manual project 2016

Uso de Microsoft Project
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA
FACULTAD DE TECNOLOGÍA DE LA CONSTRUCCIÓN
Recinto Universitario Augusto C. Sandino
Uso de Microsoft Project
Compilador:
 Máster Sergio J. Navarro Hudiel
sergionavarrohudiel@gmail.com
Estelí- Nicaragua
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
Uso de Microsoft Project
GENERALIDADES
En este documento se muestra una referencia orientada al uso del programa de
Microsoft Project 2016 del paquete de Office, mismo orientado a la administración de
un proyectos desde la configuración inicial de configuración local, calendarios de
trabajo,
planificación de actividades, generación de vínculos, construcción de
diagramas de Gannt, Gannt de seguimiento, identificación de ruta, asignación de
recursos, seguimiento y otros aspectos base.
El material base ha sido tomado principalmente de manuales, referencia y otros de
soporte técnico de Microsoft Office así como la experiencia del autor y recursos
dispuestos en la web que se van indicando a lo largo del documento. A lo largo del
documento base se disponen enlaces para que pueda profundizar en el dominio de
esta herramienta administrativa. La estructura del documento está orientada a la
comprensión de la lógica de trabajo de Project haciendo uso casos prácticos con la
metodología de aprender haciendo.
Cabe indicar que el uso de este programa dependerá de su uso cotidiano y que existen
procedimientos distintos que conllevan al mismo resultado, razón por lo cual lo que se
refiere en el documento y explicación presencial no es la única manera de alcanzar los
objetivos propuestos.
Esperando que sea de utilidad y contribuya al acercamiento de nuevos conocimientos
en la temática, les insto a ser cada día mejores recordando que sus metas son
alcanzables siempre en cuando tenga motivación, perseverancia, disciplina y por
supuestos actitud.
Con Microsoft Project, puede hacer lo siguiente:





Crear planes de proyecto.
Formar equipos de proyecto y asignar recursos.
Ver distintas vistas1 de tareas y recursos.
Medir el progreso.
Administrar presupuestos (Microsoft office, 2017).
Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos permite:
● Planificar y programar tareas así como asignar recursos a dichas tareas de manera
adecuada y sencilla.
1
Se sugiere ver más de Project en sitio de referencia https://support.office.com/eses/article/inicio-r%C3%A1pido-de-project-2016-783c8570-0111-4142-af80-989aabfe29af
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Uso de Microsoft Project
● Realizar un control, organización y seguimiento, así como coordinar toda la
información que conlleva los requisitos del proyecto, la duración y los recursos
asignados a las diferentes tareas.
● Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estándar y con un diseño de diagramas
muy apropiados y fáciles de interpretar.
● Establecer escenarios dentro del proyecto para crear análisis de hipótesis.
Planteamientos del tipo "Que pasaría si..."
● Intercambiar información de proyecto con todos sus participantes a través de una red
local, Internet o de una Intranet (MS Project, ADR Infor SL, 2016).
Sugerencia de administración de proyectos Deje que Project haga lo que mejor
saber hacer: programar proyectos. Establezca las duraciones de las tareas y cree
vínculos entre ellas para que Project calcule las fechas correspondientes de inicio y
finalización2.
2
Tomado de sitio de soporte oficial dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/establecer-untarea-de-inicio-o-fecha-de-fin-delimitaci%C3%B3n-para-una-tarea-3a7544fa-e992-4647-911b54cdbe508784
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Uso de Microsoft Project
Índice de Contenido
3- Generalidades ........................................................................................................................ 1
3.1- ¿Qué es un proyecto? ......................................................................................................... 1
3.1.1- ¿Qué es un proyecto y qué no lo es? ............................................................................ 3
3.1.2 – Fases de un Proyecto .................................................................................................. 4
3.1.3- ¿Qué es la programación de un proyecto? ................................................................... 5
3.1.4 Gestión de un proyecto ................................................................................................ 6
3.1.4.1 Administración de proyectos ....................................................................................... 7
3.2 Aspectos clave para uso de Microsoft Project ..................................................................... 9
3.2.1 Sugerencias en el uso de Project ................................................................................. 18
3.3 Herramientas de apoyo en la administración de Proyectos ................................................ 21
3.3.1 Diagrama de GANTT y PERT ....................................................................................... 22
3.4 Informe de proyecto con Project 2016................................................................................. 26
3.4.1 Cambiar los datos de un informe .................................................................................. 27
3.4.2 Cambiar el aspecto de un informe ................................................................................ 28
3.4.3 Ejemplo ........................................................................................................................ 29
3.4.4 Crear un informe propio ................................................................................................ 31
3.4.5 Compartir un informe .................................................................................................... 33
3.4.6 Imprimir informes .......................................................................................................... 33
3.4.6.1. Preparar una vista para imprimirla ............................................................................ 33
3.4.6.1.1 Definir las opciones de impresión y de diseño de página ........................................ 33
3.4.6.1.2 Agregar un encabezado, un pie de página o una leyenda ...................................... 34
3.4.6.1.3 Sugerencia de administración de proyectos ........................................................... 39
3.4.6.1.4 Copiar informes, calendarios y vistas usando el organizador.................................. 42
3.4.6.2 Usar el Organizador .................................................................................................. 42
3.4.6.2.1 Copiar elementos en la plantilla Global ................................................................... 43
3.4.6.2.2 Copiar elementos directamente en otro proyecto.................................................... 44
Otras maneras de compartir información del proyecto................................................................45
3.5 Entorno de Project 2016 ..................................................................................................... 45
3.5.1 -Tipos de vista generadas en Microsoft Project ............................................................ 46
3.5.1.2 Cambiar las unidades que se muestran en la escala de tiempo ..................................50
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3.5.1.3 Personalizar la escala temporal .........................................................................................51
3.5.1.4 Procesos rápidos para ampliar la escala de tiempo ................................................... 53
3.5.1.5 Para Cambiar la escala temporal en cualquier vista de fase temporal ....................... 53
3.5.1.6 Métodos abreviados de escala temporal ................................................................... 54
3.5.1.7 Crear una escala de tiempo en Project ...................................................................... 55
3.5.1.7.1 Cambiar la escala temporal en la vista Calendario ................................................. 57
3.6 Configuración inicial para uso de Project .......................................................................... 58
3.6.1 Uso de Símbolos para decimales y miles .................................................................... 58
3.6.2 - Crear proyecto nuevo ................................................................................................. 60
3.6.3 Personaliza barra de herramienta de acceso rápido .................................................... 62
3.6.4 Configurar información del Proyecto ........................................................................... 64
3.6.4.1 Notas aclaratorias del menú contextual información del proyecto.............................. 65
3.6.4.2 - ¿Cómo afecta la fecha de comienzo de un proyecto a la programación? ................ 67
3.6.5 Configuración del calendario de trabajo....................................................................... 69
3.6.5.1 Tipos de calendario en Project .................................................................................. 72
3.6.5.2 Eliminar calendario .................................................................................................... 74
3.6.6 Campos personalizados .............................................................................................. 76
3.6.7 Estilo de Barras ............................................................................................................ 78
3.6.8 Diseño, cuadrícula y líneas de progreso ...................................................................... 81
3.6.9 Filtros y ordenar tareas en Proyect ............................................................................... 83
3.6.10 Estructura de descomposición del trabajo (EDT ) ....................................................... 90
3.6.10.1 Crear códigos EDT personalizados ......................................................................... 91
3.6.10.2 Cambiar la numeración de códigos EDT ................................................................. 92
3.6.10.3 Utilizar números de esquema básicos ..................................................................... 93
3.6.10.4 Mostrar nombres de tareas junto a las barras del diagrama de Gantt ...................... 94
3.6.11 Configurar los días y horas de trabajo generales de un proyecto ............................... 96
3.6.11.1 Ajustar los períodos laborables de un proyecto para adaptarlos a sus necesidades 96
3.6.11.2 Usar un calendario base distinto para la programación de proyectos ...................... 98
3.6.12 Indicadores ................................................................................................................. 99
3.6.12.1 Crear indicadores personalizados ......................................................................... 102
3.7 Programación del proyecto ............................................................................................. 111
3.7.1 Agregar Tareas .......................................................................................................... 112
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3.7.1.1 Algunas recomendaciones en la creación de tareas ................................................ 114
3.7.1.2 Notas aclaratorias asignar tareas ........................................................................... 115
3.7.2 Crear tareas resumen................................................................................................ 120
3.7.3 Organizar las tareas .................................................................................................. 121
3.7.4 Establecer relaciones entre Tareas (Vincular) .......................................................... 122
3.7.4.1 Agregar tiempo de adelanto o retardo a una tarea................................................... 123
3.7.4.2 Agregar adelanto o posposición .............................................................................. 124
3.7.4.2.1 Dividir Tareas (Interrumpir el trabajo) ................................................................... 126
3.7.4.3 Mover partes de una tarea dividida .......................................................................... 126
3.7.4.4 Cambiar la duración de una tarea dividida ............................................................... 127
3.7.4.5 Crear y trabajar con tareas de resumen y subtareas ............................................... 127
3.7.4.6 Mostrar u ocultar subtareas ..................................................................................... 128
3.7.4.7 Ejemplo ................................................................................................................... 129
3.7.4.7.1 Ingreso de actividades .......................................................................................... 130
3.7.4.7.2 agregar actividades (Fases) ................................................................................. 131
3.7.4.7.3 Agregar Hitos ....................................................................................................... 132
3.7.4.7.4 Ingresar tareas resumen....................................................................................... 133
3.7.4.7.5 Ajustes jerárquicos (EDT) .................................................................................... 134
3.7.4.7.6 Usando zoom del proyecto completo .................................................................... 134
3.7.4.7.6.1 Usando la escala temporal ............................................................................... 136
3.7.4.7.7 Ingresando Actividades duración fija: .................................................................. 137
3.7.4.7.8 Ingresos actividades que inician una después de la otra. Relación comienzo a fin.
............................................................................................................................................ 138
3.7.4.7.9 Ingresos actividades que inician en simultaneo. Relación comienzo a fin. ........... 139
3.7.4.7.9 Ingresos actividades que inician relación fin a comienzo con retardo. ................. 140
3.7.4.7.10 Ingresos actividades que inician relación fin a comienzo con porcentajes de
avances............................................................................................................................... 141
3.7.4.7.11 Ingresos actividades que tienen relación fin a Fin ............................................. 142
3.7.4.7.12 Vincular todas las tareas .................................................................................. 142
3.7.4.7.13 Ver la lista de códigos EDT................................................................................ 143
3.7.4.7.14 Mostrar la ruta crítica .......................................................................................... 144
3.7.4.7.2 Ejemplo: ............................................................................................................... 145
3.7.4.8 Notas aclaratorias Relación de tareas (FC, CC, FF, CF) ........................................ 148
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Uso de Microsoft Project
3.7.5- ¿Cómo afectan los vínculos de tareas a la programación? ....................................... 148
3.7.5.1 Posposición y Adelanto de Tareas ......................................................................... 153
3.7.5.2-¿Cómo afectan las restricciones a la programación? .............................................. 157
3.7.6 ¿Cómo afectan los tipos de tareas a la programación? .............................................. 161
3.7.7 ¿Cómo afecta la programación condicionada por el esfuerzo a la programación? ..... 163
3.7.8- ¿Cómo afectan la programación manual o automática a la programación propiamente
dicha? ................................................................................................................................. 164
3.7.8.1 Tareas programadas manualmente ........................................................................ 165
3.7.8.2 Tareas programadas automáticamente ................................................................... 168
3.7.9. ¿Cómo afecta la flotación o demora a la programación? ........................................... 169
3.7.10 ¿Cómo afectan las fechas límite a la programación? ............................................... 170
3.7.11 ¿Cómo afectan los calendarios a la programación? ................................................. 171
3.7.12 ¿Cómo influyen las asignaciones de recursos sobre la programación? .................... 172
3.7.12.1 Campos Unidades de asignación ......................................................................... 175
3.7.13 Cambiar el tipo de tarea de las programaciones .......................................................... 177
3.7.13.1 La influencia de los tipos de tareas en la programación........................................ 178
3.7.13.2 Ejemplo ................................................................................................................. 179
3.7.13.2 Ejemplo real sobre cómo controlar los intervalos de las tareas.............................. 182
3.7.14 Copiar informes, calendarios y vistas con organizador ............................................. 184
3.7.14.1 Usar el Organizador .............................................................................................. 185
3.7.14.2 Copiar elementos en la plantilla Global .................................................................. 185
3.7.14.3 Copiar elementos directamente en otro proyecto................................................... 186
3.7.15 Revisar avances de programación ........................................................................... 187
3.7.15.1 Ver el trabajo del proyecto a lo largo del tiempo .................................................... 189
3.7.15.2 Identificar tareas que están retrasadas en la programación ................................... 190
3.7.15.3 Encontrar demoras en la programación ................................................................. 191
3.7.15.4 El campo trabajo de Project ................................................................................... 191
3.7.15.5 Vista y estilos de detalles ..................................................................................... 192
3.8. Ruta crítica....................................................................................................................... 194
3.8.1 Notas de Ruta crítica ................................................................................................. 195
3.8.2- Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas ......................................................... 196
3.8.3- Ver la ruta crítica en un proyecto principal ................................................................. 196
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3.8.4 Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica ................................................ 196
3.9 Gannt de seguimiento ..................................................................................................... 197
3.9.1 Diagrama de red......................................................................................................... 198
3.9.1.1 Agregar una leyenda ............................................................................................... 199
3.9.1.2 Cambiar automáticamente la forma en la que se muestran los cuadros .................. 199
3.9.1.3 Cambiar manualmente la forma en que se muestran los cuadros ........................... 199
3.9.1.4 Cambiar el estilo de línea entre cuadros .................................................................. 200
3.9.1.5 Elegir el tipo de información de tarea que se va a mostrar ...................................... 200
3.10.- Los recursos del proyecto ............................................................................................. 201
3.10.1 Creación de una lista de recursos del proyecto................................................... 204
3.10.2 Unidades de recursos............................................................................................... 205
3.10.2.1 Usar capacidad máxima para recursos de trabajo ................................................. 205
3.10.2.2 Usar unidades de asignación de recursos de trabajo ............................................ 206
3.10.2.3 Usar capacidad máxima para los recursos materiales ........................................... 206
3.10.2.4 Usar capacidad máxima para los recursos materiales .......................................... 207
3.10.2.5 Usar capacidad máxima para los recursos materiales ........................................... 207
3.10.2.5.1 La capacidad máxima como campo de los recursos .......................................... 207
3.10.2.6 Afectación a la programación de las unidades de asignación y los calendarios ... 208
3.10.3 Agregar o asignar recursos a un proyecto ................................................................ 209
3.10.3.1 Establecer una programación única para un recurso específico ............................ 212
3.10.3.2 Establecer programación única para una tarea específica..................................... 215
3.10.3.3 Cambiar la disponibilidad de recursos sin usar un calendario ................................ 216
3.10.3.2.1 Sugerencias sobre las unidades ......................................................................... 217
3.10.3.3 Agregar tiempo de vacaciones de un recurso ........................................................ 218
3.10.3.4 Configurar los días de vacaciones de repetición .................................................... 219
3.10.3.5 Asignar personas para que trabajen en tareas ...................................................... 220
3.10.3.5.2 Asignar un tiempo parcial de persona a una tarea .............................................. 221
3.10.3.5.2 Muchas personas asignadas a una tarea .......................................................... 222
3.10.4 Formulario de los recursos ....................................................................................... 222
3.10.5 Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos ................................................... 223
3.10.5.1 Revisar las cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de recursos ....... 224
3.10.5.1.1 Redistribución de recursos ................................................................................. 225
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Uso de Microsoft Project
3.10.5.1.2. Parámetros de la Redistribución ........................................................................ 226
5.10.5.1.3 Algunas sugerencias de redistribución ............................................................... 227
3.10.5.2 Revisar la disponibilidad de recursos de empresa con Project Online ................... 229
3.10.5.3 Usar un gráfico para ver las cargas de trabajo individuales ................................... 229
3.10.5.4 Ver una lista de recursos sobreasignados ............................................................. 230
3.10.5.5 Agrupar recursos sobreasignados ......................................................................... 231
3.10.5.6 Buscar recursos que tengan tiempo disponible ..................................................... 231
3.11 Especificar los costos para los recursos........................................................................ 232
3.11.1 Introducir tasas de costo para un recurso de trabajo ................................................ 233
3.11.2 Introducir un costo por uso para un recurso de trabajo ............................................. 235
3.11.3 Especificar un costo fijo para una tarea o para el proyecto ....................................... 236
3.11.4 Introducir costes para un recurso de costo ............................................................... 236
3.11.4 Escribir una tasa para un recurso de material........................................................... 238
3.11.5 Introducir un costo por uso para un recurso de material ........................................... 239
3.11.6 Sugerencias para la administración de costos .......................................................... 239
3.11.6.1 Especificación de costos en su proyecto ............................................................... 241
3.11.6.2 Administrar los costos del proyecto ....................................................................... 242
3.11.7 Establecimiento de línea base ................................................................................. 243
3.11.7.1 Actualizar una línea de base ................................................................................. 245
3.11.7.2 Ver información de línea base del proyecto ........................................................... 245
3.7.11.3 Comparar la línea de base y la información programada ....................................... 246
3.7.11.4 Comparar varias líneas de base ............................................................................ 247
3.11.8 Establecer un plan provisional .................................................................................. 247
3.11.8.1 Actualizar una línea de un plan provisional ............................................................ 248
3.11.8.2 Analizar datos de línea base y provisionales ......................................................... 249
3.12 Visualización de costos ............................................................................................... 249
3.12.1 Visualización de los costos totales de las tareas ...................................................... 250
3.12.2 Visualización de costos totales de recursos.............................................................. 252
3.12.3 Visualización de costos totales de asignaciones ...................................................... 252
3.12.5 Crear un cronograma de desembolso de materiales ................................................ 253
3.12.5 Más información sobre los costos ............................................................................. 258
3.12 Ejercicio propuesto ........................................................................................................ 258
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Uso de Microsoft Project
3.12.1 Ejercicio A. ............................................................................................................... 258
3.12.2 Ejercicio B ................................................................................................................ 261
3.12.3 Ejercicio C ................................................................................................................ 267
3.12.4 Actividades adicionales ............................................................................................ 267
3.13 Anexos ............................................................................................................................ 267
Anexo 1. Campos base de Microsoft Project ...................................................................... 268
Anexo 2- Tipos de informes integrados de Project .............................................................. 286
Anexo 3 - Exportar datos de proyecto a Excel ..................................................................... 291
Anexo 4. Vincular proyectos para crear un proyecto maestro.............................................. 294
Anexo 5- Métodos abreviados de teclado de Project 2016 .................................................. 296
Anexo 6 - Guía básica para la administración de proyectos ................................................ 308
Anexo 7- Campos de duración de tareas en Project............................................................ 311
Anexo 8- Formatos archivos admitidos en Project 2016 ...................................................... 313
Anexo 9- Recursos adicionales sugeridos ........................................................................... 315
3.14 Bibliografía de referencia ................................................................................................ 319
3.15 Enlaces web sugeridos ................................................................................................... 321
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Uso de Project
3- Generalidades
3.1- ¿Qué es un proyecto?
Como afirma el PMI, un proyecto normal se compone de una serie de tareas
relacionadas, que son los paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una
tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega
definida, pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento
regular de su progreso y la identificación temprana de los problemas.
En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:
- Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del
mismo.
- Costo: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;
personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
- Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para
realizarlos.
Este trío de tiempo, Costo y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son
importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto (Rodríguez,
2015).
Hora + dinero + ámbito = calidad
Al triángulo de proyecto también se le conoce como el “triángulo de hierro” y, de manera
menos poética, las “restricciones triples”. Sea cual sea la manera de llamarlo, equivale a
lo mismo: no puede cambiar el ámbito, la programación o el presupuesto de un
proyecto sin que al menos uno de las otras dos partes se vea afectada.
Suponiendo que el triángulo del proyecto esté formado por esos tres lados, y que dada
la magnitud del proyecto ese triángulo tiene una superficie determinada, y cada lado
con un tamaño determinado, se observa que si uno de los tres factores se modifica (la
longitud de uno de los lados varía), se ven afectados los otros dos para seguir
manteniendo el proyecto con la misma magnitud (en el triángulo, la misma superficie o
área).
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
1
Uso de Project
● Si la duración de un proyecto disminuye, podría ser necesario aumentar el
presupuesto (coste) ya que serán necesarios más recursos para realizar el mismo
trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el presupuesto, podría ser
necesario reducir el alcance (o ámbito) de un proyecto puesto que no se puede hacer
todo el proyecto en menos tiempo. Pero en éste caso, el resultado no sería el mismo.
● Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que sea necesario disponer de más
tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es necesario, o con
recursos tan especializados. Si no se puede incrementar el tiempo, puede que sea
necesario reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede
realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.
Estos son otros ejemplos de su funcionamiento:
Para introducir la fecha de finalización (tiempo), podría gastar más en recursos (dinero)
para finalizar el trabajo con mayor rapidez o recortar características (ámbito) para que
haya menos trabajo que hacer antes del nuevo plazo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
2
Uso de Project
Para finalizar el proyecto bajo presupuesto (coste), podría deshacerse de tiempo extra y
finalizar el proyecto posteriormente (tiempo) o recortar características (ámbito).
Para agregar características a un producto (ámbito), podría ampliar el plazo para crear
tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar personas para realizarlo más
rápidamente (coste). También podría hacer ambos.
Calidad es la cuarta parte del triángulo de proyecto. Se encuentra en el centro,
donde cualquier cambio en cualquier lado le afecta.
Por ejemplo, si va por delante de lo programado, podría ser capaz de reemplazar
características de recorte o de permitir más tiempo para tareas existentes. Con este
tiempo y ámbito adicionales, el resultado final podría ser un producto mejor.
Un punto clave: no hay ningún estándar universal para la calidad. Para cualquier
proyecto determinado, la calidad se define dentro del propio proyecto. Para
algunas compañías, mantener un proyecto en el presupuesto es la medida de
calidad más importante. Para otros, llevarlo al mercado a tiempo resulta más
importante. Un administrador de proyectos tiene que saber cómo se define la
calidad para la organización y el proyecto específico.
En el ejemplo anterior, podría simplemente terminar el producto pronto con menos
características, llevándolo al mercado por delante de sus competidores. Esa podría ser
la definición de calidad para ese proyecto en su compañía. La relación entre estos
elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que
encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará
delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el
proyecto (Microsoft Office, 2017).
A medida que progresa un proyecto Microsoft Project recopila y almacena toda la
información relativa a tareas, recursos y costos. Al final del proyecto, esta información
puede ser utilizada para evaluar la efectividad del plan original y hacer
recomendaciones sobre cómo mejorar la planificación y el desarrollo de proyectos
futuros.
3.1.1- ¿Qué es un proyecto y qué no lo es?
En las primeras fases de la creación de un proyecto, es posible que el proyecto sea
poco claro o que esté definido de manera demasiado amplia. A continuación, se indican
algunos ejemplos para ayudarle a reducir los objetivos del proyecto.
Proyectos definidos de
Proyectos definidos con más claridad
manera demasiado amplia
Reducir los costes Proyecto para actualizar una fábrica para aumentar la
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
3
Uso de Project
generales eficiencia.
Proyecto para ubicar la planta de mantenimiento más
cerca de las instalaciones de la fábrica.
Reducir el riesgo de Proyecto para reemplazar el software de seguridad.
competencia Proyecto para contratar especialistas en riesgos del
sector relacionado
A continuación, se muestran algunos ejemplos para ayudarle a decidir si tiene un
proyecto.
Actividades que no Proyectos definidos claramente
son proyectos
Fabricación de
 Proyecto para actualizar una fábrica para incrementar
automóviles
la eficiencia.
 Proyecto para ubicar la planta de mantenimiento más
cerca de las instalaciones de la fábrica.
Reducir el riesgo de
 Proyecto para reemplazar software de seguridad.
competencia
 Proyecto para contratar especialistas en riesgos del
sector relacionado.
3.1.2 – Fases de un Proyecto
La siguiente ilustración muestra las diferentes fases de un proyecto y el momento en el
que ocurre:
Tomado de (PCManagement , 2011, pág. 7)
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
4
Uso de Project
Tomado de (Camusso, 2012)
3.1.3- ¿Qué es la programación de un proyecto?
La programación de un proyecto consiste en la lista de tareas o actividades que se
deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duración que precisará cada tarea.
Microsoft Project utiliza las tareas, duraciones y demás información, como fechas y
límites, para construir la programación y proporcionarle un modelo realista del proyecto
que va a administrar.
Para crear y organizar la programación, deberá:
• Comenzar una nueva programación.
• Introducir las tareas, los hitos y las duraciones para que Microsoft Project calcule las
fechas de la programación.
• Organizar el proyecto según un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en
las distintas fases de la programación.
• Crear un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las tareas
según las horas laborables (PCManagement , 2011, pág. 13).
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5
Uso de Project
Fijación de los objetivos del proyecto: Antes de comenzar un proyecto, empiece por
determinar el objetivo del mismo. Sea tan especifico como pueda, incluyendo
información tal como fechas, números y elementos.
Evalúe su proyecto y defina un objetivo.
Puede leer más referencia al respecto en documento dispuesto en enlace:
http://www.pcmanagement.es/editorial/planificacion%20proyectos%20microsoft%
20project.pdf
http://ocw.upm.es/proyectos-de-ingenieria/proyectos-de-desarrollo-rurali/Materiales-de-cada-tema/Planificacion-de-proyectos--Guia-MS-ProjectTareas.pdf
3.1.4 Gestión de un proyecto
Los pasos ideales para una gestión de proyectos son:
1. Considere la complejidad del proyecto. ¿Requerirá su proyecto bastante
planificación? ¿Cuántas personas requiere la realización del proyecto?. ¿Hay tareas
que dependen de la realización otras? ¿Se requieren varias fases que necesitan ser
refinadas y coordinadas?
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6
Uso de Project
2. Escriba los parámetros o restricciones dentro de los que dura trabajar para llevar a
cabo con éxito su proyecto. Asegurase de identificar los costos, fechas límites, u otras
restricciones de tiempo.
3. Defina el objetivo de su proyecto. Asegúrese de que ese objetivo incluye alcance,
quien o cuantos recursos serán afectados, y el marco de tiempo. Identifique criterios
que determinaran la finalización del proyecto.
Tras definir su proyecto, su próximo trabajo es decidir cómo y cuándo alcanzará ese
objetivo. Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o elementos:
• Tareas.
• Hitos.
• Recursos.
Todo proyecto de un tamaño considerable puede ser dividido en una serie de tareas
bien definidas. Cada tarea tiene un cierto tiempo para ser completada. Algunas tareas
pueden ser realizadas simultáneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas
en una secuencia especifica. También puede necesitar definir algunos hitos, u objetivos
intermedios, que pueden ser utilizados para controlar el progreso del proyecto antes de
que finalice. Además, cada tarea requiere de la disponibilidad de los recursos
adecuados, tales como persona, herramientas e instalaciones.
3.1.4.1 Administración de proyectos
La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas
y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de
tiempo, recursos o costo (Camusso, 2012). Algunas Sugerencias para la administración
de proyectos:
Asegúrese de que sus representan un proyecto real
Un proyecto tiene tres características.



Es temporal y único El diseño de una fábrica de automóviles es un proyecto
porque es una actividad puntual. La fabricación de automóviles en la fábrica es
una serie de actividades repetitivas y, por lo tanto, no es un proyecto.
Tiene entregas claramente definidas Las entregas permiten centrar la atención
y establecer fines en el proyecto. Los participantes no sentirán que sus esfuerzos
en el proyecto valen la pena si las entregas no están definidas claramente.
Tiene un principio y un final Sin una fecha final para el proyecto los
participantes y los inversores no disfrutarán de los resultados y las ventajas del
proyecto que su inversión ha hecho posible.
Identificar las restricciones del proyecto
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7
Uso de Project
Las restricciones son factores que limitan las opciones del administrador de proyectos a
la hora de diseñar y administrar un proyecto. La mayoría de proyectos tienen tres
restricciones.

Período de tiempo limitado Las fechas de finalización para las entregas
principales normalmente fijan la duración general del proyecto.
 Personas y otros recursos limitados Los administradores de proyectos
normalmente cuentan con un número limitado de personas para realizar el
trabajo de un proyecto, o con un presupuesto limitado.
 Ámbito reducido Un proyecto se ve normalmente restringido por cuánto puede
lograr el equipo. Si el proyecto tiene demasiadas entregas o características, es
posible que no haya tiempo suficiente en la programación para hacerlo todo.
Al cambiar una restricción, normalmente tiene un efecto sobre las otras dos y puede
afectar a la calidad general. Por ejemplo, si se reduce la duración del proyecto, el
administrador del proyecto se ve forzado a tomar decisiones acerca del número de
trabajadores necesarios para finalizar las entregas del proyecto. Si no hay trabajadores
suficientes, adelantar la entrega del proyecto podría tener otras desventajas, como
tener que reducir el ámbito del mismo.
Identificar temprano los participantes
Nada tiene un peor efecto en el proyecto que no identificar quienes son los
participantes en el proyecto y cuál es la mejor manera de comunicarse con ellos. Si no
se identifica a un participante crítico antes de empezar el proyecto, este podría verse
forzado a detenerse o salirse del presupuesto si se proponen nuevos objetivos y
métodos para el proyecto.
Una vez completado el planteamiento inicial acerca de los objetivos del proyecto, es el
momento de crear una programación. Cuando inicia una nueva programación, le
agrega tareas y las organiza de manera eficiente para que la fecha de finalización
del proyecto sea lo más pronto posible.
El Mapa del Proyecto, planteado por Microsof Office, describe las tres fases vitales de
un proyecto: la elaboración de un plan, el seguimiento y la administración de un
proyecto, y el cierre del mismo.Dentro de la primer fase encontramos estos puntos:
Elaborar un plan: Decidir cuál es el proyecto, su alcance y qué se espera lograr de él.
Planear las actividades del proyecto: Para saber si será satisfactorio, es necesario
analizar las principales actividades a realizar. Para eso hay que definir fases y tareas,
mostrar la organización del proyecto, estimar la duración de las tareas, programar
tareas del proyecto y crear relaciones entre proyectos.
Planear y obtener los recursos: Estimar las necesidades de los recursos, crear el equipo
del proyecto, compartir los recursos con otros proyectos y asignar los recursos a las
tareas.
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8
Uso de Project
Planear los costos del proyecto: Es un punto importante, si el proyecto es
económicamente inviable, se viene abajo. Para eso, es necesario estimar los costos,
definir el presupuesto y preparar la administración de costos. Hay que tener en cuenta
todos los recursos, incluidos los humanos y el equipamiento.
Planear la calidad y los riesgos: planear los estándares de calidad necesarios para
llegar a los objetivos, e identificar, planear y reducir los riesgos para ayudar a respetar
la programación y el presupuesto.
Planear la comunicación y la seguridad: Debemos definir los métodos para comunicar la
información del proyecto y proteger esa información de personas no autorizadas.
Optimizar un plan de proyecto: para cumplir con la fecha de finalización, de acuerdo a
los recursos y para poder cumplir con el presupuesto.
Imprimir y distribuir la información del proyecto.
En la segunda fase, donde se realiza el seguimiento y administración de un proyecto,
encontramos los siguientes puntos:
Realizar un seguimiento del proyecto: Configurar un proyecto para su seguimiento,
registrar el progreso y responder a las actualizaciones.
Administrar una programación: Debemos identificar los problemas de programación y
volver a poner las tareas o fases en las fechas previstas.
Administrar los recursos: Mediante el seguimiento del progreso, la identificación de
los problemas en la asignación de recursos y su resolución, además de administrar la
información sobre recursos compartidos.
Administrar los costos: Supervisarlos y ajustarlos para mantenerlos dentro del
presupuesto del proyecto.
Administrar los riesgos: Controlar los ya sabidos e identificar los nuevos.
Por último, en la fase de cierre del proyecto, debemos tener en cuenta un último punto:
Revisar la información final del proyecto (Economía, 2012).
3.2 Aspectos clave para uso de Microsoft Project
Un proyecto define una combinación de actividades interrelacionadas que deben
ejecutarse en un cierto orden antes de que el trabajo completo pueda terminarse. Las
actividades están interrelacionadas en una secuencia lógica en el sentido que algunas
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9
Uso de Project
de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado. Una actividad en un
proyecto usualmente se ve como un trabajo que requiere tiempo y recursos para su
terminación. En general, un proyecto es un esfuerzo de sólo un periodo; esto es, la
misma sucesión de actividades puede no repetirse en el futuro (Geocities, 2017).
La programación de proyectos consiste en tres fases básicas: planeación,
programación y control.
La fase de PLANEACIÓN se inicia descomponiendo el proyecto en actividades
distintas. Se determinan las estimaciones de tiempo para estas actividades y luego se
construye un diagrama de red (o de fle-chas), donde cada uno de sus arcos representa
una actividad. La red completa da una representación gráfica de las interdependencias
entre las distintas actividades del proyecto.
El fin de la PROGRAMACIÓN es construir un diagrama de tiempo que muestra los
tiempos de iniciación y terminación para cada actividad, así como su relación con otras
actividades. Además, debemos señalar las actividades críticas en función del tiempo y
para las actividades no críticas el programa debe mostrar los tiempos de holgura que
puedan utilizarse con ventaja cuando se deben usar eficientemente recursos limitados.
Por último, el CONTROL se limita a verificar el cumplimiento del programa.
A continuación, se detallan los principales conceptos, términos y aspectos claves para
el uso de Microsoft Project:
Ámbito: Conjunto de tareas necesarias para conseguir el objetivo del proyecto.
Ámbito del producto: Conjunto de características, funciones, especificaciones y
calidad final que tiene dicho producto una vez terminado.
Ámbito del proyecto: Trabajo requerido para realizar el proyecto y conseguir el
objetivo, el producto final.
Campos: Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla, de una
vista de formulario o del área de fase temporal de una vista de uso. son los espacios
en donde se incluye una serie de datos. Existen campos de tareas, de fase‐temporal
tareas (aquellos datos de la distribución temporal en función de la duración de la
tarea), de recursos, Campos de fase‐temporal recursos, de asignaciones y de fase‐
temporal de asignaciones (UCL, 2015).
Entre las características relevantes de estos campos tenemos3:

Campos de tareas y de fases temporales de tareas
3
https://support.office.com/es-es/article/Referencia-disponible-sobre-campos-615a4563-1cc3-40f4-b66f1b17e793a460#bm1
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10
Uso de Project
Los campos de tareas contienen información relacionada con las tareas y se pueden
mostrar en vistas de tareas, como las vistas Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y
Diagrama de red.
Los campos de fases temporales de tareas contienen información sobre cómo se
distribuye una tarea durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden mostrar en la
parte de fase temporal de la vista Uso de tareas.

Campos de recursos y de fases temporales de recursos
Los campos de recursos contienen información de cada recurso, incluidos los datos
resumidos de todas las tareas asignadas a cada recurso. Se pueden mostrar en las
vistas de recursos, como las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos.
Los campos de fases temporales de recursos contienen información sobre cómo se
distribuye cada recurso mientras el recurso está disponible en el proyecto. Estos
campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos.

Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones
Los campos de asignación contienen información de cada asignación. Se pueden
mostrar en la parte de hoja de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos y en la parte
inferior de las vistas Formulario de tareas y Formulario de recursos. Puede cambiar los
campos de asignación que aparecen en la parte inferior de la vista Formulario de tarea
o Formulario de recursos haciendo clic en la pestaña Formato y luego en un comando.
Los campos de fases temporales de asignaciones contienen información sobre cómo se
distribuye cada asignación durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden mostrar
en la parte de fase temporal de las vistas Uso de recursos y Uso de tareas.
Costos: En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la
mayor parte de los costos. Hay costos determinado por Tasa (Son las tasas de pago;
para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra - Ambas son
el costo que tiene el recurso por hora), Determinado por Uso: Es decir que se determina
un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso 4. Son una
delimitación económica en la que se basa el desarrollo del proyecto.
Costo Fijo: Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo
elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene. Asi por ejemplo el
costo de un facilitador para tu equipo de trabajo, independiente si son 5 o 20 el costo
será fijo. Este está relacionado con la tarea, no con recursos.
Comienzo: Se trata de la fecha de comienzo de una tarea o proyecto (Asencio, 2010)
4
Tomado de sitio oficial de soporte dispuesto en el sitio http://tiposdecostosenprojectkarol.blogspot.com/
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11
Uso de Project
Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un programa, sus
tiempos y sus relaciones.
Demora: Lapso de tiempo en que una tarea puede variar su fecha de comienzo
respecto a la fecha fijada inicialmente para esa tarea. Las demoras pueden ser totales y
permisibles dependiendo de si no alteran o afectan a la fecha final del proyecto o a la
fecha de las demás tareas, respectivamente.
Duración de tarea: es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo
de una tarea y su fecha de finalización.
Estados de distribución de recursos: Este puede ser Infra asignado (capacidad
inferior a la que pueden desarrollar) , Totalmente asignado o Sobre asignado. El
objetivo de cada administrador de proyecto es conseguir la distribución completa de
todos los recursos durante el transcurso del proyecto (Camusso, 2012).
EDT: Estructura de Desglose o descomposición del trabajo del Proyecto), en inglés
WBS ( Work Breakdown Structure) es una descomposición jerárquica orientada al
entregable del Proyecto, relativa al trabajo que será ejecutado por el Equipo del
Proyecto para lograr los objetivos del Proyecto (MDAP, 2017)
Fase de planificación de un proyecto es la más importante de toda la vida del mismo.
En esta se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la
duración de cada tarea, agregando al plan personas, equipamiento y materiales, y sus
costos. Se asignan estos recursos a las tareas. Hay dos aproximaciones posibles a la
planificación de las actividades de una obra: • Método analítico: se trabaja desde lo más
general a lo más detallado. • Método sintético: se trabaja desde lo más detallado a lo
más general (Camusso, 2012).
La planificación es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien. Para ello, los
pasos a seguir inicialmente, bien pueden ser los siguientes:
1. Definir la lista de tareas e Hitos.
2. Estimar la duración de cada tarea.
3. Determinar las relaciones entre las tareas.
4. Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS).
5. Evaluación de los recursos del proyecto.
6. Asignación de recursos a las tareas.
7. Optimizar la estructura (MS Project, ADR Infor SL, 2016).
Filtros: Un filtro es un conjunto de criterios que permiten mostrar tareas, recursos o
asignaciones específicos. El filtro predeterminado que se aplica a una vista puede ser:
Todas las tareas (para las vistas de tareas) o Todos los recursos (para las vistas de
recursos).
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
12
Uso de Project
Muestra un extracto específico de información. Filtrar implica esconder los datos de t
areas o recursos que no cumplen unos criterios específicos, mostrando aquellos
datos que desean verse en un momento concreto (UCL, 2015).
Gestión de costos: Comprende la estimación, el registro y control de los costos de los
recursos humanos y materiales del proyecto. Para que Project gestione los costos se
requiere asignar costos a los recursos, asignar los recursos a las tareas y dar
seguimiento en Project al avance del proyecto así como asignar los costos fijos a las
tareas (UCI, 2010).
Gráfico de recursos: Este grafico permite ver los recursos sobreasignados en color
rojo y los recursos asignados en color azul.
Grupo es un conjunto organizado de datos. Muestra una categoría específica de
información del proyecto. Los grupos permiten clasificar y ver tareas, recursos o
información de asignación resumida de distintas maneras. De forma predeterminada, no
se aplica ningún grupo.
Hito: Punto de control de objetivo intermedio antes de que el proyecto finalice. Es un punto de
referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y que se utiliza para
controlar el progreso del proyecto. Cualquier tarea con duración cero se muestra como
hito. Los hitos son puntos de control que podrá utilizar para practicar un seguimiento del
avance hacia el objetivo fijado. Podrá convertir cualquier tarea en hito configurando su
duración a cero, o bien activando la casilla de verificación "Marcar la tarea como hito"
en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información acerca de la tarea
(PCManagement , 2011, pág. 19)
Un hito indica un objetivo que debe ser alcanzado en una de las etapas del proyecto.
Este se muestra en el diagrama de Gantt como un rombo, con la fecha de la tarea
a su lado. Son puntos de referencia y se utilizan controlar el progreso del proyecto
(Camusso, 2012).
Líneas base: es un grupo de puntos de referencia de fechas de inicio, fechas de
finalización, las duraciones, trabajo y coste calcula) que puede establecer para grabar el
plan del proyecto original cuando se haya completado y restringido ese plan. Progresa
el proyecto, puede establecer las líneas de base adicionales (para un total de 11 de
cada proyecto) para ayudar a medida cambios en el plan. Por ejemplo, si su proyecto
tiene varias fases, puede guardar una línea de base independiente al final de cada fase,
para comparar valores planeados con datos reales.
Debido a la línea base proporciona los puntos de referencia respecto a la cual comparar
el progreso del proyecto de real, la línea base debe incluir las mejores estimaciones de
duración de tarea, comienzo y fin fechas, costos y otras variables de proyecto que
desee supervisar. La línea base también puede representar una obligación contractual
para el proyecto. Información de línea base difiere constantemente datos actuales
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
13
Uso de Project
puede indicar que el plan original ya no es preciso, posiblemente porque el ámbito es
necesario revisar o porque ha cambiado la naturaleza del proyecto. Si el proyecto
partes interesadas acepta que la diferencia es significativa, puede modificar o rediseñar
la línea base en cualquier momento durante el proyecto. Es posible que la configuración
de varias líneas de base es especialmente útil para proyectos largos o de proyectos en
que la línea base se representa relevante por cambios significativos en las tareas
programadas o los costos.
Métodos de Acumulación de costos
Hay tres métodos de acumulación de costos:
• Inicio: el costo se acumula al momento de inicio de la tarea.
• Fin: el costo se acumula al finalizar la tarea.
• Prorrateo: el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la realización de la
tarea (Camusso, 2012).
Así por ejemplo: Para una determinada tarea existe un costo fijo de 30 $. La tarea se
va a realizar el lunes, el martes y el miércoles (Tres días). Si selecciona acumular en
Comienzo en el campo Acumulación de costos fijos, los 30 $ se cargarán el lunes para
la tarea. Si hace clic en Fin, los 30 $ se cargarán el miércoles. Si hace clic en Prorrateo,
se cargarán 10 $ el lunes, 10 $ el martes y otros 10 $ el miércoles 5.
Objetivo: Meta final objeto del proyecto. Resultado que debe obtenerse. Puede ser un producto
o un servicio
Optimización del plan: Es ajustar el plan de trabajo de manera que se mantengan los
objetivos de calidad de la obra pero mejorando la relación existente entre los recursos
empleados y los resultados obtenidos. La reducción o aumento en el número de
recursos que asignamos a las tareas, es una opción a tomar en cuenta para modificar
los plazos de las mismas. Se podrá ver distribución de carga de recursos a través de las
vistas de uso de recursos (Camusso, 2012).
Optimización de la programación: tiene por objeto asegurar que la obra se realiza
dentro de un margen de tiempo aceptable.Si necesita ajustar la programación para
terminar en el
momento previsto puede seguir alguna de las siguientes estrategias:• Empezar con
antelación.• Modifique las jornadas de trabajo.• Reduzca la obra(Camusso, 2012).
Optimización de presupuesto: El presupuesto o costo del Proyecto es una de las
partes principales del armado del proyecto. Muchas veces los proyectos fallan o no se
llevan a cabo ya que se excede el presupuesto que se tenía en un inicio en la
planificación del mismo. Existe una forma visual rápida de poder establecer si nos
5
Tomado de sitio oficial de soporte dispuesto en el sitio https://support.office.com/eses/article/Acumulaci%C3%B3n-de-costos-fijos-campo-de-tareas-6d832eaf-de80-48d0-bd4d4c586958dcce
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14
Uso de Project
excedimos en el presupuesto del proyecto. Esta se encuentra en la opción Proyecto de
la cinta de opciones, y luego elegir la opción “Información del Proyecto”.
Producto o servicio: Objetivo final de todo proyecto. Será único y deberá satisfacer a
un mercado.
Plan provisional: es un conjunto de datos del proyecto actual que guarde después de
que comience el proyecto y puede comparar la línea de base para evaluar progreso del
proyecto. Un plan provisional guarda información relacionada a fechas de comienzo
actuales y fechas de finalización actual.
Recursos de un proyecto son el equipamiento y el personal del que se dispone para
desarrollar un proyecto. Una vez realizada la programación del proyecto debemos
asignarle a cada una de las tareas los recursos necesarios para su desarrollo y
administrar estos recursos para que el desarrollo del proyecto sea lo más eficiente
posible. Representan los elemento necesario para llevar a cabo una tarea.
Estos están representados por el personal, equipos, materiales, suministros,
máquinas, herramientas y el equipamiento asignado a una cierta actividad y
necesarios para completar las tareas del proyecto. A partir de los objetivos del
proyecto y de la lista de tareas determinamos los recursos necesarios. Tras decidir
quién y qué usaremos en el proyecto, hay que estimar la cantidad necesaria de cada
recurso que empleemos (Camusso, 2012).
Recursos sobre asignados: La sobreasignación de recursos se produce como
resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de
trabajo disponible.Si la programación tiene recursos sobre asignados, necesitamos
redistribuir nuestros recursos. Hay dos tipos de redistribución de recursos: •
Redistribución automática (Cada vez que se asigna un recurso que esta sobre asignado
el sistema no lo permite o en el peor de los casos avisa del conflicto).• Redistribución
manual considerando que las partes del proyecto a redistribuir son el proyecto completo
y Personalizado (Camusso, 2012).
Ruta crítica: es la secuencia de tareas que deben finalizar a tiempo para que el
proyecto entero finalice a tiempo. Un retraso entre las tareas del camino crítico
provocará el retraso de la finalización de todo el proyecto. Las tareas que componen el
camino crítico se denominan tareas críticas. En el caso de que la duración total del
proyecto no concuerde con lo establecido por los requerimientos podemos ajustar la
duración actuando sobre el camino crítico de distintas formas:• Cambiar las relaciones
entre las tareas.• Agregar días u horas de trabajo al calendario.• Reducir la duración de
algunas tareas agregando más recursos (Camusso, 2012). Es la serie de tareas que no
admiten márgenes de demora porque su modificación en fechas repercutiría a la fecha
final del proyecto. A estas tareas se les llama tareas críticas.
Screen: es el formato tipo gráfico o de fase‐temporal.
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15
Uso de Project
Tareas son las actividades que se realizan en un proyecto. Las tareas sirven para
hacer un seguimiento de las actividades que tiene pendientes por hacer. También
sirven para asignar tareas a otras personas6. Una tarea es un paso individual que debe
ser realizado para completar el proyecto, con una duración definida, un comienzo y un
final. Algunas tareas ocurren en secuencia, mientras que otras se llevan a cabo en
forma paralela con otra (Camusso, 2012). La tarea es un elemento que define el
alcance o ámbito del proyecto. Se pueden dividir en fases.
Tarea crítica es aquella que se debe completar según la programación para que un
proyecto pueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crítica, también se retrasará la
finalización del proyecto. Una serie de tareas críticas componen una ruta crítica del
proyecto.
Tipos de costo de recursos
Costo por unidad de tiempo (es el costo por la unidad de tiempo previamente
determinada, puede ser costo por mes, semana, día, hora,) y Costo por uso
independientemente del tiempo (Camusso, 2012).
Costo por uso7: para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), el campo Costo
por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso, este
se suma cada vez que una unidad de un recurso de trabajo se asigna a una tarea.
No varía según la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso
material, el campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez,
independientemente del número de unidades.
Ejemplo Cada vez utiliza un servicio de transporte particular, hay una tarifa fija por
entrega de C$ 850, entonces escriba un valor de costo por uso del valor indicado,
siendo este cargo aplicable cada vez que se usa el servicio. Supongamos que en el
mismo proyecto hay una tarifa fija de almacenamiento de C$ 350 asociada al uso de un
recurso materia, por tanto escriba el valor de costo por uso de 350el cual se aplicará
solamente una vez. Este es un Costo fijo por utilizar un recurso material o de trabajo en
una tarea.
Tipos de tareas y su influencia sobre la programación.
Unidades En esta configuración, se parte de la premisa de que el número de
fijas
personas asignadas a la tarea (unidades) se conoce y no se desea
modificar aunque cambie la duración. Si cambia el trabajo de una
tarea, cambiará la duración, pero no el número de personas. Este tipo
de tarea refleja la realidad de la mayoría de las tareas de cualquier
6
https://support.office.com/es-es/article/Asignar-y-realizar-un-seguimiento-de-las-tareas-cdc1a3de-4e4c44f6-8921-77a8cd43e971
7 Tomado de https://support.office.com/es-es/article/Costo-por-uso-campo-de-recursos-e0c50cf3-66d84b63-8672-0ec98d9033f6
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16
Uso de Project
proyecto.
Ejemplo: usted tiene una persona asignada a la elaboración de un
informe que normalmente llevaría tan solo dos horas. Si decide que la
realidad del trabajo de este informe es que las dos horas deben
distribuirse entre dos días del calendario, puede modificar la duración
a dos días sin cambiar el número de personas asignadas a la
redacción del informe. De hecho, es probable que no quiera tener a
más de dos personas redactando el informe. En otras palabras: quiere
que el número de unidades (una sola persona) permanezca fijo.
Trabajo
fijo
Nota: Esta es la configuración que Project suele asignar a las tareas.
Para modificar esta configuración predeterminada, haga clic
en Archivo > Opciones > Programación y luego seleccione un tipo de
tarea diferente en la lista Tipo de tarea predeterminado.
En esta configuración, se parte de la premisa de que el trabajo no cambia
aunque se modifiquen las duraciones o se agreguen más personas. Utilice
esta configuración si desea controlar la duración de las tareas agregando o
quitando personas.
Ejemplo: se necesitan 300 horas para diseñar un jardín de gran tamaño
como parte de un proyecto de urbanización y usted desea que el jardín esté
terminado lo antes posible, así que asigna más jardineros al trabajo (tarea).
La duración de la tarea (la construcción del jardín) disminuirá a medida que
agregue más personas.
Duración
fija
Nota: No puede cambiar la configuración condicionada por el
esfuerzo para una tarea de trabajo fijo. Project no tenga en cuenta las
tareas de trabajo fijo tengan valores de trabajo flexibles y son, por tanto,
siempre condicionada por el esfuerzo. Puede cambiar la condicionada por
el esfuerzo establecer tipos de tareas.
En esta configuración, se parte de la premisa de que la duración no cambia
aunque se asignen más personas a la tarea. Utilice esta configuración si
tiene en mente una duración concreta para la tarea antes de contar con
más información sobre dicha tarea.
Ejemplo : una reunión de estado semanal puede tardar una hora.
Establecer esta tarea a duración fija, en caso contrario como asignar a
personas a la tarea, se reduce la duración de la reunión. Y agregar
personas a las reuniones no todos sabemos, es probable que reducir su
longitud (puede incluso hacerlas más!)
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
17
Uso de Project
Tablas: son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas,
recursos y asignaciones en una vista de hoja. Cada vista dispone de una serie de tablas
a mostrar que presentan distinto tipo de información.
Trabajo: representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearán para
completar una tarea.
Vistas: las vistas permiten trabajar y examinar distintos aspectos del proyecto,
permitiendo centrarnos
en cierta parte de la información en cada momento.
La vista es una combinación de Tabla + Filtro + Grupo + Screen (UCL, 2015)
Entre las vistas que cuenta Project se podrá ver Calendario, Diagrama de Gantt,
Diagrama de Red, Gantt de seguimiento, Uso de Tareas, Gráfico de Recursos, Hoja de
Recursos, Uso de Recursos, Vistas y Tablas Personalizadas, Campos personalizados,
Estilos de Barras, Formatos de Barras, Diseño, Cuadricula, Filtros personalizados, Ver
los datos Necesarios y más
3.2.1 Sugerencias en el uso de Project
Puig (2014) en referencia de conferencia de de Steffen Reister, de TPG, compartió sus
reglas de oro y experiencias en el entorno de project las cuales considero también
importantes de tomar en cuenta para el uso de esta potente aplicación8:
REGLA 1: Definir la fecha de comienzo del proyecto en “Projecto \ Información de
Proyecto”
Project por defecto siempre hace sus cálculos teniendo en cuenta la fecha de comienzo
(o finalización)
Debemos tener cuidado si usamos la primera tarea del plan de proyecto para definir la
fecha de comienzo del proyecto. Si usamos un proyecto en blanco, utiliza por defecto la
fecha actual.
REGLA 2: Definir el tipo de tarea en “Archivo \ Opciones”
Trabajo=Duración*Unidades*Horas/Día
variable variable fijo (configuración del calendario)
Unidades fijas
Duración fija
8
https://blogs.technet.microsoft.com/elfarodeprojectserver/2014/05/08/10-reglas-de-oro-al-trabajar-conms-project/
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
18
Uso de Project
Trabajo fijo
Resulta importante entender los tipos de tareas
REGLA 3: Sigue el principio de “caja negra”
Crea paquetes de trabajo, por ejemplo, agrupaciones de 6-10 tareas
Coloca cada paquete de trabajo o tareas debajo de una tarea resumen y conecta
dichos paquetes
Esto ayuda a controlar (administrar) qué entra y sale
Coloca hitos al final de las “cajas negras” y conéctalas en orden.
Indica el final de cada fase, asociándola con un hito. De esta manera, al colapsar las
fases, siempre podremos ver la estructura del proyecto, incluyendo las dependencias
(esto no ocurre así, si conectamos tarea a tarea.)
Nunca conectes tareas resumen. Es recomendable conectar al mismo nivel. Nivel 1 con
nivel 1, nivel 2 con nivel 2, etc
Definamos las “cajas negras”
La estructura empieza a nivel de fase
Cada tarea pertenece a una resumen
REGLA 4: Permite a Project hacer sus cálculos – ¡ No edites las fechas !
La fecha de inicio y de fin son editables. También son calculadas por Project
Si editas las fechas de inicio y fin, puedes causar problemas (por ejemplo, puede añadir
restricciones (constraints)
Este tipo de restricciones puede causar que aparezcan mensajes del tipo “Has movido
la tarea Z … Esto es antes de …, etc” Elije OK para continuar, o Cancela, etc
Si ves esto, es recomendable leer con atención, y elegir con criterio.
Si añade un icono de un calendario, no tenemos más que borrar dicho icono. Esto
eliminará la restricción, y pondrá la fecha original
REGLA 5: Usa Hitos para determinados Eventos y Fechas
REGLA 6: Usa “Fechas Límite” en vez de restricciones
REGLA 7: Evita finales abiertos en tareas resumen
El primer y último elemento en un plan de proyecto debiera ser un hito
Cada elemento en un plan de proyecto debiera tener un sucesor, salvo el hito final
Todo debiera ir contra el hito final, el cual es la fecha final del proyecto
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
19
Uso de Project
REGLA 8: Principio “Highlander”. Una tarea, un recurso
Es recomendable, cuando sea posible, tener un recurso para cada tarea. De esta
manera es más sencillo controlar la programación. Independientemente, si existe la
necesidad de añadir más recursos, no hay mayor problema en hacerlo.
El tipo de tarea tiene influencia en esto.
REGLA 9: No deben existir asignaciones a recursos de tipo trabajo a nivel de
tareas resumen
Esto puede confundir los cálculos
Trabajo = Duración * Unidades * Horas / Día
Con 2 recursos asignados a 3 tareas
Ejemplo:
Duración tarea 3 días * 100% * 8 horas = 24 horas
Duración tarea 2 días * 100% * 8 horas = 16 horas
Duración tarea 6 días * 100% * 8 horas = 48 horas
= 88 horas
Si se asigna a la tarea resumen
Duración tarea 9 días * 200% * 8 horas = 144 horas
Esto puede tener un impacto tanto en el costo como en el tiempo
REGLA 10: Actualiza Project en la Fecha de Estado
No es raro encontrarnos con que las cosas no se han hecho a tiempo…
Es posible que haya que re-programar algunos elementos
Re-programar el plan de proyecto completo para que tenga en cuenta trabajo
incompleto
Trabajo incompleto tiene que ser en el futuro
Digamos que tiene que ser finalizado el viernes. Antes de hacer nada, tomemos una
línea base, y actualicemos el proyecto.
Re-programemos el trabajo incompleto para que empiece después (ver la Fecha de
Estado) y decidamos luego si para el proyecto completo o determinadas tareas.
Esto moverá el trabajo incompleto después del final de la fecha anterior.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
20
Uso de Project
Actualicemos el proyecto para saber qué pasa con las fechas.
3.3 Herramientas de apoyo en la administración de Proyectos
Como refiere (Camusso, 2012) entre las principales herramientas de apoyo a la administración
de proyectos tenemos:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
21
Uso de Project
3.3.1 Diagrama de GANTT y PERT
Hay dos herramientas básicas que le ayudan a conseguir las respuestas que necesita
durante el proyecto. El Diagrama de Gantt le indica cuando están programadas las
tareas. El Diagrama PERT le ayuda a comprender la relación entre tareas.
Los diagramas de Gantt presentan información
acerca de las tareas tanto en forma de texto
como de gráficos: las tablas de Gantt
contienen listas de información acerca de cada
tarea, mientras que los diagramas de barras
de Gantt presentan las duraciones de las
tareas y las fechas de comienzo y de fin en
una escala temporal. Las posiciones relativas
de las barras de Gantt reflejan qué tareas se
efectúan antes o después, o se superponen a
las tareas representadas por cada barra.
Para que un diagrama de Gantt sea más eficaz, es posible personalizarlo:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
22
Uso de Project









Cambiando la información presentada.
Dando formato a información específica a fin de atraer la atención hacia la misma.
Por ejemplo, se puede aplicar formato de negrita a una fecha de fin crítica o
asignar una fuente diferente a un recurso sobreasignado.
Dando formato a una categoría de información a fin de distinguirla de información
de otro tipo. Por ejemplo, a todas las tareas de resumen se les puede dar formato
de cursiva o aumentar el tamaño de todos los títulos de las columnas.
Cambiando las unidades de tiempo presentadas.
Mostrando, ocultando o cambiando el aspecto de los períodos no laborables.
Cambiando las barras de Gantt para ilustrar o resaltar condiciones específicas
de la programación. Por ejemplo, se puede agregar texto, cambiar el diseño y el
color o asignar un símbolo diferente a cada categoría de tareas.
Cambiando las cuadrículas para mejorar la legibilidad o la claridad de los
diagramas de Gantt. Por ejemplo, es posible especificar diseños de línea y colores
diferentes para las cuadrículas de las columnas, filas y títulos de la tabla de Gantt.
Agregando etiquetas o dibujos propios al diagrama de barras de Gantt.
Marcando las fechas de las subtareas en una barra de tarea de resumen
En Microsoft Project, el diagrama PERT es un diagrama de red. En un diagrama
Pert cada tarea es representada por un recuadro, llamado nodo, que contiene
información básica de la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser
completadas, aparecen conectadas por líneas. Este diagrama le ofrece una
representación gráfica de cómo se encuentran enlazadas entre si las tareas del
proyecto. 9
PERT es un diagrama que muestra las interdependencias entre tareas del proyecto.
Las tareas se representan en cuadros o nodos, y las relaciones entre tareas se
representan con líneas que conectan los nodos.
Una tarea critica es aquella que se debe completar según la programación para que
un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crítica, también se
retrasará la finalización del proyecto. Todas las tareas críticas componen el camino
critico. Los cambios en las tareas que pertenezcan al camino critico provocaran un
cambio en la fecha de finalización del proyecto. Con Project se puede determinar
rápidamente el camino crítico, de modo que pueda centrarse en aquellas tareas
que necesite una gestión más directa.
El método de camino critico (Critical Path Methof, CPM) es una técnica estándar de
gestión de proyectos para la determinación de las tareas criticas. Se basa en un modelo
matemático que tiene en cuenta las relaciones entre las tareas, su duración y cualquier
9
Se sugiere ampliar lectura en enlaces
www.icicm.com/files/PLAN_SEGUIMIENTO_PROYECTOS.doc
www.icicm.com/files/ADMINISTRACION_DE_PROYECTOS.docx
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
23
Uso de Project
posible restricción que afecte a la disponibilidad de los recursos. CPM también se usa
para programar la fecha inicial y final de una tarea individual. Históricamente, La
determinación de las tareas críticas en un proyecto grande o complicado era un reto
importante para el director del proyecto. Hoy en día, Microsoft Project aporta la potencia
del CPM a su planificación de proyectos (PCManagement , 2011, págs. 8-9).
Microsoft Project 2016 ofrece el asistente de diagrama de Gantt como una
herramienta de apoyo, ésta por defecto viene desactivada por lo cual para
activarla
Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones10.
En la columna derecha, haga clic en la pestaña a la que desea agregar el Asistente
para diagramas de Gantt (por ejemplo, Vista) y haga clic en Nuevo grupo.
Para ponerle nombre al nuevo grupo (por ejemplo, Asistentes), haga clic en Nuevo
grupo (personalizado), en Cambiar nombre, escriba el nuevo nombre y haga clic
en Aceptar.
En la columna izquierda, haga clic en la flecha situada en Comandos disponibles
en y, a continuación, en Comandos que no están en la cinta de opciones.
1010
Tomado del sitio de soporte https://support.office.com/es-es/article/utilizar-un-asistente-para-crear-undiagrama-de-gantt-90ddd935-b0ab-412c-aebc-874f309f6b26
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
24
Uso de Project
Desplácese hacia abajo en la columna izquierda y haga clic en Asistente para
diagramas de Gantt. Resalte el nuevo grupo creado en el paso 2 (está en la columna
derecha), haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
Haga clic en la pestaña donde colocó el asistente (en este ejemplo, se ha utiliza la
pestaña Vista) y, a continuación, haga clic en Asistente para diagramas de Gantt.
Siga los pasos para crear un diagrama nuevo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
25
Uso de Project
Puedes leer en los sitios de referencia en los enlaces:
http://archivo.cepal.org/pdfs/1968/S6800510.pdf
www.icicm.com/files/CursoAdmProyectos.ppt Tomado de
http://www.geocities.ws/mdmoli/archivos/ioi4/unidad4ioi.html
3.4 Informe de proyecto con Project 2016
Con Project11, podrá crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los
datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A
medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información
más reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente. Consulte una lista de todos
los informes y cómo puede usarlos.
1. Haga clic en la pestaña Informe.
2. En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un informe
concreto.
Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic
en Informe > Paneles de información > Información general del proyecto.
El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para
mostrar en qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y
las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido.
11
Tomado de https://support.office.com/client/Crear-y-compartir-informes-del-proyecto-6e74dc79-0e2d480b-b600-3a466bf289a3
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
26
Uso de Project
Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso
debe sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto
de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero.
3.4.1 Cambiar los datos de un informe
Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe.
1. Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar.
2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar los
campos que desee mostrar y filtrar la información.
Sugerencia: Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres
botones a la derecha del gráfico. Utilice los botones Elementos de
gráfico
y Filtros de gráfico
para seleccionar rápidamente elementos como
etiquetas de datos y filtrar la información destinada al gráfico.
Ejemplo
En el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico completado al
% de manera que se muestren las subtareas críticas en vez de las tareas de resumen
de nivel superior:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
27
Uso de Project
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico % completado.
2. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas críticas.
3. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, será el primer
nivel del contorno que tenga subtareas en vez de tareas de resumen.
El gráfico cambia según se seleccionan opciones.
3.4.2 Cambiar el aspecto de un informe
Con Project, puede controlar el aspecto de sus informes, desde un sencillo blanco y
negro a una explosión de colores y efectos.
Sugerencia: Puede hacer que un informe sea parte de una vista en dos paneles y así
ver cómo el informe cambia en tiempo real a medida que trabaja en los datos del
proyecto. Si desea más información, consulte Dividir una vista en dos paneles.
Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe |
Diseño para ver las opciones de modificación del aspecto de todo el informe. Desde
esta pestaña, podrá cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. También
podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo fotos), formas, gráficos o tablas.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
28
Uso de Project
Al hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe, aparecerán
nuevas pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato a
esa parte.




Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de texto.
Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes.
Fichas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución.
Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de Office.
Fichas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico | Formato.
Configurar y retocar gráficos.
Sugerencia: Al hacer clic en un gráfico, también aparecerán directamente tres botones
a la derecha del gráfico. Haga clic en el botón Estilos de gráfico
rápidamente el color o estilo de un gráfico.
para cambiar
3.4.3 Ejemplo
Supongamos, por ejemplo, que decide renovar el aspecto del gráfico % completado,
en el informe Información general del proyecto.
1. Haga clic en cualquier punto del gráfico % completado y luego en Herramientas de
gráfico | Diseño.
2. Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de gráfico. Al hacerlo, se quitarán las
líneas y se agregarán sombras a las columnas.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
29
Uso de Project
3. Vamos a darle profundidad al gráfico. Haga clic en Herramientas de gráfico |
Diseño > Cambiar tipo de gráfico.
4. Haga clic en Columnas > Columna 3D apilada.
5. Agregar un color de fondo. Haga clic en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno
de forma y seleccione un nuevo color.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
30
Uso de Project
6. Cambiar los colores de la barra. Haga clic en las barras para seleccionarlas, luego
en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo
color.
7. Mueva los números que hay fuera de las barras. Haga clic en los números para
seleccionarlos y luego arrástrelos hacia arriba.
Con solo unos clics, notará una gran diferencia. Y apenas hemos rascado la superficie
de las opciones de formato.
3.4.4 Crear un informe propio
1. Haga clic en Informe > Nuevo informe.
2. Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar.
3. Dele un nombre a su informe y empiece a añadir información.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
31
Uso de Project
En blanco Crea un lienzo en blanco. Utilice la ficha Herramientas de informe |
Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.
Gráfico Project crea un gráfico donde se comparan valores de Trabajo real, Trabajo
restante y Trabajo predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para seleccionar
diferentes campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color y formato del
gráfico.
Tabla Utilice el panel Lista de campos para seleccionar qué campos se muestran en
la tabla (Nombre, Iniciar, Finalizar y % completado aparecen de forma predeterminada).
El cuadro Nivel de contorno permite seleccionar cuántos niveles del contorno del
proyecto se mostrarán en la tabla. Puede cambiar el aspecto de la tabla en las
pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución.
Comparación Coloca dos gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos
tienen los mismos datos. Haga clic en un gráfico y seleccione los datos que desee en el
panel Lista de campos para empezar a distinguirlos.
Cualquiera de los gráficos que cree desde cero son totalmente personalizables. Puede
agregar y eliminar elementos o cambiar los datos según sus necesidades.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
32
Uso de Project
3.4.5 Compartir un informe
1. Haga clic en cualquier parte del informe.
2. Haga clic en Herramientas de informe | Diseño > Copiar informe.
3. Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar gráficos.
Sugerencia: Es posible que tenga que cambiar el tamaño y organizar el informe al
pegarlo en el nuevo lugar.
También puede imprimir el informe para compartirlo a la manera tradicional.
3.4.6 Imprimir informes
Imprimir una vista o un informe en Project es muy similar a imprimir en otros programas
de Office12. Project cuenta con varios informes los cuales se pueden ver en el anexo
3.4.6.1. Preparar una vista para imprimirla
Dar formato a la vista
1. Seleccione la vista que desee.
2. Cambie la vista de manera que solo muestre los datos que desea compartir. Por
ejemplo:
o Ocultar subtareas para mostrar solo las tareas de nivel superior.
o Ordenar tareas o fechas para resaltar información específica.
o Ocultar columnas temporalmente para que no aparezcan en la copia impresa.
3.4.6.1.1 Definir las opciones de impresión y de diseño de página
1. Haga clic en Archivo y en Imprimir.
12
Tomado de https://support.office.com/client/imprimir-el-informe-4c63d065-5d9a-4dbd-bc7cb88ab7bf091e
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
33
Uso de Project
2. En Configuración, elija la parte del proyecto que desea imprimir. Puede imprimirlo todo
o seleccionar intervalos de fechas y páginas.
3. Defina otras opciones de impresión como el número de copias, la orientación de la
página y el tamaño del papel.
3.4.6.1.2 Agregar un encabezado, un pie de página o una leyenda
Puede incluir encabezados y pies de página en cada página impresa. Algunas vistas
también incluyen una leyenda de los tipos de barras de Gantt en cada página impresa.
Puede agregar, quitar o cambiar los encabezados, los pies de página y las leyendas
así:
1.
2.
3.
4.
5.
Haga clic en Archivo y en Imprimir.
Haga clic en Configurar página (debajo de la sección Configuración).
Haga clic en la pestaña Encabezado, Pie de página o Leyenda.
Escriba el texto en el cuadro de texto Izquierda, Centro o Derecha.
Use los botones de debajo del cuadro de texto para dar formato al texto o agregar
elementos:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
34
Uso de Project
Números de página
Hora
Número total de páginas
Nombre del archivo
Fecha
Imagen
Si Quiere deshacerse de la leyenda completamente,
en Ubicada en, haga clic en Ninguna.
En la pestaña Leyenda,
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
35
Uso de Project
¿Tiene que cambiar lo que muestran las barras de Gantt en la leyenda? Esto se
controla en el cuadro de diálogo Estilos de barra. Vea Cambiar la leyenda en una vista
impresa para obtener las instrucciones.
Seleccione la vista correcta para ver información en barras de diagramas de Gantt, en
un calendario, en una escala de tiempo o en tablas de tipo hoja de cálculo.
Agregar un encabezado, pie de página o leyenda a una vista13
1. En la pestaña archivo, haga clic en Imprimir, haga clic en Configurar página.
2. En
el encabezado, pie
de
página o leyenda ficha,
haga
clic
en
la
ficha izquierda, Centro o derecha.
3. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue la información del documento o
proyecto, o insertar o pegar un gráfico.
Para
página
agregar
números
de
página,
haga
, Insertar número Total de páginas
clic
en Insertar
de
o ambos.
Para agregar la fecha u hora actual, haga clic en Insertar fecha actual
hora actual
número
, Insertar
o ambos.
13
Tomado de sitio oficial de soporte dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/Agregar-unencabezado-pie-de-p%C3%A1gina-o-leyenda-al-imprimir-c2164fee-9d34-4dbf-8b14-61b5d2825873
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
36
Uso de Project
Para agregar el nombre de archivo, haga clic en Insertar nombre de archivo
Para agregar un gráfico, haga clic en Insertar imagen
.
.
4. Para dar formato a información preestablecida, seleccione la y comercial (& ) o
seleccione el texto que desee dar formato, haga clic en Formato de fuente de
texto
y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.
5. Para agregar información específica del proyecto, haga clic en la información que desee
en los cuadros General y campos de proyecto y, a continuación, haga clic
en Agregar para cada entrada. Repita este paso para agregar más información del
proyecto.
Sugerencia: Puede personalizar los campos y barras que aparecen en la leyenda
mediante el cuadro de diálogo Estilos de barra. Con el gráfico de recursos o vista de
diagrama de Gantt que muestra, en la ficha formato, haga clic en el menú desplegable
de formato en la sección Estilos de barra y haga clic en Estilos de barra. En la
columna nombre, escriba un asterisco (*) delante del nombre del campo que no desea
que aparezcan en la leyenda impresa.
Notas:






Puede crear leyendas, varias líneas encabezados y pies de página. Al final de la
primera línea de texto o información, presione ENTRAR. Para agregar líneas después
de una imagen, haga clic en la imagen, coloque el cursor después de la imagen y, a
continuación, presione ENTRAR. Encabezados pueden tener hasta cinco líneas de la
información. Pies de página y leyendas pueden tener hasta tres líneas.
Puede tener la leyenda aparezca en cada página, en su propia página o no. En la
pestaña archivo, haga clic en Imprimir, haga clic en Configurar página y, a
continuación, haga clic en la ficha leyenda. En la leyenda en, haga clic en cada
página, página de leyendas o Ninguno.
El encabezado y pie de página que ha configurado aparecerán en cada página. No
puede especificar que aparecen de manera diferente en la primera página frente a las
páginas siguientes, aparecen de manera diferente en páginas pares o impares o
aparecen de manera diferente en páginas individuales.
Puede ajustar el ancho del cuadro de texto de la leyenda de 0 a 5 pulgadas.
Puede usar el menú contextual para mover texto, información o una imagen de una
ficha a otra. Seleccione el texto, la información o la imagen que desea mover, con el
botón secundario y, a continuación, haga clic en Cortar o Copiar en el menú
contextual. Coloque el cursor en la pestaña que desea, contextual y, a continuación,
haga clic en Pegar en el menú contextual.
Puede cambiar el tamaño de un gráfico después de agregar a un encabezado, pie de
página o leyenda seleccionando el gráfico y arrastre el borde. Para mover el gráfico,
selecciónelo y arrástrelo a otra ubicación. No se puede recortar un gráfico.
Agregar un encabezado o pie de página a un informe
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
37
Uso de Project
1. En la pestaña informe, haga clic en informes.
2. Haga clic en el informe que desee.
3. En la ficha Diseño, haga clic en el menú desplegable de márgenes y haga clic
en Márgenes personalizados... en la parte inferior.
4. Haga clic en la pestaña Encabezado o Pie de página.
5. Haga clic en la ficha izquierda, Centro o derecha.
6. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue información del documento o
proyecto, o insertar o pegar un gráfico.
Para
página
agregar
números
de
página,
haga
, Insertar número Total de páginas
clic
en Insertar
número
o ambos.
Para agregar la fecha u hora actual, haga clic en Insertar fecha actual
hora actual
de
, Insertar
o ambos.
Para agregar el nombre de archivo, haga clic en Insertar nombre de archivo
Para agregar un gráfico, haga clic en Insertar imagen
.
.
7. Para dar formato a información preestablecida, seleccione la y comercial (& ) o el texto
que desee dar formato, haga clic en Formato de fuente de texto
y, a continuación,
seleccione las opciones de formato que desee.
8. Para agregar información específica del proyecto, haga clic en la información que desee
en los cuadros General y campos de proyecto y, a continuación, haga clic
en Agregar para cada entrada. Repita este paso para agregar más información del
proyecto.
Sugerencia: Puede personalizar los campos y barras que aparecen en la leyenda
mediante el cuadro de diálogo Estilos de barra. Con el gráfico de recursos o vista de
diagrama de Gantt que muestra, en la ficha formato, haga clic en el menú desplegable
de formato en la sección Estilos de barra y haga clic en Estilos de barra. En la
columna nombre, escriba un asterisco (*) delante del nombre del campo que no desea
que aparezcan en la leyenda impresa.
Nota:


Puede tener la leyenda aparezca en cada página, en su propia página o no. En el
menú archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, haga clic en la
ficha leyenda. En la leyenda en, haga clic en cada página, página de
leyendas o Ninguno.
El encabezado y pie de página que ha configurado aparecerán en cada página. No
puede especificar que aparecen de manera diferente en la primera página frente a las
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
38
Uso de Project



páginas siguientes, aparecen de manera diferente en páginas pares o impares o
aparecen de manera diferente en páginas individuales.
Puede ajustar el ancho del cuadro de texto de la leyenda de 0 a 5 pulgadas.
Puede usar el menú contextual para mover texto, información o una imagen de una
ficha a otra. Seleccione el texto, la información o la imagen que desea mover, con el
botón secundario y, a continuación, haga clic en Cortar o Copiar en el menú
contextual. Coloque el cursor en la pestaña que desea, contextual y, a continuación,
haga clic en Pegar en el menú contextual.
Puede cambiar el tamaño de un gráfico después de agregarlo a un encabezado, pie de
página o leyenda seleccionando el gráfico y arrastre el borde. Para mover el gráfico,
selecciónelo y arrástrelo a otra ubicación. No se puede recortar un gráfico.
3.4.6.1.3 Sugerencia de administración de proyectos
Si ha asignado recursos a tareas dentro de su programación de proyectos, procure
familiarizarse con la vista Organizador de equipo. En ella podrá asignar tareas
diferentes, ver quién tiene demasiado trabajo asignado y muchas otras tareas de
administración de proyectos. ¡Todo ello en una misma vista!
1. Haga clic en la pestaña Vista.
2. En el grupo Vistas de tareas o el grupo Vistas de recursos, haga clic en la vista que
desea
usar.
3. Si no puede ver la vista que desea, en el grupo Vistas de tareas, haga clic
en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Más vistas. En el cuadro de
diálogo Más vistas, haga clic en la vista que desea usar en la lista Vistas y, luego,
haga clic en Aplicar.
Una vez que haya empezado a trabajar con Project, no tardará en dar rienda suelta a
su creatividad y empezará a pensar en cómo personalizar una vista de manera rápida y
eficaz.
1. Cambie a la vista con la que desee empezar.
2. Haga clic en la pestaña Formato.
3. Seleccione
las
opciones
de
formato
que
desea
usar.
Por ejemplo, seleccione un estilo para el texto en el lado izquierdo de la vista haciendo
clic en estilos de texto. Puede cambiar el estilo de cualquier tipo de texto, incluidas las
tareas críticas, tareas hito, tareas modificadas, texto de barras y así sucesivamente.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
39
Uso de Project
a continuación se ofrece otro ejemplo. Puede cambiar rápidamente el aspecto de las
barras de Gantt, haga clic en un estilo en el cuadro Estilo de diagrama de Gantt.
No todas las vistas tienen las mismas opciones de formato. Por ejemplo, si el gráfico de
Gantt que se muestra actualmente, a continuación, verá una lista de estilos para el
gráfico de Gantt en la ficha formato, pero no verá estos mismos estilos para las otras
vistas.
4. Haga clic en Estilos de texto para aplicar un estilo a un texto específico de una vista.
Obtenga información sobre cómo aplicar un estilo a texto de una vista.
El
ingeniero
Orozco
en
su
Blog
dispuesto
en
enlace
https://myprojectserver.wordpress.com/2015/05/26/personalizar-el-estilo-del-textosegun-las-tareas-de-un-proyecto-en-project-profesional/ sugiere personalizar el estilo
del texto según las tareas de un proyecto en Project Profesional.
Por defecto, todas las tareas registradas en un cronograma tienen el mismo aspecto, es
decir, letras en negro con fondo blanco y solo resaltado las tareas que corresponden a
tareas de resumen, como se indica en el gráfico siguiente:
Por buenas y mejores prácticas se recomienda personalizar las tareas según su tipo
siguiendo el siguiente cuadro:
Tipo de Tarea
Texto
Fondo
Tareas resumen
Color negro, Negrita, tamaño 11
Gris claro
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
40
Uso de Project
Tareas Críticas
Color rojo, Negrita cursiva, tamaño 11
Blanco
Tareas Hito
Color Azul, negrita, tamaño 11
Blanco
Celdas modificadas
Por defecto
Azul claro
Tareas Inactivas
Color Gris, tachado, tamaño 11
Blanco
Tareas Externas
Color gris, tamaño 11
Blanco
Para configurar estas opciones debemos modificar la siguiente opción:

Una vez abrimos Project Profesional y el cronograma al cual deseamos modificar los
estilos de texto, vamos al menú Formato, y damos clic en la opción Estilos de Texto.

En la opción cambiar seleccionamos cada una de los posibles tipos de texto a definir,
según la lista.

Una vez aplicados los cambios en cada opción, damos clic en aceptar y observamos el
resultado de forma inmediata.
Tenga en cuenta que estos colores, fuentes y fondos son sugeridos según buenas
prácticas, así cuando una segunda persona consulte su cronograma sea fácilmente
identificable esta tipificación de tareas. Adicionalmente, esta configuración solo aplica
para el cronograma abierto, usted debe aplicar esta misma configuración para cada uno
de sus cronogramas o crear una plantilla con esta configuración y luego crear todos sus
nuevos cronogramas con base en ella.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
41
Uso de Project
3.4.6.1.4 Copiar informes, calendarios y vistas usando el organizador
Use el Organizador para copiar una vista modificada en otros proyectos o en la plantilla
global para todos los proyectos futuros 14.
El Organizador es una herramienta que le permite copiar informes, calendarios y
otros elementos en otros proyectos o en la plantilla Global (Global.MPT). Al copiar
un elemento en la plantilla Global, este pasa a estar disponible para todos los
proyectos.
Sin embargo, es posible que no necesite usar el Organizador para conseguir lo que
desea. De hecho, el comportamiento predeterminado de Project consiste en copiar
automáticamente todas las vistas nuevas y los elementos relacionados que cree en la
plantilla Global. Esto también se aplica a los elementos existentes que guarde con un
nombre
nuevo.
Para
cambiar
este
comportamiento,
haga
clic
en Archivo > Opciones > Avanzadas. Esta configuración se encuentra en la
sección Mostrar:
3.4.6.2 Usar el Organizador
Si ha desactivado la configuración descrita anteriormente y desea copiar los elementos
seleccionados en la plantilla Global o un elemento de un proyecto a otro, deberá usar el
Organizador15.
14
Tomado de https://support.office.com/client/c%C3%B3mo-usar-el-Organizador-78d9c687-b70f-4a2086c5-e1c65c124261
15 Tomado del sitio oficial https://support.office.com/client/c%C3%B3mo-usar-el-Organizador-78d9c687b70f-4a20-86c5-e1c65c124261
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
42
Uso de Project
El Organizador también puede copiar estilos de texto personalizado en otros proyectos
o en la plantilla Global. Para obtener más información, consulte Cambiar la fuente del
texto en una vista.
Notas:


La información de tareas no se puede copiar con el Organizador. Si desea que
determinadas tareas formen parte de cada proyecto, guarde el archivo de proyecto
como una plantilla normal.
Los valores de las listas de valores personalizados (es decir, los valores de búsqueda)
no se pueden almacenar en la plantilla Global. Use también una plantilla normal para
esta situación.
3.4.6.2.1 Copiar elementos en la plantilla Global
Imagine que ha personalizado el diagrama de Gantt predeterminado con columnas de
costes y que ahora desea usar el nuevo diagrama en futuros proyectos. Realice los
siguientes pasos para copiar la vista en la plantilla Global.
1. Haga clic en Archivo > Organizador.
2. En el cuadro de diálogo Organizador, haga clic en la pestaña Vistas.
En la lista de la izquierda se muestran los elementos de la plantilla Global, mientras que
en la lista de la derecha aparecen los elementos del proyecto actual. Su trabajo
consiste en mover el elemento personalizado de la derecha a la izquierda.
Nota: Para ver los elementos de Project de otros proyectos, deberá abrir dichos
proyectos en primer lugar.
1. Seleccione la vista personalizada en el lado derecho y, a continuación, haga clic
en Copiar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
43
Uso de Project
Se copia la vista personalizada en la plantilla Global y se muestra a la izquierda.
2. Si la vista personalizada contiene columnas agregadas por usted, deberá copiar la tabla
asociada. Haga clic en la pestaña Tablas y, a continuación, copie la tabla en la plantilla
Global. La tabla asociada puede tener el mismo nombre que la vista, pero, si no
aparece la coincidencia esperada, copie la tabla Entrada.
Todos los proyectos tendrán la vista personalizada a su disposición con tabla
subyacente correcta.
3.4.6.2.2 Copiar elementos directamente en otro proyecto
Si desea copiar elementos de Project de un proyecto en otro (pero no en la plantilla
Global):
1. Abra ambos proyectos (el proyecto de “origen” que contiene los elementos
personalizados y el de “destino” en el que desee copiarlos).
2. En el proyecto de origen, haga clic en Archivo > Organizador.
3. En la lista de disponibilidad, seleccione el proyecto de destino.
4. Seleccione los elementos personalizados en el lado derecho y, a continuación, haga clic
en Copiar para copiarlos en el proyecto de destino.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
44
Uso de Project
Otras maneras de compartir información del proyecto




Guarde el proyecto como PDF y, a continuación, imprímalo o envíelo por correo
electrónico a los participantes
Cree una escala de tiempo de tareas e hitos clave y, a continuación, colóquelos en un
correo electrónico, un documento o una diapositiva.
Copie datos de los campos de cualquier vista y, a continuación, péguelos en Word o
Excel.
Deje que Project le ayude a configurar una lista de tareas de SharePoint que se
sincronice con su proyecto. Los miembros de su equipo pueden ver el programa y
actualizar su trabajo en SharePoint mientras que usted puede ver los cambios en
Project y viceversa.
3.5 Entorno de Project 2016
El menú vista o en contexto de tareas
Una vista es un formato en el que se puede introducir
y visualizar información en Project. La vista por
omisión es la del diagrama de Gantt. Esta vista
muestra la información del proyecto de dos formas:
el lado izquierdo muestra información en forma de
hoja y el lado derecho la muestra en forma de
gráfico.
La parte de hoja muestra información sobre las
tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan
y finalizan, su longitud y los recursos asignados a
ellas. La parte de gráfico muestra gráficamente cada
una de las tareas, generalmente en forma de barra
de tarea. La posición de la barra en la línea de
tiempo, así como su longitud, indica cuándo
comienza y finaliza esa tarea.
Además, la posición de una barra de tarea en
relación a otra indica si las tareas se suceden o si se
superponen.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
45
Uso de Project
Las vistas de Project se clasifican en tres categorías: vistas de hojas, vistas gráficas y
de diagrama, y vistas de formularios. Cada vista muestra combinaciones de información
del proyecto en formas distintas. Las vistas pueden mostrarse en forma individual o
combinada. Las vistas de hoja muestra información de tareas o recursos en un formato
de filas y columnas. Usen las vistas de hoja para introducir mucha información de una
sola vez. Use las vistas de gráfica o de diagrama cuando necesite presentar
información visual sin todos los detalles.
Las vistas de formularios muestran información de tareas o recursos en un formato que
presenta una tarea o recurso a la vez. Utilice la vista de formulario cuando desee
examinar detalladamente la información de una tarea o un recurso determinado.
Microsoft Project ofrece varias vistas predefinidas. Cada vista puede ser mostrada
usando el menú de ver o la barra de vistas situada en el lado izquierdo de la ventana de
aplicación de Project. La barra de vistas muestra ocho de las vistas utilizadas con mas
frecuencia en forma de iconos y un icono más mostrar vistas adicionales
(PCManagement , 2011, pág. 13).
3.5.1 -Tipos de vista generadas en Microsoft Project
A continuación una breve descripción de cada tipo de vista:
Calendario: Un calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice
esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un
intervalo de semanas concretos.
Diagrama de Gantt : Una lista de tareas e información relacionada y un diagrama que
muestra tareas y duraciones en función del tiempo. Utilice esta vista de tareas para
introducir y programar una lista de tareas.
Gantt de redistribución: Una lista de tareas, información sobre los retrasos y las
demoras de las tareas y un diagrama de barras que muestra los efectos anteriores y
posteriores a la redistribución. Utilice esta vista de tareas para comprobar la magnitud
del retraso de la tarea.
Gantt esperado: Un diagrama de Gantt que muestra los resultados de un caso
esperado en su programación. Utilice esta vista cuando realice un análisis PERT de una
duración de tareas o de una programación de proyecto.
Gantt optimista: Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del mejor caso
posible de la programación. Utilice esta vista cuando realice un análisis PERT de una
duración de tareas o de una programación de proyecto.
Gantt pesimista: Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del peor caso de la
programación. Utilice esta vista cuando realice un análisis PERT de una duración de
tareas o de una programación de proyecto.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
46
Uso de Project
Diagrama PERT:
Un diagrama de red que muestra todas las tareas y sus
dependencias. Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la programación en
formato de diagrama de flujo.
Asignación de recursos: Una vista combinada con la vista Uso de recursos en la
sección superior y la vista Gantt de redistribución en la inferior. Utilice esta vista para
resolver las sobreasignaciones de recursos.
Formulario de recursos: Un formulario para introducir y modificar información acerca
de un recurso específico.
Gráfico de recursos: Un gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo de
los recursos. Utilice esta vista para mostrar información sobre un solo recurso o sobre
un grupo de recursos a lo largo del tiempo.
Hoja de recursos: Una lista de recursos e información relacionada. Utilice esta vista de
recurso para introducir y modificar información acerca del recurso en un formato similar
al de una hoja de cálculo.
Uso de recursos: Una lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la
información del trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice esta vista para
mostrar información acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada recurso y
para definir el perfil de los recursos.
Diagrama PERT de tareas: Un diagrama de red que muestra las predecesoras y las
sucesoras de una tarea. En un proyecto grande, utilice esta vista para centrarse en las
dependencias de una tarea específica.
Hoja de tareas: Una lista de tareas e información relacionada. Utilice esta vista para
introducir y programar tareas en un formato de hoja de cálculo.
Uso de tareas: Una lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo
cada tarea. Utilice esta vista para ver qué recursos se encuentran asignados a tareas
específicas y para definir el perfil de los recursos.
Gantt de seguimiento: Una lista de tareas e información relacionada y un diagrama
que muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación de cada tarea.
Utilice esta vista de tarea para comparar la programación prevista con la actual.
En Project se puede acceder a las vistas desde el menú de opciones o desde el accedo
directo ubicado en la barra de Gannt (Para habilitarla: Clic con el botón derecho
sobre la opción del lado izquierdo “Diagrama deGantt”, Luego habilitar la opción
“Barra de Vistas”)
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
47
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
48
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
49
Uso de Project
Si es de su preferencia en el teclado podrá emplear solamente el teclado para ingresar
funciones, para ello presione la tecla alt y combine con el menú visual disponible
Es meritorio hacer referencia a que en el teclado se podrá usar combinaciones de tecla
como funciones rápidas en Project.
Las combinaciones de teclas con el uso de tecla
https://fsymbols.com/es/teclado/windows/alt-codes/lista/
alt
puedes
verlo
en
3.5.1.2 Cambiar las unidades que se muestran en la escala de tiempo16
1. Mostrar una vista con una escala de tiempo, por ejemplo, el gráfico de Gantt.
2. Haga clic en Ver > flecha del cuadro escala temporal.
3. Seleccione las unidades de tiempo que desea mostrar en el nivel de la parte inferior de
la escala de tiempo. Project ajustará automáticamente la parte superior y el nivel
intermedio.
16Tomado
del sitio de soporte de Project dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/Cambiar-laescala-temporal-en-una-vista-de-proyecto-d46038c4-e8db-4013-a024-db0251dd8a4f
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
50
Uso de Project
3.5.1.3 Personalizar la escala temporal
Puede mostrar hasta tres niveles de escala temporal en cada vista escala de tiempo y
formato de forma individual cada nivel. Le mostramos cómo:
1. Mostrar una vista con una escala de tiempo, por ejemplo, el gráfico de Gantt.
2. Haga clic en Ver > flecha del cuadro escala temporal.
3. Haga clic en escala temporal.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
51
Uso de Project
4. En el cuadro escala de tiempo, seleccione las opciones que desee y ver los cambios
que realice en el cuadro vista previa.
o
o
o
En la lista Mostrar, seleccione el número de niveles que desee en la escala de tiempo
para mostrar.
En el cuadro unidades, seleccione la unidad de tiempo para el nivel de escala temporal
de la pestaña seleccionada en el cuadro escala temporal.
En la lista de etiquetas, elija el formato de etiqueta de las unidades de tiempo
seleccionado.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
52
Uso de Project
o
En el cuadro número, especifique un número para indicar la frecuencia de etiquetas de
unidad en el nivel de escala temporal.
Por ejemplo, si la unidad es semanas y escribe 2, el nivel de escala temporal mostrará
segmentos de 2 semanas.
o
o
o
o
o
En la lista Alineación, seleccione izquierda, Centro o derecha para alinear la etiqueta.
Active o desactive la casilla Líneas de graduación para mostrar u ocultar las líneas
verticales entre las etiquetas de unidad.
Active o desactive la casilla Utilizar año fiscal para basar la escala de tiempo en el año
natural o fiscal.
En el cuadro tamaño, escriba un porcentaje para reducir o ampliar el espaciado entre
las unidades en el nivel de escala temporal.
Active o desactive la casilla separador de escalas para mostrar u ocultar las líneas
horizontales entre los niveles de escala de tiempo.
3.5.1.4 Procesos rápidos para ampliar la escala de tiempo
Intente
lo ¿Dónde se encuentra?
siguiente
Control
deslizante
del zoom
El control deslizante del zoom aparece en la parte inferior de la ventana
proyecto.
Método
abreviado
de teclado
Presione CTRL + / (barra diagonal en el teclado numérico) para mostrar
unidades de tiempo más pequeñas y CTRL + * (asterisco en el teclado
numérico) para mostrar unidades de tiempo mayores.
Puede ver un video de referencia del sitio https://www.video2brain.com/mx/tutorial/modificar-laescala-de-tiempo
3.5.1.5 Para Cambiar la escala temporal en cualquier vista de fase temporal
1. En la ficha vista, seleccione una vista que usa una escala de tiempo en el grupo Vistas
de tareas o Recursos. Ejemplos de las vistas Diagrama de Gantt, uso de tareas y uso
de recursos17.
2. En la ficha vista, en el grupo Zoom, haga clic en la lista de escala de tiempo y, a
continuación, haga clic en escala temporal.
3. En el cuadro de diálogo escala temporal, haga clic en la pestaña de Nivel
superior, Nivel medio o Nivel inferior.
4. En la lista Mostrar, seleccione el número de niveles que desee mostrar en la escala de
tiempo. De forma predeterminada, se muestran dos niveles.
5. Siga estos pasos para cada nivel de la escala de tiempo:
17
Tomado del sitio https://support.office.com/es-es/article/Cambiar-la-escala-temporal-de-una-vista847f97f6-5806-49cf-8353-5f693028e71c
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
53
Uso de Project
o
o
o
En el cuadro unidades, seleccione la unidad de tiempo que desee usar.
En la lista de etiquetas, seleccione el formato de etiqueta que desea usar para mostrar
la unidad de tiempo.
En el cuadro número, escriba o seleccione un número para especificar la frecuencia de
etiquetas de unidad en el nivel de escala temporal.
Por ejemplo, si la unidad es semanas y escribe 2, se separa el nivel de escala temporal
en segmentos de 2 semanas.
o
o
o
o
o
En la lista Alineación, seleccione izquierda, Centro o derecha para alinear el la
etiqueta.
Para mostrar u ocultar las líneas verticales entre las etiquetas de unidad, active o
desactive la casilla de verificación separadores.
Para basar las etiquetas de nivel de escala temporal en la configuración del año fiscal,
active la casilla de verificación Utilizar año fiscal o desactive la casilla de verificación
para basar las etiquetas de nivel de escala temporal en el año de calendario.
Para mostrar una línea horizontal entre los niveles de escala de tiempo, seleccione la
casilla de verificación separador de escalas.
Para reducir o aumentar las columnas del nivel de la escala temporal, escriba o
seleccione el porcentaje que desee en el cuadro tamaño.
3.5.1.6 Métodos abreviados de escala temporal

Para centrarse en un período de tiempo determinado o un grupo de tareas, use el
control deslizante del zoom en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla.
Mueva el control deslizante hacia la derecha para acercar y ver incrementos de tiempo
más pequeñas. Mueva el control deslizante hacia la izquierda para alejar y ver
incrementos de tiempo mayores.

También puede presionar CTRL + / (barra diagonal en el teclado numérico) para
mostrar unidades de tiempo más pequeñas y CTRL + * (asterisco del teclado numérico)
para mostrar unidades de tiempo mayores.
Recuerde
que
marque Detalles.
para separar la pantalla en dos paneles seleccione
a Vista/
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
54
Uso de Project
3.5.1.7 Crear una escala de tiempo en Project
Una escala de tiempo puede serle muy útil cuando necesite mostrar un panorama
general de un proyecto. Es una instantánea de aspecto profesional de las tareas clave
y los hitos que resulta perfecta para cualquier reunión de estado del proyecto18.
Estas son instrucciones específicas de Microsoft Project 2016.
1. Haga clic en Vista y luego seleccione Escala de tiempo.
18
Tomado de sitio de soporte de Project dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/Crear-unaescala-de-tiempo-en-Project-628257da-4355-45d4-8605-0f21974a9fcb
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
55
Uso de Project
2. Haga clic con el botón secundario en una tarea y luego haga clic en Agregar a escala
de tiempo. Repita este procedimiento para cada tarea o hito que desee agregar.
Sugerencia: Si usa Project 2016 como parte de una suscripción a Project Online,
puede dar un nombre a su escala de tiempo! Haga clic en la vista escala de tiempo,
haga clic en formato > Barra de etiqueta.
En Project 2016, puede crear una segunda barra de escala de tiempo para mostrar
varias escalas de tiempo y, a continuación, puede cambiar las fechas inicial y
final de cada línea de tiempo.
Para agregar otra barra de escala de tiempo
1. Haga clic en la vista escala de tiempo y, a continuación, haga clic en formato > Barra
de escala de tiempo.
2. Haga clic en una escala de tiempo y elija el Intervalo de fechas, elija Inicio
personalizada y fechas de finalización.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
56
Uso de Project
Puede usar la escala de tiempo como es, o puede reorganizar las tareas como desee,
agregar texto e incluso cambiar los colores para que destaquen.
Antes:
Después de:
3.5.1.7.1 Cambiar la escala temporal en la vista Calendario
1. En la ficha vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en calendario.
2. Haga en la vista Calendario y, a continuación, haga clic en escala temporal en el menú
que aparece.
3. En el cuadro de diálogo escala temporal, haga clic en la ficha Encabezado de
semanas.
4. Los títulos mensuales, títulos diarios y Títulos semanales cuadros, haga clic en los
formatos de fecha que desee usar para la vista de calendario.
5. En Mostrar, haga clic en 7 días para mostrar una semana de 7 días o haga clic en 5
días para mostrar semanas de 5 días.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
57
Uso de Project
6. Para agregar calendarios en miniatura para los meses anteriores y siguientes,
seleccione la casilla de verificación Mostrar panel de meses.
7. Para mostrar las fechas de comienzo y finalización del intervalo de tiempo que ha
seleccionado para ver, seleccione Mostrar títulos mensuales comienzo y
finalización.
8. Haga clic en la ficha Cuadros de fecha.
9. En la fila superior y fila inferior, seleccione la información que desea mostrar en la
parte izquierda y derecha de cada fila y, a continuación, seleccione las tramas y los
colores que desee.
Nota:


Para cambiar la apariencia de los días laborables y en la vista Calendario, haga clic en
cualquier lugar en la vista Calendario y, a continuación, haga clic en escala
temporal en el menú que aparece. En el cuadro de diálogo escala temporal, haga clic
en la ficha Sombreado de fechas y, a continuación, haga clic en el nombre del
calendario que desea cambiar en el cuadro Mostrar período laborable para. En la
lista tipo de excepción, haga clic en el cuadro Tipo de fecha que desee cambiar y, a
continuación, seleccione una trama y color.
Para cambiar el ancho de columna, arrastre cualquier línea vertical entre dos cuadros
de fecha a la izquierda para reducir el ancho de columna o hacia la derecha para
aumentar el ancho de columna. Para ajustar las columnas mostradas exactamente al
ancho del área del calendario, haga doble clic en cualquier línea vertical entre dos
cuadros de fecha.
3.6 Configuración inicial para uso de Project
3.6.1 Uso de Símbolos para decimales y miles
Antes de iniciar configuremos el uso de símbolos para decimales y miles, Ingresa a
panel de control y en reloj, idioma y región realice los pasos indicados.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
58
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
59
Uso de Project
3.6.2 - Crear proyecto nuevo
Ingresa a Project y seleccione Proyecto en blanco
Para crear un proyecto puede hacerlo desde los siguientes comandos.
Base un nuevo proyecto en una plantilla rellenada
Crear un proyecto a
previamente con tareas de proyectos similares al suyo.
partir de una plantilla
Muchas de estas plantillas han sido creadas por expertos
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
60
Uso de Project
Crear un proyecto
desde cero
Abrir un proyecto
existente
Abrir un proyecto de
una versión anterior
del sector para ayudarle a empezar.
Empiece con una pizarra en blanco y rellénela con tareas,
personas y otra información sobre la programación.
Abra un proyecto que ya haya configurado y base su
proyecto actual en ese.
Abra un proyecto realizado en una versión anterior de
Project.
*Tomado de Microsoft, menú contextual de ayuda con enlaces habilitados.
Verifica moneda desde opciones
Ingrese a menú opciones y verifica la moneda en uso.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
61
Uso de Project
Guardar proyecto
Guarde tu proyecto con el nombre que desee
3.6.3 Personaliza barra de herramienta de acceso rápido
Aunque Microsoft Project Contiene un amplio menú a veces será necesario personalizar
la barra de herramientas de acceso rápido.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
62
Uso de Project
Agregar el comando
Para ello
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
63
Uso de Project
3.6.4 Configurar información del Proyecto
Use el cuadro de diálogo Información del proyecto para escribir, revisar o cambiar la
información inicial para un proyecto nuevo.
Defina inicio del proyecto el martes 3 de Enero 2017, calendario estándar y prioridad
500.0
Puede:





Elegir si desea programar el proyecto a partir de la fecha de comienzo o la fecha de fin.
Escribir la fecha de comienzo de un proyecto que programar a partir de la fecha de
comienzo.
Escribir la fecha de fin de un proyecto que programar a partir de la fecha de fin.
Especificar qué calendario base se va a utilizar como calendario del proyecto.
Obtener estadísticas globales del proyecto de inicio y fin de fechas, duración, trabajo y
costos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
64
Uso de Project
Nota: Para escribir o revisar información adicional de nivel de proyecto, haga clic en
archivo > información.
3.6.4.1 Notas aclaratorias del menú contextual información del proyecto
Fecha de inicio: Especifica la fecha de comienzo del proyecto actual. Esta opción solo
está disponible si elige programar a partir de la Fecha de comienzo del proyecto en este
cuadro de diálogo.
Microsoft Office Project calcula la fecha de finalización del proyecto según la fecha de
comienzo especificada y asigna la delimitación predeterminada de lo antes posible
(LAP).
Las duraciones de tareas, dependencias, restricciones y otros factores de programación
también se programan a partir de la fecha de inicio. De forma predeterminada, la fecha
de comienzo del proyecto es la fecha actual.
Fecha de finalización: Especifica la fecha de finalización del proyecto actual. Esta
opción solo está disponible si elige programar a partir de la Fecha de finalización del
proyecto en este cuadro de diálogo.
Project calcula la fecha de comienzo del proyecto en función de su fecha de fin que ha
escrito y asigna la delimitación predeterminada de lo más tarde posible (LMTP).
Duraciones de tareas, dependencias, restricciones y otros factores de programación
también se programan a partir de la fecha de finalización.
Fecha actual: Especifica la fecha actual. Esta fecha es generada de forma
predeterminada por la fecha y hora del equipo. Puede utilizar este cuadro para cambiar
la fecha actual como se refleja en Microsoft Project.
Fecha de estado: Project utiliza la fecha de estado para realizar cálculos de valor
acumulado, identificar la fecha de finalización completa en el cuadro de diálogo
Actualizar proyecto y colocar las líneas de progreso. Si establece la fecha de estado en
NOD (No disponible) Project utiliza la fecha actual como fecha de estado. El
procedimiento habitual consiste en crear un informe sobre el progreso de un proyecto
en un día determinado (la fecha de estado), para administrar o comentar dicho
proyecto. Por ejemplo, para obtener las cifras del informe de ventas del último mes,
deberá definir la fecha de estado en el último día de ese mes. O, imaginando que
ciertos informes de progreso vencen el viernes pero se enviaron tarde, podría restaurar
la fecha de estado al viernes antes de generar un informe sobre la información de
progreso.La fecha de estado casi nunca se corresponde con la fecha actual, por lo
que deberá establecerla (MS Project sabe que la información del proyecto es válida a
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
65
Uso de Project
esa fecha, y no a la fecha actual recordemos, el proyecto podría no estar actualizado al
día de hoy).
Programar a partir de: Especifica si Project programa el proyecto desde una Fecha de
comienzo del proyecto o desde una Fecha de fin del proyecto. De forma
predeterminada, los proyectos se programan desde la fecha de comienzo.
Nota: Si elige programar desde la fecha de comienzo, el cuadro Fecha de fin deja de
estar disponible. Establezca la fecha de comienzo y Project calcula la fecha de fin
según la información de tareas.
Del mismo modo, si elige programar a partir de la fecha de fin, el cuadro Fecha de
comienzo deja de estar disponible. Establezca la fecha de fin y Project calcula la fecha
de comienzo según la información de tareas.
Si programa a partir de la fecha de comienzo, todas las tareas nuevas tienen un tipo de
restricción predeterminada de Lo antes posible (LAP). Si programa a partir de la fecha
de fin, todas las tareas nuevas tienen un tipo de delimitación predeterminada de Lo más
tarde posible (LMTP).
Calendario: Especifica el calendario base que se utilizará para el calendario del
proyecto. El calendario del proyecto se usa para calcular los períodos laborables del
proyecto ayudar a Project a crear la programación.
El calendario del proyecto se usa para calcular la duración de las tareas de resumen y
plazo y tiempo de retardo en dependencias de tareas, especialmente cuando no se
asignen recursos. Si crea calendarios base adicionales o si modifica los períodos
laborables de los calendarios base existentes, también está disponible en la lista
desplegable calendario.
Calendarios base
Estándar Este calendario base tiene un día laborable estándar y una semana
laboral de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con 1 hora de período no
laborable entre las 12:00 p.m. y la 1:00 p.m.
24 horas Este calendario base no tiene tiempos de descanso. Todo el tiempo,
de domingo a sábado, de 12:00 a.m. a 12:00 a.m., está establecido como tiempo
de trabajo.
Turno de noche Este calendario base está establecido para un turno de
noche. Los tiempos de trabajo van de la noche del lunes al sábado por la
mañana, de 11:00 p.m. a 8:00 a.m., con 1 hora de tiempo de descanso entre las
3:00 a.m. y las 4:00 a.m.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
66
Uso de Project
Los calendarios se usan para definir los calendarios de los recursos, tareas así como
proyecto.
Para obtener más información, vea los enlaces Cambiar días laborables del calendario
del proyecto y Agregar días no laborables y los días de vacaciones. O visitar el sitio
https://es.slideshare.net/Dharmacon
Campos personalizados de empresa
Nombre de campo personalizado
Muestra campos personalizados o código de
esquema de nivel del proyecto creados en el cuadro de diálogo Personalizar campos.
Un asterisco (*) junto al nombre del campo indica que se trata de un campo obligatorio.
Valor
Muestra valores para los campos personalizados o códigos de esquema
personalizados de nivel de proyecto para el proyecto activo. Puede escribir los valores
en la barra de entrada o directamente en la tabla. Debe escribir un valor para todos los
campos obligatorios.
Nota: Puede asignar valores, pero no modificar los campos personalizados de empresa
o los códigos de esquema personalizados en la tabla Campos personalizados de
empresa. Puede crear y modificar campos personalizados de empresa y códigos de
esquema personalizados de empresa en el cuadro de diálogo Personalizar campos de
empresa. Para cambiar estos campos o códigos de esquema (o para cambiar valores
para códigos de esquema personalizados de empresa que están limitados a valores de
tablas de consulta) se requiere permiso para modificar la plantilla de la información
global de la empresa.
Cuadro prioridad: Prioridad Indica cuánto se retrasan tareas en el proyecto actual al
redistribuir los recursos en varios proyectos. Escriba o seleccione un número entre 0
y 1000, el número más alto indica un proyecto prioridad más alta. Configurar la
prioridad del proyecto a 1000 significa que los recursos del proyecto no se
redistribuirá. Al redistribuir, Project tiene en cuenta las prioridades del proyecto antes
de las prioridades de tareas.
Botón estadísticas : abre el cuadro de diálogo de Estadísticas del proyecto para el
proyecto actual, que puede usar para revisar programadas real comienzo y fin y fechas,
duraciones, trabajo y costos.
3.6.4.2 - ¿Cómo afecta la fecha de comienzo de un proyecto a la programación?
El soporte online de Project dispuesto en https://support.office.com/eses/article/C%C3%B3mo-programa-tareas-Project-entre-bastidores-df3431ab-8d8a4047-afc6-a87b547dbac0?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES se indica que al agregar una
nueva tarea a una programación, dicha tarea se programa automáticamente para
empezar en la fecha de inicio del proyecto.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
67
Uso de Project

A medida que se agregan tareas a la programación y se conectan a otras tareas, las
horas de comienzo de las tareas cambiarán y la última tarea en finalizar determinará la
fecha de finalización del proyecto.
Para encontrar la fecha de comienzo de un proyecto o cambiarla a otra fecha, haga clic
en Proyecto y, a continuación, en Información del proyecto.
Lógicamente, habrá excepciones. Por ejemplo, unas tareas no se mueven igual que
otras.
Al crear un nuevo proyecto, primero se especifica la fecha de comienzo del proyecto.
Al programar un proyecto a partir de la hora de comienzo, todas las tareas comienzan
en la fecha de comienzo del proyecto a menos que especifique lo contrario.
Tanto en las tareas programadas manualmente como en las programadas
automáticamente, si no se aplican restricciones ni dependencias entre tareas, la
duración del proyecto será la misma que la de la tarea más larga. En otras palabras, la
fecha de finalización del proyecto es la misma que la fecha de finalización de la tarea
más larga.
Las dependencias entre tareas, como la dependencia fin a comienzo entre las
tareas primera y segunda (tal como se muestra aquí), puede alterar la fecha de
finalización del proyecto.
Prácticamente todos los proyectos deben programarse a partir de una hora de
comienzo conocida. Incluso si conoce la fecha en la que debe completarse un proyecto,
la programación a partir de una fecha de comienzo ofrece la máxima flexibilidad.
Ahora bien, es posible que le interese programar a partir de una fecha de finalización
si..




