento.
La obra consta de tres partes principales partiendo
de una idea global respecto a los distintos tipos de centros capaces de brindar información, para luego tratar
6
específicamente de la archivología y finalmente la relación entre ésta y la historia.
Siguiendo la nueva concepción de la archivología, el
autor la ubica en el contexto de las ciencias de la documentación, ya que tiene la misión de almacenar documentos en forma adecuada y suministrar información
precisa. Destacable función si consideramos la explosión
documental del siglo XX como consecuencia de las complejas actividades que desarrolla la sociedad contemporánea.
En la segunda parte aborda especialmente el tema
de los archivos y el documento, refiriéndose a sus principios, técnicas y carácter en el marco de las ciencias y
particularmente en el de una ciencia social auxiliar de
otras ciencias.
Dado que la archivología es el paso necesario e imprescindible para el administrador, que piensa en el presente y el futuro, y para el investigador que busca comprender el presente indagando en el pasado, es que plantea la estrecha relación existente entre estos usuarios y
los archivos.
Este libro habrá alcanzado su propósito si contribuye a despertar el interés de las personas que están estrechamente ligadas, ya sea laboral o intelectualmente,
a la temática tratada, permitiendo ver incluso el avance
que se realiza en la materia, en otros países.
Pascualina Di Biassio
Profesora de Historia
Técnica Archivera becada por la OEA
Docente de la carrera de Archivística
Instituto Superior N° 12
7
A MODO DE PRESENTACIÓN
(Edición 1987)
Víctor Hugo Arévalo Jordán presenta su libro “Teoría
Archivológica” preparado con un gran esfuerzo y dedicación, como corolario de sus clases docentes, en calidad de
catedrático y jefe de sección de la carrera Archivística.
Muy loable su publicación y, aunque no haya acuerdo
en algunos puntos, ya sean teóricos o filosóficos, ha demostrado su posición, lo que no deja de ser un aporte a la
carrera.
Empeñoso en lo que se propone, ha logrado un lugar
en la materia.
La falta de bibliografía especializada hace que este
libro venga a cubrir una importante necesidad, y los alumnos hallarán en él lo fundamental para orientarse en el
tema.
Es de desearle a Víctor Hugo Arévalo éxito en su propuesta y a su incansable labor los auspicios de una feliz
producción archivística.
J. Catalina Pistone
Técnica Archivera
Directora General
Archivo General de la Provincia de Santa Fe
8
INDICE
9
10
Teoría, fundamentos y práctica
de la Archivología
Libro Primero
CONTEXTO TEÓRICO
NOCIONES GENERALES
INTRODUCCIÓN Y CARÁCTER GENERAL DE LOS ARCHIVOS
Los archivos son un producto de las actividades propias del ser humano. Su existencia se fundamenta en una
ilación suficiente de experiencias transmitidas primero
en forma tradicional, luego científicamente establecidas. Su razón suficiente es constituida por los documentos —información que modifica a un soporte— que llegan a tener sentido de perdurabilidad y que ultérrimamente constituyen su testimonio.
En todos los tiempos existió preocupación archivística. Se han llamado archivos:
1) Al conjunto de documentos.
2) A la reunión de documentos esencialmente significativos y relacionados entre sí. Hoy se los denomina
colecciones.
3) A una dependencia institucional, sea sección, departamento, oficina, encargada de reunir los documentos producidos en la institución.
13
4) Al conjunto de procedimientos o rutinas, en el tratamiento de la información.
5) A la exposición escrita sobre soportes líticos.
6) A las instituciones dedicadas exclusivamente al tratamiento de documentos producidos en una determinada actividad sociopolítica.
También se utiliza la palabra archivos seguida de otra
específica para señalar la condición de determinadas unidades de trabajo documental: general, sectorial, intermedio, vivo, muerto, etc.
La existencia de los archivos data de épocas remotas, propiamente desde el asentamiento de las escrituras. Al analizar la historia de los archivos, observamos
como una función principal, la custodia de documentos
escritos sobre tablillas enceradas; soportes que se guardaban insertándolas en una barra mediante un orificio
elaborado ex profeso en la parte superior de la tablilla.
Los egipcios, sumerios y macedonios, en el florecimiento de sus civilizaciones, vieron la necesidad de crear
y organizar depósitos dedicados a la conservación de sus
documentos: básicamente tenían los objetivos principales de testimoniar decisiones del gobierno y la realeza y
de efectuar constancia sobre la propiedad.
En el tercer milenio antes de Cristo la “cultura intelectual se desarrolla; fíjase la escritura, nacida en forma
de pictografía primitiva; los bienes se hacen cada vez más
enajenables; el estado civil, el catastro del oro y los campos son organizados por el Estado”.1
Es fácil comprender entonces que el sistema de reunir documentos y más propiamente información contenida, proviene de civilizaciones históricamente antiguas.
1
PIRENNE, Jacques. Historia Universal. Las grandes corrientes de la historia.
Vol. 1. Desde los orígenes del Islam. Editorial Mitre. Editorial Cumbre. S.A.,
México. Pág. 12.
14
Como confirmación a este concepto, encontramos en
la quinta dinastía egipcia (2750-2600) que “el impuesto,
calculado sobre la renta territorial, se establece por el
catastro y las declaraciones a que vienen obligados los
contribuyentes; el Estado organiza también el registro
civil y el archivo de actas”.2
Es evidente que en la antigüedad, con un nombre u
otro, existieron repositorios documentales, utilizando
una variedad de materiales escriptorios como soportes
de la información, v.g. rollos de pergamino y papiro, que
se guardaban en cajas o cofres (arcones).
La escritura origina la necesidad de un repositorio o
depósito, con propósitos específicos: conservar y recuperar la información. Propósitos considerados como fundamentales al momento de definir el concepto de archivología; que resulta algo conflictivo por la diversificación de
sus funciones particulares, que modifican substancialmente el manejo documental y la calidad de la información.
En Egipto, los documentos de carácter religioso y literario se conservaron conjuntamente, sin distinción de los
documentos que hoy clasificamos como propios del archivo.
En su generalidad, los depósitos documentales se establecieron en templos. La clase sacerdotal utilizó las
escrituras al ser casi los únicos que sabían leer y escribir. Esta clase era celosa de su tradición, razón suficiente para que los templos se convirtieran en repositorios
de documentos.
Es de considerar también como factor importante para la época, lo difícil que resultaba escribir y la poca producción de material para estos fines. Se escribía estrictamente lo necesario, sin los desperdicios de nuestra época.
2
PIRENNE, J. Op. cit., pág. 17.
15
El documento se elaboraba cuando existía una necesidad patente, como ser los documentos de catastro y de
propiedad de valores inmuebles. “Nos gusta pensar que
somos una de las profesiones más antiguas, y deberíamos considerar, por ello, cómo hemos evolucionado al
cambiar los medios de registro cuya custodia nos han encargado desde hace miles de años, y cómo los propios documentos y nosotros hemos influido en nuestros usuarios. Es posible que lleguemos a la conclusión de que la
situación que vivimos hoy tiene precedentes en el pasado, que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino
rumbo al futuro”.3
Paralelamente fue conformada otra clase documental, paleográficamente denominada libraria, que se diferencia de los documentos administrativos por su génesis, finalidad y esencia.
Los documentos librarios contenían esencialmente
pensamientos, a diferencia de los documentos administrativos conformados como consecuencia de una acción o
decisión, respaldados de un carácter legal-institucional.
Los descubrimientos arqueológicos aportan datos de
interés sobre los sistemas de archivos y la importancia
otorgada a esta clase documental. Excavaciones realizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, considerados como los repositorios más antiguos, descubren
continuamente tablillas de arcilla; aun cuando no siempre manifiestan un orden perceptible, se comprueba la
existencia de cantidades documentales ubicadas en palacios reales o en templos, donde se conservaron escri-
3
WIMALARATNE, K.D.G. La Información científica y tecnológica que figura en
los expedientes de casos y en los archivos de las administraciones públicas: un estudio del Programa de Gestión de Documentos y Archivos.
(RAMP). Programa General de Información y UNISIST, París, Unesco,
1984. Pág. 9.
16
tos sobre asuntos oficiales y administración de bienes
pertenecientes al templo y a las casas reales.
En sus orígenes los archivos eran custodios indistintamente de documentos públicos y de documentos librarios; en la actualidad se limitan a custodiar documentos
que son producto de una actividad, de una acción o una
función determinada, lo cual circunscribe al archivo en
un área de papeles escritos, grabados dibujados, etc. En
cambio las bibliotecas se circunscriben a custodiar documentos que son producto del pensamiento. Diferencia
sutil pero fundamental que nos permite distinguir las
distintas técnicas que se emplean en cada ciencia.
Los palacios reales o de magistrados allegados al rey,
conservaron diplomas, leyes y textos, escritos en piedra,
madera, metal, cera, papiro, pergamino y papel; de acuerdo a la época en que fueron confeccionadas.
Consideramos entonces que los primeros archivos son
producto de las necesidades primordiales de las primeras civilizaciones que alcanzaron un grado de desarrollo
preponderante.
Las numerosas inscripciones cuneiformes encontradas desde mediados del siglo pasado en las minas de Babilonia y de Nínive nos transmiten noticias oficiales acerca de las hazañas y administración de los reyes asirios.
El carácter de depósito documental de los archivos
fue abandonado en las dos últimas décadas. Las definiciones se han hecho técnicas y el método y la crítica de
las fuentes han polarizado el interés de numerosos especialistas.
Los documentos de acuerdo con su naturaleza se encuentran reunidos en tres núcleos distintos:
• Museos. Con documentos no tradicionales, representados por los objetos mismos. Si bien se discute mucho sobre la función real de estos núcleos por su dupli17
cidad como aspecto, educativo o documental, se observa
posteriormente que estas dos funciones se complementan.
• Archivos. Documentos consecuentes de actos bajo
forma ordenada reunidos según principios y reglas establecidas.
• Bibliotecas. Documentos literarios. Documentos
que se consideran y constituyen la base del trabajo científico en el dominio de las ciencias.
FUNDAMENTOS TEORÉTICOS DE LA ARCHIVOLOGÍA
La archivología no puede ser separada ni abstraída
de sus fundamentos teoréticos, puesto que es la síntesis
resultante.
Sería imposible llegar a la más mínima conclusión archivística sin las observaciones de sus componentes tales como:
TÉCNICAS DOCUMENTALES: en cuanto a las características del documento y su tratamiento conforman
motivaciones importantes en la conducta de los archivos.
ENTIDADES: que son en su generalidad los que determinan la categoría de los archivos.
GRAFÍSTICOS: fundamentalmente porque toda
información contenida en los archivos se sustenta en la
representación en forma escrita.
POLÍTICOS: una concepción de Estado varía categóricamente el desarrollo intelectual y material de los
archivos.
INSTITUCIONALES: considerando que ningún archivo ha surgido sin el amparo de una institución.
18
INTELECTUALES: existe una íntima relación en
el nivel cultural como motivo de profundas transformaciones y correspondencia con la administración de los
archivos.
Estos fundamentos son tomados en cuenta, conjuntamente con otros de no menor importancia, para la comprensión o interpretación de la archivología.
Entre los requisitos previos para conceptuar correctamente a la archivología moderna, y a sus pares, bibliotecología y museología es necesario valorar sus contenidos, ubicándoles correctamente dentro de la clasificación
de las ciencias y sus interrelaciones correspondientes.
En todo mensaje registrado en un soporte adecuado,
un portador transmite signos configurados, ideas posibles
de ser interpretadas como información, pensamiento, reflejo de una actividad, conocimiento y comunicación.
Desde sus orígenes, ab origine, el ser humano siente
la necesidad imperiosa de comunicación, tratando de superar su aislamiento. Posiblemente en el intento de evitar el encierro en sí mismo, buscó entre sus semejantes
la satisfacción de comunicarse.
Comunicación como transmisión de información entre una fuente o emisor y un destinatario o perceptor
mediante un código común, en este caso, a través de un
canal directo.
Para que se diera el fenómeno de la comunicación,
fue necesario el desarrollo mental, neurofisiológico, que
le permitió al hombre comprender y hacerse comprender; “los que están en pugna son los hemisferios derecho
e izquierdo del cerebro: el izquierdo sitúa el espacio visual en un marco de claros perfiles, con unos centros y
unos límites fijos dentro de los cuales los procesos son
lógicos, analíticos y lineales, como en las operaciones de
clasificación, indización y búsqueda lógica de soluciones;
19
el derecho percibe el espacio acústico, sin centros ni márgenes, y en él las percepciones son holísticas, simbólicas, intuitivas y creadoras, y abarcan pautas abstractas
y figuras complejas, como las que se producen a menudo
al hojear libros o simplemente cuando se sueña despierto”.4
Este desarrollo le permitió emitir y recibir un mensaje. Facilitando además, articular cada una de las expresiones, utilizando la lengua como objeto del conocimiento, coordinando en forma natural con los medios que
dispone en primera instancia: los sentidos. “De los cinco
sentidos de que dispone (el hombre), dos sirven principalmente a tal finalidad: la vista y el oído que le permiten, con imagen mímica o gesto y con voz articulada en
palabra, por la lengua, ponerse en contacto con otros hombres”.5 Estos dos sentidos, unidos o articulados al don
del habla, permiten al ser humano transmitir verbalmente sus inquietudes.
Se menciona a la época fónica, como medio de expresión neta, sin el auxilio de otro elemento que no sea la
gesticulación de la palabra y de las facciones, apoyado
muchas veces con expresiones corporales, de las manos,
de los pies, modificando el acento enfáticamente incluyendo onomatopeyas con signos propios de la fonética
descriptiva.
En su largo proceso evolutivo, el ser humano siente
la necesidad de que su expresión perdure, porque comprende que está limitado por las dimensiones del tiempo y espacio, perceptibles en su transcurrir.
4
5
WIMALARATNE, K.D.G. Op. cit., pág. 10.
TANODI, Aurelio. Documento y Espacio. Trabajo presentado en las Segundas Jornadas de Filosofía, organizado por la Escuela de Filosofía, Facultad
de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba, realizada
en Cosquín. Córdoba. 1978. Pág. 1.
20
Son estas dos dimensiones que le preocupan y le hacen sentir la necesidad de tener otros medios de expresión; el tiempo trae como consecuencia el olvido, es necesario crear algo que permita recordar lo que determinó, lo que se resolvió en el pasado; así mismo el espacio
está condicionado al volumen de su voz, o a las circunstancias de los portadores de mensajes o mensajeros.
Cuando el ser humano amplía sus horizontes, crea el
medio por el cual puede comunicarse superando las dos
dimensiones limitantes. El hombre no inventó la escritura con el ánimo de perdurar, la trascendencia es algo
muy abstracto aún, es posterior al invento de la escritura. “La escritura, aunque es el producto del pensamiento, es la expresión de la totalidad del ser humano con
sus luces de entendimiento, razonamiento lógico”.6
Son fundamentales los factores participantes:
1. El portador o soporte físico, material, por ejemplo,
pergamino, papel, cinta magnética.
2. La configuración y la forma de los símbolos comunicantes (alfabeto cuneiforme, pictográfico o fonético).
3. La información, definida en general como conteni7
do.
LÓGICA DE LOS ARCHIVOS
A primera vista el panorama archivístico se nos presenta desarticulado y consuetudinario, la identificación
de sus móviles y circunstancias nos dan la clave de interpretación y extracción de ciertas leyes generales.
6
7
POSNER, E. Archives in the ancient world. Citado en GROLIER, Eric de. Organización de los sistemas de información de los poderes públicos. UNESCO,
París, Documentación de Bibliotecas y Archivos. Estudios e investigación.
8. 1980. Pág. 15.
WIMALARATNE, K.D.G. Op. cit., pág. 10.
21
Si conceptuamos al hombre como un ser lógico, formado por una naturaleza armónica y matemática, donde
los efectos están en concordancia con las causas, sin interrupción suficiente, no nos extraña percibir en los archivos un proceso lógico.
Este proceso, apresadas sus leyes, permiten al investigador obtener los resultados con cierto grado de certeza y aproximación de la realidad.
Esta lógica de los archivos presupone en el archivero una eficacia en la prosecución de los fines. El panorama lógico no es simple, sino complejo.
Los archivos se forman por la reunión de aquellos documentos generados en el transcurso de una actividad;
esta actividad se interpreta en sus dos formas esenciales: la acción y la decisión. “Desde que existen, es decir,
desde hace 5000 años o incluso más, los estados han tenido necesidad de una memoria colectiva que conserve
la huella de sus acciones y de sus decisiones, en particular; ha sido necesario preservar las pruebas auténticas de sus actos más importantes (leyes fundamentales,
tratados, etc.) para poder referirse ulteriormente a ellos.
Éste es el origen de los archivos, los más antiguos de los
cuales —los de Lagash y Ur— se remontan al tercer milenio antes de nuestra era”.8
Las bibliotecas se forman por la reunión de documentos que transmiten conocimientos en forma ordenada.
Las necesidades, una vez expuestas, son las que determinan los principios y las prácticas, creando disciplinas auxiliares que pasan por largas etapas de elaboración en los diferentes medios que se desarrollan permanentemente, recibiendo nuevos métodos sobre los consuetudinarios, que se almacenan como conocimientos y
8
POSNER, E. Op. cit., pág. 15.
22
que requieren ser estudiados minuciosamente; en otras
palabras, se trata de la sistematización de conocimientos de una disciplina, estudios logrados y por lograrse
en base a experiencias locales y temporales, como todo
estudio relacionado con el hombre y su entorno.
Estas experiencias desarrollan, generan nuevos experimentos, perfeccionan y acumulan esa información a
través del tiempo y como consecuencia propia.
Los estudios históricos sobre la humanidad y sus diferentes actuaciones, se sostienen en la medida de la
acumulación de información sobre su propia experiencia y la satisfacción de sus necesidades. “Para salir airosos en nuestra función de conservadores del pasado, debemos ante todo ser comunicadores, no sólo en el sentido limitado de propugnar un punto de vista o de mejorar nuestra imagen pública (aunque esto puede resultar
necesario a veces) sino porque ello se deriva más bien de
la impresionante tarea de transmitir la memoria colectiva de una generación a la siguiente, aumentando la capacidad de recordar y cargando esa memoria con los recursos dignos de ser conservados permanentemente, lo
cual constituye quizá la labor más difícil de todas”.9
La actual sociedad tiene como una de sus características, la creciente producción documental, esta producción
(explosiva) tienen grandes ventajas sociales como factor
de desarrollo y transmisión del conocimiento en sus más
variadas formas, pero al mismo tiempo se hace cada vez
más necesario desarrollar un estudio de carácter científico sobre la producción documental, su utilización y sus
consecuencias, para proporcionar soluciones eficaces que
permitan inclusive, una distribución racional de la información como parte del conglomerado documental.
9
WIMALARATNE, K.D.G. Op. cit., pág. 10.
23
En las últimas décadas se ha observado tanto en instituciones de carácter público como privado, un enorme
desarrollo y consiguiente proliferación documental, resultando una constante preocupación en aquellas instituciones encargadas de la recepción de documentos, alcanzando incluso un nivel internacional, llegando a cumplirse un intercambio de experiencias.
Esta preocupación ha generado estudios dedicados
exclusivamente a la documentación, tomando en cuenta
su origen, desde el punto de vista de la fenomenología
documental, su desarrollo en las fases del ciclo vital, su
tratamiento; generando nuevos sistemas descriptivos que
cubran las necesidades de información y eliminación o
conservación permanente.
No obstante, el volumen documental existente en la
actualidad, permite afirmar que nos encontramos en los
albores de una teoría de la organización del conocimiento,
basado sobre todo, en los aportes que nos otorgan las ciencias de la documentación y su contenido esencial: la información. “A esas innovaciones de carácter práctico,
han correspondido progresos de carácter teórico. Los métodos, en su origen empíricos de los archivistas y bibliotecarios han sido substituidos por técnicas fundadas en
bases más racionales: la archivología y la bibliotecología. La estadística ha llegado a ser una verdadera ciencia, basada en el cálculo de las probabilidades, y ha dado
origen en 1940 a la investigación operativa.
Actualmente está surgiendo una ‘ciencia de la información’, que abarca una serie de disciplinas y servirá de
teoría fundamental de los sistemas de información del
futuro”.10
10
GROLIER, Eric de. Organización de los sistemas de información de los poderes públicos. UNESCO, París, Documentación de Bibliotecas y Archivos.
Estudios e Investigación. 8. 1980. Pág. 18.
24
La archivología, la bibliotecología, la documentología,
se han convertido en parte integrante del mundo social
y antropológico, es un elemento esencial en todas las actividades humanas. Una característica peculiar del mundo
moderno consiste en la necesidad de utilizar un documento para desarrollar actos o actividades dentro del dominio social. Se utilizan documentos para la identificación
de los objetos o de las personas, para comunicaciones,
estudios, educación para lograr un intercambio de conocimientos y para suministrar servicios.
Los archivos, objeto de la archivología, presentan
particularidades especiales que requieren de un estudio
suficientemente complejo, tanto más si consideramos que
los documentos custodiados, verdaderos segmentos de
la realidad, son productos de las distintas actividades humanas.
“A pesar de una prolongada tradición milenaria como
conjunto de técnicas instrumentales, la existencia de una
ciencia archivística independiente no aparece como evidente. Para que ello sea posible es necesario contar con
una problemática propia, un conjunto de cuestiones o
planteamientos teóricos que jalonen y sirvan como punto de referencia. En unos años se puede hablar de eclosión. Se ha producido un desarrollo extensivo e intensivo, especialmente en el campo de la administración y la
información, la archivística se integra paulatinamente
en currículum y planes de estudio y formación”.11
Cada archivo presenta problemas distintos de fondo
y forma, puesto que no existen dos archivos similares,
las actividades son distintas para cada área de gobierno
11
BORJA de AGUINAGALDE, F. Presentación. Responsable de Patrimonio Documental. IRARGI. Revista de Archivística, Año I, N° 1, Administración de la
comunidad de EUSKADI, Servicio Central de Publicaciones del Gobierno
Vasco, Vitoria, Gasteiz. 1988.
25
cuando se tratan de archivos públicos; lo mismo que las
necesidades sociales son diferentes por cada área geográfica, consiguientemente la formación documental difiere de un archivo a otro, y las soluciones para un determinado archivo, no son suficientemente eficaces para
otro, si bien existen leyes o principios generales y comunes a todos los archivos.
“Las primeras obras que estudiaron temas relacionados con el material archivístico y las tareas de archivos
fueron escritas por juristas del siglo XI.12 Sin embargo,
las primeras afirmaciones generales sobre la naturaleza
de los documentos y sobre las obligaciones de los responsables de su creación y custodia pueden encontrarse en
la legislación de la antigua Roma.13 En algunas secciones del Código Justiniano, hay enunciados referidos a
objetivos y modo de crear y preservar documentos, que
han permanecido en el núcleo de la teoría archivística
durante siglos, desde entonces”.14
Tomemos en cuenta que toda esta complejidad, está
en continuo desarrollo, en continuo crecimiento, considerando que puede hablarse de un estancamiento económico en una determinada zona geopolítica, pero la producción documental continúa.
Si tomamos en cuenta solamente el aspecto poblacional
de cada país, comprendemos la magnitud documental
que se produce por habitante, teniendo en cuenta requisitos mínimos, v.g. actas de nacimientos, documentos de
12
13
14
SANDRI, L. La storia degli archivi. En Rassegna degli Archivi di Stato. A
XVIII(1), 109-134. Ene-ab. 1958. Llamada en DURANTI, Luciana. Ciencia Archivística. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995.
Pág. 2.
LODOLINI, Elio. Lineamenti di storia dell’archivistica italiana. Roma, La
Nuova Italia Scientífica, 1991, pág. 44. Llamada en DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit, pág. 2.
DURANTI , Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
26
identificación y permisos para conducir. Todos estos documentos requieren cierta actividad, la misma que se
trasluce en el quehacer de la población: matrimonios,
defunciones, divorcios, que producen documentos con la
cualidad de representar segmentos de la realidad social.
La memoria del individuo es un constitutivo de su identidad, de la conciencia de su Yo. Si olvidara su pasado
dejaría de ser el mismo. Idéntico fenómeno sucede con
las naciones, las ciudades y las comunidades humanas
de cualquier tipo.
Para preservar adecuadamente esta memoria, el archivero debe reunir ciertas condiciones especiales, de
confianza y conocimiento y sobre todo debe ser responsable de los fondos que constituyen un núcleo de valor
incalculable tanto para el gobierno como para los particulares.
No sólo el gobierno y sus funcionarios son los beneficiarios de los testimonios nacionales sino también toda
institución o individuo que tenga necesidad de los documentos públicos, sean de carácter jurídico, económico,
cultural u otra índole.
Esta permanente custodia hace del archivero guardián de la fe pública, designado para certificar los documentos que están bajo su custodia. Tal obligación lleva
consigo la necesidad de cumplir requisitos que hagan de
él una persona idónea, capacitada para cubrir el cúmulo
de operaciones documentales.
Entre esos enunciados se halla la definición de archivo, como “el lugar donde se depositan los documentos públicos”15 , también “allí permanecen incólumes y
15
JUSTINIANO. Corpus Juris Civilis, Digesta 48, 19, De poenis, 9. Ha de
recordarse que, con excepción de las Novellae, esto es, las leyes promulgadas por Justiniano, las otras tres partes son compilaciones de leyes romanas anteriores y de opiniones de jurisprudencia. También hay que destacar que la categoría “documentos públicos”, en la Antigua Roma, incluía
27
pueden ser encontrados rápidamente por quienes buscan”16 , asimismo se puede preservar la memoria perpetua de “los actos que relatasen”.17 La razón por la cual los
conceptos legales de Roma tuvieron una gran influencia
en el pensamiento archivístico de Europa y desde allí
alcanzaron a otros continentes fue que eran enseñados,
desde 1158, en todas la facultades de derecho a los juristas y notarios que los sobrepusieron a todos los sistemas legales de sus respectivos países a modo de “ley común”, esto es de armazón básico del que cada legislación
nacional recibió orientación y sentido.18 Las ideas de que
la antigüedad otorga a los documentos máxima autoridad;19 de que depositar un documento en un lugar público garantiza su confiabilidad como testimonio de acciones y de que la custodia ininterrumpida aseguraba la
autenticidad del documento llegaron a constituir parte
del conocimiento archivístico y así quedaron hasta nuestros días porque estaban encarnadas en el derecho romano.20
16
17
18
19
20
los documentos producidos por personas privadas que eran registrados en
una oficina pública (tal como algunos tipos de contratos). Llamada 4 en
DURANTI , Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
Ibíd., Novella 15, De defensoribus civitatum, 5. Llamada 5 en : DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
Ibíd., Codices I, 4, De episcopali audientia, 30. Llamada 3 en: DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
DURANTI , Luciana. Medieval Universities and Archives, en Archivaria 38
(summer 1994). Llamada 7 en: DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op.
cit., pág. 2.
TERTULIANUS, QSF, Apologeticum, XIX,1. Llamada 8 en: DURANTI, Luciana,
Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
ACCURSIUS. “Additiones summae azonis, glossa ‘archivum’”, en Azonis summa super codicem. Turín, Augustae Taurinorum ex officina erasmiana,
1958. Llamada 9 en: DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
28
FENOMENOLOGÍA DOCUMENTAL
DEL HECHO A LA DOCUMENTACIÓN
Nos encontramos en una época cuya característica
principal es la explosión de la información, se habla incluso de una corriente del pensamiento denominada “informacionismo” como un resultado fenomenológico de la
expresión del conocimiento científico basado exclusivamente en las diferentes estructuras de la información y
de los diversos sistemas de documentación.
Todo movimiento social se refleja a través de documentos que contienen mensajes múltiples en sus contenidos y sus formas. Nuestro cerebro mismo es un gran
receptor de información que nos llega a través de nuestros sentidos. Los documentos son la base de nuestra vida
actual, sea cotidiana, de trabajo o de esparcimiento.
Este panorama se ha desarrollado tan vertiginosamente que apenas nos da tiempo para considerar su origen, su
terminología o las bases científicas que fundamentan el
tratamiento de la documentación y su contenido.
La documentación se ha ampliado a tal extremo que
más de las veces el hombre pierde su control. No obstan29
te los documentos son parte complementaria de un todo
que encierra las diversas actividades humanas.
Se trata de un proceso que nació cuando el hombre
comenzó a manifestarse a través de una serie de signos
sobre distintos soportes como la piedra, el mármol o en
algunos casos sobre cuerdas anudadas; estas manifestaciones fueron evolucionando en forma muy lenta primero para luego acelerarse inconmensurablemente.
En la actualidad todo este caudal documentario se
puede dividir en tres grandes grupos denominados bibliotecología, archivología y documentación (o documentología). Estas tres grandes ramas, como hemos considerado en el capítulo anterior, toman la denominación de
ciencias de la documentación. Nos corresponde el estudio
de la archivología como una ciencia particular por sus contenidos, cuando hablamos del documento del archivo, nos
referimos generalmente a un documento producido por
una acción, actividad, un acto; lo que hace que esté estrechamente relacionada con el hecho.
Un concepto generalizado del hecho es aquello que
está cumplido y no puede negarse su realidad. De acuerdo con este concepto podemos considerar entonces al hecho como a un fenómeno aislado, aun cuando no independiente y el estar cumplido no implica que está concluido, simplemente se ha aislado un determinado hecho para poder estudiarlo estructuralmente. El hecho es
entonces un fenómeno en concordancia a una o un determinado número de causas y que producen uno o un determinado número de efectos.
30
Cuadro 1. Aproximación al hecho.
El hecho, a la luz de la causalidad es concreto, real, y
de acuerdo con el concepto enunciado, no podemos negar su realidad. Para concretar esa realidad es necesario además un nivel material. En este nivel se lo denomina como un “hecho real”.
El hecho, a la luz de su concepto, es un elemento aislado por necesidad de estudio, especulativo si se prefiere, se pretende conocer sus componentes, se lo recrea se
transforma en una representación abstracta, siendo su
nivel cognoscitivo. En este nivel lo denominaremos como
“hecho abstracto”.
Cuadro 2: Descomposición del hecho en dos niveles.
Ludwig Wittgenstein, que centró sus estudios en el
atomismo lógico y la filosofía analítica, considera al hecho (hecho atómico) como algo indivisible, compuesto de
31
cosas y objetos del pensamiento, lo cual nos acerca a la
estructura:
Cuadro 3: El hecho de Wittgenstein.
El filósofo Francés August Comte, sostiene que los
hechos son fundamentales para el conocimiento real y
definitivo, lo cual nos lleva a la siguiente estructura:
Cuadro 4: El hecho de Comte.
El filósofo alemán Edmund Husserl, pilar de la escuela fenomenológica, sostiene que las ciencias empíricas, o de experiencia, son ciencias de hechos. Tomando
en cuenta que todo hecho es esencialmente algo distinto
de lo que es. La significación de cada hecho pertenece a
una esencia que debe aprehenderse en su pureza. Las
verdades de hecho o las verdades fácticas caen de este
32
modo bajo las verdades esenciales o la idea. De acuerdo
con lo expuesto, el ser fáctico se contrapone y subordina
al ser eidético y lo mismo ocurre en las ciencias correspondientes.
Cuadro 5: El hecho de Husserl.
De las exposiciones estudiadas obtenemos entonces
la validez de la división del hecho como real, algo concreto, demostrable; y el hecho abstracto, algo conceptual.
Relacionar el hecho con la documentación y la información nos sirve de fundamento para denominar ciencias de la documentación a lo que serían simples disciplinas o técnicas, que tendrían por finalidad la conservación y accesibilidad documentaria y su información.
Actualmente existen especialistas en materia de archivología, que la consideran como disciplina. Citamos el
ejemplo del Dr. Aurelio Tanodi, que en su Manual de Archivología Hispanoamericana nos dice: “Si tomamos la palabra ciencia en el sentido aristotélico, como conocimiento de las causas, no podemos incluir a la archivología entre las ciencias; porque las mismas causas no producen
33
los mismos efectos en la formación y organización de los
archivos”.21
Requerimos entonces la relación causa Jhecho y efecto Jdocumentación. El mismo autor nos sugiere: “...aunque la archivología surge de la experiencia, ésta no se
basa en leyes constantes, forzosas, sino que como toda actividad humana,22 está regida por la libertad del obrar
humano 23 y por las leyes que dependen de su albedrío”.24
Las negritas intencionales nos dan la pauta de la relación hechoJdocumentación, es decir, se requiere de
un elemento determinante: el ser humano, único utilitario de las distintas ramas que compondrían las ciencias de la documentación. Y único repositorio también
de las manifestaciones espirituales como las materiales.
El ser humano tendría entonces: un factor mental que lo
sitúa en un nivel cognoscitivo y un factor corporal que
lo sitúa en un nivel aprehensivo. Siendo en este caso el
nivel aprehensivo la base fundamental dentro del proceso para llegar al nivel cognoscitivo.
Hablar de la relación hechoJdocumento, es hablar en
cierta forma y con un carácter casi siempre indefinido,
sobre los aspectos culturales y todas las manifestaciones del pensar, que determina a través de las acciones,
actividades múltiples del hombre, por la sencilla razón
de que el hombre es esencialmente:
• Un ser social,
• Un ser histórico,
• Un ser filosófico.
21
22
23
24
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y principios. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Universidad Nacional de Córdoba. Dirección General de Publicidad. Córdoba. Primera Parte. Tercera Reimpresión. 1979.
Destacado en negritas por el autor del presente libro.
Ídem.
TANODI, Aurelio. Op. cit., pág 42.
34
En torno a este ser da vueltas continuas el hecho y
sus circunstancias, definiéndose constantemente, determinando a cada forma exterior a través de la experiencia obtenida. Es por eso que el hombre ha comprendido
que su identificación puede ser visualizada en su mayor
amplitud, logrando una plenitud sólo conociendo los hechos que constituyen su pasado. Nacen las ansias de definir esos hechos, buscando las causas, sus motivaciones,
las circunstancias causales para llegar a ser lo que es ahora, para poder comprobar la fuerza de su espíritu que lo
ha de proyectar a ese fondo que siempre está delante de
él como una alucinación continua: su futuro, es decir, el
hombre toma conciencia al identificar el hecho circundante y al identificarse a sí mismo. Todo ello ha sido necesario, en primera medida conocer las circunstancias y
hechos que han determinado su identificación, que le han
permitido ver su ser en sí. Para evitar confusiones ordena todas sus sensaciones y estímulos producidos por los
hechos, que son múltiples, infinitos casi.
La necesidad y los continuos interrogantes han hecho
que se cristalicen las condiciones para que el hombre se
sienta profundamente histórico, logre su situación en el
mundo social que lo rodea, es un ser social, y los interrogantes y respuestas continuas, hacen de él un ser filosófico por excelencia. El ser humano es un fenómeno de constante lucha entre su definición e identificación ante el
medio que lo rodea, es decir, el hombre siempre se ha
preguntado ¿quién es? y ¿qué hace? Ese “quién es” y “qué
hace”, en el fondo significan la búsqueda de su propia dimensión, lo coloca como a un ser activo que está capacitado para poder razonar, analizar y relacionar, tanto el aspecto interno de sí mismo como el aspecto externo, al tratar de definir alguna situación de su propio interno, busca su relación con lo externo, busca en su pasado algún
35
hecho que le permita comparar y solucionar su conflicto;
es decir, el hombre, al verse ante un fenómeno que le afecta directamente en su conformación natural, recurre a su
propia historia, historia como conjunto de hechos, para
ver si puede enfrentarse al fenómeno.
Para ello necesariamente ha tenido que almacenar
una serie de datos, hechos anteriores en el subconsciente. Es más, su identidad se manifiesta siempre como una
consecuencia de su historia, es una aproximación al cogito
ergo sum de Descartes, pero más que el fenómeno pensar, es el fenómeno de revisar, analizar y seleccionar según los casos que se le presenten. Este acto no es consciente en él; pero, es consciente en su solución, en la toma
de actitud ante el hecho, es decir, hay una zona oscura
en él que determina su zona clara, que define su identidad como tal o como determina en su interno la existencia de un cúmulo de hechos, aun cuando puede ser de
una forma oculta, oscura, inconsciente, subconsciente,
para hallar una solución y exteriorizarla a través de una
determinada actitud, sólo una parte de esa actitud es
volcada a determinados documentos, se podría decir que
lo suficiente y necesario.
Emilia Currás, coincidiendo con lo expuesto, nos indica en su libro Las Ciencias de la Documentación, cinco
fases en el desarrollo de este proceso.
1a. Fase. Toma de conciencia. Una vez producido
el hecho, en el aspecto humano se efectúa una concientización del fenómeno por mediación de los sentidos y de
la percepción, encargados de captar las sensaciones y
estímulos.
2a. Fase. Ordenación. Se requiere una ordenación
de las sensaciones, excitantes, estímulos producidos, luego sigue la clasificación del fenómeno de acuerdo a un
sistema establecido.
36
3a. Fase. Almacenamiento. Se almacenan todas las
sensaciones y estímulos relacionados al hecho original o
real en el subconsciente.
4a. Fase. Análisis. Una vez almacenadas las sensaciones y estímulos, se impone un análisis seguido de una
selección de acuerdo con las necesidades requeridas.
5a. Fase. Toma de actitud. Reacción que se produce ante el fenómeno como una toma de decisión o actitud determinada o consecuente.
Paralelas a este proceso, las técnicas documentales
conllevan una similitud. Pero para ello debemos fijarnos
en algunas definiciones.
R. Couture de Torismonts, en su Manual de Técnicas de Documentación, define a la documentología como:
“el estudio de los mejores métodos para la creación de
documentos iniciales, la investigación de los hechos, ideas,
objetos, documentos y servicios de documentación; para
reunir, conservar, clasificar y ordenar los documentos;
para la producción de documentos secundarios o derivados, coordinar los trabajos y los organismos; sistematizar las técnicas, métodos y doctrinas; organizar redes
nacionales e internacionales de documentación”.25
Es decir que la definición contiene esencialmente:
• Búsqueda
• Ordenación y Clasificación
• Almacenamiento
• Análisis
• Salida.
Para Bradford, la Documentación es el arte de coleccionar, clasificar y hacer inmediatamente accesibles los
documentos de todos los tipos de actividades intelectua-
25
TORISMONTS, R. Couture de. Manual de Técnicas de Documentación. Ed. Marymar, Paidea. Bs. As. 1975. Pág 7.
37
les. En este caso, la accesibilidad debemos tomarla como
la condición de los documentos para que estén disponibles a la consulta. Para estar disponibles, necesariamente cubren las fases de almacenamiento, análisis y salida.
Si comparamos paralelamente las cinco fases del proceso del hecho, y las técnicas contenidas esencialmente
en la documentación obtenemos:
JRecolección o búsqueda
JOrdenación y clasificación
JAlmacenamiento
JAnálisis
JSalida
Toma de conciencia
Ordenación y clasificación
Almacenamiento
Análisis
Toma de decisión
Esta comparación paralela nos demuestra que al realizarse el paso de lo aprehensivo a lo cognoscitivo, se efectúa un proceso similar. La documentación resulta ser
entonces consecuencia del hecho, lógicamente la información será consecuencia de la documentación. Para una
mayor comprensión del fenómeno, ampliamos las cinco
fases de la documentación:
1a. Fase. Toma de conciencia. Se realiza a través
de la recolección y búsqueda de documentos para obtener una información determinada. Entendemos por recolección, los diferentes sistemas empleados por las tres
ciencias para obtener la documentación.
2a. Fase. Ordenación. Obtenemos un orden documental, almacenado sistemáticamente y clasificado de
acuerdo con un sistema requerido y establecido de antemano. Entendemos por ordenación y clasificación como
dos ramas de un mismo trabajo, ambos conceptos están
muy ligados, la ordenación es la materialización de la
clasificación.
38
3a. Fase. Almacenamiento. En el aspecto documental se efectúa el almacenamiento de documentos en núcleos creados ex profeso y especializados de modo que
los documentos por sus características esenciales determinan si pertenecen a una biblioteca, museo, archivo o
centro de documentación.
4a. Fase. Análisis. Se lo efectúa a nivel de documento Jinformación y se preparan las bases de la selección
documental, considerándose en esta fase la vital importancia puesto que determina la documentación que será
utilizada en el futuro.
5a. Fase. Toma de actitud. Ingresamos en la etapa
de la salida de la información, lo cual permite una toma
de decisión.
Estas fases, efectuadas las comparaciones con las anteriores, nos permiten observar con más claridad la similitud de actividades documentales con las del elemento humano, la documentación es entonces una consecuencia humana ante el hecho; por la misma razón que el hombre es un ser social e histórico, que ante la magnitud del
hecho, busca la comunicación, utilizando este medio artificial, para transmitirlo.
Si esa comunicación se efectúa fonéticamente, tiene
la limitación del tiempo y el espacio. Esta limitación encierra en sí el olvido; si por sus valores la información
se convierte en tradición oral, sufrirá modificaciones o
deformaciones tanto morfológicas como de contenido.
Para superar estas limitaciones logra la comunicación a
través de signos escriturales, que le permitirán romper
las barreras del tiempo y espacio.
El hecho real es propiamente dicho un fenómeno, en
sentido etimológico, stricto sensu, es el fainomenón, —lo
que aparece— que presenta cierta similitud etimológica
con el documento, docere, —lo que se enseña—; el faino39
menón, al ser captado por el hombre, aprehendido por
un ser histórico, adquiere un entorno histórico, por lo
cual el hecho se convierte en un suceso o acontecimiento, este suceso es transmitido a través de signos escriturales, rompiendo la barrera del espacio y el tiempo relativos a la comunicación fónica, además, constituyéndose en un dato.
Tomemos en cuenta que suceso también significa el
transcurso o discurso del tiempo.
El dato, considerado como antecedente obligado para
llegar al conocimiento exacto de las cosas, es también
considerado como documento, testimonio, y en un amplio sentido, lato sensu, es considerado como fundamento; lo cual significa que el dato es el fundamento esencial
y mínimo que conformaría la teoría de la información y
de la documentación. El dato o los datos que han sido
registrados en un determinado soporte, se tornarán en
mensaje.
El mensaje considerado desde el punto de vista de
un conjunto de símbolos creados exprofeso, que posee
un contenido de información que puede ser transferible
utilizando medios materiales.
Al hablar de datos registrados, hablamos también en
su sentido etimológico, re-gerere, re-llevar, sea éste un
pensamiento o los hechos que pueden ser re-creados en
los diferentes planos en que se manifiestan, tanto en el
plano físico como en el mental.
En el plano físico será necesario utilizar el lenguaje;
el lenguaje estará condicionado como un sistema de signos o gráficos convencionales que permiten una comunicación. En el plano mental, el dato se convierte en idea.
En el primer capítulo hablamos sobre los distintos
orígenes del documento; del archivo como producto de
una actividad, en la biblioteca como producto del pensa40
miento y en los centros de documentación como consecuencia de un proceso: el lenguaje corresponde a las tres
ramas citadas, se lo emplea en su más amplio sentido;
como un conjunto sistemático de signos que permiten la
comunicación en forma deliberada. En este aspecto incluimos también los códigos legibles por los ordenadores. Las acepciones que le damos al lenguaje son fundamentales en el proceso documental.
El mensaje es una expresión, teniendo características culturales, espirituales, artísticas o como producto
de acciones o actividades. El aspecto idiomático, juega
un papel importante en el empleo de las técnicas de la
documentación, sobre todo cuando empleamos las traducciones y transliteraciones.
Cuando el mensaje conlleva datos cuyo soporte es la
mente, establecemos que el dato se convierte en idea.
Consideramos a la idea, sin entrar en el arduo concepto
de la filosofía, como cualquier representación que existe
a nivel mental. Este concepto diferirá de:
• Concepto: que es una representación simbólica,
de una idea. La representación simbólica generalmente
se efectúa por medio del lenguaje.
• Juicio: proceso de comparación de dos ideas para
lograr sus relaciones en el entendimiento.
• Pensamiento: idea fundamental de una obra cualquiera.
El siguiente cuadro nos ilustra sobre lo mencionado:
41
Cuadro 6: Del hecho a la documentación.
Concepto, juicio, pensamiento, son actividades del
intelecto humano, que requieren del soporte mental para
culminar como ideas. Pero las ideas no tienen un soporte
físico, requieren de algo tangible para poder ser manejadas, ordenadas, estudiadas. Es cuando nace el documento. El proceso estaría completo.
42
DOCUMENTACIÓNJ
JINFORMACIÓN
El proceso que se efectúa del hecho a la documentación, no estaría completo si no estudiamos la relación
del binomio documentaciónJinformación.
Observamos con anterioridad que el mensaje compuesto por datos, al ser fijado en un soporte físico toma
la denominación de lenguaje, y al soporte mental, la denominación de idea. Esta relación nos sugiere que tanto
lenguaje como idea tienen una diferencia dimensional,
en el espacio por el tipo de soporte y en el tiempo, puesto que para establecer el lenguaje es necesaria primero
la idea. La idea requiere del lenguaje para ser transmitida, tanto fonéticamente como a través de determinados documentos. Obtenemos así una relación:
Cuadro 7: Composición del mensaje.
Esta relación nos da la imagen, de que es necesario
un soporte físico para uno mental, relación aceptable si
tomamos en cuenta que el hombre está compuesto por
una parte corporal, física, y una parte mental. Pero lo
que realmente nos interesa de esta relación es el lenguaje y la idea. El lenguaje es el soporte de la idea, lo
cual nos aproximaría a un concepto de información. La
información perseguirá un fin determinado: la comunicación.
La relación del binomio documentaciónQ información ha sido estudiada tanto en conjunto como por separado, en nuestro criterio separar los elementos del binomio es ignorar una parte del todo, por el simple hecho de
que sin documentación no hay información, y del tratamiento que se le dé a la documentación dependerá la eficacia de la información. Inclusive la teoría de la información que se sustenta en la cibernética, tiene la finalidad de calcular el valor cuantitativo de la información
derivada de cualquier mensaje. Hemos observado que el
mensaje, para ser transmitido, requiere de un soporte. Si
hablamos del soporte y de la información, hablamos del
documento. Para establecer esta relación con fundamentos válidos, se toman en cuenta los principios de unificación, establecidos por la autora ya citada con anterioridad, Emilia Currás. Estos principios están compuestos
por:
• El principio de polaridad
• El principio de interacción
• El principio de dualidad
los mismos que pasamos a detallar:
Principio de polaridad
La polaridad, en sentido amplio, lato sensu, es la condición de lo que tiene propiedades opuestas, sean éstas
44
en partes o en direcciones contrarias. El principio de polaridad enuncia entonces que los entes se organizan en el
universo con un sentido de polaridad implícito. Así tenemos:
A toda causa le corresponde un efecto.
día ——— noche
grande — pequeño
alto ——— bajo
Entre los elementos citados observamos que existe
una relación de polaridad de acuerdo con lo enunciado,
teniendo como característica principal que son complementarios entre sí, vale decir; no existe el día sin la noche, no existe lo grande sin lo pequeño, porque esta relación al efectuar comparación por oposición, nos permite identificarlos. En el binomio objeto de nuestro estudio, tenemos:
Documentación ————— Información
cumpliéndose la relación de polaridad y complementariedad. Sobrentendemos que al hablar de documentación,
citamos a las tres ciencias: bibliotecología, archivología
y documentología.
Principio de interacción
La interacción, en sentido amplio, es la acción que se
ejerce en forma recíproca entre dos o más objetos, agentes, fuerzas, funciones, entes o cosas. El principio de interacción enuncia entonces que los entes y las cosas, no
pueden existir sin una acción que los relacione recíprocamente creando armonía y logrando una unificación que
afecta su existencia directa. Así tenemos en los ejemplos
anteriores, que no existe:
45
causa ——
día ———
grande —
alto ——
sin
sin
sin
sin
——
——
——
——
efecto,
noche,
pequeño,
bajo.
En el binomio documentaciónQinformación obtenemos el propósito de unificación al establecer la relación:
no existe documentación — sin —
no existe información ——— sin —
información
documentación
Principio de dualidad
La dualidad, es aquello que consta de dos partes fundamentalmente relacionadas entre sí, o como una condición de reunir dos caracteres distintos de una misma cosa.
El principio de dualidad enuncia que entre lo universal
y lo particular lo universal está compuesto por múltiples
particulares y se beneficia de las propiedades de cada
uno de los particulares y a la inversa. Así tenemos:
el todo —————— la parte,
sociedad ————— individuo,
universo ————— planeta.
La particularidad de este principio es que la relación
de dependencia de lo mayor a lo menor, conlleva otra menos susceptible de observar, es decir, lo mayor contiene
el origen de lo menor. Así tenemos que del todo se originan las partes, de la sociedad se originan los individuos, etc. El binomio documentaciónQinformación, nos
demuestra al aplicar el principio:
46
Documentación(universal) ———— Información (particular)
Documentación (todo) —————— Información (parte)
asimismo observamos que la documentación: archivología, bibliotecología, documentología, originan a la información.
47
FUNDAMENTOS DE LA ARCHIVOLOGÍA EN EL CONTEXTO DE
LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN Q INFORMACIÓN
Se habla de las ciencias de la documentación cuando
se considera al trinomio archivología, bibliotecología y
documentología; fundamentando el origen de la documentación y el binomio documentaciónQinformación, sobre todo para comprender la categorización de ciencias
y no disciplinas o técnicas interdisciplinarias.
Al considerarlas como ciencias, se determina a qué
clase de ciencias pertenecen, y para efectuar esa clasificación debemos conocer más las estructuras que sustentan a las ciencias de la documentación y por esas características definir su lugar correspondiente.
Puesto que todo gravita sobre el hombre, lo consideramos como centro de las actividades en sus distintos
niveles:
Cuadro 8: Configuración del hombre.
El hombre como tal, siendo parte del universo, está
sujeto a sus leyes que lo conducen en una misma dirección. No nos corresponde aquí, efectuar los estudios pertinentes a su misión en el mundo.
Consideramos que los medios disponibles para comprender el universo, es utilizando sus facultades, esencialmente, la memoria, el entendimiento y la voluntad.
Siendo el entendimiento el pilar de desarrollo de las otras
dos.
El entendimiento, nous en griego, intellectus en latín, para Anaxágoras puede significar el orden cósmico
o bien la facultad humana para pensar. Para Aristóteles
fue la facultad del alma mediante la cual se llegaba al
conocimiento y se podía pensar. En la filosofía moderna, el entendimiento designa la facultad intelectual completa. Los empiristas incluían a esta facultad el conocimiento sensible. En la actualidad, se define al entendimiento como conocimiento razonado y metódico. Para
una mejor comprensión de esta definición y la relación
que buscamos, dividiremos esta definición en sus conceptos componentes:
Cuadro 9: Composición del entendimiento.
49
De donde obtenemos:
Conocimiento: independientemente de su desarrollo como teoría, nos limitamos a una de las definiciones
citadas en la enciclopedia Espasa, que define al conocimiento como la representación de un objeto en la mente del hombre actuando la razón. El conocimiento puede
ser:
• sensitivo,
• instintivo,
• intelectual,
• abstracto.
Destacamos la palabra objeto porque es necesario
detallar:
Cuadro 10: Objeto real y abstracto.
Al considerar al objeto en sus dos niveles, real y abstracto, ingresamos en el desarrollo para lograr los pasos de lo aprehensivo a lo cognoscitivo para lo cual ingresamos en campos de la documentación.
Razón: definida como la capacidad intelectual por
la cual el hombre puede alcanzar lo universal es decir,
se plantea una serie de juicios conducentes a la verdad,
lograr una evidencia y certeza de las cosas. Destacamos
la palabra juicios, al intervenir las ideas comparativas
ingresamos en el campo del mensaje (idea sobre un soporte mental), derivando en la documentación.
50
Cuadro 11: Entendimiento.
Cuadro 12: Entendimiento.
Método: como el procedimiento que se sigue en las
ciencias para encontrar la verdad y enseñarlas.
Destacamos la palabra enseñarlas, para aclarar el concepto, enseñar se puede efectuar de dos formas, oral y
escrita. Si es oral corresponde a la fonética, si es escrito
será un documento. Nuevamente nos encontramos ante
una forma de documentación. Por otra parte, etimológicamente, la palabra documento proviene del vocablo latino docere, que quiere decir enseñar.
Cuadro 13. Entendimiento.
51
Observamos entonces que la documentación puede
presentarse en las tres etapas del entendimiento.
La memoria también tiene vigencia en el campo de
la documentación, puesto que podemos aseverar que el
documento es una memoria que puede ser consultada
en cualquier momento, con ese fundamento se dice que
la documentación produce conocimiento, en el último de
los casos auxilia a producirlos. En nuestros tiempos, los
conocimientos almacenados en la documentación hacen
que sean indispensables para superar nuestro estado
actual. Es más, podemos asegurar que existe más conocimiento almacenado en la documentación que en el conocimiento y empleo del ser humano. Conclusiones similares obtiene Emilia Currás partiendo del objeto real
y abstracto y cuyo cuadro presentamos.26
Cuadro 14. Conocimiento y documento.
DOCUMENTACIÓN, MATERIA PRIMA DEL CONOCIMIENTO.
ASPECTOS FILOSÓFICOS
Al hablar de conocimiento, razón, método, juicio, etc.
necesariamente nos relacionamos con la filosofía, lo que
determina que contemplemos más de cerca, qué aspec26
CURRAS, Emilia. Las ciencias de la documentación. Bibliotecología. Archivología, documentación e información. Editorial Mitre, Barcelona, 1982.
Pág. 82.
52
tos o cuáles son los fundamentos filosóficos que sustentan a la archivología en el marco de las ciencias de la documentación.
Platón, que según sus críticos, edifica su teoría del conocimiento para justificar el saber preeminente del filósofo y el elevado papel social que le asigna en su utopía;
nos dice que la filosofía es el uso del saber para ventaja
del hombre y que está destinada a modificar la forma de
vida en sociedad, fundada en la justicia. Obtenemos:
Por descomposición conceptual:
Cuadro 15: Descripción conceptual de filosofía.
Deducimos entonces que la documentación provee el
conocimiento que nos acerca a la verdad, lo cual permite el uso del saber. Asimismo la información nos brinda
servicio para ventaja del hombre.
Consideremos también que la información modifica el
comportamiento del individuo proyectándose hacia una
actitud social, obteniéndose así un principio de utilidad.
Emmanuel Kant, en el período de su pensamiento
crítico, formula el método trascendental, postulando que
con la filosofía se pueden determinar tres aspectos:
• La fuente del saber humano,
• El ámbito del uso posible y útil del saber, y
• Los límites de la razón (que parte del imperativo
categórico como fundamento para alcanzar el saber).
Cuando hablamos de fuente de saber humano, entendemos que documentalmente requerimos de un orden,
una clasificación de los documentos que nos permita utilizarlos como fuentes.
53
Cuando hablamos del ámbito del uso posible y útil
del saber, ingresamos en la búsqueda y análisis de los
documentos que nos han de ser útiles desde el punto de
vista de la investigación, la investigación tendrá siempre como fin establecer una verdad que sea útil.
Cuando hablamos de los límites de la razón, nos referimos a obtener los documentos existentes y necesarios para obtener la información.
Lo evidente es que desde el momento en que la documentación contiene información, considerada como fundamento del conocimiento, la participación de la documentación en los diferentes campos de la filosofía es esencial. La documentación no es filosofía, pero algunos principios de la filosofía son aplicable a la documentación.
EL MÉTODO CIENTÍFICO
Es de conocimiento general que en la antigüedad, todas las ciencias particulares constituían una sola ciencia
natural que era la filosofía, luego las ciencias se multiplicaron independizándose y surgieron además nuevas subdivisiones en cada ciencia.
Al separarse una a una, las ciencias fueron adquiriendo su metodología para lograr certeza sobre los conocimientos adquiridos.
Ahora bien, si consideramos a la ciencia como conocimiento cierto de las cosas, logrado por sus principios
enunciados y causas que la originan, la documentación se
engloba en el contexto de las ciencias; observamos el fenómeno del conocimiento, asimismo hablamos de principios,
los mismos que se presentan en bibliotecología, archivología y documentología. Sus causas se detallaron al estudiar
los orígenes de la documentación.
54
Si consideramos a la ciencia como un cuerpo de doctrinas metódicamente formado y ordenado, que constituye una rama particular del saber humano, comprendemos con facilidad que la documentación es una ciencia.
Mario Bunge, en su libro La ciencia, su método y su
filosofía, nos dice: “La ciencia como actividad —como investigación— pertenece a la vida social; en cuanto se aplica al mejoramiento de nuestro medio natural y artificial,
a la invención y manufactura de bienes materiales y culturales, la ciencia se convierte en tecnología. Sin embargo,
la ciencia se nos aparece como la más deslumbrante y
asombrosa de las estrellas de la cultura cuando la consideramos como un bien por sí mismo, esto es, como un
sistema de ideas establecidas provisionalmente, conocimiento científico, y como una actividad productora de
nuevas ideas, investigación científica)”.27
De acuerdo con este enunciado tenemos:
Cuadro 16: Concepto de ciencia.
27
BUNGE, Mario. La ciencia, su método y su filosofía. Siglo XX, Bs. As., 1975.
Pág. 9.
55
Detallamos el cuadro expuesto para comprobar si las
ciencias de la documentación merecen el título de tal
categoría:
• Cuerpo de ideas: la documentación, para efectuar
un tratamiento adecuado a los documentos y la información —que son repositorios de ideas— requiere de una
serie de sistemas, los mismos que en sí encierran ideas.
En este aspecto se cumple el requisito.
• Conocimiento: en capítulos anteriores hemos tratado este aspecto, pero veamos por partes:
• Racional: que las ideas sean conforme a la razón.
La ordenación, clasificación, descripción, materias indispensables de la documentación, obedecen a razones
estrictamente científicas.
• Sistemático: el conocimiento sistemático sigue un
sistema o procede con arreglo a él. Las ciencias de la documentación, obedecen a diversos sistemas para lograr
la recuperación del documento como de la información.
• Exacto: el conocimiento exacto se basa en principios, hechos y consecuencias demostrables. Las ciencias
de la documentación sostienen en sí principios propios,
los hechos como causales son demostrables en sí.
• Verificable: probar que la cosa es verdadera. La
documentación es verificable en cuanto a su contenido y
servicio.
• Falible: que sus principios pueden fallar. Evidentemente, siendo las ciencias de la documentación relativamente jóvenes, sus estudios son falibles.
Se cumplen los requisitos en cuanto al conocimiento.
En cuanto actividad, la documentación contribuye en
múltiples aspectos a la vida social y al mejoramiento del
medio, sea a través de los sistemas de educación, información, etc., los aspectos tecnológicos también son contemplados por los sistemas de reprografía, microfilma56
ción, almacenamiento de la información. Los campos de
la investigación son fácilmente deductibles. Concluimos
que las ciencias de la documentación tienen fundamento
como tales.
El inconveniente podría presentarse cuando se habla del método, por el cual se ponen a prueba los resultados verificables. Según Pérez Amuchástegui, el método es la búsqueda del camino para el conocimiento de la
verdad.
Esta definición se sustenta en la etimología: metá
—hacia— y hados —camino—. Para comprender el método y de acuerdo con Aristóteles, primero obtendremos el
conocimiento de:
Los hechos
Las causas
Al enfocar el tema de las causas las dividimos en:
• Causa material: conocimiento de la materia de que
están hechas.
• Causa formal: conocimiento de la forma de las cosas.
• Causa eficiente: conocimiento del efecto que produce.
En este caso, cuando hablamos de hechos, efectuamos
el estudio correspondiente. En cuanto a las causas, mencionamos a los documentos, poseedores de los datos, deduciendo:
• Causa formal: para el conocimiento de las forma
de que están hechas las ciencias de la documentación,
nos ocupamos de la tipología documental, que da las pautas de la clasificación para cada una de las ramas que
componen este saber.
• Causa material: podemos subdividir en dos aspectos principales: física y temática.
57
• Causa material física: que se ocupa de las materias escriptorias, soportes de la información, su
conocimiento, formación, conservación y restauración.
• Causa material temática: como conocimiento del
tema de que tratan los documentos donde están
incluidos su ordenación, análisis, descripción, almacenamiento, indización.
• Causa eficiente: como conocimiento del efecto que
produce. Nos ocupamos de la información y los efectos
que producen y pueden producir en el nivel cognoscitivo, como influencia a nivel social y como influencia en el
hombre.
