PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CÓDIGO: P15-GH VERSIÓN: V1.1-2021 Establecer pautas de comunicación interna y externa, en materia de prevención de riesgos laborales, sistemas de gestión y comunicación de otra índole en CAPITAL SALUD EPS-S., y definir los mecanismos para que nuestros trabajadores realicen consulta y participen en los sistemas de comunicación. OBJETIVO El procedimiento para la comunicación, participación y consulta aplica para todas las personas que laboran en la empresa, incluye las demás partes interesadas. ALCANCE DEFINICIONES No. TÉRMINO DEFINICIÓN 1 Carteleras Espacios dispuestos en puntos estratégicos dentro de la Empresa. 2 Circular Comunicación en donde se registran disposiciones de carácter general, con el objeto de informar a toda la Organización. 3 Cliente Cualquier parte interesada (individuo o grupo interno o externo) que en cualquier momento requiere información referente a temas de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional. 4 Correo Electrónico Información a través de internet para dejar evidencia del flujo de información, entre Departamentos, Departamento –Cliente o cuando se requiere dirigir información a un grupo específico de personas. 5 Comunicación 6 Comunicación Interna 7 Comunicación Externa ELABORO/MODIFICO Nombre: Alexandra Cedeño ruiz. Cargo: Profesional SST. Fecha: Julio de 2021 Toda información recibida o emitida por teléfono, carta, fax, correo electrónico, medios de comunicación social, boletines o personalmente. La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. La comunicación externa se define como el conjunto de operaciones de comunicación destinadas a los públicos externos de una empresa o institución, es decir, tanto al gran público, REVISÓ Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia Directora Talento Humano / Profesional de G.A Julio de 2021 APROBÓ Sandra Liliana Rojas S Directora Talento Humano Julio de 2021 Página 1 de 6 PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CÓDIGO: P15-GH VERSIÓN: V1.1-2021 8 Comunicación Organizacional 9 Correo electrónico DEFINICIONES directamente o a través de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes públicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales. Consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Envió correos masivos con información general o correos específicos a interesados en programas educativos específicos. Estos mensajes también pueden tomar forma de boletines electrónicos 10 Instructivos Comunicación mediante la cual se impartirá las consignas inherentes al servicio o alguna instrucción relacionada con procesos y procedimientos pertenecientes a los Sistemas de Gestión. 11 Memorando Comunicación personal que requiera antecedente 12 Medios Digitales 13 Parte Interesada 14 Página WEB 15 Receptor 1 Son os contenidos de audio, video, imágenes y texto que se ha codificado comprimido digitalmente). Lo que permite manipular, difundir y reproducir fácilmente en otros equipos y a través de otras redes informáticas (página WEB, correo electrónico Persona o grupo fuera o dentro del lugar de trabajo, interesado o afectado por el desempeño en materia de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo de la organización. Diseñada para informar al público interno y externo de Capital Salud, con el objetivo de aumentar la creatividad de la empresa y suplir las necesidades de nuestros usuarios Trabajador o parte interesada que recibe un mensaje o un requerimiento respecto a temas de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo. CONDICIONES GENERALES Comunicación interna. La organización tendrá como medios de comunicación: Correo interno, Memorando, Circular, Instructivo, Publicación de boletín mensual con mensajes y diferentes avisos, Charlas ELABORO/MODIFICO Nombre: Alexandra Cedeño ruiz. Cargo: Profesional SST. Fecha: Julio de 2021 REVISÓ Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia Directora Talento Humano / Profesional de G.A Julio de 2021 APROBÓ Sandra Liliana Rojas S Directora Talento Humano Julio de 2021 Página 2 de 6 PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2 3 4 5 CÓDIGO: P15-GH VERSIÓN: V1.1-2021 CONDICIONES GENERALES informativas, Carteleras, Videos, Comités, Medios Digitales, Pagina WEB, Correos electrónicos Plan de Auditoria interna, Informe de Auditoría interna. La comunicación puede ser ascendente o descendente. Comunicación Ascendente: Inicia por el personal operativo hasta llegar a la Gerencia General o su delegado. Comunicación Descendente: La gerencia general o su delegado fluirá la información hacía el COPASST y responsables de áreas y hacía el personal operativo. Comunicación Externa: Dentro de las partes interesadas externas con las que se establecerán canales de comunicación, se