Necesita determinar cuándo debe comenzar un proyecto de manera que finalice en una
fecha específica.
No tiene claro cuándo comenzará su proyecto (por ejemplo, si va a recibir trabajo de otra
persona y ese trabajo podría retrasarse).
Su metodología de administración de proyectos le exige programar a partir de una fecha
de finalización.
Al trabajar en un proyecto programado a partir de una fecha de finalización, tenga en
cuenta que hay diferencias en la forma en que Project procesa determinadas acciones:
Al introducir una tarea programada automáticamente, Project asignará automáticamente
la restricción Lo más tarde posible (LMTP) a la fecha de finalización de la tarea. Debe
evitar establecer otras restricciones si no son necesarias. (Haga clic con el botón
secundario sobre una tarea y, a continuación, haga clic en Información de la tarea.)
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
68
Uso de Project



Si arrastra una barra de Gantt para modificar la fecha de finalización de una tarea,
Project asignará automáticamente una restricción No finalizar después del (NFDD) a una
tarea programada manualmente.
Si cambia su proyecto para programarlo a partir de una fecha de finalización y antes
estaba programado a partir de una fecha de comienzo, deberá quitar todos los retrasos
por distribución y divisiones por distribución de las tareas y asignaciones que se hayan
programado automáticamente. Las tareas programadas manualmente no se verán
afectadas.
Si utiliza redistribución automática para reducir las sobreasignaciones de recursos en su
proyecto, Project agregará una demora de redistribución después de una tarea, no antes
de ella. (Si desea consultar la configuración de redistribución, haga clic en la
pestaña Recurso y, a continuación, en Redistribuir recurso.)
3.6.5 Configuración del calendario de trabajo
El calendario de trabajo es una herramienta fundamental, ya que una vez que se plican
los tiempos a las tareas, en forma automática através del calendario se dan los tiempos
reales (Camusso, 2012).
Para configurar ingrese a Proyecto / Cambiar tiempo de trabajo / Crear Calendario
Cree basado el estándar un nuevo calendario llamado calendario especial.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
69
Uso de Project
**Este calendario se podrá asignar a todos los recursos para las tareas de proyecto.
Asi por ejemplo considera que será feriado el 2 enero 2016 así como que del 19 al 20
será una semana sin trabajo (una semana de vacaciones de empresa). Para ello solo
marca las actividades y en el cuadro inferior agregue los detalles indicados.
Ingrese al menú opciones y cambie los días de trabajo tal y como se muestra
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
70
Uso de Project
Nota: Se puede definir los días hábiles, festivos, excepciones y jornadas de
trabajo para el proyecto o para cada uno de los recursos que se asignarán.
También ingresando al menú opciones se puede definir horario de trabajo
Puedes organizar en todos los proyectos un mismo calendario para ello se hace desde
la planilla global. Cabe indicar que además del calendario general se puede establecer
calendarios particulares para cada tarea. Vea el siguiente ejemplo de cómo se configura
un calendario.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
71
Uso de Project
Nota: Estos calendarios pueden ser importados o colocados en otros proyectos. Para
ver al respecto sugiero veas el video
https://www.youtube.com/watch?v=P1yvIiyo95I&list=PLQmwUOm1wNLTjyagNVjnDr8T-wvI19rX&index=9
Existen diferentes tipos de calendarios para diferentes opciones del Project19:
• A una tarea en particular: Esto se aplica desde la opción Información de la Tarea, en
la solapa avanzada, tipo de calendario. Se puede aplicar algún calendario antes
definido.
• A un recurso en particular: _ Esto se aplica desde Información de Recursos, desde
la solapa Calendario de Trabajo. Estos cambios en los calendarios personalizados
provocaran cambios en los tiempos finales del Proyecto (Camusso, 2012).
3.6.5.1 Tipos de calendario en Project
Hay cuatro tipos de calendario en Project: calendarios base, calendarios de
proyecto, calendarios de tareas y calendarios de recursos20.
Los calendarios base casi siempre se usan como plantilla para los calendarios
de proyectos, tareas y recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de
todos los proyectos de la organización. Especifican el horario laboral de cada día, los
días laborables de la semana y las excepciones, como los días festivos de la compañía.
19
Tomado de sitio de soporte de Microsoft Project Dispuesto en https://support.office.com/eses/article/Trabajar-con-calendarios-en-Project-323ff403-a676-428c-be11-6942bfb7210c
20 Tomado de Soporte oficial dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/trabajar-concalendarios-en-project-323ff403-a676-428c-be11-6942bfb7210c
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
72
Uso de Project
En Project se han configurado de forma predeterminada tres calendarios base:
Estándar, 24 horas y Turno de noche.
Importante: ¿Usa Project con Project Web App? En ese caso, solicite al
administrador que realice cambios en los calendarios base.
Los calendarios de proyectos, recursos y tareas usan un calendario base
como plantilla y, después, se modifican para reflejar los días y horas laborables
específicos de proyectos, recursos o tareas individuales. Estos calendarios específicos
son especialmente útiles para realizar un seguimiento de excedencias, turnos de trabajo
o tareas que se completan con equipamiento que se usa por las noches y durante los
fines de semana.
Estos calendarios se superponen para mostrar cómo se programa el trabajo de un
proyecto.
Un ejemplo…
Imagine que su organización está ubicada en Seattle y tiene una semana laboral normal
de días laborables de ocho horas de lunes a viernes. En el calendario base se reflejan
los días y horas laborables, así como los días festivos de la compañía, como el 4 de
julio para el Día de la Independencia y el 25 de diciembre para Navidad.
Un jefe de proyecto empieza nuevo proyecto que tendrá lugar del 1 al 15 de julio y
necesita una semana laboral de martes a sábado.
En el calendario base se muestra la semana laboral de lunes a viernes y el 4 de julio
se identifica como un día festivo no laborable.
En el calendario del proyecto se usa el calendario base como punto de inicio, pero se
agrega que los sábados son ahora días laborables y los lunes son ahora días no
laborables.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
73
Uso de Project
Una tarea del proyecto se realiza en otro país, por lo que no se aplicará el día festivo
del 4 de julio. El calendario de tareas agrega que el 4 de julio es un día laborable.
Por último, el recurso que trabajará en la tarea tiene una programación laboral distinta
del resto de la organización. En el calendario de recursos se agrega que el martes es
un día no laborable y que los días de miércoles a sábado son de 10 horas.
Cuando Project programa la tarea, tiene en cuenta el calendario del recurso asignado,
el calendario de tareas, el calendario del proyecto y el calendario base.
La disponibilidad resultante contribuye a cómo Project calcula las fechas de inicio y
finalización de la tarea y el proyecto.
3.6.5.2 Eliminar calendario
Si encuentra que su organización no está usando un calendario concreto en Project,
elimínelo21.
21
Tomado de sitio de soporte oficial dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/eliminar-uncalendario-3a74d5a5-c537-4e23-b0ff-428bec6e26d8
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74
Uso de Project
1. Haga clic en archivo > información > Organizador.
2. Haga clic en la ficha calendarios.
3. Elija el calendario que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
75
Uso de Project
3.6.6 Campos personalizados
Es posible crear vistas o tablas personalizadas que muestren únicamente la información
deseada. Es posible insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de
hoja, como las vistas Diagrama de Gantt, Uso de tareas y Diagrama de red. También
es posible insertar y mostrar campos de recursos personalizados en las vistas Uso de
recursos y Hoja de recursos. La mayor parte de las vistas pueden ordenarse, excepto
el Diagrama de red.
Es importante hacer referencia a que muchas veces al ingresar a determinada tabla o
vista particular puede volver a cualquier vista dando clic derecho sobre la barra
izquierda y seleccionar el de su elección.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
76
Uso de Project
Según la tabla que esté recuerde que es necesario (Por defecto) utilizar la tabla de
entrada para ver el proyecto.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
77
Uso de Project
3.6.7 Estilo de Barras
El estilo de barras permite cambiar la apariencia de las barras que representan las
tareas. Esto se habilita desde la Cinta de opción: Formato, Ahí dentro la opción,
“Formato” (Camusso, 2012).
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
78
Uso de Project
El formato de barras permite cambiar el formato de una barra en particular, de igual
manera se podrán personalizar una vez que esté generado el diagrama inicial
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
79
Uso de Project
Otra manera es dar doble clic sobre los gráficos ya realizados y se verá :
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
80
Uso de Project
3.6.8 Diseño, cuadrícula y líneas de progreso
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
81
Uso de Project
Permite cambiar el aspecto de las líneas de vínculo, el formato de fecha y la altura de
las barras.
La opción Cuadrícula permite modificar el formato de la rejilla
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
82
Uso de Project
3.6.9 Filtros y ordenar tareas en Proyect
Un filtro permite mostrar los datos que más nos importan en un momento dado mientras
oculta el resto. Para cambiar la presentación del proyecto mostrando sólo ciertas tareas
usamos los filtros (Camusso, 2012).
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
83
Uso de Project
Aplicar un filtro a una vista de hoja
Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa,
puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte
sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.
1
En el menú vista, señale Filtro para y después haga clic en el filtro que desee
aplicar.
Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submenú Filtro para o un filtro para
resaltar, haga clic en Más filtros.
2
Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para
resaltar.
3
Aceptar.
Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
84
Uso de Project
Sugerencia Para desactivar un filtro, señale Filtro para en el menú Proyecto y haga clic
en Todas las tareas o en Todos los recursos22.
Filtro calculado
Filtro que compara los valores de dos campos de una tarea o un recurso. Por ejemplo,
el filtro Costo mayor que el presupuestado compara los costos previstos con los costos
programados actualmente y muestra o resalta sólo las tareas cuyos costos sean
superiores a los costos previstos.
Filtro interactivo
Filtro que muestra un cuadro de diálogo para especificar los criterios del filtro cada vez
que éste se aplica. Por ejemplo, el filtro Que utilizan el recurso muestra un cuadro de
diálogo en el que se escribe el nombre de un recurso. A continuación, Microsoft Project
muestra todas las tareas que estén utilizando ese recurso.
Crear un filtro que solicite valores de criterio cada vez que se aplique
Los filtros interactivos permiten especificar diferentes criterios cada vez que se aplica el
filtro.
1
En el menú Proyecto, señale Filtro para y haga clic en Más filtros.
2
Haga clic en Nuevo.
3
En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo filtro.
4
En Nombre de campo, haga clic en el nombre de campo.
5
En el campo Criterio, haga clic en un criterio.
6
En el campo Valores, escriba un mensaje entre comillas seguido de un signo de
interrogación de cierre (?). Por ejemplo, escriba "Escribir fecha": ? Para crear un filtro
interactivo que solicite una fecha para realizar la evaluación de criterios.
7
Para crear un filtro interactivo que solicite un intervalo de datos, como un
intervalo de fechas, haga clic en Está comprendido en o en No está comprendido en el
campo Criterio.
22
http://www.mailxmail.com/curso-manual-project/filtros
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
85
Uso de Project
8
En el campo Valores, escriba mensajes entre comillas seguidos de signos
de interrogación de cierre. Por ejemplo, escriba "De?","A"? Para crear un filtro
interactivo que solicite un intervalo de fechas para la evaluación de criterios.
Con Project, puede filtrar la vista para ver solo las tareas, los hitos y otra información
crítica que es la más importante. Si no puede encontrar un filtro que funcione para
usted, pruebe a diseñar el suyo propio.
1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la flecha que se encuentra junto
a Filtro y luego haga clic en Más filtros.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
86
Uso de Project
2. Haga clic en tarea o recurso (dependiendo del tipo de filtro que desea crear) y, a
continuación, haga clic en nuevo.
3. Escriba un nombre para el nuevo filtro. Seleccione Mostrar en el menú si desea incluir
este filtro en la lista del grupo Datos.
4. En la columna Y/o, elija Y para mostrar los resultados que cumplen más de uno de los
criterios del filtro. Elija O para mostrar filas que cumplan uno o el otro.
5. En la columna Nombre de campo, elija el campo que desea filtrar.
6. En la columna Prueba, decida cómo desea que coincida lo que eligió en la
columna Nombre de campocon la columna Valor(es) del siguiente paso.
7. En la columna Valor(es), elija el valor que desee o escriba uno nuevo.
Si decide No es igual o es igual a en la columna prueba , puede escribir un carácter
comodín en la columna de valores (en lugar de elegir una opción de la lista). Por
ejemplo, escriba un signo de interrogación (?) encontrará caracteres únicos. Escribir un
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
87
Uso de Project
asterisco (*) encuentra cualquier número de caracteres. Si usa caracteres comodín,
asegúrese de que la elección de la columna Nombre de campocontiene texto (por
ejemplo, nombre), en lugar de números (como duración).
8. Para agregar otra fila a su filtro (y elegir otro nombre de campo para filtrar), haga clic
en Insertar fila. Puede agrupar filas agregando una fila en blanco. Agregue Y u O en la
fila en blanco para filtrar un grupo contra otro.
9. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar.
Sugerencia: Para quitar rápidamente todos los filtros, use la tecla F3. Tenga en cuenta
que los filtros de tareas solo funcionan con vistas de tareas y, a continuación, filtros de
recursos solo funcionan con vistas de recursos.
Por lo general, cuando administre las tareas preferirá visualizarlas en orden
cronológico. Sin embargo, según vaya creciendo el proyecto, quizás encuentre
útil ver una lista alfabética para asegurarse de que el plan incluye todos los pasos
necesarios23.
1. Vaya al diagrama de Gantt.
2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del encabezado de columna Nombre de
tarea.
3. Haga clic en Ordenar de A a Z.
Ese es un modo rápido (aunque no el más impecable) de ordenar cualquier columna,
no solo Nombre de tarea.
Deshaga la operación. Project ofrece distintas opciones para restaurar el criterio de
ordenación (esquema) original:

Presione Ctrl+Z para deshacer la última acción y mantenga presionadas ambas teclas
para deshacer una serie de acciones.
23
https://support.office.com/es-es/article/Ordenar-tareas-recursos-o-fechas-fe5e7515-0cb3-4427-9be2ae76aec8ec63
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
88
Uso de Project

Agregar la columna y, a continuación, ordénela numéricamente.
Project predeterminar distintas formas de ordenar acorde a la vista en la que esté, así
por ejemplo para la vista de uso de recursos, hoja de taras y hoja de recursos serán
De igual manera puede agrupar datos
La agrupación le permite organizar la información relativa a tareas o
recursos de acuerdo con los criterios que se elijan. Las agrupaciones pueden
cambiar significativamente la forma en que se presentan los datos de las tareas y
recursos (UCL, 2015).
El ordenar datos es la forma más sencilla para reorganizar los datos de la
tarea o recursos en Project. Pueden ordenarse las tareas y recursos según
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
89
Uso de Project
criterios predefinidos, o bien puede crearse un criterio de ordenamiento
propio con un máximo de tres niveles (UCL, 2015).
3.6.10 Estructura de descomposición del trabajo (EDT )
El campo EDT contiene códigos descomposición del trabajo (EDT) de la estructura, que
son códigos alfanuméricos que se puede usar para representar la posición de la tarea
asociada en la estructura jerárquica del proyecto. Los códigos EDT son similares a los
números de esquema, excepto en que puede modificar los códigos EDT o aplicar un
formato EDT específico o máscara. Los códigos EDT también son únicos; sólo puede
tener un código EDT por tarea24.
Puede crear una máscara personalizada que utilizará Microsoft Project para asignar los
códigos EDT correspondientes a las tareas dependiendo de su lugar en la jerarquía del
esquema del proyecto (Camusso, 2012).
Existen diversas categorías de campos EDT.
Tipo de datos
Texto
EDT (campo de tareas)
Tipo de entrada
Calculado o especificado
Cómo se calcula El código EDT predeterminado es el número de esquema de la
tarea. Puede escribir o definir un formato para su propio código EDT personalizado. Si
escribe un código EDT, puede modificarlo en cualquier momento. Si desactiva un
código EDT, el valor del campo devuelve el número de esquema. Si define un formato
de código EDT, o máscara, Microsoft Office Project completa el campo EDT con un
valor que corresponde al nivel de esquema de la tarea y la máscara de código EDT.
Solo puede escribir un código EDT que coincida con la máscara de código EDT
definida.
Recomendaciones Utilizar el campo EDT es más útil si su organización utiliza un
sistema de códigos EDT para la administración de proyectos. Agregue el campo EDT a
una vista de tareas cuando desee mostrar, escribir o cambiar los códigos EDT de
tareas.
Ejemplo Ha configurado su proyecto con la máscara de código EDT que utiliza su
departamento, y realmente desea ver e imprimir informes que hacen referencia a los
códigos EDT con todas las tareas. Agregue el campo EDT a la vista Hoja de tareas.
24
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/EDT-campos-1723c8d6-c103-4390-b250070c7c927dd2
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
90
Uso de Project
Notas Para configurar la máscara de código EDT, en el menú proyecto, elija EDT y,
a continuación, haga clic en Definir código. Use el cuadro de diálogo Definición de
código EDT para configurar la máscara de código para diferentes niveles y para
escribir cualquier prefijo aplicable al código EDT.
EDT (campo de asignación)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Microsoft Office Project asigna el código EDT de la asignación
según el código EDT de la tarea asociada. El código EDT predeterminado es el número
de esquema de la tarea.
Recomendaciones Agregue el campo de asignación EDT a la vista Uso de tareas o
uso de recursos cuando desee mostrar el código EDT asociado a una asignación de
tarea. Esto también permite identificar las tareas por número.
Ejemplo Informar sobre el progreso de las asignaciones, prefiere utilizar códigos EDT
en lugar de nombres de tareas. Agregue el campo EDT a la vista Uso de recursos.
3.6.10.1 Crear códigos EDT personalizados
1. Haga clic en Ver y, a continuación, seleccione una vista de hoja como Hoja de tareas u
Hoja de recursos.
2. Haga clic en Proyecto. En el grupo Propiedades, haga clic en EDT y, a continuación,
en Definir código25.
3. Puede crear un código específico para el proyecto en el cuadro Prefijo del código del
proyecto. Puede utilizar números, letras mayúsculas y minúsculas y símbolos.
25
https://support.office.com/es-es/article/Crear-c%C3%B3digos-EDT-bb6a61aa-debd-4e38-8c048e2c1ae3cbda
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
91
Uso de Project
1. Para establecer el código de las tareas de primer nivel, en la primera fila de la
columna Secuencia, seleccione un tipo de carácter de la lista desplegable. Puede
elegir números, letras mayúsculas o minúsculas o una mezcla de números, letras y
otros símbolos.
2. En la columna Longitud, establezca el número de caracteres para cada nivel de la
cadena de código. Haga clic en Cualquiera para permitir cualquier número de
caracteres en ese nivel.
3. En la columna Separador, seleccione un carácter para separar el código de un nivel y
el código del siguiente nivel.
El separador predeterminado es el punto. Puede optar por seleccionar otros, o bien por
no seleccionar ningún carácter separador.
Nota: El carácter separador no puede utilizarse también como parte de un código.
4. Establezca una cadena de código para cada nivel de tareas con sangría dentro de su
esquema.
Si desea especificar códigos individuales para cada nivel, haga clic junto a cada file y
rellene las columnas Secuencia, Longitud y Separador.
5. Si no desea que Project asigne automáticamente un código EDT cada vez que usted
introduzca una nueva tarea, desactive la casilla Generar código EDT para la nueva
tarea.
6. Si desea permitir que se utilice el mismo código EDT para varias tareas, desactive la
casilla Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.
3.6.10.2 Cambiar la numeración de códigos EDT
Si mueve o elimina tareas, Project no cambiará automáticamente la numeración de los
códigos EDT por si usted los está utilizando en documentos u otros sistemas no
vinculados a su archivo de Project. Esto significa que los códigos de las tareas
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
92
Uso de Project
restantes probablemente serán incorrectos. Aquí le explicamos cómo cambiar la
numeración de los códigos EDT para todas las tareas o para las tareas seleccionadas:
1. Haga clic en Ver y, a continuación, seleccione una hoja de vista (como Hoja de tareas)
que contenga las tareas de las cuales desee cambiar la numeración.
2. Seleccione las tareas cuya numeración desee cambiar. No se cambiará la numeración
de la primera tarea que seleccione.
Para cambiar la numeración de los códigos EDT de todas las tareas, no seleccione
ninguna tarea.
3. Haga clic en Proyecto. En el grupo Propiedades, haga clic en EDT y, a continuación,
en Rehacer numeración.
4. Haga clic en tareas seleccionadas para volver a numerar los códigos para el tareas
seleccionadas.
Haga clic en Proyecto completo para cambiar la numeración de los códigos de todas
las tareas del proyecto.
3.6.10.3 Utilizar números de esquema básicos
Si no necesita la estructura detallada que facilitan los códigos EDT, puede utilizar un
esquema básico.
Project crea automáticamente un número de esquema para cada tarea a partir del lugar
de la estructura de la lista de tareas donde aparece la tarea en cuestión. Por ejemplo, la
primera tarea de la lista de tareas llevará el número 1. Si esa tarea tiene tres subtareas,
las subtareas se numerarán 1.1, 1.2 y 1.3.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
93
Uso de Project
Números de esquema consisten únicamente en números y no puede modificarlos.
Cambian automáticamente cuando se mueve una tarea hacia arriba o hacia abajo en la
lista de tareas y cuando sangría o anular la sangría a las tareas.
Para mostrar los números de esquema, agregue el campo Número de esquema a una
vista de tabla u hoja. También puede agregar los números de esquema directamente a
los nombres de las tareas:
1. Vaya a Diagrama de Gantt u Hoja de tareas.
2. Haga clic en Formato y luego, en el grupo Mostrar u ocultar, marque Número de
esquema.
3.6.10.4 Mostrar nombres de tareas junto a las barras del diagrama de Gantt
Al mostrar los nombres de las tareas junto a las barras correspondientes del diagrama
de Gantt, el conjunto puede resultar más atractivo y fácil de leer, sobre todo si quiere
que se vea solo la barra lateral del diagrama en una reunión o un informe26.
Pero no tiene por qué conformarse con eso. Puede agregar prácticamente cualquier
información sobre el proyecto junto a las barras de Gantt, como por ejemplo nombres
de personas, costos o duraciones de tareas. Y puede agregar texto donde desee, ya
sea arriba, abajo o incluso dentro de las barras.
En este ejemplo, pueden verse los pasos necesarios para agregar nombres de tareas a
la derecha de las barras de Gantt.
1. En la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Formato > Estilos de barra.
26
Tomado de sitio de soporte oficial de Project dispuesto en https://support.office.com/eses/article/Mostrar-nombres-de-tareas-junto-a-las-barras-del-diagrama-de-Gantt-46cf45ad-cfd9-44279aa0-b4586e22ead8
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
94
Uso de Project
Sugerencia: Si tiene prisa, haga clic con el botón secundario dentro de la parte de
gráfico de la vista de diagrama de Gantt y luego haga clic en Estilos de barra.
2. En el cuadro de diálogo Estilos de barra, haga clic en la pestaña Texto.
3. En la fila con la etiqueta Derecha, haga clic en el campo “Nombre”.
Sugerencia de administración de proyectos Para mejorar la claridad y el atractivo
visual de las barras de Gantt y no acumular demasiado contenido, agregue nombres de
tareas solo a las tareas de resumen.
Ahora que ha empezado a dejar volar su creatividad, le explicamos otras cosas que
puede hacer para mejorar el aspecto de las barras de Gantt.
Para
Cómo probarlo
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
95
Uso de Project
Para
Cómo probarlo
Agregar texto a
barras concretas
Haga doble clic en una sola barra. En del cuadro, haga clic en la
pestaña Texto de la barra y luego elija el tipo de texto que
desee ver cerca de las barras de Gantt.
Asegúrese de hacer doble clic en las barras y no en el espacio
que las rodea. De lo contrario, no aparecerá el cuadro de
diálogo.
Agregar texto
personalizado a las
barras
Para agregar texto exclusivo que no sea un campo de proyecto,
escriba un campo de texto personalizado, como Texto1, Texto2 o
Texto3.
3.6.11 Configurar los días y horas de trabajo generales de un proyecto
Al crear un proyecto, se usa el calendario base predeterminado para programar trabajo.
Puede ser una semana laboral típica de lunes a viernes de 8:00 a 17:00, o bien puede
ser otro horario que se adapte mejor al trabajo de su organización.
Si el proyecto tiene períodos laborables que están fuera del horario predeterminado,
puede:
3.6.11.1 Ajustar los períodos laborables de un proyecto para adaptarlos a sus
necesidades
Si la programación laboral normal del proyecto no se corresponde con ninguno de
los calendarios base disponibles, puede cambiar los días y horas laborables del
proyecto para programar el trabajo correctamente27.
Sugerencia: ¿Usan otros proyectos una programación similar? Para que sus
compañeros de trabajo puedan ahorrar algo de tiempo, cree la programación del
proyecto como un nuevo calendario base.
1. Haga clic en Proyecto > Propiedades > Cambiar calendario laboral.
27
Tomado del sitio Web de soporte oficial para Project dispuesto en https://support.office.com/eses/article/configurar-los-d%C3%ADas-y-horas-de-trabajo-generales-de-un-proyecto-c4587751-2b88449d-87e5-d3312d16771d
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
96
Uso de Project
2. Cuando tenga seleccionado el calendario marcado como (calendario del proyecto) en
la lista Para calendario, haga clic en la pestaña Semanas laborales y, después, haga
clic en Detalles.
Nota: ¿Qué ocurre con los días festivos? Use la pestaña Excepciones para agregar
días festivos a la programación. Obtenga más información.
3. Seleccione los días en los que quiera cambiar los períodos laborables y, después, elija
si quiere que sea período laborable o no laborable.
4. Si elige Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos, use la
columna De y Hasta para establecer los períodos laborables de los días seleccionados.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
97
Uso de Project
5. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral y,
después, vuelva a hacer clic en Aceptar.
Sugerencia: ¿Necesita realizar un cambio en los días u horas laborables en mitad
de un proyecto? Antes de hacer clic en Detalles, asigne un nombre a cada período de
tiempo en la pestaña Semanas laborales y agregue las fechas de inicio y finalización.
Seleccione el primer período de tiempo donde quiera establecer los detalles y,
después,
repita
el
proceso
para
el
siguiente
período
de
tiempo.
3.6.11.2 Usar un calendario base distinto para la programación de proyectos
Si ya existe otro calendario base asignado a cómo quiere que se programe el trabajo en
el proyecto, puede cambiar esto fácilmente en el cuadro de diálogo Información del
proyecto. En Project se incluyen varios calendarios bases de forma predeterminada y,
además, es posible que la organización tenga otros calendarios base agregados por un
administrador para capturar otras programaciones comunes.
1. Haga clic en Proyecto > Propiedades > Información del proyecto.
2. En la lista de calendarios, elija el calendario que quiere usar para programar trabajo y,
después, haga clic en Aceptar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
98
Uso de Project
Las tareas y los recursos pueden usar sus propios calendarios, además de este
calendario del proyecto. Obtenga más información.
¿Qué más se puede hacer con los calendarios?
Project le permite ajustar la programación con varios calendarios. Si comprende cómo
funcionan entre sí, le resultará más fácil planear cómo afectarán a las fechas del
proyecto. Aquí encontrará algunos artículos que le pueden resultar útiles para obtener
una perspectiva más precisa de los días laborables y no laborables de la organización.
RECURSOS
Agregar tiempo de vacaciones de un recurso
Cambiar la disponibilidad de recursos sin usar un calendario
3.6.12 Indicadores
El campo indicadores muestra los símbolos que proporcionan un aviso acerca de
diferentes aspectos de cada tarea o recurso28,29.Es importante recordar que los
indicadores solo muestran un estado, no lo controlan. De hecho, no puede cambiar los
indicadores directamente en la columna Indicadores. Si no está conforme con un
indicador, averigüe la causa subyacente al mismo. Por ejemplo, si el indicador de
completado Indicador Tarea completada aparece junto a una tarea y usted no sabe si
efectivamente está completada, compruebe si la ha marcado de forma involuntaria
como totalmente completada.
Si prefiere no ver ningún indicador, puede ocultar la columna: haga clic con el botón
secundario en el encabezado de columna y haga clic en Ocultar columna.
28
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/Campo-Indicadores-414e1168-ee9d-414c-b1fc7520629a2739
29 https://support.office.com/es-es/article/Agregar-indicadores-09ee6a60-e171-431a-8e1d-58adc2a317cf
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
99
Uso de Project
Varios
2016 2013 2010 2007 Descripción
Encabezado de columna de indicadores.
La tarea, recurso, contratación o asignación tiene una nota
adjunta.
La tarea, recurso o asignación tiene un hipervínculo
asociado.
Tareas
2016 2013 2010 2007 Descripción
La tarea es una tarea repetitiva.
La tarea está completada.
La tarea es un proyecto insertado.
La tarea es un proyecto insertado que es de solo lectura.
La tarea tiene un calendario aplicado.
La tarea tiene calendarios de recursos y de tareas sin
intersección.
La tarea finaliza en una fecha posterior a la fecha límite.
Restricciones
2016 2013 2010 2007 Descripción
La tarea tiene una delimitación inflexible, como las
siguientes:


Debe finalizar el
Debe comenzar el
La tarea tiene una delimitación moderadamente flexible,
como las siguientes:



No finalizar antes del
No finalizar después del
No comenzar antes del
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
100
Uso de Project
2016 2013 2010 2007 Descripción

No comenzar después del
La tarea no se ha programado o completado dentro del
intervalo de tiempo de la restricción.
Entregas y dependencias
2016 2013 2010 2007 Descripción
La tarea tiene una entrega asociada que depende de otro
proyecto para su finalización.
La tarea tiene una dependencia externa a una tarea en otro
proyecto.
Recursos
2016 2013 2010 2007 Descripción
Recurso estará sobreasignado y necesita redistribución.
N/D
N/D
Recurso local en el proyecto y requiere la aprobación de
las asignaciones.
El recurso es genérico.
N/D
N/D
N/D
No hay ningún compromiso cubierta por la asignación de
recursos.
N/D
N/D
N/D
Una contratación creada, pero aún no se ha enviado o aún
no se ha aceptado.
N/D
N/D
N/D
Un nuevo recurso se ha agregado a su proyecto debido a
un compromiso.
N/D
N/D
N/D
El compromiso se ha editado y necesita volver a enviar
para su aprobación.
Contorno
2016 2013 2010 2007 Descripción
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno
creciente.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de
campana.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de
dos picos.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de
pico inicial.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
101
Uso de Project
2016 2013 2010 2007 Descripción
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno
editado.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno
decreciente.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de
pico final.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de
tortuga.
3.6.12.1 Crear indicadores personalizados
Si agrega campos personalizados a un proyecto, puede elegir los indicadores para los
distintos valores de esos campos. Por ejemplo, puede crear un campo de progreso con
mensajes diferentes para las tareas que están en seguimiento, las que llevan retraso
respecto a lo programado y las que están bloqueadas:
Para crear un campo personalizado:
1. Haga clic en Proyecto > Campos personalizados.
2. Seleccione un campo de texto que no esté en uso y haga clic en Cambiar nombre.
3. Escriba Progreso (o el nombre que desee) y haga clic en Aceptar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
102
Uso de Project
4. En Atributos personalizados, haga clic en Búsqueda.
5. Agregue los valores que desee a la tabla. Continuando con nuestro ejemplo, escriba En
seguimiento, Con retraso y Bloqueado.
6. Active la casilla Usar un valor de la tabla como entrada predeterminada para el
campo.
7. Haga clic en el primer valor (En seguimiento), en Predeterminado y en Cerrar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
103
Uso de Project
Para elegir los indicadores:
1. En el cuadro de diálogo anterior Campos personalizados, vaya a Valores para
mostrar y haga clic en Indicadores gráficos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
104
Uso de Project
2. En la columna Prueba para ‘Progreso’, seleccione es igual a.
3. En la columna Valores, agregue el nombre del valor que ha establecido anteriormente
(En seguimiento, Con retraso y Bloqueado).
4. En la columna Imagen, agregue una imagen para cada valor. Esta imagen será el
indicador que va a aparecer en el plan del proyecto. (Si los iconos gestuales de la
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
105
Uso de Project
imagen siguiente no son de su agrado, no se preocupe. Tiene otras muchas opciones).
5. Para volver al diagrama de Gantt, haga clic dos veces en Aceptar.
Para agregar campos personalizados al diagrama de Gantt:
1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna situado a la
derecha del lugar donde desea ubicar la columna personalizada Estilo personalizado.
2. Haga clic en Insertar columna y seleccione de la lista.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
106
Uso de Project
3. Seleccione un estado de progreso para cada tarea.
Vinculado a lo anterior podemos crear estilos personalizados para por ejemplo marcar
actividades que hayan completado un porcentaje de línea base personalizada.
Así por ejemplo para crear un campo que aplique a una línea con 30 % de avances de
línea base sería
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
107
Uso de Project
Modifique un campo no utilizado y cambie el nombre:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
108
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
109
Uso de Project
Seleccione aceptar y seleccione la opción usar fórmula,
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
110
Uso de Project
3.7 Programación del proyecto
La programación se basa en la contemplación del proyecto en términos de fases
secuenciales. Permite asegurarse de que se han tomado todas las decisiones y se han
proporcionado todos los recursos necesarios para que todas las fases se lleven a cabo
eficientemente. Igualmente, proporciona el marco adecuado para que la dirección
pueda revisar en detalle la marcha del proyecto y si fuera preciso redireccionarlo o
revisarlo (l Bretones, Del Castillo, Gabriel, & Moreno, 2012).
Como refiere (Camusso, 2012) antes de empezar a definir las tareas en Project se ha
de realizar tres actividades relevante:
• Introducir información del proyecto.
• Elegir los horarios de trabajo.
• Establecer las propiedades del archivo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
111
Uso de Project
3.7.1 Agregar Tareas
Crear la programación de un proyecto puede llevar tiempo. Le resultará más sencillo si
clasifica los pasos necesarios en las cuatro categorías siguientes:
1.
2.
3.
4.
Agregar tareas
Organizarlas
Agregar personas
Comunicarse con el equipo30
Los pasos a seguir para declararlas tareas son los siguientes:
1) Introducir los nombres de las tareas.
2) Organizar las tareas asignándoles jerarquías.
3) Añadir las duraciones.
4) Vincular las tareas (Camusso, 2012).
Puede almacenar información acerca de las tareas de Microsoft Project escribiendo
notas, adjuntando archivos o creando hipervínculos a información relacionada en el
archivo del proyecto o en otras ubicaciones.
30 Tomado de sitios de referencia https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADa-b%C3%A1sica-para-la-administraci%C3%B3n-de-proyectos-
ad8c7625-fa14-4e36-9a83-c6af33097662 https://support.office.com/es-es/article/Tareas-b%C3%A1sicas-en-Project-8fdbf020-a9e1-45e4-bf1523a8d2b6797d#bkmk_outlinetasks
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
112
Uso de Project
Para agregar las tareas veamos el siguiente ejemplo.
Nombre de tarea
Duración
Reclutar personal
2 días
Desarrollar programa de mercado 3 días
Seleccionar canales de Distribución 4 días
Terminar patente
2 días
Hacer una producción piloto
4 días
Realizar pruebas de mercado
4 días
Contratar publicidad
4 días
Preparar todo para la publicidad
7 días
Informe Final
2 días
La duración es el tiempo estimado necesario para completar la tarea. El tiempo que
tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad de los recursos disponibles así
como de la cantidad de los mismos. El número ingresado en la duración, indicará la
cantidad de unidades, seguido de la abreviatura de la unidad a emplear que pueden
ser:
• Minutos: m.
• Horas: h.
• Días: d.
• Semanas: s.
• Meses: ms.
Duración aproximada: si no está seguro del tiempo que va a llevaruna cierta labor.
Duración transcurrida: duración que se sale del horario de trabajo pero que no puede
ser interrumpida (Camusso, 2012).
Si tiene actividades en Excel u otra aplicación de office copie y pega las actividades..
Recuerda que usted ya definió que el inicio es el 3 de enero 2017. Note que la
actividades iniciaran en la vista de diagrama de Gantt acorde al inicio
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
113
Uso de Project
La duración de las tareas se puede establecer en minutos, horas, días o
semanas.
La duración de las tareas queda marcada o establecida aplicando alguno de estos
factores:
● La Historia. Consiste en establecer una consultoría sobre similares proyectos
realizados con anterioridad y recoger datos históricos. Como se hicieron, cuanto
duraron sus tareas, es decir la experiencia.
● La Participación. Consiste en contar con personas que tengan experiencia en
proyectos idénticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias.
● La Intuición. Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares
características.
● La Indeterminación. Hacer una estimación, a veces no basada en nada concreto. (a
voleo, por impulsos) (MS Project, ADR Infor SL, 2016)..
Para este caso deshabilite la vista de escala de tiempo. Para ello solamente ingrese al
menú vista y desactive la misma.
Para una mejor administración del proyecto resulta conveniente organizar las tareas
según un esquema. Al organizar las tareas en un esquema, se crean:
• Tareas resumen.
• Sub Tareas.
Es conveniente finalizar cada grupo de tareas con un hito (Camusso, 2012).
Las herramientas de organización aparecen en la pestaña de tareas.
3.7.1.1 Algunas recomendaciones en la creación de tareas
a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee. Deben
desglosarse de forma más detallada en las áreas que presenten mayor riesgo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
114
Uso de Project
b) Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas estén claramente
definidos.
c) Definir las tareas que son cortas en comparación con la duración total del proyecto.
Las tareas más cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más fácilmente.
d) Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formación (PMI, 2013, pág.
15)
Después de establecer el ámbito y los objetivos, y configurar la lista de tareas en el plan
del proyecto, puede planear los recursos. Para identificar los tipos y cantidades de
recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto es necesario:
• Revisar el ámbito del proyecto y la lista de tareas.
• Obtener información histórica sobre duraciones y recursos.
• Considerar cómo afecta a las duraciones la cantidad de recursos.
• Considerar cómo afectan a las duraciones la capacidad y la calidad.
• Revisar y perfeccionar las estimaciones de duración.
• Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios.
• Confiar a un experto la revisión de los requisitos de los recursos.
• Sobrepesar la experiencia de los gerentes de proyectos así como de actores claves
del proceso (Camusso, 2012).
3.7.1.2 Notas aclaratorias asignar tareas
Para crear rápidamente una tarea, vaya al diagrama de Gantt31, seleccione un campo
Nombre de tarea vacío de la parte inferior de la lista de tareas y, finalmente, presione
Entrar
Cuando se desee programar una tarea a lo largo de un período de tiempo continuo,
independientemente de las horas laborables, se puede utilizar también la duración
transcurrida.
Otra forma de realizarlo es
1. En la Barra de vistas , haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo "Nombre de tarea", escriba el nombre de la tarea.
3. Haga clic en el botón de entrada o presione la tecla ENTRAR.
4. Repita los pasos 1 y 2 para cada una de las tareas restantes.
5. Seleccione la primera tarea.
6. Haga clic en el botón "Ir a tarea seleccionada" de la barra de herramientas Estándar.
7. Seleccione el campo "Duración" de una tarea.
8. Escriba un número para la duración de la tarea, seguido por la abreviatura de la
unidad de duración: m = minutos; h = horas; d = días; s = semanas; mt = minuto
transcurrido; ht = hora transcurrida; dt = día transcurrido; st = semana transcurrida;
9. Haga clic en el botón de entrada o presione la tecla ENTRAR.
31 Respecto a Gantt Puede ver http://face.unt.edu.ar/web/iadmin/wp-content/uploads/sites/2/2014/12/Aplicaci%C3%B3n-pr%C3%A1ctica-Diagrama-de-Gantt-para-Jornada-IAHandl.pdf
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
115
Uso de Project
10. Repita los pasos 2 y 3 para cada una de las tareas restantes (PCManagement ,
2011, pág. 16).
Para Eliminar una tarea:
1. Seleccione la fila de tareas correspondiente a la tarea que desee eliminar.
2. En el menú Edición, elija Eliminar una tarea.
Para Mover una tarea
1. Seleccione la fila de tareas correspondiente a la tarea que desee mover.
2. Haga clic en el botón "Cortar" de la barra de herramientas Estándar. O bien, elija
Cortar
(Tarea) en el menú Edición.
3. Seleccione la fila en la que desee insertar las filas cortadas.
4. Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de herramientas Estándar. O bien, elija
Pegar en el menú Edición.
Para Insertar una tarea
1. Seleccione la fila de tareas en la que desee insertar una nueva tarea.
2. En el menú Insertar, elija Insertar tarea.
En Project, una tarea con sangría se convierte en las subtareas de la tarea anterior, que
se convierte en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se compone de subtareas
y muestra la información combinada.
Insertar tareas periódicas o repetitivas
Una tarea que se realiza de manera repetitiva o periódica durante el transcurso de un
proyecto. Por ejemplo, es posible definir reuniones
semanales como tarea repetitiva. Microsoft Project
facilita la introducción y el cambio de tareas
repetitivas. Puede establecer que una tarea
suceda diaria, semanal, mensual o anualmente.
Asimismo, puede especificar la duración de la
aparición, cuándo sucederá y cuántas veces se
repetirá esa tarea (un período de tiempo o un
número determinado de apariciones).
Las tareas repetitivas son actividades que se
desarrollan a intervalos regulares.
Al insertar una tarea repetitiva en un proyecto:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
116
Uso de Project
• Microsoft Project crea una tarea de resumen que incluye todas las veces que se
produce la tarea repetitiva y agrega el número especificado de veces al proyecto.
• Cada caso de la tarea repetitiva se marca. Microsoft Project muestra los símbolos de
tarea marcada en lugar de la barra de la tarea de resumen. Los símbolos utilizados para
las tareas marcadas se especifican utilizando el comando Estilos de barra del menú
Formato.
• La tarea repetitiva debe ser nueva. No podrá cambiar una tarea existente a tarea
repetitiva.
• Podrá programar una tarea para que se repita diaria, semanal, mensual o anualmente.
Por ejemplo, cada lunes y viernes en semanas alternativas, una vez cada cuatro meses,
una vez al año, etc. No es posible programar una tarea para que se repita en un mismo
día, por ejemplo, por la mañana y por la tarde de un mismo día.
• Para ver o cambiar la configuración de una tarea repetitiva existente, seleccione la
tarea repetitiva de resumen y, a continuación, elija el comando Información de tarea
repetitiva en el menú Insertar.
Si tiene una tarea que se repite cada par de días o cada mes, en realidad toda
programación que sea regular , Project puede ayudarlo a crearla como tarea repetitiva,
para que solo tenga que configurarla una sola vez.
Nota: Si tiene una tarea repetitiva que no se ejecuta de forma regular, deberá crear
una tarea diferente para cada caso.
Los pasos a seguir son:
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
2. Seleccione la fila que está debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.
3. Haga clic en la pestaña Tarea, luego en la parte inferior del botón Tarea y por último en
Tarea repetitiva.
4. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea repetitiva.
5. En el cuadro Duración, agregue la duración de la ejecución de cada tarea.
6. En la sección Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente
o Anualmente.
Puede precisar cuántas veces se repetirá la tarea en el área situada a la derecha de
estas opciones. Por ejemplo, puede crear una tarea que se repita todos los martes y
jueves, o una tarea que se repita cada tres semanas.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
117
Uso de Project
7. En el cuadro Iniciar, escriba una fecha de inicio y después decida cuándo finalizará la
tarea repetitiva:
o Seleccione Finalizar después de y luego escriba la cantidad de repeticiones de la
tarea.
o Seleccione Finalizar el y luego escriba la fecha en la que desea que finalice la tarea
repetitiva.
8. Elija un elemento de la lista Calendario, pero solo si desea que la tarea repetitiva tenga
un calendario diferente del calendario del resto del proyecto.
Por ejemplo, la tarea repetitiva puede llevarse a cabo en el turno de noche, mientras el
resto del proyecto se realizará en horario comercial.
9. Active La programación omite los calendarios de recursos si desea que Project
programe la tarea repetitiva incluso aunque no se ejecute cuando haya recursos
disponibles para trabajar en ella.
10.
Avisos periódicos (Más sobre las tareas repetitivas)
Si necesita un aviso periódico regular en lugar de una tarea repetitiva completa,
establezca la duración de la tarea repetitiva en cero. Es decir, convierta la tarea
repetitiva en un hito.
Personalice los indicadores
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
118
Uso de Project
Luego inserte la columna con el indicador que ha colocado
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
119
Uso de Project
3.7.2 Crear tareas resumen
Para crear una tarea de resumen o de una de las subtareas, aplicar sangría a una
tarea debajo de otro. En la vista diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea
convertir en una de las subtareas, haga clic en tarea > sangría.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
120
Uso de Project
Sugerencia: Haga clic en Anular sangría
tarea anterior.
para volver a mover la tarea al nivel de la
Al organizar las tareas de un proyecto, debe planear el esquema para el proyecto en
una de estas dos maneras; el método descendente o ascendente. Con el método de
arriba a abajo, identifique las fases principales en primer lugar y, a continuación, se
detallan las fases en tareas individuales. El método de arriba a abajo le ofrece una
versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.
Con el método de abajo a arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a
continuación, se agrupan en fases.
Nota: No olvide Vincular tareas cuando termine de organizarlos. Tareas de resumen y
subtareas crean estructura, pero no crear dependencias entre tareas.





Puede incluir el proyecto como una tarea de resumen. Más información.
Al mover o eliminar una tarea de resumen, Project mueve o elimina todas las
subtareas correspondientes. Antes de eliminar una tarea de resumen, anule la
sangría de las subtareas que desee conservar.
Puede cambiar la duración de una tarea de resumen sin cambiar todas las
subtareas. Eso sí, proceda con cuidado: cambiar la duración de la tarea de
resumen no significa cambiar necesariamente la duración de las subtareas.
No asigne recursos a las tareas de resumen, sino a las subtareas. De lo
contrario, no podrá resolver las sobreasignaciones.
Tareas de resumen no agregan siempre hacia arriba. Algunos valores de la tarea
de resumen (costo y el trabajo) son los totales de los valores de las subtareas,
otras personas (duración y línea base) no.
3.7.3 Organizar las tareas
Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el orden adecuado para
administrarlas. Para este ejemplo retome y define la fecha de comienzo para el 3 de
enero 2017.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
121
Uso de Project
Nombre de
Duración Comienzo
tarea
Reclutar
3 Enero
2 días
personal
2017
Desarrollar
programa
lun
3 días
de
19/9/16
mercado
Seleccionar
canales de 4 días
Distribución
Terminar
patente
Hacer una
producción
piloto
Realizar
pruebas de
mercado
Contratar
publicidad
Preparar
todo para
la
publicidad
Informe
Final
Fin
Predecesoras
lun
19/9/16
mié
21/9/16
1CC
jue
22/9/16
mar
27/9/16
2 días
jue
22/9/16
vie
23/9/16
4 días
vie
30/9/16
mié
5/10/16
4
4 días
jue
6/10/16
mar
11/10/16
5
4 días
lun
10/10/16
jue
13/10/16
6
7 días
vie
30/9/16
lun
5CC
10/10/16
2 días
vie
14/10/16
lun
7,8
17/10/16
2
3CC
3.7.4 Establecer relaciones entre Tareas (Vincular)
La vinculación de tareas debe hacerse siempre antes que la asignación de recursos y
costes. Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la
predecesora afectarán a las fechas de la sucesora. Las tareas pueden solaparse o
retrasarse de manera de reflejar con mayor exactitud como va a funcionar su
programación. Usted puede retrasar una tarea especificando un tiempo de posposición
o solapar tareas especificando un tiempo de adelanto (Camusso, 2012).
Para crear una relación entre tareas:
1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
122
Uso de Project
2. En la tabla de Gantt, seleccione dos o más tareas que desee vincular.
3. Haga clic en el botón "Vincular tareas" de la barra de herramientas Estándar
elija vincular tareas en el menú Edición.
. O,
Para anular una relación entre tareas:
1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.
2. En el diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desee desvincular.
3. Haga clic en el botón "Desvincular tareas" de la barra de herramientas Estándar. O
elija Desvincular tareas en el menú Edición.
La tarea será reprogramada según cualquiera de las demás relaciones con otras tareas
o delimitaciones.
3.7.4.1 Agregar tiempo de adelanto o retardo a una tarea
Al agregar tiempo de adelanto a una tarea, el trabajo en dicha tarea superpone sobre
un trabajo en su predecesora. Cuando agrega un tiempo de posposición, retrasar la
hora de inicio de la tarea sucesora. Antes de empezar a agregar tiempo de adelanto o
posposición, debe crear una dependencia entre las dos tareas.
Aspecto del tiempo de adelanto en un diagrama de Gantt:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
123
Uso de Project
3.7.4.2 Agregar adelanto o posposición
1. Haga doble clic en el nombre de una tarea y, a continuación, haga clic en la
pestaña Predecesoras del cuadro Información de la tarea.
©
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
124
Uso de Project
2. En la columna Posposición, escriba el tiempo de adelanto o retardo que desee.
o
Para agregar tiempo de adelanto, escriba un número negativo o un porcentaje negativo
(por ejemplo, –50%).
Tiempo de adelanto es una superposición entre dos tareas, donde las dos tareas
compartan una dependencia (una relación entre tareas). Por ejemplo, si desea que la
segunda tarea para que comience a pesar de que la primera tarea es sólo la mitad
completar, crear una dependencia fin a comienzo entre las dos tareas y a continuación,
agregue un tiempo de adelanto del 50 por ciento para la segunda tarea.
o
Para agregar tiempo de retardo, escriba un número o un porcentaje positivo (por
ejemplo, 2d).
Tiempo de posposición crea un retraso entre dos tareas que tienen una dependencia.
Por ejemplo, si desea un día 2 demora entre el final de la primera tarea y el comienzo
de la segunda, crear una dependencia fin a comienzo entre las dos tareas y, a
continuación, agregar 2 días de tiempo de posposición antes del inicio de la segunda
tarea.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
125
Uso de Project
3.7.4.2.1 Dividir Tareas (Interrumpir el trabajo)
Si necesita interrumpir el trabajo en un tarea, puede dividir la tarea para que parte
de ella comience más tarde en la programación. Puede dividir una tarea en tantas
secciones como sea necesario32.
1. Haga clic en Vista, en el grupo Vistas de tareas y en Diagrama de Gantt.
2. Haga clic en Tarea y, en el grupo Programación, haga clic en Dividir tarea.
3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en la barra sobre la fecha donde desea que
tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que
desea que comience de nuevo el trabajo.
Para quitar una división en una tarea (es decir, para unir las partes), arrastre una
sección de la tarea hasta que toque otra sección.
3.7.4.3 Mover partes de una tarea dividida
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo Vistas de tareas, haga clic
en Diagrama de Gantt.
32
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/dividir-una-tarea-20c8581b-6266-45e3-af54cc7c3b10deca
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
126
Uso de Project
2. Para mover una parte: Desplace el puntero sobre cualquier parte de la tarea
dividida que no sea la primera.
Para moverlo todo: Desplace el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida .
3. El cursor cambia a una flecha de cuatro puntas
.
4. Arrastre la barra hacia la izquierda para comenzar antes o a la derecha para comenzar
después.
3.7.4.4 Cambiar la duración de una tarea dividida
Para cambiar la duración de la tarea dividida completa (incluidas todas sus secciones),
especifique una nueva duración en el campo Duración.
También puede ajustar la duración de cada sección de una tarea dividida.
1. Haga clic en Vista y, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Desplace el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida,
hasta que el cursor cambie a una flecha de expansión .
3. Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha
para alargar su duración.
3.7.4.5 Crear y trabajar con tareas de resumen y subtareas
En Project, una tarea con sangría se convierte en las subtareas de la tarea anterior, que
se convierte en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se compone de subtareas
y muestra la información combinada 33.
33
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/crear-y-trabajar-con-tareas-de-resumen-y-subtareasb3ff64ce-b121-42cc-905b-cb9b8ce0255f
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
127
Uso de Project
Para crear una tarea de resumen o de una de las subtareas, aplicar sangría a una
tarea debajo de otro.En la vista diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea
convertir en una de las subtareas, haga clic en tarea > sangría.
La tarea seleccionada es ahora una subtareas y la tarea anterior, que no se muestra
con sangría, ahora es una tarea de resumen.
Sugerencia: Haga clic en Anular sangría
tarea anterior.
para volver a mover la tarea al nivel de la
3.7.4.6 Mostrar u ocultar subtareas
Para mostrar u ocultar todas las subtareas de todas las tareas de resumen de Project
en la ficha Ver, haga clic en esquema en la sección de datos y, a continuación, haga
clic en Todas las subtareas para mostrar todas las subtareas o haga clic en una de las
opciones de nivel inferior para mostrar todas las subtareas hasta ese nivel.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
128
Uso de Project
Para mostrar u ocultar todas las subtareas de todas las tareas de resumen de Project,
haga clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en Todas las subtareas. Para
mostrar y ocultar todas las subtareas de una única tarea de resumen, simple, haga clic
en el botón Expandir o Contraer a la izquierda del nombre de tarea de resumen para
mostrarlas u ocultarlas respectivamente.
Sugerencia: Números de esquema pueden ser útiles para ver la organización de las
tareas de un vistazo. Obtenga información sobre cómo agregar u ocultarlas.
Sugerencias para organizar y trabajar con tareas descritas


o
o
Si las tareas no aplicar sangría o anular sangría, podría haber varios motivos por
qué. Más información.
Al organizar las tareas de un proyecto, debe planear el esquema para el proyecto en
una de estas dos maneras; el método descendente o ascendente.
Con el método de arriba a abajo, identifique las fases principales en primer lugar y, a
continuación, se detallan las fases en tareas individuales. El método de arriba a abajo le
ofrece una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.
Con el método de abajo a arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a
continuación, se agrupan en fases.
Nota: No olvide Vincular tareas cuando termine de organizarlos. Tareas de resumen y
subtareas crean estructura, pero no crear dependencias entre tareas.





Puede incluir el proyecto como una tarea de resumen. Más información.
Al mover o eliminar una tarea de resumen, Project mueve o elimina todas las subtareas
correspondientes. Antes de eliminar una tarea de resumen, anule la sangría de las
subtareas que desee conservar.
Puede cambiar la duración de una tarea de resumen sin cambiar cada subtareas. Pero
tenga cuidado: cambiar la duración de la tarea de resumen no necesariamente cambia
las duraciones de las subtareas.
No asigne recursos a las tareas de resumen, sino a las subtareas. De lo contrario, no
podrá resolver las sobreasignaciones.
Tareas de resumen no agregan siempre hacia arriba. Algunos valores de la tarea de
resumen (costo y el trabajo) son los totales de los valores de las subtareas, otras
personas (duración y línea base) no. Más información.
3.7.4.7 Ejemplo
Para comprender estos aspectos base de relaciones entre tareas así como los
resúmenes, hitos y aspectos básicos veamos este ejemplo sencillo
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
129
Uso de Project
Agreguemos 8 tarea con las duraciones indicadas
Nombre de tarea
Duración
ACTIVIDAD 1
ACTIVIDAD 2
ACTIVIDAD 3
ACTIVIDAD 4
ACTIVIDAD 5
ACTIVIDAD 6
ACTIVIDAD 7
3 sem.
4 sem.
2.5 sem.
7 sem.
8 sem.
9 sem.
4 sem.
Consideremos que las primeras cuatro pertenecen a la fase 1 y las restantes a la fase 2
y que todos ellas pertenecen a Primera Etapa del proyecto. Es decir
Primera Etapa del proyecto
FASE 1
ACTIVIDAD 1
ACTIVIDAD 2
ACTIVIDAD 3
ACTIVIDAD 4
FASE 2
ACTIVIDAD 5
ACTIVIDAD 6
ACTIVIDAD 7
3.7.4.7.1 Ingreso de actividades
3 sem.
4 sem.
2.5 sem.
7 sem.
8 sem.
9 sem.
4 sem.
Para ingresar actividades Copie y pegue las actividades en Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
130
Uso de Project
3.7.4.7.2 agregar actividades (Fases)
Agregue tareas sobre actividad 1 y sobre actividad 5 y coloque la fase
correspondientes. Para ello use clic derecho sobre filas (Insertar) o ingrese a menú
tareas y use la herramientas
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
131
Uso de Project
Se verá así
3.7.4.7.3 Agregar Hitos
Para diferenciar de mejor manera cada fase agreguemos hitos para ello inserta
después de actividad 4 y actividad 7 un hito. Los hitos se agregan desde el menú
tareas o bien inserte tarea y digite duración cero (aparecerá un rombo en diagrama de
Gantt)
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
132
Uso de Project
3.7.4.7.4 Ingresar tareas resumen
Una vez definidas las actividades podremos generar un resumen de todas las
actividades que incluyen esta etapa del proyecto propuesto. Para ello seleccione las
tareas (en este caso todas) y seleccione opción de ingresar tarea resumen.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
133
Uso de Project
3.7.4.7.5 Ajustes jerárquicos (EDT)
Usando los niveles jerárquicos en que se ha formulado estas tareas agregue sangrías
para diferenciar las fases y etapas
Deberá resultar:
Desde el menú formato podrá ir visualizando la estructura de trabajo así como las
tareas resumen que se pueden crear
3.7.4.7.6 Usando zoom del proyecto completo
Si no se aprecie adecuadamente ve el zoom del proyecto completo de modo que se
vea.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
134
Uso de Project
Dentro de opciones de zoom podrá seleccionar la que usted desee, en casos
particulares se sugiere usar el proyecto completo,
De igual manera puede usar barra inferior de zoom
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
135
Uso de Project
Ahora veamos algunas particularidades de ingreso de actividades recordando que las
relaciones más comunes son:
3.7.4.7.6.1 Usando la escala temporal
Puede definir escala temporal personalizada para el efecto visual, seleccione el área de
diagrama de Gantt y seleccione escala temporal. Ahí personalice acorde a su preferencia.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
136
Uso de Project
3.7.4.7.7 Ingresando Actividades duración fija:
La actividad 2 será de duración fija, es decir, no se tendrá más tiempo para su
desarrollo. Se debe de hacer en 4 semanas y no más. Para hacer esta configuración
ingrese a esta actividad con doble clic y indica tal aspecto.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
137
Uso de Project
Por defectos las unidades son fijas, como se indicó en los aspectos generales, se
considera que el número de personas asignadas a la tarea (unidades) se conoce y no
se desea modificar aunque cambie la duración. Si cambia el trabajo de una tarea,
cambiará la duración, pero no el número de personas. 34
3.7.4.7.8 Ingresos actividades que inician una después de la otra. Relación
comienzo a fin.
Para este ejemplo actividad 2 inicia después de finalizada la actividad 1. Para ello se
puede hacer de al menos dos maneras.
La primera es ingresar a actividad 2, doble clic y indica cual es la actividad predecesora
34
Si fuera de trabajo fijo, se considerará que el trabajo no cambia aunque se modifiquen las duraciones
o se agreguen más personas.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
138
Uso de Project
La segunda y más fácil, es ingresar directamente el número de la actividad pero desde
el número de fila en la que está esta, en este ejemplo le corresponde la fila 3
3.7.4.7.9 Ingresos actividades que inician en simultaneo. Relación comienzo a fin.
Para este ejemplo consideramos que la actividad 2 y 3 inician a la misma vez,
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
139
Uso de Project
Para ello ingresa la relación CC (Comienzo a comienzo) correspondiente o de igual
manera ingresa la relación que quieras iniciar y corrige la misma
3.7.4.7.9 Ingresos actividades que inician relación fin a comienzo con retardo.
Para ello considere que actividad 4 inicia 3 días después que finalice la actividad 3 (es decir
contará con un retardo de 3 días)
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
140
Uso de Project
De igual manera que lo antes descrito, ahora considera que la actividad 5 iniciará dos
días antes de finalizar la actividad 4. Para ello
3.7.4.7.10 Ingresos actividades que inician relación fin a comienzo con
porcentajes de avances
Para este ejemplo la actividad 6 iniciará cuando se tenga el 70 % de avance de actividad 5 ( 70
% del inicio de la actividad) , es decir:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
141
Uso de Project
3.7.4.7.11 Ingresos actividades que tienen relación fin a Fin
Ahora la actividad 7 debe terminar igual que la actividad 7, resultando de la manera indicado
3.7.4.7.12 Vincular todas las tareas
Para ello verifique que los hitos están asociados a actividad predecesora, en el diagrama se
podrá ver de siguiente manera:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
142
Uso de Project
3.7.4.7.13 Ver la lista de códigos EDT
Recuerde que una EDT (estructura de descomposición del trabajo) es una presentación
simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto, y hay muchas
maneras de organizar la presentación de este trabajo. Esta también conocida por su
nombre en inglés Work Breakdown Structure (WBS) , es una herramienta
fundamental que consiste en la descomposición jerárquica. Por defecto Project le
asigna a cada actividad, acorde se va modificando los códigos, estos pueden ver para
cada actividad dando doble clic sobre cada una de ellas y verlo tal y como se muestra el
Ejemplo:
35
35
Vea la sección 3.7.5.2 para más detalles de tipo de rectricciones
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
143
Uso de Project
Para ver los EDT de todas las actividades ingrese una columna y seleccione EDT, este
deberá resultar:
Note que el orden
3.7.4.7.14 Mostrar la ruta crítica
Para ello desde el menú formado solo marque la casilla de tareas críticas.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
144
Uso de Project
3.7.4.7.2 Ejemplo:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
145
Uso de Project
Para este caso
Luego la 3,4 y 5
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
146
Uso de Project
Para las actividades 3 y 8 establezca un vínculo comienzo a comienzo
Note que automáticamente serán establecidas las actividades predecesoras
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
147
Uso de Project
3.7.4.8 Notas aclaratorias Relación de tareas (FC, CC, FF, CF)
Para Cambiar una relación entre tareas
Una relación simple de tipo fin a comienzo no funciona en todos los casos. Microsoft
Project proporciona otros tipos de relaciones entre tareas para que pueda modelar un
proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo
tiempo, puede crear una relación de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas necesitan
finalizar al mismo tiempo, se utiliza una relación fin a fin (PCManagement , 2011, pág.
25).
Otra manera de realizar el cambio de dependencia es:
1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.
2. Haga doble clic en la línea de vinculación de las tareas que desee cambiar.
3. En el cuadro de información acerca de la tarea en la opción predecesoras en el
"Tipo", seleccione la relación entre tareas que desee.
4. Elija "Aceptar".
En Al vincular dos tareas, Project crea una dependencia fin a comienzo entre ellas de
forma predeterminada, no se puede iniciar la segunda tarea hasta que finalice la
primera tarea. Pero no es su única opción. Project admite cuatro tipos de dependencias
entre tareas, que cubrir la mayoría de los proyectos o relaciones predecesora y
sucesora. Aquí le mostramos cómo cambiar un tipo de vínculo:
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
2. Haga doble clic en la línea de vínculo entre las dos tareas.
Nota: Si el vínculo es para una tarea externa, Project abre el archivo que lo incluye.
1. Elija un tipo de dependencia en la lista Tipo.
2. Para deshacerse del vínculo por completo, elija (Ninguno) en la lista Tipo.
Sugerencia de administración de proyectos Al cambiar un vínculo de tarea no se
modifica el lugar donde se encuentran las tareas en la jerarquía (esquema). Para
cambiar la jerarquía, aplique o anule sangría a las tareas para crear subtareas y tareas
de resumen.
3.7.5- ¿Cómo afectan los vínculos de tareas a la programación?
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
148
Uso de Project
En el sitio de soporte de Project, se refiere que al vincular dos tareas, crear una relación
entre ellas denominada una dependencia entre tareas. Estas dependencias sobre la
programación de proyecto. Todos los cambios que realice en la programación de la
tarea predecesora afecta a la tarea vinculada, lo que afecta a la tarea siguiente de la
línea y así sucesivamente.
Los vínculos entre tareas (o dependencias) muestran la relación en el tiempo entre una
tarea y otra. Al vincular tareas, se crean dependencias de tareas. La larga cadena de
tareas determina la longitud completa y el fin de un proyecto.
De forma predeterminada, Project crea vínculos de tipo fin a comienzo, pero no
funcionan en todas las situaciones.
Como refiere (PCManagement , 2011, pág. 25) En un proyecto, el establecimiento de
dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define una relación entre sus
fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de relaciones: fin a comienzo (FC),
comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin (CF).
La relación entre tareas que se utiliza con más frecuencia en la programación
habitual de proyectos es la de fin a comienzo (FC). Además de vincular tareas
individuales, puede crear una relación de fin a comienzo entre dos tareas de resumen,
de forma que el comienzo de un grupo de subtareas dependa de que otro grupo
finalice. No es posible vincular una tarea de resumen con sus subtareas. Mediante las
cuatro relaciones entre tareas diferentes de que dispone Microsoft Project, puede
vincular tareas fácilmente en su programación para que reflejen o modelen la forma en
que realmente trabaja el proyecto. Mediante la vinculación de tareas, puede ver
fácilmente cómo los cambios en el comienzo, el fin y la duración de una tarea afectan a
las tareas con las que esté relacionada.
Puede modificar la duración de una tarea en cualquier momento para reflejar la
cantidad real de tiempo que requiere.
Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt. En la columna Duración de la tarea, escriba la
duración en minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) o meses (me). Si la nueva
duración es una estimación, escriba un signo de interrogación (?) a continuación
Presione Entrar.
Si va a cambiar una duración con las columnas Inicio y Fin, debe proceder con
cuidado, especialmente si se trata de tareas vinculadas o programadas
automáticamente. Puede ocurrir que los cambios que especifique entren en
conflicto con las dependencias o restricciones de tareas de las que Project realiza
un seguimiento. Y, en consecuencia, es posible que una programación construida
con el mayor de los cuidados no sirva para nada.
Por ejemplo, una tarea no puede comenzar hasta que otra termine o dos o más tareas
pueden comenzar al mismo tiempo. Para crear una programación manejable, debe
saber cómo:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
149
Uso de Project
• Vincular tareas para asignar relaciones entre ellas.
• Superponer o retrasar tareas relacionadas.
• Comenzar o finalizar tareas en una fecha concreta.
La naturaleza de las dependencias entre tareas vinculadas. Las tareas se vinculan
definiendo una relación entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea
"Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del comienzo de la tarea
"Decidir menús".
Existen cuatro tipos de relaciones entre tareas en Microsoft Project:
En el manual de apoyo de la Web, dispuesto en enlace
https://support.office.com/es-es/article/C%C3%B3mo-programa-tareas-Project-entrebastidores-df3431ab-8d8a-4047-afc6-a87b547dbac0?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES se
hacen las siguientes aclaraciones:
Tipo de
vínculo
Fin a
comienzo
(FC)
Ejemplo
Descripción
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que
se complete la tarea de la que depende (A).
Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Excavar cimientos" y
"Verter hormigón", la tarea "Verter hormigón" no podrá
comenzar hasta que se haya completado la tarea
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
150
Uso de Project
Tipo de
vínculo
Ejemplo
Descripción
"Excavar
cimientos".
Al vincular tareas en Project, el tipo de vínculo
predeterminado
es
fin
a
comienzo.
Este tipo de vínculo es el predeterminado. Si no
especifica un tipo de vínculo, se entenderá que quiere
utilizar una relación de fin a comienzo.
Comienzo
a
comienzo
(CC)
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que
comience la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente puede comenzar en cualquier
momento después de que comience la tarea de la que
depende. El tipo de vínculo CC no requiere que ambas
tareas comiencen al mismo tiempo.
Por ejemplo, si tiene dos tareas "Verter hormigón" y
"Nivelar hormigón," la tarea "Nivelar hormigón" no podrá
comenzar hasta que haya empezado la tarea "Verter
hormigón".
Fin a fin
(FF)
La tarea dependiente (B) no puede completarse hasta
que se complete la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente puede completarse en cualquier
momento después de que se haya completado la tarea
de la que depende. El tipo de vínculo FF no requiere
que ambas tareas se completen al mismo tiempo.
Por ejemplo, si tiene dos tareas "Meter cableado" y
"Meter tuberías", ambas deberán completarse al mismo
tiempo antes de poder llevar a cabo cualquier
inspección.
Comienzo
a fin (CF)
La tarea dependiente (B) no puede completarse hasta
que comience la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente puede completarse en cualquier
momento después de que comience la tarea de la que
depende. El tipo de vínculo CF no requiere que la tarea
dependiente se complete al mismo tiempo que
comienza la tarea de la que depende.
Este tipo de vínculo rara vez se utiliza en la
administración de proyectos. Un ejemplo sería el tejado
de una casa y las dos tareas correspondientes: montar
el tejado y supervisar el trabajo. En este caso, puede
empezarse el tejado, pero el supervisor debe hacer acto
de presencia en algún momento antes de que se
termine el tejado.
Nota sobre tareas programadas manualmente
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
151
Uso de Project
Cuando se vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project respetará
el tipo de vínculo y colocará la tarea programada manualmente en relación con la otra
tarea. Por ejemplo, la tarea sucesora con un vínculo de fin a comienzo se muestra como
comienzo cuando finaliza la tarea predecesora. Ahora bien, la tarea sucesora solo se
moverá cuando se cree el vínculo. Si la tarea predecesora cambia posteriormente su
fecha de finalización, la fecha de comienzo de la tarea sucesora permanecerá
inalterada.
En la programación de un proyecto, unas tareas se pueden relacionar con otras de
diferentes maneras. Una tarea que deba comenzar o finalizar antes de que otra pueda
comenzar, se denomina tarea predecesora. La tarea que depende del comienzo o fin de
la que la precede se denomina tarea sucesora.
Acorde a lo indicado en (Microsoft office, 2017),puede cambiar las fechas de inicio o
finalización de una tarea en las columnas Inicio y Fin. Pero tenga en cuenta que si
cambia una fecha de inicio o de finalización, Project aplicará restricción a las tareas
para forzar su inicio o fin conforme a las fechas especificadas, incluso aunque cambie el
resto de la programación.
Si necesita aplicar una restricción inevitable, como una fecha de evento, seleccione
el tipo de restricción junto con la fecha:
1.
2.
3.
4.
En la lista de tareas del diagrama de Gantt, haga doble clic en la tarea.
Haga clic en la pestaña Avanzadas.
Seleccione una opción de la lista Tipo de restricción.
Si selecciona una restricción distinta de Lo más tarde posible o Lo antes posible,
agregue una fecha en el cuadro Fecha de restricción.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
152
Uso de Project
Puedes ver más en los enlaces