Si en la metodología documental tuviéramos que aclarar los aspectos de la observación, experiencia y deducción, obtenemos:
Observación: como captación del hecho, de la problemática del hecho, necesidad de identificación e información del hecho, demanda documental.
Experiencia: pertinencia documental, utilización
de medios descriptivos que permitan satisfacer la demanda documental.
Deducción: como toma de decisión basada en la información obtenida; como verificación de resultados en
base a los documentos establecidos.
58
CLASIFICACIÓN DE LA ARCHIVOLOGÍA EN EL CONTEXTO DE
LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN
El enorme desarrollo de los conocimientos obliga a
efectuar una división aceptable de los límites conceptuales y científicos de los grandes campos de las ciencias y disciplinas; en su generalidad se dividen en:
• Ciencias exactas: que sólo admiten principios, hechos, consecuencias rigurosamente demostrables; encabeza este grupo las matemáticas.
• Ciencias naturales: que tienen por objeto adquirir el conocimiento de las propiedades de los cuerpos, y
las leyes a las que están sujetas, su relación con las ciencias exactas se descubre a medida que se profundiza el
conocimiento.
• Ciencias sociales: que son propiedad de las relaciones humanas y los factores que intervienen.
Esta clasificación estaría de acuerdo con la definición que se le da, como la ordenación de elementos, cualquiera que fuese su naturaleza: objetos, fenómenos, sucesos, individuos, etc., en varias clases, fundamentándose en ciertos rasgos previamente determinados o selec-
cionados según un tipo peculiar de ordenación. En los
orígenes de la clasificación de las ciencias Aristóteles
efectúa la clasificación de acuerdo a la naturaleza del pensamiento y no de acuerdo a la naturaleza del objeto, separándolos en tres grandes grupos:
• Ciencias teóricas: cuyo fundamento principal es
conocer la verdad.
• Ciencias prácticas: cuyo fundamento se basa en
las acciones encaminadas a un fin.
• Ciencias creadoras: denominadas también poéticas, cuyo objeto es producido por un agente; substancialmente sería toda creación (artificial) realizada por el ser
humano.
Emilia Currás concluye que en las ciencias teóricas
equivaldría a conocer los hechos y los documentos; en
las ciencias prácticas, la preparación de datos y documentos a utilizar y en las ciencias creadoras el objeto producido por un agente, determina al objeto como información y al agente como documento. Diferimos de esta
conceptualización porque al darle una clasificación en
cada una de las ciencias tendríamos que fraccionar a las
ciencias de acuerdo a sus necesidades, consideramos más
bien que de tener que ingresar en la clasificación aristotélica, la archivología y las ciencias de la documentación
se ubicarían en las ciencias prácticas, acciones encaminadas a un fin. La documentación es un servicio continuo, que brinda permanente y esencialmente la información, son acciones encaminadas a un fin; las acciones
son todas las actividades que requieren en el tratamiento de la documentación.
James Balmes, clasifica a las ciencias en:
• Ciencias naturales, de las que que hemos citado
su objeto.
60
• Ciencias morales: basadas en el entendimiento o
la conciencia.
• Ciencias históricas o sociales: hablamos de las
relaciones humanas y los factores que intervienen. Los
documentos, en su íntima naturaleza, transmiten mensajes, lo que presupone una comunicación, ese mensaje,
esa comunicación, hace que englobemos a la archivología y a las ciencias de la documentación en el campo de
las ciencias sociales.
El alemán Arthur Schopenhauer clasifica en:
• Ciencias puras: que tienen por fundamento la teoría del principio del ser y la teoría del principio del conocer.
• Ciencias empíricas: que tienen por fundamento las
teorías de las causas, de las excitaciones y de los motivos.
Wilhelm Dilthey, propone la clasificación de:
• Ciencias naturales: de las que hemos citado su
objeto.
• Ciencias del espíritu: tratando de establecer el
método de estas ciencias, Dilthey determina como objeto
propio de las ciencias del espíritu al hombre como totalidad. La archivología y las ciencias de la documentación se ubicarían de acuerdo con el postulado diltheliano, en las ciencias del espíritu, por ser producto y estar
al servicio del hombre.
Básicamente, las ciencias de la documentación corresponden a las ciencias sociales siendo el producto de las
actividades y pensamientos humanos, no le corresponde
otra que integrarse en su medio.
Como clasificación propia de las ciencias de la documentación, consideramos tres componentes básicos:
• Experimentales,
• Químicas,
• Humanísticas.
61
Experimental: como método fundado en la experiencia aplicada a los aspectos productivos como capacidad
de producción de la documentación y de la información.
Industriales: como aplicación del trabajo humano a
la transformación de los documentos hasta hacerlos útiles para la satisfacción de las necesidades individuales
y colectivas.
Comerciales: como la aceptación que tiene en el mercado que le es propio.
Dinámicas: como fuerza que produce determinados
movimientos sociales, mejorando la calidad de vida, motivando actitudes y modificaciones humanas.
Humanísticas: por su aceptación en las ciencias humanas.
El carácter de las ciencias documentarias es considerado como interdisciplinarias, puesto que sirve a todas las ciencias en cuanto a su necesidad de información
de la documentación contenida en sus núcleos respectivos. Este servicio, es el que hace que se las considere como
ciencias para la ciencia, denominada también aristociencia. Gunter Desantes dice ancilla scientiae, ciencia esclava; pero paradójicamente también causa scientiarum,
causa de ciencia.
62
ARCHIVOLOGÍA: TÉCNICA Y CIENCIA
Las técnicas se convierten en especialidades, desarrollan, se amplían, incluso aparentemente se oponen,
pero son partes de un conjunto. Todo este fenómeno nos
permite considerar necesariamente un proceso, una evolución histórica, un desarrollo continuo con miras al futuro.
La archivología, la bibliotecología, la documentología, la museología han sido consideradas como conceptos disciplinarios, como un cuerpo de conocimientos estructurados alrededor de un objeto común, los núcleos
documentales: archivos, bibliotecas y centros de documentación, conforman instituciones sociales que por medio de su adecuado funcionamiento se experimenta, en
forma directa. Cada una de estas instituciones, es utilizada por uno o más individuos como único medio de realizar actividades concretas dentro del desarrollo social
actual.
Si observamos un expediente, sabemos por ejemplo
que se realiza un trámite causado por un individuo; los
documentos son utilizados para fines burocráticos las
más de las veces, pero con contenidos de realidad, segmentos de la realidad. Cuando observamos un documento de identificación, sabemos que su propietario lo utiliza no sólo como acto de reconocimiento de su identidad,
sino como imperio de un derecho ciudadano.
Podemos asegurar entonces que los documentos objetivan acciones de modo que un documento sin objetivación puede ser una simple curiosidad.
Los archivos y las bibliotecas nacieron casi al unísono, como producto del desarrollo de la escritura y del
pensamiento concreto. No podemos decir con certeza
cuándo surgen estas instituciones, los continuos descubrimientos arqueológicos modifican continuamente nuestro concepto de antigüedad. Pero podemos especular que
desde el nacimiento de la escritura surgen los archivos
como guardianes de la propiedad, el derecho y de las comunicaciones realizadas en el pasado. Así tenemos que
en los documentos de los montículos de Tello, lugar donde se situaba Lagash, “se extienden a más de un siglo y
revelan casi un estado moderno en el derecho internacional: tratados, arbitrajes, comisiones de fronteras, indemnizaciones pagadas en grano o en trabajo obligatorio
en las tierras del vencedor”.28 Así mismo nacen las bibliotecas como guardianes del pensamiento; tal vez sin
diferenciarlos exactamente, los documentos eran custodiados en salas comunes. Podemos afirmar que archivos
y bibliotecas fueron una sola institución en la antigüedad oriental y en la Iglesia de Roma en los primeros siglos de su historia.
El desarrollo de la documentación como tal, o entendida como información procesada, es posterior, pero tam-
28
MYRES, John L. El amanecer de la historia. Fondo de la Cultura Económica.
México, 1986. Pág. 79.
64
poco podemos afirmar en qué momento exacto nació la
documentación; los elementos descriptivos utilizados por
los archivos y las bibliotecas, pueden considerarse como
las primeras formas de la documentación especializada.
Su verdadero desarrollo surge en las últimas décadas.
En 1895 se crea en Bruselas el Instituto Internacional de Bibliografía, sobre las necesidades patentes de
información temática y el repertorio bibliográfico universal. Un año antes se había reunido el Primer Congreso de Bibliografía, también en Bruselas.
En 1910 el Instituto Internacional de Bibliografía, en
su publicación número 34, edita una terminología a fin
de universalizar y normalizar algunos términos empleados en la bibliotecología y la documentación. En 1938 se
forma la Federación Internacional de la Documentación
(FID) que se separa del Instituto Internacional de Documentación, nombre que fue adoptado en 1931 del antiguo Instituto Internacional de Bibliografía. La FID se
instala en La Haya. En 1950 se crea la carrera de Documentalista en París, (Instituto Nacional de Técnicas de
Documentación).
Este breve panorama nos muestra claramente que la
documentación, entendida como tal, tiene muy corto tiempo de desarrollo.
Estos sistemas o procedimientos de archivos y de bibliotecas, primero fueron considerados como un quehacer, una ocupación que requerían de prácticas meramente consuetudinarias que evolucionan lentamente desde
sus orígenes hasta el siglo XII, en el cual surge el archivo
del Vaticano, con una serie de reglamentos, disposiciones y normas que se emplean en territorio europeo.
Ante la preocupación de los monasterios por conservar todo tipo de documentos; la archivología se convierte en una disciplina de carácter cultural, disciplina en
65
sentido de leyes y reglamentos que rigen a determinadas instituciones, las bibliotecas tienen un similar desarrollo (Carlos V en el Louvre, en 1367).
El conjunto de procedimientos utilizados en los archivos y en las bibliotecas se transforman en técnicas,
como ampliaciones y resultados prácticos sobre la reunión
de documentos. “El progreso de las técnicas hasta el Renacimiento, dependía principalmente de las necesidades de la práctica y de la experiencia diaria, en una palabra del empirismo. Después del Renacimiento, y con
mayor nitidez en los tiempos modernos, el progreso técnico está animado por el espíritu. El instinto práctico
del siglo XVII preparó el triunfo de una tendencia que
transformaría al mundo. La ciencia realiza ante nuestra
miradas esta transformación”.29
En la actualidad, los sistemas de información de los
poderes públicos: las instituciones creadas para facilitar
información especializada, los avances tecnológicos aplicados a los documentos y a la documentación, han ampliado el campo de conocimientos sobre los distintos procedimientos, técnicas y leyes utilizadas por los archivos
y las bibliotecas, elevándolas al rango de ciencias, que en
su conjunto conforman las ciencias de la documentación.
Podemos afirmar con certeza que gran parte de la economía y el desarrollo de las naciones, se sustenta en la
cantidad y calidad de documentación e información que
posee.
La revolución industrial impulsó el vertiginoso desarrollo de la documentación, en Inglaterra más rápidamente que en Francia, la revolución tiene múltiples manifestaciones como en el aspecto agrícola, jurídico, social y técnico. Este cúmulo de actividades permite com29
DUCASSE, Pierre. Historia de las Técnicas. Eudeba. N° 29. Bs. As. Pág.127.
66
prender la importancia que representa la documentación:
“Ayer los descubrimientos de los sabios permanecían estérilmente en sus portafolios o en los archivos de las academias y los fabricantes no sospechaban que la aplicación
de los mismos podía serles muy útil en sus operaciones...
Hoy... el fabricante consulta al sabio... existe la mayor
confianza entre el fabricante y el químico”30 , por consiguiente la necesidad de información se hace patente; no
sin motivo en 1780 se crea en Inglaterra la Society for Promoting Constitutional Information —Sociedad para la
Provisión de Información Constitucional.
La invención de la imprenta es otro aspecto importante al permitir la divulgación de conocimientos e ingresar en la etapa industrial de la reprografía, una primera etapa sería la manual, cuando los monjes realizaban reproducciones documentales en los scriptorium, la
segunda etapa que logra un enorme desarrollo en nuestra época, formando un capítulo nuevo en los estudios
documentales, la reprografía documental.
La fundación de los archivos nacionales de Francia
en 1749, genera el principio de centralización en núcleos
específicos para los documentos producidos en las actividades administrativas.
Los inventos y su continuo perfeccionamiento aceleran mucho más el flujo documental. La máquina de escribir, el papel carbónico, incrementan la producción documental agravada por el continuo crecimiento demográfico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, que la
mayor preocupación del siglo XIX es el exceso de producción documental.
Esta evolución continua lleva consigo una producción
y necesidad de información para perfeccionar determi30
CHAPTAL. Extracto «L’industrie francaise». 1819. Cf. SHUHL, loc. cit. pág 61
en DURCASSE, Pierre op. cit., págs. 128-129.
67
nados campos del conocimiento e incrementar la capacidad de decisiones en los poderes públicos.
Generalmente hacemos referencia a que todo lo creado por el hombre está hecho a su medida. Nuestro conocimiento primario lo obtenemos a través del propio cuerpo,
que es un gran receptor de información; esta información nos es trasmitida en forma de color, temperatura,
sonido, olor; todo es debidamente clasificado y diferenciado por el cerebro, que posteriormente utiliza la información procesada de acuerdo a las necesidades físicas.
El hombre ha creado todo de acuerdo a su semejanza y
necesidad.
Los documentos se constituyen como testimonios fieles del hombre, de su conducta, de su trascendencia manifiesta determinada por aspectos sicológicos, culturales,
sociales, históricos, religiosos, sobre todo como una manifestación permanente de su conocimiento adquirido.
Todo esto implica una evolución (evolución no en el
sentido de progreso, sino de cambio). Ésta se manifiesta
primero a sí mismo, antropológicamente y con posterioridad en el medio que lo rodea, social y naturalmente, y
que no es más que una minúscula parte del universo.
Es notable que no obstante los progresos tecnológicos, los documentos que son productos del pensamiento,
o que son elaborados objetivamente en forma de libros,
no han cambiado mucho su forma tradicional. Se aprecian cambios en cuanto a su calidad, material empleado,
formas de impresión; pero el libro sigue siendo el libro.
“Aun suponiendo que el libro desaparezca, como desaparecieron los papiros, fuera de los museos, eso que llamamos ‘la cultura’ no morirá”.31
31
FILIPPO, Luis di. La era tecnotrónica y el libro. Anexo, suplemento N° 46 de
la Gaceta Literaria. Noviembre y diciembre. Editorial Fundación Banco
BICA, 1985. Pág. 2 col 3. Santa Fe. Argentina.
68
No ocurre lo mismo con los documentos de los archivos, que son productos de determinadas actividades, sean
éstas públicas o privadas, actividades que muchas veces
modifican sus formas tradicionales, creando características propias. Una radiografía se convierte en documento
heurístico bajo la circunstancia de estar incluida en un
expediente administrativo.
Pueden existir dos bibliotecas iguales, pero no pueden existir dos archivos con esa propiedad. Toman un carácter individualizante, porque la causa que los motiva
difiere substancialmente del documento bibliotecológico.
Las ciencias de la documentación reúnen entre sí toda
la documentación especificada y científica almacenada
en núcleos distintos: los archivos y las bibliotecas, ambos generan el material adecuado para los centros de documentación e información. Con referencia a los museos,
es discutida aún su posición en cuanto al objetivo mismo, si es netamente educativa o documental. Estudiemos cada uno de estos núcleos.
“Es evidente que en el lapso de una generación, las
cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho
tiempo los archivistas de la mayor parte de los países
europeos, fieles a la concepción que lentamente se había elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores y en considerar sus depósitos como centros de
conservación de fondos de archivo de valor permanente
al servicio de la investigación histórica. Sus relaciones
con la administración pública eran juzgadas como secundarias y en muchos casos, las iniciativas de entrega y de
eliminación se dejaban al arbitrio de las entidades administrativas. En muchos países los documentos no llegaban a los archivos sino después de plazos más o menos largos (100 o 50 años) como Alemania, Bélgica, los
69
Países Bajos, etc. Los documentos antiguos eran tratados con privilegio en comparación con los papeles contemporáneos, y los inventarios y ediciones de documentos medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos
de los archivistas paleógrafos diestros en las técnicas
de la erudición”.32
En la mayoría de los tratados o manuales de archivos y archivología se encuentran frases como: ”no existe
una terminología”, “no hay una definición”, “no hay un
acuerdo” sobre el concepto. Lo cierto es que la voz archivo y su derivado archivología, han sido mal conceptuados
desde sus orígenes etimológicos, puesto que hay algunos
autores que sostienen su proveniencia de la raíz griega
arkein, que significa proteger o resistir, o de la raíz de
arche, que significa principio u origen, cuyo derivado corresponde a archeion; voz que deriva del latín como arcivium, archivium, archivum. Esta última trascendió en
las lenguas latinas para el concepto de guarda-documentos. Lo evidente es que en griego se decía chartrophilakion o grammatophilakion, al lugar donde se depositaban los documentos, y al encargado o guardián se lo denominaba chartophilax.33
Lo que actualmente denominamos archivo, en latín
tomaba la denominación de tabularium, que contenía las
tábulas o registros públicos, y más específicamente se
llamaba tabularius al archivo público. En cambio al encargado del tabularium se le llamaba cartarius. Logium
y logeum también significan archivos en el latín.34
32
33
34
BAUTIER, Robert Henri. La función de los archivos; La misión de los archivos y las tareas de los archivistas (Proceedings of the 11th and 12th International Conferences, of the Round Table of Archivists, Bucarest 1969, Jerusalem 1970, 1972) En: La Administración Moderna de Archivos y la Gestión
de Documentos. El Prontuario RAMP. París. Diciembre de 1985. Pág. 1.
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología..., op. cit., págs. 1-2.
Diccionario Ilustrado Latino-Español. Ed. Espec. Pág. 283.
70
Por otro lado, se confunden permanentemente los
términos archivología con archivo, conceptuándolos muchas veces como sinónimos, dificultando los términos definitorios.
En el aspecto etimológico consideramos definitivamente que la archivología deriva del latín archivium,
término comúnmente utilizado, y de las raíces griegas
logos-ia, que se utilizan para darle carácter de estudio o
tratado logos y la terminación ia como determinante de
ciencia o disciplina.
Por consiguiente, decimos que la archivología es la
ciencia o disciplina que estudia los archivos. Este concepto resulta ser muy simple, puesto que el término archivo ha desarrollado sus contenidos.
Es necesario aclarar que los términos archivología,
archivística y archivo no son sinónimos como generalmente se los emplea. La archivología engloba todo el
estudio teórico, su fundamentación e investigación. La
archivística se ocupa de las técnicas que se han de emplear en el manejo de la documentación. Los documentos y los archivos, son los núcleos o repositorios documentales, objeto formal de la archivología.
Sobre la archivología, T. Schellemberg nos dice que
es: “La ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación etc.; de las colecciones de documentos que en los
archivos se conservan como fuente para su conocimiento
ulterior y servicio al público”.35
35
SCHELLEMBERG, T. R. Archivos modernos, principios y técnicas. Instituto Panamericano de Geografía e Historia. Publicaciones del Comité de Archivos
de la Comisión de Historia, La Habana. 1985. Pág. 43.
71
En esta definición podemos observar que los términos “conservación”, “administración”, “clasificación”, “ordenación” son funciones del archivo utilizadas como elementos definitorios de la archivología. El término “interpretación”, si se refiere al documento, podría ser prerrogativa de la diplomática y de la paleografía. Lo mismo
ocurre con el término “colecciones” usado generalmente
en los lugares o países de habla inglesa, pero la palabra
colección no sólo tiene por significado un conjunto de cosas de una misma clase.
El archivo no colecciona, si bien puede recibir colecciones documentales, pero como parte de un todo. No colecciona porque no reúne los documentos arbitrariamente. Puede ser que alguien coleccione documentos como
rarezas, pero eso no constituye un archivo, es simple y
llanamente una colección. La colección está sujeta al subjetivismo mientras que los documentos son por naturaleza misma objetivos y orgánicos; constituyen la materia
prima del conocimiento histórico, sociológico, lingüístico, etc.
Para algunos estudiosos, la archivología no es más que
una técnica o algo menos, pura práctica, de ser así, esta
rama del saber humano estaría condenada a ser consuetudinaria y subjetiva, proclive a desaparecer, y los papeles
se acumularían de acuerdo a cierta experiencia o lógica
administrativa, serían seleccionados una vez que abultaran y estorbaran y la historia tendría un pie menos.
Giulius Batelli considera que la archivología es sólo
una disciplina de carácter técnico, como una disciplina
auxiliar o funcional de la administración y de la historia.
Eugenio Casanova considera a la archivología como
la ciencia de los archivos.
Wolfang Leesch diferencia a los partidarios de la terminología ciencia y a los no partidarios.
72
Roscoe R. Hill, considera a la archivología como fiel
servidora de la historia, obviando el aspecto administrativo.
Mario Briceño Perozo califica a la archivología como
ciencia, indicando que sus principios son universales.
De Sante la acepta como disciplina cada vez más depurada.
Flach se inclina por la ciencia, no ocurre lo mismo
con el Dr. Aurelio Tanodi que la consideraba disciplina
auxiliar en razón del fin, basándose en los conceptos
aristotélicos, sostiene que la finalidad de la archivología
es práctica, no pretende conocer la verdad última ni la
creación intelectual.
Partidarios de ambas posturas existen, lo suficiente
como para alargar un tratado y hacerlo erudito.
Establecemos que el objeto de la archivología es el
archivo. De acuerdo con lo enunciado, podemos separar
dos corrientes: quienes consideran a la archivología como
disciplina tradicional y la concepción que calificamos de
actual o científica.
EL CONCEPTO TRADICIONAL DE LA ARCHIVOLOGÍA
El concepto tradicional considera a la labor archivística como algo especial, cuya temática se desarrolla sobre todo en métodos consuetudinarios o consecuentes
con alguna legislación, o bien como herencia cultural del
pasado, convirtiéndose en auxiliar de la historia y correspondiéndole un método subjetivo, difícil de ser generalizado para que alcance el punto de vista de ley.
Esta forma de conceptualizar a la archivología tropieza con las definiciones generales de ciencia y método
científico.
73
Ciencia como conocimiento sistemático y articulado
que aspira a formular las leyes que rigen los fenómenos
de un sector de la realidad.
Existen entonces problemas epistemológicos o de fundamentación científica, gnoseológicos o de conocimiento
y metodológicos o de método. Independientemente de
todo lo que hemos observado en las ciencias de la documentación, donde se contemplan estos aspectos, observamos que estos problemas derivan de una serie de conclusiones, algunas a priori y lógicamente no llegan a satisfacer puesto que van desde el rechazo metodológico de
la archivología, restándole las posibilidades, hasta la fragmentación conceptual de los campos incompatibles:
En primer lugar, el campo muy propio de las ciencias, donde los hechos de repetición posibilitan métodos
generalizadores, y para ello es conveniente aclarar que
en la archivología existen métodos generalizados y fenómenos tendientes a ser generalizados, cosa que no se
puede juzgar dada la efervescencia de una ciencia relativamente reciente en su estudio y que por consecuencia sus resultados van recién en vías de solución, pero
por ello no dejamos de pensar en este campo.
El otro campo es privativo de la archivología, donde
los actos de acumulación y conservación documental requieren un método propio para cada sistema que lo genere, es decir, el archivo es orgánico, depende exclusivamente del sistema de organización que tenga la entidad productora de los documentos que se convierten en
materia propia de la archivología.
74
EL CONCEPTO ACTUAL
Toma las posturas críticas a lo citado anteriormente
basándose sobre todo en los aportes epistemológicos originados en las ciencias físicoQmatemáticas; se toma la
noción de identidad esencial del hecho, según el cual
todo hecho es igual a sí mismo, irrepetible, observando
que los hechos son causales de documentación.
En la archivología observamos el fenómeno de la siguiente manera: decimos que los archivos, objeto de la
archivología, contienen documentos producto de una actividad; de lo cual deducimos que la actividad es un hecho que genera documentación, el archivo deja de ser un
simple depósito para convertirse en un repositorio de
hechos documentados; la naturaleza de estos hechos, su
identidad esencial, es irrepetible, pero sí semejantes entre sí por las misma razón que las actividades de una entidad están encaminadas a un fin, a una determinada
función, son partes de un todo orgánico.
Cuadro 17: Archivología como ciencia social36
36
En 1982, Jorge Emiliani y Manuel Vázquez, efectuaron una entrevista al
Dr. Aurelio Tanodi, la misma fue publicada por Major Ediciones, El mundo
75
Estos razonamientos nos llevan entonces a dos enfoques de la realidad; uno de carácter individualizador y
el otro de carácter generalizador. La ordenación natural es de carácter generalizador de todos los archivos,
pero también es característica propia de cada archivo
puesto que su organicidad determina su naturaleza propia, es decir, conlleva el carácter individualizador, así
tenemos que dos enfoques de la realidad no son opuestos sino complementarios.
Se desprende entonces una noción que es la relatividad de toda generalización, realidad temporal por cuanto contiene un entorno histórico y evoluciona en la medida que evolucionan los organismos creadores de sus
archivos, afirmando una evolución conceptual hasta llegar al término de ciencia.
Estas nociones nos permiten superar dos de los problemas planteados en el concepto tradicional, que sería
la fragmentación de la realidad y el método privativo de
la archivología, ingresando así como ciencia social; social por ser producto y al servicio de la sociedad misma,
en el más amplio de sus sentidos, lato sensu.
Es conveniente aclarar que todo hecho social es
irrepetible, en este caso todo hechoQorgánicoQsocial es
irrepetible en la medida que es idéntico a sí mismo. La
generalización como tal es un proceso de abstracción del
archivista o archivólogo y no es inherente a sólo una parte de la realidad; lo que trae consigo que la generalización es relativa al campo de aplicación de los conocimientos archivísticos y no tiene validez universal absoluta.
Este concepto permite sobre todo que la archivología
formule generalizaciones en diferentes grados de ampli-
de los archivos, N° 6, Córdoba. El Dr. Tanodi se refiere a la archivistica
como la ciencia de conceptos diversificados. N. A.
76
tud y profundidad, según sean sus necesidades de acuerdo al desarrollo propio.37
Como consecuencia de todo este razonamiento acordamos que la archivología como ciencia tiene sus variantes metodológicas, adecuando las posibilidades de generalización al tipo de institución o entidad que produce
los documentos, o al punto de vista con que se lo enfoque, siempre que ese enfoque guarde relación con el objetivo trazado. De estos conceptos obtenemos que también
puede auxiliarse de la metodología de otras ramas del
saber por su misma naturaleza, adecuando las posibilidades de generalización al tipo de institución o al punto
de vista con que se lo enfoque sin apartarse de lo que son
sus principios básicos como conocimiento y método científico y sobre todo sin referir de un método privativo.
La archivología recurre al método administrativo en
su aspecto práctico. Si sólo se tratara de la práctica daríamos la razón a Giulius Batelli al considerarla como
disciplina pragmática; pero, también se asiste del método histórico, puesto que el objeto de la archivología es el
archivo y su contenido subsiste al paso crítico al decir del Dr. Tanodi, al existir una simbiosis histórico
Qadministrativa, y una selección documental, que determina específicamente la calidad histórica de los documentos. También recurre al método diplomático para
la determinación de los caracteres documentales, primer paso para la descripción.
No nos alejan estos conceptos del desarrollo de la información, al contrario nos acercan cada vez más, a los
centros de documentación e información.
37
COPES, María Isabel. La historia como ciencia. Iniciación de las Ciencias Sociales. U.C.S.F. Ficha 1, Unidad 1. Pág. 22.
77
LA ARCHIVOLOGÍA COMO CIENCIA SOCIAL
Para adecuarnos a este marco referencial, la archivología recurre a las ciencias sociales, ingresando en su
campo, como las ciencias históricas por ejemplo; especialmente en lo que se refiere al tipo de quehacer, considerado como hecho, que para los conceptualistas tradicionales son actos consuetudinarios, de rutina diaria,
autónomos, individualizados; hechos que tienen como
base a un grupo social cuyo accionar constituye el meollo de la explicación. Este punto de vista es objetable:
Primero porque el accionar de todo archivo, objeto
esencial de la archivología, está condicionado, limitado,
impulsado por las condiciones básicas del organismo al
que pertenece, sean éstos públicos o privados, sea una
nación (archivos nacionales) o una determinada agrupación social (archivos privados); asimismo estas condiciones básicas están reguladas por la estructura económica, los factores culturales, de población, etc. Los factores por los cuales determinados archivos logran mayor
desarrollo que otros, hacen que los archivos se conviertan en un fiel reflejo de la sociedad que los crea. No se
puede inventar un archivo independiente, sin sociedad
que lo produzca sin elementos orgánicos que los supediten. Ariel Ricks sostiene que son tres los factores que
determinan el desarrollo de la administración de los archivos en Norteamérica:
La herencia cultural: debida a los colonizadores, que
han dejado huellas profundas en los sistemas de creación de documentos y su administración.
El volumen documental: producido anualmente en
toda la nación.
El adelanto tecnológico y económico: lo cual influye en los estudios tendientes a superar los problemas
78
del segundo factor. Al estudiar estos factores, estamos
observando elementos sociológicos.
Al tomar por objeto de estudio a un determinado grupo social, la archivología entra de lleno en el campo de
las ciencias sociales, teniendo en cuenta que es auxiliada en otras ciencias y disciplinas al mismo tiempo las
auxilia; es decir, existe una interrelación que hace que
tenga una independencia relativa, derivada del enfoque
con el cual se estudia. Este aspecto indica también que
la archivología se constituye como ciencia interdisciplinaria.
En segundo lugar, debemos considerar la relatividad
del tiempo dentro del concepto social; es decir, los archivos de una sociedad se presentan con el mismo ritmo
de desarrollo que se operan en estas sociedades según
sea el cambio de sus estructuras. No es lo mismo un archivo del año pasado que uno actual, porque las variaciones sociales, económicas y tecnológicas han modificado
sus conocimientos y aplicaciones.
Por todo lo expuesto, acordamos entonces, que la archivología es una ciencia social, una ciencia que trata de
los archivos. Al acercarnos cada vez mas a una definición,
observamos que la archivología enfrenta el contenido del
archivo: denominemos continente a los locales, edificios,
equipos. Sus elementos “se relacionan con los distintos
problemas de organización y método, con los aspectos
administrativos y técnicos de la archivística”.38
Por más que se haya intentado, y se intenta todavía,
restarle importancia como ciencia, encontramos que su
extensión es bastante amplia, lo que hace dificultoso determinar un fin concreto. Si bien no busca una verdad,
38
KECSKEMETI, Charles. Doctrina Archivistica. Centro Interamericano
del Desarrollo de Archivos. Traducido por José Manuel García. Córdoba,
1980. Pág. 6.
79
es auxiliar de las ciencias que buscan la verdad, pero deteniéndonos en ese aspecto: como buscar la verdad, desde el punto de vista de la autenticidad, sí lo lleva como
un valor intrínseco y propio.
La archivología es una ciencia social que trata o estudia los archivos como continente y como contenidos,
cuya finalidad reside en facilitar una metodología adecuada para auxiliar a las ciencias y a la sociedad.
Los archivos son por naturaleza propia auténticos. No
existen los archivos falsos, aun cuando existieran documentos falsos. Nos detendremos más sobre estos puntos
cuando efectuemos un estudio del archivo. Las ciencias y
disciplinas relacionadas con la archivología son dispares
entre sí, como la administración, la bibliotecología, ciencias políticas, la documentología, diplomática, cronología,
la paleografía (en términos modernos grafística) y la historia en sus distintas ramas y especialidades.
Concluimos:
Cuadro 18: Objeto y fin de la archivología.
80
DIVISIONES DE LA ARCHIVOLOGÍA
Al igual que en la definición, divisiones se han presentado en la medida que los conceptos son más concretos.
Eugenio Casanova, divide a la archivología en cinco
partes:
• Archivoeconomía o administración general.
• Archivística pura u ordenamiento interno de la documentación.
• En la tercera división agrupa los servicios y la naturaleza jurídica del archivo.
• En el cuarto y quinto grupo, reúne las historias del
archivo y la archivología.
El Dr. Aurelio Tanodi efectúa la división siguiendo
los pasos del método y considera como primera parte los
principios técnicos o generales:
• En primer lugar estarían los conceptos generales,
definiciones del archivo y la archivalía.
• En el segundo lugar: la archivonomía, preocupación de la restauración, mantenimiento de los archivos,
y la conservación;
• En el tercer lugar: ordenación y descripción de los
documentos.
• En el cuarto solamente los servicios del archivo.
• En el quinto, la historia de los archivos.
• En el sexto grupo la legislación, estatutos, reglamentos internos, legislación comparada.
Por cierto que se han hecho muchas divisiones que
alargarían este trabajo.
Tomamos como base la definición de archivología, obtendríamos cuatro grandes grupos de interés en el estudio de esta ciencia.
Comprendería:
• Archivología de continente, o estructural
• De contenido o infraestructural.
• Archivología general.
• Por sus fines.
ARCHIVOLOGÍA DE CONTINENTE O ESTRUCTURAL
Estudia todos los aspectos de estructura de los archivos, podemos subdividirla en dos grupos principales:
1) Aspecto administrativo. Algunos autores consideran a la archivología como una administración de los
archivos, considerando que la administración generaliza el fenómeno social y político, los archivos sostienen
información tendiente a orientar la solución de problemas, apoyando y sustentando las decisiones. Sobre todo
en el sentido de servicio que brindan el archivo y la administración.
Gran Bretaña considera en la práctica, a la administración de archivos como lo supervisión y control de todas las etapas del quehacer archivístico.
82
Austria y Bulgaria consideran a la administración
de archivos como una actividad profesional en general,
mientras que en Canadá se acepta como el control sobre
los archivos corrientes, logrando una asistencia sobre lo
ministerios, control de expurgo documental, administrando inclusive los centros documentales subordinados
y el adiestramiento del personal.
En los Países Bajos se entiende por la administración de archivos, como la conservación, procesamiento
de datos, control sobre documentos depositados en los
archivos, y sobre todo el manejo interno de los archivos.
En Polonia la administración abarca a la red de archivos estatales, como administración de asuntos archivísticos en general.
Desde el punto de vista de la administración de archivos, consideremos entonces tres aspectos fundamentales, teniendo en cuenta que el objetivo básico es proporcionar información retrospectiva a la administración,
sea estatal o privada.
Estos aspectos son:
Organización
Investigación
Información
Organización: supedita todo lo referente a personal, planificación, legislación, coordinación y contabilidad.
Investigación: es necesario verificar el valor genuino de los documentos y establecer los servicios de referencia mediante la optimización de los medios tradicionales con direccionamiento hacia los medios automáticos o cibernéticos.
83
Información: como consecuencia de las dos etapas
anteriores, teniendo en cuenta los sistemas de difusión
a emplearse.
Al efectuar los estudios administrativos inherentes
a los archivos, se hace necesario destacar dos aspectos
principales que serían: uno de carácter interno y otro
de carácter externo.
a) Carácter interno: estudia la administración inherente a los archivos en su desenvolvimiento interno,
como un complejo de personas y cosas que tienden a una
finalidad y como actividad encaminada a la satisfacción
de las necesidades colectivas.39
“Generalmente se entiende por administración social la influencia en toda la sociedad en su conjunto y en
sus áreas separadas de actividad (vida económica sociopolítica y espiritual; disciplinas científicas, etc.) que asegura su funcionamiento normal, el mantenimiento de la
calidad de sus normas, las mejoras y el movimiento con
éxito hacia una meta dada. Durante la realización de actividades de administración, se examinan constantemente
las condiciones y emergen problemas urgentes. Los problemas concretos son resueltos mediante la adopción de
decisiones de administración cuya gama es tan amplia y
variada como la actividad de administración misma.
La administración es un fenómeno social y político.
Esta premisa se aplica también desde luego a los archivos.
Hoy tanto la administración social en general, y sus
ramas distintas (incluso la ciencia en administración de
archivos) se están desarrollando en condiciones de re-
39
Las necesidades colectivas engloba incluso a las entidades productoras y a
los usuarios.
ÁLVAREZ CARVALLO, José María. Estado. En Facta, Enciclopedia Sistemática.
T. 5. Ed. Rialp S. A. Madrid, 1965. Pág. 43.
84
volución científica y tecnológica”.40 Para lograr un dinamismo adecuado, sobre todo en los archivos históricos o
aquellos que por su naturaleza son autónomos en la medida que pueden tomar soluciones propias, la archivología adquiere conocimientos de administración que le permiten cumplir con alguno de sus propósitos, esencialmente el bien colectivo.
b) Carácter externo: estudia a la administración en
la que se encuentra circunscripta el archivo, es decir al
organismo causante de la documentación y al que esencialmente preste sus servicios, la entidad productora,
sobre todo en el aspecto orgánico que ha de servir de base
y fundamento para la clasificación y ordenación de los
documentos para lograr una buena descripción.
Se requieren esencialmente conocimientos del organigrama, como reflejo de la organización; y requiere los
conocimientos del flujograma o fluxograma, como conocimiento de las gestiones o trámites que se realizan en
la administración, llamada también archivonomía.
2) Aspecto archivonómico. Término utilizado por
Schellemberg al que considera como “la actividad de los
archivos; su función, su progreso su desarrollo, sus locales, su organización personal, sus servicios al público”.41
Destacamos intencionalmente el término locales; en
aspecto archivonómico se considera más claramente todos los problemas relacionados con la arquitectura, edificios, locales, secciones, equipos, sean estos últimos manuales, mecánicos o electrónicos que se hacen necesarios
para cumplir los objetivos de los archivos, cuyo fin sea
40
41
KURANTOV, A. P. Progreso de la Ciencia de Administración de Archivos. En:
Boletín Interaméricano de Archivos. Vol. II. C.I.D.A. Córdoba, 1976. Pág.
56.
SCHELLEMBERG, T. R. Archivos modernos..., op. cit., pág. 43.
85
reunir, conservar, ordenar, describir los documentos y
brindar información.
Eugenio Casanova, en su Archivística fue uno de los
primeros en efectuar una división de la archivología, al
definir el término archivoeconomía. Sostiene que se trata de la administración general externa de los archivos
(construcción de los edificios, instalación de los locales,
depósitos, oficinas, higiene y restauración).
LA ARCHIVOLOGÍA DE CONTENIDO O INFRAESTRUCTURAL
Estudia todos los aspectos concernientes a la materia prima del archivo: los documentos, su conducta y tratamiento. Aquí también se hace necesario subdividir dos
aspectos:
• El aspecto documental.
• El aspecto de volumen documental.
El aspecto documental: desde el cual la archivología estudia todas las propiedades inherentes al documento en sí, así trataría la producción y reproducción
de documentos, la conservación, restauración y selección.
Es en esta etapa que la archivología estudia el ciclo vital de los documentos —CVD—. Hemos observado en
los títulos anteriores, que el documento es la base de las
ciencias de la documentación, hace intervenir objetos y
sucesos tal cual lo dice Vicenta Cortés Alonso al hablar
de los objetivos del archivo: “Vemos pues que estos tres
verbos empleados —recoger, custodiar, servir— por tratarse de documentos (sean textuales, sonoros, de imagen) de unidades que ocupan un lugar en el espacio, que
tienen que ser instaladas, manejadas, utilizadas y conservadas, hacen intervenir no sólo edificios, transportes, oficinas, servicios varios, sino también, y esencial86
mente, hombres y mujeres que tienen que ocuparse en
las actividades encaminadas a poner en potencia los documentos almacenados.42
Comprendemos entonces que el documento en esencia y como fenómeno es casual de una serie de acontecimientos y hechos para lograr un información óptima, lo
cual requiere de un estudio más profundo, a través de
técnicas y disciplinas auxiliares que permitan estos logros.
El aspecto de volumen documental: desde el cual
la archivología estudia la ordenación, clasificación, descripción y selección documental. Intervendrían en este
campo los aspectos estadísticos, técnicas de muestreo y
medios especiales para lograr una ubicación inmediata
de los documentos, dentro de ese volumen inmenso, esa
masa de papeles que nos hace hablar de millones de documentos, para ello, la archivología requiere del auxilio
de los documentos básicos de la matemáticas, estadísticas, etc.
ARCHIVOLOGÍA GENERAL
División que estudia los aspectos concernientes a la
teoría y a aquéllas que por su contenido no es necesario
dividir, como ser la terminología que se utiliza actualmente y todos los aspectos que se relacionan con el lenguaje propio de la archivología. También incluimos en
este sector a la planificación y las interrelaciones, como
ser la formación profesional.
42
CORTÉS ALONSO, Vicenta. Archivos: Función y exigencias. En: Revista del Archivo General de la Nación. Vol 6. Bs. As. 1977. Año VI. Pág. 6.
87
Toda planificación por más insignificante que sea,
debe necesariamente ajustarse a una política que le permita el logro de sus objetivos.
Referente al desarrollo de los servicios de archivo,
la decisión corresponde al plano ejecutivo, con la condición necesaria y supuesta, de que tenga la empresa o institución una constancia clara sobre los beneficios que se
obtendrán con la eficacia administrativa, la obtención
de información precisa y el enriquecimiento de la personalidad institucional.
Es posible que la gestión de tal ambición corresponda a los sectores de planificación, organización y métodos, control interno, auditoría, mesa de entradas, siempre de acuerdo con el modelo de institución, con la constitución orgánica de cada empresa.
Lo importante es que existen dependencias que sienten la necesidad de una información fluida, acelerada,
precisa. Esta preocupación puede tener repercusión con
mayor fundamento empresarial, permitiendo dar apoyo
suficiente para clasificar y ordenar sistemáticamente,
cuando no salvar la información de la institución en su
conjunto, patrimonio propio y común de toda nación. Al
conservar la documentación se permite claramente definir su identificación con un pasado organizado.
La ambición de todo archivo general, administrativo
o histórico consiste en forma prioritaria, en contribuir a
que se comprenda plenamente el papel fundamental y
específico de los archivos y que permita deducir mediante un estudio serio y minucioso los problemas que plantea esa política mediante propuestas realistas y adecuadamente programadas.
Ahora bien, debemos tener en cuenta que existen una
serie de trabajos, muchos de ellos óptimos, sobre los métodos de tratamiento de los documentos, inclusive como
88
medios de propaganda utilizados por las firmas dedicadas a la fabricación de artefactos que permiten la buena
conservación de documentos. Todos estos estudios hacen posible calificar por comparación, la conservación
adecuada de los documentos.
Estos estudios sean de detalle o en su conjunto, constituyen elementos muy valiosos que permiten un conocimiento amplio; no obstante esta profusión de conocimientos, los estudios para lograr un servicio de archivos
eficientes, resulta un tema relativamente nuevo, para
muchos países, sobre todo para aquellos que han tenido
su independencia antes y después de 1850.
La organización archivística de estos países presenta algunos problemas y se observan las necesidades y requerimientos de información. Estos países generalmente tienen archivos heredados o consuetudinarios.
En el capítulo de la archivología general también se
estudian las relaciones con otras ciencias o disciplinas,
especialmente con las de historia y sus auxiliares, y por
último se efectúa un estudio comparado de la legislación
especializada en archivos en los distintos países.
La legislación no solo da “personalidad” al archivo,
también es un instrumento, una herramienta de trabajo.
La legislación favorece al archivo en sus distintas labores, apoya en sus diferentes técnicas, se puede hablar
de una legislación que permita actuar en la clasificación
y ordenación, microfilm, selección, etc.
La legislación debe ir de acuerdo con la planificación.
Bruno Delmas considera tres puntos de la legislación:
1.- La constitución del Estado, lo cual permite ampliar el sentido del patrimonio, tomando en cuenta que
la constitución estatal es siempre un buen soporte para
toda legislación.
89
2.- Las realidades administrativas. No se puede
hablar de una legislación sobre hechos supuestos, ha sido
necesario primero una experiencia; una experiencia respalda la actitud de quien elabora las leyes, de quienes
las sancionan, porque esa experiencia es en sí misma una
realidad.
3.- El pasado nacional, puesto que el archivo tiende
a conservar el acervo del presente como testimonio para
futuros investigadores, es necesario dar entonces las pautas de una buena conservación.
Es bastante ínfimo el límite que separa a la legislación de la reglamentación. La legislación conceptúa en
términos generales, amplia, de manera que pueda cubrir
todas las necesidades de los diferentes sectores a los que
engloba; en cambio la reglamentación es más concisa,
más dedicada a un determinado sector. También es corriente encontrar en la legislación elementos de procedimientos y de apoyo para los manuales.
La responsabilidad que posee el archivo sobre la documentación, sobre información contenida, sobre sus propias atribuciones y administración, debe estar lo suficientemente respaldada por la legislación. Esta materia
debe contemplar en lo posible desde el origen de los documentos hasta el último traslado al archivo histórico.
Todos los gobiernos, entidades públicas y privadas deben formar un cuerpo legal y reglamentar las acciones de
los individuos con relación al documento. Cada entidad
debe tener necesariamente una reglamentación que regule
los trámites y el uso de los documentos generados y que se
encuentren en su poder. Esa reglamentación deberá alcanzar desde el origen del documento, trámite, clasificación, la
ordenación, la descripción, el archivo selección y destino
final de los documentos, especificando las responsabilidades humanas en cada uno de estos pasos.
90
LA ARCHIVOLOGÍA POR SUS FINES
En esta división efectuamos una subdivisión en tres
áreas:
EL FIN PRÁCTICO, cuyo objetivo es auxiliar a las
ciencias entre las cuales podemos citar a las principales:
Ciencias de la administración, por ser un producto de entidades relacionadas con el uso de la administración, la archivología necesariamente se convierte en
un estudio del servicio para la entidad productora. Experiencias en este sentido nos aportan algunos países.
En Estados Unidos de Norteamérica, el archivo nacional en su estructura orgánica, depende directamente
del Servicio General de la Administración, facilitándose
la consulta por todos los medios utilizados en las técnicas modernas. Al igual que en Australia el archivo es un
órgano de la administración gubernamental.
Ciencias jurídicas, por cuanto los documentos, al
ser generados como productos de actividades gubernamentales y muchas veces administrativas, poseen fuerza legal. Los derechos, reconocidos, discutidos o desconocidos son necesariamente documentados, ya sea a través de un trámite o la intervención de autoridades competentes; estos documentos prestan un servicio continuo a la consulta de quienes recurren a la certificación
de sus derechos.
EL FIN CIENTÍFICO: nos permite determinar la
evolución de los archivos, de los documentos y de la sociedad que las enmarca. “La finalidad del archivo es servir a la vida, y este servicio lo cumple fundamentalmente, por intermedio de la consulta y la investigación: administrativa, científica, histórica, esta última es más extensa y profunda. En los tiempos pasados lo mismo encargados o directores de los archivos y su personal eran los
91
principales investigadores; hoy en cambio, la tarea primordial de este personal es la organización interna de
los repositorios y su preparación metódica para facilitar
la investigación de los demás”.43
La declaración del Seminario Interamericano sobre
la Integración de los Servicios de Información de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación en América Latina y el Caribe, realizada en Washington del 6 al
17 de noviembre de 1972, en su punto cuarto nos dice: “En
consecuencia es responsabilidad de los gobiernos poner
información al servicio de la sociedad con el fin de:
I) Facilitar su uso a todos los habitantes del país, sean
cuales fueren su nivel cultural o grado de escolaridad,
preparación académica o profesión;
II) Formar adecuadamente a los usuarios para que
obtengan los mayores beneficios de esa información;
III) Lograr que la información se convierta en uno de
los apoyos de la educación en todos los niveles y en especial de la investigación y de la educación permanente;
IV) Disponer ellos mismos de los datos, informes, estudios y evaluaciones que le son necesarios para afrontar sus problemas y encarar sus proyectos”.44
Comprendemos entonces que el fin científico de la
archivología es amplio en cuanto a sus alcances por ser
una ciencia auxiliar a varias ciencias, y por estar al servicio de cualquier habitante del país como se cita en el
primer acápite del cuarto punto.
43
44
DUCHEIN, Michel. Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y
la transferencia de la información conservada en los archivos: un estudio
del RAMP, Programa General de Información y UNISIST, UNESCO, 1983,
París. Pág. 1.
Boletín Interamericano de Archivos. Vol. 1. C.I.D.A. Córdoba. 1974. Seminario Interamericano sobre la integración de los servicios de Información
de Archivos, Biblioteca y Centros de Documentación en América Latina y
el Caribe. Pág. 129.
92
EL FIN CULTURAL: que nos permite efectuar observaciones sutiles y no muy fáciles de detectar por la
metodología histórica o de las ciencias sociales, como
ser las áreas de la influencia cultural y el intercambio a
través de la información.
Los archivos, bien interpretados, tienen una acción
educativa y cultural considerable en favor de una interpretación de la evolución sociológica integrada en los movimientos culturales de la sociedad:
En la XIII Jornadas de la Asociación Argentina de Estudios Americanos, realizadas en Termas de Río Hondo, Santiago del Estero, entre el 21 y 23 de septiembre
de 1979, se presentó un trabajo en colaboración con la
Lic. Liliana Montenegro, en el se consideran aspectos
sobre las herencias culturales como determinantes de
la formación de los archivos en Estados Unidos de Norteamérica y la Argentina, algunos párrafos se incluyen
en la presente obra para una mejor comprensión, se hace
notar que las herencias culturales se extractaron de Ariel
Ricks, a quien citamos:
“Ante todo para determinar el desarrollo de la organización y administración de documentos, debemos considerar las causales históricas de los mismos desde que
son creados hasta su almacenamiento o destrucción
como se da en muchos casos de la historia norteamericana y argentina. Al respecto, para determinar este desarrollo por parte de los Estado Unidos, Ariel Ricks
menciona cuatro factores de carácter singular, que aplicándose comparativamente con el desarrollo de la Argentina, notamos algunas diferencias propias de la personalidad de cada país.
Dentro de esos factores el primero esta dado por la
‘Herencia multicultural’ recibida por el país del norte
antes y durante su independencia, debiendo tenerse en
93
cuenta además que esa herencia es producto de una fase
de colonialismo predominantemente anglosajón.
Todo esto, más los acontecimientos históricos citados con anterioridad en el presente trabajo, han influido
y determinado los caracteres de los documentos, sus formas de ordenación y sobre todo su visión archivística.
Esta influencia justifica que los documentos de la División de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso “Sigue la sucesión de acontecimientos históricos en el orden que se desarrollaron: primero las Indias Occidentales, la América Española, México, Centro y Sudamérica;
después por países dentro de las divisiones geográficas
y dentro de estas divisiones en orden cronológico; luego
Norteamérica, agrupándose allí las colonias británicas,
francesas, españolas y de otros países. Esta ordenación
incluye también un grupo de miscelánea general que alcanza hasta la revolución y está compuesto de manuscritos que tienen carácter general y que no pertenecen claramente a ninguna de las 13 colonias originales...’”.45
En la Argentina se presenta el factor de la herencia
multicultural dividida en dos fases distintas:
La primera fase está dada por la herencia cultural
hispánica, ya sea a través de la influencia castellana que
implantó en los consejos; la aragonesa que instituyó los
virreinatos, la francesa producida a raíz de la llegada de
los Borbones al trono Español y como consecuencia instituyeron el sistema de intendencias o la de los árabes,
que al igual de algunos pueblos cristianos durante la Edad
Media instituyeron débilmente la esclavitud negra. Esto
45
SCHELLEMBERG, T. R. Library of Congress, John C. Fitzpatrick, Notes on the
Care. Cataloguing calendaring, and Arranging of Manuscripts. (Washington, 1913, 1921, 1928, 1934), págs. 8-9. Citado en Principios Archivísticos
de Ordenación. Universidad Nacional de Córdoba. C.I.F.A., Córdoba, 1975
Págs. 70-71.
94
se verifica rastreando el origen de las instituciones que
se desenvolvieron durante el período colonial.
La segunda fase está dada por la influencia del espacio europeo en el siglo XIX; ya sea inglesa en el plano
económico, francesa en el plano cultural e hispánico, itálica en el aspecto técnico.
El acopio documentario acumulado hasta 1821, determinó que el 28 de agosto del mismo año, durante el
gobierno del general Martín Rodríguez, su ministro de
Gobierno y Relaciones Exteriores, Bernardino Rivadavia,
encarara el problema de la documentación, fundando el
Archivo General de la Provincia de Buenos Aires; posteriormente “al federalizarse la ciudad de Buenos Aires
en 1880 y pasar la capital de la provincia a la ciudad de
La Plata... fue necesario separar del archivo los documentos que eran de carácter nacional de los que pertenecían a la provincia. Así se originaron dos archivos, uno
el actual Archivo General de la Nación en Buenos Aires
y otro el Archivo General de la Provincia de Buenos Aires en la ciudad de La Plata. Esto se hizo de acuerdo con
un decreto del 30 de enero de 1884, dictado por el presidente general Julio Argentino Roca e intervinó en la
separación de los documentos una comisión especial...46
La diferencia se da en que Estados Unidos sufrió la
influencia de varias “madre patria” en los orígenes de
su vida independiente; luego en los siglos XIX y XX recibió distintos aportes étnicos que no afectaron en gran
manera la idiosincrasia norteamericana por ser ésta una
nación ya formada. Mientras que la Argentina ha sido
afectada, social, política, culturalmente, y en forma básica en su economía.
46
CARRACEDO BOSCH de Prieto, Zulema. Archivo General de la Nación Argentina. En boletín Interamericano de Archivos. Vol I. Córdoba, 1974. Pág. 151.
95
Este factor de las herencias, que ha servido para determinar el desarrollo de los archivos en los Estados
Unidos de Norteamérica, sirve también de guía comparativa con respecto al país del sur. Por considerarse que
la Argentina ha cruzado por una etapa colonial por la cual
ha recibido una heredad multicultural de procedencias
diversas y predominantemente íbero-francesa, lo que ocasionó ciertas diferencias en los tipos documentales que
generaron y modificaron las estructuras de trámites realizadas hasta la fecha”.47
En los fines culturales existen una serie de campos
de estudio que aún no han sido investigados y que pueden aportar conclusiones interesantes.
Para un buen aprovechamiento de los archivos en sus
fines culturales, es necesario plantearnos los siguientes
factores:
• Los términos a emplear,
• Los objetivos básicos,
• Los medios idóneos,
• Las formas culturales más útiles,
• La clase de usuarios que ha de ser beneficiada realmente.
El usuario de los niveles educativos, alumnos y docentes, constituyen tradicionalmente los más receptivos de
la difusión de los contenidos informativos del archivo.
Entre los factores necesarios a tomar en cuenta para
una acción cultural de los archivos, podríamos citar:
• Necesidad y gusto de consultar las fuentes,
• Necesidad de identidad cultural,
• Toma de conciencia regional.
47
MONTENEGRO, Liliana; ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Relaciones de Espacio y
Archivo. Trabajo presentado y aprobado en la XII Jornadas de la Asociación Argentina de Estudios Americanos. Termas de Río Hondo, Santiago
del Estero. 1979.
96
Búsqueda de originales de propiedad,
Redacción de monografías comunales,
Urbanización,
Movilidad geográfica.
Razones suficientes por las cuales, todos los archivos generales, provinciales, nacionales o aquellos que
tengan documentación de relativa importancia, deben
tener una unidad destinada a la educación, difusión de
sus contenidos, objetivándose en popularización de la
memoria colectiva, favoreciendo el acceso a la cultura y
prestar servicios de calidad entre el medio cultural y el
usuario, forjando, en todo caso, un sentimiento de identidad antropológica.
Las asociaciones generalmente son entidades intermediarias entre el consumidor de información de archivos y los archivos mismos, tiene considerable importancia en el campo cultural. Sus mecanismos económicos e
intereses propios les permiten ser productores de exposiciones, coloquios, publicaciones. Sosteniendo la democratización de la cultura.
Incluimos también el servicio pedagógico que se desarrolla a través de las exposiciones documentales contenidas en los archivos y mediante un acercamiento de
los estudiantes a los archivos para realizar investigaciones sencillas que les permitan estudiar las fuentes históricas. El servicio pedagógico es extensible a la enseñanza
superior y secundaria, pero para ello es necesario que
exista un acuerdo entre profesores y alumnos, de modo
que permita en su misma educación, realizar las investigaciones pertinentes.
También podemos enumerar algunos fines secundarios; como el de facilitar las metodología en los distintos
procesos técnicos del manejo y conservación de la documentación.
•
•
•
•
97
• Evitar que se pierda una información adquirida e
intensificar el uso de los recursos de documentación que
contengan una información accesible a las diferentes ciencias.
• Contribuir a una perfecta organización de los conocimientos adquiridos y sentar precedentes sobre determinadas conductas humanas.
• Contribuir e interrelacionar ideas y hechos tanto a
nivel institucional como social.
Cuadro 19: Divisiones de la archivología.
98
LA ARCHIVOLOGÍA EN LA ORGANIZACIÓN DEL
CONOCIMIENTO Y LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Una función propia de quienes trabajan con la documentación, es la de ordenar los documentos, con criterios establecidos, científicos o propios, de tal forma que
propende a satisfacer necesidades de información. Esta
ordenación obedece a la demanda de conocimientos que
se quiere obtener en determinadas materias. La organización del conocimiento está relacionada con las ciencias
de la documentación, por la misma razón que todo conocimiento se transmite mediante el binomio documento
Qinformación.
Cuando se estudia el proceso del hecho a la documentación, se analiza el concepto que las ideas requieren de
un soporte permanente para ser transmisibles, obteniéndose así el documento. El ser humano llega a la elaboración de las ideas mediante procesos, en términos generales obtenemos, los del conocimiento, de síntesis y de
análisis. En los procesos de conocimiento, existen distintas teorías que se han elaborado en el transcurso del
tiempo. Según Demócrito, el conocimiento se obtiene me99
diante la percepción; la mente recibe las imágenes sutiles o espectros que son emitidas por las cosas. En el pensamiento de Platón, el conocer no se basa en el ver lo que
está fuera de uno mismo, sino recordar lo que está dentro de nosotros. Las cosas son un estímulo que nos encamina a las ideas.
En el pensamiento kantiano el conocer se da mediante dos elementos: lo dado y lo puesto; es decir, hay algo
que se me da (sensaciones) y algo que yo pongo, y de la
unión de estos dos elementos surge la cosa conocida o
fenómeno. Al relacionar el conocimiento con la documentación, encontramos semejanza con la demanda de
información necesaria y relacionada con la captación del
interrogante presentado al sujeto. El conocimiento es
primordial en la elaboración de las ideas. Los procesos
de síntesis se efectúan reuniendo todas las partes hasta
formar un todo completo, reunir los diversos elementos
de un todo ordenado y relacionado entre sí. En cuanto a
la documentación, implica la reunión de los documentos
relacionados entre sí, su preparación en forma ordenada y relacionada.
Los procesos de análisis, la distinción o separación
de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos. El análisis es un método de investigación. En el campo documental relacionamos sobre todo
con la selección de documentos, obteniendo así sólo aquélla que por su contenido puede satisfacer la demanda del
usuario.
TEORÍAS EPISTEMOLÓGICAS
La preocupación humana por la organización del conocimiento, es paralela al desarrollo de las ideas, de la
100
filosofía. La epistemología es considerada como la teoría del conocimiento, proveniente del griego, episteme,
conocimiento, y logos, tratado, estudia sobre todo los fundamentos y métodos del conocimiento científico. Hemos
observado, al hablar del conocimiento, que esencialmente se basa en la percepción, del sujeto al objeto, para luego ingresar en la concepción de las ideas, las cuales fundamentan nuestro conocimiento.
Cuadro 20: Procesos cognoscitivos.
Una de las razones por las cuales introducimos este
estudio, es precisamente la de fundamentar y relacionar la archivología, sin apartarnos del marco de las ciencias de la documentación, con las distintas expresiones
que se han manifestado a través del tiempo.
Cuando hablamos de causalismo, nos basamos en el
principio que a toda causa le corresponde un efecto de
igual magnitud, lo cual dicho de otra forma, es que no
existe efecto sin causa alguna. Cuando observamos del
hecho a la documentación, observamos que la causa primera es el hecho, el efecto la documentación.
Establecido el documento, observamos que se descompone en el binomio documentaciónQinformación, lo
101
cual se establece que uno es causa de otro de manera indistinta. Es decir, al obtener el documento (causa), obtenemos la información (efecto), al obtener la información
(causa) la volcamos en un soporte para conformar un nuevo documento (efecto).
