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BPMN 2.0 para
Principiantes
Una mirada general al BPMN 2.0
Por Brian S. Reale
Director ejecutivo y fundador de
ProcessMaker Inc.
Publicado el 9 de febrero, 2016
Contenidos
Introducción
Más que una linda imagen
Intercambio de modelo de procesos &
software BPM
Modelado de flujos de trabajo
El BPMN 2.0 es demasiado complejo
Los tres elementos básicos del
modelado
Subclase descriptiva del modelado
Eventos
Actividades
Tomar decisiones con compuertas
Las 3 grandes compuertas
Vamos a nadar
Gestión de excepciones
¿En qué se diferencia el BPMN 2.0 de versiones
anteriores?
Siete reglas para el modelado BPMN
Lenguaje común para trabajadores técnicos y de negocio
Construir procesos ajustados al BPMN 2.0 con ProcessMaker
Introducción
BPMN significa Business Process Modeling
Notation. El BPMN es muy similar al concepto de
diagrama de flujo que ha estado presente desde
los años 80. Al igual que el diagrama de flujo, el
modelado BPMN tiene el objetivo de permitir
elaborar un mapa de un flujo de trabajo de
manera que éste pueda ser entendido fácilmente
por las otras partes interesadas. El BMPN es un
idioma y, como cualquier idioma, su objetivo es
facilitar la comunicación. El BPMN está diseñado
para facilitar la comunicación y el entendimiento
de los procesos de negocio.
La letra “N” de BPMN significa “notación.” La
notación gráfica consta de símbolos específicos
que representan acciones, flujos, o
comportamiento de procesos. Los símbolos
visuales han sido parte del estándar desde que el
OMG lanzó la primera versión de especificación
BPMN en mayo de 2004.
El BPMN no es un software, y no es “propiedad”
de una compañía, pero fue diseñado por el OMG
(Object Management Group) como un estándar
de notación que puede ser entendido por
analistas de negocios, programadores, y jefes de
proyecto.
Imagen 1.0
El BPMN es el idioma universal del
modelado de procesos.
Más que una linda imagen
El problema histórico con el diagrama
de flujo era que cada modelador de
proceso podía construir sus propios
significados e interpretaciones para
los diagramas que producía. Esto
tuvo la consecuencia indeseada de
que no todos interpretaran los
procesos de la misma forma. En
otras palabras, el proceso de
comunicación era altamente
imperfecto.
El BPMN, y más específicamente el
BPMN 2.0, resolvió este problema de
ambigüedad introduciendo una capa
semántica en XML la cual transforma
el BPMN de una simple imagen
bonita a algo mucho más funcional.
Al agregar una definición XML
establecida a cada objeto BPMN, la
especificación BPMN asegura que
cada modelo de proceso visual y
todos los objetos en el modelo de
proceso tienen un único significad.
Imagen 1.1
Ejemplo básico del esquema
XML.
Intercambio de
modelo de procesos
& software BPM
Gracias a una sintaxis común, muchas
herramientas de modelado de flujos de
trabajo y motores de procesos soportan
BPMN. Como resultado, muchos paquetes
de software diferentes pueden compartir y
editar procesos diseñados con BPMN.
Actualmente, BPMN es el lenguaje de
modelado de procesos empresariales más
popular.
Muchos profesionales empresariales se
sienten cómodos usando BPMN para
visualizar flujos de trabajo, pero una de las
principales ventajas del BPMN 2.0 es que
aquellos que escriben código para
automatizar procesos también entienden
el BPMN 2.0. En otras palabras, es una
gran forma de crear puentes entre los
profesionales de negocios y los
profesionales técnicos. El BPMN facilita
que las herramientas de modelado,
motores de procesos, herramientas de
monitoreo de la actividad y otras
herramientas, intercambien procesos,
independientemente de la herramienta de
cada proveedor especifico que se esté
implementando.
Imagen 1.2
El BPMN 2.0 intenta resolver el problema
de la “ida y vuelta” para permitir que los
modelos de proceso que sean
intercambiados de manera precisa hacia
adelante y hacia atrás entre
herramientas de proceso de diferentes
proveedores.
