GESTIÓN EFECTIVA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ·VIGÍAS Y COMITÉS PARITARIOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO· COPASST ·CRÉDITOS· ÁLVARO VÉLEZ MILLÁN Presidente GLORIA MORGAN TORRES Vicepresidente de Promoción y Prevención HUGO RAMÓN VÁSQUEZ N. Gerente de Investigación y Control del Riesgo FRANCISCO ORTIZ LEMOS Gerente de Administración del Riesgo Realización: Carlos Alberto Cuervo Bernal Sonia Helena Álvarez Torres Estrategia Creativa y Desarrollo Gráfico: Julian Andrés Gallón Restrepo Henry Eduardo Amaris Jacome Paula Andrea Neusa Zambrano Leidy Viviana Díaz Agudelo ISBN: 978-958-59166-1-6 2016 Todos los derechos reservados de Positiva Compañía de Seguros S.A. Se prohíbe la reproducción o copia total o parcial de este material sin expresa autorización. Se prohíbe la venta de esta material ya que es un documento técnico educativo realizado para las empresas a filiadas a Positiva Compañía de Seguros S.A. ·INTRODUCCIÓN· Bienvenido a nuestros servicios! Esta guía ha sido realizada con el fin de constituirse en un apoyo de la sensibilización a empleadores, trabajadores y sus representantes ante los comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo (COPASST / VIGÍAS SST). Ofrece información de interés relacionada con exigencias legales y aporta ayudas prácticas para el funcionamiento y logro de resultados de un equipo designado y elegido para fortalecer la participación, comunicación y consulta en la gestión sistemática de la seguridad y salud en el trabajo. Usted juega un papel fundamental en la prevención de los accidentes de trabajo y la enfermedad laboral. Participe activamente en los programas de seguridad y salud en el trabajo al interior de su empresa y demuestre un alto compromiso con su bienestar involucrándose en la construcción de la cultura de ambientes de trabajo más sanos y seguros, ademas de sugerir a los responsables del sistema de gestión el implementar estratégias para que al interior de la organización sea una prioridad la seguridad y salud en el trabajo. Porque lo bueno debe ser para todos….. Usted hace parte de la gran familia Positiva. La reglamentación técnica la puede consultar en nuestro centro virtual de seguridad y salud en el trabajo. El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo debe postularse en “Soy responsable SG-SST”. Para acceder a esto la ruta es la siguiente: http://positivaeduca.positiva.gov.co hacer click en seguridad y salud en el trabajo... Recuerde somos sus aliados en la consolidación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. EL TRABAJO CONJUNTO DE LA EMPRESA, LOS TRABAJADORES Y SUS REPRESENTANTES A TRAVÉS DE UN COMITÉ PARITARIO La seguridad y salud en el trabajo ha buscado permanentemente el bienestar de los trabajadores y para tal fin la gestión sistemática por parte de los actores ha demostrado control de los riesgos y prevención de las enfermedades y accidentes laborales. Una de esas buenas prácticas corresponde al ejercicio conjunto entre empleadores, trabajadores y sus representantes para el establecimiento, mantenimiento y mejora de los condiciones de trabajo pro ambientes seguros y saludables, los cuales a su vez son esenciales para el desarrollo sustentable de las empresas. La estrategia mundial para garantizar el trabajo en equipo que busca la cultura de promoción de la salud y prevención de la enfermedad en las empresas y por la interacción empleador – trabajadores se llama Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales operan en Colombia desde los 80´s y que ha venido siendo soportada por las exigencias país, entre las que sobresalen: -La Resolución 2013 de 1986 emitida por los Ministerios del Trabajo y de Salud, reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios para ese momento llamados de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial para las empresas que cuenten con 10 o más trabajadores, y define la figura de Vigía para las que tengan a su servicio menos de 10 empleados. -El Decreto 1295 de 1994 cambia la denominación a Comité Paritario de Salud Ocupacional, aumenta a dos años el período de los miembros del comité y obliga al empleador a proporcionar, cuando menos, cuatro horas semanales dentro de la jornada normal de trabajo de cada uno de sus miembros para el funcionamiento del comité. Adicionalmente, la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales da derecho de capacitación a los miembros del comité paritario por parte de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). -Bajo las consideraciones de la Ley 1562 de 2012 y dentro del contexto de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), actualmente los referenciamos como Comité Paritario / Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. PREGUNTAS MAS FRECUENTES EN RELACION CON LA CONFORMACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES PARITARIOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ¿Qué son los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo? Son un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Higiene, Seguridad y Salud en el trabajo dentro de la empresa. ¿Cuándo debe conformarse un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo? Tan pronto empieza a funcionar el