Esto nos indica claramente que las ciencias de la documentación encuadran dentro del causalismo.
En el realismo se atribuye realidad a las ideas generales, las cuales son base del conocimiento. Elimina
todo aquello que puede ser suposición, basándose sólo
en los hechos concretos.
Las ideas se transforman en objetos, por cuanto es
lo único que tenemos en nuestra mente. Santo Tomás de
Aquino expone que el universal existe sólo en la mente
y las cosas ofrecen un fundamento real por el que la mente extrae los conceptos universales.
Observamos entonces la relación ideaQobjeto.
Hemos comprobado que la idea es causa de documento. Aparte de que la documentación, una vez conformada
y establecida, es un dato o información real para el investigador, es decir, la suposición está descartada, no
existen supuestos dentro de lo que está escrito o impreso.
Notamos entonces que en el realismo encuadra perfectamente la documentación.
En el racionalismo, se entiende que el único órgano adecuado para el conocimiento es la razón. La realidad es en último término, racional. Descartes funda su
especulación en el criterio de evidencia de la razón. El
hombre es sustancia pensante, raison. Los fenómenos de
la naturaleza son cuantificables como única base del conocimiento.
En las ciencias de la documentación, los documentos, sus procesos, son cuantificables; no podemos guiarnos por la intuición para ubicar la información necesa102
ria, por consiguiente, los procedimientos efectuados están fundados en la razón.
En el empirismo se propugna la experiencia como
exclusivo origen de todo conocimiento humano. Suele dividirse en tres grandes grupos:
• El empirismo psicológico, que sostiene que el origen del conocimiento es la experiencia;
• El empirismo gnoseológico, la validez del conocimiento radica en la experiencia;
• El empirismo metafísico, la realidad misma es empírica; se habla entonces de la experiencia externa de
los sentidos y la experiencia interna de la conciencia.
La experiencia externa en las ciencias de la documentación puede equipararse a la captación de la demanda,
preparación y búsqueda de los datos. La experiencia interna a la evaluación documental, de su contenido y de
la utilidad de la información.
El positivismo se presenta como un sistema que admite únicamente el método experimental y rechaza toda
noción a priori y todo concepto universal y absoluto. De
hecho el positivismo se encuentra ya enraizado en el sistema de Descartes, al señalar que la ciencia sólo puede
ocuparse de hechos tangibles, en tanto que la teología
debe ocuparse de los hechos intangibles. El conocimiento en el positivismo se basa entonces sólo en los hechos
captados por los sentidos y sometidos a una verificación
cuantitativa.
Los hechos, reales o abstractos, deben cumplir estas
condiciones. En las ciencias de la documentación observamos los hechos, como productores de documentos, dándose al mismo tiempo: la captación inmediata por los sentidos al presentarse la demanda de información. Esta demanda incide en la preparación de los documentos para
satisfacer tal demanda. Al satisfacer la demanda se produ103
ce la verificación cuantitativa en cuanto a la información,
lo que incide en la producción de conocimiento. En la clasificación de las ciencias, observamos que las ciencias de la
documentación se engloban en las ciencias sociales, por su
función de modificar la actitud humana, puesto que la información modifica actitudes de los receptores.
TEORÍA MODERNA DEL CONOCIMIENTO
La moderna teoría del conocimiento se fundamenta
en el hombre como base de todo conocimiento, el ser
humano de para sí y en sí, el “conócete a ti mismo” no es
más que una expresión que nos permite acercarnos al
macro y microcosmos. El ser humano básicamente tiene
dos componentes: mental y corporal.
A través de estos dos puntos de vista, se escudriña a
sí mismo, se quiere conocer a fondo los aspectos de su
mente, de su espíritu, se desmenuza sus componentes
orgánicos, casi desde un punto de vista neorrealista. Para
tener ese conocimiento íntimo, es necesario obtener conocimientos de la fisiología y la neurofisiología.
En la fisiología encontramos a la ciencia biológica que
estudia el funcionamiento de los seres vivos, sean animales o vegetales, en lo que respecta a sus funciones vitales, ocupándose de las actividades de los diversos órganos y tejidos de lo que está compuesto, las relaciones que
en éstos se pueda tener y sobre todo el fenómeno “vida”.
Se complementan estos estudios con la neurofisiología, como la ciencia médica que estudia el sistema nervioso y el cerebro, su formación y conformación, su desarrollo y las reacciones ante los múltiples estímulos.
Al emplear conocimientos como los citados, la moderna teoría del conocimiento encierra entonces un estudio
104
necesario de la evolución del ser humano desde que se
tiene conocimiento de su existencia hasta nuestros días.
Este estudio se encadena forzosamente con la aparición
del lenguaje articulado, como fundamento básico del conocimiento, esto nos trae como consecuencia el desarrollo de las diferentes culturas de los pueblos. Seguimos
encadenando hasta llegar a la teoría de la ciencia que influye directa y proporcionalmente en el desarrollo de
los pueblos. El estudio de la conducta anímica y corporal
del hombre, la aplicación del lenguaje, el desarrollo de
las culturas, nos llevan necesariamente a una teoría de
la comunicación, por la sencilla razón de que el hombre
necesita comunicarse con sus semejantes, con quienes
está relacionado al vivir en una determinada sociedad o
ámbito social. Es en esta etapa de la teoría del conocimiento, que ingresa al estudio de la teoría de la información y obligadamente de las ciencias de la documentación, poseedoras de la información.
Hablamos desde el origen del hombre hasta nuestros
tiempos, su desarrollo, sus manifestaciones a través del
lenguaje, ello supone una actividad histórica con los procesos de síntesis y análisis que van conformando el conocimiento. El conocimiento, los análisis y las síntesis,
son implícitamente procesos documentales. Las ciencias
de la documentación participan activamente en la teoría del conocimiento.
El conocimiento se basa fundamentalmente en instrumentos para alcanzarlo. Básicamente son tres: ideas,
conceptos y estímuloQrespuesta, este último corresponde al causalismo, causaQefecto. Por lo estudiado en capítulos anteriores encontramos una correlación entre la
teoría moderna del conocimiento y la documentación.
La teoría moderna considera también los procesos
cognoscitivos, detallando en las siguientes etapas: obte105
ner conocimiento de modo que el obtenido acreciente en
sus contenidos; almacenar el conocimiento con etapas
de síntesis y análisis, de modo que los conceptos se clarifiquen, transformar el conocimiento en la medida que
los resultados de los análisis lo permiten; y por último,
emitir los conocimientos como resultado del proceso.
Si consideramos las palabras destacadas en negrita:
obtener, almacenar, transformar, emitir, observamos que
existen similitudes con las fases de los procesos documentales.
Al tomar en cuenta el desarrollo de las culturas de
los pueblos tomamos también en cuenta el desarrollo de
las teorías de las ciencias. En la teoría moderna de la
ciencia se parte de una hipótesis como una proposición,
o un sistema de proposiciones que se toma como explicación provisional de un fenómeno o conjunto de fenómenos. Es una construcción ideal basada en hechos que
puedan ser verificables, tendentes a convertirse en ley.
Las hipótesis se pueden verificar, mediante la experiencia o empleando técnicas experimentales, lo cual
nos conduce a formar una teoría. En las ciencias de la
documentación, la hipótesis se basa en un sistema de proposiciones para satisfacer la demanda de información;
cada una de las ciencias que las componen se plantean
una serie de proposiciones de acuerdo con sus propios
métodos. La fase experimental consiste sobre todo en la
preparación de los documentos, si este sistema de ordenación y clasificación sirve o no, si se obtienen resultados, ver hasta qué grado se puede generalizar el sistema.
Por último, se conforma una teoría general sobre la
conducta documental y su contenido: la información.
Para desarrollar la verdadera teoría del conocimiento son necesarias las fuentes auxiliares, que permiten
106
complementar los conceptos, los fundamentos y sus leyes. Para las ciencias de la documentación, puesto que
hablamos de varias ciencias, las ciencias auxiliares son
numerosas; así requerimos del auxilio de las matemáticas, estadística, informática, todos los medios técnicos
de reproducción documental, economía, psicología, filosofía, historia, lingüística, ingeniería, paleografía, diplomática, cronología. Es decir, que existe una relación de
interdisciplinariedad entre las ciencias que requieren
de la documentación y las ciencias de la documentación
y las ciencias de la documentación que requieren un conocimiento de los métodos y fines de cada ciencia, a fin
de poder brindar la información necesaria y pertinente.
LA INVESTIGACIÓN EN LAS CIENCIAS DE LA
DOCUMENTACION
El tema de la investigación en las ciencias de la documentación abarca todos los aspectos componentes de
estas ciencias, por la misma razón de que estas ciencias
a las que sirve se encuentran en continuo desarrollo, presentan problemas distintos sobre sus necesidades documentales y de información.
Asimismo, el continuo progreso de las técnicas es continuamente investigado a fin de obtener un mayor beneficio al aplicarse a las ciencias de la documentación.
Lógicamente que esta investigación tiene que llevar un
método científico, poniendo en ejercicio las facultades
mentales del individuo en pro del desarrollo intelectual.
107
LA ORGANIZACIÓN DEL PENSAMIENTO
La teoría de la organización del pensamiento es conocida actualmente como la pensática, empleada en todas las ciencias, tiene procesos marcados; empezamos
con la unidad del pensamiento como base de partida, la
misma que equivale a una unidad documental, consistente en el documento mismo y la información al mismo
nivel; posteriormente se presenta el ejercicio de la lectura, como medio de adquisición de conocimientos que
pueden integrarse a la unidad del conocimiento; a nivel
documental tomamos este momento como la captación
de la demanda.
Continuando con el proceso, requerimos del fomento
de la memoria, como almacenamiento de los conocimientos. En el nivel documental observamos las distintas fases que se emplean en la preparación de los documentos, y en la búsqueda que permita satisfacer la demanda. En la última fase observamos la práctica de coloquio
como actualización y comprensión del conocimiento adquirido. Esta etapa, a nivel documental comprenderá la
selección documental y de información, los procesos de
análisis y de síntesis y de la comunicación.
108
ARCHIVOLOGÍA Y TEORÍA DE SISTEMAS
Cuando hablamos del documento, se nos presenta
como primera imagen documentos antiguos relacionados con el tiempo, existe una relación intrínseca entre el
documento y el ser humano, existe una relación con su
evolución.
La historia se fundamenta esencialmente en documentos que se producen como consecuencia de la actividad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases del
conocimiento para generaciones posteriores. La base del
desarrollo de la humanidad es la idea, pero la idea necesariamente tiene que petrificarse en algún soporte para
que no sufra alteraciones propias del tiempo y de la interpretación errónea.
Todo esto constituye una cadena de desarrollo que
influye en el pensamiento, cada vez más amplio, en el
conocimiento que se puede adquirir, en el conocimiento
en sus formas esenciales: el filosófico y el científico.
Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las técnicas
de comunicación masiva. Vivimos en un mundo de in-
vestigadores que permanentemente demandan información. Pero al mismo tiempo comprendemos que las ciencias no se encuentran aisladas, no pueden desarrollarse
por sí solas, permanentemente se relacionan, se auxilian.
Se modifica continuamente la metodología que nos
permite una interpretación más adecuada del universo.
La archivología también ha sido afectada por estos
cambios, es más, para lograr un conocimiento más amplio se auxilia de otros conocimientos de las disciplinas
administrativas, de la paleografía, de la diplomática, de
la historia, al mismo tiempo que se relaciona con la bibliotecología y la documentación, estas últimas similares
a la archivología, formando un sistema de conocimientos y
aplicaciones cuyo conocimiento principal es la información.
Etimológicamente la palabra sistema deriva de los
vocablos griegos syn, juntamente y stesai, causaQformal,
empleados por Platón y Aristóteles. No adquiere importancia hasta la Edad Moderna, con actualización de Linneo, Kant y Hegel.
Kant se aproxima a una definición del sistema como
unidad del conocimiento bajo una sola idea, concepto que
puede aplicarse a la archivología. Existen en la actualidad un multitud de definiciones sobre el sistema, por la
misma razón existen aplicaciones de la teoría en todos
los campos científicos.
La definición más común lo considera como el conjunto ordenado de entes (o componentes) independientes en sí mismos, que están en interrelación entre sí y el
medio que los rodea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr objetivos determinados.
Si aplicamos este concepto a las ciencias de la documentación, obtenemos como conjunto a la archivología,
110
bibliotecología, documentología, que son independientes por sí mismas, independientes en el sentido de que
cada una puede subsistir independientemente, con sus
metodologías características; que se encuentran interrelaccionadas entre sí por tener similitudes en las técnicas documentales y sobre todo por estar íntimamente
unidas por un aspecto básico: los documentos.
Son interactuantes por las similitudes y diferencias
que se presentan en cada componente, y sobre todo por
la finalidad de lograr objetivos determinados que es un
factor común para las tres ramas: la información.
Cuadro 21: Sistemas de ciencias de la documentación.
De la misma forma se puede aplicar esta definición
de archivología, específicamente, el archivo es un sistema, veamos:
Las múltiples actividades que se realizan a nivel administrativo como personal, generan documentos, como
hemos observado en capítulos anteriores: estos documentos alimentan el archivo, el conjunto ordenado de
componentes es una clara referencia a las operaciones
técnicas que se realizan dentro del archivo, como ser las
111
técnicas de almacenamiento, las técnicas interpretativas,
descriptivas y documentales, etc. Cada una de estas técnicas están claramente relacionadas entre sí, teniendo
por finalidad principal el servicio del usuario.
Para profundizar un poco más observemos algunos
conceptos: J.S.Drenik, en su trabajo Teoría de Sistemas
(System Theory), se refiere al sistema como un dispositivo que capta una o más entradas y que generan una o
más salidas.
Este concepto es más acorde a la realidad archivística. El vocablo dispositivo como “de lo que se dispone”,
no siempre implica mecanismos automáticos, por lo que
correspondería a las técnicas empleadas en los archivos
para obtener resultados satisfactorios, siempre en función del servicio al usuario, o salidas de información.
SISTEMA DEL ARCHIVO
Cuadro 22: Sistema de archivo.
Nos detenemos un poco más en este aspecto. Comencemos primero por el concepto de que toda organización es
112
susceptible de ser un sistema, por el mismo hecho de que
un organismo, responde a organización, órgano, es un
conjunto ordenado de entes: ministerios, gobierno, los
tres poderes, Ejecutivo, Legislativo, Judicial; interrelacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr el
bien común.
Pero este sistema está integrado por otros subsistemas que lo componen, como ser cada uno de los poderes
públicos, los cuales a su vez se constituyen en sistemas;
podemos desmenuzar de esta manera hasta llegar a unidad no desmenuzable, no divisible.
Dentro de esta organización se encuentra el archivo,
histórico, intermedio, central, o cualquiera sea su naturaleza, por la misma razón que los documentos, como
producto de actividades, involucra a los diferentes sistemas que componen el Estado.
De esta forma, el archivo se encuentra en relación
interna y externa; considerándose un sistema abierto,
observaremos posteriormente estos detalles.
Cada una de las técnicas empleadas por el archivo
también constituyen sistemas o subsistemas, para ello
es necesario analizar hasta qué punto podemos decir sistema.
Recepción.- Como conjunto de actividades para efectuar la recepción, control del trámite y distribución del
documento.
Cuadro 23: Recepción.
113
Ordenación y clasificación. Como el conjunto de
actividades que se realizan para acondicionar los documentos de acuerdo a normas establecidas:
Cuadro 24: Ordenación y clasificación.
Descripción. Como apertura de sistemas de recuperación del documento y de la información.
Cuadro 25: Descripción.
Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez constituyen microsistemas, por la variedad de elementos
que emplean para conformar una información adecuada.
114
Selección. Como apertura de sistemas que permiten valorizar los documentos por su contenido:
Plazos precautorios
Decantación de valores
Documento
Técnicas de muestreo
Documento
seleccionado
Expurgo
Cuadro 26: Selección.
Por cualquier ángulo que observemos a la archivología, constatamos que se trata de un sistema conformado
por microsistemas, lo que hace que su naturaleza como
cuerpo de estudio tenga un carácter especial dentro de
las ciencias de la documentación. Lo que implica que sea
aceptada dentro del concepto moderno de sistema como
conjuntos organizados, pertenecientes a campos científicos diferentes, que muestran estructuras y compartimientos isomorfos, reductibles a un tratamiento común.
LA ARCHIVOLOGÍA EN LA CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS
En primer lugar tenemos en cuenta los sistemas por
su naturaleza, que pueden ser dos:
Sistemas naturales: son aquéllos en los cuales no interviene la mano del hombre como ente productor del sistema. Por ejemplo, sistema circulatorio, respiratorio, etc.
Sistemas creados: son aquéllos en los cuales interviene el hombre como ente productor del sistema. Por
115
ejemplo, sistema educativo, religioso, deportivo, etc. éstos serán a su vez, por su contenido: simples y complejos.
La archivología, típico producto humano, corresponde a los sistemas creados.
Sistema complejo: cuando sus partes son susceptibles de conformar sistemas y subsistemas.
Por el concepto que tenemos del sistema también podemos clasificar en sistemas principales y en subsistemas.
Sistemas principales: cuando se considera el sistema como un todo generalizador.
Subsistemas: cuando sus componentes son susceptibles de descomponerse en otros subsistemas de menor
jerarquía, hasta llegar a un elemento único no descomponible, al cual denominamos “unidad básica del sistema”. La archivología sería entonces un sistema complejo
y principal. La unidad básica del sistema, propiamente
sería el dato, el conjunto de datos conforman la información. El documento resulta ser un microsistema, que es
susceptible de ser descompuesto en componentes. Analicemos:
Cuadro 27: Subsistema.
Por otro lado, para que un sistema sea considerado
como tal, debe cumplir algunos requisitos independientes de la estructura:
116
Entes: son los componentes o elementos de base serán el soporte y la información. Si tomamos la archivología como un sistema principal, tendremos como elementos de base a los documentos, o como unidades básicas
del sistema de archivos.
Medios: como elementos manipulables, de modo que
los elementos interactuantes tengan los medios adecuados para conformar al todo organizado. Los elementos
manipulables de la archivología estarían compuestos en
su mayoría por los principios, de unificación, de procedencia, de selección.
Condiciones: como elementos manipulables. En las
ciencias de la documentación tenemos elementos no manipulables por los cuales los documentos se identifican en
razón de la actividad productora de documentos; concretamente en la archivología, los elementos no manipulables conforman las técnicas que integran en la estructura sistemática. Esencialmente serían, la recepción, la ordenación y clasificación, y la descripción.
Fines: como elementos consecuentes, lo cual representa esencialmente dos aspectos: el servicio y la información.
Estas consideraciones nos permiten ingresar en otra
clasificación de los sistemas: los sistemas abiertos y los
sistemas cerrados.
Sistemas abiertos. Estos sistemas consideran las
siguientes particularidades:
• Establecen relaciones con el medio, lo cual es manifiesto en la archivología, puesto que está íntimamente
ligada a la entidad productora tanto en la recepción documental como en la distribución de la información.
• Tienen la comunicación como un factor esencial; los
archivos una vez efectuada su labor documental, cumplen ampliamente con este factor al proveer información
117
a una amplia gama de usuarios, estableciéndose así una
comunicación continua.
• Tiende al equilibrio dinámico; al efectuar una recepción documental, realizar las operaciones de modo
que lo substancial de la información se pueda proyectar
al medio social que la rodea, los archivos tienden al equilibrio dinámico, logrando superar el estatismo del concepto tradicional que se tenía de ellos.
• Los sistemas abiertos, crecen, decrecen, y se autodestruyen, crecen cuando los ingresos documentales exceden a la estructura interna. Cuando los ingresos documentales son menores a la estructura, el sistema decrece. Si las estructuras no son capaces de modificarse
de acuerdo con estos índices de crecimientos y decrecimiento, el archivo se autodestruye, se convierte en elemento estanco, obsoleto para cumplir los fines a los que
está destinado.
• Los sistemas abiertos son autorregulables y selectivos, en razón de las necesidades de crecimiento o decrecimiento, la estructura puede ser regulable utilizando inclusive la selección como medio para cubrir las deficiencias estructurales.
Los sistemas cerrados. Como es de suponer, los sistemas cerrados son lo opuesto a los abiertos, no establecen relaciones con el medio que los rodea, si bien son autorregulables, no son selectivos porque no tienen los elementos susceptibles de la selección.
Al no tener un equilibrio en cuanto a ingreso de documentación y salida de información, tienden a transmutarse y necesariamente están destinados a cumplir
un fin prefijado.
Concluimos entonces que un archivo es un sistema
abierto.
118
Al hablar de los sistemas, continuamente enunciamos
los términos estructura y actividades, en los sistemas
abiertos o cerrados, es necesario entonces conceptuar:
La estructura de un sistema, como la dimensión organizativa, esta dimensión está constituida por elementos
o componentes esenciales que internamente cumplen
una interrelación e interactuación de modo que no existan elementos o componentes superfluos.
La conducta de un sistema, como la dimensión de funcionamiento, conformado por el conjunto de actividades
producidas dentro del sistema para relacionar y mantener la dimensión estructural y para lograr los estados
de receptibilidad y comunicación con el medio.
En los capítulos anteriores hablábamos de la organicidad del archivo, como un elemento orgánico dentro de
un organización mayor, lo cual conforma una estructura
de carácter administrativo. Una organización es un todo
integrado donde sus componentes están relacionados por
la operación total. Esta estructura total está creada por
múltiples sistemas arreglados por orden jerárquico, en
donde la salida de un determinado sistema es la entrada
a otro sistema.
Estos elementos se interrelacionan en el proceso, coincidiendo hacia una salida o producto que ha de coincidir con la esencia del sistema es decir, de un archivo sólo
pueden salir documentos o información en cualquiera
de sus formas. La eficacia de ese sistema estará controlada o regulada en razón de la alimentación que tenga,
si un archivo no recibe la documentación en forma permanente, menos puede servir la información que de él
se requiera.
Todo este fenómeno se unifica en un medio ambiente, el medio ambiente como conjunto de circunstancias y
condiciones externas e internas que influyen en el sis119
tema, siendo enorme la gama de factores o variables que
ejercen su influencia, hasta convertir a cada archivo en
una unidad identificable y distinta a los demás de esa
especie. Tenemos entonces nuevos elementos a ser estudiados en el sistema.
Entrada. Es todo elemento que se incorpora al sistema para contribuir al logro del objetivo prefijado. El
ingreso documental tendrá por objetivo preparar la información adecuada a las necesidades de la entidad productora primero y a la investigación, posteriormente.
Proceso. Es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada en su interacción para transformarse en el producto esperado. Básicamente el proceso en
el archivo se identifica con las técnicas operacionales.
Salida. Como el producto del sistema.
Retroalimentación. O alimentación, proceso en el
cual toda información referente al desempeño del producto se compara con el objetivo esperado para analizar
nuevamente las entradas y el proceso del sistema regulando, orientando y evaluando las entradas y procesos.
El objetivo básico de la retroalimentación es mantener
o retroalimentar un resultado para que satisfaga los requerimientos del sistema.
Por la forma del sistema también tenemos una clasificación, en sistema reticular y sistema celular.
Sistema reticular. Como su nombre lo indica, el sistema está conformado por componentes que forman una
red, los componentes se denominan nodos, cubierto sólo
por una entrada y una salida.
Sistema celular. Que es el mas apropiado para los
archivos, este sistema tiene la característica de que los
nodos tienen más de una entrada y más de una salida,
lo que les permite unirse a otros sistemas celulares hasta conformar un órgano (organismo).
120
Por su jerarquía y de acuerdo a la complejidad del
sistema, podemos clasificar como:
• Hipersistema
• Supersistema
• Macrosistema
• Mesosistema
• Sistema
• Subsistema
• Microsistema
Se considera que después del microsistema tendremos la unidad básica del sistema.
Por su evolución, los sistemas se clasifican en sistema individual, social, ecológico, correspondiendo a la archivología el sistema administrativo y social.
No nos corresponde ingresar a otros tipos de clasificación por no ser de interés para la rama que tratamos,
si bien existen posibilidades de analizar otras clasificaciones, pero se considera suficiente para el fin propuesto: establecer las relaciones existentes entre la archivología y la teoría de sistemas.
Los diversos sistemas estudiados, científicamente,
han dado lugar a que se plantearan aspectos teóricos
que fueron conformando la teoría de sistemas, la misma
debe ser considerada como un proceso analítico-sintético para el objeto o sujeto que se estudia y las relaciones
con su entorno. Como observamos al principio, el enfoque no es nuevo. Platón, en su obra La República utiliza
un enfoque sistémico para lograr un modelo de la ciudad-estado.
En la actualidad se puede considerar el enfoque de
sistemas como una aplicación del análisis y la síntesis
del sistema, dentro de un proceso coherente y lógico para
analizar en forma ordenada las necesidades y sus posibles soluciones.
121
Para lograr entonces, un enfoque adecuado de los sistemas, se hará necesario efectuar, algunos pasos que nos
permitan satisfacer los objetivos determinados, tenemos:
1) Identificación. Que consiste en aislar las necesidades reales que demandan soluciones para la buena
ejecución del sistema.
2) Definición. Es necesario tener definidos los objetivos principales y secundarios que puede brindar el sistema. También es conveniente definir las limitaciones,
jurisdicción y presiones del sistema, sea en forma global, totalizando todos sus aspectos, sea en algunos sectores componentes del sistema y del ambiente en el cual
se desenvuelve.
3) Análisis. De los recursos humanos y económicos,
cuando se trata de sistemas en los que intervienen estos
sistemas.
4) Selección. Primeramente deberán formularse las
diversas alternativas que pueden brindar soluciones en
los distintos campos del sistema, posteriormente seleccionar hasta lograr un resultado óptimo. Esta alternativa será implementada en la medida que los resultados
cumplan los objetivos trazados.
5) Control de evaluación. El control y la evaluación
deberá realizarse en el desempeño del proceso y de los
resultados obtenidos.
De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocar
un sistema es estudiar técnicas analíticas de planificación, estructuración y control, pudiendo ser aplicado a
las distintas funciones de administración, trámites y el
desarrollo que se efectúa en los archivos.
122
PROCESOS DE ANÁLISIS Y SÍNTESIS
Cuando se habla de análisis de sistemas, nos referimos esencialmente a la creación de un sistema para cubrir las necesidades vigentes, o la mejora de uno existente pero que no cubre todas las necesidades y exigencias presentadas. En los procesos de análisis se consideran esencialmente tres aspectos:
• Estructural,
• Funcional,
• Relacional.
Como su nombre lo indica el análisis estructural consistirá en un estudio de cada uno de los elementos o componentes del sistema. En el caso del archivo, se efectuará un estudio de las características de cada una de las
técnicas operacionales y su relación con el conjunto. Los
costos que suponen cada una de estas técnicas, el personal adecuado que ha de desempeñar las actividades, los
medios económicos, edilicios y de equipos, serán considerados como factores que pueden afectar a la estructura del sistema.
Al efectuar el estudio estructural, necesariamente
se presentarán los problemas de funcionamiento, lo que
nos llevará al análisis funcional, el cual necesariamente
nos conducirá a los fines de servicio e información como
objetivos principales del archivo.
Una vez concretadas las estructuras y su funcionalidad, se amplía hacia el análisis relacional, es decir, las
relaciones internas y externas con el medio o ambiente,
en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso, el
archivo. Conviene especificar esta parte, el análisis se
realizará sobre:
• los modos de recepción de fondos,
• los tipos de información proporcionados,
123
• estudio de sectores que utilizan información,
• publicidad y edición de cuerpos documentales,
• conocimiento de los usuarios.
De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta
para el análisis de sistemas, en relación con los archivos, es necesario entonces tomar en cuenta:
• el tipo de sistemas a emplear en archivos,
• determinación concreta de los objetivos,
• estructuración del sistema,
• funciones del sistema,
• objetivos primarios y secundarios,
• utilización del sistema,
• planificación a corto, mediano y largo plazo,
• posibilidades de modernización del sistema.
En forma detallada, al efectuar el análisis del sistema tendremos en cuenta:
• identificar los componentes del sistema,
• estudiar las estructuras, sectorial y total, interna y
externa, interrelacional o interdependiente del sistema,
• investigar los procesos, analizando la funcionalidad y fluidez de actividades,
• identificar factores, relacionados y problemas relevantes o importantes para el sistema,
• analizar tareas, métodos y medios,
• reunir y clasificar toda la información correspondiente a la sistematización del archivo,
• proporcionar criterios que puedan derivar en alternativas del sistema.
Una vez realizada la labor de análisis, pasamos al proceso de síntesis del sistema, que, al igual que el análisis, estará compuesta por tres aspectos esenciales, incluyendo un factor condicionante, de donde tenemos:
• Síntesis estructural,
• Síntesis funcional,
124
• Síntesis relacional,
• Síntesis histórica.
Durante el proceso de síntesis se estudian las diferentes combinaciones de los elementos y sus relaciones
por separado, pero considerando siempre como partes
de un todo.
Se incluye la síntesis histórica, como un medio de comprensión del desarrollo del sistema, se realiza su propio
historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las experiencias anteriores de modo que podamos comparar resultados.
Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema y
sus procesos, utilizando modelos de simulación sistémica, es decir, utilizando modelos sobre bases reales, para
determinar el comportamiento del sistema por aplicarse.
No agotamos completamente la teoría de sistemas,
lo cual nos llevaría más allá de los objetivos de este trabajo; pero, para una comprensión más amplia de las posibilidades de la archivología, nos es suficiente.
125
Libro Segundo
PRÁCTICA DE LA ARCHIVOLOGÍA
ARCHIVO
NOCIONES PRELIMINARES
Muchos de los orígenes del conocimiento humano se
producen a raíz de las relaciones entre los dioses de la
antigüedad y los hombres, o bien están enmarcados en
el mito, la fábula o la leyenda.
El archivo, en su concepto de resguardo de documentos de máxima importancia para un determinado núcleo
social, tiene sus orígenes característicos
Consideremos las tablas de la ley de Moisés, documento producido por la relación del hombre con Dios.
El pueblo hebreo las guardaba y custodiaba celosamente en el arca o tabernáculo, una especie de archivo móvil
o lugar donde se guardaban escrituras que interesaban
a la comunidad hebrea.
Coincidentemente, los documentos eran guardados
en arcones, que posteriormente fueron substituidos por
el palacio o el templo; de acuerdo con el mayor poder político del momento y lugar, en nuestro caso el de Jerusalén, destruido más tarde bajo el dominio de Vespaciano.
Las necesidades, una vez manifiestas y expuestas,
son las que determinan los principios y las prácticas, doctrinarias o disciplinarias inicialmente, científicas posteriormente, creando técnicas que pasan por las largas fases de elaboración en los diferentes medios que se desarrollan, recibiendo métodos nuevos, concebidos para
almacenar conocimientos y que requieren ser estudiados minuciosamente.
Según algunas leyendas, Noé escondió bajo tierra todos
los documentos que pudo recoger en Sipari, la ciudad del
Sol, para asegurarlos de una dispersión antes del diluvio.
Los archivos de Ebla, encontrados casi intactos en
Siria, datan del 5000 a.C. aproximadamente.
El hombre, en la medida que desarrolla en la sociedad, acumula una serie de informaciones que lo hace vulnerable cuando éstas crecen desmesuradamente, por lo
que apela a sistemas que ayudan a su memoria en las tareas de recuperación y utilización de la información para
que pueda cubrir sus necesidades.
Existen pruebas convincentes de la existencia de archivos desde la Edad Antigua, edad en la que debido al
predominio religioso, los documentos se conservaban generalmente en los templos, como ocurrió en Egipto y en
Mesopotamia, Grecia y Roma, con excepciones como Persia que tenía depósitos especiales para todos los documentos relacionados con el Estado.
“Por lo que sabemos, el acceso a los depósitos de archivos establecidos por los reyes y los sacerdotes en la
antigüedad era estrictamente limitado a los funcionarios oficiales que los custodiaban o a las personas munidas
de un permiso especial otorgado por la autoridad suprema. En efecto: la conservación de los archivos siempre
estuvo vinculada al ejercicio del poder; disponer de la
memoria es un instrumento esencial para gobernar y ad128
ministrar. Acceder a ella, en consecuencia, no era un
derecho, sino un privilegio. Es por eso que, antiguamente, el cargo de archivista siempre fue considerado, un
puesto de alto rango, próximo a la autoridad ejecutiva:
en el imperio chino o bizantino, también en los califatos,
el “guardián de los archivos imperiales” —cualquiera fuere su titulo oficial— era, en la práctica, un ministro investido de elevadas responsabilidades. A menudo (como
en el antiguo Egipto, en Mesopotamia y en China), la custodia de los archivos revestía incluso un carácter religioso ya que se concebía el destino de la humanidad como
un eterno retorno de ciclos cronológicos y el conocimiento del pasado como única clave para comprender la evolución de ese destino y dominar su renuevo”.48
Grecia fue una civilización que cuidó esmeradamente los documentos, sobre todo sus tratados, leyes, y sus
instrumentos públicos. Conjuntamente conservó sus textos literarios. De Atenas se hereda la organización sistemática, a tal grado de perfección que Marco Tulio Cicerón, orador romano, recomendaba a sus compatriotas tomarla como modelo (De Legi, III, 20).
En tiempos de Solón (640-558), legislador de Atenas,
considerado como uno de los siete sabios de Grecia,
nombrado Arconte en el 594, se encomendó la custodia
de los documentos al Areópago, tribunal superior, habiéndose introducido en la dirección de los negocios públicos en espíritu de facilitar el acceso a los estudiosos.
Posteriormente se trasladaron los documentos al Santuario de la Madre de los Dioses, el Metroon ubicado detrás del foro. Todo ciudadano que quería tomar parte en
la vida pública, tenía obligación de conocer todo cuanto
sucedió en el desarrollo de la vida del Estado.
48
DUCHEIN , Michel. Los obstáculos que se oponen... op. cit., pág. 2.
129
La razón de haber escogido para archivo al Santuario
de la Gran Madre, opinan que se debe a la falta de espacio
en el lugar anterior, síntoma muy conocido por los archivos actuales, sin embargo existen otras opiniones como la
del historiador alemán Ernesto Curtius, (1814 -1896), opinan que en la creencia de los griegos, esta diosa defendía el
bienestar material, religioso y político del país. Lo cierto
es que allí se reunían todos los documentos extendidos o
decretados por las autoridades. El valor que le daban los
griegos a los documentos del archivo oficial, llegaba a su
límite considerando que castigaban con la pena de muerte
la destrucción de una ley allí conservada.
El archivo ateniense cumplía el servicio documental
a oficiales del gobierno y a privados. Con la decadencia
de Atenas, el Metroon perdió importancia y, al carecer
de los cuidados mínimos, fueron desapareciendo los documentos. Entre los documentos de este importante archivo, se encontraba la contestación de Sócrates a sus
acusadores. La influencia del Metroon permitió la fundación de archivos en otras ciudades, tales como Esmirna, Efeso, etc.
Los estudios históricos sobre la humanidad y sus diferentes actuaciones, se sostienen en la medida de la
acumulación de información sobre su propia experiencia y la satisfacción de sus necesidades.
“Las primeras obras que estudiaron temas relacionados con el material archivístico y las tareas de archivos
fueron escritas por juristas del siglo X49 . Sin embargo,
las primeras afirmaciones generales sobre la naturaleza
de los documentos y sobre las obligaciones de los responsables de su creación y custodia pueden encontrarse en
49
SANDRI, L. La storia degli archivi. En Rassegna degli Archivi di Stato. A
XVIII (1), 109-134. En-ab. 1958. Citado en DURANTI, Luciana. Ciencia Archivística. Córdoba. (Argentina). 1995. Trad. Manuel Vázquez. Pág. 2.
130
la legislación de la antigua Roma50. En algunas secciones del Código Justiniano, hay enunciados referidos a
objetivos y modo de crear y preservar documentos, que
han permanecido en el núcleo de la teoría archivística
durante siglos, desde entonces. Entre esos enunciados
se halla la definición de archivo, como «el lugar donde
se depositan los documentos públicos»51 , también «allí
permanecen incólumes y pueden ser encontrados rápidamente por quienes buscan»52 , asimismo se puede “preservar la memoria perpetua» de «los actos” que relatan53.
En cuanto a Roma, Maffrei en su Historia Diplomática, cita que se han encontrado instrumentos escritos en
etrusco y suscritos por los interesados en griego o latín,
según fuera su procedencia.
La Roma imperial y la Roma republicana lograron un
amplio desarrollo de sus archivos como consecuencia de
una administración minuciosa del Estado, así como los
archivos privados y los religiosos.
Las instituciones romanas sirvieron de modelo para la
formación de los archivos pontificios, en los que se concentran los documentos de la Edad Media. El papado archivaba documentos y bibliotecas sin ninguna distinción,
puesto que ambas respondían a necesidades prácticas.
50
51
52
53
LODOLINI, E. Lineamenti di storia dell’archivistica italiana. Roma, La Nuova
Italia Scientifica, 1991, pág. 44. Citado en DURANTI, L. Ciencia archivística,
op. cit, pág. 2.
JUSTINIANO. Corpus Juris Civilis, Digesta 48, 19, De Poenis, 9. Ha de
recordarse que, con excepción de las Novellae, esto es, las leyes promulgadas por Justiniano, las otras tres partes son compilaciones de leyes romanas anteriores y de opiniones de jurisprudencia.
También hay que destacar que la categoría “documentos públicos”, en la
Antigua Roma, incluía los documentos producidos por personas privadas
que eran registrados en una oficina pública (tal como algunos tipos de contratos). Citado en DURANTI, L. Ciencia Archivística, op. cit. pág. 2.
Ibíd., Nobella 15, De defensoribus civitatum, 5. Citado en DURANTI, L. Ciencia Archivística, op. cit. pág. 2.
DURANTI, Luciana. Ciencia Archivística, op. cit., pág. 2.
131
A partir del siglo VIII, los reyes francos y emperadores bizantinos donaban al Estado de la Iglesia los documentos pertinentes, los que eran conservados en la cripta de San Pedro y que constituye el Archivo del Vaticano, el más antiguo que se conoce.
En la época romana y en los tiempos remotos, el pontifex maximus tenía la obligación de escribir los acontecimientos, conformando los Anales, que se grababan en
tablillas de madera, lamentablemente destruidas en su
mayoría por la invasión de los galos. Las tablillas que se
salvaron de la destrucción, se guardaron en Monte Capitolio, lugar que presentaba mayor seguridad contra
los invasores.
Los soportes documentales de los pueblos de la antigüedad, estaban conformados por materias resistentes,
como las tablas grabadas de los hebreos; el papiro, ligero y deleznable, coexiste con los ladrillos o tabletas de
madera, mármol recubierto de cera que se grababan con
punzón, los griegos y romanos también utilizaban las pizarras, láminas de bronce grabadas a buril.
Roma, con estilo propio, continúa con la tradición griega y conoce los archivos civiles cuando Quinto Lutecio
Cátulo, en el año 676 romano, edifica el Tabularium del
Capitolio a sus expensas, destinando a la custodia de los
elementos e instrumentos a los cuestores.
Antonino Pío, al reorganizar los oficios de Roma, instituyó el de archivero. Entre los romanos se afirmaba
que la redacción de los documentos la comenzó Saturno,
dios de la agricultura.
En el reinado y en los primeros tiempos de la República existían los tabulae publicae, acta pública o instrumento y monumento. Estos documentos se conservaron
en las casas de los reyes, magistrados, cónsules, y en los
templos. Las casas particulares de los magistrados no
132
ofrecían la garantía y seguridad necesarias a los archivos, lo que permite ver su custodia en edificios públicos.
Aquellos documentos que se referían a relaciones internacionales, considerando su importancia, se custodiaron en templos del Capitolio, bajo la responsabilidad
de cónsules y cuestores. Intencional o no, estos documentos desaparecieron en el incendio producido en el Capitolio durante los primeros tiempos de los Emperadores.
Los archivos públicos del estado romano de acuerdo
con su importancia, se depositaron en el Templo de Ceres,
en el Atrio de la Libertad y en el Aerarium Saturni. Considerándose el último, como el más importante, puesto que
era el depositario de leyes, plebiscitos, padrón, cartas del
senado, noticias referentes a la administración de las provincias, listas de empleados y trabajadores públicos y más
tarde los edictos y decretos de los emperadores.
Tanto griegos como romanos, comprendiendo la importancia de los documentos, consideraban que la responsabilidad de su custodia sólo podían tenerla las autoridades,
así la tuvieron primero los cónsules, luego los cuestores,
considerados por sus funciones como los fiscales, y posteriormente los prefectos, jefes militares o civiles, la consulta estaba encomendada a los tribunos, como defensores
del pueblo y ediles, magistrados de obras públicas.
Estos archivos públicos fueron frecuentados y consultados por los estudiosos de su tiempo como así lo manifiestan Tácito, Cicerón, Catón: Cornelio (55-120) historiador latino, autor de Agrícola, biografía de su suegro; Germania, análisis de las costumbres germánicas;
historias sobre los reinados de los emperadores, desde
Galva hasta Domiciano; Anales, historia del imperio desde la muerte de Augusto hasta la de Nerón. Cicerón, Marco Tulio (1043 a.C.) orador, escritor y político romano.
133
Catón, Marco Porcio (95-46 a.C.) llamado de Útica,
bisnieto del Censor; hizo sacar una copia de los ingresos
y gastos del Estado desde el tiempo de Sila Lucio Cornelio (138-78 a.C.). hasta su época, lo cual le costó 30000 denarios.
También las provincias tuvieron sus archivos. El material del archivo estaba ordenado por materias y cronológicamente. Existían tres tipos de funcionarios o empleados que cuidaban de su organización. Cuando el imperio romano se dividió en sus dos ramas de Oriente y
Occidente, se estableció un archivo en Bizancio.
Naturalmente, ninguno de estos archivos tiene algo
en común con el archivo actual.
“Desde el momento en que una colectividad, un grupo, un individuo particular o una institución acumula
documentos —y esto comienza a producirse ya en el siglo VIII— se plantean una serie de problemas englobados dentro de la función o actividadQmemoriaQarchivo
similares en todos los casos. Sin peligro de caer en anacronismos, se puede afirmar que «la tradición archivística medieval» resuelve los problemas de:
1. almacenaje de los documentos, por medio de:
a) reunión de los originales en un lugar específico.
b) transcripciónQduplicación, por seguridad, para sustitución, de los documentos en forma secuencial, en libros cartularios, reflejo del propio archivo y en cierta
manera su sustituto.
2. comunicación y uso de los documentos, en el sentido de plantearse únicamente un uso restringido a los
destinatarias de los mismos”.54
54
AGUINAGALDE, F. Borja. Elementos para una historia de los Archivos y de la
Archivística desde una perspectiva interdisciplinar. En IRARGI, Revista
de Archivística. Administración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de
Cultura y Turismo. 1968, año I, N° I, Vitoria, Gasteiz. Bilbao. Pág. 63.
134
La preservación de los documentos de la Edad Media se debe ante todo a la constante preocupación de la
Iglesia por esta materia. Los archivos medievales conservaban sólo determinados documentos, si bien ya existía una clasificación y ordenamiento más racional, la selección no siempre fue la ideal, puesto que se basaba en
el criterio del o de los encargados de la documentación.
Durante la Edad Media, exceptuando el fundado por
Carlomagno en Aquisgrán, no se conservaron archivos
en los distintos estados.
Después de la convulsión de las invasiones bárbaras
(el término significa extranjero) comienza lentamente
una nueva etapa para los archivos, los documentos se
custodiaban sin normativa o técnica documental.
Los pergaminos se doblaban reduciendo su tamaño
de acuerdo con las necesidades de las cajas o arcones donde se depositaban. No se preveía que los dobleces ocasionaban arrugas y destrozos lamentables. Los documentos se guardaban sobre todo como portadores de derechos adquiridos, títulos de propiedad, pruebas ante un
litigio, etc.
La corte trashumante en esos tiempos lo mismo que
su cancillería, produjo deterioro de fondos que hoy serían de valor inestimable.
Era escaso el número de documentos necesarios permitiendo su permanente traslado, y ocasionando que el
archivo fuera una arqueta o arcón donde doblados o enrollados, se guardaban los documentos amontonados, unos
sobre otros, sin ninguna clasificación.
El canciller conservaba el depósito, tratando de conservar lo más valioso, celosamente guardado. Pero no todo
fue movedizo e inestable en la Edad Media. Los monjes
fueron más cuidadosos al guardar los documentos. La Iglesia con sus monasterios y catedrales, guardaba el patrimo135
nio cultural, reuniendo sus archivos no trashumantes, sino
estables como el espíritu mismo de los monjes.
“Durante estos siglos, hablar de documentos significa referirse a un objeto que reúne en sí el doble carácter
de ser fruto de la necesidad o de la utilidad y a la vez de
lujo. El documento es siempre en pergamino, caro y escaso en consecuencia, y su redacción-creación es compleja y sólo ejecutable por un reducido número de expertos
o profesionales. Todos estos elementos se dan cita únicamente en las cortes señoriales feudales, y en los centros monásticos importantes, y sólo en ellos podremos
hablar de archivos.
Sin embargo es imposible cuantificar ni la productividad de documentos ni el número de depósitos de archivo que pudieron coincidir en una determinada circunscripción durante siglos.
La supervivencia de estos archivos es el resultado de
la combinación de varios fenómenos aleatorios resumibles en el hecho de que todo depósito de documentos en
desuso o que han perdido vigencia, tiende a desaparecer, o bien por destrucción de lo que se considera inútil,
o bien por accidentes o acontecimientos fortuitos (incendios, guerras...); perdidos o abolidos derechos de propiedad o privilegios con la crisis feudal y las crisis económicas y sociales, además de las crisis económicas, muchos
depósitos de documentos pierden interés. Los archivos
de monasterios o de señoríos feudales desaparecidos son
un caso evidente”.55
Los reyes estabilizaron sus fueros, permitiéndoles
generar leyes más estables, sus actos administrativos
eran registrados, todos sus documentos fueron depositados en lugares sagrados, en las iglesias y monasterios,
55
AGUINAGALDE, F. Borja. Op. cit., pág. 64.
136
como recintos inviolables y duraderos, otorgando con
ello a los archivos una personalidad, una unidad corporal que hasta entonces no se les concedió.
En los archivos eclesiásticos pueden encontrarse bulas papales como ventas de tierras entre vecinos, privilegio real y ordenanzas municipales, aun cuando en algunos casos suelen ser copias, conservando el original
en los archivos municipales, cuando el municipio tiene
un grado de desarrollo. Este fenómeno es patente a fines del siglo XII y comienzos del siglo XIII.
También parece producirse un proceso de sustitución de los originales por sus copias en cartularios naturalmente siempre que vengan certificados por un notario. El conjunto de documentos se copia en secuencia
cronológica en un libro o códice encuadernado que hace
las veces de archivo. Es más manejable y cómodo. Presenta las ventajas de homologación y normalización de
los tamaños y las letras de los originales, y unifica de
esta manera la memoria administrativa de sus propietarios. Ello nos lleva a diferenciar desde este momento
entre dos clases de depósito de archivo:
1. Archivo de recepción, que es al que ahora nos
referimos, clásico de los centros monásticos. Reúne los
documentos recibidos desde las dos instancias de poder
a las que está sujeto el monasterio.
a) eclesiástico: cancillería papal o episcopal.
b) civil: cancillerías feudales, señorial o real.
Recibe además los documentos derivados de las relaciones jurídicas privadas del monasterio con instituciones similares o con particulares. A partir de todos ellos
se escriben los cartularios, habitualmente de manera progresiva, a lo largo de una o más generaciones.
137
2. Archivo de expedición; son los formados por el
poder constituido como tal, reconocido y en ejercicio pleno de sus funciones y facultades. Es un archivo de carácter mixto, en la medida en que recibe también documentos de sus iguales.
Su base está constituida por las copias de los documentos que produce en su cancillería, símbolo de su praxis documental y de archivo. Copias que también se registran en formato códice normalizado, pero cuyo objeto
difiere del redactado en los archivos de recepción, pues
en este caso es únicamente administrativo y de gobierno, memoria práctica y de referencia.
“La importancia de la actividad escrituraria de la copia, sea en cartularios o registros, durante todos estos
siglos es tanto de mayor importancia cuanto que por esta
vía, y a menudo mezclados con los fondos de las bibliotecas monásticas o administrativas, se ha conservado la
mayor parte de los documentos de esta época. Podríamos añadir, al hilo de todo lo dicho, que así se han conservado en su conjunto una gran parte de archivos. No
olvidemos, además, que unos registros arrojan luz para
reconstruir los otros archivos; los registros de cancillería permiten reunir noticias sobre archivos de señoríos
feudales desaparecidos; cartularios monásticos y señoriales permitirán completar o reconstruir los registros
de cancillería real.
La actividad escrituraria general, según se ha visto
ya, es muy pequeña y está vinculada más a personas que
a oficios o funciones delimitadas. El scriptor es el que
sabe escribir, en latín naturalmente, y aunque sea de manera incorrecta e insegura. Será el encargado de redactar los documentos de «cancillería», los administrativos,
los judiciales, los registros... El desarrollo de este nú-
138
cleo de escribientes a lo largo de los siglos XI y XII precederá el gran salto cualitativo del siglo XIII”.56
Los monjes recopilaban, vigilantes y cuidadosos, los
documentos deteriorados, testimonios perdurables que
han llegado a nosotros, no obstante la pérdida los originales.
Esta apropiación del contenido de los archivos, a su
vez, da lugar al fraude y la falsificación de los documentos, a tal punto que Sánchez Albornóz, Obispado de Simancas, califica al siglo XII como el siglo de “oro de las
falsificaciones hispanas”.
Estas falsificaciones sirvieron para legitimar pretensiones territoriales, señoriales o canónicas, para apoyar
supuestos derechos de pleitos para ornar de glorias históricas a algún personaje, monasterio o entidad, eran fácilmente realizados los scriptorium de los monasterios, a
cargo de pacientes y hábiles escribas. Esta experiencia
nos lleva inicialmente, al estudio de una ética de los archivos, del archivero y de la información, igualmente el
afán de recopilar lo deteriorado, hoy se realiza con una
tecnología amplia que, multiplica a nuestro antojo el original, así tenemos el microfilm, la ficha microfotográfica, la
fotocopia, etc.
En la medida que se desarrollan las instituciones públicas, los archivos abandonan la tutela de la Iglesia.
“A lo largo del siglo XIII se consolidará el primer salto cualitativo en la historia de los archivos. La pauta la
marcarán los dos motores pioneros en la evolución institucional y social europea:
1. Las cancillerías y administraciones más evolucionadas inglesa, francesa y, en cierta medida, aragonesa y
castellana.
56
AGUINAGALDE, F. Borja. Op. cit., págs. 64-65.
139
2. Los núcleos comerciantes pre-burgueses italianos
principalmente.
La difusión del uso del papel y la sustitución del latín por las lenguas «romances» serán elementos materiales de primera importancia que habrá que añadir a
los aspectos ya analizados de difusión social de la escritura y del fenómeno de la recepción romano-canónica.
Durante este período tienen lugar dos hechos substanciales para la historia de los archivos:
1. Los nuevos tipos de archivos que nacen en este
período presentan una configuración y unas características que básicamente permanecerán invariables durante todo el antiguo régimen. Nacen vinculados a:
a) los nuevos grupos sociales urbanos, cuya actividad encuentra precisamente en la escritura su vehículo específico de desarrollo: comerciantes e intelectuales.
b) Las instituciones jurídicas renovadas: tribunales y notariado estables.
2. La evolución administrativa lleva implícita la
formación de la red de archivos que marcará la evolución
posterior:
a) las administraciones centrales clásicas crean su
propia red o «servicios» de archivos que, con las variaciones motivadas por los cambios administrativos y
de gestión que la monarquía absoluta precisa; se mantendrán durante todo el antiguo régimen.
b) las nuevas administraciones territoriales y locales dan lugar a otros tantos archivos, estables estos
últimos hasta la actualidad en la mayoría de los casos.
Durante los siglos XIII a XV se fraguan, en definitiva, por un lado la red de archivos y por otro la tipología
de depósitos que caracterizarán el mundo de los archivos durante los siglos siguientes, y, con algunas variantes, hasta la actualidad.
140
Se plantearán problemas en cierta forma inéditos,
siquiera por su envergadura, que, aun a riesgo de anacronismo, podríamos sintetizar como:
a) el desarrollo de una imperiosa necesidad, que
era hasta entonces desconocida, de informarse. La información significa documento escrito; y su desarrollo multiplica el número de los mismos de una manera extraordinaria, en todos los niveles y actividades (administración, comercio, enseñanza...).
b) el aumento cualitativo de documentos plantea
los primeros problemas de almacenamiento físico y recuperación de su contenido. Se desarrollan las primeras
técnicas archivísticas, vinculadas muy estrechamente
—como ocurre hoy mismo— a las técnicas administrativas. Aparecen los especialistas del archivo, vinculados
al notariado desde sus orígenes en las administraciones
de gran tamaño, que actuarán de motores del proceso”.57
Coincidiendo con Aguinagalde, observamos que un
paso trascendental fue la recuperación de Játiva en 1244,
rescatada de los musulmanes por Jaime I, con sus fábricas de papel, técnica importada a través del África y Arabia desde la remota China. A mayor producción, menor
costo y en consecuencia, la multiplicación de documentos en poco tiempo.
Los documentos no pueden ser guardados en arcones, se hace necesario ordenar, se hace necesaria una persona que los vigile, guarde y ordene; un archivero, con
arreglo al concepto actual de la palabra.
No sirven arquetas; es necesario un armario con sus
anaqueles correspondientes. No se pueden trasladar los
fondos documentales de un sitio a otro, como consecuencia no se pierden tantos documentos, accidentalmente.
57
AGUINAGALDE, F. Borja. Op. cit., pág. 66.
141
Los archivos han superado el problema de subsistir. Se
les plantea el de resistir, de organizarse de modo que la
mano del hombre no los anule o destruya.
El hombre ha comprendido el poder del archivo, la
trascendencia de su misión y puede convenirle o no. Guardándolo celosamente del uso general en la mayoría de
los casos.
A esto debemos sumar los archivos oficiales establecidos en todas las naciones. En las últimas décadas existe preocupación mundial para dar a conocer los contenidos mediante índices que revelen su contenido.
En la Edad Moderna, considerada como una época
confusa; abundaban los papeles y falta criterio para conservarlos; los archivos se disipan, se cuida más de acumular que de ordenar, o por lo menos de ordenar con cierto rigor científico.
Los archivos agrupan sus fondos por procedencias,
por materias, por años, sin un criterio adecuado ni mucho menos generalizado. A fines del siglo XIX se realizan trabajos recargados y muchas veces inútiles. Los archivos atraen la atención de las autoridades, instigadas
por los investigadores y estudiosos, quienes comprenden (desde el siglo XVI), que las ciencias y las artes no
son sólo producto de la imaginación, sino que también
deben cimentarse en pruebas, en documentos. Se consideran a los archivos no sólo como un fondo que resuelve
los problemas cotidianos, que apoya nuestro derecho o
aclara nuestras dudas en la vida práctica, sino también
como fuente de conocimiento pretéritos, de pleitos cancelados, de hechos que tienen trascendencia, de testimonios sobre las acciones.
Surge el interés científico del archivo, en un sentido
más profundo. Uno de los primeros historiadores de esta
época que trata de cimentar sus escritos en la fuente do142
cumental es Jerónimo de Zurita quien, bajo la confianza
que le otorgan oficialmente, recoge una serie de documentos que no siempre devuelve a sus fondos de origen
(Archivo de la Corona de Aragón).
En el siglo XVII el descuido de los archivos es un mal
generalizado. A partir del siglo XVIII, se realizan las misiones archivísticas, iniciando una serie de viajes que
generan informes, bajo el patrocinio de los reyes, con el
objeto de conocer el estado de los archivos y sus deficiencias. Entre estos viajes podemos citar los de Santiago
Agustín Riel y Ascencio de Morales, por los archivos de
España durante el reinado de Felipe V y Fernando VI.
También tomamos en cuenta los trabajos de Juan Bautista Muñoz, llamado Padre del Archivo de Indias, bajo
el reinado de Carlos III. El informe de Abella realizado
a instancias de Carlos IV. El informe del ministro Arrazola en las cortes españolas en 1847.
Los archivos resguardan documentos que difieren de
su valor por el transcurso del tiempo, sometiéndose generalmente a la investigación histórica.
Estos documentos pueden ser diferentes en su significado, pero mantienen una organicidad, los archivos son
esencialmente orgánicos.
Se trata sobre todo del estado modernizado, acorde
con la evolución y requerimiento de contener la información administrativa lo mas seleccionada y útil posible
contra el olvido y el desgaste de la administración en la
repetición de sus fenómenos.
En otras palabras, se trata de la sistematización de
conocimientos de una disciplina, estudios logrados y por
lograr basándose en experiencias locales, de las administraciones que desarrollan, experimentan, perfeccionan y acumulan esa información a través de los años.
143
La investigación en la sociología y en la historia económica cobraron mayor importancia a partir de la segunda guerra mundial. “Por otra parte, en el lenguaje de
los archivistas del siglo XIX y de comienzos del XX, la
palabra archivo solía aplicarse exclusivamente a los documentos de origen público o que, al menos, emanaban
de instituciones reconocidas como los tribunales, las
iglesias, las universidades, exclusión de los papeles privados y familiares, el epistolario personal, etc. Esta distinción aún existe en los Estados Unidos, donde en general se designa a los papeles de índole personal y familiar con la palabra manuscripts. En el resto del mundo,
la palabra archivo hoy se utiliza tanto para los documentos privados como para los de origen público, aunque su
respectiva consideración desde el punto de vista jurídico es, claro está, diferente; en este sentido se empleará
el término aquí, distinguiendo, en caso necesario, entre
los ‘archivos públicos’ y los ‘archivos privados’”.58
La etnología, la diplomática, la paleografía, etc. son
algunas de las ciencias que utilizan los documentos almacenados en los archivos. Se ha modificado enormemente el interés por los archivos en lo que transcurre este
siglo, lo que permite un amplio desarrollo de las técnicas documentales en el archivo; todo archivo debe estar
preparado para el servicio de la investigación; ya no sólo
en la consulta eventual de documentos administrativos,
sino facilitar información continua que permita tomar
mayor conocimiento y decisiones acertadas. Estas técnicas del archivo han conformado las teorías existentes en
la actualidad. La archivología surge necesariamente. Los
archivos tienen modificaciones continuas; se habla de
58
MOYANO ALIAGA, Alejandro. Cátedra de Legislación y Servicios. Universidad
Nacional de Córdoba (C.I.F.A.) Córdoba. 1975. Pág.4.
144
archivos públicos, privados, eclesiásticos, administrativos, económicos e históricos. La dinámica documental
hace necesario un estudio más concentrado sobre el comportamiento de la documentación, y de la información
contenida en los documentos. La archivología alcanza el
nivel de ciencia y se incorpora en las ciencias de la documentación.
CONCEPTO Y DEFINICIONES DE ARCHIVO
Posiblemente la palabra archivo proviene del vocablo griego archeios aplicado antiguamente al lugar donde se destinaban los diplomas y documentos públicos. El
lugar destinado por lo común era el lugar donde se reunían los empleados. Sin embargo, en atención a la importancia de los documentos para la cultura y vida de
los pueblos, se acostumbró a poner luego todo este material en los templos bajo la protección divina.
Los archivos, considerados como depósitos de documentos, son las instituciones más antiguas de la humanidad, relacionados estrechamente con los gobiernos; relación (gobierno-archivo) que se cumple hasta nuestros días,
en la medida de las particularidades de cada gobierno y
de su evolución; conjuntamente con las necesidades colectivas, se estructura la formación de los archivos actuales.
“Pese a estas tendencias generales y a los problemas
comunes que de ellas resultan y con los que se enfrentan todas las organizaciones de archivos, la coordinación
interna, las funciones y actividades de las organizaciones de archivos públicos han reflejado, y necesariamente seguirán reflejando, las tradiciones y prácticas admi-
145
nistrativas y archivísticas de los gobiernos de que forman parte”.59
Sobre la etimología de la voz archivo, al igual que el
término Archivología cruza por una etapa de formación
y efervescencia de modo que definiciones abundan, veamos algunas:
En el Glosario de terminología archivística y definiciones tentativas de Enrique Ruiz Cortés y Roberto Caletti Ruiz (ENBA) la palabra archivo está definida como
“sitio donde se coleccionan y conservan documentos.
