CARPETA LEGAL DE UNA EMPRESA Actas, cartas, escritos, contratos, escrituras, así como facturas, recibos de nómina, expedientes y otros documentos son de vital importancia para tu empresa, negocio o institución, pues contienen información delicada y de ninguna manera deben de estar a la mano de cualquier persona. Por ello, la confidencialidad de estos archivos es un asunto que debe tratarse con la mayor seriedad, pues no basta con guardarlos en algún cajón y pensar que ahí estarán seguros. ¿Qué documentación necesito para mi empresa? Estos son los papeleos que necesitarás tener a mano en el momento que vayas a crear una empresa o en su gestión diaria. Descubre cuáles son y para qué sirve cada uno de ellos. Aunque parezca difícil llevar una correcta gestión de los documentos, no es tan complicado si lo llevas al día y usas los documentos adecuados. Aquí encontrarás esos documentos que puedes realizar tú mismo y que no debes solicitar a la administración. 1. Documentación para crear una empresa Uno de los principales documentos que necesitarás en tu empresa son las actas. Las actas son imprescindibles en el ámbito empresarial, ya que permiten dejar constancia y registrar todos los actos y decisiones tomadas por las diferentes personas que la firman. De esta forma, todos los encuentros efectuados entre los socios, empleados, comités, quedan guardadas y se puede acudir a ellas para realizar seguimiento de los actos realizados en una organización. Para la constitución de una empresa necesitarás un modelo de actas que formalicen y certifiquen que la empresa ha sido creada y está formada por los diferentes socios que la firman. Estas se conocen como actas constitutivas y son necesarias para que una empresa quede constituida. Por otro lado, cuando la empresa ya esté constituida es necesario realizar los estatutos de la empresa en los que se definan las normas que ayudarán a conocer cómo debe ser el funcionamiento de la sociedad. En los estatutos deben dejarse claros cuáles son los procedimientos de actuación de la empresa, como si fueran las propias leyes de la organización. Actas: Las actas son documentos que cobran una especial importancia, sobre todo en un ambiente empresarial o en un ambiente oficial. Existen diferentes tipos de actas, la más habitual que encontraremos será el documento que se encarga de registrar los puntos tratados y las decisiones tomadas durante una reunión, sea esta del tipo que sea: de negocios, política o de una comunidad de vecinos, por ejemplo. Un acta también puede servir para dar cuenta de la elección de un cargo público o privado o, para dejar constancia de acontecimientos que exijan una certificación legal, como, por ejemplo, un nacimiento o un matrimonio. Al igual que las organizaciones y organismos que pueden recurrir a la elaboración de un acta son variados, también puede variar en quién redacta un acta, lo cual depende sobre todo de la oficialidad del acto. ¿Cuáles son las partes de un acta? Encabezado: identificación del acta. Orden del día: presentación de la reunión. Cuerpo del acta: desarrollo de la reunión. Conclusión: cierre de la reunión. Encabezado: en el encabezado se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las partes involucradas. El tema de la reunión hará de encabezamiento. Cuerpo principal: aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de los temas que se han discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de seguimiento. Conclusión: al final se resumen de nuevo los resultados y las decisiones adoptadas durante la reunión. Si se han distribuido las tareas, se hará constar el nombre de los responsables de cada una de ellas. Aquí también habrá sitio para hacer mención sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado. Estas notas ayudarán durante la siguiente sesión a documentar los progresos relevantes que se vayan produciendo. Al final, las actas contarán con un espacio para la forma de la persona encargada de llevarla a cabo y/o del presidente de la reunión. Anexo: los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de presentaciones o documentos con hechos y cifras sobre el tema que proporcionen información gráfica en las actas. Dentro de las reglas que especifican cómo redactar un acta hay una que juega un papel determinante y es la necesidad de ajustarse, en todo caso, a las convenciones estilísticas. Debes escribir de forma objetiva y concisa, evitando siempre hacer observaciones subjetivas o emocionales –estas no deben incluirse nunca en un acta. Asimismo, ten en cuenta que este documento no debe redactarse en primera persona. Por medio de las citas podrás resaltar aquellos argumentos significativos. Para las resoluciones y solicitudes oficiales se utiliza el estilo directo, y todas las demás declaraciones se anotan en estilo indirecto. Por lo general, se debe redactar un acta en tiempo presente aunque en algunos casos también puede elegirse el pasado; sea cual sea la forma elegida deberás atenerte a ella durante todo el documento. También deberás tener en cuenta los siguientes consejos si quieres llevar a cabo un acta de reunión útil: ¡Prepárate bien! ¿Alguien está dando una conferencia? Si es posible, habla antes con la persona en cuestión. Probablemente puedas usar algunos de los materiales que el ponente utilizará, tales como gráficos y folletos, como preparación para llevar a cabo la trascripción. Además, puedes colocarlos de antemano en el apéndice de forma que no tengas que pedirlos después. Aclara con anticipación los conceptos que no te resulten familiares. Si se trata de un acontecimiento recurrente, consulta las actas de la sesión anterior. De esta manera, recordarás los temas principales de la sesión anterior y te prepararás, si es necesario, para continuar con ellos. ¿No conoces a todos los participantes? Infórmate con anterioridad para reconocer rápidamente los nombres y las caras. ¡Mantente moderado! Para una reunión de negocios, no es necesario que lleves una transcripción literal. Concéntrate en los temas más importantes y sigue el discurso hasta la decisión final. Es útil tener en cuenta el tema central de la reunión. Si deseas incluir una conversación más larga en las actas, hazte la siguiente pregunta: ¿esta conversación realmente conduce a una decisión que es relevante para el tema de la sesión? Ejemplo: registras en acta una reunión sobre el presupuesto trimestral para la compra de objetos expuestos en la asociación de museos locales. Dos asistentes discuten si servir torrijas o tarta de Santiago en la próxima merienda organizada por la asociación. Finalmente se decide servir ambos postres. Esta decisión no debe constar en el acta ya que no es determinante para el presupuesto trimestral porque el dinero proviene de otra fuente de recursos y, además, no tiene nada que ver con el tema central que eran las exposiciones. ¡Deja espacios! Este es un truco simple que te ahorrará una gran cantidad de trabajo después: deja mucho espacio entre cada línea escrita. Otra opción sería que al final de un conjunto de temas dejes espacio suficiente para una sección adicional. Si durante la conversación se vuelve a retomar un tema anterior, podrás simplemente seguir escribiendo en ese punto. En caso de que unas el acta más tarde, podrás elaborar los diferentes temas paso a paso y no tendrás que estructurar posteriormente la transcripción temáticamente. ¡Abrevia! No tienes que ser taquígrafo profesional. Pero si utilizas abreviaturas la transcripción simultánea será mucho más rápida. Desarrolla o utiliza un sistema con el que puedas lidiar a largo plazo. De lo contrario, olvídate de comprender más tarde lo que significa esa colección de caracteres. Escribe la transcripción en palabras clave si fuera necesario. ¡Mantén la objetividad! Si el argumento y el contraargumento se alternan en un intercambio de opiniones, como miembro del grupo probablemente compartas la visión de una de las partes. Sin embargo, al estar a cargo de la transcripción, deberás presentar ambos partidos de manera justa. Incluso las decisiones con las que no estás de acuerdo deberán quedar reflejadas en los hechos al redactar las actas. ¡Recopila opiniones! Si es necesario, repasa de nuevo las notas al final de la sesión leyéndolas en voz alta. Si una persona considera al escucharte que su discurso no ha sido presentado correctamente, podrá objetar inmediatamente. De esta manera, también podrás comprobar la exactitud de los hechos expuestos, al mismo tiempo que recuerdas a todos los participantes los puntos más importantes. ¡Pásalo inmediatamente a limpio! Escribe tus notas en un procesador de textos. En ese momento, el contexto sigue estando aún fresco en tu memoria y si tienes preguntas los participantes también recordarán las respuestas mejor si las haces con prontitud. Actas constitutivas: Dentro de las actas que tienen un carácter más empresarial, encontramos las actas constitutivas. Estas últimas son el documento legal necesario para poder formar una organización o sociedad, de hecho, el carácter de las actas constitutivas es obligatorio y sin ellas, cualquier empresa quedará al margen de la ley. Por tanto, conocer qué es un acta constitutiva puede facilitarnos las cosas si estamos en proceso de montar una sociedad. El formato del acta constitutiva dependerá, en parte, de los requisitos que tenga cada país y del tipo de organización que vaya a crearse. De manera general, se incluirán dentro del acta constitutiva datos como la finalidad de la sociedad, las bases sobre las que se asienta, las funciones que tendrá cada miembro ¿Qué contenido mínimo debe tener el acta constitutiva de una sociedad mercantil? El acta constitutiva deberá contener: La razón o denominación social. Los nombres, nacionalidad y domicilio de las personas físicas o morales que constituyan la sociedad. Cláusula de exclusión o admisión de extranjeros (según sea el caso). El objeto social. La duración de la sociedad. El importe del capital social. La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; el valor atribuido a éstos y el criterio seguido para su valorización. Cuando el capital sea variable, así se expresará indicándose el mínimo que se fije. El domicilio de la sociedad. La forma de administrar la sociedad y las facultades de los administradores. La manera de distribuir las utilidades y pérdidas entre los miembros de la sociedad. El importe del fondo de reserva. El nombramiento de uno o varios comisarios. Los casos en los que la sociedad haya de disolverse anticipadamente. Las bases para practicar la liquidación de la sociedad y el modo de proceder a la elección de los liquidadores cuando no hayan sido designados anticipadamente. ¿Cuál deberá ser el contenido de los estatutos sociales de una sociedad por acciones simplificada? Denominación. Nombre, domicilio, Registro Federal de Contribuyentes y correo electrónico de los accionistas. Domicilio de la sociedad. Duración de la sociedad. Forma y términos en que los accionistas se obligan a suscribir