Insertar una tarea entre tareas vinculadas
Vincular tareas en un diagrama de red
Vincular tareas en un calendario
Vincular tareas programadas manualmente
Otras maneras de vincular tareas
3.7.5.1 Posposición y Adelanto de Tareas
En ocasiones, las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en
que se sucederá el trabajo en el proyecto. Por ejemplo, se puede comenzar una tarea
después de que su tarea predecesora comience, pero antes de que finalice su
predecesora, o retrasar el comienzo de una tarea sucesora tras el fin de su
predecesora. Puede crear estos tipos de relaciones entre tareas
mediante el uso del adelanto y la posposición.
Mediante el adelanto, es posible programar la superposición de dos tareas, para que
una de ellas comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una
posposición, podrá retrasar el comienzo de la tarea sucesora.
La posposición o el adelanto se expresan en unidades o en porcentaje de la duración
de la tarea predecesora. Por ejemplo, si la pintura de las paredes debe estar seca un
día antes de empezar a pintar el mural, especifique una posposición de un día entre el
final de la tarea "Pintar las paredes" y el comienzo de la tarea "Pintar el mural". O, si el
electricista puede empezar el cableado de los marcos del reloj después de que la mitad
de los marcos estén instalados, puede especificar que la tarea "Instalar y colocar las
luces de los marcos" comience cuando la tarea" Instalar los marcos de madera y cristal"
esté terminada al 50 por ciento, independientemente de la duración de la tarea
predecesora.
Una vez que haya introducido las tareas y haya asignado las relaciones entre ellas,
analice la programación y busque casos en los que pueda aplicar posposiciones o
adelantos. Mediante el uso de estas posposiciones y adelantos puede precisar más la
programación y disminuir la duración total del proyecto.
Para el Adelanto o Posposición de una tarea:
1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.
2. Seleccione el nombre de la tarea que desee y haga clic en el botón "Información" de
la barra de herramientas Estándar. O, seleccione la tarea y elija Información acerca de
la tarea en el menú Proyecto.
3. Seleccione la ficha Predecesoras.
4. En el campo "Posposición", escriba el adelanto o la posposición que desee, en forma
de duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora. Escriba el adelanto
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
153
Uso de Project
como un número negativo o como porcentaje completo y la posposición como número
positivo.
5. Elija "Aceptar"
Cuando se agrega tiempo de adelanto a una tarea, el trabajo en ella se superpone al
trabajo en su predecesora. Cuando se agrega tiempo de retardo, se retrasa el tiempo
de inicio de la tarea sucesora. Antes de agregar tiempo de adelanto o retardo, es
necesario crear una dependencia entre las dos tareas.
Aspecto del tiempo de adelanto en un diagrama de Gantt:
Para agregar adelanto o posposición:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
154
Uso de Project
1. Haga doble clic en el nombre de una tarea y, a continuación, haga clic en la pestaña
Predecesoras del cuadro Información de la tarea.
©
2. En la columna Posposición, escriba el tiempo de adelanto o retardo que desee.
o
Para agregar tiempo de adelanto, escriba un número negativo o un porcentaje negativo
(por ejemplo, –50%). De igual manera este puede ser en unidades de tiempo como
meses, días, horas y más.
El tiempo de adelanto es una superposición entre dos tareas, donde las dos comparten
una dependencia (una relación entre tareas). Por ejemplo, si desea que la segunda
tarea se inicie aunque la primera aún esté a la mitad, cree una dependencia fin a
comienzo entre las dos tareas y, a continuación, agregue un tiempo de adelanto del 50
por ciento para la segunda tarea.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
155
Uso de Project
o
Para agregar tiempo de retardo, escriba un número o un porcentaje positivo (por
ejemplo, 2d).
El tiempo de retardo crea un retraso entre dos tareas que comparten una dependencia.
Por ejemplo, si desea un retraso de 2 días entre el final de la primera tarea y el inicio de
la segunda, cree una dependencia fin a comienzo entre las dos tareas y, a
continuación, agregue 2 días de tiempo de retardo antes del inicio de la segunda tarea.
Con las delimitaciones de tareas
Es posible controlar el comienzo o fin de cualquier tarea para crear una programación
que proporcione información precisa y cumpla los requisitos. De manera
predeterminada, todas las tareas comenzarán lo antes posible.
Las delimitaciones más utilizadas son "Lo antes posible" y "Lo más tarde posible". Con
estas delimitaciones, Microsoft Project programará las tareas de manera flexible en
relación con la tareas predecesora y sucesora.
Todos los demás tipos de delimitaciones vinculan el comienzo o el fin de una
tarea a una fecha concreta, limitando así la flexibilidad que Microsoft Project tiene
para calcular la programación. Las fechas de las delimitaciones limitan la
disponibilidad para nivelar los recursos sobreasignados. Si una delimitación
entra en conflicto con una relación entre tareas, la delimitación se superpondrá a
la relación entre tareas. Para delimitar una tarea:
1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.
2. Seleccione la tarea que desee y, a continuación, haga clic en el botón "Información"
de la barra de herramientas Estándar. O, seleccione la tarea y elija Información acerca
de la tarea en el menú Proyecto.
3. Seleccione la ficha Avanzado.
4. En "Delimitar tarea", seleccione un tipo de delimitación de la lista.
5. Si ha seleccionado una delimitación distinta a "Lo más tarde posible" o "Lo antes
posible", escriba la fecha de delimitación en el cuadro "Fecha".
6. Elija "Aceptar".
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
156
Uso de Project
** En la ventanita que aparece, vemos que el campo “dice “NOD“, o sea, que no está
definida.
3.7.5.2-¿Cómo afectan las restricciones a la programación?
Las restricciones permiten controlar la fecha de comienzo o finalización de una tarea
programada automáticamente. Hay tres tipos de restricciones:



Las restricciones flexibles no tienen fechas específicas asociadas. Si establece
estas restricciones, podrá iniciar las tareas lo antes posible o lo más tarde posible y la
tarea terminará antes de la finalización del proyecto teniendo en cuenta otras
restricciones y dependencias entre tareas de la programación.
Las restricciones semiflexibles necesitan una fecha asociada que controle la fecha de
comienzo o finalización última o más temprana para una tarea. Estas restricciones
permiten que una tarea finalice en cualquier momento siempre que cumpla con la fecha
límite de comienzo o finalización.
Las restricciones inflexibles necesitan una fecha asociada que controle la fecha de
comienzo o finalización de la tarea. Estas restricciones resultan útiles si necesita que su
programación tenga en cuenta factores externos, como la disponibilidad de equipo y
recursos, las fechas límites, los hitos contractuales y las fechas de comienzo y
finalización.
Sugerencia de administración de proyectos
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
157
Uso de Project
En casi todos los casos, lo más conveniente es utilizar la restricción LAP, ya que
le da al motor de programación la máxima flexibilidad a la hora de determinar la
fecha de finalización ideal para su proyecto.
A continuación le explicamos dos formas de ver instantáneamente las restricciones
aplicadas a sus tareas.

Para revisar o cambiar la restricción de una tarea, haga clic con el botón secundario en la
tarea, luego en Información de la tarea y, por último, en la pestaña Avanzada. La
información sobre restricciones figura en los cuadros Tipo de restricción yFecha de
restricción.

Si la restricción es diferente a LAP o LMTP, el tipo de restricción mostrará su indicador
gráfico asociado en la columna Indicador de cualquier vista de hoja, como el diagrama de
Gantt.36

Las restricciones con una flexibilidad de programación moderada restringirán una tarea
desde el comienzo o la finalización antes o después de una fecha que usted seleccione.
Por ejemplo, una tarea con una restricción No comenzar antes del (NCAD) para el 15
de junio y una dependencia de fin a comienzo con otra tarea podrá comenzar el 15 de
junio si su tarea predecesora finaliza como tarde el 15 de junio (o más tarde si la tarea
predecesora finaliza después del 15 de junio), pero no podrá programarse antes del 15
de junio. Este uso de las restricciones puede resultar apropiado, por ejemplo, si tiene un
permiso de obra que solo sea válido para unas fechas concretas. En ese caso, puede
utilizar las restricciones NCAD o NFDD.
Si aplica a estas tareas la relación predeterminada (fin a comienzo) y una restricción
LAP, la tarea sucesora (la segunda) se programará para empezar tan pronto como la
tarea predecesora (la primera) esté programada para finalizar.
Si aplica una restricción NCAD, la tarea sucesora no podrá comenzar antes de la
fecha de la restricción incluso si (tal como se muestra aquí) la tarea predecesora se
completa antes de la fecha de la restricción.
36
Puede ver cómo crear indicadores gráficos personalizados en referencia de video
https://www.youtube.com/watch?v=yUDZhkOKJ-M o página https://geeks.ms/ransino/2015/03/30/office365-cmo-crear-un-indicador-grfico-de-estado-de-la-tarea-en-ms-project-2013/
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
158
Uso de Project
Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha límite de una tarea específica
pero no desea bloquear la programación estableciendo una delimitación, puede
fijar una fecha límite para la tarea. Microsoft Project realiza un seguimiento de las
fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza después de su fecha
límite (Camusso, 2012).
En la siguiente tabla se detallan las restricciones que ofrece Project.
Tipo de
restricción
Nombre de
restricción
Descripción
Flexible
Lo más
tarde
posible
(LMTP)
Programa la tarea lo más tarde posible haciendo que la
tarea finalice antes de la finalización del proyecto y sin
demorar las tareas posteriores. Esta es la restricción
predeterminada para las tareas si se programa a partir de
la fecha de finalización del proyecto. No especifique la
fecha de comienzo o finalización de una tarea si utiliza
esta restricción.
Flexible
Lo antes
posible
Programa la tarea de manera que comience lo antes
posible. Esta es la restricción predeterminada para las
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
159
Uso de Project
Tipo de
restricción
Nombre de
restricción
Descripción
(LAP)
tareas si se programa a partir de la fecha de comienzo del
proyecto. No especifique fechas de comienzo o finalización
si utiliza esta restricción.
Semiflexible
No
comenzar
antes del
(NCAD)
Programa la tarea para que comience en una fecha
especificada o después de esa fecha. Utilice esta
restricción para asegurarse de que una tarea no comience
antes de una fecha especificada.
Semiflexible
No finalizar
antes del
(NFAD)
Programa la tarea para que finalice en una fecha
especificada o después de esa fecha. Utilice esta
restricción para asegurarse de que una tarea no finalice
antes de una fecha determinada.
Semiflexible
No
comenzar
después
del
(NCDD)
Programa la tarea para que comience en una fecha
especificada o antes de esa fecha. Utilice esta restricción
para asegurarse de que una tarea no comience después
de una fecha especificada.
Semiflexible
No finalizar Programa la tarea para que finalice en una fecha
después
especificada o antes de esa fecha. Utilice esta restricción
del (NFDD) para asegurarse de que una tarea no finalice después de
una fecha determinada.
Inflexible
Debe
finalizar el
(DFE)
Programa la tarea para que finalice en una fecha
especificada. Establece las fechas de finalización
anticipada, programada y retrasada en la fecha que usted
especifique y ancla la tarea en la programación.
Inflexible
Debe
comenzar
el (DCE)
Programa la tarea para que comience en una fecha
especificada. Establece las fechas de comienzo
anticipada, programada y retrasada en la fecha que usted
especifique y ancla la tarea en la programación.
De manera predeterminada, todas las tareas de un proyecto programado a partir de la
fecha de comienzo tienen aplicada la restricción LAP. Igualmente, de manera
predeterminada, todas las tareas de un proyecto programado a partir de la fecha de
comienzo tienen aplicada la restricción Lo más tarde posible (LMTP).
Las restricciones inflexibles suelen cancelar cualquier dependencia entre tareas y
limitan una tarea a una fecha que usted seleccione. Por ejemplo, una tarea con una
restricción Debe comenzar el (DCE) para el 30 de septiembre y una dependencia de fin
a comienzo con otra tarea se programará siempre para el 30 de septiembre
independientemente de que su tarea predecesora finalice en una fecha anticipada o
retrasada. Este comportamiento puede cambiarse. Haga clic en Archivo,
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
160
Uso de Project
Opciones, Programación y active la casilla. Las tareas siempre respetan las fechas
de restricción (Microsoft office, 2017)
3.7.6 ¿Cómo afectan los tipos de tareas a la programación?
Tomado de material dispuesto en el sitio
https://support.office.com/es-es/article/C%C3%B3mo-programa-tareas-Project-entrebastidores-df3431ab-8d8a-4047-afc6-a87b547dbac0?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
Los tipos de tarea solo se aplican a las tareas programadas automáticamente y se
dividen en tres categorías: de unidades fijas, de trabajo fijo y de duración fija. Project
analizará el tipo de tarea para determinar cómo se comportarán la duración, el trabajo y
las unidades a medida que Project programe su proyecto.
Cada uno de los tipos de tareas afecta a la programación al editar uno de los tres
elementos siguientes.
En una
Si se revisan las
unidades
Si se revisa la
duración
Si se revisa el trabajo
Tarea
de Se vuelve a calcular
unidades fijas
la duración.
Se vuelve a calcular el
trabajo.
Se vuelve a calcular la
duración.
Tarea
de Se vuelve a calcular
trabajo fijo.
la duración.
Se vuelven a calcular
las unidades.
Se vuelve a calcular la
duración.
Tarea
de Se vuelve a calcular
duración fija
el trabajo.
Se vuelve a calcular el
trabajo.
Se vuelven a calcular
las unidades.
Para cambiar un tipo de tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea dentro del
diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en la pestaña Avanzada.
Algunos ejemplos
Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas con una unidad de recurso a tiempo
completo disponible durante 8 horas al día. Usted crea la tarea con una duración de 10
días y 80 horas de trabajo.



Si se da cuenta de que otro recurso a tiempo completo puede ayudar con la tarea,
Project recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener asignadas dos
unidades, una duración de 5 días y 80 horas de trabajo.
Si se da cuenta de que tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project recalculará el
trabajo de la tarea. La tarea pasará a tener una duración de 8 días, con 64 horas de
trabajo y 1 unidad de recurso.
Si se da cuenta de que la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project
recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo, una
duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
161
Uso de Project





Ahora supongamos que crea la misma tarea como tarea de trabajo fijo. Esto significa
que la tarea solo puede llevarle el número de horas de trabajo que especifique, ni más
ni menos. En este ejemplo, la tarea tiene disponible 1 recurso a tiempo completo
durante 8 horas al día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo.
Si se da cuenta de que otro recurso a tiempo completo puede ayudar con la tarea,
Project recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener asignadas dos
unidades, una duración de 5 días y 80 horas de trabajo.
Si se da cuenta de que tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project recalculará
las unidades de recursos para la tarea. A fin de completar la tarea en 80 horas y 8 días,
deberán asignarse 1,25 unidades de recursos. La unidad de recursos asignada
actualmente a la tarea recibirá una asignación al 125%. Deberá asignar otro recurso para
que se encargue de la asignación adicional del 25%.
Si se da cuenta de que la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project
recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo, una
duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.
Por último, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duración fija. Esto
significa que la tarea debe completarse en la duración que especifique. En este
ejemplo, la tarea también tiene disponible 1 recurso a tiempo completo durante 8 horas
al día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo.
Si se da cuenta de que otro recurso puede ayudar con la tarea, Project recalculará el
trabajo asignado a cada recurso. Cuando solo había 1 recurso asignado a la tarea, dicho
recurso tenía 80 horas de trabajo que completar. Al asignar otro recurso a la tarea, cada
recurso tendrá 40 horas de trabajo que completar en la misma duración de 10 días, con
un total de 80 horas de trabajo. Al agregar otra unidad de recursos, también podrá revisar
la asignación de ambas unidades al 50% cada una, con lo que ambas unidades
quedarán disponibles para trabajar al 50% en otras tareas.
Si se da cuenta de que tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project recalculará el
trabajo de la tarea. La tarea pasará a tener una duración de 8 días, con 64 horas de
trabajo y 1 unidad de recurso.
Si se da cuenta de que la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project
recalculará las unidades de recursos de la tarea de manera que el trabajo adicional siga
pudiendo completarse dentro de la duración de 10 días. La tarea pasará a tener 100
horas de trabajo, una duración de 10 días y 1,25 unidades de recurso. La unidad de
recursos asignada actualmente a la tarea recibirá una asignación al 125%. Deberá
asignar otro recurso para que se encargue de la asignación adicional del 25%.
NOTA: Como las asignaciones de recursos de costo no tiene valores para trabajo o
unidades, dichos valores no se recalculará al modificar la fecha de comienzo o
finalización de la tarea. Tampoco se recalculan nunca las fechas correspondiente a una
asignación de recurso de costos, ya que no se puede modificar el trabajo ni las
unidades.
A continuación puede ver una tabla donde se resumen las cosas que debe tener en
cuenta en relación con los tipos de tareas.
Sugerencias y
Explicación
trampas
Preste atención a las
Si hace clic en Trabajo fijo, dentro de la lista Tipo de tarea, no
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
162
Uso de Project
Sugerencias y
trampas
Explicación
tareas condicionadas podrá cambiar el parámetro C. por el esfuerzo de la tarea. Las
por el esfuerzo
tareas de trabajo fijo no tienen valores de trabajo flexibles y, por
tanto, están siempre condicionadas por el esfuerzo. Encontrará
más información sobre tareas condicionadas por el esfuerzo en
secciones posteriores de este artículo.
Agregue una
columna como
ayuda para cambiar
de tipo de tarea
Puede ver y cambiar el tipo de tarea para cada tarea
directamente en su vista insertando el campoTipo. Haga clic en
la columna situada a la derecha de donde desee insertar la
nueva columna, haga clic en el menú Insertar y, a continuación,
en Columna. En la lista Nombre de campo, haga clic en Tipo.
Las tareas de
resumen son
siempre tareas de
duración fija
Las tareas de resumen son siempre de duración fija porque las
fechas de comienzo y finalización de una tarea de resumen las
determinan sus subtareas.
Utilice sangría en los
esquemas, no tipos
de tarea
Si desea modificar la estructura jerárquica de una tarea o
subtarea como parte de una estructura de esquema para su
proyecto, deberá aplicar o anular sangría en vez de modificar el
tipo de tarea o agregar una fecha límite.
No confunda las
Si desea imponer limitaciones sobre la forma en que Project
restricciones de
calcula las fechas de comienzo y finalización, utilice
tareas (como LAP)
restricciones de tareas, no tipos de tareas.
con los tipos de
tareas
3.7.7 ¿Cómo afecta la programación condicionada por el esfuerzo a la
programación?
Para todas las tareas, tras asignar un recurso, la tarea se programará según la fórmula
(suponiendo que las tareas sean del tipo predeterminado, es decir, de unidades fijas).
Duration = Work / Units
Para cualquier tarea, puede seleccionar qué parte de la ecuación calcula Project
estableciendo el tipo de tarea. Al asignar o quitar personas de una tarea, Project
alargará o acortará la duración de la tarea según el número de recursos asignados a
ella, pero no cambiará el trabajo total de la tarea. Esto es lo que se conoce como
programación condicionada por el esfuerzo. Esta opción suele estar desactivada. Para
activarla, haga clic sucesivamente en Archivo, Opciones y Programación y, por último,
active la casilla Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo.
Aunque la programación condicionada por el esfuerzo puede funcionar en la mayoría de
las situaciones, es posible que desee modificar este comportamiento para reflejar con
mayor precisión lo que ocurre en una tarea concreta cuando se agregan o quitan
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
163
Uso de Project
recursos. Por ejemplo, es posible que desee ver el aumento total de trabajo a medida
que agrega más personas a una tarea en particular.
1. Haga clic con el botón secundario sobre una tarea, luego en Información de la
tarea
y, por último, en la pestaña Avanzada.
2. Desactive la casilla C. por el esfuerzo.
NOTA: No se puede quitar la programación condicionada por el esfuerzo de las tareas
de trabajo fijo. Las tareas de trabajo fijo no tienen valores de trabajo flexibles y, por
tanto, están siempre condicionadas por el esfuerzo.
Al trabajar con programación condicionada por el esfuerzo, tenga en cuenta lo
siguiente:
Sugerencias y trampas
Explicación
La programación
condicionada por el
esfuerzo no es
aplicable al primer
recurso asignado
Los cálculos condicionados por el esfuerzo solo se aplican
una vez que se ha hecho la asignación inicial de los primeros
recursos a la tarea. Tras asignar los primeros recursos, el
valor del trabajo no cambia a medida que se asignan o quitan
nuevos recursos de la misma tarea.
Tenga en cuenta las
Si el tipo de tarea asignada es Unidades fijas y se asignan
tareas de unidades fijas recursos adicionales, se acortará la duración de la tarea.
Tenga en cuenta las
tareas de duración fija
Si el tipo de tarea asignada es Duración fija y se asignan
recursos adicionales, se reducirán los valores de unidad
individuales de los recursos.
Tenga en cuenta las
Si el tipo de tarea asignada es Trabajo fijo y se asignan
tareas de unidades fijas recursos adicionales, se acortará la duración de la tarea.
Algunas tareas pueden Las tareas de resumen y proyectos insertados no pueden
configurarse como
configurarse como condicionados por el esfuerzo.
condicionadas por el
esfuerzo
3.7.8- ¿Cómo afectan la programación manual o automática a la programación
propiamente dicha?
Conocer las diferencias entre las tarea programada manualmente y las tarea
programada automáticamente es clave para comprender cómo Project programa su
proyecto.
Por lo general, las tareas programadas manualmente le permiten controlar la
programación. Cuando agrega una tarea a su programación, la tarea permanece en su
sitio. Ahora bien, esa no tiene por qué ser la mejor manera de diseñar una
programación, sobre todo si aumenta la complejidad del proyecto; en ese caso, es
posible que le interese utilizar tareas programadas automáticamente para sacar partido
del potente motor de programación de Project.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
164
Uso de Project
Observe la siguiente imagen. En ella se muestran los dos tipos diferentes de tareas: las
dos primeras son tareas programadas manualmente; las dos últimas, automáticas.
Tenga en cuenta que, en las tareas programadas manualmente, la duración es un valor
de texto al igual que un número. Dado que la duración puede ser un valor de texto,
Project no habrá establecido automáticamente una fecha de comienzo y la barra de
Gantt solo se mostrará parcialmente para reflejar la falta de certeza sobre la
programación de la tarea en ese momento.
En las tareas programadas automáticamente, la duración es un valor numérico con una
unidad de hora adjunta (por ejemplo, “12h” para una duración de 12 horas). Por
definición, Project calcula automáticamente las tareas programadas automáticamente
con duraciones válidas, fechas de comienzo y fechas de finalización (y, por tanto, las
barras).
En ocasiones, resulta complicado trabajar con los datos que facilite para las tareas
programadas manualmente. Para trazar barras en una tarea programada manualmente,
Project solo necesita tres valores de tiempo: duración, fecha de comienzo y fecha de
finalización. Si establece dos de estos valores para una tarea programada
manualmente, Project calculará automáticamente el tercer valor y la tarea permanecerá
como programada manualmente. Por todo ello, es conveniente que preste atención a
este tipo de comportamiento “imprevisible” de Project.
NOTA: De manera predeterminado, las tareas se configuran como programadas
manualmente. Los administradores que estén acostumbrados a la programación
automática en versiones anteriores de Project pueden desactivar la función de
programación manual para tareas específicas o para todo el proyecto. Algunos
proyectos, sobre todo los más complicados, pueden requerir que el potente motor de
programación de Project haga la programación por usted. Para modificar todas las
tareas y configurarlas como programadas automáticamente, haga clic en Tareas
nuevas: programadas automáticamente en la parte inferior de la ventana de la
aplicación de Project.
3.7.8.1 Tareas programadas manualmente
Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier punto de su
programación y Project no la moverá. Esta nueva característica le ofrece una mayor
flexibilidad y control sobre la planeación y administración de la programación.
¿Por qué preocuparse por esto? Bien, ocurre que, en muchas ocasiones, la
programación de un proyecto es muy informal. El proyecto comienza como una simple
lista de fechas de correos electrónicos, reuniones con partes interesadas o una
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
165
Uso de Project
conversación en un pasillo. Suele ocurrir que los administradores de proyectos no
tienen información completa sobre los elementos de un trabajo. Por ejemplo, puede que
sepan cuándo debe comenzar una tarea pero no conozcan su duración hasta que
reciban una estimación de los miembros del equipo. Además, puede que solo sepan
cuánto durará una tarea, pero no sepan si puede comenzarse hasta que reciban la
aprobación del administrador de recursos.
A continuación puede ver una serie de cosas que debe tener en cuenta en
relación con las tareas programadas manualmente.


Nunca trabajará a ciegas. Las tareas programadas manualmente tienen sus propios
indicadores y barras de tareas para ayudarle a distinguirlas de las tareas "clásicas" (las
programadas automáticamente).
Todo vale. Cuando una tarea está en modo de programación manual, las columnas
Comienzo, Fin y Duración pueden estar en blanco o incluir valores de texto además de
fechas reconocibles.

Cambiar de modo de programación Puede cambiar la programación de una tarea de
automática a manual y viceversa. Eso sí, tenga cuidado. Al cambiar una tarea de
programación manual a programación automática, Project tendrá que tomar algunas
decisiones. Si la duración de una tarea era "Una quincena", Project establecerá
normalmente una duración estimada de "1 día?" si la tarea se configura como
programada automáticamente. No cabe esperar que Project sepa que una quincena dura
dos semanas.

Controle los atrasos Si hace falta retrasar una tarea programada manualmente debido a
un atraso, las tareas sucesoras no se desplazarán automáticamente. Los
administradores de Project pueden optar por mantener las fechas originales (si los
recursos pueden continuar el trabajo según lo previsto) o por retrasar las tareas
sucesoras (si hay dependencias inalterables).

Impacto condicionado por el esfuerzo Las tareas programadas manualmente no
pueden configurarse como condicionadas por el esfuerzo. La duración de una tarea
programada manualmente no cambiará al quitar recursos o asignar recursos adicionales.
Encontrará más información en secciones posteriores de este artículo.

En la siguiente tabla se muestra cómo se definen los atributos de Project y cómo se
utilizan en las tareas programadas manualmente y en las tareas programadas
automáticamente.
elemento
Programación manual
Programación automática
Duración
Puede ser información
numérica, de fecha o de texto,
Solo pueden utilizarse números y
unidades que representen períodos
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
166
Uso de Project
elemento
Programación manual
Programación automática
como "14d" o "quincena". Si el
valor no está en un formato de
duración reconocible, Project
no lo utilizará para programar
el proyecto.
de tiempo, como "14d" o "2 meses".
Trabajo
Solo pueden utilizarse
números y unidades que
representen períodos de
tiempo, como "14d" o "2
meses".
Solo pueden utilizarse números y
unidades que representen períodos
de tiempo, como "14d" o "2 meses".
Recursos
Puede asignarse a tareas.
Project no utiliza los
calendarios de recursos para
programar tareas.
Puede asignarse a tareas. Utilizado
por Project para ayudar a determinar
la mejor programación. Cambiará la
duración de las tareas si estas están
configuradas como condicionadas por
el esfuerzo, a diferenciad e las tareas
programadas manualmente.
Fecha de
comienzo
Puede ser información
numérica, de fecha o de texto,
como "30 ene" o
"Próximamente". Si el valor no
está en un formato de tiempo
reconocible, Project no lo
utilizará para programar el
proyecto.
Solo puede utilizarse la información
de fecha. Ahora bien, puede utilizar
valores como “hoy” o “mañana”, que
Project reserva para tareas
programadas automáticamente.
Fecha de
finalización
Puede ser información de
fecha o de texto, como "30
ene" o "Próximamente".
Project no la utilizará para
programar el proyecto.
Solo puede utilizarse la información
de fecha. Ahora bien, puede utilizar
valores como “hoy” o “mañana”, que
Project reserva para tareas
programadas automáticamente.
Restricciones
Omitido por Project.
Utilizado por Project para ayudar a
determinar la mejor programación.
Dependencias Puede utilizarse, pero no
(vínculos)
cambiará la programación de
la tarea. Ahora bien, los
vínculos entre tareas
reprogramarán una tarea
cuando se apliquen por
primera vez.
Puede utilizarse y cambiará la
programación de la tarea.
Calendarios
de proyectos
Utilizado por Project para ayudar a
determinar la mejor programación.
Omitido por Project.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
167
Uso de Project
elemento
Programación manual
Programación automática
y recursos
3.7.8.2 Tareas programadas automáticamente
Las tareas programadas automáticamente son la forma clásica en que Project programa
las tareas. La programación automática es una forma altamente estructurada y
sistemática de administrar programaciones de proyectos. A partir de la información
especificada por los usuarios (duración de tareas, trabajo planeado, número de
recursos, restricciones de fechas), Project calcula una programación óptima con las
fechas más tempranas y más tardías para las tareas.
Project programa un proyecto a partir de la información que especifique sobre los
siguientes aspectos:






El proyecto en su conjunto.
Los elementos de trabajo individuales (más conocidos como "tareas") necesarios para
completar el proyecto.
En caso necesario, los recursos que se requieren para completar esas tareas.
Si, tras crear la programación, cambia cualquier aspecto de su proyecto, podrá
actualizar las tareas o recursos y Project ajustará la programación por usted.
En cada tarea podrá especificar una de las siguientes características o todas ellas:
Duraciones
dependencias de tareas
Restricciones
Utilizando esta información, Project calcula la fecha de inicio y la fecha de finalización de
cada tarea.
Puede incluir recursos en su proyecto y luego asignarlos a tareas para indicar qué
recurso es responsable de completar cada asignación. Esto no solo le ayudará a
planificar las necesidades de personal del proyecto, sino también a calcular el número
de equipos necesarios o la cantidad de material que se consumirá. Si incluye recursos,
las programaciones de tareas se afinarán a partir de la siguiente información sobre
recursos:



Trabajo
unidades
Periodos laborables y periodos no laborables incluidos en los calendarios
La programación puede verse afectada por otros elementos, como plazo y tiempo de
retardo en el caso de los vínculos, tipos de tareas, disponibilidad de recursos y recurso
esencial. De ahí la importancia de entender los efectos de estos elementos para
mantener y ajustar su programación según sea necesario.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
168
Uso de Project
NOTA: Project calcula la duración de las tareas programadas automáticamente a partir
de las definiciones de unidades de duración. Para ello, haga clic
en Archivo, Opciones y Programación. Al igual que en un calendario normal por
meses, el año comienza en enero y cada semana empieza el domingo o el lunes.
De manera predeterminada, cuando Project calcula las unidades de duración, un
día equivale a 8 horas, una semana equivale a 40 horas y un mes equivale a 20
días de trabajo. Si especifica fechas de comienzo y finalización para las tareas pero no
horas de comienzo y finalización, Project utilizará las 8:00 A.M. como hora de comienzo
predeterminada y las 5:00 P.M. como hora de finalización predeterminada.
Cambiar los modos de programación de las tareas
Puede cambiar la programación de una tarea de automática a manual y viceversa. Para
ello, haga clic en Archivo, Opciones yProgramación. Al cambiar modos de tarea, tenga
en cuenta lo siguiente.

Cuando una tarea se cambia a programación automática, se aplicarán los valores
predeterminados de fecha y duración de Project. Por ejemplo, si una tarea programada
manualmente tiene especificada una duración de "Un par de semanas", al cambiar a
programación automática Project cambiará al valor predeterminado de "1 día?". Si se ha
especificado manualmente la fecha de comienzo "mañana", al cambiar a programación
automática dicha fecha se cambiará a la fecha de comienzo del proyecto.

Una tarea que se cambia a programación manual conservará su duración y sus fechas.
Ahora bien, una vez que la tarea se configura como programada manualmente, la
duración y las fechas podrán tener cualquier valor de número, texto o fecha.
3.7.9. ¿Cómo afecta la flotación o demora a la programación?
La fluctuación (también conocido como margen de demora) le ayuda a determinar esas
tareas que se pueden mover sin cambiar la fecha final del proyecto. Puede resultar útil
ver las tareas que actualmente pueden fallar sin que esto afecte al desarrollo
fundamental del proyecto (demora total) o las que se pueden omitir antes de que
afecten a la tarea a las que están conectadas (demora permisible).
A continuación le explicamos dos formas de ver la flotación en su programación.
Desde el diagrama de Gantt, haga clic en Formato y seleccione la casilla Demora. La
flotación aparecerá como una línea fina adjunta a las barras de Gantt de comienzo o
finalización.
Utilice la vista Gantt detallado. Haga clic en Vista, Otras vistas, Más vistas, Gantt
detallado y, por último, en Aplicar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
169
Uso de Project
Una vez vuelva al diagrama de Gantt, haga clic en Tablas y, a continuación,
en Programación.
A continuación puede ver un par de cosas que debe tener en cuenta en relación con la
flotación.
Sugerencias y Explicación
trampas
Atención a las
restricciones
inflexibles
Si una tarea que está limitada a una fecha tiene una tarea predecesora
que finaliza demasiado tarde como para que la tarea sucesora pueda
empezar en la fecha especificada en la restricción, se producirá una
demora negativa. La demora negativa restringirá aún más la fecha de
finalización de su proyecto.
Las fechas
límite cambian
la demora
total
Las fechas límite pueden afectar a la demora total de las tareas. Si
especifica una fecha límite antes del final de la demora total de la
tarea, esta última se recalculará utilizando la fecha límite en vez de la
fecha de finalización de la tarea. La tarea pasará a ser crítica si la
demora total llega a cero.
3.7.10 ¿Cómo afectan las fechas límite a la programación?
Las fechas límite no suelen afectar a la programación de tareas. Suelen utilizarse para
indicar una fecha objetivo que no quiere saltarse sin necesidad de establecer una
restricción de tarea que podría afectar a la programación si cambian las tareas
predecesor. Una tarea que tenga una fecha límite se programa igual que cualquier otra,
pero si una tarea finaliza después de su fecha límite, Project mostrará un indicador de
tarea avisándole de que la esta no se ha realizado dentro de la fecha límite.
Para revisar o cambiar la fecha límite de una tarea, haga clic con el botón secundario
en la tarea, luego en Información de la tarea y, por último, en la pestaña Avanzada.
Utilice el cuadro Fecha límite.
Las fechas límite pueden afectar a la demora total de las tareas. Si especifica una fecha
límite antes del final de la demora total de la tarea, esta última se recalculará utilizando
la fecha límite en vez de la fecha de finalización de la tarea. La tarea pasará a ser
crítica si la demora total llega a cero.
Puede establecer fechas límite para tareas de resumen y para tareas individuales. Si la
fecha límite de una tarea de resumen entra en conflicto con cualquiera de las subtareas,
el indicador de fecha limitará mostrará una fecha límite no cumplida entre las subtareas.
Pero las fechas límite pueden afectar a la forma de programar las tareas si se establece
una fecha límite en una tarea con una restricción Lo más tarde posible (LMTP). La tarea
se programará para finalizar en la fecha de límite, pero, aun así, podría finalizar
después de la fecha límite si se produjera un retraso en las tareas predecesoras.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
170
Uso de Project
3.7.11 ¿Cómo afectan los calendarios a la programación?
Los calendarios determinan los tiempo de trabajo y los periodos no laborables estándar,
como los fines de semana y los días festivos. Estos definen el tiempo de trabajo para el
proyecto completo, para los recursos individuales y para las tareas.
NOTA: Las fechas de las tareas programadas manualmente (si se especifica alguna) no
cambiarán dependiendo de los cambios en los calendarios de proyectos o recursos.
Los calendarios de proyectos se utilizan para determinar la disponibilidad de recursos,
la forma de programar la asignación de recursos a tareas y la forma de programar las
propias tareas.
Los calendarios de proyectos y tareas se utilizan para programar tareas y, si se asignan
recursos a las tareas, también se utilizarán los calendarios de recursos.
Los calendarios cancelan la configuración de los demás calendarios como se describe a
continuación.
1. Cuando se crea una tarea, el calendario de proyecto programa la tarea.
2. Cuando se agrega un recurso a una tarea, el calendario de recursos controla la
programación de la tarea.
3. Cuando se agrega un calendario de tareas y se establece la opción de calendario La
programación omite los calendarios de recursos en el cuadro Información de tarea, el
calendario de la tarea controla la programación sin tener en cuenta la programación de
los recursos asignados a la tarea.
Para trabajar con calendarios, haga clic en Proyecto y, a continuación, en Cambiar
calendario laboral.
Tipo
de Descripción
calendario
Calendarios Son la base para los demás tipos de calendarios. También puede
base
seleccionar un calendario base para el calendario del proyecto y aplicar
un calendario base a las tareas como si fuera un calendario de tareas o
como las horas predeterminadas de un calendario de recursos. Puede
personalizar su propio calendario base utilizando cualquiera de los
calendarios base existentes.
Project ofrece tres calendarios base:
Calendario estándar El calendario estándar es el calendario
predeterminado del proyecto y funciona como base de los calendarios de
recursos. Este calendario refleja la programación de trabajo tradicional:
de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de
descanso.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
171
Uso de Project
Tipo
de Descripción
calendario
Calendario de 24 horas El calendario de 24 horas refleja un programa
sin ningún tipo de período no laborable. El calendario de 24 horas se
puede utilizar cuando los recursos y las tareas se programan para varios
turnos durante 24 horas o cuando los recursos de equipo se emplean en
tareas de forma continuada.
Calendarios de turno de noche El calendario de turno de noche
refleja una programación por turnos del lunes por la noche al sábado por
la mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de
descanso.
Calendarios Establecen los periodos laborables y no laborables estándar para el
de
proyecto en general. Si no se usan los calendarios de recursos o tareas,
proyectos
las tareas se programarán de manera predeterminada durante los
periodos laborables del calendario del proyecto.
Calendarios Suelen basarse en el calendario del proyecto en el momento de crear el
de
recurso. Puede cambiar los períodos laborables y no laborables para
recursos
recursos específicos o para un conjunto de recursos asegurándose en
todo momento de que los recursos se programan solo cuando estén
disponibles para trabajar. Si ha cambiado los periodos laborables o no
laborables de un calendario de recursos y se asigna el recurso a una
tarea, la tarea se programará durante el periodo laborable del calendario
de recursos. Esto puede afectar también a la fecha de finalización de la
tarea.
Los recursos pueden heredar el período no laborable del calendario base
o invalidar este período sustituyéndolo por la configuración de períodos
no laborables del calendario de recursos.
Calendarios Pueden utilizarse para definir periodos laborables fuera de los
de tareas
especificados en el calendario del proyecto. Los calendarios de tareas se
crean igual que los otros. Cuando se asigna un calendario de tareas a
una tarea y el recurso asignado a dicha tarea tiene períodos laborables
diferentes a los del recurso de calendarios, la tarea se programará para
el periodo laborable que se solape entre los dos calendarios. Ahora bien,
puede establecer una opción de tarea que permita omitir los calendarios
y recursos y programar la tarea usando el periodo no laborable del
recurso.
Si no se especifica ningún calendario de tareas para una tarea, se
utilizará el calendario del proyecto para programar la tarea.
3.7.12 ¿Cómo influyen las asignaciones de recursos sobre la programación?
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
172
Uso de Project
Si no asigna recursos a las tareas de su proyecto, Project calculará la programación
utilizando duraciones, dependencias entre tareas, restricciones e información del
calendario de tareas y del proyecto. Si sí asigna recursos, las tareas también se
programarán a partir de las unidades de asignación y los calendarios de los recursos,
ya que de esta manera se consigue una programación más precisa.
NOTA: Las tareas programadas manualmente no se ven afectadas por los calendarios
de recursos. Cuando se asigna un recurso a una tarea programada manualmente, la
programación de la tarea no cambiará.
Una asignación es la asociación de una tarea específica a un recurso específico
encargado de realizar la tarea. Se puede asignar más de un recurso a una tarea,
entre ellos: recursos de trabajo, recursos materiales y recursos de costo. A
diferencia de los recursos de trabajo, los recursos materiales o de costos no
afectan a la programación de una tarea.
Por ejemplo, supongamos que tiene en su proyecto una tarea de nombre Elaborar
especificaciones. También tiene un recurso de ingeniería, Juan. Si asigna Juan a la
tarea Elaborar especificaciones, la programación de dicha tarea dependerá de las
unidades de asignaciones y el calendario de recursos de Juan, además de otras
informaciones sobre la tarea (duración, dependencias, restricciones y calendarios).
Además de programar siguiendo la información sobre las tareas, tras asignar recursos a
las tareas de su proyecto, Project usará información adicional sobre recursos y
asignaciones para calcular la información de la programación:
Configuración o explicación
atributos
de
recursos
Trabajo
La cantidad de trabajo o trabajo de horas extra que se asigna al
recurso y la forma en que ese trabajo se distribuye a lo largo del
tiempo. La distribución del trabajo a lo largo del tiempo también
puede verse afectada por los perfiles de trabajo.
Unidades
de El número de unidades de asignaciones (tiempo parcial, tiempo
asignaciones
completo o múltiple) del recurso asignado a la tarea.
Tipo de tarea
El tipo de tarea, que afecta la forma en que cambia una
programación al revisar la asignación existente. Hay tres tipos
de tareas: de unidades fijas, de duración fija y de trabajo fijo.
Programación
condicionada
por
el
esfuerzo
Indica si la tarea está condicionada por el esfuerzo. En caso de que
sea así, al agregar o quitar recursos de una asignación, el trabajo
correspondiente a la tarea permanece constante y se redistribuye
entre los recursos. En el caso de las tareas de unidades fijas, por
ejemplo, uno de los resultados es que, si se asignan más recursos,
la duración necesaria para completar la tarea será más breve.
Encontrará más información sobre la programación condicionada
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
173
Uso de Project
Configuración o explicación
atributos
de
recursos
por el esfuerzo en secciones anteriores de este artículo.
Calendarios
Perfiles
trabajo
Calendarios de recursos. Project programa los recursos asignados a
partir de los períodos laborables y no laborables indicados en los
calendarios de recursos.
de Los perfiles de trabajo le permiten afinar la programación si los
recursos están trabajando en tareas como, por ejemplo, las
correspondientes a una fase de preparación de un proyecto.
En la vista Uso de tareas, haga clic con el botón secundario sobre el
nombre del recurso asignado a una tarea y luego seleccione un
patrón de trabajo predefinido en la lista Perfil de trabajo. Tras
seleccionar el patrón, puede ajustar manualmente las horas en la
parte con fases temporales de la vista de uso.
Para asignar recursos a tareas, haga clic en la pestaña Recurso y luego haga clic
en Asignar recursos.
De igual manera esta acción puede ser realizada de tres maneras (UCI, 2010):

Digitando el nombre del recurso en la columna “Nombres de los recursos” de la
tabla de entrada del Diagrama de Gantt. Si el recurso que se digita no existe en
la “Hoja de recursos” se incorpora a ésta.

Seleccionando los recursos de la lista presentada en pestaña recursos sobre3
las actividades.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
174
Uso de Project

Utilizando la opción “Asignar recursos”
3.7.12.1 Campos Unidades de asignación
Los campos Unidades de asignación muestran el porcentaje o número que representa
la asignación de los recursos asignados a una tarea37.
Existen diversas categorías de campos Unidades de asignación.
Tipo de datos
Porcentaje/número
Unidades de asignación (campo de tareas)
Tipo de entrada
Nula
Recomendaciones Agregue el campo Unidades de asignación a la ver Uso de tareas
cuando desee mostrar la asignación de tiempo para cada asignación individual. No se
mostrará ninguna información en el campo de tareas Unidades de asignación;
simplemente hace que el correspondiente campo Unidades de asignación para las
asignaciones esté disponible.
37
Tomado de sitio de soporte dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/campos-unidades-deasignaci%C3%B3n-1826d47c-b0d5-440c-bc41-712c11311737
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
175
Uso de Project
Ejemplo Está revisando las unidades de asignación para los recursos asignados a
varias tareas. Agrega el campo Unidades de asignación a la vista Uso de tareas. No
aparece ninguna información en el campo Unidades de asignación junto a los nombres
de las tareas. Sin embargo, las unidades de asignación de sus asignaciones
individuales aparecen debajo de cada nombre de tarea en los campos Unidades de
asignación.
Notas La unidad de asignación predeterminada es 100 % (o 1,0 en unidades
decimales), a menos que el valor en el campo Unidades máx. (máximo de unidades) del
recurso sea menor que 100 %. En este caso, la unidad de asignación predeterminada
para el recurso es el valor de capacidad máxima. Las unidades se pueden expresar
como porcentajes o decimales. Para alternar entre los dos, haga clic en el cuadro de
diálogo Opciones de proyecto.
Unidades de asignación (campo de recursos)
Tipo de entrada
Nula
Recomendaciones Agregue el campo de unidades de asignación a la vista Uso de
recursos cuando desee mostrar las unidades de asignación de los recursos para sus
asignaciones individuales. No se muestra información real en el campo de recursos
Unidades de asignación; simplemente hace que el correspondiente campo Unidades de
asignación para las asignaciones esté disponible.
Ejemplo Está revisando unidades de asignación para las tareas asignadas a varios
recursos. Agrega el campo Unidades de asignación a la vista Uso de recursos. No
aparece ninguna información en el campo Unidades de asignación junto a los nombres
de los recursos. Sin embargo, las unidades de asignación de sus asignaciones
individuales aparecen debajo de cada nombre de recurso en los campos Unidades de
asignación.
Notas La unidad de asignación predeterminada es 100 %, a menos que el valor del
campo Unidades máx. del recurso sea menor que 100 %. En este caso, la unidad de
asignación predeterminada para el recurso es su valor de capacidad máxima. Puede
intercambiar entre porcentajes y decimales para representar las unidades de asignación
en el cuadro de diálogo Opciones de proyecto.
Puede establecer las unidades de asignación en el cuadro de diálogo Información de
la tarea.
Unidades de asignación (campo de asignación)
Tipo de entrada
Campo calculado o especificado.
Cómo se calcula Una asignación, suponiendo que el esfuerzo total de un recurso se
puede expresar normalmente como 100 %, suponiendo que el valor de capacidad
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
176
Uso de Project
máxima del recurso es 100 %. Dos recursos asignados a una tarea se pueden expresar
como 200 %, suponiendo una vez más que un valor de capacidad máxima es del
100 %.
De forma predeterminada, las unidades de asignación se establecen en 100 % (o 1,0
en unidades decimales). Si modifica directamente las unidades de asignación, se
modifica el trabajo o la duración, dependiendo de la configuración del tipo de tarea. Si el
tipo de tarea es trabajo fijo y se modifica la duración, Microsoft Office Project cambia las
unidades de asignación. Si el tipo de tarea está establecido en duración fija y se
modifica el trabajo, Project vuelve a calcular las unidades de asignación.
Recomendaciones Agregue el campo Unidades de asignación a la parte de la hoja
de Uso de tareas o Uso de recursos ver cuando desee mostrar o modificar la cantidad
de unidades para la que un recurso está asignado a una tarea. El valor de las unidades
de asignación interactúa con el valor del campo Unidades máx. del recurso. Si realiza
una asignación con una unidad de asignación mayor que el valor en el campo Unidad
máx., el recurso estará sobreasignado.
Ejemplo
Desea asignar tres carpinteros a una tarea, de modo que escribe
un 300% en el campo Unidades de asignación para la asignación del carpintero. Para
usar un único recurso de tiempo parcial en una tarea, escriba el porcentaje en el campo
Unidades de asignación que representa el porcentaje diario del tiempo empleado del
recurso en la tarea. Por ejemplo, si escribe 25% en el campo Unidades, estará
asignando al recurso un cuarto de un día.
Notas
La unidad de asignación predeterminada es 100 % (o 1,0 en unidades
decimales), a menos que el valor en el campo Unidades máx. del recurso asignado es
menor que 100 %. En este caso, la unidad de asignación predeterminada para el
recurso es su valor de unidades máximas. Las unidades se pueden expresar como
porcentajes o decimales. Para cambiar entre los dos, haga clic en el cuadro de
diálogo Opciones de proyecto.
De forma predeterminada, el campo Unidades de asignación se incluye en el cuadro de
diálogo Asignar recursos, por lo que puede establecer las unidades de asignación al
asignar inicialmente un recurso a una tarea. También puede establecer las unidades de
asignación en el cuadro de diálogo Información de la tarea.
3.7.13 Cambiar el tipo de tarea de las programaciones
Acaba de asignar una tarea a unas cuantas personas y resulta que la tarea durará más
de lo esperado; o al revés. Sea como sea, no sabe lo que hacer. Hay tareas, como el
curado del cemento, que tardan una cantidad de tiempo determinada,
independientemente de cómo los trabajadores deban verter el cemento. Hay otras,
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
177
Uso de Project
como la construcción de software o de carreteras, que tardarán más o menos en
función de la gente y los recursos de los que se disponga.

