PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código: PPP10 –1. Fecha

PROCESO GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Código: PPP10 –1.
Fecha Elaboración:
Septiembre 2014.
Versión: 2.
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1. OBJETIVO:
Diseñar una metodología que permita la adquisición oportuna de productos, insumos y
servicios varios en Pharmaser.
2. ALCANCE:
Aplica para las compras y recepción de productos, insumos y servicios varios de Pharmaser
en la central y cada uno de los SAF.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Orden de compras: documento escrito que contiene la solicitud productos suministrado a
un proveedor.
Proveedor: toda organización que suministra mercancía o productos a Distribuciones
Pharmaser Ltda.
Productos o insumos varios: se define como aquellos elementos que requiere la
organización para su funcionamiento y pueden afectar directa o indirectamente la
prestación del servicio.
Servicios Varios: Actividades o trabajos realizados por un proveedor para satisfacer las
necesidades de la organización, tales como: mantenimiento de equipos, infraestructura,
otros.
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1:Identificar necesidad de
RESPONSABLE:Coordinador Administrativo:
productos,
insumos
o
servicios
varios.
Para la identificación de necesidades de productos e insumos varios es necesario tener en cuenta
lo siguiente:

Los requerimientos de cada una de las ares los deben realizar los dueños de proceso,
utilizando el formato de requerimientoFPP10-2, que será enviado a la coordinación
administrativa a través de un correo electrónico.
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Para el caso de los SAF:


Los requerimientos de papelería y aseo lo deben realizar los auxiliares de servicio
farmacéutico, en el formato de requerimiento, que será enviado por correo electrónico a
la coordinación administrativa.
Los requerimientos como: daños o nuevos pedidos en equipo de computo, aires
acondicionados, infraestructura, termo higrómetros, neveras, muebles y enseres los debe
consolidar el Coordinador Regional validando realmente si el requerimiento es pertinente
(cuando esta validación la pueda realizar el coordinador) y lo enviara al coordinador
administrativo 1 vez al mes, utilizando el formato de requerimiento a través de un correo
electrónico. Cabe indicar que los requerimientos urgentes se pueden solicitar en cualquier
instante por el coordinador regional.
Para el caso de servicios varios tales como: fumigación, calibración, servicios de mantenimiento de
equipos, infraestructura, otros. El coordinador administrativo identifica la necesidad de estos
servicios, utilizando como referencia el programa de calibración y mantenimiento FPP04 – 2,
donde se registra la programación de todos los servicios que se requieren en Pharmaser.
Para identificar las necesidades de un nuevo SAF una persona encargada del proceso de gestión
administrativa y una persona encargada del proceso de dispensación deben realizar las visitas a los
lugares donde funcionara el punto de Pharmaser con el fin de verificar y coordinar todos los
requerimientos para el adecuado funcionamiento.
ACTIVIDAD 2: cotizar y elaborar orden de compra para productos e insumos varios.
RESPONSABLE:Coordinador Administrativo.
Para la cotización de los productos, insumos o servicios varios se debe utilizar como referencia el
listado de proveedores aprobados – directorio de proveedores FPP02 – 2. El coordinador
administrativo o asistente administrativocontacta al proveedor quien informa los precios que se
manejan para cada requerimiento, se deben realizar por lo menos 2 cotizaciones para la
adquisición de los productos. Excepto proveedores con alianzas, que son la primera alternativa de
compra. Las listas de precio también se consideran como cotizaciones. En estos casos se pueden
soportar con cotizaciones previas.
Para la elaboración de las órdenes de compra, el coordinador o asistente administrativodebe
diligenciar el formato orden de compra de productos e insumos varios FPP02 – 6, y lleva un listado
consecutivos de cada una de estas órdenes. En el campo de observaciones se debe colocar el
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proceso y/o SAF para el que va dirigido el producto, insumo o servicio vario. Es necesario colocar la
fecha en la cual el proveedor se compromete a la entrega.
Es necesario tener en cuenta los siguientes requisitos:


Todos los insumos o servicios deben soportarse con una orden de compra para el pago
correspondiente.
Aquellos proveedores con los que se tengan contratos no se hace necesario formalizar el
pago con órdenes de servicio.
Para el envío de las órdenes de compra Se deben imprimir 2 copias y hacer entrega de una al
proveedor correspondiente, debidamente firmada y autorizada.
En caso de envío a través de fax, el asistente administrativo debe corroborar que el proveedor
reciba el fax y colocar esta información en la orden de compra con el día y fecha del envío del
recibido de la orden.
ACTIVIDAD 3: Aprobar orden de compra. RESPONSABLE:Coordinador Administrativo / Gerente
General:
Las aprobaciones de las compras tienen 2 enfoques aprobaciones técnicas y aprobaciones en
montos:




Las aprobaciones técnicas están asociadas a equipos específicos que requieren un visto
bueno de algún dueño de proceso según sea el caso.
Las aprobaciones en montos se validan una vez al mes y las urgencias cuando se considere
necesario. El coordinador Administrativo puede aprobar estas compras cuando los montos
no superen un millón de pesos, para montos mayores se debe aprobar por el gerente
general.
$ más de 80.000.000 junta de socios.
En caso de que el gerente no se encuentre en las instalaciones pueden ser autorizadas a
través de llamadas telefónicas o vía mail.
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ACTIVIDAD 4: Seguimiento a Orden de compra. RESPONSABLE: Coordinador Administrativo,
Asistente Administrativo:
Se debe listar las fechas en las cuales el proveedor se compromete a entregar el producto, insumo
o servicio con el fin de hacer seguimiento.
En caso de que el proveedor no realice la entrega del producto en las fechas acordadas se debe
establecer comunicación inmediata con el proveedor para analizar las causas de los atrasos
presentados y tomar las acciones correspondientes.
Se debe asegurar de contar con stock de algunos elementos como termo higrómetros, papelería,
elementos de aseo, otros que considere necesarios para garantizar el desarrollo normal de todas
las actividades.
Para el caso de equipos de computo, modem, otros el Coordinador Administrativo acuerda el
stock que se manejara en las instalaciones con el Director de Sistemas.
ACTIVIDAD 5: Compras a través de coordinadores regionales.
Administrativo / Coordinadores regionales
RESPONSABLE:Coordinador
El auxiliar de contabilidad recibe las facturas de las compras de productos e insumos varios
realizada por los coordinadores regionales, debe informar al asistente administrativo para que
este a su vez realice la orden de compra y realizar el pago correspondiente. Estas compras se
soportan a través de recibos de caja menor y las facturas correspondientes.
ACTIVIDAD 6: recepción de productos, insumos y servicios varios. RESPONSABLE: Coordinador
Administrativo, Asistente Administrativo:



Para cada uno de los productos, insumos o servicios realizados, se debe exigir al proveedor
un formato de recibido a conformidad del producto insumo o servicio vario. Este formato
debe estar firmado por el funcionario de la organización que recibió el producto, insumo o
servicio vario. O en su efecto se debe realizar un informe con el antes y después del
servicio recibido a conformidad.
Para el caso de mantenimiento de infraestructura el proveedor debe tomar fotos antes y
después del trabajo realizado como soporte, el Coordinador Administrativo y Dueño del
Proceso o Coordinador regional, encargado debe hacer seguimiento a esta actividad.
En caso de recibir servicios que no cumplen con las especificaciones, Coordinador o
Asistente administrativo debe comunicarse con el proveedor para tomar las acciones
correspondientes sobre este servicio.
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Para el caso de los productos varios se debe dejar evidencia de la conformidad del recibido
en la orden de compra, la cual servirá como insumo para la evaluación del proveedor.
ACTIVIDAD 7: Devolución a proveedores. RESPONSABLE:Coordinador, Asistente Administrativo:
Acordar con el proveedor la devolución y condiciones de transporte, cuando:




Se reciban productos diferentes a los requeridos en la orden de compra.
Productos averiados.
Se detecte algún defecto técnico durante el recibido.
Cuando los productos no cumplan los las especificaciones.
Teniendo en cuenta las políticas de devolución del proveedor correspondiente. Se elabora una
carta de devolución, diligenciando el formato de devolución a proveedores (FPP02 - 8) y se hace
seguimiento a la devolución realizada.
ACTIVIDAD 10: Verificación de documentos y
Administrativo:
archivos.
RESPONSABLE:Coordinador
Finalizada el proceso el coordinador administrativo debe archivar:



Orden de compra de productos, insumos y servicios varios.
Evidencia de recibido a conformidad del producto o servicio.
Factura del proveedor.
Estos documentos se archivan en orden cronológico por consecutivo.
Se debe entregar las ordenes de servicio de productos e insumos varios al auxiliar de contabilidad
para realizar los pagos correspondientes, estas órdenes deben estar previamente firmadas por
quien solicita el producto, insumo o servicio y por el gerente general quien aprueba los pagos
correspondiente.
Para el caso de los SAF se debe contar con hojas de vida del SAF donde se dejan las evidencias de
todos los trabajos realizados con los soportes correspondientes, estas hojas de vida serán
custodiados por el Coordinador Administrativo.
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ACTIVIDAD 11: Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. RESPONSABLE: Coordinador
administrativo.
Con el fin de garantizar negociaciones de compra de productos y/o insumos varios con calidad,
precios justos, entregas oportunas y demás criterios establecidos por la organización, el
coordinador administrativo debe realizar el proceso de selección, evaluación y reevaluación de
proveedores establecido en el SGC y en el procedimiento PPP02-4, cabe indicar que para la
evaluación de proveedores se debe utilizar el formato selección de proveedores código FPP02 – 1.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
FPP04 – 24.
FPP04 – 22.
FPP02 – 6.
FPP02 – 8.
No codificado
No codificado
DOCUMENTO
Lista de chequeo del servicio farmacéutico.
Cronograma de Mantenimiento.
Formato orden de compra de productos e insumos varios.
Formato de devolución a proveedores.
Factura del proveedor.
Recibido a conformidad del producto o servicio.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Septiembre Creación del Documento.
2014.
Junio 2015
Realizado
Ivoneth
Pulido
GAsesor de
Calidad.
Se anexa la ACTIVIDAD 11: Selección, Ivoneth
evaluación y reevaluación de proveedores.
Pulido
GModificación del logo por cambios de la Asesor de
imagen corporativa.
Calidad
–
Tayra Toro
Coordinador
de Calidad.
Aprobado
Ana
lucia
Polo
–
Gerente
General.
Ana
lucia
Polo
–
Gerente
General.
Documento
Aprobación
Acta
de
Aprobación
de
Documentos.
Acta
N°
210615
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ELABORADO POR
Ivoneth Pulido Asesor de
Calidad – Tayra Toro
Coordinador de calidad.
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REVISADO POR
APROBADO POR
Virgilio Vega – Coordinador Ana Lucia Polo.
Administrativo.
General.
Gerente