Fuente de información para la toma de decisiones”.60 Podemos observar que esta definición es poco elaborada y
algo elemental, tomando en cuenta que el archivo no colecciona.
Los holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin (1898)
definen como “el conjunto de los escritos (documentos),
dibujos y material impreso, recibido o producido en calidad oficial, por cualquier autoridad o administración o
por alguno de sus funcionarios, hasta donde se tenga intención de dejar estos documentos, en conformidad con
su función, bajo el cuidado de ese cuerpo o de ese funcionario”. 61
Hilary Jenkinson nos dice: Los archivos son documentos “diseñados o usados en el curso de una transacción ejecutiva o administrativa, ya sea pública o privada
de la que ellos formaban parte; y por consiguiente bajo
su propia custodia, para su propia información por la per59
60
61
EVANS, Franck; KETELLAR, Eric. Guía para la encuesta sobre los sistemas y
servicios de la Gestión de documentos y la administración de archivos. Un
estudio del RAMP. Programa General de Información y UNISIST. París
UNESCO, 1983. Introducción. Pág. 1.
RUIZ CORTÉS, Enrique; CALLETI RUIZ, Roberto. Glosario de terminología archivística y definiciones tentativas. En: Bibliotecas y Archivos. Órganos de la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivoeconomía. N° 4, México,
1973. Pág. 48.
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit, pág. 3.
146
sona o personas responsables de esa transacción y sus
legítimos sucesores.”62 Este autor nos aclara: “Un documento puede considerarse como perteneciente a la categoría de archivos si se produjo o utilizó con motivo de
una transacción administrativa o ejecutiva (pública o privada) de la que el mismo formaba parte; y se lo conservó
luego, para su propia información por parte de la persona o las personas responsables de esta transacción, o sus
legítimos sucesores”.63
Eugenio Casanova define: “la colección ordenada de
documentos (actas) de una entidad (institución) o individuo, que se crearon en el desarrollo de su actividad, conservados para la realización de propósitos políticos, jurídicos o culturales por tal institución o individuo”.64
Adolfo Brenneke define al archivo: “el conjunto de
papeles y otros documentos, productos de actividades
comerciales o jurídicas, de una persona física o jurídica,
que se intenta para su conservación permanente en un
lugar determinado como fuentes o evidencias del pasado”. 65
A. Mantilla Tascón define: “Colección ordenada de
la documentación de una o más entidades o individuos,
que se conserva con fines determinados: políticos, jurídicos, científicos, económicos, religiosos, etc. También se
denomina archivo el edificio que contiene dicha colección”.66
Pío Pecchiai nos dice: “archivo es una colección de
cartas, volúmenes, registros y también de dibujos, es-
63
64
65
66
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 4.
Ibídem.
Ibídem.
TASCÓN, A. Mantilla. Cartilla de Organizaciones de Archivos. Separada del
N° 55 del Boletín de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas. Madrid, 1960, Reimpresión. C.I.D.A. Córdoba, 1975. Pág. 3.
147
tampas, fotografías, metales, incisos, en suma de todo lo
que pueda tener valor documental y que se acumula por
cualquier causa de la vida social, pública o privada, o que,
por cualquier fin se acumula intencionalmente, y que, en
cada caso, se conserva por una utilidad intrínseca o extrínseca’”.67
Elio Lodolini define al archivo como el “conjunto de
documentos (escritos) producidos por una persona física
o jurídica, en el desarrollo de su propia actividad, que
se forma en el momento jurídico en que los documentos
mismos se configuran como universitas rerum, es decir,
en el instante en que se exterioriza en hecho, entre los
documentos individuales, el vínculo necesario, existente entre ellos en potencia desde su origen; o sea, que un
archivo se forma en el momento cuando el conjunto de
los documentos asume la función archivística y se hace
susceptible de utilización archivística”.68
Posteriormente obtenemos una nueva definición del
mismo autor, realizada en 1976: “Es el conjunto de documentos producidos por una persona física o jurídica (o
bien por un grupo de oficinas u órganos de esta última), en
el transcurso de su actividad y, por lo tanto, ligados entre
sí por un vínculo necesario, los cuales una vez perdido
todo interés para el desarrollo de la actividad de aquella
persona física o jurídica, han sido seleccionados para su
conservación permanente como bienes culturales”.69
Giulio Battelli, sostiene que el archivo: “‘está constituido por los escritos recibidos o redactados por una entidad en el ejercicio de su actividad, destinado por su
naturaleza a ser conservados en ella”.70
67
68
69
70
KECSKEMETI, Charles. Doctrina Archivística. Op. cit., pág. 7.
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 4.
Ibídem.
TASCÓN, A. Mantilla. Cartilla de Organizaciones. Op. cit., pág. 3.
148
T. Schellemberg define: “aquellos registros de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados a meritar su conservación permanente con fines de referencia o de investigación y que han sido depositados o seleccionados para ser guardados en una institución archivística”.71
Jean Favier sostiene: “el archivo es el conjunto de
documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado, que
resulta de su actividad, organizado en consecuencia de
ella y conservado en vista a una eventual utilización”.72
Aurelio Tanodi define como archivo: “las secciones
de entidades y las instituciones que reúnen, conservan,
ordenan, describen, administran y utilizan la archivalía
y, eventualmente, los documentos históricos que no son
archivalía”.73
Los holandeses Müller, Feith y Fruin en su Manual
publicado en 1898, caracterizan al archivo administrativo, no hacen mención de otro tipo de archivo y dejan de
lado el archivo histórico.
Hilary Jenkinson, uno de los grandes teóricos de los
archivos del siglo XX, según Charles Kesckemeti, menciona la transacción administrativa, se refiere más al documento que al archivo mismo. Su Manual fue publicado
en su primera edición en 1922.
Es necesario acotar sobre el concepto de archivo con
referencia a los países de habla anglo-sajona: “En los Estados Unidos, en cambio, así como en ciertos países que
adoptaron la terminología de esa nación —especialmente el Canadá— la palabra archivo, por oposición a la pa71
72
73
TANODI Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 4.
Ibídem, pág. 6.
LODOLINI, Elio. Cuestiones Básicas de la Archivología. Traducción de Jorge
Roberto Emiliani. C.I.F.A. Córdoba. 1974. Pág.31.
149
labra records (cuya traducción al francés hablado en Canadá es documents), tiene el sentido más restrictivo de
‘documentos que han cesado de tener utilidad corriente
y son conservados, clasificados o no, por el organismo
que los produjo o por sus sucesores para sus propias necesidades, o por un servicio de archivo, debido a su valor permanente”.74
Eugenio Casanova amplía el concepto en cuanto a la
finalidad de los archivos, pero define al archivo como colección.
Adolfo Brenneke limita las actividades del archivo.
Pío Pecchiai también define como colección todo lo
que pueda tener como valor documental, en este caso
facilitaría decir que el mundo y el universo no es más que
un archivo.
Giulio Battelli también identifica al archivo con el
material.
Mantilla Tascón nos habla de colección.
Schellemberg nos da una definición caracterizando
los récords o registros, privativos de la lengua inglesa y
que en todo caso sólo sería para archivos administrativos. De todas formas su definición completa un poco más
nuestro concepto de archivo cuando dice “Son todos los
libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus características o
formas físicas, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada en secuencia de sus obligaciones
legales o en conexión con la transacción de sus propios
asuntos, y preservados o apropiados para su conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como
evidencia de sus funciones, políticas, decisiones, proce-
74
TANODI Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 5.
150
dimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan”.75
Esta definición es semejante a la dada en la Ley Record Disposal Act of the United States del 7 de julio de
1943.
Elio Lodolini toma el concepto desde el punto de vista cultural, deja de lado el archivo administrativo al que
le daría el nombre de registratura.
Aurelio Tanodi utiliza el término archivalía, introducido por Schellemberg en México. Volveremos más detalladamente sobre este punto.
Como se puede observar, en la mayoría de las definiciones se menciona a entidad, institución, unidad administrativa, organismo y entes estatales, pero, “en la actualidad el término archivo, abarca no sólo los documentos del Estado, sino también los de todas las instituciones
para-públicas, privadas, etc. De por medio existen convenciones terminológicas: se hablará de archivos públicos, económicos, privados, etc.”76
Asimismo, las definiciones hablan de documentos receptados, concepto que en la actualidad está cambiando,
puesto que el archivo se amplía cada vez más a todos los
documentos que se encuentran en el organismo que los
produce, es decir, el archivo interviene desde que se recepta la documentación en el organismo o desde que es
creado. Absorbe todas las fases del ciclo vital de los documentos.
Además, el archivo amplía continuamente su concepto documental al conservar documentos no convencionales como los sonoros, audiovisuales, magnéticos, etc.
Los archivos en sí son los custodios de los acontecimientos humanos, aspecto éste que valoriza enormemente su
75
76
TANODI Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 4.
Ibídem, pág. 5.
151
contenido, teniendo en cuenta que los documentos custodiados son ejemplares únicos. Lo cual hace que el papel
que desempeñan los archivos no se limita sólo a conservar y proteger los documentos, sino también a difundirlos, a hacerlos accesibles al conocimiento general.
En este aspecto nos acercamos a la definición europea: “En la mayor parte de los países de antigua tradición archivística, y sobre todo en Europa, la palabra archivo (en alemán archiv, en francés archives, en italiano
archivio, en ruso arjiv, etc.) designa “el conjunto de documentos, sean cuales fueren su fecha, forma y soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física
o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad’”.77
El archivo es la fiel imagen de la institución que lo
crea, por eso mismo la producción indebida de documentos, los trámites sobrecargados, burocráticos, son factores que facilitan la pérdida o extravío o entre papeleo de
aquellos documentos que realmente contienen valores de
utilidad para la investigación y la sociedad misma.
Tenemos en cuenta entonces que al denominar instituciones, entidades, etc., alargamos más el concepto, resumiendo todos estos términos obtenemos el concepto
de que los archivos son entidades, en su calidad de sociales, que poseen organicidad y personería jurídica, al indicar como entidades tomamos en cuenta también las
secciones: son entidades orgánicas e institucionales.
Por otro lado, el custodiar, seleccionar y administrar,
pueden servir como elementos definitorios, pero limitan
77
Dictionarie de Terminologíe Archivistique del Consejo Internacional de Archivos (en prensa): Traducción de la Definición inglesa de «Archivo». En: DUCHEIN, Michel. Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y la
transferencia de la información conservada en los archivos. Un estudio del
RAMP. Programa General de Información y UNISIST, UNESCO, 1983, París. Pág. 1.
152
enormemente las funciones, actividades y objetivos de
los archivos. Si el concepto evoluciona es porque en la
actualidad el archivo asume mayores responsabilidades
de las que tenía en el pasado; el desarrollo de la tecnología influye y modifica estos conceptos, por consiguiente,
el custodiar, conservar, seleccionar, etc., son operaciones técnicas inherentes al archivo.
Entendemos que el archivo es custodio del patrimonio documental, que es una de las riquezas más auténticas y por tanto valiosas que puede poseer una entidad,
un pueblo o una nación. El Estado es un propietario relativo de la documentación, puesto que es producto de
una sociedad, pertenece a esa sociedad y sus herederos.
El fin de todo archivo se traduce en servicio, entendámoslo así, pero ese servicio se realiza a través de la
transmisión de la información de la cual es depositario.
Si reunimos todas estas piezas tenemos una definición
del archivo, acorde con sus funciones.
Cuadro 28: Elementos definitorios del archivo.
153
El archivo es todo ente orgánico e institucional encargado de efectuar las operaciones técnicas necesarias para cumplir la finalidad de suministrar información que sea útil a
la sociedad en general.
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
Para tener una idea concreta de los objetivos del archivo, observamos las definiciones presentadas, en las
cuales comprobamos que existen términos comunes a la
mayoría de ellas; tomaremos como modelo nuestra definición en la cual encontramos tres elementos de marcada importancia:
• Ente orgánico e institucional
• Operaciones técnicas
• Finalidad de suministrar información
A continuación se exponen las distintas definiciones
en forma sinóptica.
Definición del Dr. Aurelio Tanodi:
154
Definición de Jean Favier:
Definición de T. Schellemberg:
Definición de Giulio Batelli:
Definición de Elio Lodolini:
155
Definición de Pío Pecchiai:
Definición de Mantilla Tascón:
Definición de Adolf Brenneke:
156
Definición de Eugenio Casanova:
Definición de Hilary Jenkinson:
Definición de Müller, Feith y Fruin:
157
Comprobamos al efectuar estos cuadros de acuerdo
con algunas definiciones presentadas, la enorme diferencia de términos empleados por cada uno de los autores, si bien podemos hablar de similitud conceptual, que
nos permita aproximarnos más a la cuestión archivo.
Observamos por ejemplo, para los contenidos del archivo, se habla de:
documentos diseñados,
usados,
escritos
recibidos,
redactados,
colección,
conjunto de papeles,
registros
y archivalía. El concepto general es documento.
Cuando observamos el aspecto de la entidad productora, es decir aquello que produce el documento, nos encontramos con otra serie de conceptos como:
persona física,
moral,
organismo público,
privado,
institución,
vida social,
pública,
privada,
autoridad,
administración,
funcionarios.
Podemos deducir entonces que el concepto general
es la cosa pública y la cosa privada.
Aflora o surge entonces uno de los requisitos necesarios para que el documento sea legítimo del archivo, que
158
el documento sea producido por una determinada actividad.
Toda entidad tiene finalidades determinadas, para
cumplir esas finalidades realiza funciones orgánicas, estas funciones al mismo tiempo están compuestas por una
serie de actividades y acciones. Todo este movimiento
genera documentación, son hechos productores de documentos.
Estos organismos, observándolos desde un punto de
vista legal pueden ser estatales o denominados también
públicos por pertenecer a la cosa pública y privados, así
el contenido de los archivos, su patrimonio documental
también adopta distintas características, público y privado.
Cuando observamos las operaciones técnicas que se
le atribuyen al archivo en las definiciones encontramos
una multiplicidad de conceptos, empezando por:
custodia,
recepción,
producción,
intención de dejar,
cuidado,
conservación,
acumula,
selecciona,
constituye,
organiza,
guarda,
reúne,
describe,
administra,
utiliza, etc.
Todas estas atribuciones se convierten en objetivos
del archivo, esencialmente son:
159
receptar,
ordenar,
clasificar,
describir,
seleccionar
y brindar información.
En estos aspectos, la reproducción o la reprografía
documental toma un papel importante por la necesidad
de información que representa. La información fluye y
se reproduce y modifica constantemente, se somete al
“todo fluye” enunciado por Heráclito, el filosofo de la pluralidad móvil.
Corresponde también al archivero seleccionar, expurgar el material que, pasado un tiempo, va a resultar inadecuado, para la gestión de la administración como
para su incorporación en las fuentes documentales del
Estado. Debe ser él, quien emita el juicio autorizado, que
decide la destrucción de lo inútil.
Primero están los archivos públicos, luego los privados. En su grado de importancia corresponde citar las
colecciones de papeles que se custodian en las bibliotecas; sean documentos allegados por distintas causas, pero
que, por el simple hecho de estar depositado en tal centro, han perdido su genuina condición natural. Generando por consiguiente dificultad en la descripción empleada, muchas veces con criterio bibliográfico.
Todas las actividades y utilidades implícitas en los
documentos, convergen en la necesidad de comprensión
del desarrollo de todo este fenómeno, cobrando importancia a nivel social, no sólo por los aspectos intrínsecos, sino como testimonio y parte de nuestra comprensión de la sociedad misma.
Se trata de mostrar cómo los documentos asociados
a la archivología, provienen tanto de la naturaleza de
160
las actividades del hombre como de los usos para los cuales se emplea.
La naturaleza de los archivos, bibliotecas y centros
de documentación e información, se encuentra determinada por factores antropológicos sociales y políticos, razones suficientes para que las ciencias de la documentación no puedan considerarse independientes.
A nivel material, las ciencias de la documentación
mantienen y promueven el desarrollo de los conocimientos dentro del grupo social donde se desempeñan, custodiando intereses patrimoniales, apoyando y propalando
legítimamente la interpretación del mundo a través de
los segmentos de la realidad almacenados en cada uno
de los núcleos documentales. “El patrimonio cultural
constituye la memoria de las comunidades humanas; parte muy destacada del patrimonio cultural es el patrimonio documental archivístico. La pérdida total de los documentos que lo constituyen dejarían una laguna”.78
Debido a la categoría de patrimonio nacional y de carácter único e irremplazable del documento, el archivero
debe tener especial cuidado de que los fondos entregados
a su custodia no desaparezcan ni se destruyan, porque no
existe, como en el caso de los libros, la posibilidad de conseguir otro ejemplar. Todo aquello que pueda contribuir
directa o indirectamente a su desaparición, debe ser eliminado en el trabajo y servicio del archivo. Cada una de
las piezas que lo integran, por su propia esencia, están
destinadas a perdurar y servir a los fines de testimonio
perenne, en atención a su origen y calidad documental.
El archivero, que por vocación ha decidido dedicar
su vida a los papeles, no puede considerarlos como algo
inerte, sino como algo activo.
78
TANODI Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 9.
161
Requiere además proceder a la correcta organización y clasificación adecuada en que debe ser ordenado
tanto para su utilización como para su descripción.
El archivero nunca destruirá en un archivo lo incipiente, rudimentario, por deficiente que encuentre. Sólo
en caso de que los materiales nunca hubieren tenido una
clasificación ab-origine se procederá a investigarla.
APLICACIONES TÉCNICAS. RECEPCIÓN
Es un error pensar que el archivero debe mantenerse al margen de toda actividad administrativa, esperando sólo los documentos que han de llegar para su resguardo y conservación. Anna Szlejcher nos dice: “El archivero empieza a actuar desde el momento de la creación de
papeles. Hasta donde le sea posible desarrollar su acción el archivero, por consiguiente, deberá preocuparse
de las condiciones en que llegarán al archivo los documentos, así como de aquellas condiciones en que se efectuará el tránsito de los mismos desde la etapa administrativa a la etapa histórica. Sería deseable, por ello, la
instauración de reglas o procedimientos para asegurar
la participación del archivo desde la elaboración de los
legajos de documentos hasta el momento de su archivo.79
El problema “receptar la documentación” no es tan
sencillo, requiere de una serie de actividades y conocimientos que permiten una adecuada recepción documental.
Vicenta Cortéz Alonso distingue dos aspectos en la
recepción: activo y pasivo. “Recepción activa, es decir,
79
SZLEJCHER , Ana. Organización de archivos vivos. C.I.D.A. Córdoba, 1975.
Pág. 4.
162
aquélla que debe ser estimulada y normalizada. El principio de esta actividad debe tender a la participación en
el proceso mismo de la producción documental, a fin de
que el nacimiento y trámite, la normalización de la tipología documental, la normativa sobre la vigencia de los documentos y la programación de los expurgos, así como la
recogida de los fondos, se haga de una manera sistemática y periódica. Estas actuaciones previas, por su carácter específico y técnico, son de exclusiva competencia
de los archiveros, quienes a su vez deben estar en íntimo contacto con los administradores —productores de
la documentación— por un lado, y con los consultantes
—clientes de esa documentación— por otro, para solucionar los difíciles problemas de la perdurabilidad de
los papeles, que hoy se producen en cantidades enormes”.80
La recepción entonces no se limita a un simple esperar a que la documentación llegue por inercia propia al
archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar compenetrado en las necesidades de servicio que requiere
una administración en cuanto a la documentación se refiere.
Debe participar en los procesos de creación documental, en su tipología, evitando inclusive duplicidad de documentos que contengan igual información.
La recepción pasiva, se refiere sobre todo a la entrega de documentos a un sector determinado para los trámites.
Lamentablemente no existen criterios uniformes a
este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene
de que el archivo debe permanecer inactivo con un de-
80
CORTÉS ALONZO, Vicente. Op. cit., pág. 9.
163
pósito de papeles. La mayoría de los sistemas administrativos consideran a las oficinas receptoras de documentación en trámite a un nivel dependiente de secretaría general, administración, colocándole muchas veces por encima del archivo, sustentándose con una legislación y un manual de procedimientos, pero sin criterios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento.
Las unidades receptoras cumplen la función de contacto del archivo con la administración y con el usuario.
Sus funciones esenciales son la atención del público en
general; usuarios; terceros; a las distintas unidades administrativas de la institución que generan al archivo, a
los investigadores en general y si la naturaleza del archivo permite la difusión de sus contenidos, es substancial en el campo educativo.
Las unidades receptoras, en la Argentina son propiamente las mesas de entradas y salidas, encargadas de
todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con
inventario), comprobación de inventarios con los fondos
documentales, registros de entrada.
LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
El procedimiento archivístico parte de su misma historia, que señala el origen de los papeles que encierra.
La clasificación constituye una destacada técnica documental escalonando desde las grandes agrupaciones de
documentos hasta la pieza simple, constituida por la mínima unidad documental, el documento, expediente, o
la pieza documental en algunos casos, unidad indivisible.
Las primeras agrupaciones reunidas en atención a
su origen, son los fondos integrados por documentos pro164
cedentes de una institución o administración importante que tiene una organización, funciones y fines conocidos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la
segunda categoría de las divisiones:
Cada uno de los grupos quedará constituido por los
documentos producidos por las grandes divisiones de la
institución que constituyen las divisiones encargadas de
las diversas funciones desarrolladas para la consecución
del fin o fines encomendados.
Las series están integradas por otras unidades menores, los tipos documentales, entendiendo como tales
no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye
un todo que no puede ser separado porque las partes que
lo integran tienen sentido en cuanto están unidas al conjunto, como sucede con el expediente.
Es necesario sin embargo precisar que en algunos textos, especialmente en lengua española, la palabra «colección» es usada inapropiadamente, no en su significado
de recolección artificial de documentos pertenecientes
a fondos diferentes, sino en un significado opuesto, es
decir como sinónimo de «fondo archivístico».
Se trata de una acepción del término, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario
aclarar el significado, en cuanto se presta fácilmente a
equívocos.
Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo querría que la palabra colección fuese prohibida en el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho»; es
decir que los archivos no son «coleccionados»81 . Y Antonia
81
JENKINSON, Hilary. The Englis Archivist: a new profession. Lecture for a
new course in archive administration delivered at University College.
London. 14 october 1947 ; vuelto a publicar en Seledted Writings of Sir
Hilary Jenkinson (Editors Roger H. Ellis and Peter Waine) Gloucester.
Alan Sutton. 1980, págs. 236-259. En la cfr., pág. 238. Citado en: LODOLINI,
Elio. El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la orde-
165
Heredia precisa: «La idea de colección es ajena al archivo»”82,83
También están las colecciones de documentos, agrupaciones artificiales de papeles que deben su formación
a causas distintas a la actividad administrativa de una
entidad o individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo, obedecen a otras razones, coleccionismo, investigación. Y que de alguna forma se encuentran depositadas en los archivos.
Pese a que los documentos pueden clasificarse desde distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad,
dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme también a las distintas disciplinas científicas, temática administrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación
que agrupe a los documentos de una organización de
acuerdo a la entidad, dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme también a las distintas disciplinas científicas, temática administrativa, etc., hacemos énfasis en
una clasificación que agrupe a los documentos de una
organización de acuerdo a la naturaleza y complejidad
de los datos e información que implica el desempeño de
cada una de ellas.
En el sentido anteriormente señalado consideramos
la clasificación como un proceso que consiste en agrupar dentro de una misma categoría a todos los documen-
82
83
nación del archivo. En IRARGI, Revista de Archivística. Administración de
la comunidad de EUSKADI, Dto. de Cultura y Turismo. 1968, año I, N° I,
Vitoria, Gasteiz. Bilbao. Pág. 29.
HEREDIA HERRERA, A. Op. cit., pág. 101. Citado en LODOLINI, Elio. El problema
fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del archivo.
En IRARGI, Revista de Archivística. Administración de la comunidad de
EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo. 1968, año I, N° I, Vitoria, Gasteiz.
Bilbao. Pág. 29.
LODOLINI, Elio. El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza
y la ordenación del archivo. En IRARGI, Revista de Archivística. Administración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo. 1968,
año I, N° I, Vitoria, Gasteiz. Bilbao. Pág. 29.
166
tos cuyos caracteres, datos, información contenida, son
apreciablemente similares como para justificar la exigencia de demanda de información en cuanto a conocimiento, experiencias y contenidos sustantivos.
Una vez que todos los documentos están clasificados,
naturalmente estamos en condiciones de conocer los distintos tipos documentales existentes en la institución.
La clasificación en el archivo y en la archivología es
fundamental y tiene características propias de esta ciencia; permite dar un orden natural a los documentos, básicamente son tres los elementos que se consideran para
una clasificación archivística.84
En el primer elemento se considera: El acto, hecho o acción, a que los documentos se refieren, es considerado como la unidad básica de la clasificación, Las acciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un objetivo, claro y específico para cada organización o entidad.
El acto es considerado como la manifestación de la voluntad humana en su interregno social, es el hecho voluntario que tiene la capacidad de crear, modificar o
extinguir relaciones de derecho, generando de esta forma documentos con la validez legal que le sustenta. La
acción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar
distintos aspectos de la clasificación.
Los actos son componentes intrínsecos de las actividades encaminadas al logro de una función. Es la facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Las tareas suelen decirse administrativamente actuaciones. Las actividades son
generalmente las que crean los documentos como consecuencia; los documentos no son creados con miras al
84
SCHELLEMBERG, T.R. Op. cit., págs. 82-94.
167
archivo ni con la idea que futuros investigadores de historia buscarán en esos papeles la substancia histórica,
los documentos son creados por determinadas necesidades de comunicación.
Las funciones son las responsabilidades asignadas
a cada dependencia de una organización. Es la capacidad de acción de un ser, apropiada a su condición natural o al destinado por el hombre es la acción y ejercicio
natural de un empleo u oficio.
Para las instituciones del Estado, generalmente las
funciones están enmarcadas en un decreto, cuando no
un reglamento interno o manual de funciones que cubre
la gama de acciones y que el archivero está en la obligación de conocer.
A cada función le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos.
Las actividades a su vez se subdividen en sustantivas y facilitativas.
Las actividades sustantivas son de fundamento,
es decir, son las labores técnicas o profesionales que son
propias de determinados organismos, estas actividades
son específicas y relacionadas con las funciones institucionales.
Las actividades facilitativas son de apoyo, están
más relacionadas con las actividades internas de la institución.
El segundo elemento que se da en la clasificación
es la estructura orgánica de la entidad productora. Los
documentos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitente da su situación, su ubicación dentro del organismo en el que se desarrolla. La clasificación entonces
respetará esa organicidad institucional. Para lograr una
buena comprensión de la clasificación es conveniente que
el archivero efectúe un estudio del organigrama u orga168
nograma de la institución a la que pertenece, así podrá
delimitar las funciones y actividades con mayor claridad.
Unidades de ordenación. Para una mejor comprensión de las técnicas de la ordenación Schellemberg efectúa una división que se acomoda a las exigencias de la
clasificación, primero las divide en unidades mayores,
intermedias y menores.
Unidades mayores. En esta división se toman en
cuenta los fondos, los grupos documentales, las colecciones y las secciones.
Los fondos documentales son todos los documentos
correspondientes a una institución o instituciones de
acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo.
Los grupos documentales corresponden propiamente a las funciones generales de la institución, los factores de formación se deben principalmente a los orígenes
administrativos, a la cantidad de documentos.
Las colecciones derivan de particulares que efectúan donativos documentales a los archivos.
Las secciones son empleadas como auxiliar de subdivisión, sobre todo cuando la entidad productora de documentos es muy grande. Corresponde aclarar que las secciones corresponden al método español de clasificación.
Unidades intermedias. En esta división se toma en
cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y series.
Los sub-grupos son unidades que se forman de
acuerdo a las actividades y se acomodan dentro de los
grupos, obedecen esencialmente a la estructura orgánica de la institución generadora.
Las sub-secciones, tomado también del método español, en la misma forma que en los grupos o unidades
169
mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en casos de documentación demasiado amplia o abundante.
Las series corresponden a las unidades intermedias,
básicamente es la materia prima del archivo, son conjuntos documentales del mismo tipo, que tratan el mismo tema, originados por las actividades, por consiguiente se ordenan en consecuencia a estos factores.
Unidades pequeñas. Propiamente conforman estas
unidades las piezas documentales, se trata de documentos aislados, agregados de documentos que deben
ordenarse procurando darles siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien de acuerdo al orden que se le
impuso cuando estaban en el trámite o el orden original.
El tercer elemento que se considera es dividir por
asuntos y dentro de los asuntos por materias. Debemos
tomar en cuenta que la clasificación por asuntos, si se
ha comprendido bien lo referente a las actividades, será
fácil; pero posiblemente encontremos materias que sean
generales a toda la institución pero que se desenvuelven
de manera separada en cada actividad, para estos casos
se sugiere que la clasificación por materias se efectúe en
los auxiliares descriptivos y no en la ordenación, por la
sencilla razón que al efectuarse en la ordenación, alteraría la organicidad documental y en un caso dado, podría
ser motivo de extravío de los documentos aludidos.
Hay intentos, y lamentablemente ocurre, muy a menudo sobre todo por la escasez de técnicos en archivos;
que cuando algún especialista en bibliografía o en bibliotecología trabaja en un archivo, pretende dar la clasificación bibliotecológica a la documentación, lo cual crea
una serie de confusiones o estados caóticos, al querer dársele al documento un tratamiento como si se tratara de
libros. “El sistema (se refiere al sistema Dewey) es demasiado laborioso para su aplicación con provecho de los
170
documentos públicos sobre asuntos generales y tampoco
es los suficientemente exacto para su aplicación a material altamente especializado”.85
El libro encierra en sí pensamientos, y los pensamientos son susceptibles de ser clasificados en los sistemas
bibliotecarios, lo contrario al documento de archivos,
que encierran actividades, acciones, son producto de las
distintas funciones, lo cual no es fácilmente clasificado,
inclusive algunos expedientes encierran tantas materias
para un solo asunto que se tendría que duplicar por materia para resolverlo. Por otro lado, no se puede forzar a
la documentación para ordenarla apriorísticamente porque se contrapone a su origen que es esencialmente orgánico y funcional.
PRINCIPIOS DE LA CLASIFICACIÓN
Los principios enunciados son extractados de T. Schellemberg, en forma resumida tenemos:
1.- La clasificación de documentos no siempre tiene
que estar relacionada con los diferentes aspectos de la
investigación científica. Aclaramos este concepto: no se
puede tomar toda la documentación denominada económica y reunirla en un solo lugar, sólo para que los investigadores de economía tengan acceso directo a ella. Este
agrupamiento se puede realizar en un auxiliar descriptivo separado.
2.- Los documentos se clasifican con relación a la organización, aun cuando fuera en diferentes archivos, es
decir en archivos descentralizados. De hecho que en la
mayoría de los ministerios, cada organismo dependiente tiene su propio archivo, podríamos decir que se trata
85
SCHELLEMBERG. T.R. Op. cit., pág. 92.
171
de una pre-clasificación natural, siempre que exista una
adecuada organización institucional.
3.- Los documentos deben clasificarse con relación a
las acciones primero, funciones después y actividades al
último, de esta manera se respeta el conjunto orgánico
de la institución. El organigrama generalmente presenta una clasificación a priori ideal, en la práctica esa clasificación para a ser a posteriori, pudiendo efectuarse
correcciones complementarias en beneficio de la eficiencia archivística.
LA CLASIFICACIÓN EN EL CONTEXTO DE LA EVALUACIÓN
DOCUMENTAL
Para identificar en forma precisa el papel que cumple la clasificación de documentos en una institución, es
de suma importancia tener una idea por lo menos general del proceso técnico de la evaluación documental, cuyas fases técnicas son:
1) La fase de análisis de documentos y trámites:
no se puede clasificar documentos sin tener un conocimiento previo de la tipología documental y de los objetivos informativos de cada tipo.
2) La fase de descripción de documentos por tipología: no confundir con las técnicas descriptivas del
archivo en general, sino que se debe tipificar cada documento, su correspondencia con los objetivos informativos
y de trámite, su procedimiento, etc.
3) La fase de elaboración de notas de análisis:
que no es otra cosa que la relación acerca de las características y funciones relevantes de un documento, presentados en relación directa con el ordenamiento de factores, de los cuales enumeramos algunos:
172
• Factor conocimiento: documentos en cuyo contenido sustantivo denotan contenido susceptible de ser
clasificado dentro de las ciencias, por ejemplo: un informe sobre forestación urbana puede contener estudios o
datos relativos a arquitectura ornamental.
• Factor experiencia: relativo a antecedentes sobre conductas de trámites que pueden servir como precedentes.
• Factor valores informativos: de acuerdo a las distintas etapas del trámite.
Es factible inclusive, crear un manual pequeño de
aquellos factores que intervienen en las características
especiales de la institución, de modo que facilite el proceso de la valoración de documentos.
4) Asignación de grados: sobre los valores informativos de los tipos documentales existentes en la institución, esto implica que el valor relativo del documento ya está determinado, por lo tanto está prácticamente
definida la clase de información en la que debe ubicarse
cada documento en función de su valor en la escala de
valores creada ex profeso.
Estas cuatro fases nos dan una idea concreta para la
clasificación documental en función de la naturaleza del
documento como la complejidad de los tipos documentales y segmentos de información a utilizar.
Debemos tener claramente entendido que la clasificación concierne esencialmente a los cargos institucionales, visto de un modo impersonal, es decir que en muy
contados casos la clasificación concierne a personas específicas que cumplen una función.
Las distintas dependencias de una entidad pueden
permanecer años, no así necesariamente la persona que
se desempeña en ella.
173
No debe olvidarse el hecho de que los distintos cargos son de una organización, que la organización es dinámica, factible de cambio; por ende, las acciones también son factibles de variación, estos cambios se deben
generalmente a cambios organizacionales, económicos,
etc. en consecuencia, estos acontecimientos requieren
ajustes periódicos, los que pueden implicar reclasificaciones documentales.
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN EN EL CONTEXTO PÚBLICO
Es de vital importancia considerar los documentos
en función de la especialidad en que se desarrolla, además de considerar la naturaleza y complejidad de las funciones para efectos de una clasificación total.
Así por ejemplo, en un Ministerio de Salud pueden
existir documentos relacionados con disciplinas científicas o profesionales distintas, y muchas veces totalmente
opuestos, así tenemos en el ejemplo documentos producidos por kinesiologos, administradores, asistentes sociales, enfermeros, cada uno de los cuales producen series de clases de documentos distintos de acuerdo a las
actividades:
En otras palabras, actividades como las que siguen,
generan documentos claramente distintos dentro de una
misma institución:
174
Como podemos observar, los documentos generados
en las respectivas áreas, pueden clasificarse a su vez en
función del grado de complejidad de las funciones y del
área o disciplina correspondiente. Esto no significa necesariamente que un kinesiólogo tenga la misma producción
documental que un técnico de administración, puesto que
según la especialidad, las acciones de cada área son distintas.
Naturalmente los responsables de la unidad del archivo deben tener cuidado en que lo que proponen y quieren formular reflejen el conocimiento de la realidad particular y la investigación desarrollada sobre cada área
específica; además deben considerar no sólo la realidad
a nivel micro-organizacional sino también a nivel macroorganizacional.
Es conveniente aclarar también que una clasificación
de determinada institución no siempre es ideal para otra,
en razón de las diferencias de organicidad. No debemos
olvidar que cada archivo es diferente a los demás, la clasificación entonces, deberá efectuarse con esas miras,
primero para satisfacer las necesidades de la institución
a la que se aboca y posteriormente la de los usuarios.
ORDENACIÓN
La ordenación y la clasificación son dos ramas de un
mismo trabajo, ambos están muy ligadas, la ordenación
es la materialización de la clasificación, al mismo tiempo es el paso ineludible a la descripción. Persigue tres
fines esenciales:
• Facilitar la ubicación instantánea de los documentos, preferentemente por medios visuales inmediatos,
como ser el agrupamiento de planos, de textos y de cin175
tas magnéticas en distintos lugares, pero identificables
a primera vista.
• Hacer conocer su índole y contenidos86 , en forma
muy elemental, si observamos un conjunto de rollos de
papel observaremos que son planos o mapas, este aspecto es más característico de la experiencia del archivero.
• Acondicionar los documentos de acuerdo a normas
adecuadas a las necesidades de consulta y de su conservación.
En la clasificación se observa una relación de continente y contenido en concordancia con la definición de
la archivología; continente y contenido en cuanto a una
acción que encierra funciones, éstas a su vez encierran
actividades.
Los fundamentos de la ordenación no contradicen en
absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad a la documentación, permitir que su información sea recuperable, es obtener físicamente los contenidos del documento, agrupar los documentos de una forma racional, primero ordenar y agrupar los documentos individuales enmarcados en las actividades para convertirlas en unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desarrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas entre
sí, dentro del contexto de la administración que genera
documentos, de modo que reflejen las acciones de la entidad.
Hemos recordado que los documentos de un archivo,
si son considerados solos, aislados de su contexto, pierden gran parte de su valor. Giorgio Cencetti, afirma que
existe una «falta de autonomía del documento de archivo concebido solo, porque no tiene ningún valor cuando
86
SCHELLEMBERG, T.R. Principios Archivisticos de Ordenación. (Reimpresión)
C.I.D.A. Córdoba, 1978. Pág. 7.
176
es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al cual pertenecía».87
Igualmente precisa es la afirmación de Michel Duchein: «El documento de archivo (...) no tiene razón de
ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto.
Éste se coloca en el seno de un proceso funcional del que
constituye él mismo un elemento, aunque sea mínimo.
El documento de archivo no está jamás concebido, al principio, como un elemento aislado. Éste tiene siempre un
carácter utilitario, que puede aparecer claramente sólo
si ha conservado su sitio en el conjunto de los otros documentos que lo acompañan».88 Y además: “Como consecuencia, es esencial para la valoración de un documento cualquiera, saber exactamente quién lo ha producido,
en qué circunstancia, en el marco de qué proceso, con qué
fin, para qué destinatario, cuándo y cómo ha sido recibido por este último, y por qué vías ha llegado a nosotros.
Tal conocimiento —agrega Duchein— no es posible sino
en la medida en que el conjunto de documentos que lo
acompañan haya sido conservado intacto, bien individualizado y sin confusión alguna con documentos de origen
diferente, aunque concernientes al mismo objeto”.89,90
Si mantenemos esta unidad entre las tres técnicas:
la clasificación, la ordenación y la descripción, la identi87
88
89
90
CENCETTI, Giorgio. Inventario bibliográfico e inventario archivístico. En
“L’Archiginnasio”, a. XXXIV, Bolognia, 1939, págs. 106-117; vuelto a publicar en Scritti archivistici, di Giorgio Cencetti, Roma, li Centro di Ricerca
editore. 1970, págs. 56-69, en el que la frase aquí mencionada está en la página 64. Citado en LODOLINI, Elio. El problema fundamental de la Archivística..., op. cit., pág. 29.
DUCHEIN, Michel. Le respect des fonds en archivistique. Principes teóriques
et problémes pratiques, en “La Gazette des archives” N° 97. París. 1977.
Págs. 71-96, la frase aquí mencionada está en la pág. 75. Citado en LODOLINI, Elio. El problema fundamental de la Archivística..., op. cit., pág. 30.
Ibídem.
LODOLINI, Elio. El problema fundamental de la Archivística..., op. cit., pág.
31.
177
dad archivística del documento se mantiene definida,
como consecuencia, nos da los propósitos del archivo y
de la entidad.
Para determinar la identificación archivística del documento son necesarios tres aspectos esenciales:
• Fondo de origen.
• Actividad específica.
• Tipo documental.
Si hemos ordenado adecuadamente la documentación,
nos responde de inmediato el fondo de origen, porque
necesariamente los documentos pertenecientes a un determinado organismo productor están reunidos en un
determinado lugar. La actividad específica determina
los puestos que estarán dentro de la clasificación, ordenados por las funciones y actividades. El tipo documental define la ubicación del documento.
La ordenación está sujeta a los factores de formación
del archivo, es decir, se dará una primera fase, fuera del
archivo, donde los papeles sueltos serán ordenados de
acuerdo a las necesidades primarias del documento.
En esta fase se da una pre-clasificación. Esta ordenación, llamémosla primaria, estará de acuerdo con las
actividades del organismo o institución. Luego se presenta la segunda fase, cuando el documento ha cumplido determinados fines pero constituye aún un elemento
de consulta, la ordenación será la misma, por lo consiguiente en esta etapa se sigue denominándola primaria.
Posteriormente los documentos son transferidos a
una fase intermedia, esto sucede cuando los documentos
han cumplido exhaustivamente sus objetivos, la ordenación continuará en esta fase a la primaria, pero por su
volumen los documentos estarán ordenados por acciones
por sus respectivas funciones y actividades que consti-
178
tuyen los hechos generadores del documento, llamémosla en este aspecto la ordenación secundaria. Por el número de orden más que de importancia, esta ordenación
permanecerá en la fase histórica, donde los documentos
han sido seleccionados por sus valores y necesidades de
consulta.
En la ordenación primaria es posible que el documento esté en diferentes lugares, sea que éstos hayan
sido reproducidos por copias carbónicas, copias legalizadas, fotocopias o cualquier sistema reprógrafo. Una resolución, circular, disposiciones de tipo general, normas
administrativas, pueden estar en los archivos eventuales donde se desarrollan actividades similares o relacionadas con estos tipos documentales; pero en la ordenación secundaria, el documento no puede estar materialmente sino en un solo punto del espacio. La multiplicidad del documento se realizará a través de los auxiliares descriptivos.
La ordenación natural. Si bien no nos corresponde
en el presente trabajo ahondar en cada una de las técnicas operacionales del archivo, sí es necesario tener un
panorama general de todos sus contenidos.
Tanto la clasificación como la ordenación deben respetar la naturaleza orgánica de la institución. La ordenación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores
preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tiene dos principios que encierran en sí toda la problemática de la ordenación.
El principio de procedencia: este principio crea
algunas confusiones terminológicas, sobre todo cuando
se habla en términos de archivística. El Dr. Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación “pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino archivís-
179
tica”.91 Por medio de este principio se establece que los
documentos deben agruparse de acuerdo a la procedencia, que se considera no como del lugar que nace el documento, sino más bien el lugar donde ha sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios. Para evitar
este tipo de interpretaciones, se considera necesario
dividir el principio en dos conceptos, sin alterar su esencia. Denominemos entonces principio de procedencia al
lugar donde se origina el documento, y el principio de
pertenencia, al lugar donde el documento ha continuado su trámite y ha cumplido sus fines.
En la ordenación tenemos entonces la entidad productora y la entidad de pertenencia. Un individuo efectúa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El documento sigue su trámite en las dependencias de la renta
hasta que emane una resolución, sea esta positiva o negativa, el principio de procedencia será entonces el individuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimiento a
una serie de funcionarios relacionados por sus actividades con la naturaleza del reclamo, pero este individuo
no se lleva el expediente, el expediente con la resolución
se queda en la institución donde fue gestionado, encontramos entonces el principio de pertenencia. Naturalmente este documento pertenece al archivo de la renta.
El principio de orden original establece que la documentación debe conservarse en el orden que recibió durante su función administrativa.
Establecemos entonces una generalidad para todos
los archivos, que la documentación debe ordenarse respetando la pertenencia natural y el orden en el cual se
produjo.
91
MENDOZA, Gunnar. Problemas de la Ordenación y la Descripción archivística en América Latina. C.I.D.A. Córdoba, 1978. Pág.7.
180
DESCRIPCIÓN
La descripción en el archivo es el empleo de técnicas que permitan crear auxiliares e instrumentos de información con el objeto de tener un conocimiento seguro
y completo de la documentación existente y perteneciente a un archivo. No es suficiente que un archivo esté
ordenado y clasificado en debida forma, la cantidad documental hace necesario servirse de herramientas que
permitan ubicar al documento con mayor facilidad y en
menos tiempo.
Para una descripción adecuada, la archivología recurre
al método diplomatista, es decir primeramente estudia los
caracteres internos y externos del documento, teniendo
este fundamento, la descripción resulta práctica.
Al efectuar un estudio de los caracteres de los documentos nos referimos a ciertos aspectos físicos y metafísicos, que actúan como factores determinantes en su
identificación, haciendo posible su descripción más fácil
puesto que se ha logrado una identificación de los elementos comunes al documento.
Estos atributos particulares, permiten incluso conocer la utilidad que se dará de los documentos, esclareciendo pautas para su conservación, ubicuidad y eliminación cuando sea necesario. La utilidad que se dará a
los documentos, es atributo propio de cada archivo o unidad archivística, puesto que los usuarios definen e identifican los modos de consulta de acuerdo a sus propias
necesidades, la utilidad y el valor que tiene cada documento. Los caracteres propiamente son descriptores por
su función y utilidad en los auxiliares descriptivos.
Los caracteres externos se refieren a la estructura
física del documento, de acuerdo con la clasificación de
Theodore R. Schellemberg serían cuatro:
181
Clase y/o tipo documental,
Contenedor, 92
Cantidad,
Soporte. 93
Los caracteres externos son aquellos por los cuales
con el simple mirar el documento podemos saber qué es.
Es decir son aquéllos que reflejan la parte física del documento, forma, tamaño, color, etc. agilizando su identificación por la función que se realiza, dándonos pautas
del contenido.
Los caracteres externos se refieren a la estructura
física del documento; de acuerdo con la clasificación de
Theodore R. Schellemberg:
Clase y tipo documental. El mismo Schellemberg,
nos sugiere que para determinar este carácter físico, debemos respondernos a la pregunta ¿qué clase de documento es este? Al hablar de “clase” y “tipo”, nos estamos
refiriendo a la forma en que se nos presenta a primera
vista el documento; si es impreso, formulario, carta, informe o memorándum.
La clase en cierta forma ayuda a la clasificación documental, ya que en base a los tipos documentales es posible clasificar las series. Un conjunto continuo da una
serie.
El tipo documental es aquél que se caracteriza por
sus propiedades intrínsecas, como puede ser el color, el
tamaño, la forma. Por ejemplo una tarjeta o un decreto
•
•
•
•
92
93
El término «formato», empleado por Schellemberg, fue modificado por «contenedor» en el libro Técnicas documentales de archivo del mismo autor,
dado que se presta a confusión con la forma del objeto, queda más claro
decir contenedor como aquello que contiene a las unidades documentales.
Es la misma observación que la anterior, decir «forma» es indicar una presencia externa, no siempre indicando las cualidades de copia u original, queda
más explícito el término «soporte».
182
tienen sus características plenamente diferenciadas, incluyéndose también la forma del escrito.
Hablamos de los tipos documentales comunes como
podrían ser los más usados en la administración pública. Por ejemplo un comprobante de pago. Documentos
éstos que se encuentran en todos niveles. Generalmente
cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la categoría del documento. Si es carta lo más probable es que el tamaño del papel sea reducido; si es informe suele ser una hoja más grande que la carta; si es
memorándum puede ser de tamaño mitad del de informe, etc. IRAM proporciona las normas para los diferentes tipos documentales.
La clase o tipo va determinando entonces la especie
a la que pertenece el documento, pero para una mayor
aclaración, clase es sobre todo lo referente al soporte,
es decir a primera vista podemos determinar si el documento es cartográfico, audiovisual, textual, cinta magnética, etc.
La estructura del soporte es apreciable a simple vista, dentro de cada clase se presentan los tipos documentales, es decir, las diferentes formas dentro de una misma
especie. La experiencia nos enseña que los documentos
públicos que nos ocupan actualmente son en su generalidad documentos textuales y formularios. En la descripción es muy necesario especificar el tipo documental.
La diversidad de tipos documentales se debe sobre
todo a las diversas actividades a las que se dedica un determinado organismo.
Algunos de estos tipos son especializados, de ahí que
tenemos en muchos casos formularios propios para cada
institución. Para facilitar la descripción, los tipos documentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg clasifica los tipos documentales comunes, persona183
les, de actividades financieras y judiciales, asuntos gubernamentales, que caracterizamos a grosso modo.
Tipos documentales comunes. Los tipos documentales comunes son aquéllos que se producen en todas las
actividades, sean éstas judiciales, económicas, gubernamentales, etc. Por lo general este tipo documental sirve
de comunicación entre personas o instituciones. Los más
conocidos son las cartas que componen la correspondencia. Dentro de este grupo podemos citar también las actas, los informes, memorándums, notas y telegramas, porque estos documentos son de utilidad para todas las actividades.
Tipos documentales personales. Estos tipos documentales son más utilizados en un archivo histórico o
intermedio, que en los jurisdiccionales o sectoriales de
la administración pública. Son documentos producidos
por las personas en sus actividades particulares.
Los tipos documentales personales generan cierto
malestar en la clasificación porque corresponden a una
persona jurídica, bajo determinadas circunstancias que
no son institucionales, ej.: si legalmente somos una institución, un historiador, un inventor, generamos documentos. Esto en el momento de hacer una clasificación
genera problemas, porque no tenemos tipificaciones de
esos documentos. Algunas sí es más factible clasificarlas
rápidamente, por ejemplo cartas como cartas recibidas,
o emitidas. Pero otra identificación se hace muy difícil.
Son dignos de mención los diarios y memorias, álbumes,
autobiografías, biografías, discursos, ensayos, genealogías, recortes de periódicos, etc.
Tipos documentales financieros y judiciales. Tal
como su nombre lo indica, los tipos documentales de referencia son aquéllos que se producen gracias a la actividad económica de una institución y dentro de los judi184
ciales, aquéllos que se producen como consecuencia de
juicios, procesos, apelaciones, etc. propios de las actividades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tener
un conocimiento básico sobre las actividades y léxico empleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posible a la realidad. En la administración moderna un buen
número de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la identificación rápida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, además de que en la ejecución judicial se producen diferentes tipos dentro de
un mismo expediente.
a.- Tipos documentales de asuntos gubernamentales. En la administración moderna es el Estado el que
provee mayor cantidad de documentación, debido sobre
todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que
efectúa el gobierno a través de sus organismos adyacentes. Asimismo originan tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios
sobre actividades complejas.
Deducimos entonces que el tipo documental, al ser
claramente identificado por el archivero, está dando también a conocer la información generalizada de su contenido.
b.- Contenedor. Schellemberg lo denomina formato
y así se establece en algunos institutos de enseñanza archivística. Mi intención al definir contenedor, aparte de
evitar confusiones entre formato y forma, se acerca más
a su propia definición que es la manera en que son reunidos los tipos documentales al ser producidos.
185
El formato indica la forma escritural. Nosotros hemos cambiado por el vocablo contenedor de los documentos, hablamos por el volumen (libro actas, unidades archivables expedientes). Las unidades que se conservan
como series (alfanuméricos) y unidades que se conservan ordenadas por files. Crear un file con una determinada característica, por ejemplo correspondencia recibida de tal o cual ministerio, y separamos de acuerdo a ministerios, no están mezclando por fecha sino subdividiendo y a su vez es posible clasificar dentro del mismo
file por las clasificaciones tradicionales —numérica y
cronológica—, no son expedientes, son files. En el expediente hay que cursar necesariamente un trámite, en un
file no.
Un carácter externo del documento será la cantidad,
para hablar de ella hablamos en medidas lineales, para
tomarlas partimos desde 10 cm hasta metros lineales,
porque al momento de realizar un inventario no se va a
encontrar una serie con menos de 10 cm, si existe es porque esos documentos requieren de un análisis por piezas documentales, ya no por expediente, por libros, por
contenedores, etc.
Estos contenedores, de acuerdo con su forma física y
modo de operación, llevan distintos nombres o nominaciones generales que están de acuerdo con su propia naturaleza. Theodore R. Schellenberg designa tres grupos:
l) Volúmenes: este término es también bibliotecológico. Se denomina volúmenes cuando los documentos
pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de
un libro. Se denomina también libro. Es necesario aclarar qué clase de volumen es, por ejemplo: libro de cuentas, libro mayor, libro copiador, libro de actas, etc., y si
fueran de un solo tipo documental especificar si es un
empaste o un cuaderno.
186
2) Unidades archivables: lo consideramos como el
más común dentro de la administración pública, puesto
que se trata de determinadas estructuras físicas que permiten colocar los documentos referentes a un solo asunto. Es necesario también aclarar qué clase de unidad es,
si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de
palanca, folder, etc.
3) Unidades ordenadas deliberadamente. A estas unidades Schellenberg, las denomina como series de
determinada ordenación. Si hablamos de series creamos
confusión con la clasificación general, es por eso que preferimos llamarlas “unidades ordenadas”; sería lo que en
terminología inglesa se denomina “files” que obedecen a
un orden determinado por las actividades mismas. Este
orden puede ser alfabético, numérico, etc.
c. Cantidad. En la descripción es muy importante
saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa la documentación; nos da un cálculo
aproximado del crecimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se requeriría tanto
en el propio archivo administrativo como en los archivos intermedio e histórico al efectuarse el traslado o la
transferencia.
Es necesario verificar si la documentación está colocada de canto o “acostada”. Si la documentación está de
canto se miden longitudinalmente y paralela al horizonte o al piso; si la documentación está acostada, se mide
perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en
la descripción la totalidad de documentos en metros
lineales; así mismo es necesario determinar la cantidad
exacta de volúmenes y unidades archivables o de conservación.
d. Soporte. Theodore R. Schellemberg habla de forma, lo cual nos confunde fácilmente con el formato, de
187
ahí que la denominación de la forma es preferible cambiarla por la de soporte, puesto que el soporte contiene
a la información, vale decir si está en original o si está
reprografiado (copias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades de reproducción del original. Tendremos entonces un soporte original o soporte reprografiado. En este punto es necesario hablar un poco del contenido del tipo documental, ya que tendríamos que separarlos en grandes grupos para describirlos, es decir, es
necesario verificar si es el original o la copia la que se
encuentra en el archivo. Si es copia también es necesario aclarar si esa copia es de carbónico, si es copia a máquina (recopilación), si es fotocopia del original, si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etc.
Los caracteres internos se refieren más al contenido del documento, pero para hacer una descripción del
contenido de cada documento resultaría una labor pesada e innecesaria, Gunnar Mendoza nos advierte sobre
esta situación: “Existe actualmente en la mayoría de los
archivos latinoamericanos una marcada desproporción
entre la cuantía de los materiales a describirse y las posibilidades reales de la descripción para absorber todos
estos materiales. La tendencia indica que en el futuro
esa desproporción irá aumentando en vez de disminuir,
a menos que se establezcan nuevas bases descriptivas.
En el párrafo anterior hicimos un análisis sumario
de esta característica peculiar de los archivos latinoamericanos. Allí mismo indicamos que el origen del problema reside principalmente en el hecho de que en nuestros repositorios la descripción ha tenido siempre, y tiene, por objeto el documento suelto, y el tratamiento detallista que se le aplica. Expresamos también que el remedio de esta crisis consiste en abandonar esa política
188
descriptiva y adoptar otra en que el objeto de descripción sean los conjuntos homogéneos de documentos”.94
Por lo expuesto se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes a todos los documentos y que a
su vez nos indican una referencia documental que nos
permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. Así tenemos que las propiedades principales
de todo documento son:
• Entidad productora,
• Los orígenes funcionales,
• La fecha y el lugar de producción
• El contenido substantivo.
Los caracteres internos se refieren más al contenido
del documento pero para hacer una descripción del contenido de cada documento resultaría una labor pesada e
innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir
aquellos caracteres comunes en todos los documentos y
que a su vez nos indican una referencia documental que
nos permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar
descriptivo. Así tenemos que las propiedades principales de todo documento son: la entidad productora, los
orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción y el
contenido substantivo.
a. Entidad productora. Todo documento es producto de una actividad, es decir no habría documentos si
mediante una acción no fuera creado, por consiguiente
existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el documento.
Es por eso que la entidad productora tiene vital importancia en la archivología, puesto que determina la procedencia de los documentos.
94
MENDOZA, Gunnar. Op. cit., pág. 7
189
Es la entidad quien produce los documentos, es necesario entonces caracterizar si es pública, industrial, o
religiosa , la entidad productora nos da una pauta de la
procedencia del documento.
En esta etapa hablamos del principio de procedencia como una de las propiedades documentales que nos
indica de dónde proviene el documento y legalmente a
dónde pertenece.
La entidad productora debe ser necesariamente descripta en cualquier auxiliar descriptivo. Alude directamente a la persona jurídica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una
institución. Si es institución puede dividirse en dos grandes grupos: los públicos y los privados.
Al determinar la entidad productora también limitamos el campo del contenido, porque cada institución tiene sus propias funciones. Si la entidad productora es una
persona, al describir hay que procurar tener en cuenta
la actividad que desempeña esta persona en la sociedad,
lógicamente que esto nos dará una pauta del contenido
documental sin necesidad de leerlo todo.
b. Orígenes funcionales. Los orígenes funcionales
cobran una importancia vital para el archivero, puesto
que determinan la función administrativa que motiva la
documentación, al mismo tiempo que nos indican la causa por la cual fueron producidos. La causa generalmente
nos da la importancia del documento, lo que nos hace suponer que un documento por felicitación de cumpleaños
no cumple la misma función ni tiene la misma importancia que un informe de actividades.
La función es bastante genérica para especificar las
labores que desempeña una institución para el logro de
sus objetivos, para ser más específicos denominamos “actividades”, y más específicamente actos. El término trá190
mite enumerado por Schellemberg es así mismo genérico,
puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un determinado documento para lograr una resolución.
Estos términos de funciones, actividades, actos y trámites son aplicables a toda administración y a toda persona jurídica, puesto que la constancia es el documento
mismo.
c. Fecha y lugar de producción. Todo documento
válido lleva necesariamente la fecha, aun cuando no todos llevan el lugar. Así tenemos que los documentos que
sirven para efectuar un trámite interno de una institución, muchas veces no llevan membrete, se descuida este
detalle. La fecha y el lugar son las acciones del nacimiento del documento.
La fecha y lugar de producción, más conocido como
datación, nos da una pauta del cuándo y del dónde, que
también son descriptores de la ubicación, el cuándo nos
da un orden cronológico, generalmente es la datación la
que nos da indicio del orden original de los documentos,
otro principio, o sea en qué orden fueron creados estos
documentos, que hay que respetar.
En los documentos jurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que para las investigaciones, permiten
determinar el tiempo de validez del documento, y cuando la clasificación así lo requiera, permite el ordenamiento cronológico.
d. Contenido substantivo. Su nombre mismo lo indica, es el contenido substancial por el cual ha sido necesario producir el documento, a este contenido se lo denomina asunto o tema principal. En la administración
moderna se procura que este contenido sea lo más preciso posible en la relación con las actividades de cada institución. El contenido substantivo, es el carácter más amplio, contiene temas de personas, lugares, cosas, fenóme191
na; al decir personas limitamos un poco con personas jurídicas. Al querer hacer un inventario por personas tendremos una gran cantidad de información sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del documento, mediante los valores primarios del documento, sobre la importancia de ciertos de estos factores sobre los demás, no
hablamos de temas, no los archivamos por tema, es una
cuestión más bibliotecológica, en el archivo casi no se
usa el problema tema, al cual se lo confunde generalmente con el asunto, éste se encuentra más que todo en el
tipo documental ya que este nos da ya una idea cabal del
asunto. El asunto por lo general puede referirse a las personas jurídicas y sus acciones, a los lugares, a las cosas y
a la fenómena.
Personas. Al hablar de personas nos referimos a la
persona jurídica, es decir que puede ser una persona como una institución. Así mismo éstas pueden ser públicas y privadas, como hemos mencionado anteriormente.
Lugares. Se refiere generalmente a regiones geográficas, así mismo puede incluirse a dependencias en
distintos lugares de la misma institución. Al describirse, es preferible siempre partir de lo general a lo particular, es decir regiones, países, provincias, municipios,
pueblos, ciudades, villas, etc.
Cosas. Encierra en su concepto objetos materiales.
Se subdividirían en dos grupos, los artificiales, en los que
interviene la mano del hombre, los mismos que se subdividirían de acuerdo con las especialidades a que corresponden. Si hablamos de automóviles, tractores, maquinarias, generalizaremos como mecánica; si hablamos de
puentes, caminos, represas, consideraremos como ingeniería, etc. y las cosas naturales que a su vez se subdividirían de acuerdo con los reinos de la naturaleza, la designaremos como minerales, vegetales y animales.