y pagar sus acciones. Número, valor nominal y naturaleza de las acciones en que se divide el capital social. El número de votos que tendrá cada uno de los accionistas en virtud de sus acciones. El objeto de la sociedad. La forma de administrar la sociedad. ¿Cuál es el plazo para presentar la escritura constitutiva ante el Registro Público de Comercio para su inscripción? La escritura constitutiva deberá presentarse ante el Registro Público de Comercio dentro del término de 15 días a partir de su fecha. ¿Para qué se inscribe una sociedad ante el Registro Público de Comercio? Las sociedades inscritas ante el Registro Público de Comercio tienen personalidad jurídica propia distinta de la de los socios y surten efectos frente a terceros. No obstante, ello, las sociedades no inscritas en el Registro Público de Comercio que se hayan exteriorizado como tales frente a terceros consten o no en escritura pública, tendrán personalidad jurídica. ¿Qué es un folio mercantil del acta constitutiva de la sociedad? Es el número que asigna el sistema del Registro Público de Comercio al acto constitutivo de una sociedad mercantil. ¿Qué es la boleta de inscripción de la sociedad? Es el documento generado por el sistema del Registro Público de Comercio al acto constitutivo de la sociedad mercantil. ¿Qué es una sociedad irregular? Una sociedad irregular es aquella que no ha sido inscrita en el Registro Público de Comercio. ¿Qué pasa si no se presenta la escritura constitutiva ante el Registro Público de Comercio dentro del término de 15 días a partir de su fecha? Si no se presenta la escritura constitutiva ante el Registro Público de Comercio dentro del término de 15 días a partir de su fecha, la sociedad es irregular, sin embargo, cualquier socio podrá demandar en la vía sumaria el registro de la escritura constitutiva. Estatutos de la empresa: Los estatutos de una empresa pueden servir como reglamento y cada una de las personas que los firmen, estarán obligados a cumplir los estatutos. Los estatutos básicos de una empresa suelen ser los encargados de regular cuestiones importantes, tales como el funcionamiento y la selección de trabajadores o el establecer comités y delimitar las responsabilidades de cada miembro que firme los estatutos. Existen diferentes formas de legislar, organizar y regir sobre una empresa, una parte de la población o una entidad y una de ellas es a través de los estatutos. De manera general, el término estatuto lo definimos como un conjunto de leyes que son redactadas y se hacen públicas para que sean siempre respetadas y tomadas en cuenta por el sector de la sociedad a quién vayan dirigidas. Vendría a tratarse de un tipo de reglamentación, supeditado generalmente a un conjunto de leyes que tienen un mayor peso. Los tipos de estatutos que existen son muchos, como, por ejemplo, los estatutos de una empresa, que son aquellas normas creadas en una empresa y que deben ser cumplidas por empleados y empleadores. ¿Quién clasifica a las empresas en México? Secretaría de Economía - Empresas. ¿Qué clases de estatutos hay? Los estatutos de orden territorial. Uno de los mejores ejemplos que podemos encontrar son los Estatutos de Autonomía que regulan a las comunidades autónomas españolas y que resultan ser un acuerdo legal entre el Estado y la propia comunidad. Suelen establecerse unas competencias específicas, una organización institucional y contribuyen a delimitar la jurisdicción territorial. Los estatutos que regulan a un sector de la sociedad específico y sus actividades. Encontramos el ejemplo del Estatuto de los Trabajadores, que se encarga de regular los derechos y obligaciones que tienen los trabajadores y los empresarios para con ellos. Los estatutos de una sociedad. Dentro del Derecho Societario, encontramos las características de un estatuto que suele elaborarse para poder articular un correcto funcionamiento de una empresa, asociación o entidad. Esta Ley Fundamental de la sociedad que se trate, es libre de elegirse y elaborarse con las cuestiones que se quieran incluir, siempre que sigan unos mínimos y que no vayan en contra de las leyes estatales. Otros estatutos básicos de una empresa: A parte del contenido básico mencionado y los diferentes tipos de estatutos que podemos encontrarnos, en el caso del empresarial deberíamos tener en cuenta estas otras cuestiones: Qué ocurrirá en el caso de que un socio decida dejar la sociedad o fallezca. La transmisión mortis-causa, que se trata de cuando los herederos acaban formando parte de la sociedad al heredar las participaciones sociales de un heredero fallecido. En caso de venta, cuál va a ser el protocolo a seguir y si se va a establecer el derecho a adquisición preferente por parte de los otros socios. Si va a llegarse a algún pacto previo en caso de disolución de la sociedad y el reparto de dividendos. Cuando hablamos de actividades o giros de una empresa nos referimos al tipo de actividad productiva que llevan a cabo y de la cual devengan sus ganancias o dividendos. Estas actividades pueden ser de variada índole, y permiten clasificar a las empresas, estableciendo así diversas categorías. Por ejemplo: minería, bienes raíces, turismo. Podemos hablar de los siguientes tipos de empresas de acuerdo a su actividad o giro: Industriales. Este tipo de empresas generan sus dividendos a partir del procesamiento o la extracción de materia prima, generando así productos más o menos manufacturados que sirven de insumo a otros eslabones de la cadena productiva o que van al consumidor final. Pueden, a su vez, clasificarse en tres tipos: Extractivas. Se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sean o no renovables, para iniciar la cadena de su transformación en productos elaborados de distinto tipo. Manufactureras. Encargadas de la transformación de la materia prima en bienes elaborados o semielaborados, que o bien se dirigen al consumidor final, o a otras industrias, por lo que operan como instancias intermedias de la cadena. Agropecuarias. Dedicadas a la explotación de la agricultura y la ganadería, por lo tanto forman parte vital de la industria alimenticia. Comerciales. Intermediarios entre los productores y los consumidores, se dedican a la compra y venta de los bienes elaborados, generando una ganancia en el desplazamiento de la mercancía. Pueden ser, también, de tres tipos: Mayoristas. Aquellas empresas que manejan grandes lotes de mercancía y efectúan ventas a gran escala a otros intermediarios o a consumidores finales. Minoristas o detallistas. Venden la mercancía detallada, es decir, por unidad, pero la compran en grandes lotes y así pueden generar una ganancia en la venta final directa al consumidor. Comisionistas. Venden mercancía asignada por los productores en consignación, ganando una comisión de la venta final del artículo. Hacen el rol de vendedores, pero sin invertir en la compra en firme de la mercancía. De servicios. Como indica su nombre, estas empresas brindan apoyo a otras empresas o a las personas que así lo necesiten, ya sea con fines lucrativos o no. Pueden ser de una variedad de sectores: transporte, turismo, salud, educación, comunicación, finanzas, etc. Puede servirte: Costo fijo y costo variable Ejemplos de actividad o giro de una empresa Ganadería. Las empresas ganaderas suelen criar, pastorear y vender el ganado (vacuno, porcino, etc.) a partir del cual otras empresas procesan alimentos o que, también, empresas comerciales ponen a la venta de los consumidores finales, como hacen los supermercados. Software. La reciente explosión informática de finales del siglo XX generó una interminable demanda de software, es decir, de programas computacionales, cada vez más actualizados y más integrados a las nuevas tecnologías del momento. El mercado de las apps (aplicaciones para Smartphones) es un perfecto ejemplo de ello. Minería. Una empresa minera es un ejemplo de empresa extractiva, que invierte en maquinaria y personal para sacar del interior de la tierra los recursos minerales y metálicos que demanda la industria. Así operan las empresas mineras de carbón, de cobre, de oro, etc. Pesca. Las empresas pesqueras se dedican a sacar del mar diversos tipos de alimento para su procesamiento posterior por la industria alimenticia. Pueden ser peces (sardina, atún, etc.), moluscos (pulpo, calamar) o alguna otra especie marina comestible. Bienes raíces. Las empresas de bienes raíces se dedican a la compra y venta de propiedades: casas, edificios, departamentos, etc. Así, operan como intermediadores entre un vendedor o un dueño de un inmueble y un posible comprador, sea un particular o también una empresa. Construcción. Las empresas constructoras son aquellas que, como indica su nombre, hacen edificios, casas o todo tipo de edificaciones, a solicitud y contrato de un particular o también como una forma de inversión, pues en muchos casos la misma empresa constructora es la que pone a la venta el inmueble terminado. Transporte aéreo. Las aerolíneas son algunas de las empresas más demandadas y poderosas del mundo, ya que, al poseer una flota de aviones u otras aeronaves capaces de desplazar mercancía y pasajeros de un rincón del mundo a otro, poseen una altísima demanda en el mundo globalizado de hoy. Turismo. Las empresas de turismo ofrecen a los particulares ofertas de viaje, que pueden consistir únicamente en pasajes (haciendo de intermediario y consejero entre las aerolíneas y los ciudadanos), o en verdaderos paquetes de hotelería, transporte y servicios recreativos diversos. Telecomunicaciones. Este tipo de empresas de servicios brinda a sus clientes acceso a diversas formas y redes de telecomunicación, como el Internet o la telefonía móvil, para lo cual invierte en maquinaria y personal para brindar un servicio continuo y de alcance local, nacional o regional. Metalurgia. Las empresas metalúrgicas reciben la materia prima de otras empresas de extracción y proceden a su transformación en otros insumos metálicos (aleaciones), o en productos intermedios para la industria de la construcción o de los repuestos, que a su vez elabora los bienes procesados para consumo final. Cinematográfica. Las empresas del cine, encargadas de producir películas y recaudar a través de la red de salas de exhibición el dinero de la entrada, y así poder hacer ganancias y continuar invirtiendo en el desarrollo de proyectos de entretenimiento audiovisual. Editorial. Semejante a la anterior, pero avocada a la producción de libros de algún tipo específico (literatura, texto, historia, etc.), la empresa editorial obtiene sus dividendos e la venta de los libros, para lo cual contacta autores que deseen publicar sus obras y les brinda la asistencia necesaria para convertir sus manuscritos en obras acabadas y distribuidas en librerías. Mercados mayoristas. Muchas empresas mayoristas poseen una amplia red de productores que les suministra bienes en grandes cantidades, y pueden por lo tanto ofrecer a otros comercios o incluso a los particulares que estén