Para cambiar los tipos de tareas para que reflejen mejor estas realidades, haga doble
clic en Avanzadas y cambie el tipo de tarea.
Sugerencia: Para acelerar el proceso, puede agregar la columna Tipo de tarea a una
vista de hoja. Para ello, haga clic con el botón secundario en un encabezado de
columna y luego en Insertar columna.
3.7.13.1 La influencia de los tipos de tareas en la programación
Project utiliza una fórmula de programación que relaciona los tres valores de
trabajo, duración y unidades de asignación38:
Trabajo = duración x unidades
Establecer tipo de la tarea le permite "corrección" (o e) uno de estos valores. Solución
de uno de los valores coloca una prioridad en ese valor por proyecto contar no para
cambiarlo cuando cambien los dos valores. Esto se aplica a ambas tareas programadas
automática y manual.
Esta práctica tabla lo ayudará a tener siempre en mente las partes móviles de la fórmula
de programación.
En una
Si se revisan las Si se revisa
unidades
duración
la Si se
trabajo
revisa
el
Tarea
de Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular el Se vuelve a calcular la
unidades fijas
la duración.
trabajo.
duración.
Tarea
de Se vuelve a calcular Se vuelven a calcular Se vuelve a calcular la
trabajo fijo
la duración.
las unidades.
duración.
Tarea
de Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular el Se vuelven a calcular
duración fija
el trabajo.
trabajo.
las unidades.
Echemos un vistazo a los tres tipos de tareas más de cerca. Solución de uno de estos
valores le ofrece un mayor control sobre la programación. Pero antes de leer en,
asegúrese de comprender la diferencia entre los tres pilares de programación del
proyecto: trabajo, duración y unidades y cómo se relacionan entre sí. Para obtener un
repaso rápido leer cómo Project programa las tareas: entre bastidores.
38
Tomado
de
sitio
https://support.office.com/es-es/article/cambiar-el-tipo-de-tarea-para-unaprogramaci%C3%B3n-m%C3%A1s-precisa-b0b969ad-45bc-4e9e-8967-435587548a72
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
178
Uso de Project
Todo el mundo tiene problemas en este tema, así que no se preocupe si no consigue
asimilarlo inmediatamente. Una vez lo domine y sepa controlar las duraciones y tipos de
tareas, su capacidad como jefe de proyectos aumentará considerablemente. Aunque ya
se indicó en aspectos generales es meritorio hacer referencia a aspectos base
indicados por Gil (2007)39,
Unidades fijas:
Una tarea del tipo unidades fijas es una tarea en la cual las unidades
asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la
cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afectan a las
unidades de asignación de la tarea. Se calcula según la formula:
Trabajo = Duración X Unidades.
Trabajo fijo :
Una tarea del tipo trabajo fijo es una tarea en la que la cantidad de
trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o
en el número de unidades de asignación asignadas a esa tarea (o
recursos) no afectan al trabajo de la tarea. Se calcula según la
fórmula: T = D x U
Duración fija:
Una tarea de duración fija es una tarea en la cual la duración es un
valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades de
asignación (esto es, recursos) no afectan a la duración de la tarea.
Se calcula según la fórmula: T = D x U. Este es el tipo de tarea
predeterminada por Project.
Cada uno de los tipos de tarea afecta a la programación cuando se modifica alguno de
los tres factores como sigue:
En una
Si
cambiamos
las unidades
Si cambiamos la
duración
Si cambiamos el
trabajo
Tarea
de
unidades fijas
La duración
recalcula
se
El
trabajo
recalcula
se
La duración
recalcula
se
Tarea
de
trabajo fijo
La duración
recalcula
se
Las unidades se
recalculan
La duración
recalcula
se
Tarea
de
duración fija
El
trabajo
recalcula
se
El
trabajo
recalcula
Las unidades se
recalculan
se
3.7.13.2 Ejemplo
39
https://www.adrformacion.com/teleusers/articulos/adjuntos/11835674943%20tipos%20de%20tareas.doc.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
179
Uso de Project
Veamos el ejemplo de cómo los tipos de tarea cambian los valores numéricos de la
fórmula del trabajo (situaciones de la tabla anterior).
Supongamos que tenemos una tarea de UNIDADES FIJAS con un recurso asignado a
tiempo completo, es decir con un 100%, es decir el máximo número de unidades
asignables para ese recurso. (Por ejemplo si tuviéramos 3 fontaneros como recursos
disponibles, el recurso fontaneros tendría una capacidad máxima del 300%). En
consecuencia, ese recurso tiene una disponibilidad de 8 horas diarias. Si la tarea tiene
una duración de 10 días, tiene un trabajo de 80 horas.
Definición: Se entiende por trabajo en las tareas como el esfuerzo necesario para
completarlas totalmente. Para los recursos la cantidad total de trabajo al cual un recurso
es asignado para todas las tareas. El trabajo es distinto a la duración de las tareas.
Modificaciones a posteriori:
. Si otro recurso disponible al 100% viene a asistir a la tarea, Project recalcula y
reprograma esa tarea en cuanto a su duración. La tarea ahora tendría recursos
por un valor del 200% con lo que puesto que se trata de una tarea de unidades
fijas, la duración cambiaría y se resolvería en la mitad de tiempo es decir en 5
días ya que el trabajo seguiría siendo el mismo (80 horas).
Si resultase que tuviéramos 8 días para completar la tarea en vez de 10 Project
recalcularía todo y puesto que nos encontramos en una tarea de unidades fijas
recalcularía el trabajo que ahora pasaría a ser de 64 horas con un recurso al
100%.
Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea
que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para
resolver la tarea, como las unidades son fijas sería la duración la que se vería
incrementada a 12,5 días con una asignación de 100% de unidades.
Vamos a desarrollar ahora el mismo supuesto pero con una tarea de TRABAJO FIJO,
lo cual significa que la tarea solo puede tomar el trabajo que se especifique, ni más, ni
menos. En nuestro ejemplo la tarea tiene un recurso al 100% de disponibilidad a lo
largo de las 8 horas diarias y tiene una duración inicial de 10 días, o sea 80 horas de
trabajo.
Modificaciones a posteriori:
Si agregamos otro recurso con el 100% de disponibilidad para asistir a la tarea,
Project recalculará la duración. La tares ahora tiene 200% de unidades de
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
180
Uso de Project
asignación (lo cual es lo mismo que decir 2)con un trabajo de 80 horas (fijo) y
una duración, ahora de 40 horas (5 días de duración).
Si dispusiéramos ahora de 8 días para terminar la tarea por problemas de
calendario, por prisas, en vez de en 10, Project recalcularía las unidades de
asignación
siendo
requeridos
más
recursos
(cuidado
con
las
Sobreasignaciones). Para tener la tarea concluida, modificando en una tarea de
trabajo fijo la duración, cambiarán las unidades según la fórmula del trabajo (T =
D x U). Quedaría de forma que serían necesarios recursos con una capacidad
máxima de 1,25 o lo que es lo mismo: 125%. Para evitar Sobreasignaciones de
ese recurso, se dispondría de otro nuevo al 25%
Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea
que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para
resolver la tarea, como el trabajo es fijo en este caso sería la duración la que se
vería incrementada a 12,5 días con una asignación de 100% de unidades.
Finalmente, hagamos los cálculos con una tarea de DURACIÓN FIJA, lo cual
significa que la tarea debe ser completada en la duración que se especifica de
forma inamovible. Para ello, en este ejemplo contaremos de nuevo con un recurso a
tiempo completo (100% de unidades de capacidad máxima) disponible para una
tarea de 10 días de duración las 8 horas diarias: Trabajo: 80 horas.
T=DxU
Trabajo: 80 horas
días (80 horas)
-
Unidades: 1 (o bien 100%) - Duración 10
Si encontramos que otro recurso puede asistir a nuestra tarea, Project
recalculará el trabajo asignado a cada recurso. Cuando 1 recurso fue asignado a
la tarea ese recurso tenía 0 horas de trabajo para realizar la tarea. Cuando
asignamos otro recurso a la tarea, cada recurso tendrá (manteniendo la duración
fija) 40 horas de trabajo para cada recurso para que la suma sea de 80 horas ya
que el trabajo seguiría siendo el mismo. La duración sería la misma: 10 días para
un total de 80 horas de trabajo. De esta manera ambos recursos quedan
disponibles para otras tareas en u 50% de disponibilidad.
Si tuviéramos 8 días para completar la tarea, Project recalcularía el trabajo de la
tarea. La tarea tiene ahora una duración de 8 días o sea, pasa a tener 64 horas
de trabajo y una unidad de recurso.
Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea
que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para
resolver la tarea, como la duración en este caso es fija en este caso serían las
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
181
Uso de Project
unidades de asignación las que se verían incrementadas a 1,25 unidades de
asignación para ese recurso, o sea una capacidad máxima del 125%. Lo correcto
es asignar otro recurso con una disponibilidad del 25%.
Capacidad Máxima: Se utiliza para recursos tipo “Trabajo” y establece su
disponibilidad para el proyecto. El valor puede estar desplegado como un valor
porcentual o como unidades decimales. 100% o 1: indica que se dispone de un
recurso. 300% o 3: indica que se dispone de tres recursos. Si cuenta con 10
operarios, puede indicar 1000% en el campo de capacidad máxima.
3.7.13.2 Ejemplo real sobre cómo controlar los intervalos de las tareas
Los siguientes tres escenarios demuestran el "efecto dominó" (y, por tanto, el control)
que tienen los tipos de tarea sobre los intervalos de las tareas a lo largo de la
programación40.
Escenario 1: cambiar tipos de tareas a unidades fijas
Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas, con 1 persona a tiempo completo
disponible durante 8 horas al día. Además, ha configurado la tarea con una duración de
10 días y 80 horas de trabajo.
Qué
usted
cambia Qué hace Project
Agregar
un Project vuelve a calcular la duración. Ahora la tarea tiene 2 unidades
recurso a tiempo asignadas, dura 5 días y 80 horas de trabajo.
completo
Aumentar
duración
la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, Project
vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora tiene una duración
de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso.
Cambiar
trabajo
el Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a
calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene 100 horas de
trabajo, con una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.
40
Tomado de sitio https://support.office.com/es-es/article/cambiar-el-tipo-de-tarea-para-unaprogramaci%C3%B3n-m%C3%A1s-precisa-b0b969ad-45bc-4e9e-8967-435587548a72
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
182
Uso de Project
Escenario 2: cambiar tipos de tareas a trabajo fijo
Ahora va a hacer que la misma tarea sea una tarea de trabajo fijo. Esto significa que la
tarea solo puede llevar la cantidad de trabajo que haya especificado, ni más ni menos.
Recuerde que la tarea dispone de 1 persona a tiempo completo para 8 horas al día,
cuya duración es de 10 días y 80 horas de trabajo.
Qué cambia Qué hace Project
usted
Agregar un Project vuelve a calcular la duración. Ahora la tarea tiene 2 unidades
recurso
a asignadas, dura 5 días y 80 horas de trabajo.
tiempo
completo
Aumentar
duración
la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, Project
vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea. Para finalizar la
tarea en 80 horas y 8 días, hay que asignar 1,25 unidades de recurso.
La unidad de recurso actualmente asignada a la tarea tiene una
sobreasignación del 125%. Debe asignar otra persona para dar cuenta
de la asignación adicional del 25%.
Cambiar
trabajo
el Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a
calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene 100 horas de trabajo,
con una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.
Escenario 3: cambiar tipos de tareas a duración fija
Por último, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duración fija. Esto
significa que la tarea debe completarse en la duración que especifique. De nuevo, la
tarea tiene disponible una persona a tiempo completo durante 8 horas al día y una
duración de 10 días con 80 horas de trabajo.
Qué cambia Qué hace Project
usted
Agregar un Project recalculará el trabajo asignado a cada recurso. Cuando solo
recurso
a había 1 persona asignada a la tarea, el recurso tenía 80 horas de
tiempo
trabajo que completar. Al asignar otra persona a la tarea, cada recurso
completo
tendrá 40 horas de trabajo que completar en la misma duración de 10
días, con un total de 80 horas de trabajo. Al agregar otra unidad de
recurso, también podrá ajustar la asignación de ambas unidades al
50%, con lo que ambas quedarán disponibles para trabajar al 50% en
otras tareas.
Aumentar
duración
la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, Project
vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora tiene una duración de
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
183
Uso de Project
Qué cambia Qué hace Project
usted
8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso.
Cambiar
trabajo
el Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a
calcular las unidades de recurso de la tarea, de forma que el trabajo
adicional igual se lleve a cabo en los 10 días asignados. La tarea ahora
tiene 100 horas de trabajo, con una duración de 10 días y 1,25
unidades de recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la
tarea tiene una sobreasignación del 125%. Debe asignar otra persona a
la tarea para dar cuenta de la asignación adicional del 25%.
Nota: Como las asignaciones de recursos de costo no tienen valores para trabajo o
unidades, estos valores no se volverán a calcular cuando se modifique la fecha de inicio
o la fecha de finalización. Además, las fechas no se vuelven a calcular nunca para una
asignación de recursos de costo, porque no puede modificar el trabajo ni las unidades.
3.7.14 Copiar informes, calendarios y vistas con organizador
El Organizador es una herramienta que le permite copiar informes, calendarios y otros
elementos en otros proyectos o en la plantilla Global (Global.MPT). Al copiar un
elemento en la plantilla Global, este pasa a estar disponible para todos los proyectos41.
Sin embargo, es posible que no necesite usar el Organizador para conseguir lo que
desea. De hecho, el comportamiento predeterminado de Project consiste en copiar
automáticamente todas las vistas nuevas y los elementos relacionados que cree en la
plantilla Global. Esto también se aplica a los elementos existentes que guarde con un
nombre
nuevo.
Para
cambiar
este
comportamiento,
haga
clic
en Archivo > Opciones > Avanzadas. Esta configuración se encuentra en la
sección Mostrar:
41
Tomado del sitio oficial de soporte https://support.office.com/es-es/article/copiar-informes-calendariosy-vistas-usando-el-organizador-78d9c687-b70f-4a20-86c5-e1c65c124261
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
184
Uso de Project
3.7.14.1 Usar el Organizador
Si ha desactivado la configuración descrita anteriormente y desea copiar los elementos
seleccionados en la plantilla Global o un elemento de un proyecto a otro, deberá usar el
Organizador.
El Organizador también puede copiar estilos de texto personalizado en otros proyectos
o en la plantilla Global. Para obtener más información, consulte Cambiar la fuente del
texto en una vista.
Notas:


La información de tareas no se puede copiar con el Organizador. Si desea que
determinadas tareas formen parte de cada proyecto, guarde el archivo de proyecto
como una plantilla normal.
Los valores de las listas de valores personalizados (es decir, los valores de búsqueda)
no se pueden almacenar en la plantilla Global. Use también una plantilla normal para
esta situación.
3.7.14.2 Copiar elementos en la plantilla Global
Imagine que ha personalizado el diagrama de Gantt predeterminado con columnas de
costes y que ahora desea usar el nuevo diagrama en futuros proyectos. Realice los
siguientes pasos para copiar la vista en la plantilla Global.
1. Haga clic en Archivo > Organizador.
2. En el cuadro de diálogo Organizador, haga clic en la pestaña Vistas.
En la lista de la izquierda se muestran los elementos de la plantilla Global, mientras que
en la lista de la derecha aparecen los elementos del proyecto actual. Su trabajo
consiste en mover el elemento personalizado de la derecha a la izquierda.
Nota: Para ver los elementos de Project de otros proyectos, deberá abrir dichos
proyectos en primer lugar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
185
Uso de Project
1. Seleccione la vista personalizada en el lado derecho y, a continuación, haga clic
en Copiar.
Se copia la vista personalizada en la plantilla Global y se muestra a la izquierda.
2. Si la vista personalizada contiene columnas agregadas por usted, deberá copiar la tabla
asociada. Haga clic en la pestaña Tablas y, a continuación, copie la tabla en la plantilla
Global. La tabla asociada puede tener el mismo nombre que la vista, pero, si no
aparece la coincidencia esperada, copie la tabla Entrada.
Todos los proyectos tendrán la vista personalizada a su disposición con tabla
subyacente correcta.
3.7.14.3 Copiar elementos directamente en otro proyecto
Si desea copiar elementos de Project de un proyecto en otro (pero no en la plantilla
Global):
1. Abra ambos proyectos (el proyecto de “origen” que contiene los elementos
personalizados y el de “destino” en el que desee copiarlos).
2. En el proyecto de origen, haga clic en Archivo > Organizador.
3. En la lista de disponibilidad, seleccione el proyecto de destino.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
186
Uso de Project
4. Seleccione los elementos personalizados en el lado derecho y, a continuación, haga clic
en Copiar para copiarlos en el proyecto de destino.
3.7.15 Revisar avances de programación
A medida que avanza el proyecto, puede revisar cómo afecta el proyecto general
programar trabajo en sus tareas. Mientras realiza el seguimiento del progreso de su
proyecto, puede revisar las diferencias entre planeado, programado y trabajo real. Esto
le permite determinar si el trabajo en el proyecto avanza según lo previsto. Puede
comparar las cantidades de trabajo para tareas en conjunto o para Recursos y sus
asignaciones individuales42.
La manera más sencilla de comparar las cantidades de trabajo con el plan original es
aplicar la tabla trabajo a una vista de hoja, como la vista de diagrama de Gantt o Uso
de recursos. El valor en el campo trabajo representa el valor de trabajo
programado actual, que muestra el total de trabajo real y restante de las tareas
que han comenzado y que muestra el último valor de trabajo previsto para las
tareas que aún no se han iniciado.
Si se guarda una línea de base, las cantidades de trabajo planeado original se
almacenan en el campo de línea base. Con este campo puede comparar cantidades de
trabajo en el plan original con cantidades de trabajo actualmente programado. El
campo variación muestra la calculado varianza entre el trabajo planeado y
programado, es decir, la diferencia entre los campos de línea base y trabajar.
También puede revisar cantidades de trabajo reales en los campos Real. En el caso de
tareas completadas, los campos Trabajo y Real contienen el mismo valor.
Comparar...
Descripción
¿Cómo?
El trabajo
actual de la
tarea con el
plan original
Examine si las
tareas están usando
más o menos
trabajo del planeado
usando el Diagrama
de Gantt con la tabla
Trabajo aplicada.
En la ficha Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
En el grupo Datos, haga clic en la flecha
en Tabla y, a continuación, haga clic en Trabajo.
Compare los valores en los
campos Trabajo y Línea base.
Para ver la variación entre los
campos Trabajo y Línea base, revise el
campo Variación. Para las tareas finalizadas,
esta variación representa la diferencia entre el
trabajo real y el planeado. En aquellas tareas
actualmente en curso, el campo Trabajo es el
total de Trabajo real y Trabajo restante. Para
42
Tomado del sitio https://support.office.com/es-es/article/Revisar-el-progreso-de-laprogramaci%C3%B3n-0d24c633-f572-44b9-8fdb-56e1f5095237
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
187
Uso de Project
Comparar...
Descripción
¿Cómo?
aquellas tareas que todavía no comenzaron, el
campo Trabajo es la proyección actual y con
frecuencia coincide con Línea base.
El campo Variación compara únicamente los
campos Trabajo y Línea base. No compara
otros campos de línea base (como Línea base1,
Línea base2, etc.).
La tarea
actual y el
trabajo de la
asignación
con el plan
original
Examine si las
tareas y sus
recursos asignados
están usando más o
menos trabajo del
planeado mediante
la vista Uso de
tareascon la tabla
Trabajo aplicada.
En la ficha Ver del grupo Vistas de tareas, haga
clic en Uso de tareas. En la ficha Ver del
grupo Datos, haga clic en la flecha en Tablas y,
a continuación, haga clic en Trabajo.
Revise los valores totales del trabajo en la parte
de la hoja de la vista. Además del
campo Nombre de tarea, la tabla muestra los
campos Trabajo, Línea
base, Variación, Real, Restante y % trabajo
compl. (porcentaje de trabajo completado). Las
filas de resumen muestran los valores totales del
trabajo para cada tarea mientras que las
entradas en cursiva muestran los valores
individuales de trabajo para cada asignación.
Revise los valores de fase temporal de trabajo
para cada tarea y asignación en la parte de fase
temporal de la vista bajo cada período de tiempo.
El recurso
actual y el
trabajo de
asignación
con el plan
original
Examine si los
recursos y
asignaciones están
usando más o
menos trabajo del
planeado usando la
vista Uso de
recursos con la tabla
Trabajo aplicada.
En la ficha Ver, haga clic en Uso de recursos.
En la ficha Ver del grupo Datos, haga clic en la
flecha en Tablas y, a continuación, haga clic
en Trabajo.
Revise los valores totales del trabajo en la parte
de la hoja de la vista. Además del
campo Nombre del recurso, la tabla muestra
los campos % compl. (porcentaje
completado), Trabajo, Horas extra, Línea
base, Variación, Real y Restante. Las filas de
resumen muestran los valores totales del trabajo
para cada recurso mientras que las entradas en
cursiva muestran los valores individuales de
trabajo para cada asignación.
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188
Uso de Project
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Descripción
¿Cómo?
Revise los valores de fase temporal de trabajo
para cada recurso y asignación en la parte de
fase temporal de la vista bajo cada período
temporal.
Nota: Los datos de recursos están asignados a una línea base a nivel del proyecto.
Como resultado los datos del recurso de la línea de base pueden variar ampliamente en
función de un número de factores. Por ejemplo, suponga que tiene un proyecto con
varias tareas y muchos recursos asignados a dichas tareas. Cuando guarda una línea
de base, los datos de asignación del recurso se capturan a nivel del proyecto. Si agrega
una tarea posteriormente y configura la nueva tarea para que se desarrolle a nivel del
proyecto, la línea de base de asignación del recurso no cambiará.
3.7.15.1 Ver el trabajo del proyecto a lo largo del tiempo
Si se ve el trabajo fragmentado por períodos de tiempo, puede ver el trabajo dentro de
los períodos que van desde un minuto a un año.
1. En la ficha vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Uso de tareas o en el
grupo Vistas de recursos, haga clic en Uso de recursos.
2. En el grupo Zoom, haga clic en la flecha en Escala temporal. En la lista,
seleccione Escala temporal y, a continuación, haga clic en la pestaña Nivel
superior, Nivel intermedio o Nivel inferior.
Nota: Puede hacer clic en una de las opciones en la lista de escala de tiempo para
establecer el nivel de escala temporal inferior.
3. En la ficha del nivel de la escala temporal mostrada, en el cuadro Unidades, haga clic
en la unidad de tiempo que desee utilizar.
Por ejemplo, si desea ver el trabajo fragmentado por semanas y luego por días, haga
clic en Semanas en el cuadro Unidades en la ficha Nivel superior y, a continuación,
haga clic en Días en el cuadro Unidadesen la ficha Nivel intermedio.
Nota: Para mostrar menos de tres escalas temporales, en Opciones de escala
temporal, seleccione las escalas temporales que desea que aparezcan en la
lista Mostrar.
4. Para aplicar formato a la apariencia de la escala temporal, especifique los valores que
desea usar en los cuadros Etiqueta, Alineación y Número. Active o desactive las
casillas Usar año fiscal y Separadores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. En la ficha formato, en el grupo de Detalles, seleccione trabajo,trabajoreal, Trabajo
acumulado, sobreasignación, costo o Disponibilidad restante.
Nota: Para agregar o ver más opciones, haga clic en Agregar detalles. Aparece el
cuadro de diálogo Estilos de detalle. En la ficha Detalles de uso, en campos
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
189
Uso de Project
disponibles, seleccione los campos que desee. Haga clic en Mostrar. Por el contrario,
para quitar opciones, puede seleccionar campos de Mostrar estos campos, y haga clic
en Ocultar para quitar opciones. Use las flechas mover para cambiar el orden en que
aparecen los campos. Haga clic en Aceptar.
Nota: También puede ver el trabajo asociado a una tarea seleccionada usando una
vista en dos paneles, a veces se conoce como un vista combinada. Para crear una vista
en dos paneles, seleccione la vista que desea que aparezca en la parte superior panel
de la vista y, a continuación, en la ficha vista, en el grupo Vista en dos
paneles seleccione Detalles. En la lista, seleccione la vista que desee. La vista en el
panel inferior muestra información detallada sobre las tareas o recursos en la vista del
panel superior. Por ejemplo, cuando se muestra cualquier vista de tareas en el panel
superior y la vista Uso de recursos en el panel inferior, la vista en el panel inferior
muestra los recursos asignados a las tareas seleccionadas en el panel superior, con
información sobre dichos recursos. La información de recursos mostrada pertenece a
todas las tareas asignadas para cada recurso, no solo a las tareas seleccionadas en el
panel superior.
3.7.15.2 Identificar tareas que están retrasadas en la programación
Si ha establecido una línea base para el proyecto, puede ver el progresan de las tareas
en el tiempo y si su comienzo y fin están pospuestas fechas. Puede realizar un
seguimiento del progreso comparando la línea de base y de comienzo reales o
programadas y fechas de finalización.
1. En la ficha Ver, haga clic en la flecha en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga
clic en Gantt de seguimiento.
2. En el grupo Datos, haga clic en la flecha en Tabla y, a continuación,
seleccione Variación.
Si los campos de variación no están visibles, ajuste el divisor de vistas o presione la
tecla TAB para desplazarse por los campos y mostrarlos.
La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para
cada tarea. La barra inferior muestra las fechas de comienzo y finalización de la línea
base, mientras que la superior muestra las fechas de comienzo y finalización
programadas para que pueda ver la diferencia entre el plan y la programación actual.
Además, en la ficha Formato de herramientas del diagrama de Gantt, puede hacer
clic en Línea base para mostrar las líneas base del diagrama.
También puede ver si se han retrasado las fechas de comienzo y de finalización para
las asignaciones de tareas con el filtro Asignaciones pospuestas. Este filtro muestra
los recursos que están asignados a las tareas que todavía no se han finalizado y que se
han retrasado respecto a la fecha de finalización de la línea base. Para usar este filtro,
debe haber guardado un plan de línea base.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
190
Uso de Project
1. En la ficha Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. En el grupo Datos, seleccione Más filtros en la lista Filtro.
3. En la lista Más filtros junto a Filtros, seleccione Recursos. En la lista haga clic
en Asignaciones pospuestas.
4. Si desea mostrar únicamente aquellas asignaciones que están pospuestas, haga clic
en Aplicar. Si desea mostrar todas las asignaciones resaltadas con color en las
asignaciones pospuestas, haga clic en Resaltar.
3.7.15.3 Encontrar demoras en la programación
La cantidad de margen de demora en la programación indica cuándo pueden retrasarse
las tareas antes de que otras tareas o la fecha de fin del proyecto se vean afectadas.
1. En la ficha Ver del grupo Vistas de tareas, haga clic en la flecha en Diagrama de
Gantt y seleccione Más vistas.
2. Aparece el cuadro de diálogo Más vistas. En la lista Vistas, haga clic en Gantt
detallado y, a continuación, en Aplicar.
3. En la ficha Ver del grupo Datos, haga clic en la flecha en Tablas y, a continuación,
haga clic en Programación.
En la parte del diagrama de la vista, aparece la demora como finas barras situadas a la
derecha de las tareas, con valores de demora junto a las barras Gantt regulares.
Presione la tecla TAB para desplazarse a los campo Demora permisible y Margen de
demora total si no están visibles en la parte de hoja de la vista.
Nota:


Si sabe dónde existe la demora en la programación, puede desplazar las tareas si
determinadas fases de la programación no tienen demora y otras fases tienen
demasiada.
Los valores de demora también indican una inconsistencia de programación. Por
ejemplo, un valor de demora negativo puede ocurrir cuando una tarea tiene una
dependencia Fin-a-comienzo con una tarea sucesora, pero dicha tarea tiene una
delimitación Debe comenzar el que es anterior a la fecha de fin de la primera tarea. La
demora negativa también puede ocurrir cuando una tarea está programada para que
finalice después de su fecha límite.
3.7.15.4 El campo trabajo de Project
El campo trabajo muestra la cantidad total de tiempo programada en una tarea para
todos los recursos asignados, la cantidad total de tiempo que un recurso está
programado en todas las tareas asignadas o la cantidad total de tiempo programado
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
191
Uso de Project
para un recurso en una tarea. Las versiones de fase temporal de estos campos
muestran valores distribuidos a lo largo del tiempo43.
Existen diversas categorías de campos trabajo. Microsoft Office Project calcula el
trabajo total de la tarea como la suma del trabajo que todos los recursos asignados
deben realizar en una tarea. Esto se basa en la duración de la asignación, el número de
recursos asignados y la asignación unidades para los recursos asignados. Trabajo
incluye el trabajo real y trabajo restante, así como de horas extra de trabajo. Si escribe
un valor en el campo trabajo de una tarea, Project dividirá el trabajo que se indique
entre los recursos asignados.
En cualquier hoja de recursos, agregue el campo trabajo para un recurso cuando desee
revisar o filtrar por la cantidad total de trabajo que un recurso está asignado. Este
campo puede ser especialmente útil cuando se comparan las cargas de trabajo entre
recursos o estimación de costos de recursos. Si Desea analizar si las cargas de trabajo
son realmente desiguales, por lo que puede mejorar el equilibrio de las asignaciones.
Agregue el campo trabajo a la vista Hoja de recursos para comparar las cargas de
trabajo de los dos recursos.
La cantidad de trabajo calculado por Project también depende de las unidades de
asignación del recurso asignado. La duración de una asignación se multiplica por las
unidades de asignación para calcular la cantidad de trabajo. Por ejemplo, si un recurso
con una unidad de asignación del 100 por ciento está asignado a una tarea con una
duración de un día, la cantidad de trabajo es 8 horas. Si un recurso con una unidad de
asignación de 50 por ciento está asignado a la misma tarea, la cantidad de trabajo es
cuatro horas. Y si un recurso con una unidad de asignación de 200 por ciento está
asignado a la misma tarea, la cantidad de trabajo es 16 horas.
3.7.15.5 Vista y estilos de detalles
Seleccione la vista que desea
43
Tomado del sitio https://support.office.com/es-es/article/Trabajo-campos-de691c93-4ddc-4b8e-981eebad102f370b
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
192
Uso de Project
Luego con clic derecho podrá disponer más opciones de detalles a mostrar para cada
vista como se muestra en la siguiente figura:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
193
Uso de Project
Recuerde que en todo momento podrá alternar las vistas.
3.8. Ruta crítica
La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar en una programación
para que un proyecto finalice conforme a la programación. Cada tarea de la ruta
crítica es una tarea crítica. El Método de Ruta Crítica (MRC) es un método de
administración de proyectos, para calcular la duración total de un proyecto, basándose
en la duración de cada una de las tareas y en sus interdependencias.
Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función a las
duraciones de tareas en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha de
comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el
proyecto entero termine a tiempo.
Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde
de lo planificado. La ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas
incluidas en la programación. Para ajustar la fecha de fin de la programación deberá
centrarse en modificar las tareas críticas. Para llamar la atención hacia la ruta crítica es
posible modificar una presentación.
Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto. Si da formato
al texto en Microsoft Project, el formato directo reemplazará todo formato definido para
una categoría de texto, por ejemplo para todas las tareas críticas. Para identificar la ruta
crítica:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
194
Uso de Project
1. En barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.
2. En el menú Formato, elija Estilos de texto.
3. En el cuadro "Elemento a cambiar:", seleccione "Tareas críticas".
4. En el cuadro "Color", seleccione un color para los nombres de las tareas críticas.
5. Elija "Aceptar".
Recuerde que para cada tipo de barra de vista se podrá aplicar un formato diferente.
3.8.1 Notas de Ruta crítica
Tomado de (Office, 2016)
Todas las tareas son importantes, pero solo algunas de ellas son críticas. La ruta crítica
es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalización
del proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el proyecto.
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
2. Haga clic en Formato y seleccione la casilla de verificación Tareas críticas.
Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.
Puede ver los enlaces:
Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
195
Uso de Project
Ver la ruta crítica en un proyecto principal
Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica
3.8.2- Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas
Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.
1. Haga clic en la pestaña Vista y seleccione una vista del grupo Vistas de tareas.
2. En la pestaña Vista, seleccione Crítico en la lista Resaltar.
La ruta crítica se muestra en amarillo.
3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica, haga clic en la flecha Filtrar y
seleccione Crítico.
SUGERENCIA: En un diagrama de red, las tareas de la ruta crítica se muestran
automáticamente en rojo. No es necesario resaltarlas.
3.8.3- Ver la ruta crítica en un proyecto principal
Al administrar un proyecto principal, todos los subproyectos pueden estar en la ruta
crítica. Puede ver si es verdadero si indica a Project que trate a los subproyectos como
si fueran tareas de resumen.
Haga clic en Archivo > Opciones.
Haga clic en Programar y desplácese hasta el área Opciones de cálculo para este
proyecto.
Asegúrese de activar la casilla Calcular los proyectos insertados como tareas de
resumen.
SUGERENCIA: Esta configuración no afecta a otros proyectos. Es decir, solo se aplica
al proyecto principal en el que está trabajando.
3.8.4 Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica
Normalmente, las tareas críticas no tienen margen de demora. Aun así, puede indicar a
Project que incluya las tareas con uno o varios días de demora en la ruta crítica, de
modo que pueda ver con tiempo los problemas potenciales que puedan producirse.
Haga clic en Archivo > Opciones.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
196
Uso de Project
Haga clic en Avanzado y desplácese hasta el área Opciones de cálculo para este
proyecto.
Agregue un número al cuadro Las tareas son críticas si la demora es inferior o igual a.
3.9 Gannt de seguimiento
Como se refieren en (Project, 2016), Controlar el progreso puede parecer complicado,
pero se muestra una forma rápida de mostrar el porcentaje completado con la barra de
progreso del diagrama de Gantt.
SUGERENCIA: Si desea obtener ayuda con la creación de un diagrama de Gantt,
vea Utilizar un asistente para crear un diagrama de Gantt.
1. En el diagrama de Gantt, haga clic en una tarea y haga clic en Tarea y el porcentaje
completado que desee mostrar.
Por ejemplo, para mostrar una tarea como completada al 25%, haga clic
en Tarea > 25% completado.
2. Para ver el progreso de una tarea, señale la línea oscura del interior de la barra.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
197
Uso de Project
Si desea mostrar más que el porcentaje completado de las tareas, desea obtener
información sobre el seguimiento de las tareas críticas vinculadas o uso de resaltado
para mostrar las tareas vinculadas.
Para el seguimiento del progreso de programaciones, vea Programación de tareas en
Project: en segundo plano
3.9.1 Diagrama de red
Un diagrama de red es una forma gráfica de ver tareas, dependencias y la ruta crítica
del proyecto. Los cuadros (o nodos) representan tareas y las dependencias se
muestran como líneas que conectan esos cuadros. Después de cambiar las vistas,
puede agregar una leyenda, personalizar la presentación de los cuadros e imprimir el
diagrama de red44.

Para buscar la vista de diagrama de red, haga clic en Vista > Diagrama de red.
44
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/Crear-un-diagrama-de-red-a3e8cc62-27c5-4e94aaab-6fbc470b6d33
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
198
Uso de Project
3.9.1.1 Agregar una leyenda
1. Haga clic en Archivo > Imprimir > Configurar página.
2. Haga clic en la pestaña Leyenda y luego decida cómo desea que aparezca la leyenda,
qué páginas se deben mostrar y después las etiquetas que desea.
3. Haga clic en Aceptar.
3.9.1.2 Cambiar automáticamente la forma en la que se muestran los cuadros
1. Haga clic en Ver > Diagrama de red.
2. Haga clic en Formato > Diseño.
1. En Diseño de cuadros, elija la organización de los cuadros, la alineación, el espaciado,
el alto y el ancho que mejor se adaptan. Para espaciar uniformemente los cuadros,
haga clic en Fijo para el Alto y Anchode los cuadros.
Tenga en cuenta que las tareas agrupadas se posicionan automáticamente. Tendrá que
deshacer la agrupación si desea cambiarlas.
3.9.1.3 Cambiar manualmente la forma en que se muestran los cuadros
Si ha llegado hasta aquí y todavía no le gusta cómo están posicionados los cuadros,
haga clic en Formato > Diseño, haga clic en Permitir posicionamiento manual de
los cuadros, en Aceptar y luego arrastre los cuadros a la posición que desee.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
199
Uso de Project
Si posiciona manualmente una tarea, puede cambiar el diseño de las subtareas o
tareas vinculadas asociadas con ella haciendo clic en la tarea y en Diseñar ahora
tareas relacionadas.
3.9.1.4 Cambiar el estilo de línea entre cuadros
Si tiene muchas tareas que ha vinculado a tareas predecesoras o sucesoras, los
vínculos entre los cuadros pueden ser realmente difíciles de seguir. Trate de cambiar el
estilo de línea y luego organícelas para que sean más fáciles de ver.
1. Haga clic en Ver > Diagrama de red.
2. Haga clic en formato > Diseño.
3. En Estilo de líneas de vínculo, haga clic en Línea recta o Recto. Los vínculos en
línea recta se parecen a este
y los vínculos rectos se parecen a este
.
4. Haga clic en Mostrar flechas para agregar flechas que apuntan a la tareas
predecesora y a la sucesora. Haga clic en Mostrar etiquetas de vínculos para agregar
la dependencia y el tiempo de retardo o de adelanto a la línea del vínculo.
3.9.1.5 Elegir el tipo de información de tarea que se va a mostrar
Si las cosas parecen desordenadas (o empieza a experimentar una sobrecarga de
información), pruebe a cambiar la información de tarea en cada cuadro para ver solo lo
que es más importante.
1. Haga clic en Ver > Diagrama de red.
2. Haga clic en Formato > Estilos de cuadro.
3. En la lista Configuración de estilos para, haga clic en la tarea que desea cambiar.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
200
Uso de Project
1. En Borde, elija las opciones de forma, color, ancho y líneas de división para crear la
apariencia que desea.
2. Haga clic en un nombre en Plantilla de datos para aplicar los cambios a una plantilla
existente. Para crear una nueva plantilla que usará los cambios, haga clic en Más
plantillas y luego haga clic en Nuevo(para crear una plantilla nueva), Copiar (para
basar la nueva plantilla en una existente), Editar (para cambiar una plantilla)
o Importar (para importar una plantilla de otro proyecto).
3. Haga clic en Aceptar.
3.10.- Los recursos del proyecto
La información que utilicemos sobre los recursos dependerá del nivel de detalle
al que queramos llegar, así es posible trabajar únicamente con el nombre de los
recursos indicando a que tareas están asignados, o bien especificar el coste de cada
uno de los recursos y estudiar más a fondo el coste global del proyecto para intentar
mejorarlo.
Los recursos de TRABAJO están conformados por:
1. Las personas que participan en el proyecto, ya tengan nombre y apellidos
2. Las personas identificadas por su puesto o cargo (por ejemplo gerente o bien jefe de
personal).
3. Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo encofradores o
instaladores eléctricos).
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
201
Uso de Project
4. Los recursos de equipamiento (por ejemplo una pala excavadora, una grúa, un
taladro...)
5. Las instalaciones (locales, salas de reunión, espacios de trabajo...) requeridas para
realizar las tareas (MS Project, ADR Infor SL, 2016)..
La asignación de recursos es una parte importante en la administración de proyectos
y está motivada por varias circunstancias:

Permite llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el
personal y el equipamiento asignado a las tareas.

Asegura una buena descripción y comprensión del proyecto; si las
responsabilidades están claras, el riesgo de que una tarea se pase por
alto disminuirá.

Aumenta la flexibilidad en la planificación de como y cuando deben
estar terminadas las tareas.

Permite observar que recursos están siendo sobreasignados y cuales
están infrautilizados.

Permite realizar un seguimiento de los costes de los recursos.
Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se empleará
para finalizar la tarea; esto se denomina programación en función de los
recursos.
El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto. Con
Microsoft Project puede asignar recursos a las tareas y después usar las
herramientas y presentaciones de Microsoft Project, para administrar estos recursos y
el proyecto completo, de forma más eficiente.
Con Microsoft Project es posible:
• Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programación
contiene el personal y el equipamiento adecuados.
• Crear programaciones de trabajo para los recursos.
Microsoft Project almacenará la información de los recursos con cada proyecto.
La cantidad de información que se introduzca dependerá del nivel de detalle
que se desee. Por ejemplo, es posible asegurar simplemente que cada tarea tiene un
recurso asignado para llevarla a cabo, o introducir información más detallada, como el
costo de los recursos, junto con las asignaciones de tareas. Si no desea seguir la
utilización de los recursos, no es preciso introducir ninguna información. Una vez que
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
202
Uso de Project
haya introducido la información de los recursos del proyecto puede emplear los
mismos en otros proyectos.
La asignación de recursos a las tareas puede ser una parte importante del éxito en la
administración del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el
objetivo sea:
• Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento
asignado a las tareas.
• Asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto; si las
responsabilidades están claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto
disminuirá.
• Aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar
terminadas las tareas.
• Observar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo.
• Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.
Si no introduce información acerca de los recursos, Microsoft Project calculará la
programación utilizando sólo la información acerca de la duración de las tareas y la
relación entre las tareas. Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de
tiempo que se empleará para finalizar la tarea; esto se denomina programación en
función de los recursos.
Según las asignaciones de recursos, Microsoft Project calculará también los
costos de los recursos y las tareas, si introdujo información acerca de los costos, y
la cantidad de trabajo completado. Si una tarea tiene una duración fija, Microsoft
Project hará caso omiso del trabajo del recurso cuando programe esa tarea. Por
ejemplo, "Secado de la pintura" tiene una duración fija, ya que siempre tarda lo mismo
sin importar la cantidad de trabajo que se haya realizado.
Antes de comenzar a asignar los recursos, puede introducir toda la información
acerca de los recursos del proyecto de una sola vez mediante la creación de
una lista de recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar
recursos a las tareas. Si asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project asignará a
ese recurso la cantidad de trabajo especificada para la tarea.
Si ese trabajo está programado dependerá de la programación del trabajo de los
recursos, o calendario de recursos, y de las demás asignaciones de tareas. Por
ejemplo, si asigna una tarea de un día a un recurso y el recurso trabaja a tiempo
completo, el recurso será programado para trabajar en esa tarea durante el
equivalente a una jornada completa, comenzando en el primer momento disponible no
programado que coincida con alguna de las delimitaciones de tareas.
Después de asignar un recurso a una tarea, el nombre de dicho recurso aparecerá,
de manera predeterminada, junto a la barra de la tarea en el Diagrama de Gantt.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
203
Uso de Project
Experimente con las asignaciones de recursos para ajustar las programaciones y las
duraciones de la tareas. Podrá:
• Asignar varias unidades de recursos de trabajadores o equipamiento
intercambiables a una tarea con el fin de disminuir su duración.
• Asignar un recurso a tiempo parcial a una tarea cuando varias tareas puedan
terminar al mismo tiempo.
• Controlar el orden en el que varios recursos trabajarán en la misma tarea.
• Cambiar y eliminar las asignaciones de recursos para observar el efecto en la
programación.
Si el trabajo asignado a un recurso excede el tiempo disponible, Microsoft Project
asignará dicho recurso a la tarea e indicará que el recurso está sobreasignado, de
forma que pueda observar que existe un problema y decida la manera de solucionarlo
(PCManagement , 2011, pág. 30).
3.10.1 Creación de una lista de recursos del proyecto
Para crear una lista de recursos con MS Project seleccionaremos la opción Hoja
de recursos del menú Ver. Cada fila de la tabla representa un recurso, para cada
recurso de los que disponemos introduciremos su nombre y su capacidad máxima.
También es posible asignar unas iniciales (que identifican al recurso) y el grupo (si
existen grupos) al que pertenece.
Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o
no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier elemento que
sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo,
cemento o servidores web). Los recursos pueden
Persona o equipamiento que realiza
trabajo para completar una tarea.
Material o suministro consumible. Es
necesario agregar las unidades.
Para asociar costos independientes con
una tarea.
Puede ampliar lectura en https://support.office.com/es-es/article/Unidades-de-recursosasignadas-campos-7d3b73fa-ed5b-4245-9c2a-9dbcade63b7d
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
204
Uso de Project
3.10.2 Unidades de recursos
Las unidades indican el porcentaje de tiempo de un recurso de trabajo que está
asignado a una tarea. Existen dos tipos de unidades en Project: capacidad máxima y
unidades de asignación 45.

Unidades de máximo
Cuando desee especificar cuánto tiempo un recurso de
trabajo tiene disponible para trabajar en todas las tareas de un proyecto, especifique la
capacidad máxima en vista de recursos. Este total se usa para calcular el tiempo que un
recurso de trabajo puede dedicar a cada asignación de tarea.

Unidades de asignación
Cuando desee especificar la cantidad de tiempo de un
recurso de trabajo está dedicado a una tarea específica, escriba las unidades de
asignación. También especificar unidades de asignación de recursos de material para
indicar la cantidad de material que se utiliza para la asignación.
Nota: Costo de recursos, como una tarifa aérea o alojamiento, no usar unidades porque
no dependen de la cantidad de trabajo realizado.
3.10.2.1 Usar capacidad máxima para recursos de trabajo
Use el límite máximo. Campo unidades en una vista de recursos para indicar si el
recurso de trabajo es tiempo completo o parte de este proyecto, o si están consolidados
múltiplos de este recurso en uno46. Por ejemplo:
Si desea indicar que todos los tiempo de una persona se dedica a su proyecto,
escriba 100% en la Max. Unidades de campo en la vista Hoja de recursos. Si la
persona que trabaja 8 horas días, estará sobreasignado pueda a si la
combinación de las asignaciones de supera los 8 horas (100%) del día de trabajo
disponibles.
Si desea indicar que solo una parte de horas laborales de una persona se
dedica a su proyecto, escriba un número menor que 100% en la Max. Unidades
de campo en la vista Hoja de recursos.
Si desea indicar que un grupo de recursos, como tres carpinteros, va a trabajar
en el proyecto a tiempo completo, escriba 300% en la Max. Unidades de campo
en la vista Hoja de recursos.
45
https://support.office.com/es-es/article/Obtener-m%C3%A1s-informaci%C3%B3n-sobre-las-unidadesde-recursos-505fe97b-9265-43e4-9b23-8800fd716c58
46 Tomado de sitio de soporte https://support.office.com/es-es/article/obtener-m%C3%A1sinformaci%C3%B3n-sobre-las-unidades-de-recursos-505fe97b-9265-43e4-9b23-8800fd716c58
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
205
Uso de Project
Este porcentaje (el valor de unidades) se basa en la disponibilidad de la calendario de
recursos. De forma predeterminada, el calendario de recursos es el calendario de
proyecto estándar, que se especifica una semana laboral de 40 horas. Pero si ha
asignado una diferentes calendario base a un recurso o personalizar el calendario de
recursos el valor de capacidad máxima se basa en ese calendario. Mediante un
porcentaje de unidades en lugar de un valor de hora, los cálculos de proyectos y tareas
permanecen precisos, incluso si cambia el calendario.
3.10.2.2 Usar unidades de asignación de recursos de trabajo
Puede indicar el nivel de esfuerzo para un recurso de trabajo en una asignación
específica en dos lugares:

en la pestaña recurso, haga clic en Asignar recursos. Escriba la información en
el campo unidades.

en la pestaña recurso, haga clic en Asignar recursos. Escriba la información en
el campo unidades.
Unidades de asignación indican disponible la cantidad del recurso de tiempo, según el
calendario de recursos, se utiliza para trabajar en una tarea en particular. Por ejemplo:



Especifique 100% si el recurso es a tiempo completo en la asignación. Esto es el
valor predeterminado para todas las asignaciones.
Especifique 50% si el recurso dedica la mitad del tiempo disponible en esta
asignación. Incluso si el recurso es un recurso a tiempo completo, algunas asignaciones
pueden requerir solo un esfuerzo a tiempo parcial, dejando el tiempo restante disponible
para otra asignación.
Especifique 300% si tres recursos equivalentes a tiempo completo trabajan en
esta asignación. Puede especificar 250% si dos recursos a tiempo completo y uno a
tiempo parcial están trabajando en esta asignación.
Este porcentaje (el valor de unidades) se basa en la disponibilidad del calendario de
recursos. De forma predeterminada, este es el calendario de proyecto estándar, que
especifica una semana laboral de 40 horas. Pero si asignar un calendario base
diferente a un recurso o personalizar el calendario de recursos, el valor de unidades de
asignación se basa en ese calendario.
3.10.2.3 Usar capacidad máxima para los recursos materiales
Max. Campo unidades no está disponible para recursos materiales ya no están
asociados con calendarios u otras indicaciones de disponibilidad de recursos de
material. La cantidad de material utilizado depende de la asignación específica el
material está asignado a y se ha configurado con las unidades de asignación.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
206
Uso de Project
3.10.2.4 Usar capacidad máxima para los recursos materiales
Max. Campo unidades no está disponible para recursos materiales ya no están
asociados con calendarios u otras indicaciones de disponibilidad de recursos de
material. La cantidad de material utilizado depende de la asignación específica el
material está asignado a y se ha configurado con las unidades de asignación.
3.10.2.5 Usar capacidad máxima para los recursos materiales
Max. Campo unidades no está disponible para recursos materiales ya no están
asociados con calendarios u otras indicaciones de disponibilidad de recursos de
material. La cantidad de material utilizado depende de la asignación específica el
material está asignado a y se ha configurado con las unidades de asignación.
3.10.2.5.1 La capacidad máxima como campo de los recursos
Tipo de datos
Tipo de entrada
Porcentaje o número47
Calculado o especificado
Descripción El campo capacidad máxima contiene el porcentaje máximo o número
de unidades que representa la capacidad máxima para la que un recurso está
disponible para llevar a cabo las tareas durante el período de tiempo actual. El valor
predeterminado para el campo capacidad máxima es 100%.
Cómo se calcula Si ha establecido las unidades de recursos en el cuadro de
diálogo Información del recurso, este valor se mostrará en el campo Capacidad
máxima.
Recomendaciones Agregue el campo capacidad máxima a una vista de recursos
cuando desee mostrar, filtro, o modificar el capacidad máxima que un recurso está
disponible para trabajo en cualquier tarea asignada para el período de tiempo actual. El
campo capacidad máxima interactúa con el campo unidades de asignación de un
asignación. Si asigna un recurso a más unidades de las permitidas en el campo
capacidad máxima, Project indicará que este recurso está sobreasignado. Si
disponibilidad de unidades un recurso varía durante toda la vida del proyecto, agregue
también los campos disponible desde y disponible hasta para mostrar el intervalo de
fechas que se aplica esta disponibilidad de unidades.
Ejemplos Juan está trabajando a tiempo parcial en su proyecto y a tiempo parcial en
otro proyecto de grupo, por lo que establecer campo de capacidad máxima de Juan al
50 por ciento. Más adelante, sin darse cuenta asigna a Juan a una tarea en una unidad
de 100 por ciento. Juan ahora está sobreasignado.
47
Tomado de sitio https://support.office.com/es-es/article/capacidad-m%C3%A1xima-campo-de-recursose8ad719d-0d04-4369-91e7-9284dd819765
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207
Uso de Project
Un nuevo recurso, Ana, va a comenzar a trabajar en el proyecto dentro de
aproximadamente un mes, el 1 de junio. Al comienzo del proyecto, Ana trabajará la
mitad de la jornada laboral y después, el 1 de septiembre lo hará al 75 %. El 1 de enero,
Ana estará 100 % dedicada al proyecto. Mediante el cuadro de diálogo Información del
recurso puede establecer las fechas de disponibilidad y sus unidades
correspondientes. A continuación, agregue los campos Disponible desde, Disponible
hasta y Capacidad máxima a la vista de recursos para poder ver siempre la
disponibilidad de Ana en el período de tiempo actual.
Notas Si un recurso está asignado a más unidades de asignación que la capacidad
máxima de todas las tareas asignadas, el recurso estará sobreasignado y el campo
Sobreasignado se establece en Sí.
En el cuadro de diálogo Información del recurso también puede especificar el máximo
de unidades así como la diferente disponibilidad de unidades para los diferentes
períodos de tiempo del proyecto.
Puede cambiar entre porcentajes y decimales para representar la capacidad máxima en
el cuadro de diálogo Opciones de proyecto.
3.10.2.6 Afectación a la programación de las unidades de asignación y los
calendarios
Para recursos materiales, unidades de asignación variables pueden afectar a la
programación. Consumo de material variable indica que cuando cambie la duración de
la tarea, la cantidad de materiales había utilizada también cambiará proporcionalmente.
Del mismo modo, si sólo se asignan recursos materiales variables a una tarea y
cambiar cantidad, puede cambiar la duración de la tarea en consecuencia. Consumo
variable se indica con una etiqueta de tiempo agregada a la etiqueta de material en el
campo unidades de asignación. Mientras un consumo fijo de acero puede tener un valor
de unidades de asignación en toneladas, el consumo variable puede tener un valor de
unidades de asignación como toneladas / día o toneladas / d.
Recursos de trabajo, tareas programaciones también pueden expandir o contraer en
función de los calendarios de tiempo de trabajo de recursos de trabajo asignado. Usar
el calendario del proyecto para establecer las laborables estándar y los períodos no
laborables y los días para todos los recursos del proyecto. Use un calendario de
recursos para establecer excepciones a los períodos laborables (como días no
laborables o vacaciones) de los recursos individuales. Para obtener acceso a los
calendarios de proyectos y recursos, haga clic en Cambiar calendario laboral en el
menú Herramientas y, a continuación, seleccione el calendario adecuado de la
lista para calendario.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
208
Uso de Project
Calendarios de recursos y unidades de asignación interactúan para determinar la
programación de la asignación. Por ejemplo, si el calendario de recursos de Sergio
Navarro se establece en 8 horas de período laborable los jueves y el está programado
al 100% en una tarea para el jueves, esto equivale a 8 horas. Sin embargo, si el
calendario de recursos de Sergio está configurado con 4 horas viernes y ella está
programada al 100% en una tarea para el viernes, está programada para trabajar de 4
horas.
3.10.3 Agregar o asignar recursos a un proyecto
1. Haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de
recursos.
2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso
genérico48.
3. Si desea designar grupos de recursos, en el campo grupo para el nombre del recurso,
escriba el nombre del grupo.
4. Especifique el tipo de recurso:
o Para especificar si se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic
en Trabajo.
o Para especificar que este recurso es un recurso de material, en el campo tipo, haga clic
en Material. En el campo Etiqueta de Material, escriba la etiqueta (por
ejemplo, yarda, toneladas o cuadros) para el recurso.
o Para especificar si se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic
en Costo.
5. En la Max. Unidades de campo para el recurso, escriba el número de unidades total
que este recurso está disponible para este proyecto. El valor de capacidad máxima
especifica la cantidad de este recurso está disponible para este proyecto: por ejemplo,
tiempo parcial o múltiplos.
Por ejemplo, si tiene un recurso que está disponible para el proyecto dos días a la
semana, puede especificar un valor de capacidad máxima de 40%. Puede usar la
capacidad máxima para especificar varias disponibilidad designación de un recurso. Por
ejemplo, suponga que tiene un recurso denominado ingenieros, un solo recurso que
48
Específicos: se usan los nombres de las personas. Ejemplo: Sergio Navarro. Genéricos: se usan
nombres del puesto o actividad. Ejemplo: Docente.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
209
Uso de Project
representa a tres ingenieros individuales de su equipo. Puede especificar la capacidad
máxima de ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo
completo a la vez sin que el recurso ingenieros esté sobreasignado.
Puede especificar la capacidad máxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como
número decimal (0,5, 1, 3). Vea el cuadro de ingreso ejemplo:
Nota: Para crear un recurso de presupuesto, seleccione el recurso, haga clic con el
botón secundario en el nombre del recurso y, a continuación, haga clic en Información.
Active la casilla de verificación Presupuesto.
Puede agregar un recurso de trabajo y la información asociada mediante la libreta de
direcciones de correo electrónico de MAPI, de Active Directory o de Microsoft Project
Server. Haga clic en la pestaña recurso y, en el grupo Insertar, haga clic en Agregar
recursos. Haga clic en Crear equipo desde la empresa (solo en Project
Professional,) Active Directory, , o libreta de direcciones,
De igual mnera de pestaña recursos. En el grupo Insertar, haga clic en Agregar
recursos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
210
Uso de Project
Al asignar recursos a tareas, Project calcula el trabajo de una tarea.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
211
Uso de Project
Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la
realización del trabajo. Puedo asignar: Un recurso a una tarea, Varios recursos a una
tarea, un recurso a varias tareas. Existen varias formas de asignar recursos a las
tareas, recuerde que la caja de diálogo Información de la asignación permite acceder o
modificar los datos de la asignación de un recurso a una tarea, estas se listan a
continuación:






Botón Asignar recursos de la barra de herramienta Standard.
Información de la Tarea
Recursos.
Opción Herramienta, asignar Recursos.
Combinación de teclas ALT + F10.
Desde el Diagrama de Gantt, en la columna Nombre de los Recursos
A los recursos se les puede asignar calendarios de trabajos particulares, distinto
al calendario general. Esto se realiza en la vista hoja de Recursos, sobre el
recurso que se quiere cambiar (Camusso, 2012).
3.10.3.1 Establecer una programación única para un recurso específico
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
212
Uso de Project
Mientras puede tener algunas horas laborables generales de su organización, algunos
recursos no pueden limitarse a dichas horas. Es posible que tenga una persona
trabajando el turno de noche o alguien que trabaje más de cuatro días de diez horas. O
bien, es posible que tenga una parte de un equipo que ejecuta la protección sin
interrupciones. En Project, puede establecer una programación única para un recurso
específico49.
Sugerencia: También puede cambiar la disponibilidad de recursos sin usar el
calendario.
1. Haga clic en proyecto > Propiedades > Cambiar calendario laboral.
2. Elija un recurso de la lista para calendario.
3. Elija la derecha calendario Base del recurso.
49
Tomado de sitio oficial https://support.office.com/es-es/article/establecer-una-programaci%C3%B3n%C3%BAnica-para-un-recurso-espec%C3%ADfico-ab816ff2-f39d-43b7-b143-ab36d03baaad
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213
Uso de Project
4. Si no se encuentran los períodos laborables del calendario adecuados para este
recurso, haga clic en la pestaña Semanas laborales y, a continuación, haga clic
en Detalles.
Nota: ¿Qué hay de vacaciones? Use la pestaña excepciones para
vacaciones a la programación del recurso. Más información.
agregar
5. Seleccione los días que desea cambiar las horas de trabajo para y, a continuación, elija
si desea que esté trabajando o períodos no laborables.
6. Si ha elegido Establecer días en estos períodos laborables específicos, use las
columnas desde y hastapara establecer los períodos laborables para los días
seleccionados.
7. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral y, a
continuación, haga clic en Aceptar nuevamente.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
214
Uso de Project
3.10.3.2 Establecer programación única para una tarea específica
En ocasiones, una tarea requiere su propio calendario para dar cabida a trabajos que
no tienen lugar en el ámbito del calendario estándar del proyecto. Por ejemplo, cuando
se vaya a interrumpir la red para instalar las revisiones de software necesarias, será
necesario hacerlo después de las 17:00. En ese caso, puede utilizar un calendario de
tareas para asegurarse de que el trabajo no interfiere en el trabajo del proyecto durante
las horas de trabajo habituales50.
1. Haga clic en una tarea y haga clic en información.
2. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas y, a continuación, elija un calendario.
Notas:
Si los calendarios existentes no satisfacen sus necesidades, puede crear un nuevo
calendario base, denominado apropiado para su tarea.
o Usar el calendario de 24 horas para las tareas que se ejecutan continuamente durante
diferentes turnos (por la noche o con el fin de semana) o en torno al reloj. Tenga en
cuenta que este calendario no funciona bien para personas (recursos de trabajo) que
necesitan descansos periódicos y tiempo libre. El calendario de 24 horas también
puede afectar a los costos totales si se asignan costes de recursos basados en tasas
de recursos.
3. Si desea que el calendario de tareas para controlar la programación y omitir los
calendarios de recursos específicos que se ha asignado para trabajar en la tarea, active
la casilla de verificación la programación omite los calendarios de recursos. Obtener
más información sobre cómo usar calendarios juntos en Project.
o
50
Tomado de sitio de soporte oficial de Microsoft Project 2016 dispuesto en enlace
https://support.office.com/es-es/article/establecer-una-programaci%C3%B3n-%C3%BAnica-para-unatarea-espec%C3%ADfica-28b054ef-7b5e-477b-9a82-97cb17108af0
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215
Uso de Project
3.10.3.3 Cambiar la disponibilidad de recursos sin usar un calendario
Si Tiene un recurso que se divide tiempo entre el proyecto y otro se puede establecer la
disponibilidad directamente en el cuadro de diálogo Información del recurso y omitir
por completo del calendario del recurso para usar un porcentaje específico de
disponibilidad durante un período de tiempo determinado51.
1. Haga clic en Ver > Vistas de recursos > Hoja de recursos.
2. Haga clic en el recurso y elija información
3.
51
Tomado de sitio https://support.office.com/es-es/article/Cambiar-la-disponibilidad-de-recursos-sin-usarun-calendario-6c7a0d3f-cbc3-46d2-85ba-3b4c6ed9b771?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
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216
Uso de Project
4. En la pestaña General, en la Disponibilidad de recursos, establezca las fechas para
cuando el recurso tiene una disponibilidad limitada y, a continuación, establezca un
porcentaje de tiempo del recurso que estará disponible para el proyecto (unidades ).
5. Haga clic en Aceptar.
3.10.3.2.1 Sugerencias sobre las unidades
En Project, unidades hace referencia a la parte de hora de un recurso que está
disponible para trabajar en un proyecto. Por ejemplo, si Audrey funciona normalmente
una semana de 40 horas, y se establece su valor de unidades al 50%, se programará
para 20 horas de trabajo por semana. Si trabaja normalmente una programación a
tiempo parcial de 30 horas por semana, con unidades establecido en 50%,
¿programada para 15 horas a la semana.
Consejo
Notas
Porcentaje y decimal Puede establecer la capacidad máxima como porcentaje (50%,
valores ambos
100% o 300%, por ejemplo) o como decimal (0,5, 1 o 3, por
funcionan.
ejemplo).
Solo escriba una
fecha de inicio para
disponibilidad
abierta.
Puede escribir una fecha en el campo Disponible hasta en
cualquier vista con una tabla sin escribir una fecha en la
columna Disponible desde.
Use los porcentajes
inferiores a 100 para
el trabajo a tiempo
parcial.
Para hacer que un recurso a tiempo parcial en su proyecto,
establezca un porcentaje inferior a 100.
Multiplicar las
unidades de
recursos que son
los grupos de
personas.
Para establecer las unidades de un grupo de recursos,
asegúrese de que el porcentaje representa todos los usuarios
del grupo.
Por ejemplo, si el recurso estará trabajando días medio durante
este período, escriba 50%.
Por ejemplo, si tiene un equipo con tres personas a tiempo
completo, establecer como un recurso en su proyecto,
establezca el valor de unidades en 300% (100% por persona)
para que se ha programado para la cuenta de trabajo para
aquellas tres personas abordar cualquier cosa que estén
asignados.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
217
Uso de Project
3.10.3.3 Agregar tiempo de vacaciones de un recurso
Si un recurso tarda tiempo de vacaciones que le gustaría para tener en cuenta en su
programación, puede agregar al calendario del recurso52.
Sugerencia: No sobrecargue de niveles! Contabilidad para cada día de vacaciones
puede realizar programación más difícil de lo necesario. Un procedimiento
recomendado es cuenta solo para el tiempo de vacaciones que afectará
significativamente a la programación de su proyecto. Si un recurso solo dura un día o
dos desactivar, no se preocupe!
1. Haga clic en proyecto > Propiedades > Cambiar calendario laboral.
2. Elija un recurso de la lista para calendario.
Sugerencia: Necesita cambiar la programación del recurso completo? Puede usar
el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral para ajustar los períodos no
laborables y no laborables del recurso.
3. Seleccione las vacaciones días en el calendario.
52
Tomado de sitio oficial https://support.office.com/es-es/article/Agregar-tiempo-de-vacaciones-de-unrecurso-8240adc0-692b-4d23-827b-a81fb560945d
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
218
Uso de Project
4. En la pestaña excepciones, escriba un nombre para los días de vacaciones y, a
continuación, presione ENTRAR.
Las fechas de comienzo y fin se rellenan con lo que hubiera seleccionado en el
calendario y las vacaciones está marcada como no laborable.
5. Haz clic en Aceptar.
Las tareas que este recurso está asignado a ahora se programará alrededor de las
vacaciones, normalmente, ampliar el número de días que se tarda en completar la
tarea.
3.10.3.4 Configurar los días de vacaciones de repetición
Es podrán que algunos recursos tenga tiempo de vacaciones que se repite con
regularidad durante el proyecto. Por ejemplo, puede que deseen viernes otros
desactivar.
1. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, seleccione el día de vacaciones
que desea que sea periódica y, a continuación, haga clic en Detalles.
2. En el patrón de periodicidad, establecer la frecuencia el día de vacaciones de
repetición.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
219
Uso de Project
Sugerencia: También puede establecer un intervalo de repetición si las vacaciones
sucede con frecuencia y, a continuación, se detiene. Por ejemplo, si el recurso tarda
alternos el viernes desactivada de verano, pero se reanudar una programación normal
en otoño.
3. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral y, a
continuación, haga clic en Aceptar nuevamente.
3.10.3.5 Asignar personas para que trabajen en tareas
Normalmente, una vez que las tareas se introducen en una programación, se asignan a
personas para que trabajen en ellas. Después de todo, los proyectos no se realizan por
ellos mismos53.
1. En el diagrama de Gantt, vaya a la columna Nombres de los recursos.
2. Haga clic en la flecha y elija las personas que trabajarán en la tarea.
3. Si no ve el nombre de la persona que desea asignar, escriba un nombre nuevo.
Si no ve nombres en la lista, no se habrá agregado a nadie al proyecto todavía. Escriba
un nombre nuevo en la columna o bien, agregue recursos a su proyecto antes de
asignarlos para trabajar en tareas.
Para agregar recursos como equipo y materiales, vea Agregar y asignar recursos
materiales a tareas.
En Project Professional 2016, algunos recursos pueden requerir la aprobación de
un administrador de recursos. Si está conectado a Project Online, es posible que
algunos recursos que requieren que solicitar compromiso de recurso antes de que el
53
Tomado de sitio de soporte de Project dispuesto en https://support.office.com/es-es/article/asignarpersonas-para-que-trabajen-en-tareas-418e32f8-1491-43c0-9b28-14894bd8b4b8
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
220
Uso de Project
recurso puede usarse en su proyecto. Project muestra este indicador si debe solicitar
un compromiso. Una contratación es un contrato entre un jefe de proyecto y un
administrador de recursos, para permitir que un recurso específico trabajar en un
proyecto para un período de tiempo, en un determinado porcentaje del tiempo de ese
recurso o para un número determinado de horas.
3.10.3.5.2 Asignar un tiempo parcial de persona a una tarea
Supongamos que desea asignar tiempo parcial de alguien a un proyecto. Puede
establecer cuánto tiempo desea que una persona pase con el cuadro Asignar
recursos.
1. En el diagrama de Gantt, seleccione la tarea.
2. Haga clic en la pestaña Recurso > Asignar recursos.
3. En el cuadro Asignar recursos, elija los recursos que desea asignar y haga clic
en Asignar
recursos.
En el ejemplo siguiente, Amy es el recurso. Al introducir 50% en el cuadro Unidades, se
le asigna ahora para trabajar el 50 por ciento en la tarea “Construir la valla”. Bob
también está en la tarea pero dado que la columna Unidades está en blanco, a Bob se
le asigna automáticamente el 100 por cien a la tarea.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
221
Uso de Project
Sugerencia: A veces, al asignar recursos a una tarea, la duración o la longitud de la
tarea puede cambiar de manera inesperada. Si esto ocurre, active la configuración
condicionada por el esfuerzo de la tarea. La configuración de la tarea o del recurso
también podría estar causando cambios de programación inesperados. Para
comprobarlo, mire todos los factores de programación que pueden afectar a la tarea.
3.10.3.5.2 Muchas personas asignadas a una tarea
Si se dispone de una única tarea con una gran cantidad de personas asignadas,
realizar cambios en la columna Nombres de los recursos podría no funcionar. Esta
columna sólo puede manejar 256 caracteres, y es posible que utilice ese límite si tiene
una gran cantidad de recursos asignados a una tarea.
Para tareas donde se necesita una gran cantidad de recursos asignados, es preferible
hacer las asignaciones, y realizar cambios en las asignaciones, en el cuadro de
diálogo Información de la tarea.
1. Con la tarea seleccionada, haga clic en Tarea > Propiedades > Información.
2. En la pestaña Recursos, puede asignar una lista más larga de recursos a la tarea, sin
alcanzar el límite de 256 caracteres en la columna Nombres de los recursos.
3.10.4 Formulario de los recursos
Project incorpora un formulario de recursos permite especificar y modificar información
acerca de un recurso específico.
.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
222
Uso de Project
3.10.5 Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos
Como jefe de proyecto, uno de los aspectos más importantes de su rol es supervisar las
asignaciones para cada uno de los recursos de modo que puede equilibrar sus cargas
de trabajo de forma eficaz. Algunos recursos podrían estar sobreasignados y otros
pueden estar infraasignados. Puede revisar la eficacia con su Recursos se utilizan en
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
223
Uso de Project
su proyecto y si necesita realizar ajustes, viendo sus cargas de trabajo y la
disponibilidad en Microsoft Project 54.
La disponibilidad de los recursos se puede definir utilizando:


Disponibilidad de unidades (expresadas
con porcentajes o unidades
decimales)para períodos de tiempo diferentes.
Uso de un calendario laboral personalizado para el recurso (UCI, 2010).
3.10.5.1 Revisar las cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de
recursos
1. En la pestaña tarea o recurso, haga clic en Uso de recursos en el menú desplegable
de la vista.
2. Revise los nombres de recursos y las tareas asignadas en la parte tabla de la vista Uso
de recursos.
3. Revise la parte de escala temporal de la vista para ver cómo está asignado el trabajo en
el período de tiempo seleccionado.
En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos
sobreasignados se muestran en rojo. Siempre que se produce una sobreasignación
capacidad máxima del recurso se superó durante un período de tiempo. En las
hojas de recursos, el campo indicador de recursos sobreasignados también incluye el
indicador, que indica que el recurso puede redistribuirse de redistribución de
recursos. Comprobar el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la
sobreasignación es aceptable.
Trabajo = Trabajo normal + sobreasignación
Por ejemplo, suponga que dos tareas tienen una duración de cuatro horas, y que tanto
inicio y finalización al mismo tiempo. Si asigna ambas tareas a Sergio NAVARRO, éste
está técnicamente sobreasignado, porque durante ese período de cuatro horas de las
dos tareas, Sergio trabaja al 200 por ciento. Sin embargo, si se establece la
redistribución a una base de día a día, Sergio necesitará redistribuirse, ya que durante
todo el día no excede su capacidad total de 8 horas para que funcione.
Nota: Junto con las asignaciones de recursos para tareas en el proyecto abierto
actualmente, la vista Uso de recursos también muestra asignaciones de recursos de
resumen. Asignaciones de recursos de resumen indican la cantidad total de trabajo que
un recurso está asignado a en todos los demás proyectos. Asignaciones de recursos de
resumen sólo se muestran si está conectado a Microsoft Project Server y si tiene un
54
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/Ver-cargas-de-trabajo-y-disponibilidad-de-recursos3ee16869-68ad-4e63-bcb3-278ae34f7459
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
224
Uso de Project
proyecto empresarial abiertas. Si no desea que las filas de asignación de resumen
afecten a los totales mostrados en la vista Uso de recursos, puede seleccionar las filas
de asignación de resumen y, a continuación, presione SUPR.
También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas las
asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en un parte de
horas. Esta vista muestra todas las asignaciones por recurso y cómo estos recursos
están asignados a las tareas asignadas en el tiempo.
1. En la pestaña tarea o recurso, haga clic en Uso de recursos en el menú desplegable
de la vista.
2. En la ficha formato, haga clic en Agregar detalles.
3. En la lista campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a
continuación, haga clic en Mostrar.
4. Revise la parte de escala temporal de la vista. En la fila % asignación. que acaba de
agregar, puede ver el porcentaje de total disponible tiempo de trabajo que está
asignado a asignaciones durante el período de tiempo seleccionado del recurso.
Además, la parte de escala temporal de la vista muestra el trabajo del recurso
sobreasignado y su porcentaje de asignación en rojo, lo que permite detectar
exactamente cuando el recurso esté sobreasignado.
Sugerencia: Puede acercar el período de tiempo que se muestra en la escala de
tiempo (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a horas) haciendo clic en Acercar
(+) situado en la esquina inferior derecha de la ventana. Del mismo modo, puede alejar
el período de tiempo (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a semanas) haciendo
clic en Alejar (-).
3.10.5.1.1 Redistribución de recursos
Tomado del sitio https://support.office.com/es-es/article/Redistribuir-las-asignacionesde-recursos-49fb52d5-ff4a-4b1f-b5c1-af057ab38ba2
Si los usuarios de su proyecto trabajan en demasiadas asignaciones al mismo tiempo,
puede distribuir estas asignaciones de forma automática. Project las ajustará a una
escala de tiempo más realista. Vaya a Recurso > Redistribuir todo.
Para tener un mayor control, puede redistribuir las asignaciones seleccionadas o a
individuos específicos.