.
Modelado de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son esencialmente lo que parecen: el flujo de tareas dentro de una
organización. Los flujos de trabajo pueden ser completamente manuales (como el
proceso de hacer un sándwich), pueden ser completamente automáticos (como el
proceso de introducir datos en ecuaciones y hacer cálculos), o pueden ser una
combinación de ambos (como el proceso de crear, revisar, y aprobar una petición de
compra).
Desarrollar flujos de trabajo abarca capturar toda la información relevante que hace parte
del proceso: quién está involucrado, cuál es su responsabilidad, cómo se pasan las
tareas, cuales tareas son manuales y cuales automáticas. Normalmente, la primera fase
en el modelado de procesos de negocio de los flujos de trabajo es la recopilación de
información relevante. Luego, el proceso y el flujo de trabajo son modelados. Finalmente,
el nuevo flujo de trabajo es probado, implementado, monitoreado, y modificado según
sea necesario.
Imagen 1.3
Las partes interesadas necesitan ser entrevistadas para entender la
verdadera índole de un flujo de trabajo particular.
1 las imágenes son de la especificación OMG BPMN 2.0 - http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/
Desarrollar flujos de trabajo abarca capturar toda
la información relevante que hace parte del
proceso: quién está involucrado, cuál es su
responsabilidad, cómo se pasan las tareas,
cuales tareas son manuales y cuales son
automáticas.
El BPMN 2.0 es
demasiado complejo
Muchos críticos del BPMN 2.0 se
quejan de que el BPMN es
demasiado complicado de
aprender. Áún cuando el lenguaje
en sí mismo está diseñado para no
ser ambiguo al incluir una capa
semántica particular, simplemente
hay demasiados objetos en el
BPMN para que el estándar sea útil.
Estas críticas a menudo señalan
a las imágenes de la
especificación BPMN 2.0 OMG
como esta matriz de eventos para
enfatizar su punto. Estos críticos
a menudo apoyan otros tipos de
herramientas de modelado y
metodologías.
Imagen 1.4
Hay muchos diferentes tipos posibles de
eventos en el BPMN 2.0.
3 elementos básicos
del modelado
Lo que los críticos no mencionan es que
la mayoría de los procesos no necesita el
modelador para conocer toda la
especificación. De hecho, la mayoría de
los modelos no usa más que un puñado
de la mayoría de los elementos de
proceso más comunes.
De hecho, el BPMN consta de solo 3
elemento principales:
1.
2.
3.
Eventos
Actividades
Puertas de enlace
Sí, eso es correcto. Hay solo tres
elementos principales en el BPMN! Bueno,
está bien, vamos a agregar un cuarto
elemento para que podamos conectar los
otros tres – el Flujo de Secuencia (las
líneas negras con flechas que unen).
Evento
Actividad
P. de
enlace
Imagen 1.5
Los 3 principales elementos de modelado en
el BPMN 2.0.
Flujo de secuencia
Imagen 1.6
Hay muchos diferentes tipos posibles de eventos en el BPMN 2.0.
Subclase descriptiva
del modelado
La subclase descriptiva del modelado
es un nombre aparatoso. Algunas
personas le llaman a estos los elementos
del nivel I. Básicamente, están todos los
elementos que probablemente necesite
aprender para volverse relativamente
experto en el BPMN.
Como mínimo, si su trabajo involucra
trabajar con procesos entonces usted
debería conocer estos elementos:
• Piscina y carril
• Flujo de secuencia y flujo de mensaje
• Tres tipos de actividad: tarea de
usuario, tarea de servicio, y tarea
(ninguna)
• Subproceso (expandido y colapsado)
• Actividad de llamada
• Dos tipos de compuerta: compuertas
XOR y compuerta paralela
• Tres eventos de inicio: mensaje,
temporizador e inicio (ninguno)
• Dos eventos finales: Mensaje y ninguno
• Objeto de datos y almacenamiento de datos
• Anotación de texto y asociación
regular de datos
Imagen 1.7
Elementos de la subclase descriptiva
del modelado.