interesados, paquetes de bienes de consumo elaborados en gran cantidad, sobre todo de aquellos no perecederos. Productores agrícolas. Existen también empresas campesinas, encargadas de la siembra por lo general intensiva (en espacios limitados pero aprovechados al máximo) de alimentos listos para su distribución en supermercados y mercados que los comercializan entre los consumidores finales. Empresas de diseño. Encargadas de brindar servicios de diseño, diagramación, producción estética y conceptualización de marketing, se ocupan de la cara pública de otras empresas, para ayudarlos a diseñar logotipos llamativos o a administrar mejor su presencia en el mercado. Electricidad. Las empresas de electricidad brindan a las comunidades de una nación acceso a energía eléctrica directa a sus hogares y les cobra según el consumo que realicen de ella. En muchos países estas empresas son propiedad del Estado, al considerarlas de primera necesidad para la población. Agua potable. Al igual que el caso anterior, estas empresas brindan servicios de agua potable directo a los hogares y los lugares de trabajo, usualmente garantizando su potabilidad mediante métodos de control y de saneamiento, así como la correcta disposición de las aguas servidas provenientes de los hogares. Cobranzas. Se trata de empresas dedicadas a la cobra de deudas y a la persecución de deudores y morosos, a través de recordatorios constantes y de campañas de convencimiento para otras empresas y también para particulares. Vigilancia. Estas empresas brindan servicios de seguridad a otras empresas y a consorcios habitacionales (edificios, urbanizaciones), a través de sus empleados formados en el área y de la instalación de sistemas de cámara de vigilancia u otros métodos tecnológicos especializados. Derecho. Las firmas de abogados o bufetes son empresas que se especializan en la representación legal de otras empresas o de particulares, mediante un conjunto de abogados y profesionales legales que ponen a disposición de sus contratantes. 2. Documentos para la gestión diaria de la empresa En el día a día empresarial, la administración de la empresa y los diferentes departamentos de la organización, precisan de diferentes documentos que les permitan el desarrollo de la actividad de forma legal y también un registro con el que poder llevar el seguimiento y control de la compañía. Un ejemplo de ellos son los contratos, con lo que se formalizan todos los acuerdos a los que llega la empresa. En el departamento de Recursos humanos los contratos son una herramienta indispensable para la incorporación de trabajadores en la empresa. En el contrato de trabajo se plasman los acuerdos laborales en los que se basa la relación entre empleados y empresa. Otro de los contratos más utilizados dentro de la empresa es el contrato mercantil. Estos contratos, también denominados contratos comerciales, se utilizan para la contratación de servicios profesionales de trabajadores autónomos, o para establecer cualquier actividad comercial de la empresa. Por otro lado, lado, las facturas y albaranes permitirán dejar registro de todas las transacciones realizar por parte de las empresas. En el caso de las facturas, las empresas están obligadas a emitir las facturas en todas sus ventas. Además, serán exigibles y necesarias en el momento de pagar los impuestos de las empresas. Contrato de trabajo: Una de las principales dudas de los patrones al incorporar personal es el tipo de relación laboral que tendrán con sus empleados. Lo cierto es que hay diversas circunstancias en cada empresa. Por ello, es fundamental conocer qué es lo que establece la ley de trabajo sobre la relación y contrato laboral. En este sentido, en el artículo 20 de dicha ley se dispone que la relación laboral es “la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario”. Vinculado a esto, el contrato laboral es el que formaliza esa relación, dándole un marco legal a la misma. Este documento, además, deja en claro cuáles son los derechos y las obligaciones de ambas partes. En el contrato, el empleado se compromete a prestar un servicio al patrón. A cambio, este se compromete a pagar un salario como retribución. Contratos laborales, obligaciones para patrones y colaboradores Claro que eso no es todo. Para responder contrato de trabajo qué es debemos conocer el resto de las obligaciones que establece el contrato laboral. En primer lugar, los patrones deben: Cumplir con las disposiciones establecidas en las normas del trabajo. Pagar a los empleados el salario correspondiente e indemnizaciones. Proveer a los colaboradores todo el equipamiento y materiales de trabajo necesarios para realizar su labor. Así como también un espacio seguro para llevarlo a cabo. Expedir a los trabajadores la constancia escrita relativa a los servicios prestados, el número de días trabajados y el salario. Instruir y capacitar a los empleados. Cumplir con las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente en el trabajo. En segundo lugar, los trabajadores deben: Cumplir con las disposiciones establecidas en las normas del trabajo. Desempeñar su labor bajo la dirección del patrón. Esto quiere decir que, para realizar su trabajo, es obligación del colaborador acatar las instrucciones del empleador. Desempeñar su actividad con el cuidado y esmero apropiados. Y hacerlo en tiempo, forma y lugar convenidos. Dar aviso al empleador (salvo caso fortuito o fuerza mayor) de las causas que le impidan concurrir a su trabajo. Las ausencias deben siempre estar justificadas. Hacer un buen uso del equipamiento y materiales de trabajo suministrados por el patrón. Informar al empleador sobre las enfermedades contagiosas que padezca. Mantener la confidencialidad de los aspectos técnicos, comerciales y de fabricación de la empresa. Atender las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente en el trabajo. ¿Qué debe incluir un contrato laboral? Toda empresa puede llevar a cabo la gestión documental vinculada a los trabajadores de la forma que considere oportuna. Pero en lo que concierne a contratos laborales, este documento debe incluir, al menos, la siguiente información: Datos generales del patrón y del trabajador. Estos son: nombre, edad, sexo, nacionalidad, estado civil, clave única de registro de población, registro federal de contribuyentes y domicilio. Duración de la relación laboral. La misma se establece mediante los tipos de contratos que establece la ley. Servicios. La labor debe estar bien especificada y detallada. Es necesario incluir: el puesto y las tareas que debe desempeñar el trabajador de acuerdo a sus capacidades y conocimientos. Lugar donde se realizará el trabajo. En este caso, se debe establecer el domicilio de la empresa. Si además se prestan servicios en otros lugares, también debe quedar detallado en el contrato. Duración de la jornada laboral. Es necesario señalar las horas de trabajo, días de descanso y horas extras. Salario. En este caso se debe especificar el salario diario del trabajador y las retenciones de este. Por otra parte, hay que detallar la forma de pago. Es decir, si este se realizará en efectivo, por transferencia bancaria, depósito bancario o cheque. Día y lugar de pago. Es importante que el contrato laboral también incluya la frecuencia del pago del salario. Esto es, si será semanal, quincenal o mensual. En caso de que el pago sea en efectivo, se deberá detallar dónde se efectuará. Puede ser, por ejemplo, en la empresa. Días de descanso. El contrato también debe especificar las condiciones relativas a los días de descanso de los trabajadores. Vacaciones. Otro punto para incluir en la elaboración del contrato laboral son las condiciones para adquirir y tomar días de vacaciones. Tipos de contratos laborales en México Como dijimos antes, el contrato laboral se estableció en la Ley Federal del Trabajo en el año 2012. Desde entonces, es una de las gestiones documentales obligatorias en todas las empresas. Una de las cuestiones que se instituyen en la ley son los tipos de contratos laborales que se pueden celebrar en México. En esencia, hay cinco opciones: contrato laboral por tiempo determinado, contrato laboral por tiempo indeterminado, contrato laboral temporal, contrato para capacitación inicial y contrato periodo de prueba. Antes de conocerlos en detalle, es necesario dejar en claro que el tipo de contrato dependerá de cada relación de trabajo en particular. Es decir que una empresa puede tener más de una clase de contrato laboral con su equipo de talento. Contrato laboral ejemplo: supongamos que en una compañía hay colaboradores que trabajan durante todo el año de forma estable para la empresa. En ese caso, estos mantendrían un contrato laboral por tiempo indeterminado. Mientras que otros empleados trabajan solo en los meses de verano y en las vacaciones de invierno. En ese caso, la relación laboral sería estacional y, por tanto, estos tendrían un contrato laboral temporal con la empresa. En función del tipo de relación laboral en México se pueden celebrar los siguientes contratos de trabajo: Contratos laborales por tiempo determinado El contrato laboral por tiempo determinado es aquel que se establece por períodos específicos de tiempo. En este, la duración del contrato está escrita expresamente en el documento. Existen tres situaciones en las que se pueden celebrar esta clase de contrato: Cuando lo exija la naturaleza del empleo que debe realizar el trabajador. Contrato laboral ejemplo: cuando se contrata a un colaborador por el tiempo que dure la temporada navideña. En aquellos casos en los que el empleado debe sustituir temporalmente a otro trabajador. Un ejemplo claro seria cuando se contrata a un colaborador para reemplazar a otro que cumple un periodo de incapacidad laboral. Cuando la licencia por incapacidad llegue a su fin, el contrato por tiempo determinado también. Otro de los casos previstos en la ley es cuando se trata de actividades que, por sus características, solo pueden desarrollarse por un tiempo específico. Por ejemplo, los trabajos en explotación de minas. El contrato por tiempo determinado debe señalar el tipo de tareas que va a prestar el trabajador. De esta forma, este tipo de relación laboral concluye cuando el empleado finaliza el trabajo. Contratos laborales por tiempo indeterminado El contrato laboral por tiempo indeterminado es de los más utilizados en México. Es aquel que establece una relación de trabajo en la que no hay plazo de duración. Para que sea considerada una relación laboral por tiempo indeterminado esta debe exceder los 180 días. Lo interesante de este contrato es que permite diferentes instancias dependiendo la relación laboral con el trabajador. Por ejemplo, se puede establecer un periodo de prueba máximo de 30 días. En los puestos gerenciales, de dirección, administración o cuando se desempeñen labores especializadas, el periodo de prueba se puede extender hasta 180 días. Este tipo de contrato también permite establecer relaciones de