centro de trabajo, e inmediatamente si este ya se encuentra en operación. ¿Cuál debe ser la cantidad de representantes del comité? Depende básicamente del número de trabajadores al servicio de la empresa: Deben estar integrados por igual número de representantes de los empleadores como de los trabajadores. No. DE TRABAJADORES De 10 a 50 trabajadores De 50 a 499 trabajadores De 500 a 999 trabajadores Desde 1000 trabajadores No. REPRESENTANTES DEL COMITÉ 1 por cada una de las partes 2 por cada una de las partes 3 por cada una de las partes 4 por cada una de las partes ¿Qué se requiere para ser miembro de un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo? Ser trabajador de la empresa. ¿Quién nombra a los representantes por parte del empleador? El empleador elige a sus representantes y dentro de éstos designa al presidente del comité. ¿Quién nombra a los representantes por parte los trabajadores? Estos serán elegidos libremente por los mismos trabajadores. ¿Qué sucede si el empresario o los trabajadores no designan a sus representantes dentro del término establecido? Las autoridades del trabajo ejercerán su potestad para que se realice la designación de los integrantes, o sea, tomarán las medidas necesarias, previa advertencia, para el cumplimiento de esta obligación. ¿Quién nombra al secretario del comité? El comité en pleno elegirá al secretario, entre los miembros que conforman el comité. ¿Qué debe hacer el Presidente del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo? -Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz. -Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones. -Notificar lo escrito a los miembros del Comité sobre convocatoria a las reuniones por lo menos una vez al mes. -Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión. -Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en el seno del Comité y darle a conocer todas sus actividades. -Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a los trabajadores de la empresa, acerca de las actividades del mismo. ¿Qué debe hacer el Secretario del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo? -Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas. -Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a discusión y aprobación del Comité. -Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la información que requieran el empleador y los trabajadores. ¿Quién cita a las reuniones y con qué frecuencia? A las reuniones del Comité sólo asistirán los miembros principales. Los suplentes asistirán por ausencia de los principales y serán citados a las reuniones por el Presidente del Comité. El comité se reunirá de forma ordinaria mínimo una vez por mes, en un sitio determinado de la empresa y durante el horario de trabajo. En caso de accidente grave o riesgo inminente, el Comité se reunirá con carácter extraordinario y con la presencia del responsable del área donde ocurrió el accidente o se determinó el riesgo, dentro de los cinco días siguientes a la ocurrencia del hecho. ¿Se requiere quórum para sesionar? El quórum para sesionar el Comité estará constituido por la mitad más uno de los miembros. Pasados 30 minutos contados a partir de la hora señalada para comenzar la reunión, el comité sesionará con los miembros presentes y sus decisiones tendrán plena validez. ¿Qué deberán hacer los miembros del comité una vez nombrados? Se reunirán para levantar el acta constitución. En esta misma reunión, el comité definirá la manera de dar cumplimiento a sus funciones. ¿Qué se debe hacer cuando se cambien representantes? Cuando se efectúen cambios de representantes de los Comités de Seguridad y Salud en el Trabajo por cualquier motivo, se dejará constancia del hecho en el acta de la sesión correspondiente. Se recomienda en la situación de cambio de algunos de los representantes asignar el siguiente representante según el orden la votación obtenida en las elecciones y dejar registro en acta. ¿Cuáles son las funciones del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo? -Investigar las causas que afectan la salud de los trabajadores y participar de manera conjunta con el grupo investigador de los accidentes de trabajo. -Proponer la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo. -Proponer participar en actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo. -Colaborar con el análisis de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales (ATEL) e indicar las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia. -Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial, debe realizar la empresa, de acuerdo con las normas vigentes. -Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de seguridad y salud en el trabajo, en las actividades que éstos adelanten en la empresa. -Participar en los espacios que el empleador propicie para la ejecución de la política de seguridad y salud en el trabajo (SST) y aprovechando el tiempo asignado para las funciones. -Darse a conocer de trabajadores y contratistas de la empresa. -Conocer del empleador el desarrollo y avance en las diferentes etapas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. -Obtener asesoría de la ARL para un buen funcionamiento del COPASST. ¿Se proporcionará alguna remuneración extra