encuentran: Autoridades competentes Visitantes Contratistas o proveedores Entidades externas que prestan apoyo en situaciones de emergencia como bomberos, policía, hospitales, etc. Comunicación a visitantes A través de un folleto y explicación verbal, se les informará cuáles son los riesgos a los cuales se encuentra expuesto durante la visita a las instalaciones de la empresa y demás información pertinente relacionada con los riesgos. Participación y Consulta: Se informará a los trabajadores y partes interesadas sobre cualquier cambio que afecte la Seguridad y Salud en el trabajo en su sitio de trabajo Los trabajadores serán consultados en cuanto a las condiciones inseguras que existan en el puesto de trabajo, mediante diligenciamiento del formato REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS. Los miembros del COPASST representarán a los trabajadores en la investigación de incidentes de trabajo y desarrollo y revisión de las políticas y objetivos de SST. Se les informará a los trabajadores a través de los diferentes medios de comunicación, quiénes son sus representantes en asuntos SST. Todos los documentos elaborados por el área de Seguridad y Salud en el Trabajo serán aprobados por la Dirección de Talento Humano ELABORO/MODIFICO Nombre: Alexandra Cedeño ruiz. Cargo: Profesional SST. Fecha: Julio de 2021 REVISÓ Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia Directora Talento Humano / Profesional de G.A Julio de 2021 APROBÓ Sandra Liliana Rojas S Directora Talento Humano Julio de 2021 Página 3 de 6 PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CÓDIGO: P15-GH VERSIÓN: V1.1-2021 CONDICIONES GENERALES 6 Todos los documentos serán revisados por el área de comunicaciones quienes realizan los ajustes en diseño, para que pueda ser socializado por el medio que se elija. RESPONSABLE Profesional de SST Profesional de SST Dirección Atención al Usuario- PQRS N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES OBSERVACION FRECUENCIA 1 Elaborar los documentos de comunicación interna (memorandos, cartas, folletos, cartillas, carteleras), cronogramas, todos enfocados a la promoción, prevención de la salud y seguridad en los ambientes de trabajo. Tener un fin para la cual se va a realizar este documento de comunicación, informativo, preventivo o normativo. N/A (Por demanda) 2 Proveer un buzón de sugerencias donde los trabajadores tengan participación con referencia a los procedimientos en SST, COPASST, COMITÉ DE CONVIVENCIA con referencia a los ambientes de trabajo. Abrir los buzones de sugerencias cada mes, para dar solución a las situaciones planteadas por los trabajadores. N/A (Por demanda) Tener en cuenta que tipo de comunicación emiten los usuarios (felicitación-descargos) N/A (Por demanda) 3 Comunicar a Talento HumanoSST con referencia a las solicitudes que se alleguen ELABORO/MODIFICO Nombre: Alexandra Cedeño ruiz. Cargo: Profesional SST. Fecha: Julio de 2021 REVISÓ Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia Directora Talento Humano / Profesional de G.A Julio de 2021 ACTIVIDAD DE CONTROL APROBÓ Sandra Liliana Rojas S Directora Talento Humano Julio de 2021 Página 4 de 6 CÓDIGO: P15-GH PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Coordinador de Comunicaciones Profesional SST Coordinador de Comunicaciones VERSIÓN: V1.1-2021 4 Revisar el documento antes de ser emitido teniendo en cuenta el mensaje, ortografía, redacción, etc. Realizar el documento de manera que tenga impacto y sea adecuadamente difundido. N/A (Por demanda) 5 Revisar el documento antes de ser emitido con referencia a redacción, pertinencia. Identificar si es un memorando interno, externo, etc. N/A (Por demanda) 7 Divulgar la publicación y/o realizar distribución a quien corresponda. Enviar informativo a través del correo de Comunicaciones o Correo alterno que se utilice para realizar este tipo de Notificaciones. N/A (Por demanda EVENTO N/A ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA RESPONSABLE N/A N/A DOCUMENTOS DE REFERENCIA CÓDIGO (CUANDO APLIQUE) NOMBRE DEL DOCUMENTO N/A N/A ELABORO/MODIFICO Nombre: Alexandra Cedeño ruiz. Cargo: Profesional SST. Fecha: Julio de 2021 REVISÓ Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia Directora Talento Humano / Profesional de G.A Julio de 2021 APROBÓ Sandra Liliana Rojas S Directora Talento Humano Julio de 2021 Página 5 de 6 PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CÓDIGO: P15-GH VERSIÓN: V1.1-2021 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORO/MODIFICO Nombre: Alexandra Cedeño ruiz. Cargo: Profesional SST. Fecha: Julio de 2021 REVISÓ Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia Directora Talento Humano / Profesional de G.A Julio de 2021 APROBÓ Sandra Liliana Rojas S Directora Talento Humano Julio de 2021 Página 6 de 6