capacitación inicial. Es decir, un periodo en el que el trabajador presta sus servicios para adquirir habilidades y conocimientos necesarios para su labor. Contratos laborales temporal Esta clase de contrato sirve a aquellas relaciones laborales que se desarrollan por tiempo indeterminado, pero para realizar tareas discontinuas. ¿Qué quiere decir esto? Que el contrato laboral temporal se establece en los siguientes casos: Cuando los servicios requeridos están destinados a labores fijas y periódicas, pero de carácter discontinuo. Para actividades de temporada. Para tareas que no exijan la prestación de servicios toda la semana, el mes o el año. Contrato para capacitación inicial El contrato para capacitación inicial se celebra cuando el trabajador debe adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para su labor. Esta clase de relación laboral tiene una duración máxima de 90 días. También puede ser de 180 días para empleados en puestos gerenciales, de dirección o que requieran conocimientos profesionales especializados. En este tipo de relación laboral los trabajadores pueden, por ejemplo, acceder a programas de mentoring y coaching. Esto sumado a la adquisición de habilidades y conocimientos específicos del puesto a cubrir. Si al concluir el programa trainee inicial el trabajador no resulta apto para el puesto, el patrón puede dar por terminada la relación laboral. Caso contrario, si la relación de trabajo continúa, se modifica automáticamente el contrato por tiempo indeterminado. Contrato de periodo de prueba Por último, tenemos el contrato de periodo de prueba. Cuando hablamos anteriormente del contrato por tiempo indeterminado explicamos que en este se puede pactar un período de prueba. Este no puede superar los 30 o 180 días dependiendo el puesto a cubrir. Lo que se celebra en esos casos es un primer contrato provisorio. El mismo sirve para verificar que el trabajador cumple con lo necesario para desarrollar su labor. Si se termina el periodo de prueba y el trabajador no resulta apto para el trabajo, el patrón puede dar por terminada la relación laboral. Contrato mercantil: El contrato mercantil se celebra entre la empresa y un trabajador autónomo. Pese a que en este tipo de contratos parece que la figura del trabajador está menos protegida, hay actividades que, gracias a este contrato, permiten tener mayor independencia al trabajador. Si un autónomo trabaja con contrato mercantil, debe tener muy presente que será él quien deba hacerse cargo de las cotizaciones a la Seguridad Social y cumplir con el deber de llevar la contabilidad y hacer las declaraciones de los impuestos pertinentes (el autónomo debe facturar por su cuenta). A través del contrato mercantil, el trabajador presta sus servicios a una empresa a cambio de una comisión. Además, el autónomo utiliza sus medios propios para realizar la actividad y su retribución final es variable, en función de los resultados que obtenga. Es decir, un contrato será mercantil en función de las partes que intervengan en él, si se trata de comerciantes, si el objeto de este es de naturaleza mercantil o tiene un fin de lucro o especulación comercial. Se encuentran regulados por diferentes legislaciones como: El Código de Comercio. La Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. La Ley General de Sociedades Mercantiles. La Ley de Instituciones de Seguros y Finanzas, entre otras. Asimismo, cuando no exista una disposición expresa para su regulación, será de aplicación el Código Civil Federal. Consideraciones del contrato mercantil Cuando se celebra un contrato mercantil hay que tomar en cuenta una serie de consideraciones como: Legitimación: es importante corroborar que las partes que van a formar parte del contrato tienen facultades para la celebración de este. Alcances, derechos y obligaciones: cuando se celebran contratos de este tipo, los comerciantes procuran conseguir la mayor ventaja comercial y económica que sea posible, por lo que se deberá tomar en cuenta las ventajas e inconvenientes respecto a la prestación de servicios o materiales de acuerdo con el tipo de contrato. Duración: el periodo de tiempo o vigencia del contrato de acuerdo con los intereses de las partes. Forma y lugar de pago: se deberá indicar la forma de pago, así como la moneda en la que se realizará este. También habrá que establecer la fecha en la que debe producirse el pago. Cláusula penal: si se produce el incumplimiento de alguna de las cláusulas del contrato mercantil, las partes pueden indicar sanciones de carácter pecuniario, de forma que estas repercutan en los beneficios o ganancias de las partes implicadas, generando así una obligación natural hasta antes de que llegue a incumplirse. ¿Quiénes pueden celebrar este tipo de contratos? Los contratos mercantiles lo pueden celebrar: Comerciantes: personas físicas, autónomos, y morales que, de acuerdo con las leyes comunes, sean hábiles para contratar y contraer obligaciones, y quienes las leyes no les prohíban de forma expresa la profesión de comercio. Las personas que, de forma accidental, con o sin establecimiento fijo, realicen ciertas operaciones de comercio a pesar de que no sean en derecho comerciantes. ¿Quiénes son considerados comerciantes? Según lo indicado en el Código de Comercio, se consideran comerciantes a: Personas que disponiendo de la capacidad legal para ejercer el comercio, lo hacen su ocupación diaria. Sociedades que se constituyen de acuerdo a las leyes mercantiles. Sociedades extranjeras o agencias y sucursales de estas que, dentro del territorio nacional, realicen actos de comercio. Tipos de contratos mercantiles Encontramos una serie de tipos de contratos mercantiles que se pueden celebrar, algunos de los cuales veremos a continuación. Contrato de compraventa mercantil Se trata de aquellos contratos por los cuales un vendedor se obliga a transferir la propiedad de un bien y un comprador se obliga a pagar por dicho bien un precio cierto y en dinero. Pueden ser objeto del contrato de compraventa mercantil: Artículos. Muebles. Mercaderías en estado natural o trabajadas. Inmuebles. Porciones, acciones y obligaciones de sociedades mercantiles. Productos de la finca o cultivo, así como otros de naturaleza análoga a los que se refiera la ley. Las compraventas mercantiles tienen dicho carácter porque se lo otorga el Código de comercio, así como todas aquellas que se realicen con el objeto directo y preferente de especulación comercial, es decir, de conseguir una ganancia. Contrato de compraventa internacional de mercancías En este caso la compraventa de mercancías o mercaderías se produce entre partes contratantes pertenecientes a diferentes países. Una de ellas, el vendedor o exportador, transmite la propiedad de bienes o derechos a otra, el comprador o importador, a través del pago de un precio cierto y en dinero. Contrato de permuta mercantil Aquel en el que las partes contratantes se obligan a intercambiar una cosa por otra. Estas pueden ser muebles, mercaderías o inmuebles, siempre y cuando el propósito sea de especulación comercial, con el objeto directo y preferente de traficar. Contrato de comisión mercantil En el que una de las partes, comitente, confiere o delega un cargo a otra parte, comisionistas, que se obliga a desempeñarlo y recibe un pago de una comisión por ello. Puede ser el caso de aquellas empresas que celebran un contrato de comisión mercantil con una persona física, autónomo, para que promocione y venda sus servicios o productos. Contrato de franquicia Se celebra cuando una de las partes, el franquiciador o franquiciantes, concede a otra parte, el franquiciado o franquiciatario, el derecho a emplear los títulos de propiedad intelectual como marcas, nombres comerciales, patentes, etc.; los manuales de identidad y operación (know-how), así como la asistencia comercial y técnica de la actividad comercial. Asimismo, el franquiciado queda obligado a pagar regalías al franquiciador. Es importante indicar que de acuerdo a la Ley de Propiedad Industrial, la franquicia deberá estar previamente inscrita en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial. Facturas: La Factura Electrónica en México es un tipo de Comprobante Fiscal Digital cuya principal característica es que se emite por medios electrónicos, supliendo así la existencia de las facturas físicas. La versión vigente de factura es el CFDI 3.3, la cual será sustituida por la Factura 4.0 de forma opcional durante 2022 y de forma obligatoria a partir del 01 de enero de 2023. Las versiones de CFDI 3.3 y CFDI 4.0 podrán convivir hasta el 31 de diciembre de 2022 conforme al artículo primero resolutivo de la Quinta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2022 (RMF 2022) en su primera versión anticipada. A la fecha de revisión de este artículo, queda por tanto como obligatorio el uso de la factura electrónica en versión 4.0 desde el 1 de enero de 2023. Los contribuyentes podrán seguir empleando indistintamente CFDI 4.0 o CFDI 3.3, durante todo 2022 para adaptar sus sistemas a los nuevos requerimientos definidos por el SAT. Es conveniente no obstante no demorar la puesta en marcha de sus proyectos de migración al nuevo formato, e iniciar lo más pronto posible la emisión conforme a las nuevas especificaciones para evitar incurrir en posibles sanciones o rechazos de sus CFDI tan pronto como sea obligatoria la emisión únicamente en el formato 4.0. Para ser válida, la facturación electrónica debe seguir los parámetros establecidos por la autoridad hacendaria en el país, el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Del mismo modo, requiere de una autenticación mediante un Sello Digital expedido por el mismo SAT. ¿Dónde se deben de guardar las facturas? La regla 2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal establece que los contribuyentes que entregan y reciben CFDI deberán almacenar los formatos electrónicos XML de las facturas y guardarlas en medios magnéticos u ópticos. Estos incluyen diferentes recursos como CD, DVD o discos duros, pero deben estar disponibles en el domicilio fiscal del contribuyente y la tecnología usada para su almacenamiento debe estar actualizada. La desventaja de estos métodos de almacenamiento es que son susceptibles de fallas. Los discos duros pueden borrarse por error, mientras que los CD o DVD pueden dañarse. Por otro lado, las empresas pueden almacenar las facturas en papel, sin embargo, estas no tienen validez ante el SAT. Aunque en principio podrían funcionar como prueba de que existe una factura electrónica, en caso de auditoría o de necesitar hacer alguna comprobación, solo los archivos XML son aceptados por la autoridad tributaria. Otras opciones para guardar las facturas: Una de las alternativas a las que están recurriendo muchas empresas es al almacenamiento de documentos en la nube y esto incluye las facturas electrónicas. El almacenamiento en la nube tiene sus ventajas: Puede accederse a la información en la nube desde cualquier computadora y lugar, solo con una conexión a internet. Si las computadoras, discos duros u otros dispositivos de almacenamiento fallan, siempre puede recurrirse a los documentos almacenados en la nube para tener un respaldo. Los servicios en la nube incluyen el que haya una gran flexibilidad en la capacidad de almacenamiento, ya que es escalable, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Esto es importante cuando se trata de grandes volúmenes de información. Las empresas pueden liberar espacio en sus dispositivos locales y dejarlo para otros requerimientos, como instalación de programas o software necesario para el trabajo del día a día. Los accesos de la información almacenada en la nube están restringidos. Solo pueden acceder quienes tienen los permisos correspondientes, por lo que la seguridad puede ser mayor que en entornos locales. ¿Qué es lo que debemos revisar en una factura? Cumplir con la normatividad es quizá la razón de mayor peso para validar tus comprobantes fiscales. Pero la verificación de facturas también te permite confirmar estos conceptos que ejercen importantes efectos contables en tu empresa: 1. Certificado. Confirmas que el comprobante fiscal fue certificado por el SAT, a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). 