a los representantes? No reciben asignación salarial adicional a la contractual. ¿Qué debe hacer la empresa cuando necesite formar dos o más comités? Algunas empresas, que por su tamaño y distintas sedes deban formar más de un comité, deberán integrar uno central y tantos auxiliares como sean necesarios. Estos comités trabajarán y sesionarán en forma independiente, enviando toda la información al Comité Central, el cual la procesará y presentara a la autoridad correspondiente. ¿Qué hacer cuando en la empresa hay dos o más empleadores? Cuando dos o más empleadores adelantan labores en el mismo lugar podrán convocar a sesiones conjuntas a los respectivos Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo y adoptar de común acuerdo las medidas convenientes para la salud y la seguridad de los trabajadores. ¿Existe otro tipo de comités para cuidar de la seguridad y la salud en el trabajo? Sí. El Comité Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo y los comités seccionales y locales de seguridad y salud en el trabajo, que son organismos con representantes de trabajadores, empresas y entidades gubernamentales. ¿Ante qué dependencia oficial deben registrarse los comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo? La Ley anti-trámites suprimió la obligación del empleador de inscribir el Comité Paritario ante el Ministerio del Trabajo. ¿Cuáles son las obligaciones del empleador? -Propiciar la elección de los representantes de los trabajadores, garantizando la libertad y oportunidad de las votaciones. -Designar sus representantes al comité. -Designar al presidente del comité. -Propiciar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones del comité. -Estudiar las recomendaciones emanadas del comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes e informarle las decisiones tomadas al respecto. ¿Cuáles son las obligaciones de los trabajadores? -Elegir libremente a sus representantes al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. -Informar al comité las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo en la empresa. -Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo, reglamentos e instrucciones de servicio ordenados por el empleador. LOS SISTEMAS DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y LA PARTICIPACION DE LOS COMITES PARITARIOS (Decreto único del sector trabajo 1072 de 2015) La legislación vigente exige un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual con respecto a los COPASST contempla: -Se debe asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. -La política debe ser comunicada al Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. -El empleador debe informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus representantes ante el Comité Paritario o el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, sobre el desarrollo de la seguridad y de la salud en el trabajo e igualmente, debe evaluar las recomendaciones emanadas de estos para el mejoramiento del sistema de gestión. - El empleador debe informar al Comité Paritario o Vigía de Seguridad y salud en el trabajo sobre resultados de las evaluaciones de los ambientes de trabajo para que emita las recomendaciones a que haya lugar. -Dentro de la documentación del SG-SST deben incluirse los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y los soportes de sus actuaciones. -El programa de capacitación en seguridad y salud en el trabajo, debe ser revisado mínimo una (1) vez al año, con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y la alta dirección de la empresa con el fin de identificar las acciones de mejora. -El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. -Para las investigaciones de accidentes de trabajo, el empleador debe conformar un equipo investigador que integre como mínimo al jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el evento, a un representante del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. -Los resultados de la revisión de la alta dirección deben ser documentados y divulgados al COPASST o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al Responsable del SG-SST quien deberá definir e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora. CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN COMITÉ -Precisar desde un comienzo, alcance y logros del COPASST y mantener el foco en éstos. -Actuar en consecuencia de los roles asignados. -Adquirir o reforzar las competencias necesarias para responder adecuadamente a las tareas asignadas. -Propiciar comunicación efectiva, resolución equitativa de conflictos y participación activa de los miembros. -Garantizar que las ideas y soluciones que produzca al interior del comité puedan transformarse en soluciones concretas. -Realizar visitas de inspección o caminatas de seguridad a los puestos o lugares de trabajo. - Hacer y documentar recomendaciones en SST. HABITOS PARA LOGRAR REUNIONES EFECTIVAS -Planificar cuidadosamente la agenda y circularla con antelación. -Confirmar a responsables de cada temática orden del día y tiempos de presentación. Participar activamente, manteniendo el foco del comité, tomar nota, sacar conclusiones y definir compromisos. -Contar con un controlador del tiempo. -Animar el trabajo en grupo. -Moderar