192
Fenómena. Se refiere sobre todo a las múltiples manifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de
una organización social, tales como políticos, económicos, sociales, religiosos, científicos, militares, etc. Los
períodos cronológicos son comunes en todo el contenido
substantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, décadas, años, meses o días.
Todo este estudio que se realiza en la descripción,
permite comprender que describir es efectuar registros,
pueden ser en distintos soportes, fichas, listados, medios
electrónicos, con la finalidad de que exista una constancia de la existencia documental y permitir la recuperación de la información contenida en el documento.
La descripción no admite errores en su elaboración,
puede considerarse irreversible, por eso es necesario
efectuar algunas labores previas.
• Comprobar la existencia de los documentos, saber
qué se tiene, lo que ingresa o egresa, si fue seleccionado,
si se facilitó el documento, quién se lo llevó, cuándo, por
cuánto tiempo. Asimismo se pueden establecer las características de esos documentos para saber el porqué
de la demanda, posteriormente se puede confeccionar
un auxiliar descriptivo de acuerdo con esa características del archivo, no deben ser secretos.
• Los auxiliares descriptivos deben ser los medios
más aptos para encontrar el documento requerido, siendo su naturaleza simple, y de acuerdo con las características del archivo, no deben ser secretos con contadas
excepciones con los archivos del Estado, militares, etc.
• La descripción debe ser lo más completa posible tanto y en cuanto al documento se refiere como al contenido mismo del archivo, muchas veces por la excesiva demanda que presentan algunos tipos documentales, se des-
193
cuidan otros que pueden ser esenciales, es decir, documentos poco consultados pero con información valiosa.
• Hay que tener presente que los auxiliares descriptivos, pueden ser reelaborados por algún sistema cibernético o informático, por consiguiente es bueno pensar
qué tipo de información es la esencial para estos sistemas.
Las técnicas descriptivas para su buen desempeño,
utilizan diferentes formas de registro, como ser las guías,
los inventarios, los catálogos.
Los auxiliares descriptivos.- El breve análisis que
sigue a continuación sobre el proceso de ordenación por
tipos documentales, está enfocado en función de la evaluación de documentos normalizados, en su mayoría como
formularios que son elaborados en base a las necesidades
de organizaciones públicas como privadas. Esta evaluación nos lleva a determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos como base técnica
para viabilizar la conformación de un sistema interno
del manejo documentario de cada organización.
Establecida la clasificación obligatoria en todo archivo, admitida la ya existente por ser la justa, la labor del
archivero se encamina a proveerse de un instrumento
que le permita rápida y claramente, localizar cualquier
pieza solicitada.
Las técnicas descriptivas le proveen el inventario:
que tiene un carácter localizador, ya provisto de aquellos datos imprescindibles mediante los cuales se reconoce los documentos por su cualidad, su fecha y el lugar
en que está emplazado, la signatura —ubicación— el tipo
documental o una brevísima descripción de datos y la fecha o fechas que abarcan.
El inventario de un archivo, como otros instrumentos, tiene formatos distintos, sean fichas, planilla o li194
bros de registro en que las hojas se dividen en columnas
cuyos asientos siguen un orden numérico de unidades.
Por lo general, los archivos de larga data tienen sus inventarios tradicionales. Este primer auxiliar de localización,
tiene su mayor aplicabilidad para uso de los funcionarios en su labor de servicio.
No está hecho para proporcionar información exhaustiva sobre el contenido sustantivo de los documentos.
Los inventarios no se confeccionan pensando en su publicación a pesar de que hay inventarios que se han publicado por su importancia. El inventario es por excelencia, el auxiliar descriptivo del archivo.
La guía conoce los detalles documentales en forma
generalizada, panorámica, de los documentos que están
bajo la custodia del archivo, así como una información
complementaria sobre el archivo en sí; la guía del archivo es un medio de comunicación a los consultantes.
Informa sobre los fondos, de una manera panorámica, proporciona la orientación sobre documentos del archivo que son útiles para un determinado campo de investigación.
La historia del archivo mismo explica cuál puede ser
el valor de los documentos, y el estado de utilización en
que se encuentra. La guía decide a un investigador sobre la necesidad de visitar al archivo. No pretende más
que informar. Es tan esencial está información, que el
movimiento actual del mundo archivero ha cifrado su trabajo en la confección de guías de los archivos, para cubrir la gran laguna existente de información adecuada.
Primero hay que saber dónde están los documentos, luego investigarlos.
No todos los papeles que se guardan en los archivos
tienen la misma significación incluso su valor varía con
el tiempo. Al período de la supremacía de la historia ex195
terna ha sucedido el de interés por la historia interna.
La sociología, la economía, la etnología, entran de lleno
en la faz de la utilización de los documentos, para las series de documentos que el investigador o funcionario del
siglo XIX no hubieran considerado como esenciales son
buscados con entusiasmo. Censos de población, documentación financiera, descripciones etnográficas han adquirido un relieve que está en función de estas nuevas directrices del saber humano.
Así el archivero debe estar preparado ante semejante pedido y debe confeccionar índices que puedan ayudar al mejor conocimiento de ciertos fondos documentales. Los índices deben cumplir con el requisito de orientar, es decir proporcionar a los consultantes, en forma
breve, la localización de los documentos que pertenecen
al enunciado del título. Los índices son las claves mediante las cuales el consultante sabe que tiene necesidad de
visitar un depósito documental.
Aún existe un paso más avanzado en la labor del archivero con respecto a sus funciones de servicio y es el
de facilitar al investigadores en la búsqueda de la información que necesita. Esta ayuda se plasma en una obra
útil y apta para la circulación, que por su contenido
proporciona tan buena información que, en algunos casos es suficiente para el consultante, sin tener que recurrir al original.
Nos referimos a la confección del catálogo. El auxiliar descriptivo más completo y que necesita mayores y
mejores conocimientos para ser realizado, le requiere
un mayor trabajo intelectual, elaborando resúmenes completos del contenido sustantivo, tarea ardua porque los
límites de lo esencial y lo accesorio son a veces difíciles
de discernir, ya que se presta a la redacción o elección
subjetiva de las descripciones.
196
En América Latina, la cuestión de los archivos empezó en la época de Carlos V, la elaboración de los auxiliares descriptivos son una continuación del concepto
español, paralelo al concepto histórico. Se diferencia de
los Estados Unidos de Norteamérica, por la iniciativa
estatal en el caso latino y por las concesiones privadas
en el caso norteamericano.
La realización del catálogo es considerada como una
etapa principal porque resalta los documentos de gran
importancia. Individualiza los documentos separados del
conjunto; con determinado número de datos dispuestos
inteligentemente.
El catálogo es para Schellemberg cualquier auxiliar
hecho en fichas. Mientras que para Tanodi es una selección en forma de colección realizada con fines de información o investigación. Para Vázquez es un conjunto de
asientos, cada uno incluye un resumen del contenido documental y se ordena entre los demás según el criterio
del catalogador.
Es necesario hacer una distinción con el corpus documental que se trata de una recopilación de textos variados; el catálogo es un corpus documental de proporciones reducidas, tanto en el tamaño como en el texto.
El catálogo es esencialmente descriptivo en contraposición con el índice que es de carácter indicativo. Cada ficha catalográfica se refiere a un documento determinado, en cambio, las fichas de indización se refieren a un
asunto que puede estar en varios documentos y con distinta ubicación.
Plan de catalogación. Para realizar una buena catalogación es necesario realizar previamente un plan,
teniendo en cuenta básicamente:
197
1) Es necesario tener en cuenta los índices que se van
a hacer, de modo que ambos auxiliares tengan una relación y apoyo mutuo.
2) Estudiar cuál es la relación del catálogo por elaborar, con los ya existentes, o con los que posteriormente se han de elaborar, a fin de no duplicar ni desperdiciar esfuerzos. Si los catálogos existentes son diferentes
de lo que vamos a elaborar, es posible separar los ya existentes. En todo caso lo deseable es poder reunir todos
los catálogos en una sola unidad o modelo de trabajo.
3) Analizar cuáles han de ser los documentos que se
han de catalogar en primera instancia. Se sugiere tomar
en cuenta:
a) Los documentos que tuvieran relativa importancia por su antigüedad.
b) Por el tipo documental.
c) Por la importancia social o histórica de un acontecimiento.
d) Por ser documentos más solicitados.
e) Por ser una colección.
f) Por las personalidades intervinientes que revisten algún grado de importancia.
4)Analizar los encabezamientos taxonómicos, los soportes, la diagramación de las fichas, modo de hacer el
resumen.
Así mismo, para lograr una buena catalogación, es necesario tener en cuenta:
• Que cada ficha catalográfica y el catálogo en sí, sea
el camino más corto entre el usuario y el documento.
• Que sea inteligible para quien requiera acceder a
la información.
• Que no sea tan rígido temáticamente hablando, permitiéndole al usuario relacionar hechos.
• Que tenga visión de futuro.
198
• Que sea expandible.
Publicación de catálogos. La publicación persigue
generalmente dos fines, la de difundir los contenidos documentales y la de salir a buscar a los investigadores,
para esto son útiles las guías y catálogos.
Toda publicación catalográfica necesita de una introducción explicativa sobre los criterios adoptados para
la catalogación.
Es recomendable incorporar el listado de tipología
documental.
Al realizar un publicación es necesario también utilizar el espacio adecuado para explicitar los servicios
que se dan al consultante, si hay facilidad de copias, horarios de atención, hay servicios de transcripción.
No bastan estos inconvenientes, el catálogo es la obra
más acabada y completa de la labor archivística; la más
interesante porque individualiza los documentos proporcionando relieve que le fueron privadas en las etapas
anteriores y le devuelve la personalidad que le corresponde como obra humana.
Los catálogos describen un todo orgánico, sección o
series, o de un conjunto de diversas procedencias unido
convencionalmente en atención a su contenido, su tipo
documental, su fecha u otros elementos que constituyen
una pieza documental.
Cuando se tiene un conjunto de documentos de gran
importancia y para los que un índice resulta un medio
de información insuficiente, el catálogo es la técnica a
emplear. Los catálogos son necesarios, por ejemplo, para
las colecciones que, por su origen, están integrados por
elementos muy diversos, de variadas procedencias.
Según la minuciosidad y exactitud con que un catálogo ha sido redactado puede satisfacer las necesidades
de los investigadores como información, y en algunos ca199
sos puede ser mejor que la reproducción microfotográfica en serie, evitando leer mucho documento que carece
de interés para el usuario. Si bien es verdad que nada
puede sustituir el original mismo, el catálogo es el más
elaborado de los medios de información que el archivero
es capaz de producir.
Todas las tareas anteriormente descriptas son las que
el archivero desarrolla para cumplir sus funciones, organizador y facilitador, de documentos, con proyección
a publicaciones para servicio impersonal.
En la catalogación uno de los problemas frecuentes
que se presenta es la ordenación de los documentos. El
archivero, de acuerdo con su experiencia, elige el método de ordenación para servir mejor al usuario.
La clasificación parte de un todo que generalmente
se denomina universo. Este universo es fraccionado por
categorías hasta sus partes indivisibles, permitiendo una
comprensión adecuada de cada uno de los sectores.
Para que estas fracciones tengan un nexo entre sí se
utilizan los taxones, término genérico que designa un
grupo cualquiera que se aglomera por factores o propiedades comunes.
Los taxones pueden ordenarse principalmente de
dos maneras: sistema jerárquico y sistema secuencial.
En el primero se dan distintos niveles categorizados por
sus cualidades. De lo universal a lo particular; comprendiendo cada nivel superior a todos los taxones de su línea.
En el sistema secuencial todos tienen un mismo nivel. Éste se usa como una parte del sistema jerárquico y
para cantidades no muy grandes de asientos.
Cuando hablamos de un sistema diccionario, normalmente clasificamos de manera jerárquica, pero cuando
uno lo pone en uso se le ofrece de manera secuencial.
200
El éxito de un sistema depende de la base de división, es decir, depende del criterio usado para las distintas divisiones de los taxones.
La clasificación puede dividirse también en generales, autónomas y semiautónomas.
Las autónomas son clasificaciones preparadas por el
catalogador para resolver un determinado problema.
Las generales son clasificaciones que pretenden abarcar todos los temas. En las clasificaciones generales se
ubican los sistemas Dewey y C.D.U.
Las semiautónomas son clasificaciones que toman un
sector de la clasificación general adaptándolas a una necesidad específica, Tanodi y Schellemberg no son partidarios del Dewey para archivo. Esto ocurre con todas
las clasificaciones generales.
El archivero no es sólo un funcionario que proporciona documentos cuando se lo solicitan. Frecuentemente
es un investigador que conoce los materiales que le están
encomendados y que puede rellenar la tarea de servir y
certificar documentos valiosa e interesante labor de informar, ayudar y aconsejar a los consultantes que acudan
a su centro en búsqueda de fuentes documentales.
En la actualidad, los soportes documentales, en los
cuales se registra la información, tienen tanta variedad
que posiblemente lleguemos a especializaciones por cada
tipo de soporte: papel, cinta magnética, cintas perforadas, cinéticos, etc.
Toda esta variedad genera técnicas específicas para
la reproducción y difusión de los documentos; es decir,
las técnicas empleadas nos permiten almacenar los documentos en forma ordenada, adecuada a las necesidades de la información, buscando permanentemente soluciones para cubrir las continuas demandas existentes
en la actualidad sobre los aspectos de información.
201
Estas técnicas no pueden estar dispersas, requieren
de un cuerpo de ideas que las relacionen, formando un
conjunto de conocimientos con la finalidad común de brindar información. Todas estas técnicas reunidas entre sí,
generan teorías. Las técnicas permiten una acumulación
documental ordenada y racional, adecuada a las necesidades de información; las teorías concretan la apertura de
nuevos sistemas y conocimientos sobre la materia que
permiten ver claramente el amplio panorama de la comunicación.
Los archivos tienen su personalidad jurídica bien marcada en las instituciones, y son los archivos públicos los
que en cantidad y calidad, así como en tiempo, reúnen
mejor los requisitos que los colocan en el primer lugar
de la clasificación de archivos.
Los archivos tienen a su cargo los documentos de Estado y deberían gozar de la atención de los poderes públicos para que tales documentos cumplan las funciones
que de ellos se requieren. V. gr.: en 1543 el emperador
Carlos I decidió que “ciertas escrituras concernientes a
nuestra real corona y real patrimonio y a otras cosas se
trasladaran al castillo y fortaleza de Simancas para que
en ésta estén mejor guardadas y puedan ser consultadas más fácilmente por nuestros fiscales y por las personas que hayan menester”.
Se destacan en estos párrafos dos elementos esenciales de los objetivos que se perseguían:
• La seguridad de los actos públicos.
• Su mejor consulta.
Para llenar dichos fines se destina a personas capacitadas en la administración pública y en el manejo de
los documentos. El interés por una formación profesional es patente.
202
LAS NORMAS
Consecuentemente y con el fin de lograr situaciones
de lenguaje común a la descripción general de todos los
archivos, se plantean normas como las ISAAD (G), las
normas ISAAR y la aplicación de las normas ISO para
generalizar el trabajo de los archivos.
Las normas ISAAD (G)
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) presentó
un proyecto denominado ISAD (G), que básica consiste en
una norma internacional general de descripción archivística, que fuera adoptada por la comisión ad hoc sobre normas de descripción. En Madrid entre el 21 y el 24 de enero
de 1992 y por la Secretaría de la Comisión del C.I.A. sobre
normas de descripción archivística este trabajo fue distribuido en inglés. La copia se realizó solamente para objetivos de referencia; no como un documento oficial. Pero, en
muchas parte se adoptó directamente y se aplicó sin tomar en cuenta ninguna consideración previa.
Los miembros del C.I.A. que han formado parte de la
comisión desde su formación en 1990 son: Christopher j.
Kitching, (Presidente), Reino Unido; Hugo L. P. Stibbe,
(Director del Proyecto), Canadá; Chislain Brunel (1990
-1991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; Jan Dahlin,
Suecia; Wendy Duff, Canadá; Ana Franqueira, Portugal;
Pedro González, España; Christine Petillat, (1991) Francia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos; Habibah Zon
Yahaya, Malasia; Charles Kecskeméti, Director Ejecutivo del C.I.A.; Wolf Buchmann, Secretario de Asuntos Técnicos; Representante de la Secretaría del C.I.A.; Axel
Plathe, Representante del PGI de la UNESCO; Secretaría c/o National Archives of Canadá.
El borrador de reglas generales para la descripción
fue preparado por un grupo de la comisión ad hoc sobre
203
normas de descripción. Fue establecido en la primera
sesión plenaria de la comisión en Höhr Grenzausen, Alemania, en octubre de 1990.
El grupo estuvo formado por: Wendy Duff - Coordinadora; Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe Director del Proyecto y Secretario
El grupo se reunió en Liverpool, Reino Unido, en julio
de 1991, para completar el borrador que pasó por las etapas de todo proyecto; luego fue discutido, modificado y
ampliado en la reunión plenaria de la comisión, en Madrid, en enero de 1992. Esta participación de España permitió que se difundiera en el habla hispana y el entusiasmo español adoptó formalmente el borrador en esta
reunión. Se le conoce como borrador de Madrid de la
“ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción
Archivística”.
El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto en
circulación en febrero de 1992, para ser comentado por
la comunidad archivística internacional, traducido a las
lenguas oficiales del Consejo Internacional de Archivos
y distribuido como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Montreal, en septiembre de 1992, siendo discutido en una sesión abierta. La
comisión volvió a reunirse en Estocolmo, en enero de
1993, para examinar y revisar el documento respondiendo a los comentarios recibidos de todas partes del mundo y a los efectuados en la sesión abierta de Montreal.
Son las normas adoptadas en algunos archivos de Europa. No obstante se propuso un período de cinco años para
revisar este documento, lo cual será recomendado al
C.I.A. cuando sea presentado para su publicación.95
95
Concilio Internacional en los Archivos. Comisión ad hoc en las Normas Descriptivas; ISAAR(CPF): Descripción general de archivos para los cuerpos
corporativos, personas y familias: último ICA aprobó la versión.
204
Las normas ISAAR(CPF)
Esta norma internacional de descripción para los documentos corporativos, de personas y gamilias fue aprobada en su última versión por el Consejo Internacional
de Archivos; preparado por la comisión ad hoc en normas descriptivas en París, Francia, entre 15 y el 20 de
noviembre de 1995. Desarrollado con la contribución de
la UNESCO.
El grupo formado por Un Wendy Duff, Jan Dhalin,
Christine Nougaret, Hugo Stibbe (director del proyecto
y secretario), y Michael Cook, miembros de la Comisión
ad hoc de Normas de descripción del Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.), se reunió en Estocolmo (Suecia), en enero de 1993, en la tercera sesión plenaria de
la comisión, con el fin de elaborar un documento de trabajo; propuesto como una norma que estableciera control en los sistemas de información archivísticos.
El mismo que en noviembre de 1993 celebró una reunión en Liverpool (Reino Unido) para tratar de los puntos de acceso en la descripción archivística. La norma
ideada por el grupo, peca por sus semejanzas a las normas bibliotecarias para el control de autoridad de los
encabezamientos, basado en las investigaciones que, sobre este tema, se estaban realizando en Canadá y en Estados Unidos. La inspiración de estas normas estaría sustentada en la labor que la Federación Internacional de
Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) que
ha venido desarrollando a nivel internacional durante
los años 70 y 80, en materia de encabezamientos autorizados, como las Guidelines for authority and reference
entries (IFLA, 1984).
El grupo elaboró un anteproyecto que fue examinado, modificado y ampliado durante la sesión plenaria de
la comisión ad hoc celebrada en La Haya en octubre de
205
1994. Este anteproyecto se difundió entre algunos miembros de la comunidad archivística internacional para que
ésta presentara sus comentarios. Durante la sesión plenaria de la comisión celebrada en París en noviembre
de 1995, se examinaron los comentarios recibidos.
Es interesante saber que la comisión ad hoc de normas de descripción del CIA manifiestó su agradecimiento a los archivos nacionales de Canadá, por la ayuda proporcionada al secretariado, y a aquellas otras instituciones, como la Universidad de Liverpool (Reino Unido), la
Escuela Holandesa de Archivística (Países Bajos) y los
archivos nacionales de Francia, que han recibido a la comisión durante la elaboración de este documento.
Origen y objetivo del documento normativo
Dentro de sus actividades de normalización, la comunidad archivística reconoce la importancia de una adecuada presentación de los elementos informativos descriptivos, entre los cuales, uno de los más importantes
es el relativo al contexto de producción de los documentos (entidad productora).
La norma internacional de descripción archivística,
la ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, prevé la integración de esta información sobre el contexto en la propia descripción de la unidad archivística (el fondo, grupo, la serie o el expediente, el tipo documental, las unidades documentales). La
norma ISAD (G) admite, sin embargo, la posibilidad de
tratar autónomamente esta información contextual combinándola con otros elementos informativos utilizados
en la descripción.
Considera el grupo que existe una serie de motivos
que justifican la utilidad de este tratamiento de la información contextual fuera de la descripción. Esto signifi206
ca que la información contextual se puede relacionar con
la descripción documental de un mismo productor que
se conserva en más de un archivo, (principio de pertenencia) o bien con las de archivos y obras bibliográficas
de un mismo productor que se conserve por separado
(principio de procedencia) o con documentos que todavía conserve dicho productor. Estas relaciones son muy
limitadas porque hasta el momento sólo facilitan la investigación histórica. Esto siempre de acuerdo con los
enunciados del documento original.
Supuestamente estas normas deberían permitir que
los diferentes archivos que conservan documentos de un
mismo productor pueden intercambiar con más facilidad su información contextual sobre dicho productor si
ésta se ha tratado de una manera normalizada. Para ello
contamos los archiveros con la descripción colectiva).
Para este grupo, dicha normalización adquiere un interés internacional cuando el intercambio de información contextual traspasa las fronteras nacionales (consideremos que sin necesidad de las normas los documentos conllevan un interés internacional implícito en su
contenido sustantivo). El carácter multinacional de los
archivos actuales y del pasado, producidos en el desarrollo de actividades como la colonización, la inmigración o el comercio, está reclamando una normalización
internacional que permita el intercambio de la información contextual, esta situación justifica nuestra opinión
de que estas normas son más para facilitar solamente la
investigación histórica.
Una norma internacional que pretenda servir de base
para el intercambio de las descripciones relativas a los
productores de archivos debe fomentar la preparación
de unas descripciones coherentes, pertinentes y explícitas aplicables a las entidades, personas y familias que
207
sean entes productores, no requerimos enormes esfuerzos para ello cuando, por caminos más archivísticos, podemos lograr con una descripción colectiva, respetando
derechos colaterales.
Esto es perfectamente coherente con una normalización más general de la información contenida en los puntos de acceso de las descripciones archivísticas o bibliográficas ya que, en efecto, el nombre del productor de la
unidad de descripción puede considerarse el principal
punto de acceso en la descripción archivística.
En los sistemas de información bibliotecarios el contenido del punto de acceso es objeto de una descripción
normalizada denominada encabezamiento autorizado. El encabezamiento autorizado comprende una entrada autorizada (es decir la formulación normalizada
del nombre o término utilizado como punto de acceso)
combinada con otros elementos informativos que describen el contenido de la entrada autorizada o remiten a
otras entradas autorizadas. En un encabezamiento autorizado clásico estos otros elementos informativos no son
más que los calificadores fundamentales que sirven para
clarificar perfectamente el contenido de la entrada autorizada, de manera que en los ficheros de autoridades voluminosos se distinga claramente los diferentes
encabezamientos autorizados. Con la formación de bases
de datos actuales, estos encabezamientos autorizados
quedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia para
las objetivos de la bibliotecología, en archivística se pueden realizar puntos de acceso en cada campo de la planilla de una base de datos. A partir de este punto de vista, es obsoleto el análisis de estas normas.
La descripción normalizada de un productor de archivos pueden considerarse una clase de encabezamiento autorizado que comprende una entrada autorizada (el
208
nombre) combinada con otros elementos informativos que
sirven para describirlo o que remiten a otras entradas
autorizadas.
Las descripciones contextuales normalizadas para
archivos, ya que sirven para describir perfectamente al
ente productor y tener un mayor conocimiento de las
descripciones relativas a sus archivos, deben utilizar en
mayor medida que los encabezamientos autorizados clásicos otros elementos informativos distintos para resaltar esta diferencia, es preferible denominar a estas descripciones normalizadas del contexto de producción encabezamientos autorizados archivísticos.
El principal objetivo de este documento consiste en
proporcionar unas reglas generales para el establecimiento de los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a las entidades, personas y familias que figuran
como productoras de archivos en las descripciones archivísticas. Con este tipo de normas, sería conveniente preguntarnos si no estamos forzando la condición natural
del cuerpo descriptivo para sujetarse y responder a normas internacionales. Los encabezamientos elaborados a
partir de estas reglas servirán para normalizar la forma
de los nombres de los productores de archivos, a la vez
que para describir todos aquellos atributos del productor que sean necesarios para comprender el contexto de
producción de cada conjunto documental.
Un encabezamiento autorizado archivístico, elaborado según esta norma, puede servir también para controlar la forma del nombre y la identidad de cualquier entidad, persona o familia mencionada en cualquiera de los
puntos de acceso de una unidad de descripción. Nos preguntamos si este objetivo planteado por el documento,
es una labor netamente archivística, o más bien una labor administrativo-histórica. No se comprende que los
209
archivos tengan el control desde ese punto de vista, si
consideramos desde el punto de vista informativo, posiblemente realicemos adelantos en cuanto a información,
pero no en cuanto a actividades de control.
En esta norma se trata sólo de algunas de las condiciones requeridas para el intercambio de la información
contenida en los encabezamientos autorizados archivísticos. A nivel nacional o en cada lengua deberán elaborarse normas y convenios para la normalización de los
puntos de acceso. Además, para que se lleve a efecto el
intercambio de esta información de los encabezamientos
autorizados archivísticos, es preciso que los archivos afectados elaboren y utilicen formatos de intercambios que
se adapten a ello. Sería muy conveniente impulsar la elaboración o identificación de un formato que se adapte al
intercambio internacional de la información contemplada en esta norma. Para comprender mejor las ventajas y
desventajas de esta norma, incluimos el capitulo de la
descripción colectiva.96
Las normas ISO
Estas normas, al igual que las anteriores, tienen una
relación muy estrecha con la UNESCO. Desde la creación del UNISIST en 1972, la UNESCO ha planteado en
el campo de la información, la formulación permanente
y su publicación, de directrices para mejorar los sistemas y servicios de información y establecer formatos y
prácticas normalizados. La UNESCO ha cooperado también estrechamente con la Organización Internacional
96
International Council on Archives; ISAAR(CPF): International Standard
Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families,
Final ICA approved version, Prepared by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards Paris, France, 15-20 November 1995, The Secretariat
of the ICA Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, Ottawa, 1996.
210
de Normalización (ISO) en el establecimiento de normas
y recomendaciones, en particular en los campos de:
a) la bibliotecología y la documentación,
b) la terminología,
c) el tratamiento de datos, y
d) la reproducción de documentos.
Algunas normas y recomendaciones de la ISO son producidas gracias al UNISIST.
El establecimiento en 1977 del Programa General de
Información de la UNESCO (PGI) refundió en una misma división:
a) los sistemas y servicios de información científica
y tecnológica (incluida la promoción y el desarrollo del
UNISIST), y
b) la promoción de la documentación, las bibliotecas
y los archivos.
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) comprendió claramente la importancia de las directrices y normas con miras a una plena capacitación profesional de
los archiveros y del número creciente de investigadores
cuyas necesidades atienden.
Desde mediados de los años 70, los comités técnicos
del CIA han preparado manuales de conservación de archivos y tecnología del microfilme, así como normas básicas relativas al material y equipo de los talleres de conservación y reprografía.
El CIA, contando con el apoyo económico de la UNESCO estableció un modelo estadístico para las actividades archivísticas, así como un glosario plurilingüe de términos relacionados con los archivos.
Se escogió entonces como tema de la 18a. mesa redonda internacional de archivos, celebrada en Nairobi en
1978, el «establecimiento y organización de las institu-
211
ciones de archivos», dedicando atención a la formulación
de normas y directrices en planes a plazo medio del CIA.
En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), estimando la preparación
de normas y directrices.
La UNESCO organizó en Bari, en 1979, una reunión
de expertos, encargados de preparar una lista de las normas y directrices que necesitan los archiveros y de recomendar un orden de prioridad. Al resultado se lo denominó el “Informe Bari”.
La UNESCO, contrato mediante, encargó al CIA, evaluar las directrices existentes del UNISIST, junto a las
normas y recomendaciones de la ISO en el campo de la
información, referido a sistemas y servicios de gestión
de registros y archivos.
Se establecen recomendaciones sobre todo para la
recuperación de información científica, en la primera etapa del ciclo vital de los documentos; puesto que, los archivos procuran conservar documentos que encierren
una información que tenga interés perdurable y valor
para la investigación retrospectiva.
Muy relativamente, hasta la década del 60, los documentos disponibles para su transferencia a los archivos,
solían referirse más a las ciencias humanas que a las investigaciones de carácter científico o tecnológico.
Esto se modifica, muy lentamente, en cierto grado al
intervenir cada vez más los gobiernos en asuntos científicos y tecnológicos, y los registros que crean constituyen un fiel reflejo de esa intervención.
Comprobada la existencia en los archivos de cantidades crecientes de información científica y tecnológica, pasan veinticinco o más años antes de que se transfieran a los archivos. Situación que permite a los investigadores científicos pedir información más reciente. No
212
es probable que los archivos puedan desempeñar un papel esencial en los tipos de sistemas y servicios que constituyen el tema principal del UNISIST.
Las normas, directrices y recomendaciones formuladas para facilitar la consecución de los objetivos del UNISIST carecen mayormente de interés directo para las
necesidades o actividades en materia de archivos, o que
tengan sólo una utilidad indirecta.
213
LA INFORMACIÓN Y EL AVANCE TECNOLÓGICO.
LA DOCUMATICA
La profesión archivística no sólo se identifica con la
captura, procesamientos y comunicación de información
mediante medios manuales o mecánicos; es un objetivo
alcanzar y mantener el más alto grado de competencia
profesional en el almacenamiento y comunicación de información eficiente y uso efectivo de recursos.
La profesión amplía su alcance más allá de sus funciones actuales. Pero como profesión documental, su propósito es también desarrollar principios y la teoría de
la documentación con el propósito de prever servicios
en nuevos campos.
En términos generales, puede afirmarse que la misión archivística consiste en seleccionar y comunicar datos comunes y científicos, principalmente para entidades con propósitos de control e información.
La archivología se justifica por la utilidad de su producto final y gran parte de su utilidad descansa en los
procesos de planificación y toma de decisiones. Concep-
to que se apoya en la información como materia prima
del trabajo documental.
La actividad del archivero está profundamente comprometida con el proceso de información, bien sea para
usos internos de la entidad, auxiliando fundamentalmente a la administración, o bien para uso externo en donde resulta indispensable para que los usuarios e investigadores tomen decisiones.
El 90% de los sabios que han nacido desde que el hombre pobló la tierra están aún vivos, la humanidad duplica su bagaje de conocimientos cada cinco años, lo que implica, la responsabilidad de actualizar permanentemente conocimientos ante la explosión de la información.
El ordenador tiene múltiples aplicaciones, se utiliza
como apoyo logístico para enviar un hombre al espacio,
para el control automático de los procesos de fabricación,
para mejorar el tránsito de una ciudad; pero es cuando
se destina a la captura, control y comunicación de datos
de una entidad cuando afecta directa y profundamente
la actividad del archivero.
Los libros y registros están siendo sustituidos por cintas y discos magnéticos capaces de almacenar millones
de caracteres en un espacio relativamente insignificante. Razón suficiente para que Norteamérica piense en la
“administración sin papel”, proyecto que en principio
debería tener su comienzo en 1992.
El ordenador mediante la telecomunicación puede
transmitir información en forma instantánea a lugares
remotos. El concepto de oportunidad en la información
adquiere una dimensión desconocida. Los conceptos de
procesamiento “en línea” y a “tiempo real”, no son otra
cosa que el acceso instantáneo a los archivos automáticos para introducir u obtener información.
215
Los elementos de estos modelos son esencialmente
datos que proporciona la archivística: costos de la información, resúmenes, inventarios, informes, catálogos, y
así sucesivamente.
Este proceso engloba la descripción archivística, ya
que comprende el desarrollo de información como base
para decisiones administrativas.
El incontenible avance tecnológico característico de
nuestra época no pasa por alto la actividad del archivero. Afecta directamente en el proceso de información,
ninguna actividad del archivo esta exenta de su impacto, el grado del impacto es notablemente diferente en su
forma y en su fondo.
El archivero debe obtener conocimientos en materia
de cómputo electrónico, similares a los que tienen en lo
general en materia documental, independientemente de
que algunos, como lo es en la cuestión informativa, opten por desarrollar esa actividad como una verdadera
especialización.
DESCRIPCIÓN POR ORDENADORES
Los ordenadores son máquinas que se dedican al tratamiento parcial o total de la información, constan de
tres fases: introducción de la información codificada sobre un soporte adecuado, proceso de la misma y almacenamiento o salida en forma legible. Para que un ordenador pueda realizar un trabajo, en nuestro caso el de
la descripción, debemos tomar en cuenta el procedimiento general al que se somete el ordenador, con la finalidad de que nuestro trabajo sea facilitado en gran manera. Los ordenadores requieren de dos componentes relacionados entre sí:
216
El hardware, que es el conjunto de componentes electrónicos, eléctricos, mecánicos que soportan la información y realizan las operaciones básicas o juego de instrucciones, denominado también mecamática; y el software
que es el conjunto de instrucciones y datos que, almacenados en la memoria de la máquina, describen el trabajo
a realizar, se lo llama también soporte lógico. A esta fase
también se la define como programa, mientras que el
hardware sería el ejecutor que realiza el trabajo del tratamiento de la información. Al archivero, le interesa más
conocer el hardware que se compone de varias unidades
con funciones distintas pero conectadas entre sí, por eso
se suele hablar de una arquitectura de un ordenador,
cuando se describen los distintos componentes del hardware.
La arquitectura más simple es la que se representa
en el siguiente cuadro:
Cuadro 29: Arquitectura del ordenador.
En la unidad de entrada se produce la captura de los
datos y la verificación de los mismos. En la captura de
datos existe la posibilidad de error, debido a elementos
humanos; en la verificación, el nivel de errores admitidos es hasta de un 5%.
En la unidad central de proceso, se efectúa la clasificación de los datos para resolver el problema, la generación de las instrucciones, la programación y traducción.
Hablamos de traducción porque el programa está en
un código binario que se denomina lenguaje de la máquina.
217
La UCP se encarga de extraer de la memoria principal instrucciones y datos para ejecutar las distintas operaciones mediante sus circuitos electrónicos, como ser
sumas, movimientos de datos entre distintas posiciones
de la memoria, comparación de los datos, etc.
Entre estas operaciones se destacan por su importancia las que introducen nuevos datos en la memoria
desde las unidades de entrada, o envían resultados a las
unidades de salida.
Para la salida de la información se usan dos soportes: el papel, en el que se imprimen los resultados o la
pantalla luminosa. Existen también las unidades para
almacenar los datos utilizados en otros soportes. Estas
unidades denominadas de memoria externa o secundaria, son muy variadas, destacándose las de discos magnéticos y las cintas.
En la actualidad, son las propias máquinas quienes
realizan la traducción del lenguaje binario; para ello tienen un programa almacenado en su memoria que se denomina compilador. Ésta sería una explicación básica
sobre los ordenadores y lo que nos interesa saber.
MOMENTOS PARA LA DESCRIPCIÓN
Generalmente el archivero se pregunta cuándo debe
efectuar la descripción por ordenadores o computadoras.
Primero es necesario saber si la organización donde trabaja cuenta con computadoras propias para que el costo
sea menor; decimos esto porque en la actualidad existen
organismos que por una suma mensual alquilan los servicios de una central de cómputos, en ese caso sería necesario hacer un estudio si el costo de la elaboración de
auxiliares descriptivos se justifica.
218
Para ello tendríamos que tener en cuenta al ahorro
de tiempo en elaboración de auxiliares, el movimiento
de personal, espacio de utilización en el archivo, etc. Una
vez comprobada la factibilidad del empleo de computadoras u ordenadores, es necesario tener clasificado y ordenado todo el material documentario que se encuentra
en custodia, inclusive si las posibilidades así lo permiten, todo el material documentario que se encuentre en
las distintas oficinas de la organización.
Debemos tener en cuenta además, si lo que se quiere es
sólo lograr un auxiliar descriptivo o un control de trámites.
CONTROL DE TRAMITES
Algunos países y opcionalmente los más desarrollados han logrado perfeccionar el control de trámites por
computación, si bien son casos aislados, pero los resultados son optimistas, porque permite obtener algunas
ventajas.
Cuando se quiere obtener un control de trámite por
computación, es necesario:
1° Tener todo el archivo debidamente clasificado y
ordenado;
2° Haber logrado una máxima identificación de los
tipos documentales, de manera que la descripción se limite a pocas palabras. Mucho mejor si sólo puede efectuarse por medio de dígitos. Los dígitos pueden ser numéricos o alfabéticos.
3° La institución tiene que tener conocimiento completo del trámite, a fin de no estorbar su desenvolvimiento.
4° Deberá estar debidamente respaldado por la legislación, sea esta interna o sea una disposición legal más
amplia.
219
Para lograr un control adecuado de los trámites por
medio de la computación, es conveniente estudiar previamente las siguientes fases:
1ra. fase.- Orientación de los trámites tanto a los usuarios como al personal de la institución para que la colaboración en la ejecución del trámite sea completa.
2da. fase.- Recepción de los documentos, momento en
cual se le da la clave del expediente, o sea se determina
su identificación.
3ra. fase.- Codificación de la documentación, este código puede contemplar incluso la categoría del expediente
y los asuntos a tratar.
4ta. fase.- Distribución de la documentación recibida en trámite y aquélla que haya terminado sus trámites será remitida al archivo.
5ta. fase.- Mantener un servicio eficiente sobre la información del estado de los trámites.
6ta. fase.- Control del trámite documentario por medio de procesamiento de datos, sea por medio de los códigos, sea por medio del control de la 4ta. fase, es decir,
la misma distribución documentaria, controla e informa
el estado de los trámites.
7ma. fase.- El personal de las oficinas que se encarga
de resolver determinado aspecto de los trámites, en la
práctica vinculan su trabajo dedicado principalmente al
estudio y opinión de carácter legal, contable o administrativo de los documentos que contienen los expedientes.
8va. fase.- El equipo de trabajo entrega los resultados finales a los usuarios.
Así observamos que existen dos momentos adecuados para efectuar la descripción de la documentación. El
primero en el mismo momento en que se origina la documentación, y el segundo cuando la documentación está
debidamente clasificada y ordenada en el archivo.
220
LENGUAJE Y FORMAS DE INFORMACIÓN
Al realizar la descripción en el segundo momento conviene efectuar algunos trabajos previos que en gran parte nos ahorran tiempo y espacio.
En muchos casos la descripción del tipo documental
es demasiado larga para encasillar en los asientos de los
auxiliares descriptivos, por lo que el archivero tiene que
recurrir a la formación de un lenguaje que le permita
comprender con facilidad su denominación.
Por ejemplo tenemos los tipos documentales (pueden ser incluso expedientes) “declaración de comisiones
por estudios”, nos resulta un título muy largo, porque
hay que tener en cuenta que al transcribir a los ordenadores, éstos nos dan un determinado número de dígitos
por asiento; puede ser de 45, de 90 o de 120, en los cuales tenemos que calcular un determinado número de dígitos para especificar sólo el tipo documental.
Es más usual tomar las primeras sílabas, así tendríamos: de declaración, “dec”, de comisión, “com”; estudios,
“est”, entonces podemos reducirlo a “decomest”.
Esto constituye en sí un lenguaje específico para el
archivero, que le permite entender su tipificación; en todo
caso cuando se usa un lenguaje de esta categoría es necesario aclarar en un capítulo aparte en el auxiliar descriptivo que se elabora. Puede también emplearse un lenguaje numérico, pero resulta muy complicado sobre todo
para aquellos archivos que contienen una gran cantidad
de documentos.
La información puede necesitarse en diferentes formas, para lo que el archivero deberá contestarse a la
pregunta: ¿Cómo solicitan el documento? Si bien algunos
documentos son específicos en su denominación, como
los “memorándums” y los “informes”, existen algunos do221
cumentos que no siempre tienen un nombre claro, inclusive en las “cartas” suele solicitarse como “notas” o como
“oficios”, creando confusión en el lenguaje propio de la
institución, de ahí que el archivero deberá contemplar
las formas de la información.
Ahora bien, eso en cuanto a lo nominal, pero si se trata de un contenido o asunto más amplio y se busca que el
usuario pueda utilizar sólo el auxiliar descriptivo sin necesidad de recurrir al documento mismo, se puede efectuar de dos formas principales.
La primera consiste en determinar el factor común
de los documentos o expedientes, en la misma forma que
la ordenación por tipos documentales, es decir dando el
nombre genérico primero, luego procediéndose a detallar las diferencias. Ejemplo: tenemos una serie de expedientes por reclamos para el pago de viáticos, al abreviar será “recpagvia”, pero en la serie tenemos una cantidad de personas que hacen estos reclamos, lo cual nos
obligaría a buscar expediente por expediente hasta encontrar el que buscamos.
En estos casos es necesario citar las personas, así tendremos series: “recpagvia”: Julián Arriola, Esteban Arce,
etc. De manera que podemos ubicarlo por el nombre con
más facilidad.
La segunda forma es agrupar los documentos por tipos documentales sin necesidad de alterar su orden físico y ésta es una de las facilidades que nos brindan los
ordenadores. Más claramente: los expedientes se encuentran debidamente clasificados, ordenados y ubicados en
el archivo, pero se requiere información de algunos tipos documentales que están en los expedientes en su
generalidad. Se puede programar al ordenador de manera que éste nos indique en qué expediente se encuen-
222
tran estos tipos documentales sin necesidad de desordenar físicamente estas unidades documentales.
Siguiendo con el mismo ejemplo anterior: “recpagvia”
contiene en sus expedientes una resolución que aprueba o rechaza el reclamo. Los que se aprueban tienen incluidos un comprobante de pago, y se quiere verificar
cuáles son y a cuánto asciende la suma; el archivero que
tiene previsto este tipo de dato habrá preparado una forma de información de manera que nos arroje los resultados por tipo documental.
Listados. De acuerdo a nuestras necesidades y siempre que la información se haya provisto bien analizada,
los ordenadores nos dan la ventaja de poder efectuar listados en el menor tiempo posible. En los listados es conveniente tener en cuenta que el usuario nos preguntará
en su generalidad: por la procedencia del documento, por
la gestión o por la fecha, por la nominación de la serie o
por la numeración si los documentos son numerados.
El archivero tendría que efectuar cuatro listados que
si lo hace a máquina las cuatro veces le tomará un tiempo incalculable. Para ello resulta mejor tener un solo listado especificando precisamente estos factores, es decir, que contenga la siguiente información:
Número: sea del expediente o del documento.
Nombre de la serie: que conforma por la generalidad de los asuntos y tipos documentales.
Ubicación: que se le dio al archivo.
Año: fechas topes, de acuerdo con las necesidades de
la institución o del usuario.
Procedencia: indicando el origen del documento.
Este listado puede efectuarse en cuatro formas: podemos incluso añadir un encolumnado para las observaciones donde el archivero puede colocar datos de utilidad: si los documentos son originales o copias, si tienen
223
antecedentes o bien la numeración que le corresponda
a los tipos documentales.
De esta forma, se le puede programar al ordenador
que efectúe el listado por numeración lo que efectuará
en forma correlativa; por serie lo que realizará por orden alfabético; por gestión que hará en orden cronológico;
y por procedencia lo que efectuará por orden alfabético
y por origen de la documentación.
Selección. Cuando se tiene el archivo ordenado por
tipos documentales, la selección resulta facilitada, puesto que la serie determinada estará regida por el tiempo
de vida que se les haya otorgado legalmente. Si se trata
de expedientes, los ordenadores pueden brindarnos también este servicio. Para ello es necesario tener una tabla de selección, es decir un instrumento legalizado que
nos permita determinar exactamente el tiempo de vida
del documento, que se alimentará a la memoria del ordenador, de manera que el ordenador, en la medida que
imprime los auxiliares descriptivos pueden también
asentar en una columna el tiempo de vida que tiene cada
documento.
ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS ORDENADORES Y LOS
ARCHIVOS DEL FUTURO
A mediados de 1994 se desencadenó una batalla silenciosa, cuyas armas modernas son adquisiciones, fusiones, alianzas y toma de posiciones estratégicas en el
mercado. Las innovaciones tecnológicas están revolucionando las telecomunicaciones, generando un mercado
sin precedentes históricos. Ahora se trata de la comprensión digital de señales, de la fibra óptica, De la autopista de la información, cuya realidad más cercana es la In224
ternet, concebida hace 30 años por el Pentágono con el
fin de salvar a los EE.UU. del aislamiento de sus comunicaciones, ante la amenaza de un ataque nuclear; lo cual le
permitiría defenderse de las agresiones en forma automática.
La autopista de la información, supercarretera electrónica, red de redes, etc., es posible gracias a la fibra
óptica, a los satélites, a las comunicaciones en serie; la
construcción de estas autopistas, permiten transmitir
voces, imágenes, sonidos, datos. En Europa se trabaja
en el mismo sentido. En la cumbre de Nápoles se concretaron acuerdos que garantizan una evolución de las
comunicaciones, cuyo parangón se verificó en el siglo XIX
con el desarrollo de los ferrocarriles.
Los cables de fibra óptica, son los portadores de esta
revolución, y los más beneficiados son las compañías de
televisión por cable, de telefonía y de electricidad.
El primer cable telefónico de fibra óptica entró en operación el 14 de diciembre de 1988 a través del Atlántico.
Esta innovación tecnológica permite la transmisión simultánea de 40.000 llamadas, algo que los satélites existentes no pueden cubrir.
Bien, consideremos el nivel de desarrollo de la archivística, en un contexto interactivo. «La interactividad
representa la extensión electrónica del sentido del tacto. Todas las tecnologías electrónicas, de hecho, requieren una aplicación física, del cuerpo, que va más allá de
la mental» teoriza Derrick de Kerckhove, alumno de
McLuhan en la Universidad de Toronto.
Son los nuevos parámetros de la economía, construida sobre los ordenadores y la televisión por cable. Estas
nuevas tecnologías de uso cotidiano, dan la posibilidad
de encontrar disponible la información de los archivos
225
en cualquier lugar del mundo. La información es ubicua
universalmente y merced al ordenador y al teléfono.
Bill Gates, mentor de Microsoft, anunció en marzo
de 1994, el proyecto del lanzamiento de 840 minisatélites, que crearán una red espacial de transmisión, por
donde circularán voces, datos e imágenes, lo que posibilitará a los archivos enviar los facsímiles documentales
prácticamente a cualquier lugar del mundo. Será una alternativa de los países subdesarrollados para acceder a
las autopistas de la información, ya que no necesitarán
del tendido de cables de fibra óptica.
Esta es una consideración que ha de alterar el desarrollo de los archivos, lo cual nos obligará prácticamente, a una normalización de los auxiliares investigativos
o descriptivos, beneficiando su universalidad.
Si... había una vez fue el fuego, luego vino la rueda, y
al final quedó la Internet.
INTERNET
Internet es básicamente una red de datos que se transmite a través de las líneas telefónicas. Para acceder a
ella es necesario un ordenador, un teléfono y un módem.
Viajar por la información contenida en la red es gratuito, sólo hay que pagar el costo de la comunicación, ya que
fue concebida bajo el paradigma anticomercial.
En la red puede encontrarse información de toda clase, de música, literatura, ecología y las últimas novedades de la realidad virtual.
226
INFORMACIÓN
El principal objetivo de un archivo es la información;
para brindar una información eficiente es que ha efectuado todo un proceso documental desde su creación;
cuando no interviene en la génesis documental, persigue al documento paso a paso, pacientemente, lo clasifica, lo ordena, lo describe, selecciona hasta llegar un momento en que tiene toda la documentación depurada,
arreglada convenientemente para que el investigador y
el usuario, pueda absorber la información encerrada en
los documentos.
El estudio teórico de la información es muy reciente,
podríamos decir que surge después de la segunda guerra mundial. Existen dos puntos de vista para estudiar
a la información; como fenómeno y como proceso.
A la información como fenómeno se la considera
como producida por agentes externos al hombre, que influye sobre su consciente, modifica su conducta, motivándolo a tomar actitudes.
La información como proceso, es una consecuencia de la documentación que condiciona conscientemen-
te a las actividades del intelecto y repercute en el desarrollo social. La información como proceso corresponde
a la archivística, puesto que es consecuencia de las actividades desarrolladas por el hombre y está sujeta a la voluntad humana en su creación, organizada y suministrada según las necesidades del consultante.
Existe en la actualidad un sinnúmero de actividades
en la información, conformando teorías tendientes a estabilizarla como ciencia o como disciplina. Al respecto existen problemas de terminología, como en todas las ciencias y disciplinas en formación.
La escuela rusa utiliza el término informatika, cuando se refiere a la información, propiamente a lo que nosotros hablamos en los primeros capítulos como el binomio documentación-información, pero el término informatika refiérese esencialmente a la información mecanizada,
como un sinónimo de información científica. El término
informática, con “c”, ha sido apropiado por los que manejan la información por medios electrónicos y mecánicos, de ahí que a la informática generalmente se la relaciona con la utilidad de los ordenadores o computadoras.
Se propuso también la palabra informología (Leupolt),
que es de difícil aceptación por el predominio de otros
términos no adecuados. Informología sería un sinónimo
de informatología, así el problema de la terminología continúa.
En la actualidad, y aún en estudio existen proposiciones para dividir el problema de la información, así se
hablaría de:
Informología inorgánica, cuando hace referencia
al soporte que contiene la información como el papel,
cintas perforadas, magnéticas, etc. Tal vez sea necesario
considerarlo con los diplomatistas y paleógrafos que rea228
lizan estudios sobre los soportes en su clasificación de
materias duras (piedras, metales, mármol, etc.) y las materias blandas (papel, papiro, pergamino, etc.) alguna experiencia pueden aportar al respecto.
Informología orgánica, cuando hace referencia al
hombre como soporte de información, un campo muy amplio y con perspectivas insospechadas.
Informología social, que hace referencia a las labores de investigación sobre los sistemas de clasificación, sistemas descriptivos.
Informología especializada que hace referencia a
instituciones de cierta especialización como las bibliotecas, los centros de documentación.
Informología documentográfica, que se refiere a
los procesos de clasificación, análisis, técnicas descriptivas, propiamente a las acciones y actividades realizadas por el archivo. Documentografía es un término que
intenta acercarse a bibliografía.
Informatología documentalística, que hace referencia a los procesos de comunicación, equiparable a la
comunicación masiva.
Informatología técnica, cuando hace referencia a
los medios mecánicos y electrónicos para el uso de la información, propiamente sería lo que denominamos como
ingeniería de la documentación.
En la actualidad se considera a la información como
un bien de consumo, es decir, es susceptible de ser comercializado y de ser estudiado desde un punto de vista
socioeconómico. Al ser estudiado desde este punto de
vista, aflora el término costo de la información. Lamentablemente la mayoría de los gobiernos de América Latina no han tomado plena conciencia sobre este problema, además que se requieren inversiones de gran escala para una adecuada ordenación de sus archivos; éstos
229
crecen día a día, el desorden es mayor en la medida que
crecen y las necesidades de información aumentan en la
misma proporción que crecen los presupuestos necesarios para corregir estos errores.
La negatividad de la mayoría de los archivos ha sido
que la información fue preparada con un fin prefijado,
servir a la historia únicamente.
Actualmente este concepto está paulatinamente desechándose. Evidentemente, los ministerios de gobierno,
de relaciones exteriores pueden producir documentación histórica, no expresamente con el fin de hacer historia; pero no sucede lo mismo con los ministerios de economía, de industria y comercio, de agricultura, lo más
probable es que existan documentos que permitan la investigación especializada en estos rubros, toda inversión
se justificaría desde ese punto de vista.
La mayoría de los trabajos de archivología que tuvimos oportunidad de leer, se ocupan esencialmente de la
clasificación y ordenación, o de la descripción documentaria, pero lamentablemente la información no ha sido
enfocada sino en términos generales, es decir se toma al
archivo como servicio de y para la institución que lo generó, y posteriormente, para un servicio a la comunidad
a través de los archivos históricos. Estos dos aspectos
son esenciales en el archivo, pero ello no quiere decir
que sólo sirven para estos objetivos.
El problema es que en la mayoría de los casos, por el
pre-concepto que se tiene del archivo, trabaja personal de
alguna manera relacionado con la historia o las investigaciones históricas, de ahí surge la idea de que el archivo
sirve únicamente a la historia. También es de considerar
que la selección documental ha sido elaborada con esas
concepciones, es decir se desecha todo aquello que no sirva para la historia, lo cual es un error lamentable.
230
La información es una clave esencial en el manejo documental, encerrando una gama de factores de bien común. Esencialmente desde el punto de vista del archivo, la información puede servirnos:
1. Para el servicio a la entidad creadora.
2. Para el servicio a la sociedad histórica.
3. Para adquirir el conocimiento necesario en la evolución social.
4. Como testimonio de la cultura de los pueblos.
5. Como condicionante del comportamiento tanto individual como del medio social afectado.
6. Como un bien de consumo que con el desarrollo de
los pueblos se hace cada vez más necesario.
7. Como poder: económico, político, social.
En la actualidad, el desarrollo de sistemas para obtención recuperación de información tiene un desarrollo inconmensurable, lo que nos ha permitido decir en
otros capítulos, que ingresamos a una época cuya corriente del pensamiento se denominaría informacionismo, por
la enorme influencia que adquiere esta rama del conocimiento.
Cuando hablamos de las ciencias de la documentación y de la archivología en particular, mencionamos que
el principal objetivo es brindar un servicio de información. Pero dentro del contexto social, la información no
es un fin, mucho menos un principio, es un medio para
el logro de otros fines, como ser el auxilio de la administración y el obtener el conocimiento en ciencias como la
historia. Podemos afirmar sin duda alguna, que la información tiene el poder de transformación de las actividades, acciones y quehacer humanos. consideramos entonces a la información en sus dos aspectos:
Información como fenómeno y como proceso. Estos aspectos los hemos observado en los objetivos del ar231
chivo. La información ha logrado un desarrollo considerable en los últimos cuarenta años, en los últimos veinte
se ha diversificado hasta lograr un estudio variado, de
lo que obtendríamos:
1. Proceso de información.
2. Necesidad de información.
3. Fuentes de información.
4. Trabajos y problemas de información.
5. Estudios sobre la información.
6. Efectos sociales producidos por la información.
7. Centros de información.
8. Sistemas y profesionales de la información.
Se habla entonces de informología como una disciplina o ciencia de la información, este vocablo reemplaza
al de informática, introducido por los rusos, por la simple razón de que informática se ha convertido en un sinónimo de información por ordenadores o computadoras.
Silveira Saragoça establece diferencias entre semántica y soporte de la información. Si bien la semántica estudia ampliamente los significados de la palabra según el
contexto en que se encuentre, en el caso de la información Saragoça define a la semántica como el efecto síquico
de la información sobre el individuo o el medio social.
Se habla entonces de:
Informaciones equivalentes: aquella información
que tiene una misma semántica y distinto soporte.
Informaciones distintas: son las informaciones que
tienen distintas semánticas y distintos soportes.
Informaciones unívocas: cuando existe una correspondencia entre la semántica y el soporte, como en el
caso de los libros, los periódicos. Los documentos de archivos tendrían mucho de “unívocos”.
232
Informaciones vecinas: que son distintas formas
de información que producen un efecto semejante. (Servicio meteorológico).
Se habla también de información orgánica e inorgánica, orgánica como los procesos intelectuales o mentales
que se realizan a través de investigaciones como ser los
sistemas de clasificación, lenguajes para ordenadores,
etc. y la información inorgánica que estudia los soportes, como el papel, bandas cinética, magnéticas, etc.
Otro aspecto que se estudia en la actualidad es la variedad de efectos que reproduce la información, así tenemos:
1. como elemento de desarrollo de nuestra propia existencia,
2. como medio para adquirir conocimientos,
3. como medio para la evolución de la humanidad,
4. como medio cultural,
5. como condicionante de la conducta humana,
6. como bien de servicio y consumo,
7. como fuente de bienestar.
La teoría de la información toma forma como resultado de un número de trabajos relativos a la transmisión
de la información, básicamente se sustenta en:
a) Estudio de la información propiamente dicha.
b) Las propiedades de los canales de transmisión.
c) Relación entre la información y el canal de transmisión.
LA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
Existen en la actualidad dos corrientes sobre el tema,
una denominada ciencias de la información, en plural, y
233
otra como ciencia de la información que a nuestro parecer es lo más correcto.
La corriente que denomina a esta ciencia como plural, en la mayoría de los casos, emplean materia de estudio propias de las ciencias de la documentación. A la
ciencia de la información, la denominamos en singular
para no crear confusiones, sería más que todo un componente de las ciencia de la documentación, por los mismos principios de unificación, empleados y demostrados en anteriores capítulos. De la misma forma, las definiciones sobre el tema son considerables. Enumeramos
algunas:
Ciencia que investiga las propiedades y el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan su
flujo y los medios para procesarla para su acceso y uso
óptimo. Taylor, 1966.
Es una ciencia interdisciplinaria que investiga las
propiedades y el comportamiento de la información, las
fuerzas que gobiernan el flujo y el uso de la información
así como las técnicas, tanto manuales como mecánicas, del
procesamiento de la información para un óptimo almacenamiento, recuperación y diseminación. H. Borko,
1968.
El estudio de procesos evolutivos de información en
cualquier sistema de información que pueden ocurrir.
Hayes y Becker, 1970.
Es una rama de la investigación que toma su substancia, sus métodos y sus técnicas, de diversas disciplinas, para llegar a la comprensión de las propiedades,
comportamiento y circulación de la información. Troismonts, 1975.
Por los contenidos de las definiciones dadas, podemos apreciar que existen enormes similitudes con las
ciencias de la documentación: “La definición de la cien234
cia de la información ha sido aceptada ampliamente, pero
con muchas reservas. Farradane (1970) hace notar que,
en Europa, la ciencia de la información tiende a identificarse con la documentación y, en Inglaterra en particular, con la bibliotecología especializada. Briquet de Lemos
(1972) dijo que cuando hablamos en América Latina sobre la ciencia de la información, estamos pensando probablemente en algo que nada tiene que ver con Artandi,
Farradane, Foskett, Goffman y Klemner”.97
97
GARZA MERCADO, Ario. Las ciencias de la Información en la Escuela de Bibliotecología. En: Bibliotecas y Archivos Órganos de la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivoeconomía, N° 4, México, 1973. Pág. 99.
235
LA PLANIFICACIÓN EN LOS ARCHIVOS
Un aspecto que cobra importancia en las tareas archivísticas, es la planificación de los archivos, no sólo a
nivel nacional como lo propone Delmas, ni sólo como estamentos de información como lo propone Grolier, sino en
cada unidad dependiente de la entidad productora, la
planificación de los archivos modernos se hace necesaria. Para lograr una buena planificación, debemos primero lograr una investigación operativa, como método
de observación que estudia los hechos desde el punto de
vista del análisis deductivo de las relaciones del archivo
con la institución a la cual pertenece.
Esta investigación nos permite establecer el empleo
adecuado del conjunto de medios con la finalidad de lograr un determinado objetivo. Los objetivos básicos serán entonces: planificar,programar y controlar. Considerando que éstas son actividades de carácter gerencial;
por el nivel de toma de decisiones.
Consideremos entonces a la planificación como el conjunto de actividades y/o procesos, relacionadas entre sí,
para las cuales se requiere un cierto número de recur-
sos, los cuales se emplean en un tiempo de ejecución determinado. Los recursos económicos se justifican al lograr un nuevo bien o servicio que ocasionará beneficios
y, opcionalmente, su ausencia pude ocasionar pérdida o
ineficacia.
La planificación se considera como el método general que crea objetivos propuestos mediante estudio, proyecto, ejecución etc. facilitando la programación, permitiendo a su vez el control.