2. Monto. Al validar el CFDI, te aseguras de que el importe total del XML coincida con el monto señalado con la representación impresa del comprobante. 3. Fechas. Evitas el riesgo de que la fecha de expedición y certificación no concuerde con el mes o ejercicio que corresponda. 4. PAC. Confirmas cuál de los proveedores emitió la factura, una necesidad que es relevante cuando se manejan varios PAC. 5. Efecto. Es importante validar que la factura sea del tipo adecuado y se aplique como debe ser. Como sabes, la factura electrónica se emite con distintos efectos: ingreso, egreso, traslado, nómina y pago. 6. Estado. Verificas que el CFDI esté vigente, lo que te permitirá considerarlo para una posible deducción. 7. XML. Te aseguras de que los archivos XML no fueron modificados posteriormente, ya que no están protegidos contra escritura. Para verificar una factura electrónica, es necesario corroborar los siguientes aspectos de tus comprobantes fiscales digitales: Que las facturas electrónicas de otros emisores hayan sido timbradas correctamente. Que los receptores de tus comprobantes no los hayan modificado. Sin embargo, no tienes de qué preocuparte, ya que existen múltiples opciones para la verificación de facturas. Notas de entrega: La nota de entrega es un documento mercantil que se utiliza frecuentemente en la actividad de muchas empresas. Este es un instrumento esencial para cualquier empresa de entrega. Elaborar dichos comprobantes de entrega adecuados es un proceso centrado en el cliente, que busca ofrecer una garantía fiable de que los productos y/o servicios están siendo entregados de acuerdo con la demanda y deseo del consumidor. En estas notas de entrega o también llamadas albarán, la persona declara bajo total satisfacción el cumplimiento de los términos acordados con el prestador del servicio. No se debe de confundir las notas de entrega con las facturas, cuenta o recibo. Las principales diferencias entre estos documentos y una nota de entrega es que la nota de entrega no es de carácter obligatorio mientras que las facturas, cuentas y recibos sí. En el primer caso, se trata más bien de un justificativo para que el proveedor tenga constancia de que él envió de sus productos o servicios ha sido recibido correctamente. Por otro lado, las notas de entrega son presentados por el personal de transporte logístico y contienen datos detallados sobre el proveedor y el cliente (documento de identificación, dirección y números fiscales), fecha y lugar de la entrega de pedidos, la descripción y detalles del servicio prestado o los productos despachados, así como la firma de ambas partes. Aun que no existe una clasificación para las notas de entrega, podemos agruparlos de acuerdo con si estas son valoradas o no: Notas de entrega valorada: Estos tipos de notas de entrega además de contar con los datos e información ya mencionados, ofrece detalles respecto al valor monetario de cada uno de los productos o servicios brindados, más el monto total. Notas de entrega no valoradas: Por su parte, estas notas no cuentan con los precios asociados a la mercancía, solamente brinda los datos básicos para justificar la entrega de paquetes, por ejemplo. Otra forma en la que podemos clasificar las notas de entrega es tomando en cuenta el tipo de servicio o producto de cual se quiere dejar constancia, por ejemplo: Notas de entrega de productos Notas de entrega de turnos Notas de entrega de servicios Notas de entrega de materiales Notas de entrega de dinero Notas de entrega de documentos 3. Trabajo remoto: documentos y recursos básicos para las empresas A continuación, encontrarás una relación de documentos y recursos útiles para implantar el teletrabajo en tu empresa. Consulta y descarga estos modelos para gestionar el trabajo remoto en tu organización: Modelo de solicitud de participación en el programa de teletrabajo. Cuestionario de evaluación del programa de teletrabajo por los teletrabajadores. Modelo de solicitud de renuncia de la participación en el programa de teletrabajo. Cuestionario de evaluación del programa de teletrabajo por los supervisores. Modelo de comunicación de baja en el programa de teletrabajo. 4. Otros documentos importantes para la empresa Las empresas también necesitarán una serie de documentos con los que llegar a los diferentes públicos que posee. En el caso de los clientes, debemos tener en cuenta que no siempre tendremos la suerte de que vengan a nosotros y, por ello, tendremos que salir a buscarlos. Habrá que trabajar propuestas para empresas atractivas que presentar a futuros clientes Por ello, la carta de presentación de una empresa es imprescindible cuando iniciamos un negocio. Con ella, se intenta llegar al mayor número de personas para informar de la existencia de la nueva empresa, ya sean clientes, vecinos, proveedores o reclamar trabajadores interesados en la empresa. Por último, el documento más importante que debe tener una empresa es el plan de negocio. En él se deben describir todos los aspectos que describan el modelo de negocio de la empresa y todas las decisiones estratégicas que permitan su viabilidad. Puede utilizarse para conseguir financiación de inversores, para estudiar el posible éxito del negocio o como hoja de ruta para todos los componentes de la organización. Propuestas para empresas: Las propuestas empresariales forman parte del día a día en el mundo de los negocios. Utilizamos propuestas para todo y para todos los públicos. Realizamos y recibimos propuestas para presentar nuevas alternativas de trabajo, para ofrecer nuevas cosas a los clientes o para trazar nuevas líneas de actuación en la empresa. Carta de presentación de una empresa: La carta de presentación de una empresa es un documento mediante el cual un emprendedor anuncia la puesta en marcha de su nuevo negocio a sus diferentes públicos. En esta carta se informa del nombre de la nueva empresa, donde se sitúa y los servicios que ofrece, con el objetivo de comunicar su apertura y empezar a tener los primeros clientes. Los inicios de un negocio son muy complicados y muchas empresas no tienen los recursos necesarios para desarrollar un plan de comunicación, con sus correspondientes campañas de publicidad. Por ello, esta es una forma económica de llegar al mayor número de potenciales clientes. En ella, también puedes incluir alguna oferta de apertura o la invitación a la inauguración de tu establecimiento. Plan de negocio: Un plan de negocio contiene toda la información necesaria sobre la empresa y los objetivos que debe alcanzar, es decir, que en el plan de negocio debemos resumir cómo vamos a organizar nuestro trabajo y liderazgo empresarial, así como definir cómo se van a desarrollar las tareas necesarias para alcanzar el éxito marcado. Con esta serie de documentos para empresas se debe facilitar la gestión de tu negocio. Su buen uso puede ayudar al correcto funcionamiento administrativo de la empresa y para cumplir los objetivos empresariales marcados por la compañía. Para asegurar que la parte financiera de tu empresa funciona correctamente también debes utilizar los diferentes tipos de documentos financieros que necesitarás en tu empresa. Conoce aquí cuáles son estos documentos y qué características tiene cada uno de ellos. ¿Cuál es la importancia de un plan de negocios? Un plan de negocios es una herramienta fundamental que cualquier empresa debe tener antes de comenzar sus operaciones. Por lo general, los bancos piden a las empresas tener un plan de negocios viable como uno de los requisitos previos para el préstamo de fondos. Aunque puede funcionar operar sin tener una planeación, no es una buena idea y pocas empresas duran mucho sin darse el tiempo para proyectar sus metas y objetivos. Un buen plan de negocios debe describir todos los costos y los inconvenientes de cada decisión que toma una empresa. Dentro del plan de negocios se establece cómo la empresa pretende lograr llegar a sus objetivos. El plan también debe incluir una descripción de la industria en la que se desempeñará tu empresa y cómo se distinguirá de la competencia. Incorpora la siguiente información dentro de tu Plan de Negocios: 1. Análisis del mercado Una parte clave para iniciar un plan de negocios es un correcto análisis del mercado: Identifica la necesidad. Empieza por encontrar un problema o necesidad que no esté resuelta en el mercado o una que, aunque ya tenga solución, exista una oportunidad para resolverla de manera más eficiente o de forma distinta; los negocios se basan en ofrecer productos o servicios que ayuden a las personas con sus deseos. Si quieres arrancar un negocio, pero no has decidido en qué línea comenzar, pregúntate “¿qué es una oportunidad de negocio? y ¿cómo puedes ofrecer algo distinto en esta categoría?”. Investiga el tamaño del mercado. Una de las tareas clave que tienes como emprendedor es calcular el tamaño de tu mercado y el valor potencial que este representa para tu negocio. Sin estos datos, no puedes efectuar un análisis financiero del plan de negocios. Para calcular el tamaño del mercado, deberás encontrar datos sobre la cantidad de clientes potenciales o el número de transacciones proyectadas por año. Analiza los competidores. El análisis de tus competidores es un campo de investigación estratégica que se especializa en la recopilación y análisis de información sobre las empresas rivales. Se trata de una táctica para descubrir qué están haciendo tus competidores y qué ventajas pueden tener con respecto de tu empresa; revisa sus productos, precios y la forma que tienen de ofrecer sus soluciones. Realiza un análisis FODA. El análisis FODA es una herramienta simple pero poderosa, que te ayudará a desarrollar tu estrategia comercial. “FODA” significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Las fortalezas y debilidades son elementos al interior de tu empresa y se refiere a los aspectos en que tienes control y puedes cambiar; por ejemplo, quién está en tu equipo, tus patentes y la propiedad intelectual, así como la ubicación de tu empresa. Las oportunidades y amenazas son externas, cosas que suceden fuera de tu empresa, en el mercado; puedes aprovechar las oportunidades y protegerte de las amenazas. Por ejemplo, competidores, precios de materias primas y tendencias de compra dentro del mercado. 