Seleccione las tareas con sobreasignación de recursos y haga clic
en Recurso > Redistribuir selección. Compruebe en la columna Indicador las tareas
que tienen sobreasignación de recursos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
225
Uso de Project

Para redistribuir la carga de trabajo de un individuo específico, haga clic en Redistribuir
recurso.
Esta imagen muestra el antes y el después de la redistribución.
3.10.5.1.2. Parámetros de la Redistribución
Orden de redistribución: Para este parámetro tiene tres opciones que aparecen en la
ventana de trabajo (UCI, 2010).
Nivelar Uso de Recursos
• Solo identificador: De las tareas en conflicto, deja programada como primer tarea la
que tenga el número de ID menor, la siguiente la reprograma a una fecha posterior.
Orden de redistribución: Para este parámetro tiene tres opciones que aparecen en el
combo.
Nivelar Uso de Recursos
• Estándar: Se programa primero la de mayor duración.
• Prioridad, estándar: Se programan de acuerdo a la prioridad de las tareas.
que tienen la misma prioridad, la de mayor duración se programa primero.
Para las
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
226
Uso de Project
La redistribución puede crear división en el trabajo restante: Si esta opción está
seleccionada, si alguna tarea debe reprogramarse y ya ha iniciado, permite dividir la
ejecución del trabajo restante.
Otras Opciones de la Ficha Recurso
Redistribuir selección: Redistribuye las tareas seleccionadas.
Redistribuir recurso: Redistribuye las tareas para los recursos seleccionados.
Redistribuir todo:
Al seleccionar este botón se ejecuta
Redistribuyendo todo: Redistribuye el proyecto completo.
la
redistribución.
Borrar redistribución: Borra cualquier movimiento de redistribución agregado
anteriormente.
Ir a la sobreasignación siguiente: Lleva a la siguiente línea de tareas donde existe
sobreasignación de Recursos
5.10.5.1.3 Algunas sugerencias de redistribución
Sugerencia
Cómo hacerlo
Quitar
otras Al redistribuir un proyecto se borran los efectos de
redistribuciones
al redistribuciones anteriores. Para que esto no suceda, haga clic
redistribuir
en Recurso > Opciones de redistribución.
Ver qué tareas
redistribuyen
se Para ver los cambios en las tareas tras la redistribución, use la
vista Gantt de redistribución. Haga clic en Vistas > Otras
vistas > Más vistas.
Controlar qué tareas Puede ocurrir que quiera mantener intactas algunas tareas y
se redistribuyen
redistribuir otras (por ejemplo, las que tienen fechas de
finalización críticas). Para mantener intactas algunas
tareas, establezca las prioridades de las tareas respecto a la
redistribución de recursos.
Redistribuir
en
un Haga
clic
en Recurso > Opciones
de
redistribución e
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
227
Uso de Project
Sugerencia
período de
determinado
Cómo hacerlo
tiempo introduzca las fechas en Desde y Hasta.
No
redistribuir
de Por lo general se redistribuyen todos los tipos de tarea. Para
forma manual las que esto no suceda, haga clic en Recurso > Opciones de
tareas programadas
redistribución.
Redistribuir
sin Haga clic en Recurso > Opciones de redistribución y active
cambiar la fecha de la casilla Redistribuir solo conforme al margen de demora
finalización
del disponible.
proyecto
Nota: Si selecciona esta casilla, puede recibir un mensaje de
error sobre el proyecto no se puede redistribuir el proyecto
completo. No puede haber suficiente margen de demora en la
programación para mover asignaciones sin cambiar la fecha de
finalización del proyecto.
Resolver
las Si no desea realizar una redistribución, puede intentar otras
sobreasignaciones de procedimientos para quitar las sobreasignaciones de recursos.
recursos de forma
manual
 Reemplace un recurso por otro disponible para trabajar en el
momento determinado.
 Reemplace los recursos más capacitados en las tareas críticas
de las primeras fases del proyecto (probablemente realizarán
el mismo trabajo en menos tiempo).
 Cambie los vínculos de las tareas para que algunas de ellas se
inicien al mismo tiempo.
 Quite tareas para reducir el ámbito de la programación.
 Aumente la duración de las tareas con sobreasignación de
recursos para dispersar la carga de trabajo.
 Reduzca el volumen de trabajo necesario para completar una
tarea para reducir la carga de trabajo.
 Cambie el horario laboral de los recursos para abreviar la
duración de las tareas.
 Reduzca la duración de las tareas, en particular la de las tarea
crítica que afectan de forma directa a la fecha de finalización
del proyecto.
 Compruebe que los recursos no trabajan fuera del horario
laboral para que Project no los identifique en sobreasignación.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
228
Uso de Project
3.10.5.2 Revisar la disponibilidad de recursos de empresa con Project Online
Para buscar recursos sobreasignados o infraasignados dentro de un proyecto o entre
proyectos, puede obtener acceso a Project Online y ver un gráfico y la tabla
disponibilidad de recursos.
1. Desde el Centro de proyectos de Project Online, haga clic en recursos en el menú de
la izquierda.
2. Seleccione los recursos cuya información de disponibilidad desea ver seleccionando la
casilla de verificación junto a su nombre y, a continuación, en la pestaña recursos,
haga clic en la Planificación de capacidad en la sección navegar.
Para seleccionar recursos adyacentes en la lista, mantenga presionada la tecla MAYÚS
mientras hace clic en la primera y, a continuación, en el último recurso. Para seleccionar
recursos no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en
cada recurso.
3. En la sección de vistas de la ficha disponibilidad, seleccione una vista de recursos.
o Para mostrar el trabajo de asignación agrupado primero por recursos y después por los
proyectos en la que aparece el recurso, seleccione trabajo por recurso.
o Para mostrar el trabajo de asignación agrupado por los proyectos que aparece el
recurso, seleccione El uso de recursos por proyecto.
o Para mostrar la cantidad de tiempo que un recurso tiene disponible para trabajar
durante un período de tiempo determinado, seleccione Disponibilidad restante.
o Para mostrar la cantidad de trabajo que tiene asignado el recurso, seleccione el Uso de
recursos.
4. Si ha seleccionado varios recursos en la página anterior, puede hacer clic en la leyenda
del gráfico para seleccionar los recursos que desea ver en el gráfico.
La tabla de Detalles de debajo del gráfico muestra una escala temporal que muestra
cuánto trabajo que tiene asignado el recurso durante el período de tiempo especificado.
Sugerencia: Para ver otro intervalo de fechas en el gráfico, haga clic en Establecer
intervalos de fechas en la ficha disponibilidad y, a continuación, seleccione nuevas
fechas en los cuadros Intervalo de fechas de conjunto.
3.10.5.3 Usar un gráfico para ver las cargas de trabajo individuales
La vista Gráfico de recursos muestra una barra de vista gráfico de carga de trabajo y
disponibilidad de un recurso individual. Esta vista le permite descubrir rápidamente
si el recurso seleccionado está sobreasignado o infraasignado en un período de
tiempo específico. También puede ver el porcentaje de unidades asignadas, junto con
la disponibilidad del recurso capacidad máxima.
1. En la pestaña recurso, seleccione la vista Gráfico de recursos en la sección Ver.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
229
Uso de Project
2. Revise el nombre del primer recurso en la vista Gráfico de recursos, desplácese a la
izquierda o hacia la derecha en la ventana de la izquierda.
Si el nombre del recurso aparece en rojo, el recurso estará sobreasignado. Recursos
que se muestran en negro están asignados exactamente en o por debajo de su
capacidad total.
3. Revise el gráfico de barras para ver el nivel de sobreasignación o infraasignación.
Las barras azules (de forma predeterminada) indican la cantidad de trabajo asignado
que está por debajo de la disponibilidad del recurso máxima unidad y tiempo de trabajo
o durante ese período de tiempo. Las barras rojas (de forma predeterminada) indican
que el recurso está sobreasignado porque se ha excedido la capacidad máxima y la
disponibilidad de tiempo de trabajo durante un período de tiempo determinado.
4. Revise los porcentajes de asignación más altos que se producen en el período de
tiempo mostrado, es decir, la unidades de recursos asignadas para el recurso en el
período de tiempo.
Unidades de recursos asignadas se enumeran en la parte inferior del gráfico.
5. Para ver el gráfico de barras para el recurso siguiente, presione AV PÁG o use la barra
de desplazamiento o las teclas de dirección.
3.10.5.4 Ver una lista de recursos sobreasignados
Puede ver una lista de los recursos están sobreasignados mostrando la vista Hoja de
recursos o la vista Uso de recursos y, a continuación, filtrado para recursos
sobreasignados.
1. En la sección Ver, haga clic en Hoja de recursos o Uso de recursos en la lista
desplegable.
2. En la ficha Ver, haga clic en el menú desplegable de filtro en la sección de datos y, a
continuación, haga clic en Recursos sobreasignados.
3. Para volver a ver la lista completa de recursos, haga clic en el menú desplegable
de filtro y, a continuación, haga clic en Sin filtro.
Nota: Incluso sin filtrar los recursos sobreasignados, puede ver fácilmente qué recursos
están sobreasignados, ya que sus nombres aparecen en rojo en cualquier vista de
recursos. Además, en las vistas Hoja de recursos y uso de recursos, el campo indicador
sugerirá redistribuir los recursos sobreasignados.
Vistas de tareas también se pueden utilizar para mostrar sobreasignaciones, aunque no
muestran las sobreasignaciones en rojo de la manera en que lo hacen las vistas de
recursos. Si está trabajando en una vista de tareas, puede recorrer cada tarea que tiene
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
230
Uso de Project
las sobreasignaciones de recursos, aunque una vista de tareas no mostrará qué
recursos (o cuántos) están sobreasignados.
En cualquier vista de tareas, como el diagrama de Gantt o el diagrama de red, en la
pestaña recursos, haga clic en Sobreasignación siguiente en la sección nivel.
3.10.5.5 Agrupar recursos sobreasignados
En la vista Hoja de recursos o uso de recursos, puede grupo los recursos
sobreasignados. También puede agrupar los recursos por sus unidades de recursos
asignadas, que indican el porcentaje máximo de las asignaciones de asignación
durante el proyecto. Revisar los recursos sobreasignados por el alcance de sus
sobreasignaciones puede ayudarle a centrarse en los recursos sobreasignados mucho
más en primer lugar.
1. En la sección Ver, haga clic en Hoja de recursos o Uso de recursos.
2. En la ficha Ver, haga clic en el menú desplegable de Agrupar por y, a continuación,
haga clic en Nuevo grupo por.
3. En el cuadro Nombre de campo, seleccione sobreasignado.
4. En el cuadro orden, seleccione ascendente o descendente.
Si hace clic en ascendente, el grupo de recursos que no están sobreasignados
aparece primero y el grupo de recursos sobreasignados aparece el segundo.
5. Para crear una agrupación anidada de unidades de recursos asignadas, haga clic en el
cuadro luego pory, a continuación, haga clic en máximo.
6. Proporcionar un nombre para la agrupación y, a continuación, haga clic en Aplicar.
La vista está agrupada según las especificaciones. Los recursos que tenga una
asignación superior al 100 por cien de unidades de recursos asignadas en cualquier
momento durante el proyecto se agruparán en sobreasignado: Sí. Si especifica una
agrupación anidada de unidades de recursos asignadas, podría tener agrupaciones
adicionales bajo encabezados como máximo: 200%, máximo: 300%, y así
sucesivamente.
7. Para ver los recursos que se muestran en su orden original en el cuadro Agrupar por,
haga clic en [Sin grupo].
3.10.5.6 Buscar recursos que tengan tiempo disponible
Si tiene recursos sobreasignados, desea identificar recursos del proyecto que tienen
tiempo disponible, de modo que puede distribuir la carga de trabajo de manera más
uniforme. Esta capacidad también es útil si hay varias tareas sin asignar y desea
averiguar quién está disponible para realizar más trabajo.
Disponibilidad de recursos se calcula mediante la siguiente fórmula:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
231
Uso de Project
Disponibilidad de recursos = capacidad de recursos - (asignación de recursos de
resumen + excepciones de calendario)
La asignación de recursos de resumen es la suma de todo el trabajo realizado por el
recurso y excepciones de calendario están las excepciones en el calendario base del
recurso.
Para buscar recursos que puedan trabajar horas adicionales en un trabajo, puede
mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver la cantidad de tiempo (horas, días
o semanas) que un recurso está disponible para asignaciones adicionales. También
puede usar esta vista para redistribuir el trabajo desde recursos sobreasignados a
infraasignados.
1. En la sección Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. En la ficha formato, en la sección de Detalles, active la casilla de Disponibilidad
restante.
3. En la disp. (disponibilidad restante), revise la cantidad de trabajo que representa la
disponibilidad restante o infraasignación para cada período de tiempo.
También puede mostrar y modificar el gráfico de recursos para ver un gráfico de barras
de la carga de trabajo de un recurso individual, que le ayudarán a descubrir quién
puede trabajar horas adicionales en una tarea. Puede revisar la información de un
recurso sobreasignado a la vez en la vista Gráfico de recursos. Puede ver la cantidad
de trabajo disponible por período de tiempo.
1. En la sección Ver, haga clic en Gráfico de recursos.
2. En la ficha formato, haga clic en el menú desplegable de gráfico y, a continuación,
seleccione la Disponibilidad de trabajo.
3. Para el recurso seleccionado, revise la cantidad de trabajo disponible que se muestra
en el gráfico de barras. Desplácese por la escala temporal para ver las
infraasignaciones durante distintos períodos de tiempo.
4. Revise la cantidad de tiempo disponible para el recurso seleccionado en la parte inferior
de la gráfico.
5. Para desplazarse al siguiente recurso que tenga tiempo disponible, presione AV PÁG o
use la barra de desplazamiento o las teclas de flecha en el panel izquierdo.
3.11 Especificar los costos para los recursos
Project calcula los costos de recursos basados en tasas de pago, tarifas por uso, los
costos fijos o totales para los recursos de costo (como una tarifa aérea o restaurantes)
que están asignados a tareas 55.
55
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/Especificar-costos-para-los-recursos-b4ced8472655-4fa4-a621-3fc26fc81c88
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
232
Uso de Project
3.11.1 Introducir tasas de costo para un recurso de trabajo
1. En la pestaña Vista, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nuevo nombre
de recurso.
3. En los campos Estándar Tasa y Horas extra Tasa, escriba las tasas de los recursos
estándar y de horas extras.
Obtuvo tasas más complejo que? En ocasiones, un único conjunto de tasas de
recursos no es suficiente para capturar los esquemas de facturación complejos ("tasas
combinadas").
Por ejemplo, un recurso puede tener tasas variables que dependen de:





Tipo de trabajo
Ubicación del trabajo
Descuentos por volumen que surgen del trabajo
Cambio, a lo largo del tiempo
Recursos utilizados, como el aprendizaje frente a la experiencia
Es posible asignar costos a los recursos en la vista Hoja de recursos o en el cuadro de
diálogo Información del recurso Para agregar costos a los recursos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
233
Uso de Project
Cabe señalar que es posible ver los costos actuales, previstos, reales y restantes
del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. De igual manera
es posible la presentación de los costos en un gráfico de Microsoft Excel permite ver la
información y mostrarla a otras personas en un formato de fácil comprensión (Camusso,
2012).
Puede modelar estos esquemas de facturación más complejos mediante las
características de tabla de tasas de proyecto:
1. Haga doble clic en el recurso para abrir el cuadro de diálogo Información del
recurso y, a continuación, haga clic en la pestaña costos.
2. En tablas de tasas de costo, en la ficha A (predeterminado), escriba la fecha en que
el cambio de tasa surta efecto en la columna Fecha efectiva.
3. En las columnas Tasa estándar y Tasa de horas extras, escriba las tasas de recursos.
4. Para introducir un cambio de tasa que se lleve a cabo en otra fecha, en las filas
adicionales de las tablas de tasas de costo, escriba o seleccione la nueva fecha y las
nueva tasas estándar y tasas de horas extras.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
234
Uso de Project
5. Para introducir otros conjuntos de tasas de pago para el mismo recurso, haga clic en la
pestaña B y, a continuación, repita los pasos del 2 al 4.
Notas:





Use tablas de tasas de costo para reflejar los cambios de tasa que entra en vigor
después de una fecha determinada. Esto evita que se calculan los datos antiguos.
Si usa las tablas de tasas de costo de una forma regular, agregue la columna de Tabla
de tasas de costo a la vista Uso de tareas para ver y seleccionar la tabla de tasas de
la asignación.
Project calcula los costos totales cuando los recursos basados en tasas, los recursos
que tienen costos por uso y recursos de costo se asignan a las tareas. Configuración de
los recursos acumular tendrá un gran impacto en esto.
Cambiar la tasa estándar de un recurso afecta al costo de las tareas que están 100%
completado y que tienen el mismo recurso que se les ha asignado.
Cuando haya introducido varias tasas para un único recurso utilizando las tablas de
tasas de costo, puede cambiar las tasas de recursos de dicho recurso de cualquier
tarea mediante otra tabla de tasas de costo. Para cambiar la tabla de tasas de costo
para una tarea específica, en la vista Uso de tareas, seleccione el recurso que se le ha
asignado a la tarea y, a continuación, haga clic con el botón derecho para
seleccionar Información. En la pestaña Costos, en la lista Tabla de tasas de costo,
haga clic en la tabla de tasas de costo que desee usar.
3.11.2 Introducir un costo por uso para un recurso de trabajo
1. En la pestaña Vista, haga clic en Hoja de recursos.
2. Haga clic en tablas > entrada.
3. Rellene la columna Costo/uso para el recurso que tiene una cuota de conjunto de cada
asignación. Recursos pueden tener un costo por uso además basados en tasas de
pago.
Puede introducir más de un costo por uso para cada recurso para reflejar
combinaciones de tasas mixtas:
1. Haga doble clic en el recurso para abrir el cuadro de diálogo Información del
recurso y, a continuación, haga clic en la pestaña costos.
2. En tablas de tasas de costo, en la ficha A (predeterminado), escriba la fecha en que
el cambio de tasa surta efecto en la columna Fecha efectiva.
3. Rellene la columna Costo por uso.
4. Para introducir un costo por uso que se lleve a cabo en otra fecha, en las filas
adicionales de las tablas de tasas de costo, escriba o seleccione la nueva fecha y el
nuevo costo por uso.
5. Para introducir otros conjuntos de costes para el mismo recurso, haga clic en la
pestaña B y, a continuación, repita los pasos del 2 al 4.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
235
Uso de Project
Sugerencia: El valor Acumulación de costos no es específico a ninguna tabla de
tasas de costo, ya que es una propiedad de nivel de recurso. Project puede calcular los
costos totales cuando los recursos basados en tasas, los recursos que tienen costos
por uso y los recursos de costo se asignan a las tareas.
Notas:


Cuando haya introducido varios costos para un único recurso utilizando las tablas de
tasas de costo, puede cambiar los costos de recursos para una tarea mediante otra
tabla de tasas de costo. Para cambiar la tabla de tasas de costo para una tarea
específica, en la vista Uso de tareas, seleccione el recurso que se le ha asignado a la
tarea y, a continuación, haga clic con el botón derecho para seleccionar Información.
En la pestaña Costos, en la lista Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla de
tasas de costo que desee usar.
Si usa las tablas de tasas de costo de una forma regular, agregue la columna de Tabla
de tasas de costo a la vista Uso de tareas para ver y seleccionar la tabla de tasas de
la asignación.
3.11.3 Especificar un costo fijo para una tarea o para el proyecto
Los costos fijos se asignan a una tarea y son útiles para planear y capturar costos de
tareas que surjan además de los que surgen a raíz de los recursos asignados. Los
costos fijos se aplican a una tarea y no a un recurso.
1.
2.
3.
4.
En la ficha Ver, haga clic en diagrama de Gantt.
Haga clic en tablas > costo.
En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que tiene un costo fijo.
En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.
Sugerencia: Puede usar el valor Acumulación de costos fijos para controlar cuándo
se realizan los costos fijos y puede usar las tareas Utilizar recurso de costo para tener
un mayor control de los costos.
También puede especificar costos fijos para todo el proyecto, lo que puede hacer si solo
le interesan los costes del proyecto en general (y no los costes de nivel de tarea), o si
desea agregar gastos generales del proyecto (como el coste de utilidades).
1. En la ficha formato, seleccione la casilla de verificación de la Tarea de resumen del
proyecto.
2. Escriba un costo para el proyecto en el campo Costo fijo de la tarea de resumen del
proyecto.
3.11.4 Introducir costes para un recurso de costo
Un recurso de costo le permite aplicar un coste a una tarea, asignando un elemento de
coste (como, por ejemplo, un gasto de capital en el equipo, o los costes variables como
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
236
Uso de Project
tarifa aérea o alojamiento) a la tarea. A diferencia de los costos fijos, puede aplicar
cualquier número de recursos de costo a una tarea. Los recursos de costo le ofrecen
más control al aplicar distintos tipos de costos a las tareas.
Antes de introducir el costo de un recurso de costo, debe crear el recurso de costo:
1. En la pestaña Vista, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el campo Nombre del recurso, escriba un nombre para el recurso de costo (como
alojamiento) y, a continuación, haga clic en para seleccionar información.
3. En el cuadro de diálogo Información del recurso, en la ficha General,
seleccione costo en la lista tipo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Después de crear el recurso de costo, puede asignar el recurso de costo a una tarea.
Una vez se ha asignado el recurso de costo a una tarea, puede introducir los costes
para la tarea del recurso mediante la vista Uso de tareas.
1. En la ficha Ver, haga clic en Uso de tareas.
2. Haga doble clic en la tarea que está asignado el recurso de costo, para abrir el cuadro
de diálogo Información de la tarea.
3. Haga clic en la pestaña recursos, escriba un valor de costo en el campo costo y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Cuando un costo se aplica mediante un recurso de costo que está asignado a una
tarea, la cantidad del recurso de costo puede variar en función de cómo se utiliza el
recurso de costo.
Notas:





A diferencia de los costos fijos, los recursos de costos se crean como un tipo de recurso
y, a continuación, se asignan a una tarea.
A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costos no pueden tener un
calendario aplicado a ellos. Sin embargo, si asigna un recurso de costos a una tarea y
agrega un valor de moneda en una fecha específica no comprendida en el intervalo de
fecha de inicio y de finalización de la tarea, Project 2010 ajustará la fecha para incluir la
fecha del recurso de coste asignado. Por ejemplo, si una tarea comienza el 1 de agosto
y finaliza el 15 de agosto y especifica un importe de recurso de costo de 5000 USD el
21 de agosto, la fecha de finalización de la tarea será el 21 de agosto para reflejar el
recurso de coste asignado.
Si ha estimado varios valores para un recurso de costo durante un período de tiempo y
difieren de los valores reales de las estimaciones, Project reemplaza las estimaciones
con los datos reales. Este comportamiento de recursos de costo difiere de otros tipos de
recursos porque los recursos de costo no están vinculados a trabajo real.
El valor de moneda de los recursos de costo no depende de la cantidad de trabajo
realizado en la tarea a la que están asignados.
Los costes introducidos en una programación del proyecto no están tan protegidos
como los anotados en un sistema de contabilidad del proyecto. Hay situaciones en las
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
237
Uso de Project
que los costos pueden cambiar, según los cambios en la tarea propietaria. Si se cambia
la duración de la tarea, es posible que la distribución de coste a lo largo del tiempo,
cambie.
3.11.4 Escribir una tasa para un recurso de material
1. En la pestaña Vista, haga clic en Hoja de recursos.
2. Haga clic en tablas > entrada.
3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso de material o escriba un
nuevo nombre de recurso de material.
4. Si se trata de un nuevo recurso de material, haga lo siguiente:
o En el campo tipo, seleccione Material.
o Escriba el nombre de la unidad de medida en el campo Material, como por ejemplo,
en lit (para los litros), m. cu. (para los metros cúbicos) o ca (para cada uno).
5. En el campo Estándar Tasa, escriba una tasa.
Puede especificar más de una tasa por recurso de material:
1. Haga doble clic en el recurso para abrir el cuadro de diálogo Información del
recurso y, a continuación, haga clic en la pestaña costos.
2. En tablas de tasas de costo, haga clic en la ficha A (predeterminado) y, a
continuación, escriba una tasa en la columna Tasa estándar.
3. En la siguiente fila, escriba un valor o cambio porcentual de la tasa anterior en la
columna Tasa estándar. Por ejemplo, escriba +10% para indicar que la tasa ha
aumentado un 10% de la tasa anterior.
4. En la columna Fecha de vigencia, escriba la fecha en la que la tasa cambio surte
efecto.
5. Para especificar conjuntos de tasas adicionales, haga clic en la pestaña B y, a
continuación, repita los pasos del 2 al 4.
Notas:


Introducir tasas de recursos materiales si desea que Project para calcular los costos de
recursos materiales basados en tasas de recursos materiales. Por ejemplo, para
asignar a una tarea, un recurso de material denominado cemento que tiene un precio
unitario de 100 euros por tonelada, en el campo tipo seleccione el tipo de recurso
de Material y, a continuación, escriba o seleccione el nombre de recurso cemento, la
etiqueta tonelada y la tasa estándar de 100 $.
Introduzca varias tasas para un recurso material si trabaja con varios grados de material
o si necesita incorporar los cambios de tasas de materiales en fechas determinadas.
Por ejemplo, puede utilizar las pestañas Tabla de tasas de costo para introducir las
tasas de diversas clases de alfombras y para incluir aumentos de costos o descuentos
que espera a horas determinadas durante el proyecto.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
238
Uso de Project
3.11.5 Introducir un costo por uso para un recurso de material
1. En la pestaña Vista, haga clic en Hoja de recursos.
2. Haga clic en tablas > entrada.
3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso de material o escriba un
nuevo nombre de recurso de material.
4. Si se trata de un nuevo recurso de material, seleccione Material en el campo Tipo.
5. Si se trata de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida en el
campo Etiqueta de Material, como iluminado (para litros), m cúbicos (para los metros
cúbicos) o ea (para cada uno).
6. En el campo Costo/Uso, escriba un valor de coste.
Puede introducir más de un costo por uso para cada recurso:
1. Si se trata de un nuevo recurso de material, seleccione Material en el campo Tipo.
2. Escriba un nombre de unidad de medida en el cuadro Material.
3. Haga doble clic en el recurso para abrir el cuadro de diálogo Información del
recurso y, a continuación, haga clic en la pestaña costos.
4. En tablas de tasas de costo, haga clic en la ficha A (predeterminado) y, a
continuación, escriba un valor de costo en la columna Costo por uso.
5. En la siguiente fila, escriba un valor o cambio porcentual de la tasa anterior en la
columna Costo por uso.
6. En la columna Fecha de vigencia, escriba la fecha en la que el cambio de costo surta
efecto.
7. Para especificar conjuntos de costos por uso adicionales, haga clic en la pestaña B y, a
continuación, repita los pasos del 4 al 6.
Notas:


Escriba un costo por uso para un recurso de material si desea especificar un solo costo
por uso para ese recurso material y no desea incorporar futuros cambios en los costos.
Escriba varios costos por uso para un recurso material si desea especificar más de un
costo por uso para ese recurso o incorporar futuros cambios de material de costo por
uso.
 Puede ver más en https://support.office.com/es-es/article/Especificar-costospara-los-recursos-b4ced847-2655-4fa4-a621-3fc26fc81c88
3.11.6 Sugerencias para la administración de costos
Tomado de sitio oficial de soporte de office dispuesto en https://support.office.com/eses/article/Objetivo-del-usuario-Administrar-costes-25588373-fb33-4b8c-a2953ff7a38dac90
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
239
Uso de Project

Estimación de costos del proyecto historiales de costo de proyectos que son
similares a las del proyecto que piensa pueden ser útiles si empezar. Ayuda a evitar
errores costosas. Si su organización tiene expertos de Office (Gestión de proyectos),
también puede analizar sus planes de costes y presupuestos con ellos o pida a un
miembro del equipo experimentados y experimentados para revisar las tareas y las
estimaciones de costo del recurso. Las estimaciones de costo son complicadas:
grandes organizaciones siga las directrices de PFP o contratar tasadores costo
profesional.

Saber qué son los tipos de costos existentes en el proyecto la mayoría de los
costos de proyecto proceden de los recursos de trabajo, las personas que trabajan en
las tareas asignadas o los materiales y equipos necesarios para completar un proyecto.
Los costos de recursos normalmente basados en tasas de pago por horas o tasas
unitarias, pero también pueden ser costos puntuales como costes de consultor, los
proveedores o los costos de viaje. Los costos que no están asociados a los recursos se
especifican normalmente como costos fijos para tareas específicas o todo el proyecto.

Especificación de costos se introducen los costos de recursos en la vista Hoja de
recursos para los trabajadores por horas, trabajadores asalariados, los contratista,
costes de material u otros costos de recursos puntuales, como el costo de seguros u
obligaciones. Los costos de la tarea se introducen en una tabla de costo que puede
agregar a cualquier hoja de tareas.

Obtención de costos totales
Project calcula los totales de todos los costos
especificados para que pueda ver de forma rápida todos los costes del proyecto.
También puede compartir esta información sobre costos con todos los participantes del
proyecto que necesiten estos datos.

Establecimiento del presupuesto Cuando los costos totales similar a usted y a los
participantes tenidos en cuenta para el proyecto de presupuesto, guardar una línea de
base establece los costos totales como el presupuesto del proyecto. Esto normalmente
realiza una vez que haya introducido toda la información de su proyecto necesidades y
antes de cualquier trabajo se inicia. Un presupuesto de línea base se requiere si va a
realizar un seguimiento y administrar los costos, sobre todo si esta podrá realizar
análisis del valor acumulado para analizar las variaciones de costos del proyecto. Para
obtener más información, vea establecer y guardar una línea base.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
240
Uso de Project

Análisis de costos Exportar los datos de costos a Excel para realizar análisis de
datos en profundidad con tablas dinámicas, gráficos y otras características como el
formato condicional o minigráficos (tal como se muestra en la siguiente imagen).
o informes visuales en Project para ver un gráfico dinámico de acumulado valor
(conocido como una curva en S).
incluso puede tomar su proyecto datos más lejos y creación un análisis avanzado con
las características de análisis de VARIANZA de las Herramientas para análisis en Excel.
3.11.6.1 Especificación de costos en su proyecto
Especificación
de Lo primero es lo primero: especifique las tasas de pago de las
costos basados en personas que realizarán el trabajo y las tasas unitarias de los
tasas de personal y materiales necesarios para completar el proyecto.
materiales
Especificación
de A continuación, especifique los costos de recursos “fijos” de
costos de equipo y equipos, junto con los costos de recursos puntuales de los que
de otros recursos de desee realizar un seguimiento en su proyecto.
costo
Especificar
costos A continuación, agregue los costos varios puntuales y
fijos de tareas
específicos a tareas determinadas o a la tarea de resumen que
representa el proyecto completo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
241
Uso de Project
Especificación
de Lo primero es lo primero: especifique las tasas de pago de las
costos basados en personas que realizarán el trabajo y las tasas unitarias de los
tasas de personal y materiales necesarios para completar el proyecto.
materiales
Visualización
costos totales
proyecto
Elegir
el
adecuado
de Después de especificar los costos de los recursos, las tareas, o
del ambos, examine los costos totales para ver si es necesario
ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos.
informe En algún momento querrá comunicar la información de los
costos del proyecto al resto de usuarios de su organización.
Para ello, use un informe de costos predefinido como, por
ejemplo, un informe de Flujo de caja o de Valor acumulado; o
bien, vea al instante los datos de costos en informes visuales
como, por ejemplo, los gráficos dinámicos de Excel o los
diagramas dinámicos de Visio.
3.11.6.2 Administrar los costos del proyecto
Definir y guardar
línea base
una Una vez especificadas las estimaciones de costos,
guárdelas en su plan de línea de base para establecer el
presupuesto. Esto le permitirá comparar los costos
planeados con los costos reales en los que incurrirá el
proyecto conforme progrese. Asimismo, le permitirá
predecir si los costos del proyecto se mantendrán dentro de
los límites del presupuesto.
Realizar un seguimiento
del progreso de su
programación, desde lo
sencillo hasta lo más
especializado
Realice un seguimiento del progreso del trabajo de las
tareas y de la suma de los costos totales para determinar si
su proyecto estará dentro de los límites del presupuesto o
si, por el contrario, corre el riesgo de superar el
presupuesto.
Especificación manual de Project calculará automáticamente los costos reales en
costos reales
función del trabajo real acumulado o de los materiales
consumidos en las tareas; sin embargo, puede especificar
los costos reales de las tareas asignadas completadas si lo
necesita.
Análisis
de
valor Realice análisis del valor acumulado en cualquier punto
acumulado, para el resto durante el proyecto para comprobar si el dinero gastado
de nosotros
concuerda con el trabajo realizado y si coincide con los
costos establecidos para las tareas, los recursos y las
asignaciones.
Obtenga más información Aprenda a exportar la programación a un formato que
avanzada principales de cumpla con las normas del Centro de las Naciones Unidas
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
242
Uso de Project
Definir y guardar
línea base
análisis
de
acumulado (blog)
una Una vez especificadas las estimaciones de costos,
guárdelas en su plan de línea de base para establecer el
presupuesto. Esto le permitirá comparar los costos
planeados con los costos reales en los que incurrirá el
proyecto conforme progrese. Asimismo, le permitirá
predecir si los costos del proyecto se mantendrán dentro de
los límites del presupuesto.
valor de Facilitación del Comercio
Electrónicas (UN/CEFACT).
y
las
Transacciones
3.11.7 Establecimiento de línea base
Cuando su jefe le pregunta cómo hace en comparación con el plan original del
proyecto, lo último que desea decir es "No sé." Puede evitar que alcance estableciendo
y guardar una línea base como una instantánea de la programación original antes de su
proyecto obtiene sucesiva56.
Para Definir una línea de base
1. En la pestaña Vista, en el grupo Vista de tareas, haga clic en Gráfico de Gantt.
2. Si va a establecer una línea base para tareas específicas, seleccione las tareas,
incluidas las subtareas y tareas de resumen que desea incluir en el plan de línea base.
(Si va a establecer una línea base para el proyecto completo, omita este paso).
Sugerencia: Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla
MAYÚS y, a continuación, haga clic en las tareas primera y últimas que desee. Para
seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuación, haga clic en cada tarea que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a
la vez.
3. Haga clic en la ficha proyecto . En el grupo programación, elija Establecer línea
base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.
56
Tomado de https://support.office.com/es-es/article/Definir-y-guardar-una-l%C3%ADnea-baseac855151-34f2-42e8-8b05-c363dced3089 https://support.office.com/es-es/article/crear-o-actualizar-unal%C3%ADnea-de-base-o-un-plan-provisional-7e775482-ac84-4f4a-bbd0-592f9ac91953
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
243
Uso de Project
4. Haga clic en Establecer línea base y, a continuación, seleccione la línea de base que
desea establecer.
5. En el cuadro para, siga uno de estos procedimientos:
o Para establecer la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic
en Proyecto completo.
o Para establecer la línea de base para las tareas seleccionadas en la vista de diagrama
de Gantt, haga clic en tareas seleccionadas.
6. En Resumir líneas de base, seleccione cómo desea que los datos de línea base a
resumirá:
o Todas las tareas de resumen
Seleccione esta casilla si desea que los datos de
línea de base actualizados para las tareas seleccionadas para que se resumirá en las
tareas de resumen correspondientes. En caso contrario, puede que los datos de línea
base para las tareas de resumen no reflejar exactamente datos de línea base de las
subtareas.
o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas
Active esta casilla si desea que
los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para
reflejar las eliminaciones de subtareas y agregadas las tareas que se había guardado
los valores de línea base.
Nota: Si ha seleccionado sus tareas de resumen y subtareas, active ambas casillas de
verificación.
Sugerencia de administración de proyectos Si los datos actuales nunca se parece
a sincronizar con las líneas de base, tendrá que eche un vistazo disco duro de su plan
original. Que haya modificado el ámbito del proyecto, por ejemplo, o es posible que
tenga más recursos de lo que piensa en primer lugar. Póngase en contacto con su
proyecto partes interesadas y considere la posibilidad de establecer una nueva línea de
base mediante el procedimiento anterior.
El ámbito del proyecto, también llamado alcance, es el trabajo requerido para realizarlo
y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el ámbito del producto
(ámbito de proyecto frente a ámbito de producto) que es el conjunto de características,
funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado.
Los documentos (en forma de manuales) que esquematizan esta información sobre el
producto, se denominan especificaciones del producto. El ámbito viene definido por las
tareas a realizar. Ambos ámbitos (el del proyecto y el del producto) están
estrechamente relacionados: si en la elaboración de una urbanización, reducimos el
número de viviendas a la mitad, el ámbito del proyecto se ve alterado por consiguiente.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
244
Uso de Project
El ámbito del proyecto está formado por las tareas. Las tareas, a su vez se dividen en
fases. Las tareas, definen el ámbito o alcance del proyecto. Las tareas se definen en
jerarquía. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden discurrir
simultáneamente, es decir, se engarzan estratégicamente. Las tareas, a su vez, se
pueden dividir en fases (MS Project, ADR Infor SL, 2016).
Obtenga más información sobre cómo supervisar el progreso de la programación, ya
sea usted principiante o experto.
3.11.7.1 Actualizar una línea de base
Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base,
podrá agregar la nueva tarea a esta línea base.
1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base.
Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.
2. Haga clic en proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione
la
línea
de
base
que
desea
actualizar.
3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea
actualizar.
4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.
5. Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas
base para especificar cómo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen
correspondientes.
o Para todas las tareas de resumen
Se resumen los datos de línea base actualizados
de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más
próximas.
o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas
Solo se actualizan los datos de
línea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta
opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más
próximas.
3.11.7.2 Ver información de línea base del proyecto
Después de establecer una línea base para el proyecto completo, puede ver la línea
base datos en paralelo con los datos actuales planeados, los datos reales y la varianza.
1. En la pestaña proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del
proyecto.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
245
Uso de Project
2. Haga clic en estadísticas.
3.7.11.3 Comparar la línea de base y la información programada
Puede comparar la línea de base y la información programada en cualquiera de estas
dos maneras:


Para ver información de la varianza de una vista de hoja, haga clic en la pestaña Ver.
En el grupo datos, haga clic en tablas y, a continuación, la varianza.
Para ver información de varianza gráficamente, haga clic en la pestaña Ver. En el
grupo Vistas de tareas, haga clic en diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic
en Gantt de seguimiento.
La tabla Variación muestra inicio y finalización fechas para información programada y la
información de línea base, lo que permite evaluar la predicción del proyecto ¿progreso
(previsto) comparando esa predicción con es en realidad al progreso del proyecto (real).
Si la varianza del proyecto no muestra los valores que espera, hay varias explicaciones:





No puede establecer una línea base. La varianza es el valor de línea base en
comparación con el valor real de un campo. Si no hay ninguna línea de base, Project
calcula esta diferencia utilizando un valor 0 para los campos de la línea base, de las
desviaciones que son mayores que el propio campo programado. Por ejemplo, suponga
que tiene un costo programado de 60 € para una tarea. Si no se establece línea base,
el costo de línea base es 0 $. Por lo tanto, el campo Variación de costo muestra $60.
Puede que haya establecido varias líneas de base, pero usa Project solo los valores de
línea base inicial (es decir, los valores del campo de línea base y no los valores
de línea base1 a línea de base10 ) al calcular las variaciones. En este caso, es posible
que vea la información en los campos de variación, pero la información puede parecer
obsoletas y, posiblemente, demasiado grande.
Que haya agregado tareas nuevas a un proyecto, pero no las agrega al plan de línea
base. En este caso, es posible que vea varianzas iguales a los valores programados.
No puede actualizar valores reales para las tareas completadas o en curso. En este
caso, podrían ser varianzas iguales a los valores programados o mayores de lo
esperado.
Posible que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y a continuación,
establezca un plan de línea base, pero aún no se ha actualizado la información de línea
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
246
Uso de Project
base para la tarea de resumen. En este caso, se muestran los valores de variación
precisos para las tareas individuales, pero no para las tareas de resumen.
3.7.11.4 Comparar varias líneas de base
Si desea conservar los registros de datos detallados del proyecto durante la fase de
planificación, es aconsejable establecer varias líneas de base, como previsiones
almacenan más valores que los planes provisionales. Para ver información de
seguimiento a través de varias líneas de base, use la vista Gantt con varias líneas de
base.
1. En la pestaña Vista, en el grupo Vista de tareas, haga clic en Gráfico de Gantt.
2. Haga clic en Más vistas.
3. En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Gantt con varias líneas de base y, a
continuación, haga clic en Aplicar.
Nota: De forma predeterminada, la vista de Gantt con varias líneas de base muestra las
tres primeras líneas de base (línea base, línea base1 y línea base2). Para mostrar otras
previsiones, modifique la barra de estilos en el gráfico de Gantt.
3.11.8 Establecer un plan provisional
1. Haga clic en la ficha proyecto . En el grupo programación, elija Establecer línea
base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.
2. Haga clic en Establecer plan provisional.
3. En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de inicio y finalización o línea base que
desea guardar. (No se numeran los valores actuales de inicio y finalización y línea
base).
4. En el cuadro en, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desea copiar los
valores.
Planes provisionales se almacenan en el inicio y fin de campos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
247
Uso de Project
Nota: Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y otra línea de base en el
cuadro en, se guarda una línea base, en lugar de un plan provisional. Se copiarán todos
los datos de línea base. Si selecciona una línea base en el cuadro Copiar y un inicio y
fin plan provisional en el cuadro en, la fecha de comienzo y fin de la línea base se
copiarán en el plan provisional.
5. Haga clic en proyecto completo o en tareas seleccionadas para guardar la parte de
la programación que desee.
3.11.8.1 Actualizar una línea de un plan provisional
Si se producen cambios en su plan inicial después de establecer una línea base o un
plan provisional, puede actualizar los datos guardados.
Sugerencia: Si se producen cambios en su plan mientras el proyecto está en curso, le
resultará útil para guardar a un segundo conjunto de datos provisionales o de línea
base, en lugar de actualizar los datos existentes guardados.
1. En la pestaña Vista, en el grupo Vista de tareas, haga clic en Gráfico de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y tareas
de resumen, que tienen previsto o provisional de los datos que desea actualizar. (Si
está actualizando previsto o provisionales datos para todo el proyecto, omita este paso).
Sugerencia: Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla
MAYÚS y, a continuación, haga clic en las tareas primera y últimas que desee. Para
seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuación, haga clic en cada tarea que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a
la vez.
3. Haga clic en la ficha proyecto . En el grupo programación, elija Establecer línea
base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.
4. Siga uno de estos procedimientos:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
248
Uso de Project
Si está actualizando una línea base, haga clic en Establecer línea base y, a
continuación, seleccione la línea de base que desea actualizar.
o Si está actualizando un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En
la lista Copiar, seleccione los datos que desea copiar. En la lista en, haga clic en el
plan provisional al que desea actualizar.
5. En el cuadro para, siga uno de estos procedimientos:
o Para actualizar la línea de datos provisionales para todo el proyecto, haga clic
en Proyecto completo.
o Para actualizar la línea de datos provisionales para las tareas seleccionadas en la vista
de diagrama de Gantt, haga clic en tareas seleccionadas.
6. En Resumir líneas de base, seleccione cómo desea que los datos de línea de base
actualizados a resumirá:
o Todas las tareas de resumen
Seleccione esta casilla si desea que los datos de
línea de base actualizados para las tareas seleccionadas para que se resumirá en las
tareas de resumen correspondientes. En caso contrario, puede que los datos de línea
base para las tareas de resumen no reflejar exactamente datos de línea base de las
subtareas.
o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas
Active esta casilla si desea que
los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para
reflejar las subtareas eliminadas y agrega las tareas que había guardado los valores de
línea base.
o
Nota: Si ha seleccionado sus tareas de resumen y subtareas, active ambas casillas de
verificación.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Cuando se le pida para sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic en Sí.
3.11.8.2 Analizar datos de línea base y provisionales
Después de establecer línea base o datos provisionales, se puede comparar con los
datos reales y programados para ver cómo es el control de su proyecto con los
objetivos iniciales.
3.12 Visualización de costos
Tras especificar cualquiera de los costos de recursos basados en tasas, los recursos de
costos y los costos fijos, puede comprobar si el costo general del proyecto está dentro
de los límites del presupuesto, aunque no está muy claro dónde se encuentra dicho
costo total.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
249
Uso de Project
Esto se debe a que los costos totales del proyecto, las tareas, los recursos y las
asignaciones están disponibles en otras vistas, mientras que para algunos costos
totales, debe abrir la tabla de costos para verlos.
Para comenzar, visualice el costo total del proyecto completo:
1. Haga clic en Proyecto > Información del proyecto.
2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, haga clic en Estadísticas.
3. En el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto, revise los costos totales del
proyecto en la columna Costo.
Sugerencia: También puede ver este costo total en la tarea de resumen del proyecto
en la vista Gráfico de Gantt. Si no se muestra el costo total, active la casilla Tarea de
resumen del proyecto en la pestaña Formato.
3.12.1 Visualización de los costos totales de las tareas
1. Haga clic en Ver > flecha situada junto a Gráfico de Gantt.
2. Haga clic en Más vistas.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
250
Uso de Project
3. En la lista Vistas, seleccione Hoja de tareas y, a continuación, haga clic en Aplicar.
4. Haga clic en Ver > Tablas, Costo para aplicar la tabla Costo.
5. En el campo Costo total, revise los costos totales de las tareas.
Presione la tecla de tabulación para ir a este campo en caso de que no se muestre.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
251
Uso de Project
3.12.2 Visualización de costos totales de recursos
1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.
2. Haga clic en Ver > Tablas, Costo para aplicar la tabla Costo.
3. Revisar las columnas de costos
3.12.3 Visualización de costos totales de asignaciones
1. Haga clic en Ver > Uso de tareas.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
252
Uso de Project
Esta vista muestra las tareas con los recursos que se les ha asignado.
2. Haga clic en Ver > Tablas, Costo para aplicar la tabla Costo.
3. Revise las columnas de costos.
El costo de cada tarea refleja los recursos asignados a cada una de ellas.
3.12.5 Crear un cronograma de desembolso de materiales
Para realizar esta actividad es necesario exportar los datos del programa a Excel y desde ahí
realizar una visualización de los aspectos indicados.
Primero ingrese a hoja de recursos
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
253
Uso de Project
Luego genere un filtro de los recursos materiales
Una vez generado el filtro para los recursos materiales (Puede usar cualquier filtro acorde a
necesidades de la gerencia ) y vemos estos a lo largo del tiempo, seleccione un informe y cree
un nuevo informe para ser exportado a Excel (Notará que no está uno para uso de recursos).
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
254
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
255
Uso de Project
Automáticamente se generarán los cubos OLAP (OnLine Analytical Processing o procesamiento
Analítico en Línea, término acuñado por Edgar Frank Codd de EF Codd & Associates,
encargado por Arbor Software (en la actualidad Hyperion Solutions), es una base de datos
multidimensional, en la cual el almacenamiento físico de los datos se realiza en un vector
multidimensional. Los cubos OLAP se pueden considerar como una ampliación de las dos
dimensiones de una hoja de cálculo).
Una vez cargada podemos usar la tabla dinámica y filtrar acorde a necesidades
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
256
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
257
Uso de Project
Puede filtrar como desee y explorar acorde lo que desee colocar.
3.12.5 Más información sobre los costos
Especificación de costos basados en tasas de personal y materiales
Especificación de costos de equipo y de otros recursos de costo
Especificar costos fijos de tareas
Especificación manual de costos reales
3.12 Ejercicio propuesto
3.12.1 Ejercicio A.
Calcule la ruta crítica para las siguientes actividades de un proyecto, tomado de
apuntes de curso de Administración de obras, maestra Keyling Blandón,
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
258
Uso de Project
Nombre de tarea
Duración
Fin
Predecesoras
lun
14/05/18
PROYECTO: CONSTRUIR UN PUENTE
INICIO
PRELIMINARES
Limpieza Inicial
Hacer replanteo de estructura
Movilización y Desmovilización
de Equipo
FASE 1
Excavación Estructural
Desalojo de Material
Concreto para elementos
estructurales 280kg/cm2
Encofrado y Desencofrado
Acero de 5/8"
Acero de 3/4"
Acero de 1/2"
Placa de Neopreno
ESTRUCTURA VIGA METALICA
Colocación de viga Metálica
20.30
Soldar viga Metálica 2.85
Soldar Atizador
Soldar Perlin
ESTRUCTURA DE RODAMIENTO
Concreto para elementos
estructurales 350kg/cm2
Colocar Drenes Galvanizados
Encofrado y Desencofrado
Acero 5/8"
Acero 3/4"
Acero 1/2"
ACABADOS EN BORDILLOS DE
SEGURIDAD
Piqueteo
Repello
Arenillado
BARANDA METALICA
Baranda de seguridad
Comienzo
5 días
2 días
2 días
2
4
1 día
5
2 días
1 día
5,6
5 días
14,13,12
8
3 días
2 días
1 día
3 días
1 día
9
11
11
11
10
1 día
15
3 días
5 días
3 días
17
17
17
7 días
27,23,25,26
1 dia
4 días
5 días
9 días
10 días
24
20,19,18
24
24
24
3 días
2 días
2 días
22
29
30
3 días
31
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
259
Uso de Project
Nombre de tarea
PINTURA
Pintura General
ROTULO
Instalación de Rotulo
LIMPIEZA
Limpieza Final
FIN
Duración
Comienzo
Fin
Predecesoras
2 días
31
1 día
35,33
2 días
0 días
37
39
Ingrese las actividades indicadas en tabla:
Tomado de https://w3.ual.es/~rguirado/posi/Project1.doc
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
260
Uso de Project
3.12.2 Ejercicio B
Monta la planificación de las actividades siguientes tomando el ejemplo de Globuss
descrito a continuación57:
PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO - Cambiar Tiempos de Trabajo
(Calendario)
La empresa Leather Concept dedicada a la producción de bolsos en cuero, ha
decidido aprovechar al máximo la utilización de su capacidad de planta y talento
humano. Por esta razón creará lotes adicionales de inventario, destinados a la
exportación de los mismos a EEUU. De esta manera la jornada laboral del proyecto se
distribuye así:
Lunes a Viernes de 8 am a 1 pm y de 2 a 5 pm
Sábados de 8 am a 12 pm
Se estima iniciar el proyecto el día lunes 7 de julio de 2018.
El calendario del segundo semestre presenta las siguientes festividades:
PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Crear Tareas
La siguiente tabla muestra las diversas tareas del proyecto para una exportación de 200
unidades,
Cada una con su tiempo de realización estimado y sus respectivas predecesoras.
57
El video base se encuentra en https://www.youtube.com/watch?v=H3W6JqzWDjk&feature=youtu.be
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
261
Uso de Project
Númer
o
Tarea
Compras y aprovisionamiento
Entrega insumos proveedor
Revisión facturación compras
Diseño y Dllo. Producto
3
Formalización pedido
4
Styling
5
Modelaje
6
Estudio especificaciones técnicas
Producción (Manufactura)
7
Trazado y corte
8
Pre armado
9
Armado
10
Acabado (con embalaje)
Distribución y entrega nacional
11
Revisión y gestión documentaria
12
Vistos Buenos Documentos
13
Cargue Camión (Estiba)
14
Transporte terrestre
15
Descargue punto convenido
Tiempo Utilizado en aduanas
16
Unitarización contenedor
17
Inspección aduanera y narcóticos
Transporte hasta país destino
18
Gestión documentaria I/Nal
19
Vistos Buenos Documentos
20
Tiempo transporte aéreo
Distribución y entrega
internacional
21
Descargue punto convenido
22
Desunitarización Contenedor
23
Inspección aduanera y narcóticos
24
Cargue Camión (Estiba)
25
Transporte terrestre
26
Descargue instalaciones
comprador
Legalización mercancía
27
Diligenciamiento y VoBo
nacionalización
LEAD TIME
Duración (días)
1
2
Predecesor
a
15
1
1
1
3
2
1
2
2
2
5
1
0.3
1.4
0.5
6
7
8
9
1
0.5
0.2
0.03
0.2
10
10
12
13
14
0.2
1
15
16
1
0.5
0.11
17
17
19
0.2
0.2
1
0.2
0.02
0.2
20
21
21
23
24
25
10
26 Fin a
Fin
42.76
Cada tarea de resumen se cerrará con un hito. . Asimismo se programarán reuniones
entre la gerencia del proyecto cada viernes.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
262
Uso de Project
PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Asignar Recursos (Trabajo,
Material y Costo)
Según la hoja de costos, la empresa Leather Concept estima la siguiente distribución
en los mismos:
Jefe de
Compras
Diseñadora
Gráfica
Operario 1
Operario 2
Salarios
Disponibilid Salari
Días
Horas Pago
ad
o ($) Laborado laborada
/
s
s
Hora
100%
1700
17
136
1250
0
100%
500
4
32
1562
5
100%
160
3.2
25.6
6250
50%
160
3.2
25.6
6250
Jefe Logística
100%
2600
12.5
100
Jefe de Proyecto 100%
2600
5
40
Nombre
Fidel
Bustamante
Adriana
Guerrero
Marcos Andrade
Ma Claudia
Rincón
Bernarda
Simmons
Santiago
Ramírez
Cargo
Descripción
Cuero (x 100 mts)
Forros (x 100 mts)
Herrajes
Cajas (Unidad)
Otros Costos
Descripción
Estiba
Nacional58
Estiba Destino
Transporte
Terrestre
Transporte
Aéreo
2600
0
6500
0
Materia Prima
Costo Unitario
800.000
82
200
500
Costo ($)
60
80
110
2000
De esta manera los recursos se asignarán a cada tarea del proyecto así:
Tarea
Recursos
58
Actividad de colocar carga a bordo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
263
Uso de Project
Entrega insumos proveedor
Revisión facturación compras
Formalización pedido
Styling
Modelaje
Estudio especificaciones
técnicas
Trazado y corte
Pre armado
Armado
Acabado (con embalaje)
Revisión y gestión
documentaria
Vistos Buenos Documentos
Cargue Camión (Estiba)
Transporte terrestre
Descargue punto convenido
Unitarización contenedor
Inspección aduanera y
narcóticos
Gestión documentaria I/Nal
Vistos Buenos Documentos
Tiempo transporte aéreo
Trabajo
Fidel Bustamante
Fidel Bustamante
Fidel Bustamante
Adriana Guerrero
Adriana Guerrero
Adriana Guerrero
Material Costos
50% Marcos Andrade; 50% Ma
Claudia Rincón
50% Marcos Andrade; 50% Ma
Claudia Rincón
50% Marcos Andrade; 50% Ma
Claudia Rincón
Marcos Andrade
4 Cuero
Herrajes
200
Cajas
Bernarda Simmons
Bernarda Simmons
Estiba
Trans.
terrestre
Estiba
Estiba
Bernarda Simmons
Trans.
Aéreo
Estiba
Estiba
Descargue punto convenido
Desunitarización Contenedor
Inspección aduanera y
narcóticos
Cargue Camión (Estiba)
Transporte terrestre
Descargue instalaciones
comprador
Diligenciamiento y VoBo
nacionalización
Reunión Gerencia
2 Forros
Estiba
Trans.
terrestre
Estiba
Bernarda Simmons
Bernarda Simmons; Santiago
Ramírez
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
264
Uso de Project
PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO
Sobreasignaciones y divisiones de Tareas (Posponer o adelantar)
Se encontraron los siguientes recursos sobre-asignados:
Adriana Guerrero: En las tareas de Styling59, Modelaje y Estudio de especificaciones
técnicas.
La gerencia del proyecto determinó que es innecesario que Adriana empiece con el
Styling (Bocetación del producto) hasta que Fidel Bustamante haga la revisión de la
facturación de compra. Ella puede ir trabajando en la medida que los insumos lleguen a
las instalaciones de Leather Concept. De esta manera la tarea de “Styling” se
adelantará 4 días.
Bernarda Simmons: En las tareas de revisión y gestión documentaria, Vistos buenos
documentos, gestión documentaria internacional, diligenciamiento y visto bueno
nacionalización y las dos últimas reuniones de gerencia.
La gerencia del proyecto a cargo de Santiago Ramírez propone las siguientes acciones:
1. Posponer la tarea Vistos Buenos documentos 1 día (Igual antes de cargar el camión)
2. El día Jueves 7 de agosto Bernarda debe trabajar (Excepción de calendario)
3. Adelantar la tarea gestión documentaria Internacional 1 día (En la medida que la
Mercancía se encuentra en aduanas)
4. Dividir la tarea diligenciamiento y Vistos Buenos para nacionalización para que
Bernarda la ejecute en el tiempo libre que le dejan las tareas anteriores (Incluyendo
que pueda asistir a las reuniones periódicas) Como resultado de la re-asignación se
pospone todo el proyecto solo un día.
PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Establecimiento de Línea Base y
Seguimiento
El proyecto se encuentra en marcha y es el lunes 28 de julio de 2017 (Justo cuando
acaba la primera fase referente a Compras y Aprovisionamiento)
Para esta fecha se establece una línea de base.
Luego en la fase de “Producción” acontece el siguiente problema:
La máquina para trazado y corte sufre una avería. El mantenimiento correctivo
tardará tres días hábiles y costará 850.000
Se establece una segunda línea base el día viernes 8 de agosto de 2014 y se
especifica el porcentaje de cumplimentación de las tareas en la fase de “Producción”.
Si existen nuevos recursos sobre-asignados se re-distribuirán automáticamente.
Finalmente la gerencia determina que es necesario comparar lo que se planeó versus lo
que se hizo.
59
Refiere a los diseños enfocados a hacer los productos atractivos para los consumidores.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
265
Uso de Project
PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Generar y administrar Sub
Proyectos
Leather Concept desea agregar un sub-proyecto al de exportación. Aprovechando la
“Distribución y entrega internacional” generará un programa de “Convenios
Internacionales” para buscar canales de distribución en el exterior.
La jornada laboral del será:
Lunes a Viernes de 8 am a 1 pm y de 2 a 5 pm
Sábados de 8 am a 12 pm
Comenzando desde el inicio de la tarea de resumen “Distribución y entrega
internacional”
Las tareas son:
Número Tarea
(días) Predec
Búsqueda de Relaciones
1
Contacto personal Joint
1
Venture
2
Depuración de datos
0.5
1
Seguimiento de
Relaciones
3
Despliegue Marketing
1
2
4
Medición estrategias
1
3
Los recursos son:
Nombre
Cargo
Jorge
Relaciones
Reynolds Publicas
Disponibilida Salari
d
o
100%
1400
Días
Laborado
s
3.5
Horas
laboradas
Pago / Hora
28
50000
A todas las tareas se le asigna este recurso
Se recomienda cerrar y abrir Project para ver las opciones de modificación de ambos
archivos.
Al proyecto “Convenios internacionales” se le agregará el recurso Santiago Ramírez
Crear un uso compartido de recursos
PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Visualizar y Editar Filtros, Grupos,
Tablas e Informes
La gerencia de Leather Concept desea visualizar los resultados del proyecto acorde a
los siguientes
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
266
Uso de Project
filtros:
Tareas que involucren a Bernarda Simmons
Tareas con un costo mayor que el presupuestado inicialmente
(Personalizado) Recursos de trabajo con disponibilidad del 50%
También se pretende generar los siguientes grupos:
Por duración de las tareas
(Personalizado) Por el costo a nivel ascendente y el tiempo de holgura a nivel
descendente.
De la misma manera se quiere realizar la siguiente tabla personalizada:
1 Columna: Tarea
2 Columna: Variación Costo
3 Columna: Anotaciones
Luego a esta tabla aplicarle el segundo filtro.
Se hace igualmente necesario generar una vista combinada que muestre el calendario
junto con
un Gantt de ruta crítica.
Finalmente generar un informe que contenga:
Calendario con las tareas y días laborables.
3.12.3 Ejercicio C
Realice ejercicio de referencia mostrado en enlace:
http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/CURSOS-LIBRES/PB-2010/BloqueAcademico/Unidad-03/Practicas/P-03.pdf
3.12.4 Actividades adicionales
En el desarrollo de este curso haremos uso de recursos e indicaciones que se
dispondrán en archivo
https://www.dropbox.com/s/hhu3a4pyyx0g2ny/Actividad%20Pr%C3%A1ctica%20Adicio
nal.docx?dl=0
3.13 Anexos
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
267
Uso de Project
Anexo 1. Campos base de Microsoft Project
Nota: Algunos campos solamente estarán disponibles si usa Project Professional se
sugiere
que
vea
a
detalle
los
campos
referenciales
en
enlace
https://support.office.com/es-es/article/referencia-disponible-sobre-campos-615a45631cc3-40f4-b66f-1b17e793a460 así como los indicados en el anexo a este documento.
Existe una gran variedad de campos, en este espacio se hace referencia a algunos de
ellos. Así por ejemplo el campo llamado CEF, es del Tipo de datos Moneda60, Tipo de
entrada Calculado y este (estimación al finalizar) muestra el costo total esperado de
una tarea, según el rendimiento hasta la fecha de estado. La CEF también se denomina
previsión al finalizar.
En versiones anteriores de Project, CEF era el equivalente al campo Costo programado.
Sin embargo, CEF se calcula como sigue:
CEF = CRTR + (Costo de línea base X - CPTR) / IRC
Cuando una tarea se crea, se asignan recursos y se guarda una línea base, CEF es
igual al costo programado, que es el valor de trabajo total multiplicado por la tasa de
costo del recurso. A medida que se informa sobre el trabajo o el costo real de la tarea,
Project calcula CEF en función de esta fórmula.
Recomendaciones Agregue el campo CEF a una vista de tareas para mostrar o filtrar
por el costo total esperado para la tarea, según el rendimiento hasta la fecha de estado.
Ejemplo Supongamos que una tarea son 10 horas de trabajo para dos recursos con
tasas de 20 $ por hora. Al comienzo de la tarea, el costo es de 200 $. A medida que los
recursos informan sobre trabajo real, esta cifra se ajusta en función de los costos
reales, presupuestados o de línea base, y del índice de rendimiento de costos. Agregue
el campo CEF al diagrama de Gantt para ver el costo total esperado para esta tarea.
Notas El campo CEF está disponible de manera predeterminada en las tablas Valor
acumulado e Indicadores de costo del valor acumulado. Puede establecer una de estas
tablas con una hoja de tareas mostrada, en el cuadro de diálogo Más tablas.
A continuación se mencionan algunos campos. Cabe indicar que el uso de estos depende de la
experticia suya en el uso de estos acorde a demanda de la gerencia de proyectos.
VP (%)
El campo % (porcentaje de variación de programación) VP muestra la relación de
variación de programación (VP) y el costo presupuestado del trabajo programado
60
https://support.office.com/es-es/article/CEF-campo-de-tareas-c239ab92-01e6-4186-bc0aa745eaaf23a7
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
268
Uso de Project
(CPTP), expresada como un porcentaje. La versión de fase temporal de este campo
muestra los valores distribuidos a lo largo del tiempo61.
Existen diversas categorías de campos Porcentaje de VP (%).
Tipo de datos
Porcentaje
Porcentaje de VP (%) (campo de tareas)
Tipo de entrada
Cómo se calcula
manera:
Calculado
Project calcula el porcentaje de VP para una tarea de la siguiente
%VP = (VP / CPTP) * 100
Recomendaciones Agregue el campo % de VP a una vista de tareas cuando desee
ver un porcentaje de cuánto está por debajo, por encima o exactamente dentro de la
programación para el nivel de finalización de las tareas.
Ejemplo La variación de programación de una tarea (diferencia entre el costo
presupuestado del trabajo realizado y el programado) es de $50. El costo
presupuestado del trabajo programado es de $500. El porcentaje de VP es 10%, lo que
significa que está un 10% por delante de la programación para el nivel actual de
finalización de esta tarea.
Notas Si el porcentaje de VP es un porcentaje positivo, la tarea está por delante de la
programación. Si es 0%, la tarea se realiza de acuerdo con la programación. Si es un
porcentaje negativo, la tarea está por detrás de la programación.
El campo %VP está disponible de manera predeterminada en la tabla Indicadores de
programación del valor acumulado. Desde la vista Hoja de tareas, puede aplicar la tabla
Indicadores de programación del valor acumulado en el cuadro de diálogo Más tablas.
Porcentaje de VP (%) (campo de tareas con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula El %VP es una variación de la programación con fases temporales
de la tarea (VP) dividida por el CPTP con fases temporales. Los valores con fases
temporales para VP y CPTP hacen que los valores con fases temporales para %VP
estén disponibles. Project calcula el %VP de una tarea de la siguiente manera:
%VP = (VP / CPTP) * 100
61
https://support.office.com/es-es/article/Campos-VC-4899c2c4-152e-4139-b019-741eda040773
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
269
Uso de Project
Recomendaciones Agregue el campo %VP a la parte de fase temporal de la vista
Uso de tareas cuando desee ver un porcentaje de cuánto está por debajo, por encima o
exactamente dentro de la programación para el nivel actual de finalización de las
tareas.
Ejemplo El lunes, la variación de programación de una tarea (la diferencia entre costo
presupuestado de trabajo realizado y programado) es de $50, lo que indica que está
$50 debajo del presupuesto. El costo presupuestado de trabajo programado es de
$500. El porcentaje de VP es 10%, lo que significa que está un 10% por delante de la
programación para el nivel actual de finalización de esta tarea. El martes, la VP de la
tarea es de $0. El CPTP para ese día es de $500. El %VP es de 0%, lo que indica que
se encuentra dentro de la programación. El miércoles, la VP para la tarea es de -$10 y
el CPTP para ese día es de $400. El %VP es de 2,5%, lo que indica que, hasta el
momento, la tarea está un 2,5% por detrás de la programación.
Notas Si el porcentaje de VP es un porcentaje positivo, la tarea está por delante de la
programación. Si es 0%, la tarea se realiza de acuerdo con la programación. Si es un
porcentaje negativo, la tarea está por detrás de la programación.
Además del %VP con fases temporales, puede mostrar el %VP total para las tareas en
la parte de hojas de la vista Uso de tareas. Agregue el campo %VP a la tabla actual o
aplique la tabla Indicadores de programación del valor acumulado, en la que el campo
%VP está incluido de manera predeterminada. Desde la vista Uso de tareas, puede
aplicar la tabla Indicadores de programación del valor acumulado en el cuadro de
diálogo Más tablas.
VP
El campo VP (variación de programación del valor acumulado) muestra la diferencia en
términos de costo entre el progreso actual y el plan previsto de una tarea, todas las
tareas asignan de un recurso o de una asignación hasta la fecha de estado o la fecha
de hoy. Puede usar VP para comprobar costos para determinar si las tareas o
asignaciones están en la programación. Las versiones de fase temporal de estos
campos muestran valores distribuidos a lo largo del tiempo.
Existen diversas categorías de campos VP.
Tipo de datos
Moneda
VP (campo de tareas)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula VP es la diferencia entre el costo presupuestado del trabajo
realizado (CPTR) y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP). Microsoft
Office Project calcula la VP de la siguiente manera:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
270
Uso de Project
VP = CPTR - CPTP
Recomendaciones Agregue el campo VP a una tarea hoja para determinar si la tarea
está retrasada o por delante de su programación prevista en términos de costo.
Ejemplo El plan de línea base para la tarea "Escribir propuesta" estaba programada
para realizar 50 horas de trabajo (a un costo de 500 €) para el 1 de junio. Sin embargo,
el 1 de junio el porcentaje completado en la tarea fue sólo 80%. El CPTR para esta
tarea es $400 (80% de $500). El CPTP es de 500 $. Por lo tanto, la VP es de-$100,
indicando en términos de costo cuánto la tarea está detrás del plan previsto.
Notas Si la VP es positiva, la tarea está actualmente por adelantado en términos de
costo. Si la VP es negativa, la tarea está detrás de la programación en términos de
costo. VP se expresa en unidades de moneda, las mismas unidades que se usan en el
campo VC (variación de costo del valor acumulado). Esto facilita la trazar VP y la VC en
el mismo gráfico.
VP (campo de recursos)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula VP es la diferencia entre el CPTR y el CPTP. Microsoft Office
Project calcula la VP de la siguiente manera:
VP = CPTR - CPTP
Recomendaciones Agregue el campo VP a una hoja de recursos para determinar si
el recurso es detrás o por delante de su programación prevista en términos de costo.
Ejemplo Su plan de línea base Juan programado para realizar 50 horas de trabajo (a
10 € por hora) para el 1 de junio, pero Juan sólo ha realizado el 80 por ciento del trabajo
realizado por el 1 de junio. El CPTR para las asignaciones de Juan es $400 (80% de
500). El CPTP es de 500 $. Por lo tanto, la VP es-$100, e indica en términos de costo
cuánto el recurso detrás de la programación de línea base.
Notas Si la VP es positiva, las tareas del recurso van por delante de la programación
en términos de costo. Si la VP es negativa, las tareas del recurso están detrás de la
programación en términos de costo. VP se expresa en unidades de moneda, las
mismas unidades que se usan en el campo VC (variación de costo del valor
acumulado). Esto facilita la trazar VP y la VC en el mismo gráfico.
VP (campo de asignación)
Tipo de entrada
Calculado
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
271
Uso de Project
Cómo se calcula Variación de programación (VP) es la diferencia entre el CPTR y el
CPTP. Microsoft Office Project calcula la VP de la siguiente manera:
VP = CPTR - CPTP
Recomendaciones Agregue el campo VP a la parte de hoja del uso de tareas o uso
de recursos ver para determinar si la asignación está retrasada o por delante de la
programación prevista en términos de costo. La comparación de los dos puede indicar
si las tareas están detrás o por delante del plan de línea base.
Ejemplo Su plan de línea base ' d Juan a 10 $ por hora, trabajar ocho horas en una
tarea el 1 de junio. Debido a cambios en la programación, esta asignación ahora está
programada para el 2 de junio. Cuando la fecha de estado sea el 1 de junio, el CPTP de
la asignación de Juan será de 80 € y el CPTR es $0, porque se ha realizado ningún
trabajo real. Por lo tanto, la VP es de-$80, indicando en términos de costo que la
asignación está detrás de la programación.
Notas Si el valor de VP es positivo, la asignación va por delante de la programación
prevista en términos de costo. Si la VP es negativa, la asignación va por detrás de la
programación prevista en términos de costo. VP se expresa en unidades de moneda,
las mismas unidades que se usan en el campo VC (variación de costo del valor
acumulado). Esto facilita la trazar VP y la VC en el mismo gráfico.
VP (campo de tareas con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula VP es la diferencia entre el CPTR y el CPTP. Microsoft Office
Project calcula la VP de la siguiente manera:
VP = CPTR - CPTP
Recomendaciones Agregue el campo VP a la parte de fase temporal de la vista Uso
de tareas para determinar si la tarea está retrasada o por delante del plan de línea base
en términos de costo. Debido a que Project mantiene los valores de fase temporal para
el CPTR y el CPTP, los valores de fase temporal de la VP también están disponibles.
Ejemplo El plan de línea base para la tarea "Escribir propuesta" estaba programada
para realizar 50 horas de trabajo (a un costo de 500 €) para el 1 de junio. Sin embargo,
el 1 de junio el porcentaje completado en la tarea fue sólo 80%. El CPTR para esta
tarea es $400 (80% de $500). El CPTP es de 500 $. Por lo tanto, la VP es de-$100,
indicando en términos de costo cuánto la tarea está detrás del plan previsto.
Notas Si la VP es un valor positivo, la tarea está actualmente por adelantado en
términos de costo. Si la VP es un valor negativo, la tarea está detrás de la
programación en términos de costo. VP se expresa en unidades de moneda, las
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
272
Uso de Project
mismas unidades que se usan en el campo VC (variación de costo del valor
acumulado). Facilita trazar VP y variación de costo (VC en el mismo gráfico ).
VP (campo de recursos con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula VP es la diferencia entre el CPTR y el CPTP. Microsoft Office
Project calcula la VP de la siguiente manera:
VP = CPTR - CPTP
Recomendaciones Agregue el campo VP a la parte de fase temporal de la vista Uso
de recursos para determinar si el recurso es detrás o por delante de su programación
prevista en términos de costo. Debido a que Project mantiene los valores de fase
temporal para el CPTR y el CPTP, los valores de fase temporal de la VP también están
disponibles.
Ejemplo Su plan de línea base Juan programado para realizar 50 horas de trabajo (a
10 € por hora) para el 1 de junio, pero Juan sólo ha realizado el 80 por ciento del trabajo
realizado por el 1 de junio. El CPTR para las asignaciones de Juan es $400 (80% de
500). El CPTP es de 500 $. Por lo tanto, la VP es-$100, e indica en términos de costo
cuánto el recurso detrás de la programación de línea base.
Notas Si la VP es un valor positivo, las tareas del recurso van por delante de la
programación en términos de costo. Si la VP es un valor negativo, las tareas del recurso
van por detrás de la programación en términos de costo. VP se expresa en unidades de
moneda, las mismas unidades que se usan en el campo VC (variación de costo del
valor acumulado). Facilita trazar VP y variación de costo (VC en el mismo gráfico ).
VP (campo de asignación de fase temporal)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula VP es la diferencia entre el CPTR y el CPTP. Microsoft Office
Project calcula la VP de la siguiente manera:
VP = CPTR - CPTP
Recomendaciones Agregue el campo VP a la parte de fase temporal de la vista Uso
de tareas o uso de recursos para determinar si la asignación es detrás o por delante de
la programación prevista en términos de costo. La comparación puede indicar si las
tareas están detrás o por delante del plan de línea base. Debido a que Project mantiene
los valores de fase temporal para el CPTR y el CPTP, los valores de fase temporal de la
VP también están disponibles.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
273
Uso de Project
Ejemplo Su plan de línea base tenía Juan, a 10 € por hora, trabajar ocho horas en
una tarea el 1 de junio. Debido a cambios en la programación, esta asignación ahora
está programada para el 2 de junio. Cuando la fecha de estado sea el 1 de junio, el
CPTP de la asignación de Juan será de 80 € y el CPTR es 0 $ porque no se ha
realizado ningún trabajo real. Por lo tanto, la VP es de-$80, indicando en términos de
costo que la asignación está detrás de la programación.
Notas Si la VP es un valor positivo, la asignación va por delante de la programación
prevista en términos de costo. Si la VP es un valor negativo, la asignación va por detrás
de la programación prevista en términos de costo. VP se expresa en unidades de
moneda, las mismas unidades que se usan en el campo VC (variación de costo del
valor acumulado). Facilita trazar VP y variación de costo (VC) en el mismo gráfico.
CPTP (costo presupuestado del trabajo programado)
Este contienen los costos de línea base de fase temporal acumulados hasta la fecha de
estado o la fecha de hoy. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran
valores distribuidos a lo largo del tiempo.
Existen diversas categorías de campos CPTP.
Tipo de datos
Moneda
CPTP (campo de tareas)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Para calcular el CPTP de una tarea, Microsoft Office Project agrega
los costos de línea base de fase temporal de la tarea hasta la fecha de estado.
Recomendaciones Agregue el campo CPTP a una hoja de tareas para revisar la
parte del presupuesto que debería haberse gastado en una tarea hasta la fecha, en
función del costo de línea base de la tarea.
Ejemplo Supongamos que el costo de línea base de una tarea es de 500 $ y está
distribuido regularmente a lo largo de su duración. Las fechas de comienzo y fin
previstas de la tarea son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de agosto. Si la fecha de
hoy es 1 de julio, el CPTP de la tarea será de 250 $, puesto que la tarea debería estar
medio realizada.
Notas Puede comparar el CPTP con el campo CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) para determinar si la tarea está retrasada o adelantada respecto de la
programación en términos de costo. El campo VP (variación de programación del valor
acumulado) muestra la comparación de estos campos con respecto al tiempo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
274
Uso de Project
CPTP (campo de recursos)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Para calcular el CPTP de un recurso, Microsoft Office Project
agrega los costos de línea base de fase temporal del recurso hasta la fecha de estado.
Recomendaciones Agregue el campo CPTP a una hoja de recursos para revisar la
parte del presupuesto que debería haberse gastado en un recurso hasta la fecha.
Ejemplo Juan tiene un CPTP de 100 $ en una tarea asignada, de 200 $ en otra tarea
asignada y de 50 $ en una tercera. En la vista Hoja de recursos, verá que Juan ha
acumulado un CPTP de 350 $ hasta la fecha de estado.
Notas Puede comparar el CPTP con el campo CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) para determinar si el recurso está retrasado o adelantado respecto de
la programación en términos de costo. El campo VP (variación de programación del
valor acumulado) muestra la comparación de estos campos.
CPTP (campo de asignación)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Para calcular el CPTP de la asignación, Microsoft Office Project
agrega sus costos de línea base de fase temporal hasta la fecha de estado o la fecha
actual.
Recomendaciones Agregue el campo CPTP a la parte de fase temporal de las vistas
Uso de tareas o Uso de recursos para revisar la cantidad del presupuesto que debería
haberse gastado en una asignación hasta la fecha.
Ejemplo El costo de línea base para una asignación es de 500 $ y está distribuido
uniformemente en toda la duración. Las fechas de comienzo y fin previstas para la
asignación son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de agosto. Si la fecha de hoy es
1 de julio, entonces el CPTP de la asignación será de 250 $.
Notas Puede comparar el CPTP con el campo CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) para determinar si la asignación está por encima o por debajo de la
programación en términos de costo. El campo VP (variación de programación del valor
acumulado) muestra la comparación de estos campos a lo largo del tiempo.
CPTP (campo de tareas con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
275
Uso de Project
Cómo se calcula Para calcular el CPTP temporal de una tarea, Microsoft Office
Project agrega los costos de línea base de fase temporal acumulados hasta la fecha de
estado.
Recomendaciones Agregue el campo CPTP a la parte de fase temporal de la vista
Uso de tareas para mostrar la parte del presupuesto que debería haberse gastado en
una tarea. También puede utilizar este campo para trazar el CPTP en un gráfico de
curvas en S.
Ejemplo El costo de línea base para una tarea es de 500 $ y está distribuido
equitativamente en toda la duración. Las fechas de comienzo y fin previstas para la
tarea son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de agosto. Si la fecha de hoy es 1 de
julio, el CPTP será de 250 $. El 1 de junio, el valor con fases temporales será 12,50 $.
El 2 de junio, el valor será 25,00 $. El 3 de junio, el valor será 37,50 $. El 4 de junio, el
valor será 50,00 $. Los valores con fases temporales se muestran de esta manera,
acumulados y distribuidos por todo el mes de junio, hasta que el CPTP total de 250 $
aparece el 1 de julio.
Notas Puede comparar el CPTP con el campo CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) para determinar si la tarea está retrasada o adelantada respecto de la
programación en términos de costo. El campo de fase temporal VP (variación de
programación del valor acumulado) muestra la comparación de estos campos.
CPTP (campo de recursos con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Para calcular el CPTP de fase temporal de un recurso, Microsoft
Office Project agrega los costos de línea base de fase temporal del recurso hasta la
fecha de estado.
Recomendaciones Agregue el campo CPTP a la parte de fase temporal de la vista
Uso de Recursos. Así mostrará la cantidad del presupuesto que tendría que haberse
gastado en un recurso hasta la fecha. También puede utilizar este campo para trazar el
CPTP en un gráfico de curvas en S.
Ejemplo Juan tiene un CPTP de 100$ en una tarea asignada, de 50$ en otra tarea
asignada y de 50$ en una tercera. En la parte de fase temporal de la vista Uso de
recursos, los últimos cuatro días muestran el CPTP de fase temporal como 50$, 100$,
150$ y 200$.
Notas Puede comparar el CPTP con el campo CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) para determinar si el recurso está retrasado o adelantado respecto de
la programación en términos de costo. El campo de fase temporal VP (variación de
programación del valor acumulado) muestra la comparación de estos campos en el
transcurso del tiempo.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
276
Uso de Project
CPTP (campo de asignación de fase temporal)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Para calcular el CPTP de fase temporal de una asignación,
Microsoft Office Project agrega los costos de línea base de fase temporal de la
asignación hasta la fecha de estado del proyecto.
Recomendaciones Agregue el campo CPTP a la parte de fase temporal de las vistas
Uso de tareas o Uso de recursos. Este campo muestra la cantidad del presupuesto que
tendría que haberse gastado en una asignación hasta la fecha. También puede utilizar
este campo para trazar el CPTP en un gráfico de curvas en S.
Ejemplo El costo de línea base para una asignación es de 500 $ y está distribuido
uniformemente en toda la duración. Las fechas de comienzo y fin previstas para la
asignación son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de agosto. Si la fecha de hoy es
1 de julio, el CPTP será de 250 $. El 1 de junio, el valor con fases temporales será
12,50 $. El 2 de junio, el valor será 25,00 $. El 3 de junio, el valor será 37,50 $. Los
valores con fases temporales se muestran de esta manera, acumulados y distribuidos
en todo el mes de junio, hasta que el total del CPTP de 250 $ aparece el 1 de julio.
Notas Puede comparar el CPTP con el campo CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) para determinar si la asignación está retrasada o adelantada respecto
de la programación en términos de costo. El campo de fase temporal VP (variación de
programación del valor acumulado) muestra la comparación de estos campos en el
transcurso del tiempo.
CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado)
El CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) campos contienen el valor
acumulado de la tarea, del recurso, porcentaje del asignaciones completadas o
multiplican por los costos de línea base de fase temporal. CPTR se calcula hasta la
fecha de estado o la fecha de hoy. Esta información también se conoce como es valor
acumulado.
Existen diversas categorías de campos CPTR.
Tipo de datos
Moneda
CPTR (campo de tareas)
Tipo de entrada
Calculado
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
277
Uso de Project
Cómo se calcula Cuando se crea una tarea por primera vez, el valor del CPTR es
0,00. Tan pronto como se guarda una línea base y se notifica el progreso de la tarea
(como trabajo real, duración real o porcentaje de trabajo realizado), Microsoft Office
Project calcula el CPTR. Este cálculo se basa en el porcentaje de trabajo completado,
en comparación con la duración prevista de la tarea. A continuación, Project calcula el
costo de línea base acumulado y proporciona el valor de lo que deberían ser los costos
reales de la tarea, teniendo en cuenta el progreso hasta ese punto en la duración
prevista de la tarea.
Recomendaciones Agregue el campo CPTR a una hoja de tareas para revisar la
parte del presupuesto que debería haberse gastado en una tarea hasta la fecha de
estado o fecha actual, en función de la cantidad de trabajo realizada hasta la fecha y del
costo de línea base con fases temporales de la tarea.
Ejemplo La duración prevista de una tarea es 8 días y su costo previsto es $400. El
único recurso asignado informa de que la tarea se 25% completado el pasado viernes.
Si el último viernes es la fecha de estado, el CPTR en este momento es 100 $. Si el
recurso notifica que la asignación está completada en un 50 por ciento, el CPTR será
de 200 €.
La duración prevista de otra tarea es 4 días, y su costo de línea base es 60 $. Estos
costos se desglosan en 10, 10, 20 y 20 $ durante los 4 días. La tarea está completada
al 50 %. El CPTR hasta este punto es de 20 $, debido a que el 50 % de la duración
prevista consiste en los 2 primeros días, cuyo costo de línea base es de 10 $ cada uno.
Más adelante, la tarea está completada al 75 %. El CPTR hasta este punto es ahora de
40 $, debido a que el 75 % consiste en los 3 primeros días y el cálculo es acumulado.
Notas Puede comparar el CPTR con el campo CRTR (costo real del trabajo realizado)
para determinar si el recurso progresa de acuerdo con el presupuesto. El campo VC
muestra la diferencia entre estos dos campos. También puede comparar CPTR con el
campo CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) para determinar si la
asignación progresa según la programación. El campo VP muestra la diferencia entre
estos campos.
CPTR (campo de recursos)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Tan pronto como un recurso comienza a notificar el progreso (como
trabajo real, duración real o porcentaje de trabajo realizado) con las tareas asignadas y
se guarda una línea base, Microsoft Office Project calcula el CPTR del recurso. El
CPTR de un recurso se calcula sumando los valores de CPTR de todas las
asignaciones del recurso.
Recomendaciones Agregue el campo CPTR a una hoja de recursos. Así podrá
revisar la parte del presupuesto que debería haberse gastado en un recurso, en función
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
278
Uso de Project
de la cantidad de trabajo asignado realizado hasta la fecha y del costo de línea base
con fases temporales para el recurso hasta la fecha de estado o fecha actual.
Ejemplo Juan tiene un CPTR de 100 $ en una tarea asignada, 200 $ en otra tarea
asignada y 50 $ en una tercera. En la vista Hoja de recursos verá que Juan ha
acumulado un CPTR de 350 $.
Notas Puede comparar el CPTR con el campo CRTR (costo real del trabajo realizado)
para determinar si el recurso progresa de acuerdo con el presupuesto. El campo VC
muestra la diferencia entre estos dos campos. También puede comparar CPTR con el
campo CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) para determinar si la
asignación progresa según la programación. El campo VP muestra la diferencia entre
estos campos.
CPTR (campo de asignación)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Cuando se crea una asignación por primera vez, el CPTR de la
asignación es 0,00. Tan pronto como se guarda una línea base y se notifica el progreso
de la asignación (en trabajo real, duración real o porcentaje de trabajo completado),
Microsoft Office Project calcula el CPTR de la asignación. La cantidad de trabajo
completado se multiplica por el costo de línea base con fases temporales de la
asignación hasta la fecha de estado o la fecha actual.
Recomendaciones Agregue el campo CPTR a la parte con fases temporales de las
vistas Uso de tareas o Uso de recursos. Este campo muestra la cantidad del
presupuesto que debería haberse gastado en una asignación, teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo de línea base para la
asignación.
Ejemplo Necesita crear un informe acerca del CPTR a fecha del último viernes.
Especifique la fecha del viernes como fecha de estado y, a continuación, revise los
costos de una asignación cuyo costo de línea base sea de 400 $. El recurso informa de
que se ha completado el 25 % de la asignación. Si el trabajo real representado por el
25 % apareció en el informe antes de la fecha de estado, entonces el CPTR de la
asignación es 100 $. Si la mitad del trabajo real representado por dicho porcentaje se
produjo después de esa fecha, entonces el CPTR de la asignación es 50 $.
Notas Puede comparar el CPTR con el campo CRTR (costo real del trabajo
realizado), para determinar si la asignación progresa de acuerdo con el presupuesto. El
campo VC muestra la diferencia entre estos campos. También puede comparar el
CPTR con el campo CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) para
determinar si la asignación progresa según la programación. El campo VP muestra la
diferencia entre estos campos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
279
Uso de Project
CPTR (campo de tareas con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Cuando se crea una tarea por primera vez, el CPTR tendrá el valor
0,00. Tan pronto como se guarda una línea base y se notifica el progreso para la tarea
(en trabajo real, duración real o porcentaje de trabajo completado), Microsoft Office
Project calcula el CPTR con fases temporales para la tarea. Este porcentaje se
compara con la duración prevista de la tarea. A continuación, Project calcula el costo de
línea base acumulado hasta ese punto de la duración prevista y proporciona el valor de
lo que deberían ser los costos reales de la tarea, teniendo en cuenta el porcentaje de
realización de la tarea.
Recomendaciones Agregue el campo CPTR a la parte con fases temporales de la
vista Uso de tareas. Este campo muestra la parte del presupuesto que debería haberse
gastado en una tarea, en vista del porcentaje completado y del costo de línea base con
fases temporales de la tarea, hasta la fecha de estado o la fecha actual. También puede
utilizar este campo para crear un gráfico del CPTR, desde la primera entrada del valor
de trabajo real hasta la fecha de estado o la fecha actual.
Ejemplo La duración prevista de una tarea es 8 días y su costo de línea base es de
400 $. El pasado viernes, la tarea estaba completada en un 25 %. Si la fecha de estado
es el pasado viernes, el CPTR será de 100 $. Posteriormente, cuando la tarea esté
completada en un 50 %, el CPTR será de 200 $.
La duración prevista de otra tarea es 4 días y su costo de línea base es de 60 $. Estos
costos se desglosan en 10 $, 10 $, 20 $ y 20 $ durante los 4 días. La tarea ahora está
completada en un 50 %. El CPTR en este momento es de 20 $, porque el 50 % de la
duración lo forman los primeros 2 días, que tienen un costo de línea base de 10 $ cada
uno. Posteriormente, cuando la tarea esté completada en un 75 %, el CPTR será de 4
$, porque el 75 % lo forman los 3 primeros días y el cálculo es acumulativo.
Notas Puede comparar el CPTR con el campo CRTR (costo real del trabajo realizado)
para determinar si la tarea progresa de acuerdo con el presupuesto. El campo VC
muestra la diferencia entre estos campos. También puede comparar el CPTR con el
campo CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) para determinar si la
asignación progresa según la programación. El campo VP muestra la diferencia entre
estos campos.
CPTR (campo de recursos con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Tan pronto como un recurso comienza a notificar el progreso (como
trabajo real, duración real o porcentaje de trabajo realizado) de las tareas asignadas y
se guarda una línea base, Microsoft Office Project calcula el CPTR del recurso. El
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
280
Uso de Project
CPTR de fase temporal de un recurso se calcula como la suma de los valores de CPTR
de todas las tareas asignadas a un recurso, según se acumulan y distribuyen en el
transcurso de un período de tiempo.
Recomendaciones Agregue el campo CPTR a la parte con fases temporales de la
vista Uso de recursos. Así, podrá mostrar la parte del presupuesto que debería haberse
gastado en un recurso, en función de la cantidad de trabajo realizada hasta la fecha y
del costo de línea base para el recurso hasta la fecha de estado o la fecha actual.
Ejemplo Juan tiene un CPTR de 100$ en una tarea asignada, 50$ en otra tarea
asignada y 50$ en una tercera. Comenzó a trabajar en estas tareas hace cuatro días.
En la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos, los últimos cuatro días
muestran el CPTR de fase temporal como 50$, 100$, 150$ y 200$.
Notas Puede comparar el CPTR con el campo CRTR (costo real del trabajo realizado)
para determinar si el recurso progresa de acuerdo con el presupuesto. El campo VC
muestra la diferencia entre estos dos campos. También puede comparar CPTR con el
campo CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) para determinar si la
asignación progresa según la programación. El campo VP muestra la diferencia entre
estos campos.
CPTR (campo de asignación de fase temporal)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula Cuando se crea una asignación por primera vez, el CPTR con fases
temporales de la asignación es 0,00. Tan pronto como se guarda una línea base y se
notifica el progreso para la asignación (en trabajo real, duración real o porcentaje de
trabajo completado), Microsoft Office Project calcula el CPTR. La cantidad de trabajo
completado se multiplica por el costo de línea base con fases temporales de la
asignación.
Recomendaciones Agregue el campo CPTR a la parte con fases temporales de las
vistas Uso de tareas o Uso de recursos. Este campo muestra la cantidad del
presupuesto que debería haberse gastado en una asignación, teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo de línea base con fases
temporales de la asignación hasta la fecha de estado o fecha actual. También puede
utilizar este valor del CPTR con fases temporales para crear un gráfico.
Ejemplo Es martes y tiene que crear un informe sobre el CPTR con fases temporales
de una asignación que tiene un costo de línea base de 400 $. El recurso asignado
informa de que se ha completado el 50 % de la asignación. Si su fecha de estado es la
del último viernes, y si el trabajo real que representa el 50 % se realizó de martes a
viernes, entonces el CPTR con fases temporales aparecerá como 25 $, 50 $, 75 $ y 100
$ de martes a viernes, respectivamente.
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281
Uso de Project
Notas Puede comparar el CPTR con el campo CRTR (costo real del trabajo realizado)
para determinar si la asignación progresa de acuerdo con el presupuesto. El campo VC
muestra la diferencia entre estos campos. También puede comparar el CPTR con el
campo CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) para determinar si la
asignación progresa según la programación. El campo VP muestra la diferencia entre
estos campos.
IRC (índice de rendimiento de costos)
En los campos IRC (índice de rendimiento de costos) se muestra la relación entre los
costos presupuestados (o de línea base) y los costos reales del trabajo realizado hasta
la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. La versión con fase temporal de este
campo muestra los valores distribuidos en el tiempo.
Existen dos categorías de campos IRC.
Tipo de datos
Porcentaje/número
IRC (campo de tareas)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula El IRC es la relación entre el CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) y el CRTR (costo real del trabajo realizado):
IRC = CPTR / CRTR
Recomendaciones Agregue el campo IRC a una vista de tareas para ver la relación
entre costos presupuestados y reales. Este valor indica si está por encima o por debajo
del presupuesto a partir de la fecha de estado.
Ejemplo
Se esperaba que después de dos días, el 50 por ciento de una tarea de
cuatro días costara $60, el CPTR. Esta tarea ha tenido en realidad un costo total de $70
durante los primeros dos días. El IRC de la tarea es de aproximadamente .85 u 85 por
ciento.
IRC (campo de tareas con fases temporales)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula El IRC es la relación entre el CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado) y el CRTR (costo real del trabajo realizado):
IRC = CPTR / CRTR
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
282
Uso de Project
Recomendaciones Agregue el campo IRC a la parte de fase temporal de la vista Uso
de tareas para ver la relación entre costos presupuestados y reales. Este valor indica si
está por encima o por debajo del presupuesto a partir de la fecha de estado.
Ejemplo Se esperaba que después de dos días, el 50% de una tarea de cuatro días
costara $60, el CPTR. Esta tarea ha tenido en realidad un costo total de $70 durante los
primeros dos días. El IRC de la tarea es de aproximadamente .85 u 85 por ciento para
los dos días.
IRP (campo de tareas)
En el campo IRP (índice de rendimiento de la programación) muestra la relación entre el
costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo
programado (CPTR/CPTP). El IRP a menudo se usa para calcular la fecha de
finalización del proyecto. La versión de fase temporal de este campo muestra los
valores distribuidos a lo largo del tiempo.
Existen diversas categorías de campos IRP.
Tipo de datos
Tipo de entrada
Cómo se calcula
Porcentaje/número
Calculado
Project calcula el IRP de la siguiente manera:
IRP = CPTR / CPTP
Recomendaciones Agregue el campo IRP a una vista de tareas para mostrar o filtrar
la relación entre el trabajo realizado y el trabajo programado. Esta información puede
ayudar a ver cuan adelantadas o retrasadas están las tareas.
Ejemplo Tiene una tarea de cuatro días y su presupuesto total planeado es de $100.
Después de dos días, el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) es de
$50. Sin embargo, después de dos días de trabajo real, se completó un 60% del
trabajo, a un costo de $60. El IRP es de 1,2; lo que indica que va adelantado en la
programación.
Notas Un índice de IRP mayor que 1 indica que va adelantado en la programación.
Del mismo modo, un índice de IRP menor que 1 indica que está atrasado con respecto
a la programación. Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que usó solo un 67% del tiempo
planeado para completar una parte de una tarea en un determinado período. Un IRP de
0,8 significa que usó un 25% más del tiempo que estaba planeado para una tarea.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
283
Uso de Project
El campo IRP está disponible de manera predeterminada en la tabla Indicadores de
programación del valor acumulado. Muestre una vista de hoja de tareas, abra el cuadro
de diálogo Más tablas y aplique la tabla Indicadores de programación del valor
acumulado.
IRP (campo de tareas con fases temporales)
Tipo de entrada
Cómo se calcula
Calculado
Project calcula el IRP de la siguiente manera:
IRP = CPTR / CPTP
Los valores de fase temporal para el CPTR y el CPTP ponen a disposición los valores
de fase temporal para el IRP.
Recomendaciones Agregue el campo IRP a la parte de fase temporal de la vista Uso
de tareas para mostrar o filtrar la relación entre el trabajo realizado y el trabajo
programado. Esto puede ayudar a ver cuan adelantadas o retrasadas están las tareas
en una fase temporal.
Ejemplo Tiene programada una tarea de cuatro días de lunes a jueves, y su
presupuesto planeado total es de $100. Después del lunes, el costo presupuestado del
trabajo programado (CPTP) es de $25. Se informó que el porcentaje de trabajo real
completado de la tarea en ese día era de un 20%, a un costo de $20. Al revisar el
campo en la vista Uso de tareas con la escala de tiempo establecida en días, observa
que el IRP para el lunes es de 0,8 u 80%, lo que indica que la tarea está retrasada
según el programa. Sin embargo, después del miércoles, se completó un 90% del
trabajo, a un costo de $90. El IRP es ahora de 1,2; que se muestra en los campos
martes y miércoles en la vista Uso de tareas, lo que indica que está adelantado en la
programación.
Notas Un índice de IRP mayor que 1 indica que va adelantado en la programación.
Del mismo modo, un índice de IRP menor que 1 indica que atrasado en la
programación. Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que usó solo un 67% del tiempo
planeado para completar una parte de una tarea en un determinado período. Un IRP de
0,8 significa que usó un 25% más del tiempo que estaba planeado para una tarea.
Además del IRP con fases temporales, puede mostrar el IRP total para las tareas en la
parte de hojas de la vista Uso de tareas. Agregue el campo IRP a la tabla actual o
aplique la tabla Indicadores de programación del valor acumulado, en la que el campo
IRP está incluido de manera predeterminada. Con una vista de hoja de tareas
mostrada, abra el cuadro de diálogo Más tablas y aplique la tabla Indicadores de
programación del valor acumulado.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
284
Uso de Project
Campo Variación de fin
El campo Variación de fin contiene la cantidad de tiempo que representa la diferencia entre la
fecha de finalización prevista de una tarea o asignación y su fecha de finalización62.
Existen diversas categorías de campos Variación de fin.
Tipo de datos
Duración
Variación de fin (campo de tareas)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula El campo Variación de fin contiene el valor "0 días" hasta que la
fecha de finalización sea distinta de la fecha de finalización prevista. Project calculará,
entonces, la variación de fin de la siguiente manera:
Variación de fin = Fin - Fin de línea base
Recomendaciones Agregue el campo Variación de fin a una vista de tareas cuando
desee analizar si las tareas han finalizado en, antes o después de sus fechas de
finalización planeadas.
Ejemplo Supongamos que estableció una línea base para el proyecto hace tres
meses y que ahora desea revisar las variaciones de fin de las tareas. Agregue el campo
Variación de fin a la vista Hoja de tareas para analizar el progreso de la tarea y el
rendimiento hasta la fecha.
Notas Si la Variación de fin es un número negativo, la tarea estará programada para
finalizar antes de lo planeado, según se refleja en la línea base. Si la Variación de fin es
un número positivo, la tarea estará programada para finalizar después de lo planeado.
Si la Variación de fin es cero, la tarea estará programada para finalizar exactamente
cuándo se planeó.
Puede establecer una línea base en el cuadro de diálogo Establecer línea base. De
esta forma se copiará el valor actual del campo Fin programado en el campo Fin de
línea base correspondiente.
Puede utilizar la vista Gantt de seguimiento para ver la variación de fin que se muestra
gráficamente con las barras de Gantt. Además, la tabla Variación incluye el campo
Variación de fin de manera predeterminada.
62
Tomado de sitio https://support.office.com/es-es/article/variaci%C3%B3n-de-fin-campos-2b6301994211-4b5a-b5f2-d1efc24ec4e7
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
285
Uso de Project
Variación de fin (campo de asignación)
Tipo de entrada
Calculado
Cómo se calcula El campo Variación de fin contiene el valor "0 días" hasta que la
fecha de finalización sea distinta de la fecha de finalización prevista. Project calculará,
entonces, la variación de fin de la siguiente manera:
Variación de fin = Fin - Fin de línea base
Recomendaciones Agregue el campo Variación de fin a la vista Uso de tareas
cuando desee analizar si las asignaciones han finalizado en, antes o después de sus
fechas de finalización planeadas.
Ejemplo Supongamos que estableció una línea base para el proyecto hace tres
meses y que ahora desea revisar las variaciones de fin de las asignaciones. Agregue el
campo Variación de fin a la vista Uso de tareas para analizar el progreso de las
asignaciones y el rendimiento hasta la fecha.
Notas Si la variación de fin es un número negativo, la asignación estará programada
para finalizar antes de lo planeado inicialmente, según se indica en la línea base. Si la
variación de fin es un número positivo, la asignación estará programada para finalizar
después de lo planeado. Si la variación de fin es cero, la asignación estará programada
para finalizar exactamente cuándo se planeó.
Puede establecer una línea base en el cuadro de diálogo Establecer línea base. De
esta forma se copiará el valor actual del campo Fin programado en el campo Fin de
línea base correspondiente.
Anexo 2- Tipos de informes integrados de Project
Project 2013 así como su versión 2016 incluyen nuevos informes y paneles que puede
usar para comprobar el estado general de sus proyectos o para ver si determinadas
partes del proyecto están conformes a la programación. Encontrará estos nuevos
informes y paneles en la pestaña Informe63.
Para obtener una vista previa, vea el vídeo Informe del progreso.
Vea las tablas siguientes para obtener información acerca de los informes predefinidos.
63
Tomado del sitio de soporte oficial https://support.office.com/es-es/article/Elegir-el-informe-adecuadoen-Project-2013-61324235-aaec-4eef-acab-4c5245fedaeb?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
286
Uso de Project
Informes del panel
Para ver todos los informes del panel, haga clic en Informe > Paneles.
Este
informe :
Muestra :
Evolución
Muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo que
queda por hacer. Para obtener más información acerca de este informe,
vea Crear un informe de evolución.
Información
Este informe muestra el estado actual de costes de su proyecto y de las
general
de tareas de nivel superior. Además, muestra los costes planeados,
costos
restantes, reales, acumulados y de línea de base, así como el
porcentaje de finalización. De este modo, podrá determinar si su
proyecto se ajustará al presupuesto.
Información
Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos hitos y
general
del las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido (tareas
proyecto
retrasadas).
Próximas
tareas
Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de las
demás tareas vencidas y las tareas que comienzan la semana próxima.
Información
Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así como estadísticas
general
del de trabajo de todas las tareas de nivel superior para que sepa cuál es
trabajo
porcentaje de finalización y que tareas están aún pendientes de
realizar.
Informe de recursos
Para ver todos los informes de recursos, haga clic en Informe > Recursos.
Este informe :
Muestra :
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
287
Uso de Project
Este informe :
Muestra :
Recursos
sobreasignados
Muestra el estado de trabajo de todos los recursos sobreasignados
con información acerca del trabajo real y restante. Gracias a este
informe, podrá intentar resolver estas sobreasignaciones en la Vista
de planeador de equipo.
Visión general Muestra el estado de todas las personas (recursos de trabajo) que
de los recursos
están trabajando en su proyecto para que sepa qué trabajo falta por
completar y qué tareas están pendientes de realizar.
Informes de costos
Para ver todos los informes de costos, haga clic en Informe > Costos.
Este informe :
Muestra :
Flujo de caja
Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas
las tareas de nivel superior. Use la opción Lista de campos para
mostrar otros costos u otros periodos de tiempo.
Sobrecostos
Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel superior
y recursos de trabajo e indica en qué punto superan los costes
reales a los costos de línea de base.
Informe de valor Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de
acumulado
rendimiento durante un tiempo. Asimismo, compara los costos y las
programaciones con una línea de base con el fin de determinar si el
proyecto cumplirá la fecha prevista.
Visión general de Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo (personal y
costo
de material). Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y
recursos
datos de distribución de costos en un gráfico.
Información
general
costos
de
tarea
Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior.
de Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y datos de
la distribución de costos en un gráfico.
Informes de progreso
Para ver todos los informes de progreso, haga clic en Informe > En curso.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
288
Uso de Project
Este
informe :
Muestra
Tareas
críticas
Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que
figuran como críticas en la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que
cualquier retraso en estas tareas provocará retrasos en la programación.
Tareas
retrasadas
Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a
las fechas de inicio y finalización programadas y que cuyo progreso no es
el planeado.
Informe de Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe
hito
muestra qué tareas tienen retrasos, qué tareas han vencido o las que se
han completado.
Tareas
Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más de lo
pospuestas esperado en completarse y cuya fecha de finalización es posterior a la
fecha de finalización de línea de base.
Elegir una plantilla de informe para crear informes propios
En caso de que los informes predefinidos no se ajusten a sus necesidades, puede usar
una de las siguientes nuevas plantillas de informes para crear sus propios informes de
proyectos.
Para ver todas las plantillas de informes, haga clic en Informe > Nuevo informe.
Esta
plantilla
in forme
En blanco
Muestra
de
Lienzo en blanco.
Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para agregar
gráficos, tablas, texto e imágenes.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
289
Uso de Project
Esta
plantilla
in forme
Muestra
de
Gráfico
Muestra un gráfico de los datos de su proyecto que incluye el trabajo
real, el trabajo restante y el trabajo predeterminado.
Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos para
compararlos en el gráfico. Use los botones situados junto al gráfico para
personalizarlo.
Tabla
Tabla de los datos del proyecto que muestra los campos Nombre, Inicio,
Fin y % completado.
Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos para
mostrarlos en la tabla. En el cuadro Nivel de esquema, elija el número
de niveles de esquema que desea mostrar en la tabla. Use las
pestañas Herramientas de tabla para personalizar la tabla.
Comparación
Dos gráficos en paralelo que muestran los mismos datos del proyecto.
En uno de los gráficos, use la Lista de campos para elegir los campos
que desea que se muestren en paralelo para compararlos con los
campos del otro gráfico.
Sugerencia: Los informes que cree se mostrarán en la lista
personalizados. Para usarlos, haga clic en Informe > Personalizado.
de
informes
Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio
En Project 2013, también puede ver datos específicos de proyectos en un informe
visual en Excel o Visio, siempre que tenga estos programas instalados. Para ello, haga
clic en Informe > Informes visuales, seleccione un informe de Excel o Visio para sus
datos de proyecto y haga clic en Ver. Excel creará un archivo de cubo de
procesamiento analítico en línea (OLAP) local y mostrará los datos en un gráfico
dinámico de Excel o en un diagrama dinámico de Visio.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
290
Uso de Project
En el cuadro de diálogo Informes visuales, podrá elegir una de las siguientes plantillas
de informes.