Eventos
Demos un vistazo a los tres principales
tipos de eventos:
1. Inicio – indica en dónde comienza
un proceso particular.
2. Intermedio – ocurre entre los eventos
de inicio y fin, y afecta el flujo del
proceso.
3. Finalización – Indica en dónde
termina el proceso.
Estos son muy simples. Lo importante es
recordar que hay variantes. Por ejemplo, si
usted agrega la imagen de un sobre a
cualquiera de estos tres eventos, tendrá
un evento de mensaje. Puede iniciar un
proceso a la llegada de un mensaje, enviar
un mensaje (o capturar un mensaje) con
un evento intermedio en algún lugar en
medio del proceso, o puede enviar un
mensaje al final de un proceso.
Imagen 1.8
Los eventos son simples pero puede
haber muchas variantes.
Actividades
Una actividad es un término genérico para el
trabajo que el actor realiza en un proceso. Lo
que muchas personas no entienden es que
una actividad puede ser atómica o no
atómica (compuesta). En otras palabras, una
actividad puede ser una tarea o puede ser
un subproceso (un proceso dentro del
proceso principal).
La parte divertida de las actividades es que
se también se pueden especificar varios
tipos de actividades. Por ejemplo, las tareas
pueden ser tareas manuales, humanas, de
mensaje (tienen la misma función de un
evento de mensaje), de comandos (script), o
de servicio (indicando, quizás, que el trabajo
está siendo realizado por un servicio web).
Imagen 1.9
Las actividades pueden ser atómicas (tarea) o
no atómicas (subproceso).
Imagen 1.10
Subproceso expandido.
Tomar decisiones con
puertas de enlace
Los eventos y las actividades son muy
fáciles de entender. La magia real en un
proceso, sin embargo, tiene lugar en las
compuertas.
Las compuertas pueden decirle al proceso
que tome exclusivamente una u otra ruta,o
les indica a los participantes en el proceso
que empiecen a trabajar en paralelo.
Incluso, en otros escenarios, podría haber
múltiples caminos de los cuales sólo
algunos se activan bajo ciertas
circunstancias.
Hay algunas compuertas bastante
extravagantes. Mi preferida es la
compuerta basada en eventos (también
conocida como Race) la cual básicamente
crea una carrera entre dos rutas
alternativas. Por ejemplo, una compañía
puede tener una política de cancelación
en donde el cliente puede cancelar una
póliza de seguro emitida dentro de 1
semana; de otra forma, esta imprimirá y
enviará la póliza por correo. En este caso,
o bien recibimos la cancelación dentro de
una semana u optamos por emitir la
póliza. Vaya! – eso es elegante.
Imagen 1.11
Las puertas de enlace basadas en
eventos son difíciles de dominar pero
son una función elegante del BPMN 2.0.
Las 3 grandes puertas de enlace
No se preocupe si piensa que la puerta
de enlace basada en evento es difícil; lo
es. Pero tampoco es muy común.
Aquí están las 3 que debería conocer:
• Exclusiva – Esta decisión representa un
punto de bifurcación en donde las alternativas
están basadas en expresiones condicionales
contenidas dentro de flujos de secuencia
salientes. Solo una de las alternativas será
elegida.
• Paralela (bifurcación) - El BPMN usa el
término “bifurcación” para referirse a la
división de una ruta en dos o más rutas
paralelas (también conocida como una
división AND). Es un lugar en el proceso en
donde las actividades pueden ejecutarse
simultáneamente, en vez de
secuencialmente.
• Inclusiva – Esta decisión representa un punto
de bifurcación en donde las alternativas están
basadas en expresiones condicionales
contenidas dentro de un flujo de secuencia
saliente. En cierto sentido es una agrupación
de decisiones binarias relacionadas e
independientes. Ya que cada ruta es
independiente, todas las combinaciones de las
rutas PUEDEN tomarse, desde cero hasta
todas. Sin embargo, debe diseñarse para que
al menos se tome una ruta. Se puede usar una
condición por defecto para asegurar que al
menos se tome una ruta.