2. Productos o servicios Debes tener bien pensados todos tus productos o servicios, pues es necesario que los describas incluyendo sus precios, vida útil y beneficios para el consumidor. Detalla los procesos de producción, las patentes que tengan tu empresa y la tecnología involucrada; también puedes anexar información relevante sobre investigación y desarrollo. a) Explica el producto o servicio La idea es que en la sección de productos y servicios describas a detalle el mix que compone tu oferta, por qué se requiere en el mercado y cómo competirá con otras empresas que venden artículos similares. Si bien otros apartados también son importantes, este retrata la esencia de tu empresa y el punto alrededor del cual se construyen todas las demás partes de tu idea de negocios. Indica por qué se necesitan tus productos o servicios. Especialmente si te estás aventurando en un nuevo concepto o invención, debes explicar la necesidad que resuelve tu producto o servicio. Resalta las características. Una parte crucial del éxito en los negocios es la capacidad de diferenciarse de otras empresas que venden productos y servicios iguales o similares. ¿Qué características ofreces a través de tus productos que sean exclusivas? Concéntrate en los beneficios. Las características únicas son importantes, pero la clave es cómo esas características brindan valor a los consumidores. El objetivo es resaltar cómo tus productos o servicios solucionarán un problema o mejorarán la vida de tus clientes. Indica si hay algo especial. Si ofreces una garantía especial, una política de reembolso o si tienes una forma más rápida de entregar tus productos o servicios, anótalo. Sé claro y conciso. No permitas que tu plan de negocios tenga demasiada información. Utiliza viñetas o listas numeradas para resaltar rápida y fácilmente lo más importante. Demuestra tu pericia, experiencia y conocimientos. No solo deseas describir tus productos y servicios, sino también compartir por qué eres la persona ideal para proporcionarlos. Incluye tu educación o experiencia, pues eso te convierte en un experto en ese campo y realiza el mismo ejercicio con los miembros clave de tu equipo. Si tienes testimonios o algo destacable, compártelo. Si solicitaste una patente, derechos de autor o registraste una marca, inclúyelo también. Sé el experto, pero habla en términos sencillos. Debes conocer bien tu producto, servicio e industria, pero no esperes que tus posibles inversores y socios tengan el mismo nivel de entendimiento. Por lo tanto, evita los acrónimos y la terminología de nicho cuando describas tus productos y servicios. b) Define los precios No importa qué tipo de producto o servicio comercialices, el precio que cobres a tus clientes tendrá un efecto directo en el éxito de tu negocio. Aunque establecer precios puede ser una tarea compleja, las reglas esenciales son sencillas: -Todos los precios deben cubrir costos y generar ganancias. -Tienen que ser competitivos de acuerdo a la realidad del mercado. -La forma más eficaz de reducir los precios es ajustar los costos. Revisa los precios con frecuencia para asegurarte de que reflejan la dinámica del costo, la demanda del mercado, la respuesta a la competencia y los objetivos de ganancias. Como puedes ver, antes de fijar un precio para alguno de tus productos o servicios, debes conocer los costos de administrar tu negocio. Si bien es cierto que estás empezando y no los sabes a ciencia cierta, debes hacer un estimado; lo ideal es que sea un aproximado muy real, por lo que deberás hacer una buena investigación. Si el precio de tus productos o servicios no cubre los costos, tu flujo de efectivo será negativo, por lo que dentro de un tiempo agotarás tus recursos financieros. En ese sentido, es clave que determines cuánto cuesta operar tu negocio: -Incluye rentas o gastos de uso de oficinas o equipo. -Préstamos. -Impuestos. -Inventario. -Servicios públicos. -Sueldos y comisiones. -No olvides agregar los costos por escasez, mercancía dañada o merma de producción -El costo de la venta. Otras deducciones anuales. Lo más importante es que agregues un porcentaje de ganancias objetivo en tus cálculos de precios. De esta forma, debes estar muy al pendiente de los precios de la competencia, pues si son mucho más altos tendrás que recortar costos. Si tus precios son mucho más bajos, puedes estar ante una buena oportunidad de incrementar los precios y ganar un poco más. c) Programa una prueba de mercado o MVP Las pruebas son una parte importante de descubrir qué funciona y qué no antes de que te lances a emprender y gastes dinero, tiempo y esfuerzo; por lo mismo debieran estar consideradas dentro de tu planificación. Ya sea que estés pensando una idea de negocio completamente nueva o el lanzamiento de un producto o servicio, todas las decisiones comerciales deben probarse antes de exponerlas a su público objetivo. Al probar en el mercado tu idea o producto, te ahorrarás muchos de los gastos derivados en caso de que el concepto no sea popular o requerido. No todas las pruebas de mercado tienen que ser iguales; sé creativo y haz el mejor test para tu empresa. Considera algunas sugerencias: -Organiza un evento para probar el mercado. -Regala prototipos de tu producto a cambio de que tus potenciales clientes respondan un cuestionario. -Utiliza las redes sociales para solicitar ideas a tus amigos. -Configura un sitio web con el producto o servicio descrito y realiza una encuesta al final del proceso de compra para solicitar comentarios. -Ejecuta una prueba beta para tus servicios. -Ofrece un descuento a cambio de comentarios. Independientemente de cómo elijas realizar una prueba de mercado para tu empresa, toma las críticas de manera constructiva, incluso cuando las personas tengan cosas negativas que decir sobre tu proyecto. 3. Estrategia comercial Una de las secciones más importantes de un plan de negocios son las estrategias de marketing y ventas para alcanzar y comercializar exitosamente en tu mercado objetivo. Puedes tener un producto maravilloso o brindar un servicio estelar, pero eso no sirve de nada si no tienes clientes y ventas. a) Define cuál será tu estrategia de marketing y ventas Tus planes de marketing y ventas son la clave para encontrar compradores de manera efectiva y asequible, por lo que esta es una sección crucial. Los conceptos de esta sección de tu plan de negocios tienen que ver con conocer tu mercado y tu competencia, para diseñar un plan que te permita maximizar las ventas. Producto. Describe tu producto o servicio e incluye cuáles son los atributos que les entregan beneficios a tus clientes potenciales. Luego, imagina una forma en la que los darás a conocer. Precio. En tus estrategias de precios debes saber cómo cada unidad vendida te ayudará a alcanzar los objetivos de margen que has fijado. Lugar. Decide dónde venderás tus productos o servicios y cómo los harás llegar a los consumidores. Por ejemplo, ¿venderás en línea? ¿Consignarás tus productos en tiendas? Cuando sepas en qué puntos de venta estarán disponibles los productos o servicios, indica cuánto esperas vender en cada ubicación o por cada uno de los medios que seleccionaste. Por ejemplo, ¿el 65% de tus ventas se realizará en línea y el 35% a través en piso de venta? Incluye los términos y costos de entrega y cómo cubrirás esos gastos; es decir, si lo agregas al precio de venta del artículo o no. Promoción. ¿Qué métodos de promoción utilizarás para dar a conocer y comunicar las características y beneficios de tus productos o servicios a tus clientes? ¿Harás publicidad? ¿Si es así, dónde? ¿Qué volumen de negocio prevés que generará cada formato publicitario? ¿Cuánto costará todo esto? Personas. Define las personas que estarán encargadas de ejecutar tus estrategias de ventas y cómo harán para comercializar tus productos o servicios al cliente. ¿Planeas ofrecer algún incentivo a tus representantes por cada venta en forma de comisión? Evalúa la efectividad del marketing. Considera cómo vas a medir qué estrategias están funcionando y cuáles no, ya que no tiene sentido que pierdas tiempo o dinero en tácticas que no funcionan. Independiente del soporte de marketing que utilices, encuentra una manera de cuantificar los resultados para que sepas si vale la pena invertir tiempo y dinero en ese esfuerzo de marketing. Distribución. Identifica formas rentables de llevar tus productos o servicios a nuevos puntos de venta. Esto podría implicar aumentar tus ventas en línea, expandir las opciones de entrega, llegar a un acuerdo con tiendas minoristas para vender tus productos u otras tácticas; incluso en ocasiones es posible encontrar formas de colaborar con otras empresas. Por ejemplo, podrías trabajar con otro negocio que venda un producto complementario al tuyo para ofrecer opciones de compra que incluyan ambos productos o servicios, un arreglo así les permite a ambas partes expandir sus bases de clientes. b) ¿De qué forma obtendrás nuevos clientes y ventas? Buena parte del éxito en los negocios se resume a dos factores: ¿Puedes ofrecer algo que las personas quieran a un precio que estén dispuestas a pagar? ¿Puedes encontrar una manera eficiente de dar a conocer tu oferta a los clientes potenciales? De esta forma, las campañas promocionales tienen que apoyar el crecimiento constante de tu negocio, pero debes asegurarte de sobrevivir a tu competencia y a los distintos desafíos que se presenten en tu camino. Dirígete a tu audiencia específica. Tienes que saber quién estará interesado en tus productos o servicios; concéntrate en ellos. Define a tu público objetivo, estúdialo y aprende de él. Dirige tus esfuerzos hacia una edad, género, ubicación, preocupaciones, deseos y necesidades específicas. Así, podrás desarrollar todo alrededor de ellos, de manera que los impactes con el mensaje correcto, en el momento adecuado, en el sitio indicado. Organiza la promoción teniendo en cuenta a este grupo de personas en particular, pues deberán ser tu prioridad. Selecciona los medios. El marketing debe tener un vehículo de transmisión del mensaje, puedes hacerlo a través del marketing tradicional o usando medios digitales. Si no sabes cómo hacerlo, busca información o asesórate de alguien con experiencia y elige el canal que sea más efectivo para alcanzar al tipo de clientes que has definido. Crea una narrativa de producto o servicio. Considera que tus potenciales clientes tienen muchos impactos que buscan captar su atención. Si ya lograste involucrarlos con tu marca, tendrás poco tiempo para venderles tus productos o servicios. Esfuérzate por crear los mensajes correctos, tanto los que usarás para llamar su atención como los que utilizarás para vender. El resultado de una comunicación correcta serán nuevas oportunidades comerciales. 