Son algunos componentes de la planificación:
Los proyectos: realizaciones concretas en el espacio
y en el tiempo. Conjunto de procesos de fines diversos
relacionados entre sí que deben llevarse a cabo para alcanzar un objetivo final establecido por una decisión independiente. Es posible descomponerlos en subproyectos, como parte funcional de un proyecto con cuya ejecución se cumple un objetivo parcial del mismo.
Los procesos: como entidad básica de finalidad especifica de un proyecto que involucra un trabajo, Provisión o servicio del mismo y se define en general por el
tiempo necesario para ejecutarlo con los recursos disponibles en los costos previstos.
La actividad: como proceso de duración determinada, con comienzo y terminación definida.
La tarea: como actividad de ubicación determinada
dentro de un proyecto que define su responsabilidad de
ejecución.
La planificación presenta en sus primeras fases el
cuestionamiento del qué debe hacerse y en qué orden,
mientras que la programación plantea el cuándo debe
hacerse.
Si existen muchos factores intervinientes en una planificación, se pierde interrelación de actividades, per-
237
diéndose el orden de importancia o prioridades, tampoco hay claridad de los objetivos de cada etapa.
Se proyecta el listado de actividades y tareas que implican en cada proyecto, lo que permite el ordenamiento de las tareas, preferentemente simultáneas, luego se
consideran la cantidades, rendimientos, número de equipos y de horas que se trabajan por día, para determinar
la duración total. Es preferible tener un número limitado de tareas, lo contrario, pierde interrelación.
Posteriormente se inicia el proyecto, determinado en
los tiempos en que se hará. Las tareas, consumen tiempo
y representan:
1) Acción.
2) Trabajo.
3) Operación.
4) Espera de entrega.
En el desarrollo de cada proyecto se toma en cuenta
la secuencia lógica de tareas, es decir, que una tarea debe
estar concluida para iniciar otra:
PROGRAMACION DE LOS TRABAJOS
En toda planificación existen bien definidas las etapas de programación, respondiendo a qué debe hacer, en
qué orden y cuándo debe hacerse. Es decir, se establece
la secuencia operativa.
Para realizar la planificación es necesario un gran
conocimiento de las actividades que componen la tarea
a planificar. En los archivos las tareas son organizadas
por rubros, constituidos por ítems, y cada uno de éstos a
su vez integrados por actividades. Las etapas de la planificación se trabaja a nivel de ítems o rubros según el
análisis que se persiga.
238
El programa establece una predicción del tiempo necesario para alcanzar los objetivos previstos en el plan.
Permite después controlar el progreso y medir la marcha de todo el plan y de cada sector.
Es necesario:
1. Controlar con un cuadro de información eficaz todas las tareas a realizar para alcanzar los objetivos propuestos en el plazo.
2. Determinar las operaciones del proyecto que marcan su duración y en tiempo mínimo necesario para llegar al objetivo final con los medios previstos en la planificación.
3. Mantener la información sobre anomalías y retrasos, indicando las partes donde se produce y donde actuar para corregir fallas.
4. Realizar una previsión acertada en los recursos de
cada fase del trabajo
5. Vigilar los sectores débiles que más afectan el plan
de ejecución
6. Determinar las actividades críticas que pueden
atrasar el proyecto.
7. Determinar la situación actual de un proyecto y
señalar los problemas fundamentales; es necesario descomponer esta situación, en el proceso aislado que lo integra, a saber;
1. Los relativos al proyecto y la planificación.
2. Los de suministro de materiales.
3. Plazo de entrega.
4. Trámites administrativos
5. Proceso de trabajo en obra.
6. Tiempo de espera condicionado al empleado.
7. Otros intervalos, como por ejemplo contratistas.
La planificación nos será util desde el punto de vista
archivítico por cuanto:
239
– Determina tiempo de duración de la puesta en servicio.
– Proyecta secuencialmente la ejecución de las tareas
detectando sus interrelaciones.
– Programa la ejecución de trabajo por método, determinando las tareas críticas y no críticas.
– Decide sobre métodos de utilización, medios y recursos, racional y económicamente.
– Controla la ejecución de los trabajos a través de diagramas de fácil interpretación.
240
CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO
Si bien, existen una diversidad de opiniones sobre
este tema, para lograr una clasificación adecuada nos atenemos a la clasificación efectuada en archivología y en
base a su definición. Tendremos entonces:
POR SU FASE CONTINENTE: recordamos que en
esta fase estudiamos la infraestructura que alberga a los
documentos. De acuerdo con este concepto tendremos
los archivos administrativos, intermedios e históricos.
Archivos Administrativos. Considerados esencialmente aquellos archivos que se encuentran física y funcionalmente en la entidad productora de documentos,
son parte orgánica de las instituciones que los crearon y
sirven directamente a esas instituciones y al público relacionado o que hace uso de los servicios de estas entidades.
Generalmente estos archivos se encuentran en diversos locales, de acuerdo a las necesidades de cada organismo, se los denomina archivos eventuales, prearchivos,
archivos descentralizados, etc., permanecen mientras
prestan los servicios a los cuales han sido conformados
o las utilidades por los que fueron creados.
Posteriormente, sea por una reglamentación o consuetudinario, los documentos se trasladan a los archivos
denominados centrales, generales, pero siempre bajo la
tutela y dependencia de la entidad productora.
A los archivos administrativos podemos clasificarlos
en distintas fases:
Archivos administrativos eventuales. Son aquéllos que se forman al reunirse los documentos en áreas
administrativas donde se desempeñan actividades relacionadas con sus actuaciones.
Archivos administrativos centrales. Son aquéllos
que se forman por la reunión de documentos en áreas
donde se centralizan los archivos eventuales y que permanecen por necesidades de las entidades productoras.
Archivos intermedios. Son denominados también
depósitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivos
provisionales, pre-archivage para los franceses, limbo
para los ingleses, record-center para los norteamericanos,
inclusive irónicamente se los denomina purgatorios.
Los archivos intermedios reúnen en sus depósitos
todos los documentos administrativos, brindando servicio tanto de almacenaje como de información que resulta
esporádica en estos casos.
Es en estos archivos cuando se decantan los valores
documentales, produciéndose la simbiosis administración-ciencia. Los documentos analizados y expurgados,
salen del archivo intermedio al histórico. Los archivos
intermedios tienen algunas ventajas que destacar:
1.- Permite una relación adecuada y profesional entre los archiveros y los profesionales.
2.- Despeja en las entidades productoras, de documentos que han concluido su etapa de trámite y cumpli242
do sus objetivos por los cuales han sido creados, el archivo intermedio tiene como función principal: “Reunir,
conservar, ordenar y describir la archivalía proveniente
de los ministerios y dependencias del Poder Ejecutivo,
descentralizadas o no, que cuentan con la antigüedad de
15 a 30 años y que hayan resuelto trasladarle por ser material de consulta infrecuente”.98
3.- Sirve como coordinador del traslado y transferencias de los documentos.
4.- Preserva documentos de valor temporal, logrando de esta forma una solución económica para los archivos circunferentes.
5.- Organiza mejor la clasificación, preservándola en
su integridad, de acuerdo a las distintas procedencias.
6.- Decanta y selecciona los documentos de acuerdo
a criterios modernos.
Archivos históricos. En anteriores capítulos hemos
estudiado que el hombre es esencialmente histórico, pero
la historia no funciona sin documentos que acrediten los
acontecimientos del pasado, los archivos históricos reúnen los testimonios del pasado, que permiten reconstruir a la historia con la precisión de los hechos en el
tiempo y el espacio.
Es en los archivos históricos donde el archivero logra la interpretación del estado de la documentación logrando una síntesis a través de la exposición de las técnicas descriptivas, aparte de que tiene los recursos formativos de la paleografía, la diplomática y la cronología.
CLASIFICACIÓN POR SU FASE CONTENIDO:
recordamos que en esta fase estudiamos el contenido documental de los archivos. Existe en la actualidad una
98
Decreto N° 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), Cap. III, Art. 7 del Reglamento para el funcionamiento del Archivo General de los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Provincial.
243
tendencia a diversificar los archivos por los documentos
contenidos. Vemos algunos:
Archivos audiovisuales. Aquellos que conservan
documentos en forma gráfica y/o auditiva. La expresión
“audiovisual” utilizada ampliamente en las teorías de la
comunicación, información, documentación y archivología, requiere de una definición adecuada, análisis previo, a fin de evitar mayores ambigüedades en una ciencia en desarrollo como la archivología.
Esta clase documental, “...—las actualidades, como
se las denominó a comienzos del siglo— constituyen documentos históricos que poseen propiedades únicas en
su género, fue reconocido en fecha tan temprana como
1898. Justamente dos años después de las primeras presentaciones públicas de la cinematografía en París, Londres, Berlín y Nueva York, Boleslav Matuzewski, cinematógrafo polaco al servicio de Nicolás II de Rusia, publicó un Manifiesto en París solicitando el establecimiento
de una red mundial de archivos para adquirir y conservar el producto de esta nueva maravilla de la tecnología,
esta nueva fuente de la historia.”99
Es de imaginar, todas las utilidades que pueden proveer estas imágenes en movimiento, correctamente
enunciadas como imágenes en movimiento, (sin tomar en
cuenta al soporte) al material cinematográfico que se produce hasta la década del 30, puesto que son mudas. La
aparición de las películas sonoras, genera un nuevo concepto, puesto que no se trata sólo de imágenes, sino que
incluye el sonido también.
99
KULA, Sam. La evaluación de imágenes en movimiento de los archivos: un
estudio del RAMP con directrices. Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y
la Cultura. París. 1983.
244
En 1938 se funda la FIAF, Federación Internacional
de Archivos Film, que interrumpe sus labores durante
la segunda guerra mundial y se restablece en 1946. En
los comienzos de la década del 60, se incorpora un nuevo elemento que amplia más el concepto de audiovisuales,
la videocinta, utilizada por la televisión.
“...organismos de carácter académico tales como la
Asociación Internacional para la Utilización de los Medios Audiovisuales en la Investigación y la Enseñanza
en materia de historia, y organizaciones nacionales tales
como la Televisión Archives Advisory Committee (EE.
UU.), la Asociation for study of Canadian Radio and Television (Canadá) y el British Universities Film Council
(Reino Unido), comenzaron a prestar atención a la necesidad de conservar la grabación de los programas de
televisión...”100
En 1978 se constituye la FIAT, Federación Internacional de Archivos de Televisión, a iniciativa del Instituto National de l’Audiovisuel (París).
En principio, conceptuamos como medio de comunicación, a aquello que se encuentra entre dos extremos,
entre el emisor y el receptor, que sería el soporte en el
cual se transmite el mensaje, tal como lo enunciamos en
teoría archivológica, dista mucho del concepto del signo, como elemento de un sistema visual de comunicación, compuesto por una representación gráfica, grafismo en términos archivísticos, significante en términos
de comunicación, y un mensaje que lleva en sí mismo, el
significado. De esto obtenemos que toda información se
transmite por medio del lenguaje compuesto por una variedad de signos, sean éstos textuales, musicales, imágenes, etc., estos conceptos, nos permiten ahondar me100
KULA, Sam. Op. cit., pág. 8. Destacado en negritas por el autor.
245
jor sobre el significado del término “audiovisual” específicamente exento de equívocos.
Los medios de comunicación audiovisual son canales
artificiales que sólo pueden vehicular signos icónicos o
acústicos interpretables en su primera instancia. Lo cual
diferencia claramente de lo que quisiéramos denominar
como signos de “imagen y sonido”, considerando que la
imagen es sólo la materialización de un fragmento de la
realidad tridimensional, y sonido como vibraciones estimulantes del oído.
La posible ambigüedad del término audiovisual, proviene —en sentido genérico—, de que todo simbolismo
empleado por el hombre es de carácter “audiovisual”, la
totalidad de los signos requieren un proceso de estimulación por canales auditivos o visuales.
Audiovisuales son entonces, los lenguajes y conjunto
de significaciones, si tomamos en cuenta la etapa final
de recepción, cuando los canales naturales como la vista y el oído reciben el estímulo significante y lo transmiten al cerebro, donde se produce su interpretación. En
esta etapa, cuando archivísticamente consideramos al
documento como producto directo, de acuerdo con el concepto de Tanodi, es cuando el archivero asume su responsabilidad documental.
Para despejar dudas en casos alternativos, si reparamos en los medios de comunicación, aclarando que no
tomamos en cuenta aspectos archivísticos, no todos los
medios resultan básicamente audiovisuales; corresponde diferenciar con exactitud.
En la etapa intermedia de transmisión, podemos clasificar y distinguir algunas diferencias entre canales:
1.- Los destinados a mediatizar la palabra en todas
sus formas, la escritura en todas sus claves, simbolismos,
diferencias idiomáticas, y formas de difusión: libro, pren246
sa, etc., es esencialmente vehículo de palabras-concepto.
Corresponde a este aspecto un análisis documental del
tipo textual, común a todos los archivos.
2.- Los canales destinados a vehicular sonidos en toda
su extensión longitudinal y transversal, considerando
frecuencia y amplitud, lenguajes sonoros en toda su extensión. Corresponde a este aspecto un análisis de los
archivos sonoros o de sonido específicamente.
3.- Los canales que transmiten imágenes fijas o diacrónicas, en desarrollo temporal, iconográficos temporales, que implican representación del movimiento y del
devenir, “Imágenes en movimiento” según Sam Kula,
corresponden a este aspecto los denominados archivos
de imagen.
4.- Los destinados a mediatizar estructuras audioiconográficas cuya significación no es dada por la mera
suma de signos auditivos y visuales, los de estructura
audiovisual global, no vehiculan sino accidentalmente
palabras-concepto, pero sí conjuntos de signos de formación conceptual y extraconceptual, el segmento “semántico” o codificable se conserva en estado confuso con el
segmento estético no encifrable. Corresponde específicamente a los archivos audiovisuales.
En sentido restringido, la comunicación audiovisual
hace referencia al uso de medios apropiados para el envío de mensajes auditivos y visuales en toda su extensión, de lo visible, partiendo de la palabra escrita, de lo
auditivo, partiendo de la palabra hablada. archivísticamente hablando, cuando hacemos referencia al término
audiovisual, estamos considerando los componentes del
documento, soporte e información, si hablamos sólo de
sonido o de imagen, nos referimos sólo a la información
y no al soporte, que teóricamente es aceptable, pero en
la realidad es imposible.
247
Completando el párrafo anterior, tales signos o información deben resultar directamente interpretables.
El surco de un disco, un trozo de cinta magnetofónica,
de película o de vídeo, mientras sólo sean objetos destinados a la fijación y transporte de signos conmutados a
claves mecánicas, eléctricas, etc., no son “medios de comunicación audiovisual” —sin excluir que son documentos audiovisuales— hasta concluir la etapa de traducción final a la clave originaria de signos acústicos o visuales, que al entrar en los canales naturales del receptor resulta directamente interpretable.
Se llaman medios de comunicación cuando se convierten en transmisión radial, cinematográfica, televisión,
etc., concordando a una definición que no es esencial ni
material, sino funcional.
Como medios de comunicación, los canales audiovisuales confirman lo relativo a su función eminentemente sintáctica en la constitución de los procesos significantes que transportan.
Tomando en cuenta ejemplo del cine como medio propiciador de una sintaxis de imágenes, el hombre emplea
el signo icónico para estructurar lenguajes visuales.
Antes de su descubrimiento las posibilidades de un
discurso visual eran ficticias o reducidas. Como bellos
elementos sueltos, sin argamasa que lograra convertirlos objetivamente en estructuras con desarrollo temporal, por faltar el instrumento sintáctico que moviliza el
signo icónico haciéndolo susceptible de construir frases
y discursos enteros.
“Sólo el cine, que es a primera vista un simple medio
mecánico para ensamblar fijar y transportar signos visuales actualizó las virtualidades discursivas de toda imagen.
Pero, como en todos los demás casos, el logro de una
sintaxis específica no era la panacea de lo imposible. Aun
248
equipado de un orden sintáctico, lo icónico (ahora como
en su dilatado letargo precinematográfico), no logra significarlo todo.
La significabilidad de la imagen sólo puede abarcar
al objeto real físico (materia, formas de conducta), siendo en ello inferior al signo-palabra, cuyo grado de abstracción es omnisignificante”.101
Consideramos entonces que el discurso visual no es,
como en el caso del lenguaje hablado, que conlleva un desarrollo lento y gradual desde las imágenes primitivas
del pasado hasta convertirse en un conjunto de signos de
abstracciones, el discurso visual, de un desarrollo no gradual, sino violento si tomamos en cuenta el breve tiempo
desde su aparición como tal, compuesto por elementos
icónicos, tomados a nivel semántico —no sintáctico—,
mantiene la plurisignificante ambigüedad de lo real. En
este sentido, la imagen es el signo poco objetivo y muy
equívoco de todos, considerando que nos remite a repertorios de “significata”, la misma realidad reproducida,
en su estado caótico, de sentido pre-conceptual y pre-lógico.
El signo iconográfico es el responsable directo de que
el receptor produzca un tipo de comprensión básicamente afectiva en primera instancia, posteriormente racionalizable. Este esquema de comprensión es favorecido
por condiciones especiales de recepción en que ofrece el
mensaje iconográfico.
El término “imagen” implica objetiva y estructuralmente, la presencia de la ausencia, una función animista que resiste el impacto de su fabricación mecánica. Es
el aspecto subjetivo y funcional de su percepción y com-
101
PASQUALI, Antonio. Comunicación y cultura de masas. Universidad Central
de Venezuela. Caracas. 1964. Pág. 20.
249
prensión, donde se observa la movilización de los elementos simpatéticos, como participaciones, identificaciones, empatías en general; cuando recibe su consagración definitiva como lenguaje suprarracional.
“Podrían llamarse ‘lógicos’ o discursivos los medios
de vehiculación de la palabra o de repertorios de signos
de extracción conceptual; ‘alógicos’ o ‘presentativos’ los
medios de vehiculación de lo audiovisual o de repertorios de signos extraconceptuales, tanto en razón de lo
objetivamente transportado (logos en aquellos, eikóon
en éstos), como en razón de su comprensión por parte del
receptor-interpretante (racional allá, emocional aquí)”.102
De estas breves premisas a sus últimas consecuencias prácticas, se observa qué medios de catacterísticas
semánticas y sintácticas peculiares, están forzosamente
llamados a motivar patterns psicosociológicos de especiales características. Algo que rara vez se presenta en
los archivos textuales.
Jean Wahl señala la omnipresencia de la imagen en
el horizonte del hombre contemporáneo, utilizando el
término “iconósfera”; conceptualizando un factum cultural caracterizado por el uso masivo de lenguajes visuales, que no se interpreta sólo como uno de tantos eslabones que dan pautas del progreso técnico de nuestra “civilización de la imagen” o “cultura de la imagen”, cultura en estado virtual proyectada en civilización por consecuencia de factores sociales determinables con cierta
precisión. Esto es así, si aplicamos la clásica distinción
de lo objetivo y lo formal, del contenido y del acto.
“Cohén-Séat ha propuesto hace años un análisis por
separado del ‘hecho fílmico’ (el contenido de la expre-
102
PASQUALI, Antonio. Op. cit, pág. 21.
250
sión visual), y del ‘hecho cinematográfico’ (el acto de expresar visualmente y su función comunicante). Si el primero de tales aspectos (referible a la personalidad del
artista creador o, en general, a un tipo de comprensión
de lo real), sólo admite un discurso estético y psicológico, el segundo, por plantearse en el nivel de la intersubjetividad y por evidenciar novedosos aspectos en la problemática de la intercomunicación humana, justifica enfoques semánticos, psicológicos, etc., sólo si éstos convergen en una perspectiva sociologico-cultural, que es la
que otorga pleno sentido a fórmulas como ‘hecho cinematográfico’ y similares”.103
Finalmente, entre los distintos medios audiovisuales
de comunicación, conceptuamos un criterio eminentemente cuantitativo y distributivo que nos permite, desde el punto de vista de la archivología, reducirlos esencialmente a la radio, cine y televisión.
Archivos cartográficos. Documentos separados y
conservados en forma habitual, conteniendo información
gráfica, fotográfica, fotogramétrica, mapas cartas, planos, incluyendo documentos textuales anexos.
Archivos impresos. Aplicado a aquellos que conservan material impreso inclusive por ordenadores.
Archivos legibles a máquina. Sector especializado
que contiene información codificada, grabada en soportes magnéticos, cintas tarjetas perforadas, o todos los
documentos producidos en el transcurso de un proceso
electrónico.
En esta clasificación pueden incluirse cuantos archivos pueden crearse de acuerdo con la clase de documentos que contienen.
103
PASQUALI, Antonio. Op. cit., pág. 21.
251
CLASIFICACIÓN GENERAL. Por último tendríamos una clasificación general, en la que podemos apreciar algunos aspectos:
De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los
archivos privados, públicos, particulares y eclesiásticos.
Archivos públicos: aplicado a aquellos archivos que
legalmente corresponden a entidades jurídicamente de
servicio público, ubicados en niveles de los poderes de gobierno. En los archivos públicos que el Dr. Tanodi subdivide en archivos nacionales, correspondientes a una nación, provinciales, para los sistemas de gobierno federales y correspondientes jurisdiccionalmente a una provincia, municipales y de organizaciones autárquicas, autónomas y semiautónomas, para algunos tipos de legislación,
y generalmente correspondientes a entidades en las cuales el Estado intervienen con capitales y acciones.
Son archivos públicos entonces, todos aquellos que
se forman en las distintas unidades de la administración
pública. La administración pública presenta una enorme
complejidad de operaciones y de intensidad de trabajo,
y bajo estas actividades surgirán documentos, que una
vez cumplidos el fin por el cual fueron creados, se archivarán.
En la medida que la administración se desarrolla, aumenta el número y volumen de archivo, encerrando documentos valiosos con contenidos de interés en especial
sociales, históricos y financieros económicos. En toda forma estructural de la administración pública, correctamente llevada, existen unidades y dotaciones especializadas para las tareas del archivo.
Lamentablemente la funciones que se le asignan a
los archivos en los manuales de organización, reflejan
un desconocimiento completo de las actividades del archivo, hacen mención a:
252
Fiscalizar y mantener el archivo,
Dirigir el funcionamiento del archivo,
Ejecutar el servicio del archivo,
Atender el archivo,
Efectuar el archivo,
Supervisar el archivo,
Llevar el archivo.
Este lenguaje debilita aún más la importancia del quehacer archivístico de las entidades públicas, donde aún
se tiene el concepto antiguo de que el archivo es un repositorio pasivo donde se acumula la documentación.
Se desestima generalmente que con el transcurso de
los años los documentos aumentan su volumen considerablemente, y a la falta de recursos para su conservación se efectúan expurgos indiscriminados, perdiéndose
documentación como información valiosa tanto para la
administración como para los investigadores de las ramas sociales.
Los servicios del microfilme han demostrado que son
ineficaces para cubrir estas deficiencias, excepcionalmente algún archivo requeriría de estos servicios, pero
en su generalidad no responden a los requerimientos por
el alto costo que significa al gasto público, resulta más
económico comprar nuevas estanterías y conservar la
documentación que adquirir el servicio del microfilm.
Estas técnicas de microfilmado se prestan mejor para
los archivos históricos puesto que el servicio de información puede recuperar parte de las inversiones efectuadas.
Lo importante de los archivos públicos, es comprender que tomamos el sentido público en cuanto a la entidad organizadora, no en cuanto a la atención que se pudiera brindar al público. Los archivos públicos, son los
más importantes, puesto que aparte de ser los mejor con-
•
•
•
•
•
•
•
253
servados, son los que reflejan mejor la realidad de cada
país, recuérdese que indicamos que estos archivos son
el índice de desarrollo de cada país.
Archivos privados y particulares. Aplicado a aquellos archivos que legalmente corresponden a entidades
jurídicamente privadas. Se conoce y se habla muy poco
sobre estos archivos dado el carácter reservado que tienen; la iniciativa del desarrollo de la archivología nace
en las necesidades que se presentan en el sector público, el interés de los archivos privados y particulares se
manifiesta recién en los últimos tiempos, pero siempre
con la reserva característica de éstos.
Es necesario destacar la enorme importancia que tienen los archivos privados inclusive para la historia de
un país, para ello es necesario hacer comprender que la
conservación de estos archivos son indispensables, es
en estos archivos que se abren insospechadas campos en
el estudio, tanto de la economía como en la historia económica, al análisis y la teoría económica, abarcan una
gama de experiencias que pueden ayudar en mucho a las
futuras generaciones.
Los países del Este europeo crearon archivos centrales económicos que no sólo reciben documentación oficial
sino también de empresas privadas progresivamente nacionalizadas, la legislación ha reglamentado la conservación y la remesa de archivos de empresas, tratándola como
a los archivos públicos.
Pero la concentración de archivos trae aparejados
problemas desde el punto de vista del volumen documental y en algunos países, como Hungría y la República Democrática Alemana, se obliga a las empresas a conservar
sus propios archivos bajo la inspección de los funcionarios de los archivos públicos.
254
En muy poca escala tenemos los archivos particulares, que son con mayor propiedad denominados colección de documentos, que han pertenecido a personas físicas o familias, si bien se ha dado el requisito de que hayan destacado social o históricamente.
Estas colecciones por su contenido, ofrecen interesantes temas a los investigadores, lamentablemente son
pocas las donaciones que se efectúan de este tipo, dispersándose muchas veces la documentación entre los herederos, quedando sólo piezas particulares que conservan las familias como una reliquia.
Los archivos económicos son los propiamente denominados archivos privados, en los países europeos, se
opta por este nombre por ser que el contenido mismo de
los archivos es de mayor interés para la historia económica. Están más expuestos a las pérdidas, exponemos
dos razones simples:
A una empresa privada no le preocupa la cultura, no
está incluida en sus fines, además que puede haber información comprometedora desde el punto de vista del
fisco y legal.
Por otra parte podemos considerar desde el punto
de vista de la perdurabilidad de la institución, que se limita a dos o tres generaciones. No tienen la continuidad y
perdurabilidad que tienen las instituciones públicas, esa
documentación por una falta de reglamentación o de interés se pierde. Si bien, cabe recalcar que la historia tiene un enorme interés en este tipo de archivos.
Archivos eclesiásticos: aplicados a aquéllos que corresponden a sociedades religiosas, esencialmente católicos. La Iglesia es una sociedad civil universal con una
jerarquía de tipo monárquico; encontramos en la mayoría de los países que sostienen el credo católico, si bien
en la mayoría existen libertad de cultos, el interés a esos
255
archivos provienen de que la Iglesia ha sostenido por
mucho tiempo los registros de los matrimonios, bautismos, nacimientos, defunciones, o bien llevaba un libro
statu animorum, donde tenían registradas a las familias
católicas sobre las cuales tenía jurisdicción.
Se ha presentado en algunos oportunidades la posibilidad de que se efectúen microfilmaciones sobre estos
archivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efectuaron microfilmaciones de aquellos lugares que les permitieron, con la finalidad de sellar la familia, que las
personas supieran de dónde provenían, a fin de salvar el
alma de toda la familia; de ahí la importancia que esta religión le atribuye a las genealogía, materiales de censos,
listas de personas, etc.
De acuerdo con la organización de la iglesia católica,
los archivos adquieren denominaciones similares a lo que
sucede con los archivos de gobierno, así tendremos archivos parroquiales, de diócesis, progresivamente hasta
llegar al archivo del Vaticano.
El Archivo Vaticano merece una especial atención
porque fue el que mejor se custodió y organizó. Es el más
importante con fondos valiosos por su información con
aproximadamente 10.000 volúmenes de documentos. Dentro de su organización, en un octavo lugar se clasifican
las colecciones; con este rótulo se señala todo lo que se
añade al Archivo Vaticano.
El grueso de los documentos lo constituyen las bibliotecas, documentos del clero, más de 100.000 documentos
en pergamino, que proceden de los monasterios. Sólo del
Vaticano hay alrededor de 670 índices.
De acuerdo con la naturaleza de la información tendremos archivos secretos, cerrados, abiertos.
Archivos secretos: aplicados a aquéllos que contienen documentación de carácter confidencial, secreto o
256
reservado, generalmente archivos militares, industriales y policiales.
Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendremos archivos nacionales, provinciales, municipales, legislativos.
Por el carácter de la entidad productora tendremos
archivos vivos y archivos muertos, activos o inactivos.
Archivos vivos: denominación aplicada a aquellos
archivos cuya entidad productora existe y continúa produciendo documentación, se los denomina también archivos activos o archivos abiertos.
Archivos muertos: denominación aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora dejó de existir y
por consiguiente dejó de producir documentación, v.g.
los archivos de los virreinatos, casas de contratación, etc.,
se los denomina también archivos inactivos o archivos
cerrados.
La clasificación puede prolongarse indefinidamente
en este sentido, de todas formas nos damos una idea de
contenido de esta subdivisión:
257
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
El archivo es auténtico, no puede formarse un archivo fuera de un organismo, no se puede inventar un archivo, no se puede crear sólo porque sí. Esta autenticidad está representada por una serie de fases que van
determinando sus características propias.
En el Manual de Archivología Hispanoamericana, el
Dr. Aurelio Tanodi, determina tres fases en la formación de los archivos: la fase prearchivística, la fase administrativa, y la fase histórica. Resumimos para comprender el contenido de esta fases:
Fase primera: denominada también prearchivística, el autor del Manual introduce un término: archivalía que estudiaremos con más detenimiento en capítulo
aparte, esta fase comprendería lo que definimos como recepción, reunión de documentos, sean éstos elaborados
en la entidad o recibidos para el cumplimiento de un determinado trámite, esta recepción se realiza en las mesas de entradas o alguna oficina destinada a este fin.
Fase segunda: denominada por Tanodi, archivalía
verdadera, se produce cuando los documentos cumplie-
ron su objetivo inmediato, o los fines por los cuales han
sido creados. En esta fase los documentos cumplieron
su trámite. Estos documentos se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las entidades productoras, para fines de consulta o posteriores reclamos que
normalmente se presentan, se utilizan también como antecedentes o precedentes, cumplen necesidades administrativas. La consulta es esporádica.
Fase tercera: los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines prácticos, científicos y culturales, generalmente se guardan en los archivos históricos o los correctamente denominados generales.
Sobre estas tres fases estaríamos conformes si no creara confusión, se habla de formación de los archivos, como
citamos anteriormente, de acuerdo con el Dr. Aurelio Tanodi, posteriormente encontramos el ciclo vital de los
documentos, señalando las fases pre-archivísticas, administrativas e históricas, trabajo efectuado por Manuel
Vázquez. Archivística curso básico.
El Dr. Gunnar Mendoza también nos habla del ciclo
vital de los documentos, variando las denominaciones
de las fases:
“a) La fase activa, en que el documento se produce y
por su valor de uso posibilita las funciones, actividades
y trámites de los individuos y de las entidades públicas
y privadas que lo produjeron.
b) La fase inactiva o de transición, en que los documentos habiendo perdido su valor potencial de información, son retirados de los trámites actuales y deben ser
evaluados para identificar dicho valor de información.
c) La fase de conservación permanente, en que el documento, reconocido su valor de información, va a ser
preservado en el archivo permanente, mientras que el
259
documento que ha sido evaluado como superfluo es desechado bajo control legal”.104
ARCHIVALÍA
En el capítulo anterior hemos mencionado este término utilizado por Tanodi en su mentado Manual de Archivología. “El contenido esencial ineludible, de los archivos como secciones o instituciones, es la archivalía,
que muchos tratadistas identifican con el archivo. Nos
parece más conveniente, delimitar los dos términos. La
palabra archivalía no ha recibido todavía, su ‘carta de
ciudadanía’ en la lengua castellana, la usan en México
especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos adherimos
por completo a su empleo por su practicidad, claridad y
fuerza expresiva”.105
El vocablo archivalía fue introducido por T. Schellemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado
como plural, archivale como singular, en holandés archivalía, en inglés archivalia, como masa de documentos preservadas en un archivo.106 De acuerdo con su origen la archivalía sería entonces los documentos de un
archivo, pero tal afirmación no es tan fácil de comprender, veamos la definición: “Por archivalía entendemos
todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos),
multigrafiado, reprógrafos, sonoro, audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido
en función de sus actividades o, en general, relacionado
104
MENDOZA, Gunnar. Presencia literaria del domingo 4 de Julio de 1982. La
Paz. Bolivia. Para una declaración de principios de archivística boliviana.
Pág. 2. cc 1/6.
105
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 15.
106
Ibídem.
260
con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se
conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales”.107
Lógicamente podemos pensar que este término puede facilitarnos algunos aspectos de la archivología, pero
su interpretación depende del punto de vista que lo tratemos, veamos: en la segunda fase de formación de los
archivos presentadas por Tanodi, habla de archivalía verdadera como la documentación que cumple algunos requisitos:
• Que ha cumplido su función inmediata.
• Que ya no sirve para la tramitación completa.
• Que ha pasado al archivo administrativo.
El problema se presenta para denominar a los documentos de la primera fase, gestación y gestión de los
documentos, archivalía en potencia, como concepto está
muy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posteriormente pasa la documentación a convertirse en fuentes,
sin dejar de ser archivalía.
Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la archivalía como objeto de la archivología, aclaremos antes que
aquí habría una superposición de términos, el objeto de
la archivología es el archivo, el objeto del archivo sería
la archivalía, volviendo al tema, nos dice: “Esta palabra
con el correr de los años no ha hecho sino aumentar su
necesidad y debe ser adoptada, por dos razones:
l. Quienes no usan la palabra archivalía han de definir la palabra archivo como el edificio o institución y como
los documentos que contienen creando un equivocismo
que es pobreza y dificultad el entendimiento de textos.
107
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 15
261
2. Con el auge de la disciplina documentación, la palabra documento, documentación ha dejado de ser patrimonio de los archiveros y necesitamos hacer la precisión “documento de archivo y evitar la palabra documentación. Entonces la palabra archivalía es la justa, la indiscutiblemente archivística”.108
Algunas observaciones. Las definiciones del archivo
siempre han de tener los dos conceptos, edificios y documentos, sean estos archivalía o no, por lo tanto no pueden crear “equivocismo”
Los términos documento y documentación no dejan
de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido
patrimonio completamente, el documento podría ser patrimonio de todas las ciencias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como ciencias de la documentación y de la información.
Pero el principal problema es cuando deja de ser archivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera.
Aparentemente la archivalía comienza cuando el documento ingresa definitivamente en un archivo, sea éste
como sección de la entidad productora, o el archivo intermedio. Resultaría más interesante denominar archivería a los documentos del archivo sin discriminar las
etapas, así podemos hablar de la archivería como se habla del libro para la bibliotecología.
No altera entonces ninguno de nuestros conceptos
sobre el documento, el archivo y la archivología, el hecho de adoptar el término archivería.
Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atribuciones del archivo moderno, al hablar de archivería,
en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del
108
VÁZQUEZ, Manuel. La ordenación en la Metodología Archivística. En: Revista del Archivo General de la Nación. Vol. 8. Bs. As. 1979. Año VIII. Pág. 17.
262
documento, el archivero puede interpretar que su papel
sólo le corresponde a la archivería, dejando de intervenir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad sería
un retroceso en sus funciones.
RELACIÓN CON HECHOS Y PRODUCTOS DIRECTOS
Como hemos comprobado en el capítulo Fenomenología documental, un sector de hechos derivan en documentos, este sector de hechos son propiamente manifestaciones de personas o grupos sociales en determinados
tiempos y espacios, los cuales conforman el contenido
específico de los productos como bienes y servicios; este
sector persigue entonces mediante las actividades, acciones, lograr un bien y/o un servicio, sean éstos de carácter material, productos elaborados sobre materia prima, sean éstos de carácter espiritual o culturales, productos elaborados sobre el intelecto.
Este sector, necesariamente está acompañado de determinados documentos que respaldan la acción o las actividades, que no son creados con la intencionalidad histórica.
Aurelio Tanodi nos aclara, “la archivalía es un producto relacionado con los hechos; es un producto en papel y otra materia que garantiza su permanencia, de contenido intrínseco, dado principalmente por medio de la
escritura. En relación a los hechos es un coproducto o
un subproducto”.109
La documentación entonces resulta ser un producto
de apoyo administrativo, lo cual nos permite tener una
idea aproximada de cuáles son los documentos que real109
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología. Op. cit., pág. 17.
263
mente corresponden a un archivo, así diferenciamos que
los libros son productos en forma de bienes, lo cual no
corresponde a un archivo, lo mismo sucede con las publicaciones periódicas, ambos corresponden más bien a las
fuentes éditas; los documentos que permiten la elaboración de libros, manuscritos, apuntes, fichas, y los documentos originales que permiten la elaboración de un diario, son pertenecientes al archivo porque son coproductos
de esas actividades, no así los periódicos. Es conveniente aclarar, que muchos archivos, la mayoría en todo caso,
contienen en sus archivos hemerotecas, las hemerotecas son propiedad de las bibliotecas. A estos documentos que se puede encontrar por tradición en un museo,
archivo, biblioteca o centros especializados de información y documentación, les denominamos, los documentos multifase, puesto que por una y otra razón, se los encuentra en cualquier repositorio documental.
DOCUMENTO Y DOCUMENTACIÓN
El documento es la materia prima de todo lo que estudiamos hasta ahora, el objeto de la archivología y la
ciencia de la documentación. Documento en só significa
cualquier escrito o imagen que bajo una permanencia relativa puede servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama
del saber que lo estudia. Veamos algunos ejemplos:
Se define el documento a “cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para
una determinada materia”110 Al decir soporte se especi-
110
F.I.D. Federación Internacional de Documentación.
264
fica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, pergamino, etc., cualquier objeto que en su contenido guarda un signo determinado como información que debe ser
extraída por quien o quienes se interesen.
Documento privado: el redactado por partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervención
de notario o funcionario público que le dé fe o autoridad.
Documento producido por entidades privadas y particulares.
Documento público: “El otorgado o autorizado, con
las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario público
competente para acreditar algún hecho, la manifestación
de una o varias voluntades y la fecha en que se producen”.111 Documento producido por entidades públicas o
estatales.
Documentos administrativos: “Los provenientes
de la autoridad administrativa o los autorizados por ella.
Cualquiera relacionado con la administración pública.
El de carácter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de índole administrativa. El relacionado con la administración, gestión económica y organización de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autoridades o funcionarios públicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y aficaz titulación.112
Documentos judiciales: “Cualquiera de las resoluciones de los jueces o magistrados de las jurisdicciones
contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun provenientes
111
112
Gaceta Oficial de Bolivia. Código Civil, publicación oficial. Vigencia desde el
2 de abril de 1976. N° 975. Pág. 344.
PIAZZALI, Luis F. Documentos, conceptos, definiciones. Santa Fe, 1977.
265
de una parte y otro interesado que la causa o requerido
de ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerárquicas y
con otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los registros de la propiedad, los que cumplen la función de titularidad que en los
actos y contratos inscriptos o inscribibles se requiere”.113
Como podemos apreciar, definiciones para el término documento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de vista diplomático, histórico y documentalista.114
Documento diplomático: “Un testimonio escrito,
redactado en forma determinada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurídica, que tiene por fin darle
fuerza probatoria”.115
El documento diplomático requiere tres aspectos
esenciales:
• Ser producido en una entidad organizada, por consiguiente ser producto de una actividad.
• Haber sido realizado, redactado, elaborado, con determinadas fórmulas internas que caracterizan directamente su contenido y haber cumplido con formas externas determinadas.
• Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.
Documento eurístico: “Escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y
el concepto, de tal manera que estos testimonios escri-
113
PIAZZALI, Luis F. Op. cit.
TANODI, Aurelio. Manual de Archivística. Op. cit., pág. 18.
115
Ibídem, pág. 19.
114
266
tos resultan idóneos para el cumplimiento de fines jurídicos”. 116
Para el documento desde el punto de vista documentalista, tenemos la definición del FID citada anteriormente, Amat Noguera también nos da una definición: Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte,
y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o
trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los
conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.117
Para Couture de Troismonts “es toda base material
de conocimiento susceptible de emplearse para la consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simultáneamente un soporte, un conocimiento y un testimonio”.118
En concordancia con estas definiciones dadas, comprendemos entonces que el documento es la base de partida, no sólo para la archivología, sino para las ciencias
de la documentación. Resumiendo, observamos que todas las definiciones de alguna u otra manera contiene
tres elementos:
• Un elemento de carácter probatorio.
• Un elemento tangible, soporte.
• Un elemento informativo.
Estos tres elementos nos dan un concepto aproximado de lo que es el documento, un concepto muy amplio
por cierto, porque todo, en realidad, todo lo que existe
es un documento, si observamos un pedazo de tiza, y sabemos obtener un determinado tipo de información, observamos que el pedazo nos da continuamente información, primero por el color, la forma nos dará un concep116
TROISMONTS, R. Couture de. Manual de Técnicas en Documentación. Editorial Marymar. Pardera, 1975. Pág. 7
117
VÁZQUEZ, Manuel. Op. cit., pág. 17.
118
TROISMONTS, R. Couture de. Op. cit., pág. 7.
267
to de trabajo, un concepto de cultura, sus componentes
químicos son otro tipo de información. Los archiveros
prefieren delimitar el concepto, encerrándolos en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo.
En descripción, cuando se estudian los caracteres internos y externos del documento, esencialmente se consideran dos aspectos diferentes:
• La forma.
• El contenido.
Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes, como lo califican algunos autores.
Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido, los datos latentes.
Estos aspectos son determinantes de la ordenación y
la clasificación en la archivología, así tenemos que los
documentos se ordenarán por su forma y se clasificarán
por su contenido.
Documento auténtico: “Escrito, papel o instrumento autorizado en forma tal que da fe, y haya de ser creído, por estar legalizado por autoridad competente”119
Los documentos auténticos se clasifican en cuatro
grupos principales.
Documento auténtico pontificio: que son traducidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los
obispos de las respectivas diócesis.
Documentos auténticos otorgados en el extranjero: que exigen la legalización de acuerdo a convenios
entre países o de acuerdo con el derecho internacional.
119
VÁZQUEZ, Manuel. Op. cit., pág. 17.
268
Documentos auténticos no redactados en castellano: que deberán ser traducidos por funcionarios autorizados.
Documentos auténticos por sí mismos: que no necesitan requisitos y autentificación ni legislación alguna.
Tenemos también el:
Documento ejecutivo: el instrumento, título o pieza
documental que conlleva ejecución que se presenta para
efectividad de la obligación que contenga en su texto.
DEL DOCUMENTO A LA DOCUMENTACIÓN
Cuadro 29: Documento.
269
El documento se transforma en una herramienta insustituible para transmitir conocimientos, ideas y hechos. Es «Todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar una
información» (Federación Internacional de documentación).
Para la escuela norteamericana el documento fue todo
papel escrito, pero este concepto se ve obligado a cambiar por las nuevas manifestaciones tecnológicas, aceptando otras formas de documento, acordes con los nuevos soportes magnéticos. Originalmente, si nos atenemos a su etimología, documento significa enseñar; pero,
en esta última década, ha evolucionado su significado.
Normalmente cuando se habla de documento, en forma
intrínseca se habla del conocimiento a través de un soporte. Paralelamente, cuando se habla de conocimiento,
consideramos un soporte material que puede ser utilizado para consulta, estudio, elemento de prueba o investigación. Estos documentos se encuentran en archivos,
museos, bibliotecas y centros de documentación. Las tres
primeras son pre-documentalistas.120
Cuadro 30: Documento y proceso.
120
TROISMONTS, R. Couture de. Op. cit., págs. 7-14.
270
Todo documento de archivo sigue una técnica, sigue
un método. La utilización y el proceso son diferentes en
las cuatro divisiones. archivo, biblioteca, museo, centro
de documentación.
Funciones de un documento. Todo documento cumple las siguientes funciones:
1) Permite la comunicación humana.
2) Es un medio de formación y enseñanza.
3) Puede almacenar los conocimientos humanos formando, una memoria colectiva.
NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO
Documentos iniciales: considerando desde las primeras manifestaciones del hombre para fijar un conocimiento. como manuscritos, notas de laboratorio, mediciones, apuntes de viaje, consideradas como las notas
grises por la archivología.
Impresos: considerados básicamente los documentos
de biblioteca. Lo formularios, constituyen un gran número de variantes en este grupo.
Documentos originales o primarios. Primeras formas de transposición de los documentos iniciales. Ejemplos: primera edición de un libro, grabación magnetofónica directa, etc.
Documentos secundarios. Comprenden documentos derivados de los primarios, como índices, bibliografías de segunda mano, auxiliares descriptivos, etc., son
representaciones condensadas, títulos o series, de documentos primarios.
Documentos terciarios. Reproducidos por un medio mecánico, sin modificación del original. De estos documentos se ocupa la reprografía; reproducciones facsimila271
res, fotocopias electroestáticas y por otras sistemas similares, etc. También se consideran las listas de publicaciones secundarias.
Creados a partir de materias diversas: discos, cintas
magnéticas, filmadas y otros audiovisuales. Fotografías
y reproducciones. Objetos, obras de arte, etc.
Un documento para ser válido debe reunir los siguientes requisitos:
Original: de primera mano.
Fiables: digno de crédito.
Utilizable: con posibilidad de difusión.
De fácil acceso a los utilizadores.
El escrito. «El escrito sirve de memoria a la transmisión impersonal de las nociones, de las ideas, y de los
hechos. Realiza la continuidad de los conocimientos en
el tiempo y en el espacio. Hace el puente entre su creador y su usuario. Colma el intervalo del tiempo y el espacio».121
Cuadro 31: Documentación.
121
TROISMONTS, R. Op. cit., pág. 15.
272
ACTIVIDADES PRE-DOCUMENTALES
Cuadro 32: Actividades pre-documentales.
CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
Son entidades especializadas que se mantienen actualizadas mediante redes documentales. Sus características son:
1) Especialidad.
2) Actualización.
3) Organización, sobre todo para brindar respuestas
precisas.
Trabajan en forma permanente con los consejos de
investigación científica y tecnológica. Proveen la información y procesan la información recibida.
Cuadro 33: Proceso de la información.
273
ACTIVIDADES DOCUMENTALES
Cuadro 34: Actividades documentales.
Los centros de documentación utilizan los documentos permanentemente realimentados. Eligen, describen,
ordenan y difunden, considerando como elemental la economía. Contrarios a los centros de información que utilizan sólo información, datos, los centros de documentación utilizan los documentos, considerando la importancia del lenguaje.
TÉCNICAS DOCUMENTALES
Selección: la documentación, representa el conjunto
de documentos recogidos para fines determinados. Para
lograr estos fines emplea técnicas documentales, tratamiento permanente y sistemático de documentos o datos para la información especializada que requieren los
usuarios. De toda la producción documental se elige lo
que interesa al centro, los documentos cumplen con los
requisitos:
Pertinencia: que corresponda o guarde relación con
el tema elegido. Los documentos responden a las necesidades específicas de los usuarios.
274
Exhaustividad: debe agotarse el tema en lo posible
cuando se proporcionan al usuario documentos que respondan a sus necesidades.
Rapidez: algunos autores prefieren reemplazar por
veracidad, los documentos deben transmitirse al usuario inmediatamente después de su difusión.
Economía: aspecto principal para el funcionamiento
adecuado, el costo de las operaciones para proveer documentación, debe ser mínimo.
Identificación: consiste en la aplicación de normas
con el fin de asegurar una mejor comunicación. El lenguaje para el usuario es normalizado.
Cuadro 35: Lenguaje en documentación.
El análisis documental: operaciones realizadas para
representar el contenido de un documento, preferentemente en auxiliares de investigación. El análisis del contenido permite su ordenación.
El almacenamiento: es la acumulación de documentos, de modo que se adecuen a las operaciones de recuperación y búsqueda, para localización del contenido informativo.
La difusión: de la información recogida, tratada y
analizada.
Fondo documental: desde el punto de vista del documentalista, el fondo se considera cuando una institución maneja material y es documental cuando cumple una
tarea documental. Estos fondos, reunidos en un centro
de documentación, no pueden ser estáticos, sino dinámicos, el documento está en movimiento, es actualizado o
maneja elementos como resúmenes, asientos, etc. Este
275
material de hecho tiene un procesamiento diferente a la
biblioteca, el archivo, y el museo.
En todo archivo, la producción documental de la institución es procesada con técnicas archivísticas, pero
en un centro de información, la documentación que llega del exterior a esa institución debe ser procesada con
técnicas documentales.
Documentación: como adelantamos en anteriores
acápites, no es lo mismo decir documento que documentación, lamentablemente este término es empleado indistintamente como sinónimo, inclusive es empleado por
docentes en el dictado de sus cátedras, pero, hilando fino,
la palabra documentación proviene de documento, del
latín documentum, el que deriva de docere que significa
enseñar, valga la redundancia. Este término presenta
algunos inconvenientes en su definición, no lográndose
exactitud por las diferencias de su significado. Bradford
afirma que documentación es el «arte de coleccionar, clasificar y hacer inmediatamente accesible los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales».
La documentación, como anticipamos en el estudio
introductorio del presente trabajo, engloba a las siguientes ramas:
Bibliotecología: creando instrumentos de trabajo,
bajo normas específicas, que permiten resolver problemas en la organización de las bibliotecas.
Museología: aplica los mismos principios que para
la bibliotecología.
Archivología: aún no está muy claro el papel de los
documentalistas en los archivos, dado que este conjunto
de conocimientos requieren de una mentalidad netamente institucional, lo que la hace diferente a las otras ramas de las ciencias de la documentación, sin que esto
276
sea excluyente, lo que se requiere son archiveros con conocimientos documentalistas, que permitan comprender
a la organización de archivos en sus múltiples aspectos.
Documentología: estudia los métodos de trabajo adecuados al funcionamiento de los centros de documentación, tomando énfasis en el tratamiento de la información.
Uno de los principales objetivos de los centros de documentación es la creación de auxiliares de investigación, auxiliares descriptivos para la archivología, que permitan la investigación de hechos, ideas, objetos, documentos y servicios; para coordinar los trabajos y organismos,
sistematizar las técnicas, métodos y doctrinas, organizar
redes nacionales e internacionales de documentación.
Conciliamos entonces que documentación es, en términos generales, el acto de reunir documentos sobre un
tema dado y el tratamiento de éstos en vista de su difusión. Lo que difiere mucho del término documento empleado por los archiveros.
277
Libro Tercero
CIENCIAS AUXILIARES, ENSEÑANZA
Y COMUNIDAD ARCHIVÍSTICA
LOS ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACIÓN
A lo largo de nuestro trabajo, hemos hablado constantemente sobre la entidad productora de los archivos
privados, generados en administraciones privadas a los
archivos públicos, generados en administraciones o entidades públicas.
Corresponde entonces tomar algunos conceptos que
nos permitan comprender el papel que desempeñan los
archivos con relación a la administración.
Etimológicamente, la palabra administración proviene
del vocablo latín ministrare, que significa servir, y de la
preposición ad, que significa hacia. Su sentido es bastante
amplio, por cuanto se emplea como acción de administrar,
empleo de administrador, servir para el cumplimiento de
un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de un
estado, equipo de gobierno de un país, o como la acción del
gobierno para cuidar los intereses públicos.
El interés archivológico por la administración radica en que ésta crea y genera documentos y al mismo tiempo requiere del servicio informativo del archivo y éste a
su vez funciona como memoria de la institución.
La administración pública hace posible que el Estado alcance su fin principal, que es el bien común, razón
por la cual sus archivos, a diferencia de los archivos particulares o privados, perduran a través del tiempo logrando una mayor continuidad y consistencia. Adquiere
una mayor importancia por su contenido histórico y por
el valor de los documentos, reflejos de una realidad
vivencial.
Schellemberg asigna los fines del archivo con relación al gobierno y a su administración, éstos son:
Los fines oficiales son los servicios que presta el gobierno, como memoria de un estado, como preservador
del patrimonio, y como elemento de continuidad en los
actos administrativos, antecedentes documentales, permitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas merced a los antecedentes documentales depositados en el
seno de todo gobierno. Así mismo los archivos permiten
una orientación científica y no improvisada para la conducción del presente.
Los fines culturales, se manifiestan en relación a los
elementos que son índice del grado de civilización de un
país, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos.
Esto no hace pensar en la obligación tanto del gobierno
como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio documental.
Los fines civiles se manifiestan a través de la relación que existe entre el gobierno y los gobernados, los
archivos se constituyen en prueba de los derechos civiles y garantías de los individuos. Así mismo constituyen
un elemento probatorio de las relaciones de gobierno entre sí y de los gobernados entre sí, creándose un juego
mutuo de garantías respaldados por los documentos conservados en los archivos.
280
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
Profundicemos un poco más sobre el problema administración para comprender los fines del archivo: la administración pública puede ser considerada desde dos
puntos de vista generales:
· Administración subjetiva u orgánica: considerada como un complejo de personas y cosas que tienden
a una finalidad.
· Administración objetiva o material: como una
actividad encaminada a la satisfacción de las necesidades públicas.
Las actividades que desarrolla la administración pública, para el logro de sus fines, se puede resumir en tres
grandes grupos.
• Las actividades de control: denominadas también de gobierno, de policía; son aquellas actividades que
despliega en el ejercicio de su potestades para garantizar la paz social y el orden público.
• Las actividades de fomento: que tienen por finalidad promover las actividades particulares que satisfacen las necesidades públicas o son de utilidad general.
• Las actividades de servicio público: destinadas
a proporcionar utilidad a particulares, condicionada a
razones de interés público.
Estas tres actividades infieren en los archivos, si bien
en el primer punto no es una actividad de policía pero sí
efectúa un control sobre la documentación producida por
la institución y de acuerdo con la jurisdicción del archivo que se trata. En cuanto a la actividad de fomento, no
podemos hablar en cuanto a aspectos económicos, pero
sí podemos hablar de fomento en cuanto a los objetivos
de investigación y educación. En la mayoría de los países desarrollados existe una estrecha relación entre ar281
chivos, los investigadores y los educandos. Al hablar de
actividades de orden público, nos consustanciamos fácilmente porque comprendemos que el archivo ante todo
es un servicio a la comunidad, por cuanto encierra patrimonios de gran valor para la sociedad que lo genera.
Recíprocamente, ante las actividades de la administración, se tienen las responsabilidades, basadas propiamente en la responsabilidad civil que tiene toda administración pública para con los administrados, constituyendo en una defensa de estos últimos ante el aumento
creciente de poder y prerrogativas que tienen el Estado
y gobierno que administra.
La administración en sentido orgánico: se conforma con los órganos públicos existentes, partiendo de la
división de poderes formulada por Montesquieu, que delimita al Estado en tres poderes públicos que se garantizan recíprocamente, garantizando la libertad ciudadana. El poder Ejecutivo fue el que mayormente desarrolló la administración, por lo que subordina al Estado por
un conjunto amplio de servicios al bien común.
En sentido subjetivo u orgánico, se entiende también a
los entes dotados de personería jurídica existentes en toda
la sociedad organizada al amparo del Estado que tiene por
finalidad la satisfacción de las necesidades colectivas. Estos entes constituyen la llamada administración indirecta,
que se subdividen en dos clases diferentes:
• Administración indirecta con carácter total o territorial.
• Administración indirecta de carácter no territorial.
En la administración de carácter territorial, como
dice su nombre, el territorio es un elemento indispensable para su existencia, tomando la característica de total por cuanto persigue la necesidad de satisfacción de
282
la multiplicidad de necesidades públicas de la colectividad. Esta administración se hace más patente en los
gobiernos federales, compuestos de administraciones locales como son las provinciales, municipales, de comunas, etc.
La administración de carácter no territorial, persigue la satisfacción de necesidades concretas y determinadas, esta forma de administración es llamada administración institucional.
La administración en el sentido objetivo: considerada como el conjunto de actividades realizadas por el
Estado dentro de una sociedad políticamente organizada, el concepto de administración surgirá de acuerdo
con los fines que establece el gobierno.
Algunas particularidades se pueden observar:
• La administración objetiva es una actividad compartida con el Estado, esto no quiere decir que la administración sea independiente con el Estado, sino en cuanto a actividad cumplen funciones de bien público.
• La administración objetiva tiene el carácter de subordinación a la función legislativa y política.
• La administración objetiva tiene un sentido concreto y es de carácter continuo e ininterrumpida.
• Como ya hemos repetido constantemente, la administración objetiva tienen por objetivos satisfacer necesidades públicas que no pueden ser cumplidas por particulares.
• La administración objetiva fundamentalmente actúa a través de los servicios públicos.
• La actividad de la administración no es un fin en
sí misma, sino un medio para el logro de objetivos del
bien público.
Veamos qué sucede con los archivos en relación a las
actividades administrativas.
283
En cuanto a la administración en sentido orgánico,
los tres poderes generan documentos.
En la administración de carácter total, los archivos
persiguen la satisfacción de necesidades colectivas, sentidas a través del requerimiento de información y de la
administración correcta de los documentos que prestan
las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas.
En cuanto a la administración objetiva, el archivo es
una actividad dentro de una sociedad políticamente organizada, compartida con el Estado y el servicio del Estado.
En los países federales, cada unidad territorial adquiere una legislación propia pero sin rebasar el marco
general del Estado.
En la administración no territorial, los servicios que
prestan las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas.
La actividad archivística tiene un carácter de subordinación a la legislación impositiva y política, y actividad
administrativa, que la diferencia de la bibliotecología.
La actividad archivística tiene un sentido concreto y
es de carácter continuo, e ininterrumpido, así observamos que en la administración pueden desaparecer algunos sectores de actividad que generan documentos, pero
el archivo continúa sus funciones mientras la administración perdura y en un buen número, sobrevive a la institución, prestando servicios continuamente.
La actividad archivística como entidad pública, tiene como objetivos satisfacer necesidades concretas que
no pueden ser cumplidas por particulares, por el mismo
hecho de que su contenido corresponde a las actividades públicas.
284
La actividad archivística no es un fin en sí misma, sino
un medio para el logro de objetivos de bien público.
ADMINISTRACIÓN PRIVADA
Además de la administración pública, cuyo repaso
efectuamos, existen una serie de actividades administrativas que legalmente no corresponden al ente público, pero que pueden ser controladas o no, de acuerdo con
la forma constitucional de cada estado, al cual denominamos administración privada; estas actividades están
encaminadas al logro de fines e intereses de carácter privado, particular o fines comunes con intereses privados.
Existen varias formas de actividad substancialmente económica, que son ejercidas bajo el título de empresas, sociedades, etc. Analicemos un poco más:
Por el dominio social en que se desenvuelven tendríamos, las organizaciones religiosas, eclesiásticas, las
asociaciones de carácter social, como la asociación de amigos del archivo, asociaciones de escritores, etc., organizaciones profesionales, gremiales de beneficencia.
Por el dominio económico en que se desenvuelven,
tendríamos dos aspectos principales:
Aspecto productivo: denominado de esta forma por
ser de carácter industrial, agrícola, ganadero.
Aspecto distributivo: porque facilitan las distribuciones de los productos mediante el comercio.
En el dominio económico encontramos organizaciones denominadas empresas, según su organización jurídica su actividad puede ser denominada como:
• Empresa individual (persona física),
• Sociedad civil,
• Sociedad colectiva,
285
Sociedad en comandita o comanditaria,
Sociedad de responsabilidad limitada,
Sociedad anónima,
Cooperativas.
Hagamos un repaso en cada una de ellas:
• Empresa individual: se caracteriza porque el capital empleado por la empresa corresponde a una sola
persona que normalmente dirige por sí misma la organización,
• Sociedad civil: cuando dos o más personas se reúnen para realizar actividades circunstanciales, que son
las enumeradas en el dominio social, la responsabilidad
por ciertos actos corresponden sólo a la medida participativa socialmente. La sociedad civil es una persona jurídica.
• La sociedad colectiva: es la más antigua de las
sociedades mercantiles, sus orígenes datan de la Edad
Media, teniendo en cuenta las comunidades hereditarias familiares, en la actualidad existe una marcado descenso en el número de sociedades de este tipo, esencialmente en el tipo personalista.
• La sociedad comanditaria: también de origen medieval, incluso algunos autores afirman que es un derivado de la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria
es una forma intermedia entre la individual y las de tipo
capitalista, internamente los socios se dividen en dos clases: los colectivos, que son semejantes a los de la sociedad colectiva, y los comanditarios, que no tienen derechos en la gestión de la empresa.