Imagen 1.12
Los 3 tipos de puerta de enlace más
comunes.
Vamos a nadar
Vale la pena pasar otros cuantos minutos en otro elemento importante en la
subclase descriptiva – los carriles, piscinas, y mi favorito, la piscina caja
negra.
Una piscina es la representación gráfica de un participante en una colaboración.
También actúa como un “carril” y un contenedor gráfico para dividir una serie de
actividades de otras piscinas, usualmente en el contexto de situaciones B2B. Una
piscina PUEDE tener detalles internos, en la forma del proceso que será
ejecutado. O una piscina PUEDE no tener ningún detalle interno, es decir, puede
ser una “caja negra”.
Un carril es una sub-partición dentro de un proceso, a veces dentro de una
piscina, y se extiende a lo largo de todo el proceso ya sea vertical u
horizontalmente. Los carriles se usan para organizar y categorizar actividades
Imagen 1.13
Piscina con 2 carriles.
Imagen 1.14
Piscina vacía.
Gestión de excepciones
Si consigue superar la subclase descriptiva
de elemento y todavía tiene apetito para
más BPMN, hay otros elementos que son
divertidos de aprender y bastante útiles. En
este eBook solo le mostraremos uno más.
Para los demás, dé un vistazo a la
especificación OMG y siga leyendo.
Una de las cosas más útiles sobre el BPMN
es la gestión de excepciones. Lo que ocurre
es que la mayoría de los procesos de
negocio no sigue su “happy path”. El happy
path es la forma en la que el proceso fluye
cuando no hay excepción. No obstante,
cuando hay una excepción al flujo de
trabajo, ayuda saber cómo lidiar con ella.
Una forma de manejar excepciones es con
un Flujo de Excepción. Un flujo de excepción
ocurre fuera del flujo normal del proceso y se
basa en un evento intermedio unido al límite
de una actividad que ocurre durante la
ejecución del proceso. El flujo de excepción
puede basarse en un temporizador (evento
límite de temporizador), la llegada de un
mensaje, o un error. Cuando uno de estos
eventos sucede durante la ejecución de la
actividad, la actividad da lugar a una nueva
ruta. Magnifico, ¿cierto?
Imagen 1.15
La gestión de excepciones es elegante
en el BPMN.
¿En qué se diferencia el BPMN
2.0 de otras versiones anteriores?
BPMN 2.0 offers far greater scope than
earlier versions.
El BPMN 2.0 ha estado presente desde hace algunos años, y tiene varias
funciones y ventajas nuevas en comparaciones aversiones anteriores. Las
versiones anteriores al 2.0 son menos consistentes, no tan maduras
tecnológicamente, y no tan susceptibles de automatización. Muchos
diagramas hechos bajo las antiguas versiones de BPMN están
desactualizados, y son mucho más útiles y significativos cuando se
traducen bajo el BPMN 2.0.
El BPMN 2.0 es la principal revisión del BPMN hasta ahora, con mejoras
que se han hecho tanto a los elementos visuales del BPMN como a los
elementos “interiores” del BPMN como la semántica.
Los diagramas representados bajo el BPMN 2.0 son similares a aquellos
creados bajo versiones más antiguas, pero el BPMN 2.0 también ofrece un
número de nuevos elementos, incluyendo:
•
•
•
•
•
•
•
•
Eventos paralelos múltiples
Eventos de aumento
Diferentes tipos de tarea (servicio, enviar, recibir, etc.)
Actividades globales
Instancias secuenciales múltiples de tareas y de subtareas asociadas
Instanciación de compuertas basadas en eventos
Subprocesos basados en eventos
Nuevos tipos de objetos de datos (entrada de datos, salida, mensaje, compilación, etc.)
Las formas y los símbolos que se utilizaban en las versiones anteriores del BPMN
todavía se utilizan en el BPMN 2.0. Un cambio importante es que el BPMN 2.0 adopta
el formato de intercambio XML, que facilita la conversión de un modelo y de su
notación en un proceso ejecutable automático. Eso significa que los proveedores de
software de flujo de trabajo que usen BPMN pueden fácilmente emplear como entrada
BPMN 2.0 y automatizarla.