4. Análisis financiero El propósito de la sección financiera de un plan de negocios es doble. Lo necesitarás para recibir inversión y financiamiento. Los interesados querrán ver cifras que digan que tu negocio crecerá rápidamente y que existe una estrategia de salida para ellos en el horizonte, con la cual pueden obtener ganancias al invertir en él. Un banco también te solicitará ver estos números para asegurarse de que puedas pagar tu préstamo. Te servirá para que tengas claros los números. La razón más importante para compilar este pronóstico financiero es para tu propio beneficio, para que comprendas cómo proyectas que funcionará tu negocio y te sea posible medir cómo están funcionando las cosas con relación a lo que originalmente habías proyectado. a) Elabora un presupuesto de los flujos proyectados Al hacer un pronóstico financiero de tu empresa es común que comiences en un lugar y saltes a otro tema. Por ejemplo, lo que ves en el plan de flujo de efectivo podría significar volver a cambiar las estimaciones de ventas y gastos. Realiza un pronóstico de ventas. Lo ideal es que proyectes en bloques que incluyan las ventas unitarias, los precios y un tercer bloque que multiplique las unidades por el precio para calcular las ventas, un cuarto apartado que tenga costos unitarios y un quinto bloque que multiplique las unidades por el costo unitario, para así obtener el costo de ventas. El margen bruto es igual a las ventas menos el costo que significaron los productos vendidos, y cada mes debes proyectar un crecimiento. Este es un número útil para comparar con diferentes estándares de la industria. Si se trata de un producto nuevo o de la introducción de una línea de negocios adicional, tendrás que realizar una estimación. Sé precavido y proyecta distintos escenarios para desarrollar las mejores estrategias de ventas. Crea un presupuesto de gastos. Necesitarás comprender cuánto te costará realizar las ventas que has proyectado. Haz la diferencia entre costos fijos y costos variables; cuando los costos fijos son más bajos significan menos riesgo. Considera que la mayoría de los variables están en los costos directos que pertenecen a tu pronóstico de ventas, pero también existen otros gastos variables, como anuncios y reembolsos. Además, tendrás que estimar elementos como intereses e impuestos. Desarrolla un estado de flujo de efectivo. Esta es la forma de tener claro el dinero entrando y saliendo del negocio. Basa esto en tus previsiones de ventas, elementos del balance y otras suposiciones. Si estás operando un negocio con algunos años en el mercado, debes tener documentos históricos; utiliza los balances de años anteriores para sustentar tus pronósticos. Si estás iniciando una empresa y aún no tienes estados financieros, comienza por proyectar un estimado de flujo de efectivo para los próximos meses. Punto de equilibrio. El punto de equilibrio es cuando los gastos de tu negocio coinciden con tu volumen de ventas, y por lo tanto quedas “en cero”. Si tu negocio es viable, en un cierto período de tiempo tus ingresos totales superarán tus gastos generales, incluidos los intereses. Este es un análisis importante para los inversionistas potenciales, que quieren saber que están invirtiendo en un negocio de rápido crecimiento y que dentro de un tiempo será rentable. b) Detalla la inversión requerida La mayoría de las empresas saludables necesitan financiamiento en algún punto; los negocios que apenas comienzan, deben lidiar con los costos iniciales y los emprendimientos en curso deben financiar el crecimiento y el capital de trabajo. Las opciones de financiamiento dependen del tipo de negocio que tengas, el tiempo que lleve la empresa, la porción de mercado que tenga, su desempeño y las oportunidades, entre otros factores. Dependiendo de tu línea de negocios, puedes combinar diferentes opciones de financiamiento o inversión, ya que es posible obtener una parte por medio de un crédito bancario y otra con inversión privada. ¿Qué contiene un plan de negocio? Un plan de negocios te ayuda a conocer y analizar una idea de negocio, en forma de un documento escrito. Debe contener la siguiente información: La idea del negocio de manera detallada; con descripción completa y datos concretos. Análisis de la idea del negocio; si es posible, si es rentable, y si hay mercado para el producto o servicio. Estrategias a seguir para su desarrollo, los recursos necesarios, y un plan a seguir paso a paso para poder empezar. ¿A quién está dirigido el plan de negocio? Interno: En primer instante el plan de negocios es para ti como emprendedor o autónomo, para ver si tu idea es viable. Además, te da la oportunidad de analizar y planear el proyecto en detalle, observar dónde faltan detalles o datos, y conocer puntos débiles y fuertes. Además, te da la oportunidad de realizar estrategias para hacerle frente a las amenazas y aprovechar las oportunidades, y de esa forma tener mayor posibilidad de éxito. Externo: Cada persona o entidad que va a tener que ver con tu empresa de manera financiera querrá conocer los detalles antes de involucrarse. Los externos pueden ser bancos, inversionistas, business angels, pero también administraciones públicas, socios, proveedores, etc. En este sentido el plan de negocio funciona como una tarjeta de presentación, un documento en donde explicas en detalle tu proyecto y cómo y por qué va a ser exitoso. Es necesario contar con uno para solicitud de ayuda gubernamental y subvenciones es obligatorio, y también lo es al solicitar inversiones privadas, préstamos bancarios, o como aval de una sociedad de garantía recíproca. ¿Quién debe redactar el plan de negocio de la empresa? Lo mejor es que la persona, o el grupo de personas, que comienzan el proyecto lo redacten. Al final, ellos son quienes mejor conocen su proyecto, y son quienes ejecutarán las estrategias ahí plasmadas. En caso de optar por contratar a consultores externos especializados, éstos deberán trabajar junto con los emprendedores de manera muy cercana, ya que ante todo deberemos recordar que la visión a plasmar en cada detalle del plan de negocio es la del emprendedor. Los detalles que contiene el plan y que tan desarrollado sea, dependerá de cada proyecto y negocio; de sus características como la complejidad de la actividad, la cantidad de inversión necesaria y el tamaño del proyecto. No existe un mínimo de hojas a contener, sin embargo, todo plan, sin importar cuál sea tu negocio, requiere del desarrollo de secciones básicas y de responder una serie de preguntas. En cuanto al máximo, se sugiere no tener más de 50 páginas. Siempre es importante incluir un resumen ejecutivo al principio como sinopsis y presentación. El plan debe ser escrito de manera breve, claro y preciso para que personas quienes no conocen nada del proyecto igual lo puedan entender de manera fácil. Siendo que este documento también podrá ser utilizado para convencer inversionistas o bancos, es importante escribirlo de manera positiva y con persuasión. Esqueleto del plan de negocios Un plan de negocio o plan de empresa suele contener las siguientes secciones: Resumen Ejecutivo Presentación del proyecto Origen y evolución del proyecto El equipo promotor La Idea Estudio de Mercado Situación y evolución del mercado Clientela Competencia Canales de distribución Estrategia Comercial Estrategia de producto Localización del negocio Estrategia de precios Estrategia de comunicación Estrategia de ventas y distribución Producción y Recursos Humanos. Legislación aplicable Proceso productivo Proveedores Recursos humanos Análisis económico financiero: Plan de inversiones Plan de financiación Cuenta de resultados Cash flow Balance Análisis de ratios Análisis FODA Documentos que necesitas impresos frente a los documentos de empresa que necesitas en formato digital. A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, aún hay algunos documentos de empresa que se resisten y que deben mantenerse en formato papel. Cada vez es más habitual encontrar copias de documentos en formato digital (en la nube) y en formato físico para facilitar su accesibilidad. Vamos a repasar cuáles son estos documentos que aún deber guardarse en formato papel en cualquier negocio. 1. Contratos Si tienes una empresa sabrás que de manera regular se están firmando contratos: contratos con proveedores, de alquiler, entidades financieras, etc. Se firman y se guardan por si debe consultarse o reclamar en algún momento. Cada vez es más común encontrar copias digitalizadas de estos documentos para poder facilitar su accesibilidad y enviarse por correo electrónico. 2. Licencias y permisos de empresa Deben mantenerse en formato papel porque deben estar disponible para una posible inspección. Entre estos documentos oficiales se encuentran: la licencia de apertura y actividad, permisos medioambientales, alta en el Registro Industrial, etc. Este tipo de documentos también se pueden digitalizar para presentar en las Administraciones Públicas y agilizar los trámites burocráticos. ¿Qué son los permisos y licencias de una empresa? Una licencia de negocios le permite al dueño el derecho de empezar y desarrollar un tipo particular de negocios en la ciudad, condado, estado o país donde sea otorgada. Es un tipo de permiso que implica que la compañía tiene el aval del gobierno para operar. Los permisos y licencias suponen una comprobación administrativa previa del ajuste de las actividades privadas a los intereses públicos. Son un procedimiento tradicional de intervención administrativa en la actividad de los particulares. Permisos para abrir un negocio en México 2022 -Autorización de uso de denominación o razón social -Solicitud para el folio mercantil electrónico -Acta constitutiva de asamblea de la sociedad mercantil -Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC y firma) -Registro de marca -Registro patronal ante el IMSS -Apertura de cuenta bancaria para persona moral -Aviso de apertura de establecimientos mercantiles, empresas o negocios -Otros trámites para negocios físicos ¿Qué se necesita para abrir un negocio en México? De acuerdo con datos del IFC en su reporte “Doing Business 2019”, México se ubica en el puesto 94 de la clasificación de países que tienen una mayor facilidad para abrir un negocio. Entre los aspectos que se evalúan se encuentran permisos, licencias e inscripciones que en conjunto permiten que dicho negocio sea formal y aporte al crecimiento de la economía del país. A continuación, compartiremos contigo los trámites que se necesitan para que un negocio pueda operar de manera formal y logres que tu emprendimiento del siguiente pasó. #1 Obtener el permiso de uso de suelo