• La sociedad de responsabilidad limitada: es la
forma de sociedad mas moderna, nació en las décadas
intermedias del siglo XIX por razones económicas, su forma ofrecía algunas ventajas con relación a las sociedades anónimas, su característica es que tiene número limi-
•
•
•
•
286
tado de socios y es limitada la aportación de los socios,
es considerada como una pequeña sociedad anónima, de
tipo capitalista, su gestión no corresponde a los socios
como tales, sino que se encomienda a una órgano social.
Es una forma típica de pequeñas empresas.
• La sociedad anónima: es la más compleja de todas, considerada como capitalista, sus características se
establecen desde su fundación: capital, los órganos que
la componen como ser la junta general de accionistas, el
consejo de la administración y los censores de cuentas.
• Las cooperativas: reúnen a personas naturales o
jurídicas y que obligan a aunar esfuerzos en capitales
variables, como el principal objeto de lograr fines comunes de orden económico-social.
La administración privada corresponde entonces a
la gestión de los intereses privados que se desarrollan
en ámbitos independientes del poder público, comprende sus actividades los servicios que lleva consigo.
Para la archivología todos estos conceptos, están comprendidos dentro del término entidad productora, de
una forma más amplia, pero que nos permite desarrollar
en la práctica, los procesos archivísticos.
EL ESTADO
La administración es una actividad compartida con
el Estado, sin que esto quiera decir que el Estado es sólo
administración.
El Estado presupone la existencia de vínculos de carácter político, social, económico, etc., estableciendo una
especie de orden social permanente.
El concepto de Estado ha motivado numerosas definiciones, siendo una idea básica de la ciencia política; si
287
el Estado ha existido siempre, como en el concepto moderno o si se ha dado en algún momento histórico, es una
problemática que ha presentado bastantes teóricos y tendencias, la corriente más aceptada en la actualidad es
que el estado surge en Europa, en el renacimiento.
Históricamente el Estado podría identificarse con la
polis griega, como institución perfecta en la cual el individuo podría desarrollar sus actividades, puesto que sin la
polis no era nada, también puede compararse con la civitas o imperium romana, en la cual el individuo se integra
a la comunidad pero bajo un rígido principio de autoridad,
que en su evolución llevó al principado y al imperio.
Maquiavelo en Italia y Bodin en Francia proclaman
la soberanía del Estado por encima de toda tutela moral y religiosa que fue una de las constantes en la Edad
Media. Desde entonces se conceptúa al Estado como un
pueblo de características nacionales y culturales definidas, asentado en un territorio concreto y que ordena y
gobierna.
El Estado relacionado con el hombre, como un ser social, presupone la existencia de vínculos, políticos, económicos y sociales, etc., existiendo elementos que lo caracterizan como Estado, estos elementos son:
• El pueblo.
• El territorio.
• El vínculo jurídico.
Los tres elementos y la soberanía, se tienen que dar
en forma simultánea.
El pueblo es el elemento humano caracterizado por
los individuos integrantes que tienen intereses en común; estos intereses tienen que ser coherentes y específicos.
El territorio es considerado como un requisito del
Estado.
288
El vínculo jurídico es el que sustenta la organización
del Estado. No se puede hablar de estados sin su respectivo cuerpo de leyes, sean éstas escritas u orales, o tradicionales.
Soberanía: hay dos aspectos básicos en la soberanía,
desde el punto de vista externo al Estado la soberanía
es considerada cuando no depende de otro estado de ninguna forma.
Desde el punto de vista interno la soberanía ejerce
el poder (imperium) sobre la totalidad de su territorio.
La soberanía tiene características especiales:
• Permanencia: va unida a la vida del Estado desde que éste se forma hasta que desaparece.
• Exclusividad: porque no pueden ser compartidas
con otros estados soberanos.
• Comprensiva: porque comprende a todos los individuos que viven en el Estado y están sujetos a él.
• Inalienable: porque su naturaleza no puede ser
cedida ni dividida.
• Imperceptible: porque no tiene prescripción.
• Absoluta: no tiene límites.
FUNCIONES DEL ESTADO
Para lograr su fin, el Estado ramifica sus acciones a
través de los poderes, clásicamente son:
• Legislativo.
• Judicial.
• Ejecutivo.
Lo que significa que legislación, jurisdicción y administración son constituyentes del gobierno. Estos poderes conformados por principios que los caracterizan, están compuestos por organismos que cumplen funciones
289
determinadas, independientes entre sí, no del Estado,
agrupadas jurídicamente bajo una constitución, sea ésta
escrita u oral, que se estatuye como una ley por encima
de todo.
El Poder Ejecutivo como facultad de gobernar del Estado hacer observar las leyes.
El Poder Judicial como la facultad de ejercer la administración de la justicia.
El Poder Legislativo, como la facultad de tener potestad para hacer, reformar, anular leyes.
El factor poder adquiere entonces una enorme importancia, calificado como la capacidad de un individuo
o grupo social, para gobernar una sociedad y decidir sobre los objetivos precisos.
De una u otra forma, los tres poderes ejercen administración, con injerencia directa en el derecho patrimonial compuesto por los bienes materiales, adquiridos y
producidos, del dominio público. Recordemos que los archivos, los documentos contenidos en ellos, son considerados patrimonio del Estado.
290
LOS ARCHIVOS Y LA HISTORIA
El documento al ser concebido para cumplir con una
determinada finalidad, la realiza mediante distintas formas, sea mediante un trámite, o una disposición a cumplirse, sea como forma de transmitir algún tipo de información, pero una vez cumplida esa finalidad, pasa al archivo propiamente dicho, hemos explicado suficientemente este proceso.
En un determinado momento el documento, ingresa
a una etapa de reposo, llamado muchas veces purgatorio o archivo intermedio, también observamos que en
esta etapa se produce la simbiosis administrativa-científica, es decir, el documento gradualmente deja de servir a la entidad productora, para convertirse en un testimonio de las actividades realizadas en el pasado, los
archivos por excelencia, son los conservadores de la materia prima de la historia: los documentos. De ahí la importancia que tiene el conocimiento de la historia para el
archivero, le permite comprender algunos aspectos de
su labor.
CONCEPTO DE LA HISTORIA
El hombre ha tenido diversas escuelas del pensamiento, sobre todo, por los distintos conceptos que tiene de la
realidad. Los discípulos de Pirrón señalaban que cada
hombre tiene un concepto diferente de la realidad, y la
realidad se presenta de distinta forma para cada uno,
influyendo continuamente en sus conceptos cotidianos
y fundamentos, hasta tal extremo que las diferencias sobre la realidad son opuestas de un sistema ideológico a
otro.
Uno de los problemas fundamentales del pensamiento humano consiste entonces en la disparidad de conceptos y preferentemente en los temas sociales que alcanza
hasta los niveles científicos. Lo cual forma un complejo
sistema de ideas que nos permiten abarcar racionalmente esta complejidad, los sistemas nacen cuando surgen
necesidades, lo mismo que las leyes surgen cuando nace
el delito, es decir, el hombre ha creado —destacamos la
palabra creado por no oponernos al concepto de descubierto— un número uno para representar la unidad, y
ha hecho esta representación abstracta de una realidad,
o fundamento de una realidad. Las ciencias pueden tener los pies de barro, pero pueden subsistir y nos permiten subsistir, ese es el aspecto positivo.
El pensamiento humano quiere abarcar todo, quiere
conocer todo, lo está logrando en cierta manera, parte
en base a supuestos similares al uno de la unidad.
En cierta manera “la investigación científica es una
de las actividades humanas más importantes, porque los
resultados contribuyen de manera decisiva al mejoramiento de nuestra existencia”.122 Si bien debemos recono122
GORTARI, Eli de. Lógica General. Primera Edición, Colección Juventud. N°
22. Editorial Difusión. Bs. As. 1952. Pág. 11.
292
cer que la profundización del conocimiento fenomenológico ha desarrollado enormemente en la historia resulta sorprendente, fuga ante las definiciones como ciencia o como disciplina, es necesario decir que al igual que
las demás ciencias y disciplinas que componen las ciencias sociales, su estudio es relativamente reciente, puesto que el saber histórico era considerado como el saber
literario, erudito o cultural y en algunas ocasiones como
fundamento filosófico para posteriores especulaciones,
si bien hubo intentos de historiadores que pretendieron
alcanzar el conocimiento verdadero de lo que realmente
encierra la historia muy pocos a decir verdad, y algunos
agudamente hicieron sus observaciones muy dignas de
tomarse en cuenta en nuestro tiempo, como la del árabe
Abenjaldun que nos indica en 1399 o 1400 aproximadamente, que la “historia tiene el verdadero objeto de hacernos comprender el estado social del hombre, es decir, la civilización, y enseñarnos los fenómenos que se
relacionan con ella naturalmente”.123
Hasta el siglo XIX en su mayoría los pensadores consideraban a la historia como un saber cultural y sobre
todo tradicional, por lo individualizador que se presenta
en sus características y por el contenido que encierra, lo
que hacía más difícil dar una definición adecuada.
“Una buena definición debe ser concisa, es decir, exponer el concepto que se trata de definir con toda precisión y de modo completo, en el menor número de palabras. La definición describe el significado de una determinada palabra, usada para determinar un determinado fenómeno. En la definición debe quedar inscripto, incluido el fenómeno en su totalidad. Si quedan fuera de
123
CASSANI. Jorge Luis: AMUCHÁSTEGUI PÉREZ, A.J. Del Epos a la Historia Científica, Biblioteca Histórica, reimpresión, Ed. Nova Bs. As. 1968. Pág. 8.
293
ellas partes esenciales del fenómeno, la definición no es
buena. En cambio, una definición no necesita entrar en
detalles”124 ; si fundamentamos, comprobaremos que se
han tratado de dar definiciones concisas, pero la historia se escabulle victoriosamente ante estas intenciones.
En la primera edición de su obra, publicada en 1889, Bernhein da la siguiente definición: “Historia es la ciencia de
la evolución del hombre considerado como ser social”.125
Existen entonces terminologías en las cuales se coloca a la historia como una ciencia, “el mismo Bloch define también a la historia como la ciencia de los hombres
en el tiempo”126 incluyendo en el fenómeno de la sociología observamos que Bauer, por su parte, acota la definición: “Historia es la ciencia que intenta describir y explicar, volviendo a vivirlos, los fenómenos de la vida en
aquello en que se trata de cambios que las relaciones de
los hombres con las diversas colectividades sociales llevan consigo”.127
Sobre todo debemos considerar a la historia como una
ciencia por el hecho de encerrar en sus métodos un estudio más profundo y desde el punto de vista teórico sobre las relaciones de causa y efecto, es comprensible desde este punto de vista o plano que haya factibilidad al
afirmar a una determinada causa le es continuo un determinado efecto de igual magnitud, tan sencillo de decirlo y tan complejo de su estudio que se hace más profundo; porque en este caso debemos considerar que se
hace un dominio mayor o un fenómeno profundo del fenómeno vital o principal o central, dentro de la historia sur124
HUIZIGA, J. El concepto de la historia y otros ensayos. Primera reimpresión
Sección de Obras de Historia, Fondo de la Cultura Económica, México, 1977.
Pág. 87.
125
Ibídem.
126
Ibídem.
127
Ibídem. Pág. 88.
294
ge el interrogante en su causa, que parece absurda pero
que se presenta como una particularidad; ¿cuántas causas distintas entre sí y relacionadas encierran en una
causa total y lo que puede resultar un dolor de cabeza,
cuando se puede determinar una causa total?, o ¿cuándo se puede determinar el efecto de acuerdo a todas las
causas dadas parcialmente?, ante estos cuestionamientos el espíritu historiador suele sentirse determinante.
La historia se presenta difícil y conflictiva y sobre
todo como un conocimiento especial, y tanto más cuando se toma consideración de que los hechos son irrepetibles, únicos, individualizados, aun cuando algunos fenómenos son parecidos entre sí, en especial por las leyes a
que están sujetos; fenómenos pasados e impredecibles
desde el punto de vista del raciocinio e imposibles de
generalizar; ante esta situación, la historia plantea la
duda de si el método científico se convierte en un conocimiento tradicional, tomando sus particularidades excepcionales en lo epistemológico o la fundamentación científica, en lo gnoseológico o del conocimiento en forma racional y la aplicación de los métodos.
La esencia de la causalidad, quizá sea un factor dominante para determinar el hecho histórico; hasta el momento sólo sirve para la clasificación parcial del sentido
histórico, lógicamente si las causas son naturales, las consecuencias lo son también, si son técnicas en apariencia;
lógicamente que es fácil decir: “Pero sea cual fuere la respuesta dada, la práctica historiadora contemporánea se
presenta como búsqueda de un orden de comprensión
destinado a asegurar la intelección del pasado”.128
128
CHATELET, Francois. El nacimiento de la Historia. Vol, 1, Primera edición
en castellano, Siglo XXI Editores S. A. España, 1978. Pág. 6.
295
Punto álgido de la historia, estos puntos enunciados
son razones por las cuales la historia es casi imposible
definir, conformándonos con definiciones incompletas y
que es necesario simplificar mejor para satisfacción de
los estudios primarios de esta ciencia; pero no para los
efectos de experimentación, donde interviene la clasificación fenomenológica tipificando en sectores convenientes de estudio.
Podríamos determinar con cierta exactitud un sinnúmero de causas para llegar a un efecto considerablemente aproximado que podamos definir como realidad
superlativa; teóricamente sería posible determinar las
causas, sobre todo las principales, las que según nuestro
conocimiento del momento histórico, ejercen influjo mayor para determinar los efectos. Es fácil comprender algunos fenómenos, basados sobre todo en las fuentes documentales.
Concordamos entonces que la historia es una de las
actividades inherentes al ser humano. Esencialmente se
ha llamado historia:
• A los hechos o acontecimientos del pasado.
• A los hechos esencialmente significativos.
• Al conjunto de normas, métodos que sirven para reconstruir ese pasado, sus características y su exposición
escrita.
Bajo el término de historia objetiva, entendemos a
los dos puntos expuestos anteriormente, es decir:
• Los hechos o acontecimientos del pasado.
• Los hechos esencialmente significativos.
Es el pasado con hechos integrados, continuo, en permanente movimiento, independiente o no del conocimiento humano.
Bajo el término de historia subjetiva, entendemos el
tercer punto, es decir, al conjunto de métodos, normas,
296
que sirven para reconstruir ese pasado, sus características y su exposición escrita, llamada subjetiva porque interviene el elemento cognoscitivo.
HEURÍSTICA Y CRITICA DE LAS FUENTES
Consideremos a la heurística como aquella parte de
la historia que se ocupa de la búsqueda e investigación
de las fuentes históricas, especialmente los documentos. Bauer caracteriza a la heurística como un conocimiento generalizado de las fuentes; Langlois y Seignobos caracterizan a la heurística como el buscar e investigar los
documentos, Bernheim, como el conocimiento de las fuentes. Observamos entonces que en este resumen, muy somero, al hablar de heurística, hablamos de las fuentes
que de alguna manera nos sirven para realizar historia.
Acentuando un poco más, la fuente histórica es aquel
objeto que por sus condiciones intrínsecas, posibilita el
conocimiento histórico. Bernheim, nuevamente, llama
fuente “al material de donde se derivan los conocimientos de nuestra ciencia”, pero veamos lo que quiere decir
esta definición:
Toma dos elementos esenciales, material y conocimiento, el conocimiento es de una u otra manera información transmitida, nos acercamos entonces a la definición general del documento. Documento como cualquier
soporte que contiene información.
Cuadro 36: Fuente, documento.
297
Esta comparación acentúa entonces que todo documento, es susceptible de convertirse en fuente histórica.
Para García Villada, fuente “es todo aquello que directa o indirectamente da noticia de los acontecimientos históricos”.
La relación “todo aquello” con el “soporte” y “da noticia” con información es bastante clara para comparar
con el documento. La comparación, válida para nuestro
estudio desde el punto de vista archivístico, no es tan
sencilla ante el riesgo de confundir fuente con testimonio, si bien la diferenciación es bastante sutil, analicemos:
En el concepto que nos da Villada de la fuente, observamos “es todo aquello”, es decir el soporte, “que directa o indirectamente da noticia”, excluimos noticia que
tipificamos como información, pero ¿a quién da?, posteriormente tenemos de “los acontecimientos históricos”
lo cual nos da una identificación del a quién da, en primera instancia nos presenta la imagen del historiador,
analizando más observamos que es el investigador, el investigador está preparado para absorber la información,
es decir, la noticia no se da a cualquiera, necesariamente tiene que existir un conocimiento previo que permita
“interpretar” la clave histórica encerrada en la fuente,
es decir, la fuente sólo puede brindar la noticia a quien
esté preparado para ello. La fuente mientras no sea “interpretada”, mientras no brote su información, es sólo
testimonio.
Pero atendiendo a nuestros conceptos archivísticos,
cuando estudiamos el documento dimos una definición
aceptada universalmente: “cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para
una determinada materia”, quiere decir entonces que el
documento es mucho más amplio todavía, porque al
298
especificar “de interés para una determinada materia”,
puede servir como fuente no sólo a la historia, sino a quienes tienen la capacidad de “interpretar” lo que dice el
documento; efectivamente, observaremos más adelante,
que el documento sirve también a otras ciencias o disciplinas como la paleografía y la diplomática, sin extendernos demasiado.
Michael J. Oakeshott señala que “el método histórico no es otra cosa que los medios de que se vale el historiador para transformar el frío y mudo testimonio en
fuente de información, y posibilitar la transformación
del hecho pasado en actualidad presente”. Aquí contemplamos entonces, la enorme importancia que tiene la labor archivística para la historia. Consideremos entonces
a la heurística (eurisko = hallar) como la primera etapa
del proceso de investigación, comprendemos entonces
que ciencias específicamente eurísticas son la archivología por excelencia, la bibliotecología, la museología y la
documentación, es decir, las ciencias de la documentación.
Al clasificar las fuentes de la historia, las de sentido
“estricto” corresponden a las ciencias de la documentación, éstas son clasificadas de la siguiente manera:
Transmitidas por vía oral:
• Descripciones,
• Narraciones,
• Cuentos,
• Leyendas,
• Tradiciones (simbólicas o no),
• Proverbios,
• Memorias,
• Biografías heroicas,
• Informes.
299
Transmitidas por vía escrita:
• Inscripciones,
• Grafismos,
• Criptogramas,
• Documentos, en el amplio sentido del concepto,
• Libros, en el amplio concepto,
• Estadísticas, informes, actas, partes, tratados,
• Escritos religiosos,
• Descripciones, retratos escritos,
• Memorias, diarios, cartas,
• Catálogos,
• Escritos científicos,
• Decretos, constituciones, estatutos, reglamentos.
Transmitidas por medio de representaciones plásticas y mixtas:
• Películas,
• Fotografías,
• Cuadros, bocetos, pinturas, retratos,
• Representaciones de ciudades, cinéticas o no cinéticas, planos, mapas, paisajes, naturalezas,
• Armas, utensilios, atuendos,
• Estructuras arquitecturales.
Como podemos comprobar, todo este material corresponde a alguna de las ciencias de la documentación.
LOS MOMENTOS DE LA HEURÍSTICA
El historiador tiene que realizar una serie de etapas
dentro del proceso metodológico de la historia, estas etapas, comúnmente aceptadas son:
• Heurística,
• Crítica,
300
• Síntesis,
• Exposición.
La heurística a su vez se divide en cuatro momentos
lógicos, que son de especial interés para la archivología
y para las ciencias de la documentación, porque es en esta
etapa que contribuye enormemente con el investigador.
• Momento bibliográfico: en este momento el investigador procura enterarse de todo aquello que haya sido
publicado sobre el tema que le preocupa. En la actualidad,
dado el enorme volumen de publicaciones diarias, es casi
imposible leer todo sobre algunos temas, pero es más fácil
cuando se trabaja con auxiliares descriptivos, cuando se
trata de documentos de archivo y de bibliografías o catálogos, cuando se trata de documentos de bibliotecas; los centros de documentación también facilitan información especializada sobre el tema que uno escoja.
• Momento temático: (ktema - asunto). Por naturaleza propia, el investigador desea profundizar mucho más
sobre determinado tema, este tema puede estar compuesto por otros sub-temas que deben ser resueltos para poder tener una visión lo más completa posible sobre la
investigación efectuada.
• Momento erudito: para que los temas puedan ser
profundizados en debida forma y para salvar las dudas
que se presenten, el investigador acude a los repositorios documentales, donde verifica los testimonios relacionados con el asunto que le preocupa.
• Momento del diagnóstico: es el momento en el
cual el investigador efectúa una descripción de las fuentes, fichar y efectuar resúmenes de todos los aspectos
de su investigación.
De acuerdo con este estudio, comprendemos entonces que los archivos constituyen el primer paso para que
el investigador logre el conocimiento histórico.
301
En la segunda etapa, la crítica, el historiador realiza
las actividades analíticas, sobre la autenticidad, veracidad, interpretación y valoración de las fuentes que corresponden propiamente a la paleografía y a la diplomática, de ahí la importancia de que el archivero tenga un
conocimiento, aun cuando fuera mínimo, de estas dos
ciencias auxiliares.
CIENCIAS AUXILIARES DE LA HISTORIA
Son ciencias auxiliares aquéllas que concurren a facilitar la labor de investigación del historiador, propiamente serían todas las ciencias que de una u otra forma,
auxilian en su debido momento a la investigación, por la
misma razón que el estudio histórico toma como protagonistas al hombre y su medio circundante. Leig y Rustin efectúan una clasificación de las ciencias auxiliares:
• Ciencias auxiliares circunferentes: como las
ciencias autónomas en cuanto al objeto de su conocimiento y método de investigación, que se tornan circunferentes con relación a la historia por cuanto se desarrolla (la
historia) en campos propios de dichas ciencias. Estas
ciencias son:
• Geografía (campo espacial)
• Cronología (campo temporal)
• Psicología (campo psíquico)
• Ciencias auxiliares colaboradoras: como las ciencias autónomas en cuanto al objeto de conocimiento y método de investigación, no tienen relación directa con la
historia pero auxilian eventualmente al historiador para
solucionar problemas de detalle; por ejemplo, las ciencias matemáticas y físiconaturales con sus respectivas
disciplinas especializadas.
302
• Ciencias auxiliares instrumentales: como las
ciencias dependientes de la historia que constituyen instrumentos imprescindibles para la técnica historiográfica.
Ejemplo:
• Arqueología: o rescate de objetos históricos,
• Paleografía: o de las escrituras antiguas,
• Epigrafía: o de las escrituras monumentales,
• Neografía: o de las escrituras a partir de la Edad
Moderna,
• Diplomática: o de la autenticidad de los documentos,
• Sigilografía: o de los sellos,
• Numismática: o de las monedas,
• Genealogía: o de las descendencias,
• Heráldica: o de los escudos y Blasones,
• Cronología: o del cómputo del tiempo.
• Ciencias auxiliares: aquellas especializaciones
científicas que se ocupan de los testimonios y su debida
organización. Ejemplo: museología, archivología, bibliotecología. Es en esta etapa que hablamos de las ciencias
de la documentación.
Aurelio Tanodi nos presenta una clasificación más
simple,129 que las divide en ciencias auxiliares o complementarias y ciencias funcionales.
• Ciencias auxiliares o complementarias, corresponde
las ciencias autónomas o independientes de la historia.
• Ciencias funcionales, porque se forman en función
de los estudios históricos.
A estos dos grupos agrega un grupo sobre las disciplinas (denomina disciplinas a las ciencias de la documentación) encargadas de los repositorios o guardianes
de las fuentes (denomina fuentes a los testimonios).
129
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología... Op. cit., págs. 76-77.
303
Sea cual fuere la clasificación que se presente, la archivología es el paso necesario e imprescindible para la
historia y el investigador, si bien es cierto que se le ha
dado poca importancia a la archivología en los estudios
históricos. Lamentablemente existen historiadores que
desconocen todo el trabajo archivístico y sus fines. “Ya
está aceptada, sin controversia, la afirmación de Seignobos y Langlois: donde no hay documentos no hay historia. Estos documentos pueden ser comparados con los
cimientos de los edificios, poco conocidos por los habitantes y visitantes, pero valorados por los arquitectos e
ingenieros, ya que, lo mismo que ocurre en la ingeniería, de la solidez de los cimientos depende todo el edificio histórico”.130
130
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología... Op. cit., pág. 78.
304
ARCHIVOS Y PALEOGRAFÍA
CONCEPTO
Etimológicamente la palabra paleografía proviene
de los términos griegos: palaios que significa antiguo y
graphé, que significa escritura; la terminación ía encierra el concepto de ciencia, tratado o disciplina, lo que
hace que podamos conceptualizar a la paleografía como
el estudio de la manera antigua de escribir.
En nuestros días ha cambiado bastante este concepto. El vocablo es reciente, pudiendo rastrearse su origen en el siglo XVIII, cuando el sabio benedictino Montfaucon131 publicó en 1708 su Paleographia Graeca (Parisiis), tratando justamente sobre la forma de escribir de
los antiguos griegos.
131
PERRAT, Charles. Paleografía medieval. En: L’Historie et ses méthodes. Dirigida por Charles Samaran. La pléiade. Paris. Págs. 585-615, Citado también en Introducción a la Paleografía, del autor de la presente obra.
La existencia de autores anteriores es evidente, por
ejemplo De Bry, con su Alphabeta et characteres a creato
mundo publicado en 1596 (Francofurti) o el conocido trabajo de Mabillón De re Diplomática publicado en 1681
(París) y en cuyo libro primero contiene una explicación
de los distintos géneros de escrituras. Mencionemos también los trabajos de Palatino en su Alphabets et modeles
d’éscritures, (Rome) publicado en 1544.132
Montfaucon fue el primero en utilizar la palabra paleografía, nombre que se adoptó definitivamente para esta
rama del saber.
La paleografía como tal tiene un sentido muy universal, abarcando a todas las investigaciones relacionadas
con la naturaleza y el desarrollo de la escritura.
Agustín Millares define a esta rama del saber como
“la ciencia que trata del conocimiento e interpretación
de las escrituras antiguas y que estudia sus orígenes y
evolución”. 133
Existen autores que aún consideran a la paleografía
como disciplina, doctrina o arte, definiéndola como “Disciplina o arte que tiene por objeto el estudio de las escrituras antiguas”.134
Antonio Floriano Cumbreño define a la paleografía
como “la doctrina de las antiguas escrituras, cuyo fin es
el estudio de la evolución histórica, establecida sobre las
132
MUÑOZ Y RIVERO, Jesús. Manual de Paleografía Diplomática española de los
siglos XII al XVIII. Imprenta de Moreno y Rojas Madrid 1880 pp 11-12.
133
MILLARES CARLO, Agustín. Paleografía española. tomo I. Barcelona Colección
Labor No 1923, 1929 p.11. Citado también en Introducción a la Paleografía, del mismo autor.
134
Álbum de la Paleografía Hipanoamericana de los siglos XVI y XVII. México Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 1955. T.I. Citado por
TANODI, Aurelio en La Paleografía y los Archivos. Archivología. En Revistas
del Archivo General de la Nación Argentina, Bs. As. Pág. 5. Citado por
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo en Introducción a la Paleografía.
306
bases críticas y dando al mismo tiempo reglas para su
acertada interpretación”.135
Con esta última definición nos acercamos más a la
realidad paleográfica, ya que hablar de las antiguas escrituras, se refiere a todo signo escrito y representativo,
sin distinción de los soportes que las contienen. Encierra
también el fin práctico, primordial de la paleografía, que
es auxiliar de los historiadores en la cabal interpretación de los documentos. Las bases críticas se conforman
con el “juicio” que se le da al documento, si bien es esa
fase es complementada por la diplomática.
A la archivología le presta sus servicios por cuanto
permite interpretar documentos a fin de facilitar la información.
La paleografía cobra su importancia sobre todo en
los archivos europeos, donde tienen documentación medieval sin ir más lejos, escrita en latín y con otro estilo
de escritura, la paleografía se encarga entonces de hacer que esos documentos se conviertan en documentos
“legibles” para los investigadores de la actualidad.
EL MÉTODO PALEOGRÁFICO
El método que se emplea en la paleografía es esencialmente comparativo; partimos de lo conocido a lo desconocido, de los ás sencillo a lo más complejo.
Practicamos primero con aquellas escrituras que nos
son más fáciles de interpretar para luego introducirnos
en aquellas más dificultosas, obteniendo resultados por
deducción y efectuando comparaciones con escrituras
desconocidas o dudosas. Se trata propiamente de un estudio inductivo-analítico.
135
FLORIANO CUMBREÑO, Antonio. Curso General citado por TANODI, Aurelio en: La
Paleografía y los Archivos. Op. cit., pág. 5.
307
FINES DE LA PALEOGRAFÍA
Si bien median alrededor de seis milenios desde que
el hombre trató de expresarse por medio de símbolos escritos, el interés paleográfico, aunque empíricamente
toma forma en el Renacimiento, y más aún a partir del
siglo XVI, por el interés que despiertan las escrituras
latinas y griegas antiguas, conservadas en su mayoría en
monasterios y conventos. “La Iglesia Cristiana era... el
hogar de la escritura europea, así como los templos de
Sumeria y de Babilonia habían sido la cuna original de
las escritura cuneiforme”.136
Este interés persiste en la actualidad ya que existen
paleógrafos autodidactos que se convierten en verdaderos peritos en el descifrado de las antiguas escrituras.
Los estudios sistemáticos hicieron de la paleografía
una ciencia en la cual pueden detectarse tres clases de
fines principales:
• Fin práctico: que hace de la paleografía una ciencia auxiliar de mucho valor para otras ciencias como la
historia, la diplomática, la lingüística y la numismática.
• Fin científico: basado sobre todo en la investigación de las escrituras, su evolución desde los primeros
signos hasta el predominio de la escritura contemporánea.
• Fin cultural: mediante la escritura, se estudian
las influencias entre diversas regiones geográficas en
relación estrecha con los acontecimientos históricos.
En Latinoamérica, la paleografía no ha logrado un desarrollo adecuado porque la mayoría de los archivos
contienen fondos documentales a partir del siglo XVI,
136
MOORHOUSE, A.C. Historia del Alfabeto. Breviario del Fondo de Cultura Económica. 3ra. reimpresión, México 1978. Págs. 268-269.
308
con escrituras cortesana y procesal, que si bien requieren de un buen método paleográfico, no podemos comparar el volumen existente en América latina con el de
Europa, de ahí que la Paleografía ha encontrado mejor
camino de desarrollo en el viejo continente, de todas formas, debemos comprender que existen fondos documentales con más de cuatros siglos de existencia, lo cual nos
hace pensar que debemos plantearnos un estudio sistemático de esas escrituras, que justifica el estudio de la
paleografía en América Latina.
NEOGRAFÍA
Como dijimos antes, en América se presenta la particularidad de carecer de documentos medievales o anteriores al descubrimiento de Colón, posiblemente existen algunos documentos traídos por emigrantes, pero
que no son un número considerable, apenas rarezas. Una
de las razones por lo que la paleografía no prosperó. Los
documentos existentes corresponden a la escritura cortesana, procesal y encadenada, escrituras que con un poco
de práctica, resultan bastante legibles.
Pero debemos considerar también que “sólo una preparación metódica puede dar la seguridad científica, razón por la cual, en las últimas décadas empezó a establecerse mayor número de cátedras de paleografía en las
universidades iberoamericanas”.137
La documentación que podemos señalar como abundante es la correspondiente a la escrita en bastardilla o
itálica, de los siglos XVI y XVII, letra que en España toma
137
TANODI, Aurelio. Grafistica. Apartado del libro homenaje al Dr. Ceferino
Garzón Maceda, publicado por el Instituto de Estudios Americanistas, 1973.
CIDA Córdoba. Reimpresión, 1975. Pág. 118.
309
el nombre de bastarda o itálica, que es la humanística cursiva, ése fue un motivo por el cual se vio la necesidad de
tener un nuevo término que encerrara las necesidades
americanas, sin tener que efectuar estudios demasiado
profundos sobre documentos que carecemos. Se le dio el
nombre de neografía, término propuesto por el Dr. Aurelio Tanodi, eminente intelectual sobre estos temas, el
término se aceptó en la Primera Reunión Argentina de
Paleografía y Neografía. Este término pareció el más correcto para señalar el último eslabón en el desarrollo de
la escritura latina.
Existen opiniones diversas sobre la palabra; sobre
todo algunos paleógrafos opinan que esta palabra es lo
opuesto a la paleografía, desde su terminología. Para evitar esta oposición se pone a consideración un nuevo término que pueda encerrar a la historia de la escritura, la
paleografía y la neografía, formando un todo homogéneo;
para ello se toma el nombre de grafística, propuesta también por el Dr. Tanodi. De aceptarse este último término, sin exageración alguna, nos colocamos en los umbrales de una ciencia dedicada absolutamente a la escritura, los símbolos y el lenguaje.138
138
El presente trabajo de paleografía fue extractado de: Introducción a la Paleografía, publicado por el Instituto de Investigaciones Históricas de la Universidad Católica de Santa Fe, Facultad de Historia. 1984.
310
ARCHIVOS Y DIPLOMÁTICA
CONCEPTO
Al igual que todas las ciencias relacionadas con la historia, la diplomática o diplomacia como la llaman algunos autores, es nombrada como ciencia, disciplina o arte,
en el diccionario encontramos esta definición: “Arte que
enseña las reglas para distinguir y conocer los diplomas
y otros documentos de valor histórico”.139
No le hace mucho bien esta definición a la diplomática, Jesús Muñoz Rivero la define como “la ciencia que
juzga la autenticidad o falsedad de los documentos antiguos por medio del estudio de sus caracteres”140 , observamos la relación que existe entre la diplomática y la etapa
de crítica en el método histórico.
Esta rama del saber surge aproximadamente en el
siglo XVII como un auxiliar de la historia, dentro de este
139
SUMMA. Diccionario enciclopédico. 2 tomos. Ed. DANAE S. A. Barcelona
1980.
140
TANODI, Aurelio. Grafística. Op. cit., pág.118.
término se desarrollaron la paleografía, la epigrafía, la
lingüística, es decir, aquellas ciencias relacionadas con
la escritura y el lenguaje, pero cada una de ellas adquirió autonomía en su desarrollo al lograr una fundamentación propia.
Tanodi nos da una definición “como una disciplina
auxiliar de la historia y la archivología, que estudia las
estructuras externas, de forma, e internas, de contenido
escrito, de los documentos históricos y archivísticos producidos por entidades públicas y privadas en el desempeño de sus funciones, con fines a la crítica sobre la autenticidad y a la sistematización de los documentos”141 ,
en esta definición observamos elementos nuevos, que estudia las estructuras externas e internas, las mismas que
utiliza Schellemberg para la descripción, el estudio de
los caracteres externos e internos de los documentos;
pero además tiene el fin: como la crítica sobre los documentos auténticos.
Floriano Cumbreño nos da la definición como “la ciencia de la fuente histórica escrita, de contenido jurídico,
que tiene por objeto marcar la evolución de las estructuras documentales, analizando sus caracteres externos e
internos, para, en su vista, ponderar el valor de los mismos como elementos de la construcción histórica”.142
“La diplomática es el estudio del wessen (ser) y del
werden (devenir), de la documentación, el análisis de la
génesis, constitución interna de los documentos, como
también de su relación con los hechos representados en
ellos y con sus creadores. Por lo tanto, tiene para el archivero, más allá de un incuetionable valor práctico y
técnico, un fundamental valor formativo y constituye un
141
142
TANODI, Aurelio. Grafística. Op. cit., pág.118.
Ibídem, pág.119.
312
preludio vital para su disciplina específica, la ciencia
archivística.”143
El término diplomática proviene por el nombre de
diploma que consistía en un certificado o comprobante
que usaban los soldados romanos para movilizarse de un
punto a otro, el mismo nombre tenían las credenciales
de embajadores o diplomáticos. Estos documentos eran
de bronce, recién en la edad media toman el significado
que se emplea actualmente.
“En muchas bibliotecas, la bibliografía diplomática
se halla incorrectamente clasificada, sea bajo Diplomacia, sea bajo Paleografía, no bajo Diplomática. Hay razones etimológicas-históricas para la confusión de diplomacia con diplomática y hay razones científicas para su
confusión con paleografía.
Ambas palabras diplomacia y diplomática tienen su
raíz en el verbo griego diploo (diplow) que significa «doblo» o «pliego» que da nacimiento a la palabra diploma
(diploma) que significa «doblado» «plegado». En la antigüedad clásica, la palabra diploma se refería a documentos escritos sobre dos tablillas articuladas por bisagras
y llamadas dípticos; durante el Imperio Romano, se aplicaba a tipos específicos de documen- tación emitidos por
el emperador o el senado tales como decretos que conferían privilegios de ciudadanía y matrimonio a los soldados que habían cumplido su servicio. Con el tiempo,
diploma vino a significar un escrito emitido por la auto-
143
CENCETTI, Giorgio. La preparaziones dell’archivista, en Antología di Scritti
archivistici. Ed. Romualdo Giuffrida (Roma, Ministero per i Beni Culturali
e Ambientali). Publicazioni degli Archivi di Stato, 1985. Pág. 285. Todas las
traducciones del italiano al inglés están hechas por la autora. La traducción
al español está hecha desde el inglés. Citado en DURANTI, Luciana. Diplomática..., op. cit., pág. 1.
313
ridad soberana y luego se extendió para incluir en general cualquier documento emitido en forma solemne.
El término diplomática es una adaptación del latín
res diplomática, expresión usada por el que primero escribió sobre este tema refiriéndose al análisis crítico de
las formas de los diplomas”.144
El planteamiento actual es: si la diplomática sirve
sólo para los documentos antiguos o si se puede extender hasta los documentos actuales.
Nuevamente Tanodi expone las siguientes razones
para actualizar a la diplomática:
• Los documentos modernos constituyen fuentes históricas. La archivología realiza una serie de técnicas a
fin de que los archivos contengan documentos estrictamente esenciales, los mismos que se convertirán en testimonios históricos, los mismos que en su debido tiempo
serán juzgados por su autenticidad y veracidad.
• La diplomática es extensible a todos los documentos archivísticos, no sólo a los jurídicos en sentido estricto de la palabra.
• Si bien las falsificaciones son escasas en la actualidad, eso no significa que no las hay o que no las habrá,
por consiguiente, aquéllos que manejan los documentos,
archiveros e investigadores, deben tener conocimientos,
así fueran mínimos, sobre la diplomática.
314
ARCHIVOS Y CRONOLOGÍA
CONCEPTO
Todo acontecimiento histórico se desliza sobre dos
dimensiones, tiempo y espacio, lo estudiamos en la fenomenología del hecho, el tiempo es susceptible de ser medido; la cronología estudia el cómputo del tiempo para
fijar los acontecimientos históricos, tenemos entonces
el concepto: la cronología es la ciencia que tiene por objeto determinar el orden y cómputo del tiempo de los
sucesos históricos.
Cómputo del tiempo: desde tiempos muy antiguos,
el cómputo del tiempo se ha relacionado con los movimientos de los cuerpos celestes. Posiblemente esta influencia se debe al primer fenómeno fácil de percibir, el
día y la noche, lo cual ya hace una relación entre el sol,
la luna y la Tierra, posteriormente los conocimientos sobre astronomía han permitido perfeccionar este sistema.
En el cómputo del tiempo se habla de tiempo solar
real, tiempo sidéreo, etc. Es de particular interés de la
historia y la archivología el año calendario.
Año calendario: en el antiguo Egipto se estableció
la duración del año en 365 días, lo que da como consecuencia una diferencia de un año en el período de 1460,
(período de Sotis).
Julio César introdujo en el año 46 a.C. el calendario
juliano con una duración del año de 365 y ¼ días. Esta
reforma daba lugar a que cada cuatro años se planteaba
un año bisiesto de 366 días; el día a intercalar era el 24
de febrero.
Los nombres de los meses, aún en uso, proceden del
calendario romano antiguo, haciendo excepción de julio
y agosto, que recibieron esos nombres por Julio César y
Augusto. La diferencia entre 365 ¼ y de 365,2422 días
del año traía como consecuencia una diferencia de ocho
días cada 1000 años, este error fue rectificado con la introducción del calendario gregoriano, llamado así por el
Papa Gregorio XIII que efectuó la reforma mediante la
bula Inter Gravissimas, en 1582, año que fue acortado
en diez días, del jueves 4 de octubre se pasó al viernes
15 de octubre y se determinó que cada período de 400
años debían suprimirse tres días intercalares. El año 1600
y el 2000 son bisiestos, pero no ocurre lo mismo con el
1700, 1800, y 1900. Este calendario fue adoptado en España en 1582.
Conviene tomar en cuenta que para la cronología española, la era hispánica tenía comienzo 38 años antes
que la cristiana.
Posiblemente en América, la adopción haya demorado un determinado tiempo, es decir, el calendario gregoriano no se impuso en el mismo tiempo, hay que tener
en cuenta que el sistema de comunicaciones y transportes no era el mismo que en la actualidad ni se tenían los
sistemas de comunicación actuales, lo que hacía que las
noticias llegaran con un retraso considerable. “En Cór316
doba pudimos comprobar, que con toda probabilidad el
nuevo calendario se introdujo entre el 1° de enero y el
11 de abril de 1585, quiere decir, que pasaron más de dos
años hasta que se adoptó en la extrema parte sureña del
continente hispánico”.147
145
TANODI. Aurelio. Grafística. Op. cit., pág 127.
317
FORMACIÓN PROFESIONAL
El problema de la formación de profesionales en archivología tiene alcances mundiales, si bien se han establecido instituciones destinadas a la enseñanza de los
contenidos de la archivología, sean cursos de posgrado,
de nivel terciario o universitarios, no todos los programas coinciden ni se estudian las materias por falta de
conocimientos y difusión bibliográfica. Los libros sobre
archivos más difundidos corresponden generalmente a
técnicas secretariales pero no a estudios de archivología. Los libros especializados existentes sobre materia
archivologica, como los editados por la Unesco, (Proyecto RAM), la OEA y el Comité Internacional de Archivos
(CIA), esporádicamente se encuentran como la bibliografía publicada por los propios medios de los autores.
El desarrollo de la archivología tiene sus bases en la
práctica, en la experiencia adquirida a través de años de
servicio, en la actualidad toma el cariz científico gracias
a los aportes de autores que han transmitido estas experiencias, propias o no propias, hasta formar un cuerpo
de conocimientos en desarrollo. Particularmente, la situa-
ción en América del Sur para la preparación de archiveros
profesionales es muy deficiente, no obstante se observa
en los últimos años un interés mayor por esta actividad
humana, aun cuando podemos asegurar que no es suficiente como para que se establezca un definitivo desarrollo de la archivología.
Otro de los factores que agrava enormemente este
interés, es el detrimento económico por el que atraviesa
toda América Latina, generalmente los gobiernos no pueden disponer de sumas importantes de capital para efectuar inversiones tanto la formación de su personal como
para crear estructuras e infraestructuras adecuadas a
la mejor conservación y atención de los archivos. Muchos
gobiernos han pretendido solucionar los problemas archivísticos mediante decretos, resoluciones y reglamentos, la legislación ayuda pero no soluciona. Es necesario
la capacitación del personal para que pueda desenvolverse adecuadamente y aplicar conocimientos específicos a la archivología para que su servicio sea eficaz y económico.
Son los humanistas los que en la Edad Moderna dan
mayor importancia a los documentos, utilizándolos como
material de consulta y estudio, a su vez, los estados, cada
vez más conscientes de su función de desarrollo, requieren de la documentación de los archivos para hacer valer sus derechos y pretensiones centralizadoras de soberanía.
Las primeras normas para confeccionar inventarios,
recolección documentaria y recuperación, las dictamina
el “Papa Archivista” Benedicto XIII, al ordenar la formación de los archivos eclesiásticos de toda Italia.
La Revolución Francesa encontró los archivos públicos y privados de Francia organizados regularmente y
sobre todo aquéllos que han servido a los eruditos para
319
las consultas de obras, por lo que se tenía un concepto
más claro de cuáles serían los documentos necesarios
para la investigación. El inconveniente de la Edad Contemporánea consistía en la dispersión de los documentos puesto que no existen entidades centralizadoras, de
ahí que los revolucionarios optaron en 1789 por formar
el Archivo Nacional de París como órgano de la asamblea, donde se concentraron todos los archivos públicos,
algunos particulares y sobre todo eclesiásticos.
En 1794 se creó la Administración Pública Nacional
de Archivos, la misma que efectuó los primeros descartes, aun cuando influidos por las ideas revolucionarias,
destruyeron documentación valiosa; asimismo se establecieron los archivos departamentales.
En 1810 Napoleón Bonaparte concibió la idea de instalar, en París, un archivo central de todo el vasto imperio que gobernaba, como un elemento de administración
e influencia.
Es de considerar entonces que la Revolución Francesa fue un factor determinante en la formación u organización de los archivos, de los que podemos obtener como
beneficios, la centralización de ellos, autonomía de administración y la apertura de éstos a los usuarios.
El desarrollo de la imprenta, primero, y más tarde
de la máquina de escribir, la multigrafía, policopiadoras
y la aparición de nuevos soportes documentales como
los visuales, sonoros, magnéticos, han ampliado enormemente el campo del quehacer archivístico, máxime cuando ingresan las computadoras como productores vertiginosos de documentación.
La evolución administrativa ha determinado que la
función de los archivos, aparte de ser custodios se conviertan en memoria de las instituciones, memorias vi-
320
vientes y orgánicas que contienen informaciones capitales de la historia.
También es de considerar como un punto importante que la producción de la documentación ha superado
todo cálculo, por lo que hace función de los archivos, seleccionar la documentación que contiene una significación histórica de aquélla que se convierte en una masa inútil. Ha de depender mucho de la capacitación profesional de los archiveros para que la documentación no destruida constituya una verdadera fuente de información
para el futuro, ya que la documentación inútil, una vez
destruida, quedará perdida para siempre.
La mala administración de los archivos proviene de
una incapacitación del personal destinado a este fin. Una
mala memoria es un buen alimento para los errores, por
eso es que se presenta la necesidad de crear y establecer las infraestructuras necesarias, primero para la capacitación del personal, posteriormente para el desarrollo científico de los sistemas de almacenamiento de
la información.
321
CONSIDERACIONES SOBRE LA ENSEÑANZA ARCHIVÍSTICA
La capacitación del personal de archivos es un problema universal, resulta contraproducente que todo estado organizado cuenta con incalculables oficinas que prestan servicios a la comunidad y que cada una de ellas cuenta con archivos propios, los que son llevados en una forma consuetudinaria.
El Dr. Elio Lodolini se refiere a este problema indicando la inutilidad de una buena legislación sin los elementos necesarios y capacitados para hacer cumplir y
aplicar conocimientos y leyes. Delmas nos demuestra que
el servicio del archivo tiene un problema clave, y es el
personal.
Los archivos se constituyen gracias al personal, pueden ser colaborados por los servicios modernos de computadoras, pero por el momento es imposible que sean
substituidos en sus tareas.
En lo que a América se refiere, es larga la lista de las
proposiciones y recomendaciones que los estados efectúan para que formen escuelas de enseñanza archivística; nos limitamos a enumerar algunos como referencia:
• El Primer Congreso Centroamericano de Archiveros, en 1965, efectuado en San Salvador, propicia fundar
la Escuela Centroamericana de Archivistas.
• El Simposio sobre la Función de los Archivos y de
la Paleografía en las Investigaciones, efectuado en Mar
del Plata en 1966, propicia el establecimiento de centros
regionales dedicados a la formación de nuevas generaciones de archiveros, paleógrafos y diplomatistas.
• El Primer Congreso Bolivariano sobre Archivos,
efectuado en Caracas, Venezuela, en 1967, propone que
las universidades implanten la enseñanza con categoría
de licenciatura para la formación de profesionales archiveros a nivel superior. Los archivos podrán establecer
programas de adiestramiento para su personal técnico
y subalterno.
• En el Seminario sobre Archivos, realizado en Ottawa, Canadá, en 1968, se recomienda que el Comité de
Archivos del Instituto Panamericano de Geografía e Historia fomente la formación profesional de archivistas en
ámbitos regionales.
• Las Primeras Jornada Nacionales de Microfilmación de Archivos, efectuada en Buenos Aires, Argentina, en 1968, sugiere fomentar los estudios archivísticos.
• En 1969, las Segundas Jornadas de Archiveros en
Argentina, Córdoba, destacan la necesidad de la enseñanza archivística con la creación de escuelas de archiveros.
• En 1972, la Reunión Técnica sobre el desarrollo de
archivos, efectuada en Washington, Estados Unidos de
Norteamérica, trata el tema de las escuelas de archiveros en el ámbito interamericano.
Como se puede observar, la preocupación por la capacitación del personal de archivos alcanza niveles interamericanos.
323
En la Argentina gozan de este privilegio, la Universidad Nacional de Córdoba, el Instituto Superior N°. 12
de Santa Fe y la Escuela Santa Fe de la ciudad de Paraná, Entre Ríos. No está de más decir que los países que
cuentan con una enseñanza sistemática son muy pocos,
a saber, México, Venezuela, El Salvador y Ecuador.
El ideal perseguido por la capacitación de personal
para archivos es que tanto en los históricos como en los
administrativos obtengan una preparación adecuada y
profesional, por lo que es recomendable que los estudios
sean siempre a niveles superiores cuando no universitarios, con el fin de poder capacitar para la dirección de
archivos y la organización de los distintos servicios, siendo su incumbencia desde la mesa de entradas, ordenación, clasificación, auxiliares descriptivos, selección hasta las publicaciones de corpus documentales de interés
para la investigación.
Carbone Salvatore y Gueze Raoul, en su proyecto tipo
de los archivos, recomiendan que las escuelas deben perseguir fundamentalmente la formación de dos grupos
básicos para el personal del archivo: el primer grupo consistiría en el cuerpo de investigadores, historiadores,
archiveros con diplomas universitarios.
Un segundo cuerpo estaría conformado por expertos
en restauración, fotodocumentación y técnicas mecanográficas y electrónicas, estos grados se darían en la medida que lograran aprobar los cursos de carrera.
FINES DE LA CAPACITACIÓN
La capacitación de archiveros tendría los siguientes
fines principales:
324
• Formación técnica profesional de los archiveros,
en lo posible con derivaciones en las ramas auxiliares
como microfilmación, restauración, etc.
• El fomento de las investigaciones archivísticas en
todas sus fases; la formación de cuerpos de investigación es consecuente.
• La coordinación de la actividades de los archivos;
a nivel provincial y nacional cuando la geopolítica esté
conformada en estados federales.
• Lograr los centros de estudio como centros de asesoramiento sobre materias de organización técnica de
los archivos, sean éstos públicos o privados.
• La difusión de los adelantos técnicos en la materia.
INGRESO Y TÍTULO
El ingreso como alumnos a la carrera, comprendería
a quienes aprueban los estudios secundarios completos,
otorgándoles ciertas facilidades a quienes trabajan en
archivos durante los primeros años de la carrera.
En cuanto a los títulos, se otorgaría el de archivero,
equivalente al profesorado de las ramas sociales, a los
que cursan o aprueban todas las materias previstas en
el plan de estudios para la carrera completa de tres años
o su equivalente; seis semestres, de acuerdo con la forma vigente de estudios. Para el área de las especialidad,
y para obtener el título de técnico en archivos históricos y/o técnico en archivos administrativos, aprobarán
las materias correspondientes a dos años; el básico y el
de especialización. Si se dieran u otorgaran becas, correspondería a un estudio de seis meses continuos.
325
PLANES DE ESTUDIOS
El presente plan ha sido cotejado con los distintos
planes de estudios de las carreras existentes en América, y adaptado a los requerimientos necesarios de la provincia.
Primer año:
1) Introducción y Teorías de la Archivología.
2) Administración y Organización.
3) Grafística y Diplomática.
4) Técnicas Descriptivas I.
5) Taller Archivológico.
6) Antropología Filosófica y Cultural.
7) Introducción a las Ciencias Sociales.
8) Inglés.
Segundo año:
9) Técnicas descriptivas II.
10) Ordenación y Clasificación.
11) Archiveconomia.
12) Conservación y Restauración Documental.
13) Metodología y Técnicas de la Investigación.
14) Taller archivístico.
15) Instituciones Hispanoamericanas.
16) Estadísticas.
17) Inglés.
Tercer año:
18) Reproducción y Microfilmación.
19) Ciencias de la Documentación.
20) Planificación Archivística.
21) Legislación y Servicios.
22) Pasantía en archivos.
326
23)
24)
25)
26)
Selección Documental.
Informática.
Seminario.
Técnicas Descriptivas III.
Para el tercer año es conveniente que el alumnado
efectúe pasantías en los archivos intermedio e histórico, como puesta en práctica de todos sus conocimientos.
Antes de concluir el ciclo profesional, el alumno deberá acreditar ante un examen de competencia el conocimiento de una lengua no castellana moderna.
Para el título de técnicos en archivos, será necesario
haber cursado y aprobado el segundo año de la carrera.
En el caso de darse curso al proyecto, lo esencial es
pensar básicamente en el primer año, para ir subsanando posteriormente las necesidades que puedan darse en
el segundo y tercer año respectivamente.
CAMPO DE ACTUACIÓN PROFESIONAL DEL ARCHIVERO
Ante el constante desarrollo de nuevas técnicas administrativas, la profesión de archivero ha sentido la inquietud de intervenir en forma consciente y organizada,
como responsable de la documentación.
Esta inquietud adquiere sus propios matices: en términos generales puede decirse que existen dos corrientes de pensamiento respecto a la actividad del archivero: quienes opinan que este profesional debe actuar dentro del archivo únicamente, y quienes consideran que debe hacerlo en cualquier área de la administración, relacionada con el tema de los documentos producidos.
Es trascendente para la profesión, recoger el sentir
general de profesionales, a fin de que sus organismos re327
presentativos establezcan las directrices que normalicen la actuación profesional.
Para que el archivero actúe en cualquier área de la
administración, se exponen los argumentos:
Debe aceptarse que para poder atender con éxito esta
actividad debe pensarse en el archivero organizado como
despacho profesional.
La principal ventaja de esta política constituye la comodidad de poder obtener consejo para todos los problemas del procedimiento documental.
Cuando una institución requiere de un archivero para
que la auxilie en diversos campos de su actividad, principalmente en la planificación, organización documental e
informativa, revisión de métodos y procedimientos, investigación, etc., la “coordinación” de estos servicios es un elemento importantísimo para lograr un servicio eficiente.
El profesional que decida atender debe por lo tanto
procurar la integración de su departamento o firma para
poder agregar esta cualidad de coordinación a sus servicios.
Es un hecho que los requisitos de capacidad, preparación técnica y experiencia, deben preceder a la expansión de los servicios de información. Estos requisitos o
condiciones se reúnen con cierta facilidad si se piensa
en la especialización del archivero y el auxilio de otros
técnicos y profesionales, lo cual permitirá prestar servicios en una gran variedad de campos.
Dada la importancia que tiene esta actividad para la
profesión, debiera tomarse el tiempo necesario para especializar a archiveros en determinados campos e incrementar algo que ya se ha hecho con éxito desde hace mucho tiempo, que el archivero estudie otras profesiones.
Si se reúnen los requisitos de capacidad para organizar, dirigir, vigilar, no debieran ponerse obstáculos a
328
la expansión del servicio de documentación e información.
Debe reconocerse que se requiere un esfuerzo especial en materia de preparación técnica, para atender el
campo de la información, que es el que se ha mencionado
como área natural de la archivología. Si hay necesidad
de prepararse para atender el campo natural, se puede
incrementar la preparación para ampliar los servicios a
otros campos. Básicamente empezamos por los auxiliares de investigación en las ciencias sociales e históricas.
Quienes argumentan que el archivero público debe
actuar exclusivamente en el archivo exponen las siguientes razones:
1. El asesoramiento en información en todas las áreas
requiere de conocimientos especializados asequibles a
través del estudio de diversas ciencias y técnicas.
2. No es factible pensar que el archivero individualmente pueda adquirir todos esos conocimientos especializados, por lo que debe concretar su preparación a
un campo determinado.
3. Si determinado archivero decide prepararse además de su campo natural, en otros ajenos, ello no puede
ni debe impedírsele. Pero si actúa en esos otros campos
ajenos a su profesión de archivero, debido a la preparación especial que ha tenido, ello no indica que actúe como
archivero, sino como otro tipo de profesional de acuerdo
con la especialización adicional que ha logrado.
4. Si se pretendiera que la profesión de archivero esté
formada por individuos especializados en distintos campos de la administración, perdería su característica de
profesión, pues estaría integrada por personas con intereses e inquietudes totalmente disímiles.
5. Si con su carácter de archivero se asocia con otros
profesionales a fin de prestar servicios más amplios de
329
los que su preparación profesional le permite, dicha asociación ya no será de archiveros, sino de archivero y otros
profesionales.
LA ÉTICA PROFESIONAL DEL ARCHIVERO
La intervención del archivero en las instituciones debe realizarse dentro del marco de elevada moral profesional que siempre ha caracterizado sus acciones.
Es necesario entonces la formación de un reglamento normativo de la conducta del archivero en su relaciones generales, con la institución, el usuario, y con sus
compañeros de profesión y le sea aplicable, cualquiera
que sea la forma que revista su actividad, especialidad
que cultive o la naturaleza de la retribución que reciba
por sus servicios.
Competencia. El archivero, al igual que cualquier
otro profesional, para prestar sus servicios debe contar
con la competencia técnica requerida. Cuando un profesional ofrece sus servicios está haciendo declaración pública, por la cual se manifiesta capacitado para desempeñar las actividades de su profesión y si sus pretensiones son infundadas está cometiendo un fraude con quien
le pone en sus manos un problema. Consideramos que
sería muy peligroso a contratación de técnicos, en campos en los que no está preparado para ejecutar o supervisar. Tal como sucede en la actualidad, en que especialistas en informática se consideran competentes para el
manejo de los archivos.
330
LAS ASOCIACIONES DE ARCHIVEROS
Como consecuencia de las responsabilidades y campos de acción del archivero, es más necesaria la colaboración del profesional con otros especialistas en las distintas áreas de actividades de las empresas, para resolver eficientemente una gran variedad de problemas que
presentan aspectos muy diversos pero íntimamente ligados.
Por consiguiente consideramos que, aunque la asociación con otros profesionales es útil y recomendable
para dar un servicio más amplio, siempre que un grupo
de profesionales se ostente como “despacho, bufete, etc.,
de archiveros” debe ser ateniéndose a las disposiciones
emanadas de las asociaciones.
El archivero puede asociarse para la práctica profesional en forma que ostente su responsabilidad profesional e ilimitada. Dicha asociación profesional se da a
conocer como de “archiveros” cuando las personas cuyos
nombres figuren en la razón social sean archiveros. Cuando uno de los asociados acepte un puesto incompatible
con el ejercicio independiente de la profesión, deberá
retirarse de la asociación mientras dure la incompatibilidad.
En las asociaciones profesionales podrán suscribir
informes informativos y estados documentales quienes
poseen título de archivero u otro equivalente legalmente expedido por una autoridad o institución docente, debidamente registrada. Tratándose de informes sobre asuntos de consultoría, si la asociación se da a conocer como
de archiveros.
Estas disposiciones permiten a los archiveros asociarse con otros profesionales e inclusive que aparecieran los nombres de estos últimos en la razón social o que
331
firmasen informes informativos, siempre y cuando se
agrupasen como archiveros.
Por otra parte, mientras los despachos de archiveros, no se separen del campo propio de la administración de archivos y sólo presten servicios de consultoría
en aquellas áreas para las que están preparados por la
naturaleza de su formación profesional, no tendrán necesidad de asociar otros profesionales.
Independencia. Aunque algunos archiveros están
preocupados ante la posibilidad de que los servicios en
dependientes de las distintas formas de administración
perjudiquen la independencia del archivero, no vemos
ningún argumento convincente que justifique ese temor.
El archivero no dispone de los recursos de las empresas que asesora para llevar a la práctica sus sugerencias,
ni está autorizado para dar órdenes a quienes sí disponen de dichos medios. Sus recomendaciones pueden ser
aceptadas o rechazadas, y en este último caso, su realización quedará sujeta a errores de interpretación y ejecución o a las modificaciones intencionales que hagan
los ejecutivos de la empresa.