Plantillas de informes de Excel
Plantillas de informes de Visio
Informe de costo previsto

Informe de trabajo previsto
Informe de costo presupuestado 
Informe de trabajo presupuestado
Informe de flujo de efectivo

Informe de valor acumulado a lo
largo del tiempo

Informe de resumen de costo del
recurso

Informe de trabajo restante del
recurso

Informe de disponibilidad de trabajo
del recurso
Informe de resumen de trabajo del
recurso
Informe de línea de base (sistema métrico o
Imperial)
Informe de flujo de efectivo (sistema métrico o
Imperial)
Informe de estado de tareas críticas (sistema
métrico o Imperial)
Informe de disponibilidad de los recursos
(sistema métrico o Imperial)
Informe de estado de los recursos (sistema
métrico o Imperial)
Informe de estado de la tarea (sistema métrico o
Imperial)
Anexo 3 - Exportar datos de proyecto a Excel
Project tiene varios informes integrados que le permiten mostrar todo tipo de datos de
proyecto a las partes interesadas, pero también le permite exportar los datos de
proyecto a Excel y obtener así análisis de datos detallados e informes visuales. En
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
291
Uso de Project
Excel, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos, y utilizar muchas otras
características que le ayudarán a crear un informe más visual. Tendrá que crear
equivalencias para los datos de proyecto a fin de organizarlos de manera adecuada en
Excel, pero el Asistente para exportación lo guiará durante todo el proceso.
1. Haga clic en Archivo > Exportar.
2. En Exportar, haga clic en Guardar proyecto como archivo.
3. En Otros tipos de archivo, haga doble clic en Libro de Microsoft Excel.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
292
Uso de Project
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, elija una ubicación para el libro.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee y haga clic
en Guardar.
Aparecerá el Asistente para exportación.
6. Haga clic en Siguiente para comenzar.
7. En el paso Datos , elija Datos seleccionados en caso de que no esté seleccionado.
8. En el paso Asignación, elija Nueva asignación para crear su propia configuración de
datos para asignar los datos de los campos de Project a los campos de Excel
correspondientes.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
293
Uso de Project
Para usar una asignación predefinida o establecida anteriormente, haga clic en Utilizar
una asignación existente y elija la que quiera usar.
9. En el paso Opciones de asignación, elija los tipos de datos que quiere exportar y las
opciones deseadas.
10. En los pasos Asignación de tareas, Asignación de recursos o Asignación de
tareas, modifique las suposiciones de asignación que hizo Project y escriba los nuevos
campos de asignación:
o En la columna De, escriba o seleccione un campo de Project y, luego, presione Intro.
o Use los botones ubicados debajo de la tabla de asignaciones para insertar o quitar filas,
o aplique una tabla de Project para la asignación.
o Use los botones Mover para reorganizar los campos.
o En Vista previa, compruebe el diseño de la asignación de exportación.
11. Si es necesario, elija un filtro de exportación específico en el cuadro Filtro de
exportación.
12. Haga clic en Siguiente
13. En el paso Definición de fin de asignación, haga clic en Guardar asignación si
quiere usarla de nuevo y escriba un nombre en el cuadro Nombre de la asignación. La
nueva asignación se agregará a la lista de asignaciones predefinidas.
14. Haga clic en Finalizar.
Para ver los datos de proyecto exportados, abra el libro en Excel.
Trabajar con datos de proyecto en Excel
Después de abrir el libro en Excel, es posible que algunos datos no hayan llegado
exactamente tal y como se esperaba. No hay problema. En Excel, puede usar Relleno
rápido para limpiar rápidamente columnas de datos, como por ejemplo convertir
números en fechas o texto en números.
A continuación, puede analizar y dar formato a los datos para crear los informes
visuales que desee:




Analizar tendencias en datos con minigráficos
Dejar que Excel recomiende un gráfico
Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo
Crear un gráfico dinámico
Anexo 4. Vincular proyectos para crear un proyecto maestro
Tomado del sitio de soporte https://support.office.com/es-es/article/vincular-proyectospara-crear-un-proyecto-maestro-36bcd34d-db5c-403a-9eca-90e878920f2a
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
294
Uso de Project
Para ayudar a mantener un proyecto grande más organizado, puede vincular varios
archivos de proyecto para crear un proyecto maestro / subproyecto disposición (también
conocido como externas dependencias). Por ejemplo, un proyecto de construcción
principal podría tener archivos de subproyecto para fontanería, eléctricos, y carpintería
trabajar.
Vinculación de archivos de proyecto
1. Cree archivos de proyecto independientes para cada subproyecto y, a continuación,
abra o cree el proyecto que desee que se convierta en el proyecto maestro.
2. En el proyecto maestro, haga clic en Ver > Diagrama de Gantt.
3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el
subproyecto. Puede insertar un subproyecto en cualquier lugar de la lista de tareas del
proyecto maestro.
4. Haga
clic
en proyecto > subproyecto.
5. En el cuadro Insertar subproyecto, seleccione el subproyecto que desee insertar.
o Para insertar varios subproyectos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los
subproyectos en el orden en que desee insertarlos.
o En la mayoría de los casos, deseará dejar activada la casilla Vincular a proyecto para
que los cambios en el subproyecto aparezcan reflejados en el proyecto maestro y
viceversa. Sin embargo, si solamente desea copiar el subproyecto en el proyecto
maestro sin vincular los archivos de forma dinámica, desactive la casilla.
6. Haga clic en Insertar o, para insertar un proyecto en formato de solo lectura, haga clic
en la flecha del botón Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar sólo lectura. Al
insertar un proyecto de solo lectura, se crea un vínculo entre los dos proyectos, pero se
evita que actualice el subproyecto desde el proyecto maestro. Sin embargo, si actualiza
el archivo del subproyecto directamente, los cambios aparecen reflejados en el proyecto
maestro. La opción Insertar sólo lectura solamente se encuentra disponible cuando la
casilla Vincular al proyecto está activada.
Evite los nombres de recursos duplicados en proyectos vinculados
Si vincular proyectos que tienen recursos con el mismo nombre, debe crear nombres de
recursos duplicados, que podrían ser confusos. Para evitar esto, desactive la
casilla Vincular al proyecto en el cuadro de diálogo Insertar proyecto . Esto se
asegurará de que la información de recursos en el proyecto principal (como tasas de
pago, los calendarios de recursos) tendrá en cuenta sobre la información de recursos
de subproyecto.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
295
Uso de Project
Nota: Cuando se actualiza un subproyecto no vinculado desde dentro del proyecto maestro, el
cambio no se refleja en el archivo del subproyecto original.
Anexo 5- Métodos abreviados de teclado de Project 2016
Tomado del sitio https://support.office.com/es-es/article/m%C3%A9todos-abreviadosde-teclado-de-project-2016-7a4dc22b-ceb8-4a97-ac6f-6f9eaf36414a
Mostrar y utilizar las ventanas
Para ello
Presione
Cambiar a la siguiente ventana.
Alt+Tab
Cambiar a la ventana anterior.
Alt+Mayús+Tab
Cerrar la ventana activa.
Ctrl+W
Ctrl+F4
Restaurar el tamaño de la ventana activa después de maximizarla.
Ctrl+F5
o
Desplazarse a un panel de tareas desde otro panel en la ventana del F6
programa (dirección en el sentido del reloj). Puede que tenga que
presionar F6 más de una vez.
Pasar a un panel desde otro panel de la ventana del programa (en el Mayús+F6
sentido contrario a las agujas del reloj).
Cambiar a la ventana siguiente, cuando hay abierta más de una Ctrl+F6
ventana.
Cambiar a la ventana anterior.
Ctrl+Mayús+F6
Maximizar o restaurar una ventana seleccionada.
Ctrl+F10
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Copiar una imagen de la pantalla en el Portapapeles.
Impr Pant
Copiar una imagen de la ventana seleccionada en el Portapapeles.
Alt+Impr Pant
Desplazarse en el texto o las celdas
Para ello
Presione
Desplazarse un carácter a la izquierda.
Flecha izquierda
Desplazarse un carácter a la derecha.
Flecha derecha
Desplazarse una línea hacia arriba.
Flecha arriba
Desplazarse una línea hacia abajo.
Flecha abajo
Desplazarse una palabra a la izquierda.
Ctrl+Flecha izquierda
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
296
Uso de Project
Para ello
Presione
Desplazarse una palabra a la derecha.
Ctrl+Flecha derecha
Ir al final de la línea.
Fin
Ir al principio de la línea.
Inicio
Subir un párrafo.
Ctrl+flecha arriba
Bajar un párrafo.
Ctrl+flecha abajo
Ir al final del cuadro de texto.
Ctrl+Fin
Ir al principio del cuadro de texto.
Ctrl+Inicio
Desplazarse y trabajar con tablas
Para ello
Presione
Ir a la celda siguiente.
Tab
Desplazarse a la celda anterior.
Mayús+Tab
Desplazarse a la siguiente fila.
Flecha abajo
Desplazarse a la fila anterior.
Flecha arriba
Insertar una tabulación en una celda.
Ctrl+Tab
Empezar un nuevo párrafo.
Entrar
Agregar una nueva fila a la parte inferior de la tabla.
Tab al final de la última fila
Obtener acceso a acciones y usarlas
Para ello
Presione
Mostrar el menú o el mensaje de una acción. Si existe más de una Alt+Mayús+F10
acción, pasar a la siguiente acción y mostrar su menú o mensaje.
Seleccionar el siguiente elemento en el menú de acciones.
Flecha abajo
Seleccionar el elemento anterior en el menú de acciones.
Flecha arriba
Realizar la acción del elemento seleccionado del menú de acciones.
Entrar
Cerrar el menú o el mensaje de una acción.
Esc
Usar cuadros de diálogo
Para ello
Presione
Ir a la opción o al grupo de opciones siguiente.
Tab
Ir a la opción o al grupo de opciones anterior.
Mayús+Tab
Pasar a la siguiente pestaña en un cuadro de diálogo.
Ctrl+Tab
Pasar a la pestaña anterior del cuadro de diálogo.
Ctrl+Mayús+Tab
Desplazarse
entre
las
opciones
de
una
lista Teclas de dirección
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
297
Uso de Project
Para ello
Presione
desplegable abierta o entre las opciones de un grupo
de opciones.
Realizar la acción asignada al botón seleccionado; Barra espaciadora
activar o desactivar la casilla de verificación
seleccionada.
Abrir la lista, si está cerrada, y tener acceso a la La primera letra de una opción
opción.
de una lista desplegable
Seleccionar una opción, activar o desactivar una Alt+la letra subrayada en una
casilla de verificación.
opción
Abrir la lista desplegable seleccionada.
Alt+flecha abajo
Cerrar la lista desplegable seleccionada, cancelar un Esc
comando y cerrar un cuadro de diálogo.
Realizar la acción asignada a un botón predeterminado Entrar
de un cuadro de diálogo.
Usar cuadros de edición dentro de los cuadros de diálogo
Un cuadro de edición es un espacio en blanco en el que puede escribir o pegar una
entrada, por ejemplo, su nombre de usuario o la ruta de acceso a una carpeta.
Para ello
Presione
Desplazarse al principio de la entrada.
Inicio
Desplazarse al final de la entrada.
Fin
Desplazarse un carácter a la izquierda o la derecha, Flecha izquierda o flecha
respectivamente.
derecha
Desplazarse una palabra a la izquierda.
Ctrl+Flecha izquierda
Desplazarse una palabra a la derecha.
Ctrl+Flecha derecha
Seleccionar un carácter a la izquierda o cancelar la Mayús+flecha izquierda
selección.
Seleccionar un carácter a la derecha o cancelar la Mayús+flecha derecha
selección.
Seleccionar una palabra a la izquierda o cancelar la Ctrl+Mayús+flecha
selección.
izquierda
Seleccionar una palabra a la derecha o cancelar la Ctrl+Mayús+flecha derecha
selección.
Seleccionar desde el punto de inserción hasta el principio Mayús+Inicio
de la entrada.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
298
Uso de Project
Para ello
Presione
Seleccionar desde el punto de inserción hasta el final de Mayús+Fin
la entrada.
Administración básica de archivos
Para ello
Presione
Abrir un archivo de proyecto (mostrar el cuadro de diálogo Abrir).
Ctrl+F12
Abrir un archivo de proyecto (mostrar la pestaña Abrir en la vista Ctrl+A
Backstage).
Guardar un archivo de proyecto.
Ctrl+G
Crear un nuevo proyecto.
Ctrl+U
Imprimir un archivo (mostrar la pestaña Imprimir en la vista Backstage).
Ctrl+P
Usar los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como
Para ello
Presione
Mostrar el cuadro de diálogo Abrir.
Ctrl+F12
Mostrar la pestaña Abrir en la vista Backstage.
Ctrl+A
Mostrar el cuadro de diálogo Guardar como.
F12
Abrir la carpeta o archivo seleccionado.
Entrar
Abrir la carpeta del nivel inmediatamente superior al de la carpeta abierta.
Retroceso
Eliminar la carpeta o el archivo seleccionado.
Suprimir
Mostrar un menú de método abreviado para un elemento seleccionado, Mayús+F10
como una carpeta o archivo.
Avanzar entre las diferentes opciones.
Tab
Retroceder entre las diferentes opciones.
Mayús+Tab
Abrir la lista Buscar en.
F4 o Alt+1
Accesos directos de Microsoft Project
Usar la ventana principal
Para ello
Presione
Cambiar entre cuadros de diálogo activos y la aplicación principal.
ALT+F6
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Mostrar el menú contextual del elemento seleccionado (hacer clic con Mayús+F10
el botón derecho en el menú).
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
299
Uso de Project
Activar la cinta de opciones.
F10
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Activar el divisor de la vista.
ALT + Mayús
+ F6
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Mostrar el menú desplegable de filtro automático para la columna ALT + Mayús
seleccionada.
+ F3
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Volver a aplicar el filtro actual.
Ctrl + F3
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Abrir el menú de objeto para la celda seleccionada.
ALT + Mayús
+ F10
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Utilizar un diagrama de red.
Para ello
Presione
Desplazarse a un cuadro del diagrama de red distinto.
Teclas de direcc
Agregar cuadros del diagrama de red a la selección.
Mayús+teclas
dirección
Mover un cuadro del diagrama de red.
Ctrl+teclas
dirección
Nota: Primero debe establecer el posicionamiento manual. Seleccione el cuadro
que desee mover. Haga clic en Formato y, a continuación, en Diseño. Haga
clic en Permitir posicionamiento manual de los cuadros.
Desplazarse hasta el cuadro del diagrama de red más alto de la vista o del Ctrl+Inicio
proyecto.
Mayús+Ctrl+Inici
Desplazarse hasta el cuadro del diagrama de red más bajo del proyecto.
Ctrl+Fin
Mayús+Ctrl+Fin
Desplazarse hasta el cuadro del diagrama de red del extremo izquierdo del Inicio o Mayús+I
proyecto.
Desplazarse hasta el cuadro del diagrama de red del extremo derecho del Fin o Mayús+Fin
proyecto.
Subir el alto de una ventana.
Re Pág o May
Pág
Bajar el alto de una ventana.
Av Pág o May
Pág
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
300
Uso de Project
Para ello
Presione
Desplazarse el ancho de una ventana a la izquierda.
Ctrl+Re
Pág
Mayús+Ctrl+Re P
Desplazarse el ancho de una ventana a la derecha.
Ctrl+Av
Pág
Mayús+Ctrl+Av P
Seleccionar el siguiente campo del cuadro del diagrama de red.
Entrar o Tab
Seleccionar el campo anterior del cuadro del diagrama de red.
Mayús + ENTRA
Utilizar objetos de OfficeArt.
Mover formas de OfficeArt.
Para ello
Presione
Desplazar la forma hacia arriba, abajo, derecha o Teclas de dirección
izquierda.
Aumentar la anchura de la forma en un 10%.
Mayús+flecha derecha
Reducir la anchura de la forma en un 10%.
Mayús+flecha izquierda
Aumentar la altura de la forma en un 10%.
Mayús+flecha arriba
Reducir la altura de la forma en un 10%.
Mayús+flecha abajo
Aumentar la anchura de la forma en un 1%.
Ctrl+Mayús+flecha derecha
Reducir la anchura de la forma en un 1%.
Ctrl+Mayús+flecha
izquierda
Aumentar la altura de la forma en un 1%.
Ctrl+Mayús+flecha arriba
Reducir la altura de la forma en un 1%.
Ctrl+Mayús+flecha abajo
Girar la forma 15 grados a la derecha.
Alt+flecha derecha
Girar la forma 15 grados a la izquierda.
Alt+flecha izquierda
Seleccionar y copiar texto y objetos de OfficeArt.
Para ello
Presione
Seleccionar un objeto (con texto seleccionado en su Esc
interior).
Seleccionar un objeto (con un objeto seleccionado).
Tab o Mayús+Tab hasta
seleccionar el objeto que desee
Seleccionar texto dentro de un objeto (con un objeto Entrar
seleccionado).
Seleccionar varias formas.
Mantenga presionada la tecla
Ctrl mientras selecciona las
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
301
Uso de Project
Para ello
Presione
formas.
Seleccionar varias formas con texto.
Mantener presionada la tecla
Mayús al hacer clic en las
formas
Cortar el objeto seleccionado.
Ctrl+X
Copiar el objeto seleccionado.
Ctrl+C
Pegar el objeto cortado o copiado.
Ctrl+V
Pegado especial.
Ctrl+Alt+V
Solo copiar formato.
Ctrl+Mayús+C
Solo pegar formato.
Ctrl+Mayús+V
Pegado especial.
Ctrl+Alt+V
Agrupar formas, imágenes o WordArt.
Ctrl+I después de seleccionar
los elementos que desea
agrupar
Desagrupar formas, imágenes o WordArt.
Ctrl+Mayús+G
después de
seleccionar el grupo que desea
desagrupar
Deshacer la última acción.
Ctrl+Z
Rehacer la última acción.
Ctrl+Y
Agregar el siguiente objeto a una selección múltiple.
Ctrl+clic
Agrega el siguiente objeto a una selección múltiple. Mayús+clic
Permite hacer clic en el cuadro de texto para
agregarlo a la selección múltiple.
Editar texto y cuadros de texto de OfficeArt
Para ello
Presione
Contraer selección.
Esc
Seleccionar todo el texto.
Ctrl+E
Eliminar una palabra hacia la izquierda.
Ctrl+Retroceso
Eliminar una palabra hacia la derecha.
Ctrl+Supr
Deshacer.
Ctrl+Z
Rehacer.
Ctrl+Y
Desplazarse una palabra a la izquierda.
Ctrl+Flecha izquierda
Desplazarse una palabra a la derecha.
Ctrl+Flecha derecha
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
302
Uso de Project
Para ello
Presione
Desplazarse al principio de la línea.
Inicio
Desplazarse al final de la línea.
Fin
Subir un párrafo.
Ctrl+flecha arriba
Bajar un párrafo.
Ctrl+flecha abajo
Desplazarse al principio del texto del objeto.
Ctrl+Inicio
Desplazarse al final del texto del objeto.
Ctrl+Fin
Desplazarse por vistas y ventanas
Para ello
Presione
Activar la barra de entrada para editar texto en un campo.
F2
Activar la barra de menús.
F10 o Alt
Activar el menú de control del proyecto.
Alt+guion o Alt+barra
espaciadora
Activar la barra de división.
Mayús+F6
Cerrar la ventana del programa.
Alt+F4
Mostrar todas las tareas filtradas o recursos filtrados.
F3
Mostrar el cuadro de diálogo Configuración de campo.
Alt+F3
Abrir una nueva ventana.
Mayús+F11
Reducir una selección a un único campo.
Mayús+Retroceso
Restablecer el criterio de ordenación al orden de Id. y Mayús+F3
desactivar la agrupación.
Seleccionar un objeto de dibujo.
F6
Mostrar información de la tarea.
Mayús+F2
Mostrar la información del recurso.
Mayús+F2
Mostrar la información de la asignación.
Mayús+F2
Activar o desactivar el modo Agregar a la selección.
Mayús+F8
Activar o desactivar Calcular automáticamente.
Ctrl+F9
Activar o desactivar el modo Extender selección.
F8
Desplazarse a la izquierda, a la derecha, hacia arriba o hacia Alt+teclas de dirección
abajo para ver las distintas páginas de la ventana Vista
preliminar.
Esquema de un proyecto
Para ello
Presione
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
303
Uso de Project
Para ello
Presione
Ocultar las subtareas.
Alt+Mayús+guion o Alt+Mayús+signo menos (signo
menos del teclado numérico)
Aplicar sangría a la tarea Alt+Mayús+flecha derecha
seleccionada.
Mostrar las subtareas.
Alt+Mayús+ = o Alt+Mayús+signo más (signo más del
teclado numérico)
Mostrar todas las tareas.
Alt+Mayús+* (asterisco del teclado numérico)
Anular sangría de la tarea Alt+Mayús+flecha izquierda
seleccionada.
Seleccionar y editar un cuadro de diálogo
Para ello
Presione
Desplazarse por los campos de la parte inferior de una pantalla.
Teclas de dirección
Desplazarse por las tablas de la parte inferior de una pantalla.
Alt+1 (izquierda) o Alt+2 (dere
Desplazarse a la siguiente tarea o recurso.
Entrar
Desplazarse a la tarea o recurso anteriores.
Mayús + ENTRAR
Seleccionar y editar en una vista de hoja
Editar en una vista
Para ello
Presione
Agregar una nueva tarea
Insertar
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Cancelar una entrada.
Esc
Borrar o restablecer el campo seleccionado.
Ctrl+Supr
Copiar los datos seleccionados.
Ctrl+C
Cortar los datos seleccionados.
Ctrl+X
Eliminar los datos seleccionados.
Suprimir
Eliminar la fila que tenga una celda seleccionada.
Ctrl+signo menos
teclado numérico)
Rellenar hacia abajo.
Ctrl+J
Mostrar el cuadro de diálogo Buscar.
Ctrl+B o Mayús+F5
(del
En el cuadro de diálogo Buscar, continúe hasta la Mayús+F4
siguiente instancia de los resultados de la búsqueda.
Usar el comando Ir a (menú Edición).
F5
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
304
Uso de Project
Para ello
Presione
Vincular tareas.
Ctrl+F2
Pegar los datos copiados o cortados.
Ctrl+V
Reducir la selección a un campo.
Mayús+Retroceso
Deshacer la última acción.
Ctrl+Z
Desvincular tareas.
Ctrl+Mayús+F2
Establecer la tarea en programación manual
Ctrl+Mayús+M
Establecer la tarea en programación automática
Ctrl+Mayús+A
Desplazarse por una vista
Para ello
Presione
Desplazarse al inicio de un proyecto (escala temporal).
Alt+Inicio
Desplazarse al final de un proyecto (escala temporal).
Alt+Fin
Mover la escala temporal a la izquierda.
Alt+flecha izquierda
Mover la escala temporal a la derecha.
Alt+flecha derecha
Desplazarse al primer campo de una fila.
Inicio o Ctrl+flecha izquierda
Desplazarse a la primera fila.
Ctrl+flecha arriba
Desplazarse al primer campo de la primera fila.
Ctrl+Inicio
Desplazarse al último campo de una fila.
Fin o Ctrl+flecha derecha
Desplazarse al último campo de la última fila.
Ctrl+Fin
Desplazarse a la última fila.
Ctrl+flecha abajo
Desplazarse por el panel lateral
Para ello
Presione
Mover el foco entre el panel lateral y la vista de la derecha.
F6
Seleccionar distintos controles en el panel lateral si este tiene el foco.
Tab
Activar o desactivar las casillas de verificación y los botones de opción si el foco está Barra
en el panel lateral.
espaciado
Seleccionar en una vista
Para ello
Presione
Extender la selección una página hacia abajo.
Mayús+Av Pág
Extender la selección una página hacia arriba.
Mayús+Re Pág
Extender la selección una fila hacia abajo.
Mayús+flecha abajo
Extender la selección una fila hacia arriba.
Mayús+flecha arriba
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
305
Uso de Project
Para ello
Presione
Extender la selección al primer campo de una fila.
Mayús+Inicio
Extender la selección al último campo de una fila.
Mayús+Fin
Extender la selección al inicio de la información.
Ctrl+Mayús+Inicio
Extender la selección al final de la información.
Ctrl+Mayús+Fin
Extender la selección a la primera fila.
Ctrl+Mayús+flecha arriba
Extender la selección a la última fila.
Ctrl+Mayús+flecha abajo
Extender la selección al primer campo de la primera Ctrl+Mayús+Inicio
fila.
Extender la selección al último campo de la última fila.
Ctrl+Mayús+Fin
Seleccionar todas las filas y las columnas.
Ctrl+Mayús+barra
espaciadora
Seleccionar una columna.
Ctrl+barra espaciadora
Seleccionar una fila.
Mayús+barra espaciadora
En una selección, mover un campo hacia abajo.
Entrar
En una selección, mover un campo hacia arriba.
Mayús+Entrar
En una selección, mover un campo a la derecha.
Tab
En una selección, mover un campo a la izquierda.
Mayús+Tab
Seleccionar y editar en la barra de entrada
Para ello
Presione
Aceptar una entrada.
Entrar
Cancelar una entrada.
Esc
Eliminar un carácter hacia la izquierda.
Retroceso
Eliminar un carácter hacia la derecha.
Suprimir
Eliminar una palabra hacia la derecha.
Ctrl+Supr
Extender la selección al final del texto.
Mayús+Fin
Extender la selección al inicio del texto.
Mayús+Inicio
Activar o desactivar el modo de sobrescritura.
Insertar
Usar una escala temporal
Para ello
Presione
Mover la escala temporal una página a la Alt+Re Pág
izquierda.
Mover la escala temporal una página a la Alt+Av Pág
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
306
Uso de Project
Para ello
Presione
derecha.
Mover la escala temporal al inicio del proyecto.
Alt+Inicio
Mover la escala temporal al final del proyecto.
Alt+Fin
Desplazar la escala temporal a la izquierda.
Alt+flecha izquierda
Desplazar la escala temporal a la derecha.
Alt+flecha derecha
Mostrar unidades de tiempo más pequeñas.
Ctrl+/ (barra del teclado numérico)
Mostrar unidades de tiempo mayores.
Ctrl+*
(asterisco
numérico)
del
teclado
Usar vista de Organizador de equipo
Para ello
Presione
Expandir o contraer una fila o una fila de la agrupación.
ALT + MAYÚS + + o - -
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Desplazar la escala temporal a la izquierda.
Alt+flecha izquierda
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Desplazar la escala temporal a la derecha.
Alt+Flecha derecha
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Reprogramar una tarea programada.
Ctrl+teclas de dirección
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Abra el cuadro de diálogo de la información de tarea.
Seleccione la tarea y presione ENTR
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Reasignar una tarea.
Ctrl+ Flecha arriba o abajo
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Usar vista de escala de tiempo
Para ello
Presione
Recorrer los tipos de elementos (barra de tareas, hito, llamada y Tab o
barra de escala de tiempo) cuando uno de ellos ya está abajo
seleccionado.
Flecha
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Recorrer los tipos de elementos en el orden opuesto (barra de Mayús + Tab o
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
307
Uso de Project
escala de tiempo, llamada, hito y barra de tareas) cuando uno de Flecha arriba
ellos ya está seleccionado.
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Ir al elemento siguiente o anterior de ese tipo, por ejemplo, al Flecha izquierda
siguiente hito.
o Flecha derecha
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Desplazar la escala temporal a la izquierda.
Alt+flecha
izquierda
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Desplazar la escala temporal a la derecha.
Alt+Flecha
derecha
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Mover el elemento hacia arriba o hacia abajo hasta la barra de Ctrl+
Flecha
escala de tiempo o de canal siguiente.
arriba o abajo
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Abra el cuadro de diálogo de la información de tarea.
Mayús+F2
Solo está disponible para suscriptores de Project Online.
Anexo 6 - Guía básica para la administración de proyectos
Como se refiere en el sitio:
https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADa-b%C3%A1sica-para-laadministraci%C3%B3n-de-proyectos-ad8c7625-fa14-4e36-9a83-c6af33097662
https://support.office.com/es-es/article/Mapa-del-proyecto-lagu%C3%ADa-b%C3%A1sica-para-la-administraci%C3%B3n-deproyectos-a0c5bf0e-94d9-48b8-a11f-db7e2d9df6c3
https://support.office.com/es-es/article/Mapa-del-proyecto-lagu%C3%ADa-b%C3%A1sica-para-la-administraci%C3%B3n-deproyectos-ed959b18-8b6a-47a2-951b-bed8e1a254ae
La administración de proyectos rara vez es sencilla. Pero esta guía le ayudará a
comprender la administración de proyectos mientras usa Microsoft Project 2013. Cada
uno de los vínculos siguientes le llevará a la página donde se estudia ese aspecto
concreto de la administración de proyectos, con artículos y tutoriales breves.
Iniciar un plan de proyecto
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
308
Uso de Project
Cuanto más complicado es un proyecto, más necesario es planificarse antes de
comenzar a usar Microsoft Project. Durante la fase de iniciación de un proyecto, usar
aplicaciones como Word, Excel y SharePoint puede ayudarle con el planteamiento.
La creación de un plan de Proyecto consta de las siguientes etapas:
• Enumerar una lista de tareas a realizar:
Podemos hacer una lista con tareas simples.
Podemos hacer una lista con mas complejas.
• Enumerar la lista de recursos que vamos a tener a disposición para el desarrollo
del proyecto.
• Asignar a las tareas:
Tiempos de desarrollo.
Recursos a trabajar en las tareas.
• Antes de comenzar se puede:
Ver los tiempos finales del desarrollo.
Ver los costos finales del desarrollo.
Ver la asignación de tareas finales a cada recurso (Camusso, 2012).
Objetivo del proyecto DESCRIPCIÓN
Con frecuencia, los proyectos carecen de un
planteamiento previo suficiente durante la fase inicial. En
este punto, debe pensar en quiénes serán los
participantes y los patrocinadores, además de elaborar
los estatutos, las especificaciones previas y quizás un
Iniciar un plan de
presupuesto.
proyecto
En el caso de proyectos pequeños, buena parte de este
trabajo se puede realizar en Microsoft Project. Por el
contrario, para proyectos más grandes, necesitará usar
Word, Excel, SharePoint o, incluso, su teléfono para
anotar ideas.
Comunicar los planes Mantener los canales de comunicación con los
a los participantes
participantes no siempre es fácil y, sin embargo, es
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
309
Uso de Project
Objetivo del proyecto DESCRIPCIÓN
fundamental para el éxito de un proyecto.
Para ayudar con la parte de la comunicación, que tanto
tiempo exige, Project posee numerosos informes a solo
Crear y compartir
un clic de distancia. Capture los planes iniciales, hitos
informes del proyecto
importantes del proyecto, requisitos de presupuesto,
necesidades del personal, etc.
Cuando haya concluido la fase inicial del planteamiento, será
el momento de iniciar Project y crear una nueva programación.
Crear la programación Puede comenzar con un proyecto en blanco o utilizar plantillas
de un proyecto nuevo que han creado otros gestores de proyectos; algunas plantillas
son de expertos en la administración de proyectos o en
negocios similares al suyo.
Las tareas son las actividades que se realizan en un proyecto.
Agregar tareas
Aprenda a agregar tareas, cambiarles las propiedades y
calcular los plazos.
Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el
Organizarlas
orden adecuado para administrarlas. Aprenda a organizarlas
utilizando tareas y subtareas de resumen y vinculándolas.
Una vez agregadas las tareas al proyecto, piense en qué
Agregar personas y
personas desea que trabajen en ellas. Recuerde que agregar
asignarlas a tareas
personas y asignarlas a las tareas son actividades diferentes
en Project.
Nunca es demasiado pronto para comunicarse con su equipo.
Comunicarse con el
Si no comunica la información sobre las tareas con frecuencia
equipo
o lo suficientemente pronto, el éxito del proyecto se podría
resentir.
Después de agregar las tareas, organizarlas y asignar
Elegir la vista
personas, el proyecto puede parecer confuso. Aprenda a
adecuada de la
utilizar las vistas de Project para ver la programación con
programación
claridad.
A medida que el proyecto vaya avanzando, informe de
las actividades y del estado a su equipo, a los
Crear y compartir
participantes y a los directivos. Con los informes de
informes del proyecto
Project podrá crear presentaciones atractivas y
profesionales en solo unos minutos.
Para que le resulte más fácil administrar a las personas
repartidas en diferentes proyectos, coloque a todas las
Compartir recursos
personas de sus proyectos en un mismo archivo de
mediante un fondo de
proyecto. Este archivo servirá como un fondo de
recursos y proyectos
recursos. Desde el archivo de fondo de recursos, puede
maestros
compartir recursos entre distintos proyectos (sin Project
Server).
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
310
Uso de Project
Objetivo del proyecto DESCRIPCIÓN
Manejar los costes de un proyecto puede resultar
Establecer los costes intimidante para cualquier jefe de proyectos. Con Project
para un proyecto
descubrirá que este trabajo no es tan difícil. Conozca
consejos que le ayudarán a ajustarse al presupuesto.
Principio de página
Administrar el proyecto
Su trabajo no termina con la creación de un programa. Administrar el proyecto requiere
más tiempo que crearlo. Por ejemplo, las tareas cambian, se suman personas, hay que
posponer la fecha de finalización, etc. Con Project, tiene todas las herramientas
necesarias para supervisar el progreso y realizar cambios para garantizar el éxito.
OBJETIVO
DESCRIPCIÓN
Para reducir la complejidad de la programación, encuentre la
Elegir la vista
vista adecuada. El diagrama de Gantt le proporciona una vista de
adecuada de la
hacia dónde va el proyecto. También puede utilizar una vista de
programación
calendario, un diagrama de red o una escala de tiempo para ver
diferentes niveles de detalle.
Realizar un
Una vez iniciado el proyecto, es el momento de empezar a ver
seguimiento del
cómo van las cosas. ¿El trabajo se efectúa según lo planeado?
progreso de la
¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá el presupuesto? ¿Se
programación
cumplirá la fecha de finalización?
La peor pesadilla de un jefe de proyectos es el retraso en las
Acercar la fecha de
fechas de finalización después de realizar cambios en la
finalización del
programación. Aprenda estrategias para tomar el control sobre la
proyecto
fecha de finalización de un proyecto.
Con frecuencia, la comunicación es difícil, especialmente,
cuando se tienen que comunicar malas noticias. Para ayudarle a
Informar sobre el
comunicarse con los participantes y los directivos, Project tiene
estado del proyecto
informes atractivos y profesionales que puede crear y enviar con
solo unos cuantos pasos sencillos.
¿Se está saliendo del presupuesto? ¿Necesita ajustar costes?
Administrar costos
Descubra cómo resolver los problemas de los costes en su
de proyecto
programación.
Visualizar informes El valor acumulado es un método avanzado de seguimiento.
de análisis de valor Pero no es solo para expertos. Puede usarlo, también, como
añadido
ayuda para supervisar el proyecto.
El proyecto está plagado de riesgos. Identifique las áreas
Administrar el riesgo problemáticas a tiempo y reaccione antes de que se conviertan
en grandes problemas.
Anexo 7- Campos de duración de tareas en Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
311
Uso de Project
Tomado del sitio https://support.office.com/es-es/article/duraci%C3%B3n-campos-2db59ee9cc7e-425e-a6e8-652833401c01 Ver enlaces de referencia:
Duración real (campo de tareas)
Campos trabajo de horas extra real
Campos Trabajo real
Campos de asignación retraso
Duración prevista (campo de tareas)
Trabajo de línea base (campos)
Duración prevista1-10 (campo de tareas)
Trabajo previsto1-10 (campos)
Trabajo acumulado (campos)
Duración (campo de tareas)
Variación de duración (campo de tareas)
Duración1-10 (campos)
Campos duración de empresa1-10
Proyecto de duración de empresa1-10 (campos de proyecto)
Duración prevista (campo de tareas)
Demora de fin (campo de tareas)
Variación de fin (campos)
Demora permisible (campo de tareas)
Campos Retraso por redistribución
Margen de demora negativo (campo de tareas)
Duración optimista (campo de tareas)
Sobreasignación (campos)
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
312
Uso de Project
Campos trabajo de horas extra
Duración pesimista (campo de tareas)
Trabajo normal (campos)
Campos disponibilidad restantes
Duración restante (campo de tareas)
Campos trabajo de horas extra restantes
Trabajo restante (campos)
Demora de comienzo (campo de tareas)
Variación de comienzo (campos)
Margen de demora total (campo de tareas)
Campos de trabajo
Disponibilidad de trabajo (campo de recursos con fases temporales)
Variación de trabajo (campos)
Nota: Declinación de responsabilidad
Anexo 8- Formatos archivos admitidos en Project 2016
Tomado del sitio de soporte https://support.office.com/es-es/article/Formatos-dearchivo-admitidos-por-Project-2016-face808f-77ab-4fce-9353-14144ba1b9ae
Project 2016 puede abrir y guardar archivos en los siguientes formatos de archivo.
Algunos formatos permiten guardar toda la información del proyecto y algunos formatos
le permiten guardar únicamente los datos contenidos en los campos de proyecto.
Formato de
archivo
Descripción
Plan del proyecto
(MPP)
Formato de archivo estándar de un proyecto, que usa la extensión
.mpp.
Archivo de
Project 2010, Project 2013 y Project 2016 que usan el mismo
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
313
Uso de Project
Formato de
archivo
Descripción
Project 2010 o
Project 2013
formato de archivo. Puede abrir un proyecto creado en Project 2016
en Project 2013 o en Project 2010 sin guardar el proyecto en un
formato diferente.
Archivo de
Microsoft Project
2007
Project 2016 admite abrir y guardar archivos en el formato de
archivo utilizado por Project 2007.
Archivo de
Microsoft Project
2000-2003
Project 2016 admite abrirlo desde el formato de archivo utilizado por
Project 2000-2002 y Project 2003. Project 2016 no admite guardar
en este formato.
Plantilla de
Microsoft Project
(MPT)
Este es un archivo de plantilla en el que puede guardar la
información reutilizable. Este formato usa la extensión .mpt. El
archivo global (Global.mpt) es un archivo de plantilla maestro que
contiene información de formato para todos los proyectos pero no
puede almacenar tareas, recursos o asignaciones.
Microsoft Excel
(formatos .xls,
.xlsx, .xlsb y
.xlsm)
Formatos utilizados por el programa de hoja de cálculo de Microsoft
Excel. Este formato utiliza las extensiones .xls, .xlsx y .xlsb. Project
2016 no puede abrir o guardar en hojas de cálculo de Excel con la
extensión .xlsm. Puede exportar datos de campo con estos
formatos, pero no puede exportar un proyecto completo.
Formato solo
texto o ASCII
El formato de solo texto o ASCII es un formato de texto genérico
que usan los procesadores de texto y otros programas. Este
formato usa la extensión .txt y está delimitado por tabuladores.
Puede exportar datos de campo desde una sola tabla de Project a
este formato, pero no puede abrir ni exportar un proyecto completo.
Valores
separados por
comas (CSV)
El formato de valores separados por comas (CSV) es un formato de
texto genérico que usan los procesadores de texto y otros
programas. Este formato usa la extensión .csv y está delimitado por
comas; los valores están separados por el separador de listas del
sistema. Puede exportar datos de campo desde una sola tabla de
Project a este formato, pero no puede abrir ni exportar un proyecto
completo.
Lenguaje de
marcado
extensible (XML)
El Lenguaje de marcado extensible (XML) es un formato que se usa
para entregar datos estructurados y enriquecidos de una forma
estándar y coherente. Este formato usa la extensión .xml. Puede
exportar e importar datos del proyecto con este formato. El formato
XML puede usarse para intercambiar datos del proyecto entre
Project y otros programas.
XML Paper
Specification
(XPS)
XPS es un formato de archivo electrónico que preserva el formato
del documento y permite compartir archivos.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
314
Uso de Project
Formato de
archivo
Descripción
Portable
Document
Format (PDF)
PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que
preserva el formato del documento. Project 2016 puede guardar en
formato PDF, pero no puede abrir archivos PDF.
¿Qué formatos no funcionará con Project 2016 ?





Microsoft Project 98.Project 2016 no puede abrir o guardar en el formato de archivo de
Project 98.
Microsoft Project Exchange (MPX).Project 2016 no puede abrir o guardar en el
formato de archivo MPX.
Base de datos de Microsoft Project (MPD).Project 2016 no puede abrir ni guardar al
formato MPD.
Base de datos de Microsoft Access (MDB).Project 2016 no puede abrir ni guardar
proyectos almacenados en archivos MDB.
Conectividad abierta de base de datos (ODBC).Project 2016 no puede abrir ni
guardar proyectos almacenados en archivos ODBC.
Anexo 9- Recursos adicionales sugeridos
A lo largo de la web encontraras información referencial gratuita que facilite el
proceso de aprendizaje autodidáctico para este y muchos programas de apoyo en
la administración de proyectos. En particular para Project se sugiere utilizar de
material base la sección base ofrecida por el programa así como soporte online
dispuesto en https://support.office.com/es-ES/Project
En los recursos de web se disponen y recomiendas particularmente los siguientes:
Manuales dispuestos en
http://www.ucc.edu.co/administrativos/Documents/Manual%20Microsoft%20Project%20
Professional.pdf
http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-ms-project-2013/
http://www.desapmo.uchile.cl/implantacion/manuales/project_server/project_profesional.
pdf
Puedes ver cursos en
https://www.youtube.com/watch?v=VXfTqr8Haw4&list=PLQmwUOm1wNLTjyagNVjnDr8T-wvI19rX
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
315
Uso de Project
https://www.youtube.com/watch?v=IwuqSPjYc4&list=PLfrhaQz01L8WET53HUXMSzsXlBkS9FndH
https://www.youtube.com/watch?v=HDu30EfeUYE
Otros enlaces de referencia
http://cursoprojectugc.wixsite.com/cursoprojectugc/ejercicio
http://empresayeconomia.republica.com/aplicaciones-para-empresas/ejemplo-deproyectos-en-project.html
http://cursoprojectugc.wixsite.com/cursoprojectugc/ejercicio
http://www.desapmo.uchile.cl/implantacion/manuales/project_server/project_profesional.
pdf
http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-ms-project-2013/
http://www.pcmanagement.es/editorial/planificacion%20proyectos%20microsoft%20proj
ect.pdf
http://myslide.es/documents/ejercicio-resuelto-microsoft-project.html
http://www.cidse.itcr.ac.cr/ciemac/memorias/4toCIEMAC/Ponencias/AplicaciondeMSProj
ectenlaadministraciondeproyectos.pdf
http://www.web.facpya.uanl.mx/rev_in/Revistas/4.1/A2.pdf
https://erods.files.wordpress.com/2012/12/manual-basico-de-uso-project-2010.pdf
Observa los videos de Project
 https://www.youtube.com/watch?v=RdoM6HxyYoQ
 https://www.youtube.com/watch?v=cu-OIgZOJN0
 http://hdl.handle.net/10251/40287
 https://www.youtube.com/watch?v=YT1w0ixusVA
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
316
Uso de Project


https://www.youtube.com/watch?v=Amsax4wN0bA&list=PL48vSlJGaMg8wEq9vNeADm-hZJUqr-dn
https://youtu.be/0xiWO781Xxo
C
omo se refiere en la publicación de UNEG disponible en
galeon.com/admi2/control.doc ,
Las funciones básicas del director de proyectos son planificación de las Tareas de
Proyecto y Selección del Equipo de Proyecto, organización y definición de calendarios
para el proyecto así como la dirección y control del proyecto. Se debe generar
actividades de control de proyecto orientadas a las siguientes premisas.





Planeación y control de las actividades
Estimación del tiempo y recursos requerido
Preparar y Ejecutar Planes de Acción
Dirigir Reuniones para Identificar y Resolver Problemas
Dirigir Reuniones de Comunicación
Como se afirma en el sitio www.formacionprofesional “Un vez asignadas tareas y
hayamos delegado en nuestro equipo realizaremos la función de soporte, seguimiento y
control del proceso. Necesitaremos medir y obtener ratios para poder obtener
estadísticas.
Como jefe de proyecto debemos tener claro cuáles son los valores de los ratios que
debemos alcanzar para conseguir nuestros objetivos. Es posible que el equipo
asignado no consiga determinadas metas, debemos tener en cuenta pequeños
márgenes de actuación en nuestros cálculos tanto de tiempo, como de dinero,
personas, etc”
Recuerde que el plan es un mapa de ruta que nos indica cómo ir de un punto a otro. La
planificación se desarrolla especialmente para el proyecto. Al comienzo, es común tener
un pre plan informal, es decir, una idea general de lo que el proyecto demandaría, si
resolviéramos emprenderlo. Estos pre planes pueden asumir formas diversas. Por
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
317
Uso de Project
ejemplo, una propuesta es, en cierto modo, un pre plan, ya que traza un mapa de ruta
para el proyecto. De la misma manera, los estudios de viabilidad, el estudio de casos y
los análisis competitivos son, de alguna forma, pre planes.
Todas estas herramientas de trabajo desempeñan algún papel en la selección de
proyectos, porque les sirven a quienes toman las decisiones para hacerse una idea de
lo que implicará el proyecto y de cuáles serán los beneficios que reportará. Por ende, la
selección del proyecto se basa, en gran parte, sobro estos preplanes.
Una vez que hemos decidido apoyar un proyecto, empieza una detallada planificación
formal. Se identifican los hitos del proyecto, y se fijan las tareas y su interdependencia.
Hay muchísimas herramientas para ayudar al jefe de proyecto a diseñar el plan formal:
estructuras de iniciación de los trabajos, diagramas de Gantt, diagramas de red,
diagramas de asignación de recurso, diagramas de cantidad de recursos, diagramas de
responsabilidad, distribuciones de costes acumulativos, etcétera.
Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del
proyecto.
Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. Los hitos
pueden marcar el inicio o el final de una actividad o una serie de actividades. Por
buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado participio para una
fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades. (PMI, 2013).
A medida que el proyecto avanza, el plan puede sufrir continuas modificaciones, que
reflejarán las circunstancias imprevistas que se presenten y las respuestas que se les
dé. Rara vez los planes de proyecto son formulaciones estáticas de cómo deben ser las
cosas; son, por el contrario, instrumentos dinámicos que le permiten al equipo del
proyecto manejar el cambio ordenadamente. De hecho, es preciso señalar que todos
los planes son, en alguna medida, suposiciones.
Los buenos planes son buenas suposiciones; los malos planes son malas suposiciones.
Lo importante es darse cuenta de que, aun con buenos planes, cada vez que se
tropiece con el mundo real habrá que modificar el plan.
Recuerde que cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase
de seguimiento y adaptación a los cambios y tal y como se muestra en el ciclo de
vida Ciclo de vida de un proyecto hay que realizar seguimiento y adopción de
cambios.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
318
Uso de Project
Tomado de http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-ms-project-2013/#11
Los problemas en la gerencia de proyectos se complican cuando en la ejecución de
ellos es necesario la participación de más de una unidad funcional de alto nivel y en la
coordinación de la intervención de cada una, hay un jefe superior para el cual el
proyecto es sólo una parte pequeña de sus obligaciones.
3.14 Bibliografía de referencia
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Uso de Project
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320
Uso de Project
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Vivallo, A. (2012). Manual para estudiantes, Formulación y Evaluación de proyectos. Obtenido
de
http://www.pcmanagement.es/editorial/management_sp/Evaluacion%20y%20formulacio
n%20de%20proyectos.pdf
3.15 Enlaces web sugeridos
Análisis económico financiero de una entidad financiera_Ejemplo Práctico
http://www.eumed.net/libros-gratis/2009b/554/
Banco interamericano de desarrollo
http://www.iadb.org/es/banco-interamericano-de-desarrollo,2837.html
Curso de Formulación y evaluación de Proyectos
https://www.u-cursos.cl/inap/2009/1/FEP400/2/material_docente/
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
321
Uso de Project
Curso de abierto Formulación y evaluación de proyectos
http://cursos.aiu.edu/formulacion%20y%20evaluacion%20de%20proyectos%20de%20in
version_lesson.htm
Como realizar estudios de mercados. Manual para PYME
http://es.slideshare.net/sjnavarro/savedfiles?s_title=estudio-de-mercado28967613&user_login=pymex
Departamento de Comercio
http://www.bea.gov/
Evaluación de proyectos. Sarmiento
http://www.javeriana.edu.co/decisiones/Julio/EvalProy.PDF
Evaluación de proyectos. Baca Urbina. 7ma edición
http://es.slideshare.net/sjnavarro/savedfiles?s_title=evaluacion-de-proyectos-bacaurbina-gabriel-7ed&user_login=yelsk8
Estudio económico
http://es.slideshare.net/lianakid/gep2009-eq9-lec10-pre-gabriel-baca-uribe-parte4estudio-economico?related=3
Estudios de mercado. PPT Baca Urbina
http://es.slideshare.net/MONIKKK/evaluacion-de-proyectos-estudio-de-mercado-gabrielbaca-urbina?related=2
Evaluación de proyectos. Baca Urbina
http://es.slideshare.net/perosilop/evaluacin-de-proyectos-gabriel-baca-urbina?related=3
Elementos conceptuales básicos de la formulación de proyectos
http://comunidad.udistrital.edu.co/jpernett/files/2011/09/Elementos-ConceptualesB%C3%A1sicos-de-la-Formulaci%C3%B3n-de-Proyectos-Educativos_Jpernett.pdf
Evaluación y seguimiento de proyectos de Desarrollo.
http://www.eumed.net/libros-gratis/2008b/411/
Evaluación de inversiones un enfoque público y privado
http://www.eumed.net/libros-gratis/2007a/232/
Evaluación de Proyectos Social
http://es.slideshare.net/castroreleconomista/evaluacin-social-de-proyectosontaine?related=1
Fundamentos de ingeniería económica. Baca Urbina.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
322
Uso de Project
http://es.slideshare.net/marisolavendano37/fundamentosdeingenieriaeconomicagabrielbacaurbina?related=4
Formulación y evaluación de proyectos de inversión agropecuaria.
http://biblioteca.uccvirtual.edu.ni/index.php?option=com_docman&task=doc_download&
gid=28&Itemid=1
Formulación y evaluación de Proyectos
http://cacvirtual.upla.edu.pe/distancia/as_cf.php/09/Formulacion%20y%20Evaluacion%2
0de%20Proyectos.pdf
Formulación y evaluación de proyectos de inversión
http://www.editorial.unca.edu.ar/Publicacione%20on%20line/CUADERNOS%20DE%20
CATEDRA/Ana%20Gabriela%20Gonzalez/Mat_didact-Proyecto_AGONZALEZ.pdf
Formulación y evaluación de proyectos – Manual para Estudiantes.
http://www.pcmanagement.es/editorial/management_sp/Evaluacion%20y%20formulacio
n%20de%20proyectos.pdf
Formulación, evaluación y monitoreo de proyectos sociales
http://www.cepal.org/dds/noticias/paginas/8/15448/Manual_dds_200408.pdf
http://biblioteca.uccvirtual.edu.ni/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=1
5&Itemid=1
Formulación y evaluación de proyectos EUMED
http://www.eumed.net/ce/2008b/jtd.htm
Guía de estudio de mercado
http://www.eenbasque.net/guia_transferencia_resultados/files/Univ.Chile_Tesis_Guia_d
el_Estudio_de_Mercado_para_la_Evaluacion_de_Proyectos.pdf
Gestión empresarial de agronegocios
http://www.eumed.net/libros-gratis/2007c/318/
Guía de formulación de Proyectos
http://biblioteca.uccvirtual.edu.ni/index.php?option=com_docman&task=doc_download&
gid=29&Itemid=1
Guía Metodológica General para la Formulación y Evaluación de Programas y
Proyectos de
Inversión Pública
http://www.sefin.gob.hn/wp-content/uploads/2012/03/Guia_Metodologica_General.pdf
Gestión de Proyectos_Miranda
http://es.slideshare.net/jose1175/gestin-de-proyectos-juan-jos-miranda
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
323
Uso de Project
Guía para la formulación, gestión y sistematización de proyectos
http://www.revistafuturos.info/download/down12/proyectos_cebem.pdf
Guía Metodológica General para la Formulación y Evaluación de Programas y
Proyectos de Inversión Pública
http://www.preventionweb.net/files/32088_guiametodologicageneral.pdf
Identificación y formulación de proyectos
http://es.slideshare.net/viluvedu/pdf-identificacion-yformulaciondeproyectos-una-guiapractica-basada-en-el-enfoque-del-marco-logico
Introducción a la Gestión empresarial
http://www.biblioises.com.ar/Contenido/300/330/a%20libro%20completo%20Gestion%2
0empresarial.pdf
La evaluación de impacto de proyectos sociales_Definiciones y conceptos
http://www.mapunet.org/documentos/mapuches/Evaluacion_impacto_de_proyectos_soc
iales.pdf
La evaluación en la gestión de proyectos y programas de desarrollo
http://biblioteca.hegoa.ehu.es/system/ebooks/14809/original/La_evaluacion_en_la_gesti
on_de_proyectos.pdf
La evaluación de proyectos sociales: Definiciones y tipologías
http://www.mapunet.org/documentos/mapuches/evaluacion_proyectos_sociales.pdf
Manual de Proyectos de Agencia Andaluza del Voluntariado
http://www.famp.es/racs/observatorio/DOC%20INTERES/MANUALPROY.pdf
Manual de identificación, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo rural
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/uneclac/unpan014538.pdf
Formulación de programas con metodología de marco lógico
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/uneclac/unpan045744.pdf
Manual de Elaboración de proyectos de desarrollo Alfonso Cotero
http://www.noticiasaliadas.org/manuales/manual-de-elaboracion-de-proyectos.pdf
Manual de proyectos de desarrollo económico
http://archivo.cepal.org/pdfs/1958/S5828031.pdf
Manual de planificación, seguimiento y evaluación de los resultados de desarrollo
http://web.undp.org/evaluation/handbook/spanish/documents/manual_completo.pdf
Marco lógico un referente de funcionamiento
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
324
Uso de Project
http://www.urb-al3.eu/uploads/descargas/Texto_GP1_1.pdf
Tamaño empresarial factor de diversidad
http://www.eumed.net/libros-gratis/2005/agl3/
Manual básico de elaboración y evaluación de proyectos
http://www.colefgalicia.com/contenidos/images/stories/actualidade/manual%20de%20el
aboraci%F3n%20y%20evaluaci%F3n%20de%20proyectos%202004.pdf
Manual de prospectiva y decisión estratégica: bases teóricas e instrumentos para
América Latina y el Caribe
http://www.oei.es/salactsi/manual51.pdf
Metodología general de identificación, preparación y evaluación de proyectos de
inversión pública
http://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/5608/S056394.pdf?sequence=1
Manual para la evaluación de impacto de proyectos y programas de lucha contra la
pobreza
http://asocam.org/biblioteca/files/original/e11d38f78124ce13ed3a9d4164065603.pdf
Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de
proyectos y programas
http://www.extension.uner.edu.ar/adjuntos/documentos/manual%2042%20ILPES%20M
ML.pdf
Organización Internacional del trabajo
http://www.ilo.org/public/spanish/index.htm
Plan desarrollo humano de Nicaragua
http://www.pndh.gob.ni/
Preparación y Evaluación de Proyectos
http://es.slideshare.net/mgonzaleztejada/preparacin-y-evaluacin-de-proyectos35813838?related=2
Curso de Project
https://cursoprojectugc.wixsite.com/cursoprojectugc/descargas
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
325
Uso de Project
Guía básica de Ms Project 2013 para la dirección de proyectos
http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-ms-project-2013/
Índice de contenidos del curso online:
INTRODUCCIÓN.
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1. Objetivos básicos para dominar Ms Project 2013.
2. Contenidos mínimos a revisar para dominar Ms Project.
3. Novedades Ms Project 2013.
4. Introducción a la gestión de proyectos asistida por ordenador.
5. Breve introducción a las fases de un proyecto.
6. ¿En qué consiste un Proyecto?.
PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS.


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7. Fases de gestión.
8. Estructurar un proyecto.
9. Actividades de planificación (planeación).
SEGUIMIENTO Y ADAPTACIONES.



10. Seguimiento y adaptación.
11. Administración y gestión de recursos.
12. Limitaciones.
CONTROL PRESUPUESTARIO.
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13. Costes fijos.
14. Costes variables.
15. Costes en Ms Project.
METODOLOGÍAS.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
326
Uso de Project
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16. Temporalización.
17. Validación.
18. Metodologías.
EJEMPLOS Y OTROS RECURSOS.
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19. Casos de estudio.
20. Enlaces a cursos y tutoriales de Internet.
21. Recopilación de blogs.
22. Selección de videotutoriales de Internet.
23. Descargas gratuitas de software y actualizaciones.
24. Alternativas a Project.
GLOSARIO.
DESCARGA DEL MANUAL EN PDF.
Enlaces sugeridos
Monitoreo y evaluación de proyectos
http://www.usbcartagena.edu.co/libros%3Fdownload%3D24%253Amonitoreo-y-evaluacion-de-proyectos%26start%3D8.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
327
Uso de Project
Planificación estratégica e indicadores de desempeño en sector público
www.cepal.org/ilpes/noticias/paginas/3/38453/manual_planificacion_estrategica.pdf
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
328
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
329
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
330
Uso de Project
https://www.4shared.com/rar/f8KyuJL1ce/Lecturas_Gestin_monitoreo_y_ev.html
https://drive.google.com/drive/folders/0B82rKClnH0Z8R2VhMkp1YlZPM0U?usp=sharing
Material adicional compilado por el maestro Sergio Navarro, una galería de 107 archivos en
google drive que se han descargado de la web que tiene cursos, folletos, libros, artículos y más
se dispone en los enlaces:
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8Yzhwc0FIWnd3ZWc/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8UG1GWDdJZ1Zla2s/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8YVdBZllUX2EyY0E/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8UTFNWDFTeEFYa0U/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8TGQ3bjVKVEk0cGc/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8TGhkSmFsbC1mRUk/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8czFwWWRzclNna3M/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8MkRHR2lZYmo1cXc/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8TXRMS19qdGxPcjg/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8ei1UZzVEbWpZcjg/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8cFdiTnRpTFQ4MzA/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8YnBUTzFhWkNMS1k/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8Sk44WnlKOU9oanc/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8MzNHdmFLaV85czQ/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8eC05WmFGNFE1Wk0/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8Z25kMHczaTJ2eDg/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8SUpNUktGOUd6WWs/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8SzlPMlBxeExabm8/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8WXhubWs1NUdOY00/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8XzE5T1NwQy10VkU/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8cmJEa3pnaktQUEE/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8T3pEWTRDamozUGc/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8Y19WSUNtVzN2a0E/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8TS04VnZGeEpYZk0/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8enhhUTVtTXctak0/view?usp=sharing
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
331
Uso de Project
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8TDdwRjFNY3BfWXc/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8eWJsdW5mUDkyaTQ/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8TkNYWmZiV0MtZ3M/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8UU1lSEhOajhETVE/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8SlBaSEJ5ZWVPQVk/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8Q1BscEhiNG1Td3c/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8X1ItR3Z2ZjFTTUE/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8eE1sVTY3amhvVHM/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8UlZCbUxib1JKcDg/view?usp=sharing
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https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8SDk0Y2hRSmFqMTQ/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8cWh5UGIyckR0OFU/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8b3JEVG51T0xMU2s/view?usp=sharing
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https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8eExVOHZqZlJ6MTA/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8VUdIVlpRTVlrWW8/view?usp=sharing
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https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8NHgzeG9XaERCbXM/view?usp=sharing
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Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
332
Uso de Project
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8bG1IdTBvUnpRN3c/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8UkVZTFBfOGNLQ2c/view?usp=sharing
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https://drive.google.com/drive/folders/0B82rKClnH0Z8dzZ4RjBwLVlidHc?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8eFNIRzlzdXFtWTg/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8OHoteUZhZnhLMnc/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8N1FTOW1EZXpZdEk/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/0B82rKClnH0Z8NGNGTWs2akwwVTA/view?usp=sharing
El contenido gráfico se muestra en las figuras:
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
333
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
334
Uso de Project
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
335
Uso de Project
Se sugiere leer documento dispuesto en
http://www.aulafacil.com/cursos/l19687/empresa/organizacion/gestion-de-proyectos/etapas-deun-proyecto-idea-identificacion-del-proyecto
Vea más material referencial en
Tomado de http://www.vc.ehu.es/jiwotvim/ISOFT2008-2009/Practicas/BloqueII/PGSIp3p4ejemplo.pdf
http://cursoprojectugc.wixsite.com/cursoprojectugc/ejercicio
Videos en https://youtu.be/powxhTq9n5s
https://www.youtube.com/watch?v=5UWZFcSHdTw
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
336
Uso de Project
https://www.youtube.com/watch?v=IwuqSPjYc4&list=PLfrhaQz01L8WET53HUXMSzsXlBkS9FndH
http://www.vc.ehu.es/jiwotvim/ISOFT2008-2009/Practicas/BloqueII/
http://face.unt.edu.ar/web/iadmin/wpcontent/uploads/sites/2/2014/12/Aplicaci%C3%B3n-pr%C3%A1ctica-Diagrama-deGantt-para-Jornada-IA-Handl.pdf
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
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