El uso de suelo es un dictamen que debe tramitarse para justificar ante la autoridad las acciones o actividades que se realizan sobre determinado territorio. Para negocios, se debe gestionar el tipo de uso de suelo que avale específicamente las operaciones que se realizan dentro. Por ejemplo, existen tanto para lavanderías, como cafeterías o salones de fiestas. Para obtenerlo debes acudir a la dependencia municipal, el costo puede ser de un aproximado de $800 pesos y tu permiso puede estar listo dentro de los siguientes 5 días hábiles. Cabe mencionar que cada estado establece sus propios requisitos de acuerdo a la zona y tipo de permiso. #2 Aviso de apertura de establecimiento Específicamente para negocios dedicados a actividades mercantiles de compra y venta de bienes o servicios, es necesario presentar un aviso de apertura. Ya que adicional a contar con un permiso para realizar tus actividades, es obligatorio que informes a las autoridades que estás han comenzado. El trámite es gratuito en la mayoría de los estados del país e incluso puede realizarse en línea. Una vez que obtengas dicho aviso, debes colocarlo en lugar visible de tu establecimiento. #3 Licencia de funcionamiento Otro caso particular, es la licencia de funcionamiento. Esta la deben tramitar todos aquellos restaurantes, hoteles, bares o cantinas que ofrezcan la venta de alcohol para consumo. Dentro del trámite existen dos clasificaciones, la de tipo “A” es para restaurantes u hoteles, mientras que la tipo “B” se aplica para bares, cantinas y discotecas. El costo por trámite puede ser desde $6,000 pesos hasta $12,000 pesos y debe renovarse cada tres años. Te recomendamos leer: Reactivación económica, herramientas para fortalecer tu negocio #4 Licencia para anuncio exterior La licencia para anuncio exterior, solamente debes tramitarla si deseas que fuera de tu establecimiento se encuentre uno. El costo y plazo dependen del tamaño del cartel o anuncio. De igual manera, este se tramita en las dependencias municipales y pueden tener ciertas limitantes con respecto a su estructura y el mensaje que comunica. Es decir si son iluminados o contienen figuras, imágenes o palabras que dañen la moral. #5 Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes Como último requisito pero no menos importante, está la inscripción ante el Sistema de Administración Tributaria. Aquí debes elegir el régimen que corresponde a tu actividad comercial. Ya sea que elijas darte de alta como persona moral o persona física con actividad empresarial se te otorgarán obligaciones que debes cumplir ante la autoridad fiscal. El trámite es muy ágil y puedes realizarlo en línea o directamente en las oficinas más cercanas. Como podrás darte cuenta los trámites que necesitas para abrir un negocio formal en México, son muy básicos y fáciles de realizar. Si obtienes todos, podrás lograr que tu emprendimiento tenga mayores probabilidades de llegar al éxito. De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), cuando empieces tu negocio debes cumplir con los siguientes pasos: 1. Inscríbete en el Registro Federal de Contribuyentes Por internet en sat.gob.mx con tu CURP. En cualquier oficina del SAT a través de las salas de internet con tu CURP. Elegir el tipo de régimen fiscal. Obtener una contraseña y firma electrónica para acceder a los servicios electrónicos que ofrece el SAT. 2. Comprobantes Expide comprobantes o facturas electrónicas, según sea el caso, cada vez que vendas algo o prestes un servicio. También solicita facturas por las compras que realices. Si tienes trabajadores debes entregar comprobante de nómina electrónico por los pagos y retenciones que hagas. 3. Registra tus operaciones Siempre registra tus ingresos y gastos indispensables para tu actividad. Utiliza las herramientas del SAT, dependiendo del tipo de régimen en el que estés inscrito. ¿Qué se necesita para abrir un negocio físico en México? 1. Licencia de uso de suelo Cuando eres persona física o moral y requieres el permiso para utilizar un predio con un determinado uso de suelo, ya sea habitacional, de servicios, comercial o industrial. Para tramitarla necesitas: Acta constitutiva Identificación oficial vigente con fotografía (IFE, INE o Pasaporte Vigente) Título profesional (en caso de contar con uno) Comprobante de domicilio Croquis de ubicación Escrituras del predio Plano topográfico Boleta predial vigente Escrito libre de solicitud Oficio de solicitud Plano georefenciado con coordenadas universal transversal (UTM) 2. Aviso de Apertura de Establecimientos Mercantiles Presenta el aviso de apertura de establecimientos y en general cualquier lugar que se utilice para el desempeño de actividades ante el SAT. El trámite es gratuito y no se requiere ningún documento, sin embargo, para ingresar es necesario contar con Contraseña o firma y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). 3. Licencia de funcionamiento Solicita la licencia de funcionamiento para empezar operaciones. Este trámite tiene un costo de 3,211 pesos y para solicitarlo necesitarás original y copia de los siguientes documentos: Acta Constitutiva Identificación oficial (IFE, INE, Pasaporte vigente) Registro Federal de Contribuyentes (RFC) Comprobante de domicilio Croquis de ubicación Comprobante de pago 4. Permiso de instalación de anuncios publicitarios Documento que acredite la personalidad jurídica del promoverte Documento que acredite la propiedad o posesión de la superficie o autorización para su aprovechamiento Documento que contenga la descripción del anuncio Croquis de la ubicación Documento donde se señale la carretera, tramo y kilómetro donde se llevará a cabo la obra o instalación Documento que señale si existen o no instalaciones de anuncios en el área Plano con medidas y colindancias en el que se delimite la ubicación del predio Solicitud por escrito Documento que acredite el pago de derechos El costo del trámite dependerá de las necesidades del negocio. Para anuncios publicitarios que tienen una superficie total hasta de 50 metros cuadrados, es de 6,229 pesos. Mientras que para anuncios publicitarios que tienen una superficie total de más de 50 metros cuadrados y de hasta 75 metros, es de 9,343 pesos. 5. Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes Este trámite gratuito y se puede realizar en línea por inscripción por CURP aquí, seleccionando "RFC" y después en la opción "Con CURP" Realiza tu preinscripción aquí, seleccionando "RFC" y después en la opción "Personas físicas". Otros trámites necesarios -Apertura de cuenta bancaria -Diseño de logotipo -Registro de marca -Obtención de registro patronal del IMSS -Apertura del establecimiento en la Secretaría de Salud -Inscripción en el Sistema de Información empresarial Mexicano de la Secretaría de Economía -Tramite de Registro de Propiedad 3. Documentos fiscales Un ejemplo de un requisito de ubicación implícito es el requisito de que el registro debe estar disponible para inspección inmediata. El SAT puede reclamar documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, por ejemplo, facturas, tickets de gastos y otros justificantes pertinentes. Si quieres digitalizar facturas y tickets de gastos debes saber que la aplicación con la que lo hagas debe estar homologada por la página del SAT. Los documentos fiscales son documentos tributarios autorizados por la Administración Tributaria cuya emisión respalda la realización de una transacción de compra venta de bienes muebles, contratos de obras y toda otra prestación de servicio cualquiera fuere su naturaleza. A este efecto se establecen los siguientes documentos: Factura. Documento emitido a través de las modalidades de Facturación (Electrónica en Línea, Computarizada en Línea, Portal Web, Manual y Prevalorada), que genera Débito Fiscal para el emisor y permite al comprador el cómputo del Crédito Fiscal. Nota Fiscal: Documento emitido a través de las modalidades de Facturación (Electrónica en Línea, Computarizada en Línea, Portal Web, Manual y Prevalorada), que respalda una transacción que por mandato de la norma vigente no genera Débito Fiscal para el emisor, ni Crédito Fiscal para el comprador, se comprenderán por Notas Fiscales las siguientes: Factura Comercial de Exportación; Factura Comercial de Exportación en Libre Consignación; Nota Fiscal de Contingencia; Nota Fiscal de Exportación de Servicio Turístico (Ley Nº 292); Nota Fiscal de Zona Franca; Nota Fiscal de Artistas Nacionales (Ley Nº 2206); Nota Fiscal de Comercialización de Alimentos – Seguridad Alimentaria y Abastecimiento (Ley Nº 455); Nota Fiscal Tasa Cero (Venta de Libros Ley Nº 366, Transporte de Carga Internacional Ley Nº 3249); Nota Fiscal de Compra y Venta de Moneda Extranjera; Otras de acuerdo a normativa vigente. 4. Escrituras Seguramente hayas visto escrituras digitalizadas, pero son copias. Las escrituras originales se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales, cada hoja es sellada por el notario, firmada y al final del documento se acuña el sello notarial. Las escrituras de empresa deben inscribirse en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda. En la escritura constitutiva se hará constar el nombramiento de representantes legales, los que tendrán la capacidad para representar a la sociedad frente a terceros. El notario se encarga de que se cumplan todos los requisitos establecidos en la ley en relación con el proceso de constitución de la sociedad. Atendiendo al momento en que deben cumplirse, podemos clasificar estos requisitos en: previos a la firma de la escritura constitutiva, simultáneos a la firma de dicha escritura y los posteriores a la misma. Entre los primeros se encuentra la autorización que otorga la Secretaría de Economía para utilizar la denominación o razón social y algunas autorizaciones especiales por parte de otras dependencias, atendiendo al objeto de la sociedad; los segundos se cumplen al redactar el notario la escritura constitutiva: debe transcribir la autorización para uso de la denominación o razón, consignar la cláusula sobre la posible admisión o no de extranjeros, incluir los requisitos contemplados en la Ley, verificar las claves del Registro Federal de Contribuyentes de los socios o accionistas y consignar los datos de identificación de los otorgantes. La escritura constitutiva se firma por todos los socios o accionistas ante la presencia del notario. Con posterioridad a la firma de la escritura constitutiva de la sociedad, el notario gestiona la inscripción de la misma en el Registro Público de Comercio y en el Registro Federal de Contribuyentes; además presenta el aviso de utilización de la autorización de uso de denominación. Otros avisos son los realizados a la autoridad hacendaria federal en relación con el Registro Federal de Contribuyentes, el que se dirige al Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y, en algunos casos, el contemplado en la Ley Federal para la Prevención e identificación de Actividades con Recursos de Procedencia Ilícita.