Imagen 1.16
Varios nuevos tipos de
objeto en el BPMN 2.0.
7 reglas para el
modelado BPMN
Imagen 1.17
Reglas de modelado a
seguir.
Debe seguir algunas prácticas idóneas cuando esté modelando en el
BPMN 2.0:
1. Haga que el diagrama BPMN refleje apropiadamente la lógica del proceso, complete
con etiquetas en las actividades, subprocesos, eventos intermedios, y puertas de enlace
2. Muestre explícitamente cómo se manejan las excepciones
3. Haga modelos jerárquicos (y por lo tanto más fáciles de ver como un todo) con procesos y
subprocesos expandiéndose desde un diagrama de alto nivel
4. Etiquete los tipos de tarea como “usuario” (una tarea que cumple un humano) o “servicio”
(una tarea automatizada)
5. Represente acciones en un formato verbo-nombre (validar orden, verificar crédito, etc.)
6. Use constantemente flujos de mensaje para indicar el contexto empresarial de las actividades y
eventos en un flujo de trabajo
7. Use piscinas de caja negra para mostrar participantes externos y su relación con el proceso
“No olvide que aprender BPMN 2.0 requiere
de práctica. No lea solamente la teoría. La
práctica hace a la perfección!
Un lenguaje común
para negocios y
trabajadores técnicos
En resumen, lo mejor sobre el BPMN 2.0
es que ofrece un lenguaje común para
usuarios técnicos y no técnicos,
permitiendo que ambos tipos de personal
tengan la precisión, flexibilidad, y
entendimiento que necesitan para construir
procesos correctamente. Ya que el BPMN
2.0 ofrece este lenguaje compartido, la
colaboración es más fácil, y aplicaciones
nuevas y más flexibles son posibles. El
sistema de estándares compartidos hace
que la comunicación y el entendimiento
sean más claros y fáciles tanto dentro de
una organización como entre
organizaciones.
Quizás su organización sea reticente a
probarBPMN, mucho más BPMN 2.0. Pero
en realidad no hay razón para posponerlo.
No tiene que ser un experto para hacer un
buen uso del BPMN. Aprender el
razonamiento detrás del BPMN puede
requerir un aumento de la curva de
aprendizaje, pero una vez lo haga, se
abrirá todo un nuevo mundo de
posibilidades para la automatización de
flujos de trabajo. Pero además, su personal
técnico tendrá más facilidad
transformándolos en verdaderos procesos
automáticos.
Acortar la distancia técnica es una de
las funciones más importantes del
BPMN 2.0.
Construir procesos
ajustados al BPMN 2.0
con ProcessMaker
El diseñador de ProcessMaker permite construir procesos ajustados a BPMN 2.0,
dejándole tener una notación estándar que será entendida por todos sus interesados a
nivel empresarial dentro y fuera de su organización. Con el diseñador de
ProcessMaker, sus gerentes de negocio, analistas de negocio, y programadores
hablarán todos el mismo idioma, y la “brecha tecnológica” entre usuarios técnicos y no
técnicos se reducirá considerablemente.
ProcessMaker es un software de automatización y administración de procesos
empresariales de código libre y en la nube que ofrece a los usuarios poder y
flexibilidad. Puede usar cualquier número de plantillas pre-integradas como un punto
de partida, o puede desarrollar flujos de trabajo desde cero si lo desea. Dele una
oportunidad hoy mismo.
Imagen 1.18
Con el diseñador de ProcessMaker puede
construir procesos ajustados al BPMN 2.0.
Si desea aprender más sobre el BPMN 2.0 o cómo
ProcessMaker apoya el BPMN 2.0, por favor siéntase
libre de contactarnos al 617-340-3377, o envíenos un
correo electrónico a info@processmaker.com.
Contáctenos
www.processmaker.com | +1.617.340.3377