las discusiones. -Tener plan de contingencia ante falla de equipos u otros recursos. ·CONSIDERACIONES OPERATIVAS AL ORGANIZAR LAS REUNIONES· Establecer, implementar y mantener el detalle del funcionamiento interno del comité e incluir dentro de las consideraciones operativas: Definir: Fecha de reunión Hora de la reunión Lugar de reunión Periodicidad de las reuniones Formato de citación Relación de asistencia Establecer: Propósito de la reunión Alcance de las participaciones Orden del día Responsables y tiempos de cada temática Recursos necesarios, incluida previsión de las contingencias con los mismos Prototipo de acta Contemplar: Apertura de la reunión Asistencia Presentación de invitados Lectura/ aprobación del acta anterior Cierre de la reunión Documentar: Reuniones ordinarias y extraordinarias Actividades de dialogo y cooperación en las que participen Formación en competencias Comunicaciones a las partes interesadas Recomendaciones técnicas Para consolidar el Comité Paritario no solo se requiere de voluntad, recursos y reuniones lo realmente efectivo es constituirse en un equipo exitoso que logre un cambio en la cultura organizacional y la promueva hacia la mejora continua en promoción de la seguridad y la salud en el trabajo. El COPASST debe ser el mejor ejemplo de un trabajo equipo con resultado para la organización y sus trabajadores. GUIA CONVOCATORIA, ELECCION Y CONFORMACION DEL COMITE PARITARIO O VIGIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Invitación a conformar el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. La convocatoria tiene dos partes, la primera dirigida al empleador para que nombre a sus representantes con sus respectivos suplentes y de entre ellos designe al Presidente. Y la segunda a los trabajadores para que elijan libremente a sus representantes. 2. Elección de los representantes de los trabajadores al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. La elección de los representantes por los trabajadores al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo se puede realizar de acuerdo con los siguientes pasos: - Inscripción de candidatos. - Votación. - Nombramiento. 3. Conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. lo cual se hace a través del acta de constitución, ver Anexo 1. SANCIONES EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES El cumplimiento por parte del empleador del artículo 14 del decreto 472 de 2015, "Por el cual se reglamentan los criterios de graduación de las multas por infracción a las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales, donde se señalan normas para la aplicación de la orden de clausura del lugar de trabajo o cierre definitivo de la empresa y paralización o prohibición inmediata de trabajos o tareas y se dictan otras disposiciones", y lo relacionado en el cumplimiento dentro de términos del CAPITULO IV Otras Disposiciones, Artículo 14. "Reporte de accidentes y enfermedades a la Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales. Los empleadores reportarán los accidentes graves y mortales, así como las enfermedades diagnosticadas como laborales, directamente a la Dirección Territorial u Oficinas Territoriales correspondientes, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad, independientemente del reporte que deben realizar a las Administradoras de Riesgos Laborales y Empresas Promotoras de Salud y lo establecido en el artículo 4 del Decreto 1530 de 1996.", aclarando que los accidentes GRAVES corresponden a la definición establecida en la Resolución 1401 de 2007 Artículo 3º. ANEXOS ANEXO 1 CONFORMACION COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO O VIGIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La empresa ________________________________________ NIT _______________ Con Actividad Económica _______________________________ y ________ Trabajadores. Ha conformado su Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo de la siguiente manera: REPRESENTANTES POR LA EMPRESA Principal Suplente Principal Suplente Principal Suplente Principal Suplente PRESIDENTE: Describir mecanismo de designación y adjuntar soportes si aplica. REPRESENTANTES POR LOS TRABAJADORES Principal Suplente Principal Suplente Principal Suplente Principal Suplente Describir mecanismo de elección y adjuntar soportes si aplica. SECRETARIO: Describir mecanismo de elección y adjuntar soportes si aplica. Lugar y fecha. SOLO PARA EMPRESAS CON MENOS DE 10 TRABAJADORES La empresa ________________________________________ NIT _______________ Con Actividad Económica ______________________________ y ________ Trabajadores. Actuará en coordinación con los trabajadores a través del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo: Principal Lugar y fecha. Suplente LECTURAS RECOMENDADAS •República de Colombia. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y Ministerio de Salud. Resolución 2013 de 1986. •República de Colombia. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Ministerio de Salud y Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 1295 de 1994. •República de Colombia. Gobierno Nacional. Ley 1562 de 2012. Notas Notas Notas LLAMA YA Y ENCUENTRA TU SEGURO www.positiva.gov.co #LoBuenoDebeSerParaTodos L ib ertad y O rd e n