Su ejecución puede abandonarse antes de concluirse
o rinda resultados. Es obvio que el archivero no interviene en la administración y que por lo mismo no pierde
su independencia. Se sugiere entonces tomar en cuenta:
La actividad archivística en administración no es incompatible con las técnicas documentales practicada por
un mismo archivero para una misma empresa, siempre
y cuando se limite a asesorar, sugerir o recomendar y no
a tomar decisiones operativas.
Siendo esencial que el archivero actúe independiente, debe mantener un juicio libre e imparcial tanto en las
actividades de técnicas documentales como en las de administración, acepta la obligación de sostener un criterio
332
libre e imparcial al examinar los estados documentales
y emitir su opinión, y en cualquier otro trabajo profesional que realice.
Divulgación. Para facilitar la divulgación de los servicios archivísticos ante los usuarios que desconocen este
tipo de servicio, no se considera publicidad los folletos
que los archiveros elaboren para informar a los usuarios
sobre el alcance de los servicios de documentación que
prestan. Estos folletos no deberán contener autoelogios
o declaraciones que menoscaben la dignidad profesional. No deberían enviarse a personas que no los hayan
requerido por iniciativa propia.
Tampoco se considera publicidad los boletines que
sobre temas técnicos emitan los archiveros para que circulen exclusivamente entre su personal, usuarios que
directamente los soliciten.
Secreto profesional. El hecho de que un archivero
realice trabajos de documentación de empresas competidoras entre sí, no provoca ningún conflicto en materia
de secreto profesional, pero en el campo de la información contenida en los documentos, puede ser motivo serio para que el usuario no desee que su archivero trabaje con la competencia, ya que muchas decisiones en el
campo administrativo, se toman precisamente en relación a la actitud de las otras empresas del ramo. El archivero, para prestar servicios de documentación a usuarios que sean competidores entre sí, deberá contar con
la autorización expresa de ambos.
LA PREPARACIÓN DEL ARCHIVERO
Es de gran trascendencia el pensar acerca de cuál
debe ser la integración de los cursos que recibe un estu333
diante, de modo que cuente con la base adecuada que lo
capacite para ejercer la profesión de archivero de acuerdo con las exigencias del momento.
Quienes abogan porque el archivero intervenga en
todas las ramas de la administración, no se detienen a
considerar que la capacidad humana tiene un límite y
que no es posible que un profesional llegue a tener todos los conocimientos y experiencias necesarios para actuar sin ninguna limitación.
Esa limitación es necesario determinarla cuando el
estudiante cumple con el plan de estudios que lo van a
capacitar con los elementos básicos para ejercer su profesión, ya que como profesional seguirá estudiando para
ahondar sus conocimientos profesionales en general o
para lograr una mayor especialización en alguno de ellos,
pero no para abarcar campos que no haya sentido como
propios desde que inició sus estudios profesionales.
Sí se acepta que el campo natural de actuación del
archivero lo constituyen los documentos administrativos por ser el área en la que a través de su preparación
y experiencia práctica logra realmente una especialización y en consecuencia una diferenciación de otros profesionales. Veamos qué tipo de conocimientos debe tener
un archivero para considerarse como tal y por consiguiente poder prestar sus servicios.
Si la meta de un archivero es lograr una especialización, lógicamente deberá absorber aquella parte del conocimiento humano más afín con su meta, con objeto de
que su especialización tenga bases generales que le permitan lograr un criterio amplio y no circunstancial.
Al archivero lógicamente le interesará conocer los
principios en que se funda la administración, el análisis
de las etapas del proceso administrativo y las reglas que
rigen las distintas funciones, a fin de poder situar a la
334
función archivística dentro del todo administrativo y establecer el grado de coordinación que debe mantener
con relación a las demás funciones.
Es más, para lograr una especialización, el archivero
no sólo habrá de absorber el conocimiento de tipo general en relación con las ciencias de las cuales se ha derivado el conocimiento administrativo, sino que habrá de
auxiliarse del conocimiento que le proporcionan otras
ciencias afines a la administración, como lo son la planificación y la organización, a fin de poder cuantificar los
datos habrá de manejar y ajustar los principios administrativos a las limitaciones impuestas por las autoridades gubernamentales.
El conocimiento de principios generales de la administración, forma el cuadro general dentro del cual el archivero logra su especialización.
La función archivística, a través de la realización de
los distintos pasos del proceso administrativo (previsión, planeación, organización, integración, dirección y
control ). Se tiene especial interés en que la generación,
transmisión y manejo de los datos documentales esparcidos en todas las actividades operacionales de un organismo social, se realice en forma tal que le permita tomar decisiones adecuadas.
Consecuentemente, aspectos tales como la implantación y vigilancia de sistemas y procedimientos relativos a la documentación e información, deben lógicamente estar comprendidos en el área del archivo, al igual que
actividades rutinarias son materia de la especialización
del archivero .
Es en este aspecto de la especialización del archivero en donde habrá que tener mucho cuidado en lograr el
adecuado equilibrio de las materias a cursar a fin de que
se reconozca como especialista en procedimientos admi335
nistrativos y no como un especializado en determinada
rama administrativa, ni mucho menos en otros campos
de la investigación. Esto se refiere por supuesto al nivel
medio que debe tener un archivero por el hecho de poseer su título profesional, ya que posteriormente podrá
especializarse en otro campo administrativo o inclusive
en otra ciencia no afín a su profesión.
Por lo que se refiere a cursos de posgraduados, creemos que su objetivo debe ser permitir que el archivero
logre una mayor especialización dentro de su natural actuación administrativa o investigativa.
El estudio de materias específicas como metodología de la investigación, otorga un conocimiento más profundo de determinada rama de la investigación científica, será de gran beneficio para la profesión.
Nuestros organismos profesionales deberán estar pendientes de que las escuelas en que se impartan cursos
de archivero a nivel profesional y posprofesional incluyan las materias necesarias para lograr las diferentes
especializaciones en el terreno informativo y, si ello no
se logra, dichos organismos profesionales deberán organizar y promover cursos y publicar boletines sobre esos
aspectos.
PRESENTE Y FUTURO DE LA FORMACIÓN DEL ARCHIVERO
Ningún núcleo social puede sustraerse, a la necesidad de hablar, discutir y proponer, sobre el problema de
la formación del archivero y su campo de actividades.
La profesión del archivero es una actividad que requiere un amplio campo cultural y una sólida formación
sobre una variedad de técnicas muchas veces opuestas
entre sí, pero relacionadas por su objetivo; precisa que
336
los estudiantes reciban una formación con un mínimo de
tiempo que suministre los conocimientos teóricos y prácticos necesarios; dotarles de una visión intelectual suficiente.
El primer concepto importante, que sirve a nuestro
propósito, es el alcance preciso del término formación.
En efecto, la formación es algo más que el logro de una
simple información; es la adquisición de un conocimiento conjuntamente con el adiestramiento, englobado en
un contexto cultural que le permita al profesional tener
una visión adecuada de la realidad que le rodea, convirtiéndose en un modificador social al tener en su poder
información utilizable en distintos aspectos como el servicio a la institución y principalmente a la sociedad.
La formación superior o profesional, es saber lo que
se hace y cómo se hace comprendiendo el significado y
la importancia de lo que se hace. Dando a la capacidad
del individuo un campo de acción amplio, con una visión
que le permita una mayor aplicación, una utilidad más
práctica.
Se trata de futuros archiveros formados para ejercer
una actividad, cuyo significado, alcance e importancia
comprenda cabal y responsablemente de modo que sea
comprendida por la comunidad a la que presta servicios.
El segundo concepto de importancia conforma la responsabilidad profesional en la precisión de enfoques y
alcances de los planes académicos, en la definición de
su sentido práctico y en la revisión y evaluación permanente y abierta de los programas correspondientes.
337
LA PRÁCTICA PROFESIONAL DEL ARCHIVERO
Los archiveros han demostrado poseer conocimiento
y suficiente competencia a nivel profesional en el vasto
campo de la documentación y los archivos. Razón que los
identifica dentro de un campo epistemológico y da significado específico a la posesión del titulo de archivero.
Entendemos a la archivología como una ciencia que conduce a la generación de información preponderantemente de carácter decisorio, investigativo y educativo, indispensable para dirigir y medir la efectividad de la operaciones de cualquier institución.
La información producida por la archivología sirve
esencialmente en dos sentidos:
a) Hacia los centros de decisión de la institución; generando instrumentos eficaces para la administración
en áreas de planificación, control y toma de decisiones,
siendo de su competencia todos los aspectos de creación,
trámite y selección documental.
b) Hacia núcleos sociales externos, cuyo interés se
centra en la información calificada que se proporciona
de acuerdo a los grados de accesibilidad. Normalmente
son sectores relacionados con la institución, instituciones intermedias, grupos de investigación, usuarios e investigadores, organismos gubernamentales, autoridades
fiscales; toda persona jurídica que requiere información
en virtud de su relación o de su interés.
La función archivística implica como tal, el análisis
de datos y de información, interpretación y comunicación adecuada a todos los que pueden requerir su uso y
expresión testimonial competente sobre su validez y relevancia.
Debe considerarse además, en todo esto que una gran
cantidad de datos y de hechos, respecto de los que la ar338
chivología ha de conocer e influirse de sus efectos, no es
susceptible de medirse y expresarse en el lenguaje de
técnico que la ciencia archivística normalmente usa pero
que deben tomarse en cuenta por el impacto que tienen
en la institución o en la realización de eventos futuros
de la misma.
Se advierte que la práctica personal en el campo de
la archivología requiere no sólo de conocimientos prácticos y de experiencia sino también de una gran objetividad, una postura mental receptiva y abierta y una adecuada capacidad de juicio permanente disciplinada.
Los archiveros son los expertos de la archivología.
Pero bien entendido que su grado es de expertos porque
rebasa el límite que existe entre el artesano y el profesional.
No es cuestión de mera habilidad o de perfección en
el procedimiento. Se trata, más que nada del juicio intelectual del punto de vista, de la independencia; cuya manifestación objetiva es la función principal de la archivología, en la información, en los estados documentales.
Los estados documentales, en su aspecto descriptivo, constituyen verdaderos instrumentos de trabajo al
servicio de la sociedad toda, no limitados en su amplitud ni por el idioma ni por la geografía. Los estados documentales deben ser claros, útiles y eficaces y no meramente el resumen de anotaciones sistemáticas, y puesto
que sirven para tomar decisiones que han de afectar el
futuro y desenvolvimiento de las instituciones, independiente de salvaguardar los distintos intereses o el patrimonio documental de las instituciones, es natural que
requieran de la confirmación imparcial de los contenidos de información, lo que sólo un experto en archivología: el archivero profesional, puede hacer.
339
En el campo de la archivología, la práctica de las técnicas documentales, es la función más elevada de la actividad profesional; esta expresión testimonial sobre
la validez y relevancia de la información es, por sí misma y en comparación con otras actividades igualmente
enfocadas al servicio de la comunidad en una gama de
ámbitos que puede enumerarse desde la educación a todos los niveles, hasta la investigación como máxima expresión intelectual.
Convinimos que el archivero es un conocedor profundo del alcance, la influencia y la utilidad de la información en la dirección de las instituciones, el archivero no
debe tomar decisiones administrativas, pero tiene que
comprender a la administración en los muchos aspectos
relacionados con sus actividades y procedimientos.
En el ejercicio de su labor profesional preponderante, el examen de los estados documentales e informativos, los archiveros deben revisar diversos aspectos de la
institución recomendando mejorar en sus operaciones
burocráticas, particularmente en materia del control de
trámites, así como en diversos aspectos documentales e
informativos.
Su constante entrenamiento y su cada vez mayor experiencia, les permite intervenir definitivamente en la
implementación de diversos programas aprobados por la
administración de las instituciones y convertirse en eficaz consejero de la misma, para la solución de problemas
relacionados con sistemas y control, planificación documental e informativa, análisis descriptivos, procesamiento automático de datos, análisis y control de costos de la
información.
340
ANTEPROYECTO DE LEY DEL EJERCICIO DE LA
ARCHIVOLOGÍA
La actividad profesional comprende el conjunto de
organismos, operaciones, técnicas y principios relacionados intrínsecamente a los documentos, obteniendo el
máximo de utilidad posible; utilidad social máxima en
beneficio del desarrollo en el marco histórico y geográfico en que se desenvuelve.
Es indudable que la archivología es una profesión de
servicio y las características de sus diversas ramas resultan de la naturaleza y particularidades de la sociedad que se beneficia de esos servicios, sea para satisfacer necesidades de información del hombre de ciencia,
como las del estudiante que se inicia en la investigación.
Los postulados y métodos empíricos de los archiveros
de otra época, no son suficientes en el mundo actual, considerando la complejidad de problemas que plantea
la utilización del saber registrado en forma documental.
IMPORTANCIA DE LA PROFESIÓN DE ARCHIVÓLOGO DENTRO
DEL FENÓMENO “EXPLOSIÓN DE LA INFORMACIÓN”
La explosión de la información notoriamente acelerada después de la Segunda Guerra Mundial trae como
consecuencias:
1) Una enorme acumulación de documentos.
2) Una urgente necesidad de información por parte
de la sociedad de nuestros días evidenciado en los adelantos de la ciencia y la tecnología del siglo XX.
Como consecuencia, los archivos tradicionales han
adaptado y asimilado esta nueva situación empleando
nuevas técnicas, metodologías y tecnologías avanzadas.
Por ello los profesionales de las ciencias documentales y archivológicas de nuestros días, desarrollan actividades inherentes a la documentación- información, y
realizan la importante labor de hacer accesible la información a los usuarios que la requieran para fines como:
investigación, culturales, recreacionales, de alfabetización funcional, apoyo a la capacitación, complementación y actualización de la docencia e investigación a nivel de la educación superior y técnica, etc., mediante nuevas y novedosas técnicas de recolección, procesamiento,
almacenamiento, recuperación y diseminación de información. De acuerdo a esta nueva situación les corresponde
hacer el papel de docentes para adiestrar a los usuarios
en técnicas de investigación y utilización de estos archivos modernos.
342
EL DESARROLLO DE LA PROFESIÓN EN ALGUNOS PAÍSES DE
TRADICIÓN ARCHIVÍSTICA
En países como Francia, Gran Bretaña, Estados Unidos de Norteamérica, Canadá, los archivólogos han logrado a través de sus asociaciones profesionales un status profesional que les permite participar en la definición de políticas archivísticas y en diversos tipos de legislación que ha afectado esas políticas, como leyes de depósito legal, y status de archiveros en servicio civil.
Se pueden citar otros países de gran tradición archivística como Suecia y Noruega, donde la profesión ha llegado a tal grado de desarrollo que existen normas desde hace algún tiempo para archivos públicos .
En Perú, los profesionales de la archivología, están
trabajando conjuntamente con autoridades gubernamentales sobre leyes para implementar redes nacionales de
información.
Conferencia Intergubernamental de París (NATIS).
La Conferencia Intergubernamental sobre Planeamiento
de las infraestructuras nacionales de documentación y
archivos se celebró en París del 23 al 27 de septiembre
de 1974.
Fue organizada por la UNESCO en cooperación con
la Federación Internacional de Documentación (FID),
La Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecas (FIAB) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
Se citan a continuación las siguientes recomendaciones de esta conferencia, aprobadas por unanimidad y de
las cuales la Provincia de Santa Fe fue signataria:
343
Sistemas Nacionales de Información (NATIS)
Recomendación N° 1
La Conferencia;
Reconociendo que la información ha llegado a ser una
base esencial para el progreso de la civilización y de la
sociedad, y que, al mejorar las relaciones humanas en la
sociedad y entre pueblos de distintas culturas y tradiciones, contribuye a una mejor comprensión y a la cooperación mundial.
Observando que hay en muchos lugares del mundo
una gran desigualdad en la provisión de recursos que
permiten tener acceso a la información, a los usuarios
de todos los campos del conocimiento.
Acepta:
El concepto general de infraestructuras nacionales
de los servicios de documentación, y archivos (NATIS)
esbozado en el documento: Sistemas nacionales de Información (NATIS). Objetivos para una acción nacional e
internacional (COM-74/NATIS 3), enmendado por la Conferencia como una estructura general que abarca todos
los servicios que se ocupan de proporcionar información
a todos los sectores de la comunidad y a todas las categorías de usuarios,
Pide a los Estados Miembros de la Unesco que:
Tomen las disposiciones apropiadas para crear un
sistema nacional de información, una estructura para los
servicios de información, teniendo en cuenta la estructura económica y social del país y su patrimonio cultural, dentro del marco de sus planes generales y sectoriales de desarrollo nacional y de su política de comunicación.
Recomienda que:
Este sistema o infraestructura nacional esté apoyado por medidas apropiadas de legislación, financiamiento
344
y personal calificado y por el uso de técnicas modernas
de información y que se coordinen adecuadamente sus
diversos elementos.
Personal para los servicios de Documentación, y Archivos.
Recomendación N° 22
La Conferencia,
Considerando, que ese personal sea suficientemente
numeroso y especialmente calificado, es importante que
se le ponga en condiciones materiales, psicológicas y sociales que hagan que este tipo de ocupación atraiga candidatos de gran calidad y por consiguiente asegurar su
desarrollo y estabilidad,
Recomienda a los Estados Miembros que:
Otorguen a ese personal condiciones de empleo iguales a las de los especialistas de otras profesiones cuyo
nivel de estudios sea equivalente.
Entre los objetivos del NATIS, igualmente aprobados merece citarse el:
Objetivo 10.- Establecimiento de un marco jurídico
para el NATIS: Habría que tomar lo más pronto posible
medidas legislativas en apoyo del planeamiento y aplicación del sistema nacional de información. Las medidas legislativas son uno de los requisitos previos para
poder garantizar el desarrollo de una fuerte infraestructura nacional. El plan nacional de información debería
disponer que se prepare y promulgue toda la legislación
adicional que sea necesaria para consolidar la base teórica del sistema, las relaciones con las autoridades competentes, el personal especializado y su categoría profesional, la estructura, el financiamiento y las relaciones
nacionales e internacionales. Dentro de este amplio marco, habría que dedicar una atención especial a la formulación de una legislación adecuada: IV) Para otorgar al
345
personal competente del sector de la información una
categoría y unas condiciones de servicio análogas a las
que se conceden a las profesionales de nivel de instrucción equivalente en otros sectores.
LA PROFESIÓN EN SANTA FE
Fundamento jurídico y Antecedentes
del Proyecto de Ley
Sobre Organización de Archivos:
Ley 5516/61: La cual establece la denominación del
Archivo Histórico de la Provincia como Archivo General
de la Provincia dependiente del Ministerio de Educación
y Cultura pudiendo permanecer la documentación administrativa hasta 30 años en oficina, como así mismo
específica para la documentación histórica un plazo de
50 años.
Ley 6351/67: Especifica la dependencia del Archivo
General del Ministerio de Gobierno, Justicia y Culto.
Ley 8399/79: Modificatoria y ampliatoria de la 5516.
El Archivo General se compondrá de Archivo Histórico
e Intermedio, pudiéndose mantener la documentación
en sus respectivas oficinas durante 15 años debiendo
transferirse la documentación entre 15 a 30 años primeramente al Archivo Intermedio y posteriormente al
Archivo Histórico.
Decreto 2232/81: Reglamento de las leyes 5516/61
y 8399/79, para el funcionamiento de los archivos Jurisdiccionales y Sectoriales del Poder Ejecutivo.
Referido a Registros:
Decreto 2025/86: Establece la necesidad de efectuar
un Registro Provincial de Archivos Privados.
346
Decreto 3892/88: Por el cual se efectúa la apertura
de un Registro Provincial de Testimonios orales, mediante un formulario que atiende a datos referidos al informante, testimonio e interlocutor.
Clasificación:
Decreto 4933/87: Disponiendo que cada jurisdicción
elabore su cuadro de clasificación de fondo documental,
atendiendo a misiones, funciones, actividades, trámites
y estructura orgánica.
Resolución 165/88: (M.G.) El cual reglamenta la ejecución del Decreto 4933/87.
Ley de Ministerios 10101. Decreto 2518/89. El
cual establece la conformación de los Ministerios en Gobierno, Justicia y Culto, Obras, Servicios Públicos y Vivienda, Educación, Agricultura, Ganadería, Industria y
Comercio, Hacienda y Finanzas y Salud y Acción Social.
Siendo sus respectivas Secretarías las siguientes: General y Técnica de Gobernación, Acción Social y de Trabajo.
Descripción:
Decreto 1320/87: Que dispone la aplicación de las técnicas de descripción colectiva; discriminando en Grupos,
Sub-Grupos y Series; y Accesibilidad Documental en archivos jurisdiccionales y sectoriales del Poder Ejecutivo,
protegiendo la libre accesibilidad documental e informativa, estableciendo grado de reserva en casos necesarios.
Resolución 616/87:(M.G.) Reglamentando la ejecución.
Selección:
Decreto 0006/78: Creación de una comisión de asesoramiento de documentación administrativa, con el objeto de elaborar pautas para descarte de la documentación, atendiendo a los valores del documento.
Decreto 1227/88 (Modificatorio y ampliatorio del
0006/78). Establece que la Comisión estará compuesta
347
por el Secretario de Asuntos Legislativos, Director del
Archivo General y todos los archiveros del Poder Ejecutivo, ampliando funciones.
Profesionalización:
Decreto 0110/85: Creación de la carrera de Archivística en el Instituto Superior N° 12, dependiente del
Ministerio de Educación - Secretaría de Enseñanza Media, Superior y Técnica.
Decreto 2079/88: Reglamentando el ingreso y promoción en archivos dependientes del P.E. de Archiveros
y Técnicos en Archivos. Estableciendo títulos supletorios.
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL ANTEPROYECTO DE LEY
Capítulo I.- Disposiciones generales. El ejercicio de
la Archivología en la Provincia de Santa Fe, se regirá por
esta Ley y los Reglamentos respectivos, tanto en el sector público como en el privado.
Capítulo II.- De los profesionales. Establece quiénes
son los profesionales de la Archivología en la Provincia
de Santa Fe y contiene disposiciones referentes a los profesionales graduados en el exterior.
Capítulo III.- Del ejercicio de la Profesión. Se refiere
a las funciones de la profesión de Archivero y las condiciones para su ejercicio.
Capítulo IV.- Del uso del Título y del ejercicio ilegal
de la profesión: Se refiere al uso del título de Archivero
y a los actos que configuran el ejercicio ilegal de estas
profesiones.
Capítulo V. De las sanciones. Se tipifican los actos
que constituyen delito en el ejercicio de la profesión y
que ameritan sanciones de carácter penal.
348
Capítulo VI. Del personal Sub-profesional. Se refiere a las actividades profesionales y sub- profesionales
dentro de la Archivología.
Capítulo VII. Disposiciones complementarias, transitorias y finales. En este capítulo final se contempla el
lapso de noventa días, de su promulgación, para que la
presente ley sea reglamentada.
TEXTO DEL ANTEPROYECTO DE LEY DEL EJERCICIO DE LA
ARCHIVOLOGIA
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Desde la promulgación de la presente Ley
el ejercicio de los profesionales de la Archivología, se
regirán por ella y normativa complementaria.
Artículo 2. Los organismos autárquicos o descentralizados, empresas del estado, Instituciones Educacionales, Institutos Autónomos, empresas Privadas y otras Entidades similares deberán abstenerse de dar curso a
solicitudes de empleo y de ejecutar tramitaciones para
realizar trabajos profesionales relacionados con el ejercicio de la Archivología, a quienes no llenen los requisitos establecidos en esta Ley.
Artículo 3. Corresponde a las Autoridades Provinciales, Municipales y Comunales, Instituciones Educacionales, Institutos Autónomos, Empresas Privadas y
demás Entidades similares, el establecimiento de servicios de Archivos. Centros de Documentación e Información u otros servicios similares los cuales deberán estar
a cargo de profesionales de la Archivología.
349
CAPITULO II
DE LOS PROFESIONALES
Artículo 4. Son profesionales a los efectos de esta
Ley: Los egresados de las Universidades Nacionales o
Provinciales, Institutos Superiores, Cursos regionales
de la O.E.A., con no menos de 5 meses de duración; a quienes les fueran otorgados los títulos siguientes:
Archiveros Profesionales, Técnicos Archiveros, mención Archivología y aquellos que hayan revalidado en la
Provincia de Santa Fe sus respectivos Títulos Universitarios y cumplan con los requisitos establecidos en el
Capítulo VII de esta Ley.
Artículo 5. Igualmente se consideran profesionales a
los graduados en el exterior por Institutos acreditados de
Educación Superior, en las Especialidades de Archivología y que en los certificados expresen claramente que
deben ser reconocidos como tales en el país de origen.
CAPÍTULO III
DEL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN
Artículo 6. Constituyen funciones propias del Ejercicio de la profesión:
1. Dirigir, coordinar, planificar, programar y supervisar las actividades técnicas y administrativas de los
sistemas y unidades de Archivos, Centros de Documentación e Información y servicios similares.
2. Dirigir, coordinar, planificar, programar, supervisar y realizar el procesamiento técnico del material bibliográfico y documental, cualquiera sea su soporte.
3. Analizar, estructurar y diseñar los sistemas y la
administración de los archivos, desde la constitución de
la unidad hasta los traslados o transferencias de documentos, o en su defecto controlar la permanencia en el
archivo.
350
4. Clasificar y codificar el material de archivo, respondiendo por la restauración y mantenimiento de los
documentos en sus distintas manifestaciones.
5. Recabar, procesar, almacenar, recuperar y difundir la información que sea de su responsabilidad.
6. Participar en los proyectos concernientes a la creación, instalación o construcción de locales y edificios para
Archivos, Centros de Documentación e Información.
7. Compilar y preparar los instrumentos de investigación, bibliografías generales o especializadas y elaborar índices de Publicaciones Periódicas.
8. Elaborar y velar por la aplicación de estatutos y
reglamentos para Archivos, Centros de Documentación
e Información.
9. Programar y ejecutar presupuestos.
10. Planificar el adiestramiento del personal subprofesional de Archivos, Centros de Documentación e Información.
11. Desempeñar la docencia en materias específicas
de la formación profesional, que sean requeridas para la
obtención de los Títulos enunciados en el Art. 4 de esta
Ley, con las excepciones previstas en la ley de Universidades y su Reglamento.
12. Desempeñar la Dirección de Instituciones de Investigación o Docencia en las áreas de la Archivología y
Ciencias de la Información.
13. Asesorar y solventar consultas sobre programación y planificación en materias relativas a los problemas Archivológicos y de Documentación e Información.
14. Las demás funciones que señalen las Leyes y Reglamentos sobre la materia.
Artículo 7. Son atribuciones del Archivero profesional (3 años de estudio) para el ejercicio de sus funciones:
351
1) Participar en el proceso de creación de documentos.
2) Normalizar la tipología documental.
3) Participar en la planificación y disposición de edificios, depósitos y equipos de archivos.
4) Participar y Asesorar en la selección de equipo y
material archivístico.
5) Planificar y controlar el funcionamiento y desenvolvimiento de archivo.
6) Normalización de recepción de fondos.
7) Planificar, diagramar guías, inventarios, índices,
catálogos, y cualquier otro tipo de auxiliar descriptivo.
8) Participar en la legislación de archivos.
9) Intervenir en la planificación y control de trámites.
10) Participar en las aplicaciones tecnológicas modernas.
11) Planificar la Selección Documental.
12) Normalizar los plazos de vigencia.
l3) Intervenir en el expurgo programado.
14) Controlar el servicio de información, según los
distintos niveles de accesibilidad.
15) Efectuar certificaciones, publicaciones y exposiciones documentales.
16) Participar en la actividad docente en materias
específicas de la archivología.
17) Confeccionar y editar fuentes y corpus documentales.
Artículo 8. Son atribuciones del Técnico en Archivos
(2 años de estudio) para el ejercicio de sus funciones:
1) Efectuar trámites de entrega y recepción documental.
2) Hacer entrega de fondos con inventario.
3) Comprobación de fondos con inventarios.
352
4) Registro de entradas y salidas.
5) Servicios de reprografía.
6) Control de trámite.
7) Todos los manejos de fondos.
8) Ordenar, numerar, sellar, foliar, y las atribuciones fijadas por Decreto nro. 10204/58.
9) Realizar la recepción, búsqueda, entrega y devolución de documentos.
10) Otorgar Información Documental al consultante.
11) Elaborar auxiliares descriptivos.
12) Efectuar tareas de Ordenación y Clasificación de
documentos.
13) Efectuar las tareas de seguridad y conservación
documental.
Artículo 9. Para ejercer la profesión en Archivología los profesionales deberán cumplir con los siguientes
requisitos:
a. Registrar su Título conforme a los dispuesto en la
Ley de Registro Público.
b. Inscribirse en la Asociación de Archiveros de la Provincia de Santa Fe según los requisitos que establezcan
sus Reglamentos.
Artículo 10. Los profesionales legalmente inscriptos
en la Asociación de Archivólogos de la Provincia de Santa Fe podrán ejercer su profesión en cualquier lugar de
la República y deberán incorporarse a la Seccional más
cercana a su domicilio o centro de trabajo.
353
CAPÍTULO IV
DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ASOCIACIÓN
DE ARCHIVEROS
SECCIÓN PRIMERA
De la Asociación y de sus miembros
Artículo 11. La Asociación de Archivólogos de la Provincia de Santa Fe es una organización con personería
jurídica constituida por la Asamblea, la Junta Directiva
y el Tribunal Disciplinario. Además se organizarán Seccionales en el interior de la República de acuerdo con lo
estipulado en esta Ley y su Reglamento.
Artículo 12. Son fines de la Asociación:
a) Velar por el estricto cumplimiento de los principios de la ética en el ejercicio de la profesión.
b) Enaltecer el ejercicio de la profesión en todos los
aspectos, velando por los intereses profesionales.
c) Fomentar y estrechar las buenas relaciones entre
sus miembros.
d) Intensificar el intercambio cultural y social, promoviendo la celebración de eventos: Jornadas, conferencias y reuniones para debatir y tratar cuestiones que afecten a la profesión, y a la problemática Archivológica y de
los Centros de Documentación e Información.
e) Promover y fomentar los estudios y las investigaciones en el campo Archivológico y de la Documentación
e Información.
f) Participar en toda la legislación y reglamentación
que afecte a los Archivos y Centros de Documentación e
Información.
g) Asesorar y participar cuando así lo soliciten con
las carreras de Archivología de otras instituciones del
país.
354
h) Gestionar ante las autoridades y demás sectores
del país que se atienda a la demanda de Archivos y Centros de Documentación e Información.
i) Proponer normas y participar en su elaboración en
los asuntos relativos a la profesión y a los servicios de
Archivos y Centros de Documentación e Información.
Artículo 13. Son miembros de la Asociación de Archivólogos de la Provincia de Santa Fe aquellos profesionales que hayan cumplido con los requisitos de inscripción,
hallándose o no, en el ejercicio de la profesión.
Artículo 14. Son deberes de los miembros de la Asociación:
a) Asistir a las Asambleas y demás actos colectivos
que fueren convocados y desempeñar las Comisiones que
les confíe la Asamblea o la Junta Directiva.
b) Pagar las cuotas ordinarias fijadas por los Reglamentos o Estatutos y las extraordinarias que acuerde la
Asamblea.
c) Cumplir con los acuerdos de la Asamblea y con las
decisiones de la Junta Directiva.
d) Colaborar con el desarrollo y actividades programadas por el Asociación.
e) Acatar los Reglamentos, acuerdos y resoluciones
de los órganos nacionales y seccionales de la Asociación
que sean dictados en cumplimiento de sus atribuciones.
f) Contribuir al fomento de la Biblioteca de la Asociación a cuyo efecto los asociados que sean autores, deberán remitir tres ejemplares de la publicación tan pronto sea editada.
g) Fomentar y dar a conocer la importancia de los servicios de Archivos y Centros de Documentación e Información.
Artículo 15. Son derechos de los miembros de la Asociación:
355
a) Participar con voz y voto en la constitución, organización, dirección y funcionamiento de las seccionales,
asambleas y demás órganos de la Asociación.
b) Anunciarse públicamente para el ejercicio profesional, previa autorización de la Asociación.
c) Elegir y ser elegidos.
SECCIÓN SEGUNDA
DE LA ASAMBLEA
Artículo 16. La Asamblea es la suprema autoridad
de la Asociación, representa la totalidad de sus miembros y sus decisiones son obligatorias para todos los colegiados.
Artículo 17. La Asamblea se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año previa convocatoria de la
Junta Directiva y extraordinariamente cuando convoque esta misma Junta o lo exija un número de miembros
no menor de treinta (30)
Artículo 18. Son atribuciones específicas de la Asamblea:
a) Conocer y discutir el Informe anual que debe presentarle la Junta Directiva sobre su gestión administrativa y demás asuntos relacionados con sus funciones.
b) Aprobar y modificar los Estatutos y Reglamentos
internos de la Asociación.
c) Conocer de cualquier asunto que sea sometido a
su consideración y en general ejercer todas las facultades y atribuciones que por su naturaleza le correspondan y que no están expresamente atribuidas a otros organismos de la Asociación.
356
SECCIÓN TERCERA
DE LA COMISIÓN DIRECTIVA
Artículo 19. La Dirección y Administración de la Asociación estará a cargo de su Comisión Directiva según
sus estatutos de Personería Jurídica.
Artículo 20. Los Miembros de la Comisión Directiva, serán electos de conformidad con lo pautado en el Reglamento Electoral vigente y durarán en sus funciones
tres (3) años.
Parágrafo: Si por cualquier circunstancia no se hiciese la elección en la oportunidad debida, continuarán ejerciendo sus respectivos cargos los mismos funcionarios
hasta que la Asamblea elija los que han de sustituirlos.
Artículo 21. Son atribuciones de la Comisión Directiva:
a) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones de la Asamblea.
b) Presentar ante la Asamblea General Ordinaria un
Informe y Cuenta de su gestión durante el año inmediato anterior.
c) Designar y remover los miembros de las Comisiones permanentes.
d) Designar y remover Comisiones y Delegados para
el mejor logro de las finalidades de la Asociación.
e) Convocar las reuniones de la Asamblea.
f) Otorgar por medio del Presidente poderes especiales para determinados asuntos.
g) Vigilar la contabilidad de la Asociación.
h) Someter a consideración del Tribunal Disciplinario, los miembros que incurran en actos contrarios a la
ética y decoro profesional.
i) Llevar ante el Tribunal Disciplinario, aquellos
miembros que no paguen durante un año la cuota mensual, o los que no hayan cancelado cuotas o contribucio357
nes extraordinarias acordadas por la Asamblea, en los
seis meses siguientes a la fecha de dicha Asamblea.
SECCIÓN CUARTA
DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO
Artículo 22. El Tribunal Disciplinario de la Asociación de Archivólogos de la Provincia de Santa Fe, estará
constituido por cinco miembros, elegidos en la misma
forma y oportunidad que los miembros de la Junta Directiva, durarán tres (3) años en el ejercicio de sus funciones y no podrán ser reelegidos para el período siguiente.
Artículo 23. Para ser miembros del Tribunal Disciplinario se requiere:
a) Tener no menos de cinco (5) años en el ejercicio de
la profesión.
b) No haber estado bajo sanción disciplinaria.
c) No ser integrante de la Junta Directiva.
Artículo 24. Son atribuciones del Tribunal Disciplinario: el conocimiento de las causas seguidas contra los
miembros de la Asociación en virtud de las denuncias
formuladas por escrito sobre:
a) Infracciones a la presente Ley y su Reglamento.
b) Transgresión a la ética profesional en cuanto se
refiere a las normas del Código de ética correspondiente.
c) Incumplimiento a las disposiciones de los Estatutos y Reglamentos de la Asociación.
d) Violación del carácter secreto de documentos e informaciones que hubiese obtenido en el ejercicio de la
profesión.
e) Competencia desleal, difamación e injurias contra
otros miembros de la Asociación.
358
SECCIÓN QUINTA
DE LAS SECCIONALES
Artículo 25. Las Seccionales de la Asociación de Archivólogos de la Provincia de Santa Fe son instituciones
con personería jurídica propia, con todos los derechos,
obligaciones y atribuciones que le confiere esta Ley su
Reglamento y otras Leyes vigentes.
Artículo 26. Para que una Seccional pueda organizarse, deben estar residenciados o domiciliados en la
respectiva jurisdicción, un número no menor de treinta
profesionales.
Artículo 27. En la jurisdicción donde no se llene el
requisito exigido en el artículo anterior, los profesionales se inscribirán en la Seccional más cercana a su domicilio o centro de trabajo.
CAPÍTULO V
DEL USO DEL TÍTULO Y DEL EJERCICIO
ILEGAL DE LA PROFESIÓN
Artículo 28. El uso de los Títulos propios de los profesionales a que se contrae la presente Ley, estará sometido a la siguiente reglamentación:
Las denominaciones de Archiveros quedan reservadas exclusivamente a quienes esta Ley se refiere en el
Art. 4to. otorgándole la mayor precisión a la calificación
de la especialidad.
Artículo 29. Además de los casos previstos en el Código Penal, se consideran usurpación de los Títulos a que
se refiere esta Ley, el empleo por personas que no posean dichos Títulos, de: términos, leyendas, insignias,
dibujos y demás expresiones de las cuales pueda inferirse
la idea de ejercicio profesional.
Artículo 30. Ejercen ilegalmente las profesiones a
que se refiere esta Ley:
359
a) Las personas que sin poseer el título respectivo,
desarrollan actividades reservadas a los profesionales
que definen la presente Ley.
d) Los profesionales asociados o no, que amparen con
su nombre a personas naturales o jurídicas que ejerzan
ilegalmente la profesión.
e) Los profesionales que hayan sido sancionados por
el Tribunal Disciplinario según el presente artículo.
CAPÍTULO VI
DE LAS SANCIONES
Artículo 31. A los efectos de esta Ley se califican como actos que constituyen delito y que ameritan sanciones de carácter penal:
a) La usurpación del Título.
b) La utilización de documentación falsa o adulterada, para solicitar inscripción o ejercer la profesión.
c) Transgresión a la ética profesional en cuanto se
refiere a las normas del Código correspondiente.
d) Violación del secreto de documentos e información
que hubiese obtenido en el ejercicio de la profesión.
Artículo 32. En los casos mencionados en el artículo anterior y en aquellos otros establecidos por las leyes, reglamentos y normas vigentes como causales de
delito o falta en relación con el ejercicio de la profesión
y de acuerdo a la gravedad de la falta, el Tribunal Disciplinario aplicará las sanciones siguientes:
a) Amonestación privada, verbal o escrita.
b) Amonestación pública en Asamblea General. Esta
sanción implica la destitución del cargo que el miembro
desempeñe en el Asociación.
c) Suspensión del ejercicio de la profesión y pérdida
por el tiempo que ella dure, de los derechos y prerrogativas establecidas en esta Ley y su Reglamento.
360
CAPÍTULO VII
DEL PERSONAL SUBPROFESIONAL
Artículo 33. El ejercicio de los egresados de cursos
en todos los niveles de la educación del país relacionados con las Ciencias Archivológicas o de Documentación
e Información, o de personas que desarrollen actividades paraprofesionales implícitas en dichas disciplinas,
lo harán bajo la supervisión de la Asociación de Archivólogos de Provincia de Santa Fe y serán objeto de un tratamiento especial en la reglamentación de la presente
Ley.
CAPITULO VIII
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS,
TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 34. Dentro de un plazo de noventa días, a
partir de la promulgación de la presente Ley se procederá a su Reglamentación.
361
ÉTICA PROFESIONAL
CONCEPTO DE ÉTICA
Antes de tomar en cuenta la ética profesional, nos
proponemos primero dar una conceptuación de la ética;
se la considera como parte de la filosofía que trata de la
moral. Observaremos las sutiles diferencias que se dan
entre ética y moral.
La ética se propone investigar qué son los actos morales, realizados libre y conscientemente, cuáles son sus
fundamentos y cómo se vinculan con la actitud humana.
Como toda disciplina o ciencia, la ética ha tenido una serie de cambios en su concepto.
Platón abunda en reflexiones de índole ética, Aristóteles funda la disciplina filosófica, la evolución en forma
muy escueta podemos desarrollarla:
Platón y Aristóteles subordinan la ética a la metafísica.
Cínicos y cirenaicos tienen a la virtud como el verdadero
bien. Los epicúreos defienden el placer como el bien supremo. Los estoicos asumen como el sumo bien la aceptación de la adversidad, congruentes con la naturaleza.
El Cristianismo absorbe plenamente lo ético, fundamentando la ética heterónima, que basa en Dios los principios morales.
Kant establece una moral formal y autónoma. Mientras que Hegel identifica la moral con política.
En nuestros tiempos pueden diferenciarse marcadamente tres corrientes:
1. El análisis de los valores morales con exponentes
como Brentano, Scheler.
2. El análisis de la conducta desde un punto de vista
existencialista, con exponentes como Sartre, Jaspers,
que en el fondo siguen las directrices de Kierkegaard.
3. El análisis del lenguaje moral con exponentes como
Ayer, Stevenson.
DIFERENCIA ENTRE ÉTICA Y MORAL
Hemos indicado en anteriores párrafos las diferencias sutiles entre ética y moral, esto nos permitirá también fundamentar por qué no hablamos de moral profesional en lugar de ética profesional: Etimológicamente
el vocablo ética proviene del griego ethos y moral del latín mores, significando ambos: costumbres.
Pero debemos tomar en cuenta que en la antigüedad
no se concebía un sistema de costumbres por un lado y
un sistema filosófico por otro, antes bien, la filosofía buscaba su aplicación directa, lo que no ocurre en la época
moderna, Ética y moral o más bien si se quiere acentuar,
la teoría y la práctica, eran dos aspectos de una misma
cosa, dos senderos de un mismo camino. Fue el tiempo
que afectó el desarrollo paralelo de estos dos conceptos.
Es necesario también diferenciar la ética temporal
como producto del medio en que se vive, y como tal es
363
cambiante, y la ética atemporal, que es la moral que no
se limita al tiempo, (robar ha sido “siempre malo”).
Se habla también de una vida moral, como la forma
de la realización del hombre en función del bien actuante. Es la vida moral o vida ética la que nos interesa para
nuestros estudios.
Ética profesional, denominaremos entonces a la vida
moral que llevaremos en el ejercicio de nuestra profesión.
Incurrimos muchas veces en la excusa de decir que
nuestros problemas surgen porque el sistema tiene la
culpa o es cuestión de la “educación”. Pero no es intención de este trabajo tratar sobre estos temas negativos
ni buscar soluciones a la conducta humana.
Existen muchos sistemas que nos plantean el bien y
el mal, pero al final terminamos en una máxima sabia “no
hagas a los demás lo que no te gusta que te hagan”.
En la actualidad Jorge R. Emiliani, publicó un trabajo sobre “la ética profesional del archivero” donde incluye el Código de Ética para archiveros de la Sociedad
Americana de Archivistas (The Society of American Archivist) y el Código del Archivero de Wayne C. Grover.
Gunnar Mendoza también nos ofrece un código ético, tema
que debe ser consultado por los archiveros.
Interesa el código presentado por Emilia Curras en
el que en forma resumida propone: “Guardar el secreto
industrial, comercial, económico... de las empresas usuarias. (Conviene aclarar considera empresas usuarias a
las que hacen uso del servicio de las ciencias de la documentación)
1. Tener la documentación bien ordenada.
2. Proporcionar información fiable y eficaz.
3. La información facilitada debe ser totalmente objetiva.
364
4. No omitir ningún juicio crítico que no haya sido solicitado.
5. Ejercer una competencia honesta con otras entidades documentarias.
6. Cobrar unos emolumentos justos de acuerdo con
las inversiones, gastos y ganancias adecuadas.
7. No abusar de las circunstancias y desear tener beneficios.
8. No intentar dirigir las investigaciones o los movimientos culturales aprovechando el dominio sobre los
datos.
9. No trucar los medios de información.
10. Los gobiernos no deben abusar de su poder para
obtener informaciones que pueden dañar la intimidad
del individuo.
11. No publicar noticias sensacionalistas que dañen
la buena imagen del ciudadano”.
CÓDIGO DE ÉTICA
Definición de Ética profesional y fijación
del alcance de las reglas de Ética
La ética profesional es el conjunto de normas y conceptos tendientes a establecer un criterio adecuado en
la conducta de un sujeto en razón del buen ejercicio de
una determinada profesión.
El presente trabajo no niega las normas expresadas,
que sean producto de una experiencia profesional dignamente llevada. Ni contradice, las dictadas por el Código
Civil.
365
I. Capítulo Primero
I.1. Los técnicos archiveros y profesionales archiveros en todas sus diversas especialidades, están obligados, desde el punto de vista ético y profesional, a ajustar su actuación a los conceptos básicos y a las disposiciones del presente código.
I.2. Es deber primordial de los profesionales respetar y hacer respetar, todas las disposiciones legales y
reglamentarias que incidan en los actos de la profesión,
velando por el prestigio profesional.
II. Capítulo Segundo
II.1. Deberes del técnico y profesional para con
la dignidad del ejercicio de la profesión.
II.1.1. Son deberes éticos de todo archivero lo mencionado en el punto I.1. del presente código.
II.1.1.1. Contribuir con su conducta profesional y por
todos los medios a su alcance, a que en el concurso público se forme y se mantenga una “una conciencia archivística” sobre el significado de la profesión en la sociedad.
II.1.1.2. No ejecutar actos reñidos con los conocimientos empleados en la profesión, aun cuando pudiera ser
en cumplimiento de órdenes de autoridades mandantes
o comitentes.
II.1.1.3. No ocupar cargos rentados o gratuitos en instituciones privadas, o empresas, simultáneamente con
cargos públicos cuya función se halle vinculada con las
de aquéllas, sea directa o indirectamente, o a través de
sus componentes.
II.1.1.4. No competir con colegas mediante concesiones sobre el importe de honorarios, directa o indirectamente en favor del comitente, significando una disminución de los aranceles prefijados.
366
II.1.1.5. No tomar parte en concurso sobre materias
profesionales en cuyas bases aparezcan disposiciones o
condiciones reñidas con la dignidad profesional.
II.1.1.6. No conceder firma a título oneroso o gratuito, para autorizar expurgos, especificaciones, diseños
documentales, dictámenes, informes o todo tipo documental profesional que no haya sido controlado personalmente y de acuerdo a sus atribuciones técnico y/o profesionales.
II.1.1.7. No hacer figurar su nombre en anuncios, membretes, sellos, propaganda y demás medios de comunicación, junto a personas que sin serlo, figuren como profesionales.
II.1.1.8. No recibir o conceder comisiones, participaciones u otros beneficios, con el objeto de gestionar, obtener o acordar designaciones de índole profesional.
II.1.1.9. No hacer uso de propaganda, ni que la jactancia constituya la característica sobresaliente o dominante, o consista en avisos exagerados que muevan a equívocos de los conceptos de la archivología. Tales actividades deberán siempre ajustarse a las reglas del decoro y
la prudencia profesional.
II.1.1.10. Oponerse como profesional y en carácter de
consejero del cliente, comitente, o mandante a las incorrecciones de éste en cuanto atañe a las tareas profesionales que aquél tenga a su cargo renunciando a la continuación de ellas, si no se puede impedir que se lleven a
cabo.
II.2. Deberes del profesional para con los demás
profesionales.
II.2.1. Los deberes para con los colegas que en este
artículo se enuncian son extensivos a todos los profesionales mencionados en el punto 1.1.3. Son deberes de todo
profesional para con sus colegas.
367
II.2.1.1. No utilizar sin autorización de sus legítimos
autores y para su aplicación en trabajos profesionales
propios, ideas, planes y documentación perteneciente a
aquéllos.
II.2.1.2. No difamar ni denigrar a colegas, ni contribuir en forma directa o indirecta a su difamación o degradación con motivo de su degradación profesional.
II.2.1.3. Abstenerse de cualquier intento de sustituir,
al colega en un trabajo iniciado por éste, no debiendo en
su caso aceptar el ofrecimiento de reemplazo, hasta que
haya tenido conocimiento fehaciente de la desvinculación del colega con el comitente, en este supuesto deberá comunicar el hecho al reemplazante y advertir al comitente, acerca de su obligación de abonar, al colega los
honorarios, por los que sea acreedor, en ningún caso deberá emitir opinión sobre la pertinencia o corrección del
monto de tal honorario.
II.2.1.4. No renunciar a honorarios ya convenidos y
aceptados, por un monto inferior al que corresponden
según las normas arancelarias, excepto que se den algunas circunstancias:
Por medio especial y sucinta autorización concedida
por Asociación de Archiveros, de acuerdo con resolución
expresa de la directiva, se trate ya de haberes devengados o tareas terminadas, se trate de trabajos cuyos honorarios deben ser abonados, o ascendientes o descendientes en línea directa, hermanos o cónyuges del
profesional.
II.2.1.5. No designar, ni influir para acción designada en cargos técnicos, que deben ser desempeñados por
profesionales, a personas carentes del título correspondiente.
II.2.1.6. Abstenerse públicamente de emitir juicios
adversos sobre la actuación de colegas y/o profesionales,
368
a menos que medien algunas de las circunstancias siguientes:
Que sea indispensable por razones ineludibles de interés general.
Que se le/s hubiera/n dado oportunidades de reconocer, y rectificar aquellas actuaciones y los errores sin que
los interesados hicieran uso de ellas.
II.2.1.7. No evacuar consultas de comitentes referente a asuntos que para ello pudieran dirigir o conducir
otros profesionales, o respecto de éstos en estos asuntos, sin ponerlos en conocimiento de la existencia de tales
consultas y haberles invitado a tomar intervención conjunta en el estudio necesario para su evacuación, todo
ello dentro del mismo espíritu que inspira los puntos
II.2.1.6.
II.2.1.8. Dejar para los poderes que actúan como cooperadores o empleados suyos, retribuciones acordes a
la dignidad de la profesión y a la importancia del servicio que prestan.
II.3. Deberes del profesional para con los cliente, y el público en general.
II.3.1. Son deberes del profesional para con los usuarios y el público en general.
II.3.1.1. No ofrecer por medio alguno la prestación de
servicio cuyo objeto por cualquier razón de orden técnico-jurídico, reglamentario, económico, social, etc., sea muy
dudoso o de imposible cumplimiento, o si por sus propias circunstancias personales o profesionales no pudiese ofrecerlo.
II.3.1.2. No aceptará en propio beneficio, comisiones,
descuentos o bonificaciones, y demás análogas ofrecidas
por proveedor de materiales, artefactos, estructuras, u
otras personas interesadas en la ejecución de los trabajos, que pueda relacionarse en forma directa.
369
II.3.1.3. No asumir en el mismo trabajo las funciones
de director al mismo tiempo que las de contratista de
trabajo a hacer.
II.3.1.4. Mantener, el secreto y reserva respecto a toda
circunstancia relacionada con el usuario, con el trabajo
para que después en definitiva sea una obligación legal.
II.3.1.5. Advertir al cliente de los errores en los que
éste pudiera incurrir relacionados con los trabajos en
que éste dirija o conduzca, así como subsanar los que el
mismo pudiera haber cometido y responder civilmente
por daños y perjuicios, conforme a la legislación vigente.
II.3.1.6. Manejar con la mayor discreción los fondos
que el usuario pusiera a su cargo destinados a desembolsos exigidos por los trabajos a cargo del profesional,
y rendir cuentas claras, precisas y frecuentes en forma
independiente, y sin perjuicio de las leyes vigentes.
II.3.1.7. Dedicar toda actitud a defender, con la mayor diligencia que obligan a los asuntos de los clientes.
II.4. Los profesionales que se desempeñan en la
función pública y los que se dedican a la actividad
privada.
II.4.1. Los profesionales que se dedican a la actividad
privada, al resolver los diversos problemas técnicos, deben considerarse auxiliares de la administración pública, pero no dependiente de ésta.
II.4.2. Los profesionales se deben entre sí el trato mesurado y respetuoso que corresponde a la calidad de
colega, sin perjuicio de la atención de los intereses de
sus comitentes.
II.5. Deberes del profesional en su actuación ante
contrato.
II.5.1. Las personas que dirigen el cumplimiento de
los contratos ante su cliente y terceras personas es ante
todo sólido guardián de los intereses de su cliente, pero
370
estas funciones no significan que deba actuar con parcialidad en perjuicio de otras personas.
II.5.2. El profesional no debe admitir sin la total aprobación expresa del cliente la inserción de cláusulas en
propuesta, propuesto o demás documentos contractuales que establezcan pagos de honorarios o gastos a ser
efectuados a él por el contratista, estos puntos a aplicar
están tratados por ley, normales y corrientes, como por
una ley suplementaria.
II.6.- Los profesionales ligados entre sí por una
relación de jerarquía.
II.6.1.- Todo profesional a que se refiere el presente
código, que se hallen ligados entre sí, en principio por
razones de jerarquía sea en la administración o en establecimientos públicos o privados se deben mutuamente
e independientemente sin prejuicio de aquella relación
el respeto y el trato impuesto por la condición de colegas, con el espíritu extensivo, establecido por el punto
II.2.1.
II.6.2.- Todo profesional debe cuidarse de no cometer ni permitir o contribuir a que se cometa injusticia en
prejuicio de otro profesional, tales como destitución, reemplazo, disminución de categoría, aplicación de penas disciplinarias, sin causas justificadas ni justas.
II.6.3.- El personal superior jerárquico, debe cuidarse de proceder en forma que desprestigie o menoscabe
a otros profesionales que ocupan cargos subalternos al
suyo.
II.6.4.- El personal subalterno o jerárquico debe estar recíprocamente con respecto al superior en la misma
medida al punto II.6.3 precedente, independientemente
y sin prejuicios a la situación reglamentaria que pudiera
existir para el caso.
371
II.6.5.- Reflexionar en el deber de no beneficiarse al
suplantar al colega en el sentido del artículo II.2.1, injustamente desplazado.
II.7.- De los funcionarios en los concursos.
II.7.1.- El profesional que se disponga a tomar parte
de un concurso por invitación privada y considera que
las bases transgreden las normas de ética profesional
debe consultar a la asociación de archiveros por la existencia de la transgresión.
II.7.2.- A los efectos del II.7.l. de invitación a los profesionales a preparar en ocasión técnicos empleados en
la archivística y elementos complementarios para el mismo proyecto, se considera concurso a menos que a cada
uno de los profesionales se les paguen los honorarios que
por arancel corresponde a la tarea a realizar.
II.7.3.- La persona que haya actuado como asesora,
en un concurso debe abstenerse de intervenir directa o
indirectamente en las tareas profesionales requeridas
para el desarrollo del trabajo que dio lugar al mismo, salvo que su intervención estuviera establecida en las bases del concurso.
II.7.4.- Cuando un profesional es consultado por un
promotor con miras a designarlo asesor respecto a la realización de un proyecto y luego se decide a no realizarlo
y no designa a un profesional para que efectúa el trabajo que había sido objeto de ese concurso, el antes consultado está inhibido a aceptar esta última encomienda.
II.7.5.- El profesional que toma parte en ese concurso está obligado a observar la más estricta disciplina, y
el más estricto respeto al asesor; a los miembros del jurado: de los concurrentes, de este concurso, falta a esta
regla si el fallo, o publica crítica a miembros o de los trabajos, que tuvieran cualquiera de los profesionales sin
demostraciones concluyentes procederes o conductas in372
adecuadas.
II.8.- De las faltas de ética.
II.8.1.- Incurre en falta de ética todo profesional que
comete transgresiones en uno o más de los deberes enunciados en los puntos de este código, sus conceptos básicos o normas morales no expresadas, textualmente por
el presente código.
II.8.2.- La atribución del tribunal de ética profesional es determinar calificación y sanción que corresponde a una falta o conjunto de faltas en el que se pruebe en
que el profesional se halle en curso.
II.8.3.- Las faltas de ética calificadas por el tribunal
quedan equiparadas a faltas a la profesión, a los efectos
de que así las penalidades que pudieran corresponder
en virtud de las disposiciones vigentes.
III. Libro Tercero: Normas y procedimientos
III.1.- Substanciación de la causa en los consejos
y en la junta central.
III.1.1.- Las causas de ética se radicarán ante el consejo profesional, en el que estuviera matriculado el imputado y podrán promoverse por denuncia; por solicitud
del profesional, de quien se trate o por oficio por el consejo competente. Las denuncias deberán formularse por
escrito y deberán contener el nombre y el domicilio real
y la identificación individual del denunciante que deberá constituir domicilio especial a los efectos de las notificaciones que hubieran de practicarse.
III.1.2.- El nombre del profesional que se denuncie o
en su defecto la referencia que permita identificarlo, de
los efectos que fundamentan la denuncia, los elementos
individuales de prueba que se aportan.
373
III.1.3.- La denuncia ratificada ante el consejo interviniente ante el cual el denunciante será citado con plazo prudencial, que se le fije, vencido dicho plazo sin que
medie rectificación y reserva dentro de los tres meses
de dispuesta la reserva, sin que medie la ratificación, se
ordenará de oficio, la caducidad de la denuncia y el archivo de lo actuado, sin embargo, el consejo interviene
atendiendo a la gravedad y verosimilitud de los cargos
formulados, podrá proseguir de oficio la investigación.
III.1.4.- El profesional que solicitare la investigación
de su propia conducta, deberá formalizar por escrito tal
pretensión cumplido los requisitos que se establecen en
los puntos III.1.2; III.1.3; III.1.5. El consejo interviniente
podrá rechazar la denuncia, cuando fuere manifiestamente improcedente. Tal decisión será notificada al
denunciante, quien dentro de los cinco días hábiles de notificado podrá interponer recurso de apelación fundado, el
que será resuelto por la junta central.
III.1.6.- Cuando un consejo profesional decidiere, iniciar de oficio una causa, se labrará un acta precisando
contra quién se dirigen los cargos y la relación de los hechos y razones que fundamenten la necesidad de investigación.
III.1.7.- En caso que la denuncia involucrare a profesionales matriculados en diferentes consejos profesionales, la tramitación será efectuada por la Junta Central
de los Consejos Profesionales de archivística, archivología, o técnica.
III.2.- Normas procesales
III.2.1.- Iniciada la causa se dará traslado de la denuncia, o, en su caso, del acta en que se refiere el punto
III.1.6; al imputado para que éste formule su descargo y
proponga las medidas probatorias de que intente valerse. Para ello tendrá un plazo de diez días hábiles conta374
dos a partir de la notificación si se domiciliare en Capital. Si el imputado se domiciliare fuera de la capital se
ampliará razonablemente el plazo en función de la distancia.
III.2.2.- El consejo interviniente a cuyo cargo se encuentre la instrucción ordenará las medidas de prueba
que juzgue pertinentes y fijará las audiencias necesarias
para su recepción, de todo lo cual se notificará al denunciado. El denunciado podrá contar con asistencia letrada.
III.2.3.- Producida la prueba, el consejo interviniente
elaborará un informe de relación de la causa y de las medidas probatorias diligenciadas, como también respecto
de su mérito y de las conclusiones susceptibles de ser extraídas. De ese informe se dará traslado al denunciado
por un plazo de seis días, para que se produzca su alegato.
III.2.4.- Dentro de los cinco días de producido el plazo aludido en el punto anterior, el consejo interviniente
elevará la causa a la Junta Central, la que, previo dictamen de su asesor legal, dictará resolución dentro de los
treinta días de quedar las actuaciones en estado. Podrá
la Junta si lo creyese conveniente, dictar medidas probatorias para mejor prever, de cuya producción deberá
darse vista al denunciante por cinco días.
III.2.5.- La resolución de la Junta Central, deberá declarar si la conducta investigada constituye o no transgresión a las normas de la ética profesional y, en caso
afirmativo, determinar su existencia, individualizar los
deberes y disposiciones violadas, efectuar la calificación
de la falta y decidir acerca de la imposición de las sanciones previstas en el artículo ... del decreto y/o ley ...
La sanción será ejecutada por el consejo profesional, que
estuviera matriculado el sancionado.
375
III.2.6.- El consejo profesional interviniente o la Junta Central podrá disponer la suspensión del procedimiento cuando por los mismos hechos objeto de la causa ése
tuviera pendiente acción judicial, que pudiere tener incidencia en la resolución.
III.2.7.- Los profesionales a que se refiere el presente código, no podrán ser sancionados después de haber
transcurrido tres años de cometida la falta, que se les impute. Dicho plazo quedará interrumpido si antes de su
transcurso el profesional es sometido a causa de ética.
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